Memperoleh Informasi Interviews Lima langkah dalam melakukan Interview: 1. Memilih yg akan diinterview 2. Merancang pertanyaan untuk Interview 3. Menyiapkan Interview 4. Melaksanakan Interview 5. Follow-Up Interview 1. Memilih yg akan diinterview • Berbasis pd kebutuhan Informasi • Menari dari beberapa perspektif: i. Manager ii. User iii. Idealnya, seluruh yang berhubungan dengan sistem (stakeholder) Tipe Pertanyaan: Tipe Pertanyaan Pertanyaan Closed-Ended
Pertanyaan Open-Ended
Pertanyaan Probing
Contoh Berapa jumlah pesanan melalui telepon? Bagaimana cara memesan? Informasi tambahan apa yang diperlukan pada sistem yang baru? Bagaimana pendapat anda tentang sistem yang ada? Masalah apa yang sering dihadapi sehari-hari? Bagaimana memutuskan tipe pemasaran apa yang harus dilaksanakan? Kenapa? Dapatkah Anda memberikan conoth? Dapatkah dijelaskan lebih detail lagi?
Merancang pertanyaan Interview Interview tidak terstruktur • Luas, mmeberikan Informasi yang masih global Interview terstruktur • Informasi yang lebih spsesifik
1
Strategi dalam Bertanya
High Level Very General
EXAMPLES?
TOP DOWN
Medium-Level Moderately Specific Low-Level Very Specific
BOTTOM UP
Langkah Persiapan Interview: 1. Menyiapkan Perencanaan Interview Global • Menyusun/mengumpulkan pertanyaan • Mengantisipasi jawaban dan follow-up 2. Konfirmasi area knowledge 3. Menentukan prioritas apabila waktu tidak mencukupi 4. Menyiapkan yang diinterview • Jadwal • Menjelaskan alas an melakukan Interview • Menjelaskan ruang lingkup diskusi
Melaksanakan Interview: 2. Profesional dan tidak bias 3. Merekam semua Informasi 4. Mengerti semua issue dan istilah-istilah 5. Membedakan antara opini dan kenyataan 6. Memberikan kesempatan yg ditanya untuk menyanyakan beberapa hal yg belum jelas dr pertanyaan 7. Berterima kasih atas jawaban yg telah diberikan 8. Berakhir pada waktu yg tepat Follow-up Interview: 1. Menyiapkan beberapa catatan hasil interview 2. Menyiapkan Laporan hasil Interview 3. Memperhatikan kendala-kendala yg muncul ketika interview dan kemungkinan pertanyaan baru.
2
Joint Application Design 1. Pertama dilakukan oleh team IBM sekitar tahun 1970 2. Pertemuan terstruktur yang dihadiri oleh sekitar 10 – 20 peserta 3. Dilaksanakan sekitar 30 – 60 menit per agenda 4. Sering dilakukan break Langkah dalam JAD 1. Memilih peserta (participant) 2. Merancang pertemuan (session) 3. Menyaipakan pertemuan (session) 4. Pelaksanaan pertemuan (session) 5. Follow-up Key Idea JAD 1. Memungkinkan adanya kerjasama yang lebih intensif antara manager, user dan pengembang 2. Dapat mengurangi informasi yang tidak sesuai/jelas hingga 50% 3. Menghindari kebutuhan user yang terlalu spesifik ataupun yang tidak jelas Setting JAD
1. Mengatur tempat duduk berbentuk U-Shaped 2. Menghindari gangguan-gangguan 3. Whiteboard/flip chart 4. Prototyping tools 5. e-JAD Bentuk Ruang pertemuan JAD
Pertemuan (Session) JAD 3
1. Diselenggarakan pada 5 – 10 hari terakhir untuk periode 3 bulanan 2. Menyiapkan pertanyaan sebagaimana Interview 3. Menyiapkan agenda formal 4. Memfasilitasi akrifitas-aktifitas a. Menjaga pertemuan agar tetap pada pokok bahasan dan terkendali b. Membantu untuk menjelaskan istilah teknis c. Merekam input dari kelompok d. Membantu memecahkan isu-isu yang ada 5. Menindak lanjuti pertemuan berikutnya Mengatur permasalahan dalam JAD • Reducing domination • Encouraging non-contributors • Side discussions • Agenda merry-go-round • Violent agreement • Unresolved conflict • True conflict • Use humour
Kuesioner Langkah dalam menyusun kuesioner 1. Selecting participants Using samples of the population 2. Designing the questionnaire Careful question selection 3. Administering the questionnaire Working to get good response rate 4. Questionnaire follow-up Send results to participants Merancang Kuesioner yang baik • Begin with non-threatening and interesting questions • Group items into logically coherent sections • Do not put important items at the very end of the questionnaireDo not crowd a page with too many items • Avoid abbreviations • Avoid biased or suggestive items or termsNumber questions to avoid confusion • Pretest the questionnaire to identify confusing questions • Provide anonymity to respondents
4
Document Analysis
• Provides clues about existing “as-is” system • Typical documents o Forms o Reports o Policy manuals • Look for user additions to forms • Look for unused form elements
ObservationUsers/managers often don’t remember everything they do 2. Checks validity of information gathered other ways 3. Behaviours change when people are watched 4. Careful not to ignore periodic activities o Weekly … Monthly … Annual
Criteria for Selecting the Appropriate TechniquesType of information • • • • • •
Depth of information Breadth of information Integration of information User involvement Cost Combining techniques
Tabel Perbandingan masing-masing Teknik Interview JAD Tipe Informasi
As-Is Improve To-Be Kedalaman High Informasi Luasnya Low Informasi Integrasi Low Informasi Keterlibatan Medium User Biaya Mediu
As-Is Improve To-Be High
Questionnaire Document Observation Analysis As-Is As-Is As-Is Improve To-Be Medium Low Low
Medium
High
High
Low
High
Low
Low
Low
High
Low
Low
Low
Low Medium
Low
Low
Low Medium
5
