SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA UD. TRI LAKSANA MEBEL SLEMAN
Naskah Publikasi
disusun oleh
Triana 09.02.7386
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
2
SALES INFORMATION SYSTEM AT UD. TRI LAKSANA MEBEL SLEMAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA UD. TRI LAKSANA MEBEL SLEMAN Triana Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the era of globalization and technology are more advanced and sophisticated, the computer plays a very important role in various aspects of human life, this allows the user to obtain information quickly and accurately. Another case in UD. Tri Laksana Mebel that data processing is still done by manual record keeping can cause various problems such as the risk of data loss and take a long time. Given the sales data is a very important element in the company, then the author would like to facilitate the sales transaction process by creating a sales transaction data processing system and provide information about the type of furniture, stock is available, data buyers, and making rapid and accurate reports. From the results of research conducted at UD. Tri Laksana Mebel, that to make the sales data processing system for fast and accurate, the authors make a computerized information system sales by identifying the existing problems, making the system design, making database design, program implementation, and testing program to access the data inputting and sales transactions and preparing reports quickly and accurately. This is to improve services and support activities in the sales transaction process so as to provide solutions to existing problems at UD. Tri Laksana Mebel.
Keywords: Information Technology, Computerization, Sales
3
1. Pendahuluan Di era globalisasi dan teknologi yang semakin maju dan canggih, komputer memegang peranan yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan manusia, hal ini memungkinkan pemakai untuk memperoleh informasi yang cepat dan akurat. Sekarang ini telah dapat menerapkan teknologi komputer dalam proses pengolah datanya sehingga data tersebut dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat sesuai dengan kebutuhan. Hal ini terjadi pada UD. Tri Laksana Mebel yang berlokasi di Ngepringan, Sendang rejo, Minggir, Sleman, Yogyakarta. Pengolahan data masih dilakukan secara manual yang bisa menimbulkan berbagai masalah seperti penumpukan berkas dengan resiko kehilangan data, dan membutuhkan waktu yang lama sehingga dirasakan kurang begitu menunjang kegiatan dalam melakukan transaksi penjualan. Mengingat data penjualan adalah unsur yang sangat penting dalam perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan, agar tetap berlanjut dan mencapai tujuan perusahaan dengan baik, penulis ingin mempermudah proses tersebut dengan membuat suatu sistem yang dapat memberikan solusi atas permasalahan tersebut. 2. Dasar Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem pada dasarnya adalah kumpulan dari unsur atau elemen-elemen yang saling berkaitan atau berinteraksi dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Seperti sistem komputer yang terdiri dari software, hardware, dan brainware. Sistem dapat dikelompokkan dalam 2 pendekatan yaitu yang menekan pada prosedurnya dan yang menekan pada komponen atau elemennya. Untuk mengetahui pengertian dari sistem yang ditinjau dari pendekatan pada prosedur, perlu didefinisikan terlebih dahulu prosedur itu sendiri. Menurut Richard F. Neuschel, prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
4
bisnis yang terjadi. 1 Pendekatan sistem yang lebih menekan pada prosedur mendefiisikan sistem sebagai berikut “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. 2 Sedangkan definisi sistem yang lebih menekan pada elemen atau komponennya adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih mengerti bagi yang menerimanya sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu. a. Akurat (accurate) Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti mencerminkan dari maksud informasi itu sendiri. b. Tepat Waktu (timeliness) Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, sebab apabila informasi yang diterima terlambat informasi tersebut sudah tidak mempunyai nilai lagi, sehingga apabila digunakan sebagai pengambilan keputusan akan berakibat fatal. c.
Relevan (relevance) Informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya, sebab informasi tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan dalam memecahkan suatu masalah.
2.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis definisi sistem adalah “Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
1
Jogiyanto.HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 1989, hal 1. 2 Ibid., hal. 1
5
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang ditentukan”. 3
2.4 Sistem Informasi Penjualan Menurut Philip Kotler, sistem informasi penjualan adalah : “Suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait dari orang, peralatan dan produsen yang ditujukan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisisdan memberikan informasi yang spesifik, tepat waktu dan berurut untuk digunakan oleh
para
pengambil
keputusan
di
bidang
penjualan
dengan
penyempurnaan perencanaan pelaksanaan dan pengendalian penjualan”.
tujuan 4
2.5 Konsep Pemodelan Sistem 2.5.1
Sistem Flowchart Konsep dasar dalm pembuatan sistem flowchart dibagi atas 3 proses dasar yang paling umum digunakan meliputi masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output).
2.5.2
Sistem Data Flow Diagram(DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti isi sistem yang akan dikerjakan / dikembangkan.
2.5.3
Entity Relationship Diagram(ERD) Entity Relationship Diagram adalah gambar atau diagram yang menunjukan informasi yang dibuat, disimpan, digunakan dalam sistem bisnis dan terdapat entitas yang menunjukan hubungan antar data. Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan lain. Macam-macam kardinalitas adalah sebagai berikut.
a. Satu ke Satu (One to One) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, begitupun sebaliknya.
3 4
Ibit., hal. 11 Philip Kotler. Manajemen Pemasaran (edisi Bahasa Indonesia jilid 1:Prehalindo Jakarta). Hal 97
6
b. Satu ke Banyak (One to Many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. c.
Banyak ke Satu (Many to One) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya dengan entitas B.
d. Banyak ke Banyak (Many to Many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A. 2.6 Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan/berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek maupun orang. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter dan simbol). Basis data bertujuan mengatur
data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan dan kecapatan
pengambilan kembali. Untuk mencapai tujuan tersebut sebuah basis data harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut.
2.6.1
a.
Tidak adanya redundasi dan inkonsistensi
b.
Kesulitan pengaksesan data dan Multi user
Manfaat Basis Data a.
Mengurangi kerangkapan data yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
b.
Mencegah ketidak konsistenan.
c.
Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.
d.
Integritas dapat dipertahankan.
e.
Data dapat dipergunakan bersama-sama.
f.
Menyediakan recorvery.
g.
Memudahkan penerapan standarisasi.
7
h.
Data bersifat mandiri (Data Independence).
i.
Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dn pemeliharaan keselarasan data.
2.7 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic merupakan bahasa pemrograman yang berorientasi pada objek untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Menu Bar
Tool Box
Tool Bar
Form
Property Explorer
Property Form Layout
Gambar 2.1 Tampilan jendela Visual Basic
Fasilitas visual basic 6.0 yang diperlukan untuk pengembangan program aplikasi adalah sebagai berikut. •
Menu Bar Menu bar digunakan untuk navigasi membantu pembuatan aplikasi yang akan dibuat.
•
Tool Bar Kumpulan tombol yang terletak di bawah menu bar yang digunakan untuk menjalankan dan menghentikan program.
•
Form Digunakan untuk meletakkan komponen-komponen yang dibutuhkan dalam mendesain tampilan dalam desain-time.
•
Tool Box Sering terdiri dari komponen-komponen standard yang diperlukan dalam membuat aplikasi.
8
•
Project Explorer Merupakan
jendela
untuk
menampilkan
seluruh
penyusunan
project/aplikasi, baik berupa form, module, report, data environment atau file lain pendukung project. •
Window Property Bagian ini digunakan untuk menyeting bentuk tampilan dari komponan dan sifat-sifat komponan.
•
Kode Editor Bagian ini berfungsi menuliskan kode program dan mengendalikan jalannya program.
•
Form Layout Dengan fasilitas ini kita dapat mengetahui dimana posisi form nantinya apabila program/project dijalankan.
2.8 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah salah satu produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuan dalam manajemen data dan kemudahan dalam pengoperasian membuat DMBS (Database Management System) ini menjadi pilihan para database administrator. Dengan Bahasa SQL, kita dapat mengelola database mulai pendefinisian tabel sampai menampilkan data. a. Perintah insert Perintah insert digunakan untuk memasukan data kedalam tabel. Bentuk umum: Insert into values [nama_tabel] (nilai_1, nilai_2, . . ., nilai_n) b. Perintah Update Perintah update digunakan untuk mengganti satu atau sejumlah record dalam tabel. Bentuk umum : Update [nama_tabel] set kolom_1= nilai_baru_1, kolom_2= nilai_baru2, …, kolom_3=nilai_baru_n [where kondisi]
9
c.
Perintah Delete Perintah delete digunakan untuk menghapus satu record atau beberapa record sekaligus. Bentuk umum: Delete from nama_tabel [where kondisi]
d. Perintah Select Perintah select digunakan untuk menampilkan data dari atau beberapa tabel sekaligus. Bentuk Umum : Select kolom1, kolom2, …kolomn from tabel1, tabel2, .. tabeln where kondisi 3. Gambaran Umum UD. Tri Laksana Mebel UD. Tri Laksana Mebel merupakan salah satu usaha yang bergerak dibidang penjualan barang-barang furniture seperti meja, kursi, almari, pintu, dan kebutuhan rumah tangga lainya dengan bahan dasar kayu. 3.1 Sistem Penjualan Sistem penjualan yang berjalan saat ini menggunakan sistem penjualan tunai dan kredit. Penyerahan barang pada usaha dagang ini biasanya dikirim ketempat pembeli, tergantung yang disepakati. a. Sistem Penjualan Tunai Sistem penjualan yang dilakukan secara tunai, pembeli dapat datang langsung ke UD. Tri Laksana Mebel untuk melakukan transaksi penbelian. Dengan bukti penjualan dan order penyerahan barang kepada pembeli berupa nota/kwitansi. b. Sistem Penjualan Kredit Penjualan barang secara kredit di UD. Tri Laksana Mebel dilakukan dengan sistem uang dimuka (DP) pada saat melakukan pemesanan barang dan juga sebagai kesepakatan dalam melakukan pemesanan barang. Dan selanjutnya sisa uang yang belum dibayarkan dapat diangsur selama pengerjaan barang atau dapat juga dibayarkan setelah barang yang dipesan jadi. Bukti transaksi akan diserahkan kepada pembeli dan sebagai bukti pelunasan pembayaran.
10
4. Pembahasan Pada bagian pembahasan terdiri dari: a. Flowchart sistem yang diusulkan Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah.
b. Data Flow Diagram(DFD) yang diusulkan Tujuan dari pembuatan DFD yang diusulkan adalah untuk menerangkan asal dari data-data, serta tujuan antar masing-masing sistem. DFD sendiri ada DFD level 0 dan DFD level 1. c.
Entity Relationship Diagram(ERD) Untuk menunjukan hubungan dari sistem bisnis yang dibuat.
4.1 Rancangan Database Rancangan database yang dibuat sebelum diterapkan pada Microsoft Visual Basic 6.0 yaitu terdiri dari: a. Tabel Login Tabel login terdiri dari idLogin, username, password, tgl. b. Tabel Admin Tabel admin terdiri dari idAdmin, username, password c.
Tabel Type Tabel type terdiri dari idType dan type
d. Tabel Pembeli Tabel pembeli terdiri dari idPembeli, nmPembeli,alamat, telepon. e. Tabel Furniture Tabel furniture terdiri dari id_furniture, type, harga, stok, informasi. f.
Tabel Transaksi Tabel transaksi terdiri dari id_transaksi, id_pembeli, tanggal, typeBayar, totBayar, kurang, bayar.
g. Tabel Pesanan Tabel pesanan terdiri dari id_pesan, id_pembeli, tanggal, totBayar, kurang. h. Tabel ItemBeli Tabel itemBeli terdiri dari iTransaksi, iFurniture, iJumlah, iTotal.
11
i.
Tabel ItemPesan Tabel itemPesan terdiri dari iPesanan, type, harga, catatan,iJumlah, iTotal.
j.
Tabel AngsuranT Tabel angsuranT terdiri dari id_angsuranT, iTransaksi, sisa, angsuran, status, catatan, tanggal.
k.
Tabel AngsuranP Tabel angsuranP terdiri dari id_angsuranP, iTransaksi, sisa, angsuran, status, catatan, tanggal.
4.2 Form Tampilan Program Pada tampilan program yang sudah diterapkan ke dalam Microsoft Visual Basic 6.0 terdiri dari berbagai form diantaranya sebagai berikut. a. Form Login Untuk msuk kemenu utama dengan mengisikan username dan password. b. Form Admin Form untuk mengisikan, merubah username dan password dari admin. c.
Form Type Untuk mendata type-type dari barang yang tersedia.
d. Form Furniture Untuk mendata barang-barang dan stok yang tersedia. e. Form Pembeli Form ini untuk mendata pembeli yang akan melakukan transaksi. f.
Form Transaksi Penjualan Untuk mempermudah dalam proses mengolah data pada saat transaksi penjualan barang.
g. Form Transaksi Pemesanan Untuk mempermudah dalam proses mengolah data pada saat transaksi pemesanan barang. h. Form Detail Transaksi Penjualan Untuk mempermudah dalam melihat dan mencari data-data transaksi penjualan yang telah tersimpan. i.
Form Detail Transaksi Pemesanan Untuk mempermudah dalam melihat dan mencari data-data transaksi pemesanan yang telah tersimpan .
12
j.
Form Angsuran Transaksi Penjualan Secara Kredit Untuk mencatat proses pembayaran angsuran.
k.
Form Angsuran Pemesanan Untuk mencatat proses pembayaran angsuran pemesanan.
l.
Laporan Pemesanan Untuk melihat data-data pemesanan
m. Laporan Penjualan Untuk melihat data-data penjualan n. Laporan Stok Barang Untuk meliht stok barang yang tersisa. 5. Kesimpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan pada sistem penjualan pada UD. Tri Laksana Mebel, dapat diambil kesimpulan bahwa untuk membuat sistem pengolahan data penjualan agar informasi yang diolah cepat dan akurat, maka penulis membuat sistem informasi pengolah data penjualan secara terkomputerisasi yaitu dengan cara: a. Mengidentifikasi permasalahan yang ada. b. Melakukan perancangan sistem dengan flowchart, DFD, dan ERD. c.
Membuat rancangan database yang diterapkan pada SQL server 2000 yang terdiri dari tabel-tabel yang saling berhubungan.
d. Implementasi sistem dengan membuat aplikasi berbasis desktop dengan memnggunakan tool Microsoft Visual Basic 6.0 dengan cara membuat form pengolahan data pembeli, data furniture, data transaksi untuk proses penjualan secara tunai dan kredit, dan data pemesanan yang didalamnya terdapat perintah untuk menambah data, merubah data, menghapus data yang sudah diinputkan. 5.1 Saran Dari kesimpulan-kesimpulan diatas, maka penyusun mengemukakan saran yaitu: a. Sebaiknya sistem yang lama diganti dengan sistem yang baru yang telah dibuat, sebab sistem yang baru ini lebih cepat dan akurat dalam pengolahan data.
13
b. Diharapkan dengan adanya sistem baru, pengolahan data penjualan dapat lebih baik dari sebelumnya. a. Sistem yang telah ada perlu dikembangkan dan diperbaiki secara terus menerus sehingga dapat diperoleh sistem yang lebih baik. Demikian kesimpulan dan saran dari penulis, semoga dapat bermanfaat bagi UD. Tri Laksana Mebel, pembaca, maupun peneliti selanjutnya.
14
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, H.M. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Struktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis). Yogyakarta: Andi Offset Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. AL Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2006. Sistem Pengolahan Basis Data MS-SQL server+SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi Wahyono, Teguh. 2004.
Sistem Informasi, konsep dasar, Analisis Desain dan
Implementasi. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu
15
