MEMO Aan
: Deelnemers bijeenkomst Archiefwet
Van
: Ilse Stroet en Nihat Yilmaz
Datum
: 14 december 2011 (bijgewerkt per januari 2014)
Onderwerp
: FAQ's Archiefwet
In dit document zijn veelgestelde vragen over de Archiefwet en archivering gebundeld. Aan de gegeven antwoorden kunnen (hoewel deze zorgvuldig zijn uitgezocht en geformuleerd) geen rechten worden ontleend.
Vraag We hebben een originele getekende SLA (4.0) met een bedrijf aangaande afspraken van januari 2012 t/m december 2013. Inmiddels is 5.0 er ook en geldt die vanaf 1-1- 2014. Maar wil even nagaan wat de bewaartermijn daarvan is (of dat we ‘m inderdaad in de papierbak kunnen gooien), in de wetenschap dat dit document gescand is en we dit dus ook digitaal beschikbaar hebben. Antwoord Contracten/overeenkomsten V10 nbc. SLA is een onderdeel van contract/overeenkomst, hier in staan dwingende afspraken. Uit afspraken/handelingen volgen acties, verwacht men uitgevoerde acties/handelingen. Vaak als deze niet op tijd, volgens afspraak word(en) uitgevoerd volgt juridische afhandeling. Dan wordt de bewaartermijn anders. Vaak langer. Afhankelijk waar het om gaat. Vraag: Het Basisselectie Document (BSD) geeft het MBO handvatten voor de archivering van deelnemersstukken. Wat bij ons verwarring oproept is de archivering van beschikkingen rond inburgering. Blijkbaar worden op dit moment alle documenten waarop het woord beschikking staat bewaard.
De vraag is dus, vallen alle documenten die de instelling bewaard in het kader van de wet op inburgering onder het BSD of zijn er uitzonderingen die langer (anders) bewaard moeten worden?
Antwoord: Hierbij is Handeling 56 uit het BSD van toepassing: “Het afnemen van een toets in het kader van de Wet Inburgering Nieuwkomers”.
NYI/200131/2011
In het kader van een beschikking van naturalisatie van de gemeente is de gemeente degene die de beschikking verstrekt daarom dus ook de verantwoordelijke voor de correcte archivering van deze beschikking. Als het Nederlanderschap wordt verleend, gebeurt dit bij Koninklijk Besluit (publicatie in Staatscourant) en is de Immigratie en Naturalisatie Dienst de verantwoordelijke voor de archivering.
Wanneer een beschikking van naturalisatie bij de gemeente wordt aangevraagd is hiervoor een bewijs nodig waarmee iemand moet kunnen aantonen dat hij of zij de Nederlandse taal beheerst op niveau NT-2. Dit is dus wel iets wat onder de verantwoordelijkheid van een Mbo-instelling valt en samen met de persoonsgegevens bewaard moet worden.
Volgens het BSD hoeft geen enkel document langer dan 30 jaar bewaard te worden. Daarna kan gekeken worden of de betreffende documenten overgedragen kunnen worden naar het gemeentelijk-, provinciaal-, of rijksarchief.
Bij onderzoek blijkt inderdaad dat bepaalde beschikkingen in het kader op de wet op inburgering voor altijd bewaard moeten worden, bijvoorbeeld, een beschikking tot naturalisatie. Naar mijn mening moet echter zo’n beschikking wel voor altijd bewaard worden door de uitgevende instantie (dus de gemeente), maar voor het Mbo geldt alleen de bewaartermijn die in het BSD is gesteld, mbt het onderwerp waarvoor de beschikking geldt.
Bijvoorbeeld: als de gemeente een beschikking heeft uitgevaardigd om een deelnemer vrijstelling te geven voor een onderdeel van het staatsexamen, dan moet deze beschikking volgens het BSD 30 jaar bewaard worden. Volgens het BSD is er geen langere bewaartermijn dan 30 jaar, dus geen enkel document hoeft langer dan 30 jaar bewaard te worden, ook niet als het Horizon College bv een (kopie van) een beschikking van naturalisatie van de gemeente heeft ontvangen voor de deelnemer.
Vraag: 1. Wat versta men precies onder examengegevens? Wij houden in ieder geval de ingevulde beoordelingslijsten aan van alle examens (NL, EN, WI, beroepsgericht en LLB).
Wat zou je adviseren mbt de BPV? Welke gegevens heb je dan nodig?
Wat wordt verstaan onder ingerichte proeven van bekwaamheid?
Wat doe je met de portfolio-inhoud?
2. Kun je dit soort gegevens ook digitaal bewaren, heeft dat dezelfde status?
NYI/200131/2011
2/12
3. Zie ik naast het archiveren van examengegevens en diploma’s nog iets over het hoofd? Antwoord: Met betrekking tot de examens en BPV heb je dan te maken met onder andere de volgende handelingen:
-
In Handeling nr. 58 “Het afnemen van examens” staat dat het Examenprotocol (= een door de voorzitter en secretaris van de examencommissie getekende uitslagenlijst) na 30 jaar vernietigd moet worden. Als deze niet beschikbaar is dienen certificaten diploma en cijferlijst gelijk te worden gewaardeerd. Dus ook vernietigen na 30 jaar.
-
In Handeling nr. 63 “Het doen van een uitspraak over een beslissing van de examencommissie of examinatoren” staat dat een uitspraak van de examencommissie vernietigd moet worden na 10 jaar.
-
In Handeling nr. 27 “Het vaststellen van een OER” staat dat deze na 7 jaar vernietigd moet worden.
-
In Handeling nr. 55 “Het sluiten van een BPV overeenkomst met het leerbedrijf” staat dat de praktijkovereenkomst na 7 jaar vernietigd moet worden.
-
In Handeling nr. 56 “Het afnemen van een toets in het kader van de Wet Inburgering Nieuwkomers”staat dat het Toets- en resultatenoverzicht (het in opdracht van de gemeente uitvoeren van inburgeringstoetsen) na 30 jaar vernietigd moet worden.
-
Bij Handeling nr. 57 “Het vaststellen van een examenreglement” staat dat dit reglement bewaard blijft! Dit moet t.z.t worden overgebracht naar het Nationaal Archief.
Het nummer wat achter de B staat (1) betekent dat het hier gaat om handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid.
B (2) zijn handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid B (3) zijn handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid B (4) zijn handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties B (5) zijn handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering B (6) zijn handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering gerelateerd aan bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.
Als je het BSD doorkijkt kun je zien of er misschien nog meer handelingen van toepassing zijn met betrekking tot de examens en BPV. Ik heb er nu een paar als voorbeeld uitgelicht.
NYI/200131/2011
3/12
Proeven van bekwaamheid zijn volgens mij eindexamenwerkstukken van de leerlingen. De portfolio-inhoud is volgens mij voor de leerling zelf om te bewaren. De leerling is eigenaar van de inhoud, maar elk ROC gaat hier op zijn eigen manier mee om. Na beoordeling en vaststelling van een cijfer kan het (net als het gemaakte examenwerk) teruggegeven worden aan de leerling. Als ervoor gekozen wordt om het bij het ROC te bewaren, dan is tot een half jaar na het behalen van het eindcijfer voldoende als bewaartermijn. Dit om eventueel in beroep te kunnen gaan door de deelnemer, tegen het eindcijfer.
Digitaal bewaren van gegevens mag wanneer het volgens de juiste standaarden wordt gedaan en dit duidelijk is aangegeven in een Documentair Structuur Plan (DSP) van de organisatie. Hiervoor gelden weer bepaalde artikelen uit de archiefbesluit van 1995 (artikel 11, tweede lid). Zie hiervoor onder andere: “regeling duurzaamheid archiefbescheiden” uit de Staatscourant van 18 september 2001, nr. 180 pag. 10.
Vraag: Regelmatig krijgen wij vragen over bewaartermijnen. Werkstukken hoelang bewaren we die?
Antwoord: Het raadplegen van: BSD / WEB / Oer / Archiefwet 1995
Het BSD is een goede richtlijn, opgesteld voor Mbo-scholen, in samenwerking met de MBO Raad. Oer is een onderwijs examenregeling, elke opleiding beschikt over een OER.
Portfolie/dagboek, als het onder werkstuk valt, is de bewaartermijn 6 maanden. Elke school past het anders toe, de een bewaart wel, de ander laat het bewaren over aan de verantwoording van de deelnemer. Het is een standaardtermijn, termijn is in verband met eventuele bezwaren/beroep na/tegen examen/examencijfer. De deelnemer is eigenaar van de inhoud/werkstuk. Na beoordeling en vaststelling van het cijfer kan het teruggegeven worden aan de deelnemer.
Examen Volgens BSD: handelingen die voortkomen uit openbaar gezag taken Blz 13/29 handeling nr 58 staat: Handeling: Het afnemen van Examens Grondslag: Examenbesluit M.B.O. 1992 art 2 en WEB art 7.4.6 Periode : 1996 Product: Protocol
NYI/200131/2011
4/12
Toelichting: Onder Protocol wordt verstaan een door voorzitter en de secretaris van de examencommissie getekende uitslagenlijst, als deze niet beschikbaar is binnen de instelling dienen certificaten, diploma en cijferlijst gelijk te worden gewaardeerd. Waardering: V30 = vernietigen na 30 jaar. Diploma: V30
Vraag: Onze organisatie x (in het verleden xx geheten) heeft vanaf ca 1978 diploma's afgegeven onder de WCBO/LSOB voor bijvoorbeeld de opleiding 'Bejaardenverzorgde'. Wij krijgen met enige regelmaat verzoeken om kopieën te verstrekken omdat mensen het origineel verloren zijn. Mijn vraag is voor hoe lang wij verplicht zijn dat te doen (verstrekken en dus het archief te bewaren)? En wat als je in je archief de desbetreffende persoon niet kunt vinden en dus niets kunt overhandigen, maar de persoon in kwestie wel volhoudt de opleiding met succes afgerond te hebben?
Antwoord: e
Diploma’s worden op MBO niveau voor 30 jaar bewaard tot nu toe. Antwoord op het 2 stuk van de vraag: bij het niet vinden van betreffende persoon, deze vraag is niet aan ons om te beantwoorden, en kunnen we niet beantwoorden.
Vraag: 1) Wij scannen de documenten met betrekking tot de vooropleiding van onze studenten, te weten diploma/cijferlijst. -> is het noodzakelijk om, naast digitale archivering, de "hard copies" ook te bewaren in de studentendossiers? 2) Ons aanwezigheidsregistratiesysteem vindt plaats op basis van presentielijsten die de studenten/docenten ondertekenen. Via deze verwerking wordt de presentie bijgehouden in ons kernregistratiesysteem. De lijsten worden niet gescand. -> hoe lang moeten we de getekende presentielijsten (onderbouwing) bewaren? 3) Mogen wij als instelling kopie ID Bewijs opvragen en bewaren? -> TROS Radar…. ter sprake
Antwoord: Digitaal of fysiek bewaren? http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/geordende-toegankelijke-staatarchieven/vervanging Op grond van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 moeten bescheiden in een goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden tot het
NYI/200131/2011
5/12
moment dat zij op grond van een vastgestelde selectielijst vernietigd kunnen worden. Dit geldt voor zowel papieren als digitale archiefbescheiden; de wet- en regelgeving maakt geen onderscheid en is derhalve op beide van toepassing. Het DSP zegt dus niets over de vorm van bewaren van Vmateriaal. Dus je mag alles ook digitaal bewaren. Alleen moet je er dan wel voor zorgen dat alles beschikbaar en leesbaar blijft (digitale duurzaamheid). Je hoeft ook geen toestemming te vragen om alles te digitaliseren omdat het V-materiaal betreft. Zie ook BSD blz 5/29. Presentielijsten: Presentielijsten na ondertekening, welke in deelnemers dossiers worden bewaard: Heel deelnemersdossier V10 (vernietigen na 10 jaar) zie BSD Registratie/correspondentie deelnemers van langdurig afwezigheid V5 BSD 44 blz 19/29. Kopie ID Bewijs opvragen als instelling: Deze vraag is me te onduidelijk. Zeker als ik kijk naar Inburgering, Educatie etc. Normaal, als een deelnemer zich inschrijft worden er allerlei documenten en bewijsmaterialen gevraagd en een deelnemersdossier aangemaakt. Deelnemer/medewerker moet zelf zorgen voor een geldige legitimatie of geldige documenten. Deze worden door de overheid verstrekt en gecontroleerd. Vraag: 1. Hoe lang moeten examenwerkstukken door een mbo school worden bewaard volgens de wet? 2. Als een Mbo-instelling in zijn Oer vermeld dat de examen werkstukken niet hoeven worden bewaard. Is dit dan rechtsgeldig of loopt de school dan nog kans op boetes.
Antwoord: BSD 58 blz 13 is een handeling die voortkomt uit openbaar gezag taak (zie ook implementatiedocument). Dan heb je BSD 57 blz 20 dat zijn handelingen die voortkomen uit wettelijke taken. Dan BSD 27 blz 17 dat zijn handelingen die voortkomen uit wettelijke taken.
Dan weet ik niet of er een DSP aanwezig is binnen uw organisatie, dit houdt nauw verband met het BSD en de uitvoeringen ervan.
Grote werkstukken (volume) of (fysiek) elk ROC gaat hier anders mee om heb ik begrepen, maar als uw school het wel bewaard is een ½ jaar na het behalen van het eindcijfer voldoende als bewaartermijn. Dit om eventueel in beroep te kunnen gaan tegen het eindcijfer. Maar er zijn ook ROC’s die de portfolio/werkstuk meegeven aan de deelnemer, deelnemer is eigenaar, maar zou dan foto’s kunnen maken om deze digitaal te bewaren.
NYI/200131/2011
6/12
Alleen digitaal bewaren moet aan vele extra eisen voldoen, welke eisen weet ik niet precies, dat wil ik gaan vragen aan het Nationaal Archief. Collega x van ROC x omschreef: Digitaal bewaren van gegevens mag wanneer het volgens de juiste standaarden wordt gedaan en dit duidelijk is aangegeven in een DSP van de organisatie. Hiervoor gelden weer bepaalde artikelen uit de archiefbesluit van 1995 (artikel 11, tweede lid). Zie hiervoor onder andere: “regeling duurzaamheid archiefbescheiden”uit de Staatscourant van 18 september 2001, nr. 180 pag. 10.
Vraag: Wat betekent V-materiaal? Wat betekent B-materiaal?
Antwoord: V-materiaal term is afkomstig uit het BSD. Voor de volledige betekenis zie bladzijde 9/29 van het BSD. De neerslag van een handeling die niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (vernietigen), onder vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.
B-materiaal term is afkomstig uit het BSD. Voor de volledige betekenis zie bladzijde 9/29 van het BSD. De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria. Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (blijvend te bewaren), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief.
Vraag: Ik weet niet of ik bij jou moet zijn hiervoor, maar mijn vraag is hoe lang (in jaren) wij gegevens moeten bewaren die wij gebruiken voor het aantonen van de urennorm, zeg maar de planning en realisatie van de aangeboden uren? Het gaat om de uren die gemaakt worden voor het aantonen van de urennorm. Dit betreft uren van gegeven lessen, gevolgde bpv en andere onderwijsactiviteiten. Deze bestaan uit uren van docenten, uitzendkrachten etc.
Antwoord: We zouden het zo doen aan de hand van BDS 45 blz 27 V7, BSD 17 blz 24 V7 en BSD 68 blz 17 V7. Gemiddeld komt het er op neer vernietigen na 7 jaar (V7)
NYI/200131/2011
7/12
Deze 3 artikelen kunnen goed met elkaar worden gecombineerd, handelingen die voortkomen uit wettelijke taken en handelingen voortkomen uit overige taken. Artikel 45 blz 27 BSD zie bron.
Vraag: Waar kan iets vinden over bewaartermijnen?
Antwoord: In de Oer (Overzicht onderwijs- en examenregelingen) In de Archiefwet BSD Basis Selctie Document (is afgeleid vanuit het archiefwet) Raadpleeg WEB (Wet Educatie en beroepsonderwijs)
Vraag: “Bewaarplicht van scholen (diplomaregister) Iemand die werkzaam is bij een VO-school vraagt of de komst van het diplomaregister ertoe gaat leiden dat scholen de diploma- en vrijstellingsgegevens van hun voormalige leerlingen niet meer hoeven te bewaren
Antwoord: . Het diplomaregister kan niet leiden tot het vervallen van de bewaarplicht met betrekking tot diplomaen vrijstellingsgegevens ingevolge de Archiefwet 1995. De onderwijsinstellingen beschikken over de meest oorspronkelijke en volledige gegevens (afgezien van de originele waardedocumenten die aan de betrokkene zijn uitgereikt). Het diplomaregister bevat afgeleide gegevens. Voor de correctie op verzoek (zie het voorgestelde artikel 24p en de toelichting daarop) is het nodig dat de oorspronkelijke gegevens zo lang mogelijk beschikbaar blijven. Verder worden niet alle examenresultaten in het diplomaregister opgenomen. De Archiefwet 1995 is van toepassing op overheidsorganen. Bijzondere onderwijsinstellingen vallen daar ook onder voor zover het betreft het afgeven van diploma's. Onderwijsinstellingen mogen in verband hiermee diploma's en eindexamenresultaten alleen vernietigen op basis van een geldige selectielijst. De selectielijsten worden vastgesteld door de Minister van OCW, op voorstel van degene die belast is met de zorg voor de archiefbescheiden (zie artikel 5 van de Archiefwet 1995). Met betrekking tot onderwijsresultaten zijn 2 selectielijsten van kracht.
1. Selectielijst archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996 (Staatscourant 2005, 247): onbeperkte bewaartermijn voor openbare vo-scholen (zie hoofdstuk 3.15).
NYI/200131/2011
8/12
2. Selectielijst neerslag handelingen BVE-instellingen beleidsterrein Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie vanaf 1996 (Staatscourant 2006, 196): bewaartermijn van 30 jaar voor bijzondere BVE-instellingen (zie «Handeling: Het afnemen van examens» en «Handeling: Het afnemen van een toets in het kader van de Wet Inburgering Nieuwkomers»).“
Bron: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/dossier/32587/kst-325873?resultIndex=20&sorttype=1&sortorder=4 Vraag: Is er in het BSD iets geregeld voor projecten als ESF?
Antwoord: Ja, we hebben handeling 39 op bladzijde 27 met opzet ruim geformuleerd. De standaard voor aanvullende bekostigings- en subsidieaanvragen is V5 na afsluiting van het project. Als er in de richtlijnen van subsidieregelingen een andere termijn staat voorgeschreven is die leidend. Vraag: De accountant controleert de bekostiging rond de peildatum 1 oktober en niet van het hele schooljaar. Betekent dit dat handeling 45 alleen van toepassing is op een gedeelte van de aanwezigheidsadministratie rond 1 oktober?
Antwoord: Nee, als het goed is wordt er het hele jaar door een aanwezigheidsregistratie bijgehouden. Handeling 45 geldt voor de gehele aanwezigheidsregistratie. Denk in dit kader ook aan tussentijdse controles door accountants in het licht van een commissie Schutte of anticiperend op een tweede teldatum. Verder zorgt het op gelijke wijze behandelen van (bijna) identieke documenten voor meer begrip vanuit de eigen instelling, werkt het werkbesparend en is dit naar externen goed te verdedigen. Vraag: Mag ik documenten digitaal bewaren?
Antwoord: Ja, dat mag mits er duidelijk is aangegeven binnen de bedrijfsvoering welk document leidend is (analoog of digitaal).
NYI/200131/2011
9/12
Vraag: Zijn digitale documenten rechtsgeldig?
Antwoord: Het antwoord is afkomstig van Ejure.nl. Dit is een kenniscentrum voor ICT en Recht. Voor de bewijswaarde is een gescand document te vergelijken met een fax of fotokopie. In het informatietijdperk wordt steeds minder belang gehecht aan originele documenten. In principe is een foto van een document met daarop een handgeschreven handtekening dus prima (gewoon rechtsgeldig).
Een digitale handtekening (waarbij inderdaad gebruik wordt gemaakt van cryptografische technieken) vervangt de handgeschreven handtekening. Als het document een digitale handtekening heeft, kán het belangrijk zijn om ook de verificerende informatie goed te archiveren: digitale handtekeningen zijn als zodanig immers nietszeggend (een onbegrijpelijke code). Om de handtekening menselijk begrijpelijk te maken, worden daarom digitale certificaten verstrekt. Het is verstandig om dus bij het origineel ook het bijbehorende certificaat te bewaren.
Voor alle documenten geldt dat hoe meer de archivering met procedurele en technische waarborgen omkleed is, hoe groter de bewijswaarde. Dit aspect is uiteraard rechtstreeks gerelateerd aan de kosten van archivering: hoe belangrijker het stuk, hoe hoger de (kwaliteits)eisen en hoe duurder het wordt. Minimaal mag in ieder geval de eis worden gesteld dat een stuk goed traceerbaar is in het archief (geordend en toegankelijk). Dit stelt ook eisen aan de sofware die wordt gebruikt voor archivering en opslag. Het grootste probleem is de duurzaamheid van de digitale archivering: door snelle veranderingen van techniek en standaarden is er een reëel gevaar voor ‘digitale dementie’ (verouderde archiefbestanden worden ontoegankelijk). Vraag: Is er een vernietigingsplicht?
Antwoord: Vernietiging is verplicht op grond van de Archiefwet artikel 3. Er is echter de mogelijkheid in de selectielijst (de BSD) uitzonderingscriteria te formuleren. In het BSD is deze door Doxis opgenomen: "Overigens kan, ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen, betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd." Op basis hiervan kan een school gemotiveerd besluiten documenten te bewaren. De hoofdregel blijft uiteraard: vernietigen na het verstrijken van de bewaartermijn. Overleg met de toezichthoudende
NYI/200131/2011
10/12
instantie (Erfgoedinspectie) is aan te bevelen, om misverstanden en/of nabewerkingen van archieven te voorkomen. Dit is zeker aan te raden voor materiaal dat onder de openbaar gezag taken valt.
Vraag: Moet onze instelling een aparte, volgens de Archiefwet goedgekeurde, ruimte gebruiken voor het opslaan van het materiaal?
Antwoord: Het archiefbesluit 1995 verwijst in de artikelen 11, 12 en 13 naar ministeriële regelingen, waarin bepaalde eisen verder worden uitgewerkt. Het archiefbescheiden, dat voortkomt uit de 4 handelingen die onder de archiefwet vallen, moet hier in principe aan voldoen. Die regelingen zijn: - regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen . - regeling duurzaamheid archiefbescheiden. - regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.
In de vraag wordt ingehaakt op het voldoen aan de regeling rond de bouw en inrichting van archiefruimten. Deze en de regeling duurzaamheid archiefbescheiden zijn niet van toepassing op de Mbo-instellingen. Dit komt omdat geen van de 4 handelingen die onder de Archiefwet vallen zijn gewaardeerd met een B. De Mbo-instellingen hoeven dus geen archiefruimte te gebruiken die aan speciale voorwaarden voldoet.
Vraag: Wat is de bedoeling van V30 (kan dat niet korter)?
Antwoord: Indertijd is in overleg met het Nationaal Archief en Doxis besloten dat bij het waarderen van handelingen (in dit geval het afnemen van examens) zoveel mogelijk de lijn gevolgd wordt die ook in het andere onderwijs BSD is aangehouden. V30 wordt ook gehanteerd voor resultaten bij de universiteiten en is dus ten behoeve van de samenhang overgenomen in ons BSD. Als u het BSD van de universiteiten wilt bekijken, kunt u terecht op www.pazu.nl. Het betreft handeling 84. Vraag: Wat is de bewaartermijn van het pedagogisch dossier voor LGF?
Antwoord: Het is logisch om de neerslag rond LGF te scharen onder handeling 39 en 40.
NYI/200131/2011
11/12
Het betreft immers een uitbreiding van de bekostiging. Als de LGF regeling er zelf op na wordt geslagen, wordt er geen termijn genoemd. Wel wordt er verwezen naar de Wet overige subsidies OCW. Daar staat in art 17.2 een termijn vermeld van 7 jaar. De termijnen in 39 en 40 zijn V5 na afsluiting. In 39 wordt een uitweg geboden voor regelingen waarbij dit anders is geregeld. We adviseren om V7 aan te houden. Daarmee is het ook in lijn met de rest van het deelnemersdossier. Dit punt zal ook worden meenemen bij de evaluatie van het BSD. Vraag: Wie controleert de naleving van het BSD voor de neerslag die niet valt onder de openbaar gezag taken?
Antwoord: Het Nationaal Archief: Niemand controleert de naleving hiervan. Over het materiaal dat niet onder de Archiefwet valt maar dat jullie wel in het BSD hebben opgenomen hoeft geen verantwoording te worden afgelegd. Vraag: Ik kreeg een vraag van een instelling over het bewaren van diploma’s. De vraag is: 1. Kopie van het getekende diploma. Of 2. Kopie van het diploma die tekenen en bewaren. Antwoord Even een uitleg over de diploma’s. Blanco diploma’s worden genummerd of gekenmerkt voor dat ze uitgegeven worden aan de afdelingen die erom vragen. De nummers/kenmerken worden goed bewaakt en beheerd. De deelnemer krijgt het originele, met originele handtekening(en). Administratie maakt een kopie van diploma, laat deze tekenen door de deelnemer. Kopie gaat in dossier van de deelnemer en wordt 30 jaar bewaard. Het moet gelijktijdig gebeuren het ondertekenen. Op beide exemplaren komt die originele handtekeningen te staan, anders niet rechtsgeldig.
NYI/200131/2011
12/12
