1|Page
MENGATUR PERJALANAN BISNIS MODUL Untuk memenuhi tugas matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Yang dibina oleh Bapak Drs. H. Mohammas Arief, M.Si
Oleh: Ririn Saputri
130412616398
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN November 2015
i|Page
KATA PENGANTAR Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya serta nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan modul ini sesuai dengan tugas yang diberikan pada mata kuliah “Pengembangan Bahan Ajar ADP”. Kemudian shalawat serta salam kita sampaikan kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW kerena telah membebaskan kita dari masa yang gelap gulita hingga ke masa yang terang benderang ini, serta memberikan pedoman hidup yakni Al-Qur’an dan sunnah untuk keselamatan umat di dunia. Ucapan terimakasih dengan setulus hati penyusun sampaikan kepada Bapak Drs. H. Mohammad Arief, M.Si sebagai dosen pengampu matakuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP. Kemudian pada semua pihak yang tidak bisa disebut satu-persatu namanya yang telah membantu dan memberikan motivasi kepada penyusun sehingga modul dengan topik pembelajaran mengenai “ Mengatur Perjalanan Bisnis”
ini dapat terselesaikan. Dan
penyusun berharap semoga semua pihak yang sudah membantu dan memotivasi mendapat balasan dan amal baiknya dicatat oleh Tuhan Yang Maha Esa. Semoga penulisan modul ini dapat bermanfaat. Meskipun penulis berharap modul ini bebas dari kekurangan dan kesalahan, namun pasti terdapat kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca demi kesempurnaan modul ini.
Malang, 22 November 2015
Penulis
iii | P a g e
Halaman Sampul.................................................................................................................. i Kata Pengantar..................................................................................................................... iii Daftar Isi............................................................................................................................... iv BAB 1 PENDAHULUAN.................................................................................................... 1 Latar Belakang...................................................................................................................... 1 Deskriptif Singkat................................................................................................................. 2 Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar............................................................................... 3 Relevansi atau Manfaat........................................................................................................ 4 Tujuan Modul....................................................................................................................... 4 Petunjuk Penggunaan modul................................................................................................. 4 BAB II MATERI PEMBELAJARAN.................................................................................. 5 Mengatur Perjalanan Bisnis.................................................................................................. 5 Merencanakan Perjalanan Bisnis.......................................................................................... 5 Macam-Macam Perjalanan Bisnis....................................................................................... 12 Pengaturan Perjalanan Bisnis.............................................................................................. 13 Menyusun Laporan perjalanan Bisnis................................................................................. 15 BAB III EVALUASI........................................................................................................... 18 Maksud dan Tujuan evaluasi............................................................................................... 18 Soal-Soal Latihan dan Evaluasi........................................................................................... 18 Latihan 1.............................................................................................................................. 19 Glosarium............................................................................................................................ 26 Daftar Pustaka..................................................................................................................... 27
iv | P a g e
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Selain Tugas Sekretaris pada umunya, terkadang seorang sekretaris juga harus mampu menangani perjalanan bisnis pimpinan. Tugas mengatur, merencanakan, dan mempersiapkan perjalanan bisnis bukan pekerjaan yang sulit, tetapi juga tidak mudah. Karena sebagai seorang skretaris harus mengatur kegiatan pimpinan sedemikian rupa, agar dapat berjalan dengan baik tanpa hambatan. Hindari terjadinya perbenturan jadwal, jangan sampai emmbuat kesalahan dalam mengatur pertemuan dengan kolega, sekaligus mengatur supaya pimpinan memiliki waktu yang cukup untuk beristirahat. Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji perusahaan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara ceremonial, kegiatan social dan kegiatan lainnya. Sehubungan dengan perjalanan bisnis tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi karena adanya administrasi kantor atau sekretaris, seorang sekkretaris harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan bisnis. Dalam modul ini, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dan tahap-tahap yang harus dilakukan dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan. Selaain dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan terdapat hal yang tak kalah penting, yaitu mengenai penyusunan laporan perjalanan bisnis. Dalam modul ini sudah penulis jelaskan mengenai hal-hal yang harus diperhatikan dan perlu untuk dicantumkan dalam penulisan laporan. Diharapkan modul ini dapat membantu pembaca dalam mendapatkan informasi mengenai perencanaan hingga pembuatan laporan perjalanan bisnis pimpinan.
B. DESKRIPTIF SINGKAT Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dan fungsi-fungsi manajemen itu. Manajemen sarana dan prasarana adalah kegiatan/usaha yang mengatur dan mengelola semua peralatan/material terlaksananya suatu proses pendidikan di dalam kantor agar tujuan kantor atau perusahaan dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Manajemen ini digunakan untuk membantu kelancaran proses pekerjaan. Sebagai sekretaris kita harus pintar dan cerdas dalam me-manajeri semua hal, terutama management waktu. Terdapat banyak tugas yang di kerjakan oleh sekretaris. Terutama tugas mengenai
1|Page
urusan atasan. Salah satu tugas sekretaris yang sangat erat hubungannya dengan waktu dan pimpinan adalah mengatur perjalann bisnis pimpinan. Dengan begitu banyaknya hal yang perlu diperhatikan dan perlu untuk dipersiapkan maka seorang sekretaris harus mengetahui segala hal mengenai perjalanan bisnis yang akan dilakukan oleh pimpinan. Hal ini bertujuan agar perjalanan bisnis yang dilakukan pimpinan dapat berjalan dengan baik dan lancar serta menghindari hambatan yang mungkin akan terjadi.
2|Page
KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR MATA PELAJARAN HUMAS DAN KEPROTOKOLAN SMK KELAS XI SEMESTER GASAL KURIKULUM 2013
KI DAN KD
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran
1.1 Bertambah keimanannya dengan
agama yang dianutnya
menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya 1.2 Penerapan penggunaan sarana prasarana kantor sebagai wujud penerapan nilai-nilai agama yang dianut 1.3 Meyakini bahwa mengelola sarana dan prasarana dengan baik adalah salah satu bentuk pengalaman perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh
2. Mengembangkan perilaku (jujur,
2.1 Memiliki motivasi internal dan
disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
menunjukkan rasa ingin tahu dalam
ramah lingkungan, gotong royong,
pembelajaran, menyiapkan, menggunakan
kerjasama, cinta damai, responsif, dan pro-
administrasi sarana dan prasarana
aktif) dan menunjukkan sikap sebagai
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur,
bagian dari solusi atas berbagai
disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
permasalahan bangsa dalam berinteraksi
ramah lingkungan, gotong royong) dalam
secara efektif dengan lingkungan sosial dan
melakukan pembelajaran sarana prasarana
alam serta dalam menempatkan diri sebagai
sebagai bagian dari sikap ilmiah
cerminan bangsa dalam pergaulan dunia
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja 2.4 Memiliki sikap proaktif dalam melakukan kegiatan administrasi sarana dan prasarana
3|Page
3. Memahami dan menerapkan
3.1 Mengidentifikasi cara mengatur
pengetahuan faktual, konseptual, prosedural perjalanan bisnis dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni,
3.2 Menyusun perencanaan perjalanan
budaya, dan humaniora dengan wawasan
bisnis pimpinan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan
C. RELEVANSI ATAU MANFAAT Sebagai pedoman guru untuk memberikan materi pembelajaran Sebagai pedoman agar peserta didik dapat belajar secara mandiri tanpa arahan atau bimbingan guru meningkatkan motivasi dan gairah belajar bagi siswa memungkinkan siswa atau peserta didik untuk dapat mengukur atau mengevaluasi sendiri hasil belajarnya Memperjelas dan mempermudah penyajian pesan agar tidak terlalu bersifat verbal D.
TUJUAN PEMBELAJARAN -
Siswa mampu menjelaskan tentang pemeliharaan dan penyimpanan sarana dan prasarana
-
Siswa mampu mengemukakan tentang pengertian, fungsi dan teknik membuat laporan
-
Siswa mampu menyebutkan hal-hal yang berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor melalui system komputerisasi
E.
-
Siswa mampu menggambarkan format-format laporan sarana dan prasarana
-
Siswa mampu mengimplementasikan dalam pekerjaan perkantoran
PETUNTUK PENGGUNAAN MODUL 1. Bagi Siswa: Untuk memperoleh hasil belajar secara maksimal, dalam menggunakan modul ini maka langkah-langkah yang perlu dilaksanakan antara lain : a. Bacalah dan pahami dengan seksama uraian-uraian materi yang ada pada masing-masing kegiatan belajar. Bila ada materi yang kurang jelas, siswa dapat bertanya pada guru atau instruktur yang mengampu kegiatan belajar.
4|Page
b. Kerjakan setiap tugas formatif (soal latihan) untuk mengetahui seberapa besar pemahaman yang telah dimiliki terhadap materimateri yang dibahas dalam setiap kegiatan belajar. c. Untuk kegiatan belajar yang terdiri dari teori dan praktik, perhatikanlah hal-hal berikut ini 1. Perhatikan petunjuk-petunjuk keselamatan kerja yang berlaku. 2. Pahami setiap langkah kerja (prosedur praktikum) dengan baik. 3. Sebelum melaksanakan praktikum, identifikasi (tentukan) peralatan dan bahan yang diperlukan dengan cermat. 4. Gunakan alat sesuai prosedur pemakaian yang benar. 5. Untuk melakukan kegiatan praktikum yang belum jelas, harus meminta ijin guru atau instruktur terlebih dahulu. 6. Setelah selesai, kembalikan alat dan bahan ke tempat semula d. Jika belum menguasai level materi yang diharapkan, ulangi lagi pada kegiatan belajar sebelumnya atau bertanyalah kepada guru atau instruktur yang mengampu kegiatan pembelajaran yang bersangkutan. 2. Bagi Guru: Dalam setiap kegiatan belajar guru atau instruktur berperan untuk : a) Membantu siswa dalam merencanakan proses belajar b) Membimbing siswa melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap belajar c) Membantu siswa dalam memahami konsep, praktik baru, dan menjawab pertanyaan siswa mengenai proses belajar siswa d) Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar e) Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan f) Merencanakan seorang ahli / pendamping guru dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan.
5|Page
BAB II MATERI PEMBELAJARAN A. MENGATUR PERJALANAN BISNIS Selain tugasa sekretaris pada umumnya, terkadang seorang sekretaris juga harus mampu menangani perjalanan bisnis pimpinan. Tugas mengatur, merencanakan, dan mempersiapkan perjalanan bisnis bukan pekerjaan yang sulit tetapi juga tidak mudah. Karena sebagi seorang sekretaris harus mengatur kegiatan pimpinan sedemikian rupa, agar dapat berjalan dengan baik tanpa hambatan. Hindari terjadinya perbenturan jadwal, jangan sampai membuat kesalahan dengan kolega, sekaligus mengatur supaya pimpinan cukup waktu untuk istirahat. KATA KUNCI : Pengelolaan Bisnis, Akomodasi, Transportasi B. MERENCANAKAN PERJALANAN BISNIS Perjalanan bisnis perlu direncanakan secara matang agar semua agenda bisnis yang didapat berjalan lancar. Namun apabila pengaturan perjalanan agak rumit, sebaiknya sekretaris menghubungi biro perjalanan, namun tanggung jawab tetap pada sekretaris. Keterangan yang dikumpulkan, antara lain: -
Tujuan Perjalanan;
-
Tanggal keberangkatan dan kembalinya;
-
Tanggal, waktu dan tempat dengan siapa pimpinan membuat janji;
-
Waktu yang dipilih untuk keberangkatan (pagi, siang, sore, atau malam);
-
Jenis perjalanan (kelas utama/ekonomi);
-
Hotel atau penginapan yang dikehendaki;
-
Angkutan yang diperlukan untuk setiap perhentian
Selain itu terdapat beberapa hal yang harus di siapkan dan diperhatikan: 1. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Bisnis Dokumen yang harus disiapkan dan dibawa oleh pimpinan dalam perajlanan bisnis sebagai berikut. a. Surat Tugas/SPJ Untuk dapat melakukan perjalanan bisnis, pimpinan yang bersangkutan harus mendapat surat perintah perjalanan bisnis. Surat tugas dikeluarkan oleh perusahaan/kantor pemerintah yang bersangkutan. b. Pasport/paspor Paspor merupakan tanda bukti kewarganegaraan/tanda izin untuk dapat mengunjungi negara lain, serta memberi perlindungan kepada pemegangnya. Masa
6|Page
berlaku paspor 5 (lima) tahun dan dapat diperbarui. Paspor dapat diperoleh di kantor imigrasi setempat dengan persyaratan sebagai berikut. 1) KTP asli yang masih berlaku 2) KK asli yang masih berlaku 3) Akte kelahiran asli 4) Surat nikah bagi yang sudah menikah 5) Surat nikah orang tua (bagi yang belum menikah) 6) 3 (tiga) lembar pas foto terabru berukuran 4x6 7) Paspor lama bagi yang sudah memiliki paspor
Gambar 1 contoh paspor
c. Visa Visa adalah bukti izin yang di stempel pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu. Terdapat dua macam visa yang perlu diperhatikan oelh pimpinan dalam melakukan perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut. 1) Single entry, yaitu visa yang berlaku untuk sekali perjalanan masuk ke suatu negara tertentu. Jadi, seseorang yang sudah keluar dari negara itu maka ia tidak dapat masuk ke negara tersebut tanpa memperbarui visanya. Jenis visa ini berlaku seakli di negara tertentu. 2) Multiple entry, yaitu visa yang dapat diapkai oleh seseorang untuk dapat masuk ke negara lain beberapa kali tanpa mempebarui visa tersebut. Hal ini dapat dilakukan apabila pimpinan melakukan perjalanan bisnis beberapa kali di negara tersebut.
7|Page
Gambar 2 contoh visa
d. Yellow card (kartu kesehatan) Yellow card merupakan kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk dipergunakan oleh warga negara Indonesia yang akan bepergian ke luar negeri. Kartu ini dapat dipakai untuk menyatakan bahwa yang bersangkutan bebas dari penyakit menular, misalnya cacar air, flu burung, demam, dan penyakit kuning. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki negara mana pun karena sudah merupakan ketentuan dan diberlakukan oleh WHO.
Gambar 3 contoh yellow card
e. Fiskal Fiskal adalah hal-hal mengenai keuangan, terutama pendapatan dan pengeluaran pemerintah, misalnya, berbagai pajakn dan uatang piutang. Bagi mereka yang akan keluar negeri dikarenakan pajak keberangkatan yang harus dibayarkan dibandara.
8|Page
Gambar 4 contoh fiskal
2. Mempersiapkan Keuangan, Akomodasi, dan Transportasi a. Persiapan Keuangan Selain uang tunai yang akan dibawa oleh pimpinan, tentunya diperlukan pula uang tidak tunai. Hal ini menyangkut masalah keamanan dan memudahkan dalam melakukan pembayaran pada setiap transaksi yang dilakukan. Ada beberapa alat atau tandabayar yang dipakai selama perjalanan bisnis. 1) Uang Tunai Biasanya pimpinan memakia uang tunai tersebut dipakai selama mengadakan perjalanan bisnis. Sebagai seorang sekretaris, Anda dituntut untuk dapat mengalokasikan dengan tepat, berapa uang tunai yang harus dibawa pimpinan dan berapa uang dalam bank yang digunakan sebagai perseiapan apabila digunakan secara mendadak.
2) Kartu kredit (credit card) Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan/badan lain yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam batas nilai tertentu menurut persyaratan yang ditentukan.
3) Cek bepergian (travellers cheque) Travellers cheque ialah alat pembayaran semacam cek yang diciptakan khusus untuk orang yang bepergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan cek. Cek ini dikeluarkan dalam jumlah tertentu.
9|Page
4) Letter of credit (L/C) Surat ini dapat dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanannya di beberapa tempat. Biaya yang digunakan untuk mengeluarkan L/C ini lebih murah dibanding biaya traveller cheque. Letter of credit ini dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya dan dengan membubuhkan tanda tangannya maka ia dapat menukar di bank yang ditunjuk di kota yang dikunjunginya. Setiap pengambilan di bank, maka bank akan menunjukkan neraca dalam letter of credit. b. Persiapan Akomodasi Akomodasi adalah tempat/hotel/penginapan yang digunakan untuk istirahatan pimpinan selama mengadakan perjalanan bisnis. Sekretaris dapat memesan lewat biro perjalanan hotel beserta fasilitasnya yang diperlukan oleh pimpinan, baik itu menyangkut jenis kamar, kelas yang diinginkan, nomor penerbangan (estimed time of arrival) atau waktu kedatangan (estimed time of departure). Hal ini penting agar pihak hotel dapat menjemput pimpinan di bandara kota tujuan. Hal yang perlu juga dipikirkan dalam memilih hotel sebagai berikut. 1) Pilihlah hotel/penginapan yang tidak terlalu jauh dari tempat rapat/seminar yang akan dilakukan oleh pimpinan. 2) Ppilihlah hotel yang senyaman mungkin bagi pimpinan. 3) Pilihlah hotel dengan fasilitas yang lengkap. 4) Biaya penginapan yang digunakan. Sedapat mungkin berilah keterangan yang selengkap-lengkapnya mengenai diri pimpinan, seperti nama pimpinan, nomor telepon, alamat tinggal, nama perusahaan, jenis akomodasi yang diperlukan, perkiraan tanggal meninggalkan hotel, nama kantor, dan sebagainya. Keterangan ini biasanya digunakan oleh pihak hotel apabila akan mennjemput pimpinan di bandara. c. Persiapan Transportasi Transportasi yang digunakan untuk mengadakan perjalanan bisnis, dapat dilakukan lewat darat, laut, maupun udara. 1) Transportasi melalui darat Langkah-langkah yang harus dilakukan apabila menggunakan transportasi darat, sebagai berikut. 10 | P a g e
a) Menggunakan kereta api Untuk sekarang perjalanan melalui kereta api umumnya dilakukan oleh pimpinan, apalagi pelayanan yang diberikan pleh pihak KAI sekarang ini semakin representatif. Namun, yang penting sekretaris harus dapat mempersiapkannya dengan baik, antara lain, menyangkut masalah tiket dan tempat duduk, adanya penjemputan di stasiun, sediakan bacaan agar pimpinan tidak jenuh selama perjalanan. Sebelum berangkat cek kembali semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan.
Gambar 5 contoh transportasi darat (kereta api)
Gambar 6 contoh transportasi darat (bus)
b) Menggunakan travel Travel merupakan sarana transportasi angkutan antarkota yang dikelola oleh perusahaan jasa yang melayani konsumen sampai ke tujuan denga ntarif tertentu. Jasa travel biasanya digunakan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relatif jauh.
11 | P a g e
c) Menggunakan mobil perusahaan Biasanya perjalanan bisnis dengan menggunakan mobil dinas/perusahaan apabila jarak yang ditempuh relatif dekat. Yang terpenting mobil dalam ondisi baik, bahan bakar cukup, dan sopir siap mengantar pimpinan. 2) Transportasi melalui udara Perjalanan bisnis lewat udara hendaknya dipertimbangkan tingkat efisiensinya. Apabila masih memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan suatu urusan dan dapat ditempuh lewat darat, sebaiknya dilakukan lewat darat karena lebih ekonomis. Namun demikian, apabila pestise dirasa perlu, untuk menjaga perusahaan dianggap penting. a) Periksalah tiket pesawat terbang pimpinan. b) Periksalah paspor pimpinan apakah masih berlaku dan apakah visa yang diperlukan sudah ada. c) Persiapkan keuangan pimpinan, baik itu uang tunai, travellers cheque, surat kredit bepergian. d) Periksa semua bawaan pimpinan tidak ada yang tertinggal, baik iotu mengenai surat-surat, koper, tiket, dan lain-lain. 3) Transportasi melalui laut Perjalanan dinas lewat laut sekarang jarang digunakan, kecuali jika tempat yang dituju tidak dapat dijangkau lewat darat. Untuk melakukan perjalanan dinas dengan melakukan pemesanan dan pembelian tiket.
C. MACAM-MACAM PERJALANAN BISNIS 1. Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi : a. Perjalanan bisnis dalam negeri. Contohnya : antarkota, antardaerah, antar provinsi b.
Perjalanan bisnis luar negeri. Contohnya : antarnegara
2. Ditinjau dari tansportasi 12 | P a g e
a. Perjalanan lewat darat b. Perjalanan lewat laut c. Perjalanan lewat udara 3. Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi: a. Perjalanan dinas untuk rakernas b. Perjalanan dinas untuk seminar nasional c. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja d. Perjalanan dinas untuk pendidikan dan pelatihan e. Perjalanan dinas untuk pelatihan f. Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama. g. Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial. h. Perjalanan dinas untuk tender. i. Perjalanan dinas untuk acara seremonial. j. Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi.
D. PENGATURAN PERJALANAN BISNIS Dalam mengatur perjalanan bisnis yang dilakukan oleh pimpinan, seorang sekretaris harus menyusun rencana perjalanan bisnis. Ada beberapa langkuh yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan bisnis pimpinan, sebagai berikut. 1. Melakukan klarifikasi nama, alamat, dan nomor telepon pada semua perusahaan yang akan dikunjungan. Hal ini bertujuan apabila pimpinan telah sampai maka dapat segera menghubunginya. 2. Melakukan klarifikasi terhadap semua orang yang akan ditemui, baik itu menyangkut nama maupun jabatannya, serta semua informasi mengenai perusahaan tempat mereka bekerja. 3. Mencari keterangan mengenai politik, letak geografis, keadaan perdagangan, iklim, adat istiadat pada negara yang akan dikunjungi. Hal ini bertujuan agar sekretaris dapat mempersiapkan pakaian yang akan digunkan dalam perjalanan. 4. Menentukan maksud dan tujuan dilakukannya perjalanna bisnis. 5. Menentukan waktu keberangkatan, lama perjalanan, jenis transportasi yang akan digunakan, serta akomodasi yang sesuai dengan pilihan pimpinan. 6. Siapa yang akan ditemui pimpinan selama melakukan perjalanan bisnis. 7. Menentukan pokok pembicaraan.
13 | P a g e
Mempersiapkan Daftar Perjalanan Daftar perjalanan bisnis merupakan perpaduan antara daftar kunjungan perjalanan dan daftar janji temu. Akan tetapi, daftar janji temu dan daftar perjalanan mempunyai perbedaan tersendiri. Dalam hal penyiapan, seorang sekretaris harus mampu mempesiapkan secara terpisah antara daftar janji temu dengan daftra perjalanan. Daftar perjalanan berisi tentang catatan mengenai hari, tanggal, eaktu keberangkatan, nama lapangan terbang, stasiun, nomor perbincangan, waktu kedatangan, nama hotel pada daerah yang dikunjungi, sedangkan daftar janji temu merupakan catatan yang berisi tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa akan bertemu, di mana, tujuan pertemuan, dokumen yang diperlukan pimpinan, dan lain-lain yang perlu diingat wajib dicantumkan di dalam daftar janji temu tersebut. Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat kita simpulkan bahwa dafta perjalanan merupakan suatu daftar perincian perjalanan yang berisi tentang jam, tnaggal, hari keberangkatan, dan kedatangan di tempat tujuan, nama lapangan terbang, stasiun, nomoer penerbangan, dan nama hotel di daerah yang akan di kunjungi. Daftar perjalanan bisnis dibuat rangkap 4, denga perincian sebagai berikut. 1. Asli diberikan kepada pimpinan. 2. Tembusan 1 diberikan untuk wakil pimpinan. 3. Tembusan 2 diberikan untuk keluarga pimpinan. 4. Tembusan 3 untuk arsip sekretaris. Contoh Daftar Perjalangan Hari/ Tanggal
Waktu Keberangkatan
Tempat Tujuan
Tipe Angkutan
Waktu Tiba
Hotel/ Penginapan
Janji Temu
Waktu Temu
Beberapa hal yang perlu dilakukan saat persiapan perjalanan bisnis, antara lain: 1. Memeriksa berbagai sarana, dan prasarana yang akan dibawa pimpinan; 2. Memastikan hari, tanggal, dan jam pertemuan dengan rekan bisnis; 3. Memastikan alat transportasi yang akan digunakan; 4. Memastikan adanya penjemputan (jika dibutuhkan); 5. Memastikan semua dokumen yang dibutuhkan lengkap dan tidak tercecer; 6. Mempersiapkan keuangan yang cukup.
14 | P a g e
Catatan
E. MENYUSUN LAPORAN PERJALANAN BISNIS Laporan merupakan kegiatan komunikasi tertulis yang disampaikan dari bawahan kepada atasan, atau sebaliknya. Untuk menyusun laporan tidak hanya dibutuhkan kompetensi dan kreativitas karena laporan tidak hanya berisi hal-hal yang bersifat informatif, tetapi juga menentukan gagasan atau pemikiran penyusun laporan. Untuk membuat laporan diperlukan adanya data dan fakta, yaitu segala kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan selama mengadakan perjalanan bisnis. Data ini biasanya berupa: 1. Kuitansi pembayaran, 2. Bukti pembayaran hotel, 3. Makalah tentang materi pertemuan (bila dibuat secara tertulis), 4. Tiket pesawat (atau transportasi lain yang digunakan), 5. Jadwal kegiatan selama bepergian, 6. Hasil pertemuan. Teknik menyusun laporan dapat dibuat dalam beragam cara atau model, tetapi yang penting dari sebuah laporan adalah menyusun atau mendokumentasikan segala kegiatan dari pimpinan selama melakukan perjalanan bisnis. Beberapa hal yang peru diperhatikan dalam menyusun laporan perjalanan bisnis adalah: 1) Pembukaan pengumpulan data, 2) Jadwal kegiatan yang dilakukan, 3) Tujuan kegiatan, 4) Laporan akomodasi, 5) Hasil pertemuan, 6) Laporan keuangan, dan 7) Penutup.
15 | P a g e
1. Perencanaan Isi dan Susunan Laporan Setelah mengadakan perjalanan bisnis, perlu adanya laporan yang harus dibuat. Proses kegiatan pimpinan dalam menyusun laporan itu adalah sebagai berikut: a. Menyusun garis besar laporan, kemudian membuat outline dari hal-hal yang ingin dicakup secara lebih mendalam. b. Membuat konsep laporan. c. Mengolah materi sehingga hasilnya lebih urut dan memriksa kalimat demi kalimat. d. Setelah selesai konsep laporan, barulah sekretaris mengetiknya. e. Pimpinan mengoreksi apakah masih ada kesalahan atau tidak. Jika masih, maka sekretaris mengetik ulang untuk memperbaikinya. 2. Tata Cara Penyusunan Laporan Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, harus memerhatikan prinsip syarat dalam penyusunannya. Di samping itu, juga harus memerhatikan tata caranya. Pada prinsipnya penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan, pengumpulan dan penyajian data, sistematika laporan dan penulisan laporan. a. Tahap Persiapan Pada tahap ini harus dapat menjawab pertanyaan, misalnya. 1) Apa yang harus dilaporkan. 2) Mengapa hal itu dilaporkan. 3) Kapan laporan itu disampaikan 4) Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung. Jika semua pertanyaan itu dapat terjawab, maka dapat dirumuskan secara jelas latar belakan dan masalah laporan, tujuan laporan, target dan waktu laporan, dan data yang relevan untuk disajikan, begitu pula sumber laporan. b. Pengumpulan Data dan Penyajian Data Dalam proses pengumpulan data harus mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain: 1) Data primer, meliputi: a) Hasil wawancara, b) Hasil Diskusi, c) Hasil Pengisian daftar Pertanyaan, d) Hasil observasi langsung. 2) Data sekunder, meliputi: 16 | P a g e
a) Data hasil perjalanan dinas pimpinan dan akomodasi dari hotel, b) Tempat pertemuan, c) Acara dan transportasi, d) Dari dalam organisasi, misalnya tentang kepegawaian, keuangan dan lainlain. c. Sistematika Laporan Pada dasarnya bentuk laporan setiap perusahaan berbeda-beda. Namun sebagai metode dasar dalam menentukan sistematika penulisan laporan adalah sebagai berikut. 1) Laporan informatif a) Pengantar b) Isi laporan c) Penutup 2) Laporan rekomendasi a) Pengantar b) Isi laporan c) Rekomendasi d) Penutup 3) Laporan pertanggungjawaban a) Pengantar b) Isi laporan c) Evaluasi d) Kesinmpulan 4) Laparan kelayakan a) Pengantar b) Rumusan masalah c) Alternatif pemecahan masalah dan analisa masing-masing alternatif d) Evaluasi e) Rekomendasi d. Penulisan Laporan Dalam penulisan laporan ini harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingga laporan tersebut tersaji secara urut, mudah dipahami, dan enak dibaca. Untuk laporan perjalanan bisnis pimpinan dapat dbuat 2
17 | P a g e
macam laporan, yaitu laporan hasil kegiatan, dan laporan pertanggung jawaban keuangan. e. Laporan Kegiatan Laporan kegiatan berupa laporan kegiatan dari seluruh hasil kegiatan yang sudah dilaksanakan pada waktu mengadakan perjalanan bisnis.
BAB III EVALUASI A.
Maksud dan Tujuan Evaluasi Evaluasi pembelajaran memilki berbagai tujuan diantaranya adalah untuk : 1. Menentukan angka kemajuan atau hasil belajar pada siswa. Berfungsi sebagai : a) Laporan kepada orang tua / wali siswa. b) Penentuan kenaikan kelas c) Penentuan kelulusan siswa. 2. Penempatan siswa ke dalam situasi belajar mengajar yang tepat dan serasi dengan tingkat kemampuan, minat dan berbagai karakteristik yang dimiliki. 3. Mengenal latar belakang siswa (psikologis, fisik dan lingkungan) yang berguna baik bagi penempatan maupun penentuan sebab-sebab kesulitan belajar para siswa, yakni berfungsi sebagai masukan bagi tugas Bimbingan dan Penyuluhan (BP). 4. Sebagai umpan balik bagi guru, yang pada gilirannya dapat digunakan untuk memperbaiki proses belajar mengajar dan program remdial bagi siswa.
B.
Soal-Soal Latihan dan Evaluasi
Buatlah kelompok dengan masing-masing beranggotakan 2 orang. Buatlah contoh tabel perjalanan bisnis. Kerjakan bersama teman kelompokmu, tulis di kertas folio bergaris!
18 | P a g e
LATIHAN 1 A. Berilah tanda silang (x) pada huruf a, b,c, d, atau e di depan jawaban benar! 1. Tanda izin untuk mengunjungi negara lain, serta memberi perlindungan kepada pemegangnya disebut ... a. Paspor b. Visa c. Yellow card d. Surat perjalanan dinas e. SPJ 2. Bukti izin yang distempel pada lembaran-lembaran paspor tertentu yang digunakan untuk mengunjungi negara tertentu disebut ... a. Surat tugas b. Yellow card c. Surat perjalanan d. Visa e. Paspor 3. Visa yang dapat dipakai hanya sekali perjalanan untuk masuk ke suatu negara tertentu disebut ... a. Single entry b. Multiple entry c. Double entry d. Triple entry e. Trio entry 4. Visa yang dapat dipakai beberapa kali tanpa harus memperbarui visa tersebut disebut ... a. Single entry b. Multiple entry c. Double entry d. Triple entry e. Trio entry 5. Masa berlaku paspor ... tahun, dapat diperbarui kembali. a. 1 b. 3 c. 5 19 | P a g e
d. 10 e. 20 6. Berikut syarat-syarat untuk mendapatkan paspor adalah ... a. KTP, KK, rekening listrik, rekening telepon b. KTP, KK, SK pengangkatan pegawai c. KTP, KK, slip gaji, kartu golongan darah d. KTP, KK, pas photo, surat nikah bagi yang sudah menikah e. KTP, KK, pas photo, slip gaji, SK pegawai 7. Kartu yang dikeluarkan oleh bank/badan lain yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam batas nilai tertentu disebut ... a. Travellers cheque b. Yellow card c. Fiskal d. Credit card e. Letter of credit 8. Berhubungan dengan pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah, sehubungan dengan perjalanan seseorang ke luar negeri disebut ... a. Fiskal b. Pasport c. Visa d. Yellow card e. Letter of credit 9. Kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan ke luar negeri sebagai tanda warga negara tersebut tidak emmiliki penyakit menular disebut ... a. Fuskal b. Pasport c. Visa d. Yellow card e. Letter of credit 10. Alat pembayaran semacam cek yang diciptakan khusus untuk orang yang akan bepergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan cek tersebut disebut ... a. Letter of credit 20 | P a g e
b. Travellers cheque c. Giro d. Fiskal e. cheque 11. Surat yang dikeluarkan oelh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalannya di beberapa tempat ... a. Letter of credit b. Travellers cheque c. Giro d. Fiskal e. cheque 12. Apabila pengaturan perjalanan dinas agak rumit, dan sekretaris mempunyai banyak pekerjaan di kantor, maka sebaiknya pengaturan perjalanan dinas diserahkan kepada ... a. Biro iklan b. Biro perjalanan c. Jasa makelar d. Perwakilan organisasi e. Kantor cabang 13. Daftar perjalanan dinas pimpinan dibuat rangkap 4, dan untuk yang asli digunakan kepada ... a. Wakil pimpinan b. Keluarga pimpinan c. Arsip d. Pimpinan cabang e. Pimpinan 14. Berikut keterangan yang diperlukan seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas adalah ... a. Jenis transportasi, pelayanan hotel, angkutan yang diperlukan b. Tanggal, waktu, tempat, dengan siapa pimpinan mengadakan pertemuan c. Tujuan perjalanan, persinggahan, tanggal keberangkatan d. Waktu yang dipilih untuk pemberangkatan dan kembalinya e. Semua benar
21 | P a g e
15. Dalam mempersiapkan dokumen perjalanan, yang perlu dipersiapkan oleh sekretaris adalah ... a. Paspor b. Visa c. Yellow card d. Fiskal e. Semua benar 16. Dalam membuat daftar perjalanan dinas pimpinan, sekretaris membuat 4, yang tidak harus menerima tembusan dalam daftar perjalanan dinas tersebut adalah ... a. Pimpinan b. Wakil pimpinan c. Arsip d. Keluarga pimpinan e. Semua benar 17. Syarat yang tidak diperlukan dalam memilih hotel/penginapan adalah ... a. Kenyamanan hotel b. Kelengkapan fasilitas c. Dekat dengan tempat rapat d. Mewah dan lux e. Biaya penginapan 18. Berikut bukan manfaat dari kartu kredit ... a. Mengurangi pengeluaran uang secara tunai b. Mempermudah pembayaran c. Mendapatkan barang dengan cara cepat d. Menambah prestise pemegang kartu e. Menambah keinginan untuk selalu berbelanja 19. Sistematika dari laporan rekomendasi adalah ... a. Pendahuluan, isi laporan, pembahasan, penutup b. Pengantar, isi laporan, rekomendasi, penutup c. Pengantar, isi laporan, evaluasi, penutup d. Pengantar, rumusan masalah, rekomendasi, penutup e. Pengantar, isi laporan, rekomendasi, evaluasi 20. Berikut yang tidak termasuk fungsi surat tugas adalah ... a. Memberikan jaminan keamanan 22 | P a g e
b. Memberikan alamat c. Menjamin kredibilitas perusahaan yang memberi tugas d. Memberi jaminan makan secara cuma-Cuma e. Menghindari terjadinya penipuan 21. Berikut tidak termasuk unsur-unsur dalam surat tugas adalah ... a. Alamat yang dituju b. Nama pemberi tugas c. Nama yang diberi tugas d. Tujuan penugasan e. Alamat keluarga 22. Dalam melakukan perjalanan dinas melalui darat disarankan untuk membawa peta. Fungsi dari peta antara lain ... a. Menemukan tempat tujuan dengan mudah b. Sebagai pelengkap dokumen c. Untuk menghemat biaya d. Mencari restoran yang murah e. Memberikan prestise bagi si pembawa 23. 1. Nama perusahaan 2. Nomor telepon dan alamat 3. Nama pimpinan 4. Akomodasi yang diperlukan 5. Perkiraan tanggal akan meninggalkan hotel Unsur di atas merupakan data pimpinan yang harus diserahkan sekretaris kepada pihak... a. Hotel b. Sekretaris c. Kantor pos d. Kantor e. Manajemen 24. Faktor yang mempengaruhi kerja sekretaris dan menentukan keberhasilannya adalah ... a. Kepribadian b. Hubungan dengan pimpinan dibantu c. Pengetahuan yang luas berkaitan dengan kesekretariatan 23 | P a g e
d. Praktik kerja e. Semua benar 25. Biro perjalanan bertugas ... a. Mengumpulkan segala keterangan b. Memberitahukan tentang keberangkatan perjalanan c. Mempersiapkan dokumen perjalanan d. Mengatur perjalanan luar negeri e. Mengatur keuangan B. Isilah titik-titik dibawah ini dengan singkat dan jelas! 1. Visa yang dapat dipakai beberapa kali tanpa harus memperbarui adalah ..... 2. Kartu yang dikeluarkan bank yang memberikan hak kepasa pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam batas tertentu disebut .... 3. Kartu yang digunakan sebagai bukti bahwa seseorang terbebas dari penyakit menular adalah ..... 4. Pajak yang harus dibayarkan apabila seseorang akan bepergian ke luar negeri disebut ..... 5. Masa berlakunya paspor adalah ..... tahun 6. Urutan pembuatan laporan disebut ..... 7. Tanda izin yang dicap pada lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara disebut ..... 8. Laporan yang melaporkan dari penilaian terhadap suatu hal atau dasar pengamatan sekilas disebut laporan ..... 9. Pihak yang berhak memperoleh lembar asli daftar perjalanan dinas pimpinan adalah ..... 10. Alat pembayaran yang digunakan untuk bepergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan disebut ..... C. Jawablah pertanyaan berikut dengan jawaban yang benar! 1. Sebutkan syarat-syarat utnuk mendapatkan paspor! Jawab: .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... 2. Sebut dan jelaskan macam-macam visa!
24 | P a g e
Jawab: .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... 3. Sebut dan jelaskan macam-macam alat pembayaran yang dapat dipakai selama mengadakan perjalanan bisnis! Jawab: .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... 4. Sebutkan langkah-langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam mengatur perjalanan bisnis! Jawab: .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... 5. Sebutkan siapa saja yang menerima daftar perjalann bisnis pimpinan! Jawab: .................................................................................................................................... ....................................................................................................................................
25 | P a g e
GLOSARIUM
PASPOR : Tanda bukti kewarganegaraan/tanda izin untuk dapat mengunjungi negara lain, serta memberi perlindungan kepada pemegangnya. Masa berlaku paspor 5 (lima) tahun dan dapat diperbarui. VISA : Bukti izin yang di stempel pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu. YELLOW CARD : Kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk dipergunakan oleh warga negara Indonesia yang akan bepergian ke luar negeri. FISKAL : Hal-hal mengenai keuangan, terutama pendapatan dan pengeluaran pemerintah, misalnya, berbagai pajakn dan uatang piutang. SINGLE ENTRY : yaitu visa yang berlaku untuk sekali perjalanan masuk ke suatu negara tertentu. MULTIPLE ENTRY : yaitu visa yang dapat diapkai oleh seseorang untuk dapat masuk ke negara lain beberapa kali tanpa mempebarui visa tersebut. KARTU KREDIT : Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan/badan lain yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam batas nilai tertentu menurut persyaratan yang ditentukan. TRAVELLERS CHEQUE : alat pembayaran semacam cek yang diciptakan khusus untuk orang yang bepergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan cek. LETTER OF CREDIT : Surat ini dapat dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanannya di beberapa tempat.
26 | P a g e
DAFTAR PUSTAKA Atep adya Banata.1996.Bisnis dan Hukum Perdata Dagang. Bandung;Armico Cut Rozanna,dkk.1999.Surat Menyurat dan Komunikasi.Bandung:angkasa Juhana Wijaya.2001.Etika Komunikasi kelas 2 Perkantoran.Bandung:Armico Slamet,dkk.1996.Surat Menyurat jilid 2.Surakarta:Setiaji Sutrina.2007.Melakukan Negosiasi:Yudistira
27 | P a g e
