MEMBANGUN APLIKASI PENJUALAN FURNITURE PADA UD. KURNIA BAKTI PONOROGO
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Septian Angga Prabowo 07.11.1840
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
Bulding Aplications Saless Furniture At UD. Kurnia Bakti Ponorogo MEMBANGUN APLIKASI PENJUALAN FURNITURE PADA UD. KURNIA BAKTI PONOROGO
Septian Angga Prabowo Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The sale is part of the system of system information that is useful to solve the problems in the management of sales data. UD. Bakti is a gift shop that sells various types of furniture in the Roxburgh area that still use manual system sales in the processing of sales data. Therefore, by building a computer-based information system sales are expected to solve problems in the processing of sales data. This thesis discusses how to perform the analysis and design and build a sales information system as one way to improve the effectiveness and efficiency of the workforce. Also explained about the process of selling information systems analysis and design process. Which in turn produced an information system that will be selling goods expected to be able to increase revenue and customer service to be getting better.
Keywords: Information systems, analysis, sales
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi di Indonesia telah banyak mengalami kemajuan. hal ini juga diikuti dengan perkembangan bisnis penjualan. Perkembangan bisnis penjualan tersebut berdampak langsung pada peningkatan arus transaksi yang dilakukan perusahaan. Kecepatan dalam pelayanan menjadi salah satu kebutuhan utama untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam hal ini, sudah merupakan keharusan perusahaan dan yang ingin terus bersaing di kancah perekonomian untuk melakukan pengembangan menuju kinerja yang lebih sempurma untuk dapat meningkatkan performa kinerja perusahaan tersebut. Semakin pesat dan ketat persaingan dalam dunia usaha mengakibatkan antar perusahaan yang satu dengan yang lainya saling berlomba untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada konsumen. Mengingat arus transaksi yang semakin padat, sedangkan kecepatan dalam pelayanan adalah faktor yang utama, maka pencatatan transaksi secara manual tentu kurang dapat diandalkan. Kendala yang dihadapi dengan menggunakan pencatatan transaksi secara manual, yang pertama adalah waktu. Pencatatan transaksi secara manual membutuhkan waktu yang lama. Sedangkan yang kedua adalah tingkat akurasi atau ketelitian. Tidak dapat dipungkiri, pencatatan transaksi secara manual rentan terhadap human error atau kesalahan manusia. Dan untuk mengatasinya, perusahaan biasanya membuat suatu cara kerja atau model pencatatan tertentu. Dengan latar belakang masalah di atas penulis akan mengambil permasalahan, bagaimana merancang sistem informasi penjualan dan memaksimalkan potensi peralatan yang sudah dimiliki dengan cara membangun sebuah aplikasi penjualan handphone yang terintegrasi dalam sebuah sistem yang otomatis, sehingga dapat melayani dan memenuhi kebutuhan informasi manajemen yang diharapkan.
2. Landasan Teori 2.1.
Definisi Sistem1 Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi
serta hubungan antar objek bisa diliat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
1
Al-Fattah Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. hal. 3
Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain.Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara, definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi. Menurut Scott (1995), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Ciri
pokok sistem
menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan, dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama.
2.2.
Konsep Dasar Informasi Robert N. Antony dan John Dearden mendefinisikan informasi sebagai data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadiankejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan pengetahuan untuk membantu pengambilan keputusan.
2.3.
Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1
Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras (hardware)
dan lunak (software) yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
2.3.2
Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki komponen yang saling terintegrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem. Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut ini:
1.
Komponen Masukan (input block) Komponen masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode dan media yang digunakan untuk mengungkap data yang akan dimasukkan. Data yang dimaksud dapat berupa dokumen dasar sebelum diolah menjadi informasi.
2.
Komponen Model ( model block ) Kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.
Komponen Keluaran ( output block ) Keluaran
yang
merupakan
informasi
yang
berkualitas
dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4.
Komponen Teknologi (technology block ) Teknologi merupakan kotak alat (tool box ) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran
dan
membantu
pengendalian
dari
sistem
secara
menyeluruh. 5.
Komponen Basis data (database block) Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6.
Komponen Kendali (control block) Komponen kendali ini meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfugsi mencegah dan menangani kesalahan/ kegagalan sistem.
2.4.
Sistem Informasi Penjualan Penjualan adalah sebagai proses perorangan atau kelompok yang
membantu dan meyakinkan calon pembeli untuk membeli barang atau jasa untuk menerapkan perdagangan. Sistem informasi penjualan merupakan suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antar pembeli dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. Sistem informasi penjualan dapat didefinisikan senagai berikut : “sistem informasi penjualan adalah suatu struktur yang berlanjut dan saling berkait dari orang, peralatan dan prosedur yang ditujukan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis dan mengembangkan informasi yang spesifik, tepat waktu dan teratur untuk digunakan oleh
para pengambil keputusan dibidang penjualan
dengan tujuan menyempurnakan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian penjualan. 3. Analisis Sistem Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Services). Dengan analisis ini, kita bisa mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat menemukan masalah utamanya. 3.1. Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu system. Jumlah produksi (throughput) adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama waktu tertentu. Waktu tanggap (response time) adalah keterlambatan ratarata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. Melihat kondisi dan situasi dilapangan, kinerja UD.Kurnia Bakti dalam pengolahan data penjualan selama ini masih bersifat manual sehingga pemrosesan data masih kurang efektif jika ditinjau dari troughput dan response time, hal ini dilihat dari dalam proses pencarian data, pembuatan laporan masih menggunakan manual sehingga membutuhkan waktu yang lama. 3.2. Analisis Informasi (Information)
Laporan-laporan yang sudah diproses akan digunakan sebagai informasi yang sangat dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan. Analisis informasi bertujuan untuk menganalisis kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang berkualitas. Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu : a. Akurat (accuracy) Dilihat dari segi keakuratan, sistem yang ada pada UD.Kurnia Bakti saat ini masih kurang akurat. Hal ini dapat dilihat dari masih seringnya terjadi kesalahan dalam proses pencatatan data yang ada dan juga dalam pembuatan laporan, sehingga informasi yang sampai pada pemilik masih sering kurang akurat dan proses pengambilan keputusan pun menjadi kurang tepat. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini diharapkan mampu mengurangi kesalahankesalahan yang sering terjadi dan pengambilan keputusan menjadi lebih tepat. b.
Tepat Waktu Dilihat dari segi waktu yang digunakan, sistem yang ada pada UD.Kurnia
Bakti saat ini dalam pembuatan laporan memerlukan waktu yang lama. Hal ini disebabkan karena dalam pembuatan laporan masih secara manual, sehingga informasi yang sampai pada pemilik menjadi tidak tepat waktu dan proses pengambilan keputusan menjadi terlambat dari waktu yang diharapkan. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini diharapkan mampu mempercepat dalam membuat laporan. c.
Relevan (Relevancy) Dilihat dari segi relevansi, sistem yang ada pada UD.Kurnia Bakti saat ini
masih kurang relevan. Hal ini dapat dilihat dari informasi yang dihasilkan kurang member manfaat seperti yang diharapkan oleh pemimpin karena informasi yang dihasilkan terasa masih kurang dari yang diharapkan. Dengan sistem yang baru diusulkan, diharapkan mampu menghasilkan informasi yang memiliki manfaat yang diharapkan. Dengan menggunakan teknologi komputerisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang dikembangkan akan menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan yang akan memberikan manfaat bagi pemakai akhir yaitu pemimpin. 3.3. Analisis Ekonomi (Economy) Merupakan analisis mengenai biaya dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang akan diterapkan. Hal yang diperlukan dalam analisis ini
meliputi biaya dan keuntungan. UD.Kurnia Bakti pengolahan data penjualan membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga menimbulkan peningkatan biaya operasional. Dalam jangka panjang biaya yang dibutuhkan akan cukup besar karena harus mengeluarkan biaya penggunaan kertas sebagai media pengarsipan data serta biaya untuk menggaji pegawai. Dengan ini diharapkan pengembangan sistem dapat memberikan banyak manfaat atau keuntungan, dan juga dapat meminimalisir biaya sekecil mungkin.
3.4. Analisis Keamanan (Control) Control kebenarannya
(pengendalian)
untuk
dalam
menghindari
dan
sebuah
sistem
mendeteksi
sangat
secara
dini
diperlukan terhadap
penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya control maka tugas-tugas yang mengalami gangguan dapat diatasi. Control bertujuan untuk pengendalian agar supaya dapat mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan, pengelapan, kecurangan-kecurangan yang akan terjadi pada data dan informasi yang ada pada suatu perusahaan. Sehingga dibutuhkan suatu control yang baik dan ampuh, agar data dan informasi dapat terhindar dari hal-hal yang dapat menganggu kelancaran perusahaan. Berdasarkan dari hasil pengamatan terhadap kerja sistem lama, control terhadap data pasien terkesan rumit, karena data yang tersedia masih terpisahpisah pada buku yang berbeda, sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk pembuatan laporan bagi pemilik. Dengan sistem yang diusulkan ini diharapkan kesalahan yang terjadi pada sistem dapat diatasi, waktu yang dibutuhkan lebih cepat dan keamanan data lebih terjamin. 3.5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berbeda dengan ekonomis, bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan dengan pengeluaran atau biaya yang paling minimal, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan optimal. Komoditas yang akan dinaikkan atau diturunkan dapat berupa manusia, uang, waktu, atau sumber daya lainnya.
Dari hasil pengamatan pada sistem yang berjalan pada UD.Kurnia Bakti dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Hal ini dikarenakan pengolahan data pasien yang ada masih menggunakan cara manual. Dilihat dari segi waktu, sistem yang ada pada UD.Kurnia Bakti saat ini, dalam pembuatan laporan biasanya memerlukan waktu 1 sampai 4jam. Dengan adanya sistem yang diusulkan diharapkan mampu mempercepat dalam pembuatan laporan menjadi 5 menit. Sehingga waktu yang digunakan untuk pembuatan laporan lebih efisien. 3.6. Analisis Layanan (Services) Karena adanya kelemahan-kelemahan dalam sistem tersebut, pelayanan yang ada masih kurang memuaskan dikarenakan sistem tidak terkoordinasi dengan baik. Hal ini dikarenakan semua data masih terpisah-pisah pada buku yang berbeda-beda sehingga pelayanan menjadi kurang baik. Dengan sistem yang diusulkan ini, data tersimpan dalam bentuk file dan tersimpan di dalam suatu tempat yaitu computer sehingga untuk mencatat data dan membuat laporan lebih cepat dibandingkan dengan sistem saat ini, dengan demikian sistem yang diusulkan ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan yang ada pada UD.Kurnia Bakti. 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1.
Pemograman Pemrograman merupakan kegiatan menuliskan kode program yang akan
dieksekusi komputer. Kode program yang ditulis oleh programer harus berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analisis sistem, hasilnya dari desain sistem secara rinci. Dalam penulisan program aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan Sql Server 2000. 4.1.1
Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari
kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus dites untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Program dites untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pegetesan untuk semua modul program yang telah dibuat. Kesalahan program yang mungkin terjadi adalah : 1) Kesalahan bahasa (language errors) atau kesalahan penulisan syntax errors) atau kesalahan gramatikal (gramatical errors) adalah kesalahan dalam penulisan kode program yang tidak sesuai dengan yang
diisyaratkan. kesalahan ini relative mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompailer akan memberi tahu letak dan sebab kesalahan waktu program di kompilasi. 2) Kesalahan sewaktu proses (run-time errors) adalah kesalahan yang terjadi ketika excutable program dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena kompailer menentukan kondisi yang belum dipenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini relative mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompailer akan memberitahukan letak dan sebab kesalahan waktu
program
dikompilasi. 3) Kesalahan logika (Logical Error) Kesalahan ini berasal dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan tidak ditemukan, hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang menggunakannya. 4.2.
Pelatihan Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem
informasi. Pelatihan personil pada sistem yang baru bisa dilakukan dengan 3 cara, yaitu : 1.
Pelatihan prosedur (procedure training) Pelatihan yang dilakukan dengan menyediakan prosedur tertulis kepada personil yang akan dilatih.
2.
Pelatihan tutorial (tuturial training) Pelatihan yang dilakukan secara tatap muka dengan memberikan bimbingan langsung terhadap tugas personil.
3.
Pelatihan langsung dengan pekerja (on-the-job-training) Bimbingan atau latihan langsung kepada personil yang terpilih tentang apa dan bagaimana yang harus dikerjakan pada sistem dan bagaimana mengoperasikan sistem pada situasi kerja yang sebenarnya.
4.3.
Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan untuk meletakkan sistem baru supaya siap
untuk digunakan. Pendekatan yang lebih sesuai dengan resiko kegagalan relatif kecil untuk melakukan konversi sistem, yaitu dengan pendekatan paralel yaitu dengan mengoperasikan sistem baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama periode waktu tertentu. Sistem informasi penjualan dioperasikan bersama dengan sistem yang berjalan saat ini (sistem manual) untuk meyakinkan bahwa
sistem yang diusulkan benar-benar berjalan dengan baik. Konversi ini dilakukan dengan manual yaitu dengan menginputkan data yang ada melalui keyboard.
4.4.
Pemeliharaan Pemeliharaan sistem pada aplikasi penjualan ini tergolong mudah, sistem
ini di rancang agar semua kalangan yang walaupun tanpa memiliki basic pemrograman program, administrator komputer, maupun ilmu komputer yang lebih, masih dapat menggunakan program ini. Maintenance sistem hanya difokuskan pada pemback-upan file dan data dari database serta pengolahan data secara berkala. Dengan cara demikian kita akan mendapatkan beberapa file back-up sekaligus, serta dengan data yang sama pada kedua file atau beberapa file yang telah terbentuk.
5. Kesimpulan Dari penilitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data pada UD.Kurnia Bakti maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain: 1.
Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data.
2.
Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah.
3.
Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. HM, Analisis dan desain SISTEM informasi pendekatan terstruktur teory dan praktek aplikasi bisnis, penerbit Andi Yogyakarta Mangkulo, Henky Alexander. 2004. Membuat Aplikasi Database Sistem Inventori dengan Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputuindo. Penerbit Andi.Al Fattah, Hanif, 2007. Analisis dan perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Robert A. Letch /K. Rescoe Davis, Accounting Information Sistem. ( New Jersey : Prentice- H.,1983 J. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. Utami, Ema dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman database dengan Sql Server, Ms. Acces, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta: http:// www.softwareasli.com .
