Toerekening huisvestingskosten volgens de Richtlijn voor Basisbibliotheken. Piet Barendse Martin van der Gugten

Toerekening huisvestingskosten volgens de Richtlijn voor Basisbibliotheken

Piet Barendse Martin van der Gugten


Amsterdam, 22 september 2006 Piet Barendse Martin van der Gugten

DSP – groep BV Van Diemenstraat 374 1013 CR Amsterdam T: +31 (0)20 625 75 37 F: +31 (0)20 627 47 59 E: [email protected] W: www.dsp-groep.nl KvK: 33176766 A'dam

Inhoudsopgave

1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Pagina 2

Huisvestingskosten Inleiding Uitgangspunten en leeswijzer Positie van huisvesting bij bibliotheekvernieuwing Toepassing van huisvestingsmodellen Het ruimtelijke programma voor bibliotheken Investeringen in gebouw en inrichting Exploitatielasten huisvesting Conclusies


3 3 3 4 5 7 10 13 14

DSP - groep

1 Huisvestingskosten

1.1

Inleiding In najaar 2005 zijn aan bibliotheken handreikingen gegeven om globaal te kunnen vaststellen wat een bibliotheek die de bibliotheekvernieuwing wil omarmen, zou kosten. Daarin werden de huisvestingskosten voor het eerst in de beschouwing betrokken. Tot dan toe waren deze in het proces van bibliotheekvernieuwing buiten beschouwing gelaten, om redenen van onvergelijkbaarheid in de wijze waarop gemeenten de huisvesting van bibliotheken bekostigden en vanwege het feit dat het primaat lag (en ligt) bij de inhoudelijke ontwikkeling van het bibliotheekbestel. Desondanks bestaat er toch behoefte om over een globale indicatie te beschikken van de (genormeerde) huisvestingskosten van bibliotheken volgens de richtlijn. Meer inzicht in de kostenstructuur van de huisvesting kan nuttig zijn bij de voortgang van de bibliotheekvernieuwing. Immers in de praktijk is huisvesting één van de bepalende elementen voor het niveau van de dienstverlening. Bovendien blijkt dat bij fusiegesprekken of het ontwikkelen van andere samenwerkingsvormen de uitgangspositie t.a.v. de huisvesting van groot belang is. Gebouw en inrichting worden ook in de bibliotheeksector steeds meer van strategisch belang voor de diensterlening op lange termijn. Door de beschikbaarstelling van modellen van kostentoerekening aan bibliotheken kan de discussie over de meest passende financieringsgrondslag beter worden gevoerd. Dat kan ook zeker gelden voor de huisvestingskosten als onderdeel daarvan.

1.2

Uitgangspunten en leeswijzer In deze rapportage worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Openbare bibliotheken zijn voor 100% BTW-plichtig. De BTW op alle investeringen in nieuwbouw, verbouw en inrichting e.d. kan dus worden teruggevorderd. • Er is geen onderscheid gemaakt in grootte van bibliotheken, tenzij anders vermeld, omdat er beperkte correlatie is tussen omvang van oppervlak van de bibliotheek en hoogte van de huisvestingskosten. • Als er wordt gesproken over bibliotheken wordt daarmee de hoofdvestiging bedoeld, tenzij anders vermeld. • Er wordt met een globale cijfermatige benadering volstaan. Dat heeft twee redenen: de kwaliteit van het beschikbare cijfermateriaal en het feit dat verdere verfijningen snel leiden tot schijnexactheid. Hoofd- en bijzaken kunnen daardoor door elkaar gaan lopen. Deze rapportage is bedoeld om bibliotheken houvast te bieden bij verbouw en nieuwbouwplannen. Bovendien kan zij dienen om discussies met gemeenten over de haalbaarheid van plannen gerichter te kunnen voeren. De rapportage is ook bedoeld als instrument voor bibliotheken om gedachtevorming over nieuwbouw- en verbouwplannen als onderdeel van de bibliotheekvernieuwing te stimuleren.

Pagina 3


DSP - groep

Eerst zal in deze rapportage gesproken worden over het ruimtelijke programma van bibliotheken zowel vanuit de huidige feitelijke situatie als naar de ideale situatie. Daarbij zal ook worden geformuleerd hoe bibliotheken tot een dergelijk ruimtelijk programma kunnen komen. Zowel het ruimtelijke programma als het type gebouw is bepalend voor de hoogte van de noodzakelijke investeringen. Tenslotte zal aandacht worden besteed aan de hoogte van de exploitatiekosten van huisvesting, zowel in de bestaande situatie als in de beoogde situatie.

1.3

Positie van huisvesting bij bibliotheekvernieuwing Verschillen in kwaliteit, verschillen in bekostiging en in de mate waarin sprake is van achterstallig onderhoud worden vaak vertaald in knelpunten bij fusie en samenwerking. Gemeenten die betrokken zijn bij het proces van bibliotheekvernieuwing worden zo geconfronteerd met aanvullende voorwaarden over de wijze waarop de knelpunten in de huisvesting worden opgelost. Veel bibliotheken hebben na de 2 e Wereldoorlog nieuwbouw betrokken. De eisen die aan het bibliotheekgebouw in de loop van de tijd werden gesteld, zijn sterk veranderd. Jaarlijks worden gemiddeld tenminste 10 nieuwe bibliotheken per jaar gebouwd en worden circa 40 ingrijpende verbouwplannen uitgevoerd. Dat aantal zal door het proces van Bibliotheekvernieuwing als gevolg van functieaanpassingen en fusies of andere samenwerkingsvormen nog toenemen. Bovendien neemt de strategische betekenis van de huisvestingsfunctie toe. Belangrijke oorzaken van de grote verschillen in bekostigingsniveaus zijn: • Het feit dat gebouwen en inrichtingskosten soms door gemeenten (deels) à fonds perdu worden gefinancierd. Daardoor worden geen interestkosten in rekening gebracht en blijven afschrijvingen (deels) achterwege. • Het feit dat niet of slechts ten dele wordt afgeschreven op gebouw en inrichtingskosten. • Het feit dat sommige gemeenten zijn overgegaan tot doorbelasting van zgn. marktconforme huur. • Het feit dat de historische kostprijs van gebouwen per definitie aanzienlijk verschilt, wat grote consequenties heeft voor de hoogte van rente en afschrijving (die in de meest gangbare praktijk plaatsvindt op basis van historische kostprijs). Daarbij komt nog dat gemeenten verschillende methoden toepassen in hun renteberekening ( o.m. toepassen van het omslagstelsel). Als bibliotheken eigenaar zijn van hun gebouw of van een commerciële marktpartij huren, maakt dat de onderlinge vergelijkbaarheid er niet eenvoudig op. Geografische verschillen in marktomstandigheden spelen daarbij eveneens een rol. Het feit dat bibliotheekvernieuwing tot nu toe sterk gericht is geweest op inhoudelijke onderwerpen heeft de tendens versterkt om de huisvestingslasten tot nu toe buiten beschouwing te laten. De historische gegroeide taakverdeling tussen rijk (bestelverantwoordelijkheid) en gemeenten (verantwoordelijk voor culturele infrastructuur, incl. huisvesting) is daarbij als gegeven beschouwd. Het feit dat bibliotheekvernieuwing landelijk is gestart, heeft het buiten haken plaatsen van de huisvestingsfunctie bevorderd.

Pagina 4


DSP - groep

De behoefte aan flexibiliteit in huisvesting heeft in de hele economie gezorgd voor meer dynamiek, waardoor grootschalige outsourcing heeft plaatsgevonden. Door deze uitplaatsing van functies worden organisaties in staat gesteld om zich meer te richten op de eigen kerntaken en wordt men daardoor minder gevoelig voor wijzigingen in de marktomstandigheden. Voor bibliotheken komt daar nog bij dat nieuwe dienstverleningsconcepten ontstaan door huisvesting te combineren met scholen, theaters, commerciële functies, gemeentehuizen. Door grootschalige introductie van ICT bij het uitleenverkeer, toename van het inter- bibliothecair uitleenverkeer ( met daardoor kleinere collecties) en door het vestigen van dependances in scholen, verzorgingstehuizen verandert de huisvestingsbehoefte van bibliotheken naar aard en omvang; flexibiliteit in de huisvestingsfunctie is daarvan een belangrijk gevolg. Bij bouw en verbouw dient daarom meer rekening te worden gehouden met wijzigende marktomstandigheden. Accent op cascobouw met flexibele inrichting, verschuiving van eigen bezit naar huur of van huur naar huisvesting bij derden zijn daarbij de opties. Daarmee wordt tevens aangesloten op de tendens in het vastgoed naar steeds meer casco-oplevering waarbij de bedrijfseigen wensen en verlangens modulair worden aangebracht (met name bij winkels en kantoren). Daardoor ontstaat de mogelijkheid om sneller en zonder ingrijpende bouwkundige aanpassingen het gebouw aan te passen aan veranderd gebruik. Een dergelijke benadering heeft wel consequenties voor de exploitatie doordat een groter deel van de investering tot de inrichting wordt gerekend met een kortere afschrijvingstermijn (voor inrichting 10 à 15 jaren in plaats van 40 jaren voor het gebouw). Door combinaties met andere gebruikers ontstaan mogelijkheden van kostenbesparing en mogelijkheden voor herpositionering met brede scholen (door het ministerie van OCW met geld gestimuleerd), met gemeentehuizen, met boekhandels, horeca-instellingen, theaters, musea e.d. Dat maakt het noodzakelijk om bij plannen voor nieuwbouw of ingrijpende verbouw tijd en ruimte te nemen om toekomstige concepten te doordenken en niet te snel naar de troffel te grijpen. Nieuwe stedenbouwkundige concepten voor de ontwikkeling van stads- en dorpskernen bieden voor dergelijke strategieën de ruimte, niet in de laatste plaats omdat bibliotheken interessante trekkers kunnen zijn voor planologische ontwikkeling in stads- en dorpskernen. Door internetreserveringen en selfserviceconcepten neemt de behoefte aan flexibiliteit verder toe en zijn overwegingen om in panden van anderen vestigingen te openen groeiend aantrekkelijk. Ook het functioneren van de hoofdvestiging komt daarmee in een ander daglicht te staan; de bezoeker is vaker geen lener meer. De nadruk kan daarmee nog meer komen te liggen op de ontmoetingsfunctie.

1.4

Toepassing van huisvestingsmodellen Er is onderzocht hoe het feitelijk ruimtebeslag van de bestaande gebouwen en dat van nieuwbouwplannen was in verhouding tot het aantal inwoners. Vanuit het ruimtebeslag zijn daarna de gevolgen voor de exploitatiekosten van de huisvesting bekeken.

Pagina 5


DSP - groep

Het ruimtegebruik is op twee manieren onderzocht: • Welke beschikbare modellen zijn voor bibliotheken relevant?. • Hoe verhoudt zich de feitelijke situatie zich tot nieuwbouwplannen? Hier worden twee relevante modellen besproken. Allereerst is daar het veel toegepaste model voor de huisvestingskosten in het onderwijs: “Bekostigingsstelsel basisonderwijs” en daarna het model van BBN, adviesbureau op het gebied van bouwmanagement.

Model Bekostigingsstelsel basisonderwijs Velo (Vereenvoudigd Londo) Dit model dient ter bepaling van de bekostiging van de huisvesting in het basisonderwijs, waarbij de rijksoverheid per definitie de financiële ruimte klein heeft gehouden. Kern van het ruimtelijk rekenmodel (hoeveel m2) is in hoofdzaak gebaseerd op twee parameters te weten: • Toerekening ruimtebeslag per groep • Toerekening ruimtebeslag per leerling Daarnaast wordt nog gewerkt met specifieke toelagen voor specifieke taken. De huisvestingskosten worden uitsluitend gebaseerd en toegerekend per groep, waarbij een basisbedrag per school vast wordt toegekend voor minimaal 2 groepen. Er is dus geen leerling-afhankelijke bijdrage. De toekenning van huisvestingskosten vindt plaats per groep leerlingen. Die toekenning verloopt niet geheel lineair; vanaf 2 groepen stijgt het bedrag per groep meer dan proportioneel tot 6 groepen, daarna minder dan proportioneel, waarna weer een proportionele toename boven 20 groepen in de bekostiging tot uiting komt. De bekostiging is vanuit het perspectief van een bibliotheek minimaal zo niet ontoereikend, met name als het gaat om energie en schoonmaakkosten (€ 7,25 per m2 en € 16,52 per m2). Voor gebouwonderhoud waarin alles begrepen wordt € 12,40 per m2 gerekend. Er worden bij meerdere locaties, en dus mogelijke schaalnadelen, geen extra huisvestingskosten vergoed. Het aantal vestigingen van een school is dus voor de onderwijsbekostiging niet relevant. Het model is gedetailleerdheid en door de specifieke verfijningen in het model minder bruikbaar voor doeleinden buiten het onderwijs. Het niveau van de bekostiging wordt door experts als minimaal ervaren.

BBN-model (BBN is adviseur voor gebouwen en gebouwde omgeving) Dit model is specifiek voor bibliotheken geschikt gemaakt en kan interactief worden toegepast bij het maken van een programma van eisen. Het model is als software tegen betaling zelf aan te schaffen (kosten: € 300). Het ruimtelijk deel van dit model is in eerste instantie gebaseerd op de omvang van de collectie en de ruimtelijke vertaling met daaraan gekoppelde normgetallen per collectieonderdeel. Daarenboven worden normgetallen voor verschillende functies gehanteerd. Om het kort te zeggen: het aantal inwoners leidt tot een bepaalde omvang van de collectie (hoeveelheden banden), dat leidt weer tot m2 en die leiden weer tot normgetallen voor andere functies. Het model is daarom interessant omdat er met verschillende concepten van bibliotheken kan worden gewerkt en deze kunnen worden vertaald naar ruimte en dus naar kosten en kan interactief worden ingezet om tot een Programma van Eisen (PVE) te komen.

Pagina 6


DSP - groep

Door toepassing van dit model kan belangrijke winst worden geboekt bij het maken van plannen in combinatie met de toetsing op haalbaarheid. Er gaat anders veel tijd verloren met strijd over posities en vermeende kosten zonder dat men over veel inzicht beschikt: maximeergedrag van bibliotheken en minimalisatie van kosten door financiers leidt tot tijdverlies. Aan de hand van dit model kan snel inzicht worden verkregen in ruimtelijke behoeften en investeringskosten. Het leent zich uitstekend om in workshopverband te komen tot een doordracht programma van eisen (PvE).

1.5

Het ruimtelijke programma voor bibliotheken Ruimtegebruik bij bestaande bibliotheken Recent zijn branchegegevens beschikbaar over de hoogte van de huisvestingskosten. In het Bibliotheek Informatie Systeem (BIS) zijn daarover vragen opgenomen t.a.v. de huisvestingslasten van bibliotheken. Bibliotheken zijn echter vaak niet precies op de hoogte van het oppervlak dat zij in gebruik hebben en dat is een belangrijke voorwaarde voor een doelmatige interpretatie van de gegevens uit het BIS. Van het totale aantal deelnemers aan het BIS vult circa 12% het BIS met de vraag over het oppervlak en de verhouding directe en indirecte ruimte. Het betreft in alle gevallen ruimteinformatie van hoofdvestiging. De volledigheid en nauwkeurigheid zal worden verbeterd in het kader van de nu in ontwikkeling zijnde benchmark. Bij het berekenen van de huisvestingskosten is de standaardbibliotheek voor 100.000 inwoners als rekenmodel losgelaten, omdat de afwijking in schaalgrootte geen nauwe relatie bleek te hebben met de investeringskosten per m2 van het gebouw. Om het anders te formuleren; er werden in het beschikbare cijfermateriaal weinig substantiële kostenvoordelen aangetroffen, die samenhingen met de schaalgrootte. Dat kan mogelijk zitten in ons cijfermateriaal, maar onze indruk is dat andere factoren belangrijker waren dan de schaalgrootte. Wij noemen: • de leeftijd van het pand; • onduidelijkheid bij bibliotheken over bruto/netto-oppervlakte in gebruik; • spreiding van de huisvesting over meerdere locaties; • het toepassen van geen of andere afschrijvingsmethodiek e.d; • verschillen in methoden van doorberekenen van de huisvestingskosten door gemeenten.

Het bestaande ruimtegebruik aan de hand van het BIS. Er is een duidelijk verband tussen inwoneraantal en gebruikt oppervlak. Daarmee hangt ook weer de omvang van het aantal banden per bibliotheek samen. In onze analyse gebruiken wij het verband tussen inwonertal en in gebruik genomen oppervlak bij het ontwikkelen van een norm voor ruimtebeslag. Daarbij zijn de volgende onderdelen geanalyseerd:

A. Een analyse waarbij het BIS als basis is gebruikt. De cijfers zijn ontleend aan de Hoofdstudie kerncijfers van 15-03-2005. Daarbij wordt de volgende range in het BIS aangetroffen: ·

Pagina 7


DSP - groep

Niveau van dienstverlening* Laag Midden 42,7 47,8 36,70 44,05 35 40,3 Circa 40**

Omvang werkgebied < 15.000 inwoners 15.000-30.000 inwoners 30.000-90.000 inwoners Grote bibliotheken

Hoog 60,9 45,32 43

* niveau van dienstverlening wordt gemeten in een grote hoeveelheid outputgegevens ** door gebrek aan gegevens is hier volstaan met een schatting.

Er is hier dus wel een correlatie zichtbaar tussen aantal inwoners en omvang van ruimtegebruik maar de verschillen in ruimtegebruik zijn veel groter als gevolg van verschillen in activiteitenniveau. Dat verschil in gebruikt oppervlak en activiteitenniveau wordt kleiner naarmate de bibliotheek een groter gebied bedient, wat kan worden verklaard uit het feit dat in verhouding langere openingstijden gepaard gaan met een effectiever gebruik van de huisvesting (in winkeltermen; er is sprake van een hogere vloerproductiviteit') Er is verder een zeker schaalvoordeel zichtbaar naarmate een bibliotheek een groter aantal inwoners bedient. Het verschil is echter kleiner dan het effect dat optreedt als gevolg van een hoger niveau van dienstverlening.

B. Het ruimtegebruik en gerealiseerde nieuwbouwplannen Bij circa 43 bibliotheken die na 1990 zijn ontwikkeld is de relatie onderzocht tussen BVO en inwonertal. De steekproef is daarbij select in die zin, dat het aantal bibliotheken waarvan cijfermateriaal beschikbaar is, in de categorie boven 50.000 inwoners oververtegenwoordigd is. Er is voor het vaststellen van het verband gebruik gemaakt van de mediaan (= de klasse met de grootste dichtheid).

Klasse in m2 per 1000 inwoners 0-30 30-40 40-50 50-60 60-70 >70 Totaal

< 15.000 inwoners

15.00030.000 inwoners

30.00050.000 inwoners

1

1 2

1

1 4

50.00090.000 inwoners

> 90.000 inwoners

Totaal

3 1 8 2 3 2 19

4 6 7 0 1 1 19

7 8 18 2 4 4 43

De mediaan ligt duidelijk in de klasse met een BVO tussen 40 en 50 m2 per 1000 inwoners. Er tekent zich wel een zekere verschuiving af naar de klasse tussen 30 en 40 m2 boven de 90.000 inwoners. Dat kan te maken hebben met een zeker schaalvoordeel doordat bij grotere gebouwen effectiever met de ruimte kan worden omgesprongen. Ook kan het zo zijn dat bij grotere bibliotheken de toename van de omvang van de collectie kleiner is. BBN veronderstelt een dergelijk verband op basis van hun eigen praktijk ervaring.

Pagina 8


DSP - groep

Wat opvalt is, dat de samenhang tussen inwonertal en het beschikbare oppervlak vanuit het BIS, waarin alle oudere panden ook zitten en het oppervlak van de nieuwbouwbibliotheken niet al te zeer verschilt. Zowel in woonhuizen als in kantoren is op lange termijn een sterke stijging geweest van het ruimtegebruik, dus verwacht zou mogen worden dat deze tendens ook zichtbaar zou zijn in de nieuwbouwplannen voor bibliotheken. Er wordt tenslotte op grote schaal functionaliteit aan toegevoegd (in de vorm van expositieruimten, studieplaatsen, uitbreiding leeszalen e.d.) en ook zou groei zijn ingebouwd voor toekomstige functies. Dat blijkt dus niet het geval te zijn geweest. Nieuwbouw is dus lang niet hetzelfde als uitbreiding van de oppervlakte per inwoner, althans wanneer men de realisatie van recent gerealiseerde nieuwbouwplannen daarbij als uitgangspunt neemt. De meest plausibele verklaringen daarvoor zijn: • de geleidelijke vermindering van de omvang van de collectie. In de periode 2000-2005 is de gemeenschappelijke collectie van alle bibliotheken gezamenlijk met bijna 20% afgenomen (bron VOB), wat leidt tot een vermindering van het ruimtebeslag met circa 10 %; • de tendens naar huisvesting in multifunctionele centra met daarbij het benutten van mogelijkheden van dubbel gebruik. Dat kan oplopen tot ruimtewinst van circa 15%; • het feit dat in oude bibliotheken het ruimtegebruik minder effectief is, waardoor het verschil tussen netto en bruto in gebruik zijnde oppervlak groter zou zijn. De uitzonderingen op deze bovenstaande regels worden gevonden in die gevallen waarin het concept van traditionele bibliotheek wordt uitgebreid richting belevenisbibliotheek. Dat leidt tot uitbreiding van de open publieksruimte die minder direct aan een functie hangen, maar die ruimte biedt aan het 'verblijven' in brede zin van het woord. Extra aandacht voor architectuur en vormgeving leidt ook tot meer extensief ruimtebeslag, waardoor de relatie tussen VVO en BVO verandert. In de praktijk is er nog een ander ideaaltype zichtbaar dan waar we tot nu toe van zijn uitgegaan: de bibliotheek als zgn. regionaal centrum: een relatief kleine hoofdvestiging met meer en volwaardiger nevenvestigingen. Dit concept blijft hier buiten beschouwing. We zien in de situatie van de bekostiging van scholen, dat de rijksoverheid er geen geld voor over heeft als de school over meerdere dependances wordt gespreid. In omstandigheden waarin sprake is van lagere bevolkingsdichtheden, wordt daarmee louter vanuit de huisvestingsoptiek geredeneerd. Het is lastiger om vestigingen open te houden, gezien het feit dat kleinere vestigingen een groter ruimtebeslag per inwoner met zich meebrengen. Als we dat nog combineren met het feit dat kleinere gemeenten minder per hoofd van de bevolking aan bibliotheekwerk besteden, dan staat de dienstverlening in de kleinere plaatsen door het nadeel in de huisvestingskosten extra onder druk. Het vraagt daar extra creatieve oplossingen om de huisvestingskosten te drukken BBN constateert dat vooral in kleinere kernen meer stand-alone wordt gebouwd, wat de exploitatie extra duur maakt. Het lijkt in die gevallen aan te bevelen om huisvesting met andere (welzijns- en cultuur)functies te combineren.

Pagina 9


DSP - groep

Conclusies ten aanzien van ruimtegebruik De oppervlakte van de hoofdvestiging van alle bestaande bibliotheken ligt tussen de 40 en 50 m2 per 1000 inwoners. Daarbij zijn de kleinere bibliotheken gemiddeld 50 en de grotere tegen de 40 m2 per 1000 inwoners. Voor nieuwbouw ligt de ruimtelijke standaard tussen 40 m2 en 50 m2 per 1000 inwoners voor de hoofdvestiging (o.b.v. een steekproef van 43 bibliotheken). Deze norm kent afwijkingen naar boven voor bibliotheken die extra functionaliteit hebben (vooral meer bezoekersruimte) en naar beneden indien huisvesting van backoffice-functies niet is meegenomen. De mediaan is bij die normbepaling gehanteerd i.p.v. het gemiddelde. Is bij nieuwbouwplannen een 'norm' van 40 à 50 m2 per 1000 inwoners een trefzekere indicatie voor een verantwoord programma? Gegeven het feit dat 18 van 43 nieuwbouwplannen in deze categorie vallen, lijkt dat deze vraag bevestigend kan worden beantwoord. Daarbij passen twee opmerkingen (aannemend dat het BIS in deze klopt): • Het feit dat slecht zicht is te krijgen op de omvang van het ruimtebeslag van aanvullende functies ( gemeentelijke informatiefunctie, leescafé, expositieruimte, studieruimte, cultureel uitpunt e.d). • Mogelijke verklaring voor het geringe extra ruimtebeslag in nieuwbouwplannen is het feit dat het ruimtebeslag van boeken afneemt en dat deze kan worden gebruikt voor uitbreiding van de publieksruimte (afname 2000-2005 van boekencollectie van 42 mln. naar 35 mln.). Bij de cijfers uit het BIS en bij de quick scan naar nieuwbouwprojecten betreft het de oppervlakte en kosten van de hoofdvestiging. Bij de financiële analyses zou het totale ruimtebeslag en de huisvestingslasten van een basisbibliotheek (hoofdvestiging plus nevenvestigingen) in aanmerking moeten worden genomen. Uitgaande van de drie schaalgroottes uit de kostentoerekening komen wij tot de volgende 'educated guess': • verzorgingsgebied 45.000 inwoners: 1 bibliotheekvestiging van 2.500 m2 (per saldo: 56 m2 per 1.000 inwoners); • verzorgingsgebied 100.000 inwoners: 1 hoofdvestiging (4.500) en 2 nevenvestigingen (elk 750); totaal 6.000 m2 (per saldo 60 m2 per 1.000 inwoners); • verzorgingsgebied 150.000 inwoners: 1 hoofdvestiging (5.500) en 4 nevenvestigingen (elk 750); totaal 8.500 m2 (per saldo 57 m2 per 1.000 inwoners). Per saldo kom je dan op een totaal ruimtebeslag (inclusief nevenvestigingen) tussen 55 en 60 m2 per 1.000 inwoners.

1.6

Investeringen in gebouw en inrichting Het gebouw De stichtingskosten volgens het model dat BBN toepast per m2 zijn als volgt (prijspeil 2004): 1000 m2 BVO

2000m 2 BVO

€ 1678 € 2125 € 2426 45%

€ 1637 € 2090 € 2367 45%

Basis kwaliteit Gem. kwaliteit Hoge kwaliteit Verschil hoog/laag

4000m2 BVO € 1526 € 2061 € 2319 52%

6000 m2 BVO € 1477 € 2046 € 2221 50%

Verschil hoog/laag 11,5 % 4% 9%

© BBN 2004

Pagina 10


DSP - groep

Het onderscheid tussen basiskwaliteit, gemiddelde kwaliteit en hoge kwaliteit wordt bepaald door een groot aantal criteria (materiaalgebruik, afwerkingniveau, niveau van installatietechniek en de complexiteit van de vormgeving e.d.). In onze eerdere berekening werd € 2000 per m2 (destijds berekend bij een oppervlak van 4000 m2) als stichtingskosten geraamd. De grondkosten, de kosten van bouwrijp maken en de parkeerkosten en inrichting van buitenruimte waren toen en ook in bovenstaand overzicht buiten beschouwing werd gelaten. De berekening van destijds komt dus nagenoeg overeen met de berekening die BBN heeft gemaakt voor een bibliotheek met een gemiddeld afwerkingsniveau. Verschillen in oppervlak tussen oude en nieuwe bibliotheken ten opzichte van het inwonertal zijn slechts bescheiden. Schaalvoordelen bij grotere bouwoppervlakte vallen in het niet bij kosten gevolg van verschillen in kwaliteitsniveau. Het verschil in niveau van de nieuwbouw wordt mede bepaald door ambities die ontstaan als de bibliotheek als kwalitatieve trekker voor bepaalde stedenbouwkundige ontwikkelingen dient. De vraag wat het kostenvoordeel of nadeel is van een bibliotheek die nieuwbouw realiseert als onderdeel van een multifunctionele geïntegreerde centrumontwikkeling is moeilijk in zijn algemeenheid te beantwoorden. Wel is een en ander kwalitatief te duiden, zoals schaalvoordelen bij aanbesteden, architectenkosten, dubbel gebruik van ruimten en parkeervoorzieningen, gezamenlijke installaties e.d. Ook in de exploitatie is winst te behalen door lager energieverbruik door minder buitenmuren, gemeenschappelijk schoonmaak- en beveiligingskosten. Daar staan op onderdelen hogere kosten tegenover; extra kosten van vereniging van eigenaren, extra beheerskosten van gemeenschappelijke ruimten, juridische en notariskosten. De meeste winst bij geïntegreerde bouw lijkt te behalen door het gemeenschappelijk gebruik van ruimten, waardoor de totale omvang van het Programma van Eisen (PvE) in m2 kan verminderen (te realiseren voordeel maximaal 15%).

Verbouwing In de hoogte van verbouwkosten is weinig uniformiteit te ontdekken. Dat zit hem in de uiteenlopende verbouwprogramma’s, die worden ontwikkeld - van volledig strippen tot alleen de herinrichting - de kosten daarvan lopen uiteen van € 600 tot € 1.300 per m2 . De mate waarin installaties worden aangepakt, de aard van de inrichting en ook hier materiaalgebruik en afwerkingsniveau zijn de belangrijkste variabelen bij het ontstaan van deze bandbreedte. Daarmee komt nieuwbouw en verbouw dicht in elkaars buurt, zeker als we daarbij de afschrijvingstermijn van verbouwingen op de gebruikelijke termijn van 15 jaren zetten. Overwegingen om te verbouwen of nieuw te bouwen worden niet slechts op basis van kostenoverwegingen genomen. De stedenbouwkundige en planologische overwegingen wegen daarbij zwaar, als ook de continuïteit van de dienstverlening c.q. de extra kosten die moeten worden gemaakt om tijdens de verbouwing de verkoop te kunnen voortzetten. Door slim gebruik te maken van de restwaarde van het oude pand en marktwaarde van de oude locatie en door in te spelen op gebiedsontwikkeling van nieuwe kernen kan de keuze ten gunste van nieuwbouw worden beïnvloed.

Pagina 11


DSP - groep

Investeringen in inrichting Het gaat hier om al die investeringen die niet nagelvast zijn en niet bouwkundig of installatietechnisch van aard zijn. Het gaat daarbij om functiespecifieke inrichting: verlichting, de vloerbedekking, alle balies (ook de nagelvaste), de bewegwijzering en alle meubilair (data- en andere bekabeling horen bij het onderdeel installatietechniek). Ook daarin kunnen weer verschillende kwaliteitsniveaus worden onderscheiden. De bandbreedte die is aangetroffen bij investeringen bij inrichtingskosten loopt van € 150 per m2 tot € 380 per m2. Niet is altijd even helder wat men wel en wat niet tot de inrichting rekent en wat aan oud meubilair meegenomen wordt. Men ziet in de praktijk een verschuiving van investeringen in het gebouw naar inrichting, die traditioneel een afschrijvingstermijn van 15 jaren kent. Door op alles wat nagelvast is een afschrijvingstermijn toe te passen van 40 jaren ontstaat in de praktijk daarom vaak een tekort aan afschrijvingsreserve om daadwerkelijk na verloop van tijd over te kunnen gaan tot aanpassing en herinrichting van panden aan de eisen die dan worden gesteld.

Onderscheid exploitatie en financiering Vraagstukken van exploitatie en financiering lopen bij verbouw en nieuwbouwprojecten vaak door elkaar. De oorzaak daarvan is al even aangestipt; zij heeft te maken met de focus van het politieke besluitvormingstraject op de financierbaarheid, die rechtstreeks in verbinding staat met de eigen begroting in dit geval van gemeenten. Op deze plaats willen wij het belang daarvan niet relativeren, maar om een zuiver beeld van de reële kosten te krijgen, geeft deze benadering te weinig houvast. Bibliotheken die hun mogelijkheden voor nieuwbouw of verbouw gesteund weten door het budgettaire perspectief van de gemeente, dat bijvoorbeeld ontstaat door verkoop van het kabelbedrijf of aandelen, moeten zich daardoor natuurlijk niet laten weerhouden. Maar voor het bedrijfseconomisch optimaal benutten van de mogelijkheden mag het natuurlijk geen verschil maken of het geld uit deze bron wordt verkregen of gewoon op de kapitaalmarkt tegen de geldende marktrente wordt geleend. In deze rapportage zal dan ook het financieringsvraagstuk als zodanig alleen maar een rol spelen voor zover deze ontleend is aan gewone marktomstandigheden. Dat is ook de reden waarom vaak het accent van nieuwbouw of verbouwdiscussies zo nadrukkelijk op de financiering van de plannen komt te liggen en zich veel minder richt op de meer strategische vraagstukken van huisvesting en op de exploitatie. Die verschuiving in denken zal met name gevoed moeten worden vanuit het bestuur en management van de bibliotheken, waarbij men zich niet op voorhand moet laten afschrikken door argumenten die ontleend worden aan de status quo en de financierbaarheid van de eigen opvattingen, maar door het lange termijnperspectief van de bibliotheek.

Afschrijvingen, technische en economische levensduur Traditioneel worden bij huisvesting min of meer uniform afschrijvingstermijnen toegepast: • 40 jaren voor een gebouw (soms worden daarbij het onderdeel installatietechniek afgezonderd en in 15 jaren afgeschreven); Pagina 12


DSP - groep

• •

15 jaren voor bouwkundige aanpassingen; 10 jaren voor inventaris (excl. ICT).

Doordat steeds meer casco wordt gebouwd en het begrip inrichting niet meer alleen zoals vroeger wordt gezien als datgene wat niet-nagelvast is, wordt ook anders tegen de methode van afschrijving aangekeken. Inrichting in de betekenis die wij er aan geven, namelijk al datgene wat specifiek ten behoeve van de gebruiker aan het casco wordt toegevoegd, zou in die optiek moeten leiden tot een afschrijving over 15 jaren over een deel van de kosten voor het gebouw, die een afschrijvingstermijn van 40 jaren kennen. Om pragmatische redenen wordt hiervan nu afgezien; er is vaak toch al een aanzienlijk tekort aan afschrijvingsreserves. Over datgene wat als nagelvaste inrichting kan worden beschouwd zou om een bedrijfseconomisch verantwoord beeld te laten ontstaan eigenlijk een afschrijvingstermijn van 15 jaren in acht te worden genomen. De algemene tendens naar kortere afschrijvingstermijnen wordt ook gevoed door het steeds verder uiteenlopen van de technische en economische levensduur. Het feit dat de overheid dit verschil niet in zijn boekhouding verwerkt, wordt meer bepaald door zijn financiële mogelijkheden dan door meer objectieve bedrijfseconomische maatstaven.

1.7

Exploitatielasten huisvesting Verwerking investering in de exploitatie De weg van investeringen naar exploitatie is geplaveid met valkuilen. De belangrijkste reden daarvoor is dat financiering van een gebouw en inrichting wordt verward met exploitatie: door incidenteel geld voor nieuwbouw of verbouw als financiering te benutten, heeft een gemeente vaak de indruk het probleem te hebben opgelost. Dat is tijdelijk waar, maar bedrijfseconomisch is dat niet het geval. Immers indien bibliotheken in de exploitatie geen dekkingsmiddelen kunnen opnemen voor afschrijving ontstaat aan het eind van de levensduur rond de vervanging van het onroerend goed weer hetzelfde financieringsprobleem. Bij het beoordelen van de afschrijvingen binnen exploitatielasten van huisvesting, is inzicht in drie elementen van essentieel belang: • Waarover wordt wel en waarover niet afgeschreven? • Wat vormt daarvan de grondslag? • Welke termijnen worden daarbij in acht genomen? De aard van het antwoord op deze vragen heeft rechtstreeks invloed op de exploitatiekosten. In onze rapportage wordt uitgegaan van antwoorden op deze vragen die niet zijn gebaseerd op de wijze van financiering door derden maar op bedrijfseconomische uitgangspunten. Er is gekozen voor een berekening van de kapitaalslasten op annuïteitenbasis.

Pagina 13


DSP - groep

De exploitatie van een gebouw Huisvestingskosten Afschrijvingen en rentekosten gebouw

Kosten per m2

Berekende kosten % van de

bvo (in €)

totale huisvestingslasten

117

49,6

Afschrijvingen en rentekosten inventaris

39

16,5

Onderhoud gebouwen

20

8,5

Onderhoud inventaris

5

2,1

Schoonmaken

25

10,6

Energie

18

7,6

4

1,7

Belastingen Verzekeringen

1

0,4

Beveiliging

2

0,8

Kleine aanschaffingen

0

0

Arbotoepassingen

0

0

Overige huisvestingslasten

5

2,1

236

100*

Totaal

*

(incl. afrondingsverschillen)

Toelichting op exploitatieopzet: • Rentekosten bij lening op annuïteitenbasis leidt tot gelijkblijvende jaarlasten over de volle looptijd van 40 jaren. Het gehanteerde rentepercentage is 5%. Doordat is gerekend met een annuïteitenlening wordt in het begin minder afgelost en later meer dan het afschrijvingspercentage van 2,5%. De veronderstelling dat afschrijving per jaar gelijk is aan de aflossing van het kapitaalskrediet wordt daardoor niet geheel bewaarheid. Als omrekeningsfactor voor de berekening van de annuïteit is 0,058278 gehanteerd (5 % met en looptijd van 40 jaren. De berekening is gebaseerd op een historische kostprijs van het gebouw ad € 2000 per m2. • Er wordt gerekend met inrichtingskosten van € 300 per m2. Verder wordt uitgegaan van een rentepercentage van 5% en een afschrijvingspercentage van 10% voor de inrichtingskosten. Indien deze ook als annuïteit wordt geleend, leidt dat tot een omrekenfactor van 0,1295. Ook hier geldt dat aflossing en afschrijving niet gedurende de gehele looptijd parallel lopen.

1.8

Conclusies Uit het voorgaande zijn de volgende hoofdconclusies te trekken. 1 De oppervlakte van de hoofdvestiging van alle bestaande bibliotheken ligt tussen de 40 en 50 m2 per 1000 inwoners. Daarbij zijn de kleinere bibliotheken gemiddeld 50 en de grotere tegen de 40 m2 per 1000 inwoners. Voor nieuwbouw ligt de ruimtelijke standaard tussen 40 m2 en 50 m2 per 1000 inwoners voor de hoofdvestiging. Er is op dit moment een onvolledig beeld van omvang van het ruimtebeslag van vooral aanvullende functies ( gemeentelijke informatiefunctie, leescafé, expositieruimte, studieruimte, cultureel uitpunt e.d). 2 Er is in recente nieuwbouwplannen sprake van slechts een gering extra ruimtebeslag t.o.v. gemiddeld ruimtebeslag bij oudbouw. Als belangrijkste verklaring dient het feit dat het ruimtebeslag van boeken afneemt en dat deze kan worden gebruikt voor uitbreiding van de publieksruimte. Of dat één op één aansluit op de richtlijn is onduidelijk.

Pagina 14


DSP - groep

3 Berekening van de recent ontwikkelde bouwplannen laat een redelijke bevestiging zien van een eerdere inschatting van de stichtingskosten ad € 2.000 per m2. (Stichtingskosten = bouwkosten excl. grondkosten, kosten van bouwrijp maken, parkeerkosten en inrichting van buitenruimte). Dat komt dus nagenoeg overeen met de berekening die BBN heeft gemaakt voor een bibliotheek met een gemiddeld afwerkingsniveau. 4 Er is een groot verschil in de stichtingskosten, afhankelijk van de kwaliteit van het gebouw. Het verschil tussen de basiskwaliteit, gemiddelde kwaliteit en hoge kwaliteit wordt bepaald door een groot aantal criteria (materiaalgebruik, afwerkingniveau, niveau van installatietechniek en de complexiteit van de vormgeving e.d.). Het verschil bedraagt ruim 50% tussen het laagste en het hoogste niveau. Dat verschil is veel groter dan de schaalvoordelen, die ontstaan doordat het oppervlak van een bibliotheek groter is. Schaalvoordelen bedragen circa 7 à 8%. 5 De vraag wat het kostenvoordeel of nadeel is van een bibliotheek die nieuwbouw realiseert als onderdeel van een multifunctionele geïntegreerde centrumontwikkeling moeilijk in zijn algemeenheid te beantwoorden. Wel is e.e.a. kwalitatief te duiden: zoals schaalvoordelen bij aanbesteden, architectenkosten, dubbel gebruik van ruimten en parkeervoorzieningen, gezamenlijke installaties e.d. Ook in de exploitatie is winst te behalen door lager energieverbruik door minder buitenmuren, gemeenschappelijk schoonmaak- en beveiligingskosten. De meeste winst bij geïntegreerde bouw lijkt te behalen door het gemeenschappelijk gebruik van ruimten, waardoor het totale PVE in m2 kan verminderen (tot circa -15%). 6 De verbouwkosten van alleen de herinrichting tot volledig strippen lopen uiteen van € 600 tot € 1.300 per m2. Daarmee komt nieuwbouw en verbouw dicht in elkaars buurt, zeker als we daarbij de afschrijvingstermijn van verbouwingen op de gebruikelijke termijn van 15 jaren zetten). 7 De algemene tendens naar kortere afschrijvingstermijnen wordt ook gevoed door het steeds verder uiteenlopen van de technische en economische levensduur. Het feit dat de overheid dit verschil niet in zijn boekhouding verwerkt, wordt meer bepaald door zijn financiële mogelijkheden dan door meer objectieve bedrijfseconomische maatstaven. 8 Uit het BIS vloeit voort dat huidige huisvestingslasten voor bibliotheken circa 20% van de totale lasten bedragen. In de hier weergegeven exploitatie-opstelling komen de huisvestingslasten hoger uit vanwege het (te) lage niveau van rente en afschrijving in de huidige exploitatiecijfers van bibliotheken volgens het BIS. Aangezien echter ook de overige kosten volgens de richtlijn zullen stijgen, zal het aandeel huisvestingslasten ten opzichte van de totale lasten gemiddeld ongeveer gelijk blijven (20-25%). 9 Het verschil tussen de kosten van huur en koop zijn ongeveer als volgt te becijferen: indien wordt uitgegaan van een normale marktconforme projectontwikkeling, dan wordt gerekend met een Bruto Aanvangsrendement van 8%. De bijbehorende huurkosten bedragen € 160 per m2 per jaar. Dat is hoger dan het bedrag van ε 137 per m2 per jaar, dat in de exploitatie-opstelling is opgenomen voor de kosten van rente, afschrijving en groot onderhoud. Dat verschil wordt geleidelijk groter door indexering van de huurprijs.

Pagina 15


DSP - groep

Toerekening huisvestingskosten volgens de Richtlijn voor Basisbibliotheken. Piet Barendse Martin van der Gugten

Recommend Documents