MFB) Doc. nr: MFB-KCL-MAN-029A eigenaar:

Doc. eigenaar: Doc. type: Reikwijdte: Titel:

Lenglet, Willem (Directeur KCL / MFB)

Doc. nr: Status: Versie nr:

Managementdocument KCL Uitvoeringsrichtlijnen privacy reglement KCL

MFB-KCL-MAN-029A Vrijgegeven 4

Uitvoeringsrichtlijnen privacy reglement KCL Persoonsregistratie binnen de Stichting Klinisch Chemisch Laboratorium Leeuwarden te Leeuwarden, verder te noemen de instelling, bestaat uit de volgende naast elkaar staande onderdelen: 1.

Medisch administratieve patiëntenregistratie Doel van de registratie is het onderzoek en behandeling van de patiënt, alsmede de ondersteuning en evaluatie van onderzoek en behandeling.

2.

Financieel administratieve patiëntenregistratie Doel van de registratie is de facturering van de verrichtingen ter zake van onderzoek en behandeling.

3.

Personeels- en salarisadministratie Doel van de registratie is de administratieve ondersteuning van het sociale beleid binnen de instelling en het personeelsbeleid met betrekking tot de medewerkers van de instelling en de salariëring van de medewerkers van de instelling.

.. Voor elk van deze onderdelen is de werking nader bij richtlijn geregeld, welke richtlijn onderdeel vormt van deze bijlage. 4.

Telefoongebruik Regulering en inzicht gebruik.

5.

Badgegebruik Regulering toegang.

6.

Internet en E-mail gebruik Regulering en inzicht gebruik.

7.

Thuiswerken Regulering en inzicht gebruik.

Geldig indien rood gestempeld origineel

Pagina 1 van 12

Richtlijn A1 Uitvoeringsrichtlijn medisch administratieve patiëntenregistratie (patiëntstatus) a.

De registratie functioneert binnen de Stichting Klinisch Chemisch Laboratorium Leeuwarden, Borniastraat 34, 8934 AD Leeuwarden, verder te noemen KCL, waarvan het karakter blijkt uit de statutaire doelstellingen.

b.

Doel van de registratie: - De hoofddoelstelling van de registratie is ondersteuning van de zorg voor patiënten als omschreven in de statuten van het KCL. - Een doelstelling van de registratie is het geven van ondersteuning bij wetenschappelijk onderzoek. - Een doelstelling van de registratie is het geven van ondersteuning bij intercollegiale toetsing door beroepsbeoefenaren verbonden aan het KCL. - Een doelstelling van de registratie is het geven van ondersteuning bij epidemiologisch onderzoek.

c.

Houder van de registratie is het KCL.

d.

Beheerders van de registratie zijn de stafleden c.q. beroepsbeoefenaars verbonden aan het KCL die verantwoordelijk zijn voor onderzoek en behandeling. Als zodanig worden zij hier niet bij naam genoemd.

e.

Gebruikers van de registratie zijn alle medewerkers van het KCL welke in opdracht van de houder of de beheerder zijn betrokken bij het onderzoek en de behandeling van patiënten, alsmede de ondersteuning en evaluatie daarvan. Als zodanig worden deze medewerkers hier niet bij naam genoemd.

f.

Opgenomen gegevens: De volgende gegevens kunnen worden vastgelegd in de registratie ten aanzien van patiënten en hun naaste (familie)betrekkingen, de (mede)behandelaars en overige zorgverleners voor zover van toepassing: - gegevens ten behoeve van de identificatie; - administratieve gegevens; - financiële gegevens; - gegevens die betrekking hebben op het fysiek, psychisch en sociaal functioneren van de patiënten; - verpleegkundige gegevens; - para- en perimedische gegevens.

g.

De gegevens zijn vastgelegd op papier en/of fotografisch materiaal en/of magnetische en/of optische media.

h.

Uit de patiëntstatus worden gegevens slechts verstrekt aan de onderzoek of behandeling aanvragende c.q. verwijzende artsen en de bij de hulpverlening aan de patiënt betrokken beroepsbeoefenaren.

i.

De bewaartermijn van de patiëntstatus is vooralsnog niet bepaald, doch niet langer dan 110 jaar. De patiëntstatus wordt vernietigd niet dan nadat alle gegevens van onderzoek en behandeling zijn gerapporteerd aan de aanvragende c.q. verwijzende arts.

Geldig indien rood gestempeld origineel Document nr: MFB-KCL-MAN-029A

Pagina 2 van 12 Versie nr: 4 Status: Vrijgegeven

Richtlijn A2 Uitvoeringsrichtlijn Financieel administratieve patiëntenregistratie (verrichtingenstatus) a.

De registratie functioneert binnen de Stichting Klinisch Chemisch Laboratorium Leeuwarden, Borniastraat 34, 8934 AD Leeuwarden, verder te noemen KCL, waarvan het karakter blijkt uit de statutaire doelstellingen.

b.

Houder van de registratie is het KCL.

c.

Beheerder van de registratie is het KCL.

d.

Gebruikers van de registratie zijn alle medewerkers van het KCL welke in opdracht van de houder of de beheerder zijn betrokken bij de administratieve verwerking van verrichtingen inzake onderzoek en behandeling, en de facturering daarvan. Als zodanig worden deze medewerkers hier niet bij naam genoemd.

e.

De verrichtingenstatus bevat ten hoogste de volgende gegevens: 1. personalia/identificatiegegevens 2. financieel/administratieve gegevens 3. te verrekenen c.q. te declareren verrichtingen inzake onderzoek en behandeling, maar niet de resultaten of uitkomsten van onderzoek en behandeling.

f.

De gegevens zijn vastgelegd op papier en/of magnetische en/of optische media.

g.

Na betaling van verrichtingen inzake onderzoek of behandeling heeft de geregistreerde het recht de houder te verzoeken om de tot zijn persoon herleidbare gegevens te vernietigen.

h.

Uit de verrichtingenstatus worden gegevens slechts verstrekt aan personen of instellingen die de verrichtingen inzake onderzoek of behandeling betalen.

i.

De bewaartermijn van de verrichtingenstatus is vooralsnog niet bepaald. De verrichtingenstatus wordt vernietigd niet dan nadat aan alle financieel-boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen is voldaan.

Richtlijn A3 Privacyreglement personeels- en salarisadministratie Artikel 1

Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder: a. persoonsgegevens : gegevens die op individuele personen herleidbaar zijn; b. de registratie : de (geautomatiseerde) administratie van persoonsgegevens; c. houder : stichting Klinisch Chemisch Laboratorium Leeuwarden (KCL); d. geregistreerde : degene over wie de registratie persoonsgegevens bevat; e. bewerker : Getronics; f. beheerder : van de salarisadministratie en van de overige registratie: directie KCL Artikel 2

Doel van de registratie

Het doel van de registratie is het kunnen beschikken over de benodigde persoonsgegevens, enerzijds voor een correcte salarisbetaling en anderzijds voor de bedrijfsvoering en het personeelsmanagement van de houder. Als subdoelstelling geldt het kunnen beschikken over –niet op de persoon herleidbare- gegevens voor statistische en wettelijk verplichte doeleinden; daarnaast het beschikken over gegevens in het kader van accreditatie/certificering. Geldig indien rood gestempeld origineel Document nr: MFB-KCL-MAN-029A


Artikel 3 Categorieën van personen over wie persoonsgegevens in de registratie worden opgenomen In de registratie worden persoonsgegevens opgenomen van a. de werknemers en poolmedewerkers van de houder; b. ex-werknemers van de houder aan wie een wachtgelduitkering wordt verstrekt; c. personen die werkzaamheden voor de houder verrichten zonder in loondienst te zijn, zoals stagiaires en vrijwilligers; d. degenen aan wie gelden toekomen op grond van een verzoek tot delegatie, overdracht van recht op salaris, inpandgeving, inhouding, beslag of korting op de betaling aan de werknemer. Artikel 4 Soorten van persoonsgegevens die in de registratie worden opgenomen 1. Ten aanzien van de in artikel 3 onder a, b en c bedoelde personen kunnen in de registratie de volgende persoonsgegevens worden opgenomen om het in artikel 2 genoemde doel te verwezenlijken a. algemene registratieve persoonsgegevens b. salarisbepalende registratieve persoonsgegevens; c. inkomensregelinggebonden persoonsgegevens; d. persoonsgebonden vorderingsgegevens; e. organisatiegegevens voor zover deze herleidbaar zijn tot deze personen; f. persoonsgebonden (uit)betalings- en inhoudingsgegevens; g. de persoonsgegevens en –documenten die zijn vermeld in de bijlage 2. Ten aanzien van de in artikel 3 onder d bedoelde personen worden in de registratie naam, woonplaats, gironummer, de hoogte van het in te houden bedrag, alsmede de reden van de inhouding opgenomen. Deze persoonsgegevens maken deel uit van de in het eerst lid, onder d en f, vermelde vorderingsgegevens, respectievelijk de (uit)betalings- en inhoudingsgegevens van de in artikel 3, eerste lid, bedoelde geregistreerden.

bank- of

Artikel 5 Gevallen waarin opgenomen persoonsgegevens worden verwijderd De persoonsgegevens, bedoeld in artikel 4, worden ten minste zeven jaren nadat de salarisberekening heeft plaatsgevonden, verwijderd uit de gegevensverzameling. Hiervan zijn uitgezonderd de gegevens van de werknemers, bedoeld in artikel 4 lid 1 onder g. De gegevens die op de bijlage met een * zijn aangeduid, worden bewaard tot een half jaar nadat de werknemer de 65-jarige leeftijd heeft bereikt. De overige op de bijlage vermelde stukken worden na ontslag vernietigd op het moment dat er ten behoeve van de uitvoering van diverse regelgeving geen bewaarplicht meer op rust. Artikel 6

Categorieën van personen of instanties, waaraan persoonsgegevens uit de registratie worden verstrekt 1. Binnen de organisatie van de houder worden uit een persoonsregistratie slechts gegevens verstrekt aan personen die ingevolge hun taak die gegevens mogen ontvangen. 2. Buiten de organisatie van de houder vindt voorzienbare verstrekking plaats van de persoonsgegevens, aan de volgende instanties: a. bankinstellingen; b. uitvoeringsinstellingen sociale verzekeringen (volksverzekeringen en werknemersverzekeringen); c. de Stichting Pensioenfonds PGGM; d. de Belastingdienst; e. de ziektekostenverzekeraars;



f. de Arbodienst; g. het CMK (bemiddelingsinstantie voor kinderopvang); h. accrediterende of certificerende instellingen; i. het Nationaal Ziekenhuis Instituut (statistisch en anoniem); j. het Centraal Bureau voor de Statistiek (statistisch en anoniem); k. het Regionaal Bureau Arbeidsvoorziening (anoniem in het kader van de Wet SAMEN); l. het peilstation ziekteverzuim (statistisch en anoniem). 3. Verstrekking van in de registratie opgenomen persoonsgegevens die niet plaatsvindt op grond van het voorgaande lid vindt slechts plaats voor zover wordt voldaan aan het gestelde in artikel 8 van dit reglement. Artikel 7 Rechtstreeks toegang tot de registratie 1. Rechtstreekse toegang tot de registratie hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden: a. de functionarissen werkzaam bij de beheerder en bij de salarisadministratie en de afdeling P&O; b. functionarissen die in opdracht van de KCL/ZNB belast zijn met controle op de salarisverwerking; c. leidinggevenden, maar alleen met betrekking tot degenen die onder hen ressorteren; d. andere functionarissen die in het kader van hun werkzaamheden toegang nodig hebben tot een deel van de persoonsgegevens, bijvoorbeeld medewerkers van de parkeerkamer, medewerkers van de linnenkamer, werknemers die roosters opstellen. 2. Naast de in het eerste lid genoemde functionarissen hebben rechtstreeks toegang tot de registratie personen die hiertoe uitsluitend schriftelijk door de houder zijn geautoriseerd. In deze autorisatie zal de reden, aard, omvang en tijdsduur van de betreffende autorisatie uitdrukkelijk worden vermeld. Tevens zal in zo'n geval moeten worden voldaan aan het gestelde in artikel 8 van dit reglement. Artikel 8

Geheimhouding

Degenen die op grond van artikel 7 toegang hebben tot de registratie, zijn uit hoofde van hun dienstverband verplicht tot geheimhouding van alle gegevens. Deze geheimhoudingsplicht is nader omschreven in artikel 3.2.18 van de CAOZiekenhuizen. Artikel 9

Protocol

1. Van de gegevensverstrekking, bedoeld in artikel 6, derde lid, en de rechtstreekse toegang bedoeld in artikel 7, tweede lid, wordt protocol gehouden tot het einde van het kalenderjaar na het jaar waarin de informatieverstrekking of toegang heeft plaatsgevonden. 2. Per verstrekking of toegang wordt geregistreerd aan wie welke informatie verstrekt is of tot welke informatie toegang verleend is.



Artikel 10

Verbanden met andere gegevensverzamelingen

1. De registratie heeft ten aanzien van het verstrekken van persoonsgegevens verbanden met de onderstaande informatiesystemen die behoren tot de verantwoordelijkheid van de daarbij aangegeven personen of instanties: a. de gegevensverzameling van de Bankgirocentrale; b. de gegevensverzameling van de Postbank; c. de gegevensverzameling van de UVI (bv. Cadans en USZO); d. de gegevensverzameling van de Stichting PGGM; e. de gegevensverzameling van de Belastingdienst; f. de gegevensverzameling van de Sociale Verzekeringsbank; g. de gegevensverzameling van de ziektekostenverzekeraars. Artikel 11

Recht op kennisneming door geregistreerde van opgenomen persoonsgegevens

1. De geregistreerde wordt geacht in kennis te zijn gesteld van de eerste opname van op hem betrekking hebbende persoonsgegevens in de registratie: a. indien hij behoort tot de geregistreerden als bedoeld in artikel 3 onder a, door de hem toegezonden salarisspecificatie; b. indien hij behoort tot de geregistreerde als bedoeld in artikel 3 onder b, door toezending van een mededeling daaromtrent of door ontvangst van een betaling. 2. Een ieder kan de houder verzoeken hem mede te delen of, en zo ja welke, hem betreffende persoonsgegevens in de registratie zijn opgenomen. Ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van zestien jaren nog niet hebben bereikt en ten aanzien van onder curatele gestelden dient het verzoek te worden ingediend door hun wettelijke vertegenwoordigers. 3. Het verzoek dient schriftelijk te worden ingediend bij de houder onder vermelding van "Verzoek kennisneming persoonsgegevens conform artikel 35 WBP". 4. Het verzoek wordt in behandeling genomen nadat de identiteit of de titel van wettelijk vertegenwoordiger aan de houder is gebleken. De geregistreerde doet daartoe het verzoek tot inzage vergezeld gaan van een kopie van een identiteitsbewijs als bedoeld in de wet op de identificatieplicht. 5. Het verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de geregistreerde worden gedaan door diens advocaat of procureur. Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzonder daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan. 6. De houder deelt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk mede of, en zo ja welke, persoonsgegevens bedoeld in het tweede lid, in de registratie zijn opgenomen evenals de herkomst ervan. 7. Indien de door de verzoeker verstrekte gegevens onvoldoende grondslag bieden tot een deugdelijk onderzoek, verzoekt de houder de in het vorige lid genoemde termijn de verzoeker om nadere informatie. Daarbij geeft de houder nauwkeurig aan welke aan welke gegevens ontbreken en binnen welke termijn het onderzoek alsnog zal worden afgesloten. 8. Aan het verzoek wordt niet voldaan indien zich een van de omstandigheden voordoet, bedoeld in artikel 43 van de WBP. Geldig indien rood gestempeld origineel Document nr: MFB-KCL-MAN-029A


Artikel 12

Correctierecht van geregistreerde met betrekking tot opgenomen persoonsgegevens

1. De geregistreerde of diens wettelijke vertegenwoordiger kan de houder verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet terzake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen. 2. De verzoeker dient hiertoe een schriftelijke verzoek in bij de houder, onder vermelding van: “Verzoek verbetering persoonsgegevens conform artikel 36 WBP. 3. De vereisten van artikel 11, vierde, vijfde en het zevende lid, zijn van overeenkomstige toepassing. 4. De houder bericht de verzoeker binnen acht weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering dient met redenen omkleed te zijn. 5. De houder draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Artikel 13 derden

Recht op kennisneming door geregistreerde van verstrekking van persoonsgegevens aan

1. De geregistreerde of diens wettelijke vertegenwoordiger heeft tot het einde van het kalenderjaar na het jaar waarin de informatieverstrekking heeft plaatsgevonden recht op kennisneming van het protocol voor zover de persoonsgegevens betrekking hebben op deze geregistreerde. 2. De vereisten van artikel 11, vierde tot en met achtste lid, zijn van overeenkomstige toepassing. 3. De houder kan volstaan met een in algemene termen vervatte mededeling betreffende de aard van de verstrekte persoonsgegevens en degene aan wie zij zijn verstrekt, indien de vastlegging daarvan is achterwege gebleven en hij redelijkerwijs mocht aannemen dat het belang van de geregistreerde daardoor niet onevenredig zal worden geschaad. Artikel 14

Slotbepaling

Dit reglement is opgesteld op basis van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Bij eventuele toekomstige strijdigheid tussen dit reglement en de WBP heeft de wettelijke regeling voorrang.

Artikel 15

Ter inzage legging

Dit reglement ligt ter inzage in: Kwaliteitshandboek KCL. Artikel 16

Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 november 2002.



Bijlage bij artikel 4 lid 1 onder g van het Privacyreglement, te bewaren documenten: Persoonlijke gegevens - sollicitatiebrief en –formulier* - opgave arbeidsverleden - kopieën diploma’s - kopie ID-bewijs - opleidings- en kwalificatiegegevens - loopbaangegevens

- verklaring relatiepartner - referenties - (proeftijd)beoordelingsformulieren - verslagen van gesprekken (o.a. functionerings-, ontwikkelingsgesprekken)

Rechtspositie algemeen - overeenkomsten en wijzigingen daarop* - mutatieformulieren - aanstellingsbrief en begeleidende brieven bij wijzigingen - stukken aangaande FWG-indeling - toewijzing wachtgeld* - sancties - ontslagvergunning* - ontbindingsbeschikking van kantonrechter* - ontslagbevestiging* Vergoedingen en regelingen Stukken die betrekking hebben op: - verhuiskosten - studiekosten - verlof - afbouwORT - fietsproject

-

telefoonkosten dienstkleding reiskosten PC-privé kinderopvang

Sociale Zekerheid Stukken die betrekking hebben op - pensioendeelname* - ZW/WAO/invaliditeitspensioen* - Arbo/REA-informatie* - ziekteverzuim Tevens worden bewaard diverse bij de genoemde documenten behorende brieven. De documenten die zijn gemarkeerd met een * worden bewaard tot een half jaar nadat de werknemer de 65-jarige leeftijd heeft bereikt. De overige stukken worden na ontslag vernietigd op het moment dat er ten behoeve van de uitvoering van diverse regelgeving geen bewaarplicht meer op rust.



Richtlijn A4 Protocol telefoongebruik Algemeen Veel werknemers hebben een telefoon ter beschikking voor de uitoefening van hun werkzaamheden. Het is niet verboden dat de werknemer incidenteel een privé-telefoongesprek voert. Registratie en bewaartermijn Elke telefonische beweging wordt per toestel geregistreerd: op welk tijdstip naar welk telefoonnummer wordt gebeld en hoe lang het gesprek heeft geduurd. Deze registratie wordt vier maanden bewaard en daarna overschreven. Gebruik van de registratie Per maand wordt een top-100 gemaakt van de duurste gesprekken en een top-100 van de langste gesprekken. Als deze overzichten opvallende zaken aan het licht brengen, wordt nader onderzoek gepleegd. Als hieruit blijkt, dat er mogelijk sprake is van oneigenlijk gebruik, dan wordt de leidinggevende geïnformeerd. Afhankelijk van de aard en omvang van het oneigenlijk gebruik kan de leidinggevende, in overleg met de directie, een sanctie opleggen. Richtlijn A5 Protocol badgegebruik Algemeen In het KCL ontvangen de werknemers een badge. Deze is bedoeld als sleutel voor deuren die zijn afgesloten. Het is afhankelijk van de functie van de werknemer welke deuren met zijn badge kunnen worden geopend. Registratie en bewaartermijn Elk gebruik van elke badge wordt geregistreerd. Deze registratie blijft gedurende 24 uur bewaard en wordt vervolgens overschreven. Gebruik van de registratie Per deur kan een overzicht worden gemaakt van de badges waarmee de betreffende deur in een bepaalde periode is geopend. De registratie wordt niet gebruikt om een individuele werknemer te controleren. Alleen als er een strafbaar feit is geconstateerd, zal voor een of meer bepaalde deuren een overzicht worden gemaakt, aan de hand waarvan onderzoek kan plaatsvinden. Richtlijn A6

Protocol internet- en e-mailgebruik Algemeen De gebruiker krijgt internet en e-mail ter beschikking voor de uitoefening van de werkzaamheden. Hiermee beoogt de organisatie optimale beschikbaarheid van informatie- en communicatiemiddelen op de werkplek. Zowel internet als e-mail wordt verkregen op aanvraag volgens de daarvoor geldende ICT-procedure. Internet brengt een aantal risico’s met zich mee voor de stabiliteit van het netwerk en de veiligheid van gegevens hierop. Er zijn daarom een gedragscode met een aantal regels opgesteld ten behoeve van het gebruik ervan.

Uitgangspunten De gebruikersidentificatie en wachtwoord zijn persoonsgebonden en mogen niet aan anderen worden doorgegeven. E-mail wordt dan ook verstrekt op basis van een persoonsgebonden account. Geldig indien rood gestempeld origineel Document nr: MFB-KCL-MAN-029A


Een systeem wordt na beëindiging van de werkzaamheden (aan het eind van de werkdag of tussentijds, als derden gemakkelijk toegang tot de PC hebben) door de gebruiker uitgelogd. Ook mag een systeem waarop is ingelogd niet onbewaakt worden achtergelaten.

Gedragscode • • • • • • •

Internet en e-mail zijn bedoeld voor zakelijk gebruik. Privé-gebruik is incidenteel en kortstondig toegestaan, maar mag niet storend zijn voor de dagelijkse werkzaamheden en moet tot een minimum worden beperkt. Het is verboden pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal te bezoeken en / of via de mail te versturen. E-mail heeft een correct taalgebruik, met juiste vermelding van de afzender en een disclaimer. Informatie, gekregen via Internet, mag niet zonder toestemming worden veranderd. Het uitwisselen van patiëntgegevens of anderszins vertrouwelijke gegevens is via de standaard e-mail faciliteit niet toegestaan. De geboden faciliteiten zijn: Verzenden van e-mail; Ontvangen van e-mail en Browsen (benaderen van internetpagina’s) op het World Wide Web (www). Indien de werknemer toestemming heeft voor thuiswerk, gelden dezelfde regels voor geheimhouding als voor werk in de instelling.

Restricties: • Het doen van spelletjes; • Het bezoeken van Chatboxen; • Gokken; • Gebruikmaking van web-mail (zoals hotmail.com). • Gebruikmaking van nieuwsgroepen. • Het ophalen van bestanden (‘downloaden’) via het zgn. FTP-protocol. (Downloaden via HTTP kan wél. Het ophalen van zgn. ‘executables’: bestanden die rechtstreeks door de computer uit te voeren zijn. (Het installeren van software blijft om veiligheidsredenen een ICT-aangelegenheid.

Registratie en bewaartermijn Alle bezochte sites worden in principe per account geregistreerd. Het gaat daarbij om de tijdstippen en duur van het bezoek. Deze registratie wordt 3 maanden bewaard. Doel van de registratie is het kunnen waarborgen van ‘doelmatig gebruik’ van de internetfaciliteit. Ter waarborging van de privacy van medewerkers zijn de standaard rapportages geanonimiseerd. Wanneer er misbruik wordt vermoed, of wordt geconstateerd, kan nader onderzoek worden gepleegd, wat herleid kan worden tot individuele medewerkers. Van e-mail worden alleen de ‘verkeersgegevens’ geregistreerd; dat zijn de gegevens over afzender, de bestemming, de datum en de tijd van het bericht. Nader onderzoek In principe zijn er twee redenen voor het plegen van nader onderzoek: • Wanneer standaard rapportages hiervoor aanleiding geven. • Wanneer bij een leidinggevende een verdenking bestaat van misbruik door een medewerker, kan de leidinggevende informatie opvragen. Sancties Als blijkt dat een medewerker bovenstaande gedragscode overtreedt, kan zij / hij hierover door de verantwoordelijke leidinggevende worden aangesproken. De inhoud wordt dan schriftelijk bevestigd. Afhankelijk van de aard en omvang van het oneigenlijk gebruik kan de leidinggevende, in overleg met de directie, een sanctie opleggen. Richtlijn A7 Thuiswerk MCL / KCL (Telewerken) Algemeen Geldig indien rood gestempeld origineel Document nr: MFB-KCL-MAN-029A


Het MCL en het KCL hebben als uitgangspunt, dat de werkzaamheden in de instelling worden verricht. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de bevoegde leidinggevende kan een deel van de werkzaamheden thuis worden verricht. Bevoegde leidinggevende is in deze een centrummanager of de directeur van een ondersteunende dienst. De kosten die de werknemer maakt voor thuiswerken worden in beginsel niet vergoed. Als uitzondering hierop gelden de situaties beschreven onder 2 en 3. Er zijn vier verschillende situaties te onderscheiden, waarvoor verschillende regelingen gelden. 1. Werknemer vervult een deel van de wekelijkse werktijd (mede op eigen verzoek) thuis in plaats van in de instelling Voorwaarden De arbeidsplaats is zodanig ingericht dat de arbeid op ergonomisch verantwoorde wijze kan worden verricht. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking. Op de arbeidsplaats zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig. De werknemer draagt zorg voor geheimhouding van de vertrouwelijke zaken waarmee hij in zijn functie te maken heeft. Dat betekent, dat deze afdoende zijn afgeschermd, waardoor ze niet toegankelijk zijn voor huisgenoten en derden. Onkostenvergoeding Er wordt geen onkostenvergoeding voor thuiswerk gegeven. Reiskosten woon-werkverkeer De vergoeding voor de reiskosten woon-werkverkeer wordt vastgesteld aan de hand van het aantal dagen dat de werknemer in de instelling werkt. Telewerkvoorziening Uitgangspunt is, dat de werknemer thuis de beschikking heeft over een eigen computer. Door ICT wordt zo nodig een mogelijkheid tot inloggen op het interne netwerk geboden. De werknemer is verplicht zich te houden aan de instructies die hierbij door ICT worden gegeven. Tevens is de werknemer verplicht de richtlijnen voor verantwoord beeldschermwerk in acht te nemen. 2. Werknemer heeft in de instelling geen eigen werkplek en verricht de werkzaamheden in en vanuit huis Voorwaarden De arbeidsplaats is zodanig ingericht dat de arbeid op ergonomisch verantwoorde wijze kan worden verricht. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking. Op de arbeidsplaats zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig. De werknemer draagt zorg voor geheimhouding van de vertrouwelijke zaken waarmee hij in zijn functie te maken heeft. Dat betekent, dat deze afdoende zijn afgeschermd, waardoor ze niet toegankelijk zijn voor huisgenoten / derden. Onkostenvergoeding De werknemer ontvangt een vergoeding voor het gebruik van de verbinding waarmee hij kan inloggen op het ZNB-netwerk ter grootte van € 10,- per maand. Als deze verbinding voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt, is de vergoeding belastingvrij. De werknemer dient hiervoor een verklaring in te dienen. Telewerkvoorziening Uitgangspunt is, dat de werknemer thuis de beschikking heeft over een eigen computer. Door ICT wordt zo nodig een mogelijkheid tot inloggen op het interne netwerk geboden. De werknemer is verplicht zich te houden aan de instructies die hierbij door ICT worden gegeven. Tevens is de werknemer verplicht de richtlijnen voor verantwoord beeldschermwerk in acht te nemen. 3. Werknemer heeft thuis een telewerkvoorziening om in het kader van bereikbaarheidsdienst in te kunnen loggen. Geldig indien rood gestempeld origineel Document nr: MFB-KCL-MAN-029A


Onkostenvergoeding De werknemer ontvangt een vergoeding voor het gebruik van de verbinding waarmee hij kan inloggen op het ZNB-netwerk ter grootte van € 10,- per maand. Als deze verbinding voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt, is de vergoeding belastingvrij. Telewerkvoorziening Uitgangspunt is, dat de werknemer thuis de beschikking heeft over een eigen computer. Door ICT wordt zo nodig een mogelijkheid tot inloggen op het interne netwerk geboden. De werknemer is verplicht zich te houden aan de instructies die hierbij door ICT worden gegeven. 4. Werknemer heeft thuis een telewerkvoorziening op basis van haar / zijn functionele verantwoordelijkheid. Het telewerken heeft in principe een incidenteel karakter. Onkostenvergoeding Er wordt geen onkostenvergoeding voor thuiswerk gegeven. Telewerkvoorziening Uitgangspunt is, dat de werknemer thuis de beschikking heeft over een eigen computer. Door ICT wordt zo nodig een mogelijkheid tot inloggen op het interne netwerk geboden. De werknemer is verplicht zich te houden aan de instructies die hierbij door ICT worden gegeven.



MFB) Doc. nr: MFB-KCL-MAN-029A eigenaar:

Recommend Documents