MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN II PERATURAN MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 2 TAHUN 2016 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA

ANALISIS FUNGSI SATUAN ORGANISASI/DEPUTI SERTA DAFTAR ARSIP BERDASARKAN KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DI KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA A. Sekretariat Kementerian No.

Fungsi Satuan Organisasi/Deputi

Kegiatan (Fungsi Unit Kerja)

1

2

3

1

Menyelenggarakan koordinasi penyusunan rencana, program, dan anggaran di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan lembaga lain yang anggarannya secara administratif dikoordinasikan oleh Kementerian Sekretariat Negara

a. Pengoordinasian penyusunan rencana program dan anggaran untuk periode lima tahunan dan tahunan. b. Pengoordinasian penyusunan, penelaahan, dan pembahasan revisi dokumen pelaksanaan anggaran.

Arsip Tercipta 4 -

-

Rencana Strategis (Renstra) Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/ Lembaga (RKAKL)

Klasifikasi Keamanan 5 B T R SR 6 7 8 9 √ √

Hak Akses

10 Biasa (B) 1. Penentu Kebijakan 2. Pelaksana Kebijakan 3. Pengawas 4. Pengelola Arsip 5. Penegak Hukum 6. Publik

Penanggung Jawab

11 Kepala Biro Perencanaan

c. Pengoordinasian . . .

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA -2-

No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

c. Pengoordinasian persiapan dan penyusunan bahan-bahan Rapat Kerja dan Rapat Dengar Pendapat Kementerian Sekretariat Negara mengenai Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dengan Komisi terkait di Dewan Perwakilan Rakyat (DPR). d. Pengoordinasian pelaksanaan pemantauan dan evaluasi rencana program dan anggaran untuk periode lima tahunan dan tahunan e. Pengoordinasani penyusunan laporan kinerja Sekretariat Kementerian

-

-

-

-

-

Rencana Kerja Kementerian/ Lembaga (RenjaKL) dan dokumen Kesepakatan Tiga Pihak Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan revisinya Bahan dan dokumen Nota Keuangan dan RAPBN Kementerian/ Lembaga Rapat Dengar Pendapat (RDP)

-2-

Klasifikasi Keamanan 5 B T R SR 6 7 8 9 √

Penanggung Jawab

10

11

Terbatas (T) 1. Penentu Kebijakan 2. Pelaksana Kebijakan 3. Pengawas 4. Penegak Hukum Rahasia (R) 1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas 3. Penegak Hukum

√ √

√

Hak Akses

Sangat Rahasia (SR) 1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas 3. Penegak Hukum

√

dengan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 -

-

-

dengan DPR RI Penetapan pagu indikatif Penetapan pagu anggaran Penetapan Alokasi Anggaran Bahan dan Dokumen Target dan Pagu Penggunaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Kementerian/ Lembaga Evaluasi dan pelaporan a. Berkala b. Insidental

-3-

Klasifikasi Keamanan 5 B T R SR 6 7 8 9

Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√ √ √ √

√

2 Menyelenggarakan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

2

Menyelenggarakan dukungan pelayanan administrasi keuangan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan lembaga lain yang anggarannya secara administratif dikoordinasikan oleh Kementerian Sekretariat Negara

a. Pelaksanaan koordinasi penyelesaian permintaan pembayaran pada Satuan Kerja Sekretariat Negara dan lembaga lain yang anggarannya dialokasikan pada DIPA Satuan Kerja Sekretariat Negara b. Pelaksanaan koordinasi proses akuntansi dan penyusunan Laporan Keuangan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara c. Penyiapan administrasi pengangkatan Pejabat Perbendaharaan Negara pada Satuan Kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, Pengelola Keuangan, Pejabat Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah, dan Pejabat/ Panitia Penerima Hasil Pekerjaan pada Satuan Kerja


Ketentuan/ √ peraturan yang menyangkut pelaksana anggaran, penatausahaan dan penanggungjawab anggaran - Pendapatan a. Surat √ SetoranPajak (SSP) b. Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) c. Bukti Penerimaan Bukan Pajak (PNBP) d. Penerimaan Sisa Anggaran

Penanggung Jawab

10

11

Biasa (B) 1. Penentu Kebijakan 2. Pelaksana Kebijakan 3. Pengawas 4. Pengelola Arsip 5. Penegak Hukum 6. Publik

-

-4-

Hak Akses

Kepala Biro Keuangan

Terbatas (T) 1. Penentu Kebijakan 2. Pelaksana Kebijakan 3. Pengawas 4. Penegak Hukum √ √

Rahasia (R) 1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas 3. Penegak Hukum

√

Sekretariat . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

Sekretariat Negara dan lembaga lain yang anggaran nya secara administrastif dikoordinasikan oleh Kementerian Sekretariat Negara d. Penyiapan administrasi pengangkatan Pejabat Perbendaharaan Negara pada Satuan Kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, Pengelola Keuangan, Pejabat Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan Pejabat/Panitia Penerima Hasil Pekerjaan pada Satuan Kerja Sekretariat Negara dan lembaga lain yang anggarannya secara administrastif dikoordinasikan oleh Kementerian Sekretariat Negara e. Pengkoordinasian penyelesaian kerugian negara

Lembih dan Saldo Kas atau Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSBP) e. Bunga dan atau Jasa Giro pada bank f. Pengelolaan Barang Milik Negara - Belanja a. Dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah 1) Barang habis pakai 2) Barang inventaris Jasa

-5-


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

Sangat Rahasia (SR) 1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas 3. Penegak Hukum √ √

√ √

f. Penanganan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

f.

Penanganan administrasi perjalanan dinas g. Pengelolaan Informasi keuangan h. Penanganan administrasi Belanja Pegawai i. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan anggaran j. Pelaksanaan administrasi keuangan lainnya


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

3) Beserta √ data pendukung annya:  Dokumen uang muka dan data pendukung  penagihan/inv oice, kwitansi pembayaran, faktur pajak, bukti penerimaan kas/bank beserta data pendukung: Copy faktur pajak, nota kredit dll  Berita acara penyelesaian

-6-

pekerjaan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

 b.

    c.  


pekerjaan/ serah terima barang SPP/SPM/SP2 D beserta lampirannya Surat Perintah √ Pembayaran (SPP) dan lampirannya SPP-GU SPP-DU/TU SPP Rutin SPP LS Pembukuan Anggaran Buku Kas Umum (BKU) Buku Kas Pembantu (BKP)

-7-

Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√

Buku . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 

 d.   e.  



Buku/Kartu Pengawasan Kredit Anggaran Rekening Koran Bank Daftar gaji/Kartu Gaji Pejabat Negara Non Pejabat Negara Laporan arus kas Berita Acara Pemeriksaan Kas/ Registrasi Penutupan Kas Laporan Realisasi

-8-


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√ √ √

Anggaran . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

Anggaran (LRA) termasuk data Arsip Data Komputer (ADK)  Laporan Pendapatan Negara  Laporan Keadaan Kredit Anggaran (LKKA) bulan/ triwulanan/ Semesteran √ f. Laporan Keuangan Tahunan  Laporan Realisasi Anggaran

-9-

(LRA) . . .

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 10 -

No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4


(LRA) Neraca Catatan atas laporan keuangan (CaLK) - Bantuan/Pinjaman √ Luar Negeri  Laporan Hutang Negara  Laporan pembayaran hutang negara  Laporan posisi hutang negara - Sistem Akuntansi Instansi (SAI) a. Manual implementasi SAI b. Berita Acara √

Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

 

- 10 -

√

Rekonsiliasi . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 Rekonsiliasi c. Daftar Transaksi (DT):  Pengeluaran (PK)  Penerimaan (PN)  Dokumen sumber (DS)  Bukti Jurnal (BJ)  Surat Tanda Setor (STS)  Surat Setor Bukan Pajak (SSBP)  Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)  SPM dalam Daftar Ringkasan

- 11 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√

Pengembalian . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

Pengembalian dan Potongan dari Pengeluaran (SPDR) d. Listing (Daftar √ Rekaman Penerimaan) Buku Temuan dan Tindakan lain SAI e. Laporan √ Realisasi Bulanan SAI f. Laporan Realisasi √ Triwulanan SAI dari Unit Akuntansi Wilayah (UAW) dan Gabungan Semua

- 12 -

UAW . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 UAW/Unit Akuntansi Kantor Pusat Instansi (UAKPI) - Pertanggungjawaban Keuangan Negara a. Laporan hasil Pemeriksaan atas Laporan Keuangan oleh BPK b. Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan Internal c. Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional  Laporan Hasil

- 13 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√

√

√

Pemeriksaan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

a. pengendalian dan pengurusan surat menyurat di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara

Pemeriksaan (LHP)  Memorandum Hasil Pemeriksaan (MHP)  Tindak Lanjut/ Tanggapan LHP d. Dokumen Penyelesaian Keuangan Negara  Tuntutan Perbendaharaan  Tuntunan Ganti Rugi Administrasi Pimpinan a. Sambutan/Pidato

3

Melaksanakan ketatausahaan, kearsipan, dokumentasi, serta keprotokolan di lingkungan

- 14 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

Biasa (B) 1. Penentu Kebijakan 2. Pelaksana Kebijakan

Kepala Biro Tata Usaha

√

√

Kementerian . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

Kementerian Sekretariat Negara

b. pelaksanaan reproduksi termasuk Pidato Presiden dan Buku Acara Presiden c. pelaksanaan pengelolaan kearsipan dan dokumentasi d. penyiapan acara dan keprotokolan Menteri Sekretaris Negara, dan urusan ketatausahaan pimpinan e. penyelenggaraan jasa perpustakaan


Pimpinan b. Persuratan √ pimpinan (ucapan terima kasih, simpati, pesan/kesan, dan rekomendasi) c. Acara pimpinan (agenda pimpinan dan kunjungan kerja) d. Upacara - pelantikan pejabat (beserta laporan: sumpah jabatan, serah terima) - bendera peringatan hari besar nasional

- 15 -

3. 4. 5. 6.

√

√

Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

Pengawas Pengelola Arsip Penegak Hukum Publik

Terbatas (T) 1. Penentu Kebijakan 2. Pelaksana Kebijakan 3. Pengawas 4. Penegak Hukum Rahasia (R) 1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas 3. Penegak Hukum Sangat Rahasia (SR) 1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas 3. Penegak Hukum

e. Notulen . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 e. Notulen/analisis/ telaah staf ahli f. Memori jabatan pimpinan Administrasi Sidang/Rapat menteri/Pimpinan (jadwal, bahan, daftar hadir) a. Sidang Kabinet/ paripurna b. Rapat Kerja/konsultasi dengan DPR RI c. Rapat Terbatas d. Rapat pimpinan Sarana Pencatatan dan Pengendalian Surat Keluar (Buku Agenda, Buku Ekspedisi) a. Presiden RI

- 16 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√ √ √

√ Sangat . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 (Sangat Rahasia) b. Menteri (Rahasia, Sangat Rahasia) c. Menteri (Biasa) Lembar Pengantar/Surat Pengantar Pengumuman Harian Bukti Tanda Terima Surat Permintaan penggandaan dokumen beserta lampirannya Alamat Anggota Kabinet/ Pejabat Tinggi Negara Inventarisasi Arsip (Daftar Inventaris Arsip)

- 17 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√ √ √ √ √ √

√ √

Penyimpanan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 Penyimpanan/ Penataan Arsip Alih Media (Daftar Arsip, Berita Acara Alih Media beserta dokumen pendukungnya) Pemindahan Arsip Inaktif (Daftar Arsip Pindah, Berita Acara Pemindahan Arsip beserta dokumen pendukungnya) Pemusnahan Arsip (Daftar Arsip Musnah, Berita Acara Penilaian dan Penelitian dan Pemusnahan, Berita Acara Pemusnahan Arsip

- 18 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√ √

√

√

beserta . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 beserta dokumen pendukungnya) Penyerahan Arsip ke ANRI (Daftar Arsip Serah, Berita Acara Penyerahan Arsip beserta dokumen pendukungnya) Pembinaan Kearsipan (bahan, laporan pembinaan) Dokumen pemeliharaan/ perawatan Arsip beserta laporan Pengembangan/ pengumpulan/peny ediaan bahan perpustakaan beserta dokumen pendukung

- 19 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√

√ √

√

Pengelolaan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 Pengelolaan Bahan Perpustakaan (katalog, daftar koleksi) Pelayanan Bahan Pustaka (daftar anggota, kartu anggota, catatan kontrol layanan, Berita Buku Baru) Dokumen pemeliharaan/ perawatan bahanpustaka Laporan Penghapusan/ penyusutan bahan pustaka

4

Menyelenggarakan pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan

a.

perencanaan, pengembangan, dan penerapan teknologi informasi dan komunikasi,

Kebijakan Teknologi Informasi dan Komunikasi beserta

- 20 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√

√

√

√

√

Biasa (B) 1. Penentu Kebijakan 2. Pelaksana Kebijakan

Kepala Biro Informasi dan Teknologi

Kementerian . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

Kementerian Sekretariat Negara b. c.

d. e.

serta evaluasi teknis; pengembangan, perawatan, dan penyelenggaraan aplikasi sistem informasi; pengembangan, perawatan, dan penyelenggaraan teknologi sistem jaringan komunikasi data dan komputer; pengelolaan dan pelayanan teknis informatika, serta administrasi; pelaksanaan kerja sama antar unit kerja atau instansi guna mendukung kelancaran pengembangan penerapan Sistem Informasi Kementerian Sekretariat Negara

dokumen pendukung a. Sistem Aplikasi b. Infrastruktur dan Jaringan c. Komunikasi Data Basis Data dan nformasi Pengembangan Sistem Informasi beserta dokumen pendukung a. Sistem Aplikasi b. Infrastruktur dan Jaringan Komunikasi Data c. Basis Data dan Informasi Pengelolaan dan Layanan Sistem Informasi beserta dokumen pendukung a. Sistem Aplikasi

- 21 -

Klasifikasi Keamanan 5 B T R SR 6 7 8 9 3. 4. 5. 6.

√

Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

Pengawas Pengelola Arsip Penegak Hukum Publik


√


b. Infrastuktur . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11


Kepala Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri

b. Infrastruktur dan Jaringan Komunikasi Data c. Basis Data dan Informasi 5

Penyelenggaraan koordinasi perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan fasilitasi kerja sama teknik antara Pemerintah Indonesia dengan mitra pembangunan luar negeri, serta penanganan administrasi persetujuan perjalanan dinas luar negeri

a.

Penyiapan koordinasi perencanaan program/proyek, penugasan tenaga asing dan tenaga ahli Indonesia, serta pemanfaatan beasiswa, barang/peralatan dan kendaraan dalam kerangka kerja sama teknik bilateral, multilateral, regional, dan dengan Organisasi Non Pemerintah, serta Kerja Sama Teknik Selatan-Selatan dan Triangular antara Pemerintah Indonesia dengan mitra pembangunan luar negeri;

Perjalanan Dinas Luar Negeri: - Permohonan izin penugasan ke luar negeri - Pernyataan biaya sendiri (untuk swadana tidak menggunakan biaya APBN)/ instansi terkait - Persetujuan pemerintah bagi penugasan pejabat/pegawai

- 22 -

√

Terbatas (T) 1. Penentu Kebijakan 2. Pelaksana Kebijakan 3. Pengawas 4. Penegak Hukum

b. penyiapan . . .

penjualan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

b.

c.

penyiapan koordinasi pelaksanaan program/proyek, penugasan tenaga asing dan tenaga ahli Indonesia, serta pemanfaatan beasiswa, barang/peralatan dan kendaraan dalam kerangka kerja sama teknik bilateral, multilateral, regional, dan dengan Organisasi Non Pemerintah, serta Kerja Sama Teknik Selatan-Selatan dan Triangular antara Pemerintah Indonesia dengan mitra pembangunan luar negeri; penyiapan monitoring dan evaluasi program/proyek, penugasan tenaga asing dan tenaga ahli Indonesia, serta pemanfaatan beasiswa/peralatan dan kendaraan dalam kerangka

/tenaga Indonesia ke luar negeri - Peraturan Presiden bagi penugasan Delegasi Republik Indonesia untuk menghadiri pertemuan internasional pada tingkat kepala negara/ pemerintah dan tingkat menteri Administrasi fasilitas kerja sama teknik - Rekomendasi izin tinggal dan Multiply Exit

- 23 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

Rahasia (R) 1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas 3. Penegak Hukum Sangat Rahasia (SR) 1. Penentu Kebijakan 2. Pengawas 3. Penegak Hukum

√

kerja . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

d.

e. f.

kerja sama teknik bilateral, multilateral, regional, dan dengan Organisasi Non Pemerintah, serta Kerja Sama Teknik Selatan-Selatan dan Triangular antara Pemerintah Indonesia dengan mitra pembangunan luar negeri; penyiapan bahan audiensi perwakilan mitra pembangunan luar negeri kepada Menteri Sekretaris Negara; penyiapan penanganan administrasi persetujuan perjalanan dinas luar negeri; penyiapan rekomendasi fasilitas kerja sama teknik, pengelolaan sistem informasi kerja sama teknik dan dukungan administrasi lainnya

-

-


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

Permit (permohonan izin tinggal, persetujuan permohonan izin tinggal dari Deplu, paspor/visa) Rekomendasi pembebasan bea masuk untuk personal effect (surat permohonan, surat persetujuan penugasan, paspor/visa, bill of lading/airway bill, invoice, packing list) Rekomendasi

- 24 -

pembebasan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

-


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

pembebasan PPN dan PPnBM (perjanjian/MOU , surat permohonan, surat persetujuan penugasan, rekomendasi dari departemen teknis untuk yang bukan tenaga ahli, invoice, faktur pajak) Rekomendasi pembebasan bea masuk untuk kendaraan (surat permohonan, surat

- 25 -

persetujuan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

-


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

persetujuan prinsip pembelian, invoice, check list kelengkapan dokumen, rekomendasi pembebasan bea masuk, surat pengantar) Rekomendasi pendaftaran/per panjangan STNK kendaraan (surat permohonan, faktur pembelian kendaraan, form B dari Direktur Jenderal Bea Cukai, STNK sebelumnya)

- 26 -

- Rekomendasi . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 -

Rekomendasi pemindahtangan an kendaraan (surat permohonan, daftar keterangan tentang kendaraan, form PP 19 Tahun 1955, letter of authorization/su rat kuasa, form B dari Direktur Jenderal Bea Cukai, faktur pembelian, STNK terakhir, surat persetujuan untuk penugasan

- 27 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 -

-


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

tenaga ahli) Rekomendasi penghibahan kendaraan kepada instansi terkait (surat permohonan, form PP 19 Tahun 1955, form I, form II, form B, surat rekomendasi dari instansi terkait, berita acara penghibahan) Rekomendasi penjualan kendaraan (surat permohonan, letter of

- 28 -

authorization . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 authorization, form B, faktur pembelian, STNK terakhir, KTP pembeli, rekomendasi pembelian yang telah disetujui dari Direktur Jenderal Bea Cukai) Administrasi fasilitas kerja sama diplomatic - Rekomendasi impor kendaraan untuk fasilitas kendaraan (CBU) diplomatik (surat permohonan, bill

- 29 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√

of . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

-


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

of lading, invoice, persetujuan prinsip impor, paspor/id card (khusus untuk diplomatik), nota kedatangan, telaah staf, check list) Rekomendasi pembelian kendaraan untuk fasilitas kendaraan (CBU) diplomatik (surat permohonan, form PP 8 Tahun 1957, STNK, form B, persetujuan prinsip

- 30 -

penjualan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

-


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

penjualan, paspor/id card (khusus untuk diplomatik), telaah staf, check list) Rekomendasi penjualan kendaraan CBU Diplomatik (surat permohonan, form B, form PP 8 Tahun 1957, letter of authorization (surat kuasa), STNK terakhir, KTP pembeli, telaah staf, check list)

- 31 -

- Rekomendasi . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 Rekomendasi pemberian plat nomor kendaraan CD (Corps Diplomatic) (surat permohonan, form B, form PP 8 Tahun 1957, STNK, surat keterangan dari dealer (apabila form B belum keluar), surat persetujuan penugasan tenaga ahli) Beasiswa (bilateral, multirateral, negara berkembang, kebudayaan dan


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

-

- 32 -

√

organisasi . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

organisasi internasional nonpemerintah) - MOU - Penawaran ke instansi terkait - Pengajuan pencalonan peserta (surat izin dari instansi, surat perjanjian) - Konfirmasi dari negara donor - Analisis persetujuan pemerintah - Laporan perkembangan diklat/belajar - Laporan di departemen

- 33 -

terkait . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 terkait Laporan hasil penugasan - Perpanjangan masa belajar - Pemberhentian diklat Proyek (bilateral, multirateral, negara berkembang, kebudayaan dan organisasi internasional nonpemerintah) - Permohonan izin - TOR/Proposal - MOU - Record of Discussion - Penolakan proyek - Persetujuan


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

-

- 34 -

√

proyek . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 proyek Evaluasi pelaksanaan proyek Laporan proyek Tenaga Ahli (bilateral, multirateral, negara berkembang, kebudayaan dan organisasi internasional nonpemerintah) - MOU - Usul permintaan tenaga ahli - Usul pencalonan tenaga ahli dari negara donor - Clearence dari BIN (untuk ditempatkan di


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

-

- 35 -

√

propinsi . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 propinsi) Persetujuan penugasan tenaga ahli - Laporan pelaksanaan tugas tenaga ahli - Kontrak kerja - Perpanjangan masa tugas - Pemberhentian penugasan Peralatan (bilateral, multirateral, negara berkembang, kebudayaan dan organisasi internasional nonpemerintah) - MOU - Surat


-

- 36 -

√

Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 permintaan peralatan - Bill of lading - Airway bill - Invoice - Packing List - TOR - Persetujuan pemasukan barang - Faktur Pajak - Pemindahtangan an barang Laporan Pengadministrasian berkas Sister City - Surat pelaporan ke Departemen Dalam Negeri - Letter of Intent - MOU

- 37 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√

5 Pemberian . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

5

Pemberian dukungan penyediaan prasarana dan sarana, pengelolaan barang milik negara yang meliputi tanah, bangunan, kendaraan, dan perlengkapan, serta urusan kerumahtanggaan, pelayanan kesehatan, dan urusan pengamanan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.

a. Pelaksanaan penyediaan tanah, gedung kantor, rumah negara, beserta sarana dan prasarananya yang berada dalam penguasaan Satuan Kerja Sekretariat Negara b. Pelaksanaan penyediaan perlengkapan kantor, rumah negara yang berada dalam penguasaan Satuan Kerja Sekretariat Negara, dan pelaksanaan urusan kerumahtanggaan kantor c. Pelaksanaan penyediaan kendaraan dinas dan pelayanan Tamu negara/pemerintah d. Pelaksanaan pengelolaan barang milik negara yang berada dalam penguasaan Kementerian Sekretariat Negara e. Pemberian dukungan administrasi kepada Dokter

Aset/Barang Milik Negara a. Rekapitulisasi/ inventarisasi Aset BMN/Rumah Dinas b. Bukti Kepemilikan Aset (sertifikat tanah, gambar/ kontruksi bangunan, IMB, BPKB, STNK, instalasi listrik/air/gas, syarat teknis, konstruksi) c. Perubahan status rumah dinas d. Alih status BMN e. Penelaahan pendayagunaan

- 38 -

Klasifikasi Keamanan 5 B T R SR 6 7 8 9 √

√

Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11


Kepala Biro Umum


√ √ √

Kepresidenan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

Kepresidenan dalam rangka pemberian layanan pemeliharaan kesehatan bagi Presiden dan keluarganya, Wakil Presiden dan keluarganya, mantan Presiden dan Istri/Suami, mantan Wakil Presiden dan Istri/Suami, serta Tamu Negara yang setingkat Kepala Negara/atau Kepala Pemerintahan f. Pelaksanaan pelayanan kesehatan bagi pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara beserta keluarganya g. Pelaksanaan pengamanan di lingkungan Kantor Kementerian Sekretariat Negara dan rumah negara, serta barang milik negara lainnya yang berada dalam penguasaan Kementerian

BMN Perjanjian pemanfaatan BMN berikut penilaian dan evaluasi g. Laporan neraca BMN h. Penghapusan barang milik negara  Barang bergerak/ inventaris beserta dokumen pendukung nya  Barang tidak bergerak beserta dokumen


f.

- 39 -

√

Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11


√

√

√

Sekretariat. . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4

Sekretariat Negara

pendukung nya  Kendaraan VIP/ VVIP/Dinas Operasional beserta dokumen pendukung nya Administrasi Pengelolaan Bangunan a. Administrasi perencanaan b. Administrasi pemanfaatan bangunan c. Administrasi penatausahaan bangunan d. Adminitrasi

- 40 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√

√ √ √ √ √ penatausahaan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 penatausahaan penggunaan gedung dan rumah dinas e. Adminitrasi penatausahaan biaya listrik dan gas f. Adminitrasi kontrak dan tagihan Pengembangan bangunan Pengawasan bangunan Pengelolaan Kendaraan a. Administrasi Pelayanan Kendaraan Dinas  VVIP  VIP

- 41 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√

√ √ √

√ √ Pejabat . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 Pejabat Es. I dan II  Operasional b. Administrasi Hak Pakai Kendaraan  Serah terima kendaraan  Berita Acara Pemakaian Kendaraan Dinas  Penarikan Kendaraan dinas c. Administrasi Pengemudi Kendaraan dinas  Mutasi pengemudi  piket/jadwal pengemudi d. Administrasi


Penanggung Jawab

10

11

√



- 42 -

Hak Akses

√ √

√

√

Perawatan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 Perawatan Kendaraan Dinas (Service/ Perawatan/ Perbaikan Kendaraan Dinas) Administrasi Pelayanan Kesehatan Pegawai a. Perizinan  Izin poliklinik  Izin praktik dokter b. Catatan medis  medical record  Buku pemeriksaaan laboratorium c. Pelayanan kesehatan  medical check up

- 43 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√

√

√

Demam . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 Demam berdarah (fogging)  Rekapitulasi pasien  Posyandu  papsmear d. Administrasi obat  Pengadaan obat (perencanaan, berita acara serah terima obat, tagihan pembelian obat)  Resep obat  Buku/kartu persediaan obat harian dan bulanan  Laporan stok


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11



- 44 -

√ √ √ √ √ √

√ √

√ opname . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4 opname/ persediaan obat  Rekapitulasi obat dan sisa obat Administrasi Pelayanan Dokter Kepresidenan a. Administrasi obat dan alat kesehatan  Copy resep bagi Presiden dan keluarga  Daftar/ Rekapitulasi obat dan berita acara biaya obat  Permintaan alat-alat

- 45 -


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

√ √

kesehatan . . .


No.



Arsip Tercipta

1

2

3

4


Hak Akses

Penanggung Jawab

10

11

kesehatan Laporan kebutuhan obat b. Berkas dana operasional TDK c. Pelayanan kebutuhan medis Presiden dalam rangka kunjungan kerja d. Penjadwalan piket dokter dan daftar hadir harian dokter pribadi dan paramedis 

- 46 -

B. Sekretariat . . .

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

Recommend Documents