2012
Ing. Pavel BOHANES
Hromadná korespondence MS Word 2007
Popis pro vytvoření propojeného dokumentu se zdrojem dat pro hromadnou korespondenci
Hromadná korespondence
Soukromá střední odborná škola Frýdek-Místek, s.r.o. T.G.Masaryka 456 Frýdek-Místek 738 01
Textový procesor (editor) MS Word je jednou z možností, jak vytvořit propojený dokument se zdrojem dat, nebo možnosti tisku adresních štítků na obálky. V tomto výukovém materiálu se podíváme, jak vytvořit hromadný dokument/text, který obsahuje shodné tělo dokumentu a propojená pole s požadovanými údaji, které jsou v každém dopise odlišné.
OBSAH Hromadná korespondence ..................................................................................................... 3 Hlavní dokument: .............................................................................................................. 3 Propojení dokumentu se zdrojem: ..................................................................................... 3 Vložením polí hromadné korespondence do dokumentu: ................................................. 3 Náhled a dokončení hromadné korespondence ................................................................. 3 Průvodce hromadnou korespondencí .................................................................................... 3 1. Krok: .................................................................................................................................. 3 2. Krok: .................................................................................................................................. 4 3. Krok: .................................................................................................................................. 4 4. Krok: .................................................................................................................................. 5 5. Krok: .................................................................................................................................. 6 6. Krok: .................................................................................................................................. 6
Hromadná korespondence Hromadná korespondence slouží pro vytvoření formulářových dopisů posílaných mnoha zákazníkům (např. vánoční, velikonoční pozdravy apod.) štítků pro adresy atd. Každý dopis nebo štítek obsahuje stejný druh informací, ale vlastní obsah je jedinečný. Např. jméno, adresa, oslovení…. Tyto informace ke každém dopisu či štítku jsou uloženy ve zdroji dat. Zpracování korespondence zahrnuje následující celkové kroky:
Hlavní dokument: obsahuje totožný text a grafiku pro každý dopis/dokument, například zpáteční adresa, oslovení ve formulářovém dopisu, logo firmy, stejné tělo dopisu atd.
Propojení dokumentu se zdrojem: zdroj dat je soubor (*.xls, *.txt, *.csv…) obsahující informace, které chcete vložit do dokumentu. Jsou to například oslovení, jména a adresy příjemců dopisu atd. Microsoft Office Word 2007 vytvoří hlavní dokument pro každý záznam/řádek ve zdrojovém souboru. Jestliže je zdrojovým seznam adresátů, budou těmito položkami pravděpodobně data vhodná pro adresu adresáta. Pokud chcete vytvořit dokument pouze z určitých položek zdrojového souboru, můžete tyto položky jednotlivě použít kdekoli v dokumentu, nemusí tedy být použit záznam ze zdrojových dat
Vložením polí hromadné korespondence do dokumentu: budou po zpracování hromadné korespondence tato pole vyplněna informacemi ze zdrojového souboru. Náhled a dokončení hromadné korespondence: před vytištěním všech dokumentů můžete zobrazit náhled každého dokumentu. V pásu karet Korespondence, v sekci spustit hromadnou korespondenci, rozklikneme položku spustit hromadnou korespondenci a vybereme možnost Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. Poznámka: spusťte aplikaci Word a ponechejte jej otevřený. Kdybyste jej zavřeli, nebudou příkazy popsané v dalším kroku k dispozici.
Průvodce hromadnou korespondencí 1. Krok:
Klikněte na typ dokumentu, který chcete vytvořit. Můžete například vytvořit tyto dokumenty: Dopisy, e-mailové zprávy: Základní obsah je ve všech dopisech nebo zprávách stejný, ale každý obsahuje specifické informace o jednotlivých příjemcích, například jméno, adresu nebo určitou informaci. Klikněte na položku Dopisy nebo E-mailové zprávy a vytvořte tak příslušný typ dokumentu Obálky, adresní štítky: Zpáteční adresa bude na všech obálkách stejná, ale adresa příjemce bude na každé jedinečná. Klikněte na položku Obálky a určete předvolby velikosti obálky a formátování textu na kartě Možnosti pro obálky dialogového okna Možnosti pro obálky. Klikněte na položku Štítky a určete předvolby typu štítku v dialogovém okně Možnosti štítku. Stránka 3 z 6
Adresář: V každé položce je zobrazen stejný druh informací, například název a popis, ale název a popis každé jednotky je jedinečný. Chcete-li vytvořit tento typ dokumentu, klikněte na položku Adresář. Poznámka: potřebujete-li v průběhu zpracování hromadné korespondence práci kdykoli přerušit, musíte hlavní dokument uložit a dokončit práci později. Microsoft Office Word 2007 zachová data i informace o polích.
2. Krok:
klikněte na Další, budeme vybírat počáteční dokument. Použít aktuální dokument hlavní tělo dokumentu se vytvoří z právě otevřeného dokumentu. Začít ze šablony tato volba Vám umožní vybrat šablonu, na jejichž základě bude proveden dokument určený pro naší hromadnou korespondenci, tuto lze samozřejmě přizpůsobit svým požadavků. Začít z existujícího dokumentu, začínáte z existujícího dokumentu Hromadné korespondence, který můžete samozřejmě také měnit dle svých požadavků.
My máme vybranou položku Použít aktuální dokument a stiskneme Další Poznámka: z obrázku je patrné že se můžeme libovolně vracet ve svých krocích.
3. Krok:
v tomto kroku budeme vybírat, komu tyto dopisy budou adresovány z našeho zdroje dat. Nyní vybereme zdroj dat. Použít existující seznam: tato volba nám umožní vybrat jména adresy a jiné údaje ze souboru nebo databáze. Vybrat z kontaktů aplikace Outlook: tato volba nám umožní vybrat jména adresy a jiné údaje z kontaktu MS Outlook.
Zadat nový soubor: tato volba nám umožní vybrat jména adresy a jiné údaje ze souboru, který nyní vytvoříme.
Stránka 4 z 6
My použijeme již vytvořený zdroj dat ze souboru v mém případě: ZDROJ DAT Jméno Adresa Město PSČ Stát Titul Oslovení.docx, který obsahuje data, jež jsou oddělena v mém případě „;“. Kde pole není vyplněno, je pouze prázdný znak který odděluje „;“. Poznámka: zdroj dat nesmí být otevřen, pokud jej chceme použít. Zdroj dat může vypadat například takto: Jméno; Příjmení; Adresa; Město; PSČ; Stát; Titul; Oslovení; Pavel; Pavel; TGM 123; Frýdek-Místek; 73801; Česká republika; Ing.; Vážený pán; Petr; Ota; Jiná 12; Aš; 12345; Česká republika; ; Vážený pán; Jan; Roháč; Smrková5; Dubé;
23456; Česká republika; ; Vážený pán;
Ján; Kolár; Ostravská45; Žilina; 32165; Slovenská republika; Mgr.; Vážený pán;
Na obrázku výše můžete vidět, kde se zdroj dat nachází, je možné některé položky vynechat, můžeme filtrovat (např. podle města) a podobně.
4. Krok:
Pokud potřebujete, můžeme nyní měnit obsah nebo design našeho hlavního dokumentu a přidat informace. Pokud je vše v pořádku, začneme vkládat naše pole s jednotlivými údaji, které jsou uloženy ve zdroji dat. Nyní přistoupíme k vytvoření našeho dopisu. Budeme přidávat: Bloky adres Řádek s pozdravem Elektronické razítko, zde ale musí bát nainstalován příslušný software Další položky Stránka 5 z 6
5. Krok: tento krok se zabývá zobrazením náhledu na náš dokument. Můžeme zde zkontrolovat jednotlivé příjemce, některé můžeme vyřadit pomoci tlačítka Vyloučit tohoto příjemce. Pohybovat po jednotlivých dokumentech se můžeme pomocí sady tlačítek se šipkami vlevo a vpravo. Po dokončení kontroly můžeme stisknout tlačítko Další, pro dokončení hromadné korespondence.
6. Krok:
v posledním kroku je již vygenerovaný dopis hromadné korespondence. I zde je ještě možnost úpravy dokumentu. Stiskem možnosti Upravit jednotlivé dopisy, se vše sloučí do nového dokumentu. Stiskem možnosti Tisk se dokument sloučí a odešle na tiskárnu, která je defaultně nastavená v našem systému. Pro tento dokument Hromadné korespondence se zobrazí pás karet, kde můžeme procházet
dopisy v náhledu. I zde můžeme dokument editovat, dokončit, sloučit a podobně. Stránka 6 z 6
