Dr. Pétery Kristóf
Microsoft Office 2007
Mercator Stúdió 2011.
Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is.
Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf
ISBN 978-963-607-873-7
© Dr. Pétery Kristóf PhD, 2011 © Mercator Stúdió, 2011
Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489 www.akonyv.hu, www.peterybooks.hu www.facebook.com/mercator.studio Office 2007
4
Első lépések
TARTALOM TARTALOM ..................................................................................... 4 ELŐSZÓ ......................................................................................... 15 WORD – SZÖVEGSZERKESZTÉS ............................................... 21 Első lépések ................................................................................ 23 A program indítása .................................................................. 24 A Word szerkesztőablaka ........................................................ 32 Összefoglalás .......................................................................... 46 Fájlkezelés .................................................................................. 46 Az Office gomb fájlkezelő parancsai ....................................... 46 Új dokumentum létrehozása .................................................... 49 Létező dokumentum megnyitása ............................................. 52 Sérült fájl megnyitása .............................................................. 59 Állományok megkeresése ....................................................... 61 Több dokumentum megnyitása ............................................... 64 Dokumentum mentése ............................................................ 67 Exportálás-importálás .............................................................. 72 Változatok kezelése................................................................. 74 Állományok törlése .................................................................. 74 Dokumentum bezárása ........................................................... 75 A munka befejezése ................................................................ 75 Összefoglalás .......................................................................... 76 A Súgó használata ...................................................................... 76 A súgó ..................................................................................... 77 Összefoglalás .......................................................................... 85 Alapvető beállítások .................................................................... 85 Nézetmód változtatása ............................................................ 85 Az ablak felosztása ................................................................. 99 Az eszköztárak módosítása ................................................... 102 Más, fontos beállítások .......................................................... 111 Összefoglalás ........................................................................ 112 Alapvető műveletek ................................................................... 113 Szövegbevitel és módosítás .................................................. 113
TARTALOM
5
A Visszavonás parancs használata ....................................... 125 Mozgás a szövegben............................................................. 126 A szöveg javítása .................................................................. 127 Szövegrészek kijelölése ........................................................ 128 Vágás, másolás és mozgatás ................................................ 134 Keresés és csere ................................................................... 140 Összefoglalás ........................................................................ 147 Formázás .................................................................................. 148 Lap- és margóbeállítás .......................................................... 148 A laptördelés szabályozása ................................................... 153 Szöveg formázása ................................................................. 164 Bekezdések formázása ......................................................... 176 Általános formázás ................................................................ 185 Sablonok ............................................................................... 206 Összefoglalás ........................................................................ 223 Dokumentum-finomítás ............................................................. 223 Stílusok és oldalszámozás .................................................... 223 Fejlécek és láblécek .............................................................. 253 Helyesírás és nyelvtani ellenőrzés ........................................ 260 Összefoglalás ........................................................................ 275 Nyomtatás ................................................................................. 275 A dokumentum előkészítése nyomtatásra ............................. 276 Nyomtatási kép ...................................................................... 276 A nyomtató beállítása ............................................................ 277 Alapvető nyomtatási beállítások ............................................ 281 A dokumentum kinyomtatása ................................................ 284 Összefoglalás ........................................................................ 286 Emelt szintű műveletek.................................................................... 287 Táblázatok ............................................................................. 287 Kép és grafika kezelése ........................................................ 320 Objektumok importálása ........................................................ 344 Körlevelezés .......................................................................... 348 Szűrések ............................................................................... 376 Különleges utasítások ........................................................... 377 Összefoglalás ........................................................................ 386 EXCEL – TÁBLÁZATKEZELÉS .................................................. 387 Office 2007
6
Első lépések Fogalmak magyarázata............................................................. 388 A táblázatkezelés első lépései .................................................. 391 Indítás.................................................................................... 391 Az Excel munkaablak ............................................................ 393 Új dokumentum létrehozása .................................................. 399 Létező dokumentum megnyitása ........................................... 403 Több dokumentum megnyitása ............................................. 404 Dokumentum mentése .......................................................... 406 Dokumentum bezárása ......................................................... 408 Exportálás-importálás ............................................................ 408 A Súgó használata ................................................................ 415 Beállítások elvégzése ............................................................ 415 Nézetmód változtatása .......................................................... 416 Az ablak felosztása ............................................................... 422 Ablakok kezelése .................................................................. 423 Az eszköztár módosítása ...................................................... 425 A szalagok testre szabása..................................................... 427 Összefoglalás ........................................................................ 432 Cellák ........................................................................................ 433 Adatok bevitele ...................................................................... 433 Számok bevitele cellába ........................................................ 435 Szöveg bevitele cellába ......................................................... 437 Speciális karakterek/jelek beillesztése egy cellába ............... 438 Dátum bevitele ...................................................................... 438 Adatok kijelölése ................................................................... 440 Cella, összefüggő és nem összefüggő tartomány kijelölése . 440 Kijelölés egérrel ..................................................................... 445 Sor és oszlop kijelölése ......................................................... 446 Cellák beszúrása ................................................................... 447 Adatok szerkesztése ............................................................. 449 A Visszavonás parancs használata ....................................... 450 Másolás, mozgatás ............................................................... 451 Másolás és beillesztés........................................................... 451 Cellák törlése......................................................................... 461 Cellatartalom vagy formátum törlése ..................................... 463 Az adatbevitel gyorsítása ...................................................... 464 Cellák kitöltése a kitöltőjel húzásával .................................... 465
TARTALOM
7
Cellabevitel csoportos kitöltéssel ........................................... 470 Kitöltés egyéni lista elemeivel ................................................ 473 Cellák automatikus feltöltése sorozattal ................................ 476 Sorozatkitöltés a kitöltőjel húzásával ..................................... 479 Sorok és oszlopok ................................................................. 480 Keresés és csere ................................................................... 485 Adatok rendezése ................................................................. 488 Összefoglalás ........................................................................ 493 Munkafüzetek............................................................................ 493 Munkalap műveletek.............................................................. 494 Munkalap átnevezése............................................................ 495 Munkalapok mozgatása, másolása ....................................... 496 Mozgatás, másolás, másik munkafüzetbe ............................. 497 Egyéb munkalap parancsok .................................................. 498 Összefoglalás ........................................................................ 498 Képletek és függvények ............................................................ 499 Számolás képletekkel ............................................................ 499 A képletek kiértékelése és a pontosság ................................ 500 Aritmetikai és logikai képletek ............................................... 502 A képletek alkalmazása ......................................................... 509 A relatív cellahivatkozás használata ...................................... 513 Az abszolút cellahivatkozás használata ................................ 514 A vegyes cellahivatkozás használata .................................... 515 Függvények használata......................................................... 516 Matematikai függvények ........................................................ 525 Dátum- és időműveletek ........................................................ 532 Pénzügyi számítások............................................................. 537 Logikai műveletek .................................................................. 539 Egyéni függvények ................................................................ 541 Összefoglalás ........................................................................ 546 Formázás .................................................................................. 546 Beépített táblázatstílusok ...................................................... 547 Cellaformázás ....................................................................... 552 Cellaformázás – szöveg ........................................................ 558 Cellaformázás – tartomány.................................................... 561 Cellaméretek ......................................................................... 564 Formátummásolás, törlés ...................................................... 564 Office 2007
8
Első lépések Automatikus formázás ........................................................... 565 Cellastílusok .......................................................................... 565 Helyesírás-ellenőrzés ............................................................ 569 Összefoglalás ........................................................................ 570 Diagramok és grafikonok .......................................................... 570 Diagram létrehozása ............................................................. 571 Diagram nem szomszédos kijelölésből.................................. 575 Többszintű kategóriák és adatsorok ...................................... 577 Diagramadatok módosítása ................................................... 578 Diagramformázás .................................................................. 578 Automatikus formázási minták ............................................... 579 A diagram kiegészítése új elemekkel .................................... 581 Feladat .................................................................................. 594 Feladat .................................................................................. 595 A diagram/grafikon típusának megváltoztatása ..................... 596 Diagramok/grafikonok másolása és mozgatása .................... 597 Diagramok/grafikonok átméretezése és törlése .................... 599 Összefoglalás ........................................................................ 599 Nyomtatás ................................................................................. 599 Nyomtatási beállítások .......................................................... 600 Dokumentum nyomtatása...................................................... 607 Nyomtatási kép ...................................................................... 608 Munkafüzet, lap nyomtatása.................................................. 609 Összefoglalás ........................................................................ 610 Emelt szintű műveletek.................................................................... 611 Adatérvényesítés ................................................................... 611 Irányított beillesztés ............................................................... 613 Feltételes formázás ............................................................... 615 Objektumok importálása ........................................................ 634 Adatbázis-kezelés ..................................................................... 637 Adatbázis-kezelő függvények ................................................ 637 Kereső- és hivatkozási függvények ....................................... 642 Összefoglalás ........................................................................ 651 Listakezelés .............................................................................. 651 Alapismeretek........................................................................ 651 Adatűrlapok ........................................................................... 653 Szűrt táblázatok ..................................................................... 657
TARTALOM
9
Listaelemek összegzése ....................................................... 668 Összefoglalás ........................................................................ 673 ACCESS – ADATBÁZIS KEZELÉS ............................................ 674 Fogalmak magyarázata............................................................. 674 Adatbázis............................................................................... 675 Adatmodell ............................................................................ 676 A relációs adatmodell alapfogalmai ....................................... 677 Az adatbázis táblái közötti kapcsolatok célja ......................... 679 Szabályok definiálása ............................................................ 680 Adatbázisok tervezése .............................................................. 680 1. lépés: Követelményelemzés .............................................. 681 2. lépés: Entitások, táblák meghatározása ............................ 683 3. lépés: Attribútumok, mezők megadása.............................. 684 4. lépés: Az azonosítók meghatározása ................................ 684 5. lépés: A kapcsolatok meghatározása ................................ 687 6. lépés: Teszt ....................................................................... 690 7. lépés: Analizálás Access eszközzel .................................. 691 8. lépés: Adatbevitel és más objektumok .............................. 696 Első lépések az adatbázis-kezelésben ..................................... 696 Indítás.................................................................................... 696 Az Access alkalmazásablaka ................................................ 698 Feladat .................................................................................. 701 Létező adatbázis megnyitása ................................................ 704 Feladat .................................................................................. 713 A navigációs munkaablak kezelése ....................................... 714 Az adatbázis ablak kezelése ................................................. 715 Létező adatbázis rekordjának módosítása ............................ 716 Feladat .................................................................................. 718 Adatbázis mentése lemezre .................................................. 721 Feladat .................................................................................. 723 A Súgó használata ................................................................ 723 Adatbázis-kezelő alkalmazás bezárása................................. 723 A beállítások módosítása ...................................................... 723 Nézetmódok közti váltás........................................................ 731 Eszköztár módosítása ........................................................... 734 Összefoglalás ........................................................................ 739 Office 2007
10
Első lépések
Táblák ....................................................................................... 740 Adatbázis elvi és gyakorlati tervezése ................................... 740 A táblákról részletesebben .................................................... 740 Tábla létrehozása .................................................................. 743 Adattábla létrehozása adott mezőkkel és attribútumokkal ..... 744 Feladat .................................................................................. 745 Feladat .................................................................................. 747 Feladat .................................................................................. 752 Tábla készítése mezősablonnal ............................................ 752 Tábla létrehozása táblasablon segítségével .......................... 753 Táblakészítés importálással vagy csatolással ....................... 753 Tábla létrehozása SharePoint-lista alapján ........................... 755 SharePoint lista létrehozása sablonból.................................. 756 Mozgás az adattáblán belül ................................................... 757 Adatok bevitele az adattáblába ............................................. 758 Feladat .................................................................................. 760 Kulcsok definiálása ................................................................ 760 Elsődleges kulcs definiálása.................................................. 760 Index beállítása ..................................................................... 761 Feladat .................................................................................. 762 Kapcsolatok ........................................................................... 764 Összefoglalás ........................................................................ 770 Adattábla módosítása ............................................................... 771 Táblaszerkezet módosítása ................................................... 771 Adattábla formai jellemzői ..................................................... 771 Új mezők létrehozása és mezők törlése ................................ 772 Mező attribútumok (tulajdonságok) beállítása ....................... 772 Mezőtulajdonságok beállítása ............................................... 773 Adatbázis karbantartása ........................................................ 798 Összefoglalás ........................................................................ 800 Űrlapok...................................................................................... 800 Űrlap létrehozása .................................................................. 800 Űrlapok létrehozása............................................................... 801 Nézetek ................................................................................. 815 Űrlaptervezés ........................................................................ 816 Vezérlőelemek ....................................................................... 821 Előugró űrlapok ..................................................................... 870
TARTALOM
11
Összefoglalás ........................................................................ 872 Információ-lekérdezés ............................................................... 872 Alapvető műveletek ............................................................... 872 Rekordok rendezése táblában ............................................... 894 Egyszerű lekérdezés létrehozása .......................................... 895 Lekérdezéstípusok ................................................................ 896 Összefoglalás ........................................................................ 909 Jelentések ................................................................................. 909 A jelentések felépítése .......................................................... 909 Jelentés létrehozása.............................................................. 912 Jelentés módosítása.............................................................. 916 Címkék készítése .................................................................. 917 Részleges vagy teljes jelentés nyomtatása ........................... 922 NYOMTATÁS............................................................................ 922 Összefoglalás ........................................................................ 924 PREZENTÁCIÓ ÉS GRAFIKA ..................................................... 926 A prezentáció készítés első lépései .......................................... 926 A prezentáció-készítő program indítása ................................ 928 Indítás régebbi dokumentummal ........................................... 928 Bemutató-parancsikonok ....................................................... 929 Feladat .................................................................................. 931 A PowerPoint képernyő elemei ............................................. 932 Létező bemutató megnyitása ................................................ 939 Bemutató elmentése.............................................................. 940 Több dokumentum megnyitása ............................................. 942 Új prezentáció létrehozása és mentése................................. 943 Feladat .................................................................................. 945 A prezentáció bezárása ......................................................... 945 A Súgó használata ................................................................ 946 Alapvető beállítások elvégzése ............................................. 947 Alapanyagok mérete, tájolása ............................................... 965 Megjelenítési üzemmódok és nagyítás.................................. 965 Export-import ......................................................................... 996 Összefoglalás ........................................................................ 999 Alapvető műveletek .................................................................. 999 Prezentáció létrehozása ........................................................ 999 Office 2007
12
Első lépések
Új dia beszúrása .................................................................. 1008 Dia-elrendezés kiválasztása ................................................ 1009 A beépített dia-elrendezés módosítása ............................... 1009 Szöveg bevitele ................................................................... 1011 Műveletek képekkel ............................................................. 1022 Képek és klipek másolása, mozgatása és törlése ............... 1047 Dia másolása, mozgatása és törlése ................................... 1047 Összefoglalás ...................................................................... 1050 Formázás ................................................................................ 1050 Szöveg formázása ............................................................... 1050 Képek formázása ................................................................ 1062 Árnyékok az objektumok körül ............................................. 1068 Színek és vonaltípusok módosítása .................................... 1071 Objektumok forgatása és tükrözése .................................... 1075 Objektumok igazítása .......................................................... 1077 Stílusok másolása ............................................................... 1079 Szövegkeret, helyőrző módosítása ..................................... 1080 Sablonhasználat, stílusmódosítás ....................................... 1082 Összefoglalás ...................................................................... 1084 Grafika, diagram ..................................................................... 1085 Rajzolt objektumok .............................................................. 1085 Beépített alakzatok kezelése ............................................... 1088 Objektumok beillesztése...................................................... 1092 Táblázatok beépítése .......................................................... 1098 WordArt objektumok beillesztése ........................................ 1111 Listák készítése ................................................................... 1116 Diagram, grafikon beillesztése ............................................ 1128 Összefoglalás ...................................................................... 1151 Diavetítési effektusok .............................................................. 1151 Beépített animációk ............................................................. 1151 Áttűnések ............................................................................ 1158 Egyéb, lejátszási beállítások ............................................... 1159 Összefoglalás ...................................................................... 1161 Nyomtatás, bemutatás- előkészítés ........................................ 1162 Dia beállítások ..................................................................... 1162 Bemutatás előkészítése ...................................................... 1163 Nyomtatás ........................................................................... 1171
TARTALOM
13
Összefoglalás ...................................................................... 1178 Prezentáció vetítése ............................................................... 1178 Prezentáció bemutatása ...................................................... 1178 A vetítés indítása ................................................................. 1182 Prezentáció indítása bármely diáról .................................... 1184 Vetítés közbeni navigációs lehetőségek .............................. 1184 Rejtett diák és egyéni diasorok ............................................ 1191 Összefoglalás ...................................................................... 1194 ELEKTRONIKUS LEVELEZÉS ................................................. 1195 Fogalmak és szakkifejezések ................................................. 1195 Az e-mail cím felépítése és szerkezete ............................... 1196 POP3 és SMTP ................................................................... 1197 Az elektronikus levelező rendszerek előnyei ....................... 1197 Az Internetes etikett („netikett‖) ........................................... 1198 Biztonsági megfontolások.................................................... 1202 Első lépések az elektronikus levelezésben ............................. 1205 A levelező szoftver megnyitása és bezárása ....................... 1205 A levelezőprogram ablaka ................................................... 1207 Adott felhasználó bejövő postafiókjának megnyitása .......... 1212 Egy és több e-mail üzenet megnyitása ................................ 1215 Váltás megnyitott üzenetek között ....................................... 1217 E-mail üzenet bezárása ....................................................... 1217 A Súgó funkcióinak használata ........................................... 1218 A beállítások megváltoztatása ................................................ 1221 A beérkezett üzenetek mezőinek beállítása ........................ 1222 A beépített eszköztárak megjelenítése, elrejtése ................ 1224 Fontosabb beállítások ......................................................... 1225 Összefoglalás ...................................................................... 1231 Levelezés ................................................................................ 1232 Üzenetek olvasása .............................................................. 1232 Üzenet elküldése ................................................................. 1239 Válasz az üzenetre .............................................................. 1257 Másolás, mozgatás és törlés ............................................... 1261 A levél elküldése ................................................................. 1264 Összefoglalás ...................................................................... 1265 Üzenetek kezelése .................................................................. 1266 Office 2007
14
Első lépések
A címjegyzékek használata ................................................. 1266 Üzenetek rendszerezése ..................................................... 1272 Eljárások.............................................................................. 1280 Üzenetek nyomtatása .......................................................... 1285 Összefoglalás ...................................................................... 1287 MINTAFELADAT ..................................................................... 1287 Megoldás ............................................................................. 1288 IRODALOM ................................................................................ 1294
ELŐSZÓ
15
ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft komplex irodai alkalmazáscsomagja minden, napjainkban az irodákban előforduló igényt kielégítő megoldás. Professzionális színvonalú kiadványszerkesztők szolgáltatásait nyújtja a Word szövegszerkesztő, gazdasági-műszaki számítások, elemzések eszköze az Excel táblázatkezelő, demonstrációk, előadások látványos és hatásos segítője a PowerPoint program, az Outlook igazi csoportos munkaszervezést lehetővé tevő alkalmazás, amellyel nemcsak munkacsoporton belüli tevékenységeinket szervezhetjük, hanem levelezhetünk is. Ez a négy program az Office Standard csomagjának hagyományos összetevői. A professzionális Office csomag része az Access adatbázis-kezelő program is. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával – a témához igen szűkre szabott keretek között – próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok „közkeletűbb‖ felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage programról annyit lehet tudni, hogy más néven, sokkal erősebb fejlesztői környezettel viszik tovább a termékvonalat. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML Office 2007
16
Első lépések
(Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább „pilótavizsga‖ szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása – szerencsére – nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy „fél‖ darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat.
ELŐSZÓ
17
De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen „hagyományos‖ eszköztár testre szabásakor – gyorselérési eszköztár testre szabása, vagy az Office menü lenyitásakor a menü alján (A PowerPoint beállításai) – találhatjuk meg (valójában nem sok köze van hozzá). A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába, az Office gombra kell kattintanunk. Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Stílusok feliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges – a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú – párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés feliratok melletti kis ikonokra kattintva. A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes Office 2007
18
Első lépések
formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit – ha tetszik – a kattintással érvényesíthetünk. Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli adatjelölőt is alkalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes) feltételes formázási lehetőségei. A Kezdőlap szalagon található formázó galériák hasonló módon működnek. A minta fölé mozgatott egérmutatóval megjeleníthetjük a minta formáját, illetve az adatjelölő szimbólumokat a táblázaton vagy annak kijelölt tartományán. Ha tetszik, amit látunk, kattintsunk a galériabeli ikonra. A Legfelső/legalsó értékek szabályai paranccsal a legfelső, vagy legalsó adatokat, illetve az átlag feletti, vagy alatti adatokat tartalmazó cellákat formázzuk. Az Adatsávok paranccsal egy egészen különleges megoldással a kijelölt cellák tartalmával arányos sávdiagramokat készíthetünk a cellán belül. A legnagyobb kiterjedésű sáv a legnagyobb értékhez, a legrövidebb sáv a legkisebb értékhez tartozik, míg a köztes értékekkel arányos lesz a többi sáv hossza. A sávok az oszlopon belül maradnak, így az abszolút hosszakat az oszlopszélesség is befolyásolja. Fontos, hogy csak azonos jellegű adatokat színezzünk egyformán, például a fenti ábrában eltérő színű sávok illették volna meg a
ELŐSZÓ
19
bevételeket és a kiadásokat. A beállított minták alapján formázó menük esetében a formátum kipróbálható úgy, hogy a mutatót a minta fölé mozgatjuk. Ha tetszik a forma, kattintsunk a mintára, hogy érvényesítsük a beállítást. Ugyanazokon az adatokon akár többféle feltételes formázást is alkalmazhatunk. Korábban legfeljebb csak három feltételt és egyféle megjelenést állíthattunk be. Ezek a szabályok általában „nem ütik‖ egymást. Sokféle előre beállított cellastílus közül választhatunk a Cellastílusok gomb lenyíló menüjéből. Ilyen cellastílust is kialakíthatunk egyedi formázással (Új cellastílus), de egyesíthetünk is cellastílusokat (Stílusok egyesítése). Pontosabban ez utóbbi paranccsal más megnyitott munkafüzetben alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe. A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is sokkal egyszerűbbé vált. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A programok eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk – a terjedelem adta korlátokon belül – megfelelő mélységben ismertetni. Az ismertetést több helyen példa támasztja alá. A feladatok megoldását általában lépésről-lépésre mutatjuk be. Könyvünkben az Office 2007 számos lehetőségét igyekeztünk ismertetni, több esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek áttekintését, valamint az egyes programokról szóló igazán kimerítő kézikönyveinket (például az Excel 2007 Bibliát, amely maga 1634 oldal és több száz kidolgozott mintapéldát is tartalmaz). A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows XP operációs rendszer alapfokú ismerete. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 6.0 vagy az Acrobat eBook Reader, Adobe Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webOffice 2007
20
Első lépések
helyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, bemutatóikat, táblázataikat, feladataikat és kapcsolataikat jól nyomon követhető formában kívánják rögzíteni amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat.
Szentendre, 2011. október Köszönettel a szerző.
WORD – SZÖVEGSZERKESZTÉS
21
WORD – SZÖVEGSZERKESZTÉS A Microsoft Word szövegszerkesztője az egész világon elterjedt, közismert, közkedvelt és az eladási listákat vezető program. Ezt bizonyítja a programról megjelent szakkönyvek nagy száma is. A Word 2007-es (12.0-ás) változata, mint az Office rendszer 2007 legismertebb tagja az Office 2007 Rendszer többi tagjával együtt igen fontos átalakításon esett át. A felhasználói felületet teljesen átformálták a fejlesztők. A felhasználói felület soha nem látott mértékű átalakítására a Microsoft szerint több okból is szükség volt: Felméréseik szerint az általános felhasználói vélemény az, hogy az Office funkcióknak csak mintegy 5 %-át használják, A többi 95 %-ot nem találják, nem jönnek rá kezelésére. A parancsok száma az 1989-ben megjelent első változat 50 parancsával szemben elérte a 270-et. Az eredeti két eszközsáv a Word 2003-ra már 32-re gyarapodott. A Word 2000-ben megjelent munkaablakok száma egyről 19re emelkedett. Mindezen okoknak tudható be tehát, hogy szakítottak a korábbi grafikus felhasználói felülettel és teljesen újat alkottak, ahol az eszköztárak és menük szerepét túlnyomó részben a szalagok és lapfülek vették át. A fülekkel válthatunk a különböző funkciókhoz tartozó parancsokat, elrendezéseket, stílusokat, objektumokat összefogó szalagok között. A menük egy része, például a helyi menük és hírmondónak az Office gombból legördíthető Fájl menü maradványa megmaradt. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen Office 2007
22
Első lépések
csökkent. Ami maradt, azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább „pilótavizsga‖ szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg, és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása – szerencsére – nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy „fél‖ darab maradt összesen, ez alapértelmezetten tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. Az első látásra egyszerű Office menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként almenüben menthetünk a Word 97-2003 formátuma mellett PDF vagy XPS formátumba is. A PDF az Adobe hordozható, ingyenes olvasóval is megtekinthető, a nyomdai kommunikációban kiválóan hasznosítható (minden szükséges nyomdai információt tartalmazó), többféleképpen védhető, és számos más hasznos tulajdonsággal rendelkező formátuma. Ezt választva tapasztalhatjuk, hogy csak egy erősen lebutított változattal találkozunk. Ha tökéletesebb megoldásra lenne szükségünk, akkor szerezzük be az Adobe Acrobat programot (jelenleg több mint 100 ezer forint). Ha viszont van Acrobatunk, akkor telepíthetjük a hozzáadott Word beépülő modult, amely rengeteg beállítási lehetőséget biztosít.
WORD – SZÖVEGSZERKESZTÉS
23
Az XPS (XML Paper Specification) szintén nyomtatásra előkészített, rögzített, lapelrendezést leíró formátum, amellyel a Microsoft nyilván a konkurens formátumot szeretné leváltani. Mérete viszont saját (béta változaton alapuló) tesztjeink szerint a PDF-nek olykor a hatszorosát is eléri. A fájlpublikációs párbeszédpanelről is látszik, hogy a megmaradt párbeszédpanelek csak kissé módosultak (ez esetben csupán annyi történt, hogy az Eszközök gomb máshová került). Az Előkészítés almenüben viszont már csupa új paranccsal találkozunk, amelyek a csoportmunkát hivatottak támogatni. Ezeket a parancsokat a Közzététel almenüben végezhető megosztás előtt alkalmazzuk, vagyis ellenőrizzük a dokumentumot, csatolásokkal látjuk el, kiosztjuk a jogokat és korlátozásokat más felhasználók számára, digitális aláírással látjuk el a dokumentumot (hogy biztosíthassuk az eredetiség igazolását), ellenőrizhetjük a kompatibilitást a korábbi Word változatokkal, valamint „készre jelentve‖ írásvédetté tehetjük. Ebben a változatban minden megváltozott, de a korábbi funkciók általában elérhetők. A legtöbb művelethez most a menük helyett a szalagokon elérhető vezérlőelemeket használjuk. Például a legtöbb (leggyakrabban használt) formázási lehetőség elérhető a Kezdőlap és az egyes objektumok beszúrása után megjelenő Formátum szalagokról. A beállításokat ráadásul általában minták alapján végezzük. Ezeket a mintákat galériákban helyezték el, amelyek közös jellegzetessége, hogy a bennük szereplő minta fölé mozgatott kurzor hatására a mintának megfelelő formázás megjelenik az aktuális vagy kijelölt szövegrészen. Ha valakinek ennél részletesebb beállításra van szüksége, akkor a szalagról megjeleníthető a szokásos beállító párbeszédpanel is.
Első lépések E bevezető célja a kezdő programhasználók megismertetése a Microsoft Office 2007 részeként kifejlesztett, de önállóan is forgalmazott és telepíthető Microsoft Office Word 2007 program indításával, alapvető beállításaival és a programkörnyezet főbb elemeivel, a munkaablak részeivel. A fejezetben ismertetett információk megala-
Office 2007
24
Első lépések
pozzák a program későbbi biztos használatát, ezért ismeretük elengedhetetlenül fontos.
A program indítása A program többféleképpen indítható. Mindegyik indítási mód rendelkezik olyan előnyökkel, amelyek érdemessé teszik használatát. A programok indításában ugyanakkor egy jelentős újítást is hozott a Windows XP, így – mint majd látni fogjuk – az indítást befolyásolja az operációs rendszer is.
Programindítás a Start menüből A Windows XP operációs rendszer a kétoszlopos Start menü első oszlopában helyezi el a leggyakrabban futtatott programokat. Ha gyakran indítjuk a Word szövegszerkesztőt, akkor nyilván megtaláljuk itt is. A Windows XP „klasszikus‖ nézete esetén a program parancsikonját a Start menü testre szabása során (a Start/Beállítások/Tálca parancs, illetve a Tálcára a jobb egérgombbal megjelenített helyi menü Tulajdonságok parancsa segítségével) helyezhetjük itt el (lásd az 1. ábrát). Egyébként a programot mindenképpen megtaláljuk a Start menü második oszlopában, illetve a Windows XP „klasszikus‖ nézete esetén a Programok csoportban. A programot indíthatjuk még a Windows Start nyomógombjára kattintás után a Futtatás ablakból is.
1. ábra. A kiválasztást segíti a kurzor alatt megjelenő szöveg
