MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1461 2. Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja a. Standar Pelayanan Evaluasi, Penyusunan, dan Penyempurnaan Organisasi di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara
STANDAR PELAYANAN ANALISIS, EVALUASI, PENYUSUNAN, DAN PENYEMPURNAAN ORGANISASI DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA
BAGIAN KESATU PENDAHULUAN
A. Dasar Hukum 1. Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2010 tentang Kementerian Sekretariat Negara, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2010 2. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 8 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Standar Pelayanan Sekretariat Negara Republik Indonesia 3. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara
B. Latar Belakang Dalam rangka menciptakan organisasi Kementerian Sekretariat Negara yang proporsional, tepat fungsi, dan tepat ukuran (right sizing), serta untuk melaksanakan Instruksi Presiden Nomor 13 Tahun 1998 tentang Prosedur Pengusulan, Penetapan, dan Evaluasi Organisasi Pemerintah yang mengamanatkan agar setiap Kementerian/Lembaga harus melakukan evaluasi pelaksanaan organisasi dan tata kerja sekurang-kurangnya setiap tahun dan/atau sesuai dengan perkembangan kelembagaan, maka perlu dilakukan kegiatan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan secara tertib, efisien, dan efektif, maka diperlukan standar pelayanan.
C. Maksud …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1462 C. Maksud dan Tujuan Maksud penetapan Standar Pelayanan Evaluasi, Penyusunan, dan Penyempurnaan Organisasi di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara adalah sebagai pedoman bagi pelaksana pelayanan dan sebagai informasi bagi pengguna pelayanan dalam pelaksanaan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Tujuannya adalah untuk memperkuat sistem dan meningkatkan kinerja Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja dalam melaksanakan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, sehingga diperoleh hasil kajian sebagai bahan pertimbangan pimpinan dalam merumuskan kebijakan penataan organisasi dan tata kerja Kementerian Sekretariat Negara. D. Ruang Lingkup 1. Unit pelayanan yang melaksanakan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara adalah Bagian Organisasi, Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja. 2. Pelaksana pelayanan adalah Kepala Bagian Organisasi, Kepala Subbagian Organisasi, beserta staf yang memiliki tugas dan tanggung jawab langsung melaksanakan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. 3. Penanggung jawab pelayanan adalah Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja. 4. Sasaran yang hendak dicapai adalah terwujudnya acuan baku dalam melaksanakan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, sehingga pelaksanaannya dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien. 5. Pengguna pelayanan adalah seluruh satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan unit organisasi lain yang pembentukan organisasi dan tata kerjanya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara. 6. Keluaran (output) pelayanan adalah a. Naskah Akademik Penataan Organisasi; b. Daftar …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1463 b. Daftar Inventarisasi Masalah (DIM); c. laporan hasil evaluasi organisasi; d. Rancangan Peraturan Presiden tentang organisasi Kementerian Sekretariat Negara; e. Rancangan Peraturan Presiden tentang organisasi lain yang pembentukan organisasi dan tata kerjanya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara; f. Rancangan Peraturan Menteri Sekretaris Negara tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara; g. Rancangan Peraturan Menteri Sekretaris Negara tentang organisasi lain yang pembentukan organisasi dan tata kerjanya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara. 7. Kemanfaatan (outcome) pelayanan adalah sebagai bahan pertimbangan pimpinan dalam merumuskan kebijakan penataan organisasi dan tata kerja Kementerian Sekretariat Negara dan unit organisasi lain yang pembentukan organisasi dan tata kerjanya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara. 8. Standar kompetensi pelaksana: a. Memiliki pengetahuan tentang peraturan perundang-undangan dan kebijakan pemerintah di bidang kelembagaan b. Memiliki pengetahuan tentang teori organisasi c. Mampu menganalisis, mengevaluasi, dan memberikan saran pertimbangan mengenai organisasi d. Memahami teknik penyusunan peraturan perundang-undangan e. Mampu berkoordinasi dengan baik f. Mampu mengoperasikan komputer program Microsoft Office dan internet g. Memiliki kemampuan presentasi h. Mampu menjaga rahasia organisasi
BAGIAN …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1464 BAGIAN KEDUA KERANGKA PROSEDUR DAN STANDAR PELAYANAN
A. Kerangka Prosedur Inisiatif Bagian Organisasi
Pemberian arahan oleh Karo Ortala-AK kepada Kabag Organisasi (30 menit)
Usulan dari satuan organisasi/unit kerja/ Lembaga lain
Penugasan kepada Kasubbag Analisis Organisasi (1 jam) Penyusunan rencana kegiatan (1 hari) Pengumpulan data, telaahan PUU dan arah kebijakan di bidang organisasi (3 hari) Penyusunan draf Naskah Akademik dan DIM (1-2 minggu) Pemeriksaan draf Naskah Akademik dan DIM oleh Karo Ortala-AK (1 hari) Pemeriksaan draf Naskah Akademik dan DIM oleh Deputi SDM (1 hari) Naskah Akademik dan DIM
Pembentukan Tim (2 minggu) Presentasi Naskah Akademik dan DIM di hadapan Tim (1 hari)
Penyusunan laporan evaluasi kelembagaan (1 minggu)
Penyusunan Draf Rancangan Perpres/Permensesneg oleh Tim (3- 10 hari) Persiapan administrasi rapat/Raker (1-3 hari) Pembahasan Rancangan Perpres/Permensesneg oleh Tim (dalam kota 5 kali @2,5 jam, luar kota 2 kali @ 3 hari)
Penyampaian laporan evaluasi kelembagaan kepada Kementerian PAN dan RB (3 jam)
Finalisasi Rancangan Perpres/Permensesneg (3 hari) Pemeriksaan Rancangan Perpres/Permensesneg oleh Ketua Tim (3 hari) Permohonan persetujuan Rancangan Perpres/Permensesneg kepada Mensesneg (3 jam)
Diperbaiki
Persetujuan Mensesneg disetujui
Permohonan …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1465 -
Permohonan pertimbangan Rancangan Perpres/Permensesneg kepada Kementerian PAN dan RB (3 hari) Pembahasan Rancangan Perpres/Permensesneg dengan Kementerian PAN dan RB (6 kali @ 3 jam)
Penerimaan persetujuan Rancangan Perpres dari Kementerian PAN dan RB oleh Setkab
Proses penyelesaian Rancangan Perpres oleh Setkab
Penerimaan persetujuan Rancangan Permensesneg dari Kementerian PAN dan RB oleh Mensesneg
Penyiapan Rancangan Permensesneg (2 hari)
Penerimaan Perpres
Harmonisasi Rancangan Permensesneg oleh Deputi Bidang PUU (4 hari)
Pemeriksaan Rancangan Permensesneg oleh Ketua Tim (1 hari)
Pengajuan Rancangan Permensesneg kepada Mensesneg untuk mendapat persetujuan (4 jam) Penandatanganan Permensesneg Penomoran dan pengagendaan oleh Biro TU dan Humas, Setkemsetneg
Penyiapan Salinan Permensesneg (3 hari) Pengajuan permohonan pencetakan Permensesneg (3 jam) Pencetakan Permensesneg oleh Biro Umum Distribusi Permensesneg (2 hari)
B. Prosedur …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1466 B. Prosedur Pelayanan 1. Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja memberikan arahan kepada Kepala Bagian Organisasi untuk melaksanakan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi (30 menit). Arahan tersebut dapat juga berdasarkan inisatif dari Bagian Organisasi atau usulan dari satuan organisasi/unit kerja terkait di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. 2. Kepala Bagian Organisasi menugaskan Kepala Subbagian Analisis Organisasi untuk menyusun jadwal kegiatan, mengumpulkan data yang berkaitan dengan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, serta menyiapkan pembentukan Tim (1 jam). 3. Penyusunan rencana kerja (1 hari). a. Kepala Subbagian Analisis Organisasi menugaskan staf untuk menyusun rencana kegiatan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi. b. Staf Subbagian Analisis Organisasi menyusun konsep rencana kegiatan. c. Kepala Subbagian Analisis Organisasi memeriksa konsep rencana kegiatan. d. Kepala Bagian Organisasi memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap rencana kegiatan. 4. Kepala Subbagian Analisis Organisasi berserta staf mengumpulkan dan mempelajari data, peraturan perundang-undangan dan arah kebijakan pimpinan yang berkaitan dengan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan unit organisasi lain yang pembentukan organisasi dan tata kerjanya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara (3 hari). 5. Penyusunan draf Naskah Akademik dan DIM (1-2 minggu). a. Kepala Bagian Organisasi menugaskan Kepala Subbagian Analisis Organisasi untuk menyusun draf Naskah Akademik dan DIM. b. Kepala Subbagian Analisis Organisasi menugaskan staf untuk mengumpulkan data dan peraturan perundang-undangan di bidang kelembagaan. c. Staf Subbagian Analisis Organisasi mengumpulkan, mempelajari, dan menganalisis peraturan perundang-undangan, kebijakan pemerintah, referensi, atau dokumen terkait. d. Kepala Subbagian Analisis Organisasi merumuskan outline draf awal Naskah Akademik dan DIM. e. Kepala Bagian Organisasi memeriksa draf Naskah Akademik dan DIM. f. Kepala …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1467 f. Kepala Bagian Organisasi beserta staf menyusun memorandum/surat Deputi Bidang Sumber Daya Manusia/Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja kepada pimpinan satuan organisasi/unit kerja/unit organisasi lain untuk meminta masukan tentang usulan penataan organisasi. g. Kepala Bagian Organisasi memimpin pembahasan draf Naskah Akademik dan DIM di internal Bagian Organisasi, serta menyampaikan hasilnya kepada Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja. 6. Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja memeriksa draf Naskah Akademik dan DIM (1 hari). 7. Deputi Bidang Sumber Daya Manusia memeriksa draf Naskah Akademik dan DIM (1 hari). 8. a. Dalam hal belum ada ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengharuskan adanya penyempurnaan organisasi atau sesuai dengan arahan pimpinan, maka Naskah Akademik dan DIM cukup didokumentasikan sebagai bahan penyusunan laporan evaluasi kelembagaan serta penyusunan Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara mengenai penataan organisasi berikutnya. b. Dalam rangka menindaklanjuti Instruksi Presiden Nomor 13 Tahun 1998, disusun laporan evaluasi kelembagaan (1 minggu) yang selanjutnya disampaikan kepada Kementerian PAN dan RB dengan surat Deputi Bidang Sumber Daya Manusia. c. Dalam hal terdapat ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengharuskan adanya penyempurnaan organisasi atau sesuai dengan arahan pimpinan, maka dilakukan proses penyusunan Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara dengan prosedur sebagaimana tersebut pada tahapan 9 s.d. selesai. 9. Pembentukan Tim (2 minggu) a. Penyiapan memorandum tentang permintaan usulan keanggotaan Tim kepada pimpinan satuan organiasi/unit kerja terkait. 1) Kepala Subbagian Organisasi menugaskan staf untuk menyusun konsep memorandum Deputi Bidang Sumber Daya Manusia/Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja kepada pimpinan satuan organisasi/unit kerja terkait. 2) Staf menyusun konsep memorandum. 3) Kepala …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1468 3) Kepala Subbagian Organisasi memeriksa konsep memorandum. 4) Kepala Bagian Organisasi memeriksa konsep memorandum. 5) Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja memeriksa/menandatangani memorandum. 6) Deputi Bidang Sumber Daya Manusia memeriksa dan menandatangani memorandum. 7) Staf menyampaikan memorandum kepada pimpinan satuan organisasi/unit kerja. b. Penyiapan Rancangan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia tentang Pembentukan Tim. 1) Kepala Subbagian Analisis Organisasi menugaskan staf untuk menyusun Rancangan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia beserta konsep memorandum pengantarnya. 2) Staf Subbagian Analisis Organisasi menyusun Rancangan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia beserta konsep memorandum pengantarnya. 3) Kepala Subbagian Analisis Organisasi memeriksa Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia beserta konsep memorandum pengantarnya. 4) Kepala Bagian Organisasi memeriksa Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia beserta konsep memorandum pengantarnya. 5) Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja memeriksa Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia beserta konsep memorandum pengantarnya. 6) Deputi Bidang Sumber Daya Manusia memeriksa Rancangan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/menandatangani Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia. 7) Menteri Sekretaris Negara memeriksa dan menandatangani Keputusan Menteri Sekretaris Negara tentang Pembentukan Tim. 8) Staf Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat memberikan penomoran terhadap Keputusan Menteri Sekretaris Negara tentang Pembentukan Tim. c. Penyiapan dan pendistribusian Salinan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia tentang Pembentukan Tim
1) Kepala …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1469 1) Kepala Subbagian Analisis Organisasi menugaskan staf untuk menyusun draf Salinan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia beserta konsep memorandum pendistribusiannya. 2) Staf Subbagian Analisis Organisasi menyusun draf Salinan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia beserta konsep memorandum. 3) Kepala Subbagian Analisis Organisasi memeriksa draf Salinan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia beserta konsep memorandum. 4) Kepala Bagian Organisasi memeriksa draf Salinan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia beserta konsep memorandum. 5) Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja memeriksa dan menandatangani Salinan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia beserta memorandum. 6) Staf Subbagian Analisis Organisasi menggandakan dan menyampaikan Salinan Keputusan Menteri Sekretaris Negara/Keputusan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia beserta memorandum kepada Anggota Tim dan pihak terkait. 10. Penyiapan Bahan dan Presentasi Naskah Akademik dan DIM di hadapan Tim (2 hari) a. Kepala Bagian Organisasi beserta staf menyiapkan bahan presentasi dan surat undangan Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja, serta mendistribusikannya kepada anggota Tim. b. Deputi Bidang Sumber Daya Manusia/Kepala Biro Organisasi dan Tata Laksana mempresentasikan Naskah Akademik dan DIM di hadapan Tim. 11. Tim menyusun Draf Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara mengenai penataan organisasi (3 - 10 hari). 12. Persiapan administrasi pembahasan Draf Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara baik di dalam kota maupun di luar kota (1- 3 hari) a. Persiapan administrasi pembahasan di dalam kota (1 hari): 1) Kepala Subbagian Analisis Organisasi menugaskan staf untuk menyusun konsep surat undangan rapat pembahasan dan konsep memorandum permintaan konsumsi rapat. 2) Staf Subbagian Analisis Organisasi menyusun konsep surat undangan rapat pembahasan dan konsep memorandum permintaan konsumsi rapat. 3) Kepala …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1470 3) Kepala Subbagian Analisis Organisasi memeriksa konsep surat undangan dan memorandum. 4) Kepala Bagian Organisasi memeriksa konsep surat undangan dan memorandum. 5) Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja memeriksa dan menandatangani surat undangan dan memorandum. 6) Staf Subbagian Analisis Organisasi mengagendakan, menggandakan, dan menyampaikan surat undangan kepada Anggota Tim dan memorandum kepada Kepala Biro Umum, Sekretariat Kementerian. b. Persiapan administrasi pembahasan di luar kota (3 hari): 1) Kepala Subbagian Analisis Organisasi menugaskan staf untuk menyusun konsep surat undangan dan Surat Perintah, serta menyiapkan dokumen administrasi permohonan pencairan biaya perjalanan dinas. 2) Staf Subbagian Analisis Organisasi menyusun konsep surat undangan dan Surat Perintah, serta menyiapkan dokumen administrasi permohonan pencairan biaya perjalanan dinas. 3) Kepala Subbagian Analisis Organisasi memeriksa konsep surat undangan, Surat Perintah, dan dokumen administrasi permohonan pencairan biaya perjalanan dinas. 4) Kepala Bagian Organisasi memeriksa konsep surat undangan, Surat Perintah, dan dokumen administrasi permohonan pencairan biaya perjalanan dinas. 5) Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja memeriksa dan menandatangani surat undangan, Surat Perintah, dan dokumen administrasi permohonan pencairan biaya perjalanan dinas. Apabila terdapat pejabat Eselon I sebagai Anggota Tim, Surat Perintah Perjalanan Dinas ditandatangani oleh Deputi Bidang Sumber Daya Manusia. 6) Staf Subbagian Analisis Organisasi mengagendakan, menggandakan dan menyampaikan surat undangan dan Surat Perintah kepada Anggota Tim, serta menyampaikan dokumen administrasi permohonan pencairan biaya perjalanan dinas kepada Kepala Biro Keuangan, Sekretariat Kementerian. 7) Kepala Subbagian Analisis Organisasi/staf melakukan konfirmasi kehadiran dan koordinasi dengan pihak terkait. 13. Anggota Tim melaksanakan pembahasan Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara (dalam kota 5 kali @ 2,5 jam, luar kota 2 kali @ 3 hari). a. Ketua Tim memimpin pembahasan. b. Tim melaksanakan pembahasan. c. Sekretariat …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1471 c. Sekretariat Tim menyempurnakan Rancangan Peraturan Presiden/ Peraturan Menteri Sekretaris Negara berdasarkan hasil pembahasan. 14. Tim melaksanakan finalisasi Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara berdasarkan hasil pembahasan untuk dilaporkan kepada Ketua Tim (3 hari). 15. Ketua Tim memeriksa substansi dan teknis Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara (3 hari). 16. Permohonan persetujuan Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara kepada Menteri Sekretaris Negara (3 jam). a. Berdasarkan arahan Ketua Tim, Sekretariat Tim menyusun konsep memorandum Ketua Tim kepada Menteri Sekretaris Negara. b. Sekretaris Tim memeriksa konsep memorandum beserta lampirannya. c. Ketua Tim memeriksa dan menandatangani memorandum. d. Sekretariat Tim menyampaikan memorandum beserta Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara kepada Menteri Sekretaris Negara 17. Menteri Sekretaris Negara memeriksa dan memberikan persetujuan atas Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara. Apabila ada perbaikan dari Menteri Sekretaris Negara, maka Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara akan diperbaiki sesuai dengan arahan. 18. Permohonan pertimbangan Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara kepada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kementerian PAN dan RB) (3 hari). a. Berdasarkan arahan Menteri Sekretaris Negara, Tim menyusun konsep surat Menteri Sekretaris Negara kepada Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menteri PAN dan RB) beserta konsep memorandum pengantar dari Ketua Tim (2 jam). b. Sekretaris Tim memeriksa konsep surat dan memorandum beserta lampirannya (30 menit). c. Ketua Tim memeriksa konsep surat dan menandatangani memorandum (30 menit). d. Menteri Sekretaris Negara memeriksa dan menandatangani surat kepada Menteri Negara PAN dan RB. e. Sekretariat Tim menyampaikan surat beserta Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara kepada Menteri Negara PAN dan RB (2 jam).
19. Tim …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1472 19. Tim menghadiri rapat pembahasan Rancangan Peraturan Presiden/ Peraturan Menteri Sekretaris Negara dengan Kementerian PAN dan RB (6 kali @ 3 jam). 20. Penerimaan persetujuan Rancangan Peraturan Presiden/Peraturan Menteri Sekretaris Negara dari Kementerian PAN dan RB a. Rancangan Peraturan Presiden 1) Sekretariat Kabinet menerima Rancangan Peraturan Presiden mengenai penataan organisasi yang telah mendapatkan persetujuan/pertimbangan dari Kementerian PAN dan RB untuk ditindaklanjuti. 2) Sekretariat Kabinet memproses penyelesaian Peraturan Presiden mengenai penataan organisasi. 3) Menteri Sekretaris Negara menerima Peraturan Presiden mengenai penataan organisasi untuk diproses lebih lanjut. b. Rancangan Peraturan Menteri Sekretaris Negara 1) Menteri Sekretaris Negara menerima Rancangan Peraturan Menteri Sekretaris Negara mengenai penataan organisasi yang telah mendapatkan persetujuan/pertimbangan dari Kementerian PAN dan RB. 2) Berdasarkan persetujuan/pertimbangan dari Kementerian PAN dan RB yang telah mendapatkan arahan pimpinan, Sekretaris Tim menyiapkan Rancangan Peraturan Menteri Sekretaris Negara untuk dimintakan paraf Ketua Tim (2 hari). 3) Ketua Tim memeriksa dan memaraf pada Rancangan Peraturan Menteri Sekretaris Negara (1 hari). 4) Sebelum diajukan kepada Menteri Sekretaris Negara, terlebih dahulu dilaksanakan harmonisasi Rancangan Peraturan Menteri Sekretaris Negara oleh Deputi Bidang Perundang-undangan (4 hari). 5) Pengajuan Rancangan Peraturan Menteri Sekretaris Negara kepada Menteri Sekretaris Negara untuk mendapat persetujuan (4 jam) a) Berdasarkan arahan Ketua Tim, Sekretaris Tim menyusun konsep memorandum penyampaian Rancangan Peraturan Menteri Sekretaris Negara dari Ketua Tim kepada Menteri Sekretaris Negara (1 jam). b) Ketua …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1473 b) Ketua Tim memeriksa dan menandatangani memorandum (30 menit). c) Sekretariat Tim menyampaikan memorandum beserta Rancangan Peraturan Menteri Sekretaris Negara kepada Menteri Sekretaris Negara (10 menit). 6) Menteri Sekretaris Negara memeriksa dan menandatangani Peraturan Menteri Sekretaris Negara mengenai penataan organisasi. 7) Staf Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara memberikan nomor dan mengagendakan Peraturan Menteri Sekretaris Negara. 7) Penyiapan Salinan Peraturan Menteri Sekretaris Negara tentang Organisasi dan Tata Kerja (3 hari) a) Berdasarkan arahan pimpinan secara berjenjang, staf Subbagian Analisis Organisasi menyiapkan draf Salinan Peraturan Menteri Sekretaris Negara. b) Kepala Subbagian Analisis Organisasi memeriksa dan memaraf draf Salinan Peraturan Menteri Sekretaris Negara. c) Kepala Bagian Organisasi memeriksa dan memaraf draf Salinan Peraturan Menteri Sekretaris Negara. d) Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja memeriksa dan menandatangani Salinan Peraturan Menteri Sekretaris Negara. 8) Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja mengajukan permohonan pencetakan Peraturan Menteri Sekretaris Negara mengenai penataan organisasi melalui memorandum kepada Kepala Biro Umum, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara (3 jam). 9) Proses pencetakan Peraturan Menteri Sekretaris Negara oleh Biro Umum, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara. 10) Staf Subbagian Analisis Organisasi mendistribusikan Peraturan Menteri Sekretaris Negara mengenai penataan organiasi kepada pimpinan satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan unit organisasi lain yang pembentukan organisasi dan tata kerjanya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara (2 hari).
C. Persyaratan …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1474 C. Persyaratan 1. Persyaratan administratif/teknis yang harus dipenuhi oleh pelaksana pelayanan: a. Adanya arahan pimpinan untuk melaksanakan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara b. Adanya inisiatif Bagian Organisasi untuk melaksanakan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara c. Adanya usulan penataan organisasi dari satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara atau dari unit organisasi lain yang pembentukan organisasi dan tata kerjanya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara d. Memiliki kompetensi sesuai dengan jenjang masing-masing 2. Persyaratan administratif/teknis bagi pengguna pelayanan: Pimpinan satuan organisasi/unit kerja menyampaikan usulan penataan organisasi kepada Menteri Sekretaris Negara/Deputi Bidang Sumber Daya Manusia/Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja.
D. Sarana dan Prasarana Pelayanan Alat tulis kantor, komputer, printer, mesin fotokopi, scanner, notebook, LCD projector, kendaraan roda empat, kendaraan roda dua, dan ruang rapat
E. Biaya Pelayanan Tidak ada
F. Tempat Pelayanan Pelayanan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara diselenggarakan di Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja, Deputi Bidang Sumber Daya Manusia.
G. Jadwal …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 1475 G. Jadwal Pelayanan Pelayanan analisis, evaluasi, penyusunan dan penyempurnaan organisasi diselenggarakan selama jam kerja kedinasan, dan apabila diperlukan dapat dilaksanakan diluar hari dan jam kerja.
H. Penanganan/Tindak Lanjut Pengaduan/Keluhan/Masukan 1. Pengaduan/keluhan/masukan dari unit kerja terkait dengan pengusulan, penyempurnaan, dan evaluasi organisasi disampaikan kepada Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja. 2. Kepala Biro Organisasi, Tata Laksana, dan Akuntabilitas Kinerja dapat mendelegasikan wewenang kepada Kepala Bagian Organisasi untuk menindaklanjuti pengaduan/keluhan/masukan. 3. Kepala Bagian Organisasi beserta staf menindaklanjuti pengaduan/keluhan/ masukan.
b. Standar …
