MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 19 BAB V PELAYANAN PEMINJAMAN DAN PERMINTAAN ARSIP AUDIO-VISUAL
A. Tujuan Peminjaman dan Permintaan Arsip Audio-Visual Tujuan peminjaman dan permintaan arsip audio-visual adalah untuk memberikan akses arsip audio-visual kepada pengguna arsip audio-visual baik di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara maupun pihak lain untuk kepentingan kedinasan, pemeriksaan, penelitian, dan untuk pelestarian. B. Mekanisme Peminjaman Arsip Audio-Visual 1. Mekanisme Peminjaman di Bagian Arsip Mekanisme peminjaman arsip audio-visual di Bagian Arsip, Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara adalah sebagaimana tergambar pada flowchart sebagai berikut. Penerimaan memorandum permohonan peminjaman
Penerimaan disposisi Mensesneg atas surat permohonan peminjaman dari pihak luar
Penelitian memorandum/surat permohonan peminjaman Pencarian arsip yang akan dipinjam Pengisian lembar peminjaman
Penentuan jangka waktu peminjaman Pencocokan arsip yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta
Pengambilan arsip dan pemberian tanda khusus
Penyerahan arsip kepada peminjam
Pengembalian arsip dari peminjam
Pengembalian arsip ke mobile file
Berdasarkan ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 20 Berdasarkan flowchart tersebut, mekanisme peminjaman arsip audio-visual di Bagian Arsip dapat dijelaskan sebagai berikut. 1)
Bagian Arsip menerima arahan dari Kepala Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat berkaitan dengan: a) memorandum permohonan peminjaman arsip audio-visual dari pimpinan unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; b) surat permohonan peminjaman arsip audio-visual dari pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang akan meminjam arsip audio-visual harus mengajukan surat permohonan izin peminjaman kepada Menteri Sekretaris Negara.
2)
Kepala Bagian Arsip/Kepala Subbagian Inventarisasi dan Pengolahan meneliti memorandum/surat permohonan peminjaman arsip audiovisual.
3)
Arsiparis mencari arsip yang akan dipinjam dari Daftar Arsip Film, Daftar Arsip Video, dan Daftar Arsip Foto, serta Daftar Arsip Kaset.
4)
Arsiparis mengisi lembar peminjaman arsip audio-visual.
5)
Arsiparis menentukan jangka waktu peminjaman arsip audio-visual sesuai dengan aturan yang berlaku.
6)
Arsiparis mencocokkan arsip audio-visual yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta.
7)
Arsiparis mengambil arsip audio-visual yang telah dicocokkan tersebut dari tempat penyimpanan dan memberi tanda khusus.
8)
Arsiparis menyerahkan arsip audio-visual yang akan dipinjam kepada peminjam.
9)
Arsiparis menerima pengembalian arsip audio visual dari peminjam sesuai dengan jangka waktu peminjaman (14 hari). Apabila peminjam terlambat mengembalikan, Arsiparis harus mengingatkan atau meminta arsip yang dipinjamkan.
10) Arsiparis mengembalikan arsip ke dalam mobile file.
2. Mekanisme ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 21 2. Mekanisme Peminjaman di Unit Pengolah Mekanisme peminjaman arsip audio-visual di Unit Pengolah adalah sebagaimana tergambar pada flowchart sebagai berikut. Penerimaan memorandum permohonan peminjaman
Penerimaan disposisi Mensesneg atas surat permohonan peminjaman dari pihak luar
Penelitian memorandum/surat permohonan peminjaman
Pencarian arsip yang akan dipinjam Pengisian lembar peminjaman Penentuan jangka waktu peminjaman Pencocokan arsip yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta Pengambilan arsip dan pemberian tanda khusus Penyerahan arsip kepada peminjam Pengembalian arsip dari peminjam Pengembalian arsip ke mobile file
Berdasarkan flowchart tersebut, mekanisme peminjaman arsip audio-visual di Unit Pengolah dapat dijelaskan sebagai berikut. 1)
Unit Pengolah menerima arahan dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan: a) memorandum permohonan peminjaman arsip audio-visual dari pimpinan unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; b) surat permohonan peminjaman arsip audio-visual dari pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang akan meminjam arsip audio-visual harus mengajukan surat permohonan izin peminjaman kepada Menteri Sekretaris Negara.
2) Pejabat ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 22 2)
Pejabat Eselon III/Eselon IV Unit Pengolah meneliti memorandum/surat permohonan peminjaman arsip audio-visual.
3)
Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mencari arsip yang akan dipinjam dari Daftar Arsip Film, Daftar Arsip Video, dan Daftar Arsip Foto, serta Daftar Arsip Kaset.
4)
Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mengisi lembar peminjaman arsip audio-visual.
5)
Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip menentukan jangka waktu peminjaman arsip audio-visual sesuai dengan aturan yang berlaku.
6)
Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mencocokkan arsip audio-visual yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta.
7)
Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mengambil arsip audio-visual yang telah dicocokkan tersebut dari tempat penyimpanan dan memberi tanda khusus.
8)
Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip menyerahkan arsip audio-visual yang akan dipinjam kepada peminjam.
9)
Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip menerima pengembalian arsip audio visual dari peminjam sesuai dengan jangka waktu peminjaman (14 hari). Apabila peminjam terlambat mengembalikan, Arsiparis harus mengingatkan atau meminta arsip yang dipinjamkan.
10) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mengembalikan arsip ke dalam mobile file.
C. Mekanisme ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 23 C. Mekanisme Permintaan Arsip Audio-Visual 1. Mekanisme Permintaan di Bagian Arsip Mekanisme permintaan arsip audio-visual di Bagian Arsip, Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara adalah sebagaimana tergambar pada flowchart sebagai berikut. Penerimaan memorandum permohonan permintaan
Penerimaan disposisi Mensesneg atas surat permohonan permintaan dari pihak luar
Penelitian memorandum/surat permohonan permintaan
Pencarian arsip Pencocokan arsip yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta Pengambilan arsip dan pemberian tanda khusus Pengisian lembar permintaan Penduplikasian arsip Penyerahan arsip kepada pemohon
Berdasarkan flowchart tersebut, mekanisme permintaan arsip audio-visual di Bagian Arsip dapat dijelaskan sebagai berikut. 1)
Bagian Arsip menerima arahan dari Kepala Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat berkaitan dengan: a) memorandum permohonan permintaan arsip audio-visual dari pimpinan unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; b) surat permohonan permintaan arsip audio-visual dari pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang akan meminta arsip audio-visual harus mengajukan surat permohonan permintaan kepada Menteri Sekretaris Negara.
2)
Kepala Bagian Arsip/Kepala Subbagian Inventarisasi dan Pengolahan meneliti memorandum/surat permohonan permintaan arsip audiovisual. 3) Arsiparis ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 24 3)
Arsiparis mencari arsip yang akan diminta dari Daftar Arsip Film, Daftar Arsip Video, dan Daftar Arsip Foto, serta Daftar Arsip Kaset.
4)
Arsiparis mencocokkan arsip audio-visual yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta.
5)
Arsiparis mengambil arsip audio-visual yang telah dicocokkan tersebut dari tempat penyimpanan dan memberi tanda khusus.
6)
Arsiparis mengisi lembar permintaan arsip audio-visual.
7)
Arsiparis melakukan penduplikasian arsip audio-visual dalam media yang sama atau media yang lain.
8)
Arsiparis menyerahkan arsip audio-visual yang akan diminta kepada peminjam.
2. Mekanisme Permintaan di Unit Pengolah Mekanisme permintaan arsip audio-visual di Unit Pengolah adalah sebagaimana tergambar pada flowchart sebagai berikut. Penerimaan memorandum permohonan permintaan
Penerimaan disposisi Menteri Sekretaris Negara
Penelitian memorandum/surat permohonan permintaan
Pencarian arsip Pencocokan arsip yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta Pengambilan arsip dan pemberian tanda khusus Pengisian lembar permintaan Penduplikasian arsip Penyerahan arsip kepada pemohon
Berdasarkan ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 25 Berdasarkan flowchart tersebut, mekanisme permintaan arsip audio-visual di Unit Pengolah dapat dijelaskan sebagai berikut. 1) Unit Pengolah menerima arahan dari pimpinan unit kerja berkaitan dengan: a) memorandum permohonan permintaan arsip audio-visual dari pimpinan unit kerja lain di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; b) surat permohonan permintaan arsip audio-visual dari pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Pihak lain di luar lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang akan meminta arsip audio-visual harus mengajukan surat permohonan permintaan kepada Menteri Sekretaris Negara. 2) Pejabat Eselon III/Eselon IV Unit Pengolah meneliti memorandum/surat permohonan permintaan arsip audio-visual. 3) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mencari arsip yang akan diminta dari Daftar Arsip Film, Daftar Arsip Video, dan Daftar Arsip Foto, serta Daftar Arsip Kaset. 4) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mencocokkan arsip audio-visual yang ditemukan dengan data dan informasi yang diminta. 5) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip mengambil arsip audiovisual yang telah dicocokkan tersebut dari tempat penyimpanan dan memberi tanda khusus. 6) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung permintaan arsip audio-visual.
Jawab
Arsip
mengisi
lembar
7) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip melakukan penduplikasian arsip audio-visual dalam media yang sama atau media yang lain. 8) Arsiparis/Penata Arsip/Penanggung Jawab Arsip menyerahkan arsip audio-visual yang akan diminta kepada peminjam.
BAB VI ...
