Měření výkonnosti v procesech MÚ Kopřivnice s podporou systému ATTIS
Česká republika Moravskoslezský kraj 24 tisíc obyvatel Úřad s rozšířenou pravomocí
Obsah: 1. Procesní řízení 2. Měření výkonnosti 3. ni
SW podpora – kdy je pro organizace zralá?
4. Praktické ukázky výstupů
Procesní řízení Procesní řízení představuje systémy, postupy, metody a nástroje trvalého zajištění maximální výkonnosti a neustálého zlepšování procesů v organizaci, které vycházejí z jasně definované strategie organizace a jejichž cílem je naplnit stanovené strategické cíle.
Můžeme toho dosáhnout v podmínkách městského úřadu?
Procesní řízení Odpovězme si na otázky: •Chceme snižovat náklady a zvyšovat rychlost a kvalitu? •Chceme dosahovat dříve navzájem nekompatibilních cílů? •Chceme podporovat týmovou práci? •Chceme zlepšovat organizaci práce a informovanost o dosahovaných výsledcích? •Chceme dosahovat větší spokojenosti zaměstnanců? •Chceme našim klientům/občanům poskytovat vyšší přijatou hodnotu?
Procesní řízení Plánování
Strategický plán
Controlling
Strategické cíle
Rizika
Strategický controlling Řízení rizik
Operativní plány
Operativní cíle
Operativní controlling
Procesní řízení
Strategie je vytyčením směru,kterým se organizace bude dlouhodobě ubírat.
Procesní řízení Máme-li definovány strategické cíle, můžeme sestavit operativní plány. • Připravují se na jeden rok a obsahují měřitelné a jasně specifikované cíle. • Nejdůležitější části operativních plánů je jasný popis toho, JAK dosáhnout daných cílů.
Procesní řízení
ALE JAKÝ?
SW podpora – kdy je pro ni organizace zralá? Právě tehdy, kdy si položíme otázku „Jak můžeme využít možností IT a komunikační technologie k tomu, abychom mohli dělat věci, které dosud neděláme – zavést nové, vysoce inovativní procesy, umožňující využít neobvyklé možnosti, které se nám otevřely?“
SW podpora Vycházejte z Vašich reálných současných i budoucích potřeb. Pracujte s jednotnou terminologií. Důležitý význam mají hodnocení výkonnosti.
systémy
monitorování
procesů
a
Rozvíjejme podporu znalostního managementu. Procesní řízení bez provázání na kompetenční řízení ztrácí efektivitu. Provázání procesů na strategie je nezbytností. Procesy musí mít klíčovou schopnost – měnit se.
SW podpora BPM zahrnuje 8 širokých schopností: 1. vizualizaci 2. design 3. rozmístění 4. vykonávání 5. vzájemné ovlivňování 6. řízení 7. optimalizaci 8. analýzu procesů
Měření výkonnosti Co nemůžeme změřit, nemůžeme řídit!
• • • • •
Kapacita procesu Efektivnost Účinnost Pružnost Stabilita
Měření výkonnosti Měření na úrovni strategií
Měření výkonnosti Měření na úrovni procesů = výkonové ukazatele Požadavky na měření v procesech: • • • • •
Validita měření Úplnost měření Podrobnost měření Frekvence měření Přesnost měření
• Odhalení mezer výkonnosti • Správné načasování • Stálost dat v čase • Srozumitelnost měření
Měření výkonnosti
Trvalé zlepšování
Optimalizace
1. 2. 3. 4. 5.
Metody: • Audity Budoucnost • Transfer znalostí 1. Současné standardy Doba trvání 2. Regulace procesů projektů 3. Trénink aplikace metod 4. Optimalizace procesů Vysoký 5. Úprava standardů zisk 1. Proces management 2. Transfer znalostí, trénink 3. Projekty zlepšování Cílové 4. Audity Cílové hodnoty hodnoty Detekce chyb Metody: Analýza procesů Metody: • Standardní postupy Analýza příčin • Paretova analýza • Analýza dat, statistické Vyvarování se chyb • Vývojový diagram monitorování procesů Stanovení nových standardů • Why-why analýza • Prevence chyb (Poka Yoke), • FMEA nalézání řešení Cílové Cílové Nízký zisk • DOE (plánované experimenty) hodnoty hodnoty
Stabilizace
Stabilní procesy
Prostor pro Vaše dotazy
Děkuji Vám za pozornost
Ing. Petra Plevová manažer kvality
[email protected]
