Beste klant,
Allereerst hartelijk dank om uw visumaanvraag te laten behandelen door de firma traveldocs. Wij zullen alles in het werk stellen om uw visumaanvraag zo vlot mogelijk te laten verlopen. Naar aanleiding van uw recente visumaanvraag kan u in bijlage alle informatie vinden aangaande de samenstelling van de persoonlijke documenten en formulieren die u aan onze firma dient te bezorgen om aan uw aanvraag te kunnen voldoen. Gelieve deze gegevens goed door te nemen alvorens ze te versturen, teneinde te vermijden dat de goedkeuring van uw visum in het gedrang komt. Ook raden wij u aan om van alle documenten die u ons toestuurt een kopie voor uzelf te maken.
Met vriendelijke groeten, Het traveldocs visumteam.
Samenstelling bundel visumaanvraag: 1. Voorblad 2. Nuttige informatie 3. Benodigdheden aanvraag 4. Aanvraagformulier Ambassade 5. Orderformulier traveldocs
Nuttige informatie Inentingsbewijs Voor sommige landen zijn inentingen verplicht. Wacht niet te lang om hiervoor een afspraak te maken met uw arts. Informatie landen en ambassades buitenland Alle landen hebben verschillende regels aangaande veiligheid, formaliteiten en procedures. U kan u dus best zo goed mogelijk informeren over het land waar u naartoe reist. Tickets
We raden ten sterkste aan om geen “non-refundable” tickets of bookings te maken alvorens u het visum heeft ontvangen. Verzendingen Er zijn verschillende manieren om uw documenten van en naar een van de traveldocs kantoren te versturen. Zorg ervoor dat u ons steeds de juiste coördinaten heeft doorgegeven. U vindt de locatie van onze kantoren terug op de website.
Dossiersamenstelling Traveldocs kan enkel en alleen uw dossier verwerken en een aanvraag indienen bij de ambassade wanneer uw dossier volledig is. Zorg er dus voor dat alle benodigdheden zich in de omslag bevinden en we alle nodige informatie hebben ontvangen via de online aanvraag.
Paspoort • • •
Tenminste zes maanden geldig zijn na vervaldatum van het aangevraagde visum. Tenminste twee tegenover elkaar liggende lege pagina bevatten. Hoesjes dienen van het paspoort te worden verwijderd.
Visum Applicatie formulier: • • • • •
Surf naar http://in.vfsglobal.be en vul het online Indian Visa form in. Dit formulier wordt dan afgeprint en tweemaal ondertekend. Gelieve bij het invullen van het formulier volgende richtlijnen te volgen: Dat alle gegevens zoals worden vermeld in het paspoort gelijk zijn aan deze ingevuld op het online Indian Visa form . Dat het formulier geen enkele spelfout bevat. Dat alle velden correct worden ingevuld.
Pasfoto’s: • • •
twee recent genomen pasfoto’s (50mm genomen met een duidelijk vooraanzicht op een witte achtergrond
x 50mm)
General Declaration
•
Een originele en ondertekende versie van de General Declaration.
Bewijs van verblijf in België Om te bewijzen dat u reeds meer dan twee jaar in belgië woont vereist het consulaat een energierekening van 24 tot en met 27 maanden oud, aanvullend met de huidige maand met hierop vermeld de naam en het adres van de aanvrager. De energierekening mag zijn van elektriciteit, water, vaste telefoonlijn, belastingen of huurovereenkomst. Kopie Belgische identiteitskaart Een kopie van beide zijden van de ID-kaart voor Belgen. Andere nationaliteiten dienen beide zijden van hun verblijfsvergunning bij te voegen. Dit bewijst dat u meer dan twee jaar in België woont.
Garantiebrief Is een brief van de werkgever van de aanvrager. De brief moet het volgende bevatten: • • • • • • • •
Opgemaakt zijn door een Belgisch bedrijf of Belgische vestiging van dat bedrijf. De brief is geadresseerd aan de Ambassade van India in België op volgend adres 217 Chaussee de Vleurgat, 1050 Brussels. Op bedrijfspapier geschreven zijn met vermelding van naam en adres. Vermelding van de functie van de aanvrager in het bedrijf. De naam, geboortedatum en paspoortnummer van de aanvrager vermelden. Het aantal inreizen aangeven, samen met de benodigde duur en de begin- en einddatum. Een vermelden van garantie van het bedrijf garant voor alle onkosten Een stempel van het bedrijf en een handtekening bevatten.
Uitnodigingsbrief Dit is een brief van de uitnodigende partij welke dient te bevatten: • • • • • • •
Op bedrijfspapier geschreven zijn. De brief is geadresseerd aan de Ambassade van India in België op volgend adres 217 Chaussee de Vleurgat, 1050 Brussels. De naam en paspoort details van de aanvrager vermelden. De reden, aantal inreizen en lengte van de reis vermelden. De adres van het te bezoeken bedrijf vermelden. Een stempel van het te bezoeken bedrijf bevatten. Ondertekend zijn.
Additional Business form Dit formulier dient te worden uitgeprint, ingevuld en worden ondertekend. New Gen Dec Signed new Gen Dec Authorization form Een originele en ondertekende versie van de Authorization form.
DECLARATION I …………………………………………………………………………………………………… hereby undertake that I shall utilize my visit only for the purpose of which, Visa has been applied, and shall not on arrival in India try to extend my stay for any other purpose. I also declare that I am present in Belg ium on the date of making this application and that all the information given by me here is true, accurate and complete. I understand that my visa application is being handled through VF Services Limited (VFS), service providers in Belg ium appointed by T h e E m b a s s y o f I n d i a , B e l g i u m . I am aware that the grant or refusal of visa is at the sole discretion of The E m b a s s y o f I n d i a and VFS is not responsible for the same or for any delay in the receipt of the visa. The processing of your application including processing time is subject to the procedures and timescales of the E m b a s s y o f I n d i a over which VFS has no control. I hereby agree to the VF Services Limited, Terms and Conditions including Disclaimer and VFS Data Protection Policy at the date of my application (downloadable from http://in.vfsglobal.be/). I accept that application fees are not refundable and are payable even if a visa is not granted. I accept that VFS limits its liability for replacement of lost passports or other travel documents. I am responsible for the accuracy of my application form, and I accept that if VFS checks my application form, it does not guarantee that it will find any errors, and does not verify information I have provided. I accept that VFS excludes all other liability in relation to my application and advice or information given to me, including for breach of contract or negligence. I acknowledge and agree that my application and associated data will be processed in accordance with the VFS Data Protection Policy (downloadable from ht t p : / / i n . vf s g l o b a l . b e / ), and that my data may be processed by an affiliated company which may be a part of the VFS group of companies or a sub-contractor for VFS, and that such processing may take place in India but subject to the same standards as apply in Belgium. Important Note: Suppression of facts or furnishing misleading/false information will result in denial of visa without assigning any reason. Visa fee once tendered is non-refundable and subject to change without notice. After receipt of visa ensure name, spellings, passport number, type and validity visa is given correctly. Visa is valid from date of issue. It is advisable to make travel arrangements after obtaining appropriate visa.
PLACE & DATE
Signature of the Applicant
traveldocs This manual will guide you through The Online India Visa Application Form. You find this form at: http://in.vfsglobal.be
Step 1 = Welcome page 1: Click “All About Visas”. Confirm the visa type based on your reason for travel. 2: After selecting your visa category in ”All About Visas”, please click on “Checklist and additional forms” to start your online application form.
Step 2 = Government of India page Under the title “overview”, click on the “online application link”.
Step 3 = Online Indian Visa Form Select at Indian Mission: Belgium-Brussels. A frame will open with your ID number. Please note down this ID number. With this number you can, when you have saved a page, complete the form on a later date.
Step 4 = Applicant Details Step 5 = Passport Details Fill in the passport details and press “continue to next page”
Step 6 = Applicant´s Contact Details Important! : Please fill in at “mobile /Cell No: 0476/03.88.80 This way traveldocs gets a text message from the embassy when your visa is ready to be picked up. If you fill in your own personal number, you get the text and we are not informed when to pick up your visa at the embassy.
traveldocs Step 7 = Family Details Step 8 = Profession / Occupation details of Applicant Step 9 = Details of Visa Sought Step 10 = Previous Visa/Currently valid Visa Details Step 11 = Other information Step 12 = SAARC Country Visit Details Step 13 = Reference Fill in the reference in India and in Belgium. Please provide all the information you have on these references.
Step 14 = Upload an Image
Complete the application, print and sign 2 times.
If you have any questions or doubts concerning this online application, call us on 015/29.42.66 Remember that we also provide the service to complete the online form for you for only 24,99 EUR.
AUTHORIZATION TO SUBMIT THE APPLICATION ON BEHALF OF APPLICANT
This is to certify that I {Name of applicant} r.
.....r..r......rr..r......r.r.r..r....r.rr........r..r......
.
fe
Si
d in g
a
t
{address)
h
ereby a uthorize(com pa nylrepresentatives
n a m e ) .. ' ... . r. r.. ... ... .. ! ... ... r.. . r. ... ...
,t
' r.. . r. r.. r.. r r. . r.
... r.. ... ... ... . tO
submit my application with all documents siened by nnyself and with my latest 2 photos to lndia Visa
Application Centre.
Sign atU [e ...... ...... .. '... ... ... r.. ... ... ... . r. r..... r ' Na me.............r..r.........r.................r..rr
MObile .r.....................r.......r................
DECLARATION Have you visited the below mentioned countries in last 30 days? GHANA, SIERRA-LEON, GUINEA, LIBERIA, NIGERIA YES …………………………………….. NO……………………………………………
