MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 26 BAB VI PENYUSUTAN ARSIP AUDIO-VISUAL
A. Tujuan Penyusutan Arsip Audio-Visual Tujuan penyusutan arsip audio-visual adalah untuk: 1. mengurangi jumlah arsip audio-visual yang ada di Unit Pengolah dan Unit Kearsipan; 2. memusnahkan arsip audio-visual yang secara fisik sudah rusak dan tidak dapat dikenal lagi informasinya; dan 3. menyelamatkan dan mengamankan serta melestarikan arsip audio-visual yang bernilai guna tinggi. B. Mekanisme Penyusutan Arsip Audio-Visual 1. Pemindahan Pemindahan arsip audio-visual merupakan rangkaian kegiatan memindahkan arsip audio-visual dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan I. Mekanisme pemindahan arsip audio-visual adalah sebagaimana tergambar pada flowchart sebagai berikut. Penerimaan Memorandum permohonan pemindahan arsip dari Unit Pengolah kepada Karo TU dan Humas Koordinasi dengan Unit Pengolah Survei arsip ke Unit Pengolah Pembuatan Daftar Arsip oleh Unit Pengolah Pemindahan arsip Pencocokan Daftar Arsip dan fisik arsip
Penyusunan ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 27 -
Penyusunan skema pengaturan arsip (khusus untuk arsip foto) Pendeskripsian arsip Manuver kartu deskripsi dan fisik arsip (khusus untuk arsip foto) Penyempurnaan Daftar Arsip Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip Penandatangan Berita Acara Pemindahan Arsip
Berdasarkan flowchart tersebut, mekanisme pemindahan arsip audio-visual dapat dijelaskan sebagai berikut. 1) Kepala Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat menerima Memorandum permohonan pemindahan arsip dari Unit Pengolah, serta memberikan arahan kepada Kepala Bagian Arsip untuk menindaklanjutinya. 2) Kepala Bagian Arsip/Kepala Subbagian koordinasi dengan Unit Pengolah.
Penyusutan
melakukan
3) Kepala Subbagian Penyusutan beserta Arsiparis melakukan survei arsip ke Unit Pengolah. 4) Unit Pengolah membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan. 5) Unit Pengolah melakukan pemindahan arsip ke Bagian Arsip. 6) Arsiparis melakukan pencocokan antara Daftar Arsip dengan fisik arsip yang dipindahkan dari Unit Pengolah. 7) Kepala Subbagian Penyusutan menyusun skema pengaturan arsip (khusus untuk arsip foto). 8) Arsiparis...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 28 8) Arsiparis mendeskripsikan arsip. 9) Arsiparis melakukan manuver kartu deskripsi dan fisik arsip sesuai dengan skema pengaturan arsipnya (khusus untuk arsip foto). 10) Arsiparis menyempurnakan Daftar Arsip. 11) Arsiparis membuat Berita Acara Pemindahan Arsip. 12) Pejabat Eselon III dari Unit Pengolah dan Kepala Bagian Arsip menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip, diketahui oleh pimpinan Unit Pengolah dan Kepala Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat. 2. Pemusnahan Pemusnahan arsip audio-visual merupakan kegiatan menghancurkan atau meniadakan arsip yang secara fisik sudah rusak dan tidak dapat dikenali lagi informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran dan penghancuran total. Mekanisme pemusnahan arsip audio-visual adalah sebagaimana tergambar pada flowchart sebagai berikut. Pembentukan Tim Pemusnahan Arsip Audio-Visual
Penilaian arsip untuk menentukan tingkat kerusakan
Pembuatan Daftar Arsip musnah
Permohonan persetujuan Mensesneg
Pelaksanaan pemusnahan arsip
Pembuatan Berita Acara Pemusnahan Arsip
Penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip
Berdasarkan ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 29 Berdasarkan flowchart tersebut, mekanisme pemusnahan arsip audio-visual dapat dijelaskan sebagai berikut. 1) Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat membentuk Tim Pemusnahan Arsip yang anggotanya terdiri dari unit kerja pemilik arsip, Asisten Deputi Hukum Deputi Bidang Perundang-undangan, Kepala Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat, para pejabat/pegawai pada Bagian Arsip, beserta Narasumber dari ANRI. 2) Tim Pemusnahan Arsip menilai arsip untuk menentukan tingkat kerusakan. 3) Arsiparis membuat Daftar Arsip musnah. 4) Sekretaris Kementerian Sekretaris Negara menyampaikan memorandum permohonan pemusnahan arsip kepada Menteri Sekretaris Negara. 5) Tim melaksanakan pemusnahan arsip setelah mendapatkan persetujuan dari Menteri Sekretaris Negara. 6) Arsiparis menyusun Berita Acara Pemusnahan Arsip. 7) Pejabat Eselon II unit pemilik arsip dan Kepala Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat menandatangani Berita Acara Pemusnahan Arsip, disertai dengan saksi dari Asisten Deputi Hukum, Deputi Bidang Perundang-undangan.
3. Penyerahan ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 30 3. Penyerahan Penyerahan arsip audio-visual merupakan kegiatan menyerahkan arsip statis yang bernilai kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional ke ANRI. Penyerahan arsip audio-visual hanya dapat dilakukan oleh Bagian Arsip sebagai Pusat Arsip Inaktif Kementerian Sekretariat Negara. Mekanisme penyerahan arsip audio-visual adalah sebagaimana tergambar pada flowchart sebagai berikut. Pembentukan Tim Penyerahan Arsip Audio-Visual Penilaian arsip
Pembuatan skema pengaturan arsip (khusus foto) Pendeskripsian arsip
Manuver kartu deskripsi dan fisik arsip (khusus foto)
Pembuatan Daftar Arsip Serah Persetujuan Mensesneg Koordinasi dengan ANRI
Penyusunan Berita Acara Penyerahan Arsip
Pembentukan Tim Penyerahan Arsip Audio-Visual
Berdasarkan ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 31 Berdasarkan flowchart tersebut, mekanisme penyerahan arsip audio-visual dapat dijelaskan sebagai berikut. 1) Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat membentuk Tim Penyerahan Arsip yang anggotanya terdiri dari Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara, Kepala Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat, pejabat/pegawai pada Bagian Arsip, dan narasumber dari ANRI. 2) Tim Penyerahan Arsip melakukan penilaian arsip untuk mengetahui ada atau tidaknya nilai guna kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional. 3) Tim Penyerahan Arsip membuat skema pengaturan arsip (khusus untuk arsip foto). 4) Arsiparis melakukan pendeskripsian arsip. 5) Arsiparis melakukan manuver kartu deskripsi dan fisik arsip sesuai dengan skema pengaturan arsip (khusus untuk arsip foto). 6) Arsiparis membuat Daftar Arsip Serah. 7) Sekretaris Kementerian Sekretaris Negara menyampaikan memorandum permohonan persetujuan penyerahan arsip kepada Menteri Sekretaris Negara. 8) Kepala Bagian Arsip melakukan koordinasi dengan ANRI mengenai waktu pelaksanaan penyerahan arsip. 9) Arsiparis menyusun Berita Acara Penyerahan Arsip. 10) Menteri Sekretaris Negara atau pejabat yang mewakili (minimal Kepala Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat) melaksanakan penyerahan arsip disertai dengan penandatangan Berita Acara Penyerahan Arsip oleh kedua belah pihak.
BAB VII ...
