Microsoft. Microsoft. Outlook nejen pro školy. Boris Chytil Jiří Chytil. Nakladatelství a vydavatelství R

Microsoft®

®

Office 2007

®

Microsoft ® Outlook 2007 nejen pro školy Boris Chytil Jiří Chytil

Nakladatelství a vydavatelství

www. co mp u t er med i a. cz

R

nadpis kapitoly Obsah Obsah Vysvětlivky k prvkům použitým v knize ........................................................................................ 5 POJMY A PRVKY POUŽITÉ V TEXTU ........................................................................................................................... 5 JAK S KNIHOU PRACOVAT? JAK JE KNIHA ČLENĚNA? ............................................................................................ 5

Outlook 2007 se představuje .......................................................................................................... 6 JAK VYPADÁ OUTLOOK 2007 ....................................................................................................................................... 6 CO OUTLOOK 2007 NABÍZÍ .......................................................................................................................................... 6 SPUŠTĚNÍ A UKONČENÍ APLIKACE OUTLOOK 2007................................................................................................. 7 NASTAVENÍ PROGRAMU OUTLOOK 2007 .................................................................................................................. 8 POPIS PRACOVNÍ PLOCHY OUTLOOKU 2007 ........................................................................................................... 8 SLOŽKY APLIKACE OUTLOOK 2007............................................................................................................................ 9

Pošta ............................................................................................................................................... 12 VYTVOŘENÍ NOVÉ E-MAILOVÉ ZPRÁVY ................................................................................................................... 12 PODPISY ZPRÁV ......................................................................................................................................................... 17 PŘÍLOHA ZPRÁVY ....................................................................................................................................................... 19 PŘÍZNAK PRO ZPRACOVÁNÍ ...................................................................................................................................... 21 ZMĚNA ÚROVNĚ DŮLEŽITOSTI ZPRÁVY .................................................................................................................. 23 KONCEPTY ZPRÁV...................................................................................................................................................... 24 SOUHRNNÉ MOŽNOSTI ZPRÁVY .............................................................................................................................. 24 POTVRZENÍ O DORUČENÍ A PŘEČTENÍ ZPRÁVY .................................................................................................... 25 ODESLÁNÍ ZPRÁVY..................................................................................................................................................... 28 PŘÍJEM ZPRÁV ............................................................................................................................................................ 28 MANIPULACE SE ZPRÁVAMI ...................................................................................................................................... 29 ZPRÁVA S PŘÍLOHOU ................................................................................................................................................. 29 ULOŽENÍ PŘÍLOHY NA DISK ...................................................................................................................................... 30 ODESLÁNÍ ZPRÁVY..................................................................................................................................................... 31 ODPOVĚĎ A PŘEDÁNÍ ZPRÁVY S PŘÍLOHOU ........................................................................................................ 31 ODSTRANĚNÍ ZPRÁVY ............................................................................................................................................... 31 POKROČILÉ VYHLEDÁVÁNÍ INFORMACÍ................................................................................................................... 33 HYPERTEXTOVÝ ODKAZ VE ZPRÁVĚ ....................................................................................................................... 35 BAREVNÉ KATEGORIE ............................................................................................................................................... 36

Kontakty ......................................................................................................................................... 40 HLAVNÍ OKNO KONTAKTY ............................................................................................................................................................................40 VYTVOŘENÍ KONTAKTU ............................................................................................................................................. 41 MANIPULACE S KONTAKTY ....................................................................................................................................... 42 VYHLEDÁNÍ KONTAKTU .............................................................................................................................................. 43 INDEXOVÉ VYHLEDÁVÁNÍ INFORMACÍ ..................................................................................................................... 43 OTEVŘENÍ A ODSTRANĚNÍ KONTAKTU .................................................................................................................... 45 DALŠÍ OPERACE S KONTAKTY .................................................................................................................................. 46 FILTRY KONTAKTŮ ...................................................................................................................................................... 48 ŘAZENÍ KONTAKTŮ ..................................................................................................................................................... 50 ELEKTRONICKÉ VIZITKY ............................................................................................................................................ 53

Kalendář ......................................................................................................................................... 59 HLAVNÍ OKNO KALENDÁŘE ...................................................................................................................................... 59 ZÁKLADNÍ PRACOVNÍ ČINNOSTI V KALENDÁŘI ...................................................................................................... 59 VYTVOŘENÍ UDÁLOSTÍ A ZVLÁŠTNÍCH UDÁLOSTÍ ................................................................................................. 60 ORGANIZOVÁNÍ SCHŮZEK......................................................................................................................................... 63 MOŽNOSTI ZOBRAZENÍ KALENDÁŘE ....................................................................................................................... 64 MANIPULACE S POLOŽKAMI KALENDÁŘE............................................................................................................... 65 ODESLÁNÍ KALENDÁŘE E-MAILEM ........................................................................................................................... 66 PŘEKRYVNÝ REŽIM .................................................................................................................................................... 67 VÝZNAM SYMBOLŮ V ZOBRAZENÍ KALENDÁŘE ..................................................................................................... 67 SDÍLENÍ INFORMACÍ V KALENDÁŘI .......................................................................................................................... 68 ZMĚNA VZHLEDU KALENDÁŘE ................................................................................................................................. 73 TISK PRÁZDNÝCH KALENDÁŘŮ ................................................................................................................................ 75 VYTVOŘENÍ ÚKOLU V SEZNAMU DENNÍCH ÚKOLŮ V ZOBRAZENÍ KALENDÁŘE ................................................ 75 MANIPULACE S ÚKOLY V KALENDÁŘI ...................................................................................................................... 76 ARCHIVACE POLOŽEK KALENDÁŘE ......................................................................................................................... 76

Úkoly ............................................................................................................................................... 78 HLAVNÍ OKNO ÚKOLŮ ................................................................................................................................................ 78 PANEL ÚKOLŮ ............................................................................................................................................................. 79

3

Outlook 2007 nejen pro školy O JAK MŮŽETE S ÚKOLY PRACOVAT ............................................................................................................................ 79 ZOBRAZENÍ ÚKOLŮ .................................................................................................................................................... 80 PŘIDĚLENÍ ÚKOLU JINÉMU UŽIVATELI ..................................................................................................................... 84 SLEDOVÁNÍ ROZPRACOVANOSTI ÚKOLŮ ................................................................................................................ 86 ŘAZENÍ ÚKOLŮ ........................................................................................................................................................... 87 DOKONČENÍ ÚKOLU A JEHO ODSTRANĚNÍ ............................................................................................................ 87 OPAKOVANÝ ÚKOL ...................................................................................................................................................... 88 ZOBRAZENÍ ÚKOLŮ V KALENDÁŘI............................................................................................................................ 89

Nevyžádaná pošta – SPAM ........................................................................................................... 90 OCHRANA PŘED NEŽÁDOUCÍMI ÚTOKY ................................................................................................................. 90 FILTR NEVYŽÁDANÉ POŠTY ...................................................................................................................................... 91 NASTAVENÍ NEVYŽÁDANÉ POŠTY ............................................................................................................................ 91 ZÁKLADNÍ PRAVIDLA OCHRANY ............................................................................................................................... 93 OCHRANA PŘED PODVODNÝMI ZPRÁVAMI ............................................................................................................. 93

RSS KANÁLY.................................................................................................................................. 97 VYHLEDÁNÍ INFORMAČNÍHO KANÁLU RSS ............................................................................................................. 97 PŘIDÁNÍ RSS INFORMAČNÍHO KANÁLU................................................................................................................... 97 ČTENÍ A ZPRACOVÁNÍ INFORMACÍ Z RSS ............................................................................................................... 98

Co je dobré ještě vědět ............................................................................................................... 101 TISK ............................................................................................................................................................................ 101 NABÍDKA NÁPOVĚDA ............................................................................................................................................... 103 SPRÁVA DATOVÝCH SOUBORŮ ............................................................................................................................... 104 EXPORT A IMPORT .................................................................................................................................................. 106 ARCHIVACE DAT V OUTLOOKU ............................................................................................................................... 107 PŘÍSTUP K PŘÍKAZŮM POMOCÍ NĚKOLIKA KLÁVESOVÝCH ZKRATEK .............................................................. 110

E-mailové účty ............................................................................................................................. 112 POŠTOVNÍ PROTOKOLY ........................................................................................................................................... 112 POŠTOVNÍ KLIENT .................................................................................................................................................... 112 POŠTOVNÍ SERVER .................................................................................................................................................. 112 E-MAILOVÉ ÚČTY V DOMÁCNOSTECH NEBO V MALÝCH ORGANIZACÍCH ........................................................ 112 PŘIDÁNÍ E-MAILOVÉHO ÚČTU POP3 ..................................................................................................................... 113 ZMĚNA JMÉNA E-MAILOVÉHO ÚČTU ..................................................................................................................... 116 ZMĚNA HESLA E-MAILOVÉHO ÚČTU ...................................................................................................................... 116

Pravidla a oznámení .................................................................................................................... 117 CO JE VLASTNÍ PRAVIDLO?..................................................................................................................................... 117 VYTVOŘENÍ PRAVIDLA PRO VLASTNÍ AKCI ........................................................................................................... 117 VYTVOŘENÍ ZÁLOŽNÍ KOPIE PRAVIDEL ................................................................................................................. 121 ZKOPÍROVÁNÍ PRAVIDLA ......................................................................................................................................... 121 ZMĚNA PRAVIDLA ..................................................................................................................................................... 122 SPUŠTĚNÍ PRAVIDLA ............................................................................................................................................... 122 ZAPNUTÍ A VYPNUTÍ PRAVIDLA .............................................................................................................................. 122 ODSTRANĚNÍ PRAVIDLA .......................................................................................................................................... 123 FUNKCE MIMO KANCELÁŘ ...................................................................................................................................... 123 TYPY E-MAILOVÉHO ÚČTU ...................................................................................................................................... 123 AUTOMATICKÉ ODPOVĚDI PRO ÚČTY POP3 ......................................................................................................... 123 POMOCNÍK PRO FUNKCI MIMO KANCELÁŘ .......................................................................................................... 125 NASTAVENÍ ODESÍLÁNÍ AUTOMATICKÉ ODPOVĚDI .............................................................................................. 126 DEFINOVÁNÍ PRAVIDEL PRO ZPRÁVY .................................................................................................................... 126 PRACOVNÍ POSTUPY PŘI PRÁCI S FUNKCÍ POMOCNÍK ............................................................................................................. 127

Upozornění: Tato kniha popisuje program Microsoft Excel verze 2007. Tento program můžete mít nainstalovaný pod několika verzemi systému Windows (Windows XP, Windows Vista, Windows 7). Otisky většiny obrazovek v knize jsou vytvořeny v operačním systému Windows Vista. To znamená, že pokud používáte systém Windows XP nebo ve Windows Vista či 7 jiný motiv než standardní, mohou mít okna v horní části vizuálně odlišnou (prostorovou) lištu a prostorová tlačítka vpravo v horní části okna. Tato skutečnost ale nemá absolutně žádný vliv na obrazovky Excelu jako takové a jejich obsah se v ničem neliší od obsahu vašich oken na počítači!

4

Outlook 2007 nejen pro školy O

Outlook 2007 se představuje Outlook 2007 vás seznámí se základními operacemi elektronické pošty. Naučíte se manipulovat se zprávami elektronické pošty, využívat možností kalendáře, úkolů, poznámek, kontaktů a dalších nástrojů, které Outlook 2007 obsahuje. Tento program vás naučí užívat pracovní postupy, které odstraní dosavadní pracnost užitých procesů, a přinese úsporu času ve vaší každodenní elektronické komunikaci. Outlook je vybaven nástroji, které jsou navzájem propojeny, takže můžete jejich prostřednictvím plánovat svůj čas a vést přehled o všech důležitých okamžicích soukromého i školního života. Pokud si zvyknete na denní práci s tímto programem, nemůže se stát, že promeškáte důležitou schůzku nebo zapomenete na významné rodinné výročí či na jiné důležité akce. Možnosti programu jsou dostatečně bohaté, aby splnily nároky na organizaci vašeho osobního i pracovního času. Outlook 2007 se stal velmi rychle oblíbeným v praxi a je v mnoha organizacích komplexně využíván ke komunikaci na všech stupních řízení. Praktické zkušenosti po nasazení Outlooku 2007 v organizacích ukazují až 70% zlepšení komunikace mezi zaměstnanci a managementem.

JAK VYPADÁ OUTLOOK 2007 Outlook je standardní aplikací Office 2007 a tomu odpovídá i jeho vzhled. Je ovlivňován dalšími aplikacemi této sady – například pokud změníte barevné schéma Wordu z modré na černou, změní se i prostředí Outlooku. Oproti ostatním programům sady Office 2007 však Outlook nemá v základním okně pás karet, ale klasické panely nástrojů (Soubor, Úpravy, Zobrazit, …). Pás karet se užívá až v dialogových oknech k psaní a čtení e-mailových zpráv, zadávání úkolů, kontaktů a schůzek. Hlavní nabídka v základním okně

Pás karet – okno pro vytvoření nové zprávy

CO OUTLOOK 2007 NABÍZÍ Aplikace Outlook 2007 je určena primárně k odesílání e-mailových zpráv. Velká část uživatelů však z celé aplikace obvykle umí používat pouze prostředí pro zpracování e-mailové zprávy. Outlook ovšem slouží také k uspořádání a sledování osobních informací, ke komunikaci s ostatními ve stejné škole, v rámci jedné uzavřené síťové skupiny (domény) nebo kdekoliv na internetu. Dalším využitím aplikace může být nabídka prostředí v pracovních skupinách a sdílení dat – kalendářů a úkolů uvnitř dané pracovní skupiny, například třídy. 6

Outlook 2007 nejen pro školy O NASTAVENÍ PROGRAMU OUTLOOK 2007 Pokud aplikaci Microsoft Outlook spustíte a pracujete s ní ve škole, kde místní administrátor přednastavil počítače, pravděpodobně se spustí již nastavené prostředí a můžete rovnou začít pracovat. Může se ale stát, že právě spouštíte Microsoft Outlook poprvé a aplikace potřebuje určité informace pro vlastní nastavení a vytvoření účtu k odesílání a příjmu elektronické pošty (e-mailu). Při svém prvním spuštění proto zobrazí několik dialogových oken, ve kterých budete muset tyto informace zadat. Podrobnější vysvětlení k tomuto tématu naleznete v kapitole Nastavení účtů. Požadované informace zadávejte dle otázek, které se postupně zobrazují v dialogových oknech. Po zadání všech informací se Outlook 2007 standardně spustí. Podruhé se již tato úvodní dialogová okna zobrazovat nebudou. Některé parametry však mohou být nastaveny jinak, než sami chcete. Většinu parametrů pracovního prostředí si pak postupně můžete nastavit podle svých potřeb. Při prvním spuštění vloží Outlook do složky Doručená pošta uvítací e-mail, v němž najdete řadu cenných informací.

POPIS PRACOVNÍ PLOCHY OUTLOOKU 2007 Pracovní plocha je prezentována základním oknem Outlooku, které má mnoho různých podob. Ty se používají pro účelné využití potřebných nástrojů. Jejich ovládání je intuitivní a po několika pokusech byste s ním neměli mít žádné problémy. Tlačítka pro manipulaci s oknem Titulkový pruh Hlavní nabídka Panel nástrojů

Složky rychlého přístupu

Všechny vaše složky Zobrazení zpráv v podokně seznamu zpráv Zprávy jsou v tomto případě setříděny podle data příchodu

Tlačítko pro přepínání základních nástrojů rychlého přístupu

Stavový řádek se souhrnnými informacemi aktuálního okna Textové pole s obsahem aktuální zprávy

8

Outlook 2007 nejen pro školy O

Pošta VYTVOŘENÍ NOVÉ E-MAILOVÉ ZPRÁVY Ovládání technik pro práci s elektronickou poštou patří dnes ke každodenní činnosti uživatelů kancelářských služeb Outlooku 2007. Vytvořit elektronickou zprávu, odeslat ji a přijaté zprávy dále zpracovat v komplexu dalších služeb, jež tento program nabízí, patří dnes k základním dovednostem v praxi. Každodenní užívání pošty spolu s ostatními službami programu Outlook 2007 jsou předpokladem pro zvýšení hodnoty vašeho portfolia znalostí. V této části publikace se naučíte efektivně vytvářet a užívat e-mailové zprávy a zjistíte, že Outlook 2007 umožňuje zprávy využívat způsobem, který mnohonásobně zvyšuje produktivitu práce při zpracování e-informací.

Tvorba nové zprávy Chcete-li nějakou zprávu odeslat, musíte ji nejprve vytvořit. Novou zprávu vytvoříte prostřednictvím tlačítka Nová, které je umístěno na panelu nástrojů hlavního okna aplikace Outlook 2007. Všimněte si, že v hlavním okně Outlooku 2007 jsou použity panely nástrojů, nikoliv pás karet – viz předchozí kapitola. Teprve v okně pro vytvoření zprávy pracujete s pásem karet. K otevření okna můžete také použít klávesovou zkratku Ctrl+N. Stávající okno slouží k tvorbě nové e-mailové zprávy. Nyní stojíte před úkolem zprávu vytvořit. Musíte samozřejmě znát adresu příjemce, jež je definována tvarem např. [email protected]. Tuto adresu umístěte do prostoru pole, které je charakterizováno tlačítkem Komu. Pokud chcete zprávu poslat na vědomí ještě dalším adresátům, zapište jejich e-mailové adresy do pole Kopie. Adresátům, kteří jsou zapsáni v poli Kopie, je jasné, že nejsou primárními adresáty – zprávou jim pouze dáváte na vědomí událost, o níž by měli vědět. Obecně tedy platí zásada, že pokud jste příjemci zprávy a jste uvedeni v poli Kopie, je tato zpráva pro vás informativní a pouze ji berete na vědomí.

E-mail s dvěma adresáty uvedenými v polích Komu a Kopie

Povšimněte si také přílohy e-mailu – připojeného souboru...

12

nadpis kapitoly Pošta Tip: Pokud z nějakých důvodů není žádoucí, aby hlavní adresát věděl, že posíláte kopii, využijte možnost skryté kopie. Otevřete okno pro práci se zprávami a zde ji aktivujte na kartě Možnosti ve skupině Pole pomocí tlačítka Zobrazit pole skrytá. Tím zajistíte výběr adresáta, kterému dojde e-mail, z něhož nebude zřejmé, že původních adresátů bylo více.

Možnosti zadání e-mailových adres příjemců: Adresu příjemce můžete zadat ručně (pepa@firma.cz) nebo ji načíst z kontaktů prostřednictvím adresáře – viz následující kapitoly. 1. V případě, že adresu vybíráte, klepněte levým tlačítkem myši na tlačítko Komu. 2. V případě, že adresu zadáváte ručně, napište ji do pole Komu, které se nachází v horní části okna zprávy (k napsání symbolu zavináč @ použijte kombinaci kláves pravý Alt+V). 3. Po klepnutí na tlačítko Komu se v nové zprávě otevře okno s kontakty (adresář). 4. Kontaktní data z tohoto adresáře vyberete tak, že klepnete levým tlačítkem myši na řádek s požadovaným adresátem, kterému potřebujete zprávu poslat, což poznáte podle podbarvení příslušného řádku (bude aktivní). 5. Dále zde klepněte na tlačítko Komu, čímž zkopírujete vybraný kontakt do tohoto pole. Tímto způsobem můžete vybrat i více příjemců.

Výběr polí pro vkládání e-mailových adres

6. Jakmile jsou všichni vybráni, potvrďte výběr tlačítkem OK. Všichni příjemci tak budou zapsáni v řádku Komu, adresy budou odděleny středníkem.

13

Outlook 2007 nejen pro školy O Naprosto stejným způsobem postupujte v okamžiku, kdy vybíráte příjemce, kterému chcete poslat svůj e-mail na vědomí. Vyberte jej z adresáře a klepněte na tlačítko Kopie. Adresu tak přidáte do pole Kopie a dále ji jen potvrďte tlačítkem OK. Pole Předmět charakterizuje vlastní zprávu. Jedná se o hlavní orientační identifikaci, podle níž je zřejmé, o jakou zprávu se přesně jedná. Pod těmito poli se nachází prostor pro zadání textu zprávy. Sem vepište obsah zprávy, který je možné i formátovat. Může být nastaven i požadovaný formát zprávy, viz dále (např. HTML, RTF). Po zadání adresy příjemce, obsahu do pole Předmět a vlastního textu zprávy je čas na její odeslání. Odešlete tedy zprávu pomocí tlačítka Odeslat, které se zobrazuje v levém horním rohu okna.

TEXTOVÁ ČÁST ZPRÁVY Jak jste se již dozvěděli v minulé kapitole, okno pro zapsání zprávy slouží k předání vlastního obsahu zprávy. Vlastní text se píše podobně jako v textovém editoru Word 2007. Zprávu můžete zapsat v podobě formátovaného nebo prostého (neformátovaného) textu.

Tip: Výběr možností naleznete v nabídce Nástroje na kartě Možnosti. Zde otevřete kartu Formát pošty, kde jsou přepínače ovlivňující aktuální zobrazení zprávy.

•

Prostý text – je to základní neformátovaná podoba textu.

•

Formát RTF – možnosti formátování se blíží možnostem textového editoru Microsoft Word.

•

HTML – možnosti formátování se blíží vzhledu internetových stránek.

Možnosti formátování textu e-mailové zprávy

Zvolíte-li podobu RTF nebo HTML, můžete texty libovolně formátovat. Stejně jako u textového editoru i zde využíváte tlačítka pro formátování textů. Naleznete je na kartě Zpráva ve skupině Základní text. Karta Zpráva Skupina Základní text

Obdobnou možností je pro úpravu textu Miniaturní panel nástrojů, který se zobrazuje přímo u psaného textu v okamžiku, kdy text označíte např. myší pro další úpravy.

Tlačítko pro odeslání zprávy Pole pro podání adresy příjemce kopie zprávy

14

nadpis kapitoly Pošta FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ZPRÁVY Standardně je text zprávy formátován v HTML formátu (HyperText Markup Language). Jedná se o značkovací jazyk pro hypertext. Je jedním z jazyků pro vytváření internetových stránek v systému World Wide Web, který umožňuje publikaci dokumentů na internetu. Je charakterizován množinou značek (tagů) a jejich atributů definovaných pro danou verzi. Formát HTML je vhodné používat v případě, že chcete vytvářet zprávy se vzhledem podobným tradičním dokumentům (s použitím různých druhů písma, barev nebo například seznamů s odrážkami). Když tedy použijete formát HTML, víte, že příjemci se zpráva zobrazí tak, jak jste ji odeslali. Při používání tohoto formátu zkontrolujte pomocí nabídky Nástroje, zda na kartě Možnosti ve skupině Formát HTML je aktivní položka Zmenšit velikost souboru zprávy. V takovém případě se odstraní zbytečné formátovací styly a odesílaná zpráva bude menší.

Při užívání formátu HTML je nutné tyto položky zaškrtnout.

Poznámka: Pokud chcete psát své e-mailové zprávy v tomto formátu, vůbec nemusíte znát uvedený značkovací jazyk. Zprávu pište běžným způsobem – napsaný text bude automaticky převáděn do značek (tagů). Tip: Strukturu značek (tagů) svého e-mailu zobrazíte klepnutím pravým tlačítkem myši na text a v nabídnutém okně volbou příkazu Zobrazit zdrojový kód. Musíte si uvědomit, že příkaz je funkční jen tehdy, je-li zpráva napsána ve formátu HTML.

Náhled konceptu vaší e-mailové zprávy

Možnost zobrazení značek – tagů jazyka HTML

15

nadpis kapitoly Pošta Ruční vložení podpisu Jestliže nenastavíte žádný automatický podpis, můžete volit podpis sami až ve chvíli, kdy zprávu vytvoříte. Přesvědčte se však, že v okně Podpisy a šablony je v polích Nové zprávy a Odpovědi a předané zprávy text (žádný). Tím zabráníte automatickému vložení podpisu do kteréhokoliv e-mailu. Je možné, že vám vyhovuje metoda individuálního podpisu. V tom případě vždy po dopsání textu zprávy klepněte na kartě Vložení na tlačítko Podpis a vyberte podpis, který chcete použít. Text, který byl uložen pod vybraným názvem, se vloží do zprávy na místo, kde je umístěn kurzor. Výseč okna pro psaní zpráv Karta Vložení

Výběr podpisu Jméno je nositelem textu, který jste při tvorbě podpisu k příslušnému jménu zadali.

Text zprávy

Vložený text z vybraného podpisu

PŘÍLOHA ZPRÁVY Každá zpráva může kromě vlastního textu obsahovat přílohy. Přílohou je jakýkoliv soubor přiložený ke zprávě, tedy nejen soubory textové, ale i tabulky, obrázky či zvuky. Budete-li zasílat přílohy, je nutné dbát na jejich velikost. Příloha by měla mít velikost co možná nejmenší, protože v opačném případě mohou mít příjemci, jejichž připojení k internetu je pomalé, velké problémy při stahování e-mailů. Okno s editovanou zprávou e-mailu

Příloha (obrázek) připojená k e-mailu

Text zprávy

19

nadpis kapitoly Pošta ODESLÁNÍ ZPRÁVY Je-li potřeba, můžete na zprávu odpovědět, aniž byste museli vytvářet novou zprávu. Otevřete zprávu, na niž chcete odpovědět, a použijte požadovanou možnost z pásu karet. Existuje několik možností: •

Odpovědět (Ctrl+R) – vytvoří se nová zpráva s původním obsahem, adresovaná původnímu odesílateli. Předmět bude na začátku doplněn písmeny RE: (Reply). Do těla zprávy napište odpověď a pomocí tlačítka Odeslat zprávu ji odešlete původnímu adresátovi. Přílohy z původní zprávy v odpovědi nejsou.

•

Odpovědět všem (Ctrl+Shift+R) – odpověď můžete rozeslat všem ostatním příjemcům původní zprávy (kromě vás).

•

Předat dál (Ctrl+F) – zprávu můžete přeposlat jinému příjemci. Nová zpráva bude mít v poli Předmět stejný obsah jako u původního e-mailu, bude však doplněn zkratkou FW: (Forward). Také v tomto případě tělo obsahuje záhlaví a text původní zprávy, jsou odeslány i všechny přílohy.

•

Součástí nové zprávy je zpravidla také text původní zprávy. Jestliže byla původní zpráva napsána ve formátu RTF nebo HTML, je velmi často nastaveno, že text odpovědi (předávané zprávy) je formátován specifickým způsobem (např. modrou barvou). Nyní stačí doplnit text odpovědi (předávané zprávy) a odeslat ji stejně jako novou zprávu. Tlačítka pro manipulaci se zprávou jsou umístěna na panelu nástrojů.

Upozornění: Pokud je původní zpráva typu text, nelze ji formátovat. Jedinou možností je přepnout typ na HTML a pak můžete text naformátovat podle svých představ. Informace o typu textu dané zprávy najdete v okně Zpráva, kde je v závorce napsáno, jakým způsobem je text formátován. Informace o formátování textu

Změna formátování: 1. Otevřete zprávu v okně Zpráva, např. pomocí klávesové zkratky Ctrl+R. 2. V nabídce Možnosti použijte příkaz HTML, který je ve skupině Formát.

ODPOVĚĎ A PŘEDÁNÍ ZPRÁVY S PŘÍLOHOU Zatímco při předání zprávy dál jsou přílohy původní zprávy automaticky součástí předávané zprávy, u odpovědi nikoliv. Chcete-li např. po obdržení zprávy s přílohou upravit přílohu a vrátit ji s odpovědí původnímu odesílateli, postupujte takto: 1. Otevřete původní zprávu s přílohou. 2. Uložte přílohu do souboru ve vybrané složce na disku, např. priloha.docx. 3. Otevřete program (např. Word), ve kterém přílohu upravíte a uložíte do souboru stejného jména (priloha. docx). Obsah původního souboru je samozřejmě přepsán. Můžete také původní dokument zachovat a soubor po opravě uložit pod novým jménem, např. priloha1.docx. K tomu obecně slouží příkaz Uložit jako. V tomto případě si zachováte původní soubor (priloha.docx) a k dispozici budete mít i nový soubor (priloha1.docx). 4. V Outlooku vyberte zprávu s původní nabídkou a použijte příkaz Odpovědět nebo Odpovědět všem. 5. Otevře se okno Zpráva, do níž přidáte upravenou přílohu tak, jak ji přidáváte do kterékoliv jiné zprávy. 6. V posledním kroku zprávu odešlete.

ODSTRANĚNÍ ZPRÁVY •

Klepnutím označte vybranou zprávu a stisknutím klávesy Delete ji odstraňte z aktuální složky. Zpráva je přesunuta do složky Odstraněná pošta. Pokud ovšem odstraníte zprávu i z této složky, pak ji už nemůžete obnovit.

31

Outlook 2007 nejen pro školy O

Kontakty Kontakty jsou jedním ze základních nástrojů pro správu e-mailových adres osob, s nimiž komunikujete prostřednictvím zpráv elektronické pošty. Všechny adresy, které jsou prostřednictvím Kontaktů zpracovány, tvoří evidenci, jež obsahuje další identifikační pole s potřebnými informacemi o daném subjektu. Na kartu kontaktu můžete uložit několik typů informací, například adresu nebo e-mailovou adresu, telefonní číslo, číslo faxu a adresy URL webových stránek. Takto máte kdykoliv k dispozici informace o skupině lidí, s nimiž potřebujete komunikovat.

HLAVNÍ OKNO KONTAKTY Místo nástrojů pro zpracování pošty máte k dispozici nástroje pro práci s kontakty. Hlavní okno je rozděleno opět na tři základní části. Navigační podokno

Okno seznamu kontaktů

Nástroje rychlého přístupu

Složky kontaktů

Podokno pro čtení

Aktivní kontakt

Obsah otevřené karty

S Kontakty můžete pracovat po klepnutí na stejnojmenné tlačítko, které najdete v základních nástrojích rychlého přístupu, viz obrázek Pošta. Klepněte na ně levým tlačítkem myši, tím se změní pracovní prostředí základního okna a vy můžete provádět potřebné činnosti.

40

nadpisKalendář kapitoly Kalendář Kalendář je součástí aplikace Outlook 2007 a umožňuje plánovat a sledovat schůzky, události, úkoly. V tomto pracovním prostředí můžete také vybírat jednorázovou nebo opakovanou akci. Naučte se používat Kalendář Outlooku jako každodenní diář. Tak budete neustále informováni o svých povinnostech, nepřehlédnete žádnou důležitou akci a zavčas budete upozorněni na nutnost reagovat na záznamy, které jste si do kalendáře uložili. Informace, jež zde máte uloženy, můžete sdílet s jinými uživateli, takže mnohem snadněji udržíte přehled v plánování společných akcí a událostí. Základem práce s kalendářem je otevření složky Kalendář v pracovním okně aplikace Outlook. V okně se standardně zobrazí pět pracovních dnů s výpisem jednotlivých událostí (náhled měsíc) a v levé části okna je vidět zjednodušený měsíční kalendář. V podokně Kalendář aplikace Outlook 2007 můžete vybrat libovolné časové pole a začít psát stejným způsobem jako při zapisování do diáře. Pomůckou jsou přechodové barvy, které usnadňují rychlé zobrazení aktuálního data a času. Aktuální čas je barevně zvýrazněn pouze v zobrazeních typu Den. U každé akce nebo události, která je zapsána v kalendáři, můžete zvolit upozornění na události, schůzky a zvláštní události pomocí zvukového znamení nebo zprávy. Rychlou identifikaci položek lze zajistit jejich barevným odlišením.

HLAVNÍ OKNO KALENDÁŘE Hlavní okno kalendáře lze otevřít pomocí rychlých nástrojů. Klepněte levým tlačítkem myši na Kalendář a můžete jej začít ihned používat. Základní zobrazení pracovní plochy může být v jednom z následujících náhledů:

•

Den – zobrazuje záznamy, které se v daný den váží na konkrétní hodinu. V dolní části vidíte přehled úkolů.

•

Týden – zobrazuje pracovní dny (sloupce) rozdělené na hodiny (řádky). Pod čarou jsou úkoly, které se váží k jednotlivým dnům.

•

Při zobrazení Týden je možné použít tlačítka výběru a aktivovat možnost Zobrazit pracovní týden nebo Zobrazit

celý týden. •

Měsíc – náhled je sice nejméně podrobný, ale jasně zobrazuje přehled akcí v měsíčním horizontu. Toto zobrazení se využívá nejvíce, je přehledné a má největší informační hodnotu.

•

V měsíci můžete například vidět jen barvy akcí, které nemusí být popsané. Vše ovládáte prvky v horní části vyobrazení měsíce. Přesné popisy přepínačů zní Podrobnosti: Nízká, Střední, Vysoká, viz obrázek.

Přepínání mezi zobrazením provádíte pomocí tlačítek nad hlavním kalendářem. Další podrobnosti zobrazení kalendáře a jeho úpravy naleznete v nabídce Nástroje, příkaz Možnosti. V následném okně Možnosti kalendáře si můžete nastavit podrobnosti vzhledu svého kalendáře, jako jsou například zobrazení jen určitých vybraných pracovních dnů nebo výchozí zobrazení bez sobot a nedělí. Mezi těmito nastaveními lze nalézt také různá zobrazení barev kalendářů, zobrazení čísel týdnů nebo povolení alternativních kalendářů. Přechodové barvy usnadňují rychlé zobrazení aktuálního data a času. Aktuální čas i den jsou barevně zvýrazněny v zobrazeních Den, Týden, Měsíc. Na obrázku na následující straně vidíte pracovní plochu kalendáře v týdenním náhledu.

ZÁKLADNÍ PRACOVNÍ ČINNOSTI V KALENDÁŘI Činnosti můžete v kalendáři aplikace Outlook naplánovat jako události, schůzky, zvláštní události nebo úkoly. Výběr typu položky závisí na tom, zda se činnost týká i dalších osob, a na tom, jak chcete danou položku zobrazovat. Správný výběr položek v kalendáři umožní rychlou orientaci v oblasti osobních i pracovních povinností. 59

Outlook 2007 nejen pro školy O

Jednotlivé události zaznamenané v kalendáři Poklepáním na vybrané pole přidáte událost.

Nástroje  Možnosti  Možnosti kalendáře

Nastavení podrobností vzhledu kalendáře

VYTVOŘENÍ UDÁLOSTÍ A ZVLÁŠTNÍCH UDÁLOSTÍ Události jsou činnosti, které plánujete ve složce Kalendář a které nezahrnují pozvání dalších účastníků. Událostí může být školení, oslava, narozeniny, platební termíny i mnoho dalších situací. Zvláštní události jsou činnosti trvající nejméně 24 hodin. Při jejich vzniku je automaticky aktivní položka Celý den. V tomto případě není možné zadat časový interval. Při pokusu vyplnit pole pro časové hodnoty je vypnut příznak u pole Celý den. Ale i při celodenní akci můžete mít jednotlivé schůzky plánovány v různých časech. Příkladem zvláštní události může být veletrh, seminář nebo dovolená.

60

Outlook 2007 nejen pro školy O ODESLÁNÍ KALENDÁŘE E-MAILEM Pokud potřebujete informovat o svých akcích, jednou z možností je zaslat svůj kalendář prostřednictvím přílohy e-mailu. Funkci Odeslat kalendář e-mailem naleznete ve složce Kalendář ve střední části navigačního okna. Po její aktivaci se zobrazí stejnojmenné dialogové okno. V něm nastavte veškeré konkrétní podrobnosti o svém odesílaném kalendáři. •

V poli Rozsah kalendářních dat specifikujte dny a hodiny, jež se v kalendáři zobrazí.

•

V sekci Podrobnosti můžete nastavit, jakým způsobem se budou položky při odesílání zobrazovat.

Připojený soubor kalendáře

Funkce Odeslat kalendář e-mailem

Jakmile potvrdíte své nastavení prostřednictvím tlačítka OK, zobrazí se e-mailová zpráva s obsahem akcí, viz následující obrázek. Jako příloha se zobrazí v poli Připojeno: soubor kalendář.ics, který si pak adresát může kdykoliv zobrazit jako další kalendář. V případě, že obdržíte zprávu s kalendářem v podobě přílohy a chcete jej začít používat, musíte se řídit informacemi, které jsou zobrazeny v záhlaví textové části pracovního okna pošty. 66

Outlook 2007 nejen pro školy O

Úkoly Úkoly v Outlooku jsou navrženy jako pomůcka pro lepší organizování a sledování průběhu jednotlivých etap úkolu. Můžete nastavovat termíny, které jsou průběžně hlídány v čase, měnit priority jednotlivých etap a řadit je do kategorií. Úkoly jsou propojeny s dalšími částmi Outlooku jako např. Pošta nebo Kalendář. Můžete také využít službu Outlook 2007 Mobile Service, jež umožňuje přenos textových zpráv na libovolný mobilní telefon. Jedná se hlavně o připomenutí úkolů, kontaktů a informací z kalendáře. Již tedy nehrozí zmeškání důležité schůzky. Naučte se úkoly používat a zakrátko zjistíte, že šetříte čas strávený dříve věčným hledáním papírků se záznamy, co nesmíte zapomenout. Vždy budete mít na jednom místě soustředěny záznamy o svých i týmových úkolech, včetně informací o jejich průběhu.

HLAVNÍ OKNO ÚKOLŮ Vidíte, že pracovní prostor pro úkoly se skladbou podobá např. poště. Novinkou je podokno Panel úkolů. Ten může zobrazovat kalendář s aktuálním datem a seznam aktuálních úkolů. Podrobnější informace najdete v další kapitole. Navigační podokno Úkoly

78

Podokno Seznam úkolů

Panel úkolů se zobrazením aktuálního data a úkolu Zkoušky

Outlook 2007 nejen pro školy O

Nevyžádaná pošta – SPAM Bezpečnost e-mailů a jejich ochrana patří od počátku k prvním krokům, na něž je nutné při práci s elektronickou poštou dbát. Kromě antivirových programů a různých nastavení přímo na poštovním serveru je i několik zabezpečovacích funkcí v prostředí Outlooku 2007, které při správné konfiguraci mohou dokonale ochránit vaši poštu před nežádoucími vlivy. Spam neboli nevyžádaná pošta je nevyžádané sdělení (nejčastěji reklamního charakteru) masově šířené internetem. Původně se označení používalo především pro nevyžádané reklamní e-maily, postupem času tento fenomén postihl i ostatní druhy internetové komunikace, např. diskusní fóra, komentáře nebo komunikaci prostřednictvím programů jako ICQ nebo MSN. Pro opak spamu, tj. poštu, kterou příjemce zprávy považuje za žádoucí, se řidčeji používá termín ham (anglicky „šunka“). Od roku 2004 začal platit nový zákon o některých službách informační společnosti (č. 480/2004), který problematiku spamu upravuje a vyžaduje prokazatelný souhlas příjemce zprávy. Dohledem nad dodržováním zákona byl pověřen Úřad pro ochranu osobních údajů. Zákon byl vytvořen podle norem Evropské unie. Spam se definuje jako obchodní sdělení, což jsou všechny formy sdělení určeného k přímé či nepřímé podpoře zboží či služeb nebo image podniku fyzické či právnické osoby. Zákon řeší nejen internetový spam, ale také jiné formy elektronické komunikace (SMS, telemarketing – nevyžádaný obchodní telefonát). Podle zákona se za obchodní sdělení nepovažují údaje umožňující přímý přístup k informacím o činnosti fyzické či právnické osoby nebo podniku, zejména doménové jméno nebo adresa elektronické pošty; za obchodní sdělení se dále nepovažují údaje týkající se zboží, služeb nebo image fyzické či právnické osoby nebo podniku získané uživatelem nezávisle.

OCHRANA PŘED NEŽÁDOUCÍMI ÚTOKY Základním nástrojem, který pomáhá zabránit zahlcení složky Doručená pošta nevyžádanými e-mailovými zprávami, je filtr nevyžádané pošty. Ten dosáhl v aplikaci Outlook 2007 inovace, nových způsobů ochrany před vyzrazením osobních údajů. Nové funkce zajišťující ochranu před útoky typu phishing zakazují výhrůžné odkazy a upozorňují na možný škodlivý nebo podvodný obsah v e-mailové zprávě. Tento druh nežádoucího útoku je podvodná nebezpečná identifikace a jejím cílem je získat vaše osobní údaje např. o vašich bankovních účtech a přístupech k nim. Zprávy, které jsou vám zasílány do e-mailové schránky, obsahují většinou odkazy na falešné weby a zkreslené informace, jež vás vyzývají k zadání osobních údajů. Tyto údaje zneužívají zločinci ke krádežím vaší identity či peněz nebo obojího. Rozlišení podvodné e-mailové zprávy od bezpečného e-mailu, který vám odešle například vaše banka, může být složité, a proto funkce Filtr nevyžádané pošty vyhodnocuje každou příchozí zprávu a zkoumá, zda je podezřelá, obsahuje podezřelé odkazy, nebo byla odeslána z falešné e-mailové adresy. Pokud je taková zpráva vyhodnocena jako nežádoucí, je automaticky přesunuta do složky Nevyžádaná pošta. Odpovědi na tuto zprávu jsou pak zablokované a zároveň jsou blokované veškeré přílohy, jež s danou zprávou souvisí.

Jak aplikace Outlook 2007 rozpoznává podvodné zprávy Zásadním předpokladem pro rozpoznání podvodné zprávy je aktivace funkcí na kartě Možnosti v okně Možnosti nevyžádané pošty. Zde musíte nastavit potřebné funkce, jež provádějí kontrolu pošty v on-line režimu. Rozpoznávání podezřelých zpráv je zapnuto již při instalaci programu Outlook. Pokud filtr vyhodnotí určitou zprávu jako podezřelou, odešle ji do složky Nevyžádaná pošta, její formát změní na formát prostého textu a odkazy ve zprávě zakáže. Nabídka Nástroje  Možnosti  Předvolby  Nevyžádaná pošta

V tomto okně volíte dvě úrovně ochrany:

90

•

Nastavení filtru pro ochranu před nevyžádanou poštou. Toto nastavení je možné modifikovat u zaškrtávacích polí označených kolečkem.

•

Nastavení filtru nevyžádané pošty pro ochranu před podvodnými zprávami. K tomu slouží funkce, které aktivujete zaškrtnutím příslušného pole.

Nevyžádaná nadpis poštakapitoly - SPAM •

Při aktivaci funkce Zakázat odkazy a další funkce v podezřelých zprávách zakážete odkazy a příkazy Odpovědět a Odpovědět všem v podvodných zprávách.

•

Prostřednictvím funkce Upozorňovat na podezřelé názvy domén v e-mailových adresách zajistíte zobrazení upozornění v případě, že v názvu domény jsou použity znaky, jejichž pomocí se adresa snaží vypadat jako známá značka nebo web. Účelem takového triku je vzbudit v uživateli dojem, že se nejedná o falešnou, ale o bezpečnou e-mailovou adresu. Tip: Ochrana před podvodnými e-maily je aktivní i v případě, že vypnete rozpoznávání nevyžádané pošty výběrem možnosti Bez automatického filtrování, viz obrázek Možnosti nevyžádané pošty níže na této straně.

Výraznou inovaci pocítíte také, pokud jste klienty poštovního serveru Microsoft Exchange Server 2007. Ten přináší do nového filtru nevyžádané pošty technologii zabraňující phishingu. Outlook 2007 sleduje podezřelé e-mailové zprávy a usnadňuje vaši ochranu automatickým zákazem odkazů v takových zprávách, dokud je neschválíte.

FILTR NEVYŽÁDANÉ POŠTY Filtr nevyžádané pošty hodnotí každou příchozí zprávu na základě kritérií, která můžete sami ovlivnit a nastavit. Každou příchozí zprávu analyzuje na základě jejího obsahu a struktury, aby zjistil, zda se může jednat o nevyžádanou poštu. Pokud zpráva nevyhovuje nastavenému zabezpečení, automaticky ji přesouvá do složky Nevyžádaná pošta. Pokud filtr nevyžádané pošty nenastavíte ručně jinak, bude použito základní nastavení, tedy Nízká úroveň zabezpečení. Toto nastavení zachycuje typickou nevyžádanou poštu. Úroveň zabezpečení můžete ovlivnit a zvýšit, vždy podle vlastních potřeb na vyšší. Outlook 2007 obsahuje standardní zabezpečení filtru. Tento filtr můžete pravidelně aktualizovat prostřednictvím webu Microsoft Office Online. Možnost aktualizace máte k dispozici, pokud využíváte aplikace ve verzi 2003 nebo 2007. Předcházející verze aplikace tuto možnost nepodporovaly.

NASTAVENÍ NEVYŽÁDANÉ POŠTY Všechny zprávy, které jsou zachyceny filtrem nevyžádané pošty, jsou přesunuty do speciální složky Nevyžádaná pošta. Naleznete ji ve své poštovní přihrádce. Zde se hromadí e-maily, které mohou zobrazovat nežádoucí obsahy. Je vhodné tuto složku pravidelně kontrolovat a zprávy si zde prohlédnout, abyste se ujistili, že se nejedná o nezávadnou poštu, kterou si chcete přečíst. Pokud byly do složky omylem přesunuty zprávy vyžádané pošty, můžete je přesunout zpět do složky Doručená pošta, nebo je také přetáhnout pomocí myši do jakékoliv jiné složky a tam je dále zpracovávat. Ostatní e-maily (např. spam) nekompromisně a okamžitě vymažte ze svého počítače! Detailní nastavení filtru nevyžádané pošty a její možnosti naleznete v nabídce Akce v položce Nevyžádaná pošta, pod příkazem Možnosti nevyžádané pošty. Filtr nevyžádaných zprávy filtruje poštu automaticky, přesto můžete blokovat zprávy pomocí seznamů povolených či zakázaných odesílatelů, a tím předem určit, že se jedná o nevyžádanou poštu. V dialogovém okně Možnosti nevyžádané pošty můžete v jednotlivých kartách dále nastavit parametry následujících druhů filtrů.

Nastavení parametrů filtrů v dialogovém okně Možnosti nevyžádané pošty

91

Outlook 2007 nejen pro školy O Karta Možnosti •

Zde nastavíte základní parametry úrovně ochrany své pošty před nevyžádanou poštou. Obecný návod vlastně neexistuje, záleží na vás, které služby aktivujete.

Karta Bezpeční odesílatelé •

Zde se uvádí seznam všech odesílatelů, kterým důvěřujete a jejichž zprávy nechcete nechat zobrazovat ve složce Nevyžádaná pošta. Pokud se rozhodnete důvěřovat všem adresátům, jimž posíláte zprávy, můžete zaškrtnout přepínač Automaticky přidávat adresáty mých e-mailů do seznamu bezpečných odesílatelů. Ten není ve výchozím nastavení aktivní.

•

Pokud filtr omylem označí e-mail jako nevyžádanou poštu, můžete odesílatele zprávy přidat do seznamu bezpečných odesílatelů. E-mailové adresy a názvy domén uvedené v seznamu bezpečných odesílatelů nejsou nikdy považovány za nevyžádanou poštu bez ohledu na obsah zprávy.

Karta Bezpeční příjemci •

Jestliže váš e-mail je součástí adresářů nebo distribučních seznamů, můžete přidat odesílatele seznamu do seznamu bezpečných příjemců. Pak bez ohledu na obsah zprávy nebudou žádné zprávy odeslané na tyto e-mailové adresy nikdy považovány za e-maily nevyžádané pošty.

Karta Blokovaní odesílatelé •

Zprávy od konkrétních odesílatelů můžete snadno blokovat přidáním jejich e-mailových adres nebo názvů domén do seznamu blokovaných odesílatelů. Přidáte-li název nebo e-mailovou adresu do tohoto seznamu, přesune aplikace Outlook jakoukoliv příchozí zprávu z tohoto zdroje do složky Nevyžádaná pošta. Zprávy od osob nebo z názvů domén uvedených v tomto seznamu jsou bez ohledu na obsah zprávy vždy považovány za zprávy nevyžádané pošty.

•

Veškeré zprávy od odesílatelů, kteří budou v tomto seznamu, jsou považovány automaticky za nevyžádanou poštu a do složky Doručená pošta se vůbec nedostanou.

Karta Mezinárodní •

Jedná se o další nastavení omezení mezinárodních zpráv, kdy můžete zprávy blokovat podle řádu domén, tj. např. zprávy, které obsahují doménu prvního řádu jinou než CZ nebo COM a podobné známé druhy domén prvního řádu. Máte možnost takové zprávy považovat za nežádoucí a zařadit je mezi nevyžádanou poštu.

•

Blokování kódování umožní zablokovat všechny zprávy v určité jazykové sadě. V současnosti je většina nevyžádané pošty odesílána v kódování US-ASCII. Zbývající část nevyžádaných zpráv je odesílána v různých jiných mezinárodních kódováních. Takový e-mail můžete automaticky považovat za nevyžádanou poštu.

Dalším mechanismem pro omezení nevyžádané pošty je nepovolit stahování obrázků nebo zvuků z externích zdrojů sítě Internet. Je zde totiž velké nebezpečí při odesílání hromadných e-mailů, že se snadno můžete stát obětí. Pokud zprávu s velkým obrázkem přijmete a otevřete i s propojeným obsahem, je tento obsah automaticky stažen do serveru odesílatele a vy tím neúmyslně potvrzujete, že vaše adresa je platná. Tím je ale zároveň poskytnuta dalším odesílatelům nevyžádané pošty a může dojít k nárůstu nevyžádaných zpráv, které se objeví ve vaší schránce. Aplikace Outlook ve výchozím nastavení blokuje automatické stahování obrázků. Stahování obrázků nebo jiného externího obsahu lze odblokovat, pokud se domníváte, že zpráva přichází od důvěryhodného odesílatele. Dialogové okno Možnosti nevyžádané pošty otevřete: 1. V hlavním pracovním okně otevřete panel Nástrojů. 2. Dále použijte příkaz Možnosti. 3. V okně Možnosti ve skupinovém rámečku části E-mail klepněte na tlačítko Nevyžádaná pošta. 4. Tím otevřete okno Možnosti nevyžádané pošty, které obsahuje pět karet. 5. Každá karta umožňuje nastavit parametry pro obranu proti nevyžádané poště. Vše vidíte na obrázku Možnosti nevyžádané pošty výše v textu.

92

Nevyžádaná nadpis poštakapitoly - SPAM ZÁKLADNÍ PRAVIDLA OCHRANY Omezte publikování své e-mailové adresy Buďte opatrní při publikování své e-mailové adresy na veřejných webech a serverech, jako jsou například diskusní skupiny, konverzační místnosti, vývěsky atd. Pokud navštěvujete veřejné stránky, neuvádějte svou hlavní e-mailovou adresu. Upravte svoji e-mailovou adresu na svém osobním webu tak, aby ji weboví roboti (automaticky skenující e-mailové sdresy) nebyli schopni rozpoznat. Postačí, když místo zavináče uvedete v závorce anglický pojem (at); adresa pak bude mít např. tvar jmeno.prijmeni(at)jmenoserveru.cz. Kdykoliv totiž veřejně poskytnete svou plnou e-mailovou adresu nebo umístíte odkaz (hyperlink) na tuto adresu, zvyšuje se pravděpodobnost nevyžádané pošty.

Zkontrolujte si zásady zabezpečení webových serverů Pokud se přihlašujete ke službám elektronického bankovnictví, obchodům a odběrům elektronických zpravodajů, pečlivě si před zadáním své e-mailové adresy a dalších osobních údajů prostudujte zásady ochrany osobních údajů příslušného webu. Na webu vyhledejte odkaz (obvykle v dolní části domovské stránky) nebo část nazvanou Prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů, Zásady ochrany osobních údajů, Smluvní podmínky nebo Podmínky použití. Pokud na webu nejsou uvedeny informace o způsobu použití vašich osobních údajů, dobře si použití příslušné služby rozmyslete. Na nevyžádanou poštu neodpovídejte Nikdy neodpovídejte na e-mailovou zprávu (ani za účelem odhlášení ze seznamu adresátů), pokud odesílatele neznáte. Odpovězte pouze v případě, že odesílateli důvěřujete, například pokud e-mailová zpráva přichází ze služby nebo on-line obchodu, ve kterém jste se zaregistrovali, nebo z elektronického zpravodaje, k jehož odběru jste se přihlásili. Neodpovídejte na e-mailové zprávy, které zjišťují osobní informace Většina legitimních společností nebude požadovat zaslání osobních údajů prostřednictvím e-mailu. Pokud tak učiní, je to podezřelé. Mohlo by se jednat o falešnou e-mailovou zprávu, která má vypadat legitimně. Tato taktika bývá označována jako útok phishing. Jestliže nevyžádaná pošta přichází ze společnosti, se kterou spolupracujete, například vám vydala kreditní kartu, zavolejte do této společnosti, abyste zprávu ověřili. Jde-li o legitimní dotaz, měl by vám být pracovník oddělení služeb zákazníkům příslušné společnosti schopen odpovědět. Nastavte si filtr nevyžádané pošty pro identifikaci a deaktivaci podezřelých zpráv tak, abyste byli chráněni před útoky phishingu.

OCHRANA PŘED PODVODNÝMI ZPRÁVAMI Outlook 2007 je vybaven výkonnými nástroji pro ochranu před podvodnými zprávami. Ve výchozím nastavení zpracuje aplikace Outlook podezřelou zprávu následovně: Pokud filtr nepovažuje nevyžádanou poštu za nevyžádanou hromadnou poštu, ale za podvodnou zprávu, zůstane zpráva umístěna ve složce Doručená pošta. Odkazy v ní budou zakázány a nelze u nich použít příkaz Odpovědět a Odpovědět všem. Dále program zablokuje v podezřelé zprávě všechny přílohy. •

Jestliže potřebujete zprávu přesunout zpět do složky Doručená pošta, klepněte na informační panel a na příkaz Přesunout do složky Doručená pošta.

•

Po přesunutí nevyžádaných zpráv ze složky Nevyžádaná pošta budou znovu povoleny odkazy a aktivovány blokované funkce. Bude rovněž obnoven původní formát zprávy.

•

Přesunutím podvodných zpráv ze složky Nevyžádaná pošta bude obnoven jejich původní formát, ale ve výchozím nastavení zůstanou zakázány odkazy obsažené v takové zprávě. Při výchozím nastavení zůstanou také zakázány příkazy Odpovědět a Odpovědět všem a budou blokovány všechny přílohy ve zprávě.

Informační panel s upozorněním na omezení funkcí

93

nadpis RSSkapitoly kanály RSS KANÁLY Technologie RSS kanálů (Really Simple Syndication) představuje pro vás nový zdroj informací. Jedná se o propojení s konkrétním informačním zdrojem. Pro vydavatele jde o ideální možnost své vlastní propagace pro návštěvníky a zájemce, kterou nemusí šířit prostřednictvím např. webových stránek. Pokud se přihlásíte k odběru RSS kanálu, budou vám příslušné informace automaticky doručovány do vaší složky konkrétního RSS kanálu. Výhodou RSS obsahu je jeho rychlá a snadná aktualizace. Typickým obsahem jsou např. webové deníky, novinové titulky apod. Nemusíte tedy složitě vyhledávat data na webu dané společnosti. Dalším příkladem obsahu RSS kanálů jsou blogy. Blogy v tomto případě můžete srovnávat např. s deníky on-line. V poslední době dochází k velkému vzrůstu obliby RSS obsahů a zároveň i k jejich inovacím. Můžete se setkat i s multimediálními zprávami nebo se zvukovou podobou jednotlivých textových zpráv. Informační kanály RSS bývají označovány také jako webové informační kanály, informační kanály XML, kanály RSS a souhrnný obsah.

Řada vydavatelů zveřejňovaného obsahu RSS zasílá do aplikace Outlook 2007 pouze zkrácenou podobu zprávy, kterou si pak následně můžete přečíst v celém rozsahu po jejím otevření. Doposud se pro čtení takovýchto typů informací využívaly různé klientské aplikace, nyní je tato služba integrována přímo v aplikaci Outlook 2007. Sami se můžete propojit s těmi kanály, které vás zajímají. Není tedy podmínkou, že z konkrétního webu musíte odebírat veškeré informace. Dále si ze všech článků vydávaných ke konkrétnímu tématu můžete vybrat jen ty, o něž máte zájem. Stahování obsahu RSS kanálů je zatím zcela bezplatné, objevují se druhy informačních zdrojů, které za přístup ke svým informacím po vás budou vyžadovat poplatek za přístup. Takový RSS kanál si můžete představit jako zpoplatněný televizní kanál. Záleží jen na vás, zda informace poskytované za poplatek chcete sledovat, či ne.

VYHLEDÁNÍ INFORMAČNÍHO KANÁLU RSS Pokud znáte konkrétní adresu informačního kanálu, můžete jej rovnou propojit s prostředím aplikace Outlook 2007. K propojení může dojít na základě přidání nového zdroje do složky Informační kanály RSS, kde najdete i řadu předpřipravených odkazů na zajímavé obsahy. Pokud se rozhodnete přihlásit k odběru konkrétního obsahu, který jste nalezli na webu a který nabízí obsah ke sdílení, můžete využít ikon, jež jsou pro tento účel připraveny. V rámci aplikace Internet Explorer 7.0 a vyšší pak naleznete ikony pro odběr informačního obsahu. Po přihlášení k odběru zpráv se obsah pravidelně aktualizuje. Server vydavatele je pak pravidelně kontrolován. Vydavatelé obsahu také mohou určit maximální četnost zpráv a frekvenci doručování. Maximální četnost vašeho dotazování na zprávy může být také limitovaná, a to např. frekvencí 60 minut na jednu obnovu zpráv. Pokud tuto frekvenci překročíte, může vám být další přístup odepřen.

PŘIDÁNÍ RSS INFORMAČNÍHO KANÁLU Existuje několik možností jak se přihlásit k odběru informačního obsahu: •

prostřednictvím aplikace Internet Explorer

•

použitím odkazu na informační kanál, přímo v poštovní přihrádce

•

definováním informačního kanálu prostřednictvím nastavení poštovního účtu

Přihlášení pomocí aplikace Internet Explorer Jako příklad zvolte webové stránky MŠMT ČR. Zde je nabídka pro odběr informací pomocí RSS kanálu. V rámci panelu nástrojů je aktivní ikona pro odběr RSS – webu MŠMT ČR. Pokud na tuto ikonu klepnete, dostanete se na stránku s odkazem umožňujícím přihlášení k odběru informací. Po potvrzení žádosti o odběr budete vyzváni, abyste pojmenovali svůj nový RSS kanál a zpřístupnili jeho možné sledování. Pak budete moci sledovat novinky z MŠMT přímo ve svém prohlížeči mezi položkami ostatních RSS kanálů. Přihlášení k odběru RSS kanálu

97

Co je dobré nadpis ještě kapitoly vědět Co je dobré ještě vědět TISK Možnosti způsobu tisku V základním pracovním okně aktivujte nabídku Soubor. V otevřeném okně se zobrazí sekce, jež obsahuje několik příkazů pro přípravu stránky pro tisk a vlastní tisk. Příkaz Vzhled stránky umožňuje nastavit styl výstupu jako tabulku nebo klasickou tiskovou stránku dokumentu. Příkaz Definovat styly tisku umožňuje přepínat mezi stylem tabulka nebo zápis. Můžete také nastavit další parametry tisku budoucího výstupu podle svých představ (písmo, záhlaví/zápatí atd.).

Styl tabulka v okně Definovat styly tisku

Styl tabulka v okně Definovat styly tisku

Prostřednictvím tlačítka Upravit můžete uživatelsky nastavit další vlastnosti daného stylu tisku. Náhled na vzhled budoucího tiskového výstupu

Příkaz SouborNáhled zobrazí požadovanou stránku (stránky) tak, jak bude vypadat po vytištění na tiskárně. Pomocí ostatních příkazů v tomto okně můžete ještě před vlastním tiskem provést další úpravy. Jedná se především o příkaz Vzhled stránky, jehož aktivací se otevře okno stejného jména s potřebnými předtiskovými úpravami. Příkaz Tisk otevírá stejnojmenné okno. Zde je velké množství parametrů tisku. Jejich úpravou nastavíte optimální požadovaný vzhled stránky a vyberete si potřebnou tiskárnu, případně nastavíte požadovaný počet kopií. Zajímavá možnost je jistě volba tisku příloh, funkce Vytisknout přílohy.

Nastavení parametrů tisku dokumentu v dialogovém okně Tisk

101

Outlook 2007 nejen pro školy O

E-mailové účty E-mailové účty je možné získat z různých zdrojů, například od poskytovatele služeb internetu, zaměstnavatele nebo webových služeb, jako jsou Mail, Google Gmail nebo Windows Live Mail. Poskytovatel služeb internetu je společnost, která vám umožní přístup k internetu a službám, jako jsou e-mailová pošta, diskusní skupiny nebo využití webu. Někteří poskytovatelé služeb internetu jsou mezinárodní společnosti nabízející přístup v mnoha zemích, zatímco jiní pracují pouze v konkrétních omezených oblastech. Aplikace Outlook poskytuje pouze přístup k vašim existujícím e-mailovým účtům, které v programu vytvoříte pomocí funkcí a informací dodaných správcem nebo poskytovatelem služeb internetu.

POŠTOVNÍ PROTOKOLY Jedná se o programy, které slouží ke komunikaci mezi klientským počítačem a serverem. Jednotlivci nebo malé organizace (včetně školství) nejčastěji využívají služeb protokolu POP3 a SMTP. Protokol POP3 (Post Office Protocol Version 3) zajišťuje komunikaci mezi klientským počítačem a serverem. Všechny zprávy, které odesíláte z prostředí programu Outlook, jsou umístěny do vaší poštovní přihrádky na serveru odchozí pošty u poskytovatele poštovních služeb. Protokol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) zajišťuje rozesílání zpráv z vaší poštovní schránky do poštovních schránek příjemců. Ti si je stáhnou do své složky Doručená pošta právě prostřednictvím protokolu POP3. Poznámka: Zde je výraz server použit pro počítač v internetu, na němž má každý klient k dispozici poštovní schránku. Do ní vaše pošta přichází a je rozesílána adresátům. A naopak – zprávy, které jsou vám adresovány, jsou ukládány na tomto počítači a vy si je stahujete do složky Doručená pošta.

POŠTOVNÍ KLIENT Poštovní klient je program, který zajišťuje odesílání zpráv a vybírání schránek. Příkladem je např. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird a mnoho dalších. Je to v podstatě specializovaný editor, který umí kromě vytvoření zprávy také manipulovat se schránkami, odeslat zprávu na adresu příjemce a převzít zprávu ze serveru prostřednictvím POP3.

Nastavení přístupových údajů k poštovnímu serveru

POŠTOVNÍ SERVER Poštovní server je obecně počítač v síti Internet nebo Intranet, který zajišťuje zpracování poštovních zpráv, jejich příjem i odesílání. Program Outlook používá pro příchozí poštu služeb POP3 serveru, pro odchozí poštu je využíván server SMTP.

E-MAILOVÉ ÚČTY V DOMÁCNOSTECH NEBO V MALÝCH ORGANIZACÍCH Tyto účty jsou většinou k internetu připojeny pomocí poskytovatele služeb internetu, od nějž je subjektu poskytnut nejméně jeden e-mailový účet. Nejběžnější typy účtů jsou označovány pomocí příslušných názvů protokolů sítě Internet, POP3 a IMAP nebo jen POP a IMAP. Dalším typem účtu je účet HTTP nebo webový účet, který funguje podobně jako IMAP. Příkladem je účet služby Windows Live Mail, u něhož zůstávají zprávy na poštovním serveru, dokud je neodstraníte. Upozornění: Ve školství se převážně používá účet POP3.

112

Pravidla nadpis a oznámení kapitoly Pravidla a oznámení Pravidlo je návod, který vytváříte podle nabízených kritérií. Podle něj program Outlook automaticky zpracovává elektronickou poštu. Podmínky pro jednotlivá pravidla zadáváte pomocí průvodce Pravidla a oznámení. Můžete je vytvářet pro příchozí i odchozí poštu. Outlook je vybaven několika základními pravidly, která jsou již po instalaci připravena k použití. Příkladem mohou být pravidla pro odstranění nevyžádané pošty.

CO JE VLASTNÍ PRAVIDLO? Průvodce Pravidla a oznámení v aplikaci Outlook zahrnuje řadu akcí, které může tento program provádět na základě podmínek, jež určíte, jako například přesunutí všech e-mailových zpráv od určité osoby do jiné složky než Doručená pošta.

VYTVOŘENÍ PRAVIDLA PRO VLASTNÍ AKCI V další části si prohlédněte postup při vytvoření pravidla. Postup je ukázán na reálném příkladu. Úkolem je naučit studenty, aby při komunikaci s vyučujícím vždy psali na začátek předmětu zprávy text, který odpovídá označení jejich třídy, např. student-3A. Text bude ukončen mezerou. V další části pole Předmět může následovat libovolný řetězec znaků. Na základě tohoto kritéria je dále použita podmínka, jež umožní uložení doručené zprávy do složky 3A. Je zřejmé, že vyučující si musí v poště vytvořit složky jednotlivých tříd. Chcete-li vytvořit pravidlo definováním vlastních podmínek, proveďte následující kroky: 1. V navigačním podokně klepněte na tlačítko Pošta. 2. V nabídce Nástroje vyberte příkaz Pravidla a oznámení.

Pravidla a oznámení na kartě Nástroje

3. Ve stejnojmenném okně použijte tlačítko Nové pravidlo.

Nové pravidlo založíte klepnutím na stejnojmenný příkaz v okně Pravidla a oznámení.

117