PENGELOLAAN REKAM MEDIS DARI SUDUT ISI DAN TATA CARA PENYELENGGARAAN DI UNIT RAWAT JALAN GIGI RSUP PROF. DR. R. D. KANDOU Three Rejeki Nainggolan*, J. Panelewen*, O. E. L. Palandeng* *Pascasarjana Universitas Sam Ratulangi ABSTRAK Rumah Sakit menurut Undang-Undang No. 44 tahun 2009 adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Bagian dari pelayanan medis yang penting untuk diperhatikan adalah rekam medis. Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengkaji lebih lanjut mengenai pengelolaan rekam medis dari sudut isi dan tata cara penyelenggaraan di unit rawat jalan gigi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif. Pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara mendalam kepada 10 informan yaitu Direktur, Kepala Bidang Pelayanan Medis, Kepala Instalasi Rekam Medis, Kepala Instalasi Rawat Jalan, Kepala KSM Gigi dan Mulut, Dokter gigi (2 orang), Kepala ruangan, perawat gigi, petugas rekam medis. Kesimpulan dari penelitian ini adalah kelengkapan isi rekam medis di unit rawat jalan gigi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou ditemukan dokumen yang tidak lengkap, serta tata cara penyelenggaraan rekam medis di unit rawat jalan gigi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou ditemukan pengisian rekam medis dilakukan oleh dokter gigi dan perawat, belum dilakukan proses analising berkas rawat jalan, filling masih manual, masih terjadi misfile, belum pernah dilakukan pemusnahan berkas rekam medis, jumlah sumber daya manusia untuk pengantar berkas rekam medis masih kurang, tempat penyimpanan berkas rekam medis belum memadai dalam hal keamanan, suhu dan luas ruangan. Kata Kunci: Rekam Medis, Tata Cara ABSTRACT Hospital under the Act No. 44 in 2009 is health care institution that organizes personal health services in the plenary that provides inpatient, outpatient, and emergency department. Part of medical services is important to note is the medical record. Medical record is a file that contains records and documents on his identity, examination, treatment, action and other services that have been given to patients. The purpose of this study was to examine further the management of medical records from the point of content and procedure for the organization in the outpatient unit of dental department of Prof. Dr. R. D. Kandou. This research was conducted using qualitative methods. The data collection was done by depth interviews with 10 informants Director, Head of Medical Services, Head Installation Medical Record, Head of Outpatient Installation, Chief KSM Dental, Dentist (2), head of the room, dental nurses, personnel medical records , The conclusion of this study is the completeness of the contents of the medical records in outpatient dental unit Dr Prof. Dr. R. D. Kandou those documents which are incomplete, and the procedures for organizing medical records in outpatient dental unit Dr Prof. Dr. RD Kandou found filling medical records performed by dentists and nurses, have not done the process analising file outpatient, filling the manual, it still happens misfile, has never been done extermination medical record file, the number of human resources for introductory medical record file is still lacking, medical record file storage is not adequate in terms of security, temperature and spacious rooms. Keywords: Medical Records, Procedures
menyelenggarakan pelayanan kesehatan
PENDAHULUAN Rumah
Sakit
berdasarkan
Undang-
perorangan
secara
paripurna
yang
Undang No. 44 tahun 2009 adalah
menyediakan pelayanan rawat inap,
institusi
rawat
pelayanan
kesehatan
yang
84
jalan,
dan
gawat
darurat.
Organisasi rumah sakit mempunyai
tersedia
sifat-sifat khusus dari kegiatannya yang
kebutuhan (Aditama, 2015).
merupakan
tepat
waktu
dan
sesuai
suatu
proses
untuk
Sebagai salah satu komponen utama
jasa
dalam
bentuk
pemberi pelayanan kesehatan kepada
pelayanan kepada penderita, dengan
masyarakat, dokter dan dokter gigi
demikian
menghasilkan
manajemen
merupakan organisasi
rumah
sakit
mempunyai peranan yang sangat penting
jasa
yaitu
karena
manajemen yang
memberikan
jasa
terkait
langsung
dengan
pemberian pelayanan kesehatan dan
pelayanan medis (Febriawati, 2013).
mutu pelayanan yang diberikan. Dokter
Bagian dari pelayanan medis yang
gigi
khususnya
selaku
penting untuk diperhatikan adalah rekam
professional
medis. Rekam medis adalah berkas yang
diwajibkan
berisi catatan dan dokumen tentang
dalam menjalankan praktik kedokteran
identitas
pemeriksaan,
gigi. Kelengkapan rekam medis gigi
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
selain ditandatangani oleh dokter gigi
yang telah diberikan kepada pasien.
yang
Rekam medis yang baik adalah cermin
tindakan, juga harus mengikuti cara
dari praktik kedokteran yang baik
penulisan yang berlaku, sehingga dapat
(Anonim, 2006a). Institusi kesehatan
bermanfaat bagi masyarakat (Anonim,
dituntut
2007).
pasien,
untuk
dapat
memberikan
pelayanan yang bermutu dari segi pelayanan
medis
membuat
memberikan
kesehatan rekam
pelayanan
medis
atau
Undang-Undang Republik Indonesia
informasi
No. 29 tahun 2004 pasal 46 mengatur
kesehatan (Anonim, 2014). Informasi
cara penyelenggaraan rekam medis yaitu
disebut bernilai baik apabila memiliki 4
setiap dokter atau dokter gigi wajib
faktor yaitu kualitas, relevansi, kuantitas
membuat rekam medis, harus dibuat
dan
Kualitas
segera dan dilengkapi setelah pasien
akurat
menerima pelayanan. Pencatatan rekam
informasi itu menggambarkan keadaan
medis harus dibubuhi nama, waktu dan
sebenarnya.
menunjukkan
tanda tangan dokter, dokter gigi atau
seberapa bergunanya informasi untuk
tenaga kesehatan yang memberikan
pengambilan
pelayanan kesehatan secara langsung
kesesuaian
ditentukan
dengan
dan
bidang
tenaga
waktu. seberapa
Relevansi
keputusan.
Kuantitas
dinilai seberapa besar informasi yang
dan
bertanggungjawab
atas
catatan
tersedia bila dibutuhkan. Kesesuaian
dan/atau dokumen yang dibuat pada
waktu diartikan sebagai informasi yang
rekam medis. Penyelenggaraan tersebut memiliki aspek medikolegal yang tertera
85
di pasal 79 yaitu setiap dokter atau
medikolegal rekam medis gigi masih
dokter gigi yang dengan sengaja tidak
rendah yaitu kurang dari 55%. Hal ini
membuat rekam medis akan mendapat
menunjukkan bahwa masih kurangnya
sanksi pidana kurungan paling lama 1
pengetahuan dan kepatuhan dokter gigi
(satu) tahun atau denda paling banyak
dalam mengisi rekam medis.
Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta
Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP)
rupiah) atau sanksi administratif berupa
Prof. Dr. R. D. Kandou merupakan
pemberian
tertulis,
rumah sakit tipe A juga berfungsi
pencabutan surat tanda registrasi atau
sebagai rumah sakit pendidikan calon-
surat
kewajiban
calon dokter serta dokter spesialis serta
mengikuti pendidikan atau pelatihan di
merupakan rumah sakit rujukan di
institusi kedokteran atau kedokteran
wilayah
gigi.
seharusnya
peringatan
izin
praktek,
dan
Indonesia
Timur,
menerapkan
sudah
pengisian
Studi yang dilakukan oleh Ridho,
rekam medis yang lengkap dan tertib.
dkk (2013) menyatakan pengisian rekam
Bagian dari RSUP Prof. Dr. R. D.
medis pada tahun 2012 yang lengkap
Kandou adalah unit rawat jalan gigi.
hanya 64,84% di Rumah Sakit Gigi dan
Jumlah pasien di unit rawat jalan gigi
Mulut
Universitas
dari Januari-Oktober 2016 adalah 1811
Yogyakarta. Faktor-
orang, dengan rata-rata jumlah pasien 8
faktor yang memengaruhi kepatuhan
orang per hari. Terdapat 4 dokter gigi
pengisian rekam medis tersebut yaitu
umum dan 1 dokter gigi spesialis
kurangnya pengetahuan tenaga medis
konservasi
gigi
tentang rekam medis, waktu yang sangat
pelayanan
setiap
terbatas, sikap operator yang malas,
waktu tunggu pasien dilayani per orang
banyaknya jumlah pasien yang dilayani,
adalah 40 menit. Rata-rata waktu yang
dan kurangnya motivasi operator dalam
diperlukan untuk mengisi sebuah rekam
mengisi
medis gigi adalah 5 menit.
Pendidikan
Muhammadiyah
rekam
menunjukkan
medis.
Hal
rendahnya
ini tertib
yang
memberikan
harinya.
Rata-rata
Penyelenggaraan rekam medis yang
administrasi dalam pengisian rekam
tertera
medis. Penelitian lain yang dilakukan
instalasi rekam medis RSUP Prof. Dr. R.
oleh Murniwati, dkk (2013) di Padang
D. Kandou terdiri dari assembling,
menyatakan tingkat pengetahuan dokter
coding, indexing, analising dan filing.
gigi di Puskesmas dan Rumah Sakit
Penyelenggaraan rekam medis di unit
Kota Padang terhadap syarat lengkap,
rawat jalan gigi masih belum sesuai
item
dengan
penting,
manfaat
dan
aspek
86
dalam
aturan
pedoman
rumah
pelayanan
sakit
yang
menyatakan pengembalian rekam medis
diperlukan sosialisasi tentang tata cara
unit rawat jalan harus kembali pada hari
pengisiannya agar lebih seragam antara
pasien berobat, paling lama 1 jam
dokter
sebelum jam kerja berakhir (Pukul 13.00
dilakukan observasi langsung, masih
WIB). Seringkali berkas rekam medis
terdapat
ketidaklengkapan
masih terdapat di ruangan perawatan
pengisian
rencana
sampai keesokan hari dari perawatan.
odontogram,
Selain itu pasien sering menunggu lama
tindakan bila diperlukan, nama dan
untuk mendapatkan pelayanan karena
tanda tangan dokter serta nama dan
berkas
terlambat
tanda tangan perawat di berkas rekam
diantarkan petugas rekam medis ke unit
medis unit rawat jalan gigi, dapat dilihat
rawat jalan gigi.
pada Lampiran 9. Setelah ditanyakan
rekam
medis
Berdasarkan latar belakang di atas,
gigi
dan
perawat.
dalam
penatalaksanaan,
waktu,
penyebabnya,
Setelah
persetujuan
informan
penunjang
penulis ingin mengkaji lebih lanjut
menyatakan hal tersebut karena malas,
dengan melakukan penelitian tentang
lalai, lupa, kurang peduli dan kurang
pengelolaan rekam medis dari sudut isi
sosialisasi dalam pengisiannya.
dan tata cara penyelenggaraan di unit
Madhusudan,
et
al
(2011)
rawat jalan gigi RSUP Prof. Dr. R. D.
melakukan penelitian di Rajashtan, India
Kandou.
tentang Evaluasi rekam medis gigi : apakah
kita
siap
untuk kebutuhan
HASIL DAN PEMBAHASAN
forensik. Seratus
Kelengkapan Isi Rekam Medis Di
mengisi kuesioner dan hasilnya adalah
Unit Rawat Jalan Gigi RSUP Prof.
pengetahuan dan kepedulian dokter gigi
Dr. R. D. Kandou
untuk membuat rekam medis sangat
Hasil wawancara didapatkan jawaban
rendah yaitu 38%. Sebanyak 62% dokter
bahwa
mengatakan
gigi tidak membuat rekam medis sama
kelengkapan isi rekam medis di unit
sekali. Rendahnya kualitas rekam medis
rawat jalan gigi saat ini sudah lengkap
menunjukkan dokter gigi di Rajasthan
sesuai standar nasional dan akreditasi
tidak siap untuk menghadapi kebutuhan
KARS
dengan
forensik dan medikolegal. Hasil yang
dilengkapinya berkas odontogram pada
tidak jauh berbeda juga didapat dari
tanggal 14 November 2016. Informan
penelitian Murniwati, dkk (2013) yang
penunjang juga mengatakan tata cara
meneliti gambaran pengetahuan dokter
pengisian berkas rekam medis sudah
gigi tentang rekam medis gigi dan
berjalan dengan baik, walaupun masih
menyimpulkan
informan
2012,
terutama
87
dokter gigi umum
bahwa
tingkat
pengetahuan dokter gigi di Puskesmas
ini menggambarkan rentannya profesi
dan Rumah Sakit Kota Padang terhadap
kedokteran gigi di bidang regulasi
syarat lengkap, item penting, manfaat
hukum di Indonesia.
dan aspek medicolegal rekam medis gigi
Isi rekam medis rawat jalan di RSUP
masih rendah yaitu kurang dari 55%.
Prof. Dr. R. D. Kandou berdasarkan
Hal ini kemungkinan disebabkan oleh
kebijakan penyelenggaraan rekam medis
tidak tersedianya sarana rekam medis
dan
gigi yang sesuai standar nasional. Perlu
mencakup informasi tentang identitas
adanya kebijakan dari institusi yang
pasien, hasil anamnesis (keluhan utama,
berwenang
dan
riwayat penyakit dan alergi), hasil
mensosialisasikan rekam medis gigi
pemeriksaan fisik dan penunjang medis,
sesuai standar nasional.
rencana penatalaksanaan, pengobatan
Penelitian
untuk
lain
membuat
kesehatan
harus
dilakukan
dan atau tindakan yang dilakukan,
Dewanto (2007) dalam penelitiannya
persetujuan tindakan dari pasien bila
yang berjudul gambaran rekam medis
diperlukan,
gigi sebagai posisi sentral bagi Dokter
untuk pasien kasus gigi. Pengadaan
Gigi di Yogyakarta, dengan subyek
sarana rekam medis gigi yang sesuai
penelitian adalah 40 dokter gigi praktek
standar nasional telah dilakukan di unit
sore di kota Yogyakarta. Seorang dokter
rawat jalan gigi RSUP Prof. Dr. R. D.
gigi tidak menggunakan rekam medis
Kandou sejak adanya form odontogram
pada saat praktek swasta mandiri.
yang menjadi bagian sarana tersebut,
Terdapat 12 dokter gigi (30%) yang
walau demikian untuk sosialisasi tata
menggunakan
cara
medis
yang
informasi
buku
sebagai
dan
odontogram
pengisiannya
masih
klinik
harus
rekam medis dan 19 dokter gigi (47,5%)
dilakukan. Penyeragaman pemahaman
yang
medis
dan pengetahuan tenaga medis yang
sederhana, yaitu hanya berisi data pasien
bekerja di unit tersebut diperlukan
dan
medis
dalam pengisian berkas rekam medis.
nasional yang mengharuskan menulis
Sesuai dengan penelitian yang dilakukan
odontogram (gambar skema gigi dengan
oleh Ridho, dkk (2013), faktor-faktor
penomoran khusus sesuai FDI World
yang
Dental Federation) hanya dilakukan
pengisian rekam medis di Rumah Sakit
oleh 2 dokter gigi (5%). Hasil penelitian
Gigi Dan Mulut Pendidikan Universitas
ini menunjukkan masih banyak rekam
Muhammadiyah
medis dokter gigi yang harus diperbaiki
pengetahuan koass tentang rekam medis
sesuai dengan standar yang berlaku. Hal
karena hanya beberapa koass yang
menggunakan
terapi.
Standar
rekam
rekam
88
mempengaruhi
kepatuhan
Yogyakarta
adalah
paham tentang isi rekam medis secara
petugas kesehatan sering melalaikan hal
lengkap. Sedangkan pengetahuan dosen
tersebut.
tentang
pengisian
rekam
medis
Proses analising tidak dilakukan
persepsinya tidak sama. Saran yang
pada berkas rekam medis unit rawat
diberikan adalah perlunya pelatihan
jalan RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou di
pengisian rekam medis pada koass dan
bagian
persamaan
menunjukkan kurangnya pengawasan
persepsi
antar
dosen
pembimbing di RSGM-P UMY.
rekam
medis,
hal
ini
pada kelengkapan status rekam medis,
Gunawan pada tahun 2012 meneliti
termasuk rekam medis gigi, untuk
tentang gambaran rekam medis gigi
peningkatan kualitas isi rekam medis.
Puskesmas Bahu Kota Manado ditinjau
Data-data dalam rekam medis gigi tidak
dari standar nasional rekam medis
dianalisis dan diolah menjadi data yang
kedokteran
dapat
gigi
mendapatkan
hasil
meningkatkan
pelayanan
bahwa rata-rata kelengkapan identitas
kesehatan di RSUP Prof. Dr. R. D.
pasien pada rekam medis gigi pasien
Kandou.
masih sangat kurang dan belum lengkap.
Perbandingan dengan yang terjadi di
Keseluruhan data rekam medis gigi dari
Rumah sakit umum pusat lainnya yang
bulan Januari hingga Maret 2012 di
dilakukan penelitian oleh Fitri (2011)
Puskesmas Bahu tidak memiliki catatan
tentang hubungan pengetahuan, sikap,
kesehatan
catatan
tindakan
odontogram dan tabel jadwal kunjungan.
terhadap
Tidak lengkapnya catatan rekam medis
dokumen rekam medis di Rumah Sakit
gigi di Puskesmas Bahu disebabkan
Umum Pusat M. Djamil Padang Tahun
tidak
catatan
2011. Hasilnya adalah lebih dari separuh
odontogram, kurangnya waktu yang
hasil pelaksanaan pengisian dokumen
dimiliki
karena
rekam medis oleh petugas tidak lengkap,
banyaknya pasien yang datang, serta
lebih dari separuh petugas memiliki
kurangnya kesadaran dan pengetahuan
pengetahuan
para petugas kesehatan di puskesmas
pengisian dokumen rekam medis, dan
mengenai
kelengkapan
lebih dari separuh petugas memiliki
pencatatan dalam rekam medis gigi
sikap negatif dalam pengisian dokumen
pasien, dan juga disebabkan tidak
rekam medis. Ini artinya pengisian
adanya evaluasi kelengkapan status
rekam medis di rumah sakit di Indonesia
rekam medis gigi pasien sehingga para
belum seluruhnya lengkap. Hal ini
umum
adanya
petugas
pasien,
formulir
kesehatan
pentingnya
89
dan
komitmen
kelengkapan
yang
rendah
pimpinan pengisian
terhadap
menjadi masukan bagi pemerintah untuk
tetapi
masih
memperbaikinya.
berkas rekam medis yang tidak seragam. Penelitian
didapatkan
lain
pengisian
dilakukan
oleh
Tata Cara Penyelenggaraan Rekam
Paulina, dkk (2016) tentang hubungan
Medis Di Unit Rawat Jalan Gigi
antara pengetahuan tentang nilai guna
RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou
rekam medis dengan perilaku pengisian
Hasil wawancara didapatkan jawaban
dokumen rekam medis oleh tenaga
bahwa umumnya informan mengatakan
kesehatan di RSUD Larantuka. Desain
tata cara pengisian berkas rekam medis
penelitian
sudah berjalan dengan baik, walaupun
lintang)
masih diperlukan sosialisasi tentang tata
seluruh dokter dan perawat di RSUD
cara pengisiannya agar lebih seragam
Larantuka sebanyak 148 orang 60 orang
antara dokter gigi dan perawat. Hasil
diambil secara proporsional dari jumlah
observasi di unit rawat jalan gigi adalah
populasi
dokter gigi dan perawat melakukan
diperlukan sebanyak 6 orang, sampel
pengisian rekam medis berdasarkan
perawat rawat jalan sebanyak 20 orang
anamnesis, pemeriksaan fisik dan atau
dan perawat rawat inap sebanyak 34
penunjang,
diagnosis,
orang dengan teknik sampling secara
rencana tindakan, dan tindakan yang
simple random sampling. Didapatkan
dilakukan
hasil
penentuan
langsung
setelah
pasien
diperiksa.
masa
kelengkapan
dengan
sectional populasi
sehingga
terdapat
(potong penelitian
sampel
hubungan
dokter
kuat
dan
signifikan antara pengetahuan tentang
Akbar (2012) meneliti hubungan antara
cross
kerja
dokter
pengisian
dokumen
rekam
medis
perawat dan dokter di RSUD Larantuka.
medis oleh dokter yang bertugas di
Jumlah dokter gigi di unit rawat jalan
Puskesmas Kecamatan Karawang Barat
gigi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou
pada 1-31 Oktober 2011. Didapatkan
adalah 5 orang dengan jumlah rata-rata
hasil bahwa masa kerja tidak memiliki
pasien per hari 8 orang. Terdapat waktu
hubungan
yang cukup untuk melakukan pengisian
yang
data
dengan rekam
kelengkapan
pengisian
nilai guna rekam medis dengan perilaku
bermakna
pengisian
data
dengan rekam
rekam
medis
yang
gigi
Perlu
medis. Hal ini sesuai dengan yang
kesadaran
terjadi di unit rawat jalan gigi bahwa
pentingnya pengisian rekam medis yang
walaupun tenaga medis (dokter gigi dan
lengkap dan evaluasi terus-menerus dari
perawat) sudah bekerja selama 12
bagian
sampai 24 tahun di unit rawat jalan gigi,
penyelenggaraan dan pengetahuan nilai
90
dokter
lengkap.
manajemen
tentang
tentang
guna
rekam
medis
pada
petugas
berkas.
Form
odontogram
masih
pelayanan kesehatan di RSUP Prof. Dr.
merupakan form yang diletakkan di unit
R. D. Kandou agar mengubah perilaku
rawat jalan gigi, tidak dimasukkan ke
pengisian rekam medis.
rekam medis saat assembling. Petugas
Hasil
wawancara
didapatkan
coder sudah dibekali dengan pelatihan
jawaban bahwa informan mengatakan
coding untuk memudahkan dalam proses
proses assembling, coding, dan indexing
coding.
sudah berjalan dengan baik. Terdapat
langsung dari sistem MIRSA rumah
seorang
sakit. Data yang ada dari MIRSA hanya
informan
penunjang
Proses
dilakukan
menyarankan berkas odontogram dan
diambil
informed consent dimasukkan dalam
Kelengkapan isi rekam medis tidak
satu
menghindari
pernah diperiksa dan dianalisis. Proses
terlewatnya pengisian. Informan utama
filing berkas-berkas rekam medis belum
mengatakan proses analising belum
baik.
dilakukan di unit rawat jalan. Berkas
seluruhnya tersusun rapi dan banyak
rekam medis tidak dianalisis terlebih
yang
dahulu isinya untuk pengumpulan data
disusun.
berkas
bagi
untuk
pengembangan
data
indexing
Berkas
masi
penyakit
rekam
terbanyak.
medis
tertumpuk
dan
belum
belum
pelayanan
Kumalasari dan Saptorini (2015)
kesehatan dan pengawasan kelengkapan
mengevaluasi kinerja assembling dalam
pengisiannya,
berkas
pengendalian
dikembalikan
dari
langsung
unit
dimasukkan
penyimpanan. belum
yang
Filing
terintegrasi
sehingga penempatan
masih
pelayanan ke
ketidaklengkapan
dokumen rekam medis di assembling
lemari
RSUD
Ungaran
tahun
pelaksanaan
dengan
SIRS
dokumen rekam medis rawat inap
kesalahan
didapatkan persentase review identitas
(misfile)
analisis
2015,
masih manual
terjadi
berkas
telah
kuantitatif
dan
pada RM 1 dan RM 8 kelengkapan
memperlama proses penyimpanan dan
100%, review pencatatan pada RM 1
pengambilan berkas.
tidak baik 100% dan RM 8 tidak baik
Hasil observasi di bagian rekam medis
menunjukkan
petugas
88%, review pelaporan pada RM 1 dan
rekam
RM 8 ketidaklengkapan 79%, review
medis tidak memiliki kesulitan dalam
otentifikasi pada RM 1 dan RM 8
proses assembling, coding dan indexing
ketidaklengkapan 100%. Saran dari
karena berkas rekam medis untuk
penelitian ini adalah perlu memberi
assembling di rawat jalan terhitung
pemahaman secara mendalam tentang
sedikit dan sudah menjadi satu paket
rekam medis kepada dokter dan tenaga
91
kesehatan agar lebih bertanggungjawab
rumah sakit dan dalam mengambil
dalam pengisian data rekam medis.
keputusan.
Analisis pengelolaan data rekam
Perbandingan dengan Rumah Sakit
medis di Rumah Sakit Angkatan Udara
Islam Kendal, Imanti dan Setyowati
(RSAU)
yang
(2015) menganalisis kebutuhan tenaga
(2015)
kerja berdasarkan beban kerja unit
mendapatkan hasil bahwa pelaporan
rekam medis pada tahun 2015 meliputi
petugas rekam medis tidak memiliki
hasil perhitungan prediksi kunjungan
peran dalam pelaporan di RSAU Lanud
2015 dan 10 petugas unit rekam medis.
Iswahyudi
Berdasarkan
Lanud
dilaksanakan
Iswahyudi
oleh
Farida
dikarenakan
data
dari
hasil
perhitungan
poliklinik langsung diserahkan kepada
kebutuhan tenaga kerja berdasarkan
bagian
pada
beban kerja petugas unit rekam medis
Peraturan Menteri Kesehatan Republik
didapatkan jumlah petugas assembling
Indonesia
2013
dengan standar beban kerja sebanyak
Pekerjaan
27.669,76 menit dibutuhkan sebanyak 4
Perekam Medis, salah satunya tugas
petugas, petugas koding BPJS Rawat
perekam
Jalan
sekertariat.
tentang
Nomor
Mengacu
55
Tahun
Penyelenggaraan
medis
yaitu
mampu
dengan
standar
beban
kerja
melaksanakan evaluasi isi rekam medis
sebanyak 47.506,73 menit dibutuhkan
dan merancang struktur isi dan standar
sebanyak 4 petugas, petugas koding
data
BPJS Rawat Inap dengan standar beban
kesehatan
untuk
pengelolaan
informasi kesehatan. Terdapat tenaga
kerja
rekam medis di RSUP Prof. Dr. R. D.
dibutuhkan sebanyak 3 petugas, petugas
Kandou
filing
berkompetensi
dalam
sebanyak
dengan
22.542,7
standar
beban
menit
kerja
melakukan analisis berkas rekam medis,
15.534,73 menit dibutuhkan sebanyak 9
yaitu DIII Rekam Medis, dan perlu
petugas, dan petugas analising/reporting
penambahan tenaga sarjana rekam medis
dengan standar beban kerja 613 menit
dan difungsikan kemampuan tersebut
dibutuhkan sebanyak 2 petugas. Perlu
untuk menganalisis berkas rekam medis
dilakukan penambahan petugas yaitu
di unit rawat jalan gigi. Perlu persamaan
bagian
persepsi dalam melakukan analisa rekam
sebanyak 2 petugas, bagian coding BPJS
medis, agar informasi yang terdapat di
Rawat Inap sebanyak 1 petugas, bagian
dalam rekam medis akurat dan tepat,
filing sebanyak 7 petugas dan bagian
sehingga
untuk
analising/reporting sebanyak 2 petugas
meningkatkan pelayanan kesehatan di
agar sesuai dengan beban kerja yang
dapat
dipakai
ada.
92
coding
BPJS
Rawat
Jalan
RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou perlu
medis
lebih
cepat.
Serta
untuk
melakukan analisis kebutuhan tenaga
menghindari misfile, petugas melakukan
kerja terutama untuk bagian analising
penyisiran dokumen rekam medis secara
berkas rekam medis. Jumlah petugas
periodik
disesuaikan dengan beban kerja yang
dokumen rekam medis yang salah letak
ada. Terdapat sekitar 300-400 jumlah
tersebut pada tempatnya yang benar,
pasien rawat jalan setiap hari yang
sehingga dalam pengambilan kembali
kemudian berkas rekam medisnya perlu
dokumen rekam medis lebih cepat.
dianalisis. Wati,
untuk
mengembalikan
Hasil penelitian yang hampir sama dkk
(2011)
melakukan
juga didapat oleh Riyanto, dkk (2012)
penelitian tentang tinjauan pelaksanaan
dalam
penyimpanan dan penjajaran dokumen
tinjauan pelaksanaan penyimpanan dan
rekam medis di ruang filing RSUD Dr.
pengambilan dokumen rekam medis di
Moewardi, hasilnya adalah pelaksanaan
bagian
penyimpanan dan penjajaran dokumen
Karanganyar Tahun 2012. Penyimpanan
rekam medis masih ditemukan adanya
dan pengambilan dokumen rekam medis
dokumen rekam medis yang salah letak
masih
ditemukan
(misfile).
rekam
medis
Hal
kekurangtelitian melakukan
ini
dikarenakan
petugas
penyimpanan
dalam dan
filing
(misfile),
tidak
digunakannya tracer pada
penelitiannya
yang
RSUD
berjudul
Kabupaten
adanya
yang
yang
dokumen
salah
simpan
disebabkan
oleh
faktor human eror petugas filing yang
saat
mengalami
kelelahan
dan
pengambilan dokumen rekam medis,
menyebabkan menjadi
sehingga pada saat penyimpanan tidak
dalam
ada alat bantu sebagai pedoman dalam
dalam rak, oleh karena itu untuk
penyimpanan dokumen rekam medis
mengurangi
kembali,
sebagian
petugas
diharapkan
dokumen rekam medis yang tidak
kembali
tracer
menggunakan
penyisiran dokumen rekam medis secara
serta
terdapat
kode
warna.
melakukan
kurang
teliti
penyimpanan
kejadian
misfile
maka
mengaktifkan
dan
melakukan
Penyimpanan kembali dokumen rekam
periodik,
medis agar mudah dilakukan, maka
penyimpanan
gunakan tracer sebagai pedoman dalam
dokumen rekam medis dengan tujuan
penyimpanan dokumen rekam medis
dokumen
kembali selain adanya kode warna,
ditemukan pada saat dibutuhkan.
sehingga
dalam
penyimpanan
dan
baik
ke
dan
pengambilan
rekam medis
Berdasarkan
pengambilan kembali dokumen rekam
saat melakukan
standar
mudah
operasional
prosedur tentang penyimpanan rekam
93
medis di RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou,
penumpukan
hal-hal yang seharusnya petugas filing
ruangan inactive. Setiap hari dilakukan
lakukan adalah menerima berkas rekam
retensi dari berkas aktif ke inactive,
medis yang sudah diolah (assembling,
pada bulan November 2016 terdapat
analising,
melakukan
berkas inaktif sebanyak 3.775 berkas
checklist terhadap berkas rekam medis
rekam medis, dapat dilihat matriks pada
yang keluar dan yang diterima. Petugas
Lampiran 8.
coding)
dan
berkas
dan
sempitnya
filing menarik kembali tracer setelah
Standar operasional prosedur untuk
berkas rekam medis kembali pada
retensi rekam medis disebutkan petugas
posisinya.
harus
filing inactive melakukan penyimpanan
memeriksa kembali setiap rak jika
berkas rekam medis inactive selama 2-3
terjadi kesalahan letak atau salah simpan
tahun sesuai kebijakan dan petugas
dengan melihat kode warna, tetapi hal-
menata atau merapikan kembali rak
hal
penyimpanan. Hal tersebut tidak sesuai
Petugas
tersebut
dilakukan.
juga
belum
yang
dengan kenyataan yaitu masih terdapat
menyebabkan masih terjadi misfile dan
berkas rekam medis inactive sejak tahun
banyaknya berkas rekam medis yang
2005. Seharusnya berkas inactive dari
tertumpuk dan belum disusun di rak
tahun 2005 sampai dengan 2013 sudah
penyimpanan. Selain itu, jumlah petugas
dimusnahkan, apabila berkas tersebut
filing rekam medis hanya 6 orang
dimusnahkan
dengan tugas mengantar dan menyimpan
ruangan yang cukup untuk penyimpanan
berkas sebanyak
Hal
sepenuhnya
rekam 400
menyebabkan
tersebut
akan
terdapat
medis
rawat
jalan
berkas inactive. Saat ini ruangan sudah
per
hari
dapat
sangat penuh untuk penyimpanan berkas
kelelahan
sehingga
inactive.
kurang teliti dalam penyimpanan berkas
Soleha
rekam medis. Hasil
maka
(2014)
meneliti
tentang
penyusutan arsip rekam medis: studi wawancara
didapatkan
kasus
Rumah
Sakit
Haji
Jakarta
jawaban bahwa secara umum informan
menjelaskan bahwa Rumah Sakit Haji
mengatakan berkas rekam medis di
Jakarta
RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou belum
Retensi Arsip (JRA) dan kegiatan
pernah dimusnahkan. Hasil observasi
pemusnahan arsip rekam medis sejak
yang dilakukan di tempat penyimpanan
Rumah
rekam medis inactive masih terdapat
Penggunaan JRA di Rumah Sakit Haji
penumpukan berkas dari tahun 2005
Jakarta
sangat
sampai
kegiatan
penyusutan
saat
ini
menyebabkan
94
belum
Sakit
mempunyai
Haji Jakarta
disarankan agar
Jadwal
berdiri.
dalam kegiatan
penyusutan dapat berjalan dengan baik.
persetujuan
Selain itu, juga meningkatkan peran
membentuk
arsiparis dalam kegiatan penyusutan
beranggotakan
rekam
instalasi
medis
serta
pemahaman
meningkatkan
pegawai
mengenai
rencana
oleh
menunjukkan
kegiatan
Prasetiya
bahwa
pemusnahan divisi
rekam
yang
administrasi,
medis,
unit-unit
medis. Tim pemusnahan rekam medis harus
pemusnahan di Rumah Sakit Islam Yogyakarta
tim
dan
pelayanan, komite medis dan tim rekam
penyusutan arsip rekam medis. Identifikasi
pemusnahan
diaktifkan
agar
pemusnahan
berkas inactive dapat terealisasi.
(2013)
Hasil
wawancara
informan
penyusunan
mengatakan keterlambatan berkas rekam
prosedur tetap pemusnahan dimulai
medis tiba di poliklinik disebabkan
dengan
beberapa hal yaitu RSUP Prof. Dr. R. D.
mengidentifikasi
rencana
kegiatan pemusnahan yaitu dengan cara
Kandou
mengetahui pengertian pemusnahan, tata
keterlambatan berkas rekam medis dari
cara pemusnahan, penilaian berkas,
rawat inap dikembalikan ke bagian
tahap-tahap
kebijakan
rekam medis, jumlah sumber daya
pemusnahan, unit yang terkait dalam
manusia untuk pengantar berkas rekam
pemusnahan,
Standar
medis ke poliklinik masih kurang dan
(SOP),
masih kurang terampil dalam melakukan
SOP
penyimpanan rekam medis sehingga
pemusnahan,
teori
Operasional penyusunan
tentang
Prosedur format
usulan
pemusnahan, dan alur pemusnahan. Berdasarkan
wawancara
yang
luas
(horizontal),
terjadi misfile dan memperlama proses
dengan
pencarian rekam medis. Belum ada S1
informan, hal-hal yang menyebabkan
Rekam medis, dan petugas filing berlatar
berkas rekam medis inactive belum
belakang
dimusnahkan karena proses input data
demikian informan mengatakan petugas
belum selesai, sebanyak 10.000 dari
sudah diperlengkapi dengan pelatihan in
30.000 data di MIRSA yang sudah
house training, terutama bagian coder.
diinput. SK persetujuan pemusnahan
Hasil observasi jumlah orang yang
sudah ada, tetapi masih ada berkas yang
mencari berkas ada 4 orang, kemudian
dikembalikan dari kementrian kesehatan
yang mendistribusikan ada 2 orang
karena
sampai ke poli perioperative, terdapat
belum
lengkap.
Standar
Operasional Prosedur pemusnahan yang
Prof.
memaparkan
Dr. harus
R.
D.
walau
Permani, dkk (2015) dalam alur
Kandou
adanya
SMA,
jadwal harian secara bergantian.
diterbitkan tanggal 23 Juni 2015 di RSUP
pendidikan
prosedur pengembalian dokumen rekam
SK
medis pasien rawat inap Triwulan I
95
Tahun 2014 di RSUD dr. Soehadi
tentang tinjauan hubungan antara jumlah
Sragen
pasien
menyatakan
dalam
keluar
rawat
inap
dengan
pengembalian dokumen rekam medis
kejadian keterlambatan pengembalian
pasien rawat inap masih ada yang belum
dokumen rekam medis rawat inap ke
sesuai dengan prosedur tetap. Waktu
assembling RS Bhakti Wira Tamtama
pelengkapan
Semarang. Hasil pengamatan peneliti
dokumen
rekam
dokumen
yang dilaksanakan selama 1 minggu dari
dikembalikan terlambat dan melebihi
tanggal 5 Febuari 2015 – 13 Febuari
batas waktu yang ditentukan di prosedur
2015 dengan cara mengamati langsung,
tetap yaitu 2 x 24 jam. Selain itu
dimana jumlah pasien keluar sebanyak
penggunaan buku ketidaklengkapan dan
103 pasien per bangsal, sedangkan
formulir dalam pengembalian dokumen
dokumen yang terlambat dikembalikan
rekam medis sudah tidak digunakan lagi,
ke bagian rekam medis sebanyak 77
sehingga kelengkapan suatu dokumen
dokumen. Sebaiknya untuk mengatasi
rekam medis rawat inap tidak dapat
kejadian keterlambatan perlu diadakan
terdokumentasi dengan baik. Rumah
peninjuan dan penyegaran sosialiasasi
Sakit
Soehadi
protap pengembalian dokumen rekam
Prijonegoro Sragen sebaiknya dalam
medis. Petugas rekam medis sebaiknya
pengembalian dokumen rekam medis
mengingatkan kepada perawat bangsal
rawat inap dilaksanakan sesuai dengan
untuk
prosedur tetap yang telah di tetapkan
dokumen rekam medis pasien pulang
oleh
Buku
sehingga sewaktu pasien datang untuk
formulir
kontrol dokumen pasien sudah ada di
Umum
medis,
Daerah
direktur
rumah
ketidaklengkapan sebaiknya
dr.
sakit.
dan
digunakan
lagi,
supaya
bagian
segera
mengisi
assembling.
kelengkapan
Serta
petugas
menyampaikan
kepada
kelengkapan dokumen rekam medis
assembling
rawat inap dapat terdokumentasi dengan
Direktur Rumah Sakit untuk menambah
baik. Selain itu direktur sebaiknya
jadwal praktek dokter seminggu dua
meninjau
kali.
ulang
prosedur tetap tentang pengembalian
Kebijakan penyelenggaraan rekam
dokumen rekam medis rawat inap
medis RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou
khususnya
menetapkan berkas rekam medis rawat
pada
penggunaan
buku
analisis rekam medis kurang lengkap.
inap harus dikembalikan paling lama
Hal serupa terjadi di RS Bhakti Wira Tamtama
Semarang.
Arichah
1x24 jam setelah pasien keluar RSUP
dan
Prof. Dr. R. D. Kandou ke ruang
Sugiyanto (2015) melakukan penelitian
penyimpanan rekam medis, dan untuk
96
berkas
rekam
medis
jalan
mengikuti pelatihan rekam medis tetapi
dikembalikan setelah pelayanan yaitu
dalam bentuk seminar rekam medis.
pukul 13.00 (WIB). Hal yang terjadi
Pengalaman kerja petugas filing di Seksi
adalah berkas rekam medis dari rawat
Pelayanan Medis RST dr. Soedjono
inap sering terlambat dikembalikan ke
Magelang yaitu <1 tahun (40%), 1-5
ruang
tahun (40%), dan 6-10 tahun (20%).
penyimpanan,
rawat
menyebabkan
petugas filing kesulitan mencari berkas
Rata-rata
rekam
hendak
medis rawat jalan Klinik Interna RST dr.
kontrol ke poli atau pelayanan rawat
Soedjono Magelang adalah 51,6 menit
jalan.
dengan waktu penyediaan tercepat dua
medis
pasien
Diperlukan
penyegaran
yang
peninjuan
sosialiasasi
dan protap
waktu
penyediaan
rekam
menit dan terlama 249 menit.
pengembalian dokumen rekam medis
Penelitian
lain
dilakukan
oleh
dan petugas filing mengingatkan kepada
Maryati (2015) tentang beban kerja
perawat rawat inap untuk segera mengisi
petugas filing terhadap rata-rata waktu
kelengkapan dokumen rekam medis
penyediaan dokumen rekam medis rawat
pasien pulang sehingga sewaktu pasien
jalan. Hasil analisis menunjukkan bahwa
datang untuk kontrol dokumen pasien
beban kerja petugas filing berpengaruh
sudah ada di bagian assembling.
sangat kuat terhadap rata-rata waktu
Fatimah
(2015)
kemampuan
petugas
menganalisis dalam
jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
menyediakan rekam medis rawat jalan
Saran untuk RSUI Yakssi Gemolong
klinik interna di RST Dr. Soedjono
Sragen agar melakukan analisis beban
Magelang, hasilnya adalah petugas filing
kerja dan kebutuhan tenaga kerja di
yang mengetahui tentang rekam medis
filing, membuat job description untuk
(100%), tempat penyimpanan (100%),
masing-masing bagian dan memberikan
sistem penyimpanan (40%) dan sistem
motivasi kepada petugas filing untuk
penjajaran (60%) yang diterapkan di
meningkatkan
RST dr. Soedjono Magelang, Standar
dokumen rekam medis.
Pelayanan
Minimal
filing
penyediaan dokumen rekam medis rawat
penyediaan
(20%),
Analisis perkiraan jumlah SDM
standar waktu penyediaan rekam medis
rekam medis di unit filing dengan
rawat jalan (40%). Petugas filing di RST
metode WISN (Woarl Load Indicator
dr. Soedjono terdiri dari dua orang
Staff
lulusan D-3 Rekam Medis, satu orang
Wonogiri Tahun 2014 yang dilakukan
lulusan SMK dan dua orang lulusan
oleh Alfianto dan Zakiyah (2015)
SMA.
menyatakan waktu kerja tersedia tahun
Satu
petugas
(SPM)
kecepatan
filing
pernah
97
Need)
di
RSUD
Kabupaten
2014 berdasarkan jumlah jam kerja
menit/tahun,
efektif di Unit Filing RSUD Kabupaten
tertinggi adalah penyusunan laporan
Wonogiri adalah 1918 jam/tahun atau 7
berkala, dengan standar kelonggaran
jam/hari. Kategori pendidikan SDM
0,16 (Nadira, 2016). Jumlah tenaga yang
filing di Unit Rekam Medis RSUD
dibutuhkan
Kabupaten
SMA
WISN adalah 36 orang dengan rasio
dengan standar beban kerja petugas
WISN sebesar 0,67, dan beban kerja
filing
tertinggi adalah kegiatan pelayanan
Wonogiri
RSUD
adalah
adalah
Kabupaten
38360
Wonogiri
jam/tahun.
Standar
rekam
standar
beban
berdasarkan
medis.
kerja
perhitungan
Kesimpulan
menurut
kelonggaran waktu petugas filing RSUD
perhitungan WISN adalah dibutuhkan
Kabupaten
untuk
jumlah tenaga rekam medis sebesar 36
melaksanakan rapat, istirahat, sholat,
orang. Hal ini menunjukkan bahwa
dan makan adalah 0,13. Kuantitas
terdapat kebutuhan tenaga rekam medis
kegiatan pokok petugas filing RSUD
yang belum terpenuhi sebanyak 12
Kabupaten
orang,
oleh
kepada
pihak
Wonogiri
Wonogiri
diprediksikan
tahun
2014
menggunakan
metode
karenanya rumah
disarankan
sakit
kuadrat terkecil dengan hasil sebesar
perencanaan
89639 pasien, atau kurang lebih 300
mempertimbangkan penambahan tenaga
pasien/hari. Perkiraan kebutuhan jumlah
dan mengoptimalkan kinerja tenaga di
SDM Rekam Medis di unit filing dengan
unit rekam medis sehingga tercapai
metode WISN di RSUD Kabupaten
beban kerja tenaga rekam medis yang
Wonogiri tahun 2014 adalah 3 orang,
ideal.
sedangkan
saat
ini
petugas
filing
Beberapa
berjumlah 2 orang.
cara-cara
Analisis beban kerja tenaga rekam medis
dengan
penelitian
menganalisis
untuk
memaparkan beban
kerja
tenaga filing di rumah sakit. RSUP Prof.
Workload
Dr. R. D. Kandou perlu melakukan
Indicators of Staffing Need (WISN) di
analisis kemampuan petugas filing untuk
Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Kota
mengevaluasi dan mengetahui waktu
Padang tahun 2016 menyatakan jumlah
yang
tenaga rekam medis di Rumah Sakit
berkas
Islam Ibnu Sina Kota Padang sebanyak
menyesuaikannya dengan jumlah tenaga
24
belakang
kerja di bagian filing. Diharapkan
pendidikan DIII Rekam Medis dan
dengan adanya jumlah tenaga yang tepat
SLTA/sederajat, waktu kerja tersedia
dan etos kerja yang baik pelayanan di
dalam
bagian rekam medis lebih meningkat.
orang
metode
SDM
bagian
dengan
setahun
latar
adalah
116.760
98
dibutuhkan rekam
untuk
mengambil
medis
dan
Selain itu diperlukan tenaga kerja filing
dilakukan
yang berlatar belakang pendidikan DIII
pengetahuan petugas. Pengetahuan ini
rekam
yang diharapkan meningkatkan sikap
medis
untuk
meningkatkan
pelayanan.
untuk
meningkatkan
dan keterampilan kerja menjadi lebih
Budiyanti dan Damayanti (2015) melakukan
penilaian
baik lagi.
kebutuhan
Hasil
wawancara
didapatkan
pelatihan pada tingkat individu petugas
jawaban bahwa informan mengatakan
rekam
pengetahuan
sarana dan prasarana untuk pengolahan
petugas mengenai pengelolaan rekam
data sudah memenuhi standar, tetapi
medis secara umum termasuk dalam
masih
kategori kurang. Sikap kerja yang
penyimpanan berkas rekam medis dalam
ditunjukkan petugas rekam medis dalam
hal keamanan, suhu dan luas ruangan.
melakukan pekerjaannya berada pada
Hasil
kategori
komputer,
medis.
Tingkat
sangat
baik.
Ketrampilan
kurang
observasi meja
untuk
tempat
terdapat dan
jumlah
sarana
yang
petugas rekam medis di Rumah Sakit
memadai, terdapat di Lampiran 6.
Mata
Observasi di tempat penyimpanan masih
Undaan
Surabaya
dalam
melakukan pekerjaan teknis maupun non
terdapat
teknis masuk dalam kategori kurang dan
berkepentingan
membutuhkan pelatihan karena belum
penyimpanan
memenuhi indikator ≥80% sangat baik.
karena pintu sering terbuka untuk orang
Secara
petugas
lalu lalang, dan tidak terdapat alat
keseluruhan
orang-orang
yang
tidak
ke
ruang
rekam
medis
masuk berkas
membutuhkan
pelatihan
pengelolaan
pendingin ruangan dan kamera CCTV,
rekam
terutama
dalam
hal
serta masih tertumpuk berkas rekam
pengetahuan rekam medis secara umum.
medis yang belum disusun di lemari
Pengetahuan inilah yang nantinya akan
penyimpanan.
medis
mendorong sikap dan ketrampilan kerja
Cossa (2012) melakukan penelitian
petugas rekam medis dapat menjadi
tentang tinjauan aspek keamanan di
lebih baik lagi. Hasil dari kebutuhan
ruang
pelatihan ini nantinya dapat diteruskan
Semarang periode 2011 – 2012 dan
sebagai perencanaan pelatihan petugas
didapatkan hasil dokumen rekam medis
rekam medis Rumah Sakit Mata Undaan
di ruang filing Puskesmas Lebdosari
Surabaya.
Semarang belum menetapkan beberapa
Pelatihan bagi petugas rekam medis
filing
kebijakan
Puskesmas
dan
prosedur
Lebdosari
tentang
di bagian filing yang masih berlatar
peminjaman rekam medis, serta tempat
belakang
penyimpanan dokumen rekam medis
pendidikan
SMA
perlu
99
(filing)
dengan
melarang
belum sepenuhnya lulusan DIII rekam
siapapun masuk selain petugas Rekam
medis. Protap dan kebijakan belum
Medis. Dokumen rekam medis boleh
dilaksanakan dengan baik seperti tidak
keluar dari ruang filing kecuali untuk
di bubuhinya kamfer di setiap sekat rak.
pengobatan, selain untuk pengobatan
Demi menjaga keamanan pengelolaan
harus
dokumen
ada
izin
berwenang,
belum
dari
dokumen
pihak rekam
yang
rekam
medis
di
filing
medis
diperlukan alat yang memadai dan
hanya berupa kertas yang sewaktu-
aman, dan tenaga atau petugas yang
waktu bisa rusak karena kelembaban,
professional serta pemahaman protap
suhu yang tidak stabil, maka dari itu
dan kebijakan yang baik.
perlu adanya alat yang mengatur agar
Petugas rekam medis di RSUP Prof.
terjaga kelembabannya. Usaha menjaga
Dr. R. D. Kandou harus memahami
keamanan
medis
pentingnya
keamanan
dan
memerlukan SDM yang professional,
kerahasiaan
berkas
rekam
sarana dan prasarana yang memadai
Petugas harus berperan aktif untuk
serta ruangan yang cukup aman dan baik
melarang
untuk menjaga kerahasiaan dokumen
berkepentingan
rekam medis.
penyimpanan
dokumen
rekam
orang-orang
menjaga medis.
yang
tidak
memasuki berkas
rekam
ruang medis.
Aspek keamanan pengelolaan pada
Pihak yang memiliki akses terhadap
penyimpanan dokumen rekam medis di
rekam medis berdasarkan kebijakan
filing RSUD Ungaran Tahun 2014
penyelenggaraan rekam medis di RSUP
menurut Hidayah dan Sugiyanto (2015)
Prof. Dr. R. D. Kandou selain dokter
adalah
pengamatan
dan petugas kesehatan terkait adalah
keamanan pengelolaan dokumen rekam
direksi dan jajaran struktural yang
medis di filing RSUD Ungaran dapat
berwenang, komite medis dan sub-
diketahui keamanan dokumen rekam
komitenya, komite keperawatan dan
medis dari segi fisik masih belum aman
sub-komitenya, tim rekam medis yang
dari bahaya kebakaran dan kebanjiran,
melakukan audit, kepala instalasi rekam
dari
medis,
berdasarkan
segi
kimiawi
petugas
masih
dokter
lain
sedang
melakukan aktifitas-aktifitas yang dapat
melakukan
merusak dokumen rekam medis seperti
mahasiswa yang sedang melakukan
makan dan minum di ruang filing, dari
pendidikan, pihak ketiga yang sah secara
segi biologis
hukum untuk mengakses rekam medis
dokumen tidak pernah
dibersihkan setiap hari dan dari sumber
pasien.
daya manusia dapat diketahui petugas
100
penelitian,
yang
residen
dan
Hasil
wawancara
didapatkan
dari
pengisian
rencana
jawaban bahwa informan mengatakan
penatalaksanaan, odontogram, waktu,
SOP rekam medis sudah ada dan
persetujuan tindakan bila diperlukan,
pelaksanaannya masih dalam kategori
nama dan tanda tangan dokter serta
cukup. Terdapat informan penunjang
nama dan tanda tangan perawat.
yang menjawab perlunya sosialisasi
2. Tata cara penyelenggaraan rekam
untuk keseragaman pengisian. Hasil
medis di unit rawat jalan gigi RSUP
observasi terdapat SOP pengisian rekam
Prof. Dr. R. D. Kandou ditemukan
medis di unit rawat jalan gigi. Seperti
pengisian rekam medis dilakukan
penelitian
oleh
oleh dokter gigi dan perawat, belum
Dewantari (2014) dengan menelaah
dilakukan proses analising berkas
rekam medis tertutup mengenai asesmen
rekam medis di unit rawat jalan gigi,
sesuai Akreditasi Rumah Sakit 2012 di
filing masih manual, masih terjadi
RSUP Dr. Sardjito, hasilnya adalah
misfile,
persentase rata-rata kelengkapan hasil
pemusnahan berkas rekam medis
telaah rekam medis mengenai asesmen
inactive, belum terdapat sumber daya
mencapai 100%. Persentase rata-rata
manusia
kelengkapan
lanjutan
pendidikan Sarjana rekam medis,
mencapai 84,19%. Faktor penyebab
jumlah sumber daya manusia DIII
ketidaklengkapan
kesibukan
rekam medis dan tenaga untuk
menyebabkan
pengantar berkas rekam medis masih
dokter
yang
dilakukan
rekam
medis
adalah
sehingga
belum
pernah
dengan
kurang
(man) formulir rekam medis dan item-
pendidikan
itemnya terlalu banyak (materials) dan
penyimpanan berkas rekam medis
SOP
belum memadai dalam hal keamanan,
belum
disosialisasikan
dengan baik (method). Upaya yang telah
berlatar
belakang
ketidaktelitian pengisian rekam medis
yang
dan
latar
dilakukan
SMA,
belakang tempat
suhu dan luas ruangan.
dilakukan adalah sosialisasi, analisis kelengkapan
rekam
medis,
dan
SARAN
komunikasi antar tenaga kesehatan.
1. Bagi Rumah Sakit Umum Pusat Prof. Dr. R. D. Kandou. a. Perlu
KESIMPULAN
peningkatan
sosialisasi
1. Kelengkapan isi rekam medis di unit
pengetahuan pengisian dan nilai guna
rawat jalan gigi RSUP Prof. Dr. R. D.
rekam medis untuk kelengkapan isi
Kandou
lengkap.
rekam medis bagi dokter gigi dan
Ketidaklengkapan dokumen terdiri
perawat di unit rawat jalan gigi. Perlu
belum
101
penerapan
sistem
reward
dan
dapat menjadi data untuk penelitian
punishment bagi dokter dan perawat
retrospektif. Disarankan penelitian
dalam
lanjutan mengenai analisis perkiraan
melengkapi
pengisian
dokumen rekam medis.
jumlah SDM rekam medis di unit
b. Perlu dilakukan proses analising
filing
dengan
teknik
Workload
berkas rekam medis unit rawat jalan
Indicators of Staffing Need (WISN)
gigi.
dan pengelolaan rekam medis di
c. Perlu dilakukan proses filing yang
instalasi rawat inap RSUP Prof. Dr.
terintegrasi dengan sistem informasi
R. D. Kandou.
rumah sakit. d. Perlu dilakukan pemusnahan berkas
DAFTAR PUSTAKA
inactive.
Aditama, T. Y. 2015. Manajemen
e. Perlu meningkatkan pengembangan
Administrasi
Rumah
Sakit.
dan pelatihan sumber daya manusia
Penerbit Universitas Indonesia:
(petugas rekam medis khususnya
Jakarta.
petugas yang melakukan analisis dan penyimpanan
rekam
Akbar, F. H. N. 2012. Hubungan Antara
medis).
Masa Kerja Dokter Dengan
Penambahan tenaga rekam medis
Kelengkapan
berlatar belakang pendidikan Sarjana
Rekam
dan DIII rekam medis.
Yang Bertugas Di Puskesmas
f. Penambahan sarana dan prasarana di
Pengisian
Medis
Kecamatan
Oleh
Data Dokter
Karawang
Barat
ruangan penyimpanan rekam medis
Kabupaten Karawang Periode 1-
berupa AC, CCTV, sepeda motor
31
untuk menjangkau poli yang jauh,
Universitas
serbuk kimia kering untuk pemadam
Semarang.
api dan rak penyimpanan berkas
2011.
Skripsi.
Diponegoro:
Alfianto, L. dan E. Zakiyah. 2015.
rekam medis. 2. Bagi
Oktober
Analisa perkiraan jumlah SDM
pengembangan
ilmu
rekam medik di unit filing
pengetahuan, hasil penelitian ini
dengan metode WISN (Woarl
dapat dipakai sebagai referensi untuk
Load Indicator Staff Need) di
menganalisis
RSUD
kebijakan
kesesuaian
mengenai
antara
pengelolaan
Kabupaten
Tahun 2014. Indonesian Journal
rekam medis dan aplikasinya di
On
rumah
2(1):69-73.
sakit,
dan
untuk
Wonogiri
berkas
odontogram yang ada di rekam medis
102
Medical
Science.
Vol
Anonimous.
2002.
Undang-Undang
Arichah, I. dan Z. Sugiyanto. 2015.
Republik Indonesia Nomor 28
Tinjauan
Tahun 2002 Tentang Bangunan
Jumlah Pasien Keluar Rawat
Gedung. Jakarta.
Inap
__________2004.
Undang-Undang
Hubungan
Antara
Dengan
Keterlambatan
Kejadian Pengembalian
Republik Indonesia Nomor 29
Dokumen Rekam Medis Rawat
Tahun 2004 Tentang Praktik
Inap Ke Assembling RS Bhakti
Kedokteran. Jakarta.
Wira
__________2006a. Medis.
Manual
Konsil
Semarang.
Rekam
Fakultas Kesehatan Universitas
Kedokteran
Dian Nuswantoro. Tugas Akhir.
Indonesia. Jakarta. __________2007.
Tamtama
Budiyanti, H. dan N. A. Damayanti.
Standar
Nasional
2015.
Penilaian
Kebutuhan
Rekam Medis Kedokteran Gigi.
Pelatihan Pada Tingkat Individu
Dirjen Bina Pelayanan Medis
Petugas Rekam Medis. Jurnal
Depkes RI: Jakarta.
Administrasi
__________2008.
Peraturan
Menteri
Indonesia. Vol. 3(1):70-79.
Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269
tentang
Kesehatan
Cossa,
Rekam
P.
2012.
Keamanan
Tinjauan di
Ruang
Aspek Filing
Medis. Kementerian Kesehatan
Puskesmas Lebdosari
Republik Indonesia. Jakarta.
Semarang Periode 2011 - 2012.
__________2009.
Undang-undang
Program Studi Rekam Medis
Republik Indonesia Nomor 44
dan
Tahun 2009 Tentang Rumah
Nuswantoro Semarang. Tugas
Sakit. Jakarta.
Akhir.
__________2013.
Peraturan
Menteri
Info
Universitas
Dian
Dewantari, D. 2014. Telaah Rekam
Kesehatan Republik Indonesia
Medis
Nomor 55 Tahun 2013 Tentang
Asesmen
Penyelenggaraan
Pekerjaan
Rumah Sakit 2012 Di RSUP Dr.
Perekam Medis. Kementerian
Sardjito. Electronic Theses and
Kesehatan Republik Indonesia.
Dissertations Universitas Gajah
Jakarta.
Mada.
__________2014. Pedoman Pelayanan
Tertutup
Mengenai
Sesuai
Akreditasi
Dewanto, I. 2007. Gambaran Rekam
Instalasi Rekam Medis RSUP
Medik
Prof.
Sentral bagi Dokter Gigi di
Dr.
R.
D.
Kandou.
Manado.
103
Gigi
sebagai
Posisi
Yogyakarta.
Jurnal
Mutiara
Hidayah, S. dan Z. Sugiyanto. 2015.
Medika. Vol 7(2):83-87.
Aspek Keamanan Pengelolaan
Farida, M. I. 2015. Analisis Pengelolaan
Pada Penyimpanan Dokumen
Data Rekam Medis Di Rumah
Rekam Medis Di Filing RSUD
Sakit Angkatan Udara (RSAU)
Ungaran Tahun 2014. Fakultas
Lanud Iswahyudi. Fakultas Ilmu
Kesehatan
Kesehatan
Nuswantoro. Skripsi.
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta.
Analisis
Fatimah, N. 2015. Analisis Kemampuan Filing
Menyediakan
Rekam
Kebutuhan
Tenaga
Kerja Berdasakan Beban Kerja
Dalam
Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Medis
Islam
Kendal
Tahun
2015.
Rawat Jalan Klinik Interna Di
Diakses
RST Dr. Soedjono Magelang.
http://eprints.dinus.ac.id/id/eprin
Universitas Gajah Mada. Tugas
t/17489.
Akhir. Febriawati,
Fitri,
Dian
Imanti, M dan M. Setyowati. 2015.
Jurnal.
Petugas
Universitas
dari
Kumalasari, D. A. dan K. K. Saptorini.
H.
2013.
Manajemen
2015.
Evaluasi
Kinerja
Logistik Farmasi Rumah Sakit.
Assembling
Pustaka Baru: Yogyakarta.
Pengendalian Ketidaklengkapan
Y.
Dokumen Rekam Medis Di
O.
2011.
Hubungan
Dalam
Pengetahuan, Sikap, Tindakan
Assembling
Dan
Tahun 2015. Universitas Dian
Komitmen
Terhadap Pengisian
Pimpinan Kelengkapan
Dokumen
Rsud
Ungaran
Nuswantoro. Tugas akhir.
Rekam
Madhusudan,
A.,
S.
Saawarn,
G.
Medis di Rumah Sakit Umum
Ramesh, and N. Saawarn. 2012.
M. Djamil Padang Tahun 2011.
Maintaining dental records: Are
Program Studi Ilmu Kesehatan
we ready for forensic needs?.
Masyarakat
Fakultas
Journal
Kedokteran
Universitas
Of
Forensic
Dental
Sciences. Vol 3(2):52-57.
Andalas. Skripsi.
Maryati, W. 2015. Beban Kerja Petugas
Gunawan, A. P. 2012. Gambaran Rekam
Filing
Terhadap
Rata-Rata
Medis Gigi Puskesmas Bahu
Waktu Penyediaan Dokumen
Kota Manado Ditinjau Dari
Rekam Medis Rawat Jalan.
Standar Nasional Rekam Medis
Jurnal
Kedokteran Gigi. Jurnal.
104
Manajemen
Informasi
Kesehatan
Indonesia.
Vol.
Rumah Sakit Islam Yogyakarta
3(2):89-95. Murniwati,
R.
PHDI. Tugas Akhir.
Machmud
Rahmasari.
dan
2013.
Pengetahuan
S.
Ridho, K. M., E. M. Rosa, dan E.
Gambaran
Dokter
Suparniati.
Gigi
2013.
Analisis
Faktor-Faktor
Yang
Tentang Rekam Medis Gigi.
Mempengaruhi
Andalas
Pengisian Rekam Medis Di
Dental
Journal.
Vol.1(1):Hal 58-70.
Rumah Sakit Gigi Dan Mulut
Nadira, N. A. 2016. Analisis Beban
Pendidikan UMY. Jurnal UMY.
Kerja Tenaga Rekam Medis dengan
Kepatuhan
Metode
Vol 2(2):1-18.
Workload
Riyanto,
B.,
A.
Pujihastuti
Indicators Of Staffing Need
Rohmadi.
(WISN) Di Rumah Sakit Islam
Pelaksanaan Penyimpanan Dan
Ibnu Sina Kota Padang Tahun
Pengambilan Dokumen Rekam
2016.
Kesehatan
Medis Di Bagian Filing RSUD
Universitas
Kabupaten Karanganyar Tahun
Fakultas
Masyarakat Andalas. Skripsi.
2016.
Antara Nilai Dengan
Soleha, S. 2014. Penyusutan Arsip
Tentang
Rekam Medis: Studi Kasus
Rekam
Perilaku
6(2).
Hubungan
Pengetahuan Guna
Tinjauan
2012. Ejurnal stikesmhk. Vol
Paulina, D., L. Widjaja, Hosizah dan M. Wiharto.
2012.
dan
Medis
Rumah
Pengisian
Jurnal
Sakit Ilmu
Haji
Jakarta. Informasi,
Dokumen Rekam Medis Oleh
Perpustakaan dan Kearsipan.
Tenaga Kesehatan Di RSUD
Vol 15.
Larantuka. Jurnal Manajemen
Wati, O. M., A. Pujihastuti dan Riyoko.
Informasi Kesehatan Indonesia.
2011.
Vol.4(2):5-14.
Penyimpanan Dan Penjajaran
Permani,
E.,
S.
Sugiarsi
dan
S.
Tinjauan
Pelaksanaan
Dokumen Rekam Medis Di
Mulyono. 2015. Alur Prosedur
Ruang
Pengembalian Dokumen Rekam
Moewardi. Ejurnal stikesmhk.
Medis
Vol 2(5).
Pasien
Rawat
Inap
Triwulan I Tahun 2014. Ejurnal stikesmhk. Vol 9(1). Prasetiya, Y. 2013. Identifikasi Rencana Kegiatan
Pemusnahan
Di
105
Filing
RSUD
Dr.
