MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁS SZERVEZETI EGYSÉGEKEN BELÜLI DÖNTÉSI FOLYAMATOK SZABÁLYOZÁSA

MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁS

SZERVEZETI EGYSÉGEKEN BELÜLI DÖNTÉSI FOLYAMATOK SZABÁLYOZÁSA

Velence Város Polgármesteri Hivatala

1.

ÁR-01 OLDAL: 1. VÁLTOZAT:1.

AZ ELJÁRÁS CÉLJA

Szabályozni, hogy a szervezeten belül kik, hol és milyen döntéseket hoznak meg. Beazonosítani, hogy a döntési folyamatokon belül milyen előkészítési, ellenőrzési és visszacsatolási módszerek alkalmazása biztosított. Rögzíteni az egyes döntési pontokhoz köthető képviselő-testületi kapcsolódási pontokat. 2.

FELELŐSSÉGEK, FELADATKÖRÖK

Az

eljárásban

szabályozott

tevékenységek

végrehajtásában

az

alábbiak

illetékesek, illetve felelősek: -

az eljárás kidolgozásáért:

aljegyző

-

az eljárás alkalmazásáért:

valamennyi szervezeti egység

-

az eljárás alkalmazásának ellenőrzéséért:

jegyző

-

belső felülvizsgálat során az eljárásban

minőségügyi vezető,

szabályozott tevékenységek ellenőrzéséért:

belső auditorok.

3.

AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA

3.1.

Információgyűjtés:

A

polgármesteri

hivatal

vezetési,

irányítási

rendszerében

meghatározó

jelentőséggel bír a polgármester és jegyző rendszeres vezetői találkozása, értekezlete.

A

heti

rendszerességgel

megtartott

vezetői

megbeszéléseken

konkrét és tényszerű feladat-meghatározás, határidő-rögzítés és dokumentálási mód-kijelölés történik. 3.2.

Információfeldolgozás:

A vezetési és irányítási kérdéseket feldolgozó vezetői megbeszélésről szükség esetén emlékeztető készül.

A projekt az Európai Unió Támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.



3.3.



Feladatvégrehajtás:

A jegyző és polgármester által meghatározott feladatok az emlékeztetőben rögzített határidők és kapcsolódási pontok felhasználásán keresztül az adott ügyintézőhöz, illetve vezetőhöz társított feladatokkal kerülnek meghatározásra. A végrehajtási folyamat során a vezetői körnek ellenőrzési feladata nincs, a feladattal megbízott személy teljes hatáskörrel, de beszámolási kötelezettséggel bír. Az egy hónapnál hosszabb időtartamú feladatvégrehajtás szakaszoltan, havi bontásban kerül rögzítésre. A döntés-előkészítési folyamat elemei beépülnek a végrehajtási folyamatba abból a célból, hogy az adott végrehajtási szakasz bármely pillanatában ellenőrizhető legyen a jelenlegi állapot, végrehajtási szint. Azoknál a részfeladatoknál, ahol a továbblépéshez képviselő-testületi és / vagy bizottsági jóváhagyás, állásfoglalás és / vagy tájékoztatás szükséges, a feladatvégrehajtással megbízott személynek kötelessége a képviselő-testülettel és / vagy illetékes bizottsággal a kapcsolatot felvenni. A folyamatot ebben az esetben

feljegyzéssel,

előterjesztéssel,

vagy

bármilyen

más,

archiválható

dokumentummal kell támogatni. 3.4.

Archiválás, dokumentálás:

A döntési folyamat előkészítésétől a végrehajtásig a lehetőségek figyelembe vételével vagy papír alapú, vagy elektronikus dokumentumot, adatbázist kell létrehozni és azt a jegyzői, polgármesteri titkárságon kell megőrizni. 4.

HIVATKOZÁSOK -

MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány Velence Város Polgármesteri Hivatalának Minőségirányítási Kézikönyve Velence Város Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata




5.



DOKUMENTÁLÁS, MÓDOSÍTÁS

Az eljárás dokumentálásáról, módosításáról és a minőségügyi bizonylatok megőrzési idejéről az ME 04-01 „A dokumentumok és feljegyzések kezelése” eljárás rendelkezik. 6.

ELOSZTÁSI LISTA

Az eljárást kapják: -

polgármester

-

jegyző

-

szervezeti egység vezetők

7.

MELLÉKLETEK JEGYZÉKE

4 db folyamatábra 8. A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁS FELÜLVIZSGÁLATA Ssz

Dátum

A felülvizsgálat eredménye

Aláírás


FOLYAMATSZABÁLYOZÁS


DOKUMENTUM Információs anyagok

ÁR-01/M01 OLDAL: 4. VÁLTOZAT:1.

INFORMÁCIÓ ÖSSZEGYŰJTÉSE ÉS RENDSZEREZÉSE

FOLYAMAT

FELELŐS Illetékes ügyintéző

A témakör dokumentumainak azonosítása

Osztályvezető

Az illetékesség(ek) meghatározása

n Jegyzőkönyv

Új illetékességi kör kijelölés

Azonosítható az illetékesség?

Osztályvezető

i Információs anyagok

A dokumentum kiter‐ jedésének, jellegének, mennyi‐ ségének meghatározása

Információs anyagok

Az összegyűjtött információ előzetes feldolgozása

Osztályvezető

Illetékes ügyintéző

n Elektronikus levél

Elegendő az információ?

Új illetékességi kör, új inform. igények megfogalmazása

Osztályvezető

i Feljegyzés

Az információ rendszerezése, feldolgozása


Jegyzőkönyv

Döntéshozók számára történő információ‐átadás


n Elektronikus levél

Kiegészítő inform. bekérése


Osztályvezető

i

Folyamat lezárása

1




DOKUMENTUM

DÖNTÉSELŐKÉSZÍTÉSI ÉS DÖNTÉSI FOLYAMAT

FOLYAMAT

Információs anyag

Az összegyűjtött információk feldolgozása

Elektronikus levél

Vannak új igények, szempontok?


FELELŐS 1

n

Új illetékességi kör, új inform. Igények megfogalmazása

Illetékes döntéshozó(k)

Osztályvezető

i Döntéselőkészítő dokumentum

Döntéselőkészítő dokumentum összeállítása

Osztályvezető

Döntéselőkészítő dokumentum

Döntéselőkészítő dokumentum feldolgozása


Elektronikus levél


n

i Döntési folyamat megkezdése

Feljegyzés

Utasítás, szabályozás

Döntési folyamat lépéseinek, felelőseinek, dokumentációjának, kiterjedésének meghatározása

Döntés, dokumentálás

Új illetékességi kör, új inform. igények megfogalmazása Illetékes döntéshozó(k)



Folyamat lezárása




DOKUMENTUM

VEZETŐI ELLENŐRZÉS, BELSŐ AUDIT

FOLYAMAT

Ütemterv

Vezetői ellenőrzés és belső audit ütemtervének elkészítése

Ütemterv

Jóváhagyás

Ütemterv

Feladat megkezdése


FELELŐS Illetékes osztályvezető

Jegyző

Projektvezető, minőségügyi vezető

Megbízólevél

Végrehajtó személyek kijelölése

Jegyző

Jegyzőkönyv

Dokumentációk átadás/átvétele, feldolgozása

Illetékes felülvizsgálók

Kérdésjegyzék(ek)

Vezetői ellenőrzés és belső audit kérdésjegyzék előkészítése



Kérdésjegyzékek jóváhagyása

Jegyző

Jegyzőkönyv

Próbaellenőrzés és belső audit elvégzése

Illetékes osztályvezető

Folyamat lezárása




DOKUMENTUM Jegyzőkönyvek, jelentések

Diagnosztika

Utasítás

Folyamatok, szabályzatok, dokumentumok

VISSZACSATOLÁSOK, FOLLOW-UP AUDIT

FOLYAMAT

FELELŐS

Vezetői ellenőrzések és belső audit jegyzőkönyvek feldolgozása

Illetékes osztályvezető

Súlyponti problémák azonosítása

Osztályvezető, Jegyző

A feladat szervezethez, személyhez való rendelése


Felülvizsgálat elindítása


Kell folyamatot módosítani?

Minőségirányítási rendszerdokumentáció


Utasítás a folyamat módosítására

Minőségirányítási dokumentáció karbantartása, eljárások felülvizsgálata


A működés leellenőrzése


Jegyzőkönyv

Tapasztalatok összefoglalása


Jegyzőkönyv

Follow‐up audit dokumentum elkészítése



Folyamat lezárása


MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁS SZERVEZETI EGYSÉGEKEN BELÜLI DÖNTÉSI FOLYAMATOK SZABÁLYOZÁSA

Recommend Documents