Minimumgedragsnormen van Euroclear

Minimumgedragsnormen van Euroclear

Elke persoon die bĳ Euroclear werkt moet deze minimumgedragsnormen naleven. Indien u vragen hee� betreffende deze gedragsnormen, gelieve contact op te nemen met de compliance afdeling ([email protected]).

Minimumgedragsnormen van Euroclear Classificatie: intern gebruik Contractanten - Augustus 2011

1. Ethisch Gedrag 1.1

Hanteer hoge normen inzake eerlijkheid, oprechtheid en integriteit.

1.2

Leef de letter en de geest na van de wetten en reglementeringen van de rechtsgebieden waar we actief zijn.

1.3

Streef naar volledige, tijdige, duidelijke en eerlijke communicatie met de cliënten en aandeelhouders van Euroclear.

1.4

Discrimineer niemand op grond van onder meer leeftijd, ras, geslacht, godsdienst, handicap of seksuele geaardheid.

1.5

Handel niet op een manier die kan worden beschouwd als: a. gewelddadig; b. seksuele intimidatie (verbaal, niet verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard); c. morele intimidatie (grof en herhaald gedrag van om het even welke aard dat in het bijzonder wordt gekenmerkt door eenzijdig gedrag, woorden, intimidatie, daden, gebaren en geschriften met als doel de persoonlijkheid, de waardigheid, de fysieke of psychologische integriteit van een individu te krenken); of d. pesterij. Onder ‘pesterij’ verstaan we elke ongevraagde of ongewenste handeling die een individu vernedert, intimideert of ondermijnt.

1.6

Gebruik geen alcohol op de werkplaats in de Onderneming zonder de vereiste toestemming.

1.7

Het is verboden drugs te gebruiken, te kopen, te verkopen of te bezitten op de werkplaats van de Onderneming.

1.8

Onderhoud een legale, open, coöperatieve relatie met de regulatoren van Euroclear.

1.9

Bega of verberg geen frauduleuze of illegale praktijken en meld vermoedelijke of gekende frauduleuze activiteiten aan uw contactpersoon bij Euroclear.


1.10 Noch u, noch uw gezinsleden of andere familieleden mogen zonder voorafgaande goedkeuring van uw contactpersoon bij Euroclear giften aanvaarden die u naar aanleiding van uw functie bij Euroclear worden aangeboden en die een marktwaarde hebben van EUR 100 of meer. Giften onder de vorm van geld moeten, ongeacht het bedrag, altijd worden geweigerd. Gewone uitnodigingen voor een maaltijd als deel van de normale beleving van uw zakenrelaties mogen worden aanvaard. 1.11 Alle verzoeken vanwege de pers en de media, met inbegrip van verzoeken om een artikel te schrijven of om een interview af te nemen over uw werkervaring bij Euroclear of over bedrijfsontwikkelingen die te maken hebben met Euroclear, dient u door te verwijzen naar het corporate communications team van Euroclear alvorens een journalist te woord te staan. 1.12 Leef de kledingvoorschriften van Euroclear na. Tijdens uw werk in de kantoren van Euroclear geldt het voorschrift ‘smart casual’, maar tijdens vergaderingen met externe cliënten in de kantoren of tijdens externe bedrijfsvergaderingen geldt het voorschrift ‘standard business attire’. 1.13 Onderteken nooit een officieel document dat bindend zou kunnen zijn voor Euroclear (vb. facturen, leveranciersovereenkomsten, enz.) en vraag nooit namens Euroclear offertes aan verkopers. 1.14 Belastingfraude is het opzettelijk overtreden van de belastingswetgeving of –reglementering en is strikt verboden. U mag cliënten van Euroclear niet rechtstreeks of onrechtstreeks helpen hun fiscale verantwoordelijkheden te ontlopen. U mag niet ingaan op verzoeken van cliënten, of contact opnemen met cliënten, om hun belastingsadvies te verlenen, tenzij u hierover een fiscaal jurist van de juridische afdeling van Euroclear hebt gecontacteerd.

1.15 Indien u weet of vermoedt dat een Euroclear Onderneming wetten, reglementeringen of beleidslijnen overtreedt, meldt u dat onmiddellijk aan uw contactpersoon bij Euroclear.

2.4

Internetgebruik a. Ga enkel op het internet via de middelen van Euroclear voor toegestane bedrijfsdoeleinden. Occasioneel persoonlijk gebruik is toegelaten zolang dit uw werkprestatie niet beïnvloedt, niet in strijd is met wettelijke of reglementaire voorschriften en geen websites betreft met een pornografische of een ongepaste inhoud die aanstootgevend zou kunnen zijn voor collega’s op de werkplaats of discriminatie in de hand zouden kunnen werken op grond van ras, geslacht, godsdienst of handicap. b. Bedrijfsvreemde software mag niet worden gedownload, geupload of verspreid. Laat u niet in met campagnes of lobbying.

2.5

Laptops a. Sluit nooit uw persoonlijke laptop of persoonlijke apparatuur aan op het Euroclear Netwerk zonder formele goedkeuring.

2.6

Werkstations a. Installeer geen software op of wijzig geen instellingen van de computer die tot uw beschikking staat. b. Schakel uw Screen Saver in (bijv. schermvergrendeling – Ctrl + Alt + Delete, gevolgd door enter) telkens als u uw werkstation verlaat. c. Neem geen persoonlijke of illegale pc-software mee naar Euroclear. d. Geef contractanten of werknemers die niet bij Euroclear zijn tewerkgesteld niet de mogelijkheid om toegang te krijgen tot of gebruik te maken van apparatuur, toepassingen en middelen van Euroclear. e. Kopieer geen software van het werkstation dat tot uw beschikking staat. f. De computers van Euroclear en de bijhorende computerprogramma’s mogen enkel worden gebruikt voor door Euroclear goedgekeurde of toegestane doeleinden.

1.16 Lees de toepasselijke informatiefiches en leef de richtlijnen na inzake (met inbegrip van, maar niet beperkt tot): gegevensbescherming, mededingingsrecht, de bestrijding van het witwassen van geld & de financiering van terrorisme en preventie marktmisbruik.

2. Veiligheidsmaatregelen 2.1

Toegangscontrole a. Geef uw badge/gebruiker gegevens/pincode/wachtwoorden nooit door aan derden. b. Gebruik nooit een badge/gebruiker gegevens/pincode/wachtwoord die/dat niet aan u is/zijn toegewezen. c. Deel nooit vertrouwelijke informatie, zoals uw wachtwoord, met iemand anders. d. Zet nooit wachtwoorden in ongecodeerde vorm in bestanden zoals scripts en macro’s of in andere media. e. Draag uw Euroclear-badge op een zichtbare plaats wanneer u zich in de gebouwen van Euroclear bevindt. f. Laat geen onbevoegde personen binnen in de gebouwen van Euroclear.

2.2

Classificatie van informatie a. Lees de informatiefiche over classificatie van informatie en leef de richtlijnen na.

2.3

E-mail a. Gebruik e-mail met professionele discretie en integriteit. b. Verspreid geen kettingbrieven via e-mail. c. Open geen e-mails van onbekende externe oorsprong en klik geen externe webkoppelingen aan in een e-mail.


2.7

USB-sticks a. Gebruik enkel de door Euroclear toegelaten USBsticks en beveilig deze tegen onbevoegde toegang.

2.8

Melding van incidenten a. Meld alle feitelijke of vermoedelijke overtredingen van deze veiligheidsregels of veiligheidsincidenten aan uw contactpersoon bij Euroclear (bijv. diefstal van een laptop, virus, gecompromitteerd wachtwoord).

3.9

Gebruik alle machines, apparatuur, gevaarlijke stoffen, transportmiddelen, productiemiddelen of veiligheidsvoorzieningen conform de opleiding en instructies die u hiervoor hebt gekregen. 3.10 Indien u voor de uitvoering van uw taken wordt blootgesteld aan stoffen die gevaarlijk kunnen zijn voor de gezondheid, zorg er dan voor dat u de vereisten naleeft betreffende de controle van stoffen die gevaarlijk kunnen zijn voor de gezondheid. Wat moet u melden?

3. Gezondheid & Veiligheid Wanneer u zich in de gebouwen van Euroclear bevindt 3.1 3.2 3.3

3.4 3.5

Zorg ervoor dat u door uw handelingen uzelf of anderen niet in gevaar brengt. Leef alle lokale noodprocedures na. Zorg ervoor dat u vertrouwd bent met het brandalarmsysteem en de evacuatieprocedures, met inbegrip van de vluchtwegen vanuit de ruimtes waar u komt en de aangegeven verzamelplaatsen. Neem deel aan evacuatieoefeningen en volg de evacuatieprocedures naar behoren op. Gebruik geen eigen elektrische uitrusting in de gebouwen zonder voorafgaande toestemming, en, indien toegestaan, pas nadat het werd onderworpen aan de vereiste tests voor draagbare apparatuur.

Gebruik van uitrusting, machines en stoffen 3.6

3.7

3.8

Verplaats geen meubels of andere uitrusting tenzij u hiervoor bent opgeleid en hiertoe de opdracht hebt gekregen. Beschermingsuitrusting of andere voorzieningen voor de gezondheid en de veiligheid mogen niet worden verwijderd of gewijzigd. Herstel niet zelf machines of uitrusting tenzij u hiervoor bent opgeleid en hiertoe de opdracht heeft gekregen.


3.11 Meld alle schade en gezondheids- en veiligheidsrisico’s aan uw contactpersoon bij Euroclear. 3.12 Breng uw contactpersoon bij Euroclear op de hoogte van elke werksituatie of aangelegenheid die een ernstig en onmiddellijk gevaar inhoudt of een tekortkoming in de gezondheids- en veiligheidsvoorzorgen van Euroclear. 3.13 Meld alle ongevallen, incidenten (met inbegrip van ‘bijna-ongelukken’), gevaarlijke voorvallen en ziektes die u moet melden zo snel mogelijk aan uw contactpersoon bij Euroclear. 3.14 Meld onmiddellijk elke elektrische storing aan draagbare elektrische apparaten of machines. De stekker van het apparaat of de machine moet uit het stopcontact worden gehaald en er moet een duidelijke waarschuwing worden aangebracht op het apparaat of de machine.

Euroclear informatiefiche inzake

bestrĳding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme Deze informatiefiche vormt een aanvulling op de minimumgedragsnormen van Euroclear. Euroclear verbindt zich ertoe te voorkomen dat haar systemen worden gebruikt voor het witwassen van geld of de financiering van terrorisme. WAT WORDT BESCHOUWD ALS WITWASSEN VAN GELD EN FINANCIERING VAN TERRORISME? Witwassen van geld omvat:

•

het omzetten van geld dat voortkomt uit een illegale activiteit in herbruikbare valuta;

• •

de illegale herkomst van geld verhelen of verhullen; en het gebruiken of bewaren van geld waarvan de illegale herkomst is gekend, met de bedoeling sporen van de illegale herkomst ervan weg te werken.

Financiering van terrorisme omvat:

•

het verschaffen of verzamelen van geld, op alle mogelijke manieren, met de bedoeling om het te gebruiken, of in de wetenschap dat het zal worden gebruikt, om, rechtstreeks of onrechtstreeks, terroristische daden te plegen.

Het verschil tussen de financiering van terrorisme en het witwassen van geld bestaat erin dat terroristen kunnen worden gefinancierd middels rechtmatig verkregen inkomsten. Zowel de financiering van terrorisme als het witwassen van geld zijn misdrijven. De schending van verplichtingen ter bestrijding van het witwassen van geld en van de financiering van terrorisme is strafbaar met zware boetes en/of gevangenisstraf.

HOE REAGEREN INDIEN U EEN CLIËNT, WERKNEMER OF CONTRACTANT VAN EUROCLEAR VERDENKT VAN BETROKKENHEID BIJ HET WITWASSEN VAN GELD OF DE FINANCIERING VAN TERRORISME?

•

• •

de verdenking onmiddellijk melden aan de Money Laundering Reporting Officer of lokale Compliance Officer (stuur een e-mail naar het compliance team om te vragen wie dat is); zo veel mogelijk informatie verzamelen in verband met uw vermoeden; en nalaten hierover ook maar enige bemerkingen tegenover de betrokken partijen te maken.

Minimumgedragsnormen van Euroclear Classificatie: intern gebruik Contractanten - September 2010

Wie zonder geldig excuus verzuimt om verdachte transacties aan te geven, loopt het risico van verbreking van zijn contract met Euroclear en van strafrechtelijke vervolging. Zodra u de verdenking hebt gemeld aan de aangestelde verantwoordelijke is aan elke statutaire verplichting in dit opzicht voldaan. Maak uw vermoeden nooit kenbaar aan de betrokken persoon of partij.

VERPLICHTINGEN INZAKE GEGEVENSOPSLAG De volgende documentatie moeten gedurende een periode van 5 jaar worden bewaard: • CDD-documenten (Customer Due Diligence); • transactiedocumenten; • interne en externe verslagen met betrekking tot het witwassen van geld en de financiering van terrorisme; en • voorlichtings- en opleidingsdocumentatie over het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

KENNISVERPLICHTING INZAKE DE BESTRIJDING VAN HET WITWASSEN VAN GELD EN DE FINANCIERING VAN TERRORISME U moet deelnemen aan alle opleidingssessies over de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme die Euroclear u vraagt bij te wonen.

VN- EN EU-EMBARGO’S EN SANCTIES VAN HET OFAC Euroclear leeft de embargo’s na die door de VN of de EU zijn opgelegd. We drijven geen handel met entiteiten of personen waarop een Verenigde Naties ("VN") of Europese Unie ("EU")embargo rust en we zullen in geval van een bestaande handelsrelatie de rekeningen blokkeren en de financiële middelen bevriezen. Voor de volledige en bijgewerkte lijst van de VN- en EU-embargo’s kunt u terecht bij het compliance team. Als niet-Amerikaanse financiële instelling moet Euroclear de sancties die het Office of Foreign Assets Control ("OFAC") uitvaardigt niet naleven. Amerikaanse burgers mogen evenwel geen zaken doen met of zaken afhandelen voor personen, entiteiten en landen die op de sanctielijst van het OFAC staan. Als u een Amerikaans staatsburger bent, gelieve de hulp en het advies in te winnen van het compliance team.

WIE KAN U HELPEN? Indien u vragen heeft, kunt u e-mailen naar: [email protected]


fraudepreventie Deze informatiefiche vormt een aanvulling op de minimumgedragsnormen van Euroclear. Euroclear stree ernaar haar eerlĳke en integere reputatie te beschermen. Ze trekt activiteiten aan op een open, eerlĳke en weige manier en zal geen handel drĳven met corrupte ondernemingen of individuen. •

WAT IS FRAUDE?

wat is de context van het vermaak? Een diner om de voltooiing van

Fraude is een juridisch concept. Alleen een rechtbank kan bepalen of en

een deal te vieren zal minder controversieel zijn dan een

wanneer er sprake was van fraude en de specifieke juridische definitie

uitnodiging voor een evenement aan een gemachtigde die een bod

varieert van land tot land. In de meest brede zin omvat fraude altijd het opzettelijk misleiden van iemand, meestal voor persoonlijk winstbejag of

voor een contract overweegt.

•

Marktmisbruik en witwaspraktijken zijn voorbeelden van fraude –

•

zijn/haar werkgever?

onderwerpen. Deze informatiefiche concentreert zich op de meest

•

wat is de aard van de voordelen die Euroclear kan verkrijgen van de ontvanger?

zullen worden geconfronteerd – het aanbieden en aanvaarden van

•

ongepaste vergoedingen.

welke functie bekleedt de ontvanger in de organisatie waarvoor hij/zij werkt? Kan hij/zij bijvoorbeeld contracten ondertekenen voor

raadpleeg de informatiefiches van de minimumgedragsnormen over deze waarschijnlijke grijze zones waarmee het personeel en contractanten

wat is de aard van de relatie tussen Euroclear en de ontvanger van het vermaak?

om andere individuen of ondernemingen schade te berokkenen.

is het vermaak proportioneel? Zou de ontvanger met redelijke regelmaat entertainment van een gelijkaardige waarde kunnen

WAT IS EEN VERGOEDING?

kopen met zijn/haar eigen middelen?

Vergoedingen kunnen giften, beloningen of andere voordelen zijn (vaak

•

financieel) die worden aangeboden om een persoon te overhalen om (niet) op een bepaalde manier te handelen. Er is sprake van ongepaste aanbieding en aanvaarding van vergoedingen wanneer het de bedoeling

zou

een

redelijke

persoon

het

vermaak

beschouwen

als

ongeoorloofd buitensporig?

•

is de uitnodiging transparant, is de ontvanger bijvoorbeeld verplicht het te melden aan zijn/haar werkgever?

is individuen te overhalen te handelen in strijd met de belangen van diegenen die zij bedienen (bijv. het publiek of hun werkgever). Hier wordt

“Faciliterende betalingen”:

vaak naar verwezen als “omkoping” of “corruptie”. Omkoping en

In sommige delen van de wereld is het gebruikelijk dat kleine sommen

corruptie

ernstige

(vaak “faciliterende betalingen” of “steekpenningen” genoemd) worden

(zoals het Verenigd

betaald door ondernemingen en worden aanvaard door gemachtigden,

Koninkrijk en de Verenigde Staten) kwalificeren corrupt gedrag van

om bepaalde processen te vergemakkelijken of ter ondersteuning van

mensen of ondernemingen die aan deze landen verbonden zijn als een

officiële acties. Er is geen directe link tussen faciliterende betalingen en

misdrijf, ongeacht waar in de wereld het gedrag zich manifesteert.

de dienst die wordt geleverd. Euroclear doet geen dergelijke betalingen

Merk op dat in de meeste landen corrupt gedrag strafbaar is met

(die in veel landen onwettig zijn). Als een individu of een onderneming

aanzienlijke gevangenistermijnen.

met wie u handel drijft een verzoek doet tot een betaling of een

worden

over

heel

de

wereld

behandeld

strafrechtelijke misdrijven. Sommige landen

als

vergoeding, dient u het verzoek te weigeren en zowel uw contactpunt bij

Aanvaarden van vergoedingen:

Euroclear als de lokale compliance officer onmiddellijk op de hoogte te

Euroclear heeft duidelijke regels over de aanvaarding van giften, zodat de

brengen. U bent gehouden niet verder te onderhandelen met dit individu

aanvaarding van ongepaste vergoedingen kan worden vermeden.

of deze onderneming zolang Compliance u daartoe geen toestemming

Raadpleeg de informatiefiche van de minimumgedragsnormen over de

geeft. Wanneer het individu of de onderneming u betalingen aanbiedt,

aanvaarding van giften.

dient u deze ook te weigeren en dit onmiddellijk te melden aan uw contactpunt bij Euroclear en de locale compliance officer.

Aanbieden van vergoedingen: vermaak kan aanbieden, zodat de aanbieding van ongepaste vergoedin-

MELDING VAN FRAUDE OF VERMOEDELIJKE FRAUDE

gen kan worden vermeden. Redelijk vermaak voor cliënten (zoals

Indien u weet of vermoedt dat fraude wordt gepleegd, dient u dit meteen

maaltijden,

en

te melden aan uw contactpunt bij Euroclear of aan Compliance. Als u het

aanvaardbaar. Er zijn echter geen vastomlijnde regels die vooropstellen

onmogelijk acht melding te doen via deze kanalen, of dit heeft gedaan

wanneer vermaak voor cliënten de grens van de ongepaste vergoeding

maar van mening bent dat de kwestie niet naar behoren werd behandeld,

overschrijdt. Houd rekening met de volgende vragen wanneer u vermaak

kan u gebruik maken van de procedure inzake klokkenluiden van

voor cliënten organiseert:

Euroclear. Raadpleeg de informatiefiche over klokkenluiden.

Euroclear heeft ook duidelijke regels over hoe en wanneer u een cliënt

seminaries,

sociale

evenementen)

is

wettelijk

Minimumgedragsnormen van Euroclear Classificatie: intern gebruik Contractanten – September 2010

WIE KAN U HELPEN? Indien u vragen heeft, kan u e-mailen naar: [email protected]


gegevensbescherming Deze informatiefiche vormt een aanvulling op de minimumgedragsnormen van Euroclear. Euroclear verbindt zich ertoe de persoonsgegevens die ze verzamelt of bewaart over cliënten, werknemers en andere derde partĳen te beschermen. WETGEVING INZAKE GEGEVENSBESCHERMING De wetgeving inzake gegevensbescherming is op twee belangrijke manieren op u van toepassing: • als individu wordt u beschermd door de wetgeving inzake gegevensbescherming; en • als werknemer dient u te weten hoe deze wetgeving na te leven bij de verwerking van informatie over andere personen (bijv. andere werknemers van Euroclear, contractanten of cliënten).

PRINCIPES INZAKE GEGEVENSBESCHERMING Gegevens: • moeten eerlijk en rechtmatig worden verwerkt; • mogen alleen worden verwerkt voor opgegeven en legitieme doeleinden;

• • • • • •

moeten adequaat, relevant en niet excessief zijn; moeten accuraat zijn; mogen niet langer worden bewaard dan nodig; moeten worden verwerkt overeenkomstig de rechten van de betrokkene; moeten veilig worden bewaard; en mogen niet worden verzonden naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij een voldoende niveau van bescherming wordt geboden.

PERSOONSGEGEVENS EN GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS Persoonsgegevens zijn gegevens met betrekking tot een levend individu wiens identiteit kan worden afgeleid uit de gegevens. De definitie van Persoonsgegevens bevat eveneens meningsuitingen over een individu. Gevoelige Persoonsgegevens zijn gegevens over de raciale of etnische afkomst van personen, hun politieke of religieuze overtuigingen of andere overtuigingen van die aard, lidmaatschap van een vakbond, seksuele geaardheid, gezondheid en crimineel verleden.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS EN GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS Verwerking betekent het verkrijgen, registreren of bewaren van gegevens of de bewerking ervan. Dit omvat de organisatie, de aanpassing of de wijziging van gegevens; het opzoeken, raadplegen, controleren of gebruiken van gegevens; de openbaarmaking van de gegevens door verzending, verspreiding of het beschikbaar maken ervan; of het verbeteren, combineren, blokkeren, wissen of vernietigen van de gegevens. Verwerking van gegevens kan alleen als aan één van de volgende criteria is voldaan: • de verwerking is toegelaten door de betrokkene;

• • •

de verwerking is nodig voor de uitvoering van een contract met de betrokkene; de verwerking is wettelijk vereist; de verwerking is nodig voor de bescherming van de vitale


belangen van de betrokkene; de verwerking is nodig voor de uitvoering van openbare functies; of • de verwerking is nodig voor het nastreven van de legitieme belangen van Euroclear. Voor de verwerking van Gevoelige Persoonsgegevens, moet minstens aan één van de volgende voorwaarden worden voldaan: • het individu heeft uitdrukkelijke toelating gegeven voor de verwerking. • de verwerking is wettelijk vereist. • de verwerking beschermt de vitale belangen van de betrokkene of van een ander individu; of

•

•

de verwerking maakt deel uit van de afhandeling van gerechtelijke of wettelijke procedures.

OVERDRACHT VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EER Overdracht gebeurt wanneer Persoonsgegevens in de EER worden verwerkt buiten deze ruimte. Dit kan eenvoudigweg door Persoonsgegevens te raadplegen, bijvoorbeeld wanneer een werknemer of een leverancier gevestigd te New York Persoonsgegevens raadpleegt in een database-server in Europa. Overdrachten van Persoonsgegevens buiten de EER zijn niet toegestaan zonder de implementatie van specifieke maatregelen. Bespreek voorgestelde overdrachten met de Data Protection Officers.

CONTROLE Net zoals de meeste ondernemingen controleert Euroclear de activiteiten van haar werknemers en derde partijen, teneinde te voldoen aan de verplichtingen inzake gezondheid, veiligheid en beveiliging, evenals aan de juridische en regulerende verplichtingen. Als het nodig is een aanzienlijke wijziging door te voeren in de huidige systematische controle, of een bijkomende controle uit te voeren naar aanleiding van een specifiek probleem, zal Euroclear een formele gedocumenteerde procedure volgen. Zo wordt gegarandeerd dat de controle evenredig en eerlijk is en geen afbreuk doet aan de relatie van wederzijds belang en vertrouwen tussen Euroclear en haar werknemers en derde partijen.

UW RECHTEN Euroclear bewaart persoonsgegevens over u. Net zoals de rechten van alle andere betrokkenen worden ook de uwe beschermd door de wet en bevatten zij het recht: • toegang te krijgen tot de gegevens die Euroclear over u bewaart;

• • •

verwerking tegen te gaan die u schade of ongemak berokkent; verwerking voor direct marketing tegen te gaan; en onjuiste gegevens te verbeteren, blokkeren, wissen of vernietigen.



informatie classificatie Deze informatiefiche vormt een aanvulling op de minimumgedragsnormen van Euroclear. Euroclear verbindt zich ertoe haar informatie, activa en mensen te beschermen. WAAROM INFORMATIE CLASSIFICEREN? De classificatie van informatie zorgt ervoor dat de gebruiker van de informatie zich bewust is van de vertrouwelijkheidstatus ervan. Informatie moet de door de auteur toegewezen classificatie behouden. Indien de informatie niet geclassificeerd is, moet ze als VERTROUWELIJK worden beschouwd totdat de eigenaar ervan een formele beoordeling heeft uitgevoerd. Informatie moet het juiste classificatielabel dragen zodat ze de gepaste beveiliging kan krijgen. De classificatie verschilt naar gelang de waarde, de gevoeligheid, het belang van de informatie en de wettelijke vereisten.

DE 5 CLASSIFICATIES

•

•

•

•

•

Extern Gebruik: informatie bestemd voor verspreiding buiten Euroclear, hetzij naar selecte groepen of het publiek in de ruime betekenis. Intern Gebruik: informatie bestemd voor verspreiding binnen Euroclear naar werknemers, tijdelijk personeel, contractanten en/of consultants van Euroclear die over een geldige, ondertekende overeenkomst beschikken met Euroclear. Vertrouwelijk: informatie bestemd voor verspreiding naar welbepaalde personen binnen of buiten Euroclear. Onrechtmatig gebruik of verspreiding zou een aanzienlijke impact kunnen hebben op Euroclear, haar cliënten, andere derde partijen of werknemers. Strikt Vertrouwelijk: informatie bestemd voor verspreiding naar welbepaalde personen binnen of buiten Euroclear. Onrechtmatig gebruik of verspreiding kan leiden tot ernstige schade, reputatieverlies of boetes voor Euroclear, haar cliënten, andere derde partijen of werknemers. Vertrouwelijk document van de Raad van Bestuur: informatie die wordt verspreid voor vergaderingen van de Raad van Bestuur of van het Comité van de Raad van Bestuur. De Directeurs van de Raad van Bestuur behandelen alle documenten conform de toepasselijke juridische verplichtingen inzake vertrouwelijkheid die zijn verbonden aan de positie van Directeur van de Raad van Bestuur. De Secretaris van elke entiteit dient ervoor te zorgen dat alle documenten van de Raad van Bestuur en van het Comité van de Raad van Bestuur voor hun entiteit voorzien zijn van deze voettekst. Documenten van de Raad van Bestuur en van het Comité van de Raad van Bestuur mogen geen ander classificatielabel krijgen. Vertrouwelijke documenten van de Raad van Bestuur dienen enkel verspreid te worden indien strikt noodzakelijk en verdere verspreiding ervan kan enkel gebeuren met de goedkeuring van de eigenaar.


PERSOONSGEGEVENS OF GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS? Bijkomend aan de 5 classificaties moet u bepalen of de informatie extra beveiliging vereist omdat ze kan worden beschouwd als: • Persoonsgegevens: gegevens met betrekking tot een persoon die kan worden geïdentificeerd aan de hand van deze gegevens. • Gevoelige Persoonsgegevens: gegevens over de raciale of etnische herkomst van een persoon, zijn politieke opinie, religieuze of andere overtuigingen, lidmaatschap van vakverenigingen, lichamelijke of geestelijke gezondheid, seksuele geaardheid en criminele procedures of veroordelingen.

HOE HET JUISTE CLASSIFICATIELABEL SELECTEREN?

WAT IS DE IMPACT?

•

•

•

•

Lage Impact: conflicterende besprekingen met één of meerdere cliënten – geen impact op de regulatoren – enig oponthoud in de productontwikkeling met gevolgen voor de bedrijfsvoering. Middelmatige Impact: licht beschadigde reputatie (korte artikelen in de pers) – moeilijke relatie met belangrijke cliënten gedurende verscheidene maanden – aanzienlijk oponthoud in de oplevering van projecten met aanzienlijke gevolgen voor de bedrijfsvoering. Hoge Impact: ernstig beschadigde reputatie (uitgebreide verslaggeving in de pers) – moeilijke relatie met belangrijke cliënten gedurende verscheidene maanden – ernstig oponthoud in de oplevering van projecten met gevolgen voor de concurrentiepositie – grondige inspectie door de regulatoren. Cruciale Impact: onherstelbaar beschadigde reputatie in de financiële wereld – definitief verlies van verscheidene belangrijke cliënten – strategische projecten moeten worden geannuleerd, met een gedwongen koerswijziging als gevolg – de regulatoren dreigen een deel van de activiteiten te sluiten.



mededingingsrecht Deze informatiefiche vormt een aanvulling op de minimumgedragsnormen van Euroclear. Euroclear verbindt zich tot een volledige naleving van de mededingingswetgeving en een sterke, eerlĳke, onaankelĳke concurrentie op al haar markten. HEEFT U BIJKOMENDE OPLEIDING NODIG? Als u betrokken bent bij • de prijsbepaling van producten en diensten van Euroclear; • de structurering van de producten, de diensten en de strategie van Euroclear (in het bijzonder koppelingen of andere diensten waarbij de structuur van de Euroclear-dienst een invloed kan hebben op de door een concurrent verleende dienst);

• • •

de verkoop van producten en diensten van Euroclear; openbare aangelegenheden; of omgang met een concurrent van de Euroclear groep of een lid van een relevante beroepsvereniging, op welke manier dan ook dan moet u contact opnemen met een mededingingsjurist van Euroclear voor een bijkomende opleiding.

WAT FUNDAMENTEEL WEL EN NIET MAG OM GEDRAG TE VERMIJDEN DAT IN STRIJD IS MET DE VRIJE MEDEDINGING Hieronder vindt u een kort overzicht van stappen die u dient te nemen teneinde inbreuken op de mededingingswetten te vermijden. • Maak geen vertrouwelijke informatie over Euroclear bekend aan iemand die niet tot de Euroclear groep behoort. Denk na over uw taalgebruik • Vermijd een taalgebruik dat suggereert dat een “markt” werd gedefinieerd omwille van de mededingingswetgeving en dat zou kunnen suggereren dat Euroclear zich in een dominante positie bevindt op een bepaalde markt. • Speculeer niet over de legaliteit of de illegaliteit van een activiteit (zelfs als iemand anders dat doet). Als u zich afvraagt of een activiteit al dan niet een inbreuk op de mededingingswetten vormt, contacteer dan een mededingingsjurist van Euroclear. • Gebruik geen woordenschat die als “schuldig” zou kunnen worden geïnterpreteerd. • Vermijd acties of taalgebruik die suggereren dat de Onderneming een strategie toepast gericht op de eliminatie van een concurrent. Vermijd in de mate van het mogelijke het gebruik van de term “markt” of “marktaandeel” in documentatie wanneer u het volume, de product- of activiteitenniveaus van Euroclear beschrijft. Deze term heeft in het mededingingsrecht een specifieke betekenis en kan verkeerd worden geïnterpreteerd. Beter gebruikt u termen als


“land”, “functie”, “activiteit”, “volume”, “depot” of “dienst”. Vermijd elke suggestie dat met concurrenten, effectenbeurzen of clearinginstellingen een bepaald standpunt is overeengekomen, in het bijzonder met betrekking tot gevoelige thema’s zoals prijsniveaus, strategie of cliënten, tenzij u dit eerst met de mededingingsjuristen van Euroclear hebt besproken. Prijzen en bedrijfsvoorwaarden

•

•

Prijzen of andere bedrijfsvoorwaarden voor cliënten mag u niet bepalen of wijzigen zonder voorafgaand het advies in te winnen van de mededingingsjuristen van Euroclear. • Prijzen of andere bedrijfsvoorwaarden die Euroclear aan haar cliënten aanbiedt, mag u niet met concurrenten overeenkomen of bespreken zonder voorafgaand het advies in te winnen van de mededingingsjuristen van Euroclear. • Stel geen speciale transacties voor zonder dat een dergelijk voorstel door de mededingingsjuristen van Euroclear is geëvalueerd. • Vermeld duidelijk de bron van elke prijsinformatie gekregen van een cliënt (zo wekt u niet de verkeerde indruk dat die informatie het resultaat is van gesprekken met een concurrent, wat illegaal kan zijn). Papieren en bestanden • Stel een agenda op en bewaar nauwkeurige notulen van alle vergaderingen met concurrenten. • Denk na over welke documenten u zult bewaren en hoe lang. • Schrijf niets op (noch voor intern, noch voor extern gebruik) waaruit blijkt dat prijzen zijn gebaseerd op iets anders dan het onafhankelijke bedrijfsoordeel van Euroclear. • Vermijd het onnodig bewaren van verschillende versies van hetzelfde document in uw bestanden of in uw computersysteem. • Bewaar geen onduidelijke, onvolledige of cryptische nota’s. Volg elk beleid inzake het bewaren en vernietigen van documenten op. Vernietig geen waardevolle documenten zonder de juridische afdeling daarover te raadplegen, tenzij dit in het voornoemde beleid inzake het bewaren en vernietigen van documenten wordt voorgeschreven. De juridische afdeling kan u helpen om richtlijnen te formuleren en beslissingen te nemen in dit verband.

WIE KAN U HELPEN? Indien u vragen heeft, kunt u e-mailen naar: [email protected] Voorafgaand aan elke communicatie met een mededingingsautoriteit moet u contact opnemen met een mededingingsjurist van Euroclear.


organisatieveerkracht Deze informatiefiche is van toepassing wanneer u zich in de gebouwen van Euroclear bevindt. Deze informatiefiche vormt een aanvulling op de minimumgedragsnormen van Euroclear. Euroclear stree naar de bescherming van de permanente beschikbaarheid van haar diensten aan de hand van veerkracht en de bescherming van haar mensen, sites en systemen. WAT IS ORGANISATIEVEERKRACHT?

U dient vertrouwd te zijn met de crisisstructuur die wordt beschreven in onderstaand

Organisatieveerkracht is een evolutie van bedrijfscontinuïteit. Bedrijfscontinuïteit

diagram.

betekent de mogelijkheid om te herstellen van, of om voort te werken tijdens, een onverwachte gebeurtenis. Organisatieveerkracht is een proactievere benadering met als doel de onderneming en haar infrastructuren bestand te maken tegen pannes of grote incidenten, aan de hand van een combinatie van herstelprocedures en crisisbeheer. Het doel is de gevolgen van een onvoorzien of onvermijdelijk incident te beletten of te beperken en het herstel te bespoedigen. Voorbeelden zijn technologische pannes of pannes van de telecommunicatiesystemen, slechte weersomstandigheden, stroompannes of zelfs terroristische aanslagen. De operaties van Euroclear worden als kritieke infrastructuur beschouwd, waardoor Euroclear een staat van paraatheid dient te handhaven om dergelijke incidenten het hoofd te bieden. Daarom hanteert Euroclear een hoogkwalitatief programma inzake organisatieveerkracht. Het Euroclear-team voor organisatieveerkracht bevindt zich binnen de afdeling Risk Management. Het houdt toezicht op het programma van de groep en wordt bijgestaan door coördinatoren voor bedrijfscontinuïteit op departementaal- en afdelingsniveau.

PRINCIPES INZAKE ORGANISATIEVEERKRACHT

•

Het welzijn en de bescherming van de werknemers van Euroclear tijdens een crisis zijn cruciaal.

• •

Maatregelen inzake veerkracht en bescherming zijn evenredig met het belang

De niveaus Gold, Silver en Bronze worden ondersteund door een crisismanagement-

van het activum, bijv. IT-systemen, gebouw, diensten, enz.

team op groepsniveau, met de bevoegdheid te reageren op IT- of operationele

Er worden regelmatige evaluaties uitgevoerd van de risico’s met betrekking tot

incidenten die meerdere locaties betreffen.

de permanente beschikbaarheid van kritieke diensten als gevolg van bijv.

•

technologische problemen, de onbeschikbaarheid van mensen of de

UW VERANTWOORDELIJKHEDEN

toegangsweigering tot de sites.

Als aanvulling op de maatregelen van Euroclear inzake veerkracht en bescherming

De hoofddiensten kunnen enkele losstaande pannes weerstaan. Operations

dient u:

zouden bijvoorbeeld kunnen voortwerken wanneer een telecomleverancier een

•

panne ondervindt.

•

contactgegevens en de contactgegevens van de personen ingeval van nood

Er worden regelmatig tests en oefeningen uitgevoerd om een hoge staat van paraatheid te bewaren.

•

ervoor te zorgen dat u HR van Euroclear uw huidige persoonlijke

bezorgt;

•

Informatie over organisatieveerkracht is beschikbaar voor personen die toegang nodig hebben. Persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor

aan uw contactgegevens;

•

overeengekomen doeleinden en worden bewaard en beschermd conform de beleidslijn inzake gegevensbescherming van Euroclear.

uw contactpersoon binnen Euroclear op de hoogte te houden van wijzigingen

het contactnummer van uw contactpersoon bij Euroclear te bewaren op een gemakkelijk toegankelijke manier (bijv. in een telefoon);

•

het noodnummer van uw locatie op een gemakkelijk toegankelijke manier te bewaren; en

CRISISMANAGEMENTSTRUCTUUR

•

het kaartje met de gegevens van de crisiswebsite te bewaren op een plaats die

Crisismanagement betekent de voorbereiding van het antwoord van de onderneming

toegankelijk is tijdens een crisis en uw noodcontactpersoon een kopie te

op onvoorziene omstandigheden. Euroclear beschikt over een crisismanagementteam

bezorgen.

met een reeks tools (bijv. noodhulplijnen, een gespecialiseerde crisiswebsite) om te communiceren met de werknemers ingeval van een incident.


WIE KAN U HELPEN Indien u vragen heeft, kunt u e-mailen naar: [email protected]


preventie marktmisbruik

Deze informatiefiche vormt een aanvulling op de minimumgedragsnormen van Euroclear. Euroclear verbindt zich ertoe haar ondernemingen te beschermen tegen marktmisbruik en misbruik van bevoorrechte informatie in haar bezit. WAT IS MARKTMISBRUIK?

3.

maak geen bevoorrechte informatie bekend aan

externe

Regels met betrekking tot marktmisbruik zijn er om de integriteit van de

personen (bijv. registerhouders, corporate agents) tijdens de

financiële markten te beschermen en om gedragingen te vermijden van

normale uitvoering van uw activiteiten of aan cliënten, zelfs als de

een individu of een groep die de markt verstoren, die hen een oneerlijk

informatie betrekking heeft op hun eigen onderneming, tenzij de

voordeel opleveren of die anderen onredelijk benadelen. Marktmisbruik

•

het scheppen van valse of misleidende indrukken met betrekking tot de prijs van, of de markt voor, een effect (marktmanipulatie); of

•

businessactiviteiten van Euroclear de bekendmaking vereisen; en

4.

kan het gevolg zijn van:

het gebruik van informatie die niet-publiek beschikbaar is

geef niemand beleggingsadvies of handelsadvies op basis van bevoorrechte informatie.

WAT WEL MAG: 1. beperk de bekendmaking van bevoorrechte informatie tot zo

(handelen met voorkennis).

weinig mogelijk personen;

De term ‘effecten’ omvat, maar is niet beperkt tot, het volgende: aande-

2.

futures en contracts for difference (’CFDs’).

WAT IS BEVOORRECHTE INFORMATIE? Bevoorrechte informatie is specifiek, niet-publiek en prijsgevoelig. Met

zorg ervoor dat iedereen aan wie u de informatie dient bekend te maken weet dat de informatie bevoorrecht is;

len, schuldinstrumenten, warranten, depotbewijzen, opties op effecten,

3. 4. 5.

andere woorden, de informatie zou de prijs van de effecten van een

classificeer de informatie als “strikt vertrouwelijk”; bescherm de informatie met een wachtwoord indien mogelijk; en meld

vermoedelijke

gevallen

van

marktmisbruik

aan

het

compliance team.

onderneming beïnvloeden indien ze bekend gemaakt zou worden. Voorbeelden van bevoorrechte informatie kunnen zijn: plannen in verband

HET MELDEN VAN PERSOONLIJKE TRANSACTIES

met herstructurering, een corporate event (bijv. een fusie, een

De wetgeving van het Verenigd Koninkrijk en van België legt Euroclear de

kapitaalsverhoging), markttransacties die duiden op activiteit door een

verplichting op ervoor te zorgen dat haar contractanten die diensten

cliënt,

winstwaarschuwingen,

verlenen aan het commerciële team van het filiaal te Londen van

tussentijdse resultaten, informatie over transacties of rekeningen van

Euroclear SA/NV en/of aan de beleggingsdiensten en aanvullende

cliënten.

diensten

WAT IS HANDELEN MET VOORKENNIS?

persoonlijke transacties en deze informatie op verzoek onmiddellijk

Handelen met voorkennis is het misbruik van bevoorrechte informatie en

bezorgen aan Euroclear.

wordt gepleegd door:

Daarom dient u, zolang u werk uitvoert voor Euroclear, alle persoonlijke

•

het gebruik van de bevoorrechte informatie als een basis voor

transacties in effecten te melden aan uw werkgever – niet aan Euroclear

handel voor eigen rekening, al dan niet rechtstreeks; of/en

– gedurende de duur van het werk dat u verricht voor Euroclear indien u

het bezorgen van bevoorrechte informatie aan iemand anders zodat

diensten verleent aan:

zij deze informatie voor eigen voordeel kunnen gebruiken.

• •

•

beleningstransacties

van

aandelen,

Handelen met voorkennis is een misdrijf en kan leiden tot sancties tegen

van

Euroclear

Bank,

een

register

bijhouden

van

hun

het commerciële team van Euroclear gevestigd te Londen; of de beleggingsdiensten en aanvullende diensten van Euroclear

een individu en/of een Euroclear Onderneming. De wet maakt geen

Bank. De beleggingsdiensten en –activiteiten van Euroclear zijn:

onderscheid tussen het vernemen van bevoorrechte informatie tijdens de

Orderrouting van FundSettle, buy-ins voor het programma inzake

normale uitvoering van uw taken of het opvangen van een gesprek op

effectenbeleningen, Corporate actions en transacties voor eigen re-

straat. Indien u ‘redelijkerwijze weet’ dat de informatie bevoorrecht is, en

kening door het departement Treasury. Aanvullende diensten die

vervolgens deze informatie gebruikt, begaat u een misdrijf.

door Euroclear Bank worden aangeboden omvatten safekeeping en

WAT FUNDAMENTEEL WEL EN NIET MAG OM MARKTMISBRUIK TE VERMIJDEN

administratie van financiële instrumenten voor rekening van cliënten, met inbegrip van custody en gerelateerde diensten, zoals

Om beschuldigingen van handel met voorkennis, of de indruk ervan, te

cash-/onderpandbeheer.

vermijden dient u deze eenvoudige regels na te leven:

De enige uitzonderingen op deze regel zijn:

WAT NIET MAG: 1. bespreek geen bevoorrechte informatie op openbare plaatsen, met

•

beheer van een rekening (waar de investeringsmanager alle

inbegrip binnen de Euroclear gebouwen;

2.

beleggingsbeslissingen neemt zonder voorafgaande communicatie

laat tijdens uw afwezigheid geen bevoorrechte informatie achter op uw computerscherm, op uw bureau of op andere zichtbare

transacties uitgevoerd onder een overeenkomst tot discretionair

over de transactie);

•

transacties uitgevoerd in units of aandelen in collectieve beleggingsschema’s die voldoen aan de UCITS Richtlijnen.

plaatsen;


WIE KAN U HELPEN? Indien u vragen heeft, gelieve een e-mail te sturen naar. [email protected]

Minimumgedragsnormen van Euroclear

Recommend Documents