JvdH
MEMO Aan c.c. Van Datum Verzenddatum Onderwerp Ons kenmerk
: : : : : : :
College van B&W, Commissie Middelen Jeroen van der Hulst 13 januari 2009 13 januari 2009 Voortgangsrapportage ICT-projecten jan 2009 2009002758
Projectenoverzicht Informatievoorziening en ICT Bloemendaal nieuw (jan 2009) Hierbij geven wij een actueel overzicht van de stand van zaken voor wat betreft de projecten Informatievoorziening. Ten eerste wordt een aantal specifieke aandachtspunten genoemd. Ten tweede is een overzicht van de projecten weergegeven en ten derde wordt de status van deze projecten toegelicht. De stoplichten en kleuren geven aan of: • een project specifiek en urgent aandacht nodig heeft vanwege vertraging of andere knelpunten (rood); • een project aandacht verdient omdat er een kans is dat er vertraging optreedt of er anderszins problemen optreden (oranje); • een project verloopt binnen de afgesproken termijnen en inhoudelijke eraan gestelde eisen (groen). Specifieke aandachtspunten zijn: A2 GBA/burgerzaken: integratie bestanden gemeenten is goed verlopen; BZK/BPR hebben de proefconversie in december goedgekeurd. Ook de definitieve conversie is goed verlopen. De GBA Bennebroek en Bloemendaal zijn per 1 januari 2009 geïntegreerd in één administratie. De goede samenwerking tussen de verschillende afdelingen heeft geleid tot een zeer soepel lopende conversie, waarbij alle deadlines zonder moeite werden gehaald. C1 Vernieuwing technische infrastructuur: in 2008 hebben twee aanbestedingsrondes plaatsgevonden voor het vernieuwen van de technische infrastructuur. In beide procedures vielen, ondanks het tussentijds naar beneden bijstellen van de eisen, de aanbiedingen te hoog uit. Tijdelijke maatregelen hebben problemen voorkomen. Momenteel vindt opnieuw een bijstelling van de eisen plaats. Minimale eisen zijn de eisen die het rijk stelt aan de beschikbaarheid (maximaal 48 uur uitval) en vereenvoudiging van het beheer. De nieuwe aanbesteding vindt plaats in het eerste kwartaal van 2009. C2 Telefooncentrale: uitrol heeft in december plaatsgevonden en de koppeling met de buitenlijnen is op 2 januari gerealiseerd. Naast wat normale aanloopproblemen is deze overgang
15 januari 2009
prima verlopen. Eind januari zal door het MO worden geëvalueerd of iedereen nu voldoende is geïnformeerd over de nieuwe mogelijkheden/apparatuur. Hierbij zal worden besloten of per afdeling één of twee ‘supergebruikers’ aan moeten worden gewezen, die de collega’s zonodig helpen. Dit ook om het team automatisering te ontlasten. Daarnaast zal voor de afdeling Belastingen nog een aparte cursusdag worden gehouden. C3 organisatie Informatie en ICT functie: in verband met de fusie ontbrak de capaciteit om reeds in 2008 nader invulling te geven aan de organisatie van de Informatie en ICT functie. Per 1 januari is de vacature van programmamanager met als één van de aandachtsvelden Informatie en ICT ingevuld. De komende periode zal een Informatiebeleidsplan (gereed half 2009) worden opgesteld met daarin een duidelijke visie, die richtinggevend zal zijn voor de ontwikkelingen op het gebied van Informatie en ICT.
2
15 januari 2009
Overzicht projecten Project
activiteiten 2008
A A.1
Diverse projecten fusie en e-gemeente Informatievoorziening Vernieuwen website voor Dienstverlening Uitbreiden (beperkt) aanvraagmogelijkheden via website Meldingensysteem
A.2
GBA/burgerzaken
A.3
Beveiligingsbeleid
A.4
Selectie diverse applicaties, data conversie, opleiding i.v.m. fusie Aansluiten op Nieuw Handelsregister
A5
B B1
B2 B3
integratie GBA GBA als basisregistratie Reisdocumenten/rijbewijssysteem Invoering BSN risicoanalyse vaststellen beleidsuitgangspunten uitvoeren noodmaatregelen opstellen plan van aanpak organisatorisch verankeren Inventarisatie huidig gebruik applicaties in B&B en wensen BN Totale impact bepalen Uitwerken per werkproces
Verder uitbreiden diensten via website Kennissysteem voor frontofficemedewerkers GBA als basisregistratie
Uitvoering plan van aanpak
n.v.t.
Inventariseren gebruik gegevens over bedrijven Aansluiten op NHR
uitvoeringsprogramma vastgoedinformatie Basisregistraties Opbouwen BAG Adressen gebouwen Organiseren van beheer BAG (BAG) WKPB fase 2 Invoeren beperkingen van voor 1 juni 2007 Omgevingsvergunning Invoeren Omgevingsvergunning (WABO) (beperkte versie)
B4
DURP
Start met aanmaak digitale plannen
B5
Ontsluiting vastgoedinformatie
Vooronderzoek/planvorming
B6
WION
Digitaliseren kaarten (leidingen) Selecteren ICT Aansluiten op meldingsvoorziening
C C1
Vernieuwing technische infrastructuur Ontwerp en uitvoering Programma van eisen
3
activiteiten 2009 en later
Aansluiten op en gebruiken BAG
Verdere uitbreiding tot minimaal wettelijk niveau uitbreiding gedigitaliseerde plannen realisatie: inrichting organisatie en aanpassen ICT
Invoering fase 3
15 januari 2009
vernieuwing technische infrastructuur
C2 C3
Nieuwe telefooncentrale organisatie Informatie en ICT functie
Blauwdruk Invoering fase 1 (oorspronkelijke planning: augustus 08) Invoering fase 2 (oorspronkelijke planning: januari 09) Vervangend systeem moet voldoen aan eisen dienstverlening(sconcept) Visie, capaciteit, taken en taakverdeling
Uitbreiding toepassingen telefonie Aanvullende trainingen
Stand van zaken (jan 2009)
A.2
Project i.r.t. mijlpalen fusie Diverse projecten fusie en e-gemeente Informatievoorziening Nieuwe website is gereed en succesvol voor Dienstverlening gelanceerd. Verdere verbetering inhoud van de site heeft de continue aandacht. GBA/burgerzaken project is gestart en ligt op schema.
A.3
Beveiligingsbeleid
A.4
Selectie systeem, data conversie, opleiding ivm fusie Aansluiten op Nieuw Handelsregister
A A.1
A5
i.r.t. (wettelijke en andere) mijlpalen Dienstenrichtlijn vereist aansluiten op landelijke catalogus (eind 2009) Plan voor aanpak verplicht gebruik basisgegevens 1 januari 2010 wordt in kader project opgesteld Besluitvorming over statuut door B&W heeft in oktober plaatsgevonden. Betrokken afdelingen (FFZ en BB) moeten nog punten uitwerken
er zijn geen knelpunten v.w.b. de te gebruiken applicatie in Bloemendaal nieuw Inventariseren gebruik gegevens over bedrijven Aansluiten op NHR
B B1
uitvoeringsprogramma vastgoedinformatie Basisregistraties Adressen gebouwen (BAG)
B2
WKPB fase 2
n.v.t.
B3
Omgevingsvergunning (WABO)
Aanpak richt zich meer op eigen dienstverleningsdoelen gemeente per 1 jan 09
B4
DURP
Alleen nieuwe plannen moeten aan eisen voldoen
B5
Ontsluiting vastgoedinformatie
B6
WION
Van project GIB! is de inventarisatiefase afgerond. Besloten dit bij Belastingen onder te brengen. Ligt op schema gelet op de verwachte datum 1oktober 2009
4
Een gedeelte van het grondgebied is BAG-gereed. Juni 2009 voor heel Bloemendaal is haalbaar. Is tijdig voor 1 juli 2009 gereed
Wettelijke termijn 1 januari 2010
15 januari 2009
C C1
Vernieuwing technische infrastructuur Vernieuwing technische Door tussentijdse maatregelen is voldaan infrastructuur aan de eisen i.v.m. de fusie
C2
Nieuwe telefooncentrale
C3
Organisatie Informatie en ICT functie
5
Technische invoering in volle gang. Acties in verband met effectief gebruik zijn opgestart. Werkgroep telefonie is ingesteld i.v.m. verbetering telefoongebruik Vacature programmamanager vervuld Nadere uitwerking volgt in 2009
-beoordeling/keuze 1 maart 2009 -realisatie 1 juli 2009 -aandacht vereist voor huisvesting
