Microsoft
Word
Hromadná korespondence Mgr. Jan Veverka Střední odborná škola sociální – Evangelická akademie
Hromadná korespondence • Funkce hromadná korespondence umožňuje vytvoření malé databáze (tabulky) která obsahuje např. jména, adresy, oslovení apod. a z této tabulky se jednotlivá pole vkládají automaticky do vytvořeného dokumentu (hotová stránka se tiskne opakovaně – každý tisk s jedním záznamem v tabulce - např. jméno) • hromadná korespondence se používá zejména při tvorbě dopisu adresovaného různým příjemcům, poštovních obálek, pozvánek apod. (nemusí tedy nutně sloužit pouze k tisku obálek či dopisů) Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-2-
Hromadná korespondence • základem pro tuto funkci je vytvoření dokumentu, který bude jednotlivá pole z tabulky využívat (klasický dokument, ve kterém se ponechá místo na umístění položek z databáze (obdélník pro adresu apod.) A tak si vytvoříme ve Wordu pozvánku na očkování. Bude kromě textu obsahovat i klipart. V horní části záměrně vynecháme prázdné místo, aby se zde mohla vypisovat adresa Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-3-
Vzor místo pro vložení políček z tabulky adres
Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-4-
Průvodce hromadnou korespondencí • při vytváření tabulky s adresami dojde k vytvoření externího souboru (umístěného v dokumentech v adresáři Zdroje dat) a tento soubor se prováže s vytvořeným dokumentem • tvorba souboru a provázání s provede na kartě Korespondence>Spustit hromadnou korespondenci • celý postup je možné vyřešit pomocí tlačítek v panelech nebo pomocí podrobného průvodce
Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-5-
Průvodce hromadnou korespondencí • v prvním kroku je třeba zvolit, jaký typ dokumentu bude používán (u obálek např. lze nastavit typovou obálku a její adresy odesílatele i příjemce, u dopisu pole s oslovením apod.) výběr typu ovlivní možnosti nastavení v dalších krocích (štítky – velikosti štítků, obálky – typ obálek nebo rozměry apod.) po výběru – kliknout na příkaz Další
Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-6-
Průvodce hromadnou korespondencí Použít aktuální dokument: do hotového a otevřeného dokumentu se vloží jednotlivá pole z tabulky s adresami
Začít ze šablony: na základě šablony se vytvoří nový soubor do kterého se pole z tabulky s adresami vloží
Začít z existujícího dokumentu: otevře se již hotový dokument (neotevřený) a do něho se vloží adresy >Další Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-7-
Průvodce hromadnou korespondencí pokud uživatel používá adresář aplikace Outlook, je možné příjemce vybrat z něj (v kontaktech Outlooku musí být vyplněné adresy) vytvořit novou strukturu i obsah tabulky s adresami (po výběru kliknout na Další, nebo na příkaz Vytvořit)
v případě že je seznam již vytvořený nalistuje se pomocí tlačítka Procházet (většinou v dokumentech > adresáři Zdroje dat) >Další Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-8-
Vytvoření nového seznamu s adresami pokud je vyhovující skladba nabízených polí, je možné postupně tato pole vyplnit po vyplnění jednoho záznamu se další začne vyplňovat tlačítkem Nová položka Jeden celý záznam se odstraní: Odstranit položku Mgr. Jan Veverka
PRO VYTVOŘENÍ VLASTNÍ STRUKTURY s použije tlačítko Vlastní 12.2.2012
-9-
Vytvoření vlastní struktury adres Názvy polí lze přidat (vlastní) Názvy lze odstranit
Názvy lze přejmenovat pořadí položek lze určit tlačítky Nahoru a Dolů
pro potřeby naší práce je třeba tato struktura Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-10-
Zadání adres nová adresa
vymazat adresu
Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-11-
Průvodce hromadnou korespondencí • po ukončení zápisu adres > tlačítko OK • tabulku (databázi) se zapsanými daty je třeba uložit pod vhodným názvem (standardně se používá adresář Zdroje dat v Dokumentech) • soubor má databázovou příponu *.mdb (lze otevřít také v MS Access • po uložení se zobrazí struktura a obsah vlastního souboru
Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-12-
Propojení databáze a dokumentu záznamy které se vloží do dokumentu jsou označené zatržítkem vytváření nového seznamu příjemců se ukončí OK
záznamy lze dodatečně změnit výběrem souboru a tlačítkem Upravit Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
dojde k návratu na krok Výběr příjemce – tam se tentokrát nechá zvoleno Použít existující seznam -13-
Propojení databáze a dokumentu - vytvoření dopisu • v této chvíli je možné upravit
pole se vkládají tam kde je kurzor Mgr. Jan Veverka
rozložení i podobu celého dokumentu a hlavně se do něj vloží jednotlivé údaje z vytvořeného seznamu • ve standardních dopisech je možné použít předdefinovaný Blok adresy (jeho rozložení nelze měnit a vychází z původních polí tabulky nikoliv uživatelem navržených) • v dopisech využívající uživatelem navrhnutá pole adresy se zvolí Další položky 12.2.2012
-14-
Vložení polí do dokumentu pokud uživatel vytvořil vlastní položky v databázi příjemců, je třeba vybrat Vložit: databázová pole výběrem položky a stisknutím tlačítka Vložit se do dokumentu vloží pole z databáze zobrazení vložených databázových polí přímo v dokumentu
lze změnit formát písma, velikost apod. položky je možno rozdělit na více řádků na příslušném místě klávesou ENTER Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-15-
Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-16-
Zobrazení s adresami • po nadefinování jednotlivých polí kliknout tlačítko další – dojde ke zobrazení konkrétních adres • posun mezi jednotlivými adresami se provede pomocí šípek v podokně úloh po dokončení lze dokument vytisknout (vytiskne se tolikrát, kolik bylo zvoleno adres k vložení) po uložení je soubor provázán s databázovým zdrojem adres. Při novém otevření se zobrazí výzva zda-li se má provést spuštění příkazu SQL (databázový příkaz) je třeba zvolit ANO Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-17-
Náměty • obálky • vyrozumění o přijetí • pozvánky na oslavu, sraz třídy (Přezdívka, Jméno, Adresa apod.) • diplomy
Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-18-
Konec prezentace
Mgr. Jan Veverka
12.2.2012
-19-
