Škola: Autor: DUM: Vzdělávací obor: Tematický okruh: Téma:
Masarykovo gymnázium Vsetín Mgr. Petr Koňařík MGV_VT_SS_1S3-D08_Z_WORD_HR_KOR.docx Informatika MS Word Hromadná korespondence
INFORMATIKA MS WORD, HROMADNÁ KORESPONDENCE ÚVOD Představte si situaci, že potřebujete stejný dopis poslat třeba třiceti různým adresátům. Zdá se to být jednoduché, třicetkrát dopis vytisknete, třicetkrát jej zabalíte do obálky a pošlete. Může ale nastat situace, kdy na každém dopisu budete potřebovat jiné oslovení, či na něj přímo vytisknout adresu. K tomuto nám dobře poslouží užitečná funkce Wordu – hromadná korespondence. Může tak lehce vzniknout našich třicet dopisů se stejným textem a různou adresou. My si zkusíme takový dokument vytvořit.
Postup při vytváření hromadné korespondence -
Vytvoření zdroje dat. Tím rozumíme například databázi adres. Např. tabulka ve Wordu, Excelu, databáze apod. Vytvoření vzorového dokumentu. Je potřeba v něm vynechat místo tam, kde budeme chtít vložit údaje z databáze. Nastavení vstupních údajů ze zdroje dat do vzorového dokumentu. Sloučení dat, je to poslední operace v procesu tvorby hromadné korespondence. Dojde při něm ke spárování vzorového dopisu a údajů z databáze.
Vytvoření zdroje dat V novém dokumentu si vytvoříme tabulku, kde budou požadované údaje. Rozměry tabulky ani její rozsah není pro práci s hromadnou korespondencí nijak limitující. Může vypadat podobně jako na obrázku 1. Nesmíme ale zapomenout na první řádek, kde bude uvedeno označení sloupců.
Obrázek 1 Ukázka zdroje dat pro hromadnou korespondenci
Vytvoření vzorového souboru Je to naprosto běžný dokument Word, který budeme chtít použít. Jediný rozdíl je ten, že bude obsahovat místa se speciálními odkazy, které určují jaké položky a kde se budou v dokumentu exportovat. Nyní si vytvoříme vzorový dopis v novém dokumentu. - Na pásu karet klikněte na kartu Korespondence. - Vyberte položku Spustit hromadnou korespondenci, kde vyberete Podrobný průvodce hromadnou korespondencí (viz obr. 2), která vás pomocí průvodce provede celým procesem.
Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky
1/5
Obrázek 2 Spuštění průvodce
-
Vzhledem k tomu, že se chystáme vytvořit dopis, tak v prvním kroku průvodce (viz obr. 3) vybereme Dopisy a klepneme na odkaz další.
Obrázek 3 Výběr typu dokumentu
-
V druhém kroku (viz obr. 4) vybereme volbu Použít aktuální dokument. Tento dokument nám bude sloužit k sestavení dokumentu hromadné korespondence.
Obrázek 4 Výběr dokumentu
-
Dále si vybereme zdroj dat, který chceme použít. V našem případě to bude vytvořená Wordovská tabulka, ale jak vidíte, není to jediná možnost, která se dá použít. Dále stiskneme Procházet, a vybereme si „naši“ tabulku, která se nám zobrazí jako na obrázku 6.
Obrázek 5 Výběr zdroje dat Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky
2/5
Obrázek 6 Příjemci hromadné korespondence
-
V okně Příjemci hromadné korespondence si vybereme ty, kterým chceme dopis poslat. Jde to pouhým zatrháváním položek. Až budeme hotovi, tak v dalším kroku průvodce si vybereme Blok adresy (viz obr 7). Poté se nám zobrazí okno Vložit blok adresy a vybereme položku Shoda polí, kde nastavíme párování (viz obr. 8)
Obrázek 7 Výběr bloku adresy
Obrázek 8 Nastavení spárování
-
Poté si můžeme jednotlivé dopisy prohlédnout a cokoliv v nich poupravit pomocí náhledů (viz obr. 9).
Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky
3/5
Obrázek 9 Úprava dopisů
-
Dále nám už zbývá pouze dokončit průvodce a dokument vytisknout, uložit či na něm provést poslední úpravy. Konečný dopis může vypadat podobně jako na obrázku 10.
Obrázek 10 Příklad využití hromadné korespondence v dopisu
Pokud se rozhodnete dokument uložit k pozdějšímu použití, tak musíte dbát na to, abyste nechali na původním místě i soubor se zdrojem dat. V opačném případě dokument nebude funkční.
Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky
4/5
SEZNAM ZDROJŮ [1] KLATOVSKÝ, Karel. Microsoft Word 2010 nejen pro školy. 1. vyd. Kralice na Hané: Computer Media s. r. o., 2010. ISBN 987-80-7402-075-9.
SEZNAM OBRÁZKŮ OBRÁZEK 1 UKÁZKA ZDROJE DAT PRO HROMADNOU KORESPONDENCI ................................................................................................................ 1 OBRÁZEK 2 SPUŠTĚNÍ PRŮVODCE ................................................................................................................................................................ 2 OBRÁZEK 3 VÝBĚR TYPU DOKUMENTU.......................................................................................................................................................... 2 OBRÁZEK 4 VÝBĚR DOKUMENTU ................................................................................................................................................................. 2 OBRÁZEK 5 VÝBĚR ZDROJE DAT ................................................................................................................................................................... 2 OBRÁZEK 6 PŘÍJEMCI HROMADNÉ KORESPONDENCE ....................................................................................................................................... 3 OBRÁZEK 7 VÝBĚR BLOKU ADRESY ............................................................................................................................................................... 3 OBRÁZEK 8 NASTAVENÍ SPÁROVÁNÍ ............................................................................................................................................................. 3 OBRÁZEK 9 ÚPRAVA DOPISŮ ...................................................................................................................................................................... 4 OBRÁZEK 10 PŘÍKLAD VYUŽITÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE V DOPISU .............................................................................................................. 4
METODICKÝ LIST Název školy Číslo projektu Autor Název šablony Název DUMu Stupeň a typ vzdělávání Vzdělávací oblast Vzdělávací obor Tematický okruh Druh učebního materiálu Cílová skupina Anotace Vybavení, pomůcky Klíčová slova Datum
Masarykovo gymnázium Vsetín CZ.1.07/1.5.00/34.0487 Mgr. Petr Koňařík III/2 – Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT MGV_VT_SS_1S3-D08_Z_WORD_HR_KOR.docx Gymnaziální vzdělávání Informační a výpočetní technika Informatika MS Word Pracovní list - učitel Žák, 15 – 19 let Pracovní list určen do výuky studentům, podklad pro vlastní poznámky, nutno doplnit výkladem vyučujícího Počítač Hromadná korespondence, zdroj dat, adresa 14.10.2012
Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky
5/5
