Projektové řízení (BI-PRR)
Metoda EVM Katedra softwarového inženýrství Fakulta informačních technologií České vysoké učení technické v Praze © Ing. Martin Půlpitel, 2011 Projektové řízení ZS 2011/12, cvičení 9
Evropský sociální fond, Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
1
Metody pro sledování stavu projektu
• Procentuální metoda • Milníková metoda • Metoda SSD (Structure – Status – Deviation) • Metoda EVM (Earned Value Management) • Řada firem, zejména stavebních a investičních, používá další specifické metody k hodnocení stavu projektu.
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
2
Metoda řízení dosažené hodnoty projektu (EVM)
EVM je metoda vhodná u větších projektů, na kterých se sledují především náklady v souvislosti s časovým plněním. Posuzuje časový postup projektu ve vazbě na vynaložené náklady a zároveň manažerovi umožňuje odhad zbývajících nákladů. V případě, že je správně používána, tak včas varuje před problémy ve fázi realizace projektu!
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
3
Příklad
Představte si projekt „Propagační kampaň“, jehož plánovanou délku trvání jste stanovili na 5 měsíců a jeho celkový plánovaný rozpočet činí 1.000.000,Kč. Plánované náklady 1200000 1000000
Kč
800000 600000
Plánované náklady
400000 200000 0 1
2
3
4
5
t [m]
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
4
Příklad
Nyní jste již na konci třetího měsíce realizace projektu. Z plánu můžete vyčíst, že jste k danému datu plánovali utratit 500.000,- Kč. Vaši podřízení Vám nadšeně hlásí aktuální stav: „Celé tři měsíce usilovně pracujeme na projektu a zatím jsme utratili jenom 420.000,- Kč.“ 1200000 1000000
Kč
800000 Plánované náklady
600000
Skutečné náklady
400000 200000 0 1
2
3
4
5
t [m]
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
5
Příklad – Jak jsme na tom?
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
6
Příklad – Jak jsme na tom?
1. Je to výborné – začali jsme pracovat včas a ještě šetříme náklady. 2. Těžko říct – sice šetříme peníze, ale nevíme jistě, jestli projekt zvládneme. 3. Těžko říct – nedá se snadno určit, zda dodržujeme časový a finanční plán.
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
7
Příklad – Vyhodnocení
K určení, jak na tom projekt je, Vám chybí ještě jeden údaj, a to: kolik je k aktuálnímu datu skutečně dokončeno práce a kolik jí bylo naplánováno. Podíváte se do MS Projectu a vidíte, že jste původně plánovali, že touto dobou budete mít za sebou již půlku projektu hotovou. Ze skutečného sledovacího plánu však vyplývá, že jsou práce dokončeny jenom ze 40 %. Z toho nezbývá, než vyvodit, že jste ve zpoždění a ještě k tomu překračujete rozpočet. Jak to? A jak moc je to zlé? Na to odpoví právě metoda EVM.
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
8
Nezbytné kroky pro efektivní využívání EVM
Abyste mohli efektivně využívat možnosti metody EVM, musíte: Ve fázi plánování: 1) Vytvořit kompletní Hierarchickou strukturu prací. 2) Vytvořit k ní podrobný Seznam činností. 3) Jednotlivé činnosti ohodnotit z hlediska délky trvání a nákladů. Máme tak vytvořen detailní plán, který obsahuje všechny činnosti, které musejí být udělány, jejich délky trvání, náklady a jejich relativní podíl na celkovém výstupu.
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
9
Nezbytné kroky pro efektivní využívání EVM
Ve fázi implementace: 4) Stanovit pravidla pro reportování pro označování dokončených prací (Máme označovat u činností procentuálně? Označujeme pouze dokončené činnosti hodnotou 100% nebo můžeme označovat i rozpracované činnosti, např. 50% ?), pro zadávání aktuálních údajů o stavu nákladů, pro zadávání informací o skutečných časech zahájení a dokončení. 5) Stanovit vhodný interval, v němž se bude stav projektu vyhodnocovat.
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
10
Nezbytné kroky pro efektivní využívání EVM
6) Stanovit hodnoty CPI a SPI pro ohodnocení vývoje projektu: např. můžete určit, že pokud jsou hodnoty CPI a SPI větší než 0,95, projekt je v pořádku, pokud jsou hodnoty v intervalu 0,9 – 0,95 je potřeba projektu věnovat zvýšenou pozornost. Pokud jsou hodnoty CPI a SPI menší jak 0,9, projektu hrozí krize a je nutno jednat. 7) Pravidelně zanášet aktuální hodnoty projektu a pomocí EVM z nich vyhodnocovat stav projektu. 8) Na základě zjištěných informací provádět korektivní opatření, aby nakonec projekt dopadl dle plánu.
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
11
Vyhodnocení metody EVM
Metoda EVM je nástroj, který manažerovi pomáhá pochopit, v jakém stavu se jím řízený projekt nachází. Umožňuje mu tak v případě potřeby včas realizovat nutná nápravná opatření a dovést projekt do zdárného konce. Tato metoda má však i svá úskalí: •Především je to její náročnost. Aby byla čísla vypovídající, musíme mít podrobný a pravidelně aktualizovaný projektový plán. •Může také docházet k různým nepřesnostem. Např. rozdíl mezi skutečnými a plánovanými náklady může být způsoben spíše pozdější platbou v porovnání s plánem než odchylkou v provádění prací. Odlišné náklady mohou být také důsledkem inflace nebo změn v rozsahu projektu. S těmito nepřesnostmi se musí manažer umět vypořádat. •Stav projektu se určuje ze všech činností. V základní variantě proto neodlišuje např. činnosti na kritické cestě. •Lze pouze problematicky využít u projektů, u nichž je obtížné kvantitativně (procentuálně) vyhodnotit odvedenou práci (např. výzkum léku).
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
12
Samostatný příklad
BI-PRR, 2011
Martin Půlpitel (FIT ČVUT)
13
