PANDUAN PENUBUHAN BADAN PELAJAR Penyertaan pelajar dalam kegiatan berpersatuan adalah satu daripada matlamat Universiti ke arah melahirkan pelajar yang berpengetahuan dalam bidang kepemimpinan dan perkembangan sahsiah. Sebagai dasar dan dengan maksud untuk menjamin “budaya pelajar” selaras dengan iklim dan aspirasi negara dan bangsa, badan pelajar yang diizinkan pengwujudannya mestilah berpandukan kepada perkara-perkara berikut: •
Orientasi sikap dan mental untuk membentuk “diri yang boleh berdikari” dan menuju ke arah “self-actualization”.
•
Mencerminkan maruah, prestasi, sumbangan dan kaliber Universiti Utara Malaysia sebagai sebuah Universiti Nasional.
•
Mempunyai asas-asas yang kukuh dalam keilmuan, kebudimanan dan kebaktian.
Kriteria penubuhan badan pelajar (persatuan/kelab) hendaklah melambangkan cita-cita dan imej UUM. Keanggotaan dan sifatnya mestilah memenuhi ciri-ciri berikut:•
Keanggotaan mestilah terdiri dari berbilang kaum.
•
Keanggotaan mestilah melambangkan integrasi daerah.
•
Tidak ada pertindihan atau duplikasi dalam kegiatan.
•
Keutamaan dan galakan akan diberikan bagi penubuhan persatuan/kelab yang berasaskan akademik atau sesuatu disiplin ilmu.
Penubuhan tidak akan diizinkan atau dimansuhkan bagi badan pelajar yang membawa sifat bertentangan dengan nilai-nilai UUM termasuk persatuan/kelab yang mempunyai ciriciri berikut:•
Mono kaum
– keanggotaan dimonopoli oleh sesuatu kaum sahaja.
•
Kedaerahan – Keahlian terbuka kepada anak sesuatu negeri atau daerah sahaja.
•
Duplikasi – Persatuan/Kelab yang ketara sekali pertindihan matlamat dan kegiatan-kegiatannya.
•
Persatuan Bahasa – Kecuali Persatuan Bahasa Malaysia dan Bahasa pengajian yang lain.
1
TATACARA PERMOHONAN AKTIVITI DALAM NEGARA BAHAGIAN 1
Kertas kerja dimasukkan dalam Sistem Rekod Aktiviti Pelajar (SIRA)
Pembetulan
Kertas kerja dan surat permohonan aktiviti perlulah lengkap dicetak.
•
Aktiviti yang akan dianjurkan di dalam kampus perlu mendapat persetujuan atau kelulusan Pengetua DPP/ Dekan PPK / Pengarah HEP.
ii.
Kertas kerja serta surat permohonan aktiviti hendaklah dikemukakan kepada Pengetua/Felo Penasihat dan Penasihat/Penyelaras Badan Pelajar untuk tujuan kelulusan. Tempoh kelulusan:
•
Kelulusan Pengetua DPP = 7 hari >Aktiviti anjuran Pelajar JPMDPP >Perbelanjaan kurang dari RM 3000 >Bukan peserta / penceramah luar. >TIADA aktiviti menerbit dan mengedar apa-apa dokumen dalam dan luar kampus
Dapatkan sokongan dari Felo Penasihat DPP / Penasihat Badan Pelajar Semakan Pengetua DPP / Penyelaras Badan Pelajar Pembetulan
Kelulusan oleh Pengetua
Lulus
Laporan
Cetak Surat Kelulusan
Kelulusan Dekan /Pengarah HEP
Surat Kelulusan
Laporan
BAHAGIAN II >Kelulusan Dekan / Pengarah HEP = 5 hari >Perbelanjaan kurang RM 3,000 – RM20,000 >Peserta / penceramah luar atau lain-lain penglibatan >Aktiviti & kutipan dalam kampus >Aktiviti menerbit dan mengedar dokumen dalam dan luar kampus
BAHAGIAN III >Kelulusan Dekan / HEP = 10 hari >Perbelanjaan kurang RM 20,000 >Aktiviti luar kampus
Kelulusan Timbalan Naib Canselor HEPA
Surat Kelulusan
Laporan
BAHAGIAN IV >Kelulusan TNC HEPA = 10 hari >Perbelanjaan lebih RM 20,000 >Kutipan luar kampus > Hantar kertas kerja 1 bulan sebelum projek (dalam negara)
2
TATACARA PERMOHONAN AKTIVITI (LUAR NEGARA)
Kertas kerja dimasukkan dalam Sistem Rekod Aktiviti Pelajar (SIRA)
Pembetulan
Kertas kerja dan surat permohonan aktiviti perlulah lengkap dicetak.
Dapatkan sokongan dari Felo Penasihat DPP / Penasihat Badan Pelajar
BAHAGIAN 1 Aktiviti yang dianjurkan ke luar negara hendaklah mendapat persetujuan atau kelulusan dariTNC HEPA. Bagi aktiviti di bawah kolej hendaklah melalui Kolej Akademik untuk tujuan kelulusan. Kertas kerja serta surat permohonan aktiviti hendaklah dikemukakan kepada HEP / Kolej melalui Penyelaras badan pelajar untuk tujuan Kelulusan peringkat kolej dan HEP.
Semakan
Pembetulan
Pengetua DPP / Penyelaras Badan Pelajar
Surat iringan HEP ke KDN, PDRM dan WISMA PUTRA berserta salinan kertas kerja
BAHAGIAN II Kelulusan Timbalan Naib Canselor HEPA
Surat Kelulusan
Pelaksanaan
Aktiviti yang hendak dijalankan di luar negara perlu mendapat pengesahan dari pihak Kementerian Dalam Negeri (KDN), Polis DiRaja Malaysia (PDRM) dan WISMA PUTRA. Kertas kerja hendaklah dikemukakan kepada HEP sebanyak 4 salinan tiga (3) bulan sebelum tarikh pelaksanaan aktiviti. aktiviti. Tempoh kelulusan oleh TNC HEPA adalah 10 hari.
Laporan
3
PANDUAN MENULIS KERTAS KERJA
Tajuk Kertas Kerja
Tujuan
Penerangan Tentang Projek
Jawatankuasa Pelaksana
Anggaran Kewangan
Susun atur/Atur cara Projek
Tajuk hendaklah jelas dan menggambarkan matlamat/objektif program Nyatakan secara jelas tujuan kertas kerja disediakan sama ada untuk: ♦ Kelulusan/makluman/perbincangan/dll ♦ Untuk siapa dikemukakan ♦ Nyatakan apakah objektif/matlamat yang ingin dicapai Nyatakan secara jelas butiran mengenai: ♦ Tarikh/Masa/Tempat ♦ Peserta/Kumpulan Sasar ♦ Yuran/Bayaran yang dikenakan ♦ Kerjasama/Bantuan di Unit/Persatuan lain
Sertakan: ♦ Minit mesyuarat induk persatuan/kelab yang telah memutuskan untuk mengadakan projek yang dipohon ♦ Senarai penuh AJK berserta No. Matrik dan jawatan ♦ Peranan dan bidang tugas jawatankuasa Nyatakan secara terperinci dan logik anggaran pendapatan serta perbelanjaan termasuk belanja kontigensi sebanyak 10% dan diperincikan mengikut butirbutir perbelanjaan Sediakan tentatif program yang terperinci dari awal hingga ke akhir termasuk atur cara perasmian dan penutup dengan menyatakan masa, tempat dan penceramah serta tajuk
Peserta
Nyatakan kumpulan sasar yang akan menyertai program ini sama ada pelajar/ kakitangan/masyarakat luar atau antarabangsa serta bilangan peserta dari setiap kumpulan sasaran.
Penceramah
Senaraikan cadangan-cadangan penceramah/pengerusi/pembentang dan lainlain yang berkaitan bersama maklumat-maklumat, alamat majikan untuk tujuan kelulusan/makluman.
Sokongan Rujuk keseluruhan kertas kerja kepada penasihat atau pegawai yang berkaitan untuk dikomen dan diberi sokongan dan pandangan. Kelulusan Nyatakan terima kasih serta mohon pertimbangan untuk diluluskan
Nota: Kertas kerja untuk aktiviti ke luar negara perlu disertakan bersama senarai penuh nama, nombor kad pengenalan, alamat tetap dan nombor telefon setiap peserta.
4
PANDUAN PENETAPAN NAMA AHLI-AHLI JAWATANKUASA DAN BIRO-BIRO 1.
Penetapan jawatan bagi semua projek yang dikendalikan oleh pelajar adalah seperti berikut:♦ ♦ ♦ ♦ ♦
2.
Pengarah Projek Timbalan Pengarah Projek Setiausaha Projek Penolong Setiausaha Projek Bendahari Projek
Biro-biro bagi Jawatankuasa setiap projek dicadangkan seperti berikut:♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦
AJK Logistik AJK Jamuan AJK Publisiti AJK Jemputan AJK Protokol dan Sambutan AJK Tajaan/Sumbangan AJK Buku Cenderamata AJK Pengangkutan AJK Cenderahati
Bagi melicinkan aktiviti/projek setiap 9 AJK di atas boleh melantik 5 orang Ahli Jawatankuasa Kecil masing-masing. 3.
Semua AJK yang dilantik perlu diserahkan nama kepada penyelaras/penasihat/ pengetua/felo masing-masing untuk tujuan pengesahan sijil dan merit.
4.
Semua Jawatan dan AJK yang ditetapkan adalah kekal untuk digunakan bagi setiap urusan surat-menyurat dan sijil penyertaan.
5
PANDUAN MENULIS ANGGARAN KEWANGAN 1. Pendapatan 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Yuran Peserta Sumbangan Universiti Sumbangan Luar (Penaja) Akaun Kontra Badan Pelajar Lain-lain (jika ada)
RM xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx
2. Perbelanjaan 2.1
2.2
Pentadbiran (i) Percetakan (buku cenderamata, sijil, kad jemputan, risalah dll) (ii) Urusan pos (iii) Telefon/faksimili (iv) Pentadbiran urus setia
xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx
Logistik (i) Penginapan (ii) Pengangkutan (A) Sewa bas (B) Tuntutan Perjalanan (AJK, peserta, ahli panel/penceramah, tol dll) (iii) Sewa Dewan, sistem siaraya dll
xxxx.xx xxxx.xx
Cenderahati (jika ada) (i) Cenderahati perasmi/penceramah/ahli panel (ii) Honorarium penceramah/ahli panel
xxxx.xx xxxx.xx
2.4
Publisiti (jika ada)
xxxx.xx
2.5
Kontigensi (jika ada) (10% daripada jumlah keseluruhan perbelanjaan) xxxx.xx
2.3
xxxx.xx xxxx.xx xxxx.xx
______ Baki/Kurangan (Pendapatan-Perbelanjaan)
xxxx.xx ______
Nota: Sesuatu item perbelanjaan yang melebihi RM1000.00 perlulah mengambil sebutharga untuk diuruskan Borang Pesanan Pembelian (LPO) oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
6
PANDUAN PENGENDALIAN MESYUARAT
SEBELUM MESYUARAT (BHG. 1) (BHG. 1) jadual Sediakan
Sediakan jadual/tentatif mesyuarat untuk sepanjang tahun
Mesyuarat
Sediakan agenda/memorandum
Tentukan agenda tetap mesyuarat serta agenda-agenda tertentu untuk setiap kali mesyuarat serta sediakan memorandum perlaksanaan untuk mesyuarat berkaitan, setelah berbincang dengan pengerusi mesyuarat.
Sediakan fail/maklumat untuk mesyuarat
Sediakan fail (jika perlu) untuk maklumat/bahan/kertas kerja yang akan dibincangkan dalam mesyuarat
Mengedarkan surat panggilan dan bahan mesyuarat
Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat tidak kurang dari 7 hari sebelum mesyuarat serta mengedarkan bahan mesyuarat tidak kurang dari tiga (3) hari.
Sediakan senarai kehadiran
Senarai kehadiran bercetak tarikh, masa dan tempat mesyuarat perlu diedarkan dan mengandungi antara lainnya nama Unit/Jabatan dan tandatangan
Taklimat untuk pengerusi
Tentukan bilik serta alatan
Tempahan jamuan
Hendaklah berbincang serta memaklumkan maklumat untuk mesyuarat sebelum dimulakan.
dengan
Pengerusi
Tentukan bilik dan alatan-alatan untuk mesyuarat sesuai/selesai/bersih dan diketahui oleh ahli-ahli mesyuarat sebelum dimulakan Membuat tempahan jamuan dan tentukan tempat dan bilangannya yang secukupnya
7
SEMASA MESYUARAT (BHG. 2) Tentukan kuorum
Pastikan bilangan ahli mencukupi kuorum mesyuarat dan ahli-ahli yang hadir adalah ahli-ahli mesyuarat atau wakil.
Senarai kehadiran Edarkan senarai kehadiran untuk diisi oleh ahli-ahli mesyuarat Catat perbincangan mesyuarat Ikuti agenda
SELEPAS MESYUARAT (BHG. 3) Tindakan terhadap perbincangan
Ambil tindakan terhadap apa-apa keputusan yang memerlukan tindakan segera/serta seperti yang diputuskan dalam mesyuarat
Draf minit
Berdasarkan kepada catatan yang dibuat, drafkan minit mesyuarat mengikut agenda dan kemukakan untuk semakan pengerusi
Minit sebenar untuk edaran
Dengan persetujuan pengerusi sediakan minit sebenar dan edarkan kepada ahli-ahli mesyuarat dalam tempoh 7 hari selepas tarikh mesyuarat
Hantar ke pihak atasan
Panjangkan minit kepada pihak yang berkenaan seperti yang diperolehi
Tindakan terhadap minit
Ambil segala tindakan terhadap keputusan-keputusan yang tidak segera dan yang memerlukan tindakan dan buat catatan segala tindakan yang telah dibuat.
Fail/rekod
Fail dan rekodkan segala bahan mesyuarat serta minit dalam fail yang berkaitan
Nota: Peranan Pengerusi ♦ ♦ ♦ ♦ ♦
Mempunyai pengetahuan yang meluas mengenai suatu mesyuarat yang dipimpinnya. Adil dan tidak menyebelahi mana-mana pihak dalam sesuatu mesyuarat. Mempunyai kemahiran dan kebijaksanaan dalam mengendalikan sesuatu mesyuarat. Sanggup mempengerusikan semua mesyuarat jawatankuasa yang telah diaturkan dan mesyuarat-mesyuarat lain yang tidak berjadual. Menggunakan undinya sebagai undi pemutus sekiranya dalam sesuatu pengundian jumlah yang menyokong dan menentang adalah sama.
8
Peranan Setiausaha ♦ ♦ ♦ ♦
Mengenali dan menjalin hubungan dengan semua ahli jawatankuasa termasuk pengerusi Menyimpan senarai nama dan alamat ahli jawatankuasa yang kemaskini. Mempunyai pengetahuan yang mendalam mengenai semua peraturan perjalanan mesyuarat Mempunyai penguasaan bahasa yang baik.
9
PANDUAN SEMAKAN PENGENDALIAN PROJEK
Perancangan aktiviti
Setiap jawatankuasa perlu senaraikan semua cadangan aktiviti yang hendak dilaksanakan
Mesyuarat persatuan/ kelab
Bentangkan kepada mesyuarat untuk dibuat keputusan dan diselaraskan dengan unit-unit lain dari segi tarikh/matlamat dan lain-lain
Sediakan kertas kerja
Sediakan kertas kerja untuk kelulusan pihak yang berkaitan seperti di ruangan Panduan Menulis Kertas Kerja
Permohonan kelulusan
Hantar kertas kerja untuk kelulusan pihak yang berkaitan seperti di Permohonan Aktiviti Badan Pelajar
Diluluskan/tidak diluluskan
Dapatkan Surat Kelulusan dan maklum balas terhadap kertas kerja untuk tindakan selanjutnya
Urusan Pentadbiran
Uruskan urusan-urusan pentadbiran yang berkaitan seperti suratmenyurat berdasarkan kepada senarai semak dan kelulusankelulusan mesyuarat
Perlaksanaan Projek
Tentukan semua urusan berjalan seperti yang dirancang pada hari perlaksanaan projek
Tamat Projek
Uruskan dan selesaikan segala urusan seperti pemulangan barang dan dapatkan maklumbalas tentang projek
Post Mortem
Mesyuarat Post Mortem perlu diadakan untuk melihat kekuatan serta kelemahan projek
Laporan Lengkap
Sediakan laporan lengkap perjalanan projek dari awal hingga akhir
10
PANDUAN MENULIS LAPORAN PROJEK NAMA PROJEK
Maklumat umum
Nyatakan maklumat-maklumat Umum seperti tarikh/masa/tempat, peserta, perasmi dan lain-lain yang berkaitan yang sebelum/semasa projek berjalan termasuk kertas kerja projek.
BHG. 1 Perincian Aktiviti
Berikan penjelasan ringkas mengenai aktiviti-aktiviti yang telah dijalankan seperti perjalanan seminar/bengkel.
Pencapaian/ Kejayaan
Nyatakan adakah projek ini telah mencapai matlamat seperti yang digariskan serta pencapaian-pencapaian lain yang diperolehi oleh peserta AJK dan unit-unit.
Kelemahan/ Masalah
Nyatakan kelemahan projek yang dapat dikesan serta masalah yang dihadapi dan nyatakan cadangan.
Maklumat Kewangan
Nyatakan segala maklumat tentang pendapatan sebenar serta perbelanjaan sebenar yang disokong oleh bil/resit yang asal mengikut aktiviti yang dijalankan. Lampirkan penyata yang teratur serta kemas untuk wang pendahuluan yang diambil
BHG. 2
Surat/Borang
Semua contoh surat-menyurat serta borang-borang yang berkaitan dengan projek serta apa-apa sahaja maklumat tentang projek seperti peta, lakaran senarai penaja hendaklah disekalikan.
Gambar
Sertakan gambar-gambar yang ada kaitan serta dapat menjelaskan laporan projek.
BHG. 3
Nota: Laporan hendaklah mengandungi semua bahan yang ada kaitan dengan projek termasuk gambar. Laporan hendaklah di`bind’ dengan kemas dan diserahkan kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Resit asal perbelanjaan hendaklah disertakan bersama laporan projek untuk dibuat tuntutan bayaran balik perbelanjaan yang telah didahulukan mengikut jumlah/baki peruntukan yang diluluskan untuk sesuatu aktiviti.
11
PANDUAN JEMPUTAN PERASMI PROGRAM KATEGORI Kategori DYMM SPB Yang DiPertuan Agong, KDYMM Sultan. TYT Negeri, YAB Perdana Menteri/Timbalan Perdana Menteri/Menteri Besar, Menteri dan Timbalan Menteri
Tentukan tarikh, masa dan tempat majlis perasmian
Hubungi pejabat perasmi untuk mendapatkan kesesuaian tarikh dan masa untuk majlis perasmian seperti yang dicadangkan
tarikh
Sediakan surat berikut : Surat mohon kelulusan untuk menjemput perasmi mestilah diajukan kepada Naib Canselor melalui TNC (HEPA) terlebih dahulu. Setelah mendapat sokongan TNC (HEPA) surat tersebut hendaklah dimajukan ke Pejabat Naib Canselor untuk kelulusan. Setelah mendapat kelulusan Naib Canselor surat tersebut hendaklah dibawa kepada Pegawai Perhubungan Awam (PRO) untuk penyediaan surat jemputan rasmi yang akan dihantar kepada perasmi.
Surat jemputan yang telah disediakan oleh Pejabat Perhubungan Awam dan telah ditandatangani oleh Naib Canselor akan diposkan/faksimi kepada perasmi berkenaan.
Dapatkan maklumbalas kehadiran perasmi/wakil dari masa ke semasa untukJEMPUTAN urusan pentadbiran PANDUAN PERASMI PROGRAM
12
KATEGORI YB Ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri/Pegawai Utama Kerajaan dan Kementerian.
Tentukan tarikh, masa dan tempat majlis perasmian
Hubungi pejabat perasmi untuk mendapatkan kesesuaian tarikh dan masa untuk majlis perasmian seperti yang dicadangkan
tarikh
Sediakan surat berikut : Surat mohon kelulusan untuk menjemput perasmi mestilah diajukan kepada Naib Canselor melalui TNC (HEPA) terlebih dahulu. Setelah mendapat sokongan TNC (HEPA) surat tersebut hendaklah dimajukan ke Pejabat Naib Canselor untuk kelulusan.
Surat jemputan yang telah disediakan oleh Pejabat Perhubungan Awam dan telah ditandatangani oleh Naib Canselor akan diposkan/faksimi kepada perasmi berkenaan.
Dapatkan maklumbalas kehadiran perasmi/wakil dari masa ke semasa untuk urusan pentadbiran
13
PANDUAN AGIHAN PERUNTUKAN UNTUK AKTIVITI 1. Setiap badan pelajar kecuali DPP akan menerima agihan peruntukan tahunan untuk menjalankan aktiviti yang sama (RM3000) kecuali di atas kelulusan khas Timbalan Naib Canselor (HEPA). 2. Kadar maksimum agihan untuk aktiviti anjuran badan pelajar, JPMDPP dan MPP adalah seperti berikut:
Bil.
Jenis Aktiviti
2.1
Pendaftaran/Perjumpaan ahli baru/mesyuarat agong
2.2
Sukan, Kebudayaan dan Kesenian i. Dalaman a. Sesama ahli b. Terbuka ii. Luaran a. Peringkat Kebangsaan b. Peringkat Antarabangsa
2.3
2.4
2.5
Lawatan Ekspedisi dan seumpamanya i. Sekitar Negeri (Kedah/Perlis/Pulau Pinang) a. Tempoh sehari b. Tempoh melebihi 2 hari ii. Dalam Negara (Melebihi 3 hari) iii. Luar Negara Program Khidmat Masyarakat i. Tempatan ii. Sekitar Kedah/Perlis iii. Luar Kedah/Perlis Tempoh melebihi 2 hari dengan penyertaan melebihi 20 orang. Seminar, forum, pameran dan seumpamanya i. Dalaman ii. Peringkat Kebangsaan iii. Peringkat Antarabangsa
MPP (RM)
Badan Pelajar (RM)
200
200
400
300
600
550
1000 2000
950 1900
300
300
500 750 1500
400 600 1000
600
600
1000 1500
800 1300
500
450
1200 2500
1000 2000
* Kadar agihan ini tidak termasuk untuk perbelanjaan bas 3.
Walau bagaimanapun Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)/Pengarah HEP boleh menggunakan budibicaranya untuk meluluskan sejumlah peruntukan tanpa tertakluk kepada garis panduan di atas setelah mendapat sokongan daripada Pengetua DPP/Penasihat/Penyelaras badan pelajar.
14
4.
Kelulusan peruntukan untuk sesuatu projek adalah tertakluk kepada baki terakhir peruntukan yang ada.
5.
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) adalah pegawai pengawal kepada semua akaun kontra badan pelajar. Permohonan untuk pengeluaran dan perbelanjaan dari akaun ini perlu mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).
PERUNTUKKAN ELAUN PELAJAR 1.
Penyertaan pelajar dalam sesuatu aktiviti itu mestilah diluluskan oleh pihak berkuasa Universiti.
2.
Elaun ini hanya layak dibayar sekiranya kemudahan-kemudahan ini tidak disediakan oleh Universiti/Penganjur.
3.
Elaun yang dibenarkan bagi penyertaan pelajar dalam sesuatu aktiviti dalam negeri adalah seperti di bawah:3.1
Elaun Makan
-
RM15/- sehari
3.2
Penginapan
-
Maksimum RM40/- sehari
3.3
Tambang Pengangkutan -
Pergi balik dari kampus (atau rumah) ke tempat aktiviti diadakan (bas)
4.
Elaun makan layak dibayar apabila sesuatu aktiviti itu dijalankan tidak kurang dari 24 jam (termasuk waktu perjalanan).
5.
Resit/tiket penginapan dan pengangkutan awam berkenaan hendaklah dikemukakan selepas tamat sesuatu aktiviti itu.
6.
Tuntutan tambang teksi hendaklah berasaskan kos satu tempat duduk sahaja dan bukan kos keseluruhan sebuah teksi. Bagi teksi awam bermeter bayaran hendaklah berasaskan bayaran sebenar dan tidak melebihi kadar yang ditetapkan oleh Badan Pelesenan Teksi Awam.
7.
Perbelanjaan penyertaan pelajar di luar negara hendaklah pada kadar berpatutan bagi sesebuah negara tertakluk kepada jumlah peruntukan yang dibenarkan.
8.
Timbalan Naib Canselor (HEPA) boleh menggunakan budi bicaranya untuk meluluskan sejumlah peruntukan yang bersesuaian selain dari yang dinyatakan di atas tertakluk kepada peraturan Universiti yang sedang berkuat kuasa.
15
PINJAMAN PERALATAN HEP 1.
Permohonan untuk meminjam peralatan Hal Ehwal Pelajar hendaklah dikemukakan dengan memenuhi borang yang disediakan di Hal Ehwal Pelajar satu(1) minggu sebelum pelaksanaan projek.
2.
Kelulusan penggunaan peralatan berkenaan.
3.
Setiap badan pelajar perlu bertanggungjawab memastikan peralatan yang dipinjam dijaga dengan baik dan sempurna dan dipulangkan dalam keadaan yang bersih dan mencukupi.
4.
Peralatan yang didapati hilang, rosak perlu dilaporkan kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan sekiranya kehilangan atau kerosakan disebabkan kecuaian maka badan pelajar/DPP perlu menggantikan peralatan yang hilang atau rosak tersebut.
5.
Harga bagi kos kehilangan peralatan berkenaan berdasarkan harga semasa.
6.
Sekiranya pengguna berkenaan gagal menggantikan kehilangan atau kerosakan barangan berkenaan tindakan memotong pinjaman pengajian atau dianggap penghutang akan dikenakan.
7.
Semua permohonan penggunaan peralatan hanya untuk aktiviti rasmi Universiti sahaja.
8.
Badan pelajar akan dikenakan deposit sebanyak RM50.00 sebelum peralatan dapat dikeluarkan untuk memastikan peralatan yang dipulangkan dalam keadaan sempurna, bersih dan mencukupi. Deposit akan dikembalikan setelah pegawai HEP berpuas hati dengan tahap kebersihan dan kesempurnaan peralatan yang digunakan.
9.
Hal Ehwal Pelajar berhak membatalkan mana-mana kelulusan yang telah diberikan sekiranya badan pelajar tidak dapat memenuhi semua keperluan di atas.
peralatan
tertakluk
kepada
kekosongan
tempahan
PENGLIBATAN PEGAWAI PENGIRING UNTUK PROJEK PELAJAR DI LUAR KAMPUS 1.
Bagi projek yang kurang berisiko tinggi seperti lawatan, program khidmat masyarakat dan seumpamanya penglibatan pegawai pengiring adalah tidak diperlukan.
2.
Walau bagaimanapun bagi projek yang berhasrat untuk membawa juga pegawai pengiring segala kos pengangkutan, penginapan, makanan adalah di bawah kos tanggungjawab projek berkenaan.
3.
Pegawai Pengiring yang terlibat di bawah perkara 2 di atas boleh memohon daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) untuk perkara berikut: i. ii.
Kebenaran mengikuti projek pelajar Memohon menjalankan tugas rasmi
16
4.
Bagi projek yang berisiko tinggi seperti di hutan belantara, laut dan seumpamanya, permohonan untuk mendapatkan pegawai/pengiring boleh dibuat kepada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) dengan menyatakan nama projek, tarikh dan tempat projek serta cadangan nama pegawai pengiring.
5.
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar)/Dekan (Pembangunan Pelajar) atas budibicaranya berhak : i. ii.
untuk meluluskan kehadiran pegawai pengiring bagi projek di perkara 4 di atas. meluluskan peruntukan dengan mana-mana vot untuk elaun makan dan penginapan.
6.
Semua pegawai pengiring yang diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) perlu mengikuti sepenuhnya program yang dianjurkan oleh pelajar dan bersama-sama dalam perjalanan dan penginapan dengan pelajar.
7.
Semua pengiring yang telah diluluskan untuk mengikuti sesuatu program perlu mengemukakan laporan projek secara berasingan kepada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) dalam tempoh satu(1) minggu selepas tamat projek.
8.
Pengetua/Penasihat/Penyelaras perlu memaklumkan penglibatan/kehadiran pegawai pengiring kepada Ketua Jabatan pegawai pengiring berkenaan setelah mendapat kelulusan daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).
9.
Bagi pegawai pengiring yang diarahkan oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) atau Dekan (Pembangunan Pelajar)untuk menghadiri manamana program perasmian atau penutup projek, pegawai berhak menuntut apaapa elaun yang berkelayakan.
10.
Semua penetapan di atas adalah tertakluk kepada keputusan terakhir daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) berdasarkan kepada kes projek dari semasa ke semasa.
GARIS PANDUAN PENYEDIAAN NOTIS DAN SEPANDUK 1.
Semua notis, poster dan sepanduk atau banner atau apa sahaja yang bertujuan untuk dipamerkan kepada umum perlu mendapat pengesahan cop dan pengesahan pegawai Hal Ehwal Pelajar atau pengetua DPP.
2.
Semua notis, poster dan sepanduk atau banner yang dibuat pengesahan oleh pegawai perlu mencatat tarikh dikeluarkan notis berkenaan, tarikh lupus dan nama pegawai yang membuat pengesahan. Nama badan pelajar/DPP perlu tertera pada pengesahan berkenaan.
3.
Logo yang boleh digunakan pada setiap notis, poster dan sepanduk atau banner adalah logo rasmi yang diterima pakai oleh Universiti atau DPP atau mana-mana badan atau organisasi yang tidak bertentangan dengan peraturan dan undangundang Universiti.
17
4.
Notis, poster dan sepanduk atau banner hendaklah dibuat dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris sahaja. Perkataan hendaklah dipastikan dari segi ejaan dan maksudnya yang tidak menimbulkan sensitifiti pihak lain.
5.
Notis, poster dan sepanduk atau banner hanya boleh ditampal atau digantung di tempat yang dibenarkan di dalam Universiti sahaja.
6.
Semua notis, poster dan sepanduk atau banner yang tidak mengikut garis panduan di atas akan ditanggalkan oleh mana-mana pegawai atau pihak keselamatan tanpa memaklumkan terlebih dahulu kepada tuan punya notis atau sepanduk berkenaan. Tindakan tatatertib boleh dikenakan kepada mana-mana pelajar yang tidak mematuhi peraturan di atas seperti yang termaktub dalam Akta Kolej Universiti (pindaan) 1971 Bahagian II Per. 12 (1) dan Bahagian III Per. 28 (I).
GARIS PANDUAN PENGGUNAAN BILIK PERSATUAN DI PUSAT KEGIATAN PELAJAR 1.
Permohonan untuk mendapatkan bilik persatuan oleh badan pelajar hendaklah dikemukakan kepada Dekan (Pembangunan Pelajar).
2.
Kelulusan penggunaan bilik persatuan tertakluk kepada kekosongan bilik. Badan pelajar yang berbentuk akademik boleh dan digalakkan memohon bilik dari Dekan Pembangunan Pelajar untuk ditempatkan di Kolej Akademik masing-masing.
3.
Setiap badan pelajar perlu memastikan bahawa bilik persatuan diperuntukan hanya untuk kegunaan rasmi persatuan sahaja tanpa mempunyai sebarang unsur-unsur yang tidak sihat dan melanggar akta dan peraturan Universiti. Bilik persatuan dan kawasan persekitarannya tidak dibenarkan untuk aktiviti memasak dan penginapan.
4.
Setiap bulan pelajar perlu memastikan bilik persatuan sentiasa bersih dan kemas dan keselamatan fizikal ke atas perabot/peralatan yang dibekalkan di bilik persatuan.
5.
Semua peralatan persendirian atau peribadi perlu memohon kebenaran Hal Ehwal Pelajar untuk disimpan di bilik persatuan. Pihak Hal Ehwal Pelajar berhak merampas peralatan persendirian yang tidak mendapat kelulusan Hal Ehwal Pelajar tanpa memaklum terlebih dahulu kepada tuan punya peralatan berkenaan.
6.
Setiap badan pelajar perlu menggantikan setiap kerosakan pada peralatan/perabot yang disediakan di bilik persatuan. Yang Dipertua/Presiden badan pelajar bertanggungjawab ke atas setiap kerosakan yang berlaku di bilik persatuan.
7.
Kunci bilik persatuan hendaklah diserahkan kepada Hal Ehwal Pelajar mengikut peraturan yang ditetapkan sebelum cuti semester. Setiap badan pelajar tidak dibenarkan membuat salinan kunci, tidak dibenarkan menukar ‘tombol’ atau menambahkan apa-apa kunci tanpa kebenaran Hal Ehwal Pelajar.
8.
Jabatan Hal Ehwal Pelajar berhak menarik balik kemudahan bilik persatuan sekiranya didapati bilik persatuan tidak digunakan sepenuhnya oleh mana-mana badan pelajar atau badan pelajar tersebut tidak aktif atau pihak Hal Ehwal Pelajar mendapati terdapat salah guna pada kemudahan yang disediakan.
18
GARIS PANDUAN PERMOHONAN UNTUK MENDAPATKAN KELULUSAN BAGI MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG DI LUAR KAMPUS DI BAWAH SEKSYEN 15 A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 1996) 1.0
TUJUAN GARIS PANDUAN INI ADALAH UNTUK:1.1 Memberi penjelasan terhadap tatacara proses permohonan yang perlu disediakan oleh IPTA untuk mendapatkan kelulusan Yang Berbahagia Menteri bagi memungut derma/kutipan wang di luar kampus di bawah seksyen 15 A Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 1.2 Menetapkan skop dan definisi aktiviti memungut derma/kutipan wang yang boleh dijalankan oleh badan pelajar di IPTA
2.0
PERATURAN AM 2.1 Aktiviti memungut derma/kutipan wang di luar kampus oleh pelajar/persatuan/pertubuhan pelajar IPTA boleh dibuat seperti diperuntukkan di bawah Seksyen 15 A Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 2.2 Pelajar/persatuan pelajar yang boleh memungut derma/kutipan wang ini hendaklah terdiri daripada pelajar/persatuan/pertubuhan pelajar yang berdaftar dengan IPTA tersebut. 2.3 Pungutan derma/kutipan wang hanya boleh dibuat setelah mendapatkan kelulusan daripada pihak yang berkaitan terlebih dahulu seperti:a) Bahagian HEP b) Kementerian Luar Negeri dan salinkan permohonan kepada Kementerian Dalam Negeri (Polis dan Imegresen) sebagai makluman bagi program yang akan dijalankan di luar negara. c) Kementerian Dalam Negeri (Bahagian Penerbitan) bagi program melibatkan penerbitan majalah dan risalah jika dibenarkan di luar negara. d) Lain-lain Jabatan/Kementerian sekiranya aktiviti yang memerlukan kelulusan Jabatan/Kementerian berkenaan.
3.0
akan
yang
dijalankan
SKOP AKTIVITI MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG Aktiviti pelajar meliputi aktiviti berikut:i. ii. iii. iv. v. vi.
Baktisiswa/khidmat masyarakat Latihan/seminar pendidikan/motivasi/rakan muda Eksplorasi/pameran/karnival Lawatan sambil belajar di dalam dan luar negara Penerbitan majalah/risalah Jamuan makan untuk tujuan amal seperti meraikan anak yatim dan sebagainya
Jika program pelajar tidak disenaraikan seperti di atas, hendaklah diperolehi terlebih dahulu sokongan dan ulasan Bahagian HEP IPTA
19
4.0
PROSES MENDAPATKAN KELULUSAN 4.1 Semua permohonan hendaklah dikemukakan melalui HEP dan mendapat sokongan TNC (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). 4.2 Permohonan yang dikemukakan hendaklah menggunakan format seperti di lampiran A. 4.3 Setiap permohonan hendaklah dikemukakan 1 dijalankan.
bulan sebelum tarikh program
4.4 Permohonan yang dikemukakan hendaklah telah memenuhi semua syarat lain yang dipenuhi terlebih dahulu. 4.5 Bahagian HEP hendaklah memastikan permohonan yang dikemukakan mengandungi perkara 4.1 hingga 4.4 sebelum dikemukakan ke Kementerian Luar Negeri, KKDN dan PDRM untuk diproses bagi mendapatkan kelulusan. 5.0
PEMAKAIAN GARIS PANDUAN 5.1 Garis panduan ini berkuat kuasa mulai 30 Jun 2008
20
MAKLUMAT YANG DIPERLUKAN BAGI PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG DI BAWAH SEKSYEN 15 A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 1996) 1.0
NAMA IPTA Nama Persatuan/Pertubuhan
2.0
TUJUAN Nyatakan tujuan kertas ini disediakan iaitu untuk memohon pertimbangan dan persetujuan /kelulusan Timbalan Naib Canselor (HEPA).
3.0
MAKLUMAT PROGRAM a.
Objektif progam
b.
Justifikasi mengadakan program
c.
Matlamat program
d.
Tarikh dan tempat
e.
Jenis program
f.
Jangkamasa program
g.
Bilangan peserta – nyatakan bilangan peserta nama
dan sertakan
senarai
SENARAI JAWATANKUASA PELAKSANAAN PROGRAM TENTATIF PROGRAM ULASAN PENASIHAT/FASILITATOR BELANJAWAN Nyatakan sumber kewangan dan anggaran perbelanjaan Nyatakan jumlah pembiayaan yang diperlukan PANDANGAN DARIPADA AGENSI YANG BERKAITAN DICADANGKAN (jika program melibatkan agensi lain)
MENGIKUT
PROGRAM
YANG
KESIMPULAN RINGKASAN EKSEKUTIF
21
