MODEL ALAT BANTU PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERBASIS SPREADSHEET UNTUK ANALISIS RESIKO RANTAI PASOK BAHAN BAKU (Studi kasus PTEI)

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009

MODEL ALAT BANTU PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERBASIS SPREADSHEET UNTUK ANALISIS RESIKO RANTAI PASOK BAHAN BAKU (Studi kasus PTEI) Sutrisna Hariyati, Ahmad Rusdiansyah Program Studi Magister Manajemen Teknologi Bidang Keahlian Manajemen Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember email: [email protected]

ABSTRAK Manajemen rantai pasok bukan lagi dianggap sebagai hal baru bagi perusahaan tetapi sudah merupakan suatu metode yang diterapkan dalam bisnisnya untuk meningkatkan efisiensi dalam proses logistic. Dalam penerapan manajemen rantai pasok tidak menutup kemungkinan adanya resiko-resiko yang dapat mempengaruhi alur rantai pasok sehingga tidak dapat berjalan dengan lancar. Dengan demikian manajemen resiko rantai pasok (supply chain risk management) diperlukan untuk meminimalkan resikoresiko/kegagalan yang dapat terjadi dalam alur rantai pasok (supply chain). Bahan baku merupakan hal yang paling penting dalam produksi, produksi tidak akan dapat berjalan dengan lancar jika kebutuhan akan bahan baku tidak terpenuhi dengan baik. Tidak terpenuhinya kebutuhan bahan baku salah satunya disebabkan oleh kegagalan inbound supply antara lain keterlambatan supplier dalam mengirimkan barang, tidak tepatnya jumlah bahan baku yang dikirimkan, kesalahan spesifikasi bahan baku yang dikirimkan dan kualitas bahan baku yang kurang/tidak baik. Hal ini tentunya akan sangat merugikan perusahaan. Dalam penelitian ini digunakan metode analisa FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) dengan spreadsheet untuk melakukan analisa terhadap resiko-resiko rantai pasok, khususnya resiko dalam inbound supply. Dari hasil analisa dengan menggunakan FMEA, diberikan masukan/rekomendasi dalam mengurangi, mencegah dan menghindari resiko-resiko yang dapat terjadi dalam proses inbound supply di PTEI. Kata kunci : Supply Chain Risk Management, FMEA, Inbound Supply, Spreadsheet.

PENDAHULUAN Manajemen rantai pasok merupakan hal yang penting dan sudah banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan, khususnya perusahaan manufaktur untuk meningkatkan efisiensi proses logistik di perusahaan. Tujuan dari manajemen rantai pasok atau biasa dikenal dengan sebutan supply chain management adalah untuk meminimalisasi total biaya rantai pasok (supply chain) dalam memenuhi kebutuhan bahan baku. Dalam rantai pasok, tidak menutup kemungkinan munculnya resiko-resiko yang dapat mempengaruhi aliran rantai pasok sehingga tidak dapat berjalan dengan lancar. Implikasi dari kegagalan-kegagalan yang terjadi dalam rantai pasok dapat menyebabkan kerugian yang besar bagi perusahaan. Dengan demikian, manajemen resiko rantai pasok sangat penting diterapkan di perusahaan untuk melakukan kontrol secara langsung proses pengambilan keputusan terhadap resiko-resiko yang terjadi dalam rantai pasok (supply chain) sehingga dapat meminimalkan adanya kegagalan yang terjadi.


Kebanyakan penelitian yang dilakukan dalam analisa resiko adalah melakukan penelitian terhadap resiko yang terjadi dalam alur outbound dibandingkan dengan inbound supply. Analisa resiko inbound supply tidak kalah penting dibanding alur outbound. Potensi-potensi resiko yang dapat terjadi dalam inbound supply antara lain issue supplier, masalah kualitas, masalah kuantitas dan pengiriman (logistic). Hal-hal tersebut tentunya akan mempengaruhi proses produksi dan tidak menutup kemungkinan akan timbul kerugian bagi perusahaan. PTEI adalah perusahaan yang bergerak di bidang footwear (alas kaki) dan memproduksi sepatu lebih dari 10,000 pasang per-minggu. Dengan kapasitas produksi sebesar ini, pemenuhan bahan baku merupakan hal yang sangat penting, adanya keterlambatan atau tidak tersedianya bahan baku akan sangat mengganggu proses produksi, dan itu berarti kerugian bagi perusahaan. PTEI sendiri telah menerapkan sistem ERP dalam bisnis prosesnya yang menunjang alur supply chain management. Berdasarkan hal-hal diatas, maka perlu dilakukan penelitian terhadap resiko inbound supply yang terjadi di PTEI berdasarkan sistem ERP yang digunakan. Manajemen resiko rantai pasok (supply chain risk management) merupakan bagian antara manajemen resiko dan manajemen rantai pasok, yang merupakan kolaburasi dengan mitra dalam rantai pasok, menerapkan alat-alat pemrosesan manajemen resiko untuk menyetujui resiko dan sebab-sebab yang dapat terjadi atau mempengaruhi aktivitas yang berhubungan dengan logistic atau sumber dalam rantai pasok. Resiko rantai pasok (Zsidisan, 2006) didefinisikan sebagai potensi terjadinya suatu peristiwa atau kegagalan dalam inbound supply yang dapat mengakibatkan kerugian financial perusahaan dalam hal pengadaan barang. Berdasarkan literatur yang ada (Wu, Chidambaran, 2006) prosedur analisis resiko inbound di klasifikasikan menjadi 4 tahap yaitu : 1. klasifikasi resiko (risk classification) Tujuan utama klasifikasi resiko adalah untuk mendapatkan sudut pandang secara kolektif dalam suatu grup/kelompok faktor, yang dapat memudahkan manager untuk mengidentifikasikan grup yang dapat menambah resiko maksimum. 2. identifikasi resiko (risk identification) Langkah ini adalah melakukan identifikasi faktor-faktor resiko secara detail. Identifikasi resiko dapat berfokus pada produk ataupun supplier. 3. perhitungan resiko (risk calculation) Secara umum, faktor-faktor resiko yang telah diidentifikasikan diatas butuh dievaluasi untuk menghitung pengaruh faktor-faktor resiko secara keseluruhan. Langkah ini dapat dianggap sebagai alat pengambilan keputusan untuk memprediksi faktor resiko. 4. implementasi/validasi (implementation/validation) Kemampuan penggunaan adalah faktor untuk mengimplementasikan sistem analisis resiko. Hal ini mengarah pada kegunaan dari aplikasi, yang dapat digunakan hanya sebagai sumber keputusan-keputusan atau hanya untuk memperkuat dasar supply yang sudah ada atau bahkan keduanya. Validasi sistem membutuhkan support external dari manager rantai pasok untuk menyediakan data dan kritik hasil analisis. Dalam penelitian ini metode yang digunakan untuk melakukan analisa resiko adalah FMEA (Failure Mode and Effect Analysis). Metodologi FMEA merupakan salah satu teknik analisis resiko yang direkomendasikan oleh standard internasional dan merupakan alat analisa yang digunakan untuk melakukan evaluasi yang terjadi akibat dari kegagalan dan memprioritaskan kegagalan sehubungan dengan efek yang terjadi.

ISBN : 978-979-99735-8-0 A-3-2


FMEA adalah suatu proses yang sistematik untuk mengidentifikasikan potensi kegagalan-kegagalan untuk mengisi fungsi tujuan, mengidentifikasikan kemungkinan penyebab kegagalan sehingga penyebab tersebut dapat dihilangkan dan mengalokasi akibat kegagalan sehingga akibat tersebut dapat dikurangi. Ada tiga fokus utama dalam proses FMEA,yaitu: 1. Pengenalan dan mengevaluasi potensi kegagalan dan akibat yang ditimbulkan 2. Melakukan identifikasi dan memprioritaskan kegiatan yang dapat menghilangkan potensi kegagalan-kegagalan, mengurangi kemungkinan timbul, atau mengurangi resiko 3. Melakukan dokumentasi untuk identifikasi, evaluasi, dan kegiatan perbaikan sehingga perbaikan kualitas produk dapat dilakukan sepanjang waktu Pada dasarnya FMEA di adaptasi untuk kegagalan material dan perlengkapan, tetapi seiring dengan kebutuhan, FMEA dapat digunakan untuk menganalisa kegagalan akibat kesalahan manusia (human error), performa dan perangkat lunak. Pengukuran resiko dalam FMEA dilakukan dengan menggunakan matrik resiko yaitu RPN (Risk Priority Number) dengan menghitung nilai-nilai sederhana dari S (Severity), O (Occurence) dan D (Detection). RPN = S * O * D (1) Severity adalah pengukuran terhadap kerugian/kerusakan dari kegagalan yang timbul dari berbagai macam target. Peringkat dari severity diterapkan hanya untuk akibat yang timbul. Occurence merupakan pengukuran terhadap frekuensi dari kegagalan yang terjadi. Detection adalah kemampuan untuk mendeteksi/menemukan kegagalan sebelum kegagalan tersebut mempengaruhi target. S, O dan D masing-masing diberi peringkat/level pengukuran yang berkisar antara 1 (very low) sampai dengan 10 (very high). METODE PENELITIAN Alur penelitian yang dilakukan dapat dilihat pada bagan dibawah.

Gambar 1. Alur Penelitian

ISBN : 978-979-99735-8-0 A-3-3


PENGOLAHAN DAN ANALISA DATA Penelitian analisis resiko rantai pasok yang dilakukan di PTEI adalah untuk bahan baku fast moving yaitu bahan baku yang paling dibutuhkan untuk produksi. Bahan baku fast moving akan sangat mempengaruhi proses produksi jika tidak terpenuhi dan tentunya ini akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Untuk penelitian, akan dianalisa 100 jenis bahan baku dalam kurun pemakaian satu tahun. Data yang dianalisa adalah data inbound supply bahan baku, yaitu - tanggal inbound - tanggal penerimaan barang (goods receipt) - jumlah barang yang diterima - jumlah kerusakan barang - jenis transportasi yang digunakan - kerugian yang timbul akibat keterlambatan pasokan bahan baku - kerugian akibat kelebihan persediaan bahan baku Periode pengambilan data adalah data kebutuhan bahan baku dalam kurun waktu satu tahun. Data 100 item bahan baku yang dikonsumsi selama satu tahun dapat diperhatikan pada gambar grafik berikut.

Gambar 2. Grafik Konsumsi Bahan Baku

Selanjutnya dari 100 item bahan baku tersebut dilakukan analisa inbound risk dengan mengolah data-data inbound delivery yang diambil dari sistem yang sudah dimiliki perusahaan. Alur pengambilan dan pengolahan serta analisa data dapat dilihat pada gambar dibawah.

ISBN : 978-979-99735-8-0 A-3-4


Gambar 3. Pengolahan dan Analisa Data

Resiko-resiko yang dapat timbul dalam proses inbound supply disajikan pada tabel berikut: Tabel 1. Resiko-Resiko Dapat Timbul

Setelah pengelompokan resiko tersebut diatas, selanjutnya adalah melakukan pemberian bobot untuk severity, yaitu pemberian nilai terhadap kerugian/kerusakan dari kegagalan yang timbul, occurence yaitu pengukuran dari frekuensi kejadian dan detection yaitu pengukuran terhadap kemampuan untuk menemukan kegagalan. Berikut adalah grafik analisa frekuensi pengiriman bahan baku dalam kurun waktu satu tahun:

ISBN : 978-979-99735-8-0 A-3-5


Gambar 4. Frekuensi Pengiriman

Pemberian nilai terhadap resiko yang dapat timbul dilakukan dalam suatu model spreadsheet sederhana, dan hasil dari penilaian tersebut adalah sebagai berikut: Tabel 2. Perhitungan FMEA

Semakin tinggi nilai RPN yang didapat maka semakin tinggi pula kebutuhan untuk melakukan suatu tindakan, baik yang bersifat mencegah maupun mengurangi resiko yang dapat terjadi. Dari hasil perhitungan FMEA tersebut diatas, maka diberikan rekomendasi untuk mengurangi bahkan mencegah terjadinya resiko. Rekomendasi tersebut meliputi solusi terhadap hal-hal sebagai berikut: - mengurangi angka deteksi - mengurangi angka occurence (probability) - menghilangkan penyebab terjadinya kegagalan

ISBN : 978-979-99735-8-0 A-3-6


Rekomendasi yang diberikan bertujuan untuk mengurangi tingkat kejadian sehingga nilai RPN menurun yang berarti adalah peningkatan performa dan kinerja perusahaan. KESIMPULAN Dari penelitian yang telah dilakukan, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Analisis resiko, khususnya inbound supply sangat penting dilakukan untuk meningkatkan performa perusahaan, khususnya produksi. 2. Dengan melakukan analisis resiko manajemen dapat mengurangi bahkan mencegah timbulnya kegagalan-kegagalan atau resiko-resiko yang dapat mempengaruhi proses produksi. 3. Analisis resiko dapat dilakukan dengan cara sederhana, dengan menggunakan metoda FMEA dengan spreadsheet sebagai alat bantu sehingga sangat membantu user karena alat bantu ini sudah sangat familiar bagi user DAFTAR PUSTAKA Chapman (2006), ’Simple Tools and Techniques for Enterprise Risk Management’, A John Wiley & Sons, England. Dyadem Press (2003), ‘Guidelines for Failure Mode and Effects Analysis, For Automotive, Aerospace and General Manufacturing Industries’, CRC Press, Canada. Haimes (2009), ‘Risk Modeling, Assessment, And Management’, Third Edition, A John Wiley & Sons, Inc., New Jersey. Handfield, McCormack (2008), ‘Supply Chain Risk Management, Minimizing Disruptions in Global Sourching’, Auerbach Publications, Taylor & Francis Group, New York McDermott, Mikulak, Beauregard (2009), ‘The Basics of FMEA, 2nd Edition’, CRC Press, Taylor and Francis Group, LLC., Canada. McNeil, Frey, Embrechts (2005), ’Quantitative Risk Management, Concept, Techniques and Tools’, Princenton University Press, Princenton and Oxford, New Jersey. Watanabe, Ryoichi, Dr. (2001), ‘Supply Chain Management Konsep dan Teknologi’, Artikel Majalah Usahawan No.2 th XXX. Wu, Blackhurst, Chidambaram (2006), ’A model for Inbound Supply Chain Risk Analysis’, International Journal of Computers in Industry, Vol. 57, p. 350-365. Zsidisin, Ritchie (2009), ‘Supply Chain Risk, A Handbook of Assessment, Management, and Performance’, Springer Science+Business Media, LLC, New York.

ISBN : 978-979-99735-8-0 A-3-7

MODEL ALAT BANTU PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERBASIS SPREADSHEET UNTUK ANALISIS RESIKO RANTAI PASOK BAHAN BAKU (Studi kasus PTEI)

Recommend Documents