Microsoft. Microsoft. Word nejen pro školy. Karel Klatovský. Nakladatelství a vydavatelství R. Vzdìlávání, které baví

Microsoft®

®

Office 2010

®

Microsoft ® Word 2010 nejen pro školy Karel Klatovský

Nakladatelství a vydavatelství

Vzdìlávání, které baví ww w. co mp u t er med i a. cz

R

Obsah

Obsah Vysvětlivky k prvkům použitým v knize: ..................................................................................... 10 POJMY A PRVKY POUŽITÉ V TEXTU .............................................................................................................. 10 JAK S KNIHOU PRACOVAT? JAK JE KNIHA ČLENĚNA? ................................................................................ 11

Textové editory .............................................................................................................................. 12 CO JE NOVÉHO V RÁMCI CELÉHO BALÍKU OFFICE? ................................................................................... 12 Novinky společné pro všechny aplikace balíku Office 2010: ......................................................................... 12 CO JE SOUČÁSTÍ OFFICE 2010? .................................................................................................................... 13 A NEBYLO BY NĚCO ZDARMA? ...................................................................................................................... 14 VZHŮRU DO OBLAK ......................................................................................................................................... 15 OFFICE 2010 A MŮJ POČÍTAČ ......................................................................................................................... 15 CO NOVÉHO VE WORDU 2010? ...................................................................................................................... 15

Ovládání Wordu.............................................................................................................................. 16 PANEL NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP.................................................................................................................. 17 Přizpůsobení panelu Rychlý přístup ................................................................................................................ 17 Tvorba vlastní karty ....................................................................................................................................... 18 SPUŠTĚNÍ WORDU ........................................................................................................................................... 19 POPIS PRACOVNÍHO PROSTŘEDÍ WORDU ................................................................................................... 19 Stavový řádek ................................................................................................................................................ 20 Plocha dokumentu......................................................................................................................................... 20 Barevné schéma prostředí Wordu ................................................................................................................. 20

Základy psaní a úpravy textu........................................................................................................ 21 PRO NAPROSTÉ ZAČÁTEČNÍKY ..................................................................................................................... 21 Kurzor ............................................................................................................................................................ 21 Základní klávesy ............................................................................................................................................ 21 BLOKY................................................................................................................................................................ 22 Sloupcový blok .............................................................................................................................................. 23 Základy formátování ...................................................................................................................................... 23 VZHLED PÍSMA ................................................................................................................................................. 24 VELIKOST PÍSMA .............................................................................................................................................. 24 ZAROVNÁNÍ TEXTU (ODSTAVCE) .................................................................................................................... 25 Nastavení zarovnání pomocí myši ................................................................................................................ 25 ŘEZ PÍSMA ...................................................................................................................................................... 25 Vzhled, velikost a řez písma – síla kombinace .............................................................................................. 25 MINIPANEL NÁSTROJŮ .................................................................................................................................... 26 STYLY................................................................................................................................................................. 26 Proč je styl užitečný?..................................................................................................................................... 26 Jednoduché vytvoření vlastního stylu ........................................................................................................... 27

Práce se soubory – dokumenty ................................................................................................... 27 VYTVOŘENÍ NOVÉHO SOUBORU ................................................................................................................... 27 Vytvoření nového souboru pomocí šablony .................................................................................................. 27 OTEVŘENÍ DOKUMENTU ................................................................................................................................ 28 ULOŽENÍ SOUBORU ........................................................................................................................................ 30 První uložení ................................................................................................................................................. 30 Druhé a další uložení .................................................................................................................................... 31 ULOŽENÍ POD JINÝM NÁZVEM (ULOŽIT JAKO...) .............................................................................................. 31 Uložení vlastní šablony .............................................................................................................................. 31 Nastavení cest k souborům ........................................................................................................................... 32 TLAČÍTKA ZPĚT A OPAKOVAT ............................................................................................................................ 32 MĚŘÍTKO ZOBRAZENÍ – LUPA .......................................................................................................................... 32 KOPÍROVÁNÍ FORMÁTU ................................................................................................................................... 33

Rozšířená editace textu ................................................................................................................ 33 TEXTOVÉ EFEKTY ............................................................................................................................................ 33 POKROČILÝ FORMÁT PÍSMA ........................................................................................................................... 34 Barva písma .................................................................................................................................................. 34 Styl podtržení ................................................................................................................................................ 34

3

Word 2010 nejen pro školy W ZÁLOŽKA UPŘESNIT ........................................................................................................................................... 34 Měřítko .......................................................................................................................................................... 34 Mezery .......................................................................................................................................................... 34 Umístění ........................................................................................................................................................ 35 Prokládání písma .......................................................................................................................................... 35 Funkce písma OpenType .............................................................................................................................. 35 POKROČILÉ FORMÁTOVÁNÍ ODSTAVCE ........................................................................................................ 35 ODSAZENÍ A MEZERY ...................................................................................................................................... 36 Mezery .......................................................................................................................................................... 36 ZÁLOŽKA TOK TEXTU .......................................................................................................................................... 36 Tabulátory ...................................................................................................................................................... 37

Styly – detailní nastavení .............................................................................................................. 37 VYTVOŘENÍ NOVÉHO STYLU .......................................................................................................................... 38 DĚLĚNÍ SLOV .................................................................................................................................................... 39 TISK A PŘEDTISKOVÁ PŘÍPRAVA.................................................................................................................... 40 Náhled na dokument ..................................................................................................................................... 40 VÝBĚR TISKÁRNY............................................................................................................................................. 41 Rozsah stránek ............................................................................................................................................. 41 Oboustranný tisk ........................................................................................................................................... 41 Kompletováno................................................................................................................................................ 41 Orientace papíru ........................................................................................................................................... 42 Velikost papíru ............................................................................................................................................... 42 Okraje ............................................................................................................................................................ 42 Počet stránek na list ...................................................................................................................................... 42 Vzhled stránky ............................................................................................................................................... 42

Schránka a operace se schránkou .............................................................................................. 42 ZKOPÍROVÁNÍ DAT DO SCHRÁNKY (Ctrl+C).................................................................................................. 43 VYJMUTÍ DAT DO SCHRÁNKY (CTRL+X) ........................................................................................................ 43 VLOŽENÍ DAT ZE SCHRÁNKY (CTRL+V) ......................................................................................................... 43 VÍCE AKTIVNÍCH SCHRÁNEK .......................................................................................................................... 44

Tabulky ........................................................................................................................................... 45 ZÁKLADNÍ TVORBA TABULKY .......................................................................................................................... 45 ZÁKLADNÍ TVORBA TABULKY – NAKRESLENÍ „TUŽKOU“ ............................................................................. 45 EDITACE TEXTU V TABULCE ............................................................................................................................ 46 ZMĚNA ŠÍŘKY A VÝŠKY BUNĚK V TABULCE ................................................................................................. 46 SLUČOVÁNÍ A ROZDĚLOVÁNÍ BUNĚK ............................................................................................................ 47 Sloučení buněk.............................................................................................................................................. 47 Rozdělění buněk ........................................................................................................................................... 47 FORMÁTOVÁNÍ ČAR V TABULCE ..................................................................................................................... 47 BARVY V TABULCE ........................................................................................................................................... 48 PŘIDÁNÍ A ODEBRÁNÍ BUNĚK......................................................................................................................... 49 Vložení sloupců / řádků ................................................................................................................................. 49 Odebrání sloupců / řádků .............................................................................................................................. 49 SEŘAZENÍ DAT V TABULCE ............................................................................................................................. 49 VZORCE V TABULCE ........................................................................................................................................ 50 PŘEMÍSTĚNÍ TABULKY ..................................................................................................................................... 51 SMAZÁNÍ TABULKY ........................................................................................................................................... 52

Odrážky a číslování ....................................................................................................................... 52 ODRÁŽKY .......................................................................................................................................................... 52 Aktivace odrážek přímo při psaní textu ......................................................................................................... 52 Nastavení odrážek......................................................................................................................................... 52 Obrázek jako odrážka.................................................................................................................................... 53 ČÍSLOVÁNÍ ......................................................................................................................................................... 53 Aktivace číslování přímo při psaní textu ........................................................................................................ 53 Nastavení číslování ....................................................................................................................................... 54 Návaznost na předchozí číslování ................................................................................................................ 54 VÍCEÚROVŇOVÝ SEZNAM ............................................................................................................................... 55 ČÍSLOVÁNÍ NADPISŮ ........................................................................................................................................ 56 ČÍSLOVÁNÍ OBRÁZKŮ ...................................................................................................................................... 56

4

Obsah Ohraničení, stínování a zvýraznění textu .................................................................................... 57 OHRANIČENÍ TEXTU ........................................................................................................................................ 57 STÍNOVÁNÍ TEXTU ............................................................................................................................................ 58 ZVÝRAZNĚNÍ TEXTU ........................................................................................................................................ 58 OHRANIČENÍ CELÉ STRÁNKY......................................................................................................................... 59

Grafika ve Wordu ........................................................................................................................... 60 VKLÁDÁNÍ OBRÁZKŮ A GRAFICKÝCH OBJEKTŮ .......................................................................................... 60 VEKTOR, NEBO RASTR?.................................................................................................................................. 60 Vložení klipartu ............................................................................................................................................. 60 Vložení obrázku............................................................................................................................................. 61 OBRAZCE .......................................................................................................................................................... 62 Změna parametrů u některých obrazců ........................................................................................................ 63 WORDART ......................................................................................................................................................... 63 Jak vložit do dokumentu objekt WordArt ....................................................................................................... 63 OBRÁZKY SMARTART ...................................................................................................................................... 63 Přidání (a odebrání) objektu do (z) obrázku SmartArt .................................................................................. 64 GRAFICKÉ OPRAVY OBRÁZKU SMARTART ................................................................................................... 65 Změna tvaru obrazce .................................................................................................................................... 65 Změna velikosti obrazce ................................................................................................................................ 65 Změna stylu obrazce ..................................................................................................................................... 65 Změna rozložení SmartArtu .......................................................................................................................... 66 Změna stylů obrázků SmartArt...................................................................................................................... 66 Změna barev obrázku SmartArt .................................................................................................................... 67 Snímek obrazovky ......................................................................................................................................... 67

Operace s grafickým objektem .................................................................................................... 67 ZMĚNA VELIKOSTI ............................................................................................................................................ 67 PŘEMÍSTĚNÍ OBJEKTU .................................................................................................................................... 68 OTOČENÍ OBJEKTU .......................................................................................................................................... 68 SMAZÁNÍ OBJEKTU .......................................................................................................................................... 69 ZMĚNA STYLU OBRÁZKU ................................................................................................................................ 69 BARVY, ČÁRY A VÝPLŇ GRAFICKÝCH OBJEKTŮ .......................................................................................... 69 OBTÉKÁNÍ ......................................................................................................................................................... 69

Grafy .............................................................................................................................................. 70 VLOŽENÍ GRAFU............................................................................................................................................... 71 ÚPRAVY GRAFU ............................................................................................................................................... 71 ZMĚNA TYPU GRAFU ...................................................................................................................................... 72 ZMĚNA STYLU GRAFU .................................................................................................................................... 72 ÚPRAVA OBLASTÍ GRAFU................................................................................................................................ 72

Práce se stránkou.......................................................................................................................... 73 VZHLED STRÁNKY ........................................................................................................................................... 73 Záložka Okraje................................................................................................................................................ 73 Záložka Papír ................................................................................................................................................. 74 Záložka Rozložení ........................................................................................................................................... 74 ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ ............................................................................................................................................. 75 Nastavení záhlaví / zápatí ............................................................................................................................. 75 Různé záhlaví / zápatí u každého oddílu ...................................................................................................... 76 SLOUPCE .......................................................................................................................................................... 76 TITULNÍ STRANA ............................................................................................................................................. 77 VODOZNAK ....................................................................................................................................................... 78

Pravítka........................................................................................................................................... 79 CO NAJDETE NA PRAVÍTKU? .......................................................................................................................... 79 Odsazení prvního řádku ................................................................................................................................ 79 Předsazení prvního řádku ............................................................................................................................. 79 Odsazení zprava ........................................................................................................................................... 79 TABULÁTORY ..................................................................................................................................................... 80 Nastavení tabulátoru ..................................................................................................................................... 80 Úprava pozice tabulátoru............................................................................................................................... 81 Smazání tabulátoru ....................................................................................................................................... 81 Použití tabulátoru........................................................................................................................................... 81

5

Word 2010 nejen pro školy W TABULÁTORY – NASTAVENÍ POMOCÍ PÁSU KARET WORDU ....................................................................... 81 RUČNÍ NASTAVENÍ OKRAJŮ STRÁNKY .......................................................................................................... 82 PEVNÁ MEZERA ............................................................................................................................................... 83

Operace s dokumentem ................................................................................................................ 83 ZALOMENÍ DOKUMENTU ................................................................................................................................. 83 Co je to oddíl? ............................................................................................................................................... 83 Postup při zalomení ....................................................................................................................................... 83 ZOBRAZENÍ SKRYTÝCH ZNAKŮ FORMÁTOVÁNÍ .......................................................................................... 84 HLEDÁNÍ A NAHRAZOVÁNÍ TEXTU.................................................................................................................. 85 Hledání textu v dokumentu ............................................................................................................................ 85 Nahrazování textu v dokumentu .................................................................................................................... 86 Speciální hledání a nahrazování (rozšířené možnosti) ................................................................................. 86 KOMENTÁŘE ..................................................................................................................................................... 87 Vložení komentáře do textu ........................................................................................................................... 87 Úprava komentáře ......................................................................................................................................... 88 Smazání komentáře ...................................................................................................................................... 88 SLEDOVÁNÍ ZMĚN ............................................................................................................................................ 88 ROZDĚLENÍ PŘÍČKAMI..................................................................................................................................... 89 Vytvoření příček ............................................................................................................................................ 89 Zrušení příček ............................................................................................................................................... 90 OCHRANA DOKUMENTU HESLEM.................................................................................................................. 90 PROCHÁZENÍ DOKUMENTEM ......................................................................................................................... 90 NAVIGACE V DOKUMENTU .............................................................................................................................. 91

Práce s více dokumenty................................................................................................................ 92 OTEVŘENÍ VÍCE DOKUMENTŮ ........................................................................................................................ 92 PŘEPÍNANÍ MEZI DOKUMENTY....................................................................................................................... 92 USPOŘÁDÁNÍ DOKUMENTŮ ............................................................................................................................ 92 KOPÍROVÁNÍ TEXTU A DAT MEZI DOKUMENTY ............................................................................................. 93 VLOŽENÍ JEDNOHO DOKUMENTU DOVNITŘ DRUHÉHO ............................................................................. 93

Automatizace při tvorbě dokumentu ........................................................................................... 93 AUTOMATICKÉ OPRAVY V DOKUMENTU ....................................................................................................... 93 Jak se dostat do databáze automatických oprav? ......................................................................................... 94

Kontrola pravopisu ........................................................................................................................ 95 JAK WORD KONTROLUJE PRAVOPIS? ........................................................................................................... 95 Jak provést kontrolu pravopisu dokumentu? ................................................................................................. 95 Nastavení jazyka pro kontrolu pravopisu ....................................................................................................... 96 TEZAURUS ........................................................................................................................................................ 97

Doplňkové funkce Wordu .............................................................................................................. 97 INICIÁLA............................................................................................................................................................. 97 VELKÁ A MALÁ PÍSMENA ................................................................................................................................ 97 SYMBOLY A ZNAKY .......................................................................................................................................... 98 VKLÁDÁNÍ DALŠÍCH OBJEKTŮ ........................................................................................................................ 98 Vkládání rovnic a matematických symbolů ................................................................................................... 98 Vkládání tabulek z Excelu do Wordu ............................................................................................................. 99 Vložení tabulky Excelu do dokumentu jako objekt ........................................................................................ 99 Vložení tabulky Excelu do dokumentu Wordu pomocí schránky ................................................................. 100 VLOŽENÍ PROMĚNNÝCH HODNOT ............................................................................................................... 100 Vložení data a času do dokumentu ............................................................................................................. 100 Vložení ostatních proměnných .................................................................................................................... 101 Cizojazyčný překlad ................................................................................................................................... 101

Obsah a rejstřík ........................................................................................................................... 102 OBSAH ............................................................................................................................................................. 102 Aktualizace obsahu ..................................................................................................................................... 104 REJSTŘÍK ........................................................................................................................................................ 104 Označení slov pro rejstřík............................................................................................................................ 104 Generování rejstříku .................................................................................................................................... 105

6

Obsah KŘÍŽOVÝ ODKAZ............................................................................................................................................. 106 Vytvoření záložky ........................................................................................................................................ 106 Vytvoření křížového odkazu na záložku ...................................................................................................... 106

Hromadná korespondence ......................................................................................................... 107 CO JE POTŘEBA PRO TO, ABY MOHLA BÝT POUŽITA HROMADNÁ KORESPONDENCE ........................ 107 OBECNÝ POSTUP PŘI VYTVÁŘENÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE ....................................................... 107 Vytvoření zdroje dat .................................................................................................................................... 108 Vytvoření vzorového souboru ...................................................................................................................... 108

Word a Internet ............................................................................................................................ 111 VYTVOŘENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU .................................................................................................. 111 Jak zabránit automatickému vytváření hypertextových odkazů ................................................................... 111 VYTVOŘENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU Z OBJEKTU ............................................................................ 112 VYTVOŘENÍ PŘÍMÉ VAZBY – OBRÁZEK PŘÍMO Z INTERNETU ................................................................. 112 Vytvoření on-line vazby – obrázek z Internetu ............................................................................................ 112 TVORBA A ÚPRAVA INTERNETOVÝCH STRÁNEK POMOCÍ WORDU ........................................................ 113 Jak funguje tvorba stránek pomocí Wordu? ................................................................................................ 113 Tvorba stránky ve Wordu............................................................................................................................. 114 Které prvky lze bezpečně použít ................................................................................................................. 115 Které prvky se nedoporučuje používat ........................................................................................................ 115 ODESLÁNÍ DOKUMENTU ELEKTRONICKOU POŠTOU................................................................................ 116

Makra ............................................................................................................................................ 116 ZÁZNAM MAKRA – NAHRÁNÍ ......................................................................................................................... 116 SPUŠTĚNÍ MAKRA .......................................................................................................................................... 117

Nápověda .................................................................................................................................... 117 OBECNĚ K NÁPOVĚDĚ MICROSOFT OFFICE 2010 .................................................................................... 117 PRAKTICKÉ POUŽITÍ NÁPOVĚDY VE WORDU 2010 .................................................................................... 118

Nastavení Wordu .......................................................................................................................... 118 Karta Obecné ................................................................................................................................................ 118 Karta Zobrazení............................................................................................................................................. 119 Karta Kontrola pravopisu a mluvnice ................................................................................................................ 120 Karta Uložit................................................................................................................................................... 121 Karta Jazyk .................................................................................................................................................. 122 Karta Upřesnit............................................................................................................................................... 122 Karta Přizpůsobit pás karet ............................................................................................................................. 123 Karta Panel nástrojů rychlý přístup .................................................................................................................. 123 Karta Doplňky ............................................................................................................................................... 124 Karta Centrum zabezpečení ............................................................................................................................ 124

PŘÍLOHA I .................................................................................................................................... 125 PÁSY KARET ................................................................................................................................................... 125 Karta Domů .................................................................................................................................................................................... 125 Karta Vložení .................................................................................................................................................................................. 125 Karta Rozložení stránky ................................................................................................................................................................ 125 Karta Reference ............................................................................................................................................................................. 125 Karta Korespondence ................................................................................................................................................................... 125 Karta Revize ................................................................................................................................................................................... 125 Karta Zobrazení ............................................................................................................................................................................. 125

PŘÍLOHA II ................................................................................................................................... 126 SEZNAM DŮLEŽITÝCH TLAČÍTEK A JEJICH VÝZNAM ................................................................................. 126

PŘÍLOHA III .................................................................................................................................. 127 VZORNÍK ZÁKLADNÍCH TYPŮ PÍSEM – FONTŮ ........................................................................................... 127

PŘÍLOHA IV .................................................................................................................................. 128 UŽITEČNÉ KLÁVESOVÉ ZKRATKY WORDU ................................................................................................. 128

7

Word 2010 nejen pro školy W

Ovládání Wordu Celý textový editor je možné ovládat několika způsoby - myší, klávesovými zkratkami nebo kombinací obojího. Téměř každou operaci ve Wordu můžete provést minimálně dvěma způsoby. Z pochopitelných důvodů není možné v knize zaznamenat u každé operace všechny způsoby, kterými ji lze provést. Proto bude vždy vybrán ten nejjednodušší. Od verze 2007 se Word ovládá nově pomocí tzv. pásu karet, který naleznete v horní části obrazovky. Princip nového ovládání spočívá v tom, že pás je rozdělen na jednotlivé karty, které obsahují vždy určitou skupinu příkazů. Upozornění: V rámci sady Office 2010 neexistuje možnost zobrazit příkazy v klasických nabídkách, které znáte z verze Office 2003 a starší.

Uživatel tak již nemusí potřebné funkce dlouze hledat. Pro základní práci se souborem dokumentu se používá nové zobrazení nazvané Backstage. Kromě standardních operací se souborem je možné v tomto zobrazení také nastavovat například parametry tiskárny, zobrazovat náhled souboru, ukládat data na webové uložiště SkyDrive apod. Zobrazení Backstage se aktivuje pomocí tlačítka Soubor, které najdete v levém horním rohu aplikace. Po kliknutí na toto tlačítko se rozbalí následující nabídka: Zobrazení Backstage

Uložit - uloží právě otevřený dokument pod stávajícím názvem na stejně místo, odkud byl otevřen. Při prvním ukládání má stejnou funkci jako nabídka Uložit jako. Uložit jako – před uložením souboru dává uživateli možnost zvolit název dokumentu a místo pro jeho uložení. Otevřít – slouží k otevření existujícího dokumentu. Naposledy otevřené – zobrazí seznam naposledy otevřených souborů. Nápověda – zobrazí nápovědu k aplikaci Word 2010.

Konec – ukončí aplikaci.

K použití základních funkcí slouží tzv. pás karet. Je to seznam oblastí a jim přiřazených funkcí v horní části programu Word. Pás karet aplikace Word 2010

16

Prostředí textového editoru nadpis kapitoly

Vložení požadovaných příkazů Posun pořadí Tlačítka pro přidání/ odebrání příkazů na/z karty.

SPUŠTĚNÍ WORDU Po instalaci balíku Office 2010 se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start Všechny programy Microsoft Office. 1. Klikněte na tlačítko Start, umístěné v levé dolní části obrazovky. 2. V rozevřené nabídce zvolte položku Všechny programy. 3. Systém otevře nabídku s nainstalovanými programy. Zde vyhledejte nabídku programové skupiny Microsoft Office a v ní klikněte na ikonu Microsoft Word 2010.

Tip: Pokud nemůžete najít zástupce pro spuštění Wordu ani v nabídce Start, ani na ploše, zadejte v nabídce Start  Spustit příkaz winword. Pokud je Word na daném počítači nainstalován, tímto příkazem se spustí vždy.

POPIS PRACOVNÍHO PROSTŘEDÍ WORDU Po spuštění programu se zobrazí prostředí Wordu, které se skládá z několika částí. V horní části jsou pásy karet, na kartách a ve skupinách tu jsou umístěny všechny funkce Wordu. Titulní lišta s názvem aktuálního souboru

Panel nástrojů Rychlý přístup

Záložky karet Název skupiny v kartě nástrojů Tlačítko Soubor

Vodorovné pravítko

Tlačítka pro minimalizaci, maximalizaci a zavření aplikace

Kurzor Svislé pravítko

Stránka

Svislý posuvník

prostor pro psaní textu

19

Základní editace textu nadpis kapitoly

Základy psaní a úpravy textu Po spuštění Wordu je k dispozici prázdný dokument s názvem Dokument1, do nějž je možné začít psát. Přitom způsob zobrazení papíru, nastavení panelů, pásů a další prvky si Word pamatuje od minulého ukončení.

PRO NAPROSTÉ ZAČÁTEČNÍKY Kurzor V textovém editoru existuje jeden důležitý prvek, a to kurzor. Je to malá svislá blikající čárka na řádku v ploše papíru. Kurzor bliká a neustále ukazuje, kde v textu se právě nacházíte. Kurzor lze přemístit do jiné oblasti textu buď prostřednictvím šipek na klávesnici, nebo myší. Bez kurzoru by nebylo možné editovat a psát text – bez kurzoru by byl uživatel textového editoru dezorientován.

Základní klávesy K základní editaci textu jsou určeny klávesy na klávesnici, jejichž význam je pro další úspěšnou práci ve Wordu bezpodmínečně nutné znát. Klávesa

Význam klávesy

Enter

Odsadí odstavec nebo nadpis.

Šipky

Přesunou kurzor v textu v naznačeném směru.

Delete

Smaže znak vpravo od kurzoru.

Home

Nastaví kurzor na začátek řádku.

End

Nastaví kurzor na konec řádku.

Page Up

Přesun o jednu obrazovku nahoru.

Page Down

Přesun o jednu obrazovku dolů.

Backspace

Smaže znak vlevo od kurzoru.

Shift

Klávesa Shift se používá vždy s nějakou další klávesou. Umožňuje psaní velkých písmen. Například Shift+A napíše velké A.

Tab

Přesune kurzor doprava na nejbližší tabulátorovou pozici. Každé následující stisknutí klávesy Tab posune kurzor na další nastavený tabulátor doprava.

Caps Lock

Trvale aktivuje velká písmena (klávesu Shift). Aktivace je zobrazena svítící diodou v pravém horním rohu klávesnice (může se lišit v závislosti na typu klávesnice).

Num Lock

Aktivuje nebo deaktivuje numerickou klávesnici. Aktivovaná numerická klávesnice má opět vlastní indikátor. Doporučujeme mít numerickou klávesnici neustále aktivovanou.

F1

Aktivuje nápovědu.

Pozn.: Zbývající klávesy (Alt, Esc apod.) mají stejný význam jako v operačním systému Windows.

ODSTAVCE Možná zní nepochopitelně, proč se při seznamování s editací textu zabýváme nejprve odstavci, ale věřte, že to má své opodstatnění. Je velmi důležité si uvědomit, jak Word chápe odstavce. Odstavec je pro Word vše, co je na začátku a na konci odděleno klávesou Enter. Odstavec je tedy například nadpis stejně jako jedno slovo, které je samo na řádku, jenž byl ukončen klávesou Enter. Odstavec je ale i dlouhý nepřerušovaný text na několika řádcích. Proč je však odstavec pro Word tak důležitý? Podle odstavce Word formátuje text. Je tedy důležité, abyste i vy věděli, jak Word chápe odstavec, a abyste potom po Wordu nepožadovali něco, co prostě není proveditelné. Tomu musíte částečně podřídit i způsob psaní textu ve Wordu.

21

Základní editace textu nadpis kapitoly ZAROVNÁNÍ TEXTU (ODSTAVCE) Každý odstavec je možné zarovnat vzhledem k okrajům stránky. Existuje zarovnání na střed stránky, k pravému a levému okraji a zarovnání do bloku. Zarovnáváte-li odstavec, není nutné jej předtím označovat do bloku, stačí stát kurzorem kdekoliv uvnitř odstavce a stisknout správné tlačítko. Čtyři tlačítka pro zarovnání odstavce jsou k dispozici na pásu karet na kartě Domů ve skupině Odstavec. Toto je ukázka zarovnání vlevo. Toto je ukázka zarovnání vlevo. Toto je ukázka zarovnání vlevo. Toto je ukázka zarovnání vlevo. Toto je ukázka zarovnání vlevo. Toto je ukázka zarovnání na střed. Toto je ukázka zarovnání na střed. Toto je ukázka zarovnání na střed. Toto je ukázka zarovnání na střed. Toto je ukázka zarovnání na střed. Toto je ukázka zarovnání na střed. Toto je ukázka zarovnání vpravo. Toto je ukázka zarovnání vpravo. Toto je ukázka zarovnání vpravo. Toto je ukázka zarovnání vpravo. Toto je ukázka zarovnání vpravo. Toto je ukázka zarovnání do bloku. Toto je ukázka zarovnání do bloku. Toto je ukázka zarovnání do bloku. Toto je ukázka zarovnání do bloku. Toto je ukázka zarovnání do bloku. Toto je ukázka zarovnání do bloku.

Nastavení zarovnání pomocí myši Při psaní je možné pouhým dvojklikem myši určit, jakým způsobem bude řádek (resp. odstavec) zarovnán. 1. Nastavte se na nový řádek, na kterém dosud není žádný text (např. stisknutím klávesy Enter). 2. V rovině tohoto řádku pohybujte myší zleva doprava a všimněte si, že se u kurzoru myši objevují následující symboly, a to v závislosti na tom, u kterého okraje právě jste.

zarovnání vlevo

zarovnání na střed

zarovnání vpravo

3. Vyberte pozici, na kterou si přejete texty zarovnávat. 4. Dvakrát klikněte levým tlačítkem myši. Zarovnání se přepne k místu, u kterého jste dvojklik provedli, a podle toho, jaký symbol byl v daném okamžiku zobrazen.

ŘEZ PÍSMA Téměř všechny typy písma mají tři základní řezy: tučné (B), kurzívu (I) a podtržené (U). Jednotlivé řezy písma lze kombinovat, takže můžete dosáhnout například podtržené kurzívy nebo písma tučného podtrženého. Pro změnu řezu písma je nutné nejprve označit do bloku oblast, která bude modifikována, a následně stisknout odpovídající tlačítko na pásu karet na kartě Domů ve skupině Písmo. Deaktivaci řezu provedete opětovným kliknutím na požadovaný řez písma.

Vzhled, velikost a řez písma – síla kombinace Vzhled, velikost, řez a zarovnání písma jsou naprostými základy každého textového editoru. Přestože se jedná o čtyři jednoduché funkce, jde zároveň i o čtyři nejpoužívanější funkce, které při zkombinování poskytují uživateli širokou škálu možností, jež by například na běžném psacím stroji nebyly proveditelné. Poznámka: Word promítá všechny vlastnosti písma (velikost, typ, řez atd.) aktuálně do všech nabídek a tlačítek. Pokud tedy nastavíte kurzor do nadpisu, který je například zvýrazněn tučným písmem větší velikosti a odlišným typem písma, pak se všechny tyto vlastnosti okamžitě projeví v odpovídajících skupinách karet. To znamená, že tlačítko B bude stlačeno, přesná velikost písma bude vidět v nabídce velikosti, typ písma bude zobrazen podle typu v dokumentu apod.

25

Základní editace textu nadpis kapitoly Jednoduché vytvoření vlastního stylu Lze předpokládat, že u většiny rozsáhlejších dokumentů se nespokojíte pouze se styly, které jsou standardní součástí Wordu. Zřejmě budete chtít mít k dispozici vlastní styly odstavce. Pro jednoduché vytvoření vlastního stylu postupujte následujícím způsobem: 1. V dokumentu vytvořte text tak, jak bude později vypadat samotný styl, například upravte nadpis tak, jak by měly vypadat všechny nadpisy v celém dokumentu (velikost písma, typ písma, zarovnání atd.). 2. Označte text do bloku. 3. Klikněte myší na rozevírací nabídku stylů na kartě Domů ve skupině Styly.

Ukládání nového stylu...

Klikněte na příkaz Uložit výběr jako nový rychlý styl. Zadejte vlastní název stylu (např. „Odstavcový styl – velký“) a klikněte na tlačítko OK. Styl bude přenesen do seznamu stylů podle vlastností textu, který jste označili. Od této chvíle je možné ho v dokumentu kdykoliv později použít.

Práce se soubory – dokumenty Každá práce, každý dopis či dokument, které ve Wordu vytvoříte, pro vás mohou být někdy v budoucnu užitečné. Je proto vhodné je uložit do počítače tak, abyste je mohli kdykoliv později otevřít. Tato operace se ve Wordu 2010 provádí nově pomocí tlačítka Soubor, které naleznete v levém horním rohu aplikace. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí Backstage – nové zobrazení, které je novinkou všech aplikací sady Office 2010. Pomocí něj je možné nejenom provádět standardní operace se souborem (Nový, Otevřít, Uložit, Tisk), ale také nově např. nastavovat parametry tiskárny, procházet šablony dokumentů, aktivovat náhled dokumentu a další. Veškeré operace se souborem jako celkem jsou tak přehledně shrnuty do jedné oblasti.

VYTVOŘENÍ NOVÉHO SOUBORU S každým otevřením Wordu se automaticky vytvoří i nový soubor, který se jmenuje Dokument1. Číslo za slovem Dokument je pořadové číslo nového dokumentu od okamžiku otevření Wordu. Název dokumentu se zobrazuje na titulní liště Wordu. Na obrázku je příklad již čtvrtého nového dokumentu v pořadí.

Příkaz Nový na panelu Rychlý přístup

Pokud potřebujete pouze nový čistý „papír“, stačí kliknout na tlačítko Soubor, v nabídce Backstage na Nový a v otevřeném okně na první položku – Prázdný dokument. Pro vytvoření nového prázdného dokumentu stačí také stisknout klávesovou zkratku Ctrl+N. Tip: Doporučujeme přidat nejčastější příkazy, např. Nový, Otevřít, Uložit, Náhled, Tisk a další, na panel Rychlý přístup.

Vytvoření nového souboru pomocí šablony Tvůrci Wordu vytvořili pro nejpoužívanější typy dokumentů tzv. šablony. Šablona je prázdný formulář, například fax, životopis apod., který stačí pouze doplnit potřebnými údaji. Šablona tak velmi usnadňuje práci a čas – není nutné zabývat se tvorbou grafické úpravy dokumentu, stačí pouze údaje doplňovat. Zatímco ve verzi 2003 a starších verzích nebyl na šablony ještě kladen takový důraz, od verze 2007 jsou šablony důležitou součástí aplikace Word. Díky neustále rostoucímu množství šablon na webu Office.com a možnosti přístupu k těmto šablonám přímo z aplikace Word jejich důležitost nabrala na významu. V rámci zpracovaných šablon na vás 27

Word 2010 nejen pro školy W čekají stovky typů šablon pro nejčastější použití (brožury, dárkové poukazy, faktury, kalendáře, rozpisy, štítky, smlouvy, vizitky a další). Jejich využití velice doporučujeme, dokáží opravdu ušetřit spoustu drahocenného času. Postup při použití šablony je následující: 1. Klikněte na tlačítko Soubor. 2. V otevřené podnabídce vyberte položku Nový, podobně jako u vytvoření nového dokumentu. 3. Word v zobrazení Backstage zobrazí možnost otevření šablon, a to jak lokálně nainstalovaných (těch je minimálně), tak zejména těch uložených na webu Office.com, kterých je většina.

Šablony tematicky roztříděné ve skupinách Náhled na šablonu

Stažení šablony uložené na webu Office.com

4. Klikněte na požadovanou kategorii šablon a otevřou se již konkrétní šablony, kliknutím na vybranou šablonu se v pravé části zobrazí její náhled. Po kliknutí na tlačítko Stáhnout nebo po dvojkliku na miniaturu šablony se šablona stáhne a otevře v aplikaci Word. 5. Nyní stačí jen do šablony doplnit vlastní údaje. Upozornění: Pro využívání šablon, které jsou uloženy na webu Office.com, je samozřejmě nutné mít aktivní připojení k síti Internet.

OTEVŘENÍ DOKUMENTU Abyste mohli ve Wordu pracovat se souborem, který již v počítači existuje, je nutné jej otevřít. 1. Klikněte na tlačítko Soubor a v nabídce vyberte příkaz Otevřít. 2. Word zobrazí okno se stromovou strukturou, kde je možné vybrat požadovaný soubor. Podobně jako u ukládání bude výchozí složka nastavena na Dokumenty. Pomocí rozevírací nabídky v horní části okna je možné změnit disk či složku. 3. Ze seznamu uložených souborů klikněte myší na ten, který si přejete otevřít. 4. Nyní stačí kliknout na tlačítko Otevřít a soubor bude otevřen pro běžné užívání. Na následující stránce vidíte dialogové okno Otevřít s popisem jeho ovládacích prvků.

28

Základní editace textu nadpis kapitoly

Seznam dokumentů aplikace Microsoft Word v aktuální složce Označený (vybraný) soubor k načtení (otevření)

Aktivní složka

Tlačítko Otevřít nabízí několik možností, jak lze daný dokument otevřít.

5. Všimněte si, že tlačítko Otevřít má v pravé části malou šipku směřující dolů . Pokud vyberete soubor a kliknete na levou část tlačítka Otevřít (viz předchozí postup), soubor se otevře běžným způsobem. Jestliže ale chcete soubor otevřít jiným způsobem (například pouze pro čtení), je dobré kliknout na malou šipku vpravo. Zobrazí se následující možnosti: •

Otevřít – otevře soubor běžným způsobem.

•

Otevřít jen pro čtení – otevře soubor pouze pro čtení a nebude možné do něj zapisovat a ukládat.

•

Otevřít kopii – vytvoří z otevíraného dokumentu kopii s názvem Kopie (číslo kopie) + původní název. Původní otevíraný dokument zůstane neporušený.

•

Otevřít v prohlížeči – umožňuje otevřít HTML soubory místo v aplikaci Word přímo v internetovém prohlížeči.

•

Otevřít s transformací – slouží k převodu XML souborů.

•

Otevřít v chráněném zobrazení – umožňuje otevřít soubor z nedůvěryhodného zdroje v zobrazení, které zabraňuje možným problémům z hlediska bezpečnosti souboru.

•

Otevřít a opravit – slouží k otevření poškozených souborů, které nelze otevřít standardní cestou, Word se pokusí o jejich opravu a úpravu.

•

Zobrazit předchozí verze – umožňuje otevřít předchozí verze dokumentu.

Po kliknutí na symbol šipky tlačítka Otevřít se zobrazí nabídka s možnostmi otevírání dokumentu.

Uvedené způsoby ovšem nejsou jediné, pomocí nichž lze dokument otevřít. Soubor Wordu lze otevřít prakticky z jakéhokoliv libovolného místa Windows (např. ze složky, pracovní plochy apod.) pouhým poklikáním na ikonu dokumentu. To, že se jedná o dokument Wordu, poznáte podle charakteristické ikony. Stačí na ni poklikat levým tlačítkem myši a bude spuštěn Word (pokud ještě není) a přímo načten tento dokument.

29

Word 2010 nejen pro školy W Nastavení cest k souborům Jak již bylo uvedeno, programy Office se při ukládání a otevírání souborů automaticky nastavují do složky Dokumenty. Tuto cestu lze ale ve Wordu změnit jednou provždy. Postup naleznete v kapitole Nastavení Wordu na str. 118.

TLAČÍTKA ZPĚT A OPAKOVAT Funkce Zpět a Opakovat jsou velmi užitečnými prvky Wordu. Prostřednictvím funkce Zpět je možné vrátit nejen poslední provedenou operaci, ale i několik operací nazpět, což je obrovská výhoda. Tlačítko Zpět je rozděleno na dvě oblasti – na „zakroucenou“ modrou šipku a rozevírací nabídku. Každým kliknutím na modrou šipku budete vráceni o jeden krok zpět. Pokud chcete vrátit práci s Wordem o několik kroků, klikněte na malou šipku dolů u tlačítka Zpět. Zobrazí se nabídka se seznamem posledních prováděných operací. Pouhým kliknutím myši na některý z řádků vrátí Word všechny předcházející operace zpět – nebudete tak muset mnohokrát po sobě klikat Seznam předcházejících na šipku tlačítka Zpět. prováděných operací

Poznámka: Počet operací, o které je možné se vrátit, nelze přesně specifikovat – tento počet závisí mj. i na operační paměti počítače, takže v některých případech se lze vrátit až na začátek práce se souborem. Opakem tlačítka Zpět je tlačítko Opakovat . Nachází se vpravo od tlačítka Zpět a má tvar zkroucené obrácené šipky. Jeho stisknutím se automaticky provede ještě jednou naposledy provedená operace ve Wordu. Obě tlačítka výrazně usnadňují práci s dokumentem. Jejich kombinací lze průběhem práce s dokumentem pohodlně procházet.

MĚŘÍTKO ZOBRAZENÍ – LUPA V závislosti na nastaveném rozlišení obrazovky, velikosti pásu karet, velikosti písma v dokumentu a mnoha dalších parametrech se může zdát pohled na zobrazený papír na obrazovce příliš velký, nebo malý. Procentuální náhled na papír lze změnit v pravé dolní části aplikace. Počet procent je možné buď nastavit posuvníkem, nebo kliknout na číselné vyjádření a nastavit hodnotu přesně. Zvětšení nebo zmenšení lze nastavovat s přesností na jedno procento. Posuvník plynulé změny velikosti

Změna velikosti po krocích

Zřejmě nejvhodnější nastavení je takové, kdy je přes celou pracovní plochu Wordu vidět celá šíře dokumentu. V tomto případě vyberte z rozevírací nabídky možnost Šířka stránky. Dokument není ani příliš velký, ani příliš malý (nejsou zbytečně prázdné okraje).

Dialogové okno Lupa s možnostmi nastavení měřítka zobrazení stránky

Upozornění: Tato funkce je často mylně zaměňována se zvětšováním a zmenšováním písma! Není to tak! Jedná se o zvětšování či zmenšování náhledu na dokument vzhledem k obrazovce počítače. Na tisk nemá tato funkce absolutně žádný vliv. Je to, jako kdybyste si na čtení novin vzali lupu – obraz se sice zvětší, ale písmenka na papíře mají pořad stejnou velikost. 32

Word 2010 nejen pro školy W POKROČILÝ FORMÁT PÍSMA Nejčastější možnosti, které lze s písmem jako takovým ve Wordu provádět, jsou k dispozici v pásu karet na kartě Domů ve skupině Písmo. Pokud byste však chtěli vidět všechny možnosti, které vám Word pro formátování písma nabízí, klikněte na ikonu čtverečku se šipkou v pravém dolním rohu skupiny Písmo. Nicméně většinu běžných úprav lze provést přímo z příkazů na kartě a není nutné vyvolávat podrobnější okno s nastavením formátu. Jak s těmito příkazy pracovat jste se dozvěděli v minulých kapitolách. Nezapomeňte, že před vstupem do okna Písmo je nutné označit do bloku text, na který se veškeré změny budou vztahovat! Jak jinak by totiž Word poznal, kterou část textu chcete upravit? Okno Písmo se skládá ze dvou záložek – Písmo a Upřesnit, přičemž největší možnosti modifikace textu nabízí právě záložka Písmo.

Barva písma Rozevírací nabídka Barva písma se nachází zhruba uprostřed okna. Umožňuje obarvit písmo. V zásadě se ale nedoporučuje barevné písmo používat, zejména pokud je dokument určen k vytištění na černobílé tiskárně a bude prezentován pouze v této formě, rozdíl mezi odstíny šedi by mohl být na papíře velmi nezřetelný.

Styl podtržení

Zatržítka s funkcemi

Rozevírací nabídka Styl podtržení uprostřed okna nabízí několik způsobů podtrhávání textu. Kromě běžné nepřerušované čáry můžete text podtrhávat tečkovanou čarou, vlnovkou, dvojitou čarou apod. Za zmínku stojí i způsob podtržení nazvaný pouze slov. Tento styl podtrhává pouze slova a mezery vynechává.

Náhledové pole

Uprostřed okna záložky Písmo je k dispozici velká škála zatržítek. Jejich názvy velmi dobře vystihují jejich funkci. Za upozornění stojí zatržítka Horní index a Dolní index. Pomocí nich můžete vytvořit například vzorec a2+b2=c2. Horní a dolní index se stal v dnešní době standardní součástí běžných textů, proto jsou také příkazy pro psaní horního a dolního indexu umístěny i přímo na kartě Písmo. Psát horním nebo dolním indexem není nikterak složité, stačí napsat text standardním způsobem, poté označit např. číslice, které mají být psány indexem, a kliknout na příslušnou ikonu na kartě. Poznámka: Jednotlivé varianty zatržítek je možné mezi sebou kombinovat (nikoliv však libovolně). Ne všechny možnosti jsou ale vhodné pro tisk. Proto buďte raději při výběru stylů a efektů střídmější.

ZÁLOŽKA UPŘESNIT Záložka Upřesnit je určena k podrobnějšímu a méně častějšímu nastavování formátu písma.

Měřítko Pomocí rozevírací nabídky Měřítko je možné procentuálně stlačit, nebo rozšířit poměry stran písma. Tak například tato slova jsou stlačena na 50 % normální šířky, a naopak tato slova jsou rozšířena na 150 % normální šířky.

Mezery

34

Rozevírací nabídka Mezery slouží k nastavení mezer mezi znaky v textu. Tato volba může být za určitých okolností velmi užitečná, zejména při tvorbě esteticky náročnějších nebo reprezentativních dokumentů, kdy například potřebujete, aby nadpis vyšel přesně na celou délku řádku nebo text přesně pod délku obrázku apod.

Tabulky a vzorce ve Wordu 2010 nadpis kapitoly

Tabulky Tabulky již dnes neodmyslitelně patří ke každému textovému editoru. Dávno pryč jsou doby, kdy se tabulky v dokumentu musely vytvářet pomocí vodorovných a šikmých čar a k jejich úspěšnému dokončení bylo třeba až kouzelnické trpělivosti. Rovněž poslední verze Wordu umožňuje provádět s tabulkami rozsáhlé operace. Libovolný počet řádků a sloupců, různé typy čar, slučování a rozdělování řádků a sloupců, poměrně široká škála grafických možností a mnoho dalších funkcí jsou samozřejmostí.

ZÁKLADNÍ TVORBA TABULKY Ve Wordu je několik možností, jak navrhnout a vytvořit tabulku. Základním předpokladem je dobře vědět, jak má tabulka v konečné fázi vypadat. I když ji lze kdykoliv později téměř jakkoliv modifikovat, vždy je lepší navrhnout tabulku co nejvíce podobnou původním požadavkům. Pokud přesně víte, jak bude budoucí tabulka vypadat, pak asi nejlepší způsob je vytvořit ji pomocí příkazu na pásu karet. Jedná se o nejpoužívanější postup vložení tabulky do Wordu. 1. Na pásu karet klikněte na kartu Vložení. 2. Ve skupině Tabulky klikněte na ikonu Tabulka. 3. Zobrazí se další podnabídka, v níž můžete pomocí tažení myši v matici nastavit, kolik bude mít tabulka řádků a sloupců. 4. Klikněte levým tlačítkem myši, tabulka bude vytvořena. Nabídka Tabulka obsahuje pod grafickou maticí ještě další důležité příkazy: •

Vložit tabulku – zde můžete nastavit libovolný jiný počet řádků a sloupců, které nenabízí grafická matice.

•

Navrhnout tabulku – umožňuje nakreslit libovolnou tabulku.

•

Převést text na tabulku – umožňuje převést upravený text na tabulku.

•

Tabulka Excel – umožňuje vložit do Wordu tabulku z Excelu.

•

Rychlé tabulky – nabídka předdefinovaných šablon tabulek.

Vytvořená základní tabulka o pěti sloupcích a dvou řádcích by vypadala takto:

ZÁKLADNÍ TVORBA TABULKY – NAKRESLENÍ „TUŽKOU“ Tabulku lze vytvořit i tzv. od ruky, a to pomocí myši. Tabulka se vlastně nijak matematicky nedefinuje, ale „kreslí“ tahem ruky. Tento způsob je možné použít u tabulek, u nichž příliš nezáleží na přesných mírách sloupců a řádků. Pokud jsou ale šířky a výšky sloupců a řádků důležité a pokud si chcete proces vložení tabulky maximálně zjednodušit, zvolte raději předcházející způsob tvorby tabulky. 1. Klikněte na pásu karet na kartu Vložení. 2. Ve skupině Tabulka klikněte na ikonu Tabulka a z nabídky vyberte Navrhnout tabulku. 3. Tvar myši se z klasické šipky změní na tužku. 4. Nastavte se do oblasti, kde si přejete mít budoucí levý horní roh tabulky. 5. Stiskněte a držte levé tlačítko myši a táhněte směrem k budoucímu pravému dolnímu rohu budoucí tabulky. Při tažení myší by měla vznikat čárkovaná čára. 6. Jakmile budete na pozici pravého dolního rohu tabulky, uvolněte tlačítko myši – tabulka by se měla vytvořit. Zatím se ale skládá pouze z jednoho řádku a jednoho sloupce. 45

Tabulky a vzorce ve Wordu 2010 nadpis kapitoly SLUČOVÁNÍ A ROZDĚLOVÁNÍ BUNĚK Sousedící buňky v tabulce je možné spojovat (slučovat) a rozdělovat. Slučování a rozdělování buněk může být užitečné zejména při tvorbě složitějších tabulek nebo formulářů. Pokud byste například chtěli vytvořit formulář faktury, objednávky apod., asi byste se bez slučování neobešli.

Sloučení buněk 1. Označte do bloku ty buňky, které budou sloučeny (dvě a více sousedících buněk). 2. Na pásu karet klikněte na kontextovou kartu Rozložení a ve skupině Sloučit na příkaz Sloučit buňky. 3. Word buňky okamžitě sloučí. Od tohoto okamžiku se sloučené buňky chovají jako jedna buňka. Je možné ji zaplnit textem, centrovat, vybarvit apod. TŘI SLOUČENÉ BUŇKY DVĚ SLOUČENÉ BUŇKY •

•

• PŮVODNÍ TŘI NESLOUČENÉ BUŇKY

Tip: Další možnost je pomocí kliknutí pravého tlačítka myši, kde z kontextové nabídky vyberete příkaz Sloučit buňky.

Rozdělení buněk 1. Pro rozdělení jedné buňky na dvě a více buněk nejprve klikněte do buňky, která má být rozdělena. 2. Na pásu karet klikněte na kontextovou kartu Rozložení a ve skupině Sloučit na příkaz Rozdělit buňky. 3. Zobrazí se okno Rozdělit buňky s dialogy, kde je nutné doplnit, na kolik sloupců a kolik řádků se má rozdělit oblast, kterou jste označili nebo ve které stojíte kurzorem. Doplňte požadované hodnoty a klikněte na OK.

FORMÁTOVÁNÍ ČAR V TABULCE Po vytvoření tabulky jsou všechny čáry automaticky nastaveny na tenkou černou čáru. Word dovoluje změnit styl a tloušťku čáry doslova u každé buňky individuálně. Teoreticky tedy každá buňka může mít z každé strany jiný typ a jinou tloušťku čáry. Všechny prvky pro ovládání typů čar jsou v podobě nabídek a tlačítek po kliknutí do tabulky umístěny v pásu karet na kartě Návrh. 1. Nejprve je třeba vybrat buňku nebo oblast buněk, u kterých chcete provést změnu typu čáry. Pokud se nastavíte kurzorem do jediné buňky, změny se budou vztahovat pouze na tuto jedinou buňku. Jestliže se má změna týkat celé tabulky, je třeba ji označit celou. 2. Na kartě Návrh ve skupině Nakreslit ohraničení vyberte styl čáry, její tloušťku a barvu. 3. Na kartě Návrh ve skupině Styly tabulky vyberte, na kterou stranu ohraničení ve vašem výběru se má nový formát čáry aplikovat. Pamatujte: Při ohraničování čar v tabulce platí, že každá nová čára nanesená na jakoukoliv stranu automaticky „přemaže“ starou čáru, která byla na dané straně buňky dosud nanesena. Způsoby ohraničení buněk tabulky

47

Word 2010 nejen pro školy W

Grafika ve Wordu Spolu s příchodem zpracování textu na počítači v textových editorech se zvýšily i obecné nároky na úroveň dokumentu. Již nestačí pouze napsat text, zvětšit písmo a zarovnat ho. U firemních nebo školních dokumentů se předpokládá vložené logo, samozřejmostí jsou grafy, schémata, obrázky. Tyto grafické prvky mohou být buď vytvořeny přímo prostředky Wordu, nebo mohou být do dokumentu vloženy v podobě obrázku z jiného zdroje.

VKLÁDÁNÍ OBRÁZKŮ A GRAFICKÝCH OBJEKTŮ Obrázek je typický grafický objekt. Do dokumentu je možné vložit obrázky ze dvou obecných zdrojů: a) Z Klipartu. Po instalaci balíku Microsoft Office 2010 se současně nainstaluje i sada obrázků, které vytvořili tvůrci Wordu. Každý takový obrázek se nazývá klipart a je možné jej kdykoliv vložit do dokumentu. Se vzrůstající významností Internetu se většina klipartů přemístila právě sem, konkrétně na web Office.com. Výhodou je to, že Word umí přímo z tohoto webu kliparty zobrazovat a vkládat do dokumentu. Pro využití stovek a tisíců klipartů je samozřejmě nutné mít aktivní připojení k síti Internet. b) Z externího (vlastního) zdroje. Do dokumentu je možné vložit prakticky jakýkoliv grafický obrázek. Podmínkou je, aby byl uložen ve formátu, který Word podporuje. Tímto způsobem je možné vložit do dokumentu například digitální fotografii z dovolené, logo, přidat snímek výrobku do propagačního materiálu apod.

VEKTOR, NEBO RASTR? Obrázky lze obecně rozdělit do dvou skupin podle toho, jakého typu obrázek je: •

Vektorové obrázky jsou složeny z křivek. To znamená, že obrys každého objektu, každá čára a vůbec všechno, co se na obrázku nachází, je matematicky počítáno a složeno z jednotlivých čar a křivek. Výhodou vektorového obrázku je zachování ostrosti a oblosti hran při jakémkoliv zvětšení. Nevýhodou je omezená vypovídací schopnost vektorové grafiky (např. vektorová fotografie není možná). Vhodným příkladem vektorového obrázku je většina klipartů.

•

Rastrový obrázek se celý skládá z velmi malých a různě barevných bodů, které jsou poskládány jeden vedle druhého. Pro lidské oko však představují jednolitý obraz. Výhodou rastrového obrázku je velká vypovídací schopnost, nevýhodou je snížení kvality při zvětšování. Klasickým příkladem rastrového obrázku je například fotografie z dovolené.

Vložení klipartu Jak již bylo uvedeno, klipart je obrázek, který je možné stáhnout z webu Office.com nebo který byl do systému nainstalován spolu s balíkem Office. 1. Nastavte se na místo v dokumentu, kam má být klipart vložen.

Výběr z typů mediálních souborů včetně zahrnutí obsahu ze serveru Office.com

2. V pásu karet klikněte na kartu Vložení. 3. Klikněte na ikonu příkazu Klipart, která se nachází ve skupině Ilustrace. 4. V pravé části aplikace se otevře panel Klipart, ze kterého máte možnost vkládat do snímku obrázky. 5. V poli Hledat zadejte název hledaného obrázku.

Zobrazení klipartů

6. Vyberte si z výsledku vyhledávání obrázek. Přetažením pomocí levého tlačítka myši nebo poklikáním levým tlačítkem myši na něj se obrázek vloží do snímku. Kliparty se hledají podle tzv. klíčového slova. Jeden klipart může mít definován více klíčovými slovy, a tak se může stát, že Word najde stejný klipart víckrát při různých zadáních. Např. nalezený klipart autobusu má tato klíčová slova: autobusy, autokary, doprava, školní spoje, školní autobusy.

60

Vyhledání dalších klipů na webu Office.com

Grafi ka ve Wordu 2010 nadpis kapitoly Vložení obrázku Vkládání obrázku z externího zdroje je pravděpodobně nejčastější způsob vkládání obrázků vůbec. Ať již potřebujete do dokumentu vložit logo školy, obrázek z dovolené či jakýkoliv jiný obrázek, musí splňovat následující podmínky: •

Měl by být uložen nejlépe přímo ve vašem počítači (resp. na disku počítače). Není to sice nutná podmínka, ale pro pozdější případnou aktualizaci obrázku je tato varianta vhodnější.

•

Neměl by být příliš velký (rozumí se svou velikostí na disku, nikoliv velikostí šířky x délky). Příliš velký obrázek by totiž zbytečně zvětšoval velikost dokumentu.

•

Musí být ve formátu, který Word umí načíst. Word zvládá mimo jiné tyto standardní formáty: JPG, JPEG, BMP, GIF, PCX, TIF, TGA, WMF, EPS a několik dalších, méně používaných formátů. Neumí ale například PS, DXF, CMF apod.

Pokud obrázek splňuje všechny výše uvedené podmínky, je možné jej vložit do dokumentu: 1. Nastavte se na místo v dokumentu, kam má být obrázek vložen. 2. Na pásu karet na kartě Vložení klikněte ve skupině Ilustrace na ikonu Obrázek. 3. Otevře se dialogové okno pro vložení obrázku. Aktuální procházená složka

Hledání obrázků podle názvů Změna zobrazení náhledů

Možnost procházení složek v celém počítači

Tlačítko pro vložení vybraného obrázku

Seznam obrázků ve složce

Nabídka pro filtrování zobrazovaných typů obrázků

Všimněte si, že v okně Vložit obrázek je tlačítko Vložit rozděleno na dvě části. Pokud kliknete na větší (levou) část tlačítka, bude obrázek vložen do dokumentu. Pokud ale kliknete na menší (pravou) část tlačítka se šipkou směřující dolů , zobrazí se nabídka, v níž lze blíže určit, jakým způsobem bude obrázek do dokumentu vložen. K dispozici je několik možností: a) Vložit. Vloží obrázek do dokumentu standardním způsobem. Má stejný význam jako kliknutí na levou část tlačítka Vložit. b) Připojit k souboru. Provede se tzv. připojení. Vytvoří se přímá vazba mezi dokumentem a souborem s obrázkem. Obrázek se fyzicky do dokumentu nevloží, ale po každém otevření se aktualizuje. Změní-li se soubor s obrázkem, změní se vzhled obrázku i v dokumentu. Při této variantě je nezbytné, aby se obrázek při otevření a práci s dokumentem nacházel stále na stejném místě, kde byl při vkládání obrázku do dokumentu. Výhodou této varianty vkládání je, že dokument nezvětší svoji velikost o velikost obrázku (což se děje při běžném vkládání) a že obrázek je stále aktuální. Nevýhodou je, že obrázek se musí nacházet stále na původním místě – nesmí být smazán, přemístěn apod. To je nutné brát v úvahu hlavně při kopírování nebo přesouvání dokumentu na jiné disky, flash disky atd. či při posílání dokumentu e-mailem. c) Vložit a propojit – obrázek se do dokumentu fyzicky vloží, ale bude zároveň propojen se zdrojem, a pokud se změní zdrojový obrázek, změní se i obrázek v dokumentu. 61

Grafi ka ve Wordu 2010 nadpis kapitoly Změna parametrů u některých obrazců U vybraných obrazců je možné měnit některé jejich části. Děje se tak prostřednictvím speciálních žlutých úchopných bodů (mají je pouze některé obrazce). Pokud například kliknete na již hotový obrazec „veselý obličej“, který jste vytvořili v předchozím příkladu, uprostřed čáry úst se zobrazí malý žlutý kosočtverec. Stačí na něj nastavit myš, stisknout a držet levé tlačítko a pouhým pohybem nahoru změníte úsměv na zamračení. Další možností, jak se dá upravit vzhled většiny objektů automatických tvarů, je změna jejich barvy: Kliknutím myší na objekt obrazce se v pásu karet objeví nová kontextová karta Formát. Tato karta vám nabízí veškeré změny, které lze provést u tvarů. Můžete tak například vložit jiný obrazec, změnit jeho styl, barevnou výplň, ohraničení či provést další úpravy. Na kartě rovněž naleznete nástroje pro nastavení Velikosti automatického obrazce. Zejména působivé jsou možnosti týkající se výplně, obrysu a efektu obrazce. Najdete je ve skupině Styly obrazců.

WORDART Prostřednictvím funkce WordArt na pásu karet na kartě Vložení ve skupině Text lze do dokumentu vložit efektní text, které se vzhledem k Wordu chová jako jakýkoliv jiný grafický objekt (např. jako obrázek nebo textové pole). To je rozdíl oproti Textovým efektům, které jsou novinkou ve Wordu 2010. Textové efekty, ač vypadají ve výsledku podobně jako WordArt, se chovají jako obyčejný text. Obojí lze ale bez problémů použít pro stejný účel, tj. ozdobné nadpisy. Psát WordArtem obyčejný text však není vhodné.

Jak vložit do dokumentu objekt WordArt 1. Klikněte na tlačítko WordArt. 2. Word zobrazí nabídku s možností výběru stylu WordArtu. Kliknutím myši vyberte jeden z nabízených stylů. 3. Do dokumentu se vloží textové pole, do kterého napište požadovaný text. 4. WordArt je umístěn do dokumentu. Tvorba WordArtu je dokončena.

OBRÁZKY SMARTART Tyto grafické objekty jsou v sadě Microsoft Office od verze 2007 jednou ze stěžejních novinek a najdete je i v Excelu a PowerPointu. Jedná se o grafické objekty sloužící k vytvoření organizačních diagramů, seznamů hierarchických struktur, zaznamenání procesů nebo cyklů, vše ve velmi pěkném vizuálním provedení. Ukázku možností SmartArtu vidíte na následujícím obrázku. Každý z těchto objektů je možné vytvořit za méně než 5 minut. Poznámka: Veškeré obrázky SmartArt jsou vektorového typu (viz výše), takže se nemusíte obávat ztráty kvality při změnách velikostí.

63

Práce se stránkou a dokumentem nadpis kapitoly

Práce se stránkou Stránka je základním stavebním kamenem dokumentu. Tvoří pracovní plochu, na které se vytváří dokument. Proto jsou možnosti nastavení stránky více než bohaté. Samozřejmostí je nastavení formátu stránky, okrajů, rozdílných sudých a lichých stránek a celá řada dalších možností. Přestože se doporučuje nastavit všechny parametry stránky ještě před zahájením psaní dokumentu, není to bezpodmínečně nutné pro další práci. Pokud ale předpokládáte, že dokument bude rozsáhlejší, je nastavení stránky před psaním textu nutné.

VZHLED STRÁNKY Po každém spuštění Wordu je automaticky vytvořen nový prázdný dokument s názvem Dokument1. Protože většina dopisů, zpráv a dokumentů tvořených ve Wordu je vytištěna na tiskárně na papír formátu A4, má Word nastaveno, aby každý nový dokument byl právě ve formátu A4 s předem nastavenou vzdáleností okrajů. Tyto parametry ale nejsou neměnné. Jednak je možné nastavit, aby Word napříště nové dokumenty vytvářel v jiném formátu, a jednak lze ve Wordu vytvořit podle zadaného rozměru téměř libovolný formát papíru. Většinu nastavení, která se týkají formátu, lze provést na kartě Rozložení stránky, a to ve skupině Vzhled stránky. Pokud chcete zobrazit všechny možnosti nastavení, jež jsou pro vzhled stránky k dispozici, klikněte opět na malý čtvereček v pravém dolním rohu této skupiny.

Záložka Okraje Pomocí těchto nabídek je možné nastavit každý ze čtyř okrajů stránky.

Nastavení orientace stránky dokumentu

Více stránek. Nastaví možnosti pro tisk více stránek. Kromě možnosti Normální jsou k dispozici i volby: Zrcadlové okraje, 2 stránky na 1 list a Brožura. Při použití některé z těchto možností přestane být k dispozici možnost Umístění hřbetu.

Určuje, na jakou část dokumentu se nastavení v tomto listu bude vztahovat.

Tlačítko Nastavit jako výchozí. Kliknutím na něj uložíte aktuální hodnoty jako výchozí nastavení pro aktivní dokument a pro všechny nové dokumenty založené na aktuální šabloně.

Záložka Okraje, jak už sám název napovídá, je určena především k nastavení okrajů v aktivním dokumentu. V horní části okna je pomocí přepínacích nabídek možné s přesností na jednu desetinu milimetru určit, jak daleko budou okraje od hrany stránky. Poměrně důležitá je rozevírací nabídka Použít v levé dolní části okna. Zde se nastavuje, na jakou část dokumentu budou změny vzdáleností okrajů, záhlaví a zápatí aplikovány. Často vzniká chyba tím, že uživatel aplikuje změnu pouze na jeden jediný oddíl a na ostatní stránky v dokumentu se změny nevztáhnou. Je potřeba pohlídat, aby v nabídce byla vybrána volba Na celý dokument.

73

Pravítka nadpisa tabulátory kapitoly

Pravítka V předchozích kapitolách byla zmíněna úprava stránky, tj. okrajů a velikosti, pouze pomocí nabídek Wordu. Velikost okrajů stránky a nastavení odstavců lze ale velmi dobře provést i přímo myší bez kliknutí na jakoukoliv další nabídku. Podmínkou je, aby bylo na pracovní ploše Wordu zobrazeno pravítko. 1. Na pásu karet klikněte na kartu Zobrazení. 2. Ve skupině Zobrazit musí být zatržena volba Pravítko. Pokud není, klikněte na ni a aktivace pravítka proběhne. Při ručním nastavování okrajů stránky nebo při nastavování odstavců rovněž doporučujeme použít stránkové zobrazení (kliknout na první ikonu zleva v pravé dolní části Wordu nebo nebo na kartu Zobrazení a poté na první tlačítko Rozložení při tisku).

CO NAJDETE NA PRAVÍTKU? Word disponuje dvěma pravítky. Jedno je zobrazeno těsně nad papírem a druhé u levého okraje obrazovky. Horní pravítko obsahuje celou řadu na první pohled miniaturních prvků. Jedná se o symboly, z nichž každý má svůj význam. Odsazení prvního řádku

Odsazení zleva Horní okraj

Tabulátory se zarážkami

Odsazení zprava

Standardně u levého okraje pravítka jsou tři miniaturní prvky. Shora je to nejprve trojúhelník, pod ním další trojúhelník (v převráceném směru) a dole obdélník. U pravého okraje se nachází standardně pouze jeden obráceny trojúhelník. Tyto prvky mají následující význam:

Odsazení prvního řádku V souvislém odstavci odsadí pouze první řádek, následující řádky budou zarovnány podle stávajícího nastavení. Odsazení provedete kliknutím levým tlačítkem myši na horní trojúhelník na pravítku a tažením požadovaným směrem.

Toto je ukázka odsazení prvního řádku. Toto je ukázka odsazení prvního řádku. Toto je ukázka odsazení prvního řádku.

Předsazení prvního řádku Předsazení prvního řádku je opakem předchozího. Zde dolní trojúhelník odsadí všechny řádky odstavce kromě prvního. Pozor, důležité je, abyste při kliknutí na dolní trojúhelník kliknuli opravdu pouze na tento trojúhelník. Pokud totiž omylem kliknete o něco níž - na dolní čtvereček - bude se při posunu myší pohybovat i horní trojúhelník, což je špatně.

Toto je ukázka předsazení prvního řádku. Toto je ukázka předsazení prvního řádku. Toto je ukázka předsazení prvního řádku.

Odsazení zleva Prostřednictvím dolního čtverečku je možné odsadit z levé strany odstavec. Po tažení dolním čtverečkem budou ovládány i oba trojúhelníky. Odsazení se vztahuje na jeden odstavec (nikoliv na celý dokument).

Toto je ukázka odsazení zleva. Toto je ukázka odsazení zleva. Toto je ukázka odsazení zleva.

Odsazení zprava

Spodní okraj

Odstavec je možné odsazovat i zprava. K tomuto účelu je určen jediný trojúhelník u pravého okraje stránky, a to u dolní hrany pravítka.

Toto je ukázka odsazení zprava. Toto je ukázka odsazení zprava. Toto je ukázka odsazení zprava.

79

Kontrolakapitoly pravopisu nadpis

Kontrola pravopisu Skutečnost, že Word kontroluje pravopis, jste jistě postřehli již po napsání několika slov. Jestliže je slovo napsané špatně, Word jej podtrhne červenou vlnovkovou čarou. Pokud Word nalezne stylistickou chybu, podtrhne ji vlnovkou zelenou. Pokud je slovo správně, není nijak označeno. Zároveň si můžete všimnout dolního stavového řádku. V levé polovině je symbol otevřené knihy s tužkou. Podle toho, jak je kniha znázorněna, takový je stav kontroly pravopisu v celém dokumentu.

JAK WORD KONTROLUJE PRAVOPIS? Word je jenom program. Není inteligentní, aby dokázal odvozovat jazykové poučky a na jejich základě říci, jaké „i“ se ve slově skutečně napíše. Proto i gramatické opravy ve Wordu je nutné brát s rezervou. Word má ve své databázi obrovské množství slov ve správných tvarech. Celá kontrola probíhá tak, že Word každé napsané slovo porovná s databází. Pokud najde v databázi stejné slovo, jaké je napsané v dokumentu, pak slovo nepodtrhne. Pokud ale v databázi slovo, které je napsané v dokumentu, nenajde, podtrhne je a označí za pravopisně nesprávné. Podle tohoto algoritmu si jistě uděláte úsudek, že takováto kontrola nemůže vždy stoprocentně odhalit, zda naši psi vili nebo naši psy vily, ale alespoň jsme upozorněni, když napíšeme běžné slovo špatně nebo s překlepem. Nicméně i kontrola gramatiky se v každé nové verzi Wordu vylepšuje a uživatelé jsou upozorňováni např. na chybějící čárky apod. Rovněž lze předpokládat, že všechna méně tradiční jména, názvy měst, obcí, ulic, odborné názvy, pojmy a speciální tvary budou podtrženy, přestože jsou pravopisně napsané správně. Kniha s křížkem – znamená, že v dokumentu je alespoň jedna chyba. Kniha s tužkou – znamená, že probíhá kontrola dokumentu. Tento symbol se zobrazuje vždy při psaní textu. Kniha s „fajfkou“ – znamená, že v celém dokumentu není zjištěna ani jedna chyba. Zejména u delších dokumentů je prakticky vyloučeno, aby byl dokument bez jediné chyby. Ne snad proto, že by uživatel nezvládl dokument bez chyby napsat, ale proto, že dokument bude zcela jistě obsahovat alespoň jedno slovo, které není v databázi Wordu, ale přitom je napsáno správně. Symbol knihy je proto spíše informativní a u delších dokumentů nemá smysl se jím řídit. Tip: Word nepodtrhává pouze slova, která jsou nesprávně napsaná. Podtrhne například i slovo, které je stejné jako předchozí slovo, resp. pokud se vedle sebe nacházejí dvě naprosto stejná slova (např. Slavný český objevitel Pavel Pavel přišel na způsob, jak se dá pohybovat velkými sochami na Velikonočním ostrově).

Jak provést kontrolu pravopisu dokumentu? Prvotní kontrola pravopisu spočívá nepochybně ve vizuální kontrole podtržených slov uživatelem. Nicméně Word nabízí poměrně silnější nástroj ke korekcím a kontrole pravopisu v celém dokumentu. Ve výchozím stavu je kontrola pravopisu aktivována. 1. Nastavte se kurzorem na začátek dokumentu nebo na místo, odkud chcete pravopis začít kontrolovat. 2. Stiskněte klávesu F7 nebo klikněte v stavovém řádku na ikonu knihy. 3. Word začne kontrolovat pravopis v dokumentu. Zastaví se na slově, které podle něj není správné, a zobrazí okno Pravopis a gramatika. Toto okno je hlavním oknem pro kontrolu pravopisu v celém textovém editoru. Pomocí něj můžete „projít“ celým dokumentem a u každého chybného slova určit, jaký bude jeho správný tvar. V levé horní části se chybné slovo zobrazí tučným písmem a červenou barvou. Hned pod tímto dialogem jsou návrhy, které Word vybral jako možné náhrady chybného slova. Existuje několik možností dalšího postupu: •

Vybrat některý z návrhů a kliknout na tlačítko Zaměnit. V ideálním případě je jeden z nabídnutých návrhů správný. Pak není nic jednoduššího než kliknout na tento návrh a následně kliknout na tlačítko Zaměnit.

•

Opravit chybné slovo ručně. Pokud je slovo skutečně chybné, ale Word nezobrazil v seznamu návrhů ani jeden správný návrh, je možné opravit chybné slovo ručně. Stačí kliknout v horním okně do červeně

95

Hromadná korespondence nadpis kapitoly Na pozici kurzoru bude vloženo číslo stránky, na kterém se momentálně nachází záložka. Jedná se o proměnnou, takže jakmile se stránka se záložkou změní, změní se zároveň i hodnota proměnné, a tedy i číslo stránky křížového odkazu. Upozornění: Křížový odkaz se nemění okamžitě, jakmile se změní číslo stránky. Kontrola a přečíslování probíhají vždy při otevření dokumentu a případně při tisku. Křížové odkazy lze aktualizovat i manuálně – stisknutím klávesy F9 (při stisknutí F9 musí být kurzor v místě křížového odkazu), stejně jako u obsahu nebo rejstříku.

Hromadná korespondence Dejme tomu, že budete chtít jeden dopis se stejným textem poslat padesáti různým adresátům. Možná si řeknete, že stačí jeden dopis vytisknout padesátkrát, vložit do obálek a odeslat na padesát adres. Aby to ale nebylo tak jednoduché, budete chtít, aby na příslušném místě každého dopisu (kam se obvykle píše adresa příjemce) byla jiná adresa. Vznikne tak padesát dopisů se stejným textem, ale jinou adresou v hlavičce. Jak na to? Právě pro tyto a podobné účely existuje někdy velmi užitečná funkce – hromadná korespondence. Jejím prostřednictvím je možné tisknout například hromadné dopisy pokaždé s jinou adresou příjemce, dopisní obálky s odlišnou adresou, adresní štítky podle zadaného vzoru a spoustu dalších. Toto se využívá například při pozvánkách na různé společenské akce, reklamních nabídkách apod. Určitě znáte situaci, kdy všem vašim sousedům v ulici přišel stejný reklamní dopis jako vám, jen v něm byla jiná adresa. V žádném případě sekretářka dotyčné společnosti nepsala tolik dopisů, kolik máte sousedů, ale napsala jeden jediný a pomocí hromadné korespondence jej propojila s databází adres a vytiskla.

CO JE POTŘEBA PRO TO, ABY MOHLA BÝT POUŽITA HROMADNÁ KORESPONDENCE •

Hlavní část dopisu nebo dokumentu musí být pro všechny adresáty stejná.

•

Databázi adres osob musíte mít k dispozici v elektronické podobě, nejlépe v Excelu, v tabulce Wordu, databázi Accessu nebo jiném databázovém souboru. Využít lze i kontakty z aplikace Outlook. Ve firmách se častěji ale používají již zmiňované databáze aplikace Access nebo Outlook.

OBECNÝ POSTUP PŘI VYTVÁŘENÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE 1. Vytvoření zdroje dat. Zdrojem dat se rozumí například databáze adres. Možností je např. vytvořit tuto databázi v prostředí Wordu, a to formou běžné tabulky. 2. Vytvoření vzorového dopisu, štítku nebo jiného vzorového dokumentu. Vzorový dopis je běžný dokument jako každý jiný. V dokumentu se předpokládá vynechané místo pro údaje načtené posléze z databáze. 3. Nastavení vstupních údajů ze zdroje dat do vzorového dopisu. Pokud je vytvořen vzorový dopis a zároveň již existuje databáze, pak již zpravidla víme, jaké položky z databáze budou v dopise použity, například zda to bude jméno, příjmení, nebo i adresa atd. Tyto údaje (nebo spíše názvy těchto položek) se speciálním postupem umístíme do dokumentu. 4. Sloučení dat. Sloučení dat je poslední operace v procesu hromadné korespondence. Dojde k spárování vzorového dopisu a údajů z databáze.

Poznámka: Body č. 1 a č. 2 v předchozím postupu je možné prohodit. Na jejich pořadí v podstatě nezáleží. Poznámka: Postup při vytváření hromadné korespondence je poměrně rozsáhlý a začátečníkům se může zdát složitý. Každopádně v celém postupu je tolik možností provedení každé konkrétní operace, že není absolutně možné zmínit zde všechny. Proto bude popsán pouze nejčastěji používaný způsob, jenž je zároveň i jedním z nejjednodušších.

107

Word 2010 nejen pro školy W Vytvoření zdroje dat Prvním krokem při tvorbě hromadné korespondence by měla být příprava databáze. Budeme vycházet z příkladu tvorby adresáře osob ve Wordu. 1. V novém dokumentu vytvořte tabulku o takovém počtu sloupců a řádků, kolik bude údajů v databázi + jeden řádek na hlavičku tabulky. 2. První řádek tabulky musí sloužit k označení údajů, které se v daném sloupci nacházejí, například jméno, příjmení apod.

Zdrojová tabulka jmen a adres, vytvořená ve Wordu

3. Doplňte tabulku údaji. 4. Uložte dokument na disk. Na obrázku je příklad tabulky s databází osob. Dejme tomu, že budete vytvářet hromadný dopis a ten bude rozeslán právě těmto osobám. Velikost tabulky není co do počtu řádků a sloupců nijak omezena. Hromadná korespondence zvládne bez problémů i stovky záznamů. Nikdy ale nezapomínejte na první řádek, který by měl být vyhrazen pro označení názvu sloupce.

Vytvoření vzorového souboru Není bezpodmínečně nutné, aby před vytvořením vzorového souboru byla vytvořena tabulka se zdrojem dat. Obě operace lze vzájemně přehodit. Vzorový soubor je úplně normální dokument Wordu jako každý jiný. Jediný rozdíl spočívá v tom, že bude obsahovat místa se speciálními odkazy, které určují, jaké položky databáze a na jaké místo v dokumentu se budou exportovat. Tedy například kde bude umístěno jméno a zda vůbec se bude exportovat jméno, nebo pouze příjmení apod.

11

1. Vytvořte nějaký dopis (například pozvánku na klubové setkání) a v jeho horní části vynechejte místo pro budoucí adresu, která bude exportována z předem vytvořené tabulky. Stačí vynechat několik řádků pomocí klávesy Enter. 2. Na pásu karet klikněte na kartu Korespondence. 3. Ve skupině Spustit hromadnou korespondenci klikněte na položku Spustit hromadnou korespondenci a v nabídce klikněte na volbu Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. 4. Vpravo se zobrazí podokno úloh Hromadná korespondence, která vás pomocí průvodce provede celým procesem. 5. Vzhledem k tomu, že připravujete k hromadné korespondenci dopis – pozvánku na klubové setkání, vyberte v kroku 1 volbu Dopisy a v dolní části průvodce klikněte na odkaz Další: Počáteční dokument. 6. Znění tohoto dopisu jste právě editovali, proto vyberte v kroku 2 volbu Použít aktuální dokument. Právě ten bude sloužit jako výchozí pro sestavení dokumentu hromadné korespondence. V dolní části průvodce klikněte na Další: Vybrat příjemce. Pamatujte: V tomto i dalších krocích tvorby hromadné korespondence se (v případě nejistoty u předchozího postupu) můžete kdykoliv vrátit o krok zpět. Tuto možnost vám průvodce tvorby hromadné korespondence nabízí v dolní části podokna úloh.

108

2 2

Wordkapitoly a Internet nadpis

Word a Internet S každou novou verzí balíku Office a koneckonců i s každou novou verzí operačního systému Microsoft Windows jsou tyto programy více a více propojeny s Internetem. Již od verze Wordu 2000 je propojení Word – Internet tak silné, že lze běžně používat prvky Internetu i v obyčejném dokumentu. Nejinak je to také u Wordu 2010, kde již většina klipartů či šablon je uložena na serveru Office.com, odkud si je v případě potřeby můžete stáhnout. I hlavní nápověda se primárně odkazuje na Internet. To znamená, že pokud budete číst na počítači dokument Wordu a najdete v něm odkaz na nějakou internetovou adresu, stačí na ni kliknout a automaticky se spustí prohlížeč, který zobrazí požadovanou stránku na Internetu nebo přímo konkrétní obrázek či jiný objekt. Hypertextové odkazy mohou být svázány i s e-mailovými adresami. Pokud se v dokumentu objeví libovolná e-mailová adresa, Word to pochopí a vytvoří z ní hypertextový odkaz. Následně pak stačí pouze kliknout na odkaz a bude spuštěn program pro odesílání a příjem pošty (např. Outlook) s předvyplněnou adresou příjemce. Do dokumentu ve Wordu ale můžete zakomponovat i přímé odkazy na konkrétní objekty Internetu. Například na zpravodajském serveru NOAA – National Oceanic and Atmospheric Administration (http://www.noaa.com), poskytujícím aktuální zpravodajství o počasí ve světě, může být doplňující obrázek příslušné oblasti, který se stáhne z digitální kamery družice přímo na místě v tom okamžiku, kdy se na dokument bude u počítače někdo dívat. Dokument tak bude mít vždy aktuální obrázek tamější oblasti. Propojení Wordu a Internetu ale nespočívá pouze v tom, že Word „umí“ hypertextové odkazy. Velmi silnou stránkou Wordu je i možnost načtení, vytváření a ukládání HTML dokumentů pomocí nástrojů Wordu. Jinými slovy, Word dokáže otevřít internetovou stránku, upravit ji a následně uložit tak, aby ji bylo možné opět použít na Internetu. Word sice není profesionální nástroj pro tvorbu HTML dokumentů, ale začátečníci mohou bez jakékoliv znalosti HTML jazyka vytvořit alespoň jednoduchou webovou stránku.

VYTVOŘENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU Po instalaci je textový editor Word nastaven tak, že při psaní internetové adresy nebo e-mailové adresy „pochopí“, že se jedná o hypertextový odkaz do Internetu, změní typ a barvu písma u adresy a „vyrobí“ z ní hypertextový odkaz. Zkuste kdekoliv v textu napsat jakoukoliv internetovou adresu. Podmínkou je, aby adresa začínala tak, jak má, tzn. buď http://, nebo www. Jakmile adresu dopíšete, Word ji okamžitě změní na internetový (resp. hypertextový) odkaz. Text bude modrý, podtržený, a pokud na text nastavíte šipku myši, změní se na symbol „ručičky“, kterou jistě znáte z prohlížeče. Příklad: http://www.computermedia.cz. a.c .c Naprosto stejným způsobem lze vytvořit hypertextový odkaz na e-mailovou adresu. Opět stačí e-mailovou adresu napsat kamkoliv do dokumentu. Po jejím dopsání ji Word změní na hypertextový odkaz. Příklad: [email protected]. sk ko

Jak zabránit automatickému vytváření hypertextových odkazů V mnoha případech si uživatel nepřeje, aby Word při napsání internetové nebo e-mailové adresy změnil vzhled adresy na „svůj vlastní“ – podtržený a odlišnou barvou. Zejména proto, že tato úprava často nevyhovuje okolnímu vzhledu dokumentu a nezapadá do textu. V takových případech nezbývá než funkci automatické změny na hypertextové odkazy vypnout. 1. Klikněte na tlačítko Soubor a v nabídce klikněte na tlačítko Možnosti.

Deaktivace tohoto zatržítka bude znamenat, že při zápisu e-mailové či internetové adresy se tato adresa nebude v dokumentu měnit v hypertextový odkaz

2. Ve skupině Kontrola pravopisu a mluvnice klikněte na tlačítko Možnosti automatických oprav. 3. Word zobrazí okno Automatické opravy s pěti záložkami. Klikněte na záložku Automatické úpravy formátu při psaní. 111

Přílohy nadpis kapitoly

PŘÍLOHA I PÁSY KARET Karta Domů

Karta Vložení

Karta Rozložení stránkyy

Karta Reference

Karta Korespondence

Karta Revize

Karta Zobrazení

125

Word 2010 nejen pro školy W

PŘÍLOHA IV UŽITEČNÉ KLÁVESOVÉ ZKRATKY WORDU Základní operace Enter

Odsadí odstavec, event. nadpis.

Šipky ↑↓ → ←

Přesunou kurzor v naznačeném směru v textu.

Insert

Přepíná mezi režimem vkládání a přepisování. Pokud je aktivován režim vkládání, pak bude nový text vložen mezi již existující text. Pokud bude aktivován režim přepisování, pak nový text bude přepisovat již existující text od kurzoru doprava. O tom, jaký režim je aktivován, informuje stavový řádek v dolní části Wordu.

Delete

Smaže znak vpravo od kurzoru.

Home

Nastaví kurzor na začátek řádku.

End

Nastaví kurzor na konec řádku.

Page Up

Přesun o jednu obrazovku nahoru.

Page Down

Přesun o jednu obrazovku dolů.

Backspace

Smaže znak vlevo od kurzoru.

Shift

Klávesa Shift se používá vždy s nějakou další klávesou. Umožňuje psaní velkých písmen. Například Shift+A napíše velké A.

Tab

Přesune kurzor doprava na nejbližší tabulátorovou pozici. Každé následující stisknutí klávesy Tab posune kurzor na další nastavený tabulátor doprava.

Caps Lock

Trvale aktivuje velká písmena (klávesu Shift). Aktivace je zobrazena svítící diodou v pravém horním rohu klávesnice.

Num Lock

Aktivuje, nebo deaktivuje numerickou klávesnici. Aktivovaná numerická klávesnice má opět vlastní indikátor. Numerickou klávesnici doporučujeme mít neustále aktivovanou.

Operace se souborem Ctrl+N

Vytvoření nového souboru.

Ctrl+O

Otevření souboru.

Ctrl+S

Uložení souboru. Důležitá klávesová zkratka!

Operace se schránkou Ctrl+C

Zkopíruje data do schránky. Data po zkopírování zůstanou v dokumentu a budou i ve schránce. Často používaná klávesová zkratka!

Ctrl+X

Vyjme data do schránky. Data po vyjmutí budou pouze ve schránce. V dokumentu se již vyskytovat nebudou. Často používaná klávesová zkratka!

Ctrl+V

Vloží data ze schránky na aktuální pozici kurzoru, a to bez ohledu na to, jakým způsobem byla data do schránky vložena. Často používaná klávesová zkratka!

Další klávesy Ctrl+P

Aktivuje okno pro tisk dokumentu.

Ctrl+B

Aktivuje / deaktivuje tučné písmo.

Ctrl+I

Aktivuje / deaktivuje kurzívu.

Ctrl+U

Aktivuje / deaktivuje podtržené písmo.

Funkční klávesy

128

F1

Vyvolá hlavní nápovědu Wordu.

F4

Znovu zopakuje poslední akci.

F5

Aktivuje nabídku pro vyhledání a nahrazení textu.

F7

Vyvolá okno pro kontrolu pravopisu.

F8

Provede rozšíření bloku.

F9

Aktualizuje pole nebo propojení.

F10

Nastaví kurzor do hlavní nabídky Wordu.

F11

Přesune kurzor na následující pole.

F12

Ekvivalent volby Uložit jako.