Modul ke:
09
Membangun Tim Proyek, Konflik dan Negosiasi Manajemen Proyek
Fakultas
Ekonomi & Bisnis Program Studi
Manajemen
Deva Prudensia Setiawan, S.T., M.M.
Isi
Pengantar Membangun Tim Proyek Karakteristik Tim Proyek yang Efektif Tahapan dalam Membangun Kelompok Manajemen Konflik Negosiasi
Pengantar Manajemen Proyek Membangun Tim Proyek, Konflik, dan Negosiasi
Pengantar • Masalah suatu proyek bukan hanya pada masalah teknis seperti penjadwalan, penganggaran, dan evaluasi proyek; tetapi juga terletak pada membangun ketrampilan yang dibutuhkan oleh manajemen proyek dan tantangan terkait dengan manusianya dalam pekerjaan. • Team building dan manajemen konflik merupakan ketrampilan penting dalam mengelola proyek. • Seringkali dibutuhkan ketrampilan leadership untuk bernegosiasi.
Membangun Tim Proyek
Membangun Tim Proyek • Tahapan dalam membangun tim proyek: – Identifikasi perangkat ketrampilan yang dibutuhkan – Identifikasi orang-orang yang sesuai dengan ketrampilan tsb
Membangun Tim Proyek – Bicaralah dengan calon yang berpotensi menjadi anggota tim dan negosiasikan dengan pimpinan fungsionalnya: • Berapa lama anggota tim perlu memberi sumbangsihnya dalam proyek? • Siapa yang memilih orang-orang untuk ditugaskan dalam proyek? • Apa yang akan dilakukan jika suatu kejadian khusus terjadi?
Membangun Tim Proyek • Membangun tim dalam posisi ‘kurang’: – Coba negosiasikan untuk memperoleh asistensi walaupun parsial – Sesuaikan jadwal proyek dan prioritas – Beritahukan top manajemen mengenai konsekuensinya
• Susunlah tim proyek
Karakteristik Tim Proyek yang Efektif
Karakteristik Tim Proyek yang Efektif • Kejelasan misi: – Riset menunjukkan bahwa memahami dengan jelas misi proyek adalah predictor pertama untuk sukses ketika suatu proyek dikembangkan. – Anggota tim proyek berkinerja baik jika ia punya tujuan/sasaran yang jelas. – Ketidakjelasan misi mendorong keengganan orang untuk bekerja sama. – Ketidakjelasan misi mendorong munculnya perselisihan.
Karakteristik Tim Proyek yang Efektif • Interdependensi yang Produktif: – Interdependensi adalah derajat aktivitas bersama diantara anggota tim yang perlu dilakukan untuk rampungnya proyek. – Konsep diferensiasi menunjukkan setiap individu membawa kepada tim pendapatnya yang sudah terbentuk sebelumnya mengenai aturan yang harusnya mereka jalankan, pentingnya berbagai kontribusi mereka, dan prasangka lainnya.
Karakteristik Tim Proyek yang Efektif – Interdependensi terkait dengan seberapa pengetahuannya bahwa anggota tim punya kepentingan interrelasi dari usaha mereka, bukan hanya kontribusi mereka tetapi juga bagaimana usaha mereka pas dengan skema keseluruhan proyek.
Karakteristik Tim Proyek yang Efektif • Cohesiveness: – Derajat daya saling tarik anggota-anggota tim pada satu dengan lainnya dan tugas mereka.
• Kepercayaan (trust): – Menjadi acuan tingkat kenyamanan setiap anggota tim – Kepercayaan haruslah tetap dilihat dari interaksi profesionalism
Karakteristik Tim Proyek yang Efektif • Enthusiasm: – Enthusiasm menciptakan energi dan semangat yang menggerakkan upaya proyek yang efektif
• Berorientasi pada Hasil
Sebab Tim Gagal
Sebab Tim Gagal • Pengembangan sasaran yang buruk atau tidak jelas: – Memunculkan interpretasi yang beragam – Menghambat orang untuk mau bekerjasama – Meningkatkan konflik
• Penentuan yang buruk mengenai aturan dan interdependensi
Sebab Tim Gagal • Kurangnya motivasi pada tim proyek: – Merasa proyek tidak perlu – Memberi prioritas yang rendah pada proyek
• Komunikasi yang buruk • Buruknya kepemimpinan (leadership) • Tingkat pergantian yang tinggi pada anggota tim proyek • Perilaku yang disfungsional
Tahapan Membangun Kelompok
Tahapan Membangun Kelompok • Tahap pertama: Forming (pembentukan) – Anggota saling mengenal, meletakkan dasar kerja, dan aturan dasar tim
• Tahap kedua: Storming – Mulai terjadi konflik karena anggota tim mulai melawan otoritas dan menunjukkan agenda terselubung dan prasangkanya
Tahapan Membangun Kelompok • Tahap ketiga: Norming – Anggota setuju prosedur kerja dan mencari kerja sama, mengembangkan hubungan yang lebih dekat, dan komitmen pada proses pengembangan proyek
• Tahap keempat: Performing – Anggota grup bekerja sama untuk menyelesaikan tugas mereka
Tahapan Membangun Kelompok • Tahap kelima: Adjourning (penghentian) – Grup menghentikan kerja sama sehubung selesainya proyek atau penugasan baru pada anggota tim
Manajemen Konflik
Manajemen Konflik • Apa itu konflik? – Konflik adalah proses yang dimulai ketika Anda menerima bahwa seseorang merasa frustasi atas suatu hal; atau terkait suatu hal yang utama yang membuat Anda frustasi. – Ada tiga kategori konflik: • Konflik terkait orientasi sasaran • Konflik administrasi • Konflik interpersonal
Manajemen Konflik • Sumber Konflik: – Konflik yang disebabkan organisasional – Konflik yang disebabkan interpersonal
• Metode Penyelesaian Konflik: – Mediasi konflik – Arbitrase konflik – Kendalikan konflik – Menerima konflik – Menghapus konflik
Negosiasi
Negosiasi • Negosiasi adalah proses yang disandarkan pada kemampuan seseorang untuk menggunakan pengaruhnya secara produktif. • Prinsip Negosiasi: – Pisahkan orang dari masalahnya – Fokus pada kepentingan, bukan pada posisi – Ciptakan pilihan-pilihan untuk keuntungan bersama – Tetaplah gunakan kriteria yang objektif
Terima Kasih Deva P. Setiawan, S.T., M.M.
