(-') '" M£RC'U'SUANA
BUKU INI MILIK UPT. PERPUSTAKAAN Harap DIJaga Keufuhannya
-~
MENINGKATKAN KEMAMPUAN ORGANISASI LITBANG PEMERINTAH MELALUI KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM) Tri Agus Murwauto. Pappiptek-LIPI ABSTRACT
Knowledge Management (KM) can be used to enhance the ability of orgalpzation or research institutions that are always struggling with science and technology, and are appropriately utilizing KM by identifYing /m(Jwledge. /mowledge discovery and analysis. /mowledge acquisition, /mowledge creation via ideas generation, establishment of organtzational/mowledge bases and /mowledge distribution and use. The presence of interaction between the HRs ofR & D institutions will be able to provide sustainable competitive advantage when both are administered in a combination ofmutual support. Besides that, it also requires organizational units with the use ofIT as a /mowledge portal so that all employees can access it easily. Also commitment and coordinationfrom all parties will be able to help implementation ofKM. therefore the peiformance ofR&D institut are expected to increase. Keywords: improving the ability of the R&D Organization, Knowledge Management (KM)
PENDAHULUAN Di era perdagangan bebas dan ketatnya persaingan usaha diperlukan peningkatan kemampuan pengetahuan sumber daya manusia baik secara individu maupun secara organisasi. Pengetahuan merupakan modal dasar untuk menuju sebuah organisasi yang unggul. Kemampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan yang sebagian besar berada dalam diri masing-masing karyawan merupakan tantangan yang harus dijawab untuk menghadapi kompetisi. Sudah banyak organisasi maupun perusahaan mencari cara untuk membangun dan mendapatkan nilai dari aset pengetahuan yang dimiliki di dalam organisasi maupun perusahaan mereka agar lebih unggul jika dibandingkan dengan organisasi atau perusahaan lainnya. Hal ini menjadi pendorong bagi para pengambil kebijakan untuk mengubah strateginya dan dapat memberikan wawasan terhadap karyawannya unlnk siap-siap rnemasuki era pengetahuan sebagai modal untuk memperkuat inovasi. Penerapan Knowledge Management (KM) merupakan langkah strategis bagi setiap organisasi, terlebih lagi bagi lembaga litbang unlnk mampu memanfaatkan aset pengetahuan.
Perlu kita sadari bahwa di masa yang akan datang institnsi akan menjadikan knowledge intensif dari capital intensif, karena hanya knowledge yang dapat berubah secara radikal sebingga lingkungan yang berubah cepat pun dapat diantisipasi dengan knowledge. Knowledge dapat membawa kualitas ke dalam produk dan jasa yang ditawarkan oleh institnsi tersebut dan knowledge management akan mengarah ke perubahan institusi. Oleh karena itn, knowledge harns dikelola dengan baik apabila institnsi mau menuju ke perubahan. Proses menuju sebuah perubahan organisasi memerlukan beberapa konsep yang sangat berharga dan sangat berhubungan dengan knowledge yaitn: a) asset, b) tacit dan explicit/implicit knowledge yang tampak dalam dua bentuk: tacit dan explicit, c) best practices (Praktik yang Terbaik), d) modal intelektual (Intelectual capital), e) knowledge system, f) organisasi berbasis knowledge, g) competitive intellegence. Oleh sebab itu organisasi dapat mengambil keuntungan dari knowledge management melalui: Identifikasi knowledge, knowledge discovery and analisis, knowledge acquisition, knowledge creation via
ideas generation, establishment oforganizational knowledge bases, knowledge distribution and use. Sebelum membahas masalah pengetahuan, kita perlu memahami pengertian data, infonnasi, dan pengetahtlan. Davenport dan Prusak (1998) mengatakan bahwa "knowledge is neither data nor information, though it related to both, and the differences between these terms are often a matter of degree". Data is set of discrete, obyective facts about events. Davenport dan Prusak , juga memberikan eontoh seorang pelanggan yang datang untuk mengisi tangki mobil ke pompa bensin maka transaksi yang terjadi dapat digambarkan sebagai data, yaitu berapa uang yang harus dibayarkan, berapa liter jumlah bensin yang diisikan, namun tidak rnenjelaskan mengapa pelanggan itu datang ke porn -oonsin tersebut, apakah karena kualitas pelayanannya, dan tidak dapat diramalkan kapan pelanggan tersebut akan kembali mengisi bensin. Organisasi data terdapat dalam eatatancatatan (records) atau transaksi-transaksi. Information is data that makes a difference. Kata inform sejatinya berarti to give shape atau untuk memberi bentuk, dan informasi ditujukan untuk membentuk orang yang rnendapatkannya, yaitu untukmell\bUlll agar pandangan 'atau waw!lSllll orang.tersebut berbeda (dibandingkan) sebelum memperoleh infonnasi. Sebagai contoh, pelanggan mengisi tangki mobilnya dengan bensin premix, bukan premium, pernyataan tersebut rnerupakan infonnasi. Sementara itu, Peter Drucker mengatakan bahwa' tidak sepertidata, informasi mempunyai rnakna (meaning) yang ditimbulkan o1ehrelevansi dan tujuan yang diberikan oleh penciptanya. Sebagai eontoh, pemberi informasi yang menyampaikan bahwa pelanggan mengisi tangki mobiloya dengan hensin premix bokan premium, mengandung tujuan tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicaranya, atau mengandung relevansi tertentuyang dikaitkan dengan topik pembiearaan. pavenport dan Prusak memberikan metode mengubahdata menjadi infonnasi rnelalui kegiatan yang.dimulai dengan huruf C: contex, tuaiized, calCJJlated, corrected. dan condenced. Dalam organisasi, informasi terdapat dalam pesan (messages). Pengetahuan diperoleh dari individuindividu atau kelompok orang-orang yang yang
30 I Komunika, Vol. 14, No. 1,2011
mempunyai pengetahuan atau kadang kala dalam rutinitas organisasi. Pengetahuan dapat diperoleh melalui media yang terstruktur, seperti buku, dokomen, hubungan orang-orang yang berkisar dari pembiearaan ringan bingga pembiearaan ilmiah. Sebaliknya, Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka (2000) menyampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian tentang pengetahuan adalah seperti berikut ini.
Pengetahuan merupakanjustified true believe Dalam hal ini, apabiJa seseorang berhasil menciptakan penjletahuan, ia meDciptakan pemahaman atas suatu situasi bam dengan cara berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan. Dalam definisi ini, pengetahuan merupakan konstruksi dari kenyataan dibandingkan sesuatu yang benar secara abstrak. Penciptaan pengetahuan tidak hanya merupakan kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit disederhanakan atau ditiru. Penciptaan· pengetahuan melibatkan perasaan dan sistem kepercayaan (believe systems) di mana perasaan atau sistem kepercayan itu bisa tidak disadarl. Penciptaan pengetahuan perlu disosialisasikan melalUi. beberapa eara, antara lain dipresentasikan dan diuji oleh beberapa pakar terhadap- hasil, apa hasil yang telah dilakukan dan diliput oleh beberapa media cetak dan elektronik sehingga publik biSa mengetahui dan bisa memberikan tanggapan atas ·hasil temuannya yang dapat membantu untuk menuju kesempurnaan.
Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terbatinkan (tacit) Pengertian di sini menjelaskan ada beberapa pengetahuan yang dapat ditu1iskan. di kertas dan dapat diformulasikan dalam bentuk kalimatkalimat atau diekspresikan dalambentukgarnbar. Akan tetapi, ada juga peilgetahuan yang terkait erat dengan perasaan, keterarnpilan dan bentuk bahasa utuh, persepsi pribadi, pengalaman fisik, petunjuk praktis (rule of thumb), dan institusi. Oleh karena itu, peng'etahuan yang terbatinkan seperti itu sulit sekali digambarkan kepada orang lain, karena untuk rnengenali nilai dari' pengetahuan yang terbatinkan dan memaharni bagaimana menggunakannya merupakansuatu tantangan
utama bagi suatu organisasi yang ingin terus menciptakan pengetabuan demi meningkatkan kemampuan SDM organisasi tersebut.
Penciptaan pengetahuan secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut Maksud dari konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan pengetabuan adalab ruang bersama yang dapat memicu hubungan-hubungan yang muncu!. Dalam konteks organisasional, hal tersebut bisa berupa fisik, maya, mental, atau ketiganya. Sebagai contoh,jika ada seseorang atau beberapa orang peneliti melakukan penelitian di laboratorium yang didasari melalui teori kemudian dari hasil penelitian tersebut menghasilkan barang yang sarna dan memiliki fungsi yang lebih dari barang aslinya maka hasil penemuan dari penelitian tersebut bisa disosiaIisasikan melalui presentasi seminar/workshop dengan peragaan hasil penelitiannya sehingga seluruh peserta yang hadir dapat mengetabui dan memabami manfaat dari basil penelitian tersebut. Penyebaran informasi bisa juga dilakukan melalui media cetak maupun elektronikiIT sehingga seluruh masyarakat dapat mengetabuinya. Sementara mental di sini adalab memilikijiwa yang pantang menyerab selarna melaksanakan pekerjaan penelitian tersebut dan harns berhasil serta mencari dan mempelajari mengapa gagal dan di mana penyebab kegagalannya. Selain itu, pengetabuan bersifat dinamis artinya selalu berubab sesuai dengan perkembangan atau kemajuan iptek dan relasional atas dasar tindakan manusia. Oleh karena itu, pengetabuan berbeda dengan data dan inforrnasi yang bergantung pada konteksnya.
Lima Iangkah utama penciptaan pengetahuan DaIam rangka menuju penciptaan pengetabuan, Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka (2000). mengatakan babwa ada lima langkab utama,yaitu: 1) Berbagi pengetabuan, 2) Menciptakan konsep, 3) Membenarkan konsep, 4) MembangunprotoO'pe 5) Melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi. Berbagi pengetabuan di sini termasuk knowledge sharing, yakni memberikan ilmu pengetahuan kepada orang lain, tetapi dia sendiri juga
memperoleh informasi pengalaman dari orang yang dihadapi atau diajak sharing pengetahuan.Sementara menciptakan konsep termasuk bagaimana mendaur ulang pengetabuan dan termasuk membenarkan konsep, sehingga pengetahuan itu menjadi bermanfaat. Dalam membangun prototype selain melakukan pembenaran konsep pengetabuan yang sudab lama ditemukan melalui percobaan-percobaan dan pengujian oleh orangorang yang menemukan lebih dulu, hasil dari alat yang belum bisa seratus persen diproduksi massal karena belurn sempurna,masih skala laboratoriurn maka produk itulab yang dinamakan prototype. Pembuatan pr!>toO'pe ini melibatkan diskusidiskusi untuk mencari hasil yang benar sebingga terjadi knowledge sharing. Dalam perjalanan konsep KM, Ikujiro Nonaka juga membuat formulasi yang terkenal dengan sebutan SECI atau Knowledge Spiral. Konsep tersebut menjelaskan babwa dalam siklus perjalanan kehidupan kita, pengetabuan itu mengalami proses yang apabila digambarkan proses tersebut bcrbentuk spiral. Proses itu disebut SociDlizPlion-Extemali7ftlionCombination-Internalization. Penjelasannya seperti gambar berikut. Adapun proses-proses tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut. Proses eksternalisasi berarti mengubah tacit knowledge yang kita miliki menjadi explicit knowledge. Hal itu bisa dengan menuliskan
r
Tacit
Tacit
Dialogue
'I
+
Socialization
Externalization Explicit
Internalization
Combination Explicit
Tacit
Field Building
Tacit
L
I
Learning by Doing Explicit
Explicit
....,J
Smnber: Romy Satria Wahono spiral pengetahuan Jumal Dokumentasi dan Informasi BACAPDII-LIPI, Vo1.29,No.! Juni 2005.
Gambar 1. Proses Socialization-ExternalizationCombination-Internalization
Meningkatkan Kemarnpuan Organisasi ... 131
,
know-how dan pengalaman yang kila dapatkan dalam bentuk mlisan artikel alau buku. Tulisanmlisan tersebut akan bennanfaat bagi orang lain yang memerlukannya. Proses kombinasi adalab bagaimana memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk dapat diimplementasikan menjadi explicit knowledge lain. lni sangat berguna dalam rangka meoingkatkan skill dan produktivitas seseorang. Kita bisa menghubungkan dan mengkombinasikan explicit knowledge yang ada menjadi explicit knowledge baru yang lebih bennanfaat. Adapun proses internalisasi. yakni mengubab explicit knowledge sebagai inspirasi datangnya tacit knowledge. Proses-proses tersebut mungkin pernab dilakukan, yang istilabnya learning by doing. Dengan referensi buku-buku yang ada saya mulai bekerja dan saya menemukan pengalaman bam, pernabaman bam, dan know-how bam yang mungkin tidak saya dapatkan dari buku tersebut. Sementara proses sosialisasi adalah mengubab tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Ini adaIab hal yang juga terkadang sering kita lupakan. Kila tidak memanfaatkan keberadaan kita pada suatu pekerjaan untuk belajar dari orang lain yang mungkin lebih berpengalaman. Proses ini membuat pengetabuan kita terasab dan juga penting untuk peoingkatan diri sendiri yang tenm saja nanti akan berputar pada proses pertama, yaim eksternalisasi. Semakin sukses kila menjalani proses perolehan tacit knowledge bam, semakin banyak explicit knowledge yang berhasil kila produksi pada proses eksternalisasi. Penerapan Knowledge Management (KM) di sebuab. organisasUitbang diperlukan adanya komitmen dari pimpinan organisasi tersebut. Salab sam eara adalab dengan membentuk suatu unit yang secara khusus memiliki mgas pokok dan fungsi menangani penerapan KM yang bermjuan untuk meoingkatkan kemampuan SDM organisasi tersebut dikarenakan pengetabuan merupakan sumber yang sangat penting bagi organisasi yang bersangkutan. Adapun salab sam mgas penting dari unit tersebut adaIab menggerakkan penerapan Knewledge Management di Jingkungan lembaga litbang, telapi tidak menump kemungkinan hasilhasil kajian dan pengembangan dalam unit ini , digunakan untuk pihak luar. Sasaran unit ini yaim melakukan pengembangan metodologi berupa metode dan tool/system untuk mendukung penera-
32
pan KM melalui dukungan teknologi informasi sehingga subjek pengetabuan yang dipelajari oleh setiap anggota di lingknngan lembaga litbang dapat dipabarni dengan baik dan dapat diakses dengan cepat. Selain im, yang dumaksud dengan pemanfaatan pengetabuan (knowledge application) yakni penggunaan pengetabuan yang ada untuk mendukung pemeeahan permasalahan yang sedang dihadapi, seperti proses penyelesaian penelitian maupun pekerjaan administrasi.
TUJUAN PENULISAN Tujuan penulisan ini adaIab untuk memberikan suam wawasan bagi kila semua yang bekerja di lembaga litbang pemerintab tentang Knowledge Management yang bermjuan untuk meoingkatkan kemampuan organisasi dengan eara membangun dan mendapatkan nilai dari aset pengetabuan yang dimiliki oleh setiap karyawan di dalam organisasi tersebut agar lebih unggul dibandingkan organisasi lainnya.
PEMBAIIASAN Knowledge Management adalab konsep dan jargon besar yang susab diimplementasikan. Apa karena KM sulit untuk dipabarni sehingga susab diimplementasikan? Alau apa karena KM memerlukan tool yang mahal dan eanggih sehiogga tidak mudab diterapkan? Alau mungkin karena para peneliti terlalu berteori setinggi langit sampai-sampai lupa untuk me-manage pengetabuannya sendiri? Barangkali yang terakhir ini yang rnenjadi faktor utama. Untuk memabarni knowledge management, diperlukan suam pendekatan intellectual capital. Intellectual capital (modal intelektual) yaitu materi intelekmal pengetabuan, informasi, hak cipla intelekmal, dan pengalaman yang dapat digunakan untuk meneiptakan kekayaan. Sementara im, Intellectual capital dapat diperoleh melalui dua sumber, yaim dari human capital (modal manusia) dan structural capital (modal structural) sehingga modal manusia tidak dapat dipisabkan dari modal struktural. Dalam manajemen pengetahuan, human capital (modal manusia) mempunyai arti yang sangat penting karena manusia adalab sumber pengetabuan yang memiliki daya inovatif tinggi dan memiliki kemampuan yang sangat bennanfaat
I Komunika, Vol. 14, No. 1,2011 ,
bagi organisasi, karena hanya manusialah sebagai mahluk ciptaan Allah yang sempurna yang dapat memecahkan persoalan yang dihadapinya dan ini merupakan intangible resources yang berada di sekitar anggota organisasi yang sangat bermanfaat bagi organisasi asaIkan organisasi tersebut dapat mengelola dengan baik. Oleh karena itu, hubungan antara organisasi tidak bisa dipisahkan dari modal manusia. Semen tara itu, substansi dari modal struktural, yaitu pengetahuan ya."1g ada di sekitar organisasi, merupakan intangible resources yang berada di dalam organisasi (Bontis et af). Sebagian dari kategori modal struktural berkaitan dengan hak legal kepemilikan; teknologi, penemuan, data, publikasi, dan proses yang dapat dipatenkan, diberi hak cipta, atau diJindungi hukum rahasia dagang (Stewart,. 1997, dalam Bontis, et.al, 1999). Oi dalam organisasi atau perusahaan, modal struktural berkaitan erat dengan departemen riset atau lembaga penelitian dan pengembangan.
usaha-usaha yang tidak diperlukan di beberapa bagian yang harus ditinggalkan. Efektivitas proses pengetahuan harus diujieobakan pada setiap tahap siklus pengetahuan, mulai dari penciptaan sampai implementasinya. Organisasi dapat dikatakan siap dalam mengimplementasi knowledge management jika seluruh proses yang dilakukan oleh organisasi tersebut dapat diintegrasi dengan proses pengetahuan .
Dengan Oemikian, setiap organisasi yang menginginkan Icinerja meningkat harus mengembangkan kemampuannya melalui peningkatan pengetahuan bagi seluruh karyawannya agar dapat diperhitungkan keberadaannya. Pengetahuan secara terus-menerus hams diciptakan dalam organisasi. Pengetahuan atau informasi eksplisit hams dikelola secara sistematis dan disebarkan ke seluruh bagian organisasi melalui teknik-teknik pengelolaan sumber daya informasi. Sayangnya, pengetahuan di suatu organisasi lebih banyak yang masih tacit, artinya, masih berada dalam otak karyawan/para peneliti sehingga organisasi tersebut hams mencari proses dan praktik yang dapat digunakan untuk mendukung transfer pengetahuan tacit maupun transfer pengetahuan
Dengan tidak adanya pengelolaan terhadap ilmu pengetahuan maka transfer terhadap i1mu pengetahuan pun tidak akan terjadi. Pada saat ini sudah selayaknya organisasi mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh seluruh karyawannya dengan maksud untuk mengetahui keknatan sumber daya manusianya sehingga dapat menggunakan kembali pengetahuan yang sudah dimiliki agar tidak mengulangi kegagalan/kesalahan seperti yang pernah dialarni. Selain itu, organisasijuga hams melakukan pereepatan proses penciptaan pengetahuan bam dari pengetahuan yang telah dimiIiki dan menjaga pergerakan organisasi tetap stabil walaupun terjadi ams keluar-masuk SOM.
exsplisit. Untuk mencapai hal tersebut dapat dimulai dengan mengadakan audit informasi atau penyimpanan pengetahuan. Hal ini meliputi proses identifikasi pekerjaan dan aktivitas inti organisasi. Diperlukan juga penilaian/pengukuran mengenai pengetahuan dan informasi apa saja yang dibutuhkan agar pekerjaan atau aktivitas tersebut dapat berjalan efektif. Selain itu, diper, Inkan juga identifikasi sumber pengetahuan dan perlu dipelajari aliran dari pengetahuan tersebut. Kemudian dilakukan audit agar dapat ditemukan
Untuk pembentukan unit organisasi KM diperlukan adanya kemauan dan dukungan yang sunggnh-sunggnh dari para pengambil kebijakan dan disadari betul oleh setiap karyawannya. Teknis pelaksmaannya tidak semudah yang kita bayangkan karena di lembaga litbang terlalu banyak yang bisa berteori tinggi sehingga lupa terhadap i1mu pengetahuan yang dimilikinya yang sehamsnya dikelola dengan baik. Sehamsnya ini menjadi bagian yang sangat penting bagi sumber daya manusia di lembaga litbang tersebut untuk dikelola.
Oleh karena itu, dalam mengelola pengetahuan, baik seeara individu maupun. organisasi yang terpenting adalah semua pengetahuan yang saya dapatkan ketika bekerja,part time atau menggarap project, penulis explicit-kan dalam bentuk tulisan. Kemudian tulisan tersebut disimpan rapi dan kalau perlu di database-kan sehingga mudah untuk dieari kembaIi. Ini semua sangat inembantu dan mempercepat kerja saya ketika masalah serupa datang. Apabila karyawan/peneliti tersebut pindah kerja, knowledge base yang dimiliki oleh karyawan/peneliti tersebut menjadi "barang berharga" yang bisa di-"jual" dalam bentuk skill dan kemampuan ke organisasi/perusahaan bam.
Meningkatkan Kemampuan Organisasi ... 133
Secara praktis penerapan KM dapat dilakukan melalui pengaturan file-file yang telah didownload dari berbagai situs dengan membuat kategori yang baik, kemudian memasukkan file-file tersebut lalu membuat aturan penamaan file yang mudah untuk mengingatkan kita dan mempermudah pencarian kembali. Misalnya masukkan semuanya dalam folder bernama References. Kemudian usahakan menuliskan pengalaman apa saja yang dapat dimulai dari hal yang sepele sampai hal yang dianggap penting, baik itu di emacs, notepad atau apapun sebingga pengalaman kita dapat dimanfaatkan oleh orang lain. Simpan dan rapikan segala tugas mandiri di kantor, rumah, kampus, baik berupa paper, artikel,laporan atau buku yang kita tulis, dan buat backup-nya secara berkala karena semua karya kita adaIah knowledge penting yang kita miliki. Menghilangkan mereka adalah menghilangkan sebagian pengetabuan yang kita miliki. Catat semua track record kegiatan kita dan karya kita dalam curriculum vitae (CV) kita. Jangan sampai ada yang terlewat, dan buatlah agar kita bisa mengedit CV kita secara berkala dengan mudah. Masalah ini sangat sepele bagi kita, tetapi belum tentu sepele bagi orang yang merekrut kita nantinya. Contoh penerapan konsep SECI (Socialization-Externalization-Combination-Internalization) atau Know ledge Spiral yang dapat diimplentasikan di lembaga litbang adalah: seorang peneliti yang mengalami kesulitan dalam menangani penelitian pembuatan kontrol energi angin yang dapat dikonversikan dengan pembangkit listrik energi surya perlu dilatih atau dimagangkan untuk mendapatkan bimbingan dari ahlinya di bidang kontrol. Setelah selesai, peneliti tersebut mencoba mempraktikan i1munya dengan menambahkan alat konversi kontrol tenaga angin yang dapat dikonversikan dengan kontrol tenaga surya. Setelah berhasil, ia bisa mengadakan presentasi di hadapan para peneliti lainnya dan menceritakan sepak terjangnya, mulai dari kegagalan sampai keberhasilannya. Masalah-masalah yang menjadikan gagal hams disampaikan dalam seminar tersebut sebingga orang lain tidak akan ,mengulangi kesalahan yang sarna. Meskipun demikian, dalam rangka menerapkan KM di suatu organisasi diperlukan proses yang sangat panjang dan waktu yang relatif larna
34
karena diperlukan suatu perubahan-perubahan terhadap seluruh perilaku karyawan dan komitmen pengambil kebijakan dan juga diperlukan sinkronisasi dengan strategi pelaksanaan organisasi. Persoalan lainnya adalah menyangkut masalah teknik penerapan KM yang relevan . dengan perubahan organisasi. Seperti dikatakan seorang pakar manajemen, Birkinsaw, bahwa yang memengaruhi keberhasilan maupun kegagalan pada pelaksanaan penerapan KM tergantung pada bagaimana agar kita tidak hanya menghasilkan knowledge bam, tetapi juga dapat mendaur ulang knowlegde yang sudah ada. Kemudian pemanfaatljp. TI hams maksimal karena TI dapat digunakan sebagai jejaring sosial antar anggota organisasi. Selain itu, mayoritas organisasi tidak pernah tabu apa yang sesunggulmya mereka ketabui sebingga banyak knowledge penting yang hams ditemukan melalui upaya-upaya khusus padahal knowledge itu sudah dimiliki oleh sebuah organisasi sejak lama. Oleh karena itu, penerapan knowledge managementSecara efektif dapat dilakukan dengan cara membuat portal pengetahuan (intranet knowledge portal) yang dapat diakses oleh setiap penelitiJkaryawan yang isi foldernya sangat beragam dan menu pengetabuannya sesuai dengan relevansinya. lsi folder tersebut menyangkut masalah manajemen pengetahuan, baik secara teoritis maupun praktis dan juga paper mengenai dinamika sosial, dinamika industri dan bisnis, tentang materi-materi pelatihan, baik internal maupun eksternal, ataupun juga artikel-artikel pengalaman dari para penelitilkaryawan lembaga litbang tersebut dalam mengerjakan sebuah project maupun pengalaman pekerjaan di tempat lain. Kemudian mentradisikan Knowledge Sharing Session (semacam bedah bukulmembahas masalah pengetahuan seperti kondisi sosial politik, ekonomi, teknologi, dan permasalahannya) yang dapat dilakukan setidaknya sebulan sekali, tidak lebih dari dua jam dengan mengundang narasumber yang sesuai dengan kompetensinya serta kepakarannya, baik dari luar maupun dari dalam institusi tersebut seperti melalui kegiatan bedah buku atau dari hasil pengalaman mengerjakan suatu pekeIjaan proyek yang manailmunya sangat bermanfaat bagi penelitiJkaryawannya.
I Komuniko, VoI. 14,No. 1,2011
,
Hasil sharing ini kemudian dapat di-upload ke portal pengetahuan dengan maksud agar setiap penelitilkaryawan dapat mengakses sehingga manfaatnya sangat besar bagi perkembangan institusi litbang. Selain itu, penyebaran knowledge dapat dilakukan melalui penerbitan bulletin/journal setiap bulan atau dua bulan sekali, dan berisikan update pengetahuan-pengetahuan mutakhir mengenai manajemen pengetahuan dan bisnis (inovasi, evaluasi organisasi, strategi bersaing ataupun mengenai dinarnika industri) yang bermanfaat bagi perkernbangan dunia litbang dan industri), yang didistribusikan melalui multimedia email (email multimedia artinya email yang isinya variatif, penub warna dan elemen visual lainnya; yang sangat berbeda dengan e-mailbiasa) sehingga melalui media ini pengetahuan setiap penelitilkaryawan dapat di-update setiap saat. Langkah-langkah ini diharapkan dapat meningkatkan kemampuan SDM Iitbang dan penerapan knowledge management di institusi Iitbang dapat terwujud sehingga dapat meningkatkan citra lembaga.
PENUTUP Dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi litbang pemerintah, Knowledge Management (KM) dapat membantu organisasi dalam menghadapi tekanan, menghindari sesuatu yang tidak terhingga (infinite), melakukan kerja duplikasi yang mahal, dan menghindari ancarnan terhadap mobilitas kerja para karyawan yang memegang bagian yang sangat kritis dari tacit knowledge. KM merupakan sebuah konsep yang sangat bagus bila diterapkan dalarn sebuah organisasi, teriebih lagi lembaga litbang yang hams mengikuti perkembangan iptek. Sayangnya, hal ini belum bisa terwujud, dikarenakan belum semuanya memahami apa itu knowledge mangement dan bagaimana penerapannya serta apa dampakJiya bagi organisasi itu sendiri. Kendati demikian, apabiJa hal ini diterapkan wajarlah jika terjadi pro dan kontra. Kontra karena merasa otoritas kebijakannya terganggu akibat hal-hal yang ber~ifat rahasia yang sehamsnya tidak boleh diupload mau tidak mau hams di-upload Sebagai contoh adalah masalah penggunaan' anggaran atau yang berhubungan dengan anggaran atau
kebijakan-kebijakan yang berlaku di internal institusi atau hasil-hasil penelitian yang tidak boleh dimunculkan. Selain itu, pembentukan unit organisasi pengelola KMyang memerlukan anggaran dana tambahan untuk operasional unit tersebut, beserta dukungan dari pengambil kebijakan terhadap penerapan KM menimbulkan hambatan sulitnya KM diterapkan sehingga penerapan KM memerlukan waktu yang cukup lama.
DAFfAR PUSTAKA Abell, Angela dan Nigel Oxbrow (2001), Competing with Kn';wledge: The Information Professional in the Knowledge Management Age, London: Library Association Publication. Bontis, Crossan dan Hulland. 1999. "Managing an Organizational Learning System By Aligning Stocks and Flows". Publikasi Penelitian. Bontis, Nick (2000). Birkinsaw, Julian (2001). "Making Sense of Knowledge Management", dalam IVEY Business Journal, March/April, pp:32-36. Davenport, Thomas H & Prusak, L (1998). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press. Garvin, David (2000). Learning in Action: A Gttide to Putting the Learning Organization to Work. Boston: Harvard Business School Press. Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka (1995). The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University Press. Ningky Munir (2001). Proses Penciptaan Pengetahuan di Perusahaan Jakarta: Seminar Ikatan Pustakawan Indonesia, 14 hal. Pendit, Putu Laxman (200 I). Manajemen Pengetahuan dan Kompetensi Prnfesional Informasi. Jakarta: Seminar IMP!., 21 hal. Spencer, J-C.(1996), "Making Knowledge the Basis of a Dynamic Theory ofthe Firm" Dalam Management Learning, 25, pp 387-412. Romi Satria Wahono, Menghidupkan Pengetahuan Sudahkah Kila Lakukan? Jurnal Dokumentasi dan Informasi - Baca, LIPI, 2005 Tuomi, Ilkka (2000). "Data is more than Knowledge: Implications of the reversed Knowledge hierarchy for Knowledge Management and Organizational Memory", dalam Journal of Management Information Systems, Vol. 16, No.3, pp. 103-117.
Mettingkatkan Kemampuan Organisasi... 135
Von Krogh,lcbiyo, Nonaka. 2000. Oiadop dariJournaJ of Management Information Systems, Vol.16 No.3 pp.103-117.
Worren, Necolay A, Keith Ruddle and Karl Moore (1999), "From Organizational Development to Change Management" daiam The Journal of Applied Bahavioral Science, Vol. 35, No. 3, pp 273-286.
361 Komunika, Vol. 14, No. 1. 2011
,
