MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 8 BAB III PENGOLAHAN ARSIP AUDIO-VISUAL
A. Tujuan Pengolahan Arsip Audio-Visual Tujuan pengolahan arsip audio-visual adalah untuk: 1. mendayagunakan arsip audio-visual sebagai sumber informasi; 2. menyelamatkan arsip audio-visual sebagai bukti pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan; 3. membantu perlindungan dan perbaikan arsip audio-visual sehingga pengelolaannya dapat dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku; 4. mempermudah penemuan kembali arsip audio-visual; dan 5. membuat jalan masuk berupa daftar yang berfungsi sebagai alat bantu penemuan kembali arsip dengan cepat, tepat, dan lengkap.
B. Mekanisme Pengolahan Arsip Audio-Visual 1. Identifikasi Arsip Kegiatan identifikasi merupakan langkah awal untuk melakukan pengolahan arsip audio-visual. Tujuan dari identifikasi adalah untuk memperoleh data tentang pencipta arsip, keterkaitan dengan arsip kertasnya, jenis arsip, dan jumlah arsip yang diolah yang selanjutnya akan digunakan untuk menghitung tenaga, peralatan, dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pengolahan arsip dimaksud. Rangkaian kegiatan identifikasi arsip audio-visual meliputi: a. mencari tahu keberadaan organisasi atau pencipta arsip; b. memeriksa dan mengelompokkan jenis arsip audio-visual yang dihasilkan; c. mengamati dan menganalisis kegiatan yang terekam dalam arsip audiovisual; d. mengamati dan menganalisis keterkaitan informasi yang terekam dalam arsip audio-visual dengan arsip kertasnya; dan e. menghitung jumlah arsip audio-visual.
2. Deskripsi ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 9 2. Deskripsi Arsip Kegiatan deskripsi merupakan pencatatan yang menggambarkan data secara menyeluruh yang terkandung dalam suatu arsip atau kelompok arsip, baik data mengenai fisik arsip maupun informasi yang terekam di dalamnya. Pendeskripsian dilakukan dengan menggunakan kartu deskripsi. Kegiatan ini merupakan kegiatan penataan informasi arsip yang menghasilkan suatu sarana jalan masuk atau sarana penemuan kembali arsip yang berupa Daftar Arsip. Kegiatan deskripsi arsip audio-visual dilaksanakan sesuai dengan jenis arsipnya sebagai berikut. a. Deskripsi Arsip Citra Bergerak Rangkaian kegiatan deskripsi arsip citra bergerak (film dan video) meliputi: 1) memeriksa bahan dasar arsip film dan video; 2) meneliti jenis copy dan format serta ukuran arsip film dan video; 3) memeriksa dan meneliti kualitas warna dan suara arsip film dan video; 4) memeriksa tingkat kerusakan arsip film dan video; 5) meneliti dan menganalisis judul, subjudul atau subyek yang terkandung dalam arsip film dan video; 6) meneliti dan menganalisis siapa atau tokoh yang ada atau terekam dalam arsip film dan video; 7) meneliti dan menganalisis lokasi yang terekam dalam arsip film dan video; 8) memeriksa dan meneliti bahasa yang terekam dalam arsip film dan video; 9) meneliti dan menganalisis serta membuat sinopsis arsip film dan video; 10) menentukan klasifikasi arsip film dan video; 11) meneliti dan menganalisis kapan terjadinya (kurun waktu) informasi yang terekam dalam arsip film dan video; 12) meneliti dan menganalisis durasi atau masa putar arsip film dan video; 13) meneliti dan menganalisis kapan dan siapa yang memproduksi arsip film dan video; dan 14) mencantumkan lokasi penyimpanan arsip film dan video yang meliputi: nomor mobile file, nomor rak, dan nomor baris.
Contoh ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 10 Contoh deskripsi arsip film/video: Judul Subjudul
: :
Nomor Kaset Tipe Kaset Durasi Warna Suara Bahasa Tokoh Lokasi Kurun Waktu/Tahun Sinopsis
: : : : : : : : : :
Klasifikasi Produksi Tahun Produksi Editor Lokasi Simpan
: : : : :
Peresmian Presiden RI Meresmikan Pembukaan Konferensi dan Pameran Internasional III Indonesia Gas 2007 174 DVCAM 64 45 menit 38 detik Warna Stereo Bahasa Indonesia Presiden Susilo Bambang Yudhoyono Jakarta Convention Center (JCC) 2007 Presiden Susilo Bambang Yudhoyono tiba di JCC disambut Menteri ESDM. Acara dimulai dengan sambutan Menteri ESDM, Penandatanganan MoU, Sambutan Presiden RI, Peninjauan Pameran. Peresmian Biro Pers dan Media 2007 Suroyo Ruang Arsip Video A
b. Deskripsi Arsip Gambar Statik Rangkaian kegiatan deskripsi arsip gambar statik (foto) meliputi: 1) memeriksa dan meneliti bentuk, format/ukuran, dan kondisi arsip foto; 2) memberikan nomor file untuk arsip foto, yang meliputi nomor kotak dan nomor amplop foto; 3) memberikan lokasi penyimpanan arsip foto, yang meliputi nomor mobile file, nomor rak, dan nomor baris; 4) memberikan nomor negatif dan nomor positif pada arsip foto; 5) menghitung jumlah negatif dan jumlah positif arsip foto; 6) mencantumkan jenis warna arsip foto; 7) mencantumkan ukuran arsip foto; 8) memeriksa dan meneliti kurun waktu dan lokasi dari informasi yang terekam dalam arsip foto; 9) meneliti dan menentukan klasifikasi arsip foto;
10) meneliti ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 11 10) meneliti dan menentukan nama-nama tokoh yang terekam dalam arsip foto; 11) meneliti dan menganalisis serta membuat ringkasan isi atau informasi yang terekam dalam arsip foto; dan 12) mencantumkan juru foto. Contoh deskripsi arsip foto: Nomor File Tanggal Tempat Acara
: : : :
Lokasi Simpan Nomor Negatif Jumlah Negatif Warna Ukuran Kurun Waktu/Tahun Lokasi Klasifikasi Nama Tokoh Juru Foto
: : : : : : : : : :
970425.1C.02 25 April 1997 Karawang, Jawa Barat Presiden Soeharto Menghadiri Acara Peresmian Kawasan Industri Kecil Citarum dan PabrikPabrik di Bawah Perusahaan Texmaco Group Ruang Arsip Foto 15877.B 1 Berwarna Ukuran Negatif 36 1997 Karawang Peresmian Presiden Soeharto Tohir
c. Deskripsi Arsip Rekaman Suara Rangkaian kegiatan deskripsi arsip rekaman suara (kaset) meliputi: 1) memeriksa bahan dasar arsip rekaman suara; 2) memberikan nomor arsip yang terdiri dari nomor urut, tempat, dan tahun pembuatan pada arsip rekaman suara; 3) meneliti siapa yang memproduksi arsip rekaman suara; 4) memeriksa dan meneliti jenis format arsip rekaman suara; 5) memeriksa dan meneliti tanggal rekaman arsip rekaman suara; 6) menghitung dan meneliti kecepatan informasi yang terekam dalam arsip rekaman suara; 7) menghitung dan meneliti durasi arsip rekaman suara; 8) meneliti jenis suara yang terekam pada arsip rekaman suara; 9) memeriksa dan meneliti mutu suara yang terekam dalam arsip rekaman suara; 10) meneliti dan menentukan asal koleksi arsip rekaman suara; dan
11) meneliti ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 12 11) meneliti dan menganalisis serta membuat ringkasan isi atau informasi yang terekam dalam arsip rekaman suara. Contoh deskripsi arsip rekaman suara: Nomor Arsip Produksi Format Tanggal Rekaman Kecepatan Durasi Jenis Suara Mutu Suara Asal Koleksi Ringkasan Isi
: : : : : : : : : :
14/Bangka/2006 Biro Naskah dan Penerjemahan Master 28 Juni 2006 9 cm/menit AB. 58 Menit Stereo Baik Bagian Verbatim Sambutan Presiden RI pada Peresmian Jembatan Air Layang pada tanggal 28 Juni 2006 di Bangka Belitung
3. Penataan Arsip a. Penataan Arsip Citra Bergerak 1) Penataan Arsip Film Rangkaian kegiatan penataan Arsip Film meliputi: 1) memeriksa adanya tanda/disposisi arsip film yang akan disimpan; 2) memeriksa kelengkapan berkas arsip film yang akan disimpan; 3) memeriksa kondisi fisik arsip film; 4) memasukkan film ke dalam tempat film; 5) membuat label untuk arsip film; 6) menempel label pada tutup dan samping tempat film; 7) meletakkan can secara horisontal pada rak arsip; dan 8) meletakkan nomor kecil pada tumpukan paling bawah. 2) Penataan Arsip Video Rangkaian kegiatan penataan Arsip Video meliputi: 1) memeriksa adanya tanda/disposisi arsip video yang akan disimpan; 2) memeriksa kelengkapan berkas arsip video yang akan disimpan; 3) memeriksa kondisi fisik arsip video; 4) memasukkan video cassette ke dalam kotak penyimpanannya;
5) membuat ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 13 5) membuat dan menempelkan label untuk video cassette dan kotak penyimpanannya; dan 6) menempatkan video secara vertikal pada rak arsip. b. Penataan Arsip Gambar Statik 1) Penataan Arsip Foto Positif Rangkaian kegiatan penataan arsip foto meliputi: a) melakukan kegiatan deskripsi arsip foto; b) menyusun skema pengaturan arsip foto; c) melakukan manuver kartu deskripsi arsip foto; d) melakukan manuver fisik arsip foto; e) memasukan foto ke dalam amplop yang telah diberi nomor urut; f) memasukkan amplop foto ke dalam kotak foto dan disusun berdasarkan tema dan subtema sesuai dengan skema pengaturan arsip yang telah dibuat; g) membuat sekat 1 dan 2 untuk memisahkan antara tema dan subtema di dalam kotak foto; h) mencantumkan kode pemilik arsip foto; dan i) menyusun kotak foto berdasarkan nomor urut pada rak arsip. 2) Penataan Arsip Foto Negatif Rangkaian kegiatan penataan arsip foto negatif meliputi: a) mengelompokkan foto negatif berdasarkan peristiwa atau subjek foto negatif; b) memasukkan foto negatif pada amplop foto; c) mencantumkan kode klasifikasi pada pembungkus atau amplop foto negatif; d) mencantumkan nomor roll dan tahun pemotretan pada amplop foto negatif; e) memasukkan amplop foto negatif ke dalam kotak foto dan disusun berdasarkan tema dan subtema sesuai dengan skema pengaturan arsip yang telah dibuat; f) membuat sekat 1 dan 2 untuk memisahkan antara tema dan subtema di dalam kotak foto; g) mencantumkan kode pemilik arsip foto; dan h) menyusun kotak foto negatif berdasarkan nomor urut pada rak arsip.
c. Penataan ...
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 14 c. Penataan Arsip Rekaman Suara Rangkaian kegiatan penataan arsip rekaman suara (kaset) meliputi: 1) mencantumkan nomor arsip pada kaset dan kotak kaset; 2) memasukkan kaset ke dalam kotak kaset; dan 3) menyusun kotak kaset secara vertikal pada rak arsip.
4. Penyusunan Sarana Temu Balik Sarana temu balik merupakan cara untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan dan disusun dalam bentuk Daftar Arsip, yang merupakan kumpulan hasil deskripsi arsip audio-visual yang telah dikelompokkan berdasarkan jenis arsip audio-visual dan klasifikasi atau permasalahannya. Sarana temu balik ini dapat disusun secara manual dalam bentuk Daftar Arsip atau otomatis dengan menggunakan komputer yaitu dengan memasukkan seluruh metadata dari arsip audio-visual dalam bentuk database. Dalam proses penyusunan daftar arsip audio-visual, setelah kartu deskripsi dibuat lalu dikelompokkan berdasarkan klasifikasi dengan berpedoman pada skema pengaturan arsip melalui cara memanuver kartu deskripsi tersebut dan dilanjutkan dengan memanuver fisik arsipnya. Daftar Arsip audio-visual tergantung pada jenis arsipnya, seperti untuk arsip citra bergerak yang terdiri dari arsip film dan video, daftar arsipnya disebut Daftar Arsip Film dan Daftar Arsip Video, sedangkan untuk arsip gambar statik (foto), daftar arsipnya disebut Daftar Arsip Foto. Daftar arsip rekaman suara (kaset) disebut Daftar Arsip Kaset.
BAB IV ...
