Perancangan Alat Bantu Pengambil Keputusan Berbasis Spreadsheet Untuk Konsolidasi Pengiriman Multi Produk Multi Tujuan Di PT Rutan Nama Mahasiswa NRP Dosen Pembimbing
: Adi Wijaya : 9108.201.301 : Dr. Eng. Ir. Ahmad Rusdiansyah, M. Eng ABSTRAK
Kecepatan untuk mendapatkan suatu produk kapan dan dimana saja merupakan hal yang sangat penting bagi suatu produk dalam berkompetisi. Hal ini sangat dipengaruhi oleh sistem distribusi yang dimiliki. Bagi PT. Rutan, perusahaan yang bergerak di bidang trading alat-alat pertanian, yang memiliki jaringan distribusi yang kompleks dan tersebar diseluruh wilayah Indonesia, permasalahan jadwal pengiriman barang merupakan permasalahan operasional yang harus dihadapi. Penelitian ini bertujuan untuk merancang suatu alat bantu pengambil keputusan bagi kepala gudang dalam mengirimkan barang-barang ke cabang-cabang yang dimiliki perusahaan. Jadwal ini disusun dengan meminimalisasi total biaya distribusi yang terdiri dari biaya pengiriman, biaya inventory, dan biaya opportunity. Melalui percobaan numerik yang dilakukan terhadap data order tahun 2009 dan dengan menggunakan bantuan spereadsheet dalam melakukan konsolidasi distribusi didapatkan total biaya pengiriman sebesar Rp.10.000.708.968,- sedangkan dengan metode pengiriman yang saat itu dilaksanakan memakan biaya sebesar Rp.11.242.525.679,- sehingga terjadi penghematan sebesar 11,05% atau sebesar Rp.1.241.816.729,-. Dengan menggunakan alat bantu konsolidasi distribusi berbasis Spreadsheet ini selain didapat biaya pengiriman yang lebih kecil daripada metode pengiriman yang saat ini digunakan juga memudahkan operasional di lapangan dan adanya kepastian pengiriman bagi pelanggan. Kepala gudang tidak perlu melakukan perkiraan yang membuka peluang terjadinya kesalahan prediksi. Kata Kunci: Distribusi, Rute, Jadwal, Transportasi, Konsolidasi Distribusi, Alat Bantu Pengambil Keputusan, Spreadsheet. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam suatu perusahaan, effisiensi memberikan kontribusi yang signifikan. Salah satu bagian yang memerlukan effisiensi adalah Supply Chain). Responsivitas dan effisiensi dari Supply Chain dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu: Fasilitas, Persediaan (Inventory), Transportasi, Informasi, Pemasok (Supplier) dan Harga (Pricing). Pada level operasional, problem effisiensi untuk transportasi terletak pada konsolidasi pengaturan pengiriman (Shipment), khususnya pada Long Haul Transportation. Long Haul Transportation adalah suatu pengaturan pengiriman barang-barang yang memiliki jarak yang relatif jauh dari gudang atau fasilias-fasilitas lain. Kegiatan utama PT Rutan adalah memasarkan dan mendistribusikan alat-alat pertanian yang merupakan produk-produk hasil produksi dari anak perusahaan maupun ex. import. Selama ini surat jalan yang diterima oleh pihak gudang akan diproses atau dieksekusi (barang dikirim) dengan pertimbangan efisiensi dari
1
kapasitas truck atas dasar perkiraan dari kepala gudang. Hal ini mengakibatkan seringnya pengiriman memakan waktu yang lama dan biaya kirim yang sulit diprediksi. Problem ini dapat menurunkan daya saing produk Rutan di mata konsumen karena biaya distribusi yang sulit diperdiksi akan berdampak pada tingginya harga barang. Oleh karena itu diperlukan suatu alat untuk membantu menentukan keputusan order mana saja yang harus dikirimkan. 1.2
Perumusan Masalah Bagaimana merancang suatu alat bantu pengambil keputusan berbasis spreadsheet untuk mengkonsolidasikan pengiriman berbagai macam barang ke cabang-cabang yang dimiliki PT. Rutan dengan effisien dan total biaya seminimal mungkin dengan tetap mempertimbagkan kepuasan pelanggan adalah permasalahan yang utama yang akan diteliti oleh penulis. 1.3
Tujuan Penelitian Dengan masalah yang telah terpapar secara jelas sebelumnya, maka tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Mendapatkan suatu alat bantu pengambil keputusan berbasis spreadsheet untuk mengkonsolidasikan pengiriman multi produk multi tujuan dengan total biaya yang seminimal mungkin dengan tetap memperhatikan kepuasan konsumen. 2. Dengan alat bantu pengambil keputusan yang didesain tersebut dapat dihasilkan suatu output yang dapat digunakan oleh kepala gudang PT. Rutan guna memperlancar dan memudahkan keputusan yang selama ini didasarkan atas pengalaman dan perkiran saja. 1.4
Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini bagi PT. Rutan adalah sebagai sumber informasi dan bahan pertimbangan dalam penentuan kebijakan dalam rangka pengendalian biaya distribusi. Selain itu penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai acuan bagi peneliti lain maupun bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan yang menghadapi permasalahan yang mirip dengan yang dihadapi oleh peneliti saat ini. 2.
TINJAUAN PUSTAKA Menurut Chopra (2007) Supply chain melibatkan semua bagian. Supply chain tidak hanya mencakup produsen dan supplier, tapi juga transportasi, pergudangan, Retailer sampai konsumen itu sendiri. Kinerja dari Supply chain dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu: Fasilitas, Persediaan (Inventory), Transportasi, Informasi, Sumber Daya, dan Harga (Pricing). Menurut Ghiani (2007) pada level operasional, problem efisiensi untuk transportasi terletak pada pengaturan shipment / konsolidasi pengiriman, khususnya pada Long Haul transportation dimana barang-barang yang dikirimkan memiliki jarak yang relative jauh dari gudang atau fasilias-fasilitas lain. Dalam melakukan konsolidasi pengiriman, hal-hal yang menjadi pertimbangan adalah: • Moda trasportasi terbaik untuk setiap pengiriman • Bagaimana order dikonsolidasikan • Bagaimana jadwal pengiriman dilakukan Sistem informasi merupakan kombinasi dari Brainware (sumber daya manusia), Hardware (perangkat keras), Software (piranti lunak), Network (Jaringan), dan data yang melakukan proses pengumpulan, transformasi, dan penyebaran informasi di dalam suatu organisasi. Dalam membangun dan mengembangkan sistem
2
informasi, dikenal sebuah metode yang paling banyak digunakan, yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle). Metode SDLC ini terdiri dari 4 tahap, yaitu: 1. Tahap Perencanaan 2. Tahap Analisis 3. Tahap Desain 4. Tahap Implementasi Dengan ditambah tahap penggunaan sistem sebagai tahap akhir setelah tahap implementasi, maka akan menjadi siklus hidup sistem (SLC, System Life Cycle), dimana setelah itu sistem akan mengalami redesain atau pembongkaran dan kembali ke tahap awal lagi. (McLeod, 2001) 3. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 3.1 Gambaran Umum Perusahaan. PT. Rutan adalah salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang penjualan alat-alat pertanian. Produk yang dihasilkan antara lain berupa: alat pra panen, alat pasca panen, roll karet untuk mesin pecah kulit, dan mesin-mesin penggerak yang mendukung proses mekanisasi serta mesin-mesin perkapalan. Seluruh barang yang didistribusikan ke cabang-cabang berasal dari satu gudang, yaitu gudang pusat (GHO) yang berada di Bambe-Diryorejo-Gresik. Sedangkan dalam perusahaan ini terdapat 8 buah kantor cabang. S ta rt
3.2 Sistem Pendistribusian Barang Yang Dilakukan Saat Ini Saat ini sistem pendistribusian barang yang digunakan oleh perusahaan hanya didasarkan atas perkiraan dan pengalaman kepala gudang saja. Penjelasan mengenai sistem yang dijalankan saat ini dapat dijelaskan pada Gambar 3.1 disamping.
P O m asu k d ari C ab an g
P e m b u a ta n S J o le h M a rk e tin g
D itra n s fe r k e G H O
S J d ip rin t k e m u d ia n d ik e lo m p o k a n s e c a ra m a n u a l o le h k e p a la g u d a n g b e rd a s a rk a n tu ju a n .
B a ra n g D ik irim B e rd a s a r T u ju a n
End
3.3 Data Order (PO) Order dari pelanggan/ dealer selama tahun 2009 yang didalamnya terdapat informasi: produk yang diorder, jumlah barang yang diorder, alamat pengiriman (cabang), tanggal order. 3.4 Data Kubikasi Barang Yang Dikirim Sebagian besar barang yang dikirim dipacking dalam kotak kayu, kotak triplek maupun karton box. 3.5 Data Ukuran Moda Transportasi Yang Digunakan Dalam pengirimannya PT. Rutan menggunakan moda transportasi yang umum dipakai, namun untuk tujuan-tujuan seperti di Medan, Makassar dan Manado pada umumnya kepala gudang memilih untuk menggunakan kontainer, hal ini dikerenakan pertimbangan ekonomis dan keamanan.
3
3.6 Data Biaya Pengiriman Barang Data biaya pengiriman barang yang digunakan oleh PT Rutan dibedakan menjadi 2 menurut cara pengirimannya, yaitu melalui ekspedisi/ Less than Truck Load (LTL) dan melalui sewa truck/ Full Truck Load (FTL). 3.7 Data Biaya Pengiriman Barang Tahun 2009 Pada tahun 2009, dengan menggunakan sistem yang sekarang ini digunakan, PT Rutan mengeluarkan biaya sebesar Rp. 11.242.525.697,-,- untuk seluruh pengiriman yang dilakukan. Nilai inilah yang nantinya akan digunakan sebagai pembanding apabila digunakan metode yang diusulkan oleh peneliti, pada kondisi order pengiriman barang yang sama. 4. PERANCANGAN MODEL DAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN 4.1. Perancangan Model Logis 4.1.1. Analisa Kebutuhan Sistem Analisa kebutuhan sistem menggambarkan proses utama dari sistem konsolidasi pengiriman yang dipengaruhi oleh entitas-entitas. Entitas-entitas tersebut adalah: a. Management Rutan Mendapatkan data dari bagian marketing, logistik dan keuangan berupa data penjualan/ order, pengiriman, biaya kirim yang akan digunakan dalam proses konsolidasi pengiriman. b. Operasional Gudang Hasil laporan yang didapat berupa saran pengiriman (alat bantu pengambil keputusan) dapat digunakan oleh bagian operasional gudang sebagai saran/ masukkan hasil solusi terbaik dari beberapa pilihan pengiriman yang mungkin dilakukan yang dengan basis spreadsheet. 4.1.2. Desain Model Sistem Informasi Desain model alat bantu pengambil keputusan dalam proses konsolidasi pengiriman ini terdiri dari 3 tahapan, yaitu: a. Context diagram merupakah tingkat tahap pertama dimana sistem digambarkan satu pokok, entity, arus data input dan arus data output.
Gambar 4.1 Context Diagram b. Diagram berjenjang adalah sebuah bagan yang menggambarkan proses apa saja yang mendukung sebuah sistem. 1. Input Data Input data disini ada dua, yang pertama yaitu pemasukan data order yang dilakukan oleh marketing Rutan. 2. Penghitungan Biaya Pengiriman Hasil Konsolidasi Setelah ada inputan data maka akan dilakukan penghitungan biaya hasil konsolidasi pengiriman ke cabang-cabang dengan basis speradsheet. Konsolidasi dilakukan sampai tiga hari (three days response). 3. Pemilihan Biaya Minimum Setelah biaya dari beberapa alternative konsolidasi pengiriman terlihat, proses selanjutnya adalah pemilihan berdasarkan biaya kirim yang paling 4
minimum dari beberapa alternative response. Proses pemilihan biaya yang paling minimum inipun juga dilakukan dalam spreadsheet. Secara matematis pemilihan biaya pengiriman paling minimum dapat ditulis dengan model seperti di bawah ini: T
Minimasi
∑∑ r∈R
4.
t =1
fryrt
+
∑
gkzk
k∈K
Dari presamaan matematis tersebut makan akan dipilih sebuah respon pengiriman yang memiliki biaya yang paling minimum (setelah dibandingkan antara LTL dan FTL pada tahap sebelumny). Pembuatan Laporan Setelah tiap-tiap alternative pengiriman dibandingkan dan diperoleh biaya yang paling minimum selanjutnya dilaporkan kepada bagian operasional sebagai usulan pengiriman.
Gambar 4.2 Diagram Berjenjang c. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) ini menggambarkan aliran data dalam sistem perancangan alat bantu untuk mengkonsolidasikan pengiriman. Di dalam DFD level 1, sistem perancangan alat bantu konsolidasi pengiriman terdapat empat proses yang menggambarkan aliran data, yaitu: 1. Proses Input Order Pengiriman 2. Proses Penghitungan Biaya Hasil Konsolidasi 3. Proses Pemilihan Biaya Minimum 4. Proses Pembuatan Laporan
Gambar 4.3 Data Flow Diagram level 1 5
4.2. Perancangan Model Fisik 4.2.1. Perancangan Model Input Desain input ini dirancang semudah mungkin untuk memungkinkan seorang operator belajar menjalankan/ mengoperasikan dalam waktu yang singkat, tidak membutuhkan skill khusus. Yang diperlukan adalah ketelitian dan kecermatan. Setiap ada order/ PO yang masuk hanya perlu dipindah ke dalam program melalui sheet “Insert Data” dengan cara memilih nama cabang di kolom tujuan (drop down), barang yang akan dikirimkan di kolom produk nomer (drop down) serta mengisikan jumlah barang yang diorder pada kolom quantity. Sedangkan tanggal dan hari kerja akan otomatis berganti apabila berganti hari. 4.2.2. Perancangan Model Output Output dibuat berupa laporan usulan pengiriman hasil konsolidasi. Laporan usulan ini dapat dipilih berdasarkan dua tampilan, yaitu penyaringan terhadap tujuan/ cabang dan penyaringan berdasarkan tanggal kirim. 4.2.3. Perancangan Model Layar Dalam mendesain tampilan layar, yaitu tampilan input dan output diusahakan semudah mungkin untuk dilakukan maupun dibaca oleh penguna (user friendly).. Laporan yang diusulkanpun didesain dengan tampilan semudah mungkin untuk dibaca oleh bagian operasional gudang. Sehingga dengan hasil output ini pihak operasional gudang memiliki dasar dalam melakukan pengiriman. 4.3. Penggambaran Program 4.3.1. Tahapan Penggunaan Sistem Alat Bantu Konsolidasi Distribusi 1. Memulai program Program alat bantu ini diproses pada basis spreadsheet dengan bantuan macros, sehingga untuk menjalankan program terlebih dahulu macros harus diaktifkan terlebih dahulu seperti pada penjelasan sebelumnya. Pengaktifak macro ini hanya perlu dilakukan satu kali saja, setelah diaktifkan, maka secara otomatis fungsi makro akan berjalan sesuai dengna fungsinya. 2. Input data order Pada tahap input order ini user (dalam hal ini adalah marketing) memasukkan data berupa: tujuan/ cabang yang melakukan order, produk nomer barang yang dipesan dan quantity pada kolom yang disediakan, sedangkan tanggal dan hari kerja akan otomatis ter-update ketika. 3. Proses pengolahan dengan spreadsheet Proses pengolahan dalam hal ini dilakukan dengan basis macro pada spereadsheet terjadi secara otomatis, proses akan berlangsung untuk melakukan suatu konsolidasi terhadap data baru yang diinput tanpa diperintah oleh user. 4. Laporan usulan pengiriman Output dari sistem alat bantu konsolidasi ini akan tampil secara otomatis ketika ada data baru yang diinputkan (ketika proses simpan). Output ini akan terus terupdate ketika ada data baru yang diinputkan. Output berupa laporan usulan pengiriman barang ini dapat digunakan oleh bagian operasional gudang untuk membantu memudahkan keputusan pengiriman yang harus dilakukan oleh kepala gudang.
6
5. PERCOBAAN NUMERIK 5.1 Program Alat Bantu Pengambil Keputusan Berdasarkan data order tahun 2009 yang diuji cobakan didapatkan hasil-hasil seperti dibawah ini: Tabel 6.10 Total Biaya Pengiriman dan Aktual Total Penghematan Actual 11.242.525.697 11,05% 1DR 10.735.751.754 6,85% 2DR 10.725.126.957 6,75% 3DR 10.923.625.817 8,45% Min 10.000.708.968 Dari grafik diatas, kita dapat melihat secara keseluruhan dari semua cabang. Total biaya untuk three day response adalah Rp 10.923.625.817 atau terjadi penghematan sekitar 8,45% jika dibandingkan dengan dinamic response sebesar Rp 10.000.708.968. 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan Beberapa kesimpulan yang dapat ditarik dari hasil penelitian tesis ini adalah sebagai berikut: 1. Penelitian ini membahas mengenai proses perancangan alat bantu pengambil keputusan berbasis spreadsheet untuk mengkonsolidasikan pengiriman berbagai macam barang ke cabang-cabang yang dimiliki PT. Rutan dengan effisien dan total biaya seminimal mungkin dengan tetap mempertimbangkan kepuasan pelanggan 2. Manajemen Rutan melalui sistem konsolidasi pengiriman ini dapat menentukan suatu pilihan terbaik dari serangkaian pengiriman yang harus dilakukan. Sistem baru menghemat waktu pengambilan keputusan bagian Gudang untuk menentukan cara paling efektif dan terintegrasi melakukan pengiriman baik melalui pengurutan tanggal pengiriman maupun melalui cabang 3. Berdasarkan hasil simulasi dan optimasi biaya menunjukkan bahwa dengan mengunakan dinamic response lebih efektif dalam menunjang kebutuhan bagian gudang dalam merencanakan pengiriman barang secara efisien dengan biaya yang ekonomis. Dari hasil optimasi diatas dapat disimpulkan bahwa jika perancangan alat bantu pengambil keputusan berbasis spreadsheet dijalankan secara terintegrasi dan dependen dalam suatu pola ditribusi akan menghasilkan penghematan biaya sebesar Rp 11.242.525.697 menjadi Rp 10.000.708.968. Dengan kata lain, Sistem ini berhasil menurunkan biaya setahun sebesar Rp 1.241.816.729 atau 11.05% 4. Secara umum bahwa penelitian ini mampu memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk menentukan model yang dapat memberikan kontribusi biaya paling rendah secar lebih sistematis dan terstruktur. Di samping itu penelitian ini dapat mengembangkan pilihan moda untuk mendapatkan alokasi yg proporsional dengan mempertimbangkan keterbatasan sumber daya perusahaan
7
6.2
Saran Sedangkan saran-saran yang dapat digunakan untuk peneliti lainnya adalah sebagai berikut: 1. Penelitian model sistem konsolidasi ini hanya mencakup pengiriman yg harus dilakukan oleh bagian gudang, sehingga perlu dikembangkan penelitian lebih lanjut mencakup sistem pengambilan keputusan akuntasi dan manajemen secara keseluruhan dari PT. Rutan 2. Penelitian ini mempertimbangkan tambahan biaya berupa biaya lateness dan biaya inventory yang dimasukkan ke dalam total biaya distribusi, sehingga biaya distribusi yang ditunjukkan kemungkinan bernilai lebih besar daripada biaya distribusi yang seharusnya (tidak diperhitungkan adanya biaya lateness dan inventory) DAFTAR PUSTAKA Cavinato, Joseph. L (2000), Supply Chain Transportation Dictionary, Kluwer Academic Publisher Chen, Jack (1997), Achieving Maximum Supply Chain Efficiency, IIE Solution Chopra, Sunil dan Meindl, Peter (2007), Supply Chain Management, Strategy, Planning & Operations, Third Edition, Prentice Hall. Gianpaolo, Ghiani; Laporte, Gilbert; and Musmanno, Robert (2003), Introduction to Logistics Systems Planning and Control, John Wiley and Sons Inc, USA Druzdzel J, Marek dan R. Flym (2002). Decision Support System, hal 5-6, New York, Marcel Dekker, Inc. Raymond McLeod, Jr (1995). Management Information System. 6 th Edition. Prentice Hall Inc. Englewood Cliffs. New Jersey. Ronen, David., (1988), Perspective on Practical Aspects of Truck Routing and Scheduling, European Journal of Operational Research 35, 137-145. Simchi-Levi, David; Edith. Simchi-Levi; dan Kamisky, Philip (2003), Designing & Managing the Supply Chain (Concept, Strategies & Case Studies) 2nd Edition, Mc Graw Hill, USA. Suryadi, Kadarsah, Dr. Ir. & Ramdhani, Ali M., Ir. M.T (2002), Sistem Pendukung Keputusan, Remaja Rosdakarya Offset, Bandung. Turban, Efraim. (1995). Decision Support and Expert System: Management Support System. Forth Edition. Prentice Hall International Inc. New Jersey. Thierauf, Robert J. PhD, CPA. (1996). Decision Support System For Effective Planning And Control. Xavier University. Cincinnati Ohio.
8
