Beleidsplan Recreanten Volleybalvereniging Have FUN 2011 – 2014 Inleiding: Het bestuur zal tijdens de bestuursvergadering van 15 november 2011 gelegenheid bieden vragen te stellen over dit beleidsplan. In het beleidsplan staan de kaders en doelstellingen van de vereniging, waar het bestuur zo mogelijk uitvoering aan zal geven. Dit beleidsplan verduidelijkt en vereenvoudigt het werk van een bestuurslid. Verder is dit beleidsplan er vooral op gericht om naar de leden en andere belangstellenden aan te geven waar we aan en naar toe willen werken. De 1. 2. 3. 4. 5.
bestuursleden voeren ieder een kerntaak uit. kerntaak bestuur kerntaak secretariaat kerntaak financiën kerntaak technische zaken kerntaak evenementen(toernooien)
Werkwijze: Het beleidsplan behelst een periode van drie jaar.. We proberen binnen drie seizoenen de genoemde producten te realiseren. Met het vaststellen van het beleidsplan kunnen producten zijn verdwenen en producten worden toegevoegd. Dit zal een continu proces zijn. Voor iedere kerntaak is een algemeen bestuurslid (AB-lid) direct verantwoordelijk. Een AB-lid dient zelf zorg te dragen voor de samenstelling van zijn of haar taakgroep. Het AB-lid ontwikkelt in samenspraak met zijn of haar taakgroepleden, het beleid t.a.v. de betreffende kerntaak. Dit wordt voorgelegd aan het algemeen bestuur en bij akkoordbevinding verwerkt in het beleidsplan. Een meerjarenbegroting over dezelfde periode moet het beleidsplan financieel onderbouwen. Verantwoording: De taakgroepen zijn autonoom in hun functioneren en leggen door middel van de notulen van hun overleg verantwoording af bij het algemeen bestuur. Het verantwoordelijke ABlid dient samen met zijn of haar taakgroepleden de genoemde producten op een verantwoorde manier te realiseren en uit te voeren. Door het aanbieden van een jaarverslag aan de algemene ledenvergadering, legt het betreffende AB-lid/de taakgroep verantwoording af bij de leden over zijn of haar uitgevoerde werkzaamheden. Invloed leden: In principe zullen de bestuursleden met hun taakgroepleden de meeste werkzaamheden verrichten t.a.v. dit beleidsplan. Toch zien we nog wel degelijk een taak voor de leden weggelegd. Het bestuur wil graag op een interactieve manier besturen en communiceren. Op onze website http://www.jrsvhavefun.net/ zal het Beleidsplan Bestuur Havefun in te lezen zijn. Leden moeten altijd kunnen reageren bij het betreffende AB-lid op het beleidsplan en met alternatieven kunnen komen. Door leden op deze manier medeverantwoordelijk te maken, verwacht het bestuur dat de betrokkenheid zal vergroten. Dit zal van positieve invloed zijn op de saamhorigheid. Door vanaf de basis te beginnen zullen mensen worden geprikkeld en zich willen inzetten voor hun club. Met vriendelijke groeten, het bestuur. Beleidsplan Havefun 2011-2014.
1
Algemeen Beleid Have Fun is een recreatieve vollebal vereniging. Dit betekent dat plezier en sportbeleving even belangrijk zijn. Tevens betekent dit dat trainingen gemengd zijn en open staan voor mannen en vrouwen van 18 – “80” jaar. Have Fun is een actieve vereniging , die dit ook wil uitstralen naar de samenleving, Leden Het bestuur streeft naar een gelijkmatige leeftijdsopbouw en zal bij vergrijzing of te veel jonge leden initiatieven ontwikkelen om een gelijkmatiger leeftijdsopbouw te creëren. Have Fun streeft naar een ledenaantal die de continuiteit van de vereniging kan waarborgen. Dit betekent minimaal 100 leden. Trainingen Have Fun organiseert minimaal 3 trainingsblokken. Zodra deze allen goed bezet zijn, zal het bestuur initiatieven nemen om een vierde trainingsavond te verzorgen. Het bestuur zal alles in het werk stellen om te zorgen dat er op iedere training een trainer beschikbaar is. De trainer zorgt voor conditietraining, warming-up, techniektraining en een onderlinge wedstrijd. Het bestuur zorgt ervoor dat alle middelen voor een goed trainingsverloop beschikbaar zijn. Competitie Have Fun organiseert in ieder seizoen een recreatieve volleybal competitie, dat open staat voor inschrijving van teams van buiten de vereniging. Recreatief betekent dat er in elk team tenminste 2 dames staan opgesteld. Lokatie De trainingen en competitie vinden plaats in de sporthal de Oude Wereld in Kerk en Zanen. Het bestuur onderhoudt intensief contact met de beheerder om te zorgen dat de trainingen en competitie optimaal verlopen en er ook voor en na de wedstrijd/training gelegenheid is te douchen en elkaar te ontmoeten. Financiën Have Fun is een vereniging zonder winstoogmerk. Het bestuur streeft ernaar de inkomsten en uitgaven in evenwicht te houden. De competitie is een seperaat evenement dat kosten neutraal wordt georganiseerd. Het zelfde geldt voor het volleybal weekend. Het bestuur kan besluiten om middelen toe te kennen aan door de vereniging georganiseerde evenementen. Evenementen Het bestuur heeft een evenementen commissie ingesteld, die verantwoordelijk is voor de organisatie van toernooien en evenementen.
Beleidsplan Havefun 2011-2014.
2
Communicatie Have Fun heeft een beleid dat erop is gericht actief te communiceren met haar leden en de omgeving. De leden zullen voornamelijk via de Blocknote en de website worden geïnformeerd. Tussentijds zullen de leden via e-mail worden geïnformeerd. Have Fun heeft een eigen website en die wordt regelmatig geactualiseerd. Minimaal een maal per jaar is er een algemene ledenvergadering. Kerntaak bestuur Kerntaak bestuur bestaat uit de volgende producten: • Bestuursvorm • Samenstelling bestuur • Werkwijze bestuur • Interactief besturen • Verenigingsstructuur • Vergaderstructuur • Bewaken kerntaken • Externe contacten • Vrijwilligersbeleid • Communicatie met de leden • Evenementen • Verenigingsactiviteiten Bestuursproduct: Bestuursvorm. Bestuursproduct: Samenstelling bestuur. kerntaak bestuur: Glenn Ripken(voorzitter) Angelique Valentijn(vicevoorzitter) kerntaak secretariaat: Rita Zwart (secretaris) kerntaak evenementen: Peter van Rijn (evenementen commissie) kerntaak financiën: Jan Willem van Hemmen (penningmeester) kerntaak technische zaken: Wim Heijns (volleybal commissie) Bestuursproduct: Werkwijze bestuur. Afhankelijk van de functie-inhoud is de tijdsinvestering per bestuurslid verschillend. Om op tijd in te kunnen spelen op mutaties binnen het bestuur en de taakgroepen is het van belang dat we beschikken over functie omschrijvingen. Bestuursleden moeten over de "benodigde faciliteiten" beschikken om hun taak op een verantwoorde manier uit te kunnen voeren. Voor iedere bestuursfunctie dient er een verantwoorde werkdruk te zijn. Vertrouwen van de leden in het bestuurslid is een belangrijke basis. De leden moeten er dan ook vanuit kunnen gaan dat ieder bestuurslid zijn of haar taken op een verantwoorde manier uitvoert. Het bestuur verplicht zich efficiënt en effectief te werken. Dit kunnen we realiseren door duidelijk aan te geven wat onze kerntaken zijn en hoe we hieraan uitvoering wensen te geven. Zo moeten we besturen op hoofdlijnen en dient de inhoudelijke discussie in de taakgroepen plaats te vinden. Bestuursleden dienen zich te realiseren, dat andere mensen afhankelijk kunnen zijn van zijn actiepunt en zijn snelheid daarin. Door zo snel mogelijk zijn actiepunten uit te voeren en te communiceren, wordt stagnatie in het gehele proces en frustratie bij de andere vrijwilligers voorkomen. Het bestuur wil kwaliteit en kwantiteit leveren. Alle taakgroepen zijn zelfsturende teams en moeten indien noodzakelijk beschikken over een eigen budget. Beleidsplan Havefun 2011-2014.
3
In samenspraak met zijn of haar taakgroepleden is een algemeen bestuurslid direct verantwoordelijk voor de uitvoering en verdere ontwikkeling van zijn kerntaak. Nieuw beleid wordt eerst voorgelegd aan het algemeen bestuur en bij akkoordbevinding verwerkt in het komende beleidsplan. Dit beleidsplan zal tijdens de algemene ledenvergadering worden vastgesteld voor een periode van 3 jaar. Een parallel meelopende meerjarenbegroting over dezelfde periode dient het beleidsplan financieel te onderbouwen. Tijdens de ALV wordt verantwoording afgelegd door het AB-lid, namens zijn of haar taakgroep door middel van een jaarverslag. Het AB-lid dient zelf zorg te dragen voor de samenstelling van zijn of haar taakgroep. Bestuursproduct: Interactief besturen. "Saamhorigheid en clubgevoel" zijn belangrijke graadmeters voor de vereniging. Een vereniging doet er goed aan in deze aspecten te blijven investeren, ze te onderhouden en daar waar mogelijk uit te breiden. Dit kan men onder andere realiseren om op een interactieve manier te gaan besturen. Leden moeten weten waar ze terecht kunnen met een bepaalde vraag. De afstand tot het bestuur wordt hierdoor kleiner en dat vergroot de betrokkenheid. Het bestuur zal leden betrekken om deel laten nemen aan het organiseren van kleine overzichtelijke taken. Het interactief besturen gebeurt door aanwezig zijn bij wedstrijden, trainingen, toernooien, evenementen en via de website, nieuwsbrief en de informele weg. Bestuursproduct: Verenigingsstructuur. De verenigingsstructuur is conform de nieuwe bestuurssamenstelling en taakverdeling aangepast en in een organigram weergegeven. Bestuursproduct: Vergaderstructuur. Door de verandering van de bestuurssamenstelling, de werkwijze en verenigingstructuur, zal ook de vergaderstructuur aangepast worden. Er zijn nu zelfsturende taakgroepen die onder verantwoording van een AB-lid functioneren. Het betreffende AB-lid geeft direct leiding aan de taakgroep. Deze taakgroepen zullen door middel van notulen terugkoppelen aan het algemeen bestuur en door middel van een jaarverslag verantwoording afleggen bij het AB en de ALV. We streven naar 4 AB-vergaderingen per jaar als de werkgroepen inhoudelijk goed functioneren. In een AB-vergadering zullen we de voorstellen van de taakgroepen bespreken en vaststellen. Het is van belang om de notulen binnen 10 werkdagen na de vergadering te hebben verspreid. Zo kan het bestuurslid of werkgroeplid spoedig actie ondernemen. We dienen ons hierbij goed te realiseren dat anderen afhankelijk zijn van de actiebereidheid van het bestuurslid / werkgroeplid. Het AB is verplicht 1 x per jaar een algemene ledenvergadering uit te schrijven. Bestuursproduct: Bewaken kerntaken. Het is de taak van het AB om dit beleidsplan in zijn geheel uit te voeren. Verder is men verantwoordelijk voor het bewaken van bestaand beleid en het ontwikkelen van nieuw beleid. Daarnaast dient men tijdig op veranderingen te anticiperen. Het bestuur zal zich hierbij laten inspireren door de leden, internet, vakliteratuur, tijdschriften, de NeVoBo, maatschappelijke ontwikkelingen, het Overkoepelend – Sportorgaan NSF, Gemeente Alphen aan den Rijn en andere informatiebronnen. Bestuursproduct: Externe contacten. Het bestuur zal contact onderhouden met alle andere (recreatieve)volleybalverenigingen in de gemeente Alphen aan den Rijn en daar waar mogelijk het contact intensiveren. Het verdient de aanbeveling om indien mogelijk een volleybal convenant tussen de diverse verenigingen uit te werken cq uit te voeren Beleidsplan Havefun 2011-2014.
4
Bestuursproduct: Vrijwilligersbeleid. Vrijwilligers zijn erg belangrijk voor een vereniging. We dienen zuinig te zijn op deze groep mensen binnen de vereniging. Bestuursproduct: Communicatie met de leden. Om de leden goed te informeren zal zoveel mogelijk informatie op de website geplaatst worden. Bestuursproduct: Evenementen. Bij evenementen denken we in eerste instantie aan het organiseren van de verschillende volleybal-toernooien van Have Fun. In de ledenenquete hebben de leden aangegeven met regelmaat onderlinge toernooien te willen spelen. Het streven is minimaal 2 maal per seizoen zo’n toernooi te organiseren. Ook wil Have Fun een actieve vereniging zijn, die minimaal 2 maal per jaar een toernooi met open inschrijving wil organiseren. Graag willen wij met werkgroepen werken. Een draaiboek per toernooi kan de werkzaamheden vereenvoudigen. Op dit moment zijn er jaarlijks diverse toernooien, te weten: Hoge hoed toernooi Cocktail Toernooi Sinterklaas toernooi Kerst/oud en nieuw toernooi (open inschrijving) Kerk en zanen (buiten) toernooi (open inschrijving) Bedrijventoernooi Daarnaast streeft het bestuur ernaar 1 maal per jaar een Volleybal weekeinde te organiseren. Dit toernooi kent ook een open inschrijving voor andere recreatieve volleybal teams. Bestuursproduct: Verenigingsactiviteiten. Het bestuur kan in samenspraak met de evenementencommissie zorgen voor enkele nevenactiviteiten per jaar voor alle leden. Voor grotere activiteiten kunnen wij een eigen bijdrage vragen van leden. Kerntaak secretariaat De kerntaak secretariaat bestaat uit het volgende product: • Algemeen secretariaat Secretarieel product: Algemeen secretariaat. Samen met de voorzitter en de penningmeester vormt de secretaris het dagelijks bestuur. Zij zijn verantwoordelijk voor de totale aansturing van de vereniging. Naast de organisatie van de AB-vergaderingen en het notuleren is de secretaris onder andere verantwoordelijk voor de verspreiding van alle in– en uitgaande post. Alle post en e-mailverkeer dient hier binnen te komen en te vertrekken, tenzij anders is afgesproken. Ook verzorgt de secretaris het archiveren van de verschillende stukken. Het secreariaat zal 1 maal per jaar een Algemene Ledenvergadering uitschrijven waarbij alle leden worden uitgenodigd. Hiervan wordt een verslag opgesteld dat publiek is en onder alle aanwezigen wordt verspreid.
Beleidsplan Havefun 2011-2014.
5
Kerntaak financiën De kerntaak financiën bestaat uit de volgende producten: • Financieel beleid • Begroting • Jaarrekening • Contributie • Actiegelden Financieel product: Financieel Beleid. Samen met de voorzitter en de secretaris vormt de penningmeester het dagelijks bestuur. Een vereniging heeft een gezonde financiële boekhouding nodig. Het algemeen bestuur heeft de plicht om dit te realiseren. Zo streven we altijd naar een sluitende begroting zonder winstoogmerk. Mochten we geconfronteerd worden met een niet sluitende begroting, dan zal het bestuur met voorstellen naar de leden komen om de begroting wel sluitend te maken. We willen een begroting zo inzichtelijk maken, dat het voor ieder volwassen lid te lezen is. Zo dient duidelijk te worden wat onze structurele en incidentele kosten zijn. Daarnaast moeten uit de financiële administratie, informatie en kerngetallen naar voren komen die gebruikt kunnen worden met het maken van beleid. Op cijfers kun je sturen. Om calamiteiten te kunnen opvangen willen we aan het einde van de komende 3 jaar een algemene reserve van € 10.000,- hebben. Financieel product: Begroting. De basis voor een verantwoord financieel beleid is een realistische begroting. Deze dient sluitend te zijn en zo dicht mogelijk in de buurt te komen van de werkelijkheid. Binnen het bestuur is afgesproken dat parallel aan het Beleidsplan Havefun een meerjarenbegroting meeloopt. Financieel product: Jaarrekening. De penningmeester legt tijdens de algemene ledenvergadering door middel van de Jaarrekening namens het bestuur financiële verantwoording af over het gevoerde beleid. Een kascommissie, bestaande uit leden van de vereniging, controleert inhoudelijk de financiële administratie en brengt hierover een advies uit aan de algemene leden vergadering. Financieel product: Contributie. We zijn van mening dat de vereniging een passende contributie moet vragen. Men dient dan ook de directe kosten door te berekenen naar de contributie. We kunnen de contributie door middel van automatische incasso innen. Bij een contributieachterstand van een lid zal in samenspraak gekeken worden naar een sociaal en passende oplossing. Financieel product: Actiegelden. Vele verenigingen doen aan acties om extra inkomsten te genereren. Hierin ligt een unieke kans voor extra gelden. Indien hier een noodzaak voor is, zal het bestuur dit initieren. Kerntaak technische zaken De volgende technische producten worden hieronder beschreven: • Algemeen beleid • Trainers • Training Beleidsplan Havefun 2011-2014.
6
•
Zaalindeling
Technisch product: Algemeen beleid. De volleybalcommissie dient minimaal 1x per seizoen een trainersoverleg te organiseren. Uit dit overleg dienen werkafspraken te komen m.b.t. het peil van volleybal. Verder is het van groot belang dat we vroegtijdig beginnen met de voorbereidingen voor het komende seizoen. Als wij als Have Fun tijdig onze zaken hebben georganiseerd, dan brengt dat rust en stabiliteit in de vereniging en kunnen wij rustig gaan werken aan het uitbouwen van de vereniging. De volleybalcommissie wil de komende tijd minimaal vasthouden aan het huidige speelniveau. Er zal echter wel beleid moeten worden ontwikkeld voor de toekomst. Dit in samenspraak met de diverse trainers. Technisch product: Trainers. De volleybalcommissie en bestuur zijn verantwoordelijk voor voldoende trainers. We streven naar trainers, die zoveel mogelijk uit onze eigen vereniging komen. De vereniging biedt leden, bij voorkeur jongeren, de mogelijkheid om op kosten van de vereniging een trainersopleiding te volgen. Een contractuele tegenprestatie van de cursist dient daarvoor naar de vereniging terug te komen. We willen graag trainers vastleggen voor een periode van ongeveer 2 seizoenen. Door trainers voor een bepaalde tijd vast te leggen kun je de werkdruk goed verspreiden. Hierdoor kan de TC goed sturen in het trainersvraagstuk. Men dient in het trainersvraagstuk altijd één seizoen vooruit te kijken. We streven ernaar om voor ieder trainingsblok twee trainers te hebben. Wanneer er maar 1 trainer per trainingsblok bschikbaar is, geldt dat er efficiënt en effectief gewerkt moet worden. Een of twee trainers voor een kleine groep is geen goede zaak. Er mag hier ook wat verwacht worden van de leden. Technisch product: Trainingen. Alle leden en toekomstige leden moeten in de gelegenheid worden gesteld deel te kunnen nemen aan trainingen, die door de vereniging worden aangeboden. Er mag in principe geen sprake zijn van een “wachttijd” of “we zitten vol” vanwege het negatieve aspect van deze kreten. Have Fun is een recreatieve vereniging. Dit betekent dat plezier en sport hand in hand gaan. Have Fun zal daarom leden vrij laten te kiezen welke trainingsavond men wil volgen. Voor een trainings avond (blok) mogen maximaal 40 leden op de trainingslijst staan. Bij meer belangstelling worden leden op verzoek op een wachtlijst geplaatst. Have Fun streeft ernaar om geen niveau verschillen te hebben tussen de verschillende trainingsavonden. Het bestuur bezoekt de diverse trainingsblokken. Technisch product: Sportzaal Inherent aan de wens om als vereniging te groeien is het (meer)gebruik van de zaal. . Voor eventuele aanwas dienen er extra avonden aangeboden te worden aan de leden zodat er meer spreiding van leden zijn en er extra aanwas mogelijk zal worden op de diverse avonden. Trainers zijn verantwoordelijk voor de zaal en materiaal gedurende het seizoen. Kerntaak PR/sponsortaken De volgende PR/sponsorproducten worden hieronder beschreven: • Contacten met de pers • Nieuwsbrief • Website • Sponsorcontacten Beleidsplan Havefun 2011-2014.
7
• • •
Algemeen sponsorbeleid Borden Boemerang Pickerhal Radio en T.V.
PR/sponsorproduct: Contacten met de pers. Publiciteit is een belangrijke zaak voor de vereniging.. Goede publiciteit zal ertoe bijdragen dat de vereniging zich kan verkopen aan mogelijke kandidaatleden en aan bedrijven in het kader van sponsoring. Daarnaast laat je ook zien hoe de vereniging in de gemeenschap staat. In de ogen van het bestuur heeft publicatie alleen zin als er iets te melden is. Een goed contact met de pers is van belang voor de vereniging. Een vaste PRman/vrouw kan hierin een belangrijke rol vervullen. Maar er gebeurt meer in de vereniging wat gelezen of gehoord mag worden. We zullen de contacten moeten intensiveren, op een vrije, open wijze. Eerste aanspreekpunt over directe verenigingszaken is de voorzitter. Verder zal de bestaande PR via de website etc. blijven bestaan en daar waar mogelijk verder ontwikkeld worden. PR/sponsorproduct: Mededelingenblad Het nieuwsblad, de Blocknote is een belangrijk communicatiemiddel tussen bestuur en leden onderling. PR/sponsorproduct: Website. Een goede website valt of staat bij kwaliteit en kwantiteit. Een website dient actueel te zijn en een aansprekende uitstraling te hebben. Er zal voortdurend gewerkt moeten worden aan de website. Uit de huidige informatie blijkt dat het maken van een website op zich geen probleem is. Het ontbreekt de web-master vaak aan voldoende informatie. We doen er verstandig aan om het geheel eens goed te evalueren en te bekijken of in het gehele proces verbeterpunten zijn. Het onderhouden en het aansturen tot het verkrijgen van informatie zal in grote lijnen vanuit de redactie moeten worden georganiseerd. Naast het bestuur en de taakgroepen die informatie zullen aanleveren, ligt er ook een verplichting bij de teams en de leden om de vereniging hierin te ondersteunen. Het is een wisselwerking. PR/sponsorproduct: Sponsorcontacten. Contacten met de sponsors dienen altijd onderhouden te worden. Op termijn levert dit winst op voor de vereniging. Dit kun je ook doen door verschillende tegenprestaties te bieden richting de sponsor. PR/sponsorproduct: Algemeen sponsorbeleid. Er is een sponsorpresentatiemap gemaakt. We moeten de sponsorpresentatiemap in het komende seizoen evalueren en daar waar nodig aanpassen. De basis is goed en daar zullen we voorlopig aan vasthouden. Een geïnteresseerde ondernemer wil graag in één oogopslag weten wat het sponsoren van Havefun kost en oplevert. Sponsorafsprakendienen te worden bekrachtigd. PR/sponsorproduct: Borden sporthal de Oude Wereld. PR/sponsorproduct: dagbladen Regelmatig sturen en laten plaatsen van sportberichten van Havefun bij o.a. : Witte weekblad, Alphens nieuwsblad en of Alphen CC.
Beleidsplan Havefun 2011-2014.
8
