Menzis - Carpoolers scheppen parkeerruimte Anja Kluiter, Menzis

Carpoolers scheppen parkeerruimte “Zit je als organisatie met beperkte parkeergelegenheid voor medewerkers, overweeg dan een voorrangsregeling voor carpoolers. Dat kan een effectief middel zijn om ruimte te scheppen. Op onze locatie in Groningen is ongeveer 20 procent van de medewerkers hierdoor gaan carpoolen. Op de 480 medewerkers die verder dan 10 km van het werk wonen, hebben we 44 carpoolteams.” Anja Kluiter, manager Facility Services, Menzis

Menzis - Carpoolers scheppen parkeerruimte Anja Kluiter, Menzis In het kort Op het eigen parkeerterrein bij het pand van Menzis in Groningen is de parkeerruimte voor medewerkers beperkt: 269 plaatsen voor de 888 medewerkers. In de omgeving geldt betaald parkeren. Om het parkeren in goede banen te leiden introduceerde Menzis, vooruitlopend op een Menzis-breed mobiliteitsbeleid, een verrassend en effectief tijdelijk parkeerbeleid. Medewerkers die carpoolen krijgen voorrang. Organisatie Menzis is met bijna 2 miljoen verzekerden één van de grootste zorgverzekeraars van Nederland. Menzis biedt zorg-, verzuim- en inkomensverzekeringen, arbo- en reïntegratiediensten aan, aan individuele en collectieve klanten. De verzekeraar stelt de mens centraal en wil iedereen toegang bieden tot goede en betaalbare zorg. Nu én in de toekomst. Menzis telt bijna 3000 medewerkers. Naast de centraal gelegen vestiging in Zwolle heeft Menzis locaties in Groningen, Wageningen en Enschede. Dankzij de centrale vestiging zijn de krachten gebundeld, terwijl de verzekeraar met de regionale vestigingen dichtbij haar klanten zit. In Groningen geeft Menzis, net als in Wageningen en Enschede, uitvoering aan de zorgverzekering van haar klanten: de basis- en aanvullende zorgverzekeringen. Deze locatie huisvest bovendien een verzekeringswinkel en een zorgkantoor voor de AWBZ-uitvoering. Ook Ardyn arbo & advies (onderdeel van Menzis-holding) is hier gevestigd. Locatie De vestiging van Menzis in Groningen werd in september 2005 betrokken. Op deze locatie werken ruim 1000 mensen. Daarvan zijn er circa 200 in dienst bij Ardyn arbo & advies. Menzis zelf heeft in Groningen 888 medewerkers in dienst (800 fte). Het kantoorpand ligt aan het Winschoterdiep, vlakbij de ring Groningen en is uitstekend bereikbaar met de auto. De eigen parkeergelegenheid bij het pand is echter beperkt, in ieder geval kleiner dan de parkeerbehoefte van medewerkers en klanten. In de omgeving geldt betaald parkeren. De bereikbaarheid met het openbaar vervoer is matig tot slecht. De vestiging is bereikbaar met één buslijn die vertrekt vanaf station Groningen. Zeer waarschijnlijk komt er eind 2007 een noodstation bij het vlakbij gelegen stadion van FC Groningen..

1

Vraagstuk Een parkeervraagstuk. Voor de verhuizing naar het huidige pand beschikte Menzis in Groningen over zeven panden. Bij al deze panden was voldoende parkeergelegenheid. Zo niet bij het pand zelf, dan wel onbetaald in de straten in de directe omgeving. Bij het huidige pand dekt het aantal eigen parkeerplaatsen de parkeerbehoefte niet, en geldt in de omgeving betaald parkeren. Dat maakte een tijdelijk parkeer/-mobiliteitsbeleid noodzakelijk, in afwachting van nieuw mobiliteitsbeleid dat voor alle Menzislocaties geldt. Op de locatie in Groningen beschikt Menzis over 350 parkeerplaatsen. Daarvan zijn er: • • •

45 verhuurd aan Ardyn arbo & advies, dat een eigen parkeerbeleid heeft. 30 ingericht als bezoekersplaatsen, waar geen medewerkers mogen staan. 6 plaatsen voor mindervalide bezoekers en mindervalide medewerkers.

Zo blijven er 269 plaatsen voor de 888 medewerkers van Menzis (800 fte). Op de oude locaties kwamen de meeste van hen met de auto naar hun werk, ook veel medewerkers die binnen een straal van 10 km van het werk wonen. Welke maatregel? Een speciaal voor de Groningse locatie ontwikkeld, tijdelijk parkeerbeleid voor medewerkers, waarin carpoolen een belangrijke rol speelt. Een inventarisatie onder de 888 medewerkers leverde het volgende beeld op: • • •

10 medewerkers hebben een OV-jaarkaart. 408 medewerkers wonen binnen een straal van 10 km van het werk. 24 medewerkers die verder dan 10 km van het werk wonen, hebben een OV-jaarkaart

Uitgangspunten van het beleid zijn: •

•

• •

Medewerkers die binnen 10 km van het werk wonen: geen toegang tot het parkeerterrein. Voor hen is de fiets een alternatief. Als er een medische noodzaak is om met de auto te komen, bijvoorbeeld als iemand een fysieke beperking heeft of hoogzwanger is, kan (tijdelijk) een uitzondering worden gemaakt. Medewerkers die parttime werken (minder dan 4 dagen in de week): geen toegang tot het parkeerterrein. Redenering is dat het vervoers- en parkeerprobleem voor hen makkelijker is op te lossen dan voor wie 4 of 5 dagen werkt. Medewerkers die fulltime werken, verder dan 10 km van het werk wonen en carpoolen: voorrang en altijd recht op een parkeerplaats. Medewerkers die fulltime werken, verder dan 10 km van het werk wonen en niet carpoolen: zij verdelen de resterende plaatsen, te beginnen bij de verste reisafstand.

Uiteindelijk zijn er 44 carpoolteams gevormd, met een gemiddelde bezetting van 2,3 personen per auto. Op de 480 medewerkers die verder dan 10 km van het werk wonen is dat maar liefst zo’n 20 procent.

2

De resterende 225 parkeerplaatsen werden verdeeld onder de medewerkers die fulltime werken, verder dan 10 km van het werk wonen en niet carpoolen. Te beginnen met de verste reisafstand. Dat bood plaats aan iedereen die verder dan 14 à 15 km van het werk woont. Voor wie minder dan 14 à 15 km van het werk woont en niet carpoolt, is dus geen parkeerplek beschikbaar. De bestaande vergoedingsregeling voor woon-werkverkeer, die het OV-gebruik al stimuleerde, bleef ongewijzigd. Beneden de 10 km afstand geldt geen vergoeding. Boven de 10 km ontvangen medewerkers die met de auto komen een vergoeding op basis van OV. Deze vergoeding is gemaximaliseerd op 30 km. Wie aantoonbaar met het OV reist, krijgt op vertoon van zijn maandkaart de volledige reiskosten vergoed tot 50 km. Hoe werkt het praktisch? Iedere medewerker heeft een medewerkerspas. Wie recht heeft op een parkeerplaats kan met deze kaart de slagboom van het parkeerterrein openen. Deze functie kan door de afdeling Facilitair Bedrijf worden in- of uitgeschakeld, desgewenst dus ook tijdelijk. Wie met twee personen carpoolt, moet zich met zijn tweeën laten registreren. De pas van de een geeft dan bijvoorbeeld toegang op de maandag en dinsdag, de pas van de ander op woensdag, donderdag en vrijdag. Hoe kwam het beleid tot stand? De opstelling van het parkeerbeleid ging vooraf aan de verhuizing, die in september 2005 plaatsvond. De afdeling Facilitair Bedrijf nam het initiatief voor de beleidsontwikkeling. In het voorjaar van 2005 werd gestart met twee informele gesprekken met de afdeling Personeel & Organisatie (P&O) en de Ondernemingsraad (OR). De meningen over het op te stellen beleid liepen uiteen. Het bleek moeilijk om tot afspraken te komen waarmee iedere medewerker van Menzis gediend was. Het Facilitair Bedrijf besloot daarom tot de ontwikkeling van een conceptbeleid, dat in haar ogen rechtvaardig en uitvoerbaar was. Het conceptbeleid werd voorgelegd aan P&O, bijgeschaafd, besproken met OR, opnieuw bijgeschaafd en definitief vastgesteld. In augustus 2005 werd het parkeerbeleid – niet meer dan anderhalf A4-tje met spelregels, omdat het als tijdelijk beleid slechts vooruit zou lopen op het Menzis-brede mobiliteitsbeleid – gecommuniceerd met de medewerkers. Medewerkers moesten zelf een carpoolpartner zoeken en lieten zich vervolgens registreren bij de facilitaire servicedesk. Daar werd ook een lijst aangelegd van mensen die nog een partner zochten. Op het prikbord op intranet konden zij daarvoor ook een oproep plaatsen. In de praktijk bleken veel medewerkers in staat één carpoolpartner in hun woonomgeving te vinden; twee partners bleek een stuk moeilijker. Voor klachten werd een bezwarencommissie in het leven geroepen met een vertegenwoordiger van de afdeling Facilitair Bedrijf, de afdeling P&O en de OR. Die multidisciplinaire aanpak werkte uitstekend. Wel was er veel weerstand en kwamen er veel klachten binnen: circa 25, vooral van medewerkers die het niet eens waren met het onderscheid tussen parttimers en fulltimers. Om in behandeling te kunnen worden genomen moest een klacht ondersteund worden door de

3

leidinggevende. Medewerkers dienden hun klacht schriftelijk in via de facilitaire servicedesk, en kregen via deze desk schriftelijk uitsluitsel van de bezwarencommissie. Leerpunten De implementatie van het parkeerbeleid stuitte op veel weerstand van het personeel. Door tijdens de verhuizing van zeven panden naar één pand voorrang te geven aan een soepel verlopende logistiek, is de communicatie over het nieuwe parkeerbeleid onvoldoende geweest. Hierdoor waren leidinggevenden onvoldoende op de hoogte van de nieuwe regels, waardoor de implementatiefase langer heeft geduurd dan voorgenomen. Deze ervaring wordt bij de Menzisbrede invoering van het meegenomen in een communicatieplan. Het Groningse pand van Menzis huisvest ook een kinderdagverblijf, waar medewerkers hun kinderen kunnen onderbrengen. Dit was in het parkeerbeleid in eerste instantie over het hoofd gezien. Op dagen dat medewerkers hun kinderen in dit kinderdagverblijf onderbrengen, is voor hen een uitzondering gemaakt. Op die dagen krijgen zij de beschikking over een parkeerplaats. Een aantal ervaringen die met het tijdelijke parkeerbeleid zijn opgedaan, zijn meegenomen in het (implementatietraject van het in april 2007 goed te keuren) Menzis-brede mobiliteitsplan: • • • •

Het voorrang geven aan carpoolers bij het parkeren. Het betrekken van de leidinggevenden in de communicatie rond het mobiliteitsplan (nut en noodzaak, hoe en waarom). De instelling van een bezwarencommissie met vertegenwoordigers van verschillende disciplines, inclusief de OR. Het uitsluitend in behandeling nemen van bezwaren die door de leidinggevende worden ondersteund.

Baten Voor de werknemers • Reiskostenbesparing voor wie carpoolt. Voor de organisatie • Voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers. • Eenduidige parkeerregeling voor medewerkers. Kosten Voor de werknemers Hogere kosten voor wie met de auto komt, geen recht heeft op een parkeerplek bij Menzis en nu elders betaald parkeert. Voor de organisatie Geen. Fiscale aspecten Geen.

4

Tijdsinvestering De beleidsontwikkeling werd gestart in het voorjaar van 2005. Met de verhuizing naar het nieuwe pand in Groningen, in september 2005, werd het parkeerbeleid geïmplementeerd. 4 uur x 6 medewerkers Twee informele gesprekken met de afdeling Facilitair Bedrijf, de afdeling P&O en de OR. 8 uur x 3 medewerkers Opstellen en schrijven conceptbeleid door de manager Facilitair Bedrijf. 3 uur x 6 medewerkers Discussie met de afdeling P&O en bijschaven concept. 3 uur x 4 medewerkers Discussie met de OR en bijschaven concept. Formeel akkoord Raad van Bestuur. 8 uur x 3 medewerkers Behandelen van de schriftelijke bezwaren door de bezwarencommissie. Veruit de meeste tijd is door de medewerkers van de facilitaire servicedesk besteed aan het beantwoorden van vragen van medewerkers en het afhandelen van bezwaren. Gedurende twee maanden is 1 fte hiermee bezig geweest. Promotie van de maatregel Publicatie van het parkeerbeleid op intranet. Aandachtspunt voor de volgende keer is de communicatie rondom de invoering van nieuw parkeerbeleid. Belangrijk onderdeel hiervan is het betrekken van leidinggevenden bij de veranderingen. Deze twee aspecten worden meegenomen bij de implementatie van het mobiliteitsbeleid Menzis-breed. Tips Zit je als organisatie met beperkte parkeergelegenheid voor medewerkers, overweeg dan een voorrangsregeling voor carpoolers. Dat kan een effectief middel zijn om ruimte te scheppen. Bij de Menzisvestiging in Groningen is ongeveer 20 procent van de medewerkers hierdoor gaan carpoolen (44 carpoolteams op 480 medewerkers die verder dan 10 km van het werk wonen). Moet er een mobiliteitsmaatregel in de organisatie worden geïntroduceerd, overtuig dan vooraf de leidinggevenden van het nut en de noodzaak van deze maatregel. Geef uitleg over het waarom van de gemaakte keuzes. Betrek de leidinggevenden bij de communicatie hierover. Dit kan het draagvlak vergroten en ertoe bijdragen dat de implementatie soepeler verloopt. Maak hiervoor een communicatieplan. Zorg voor een bezwarencommissie als je een mobiliteitsmaatregel in de organisatie introduceert. Bij voorkeur een brede commissie, met vertegenwoordigers uit verschillende bedrijfsdisciplines én een vertegenwoordiger van de OR. Hiermee toont de organisatie dat zij reacties van medewerkers serieus neemt en zorgvuldig beoordeelt. Het kan de implementatie van de maatregel versoepelen.

5

Meer weten? Menzis Locatie Groningen Winschoterdiep 70 9723 AB Groningen Anja Kluiter Manager Facility Services Telefoon (050) 5234106 [email protected]

6