Meer met Mediavoorzieningen een onderzoek naar rol en positionering

Definitief projectplan

Meer met Mediavoorzieningen een onderzoek naar rol en positionering

Dienst Mediavoorzieningen Datum: 16 maart 2010

Projectplan Meer met Mediavoorzieningen, een onderzoek naar rol en positionering p. 1

Inhoudsopgave

1. Probleemschets 2. Opdracht van het project 3. Opzet van het project 4. Plan van aanpak en tijdsplanning 5. Organisatie en communicatie 6. Begroting (kostenoverzicht) 7. Risicobeheersing Bijlage 1 Gedetailleerde planning van activiteiten Bijlage 2 Gedetailleerde planning aantal uren per activiteit

3 3 3 4 6 7 9 10 12


1. Probleemschets Afgelopen 5 jaar vond een daling van het marktaandeel van Fontys plaats. Omdat Fontys in zwaar weer zit, is een ombuiging nodig die leidt tot opleidingen die tot de beste van Nederland behoren. Het is daarbij belangrijk om te focussen op intensief, uitdagend, boeiend en goed georganiseerd onderwijs en om projecten en activiteiten te beëindigen die geen meerwaarde voor de opleidingen hebben. Vanuit dit perspectief is het belangrijk om de diensten van Mediavoorzieningen te herpositioneren, opdat ze optimaal (blijven) passen bij het onderwijs van Fontys.

2. Opdracht van het project Het project heeft de volgende opdracht:

Lever een breed gedragen, doelgericht en pragmatisch advies op over de mediatheekdiensten en positionering hiervan, rekening houdend met de bezuinigingen en passend bij de missie van Fontys: ‘Fontys is een professionele organisatie met een gezond financieel beleid in een regionale omgeving waar Fontys als kennisinstelling stevig is ingebed en leidend is’

3. Opzet project In dit project worden verschillende activiteiten uitgevoerd die leiden tot het gedragen advies voor directeuren en de Raad van Bestuur. In de eerste fase van het project ligt de focus op het in kaart brengen van de tevredenheid van gebruikers over de huidige diensten, het gebruik van deze diensten, de kosten en in het in beeld brengen van behoeften bij gebruikers. In de tweede fase van het project staat het verkrijgen van draagvlak centraal. Er worden scenario’s voorgelegd aan groepen gebruikers, per locatie georganiseerd. De scenario’s geven een beschrijving van een mogelijke toekomst en zijn onder andere gebaseerd op de resultaten uit de eerste fase van het project, Fontys-ontwikkelingen, (inter-)nationale en regionale ontwikkelingen en eventuele samenwerkmogelijkheden met andere bibliotheken. Uiteindelijk leidt dit tot aangepaste scenario’s die worden voorgelegd aan de instituutsdirecteuren. Op basis van de reacties wordt een gedragen advies opgeleverd.


4. Plan van aanpak en tijdsplanning Fase 1: Analyse - januari – april 2010 Resultaat: rapportage over huidige diensten mediatheek Activiteiten: focusgroepen (inclusief enquête) bij studenten en medewerkers om meer inzicht te krijgen in de tevredenheid over diensten Mediatheek en behoeften overzicht gebruik diensten Mediatheek overzicht kosten diensten Mediatheek analyse van informatie over mediatheek uit zelfevaluatierapporten (ZER) en studenttevredenheidsonderzoek 2009 inventarisatie samenwerkmogelijkheden met externe bibliotheken rapportage over tevredenheid, gebruik en kosten huidige diensten mediatheek, per dienst, per doelgroep (docent, student, lector, promovendi), per locatie en per instituut (indien mogelijk). Succescriteria rapport: Het rapport is een succes als het op korte, krachtige wijze in beeld brengt welke diensten van de huidige mediatheek meerwaarde hebben voor het onderwijs. De volgende aspecten zijn hierbij onder andere van belang: bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek veel gebruikt worden hoge tevredenheid ontmoetingsfunctie mediatheek voldoen aan het accreditatie kader van de NVAO kosten ‘in verhouding zijn’ met de baten Waar relevant en mogelijk, is aandacht voor verschillen en overeenkomsten op bovenstaande gebieden tussen instituten, doelgroepen en locaties. Ook worden wensen en behoeften zichtbaar gemaakt van gebruikers en eventuele samenwerkmogelijkheden met externe (openbare) bibliotheken. Fase 2: Draagvlak april – juni 2010 Resultaat: een door directeuren en Raad van Bestuur gedragen doelgericht en pragmatisch-advies

over de mediatheekdiensten en positionering hiervan, rekening houdend met de bezuinigingen en passend bij de missie van Fontys. Activiteiten: - ontwikkelen scenario’s: op basis van rapportage fase 1 en (inter)nationale en regionale

-

-

ontwikkelingen scenario’s opstellen en bezoek universiteitsbibliotheek TU Delft (Library Learning Centre) en openbare bibliotheek DOK Delft (beste openbare bibliotheek van NL) scenario bijeenkomsten: Locatiegewijze bijeenkomsten met mix van doelgroepen MV (exclusief directeuren) waarbij de scenario’s worden besproken en helder wordt wat de voorkeur heeft van de aanwezigen. scenario’s bijstellen: op basis van de input uit de scenariobijeenkomsten worden de scenario’s bijgesteld bijgestelde scenario’s bespreken: gesprekken met directeuren advies aan Raad van Bestuur: advies aan Raad van Bestuur opstellen op basis van bijgestelde scenario’s en de reactie van de directeuren daarop.


Succescriteria gedragen advies:

• •

•

•

•

Het advies wordt gedragen door directeuren en Raad van bestuur. Het gaat om de noodzakelijke (essentiële, fundamentele) diensten van Mediavoorzieningen in de volle breedte. Dus rekening houdend met o de aantrekkingskracht van mediavoorzieningen voor (nieuwe) studenten, o studenttevredenheid o de bijdrage van mediavoorzieningen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek en toetsingskader van de NVAO o zichtbare verdergaande digitalisering (o.a. ontwikkeling dat studenten ‘always online’ zijn o Locatiegewijze aanpak van de diensten Hiermee wordt bedoeld dat er bundeling plaatsvindt van mediatheken op locatie. Een locatie kan één gebouw zijn waarbij meerdere instituten gebruik maken van de diensten van mediavoorzieningen. Een locatie hangt niet vanzelfsprekend samen met een plaats. Op één plaats (bijvoorbeeld Eindhoven) kunnen dus meerdere locaties worden onderscheiden. In het advies is aandacht voor de wijze waarop de diensten het beste kunnen worden georganiseerd vanuit perspectief vraagkant/instituten (bijvoorbeeld locatiegewijs en/of in samenwerking met (externe) bibliotheken). Differentiatie is mogelijk. Het advies is lean en mean: pragmatisch, doelgericht en direct te realiseren, maar biedt qua differentiatie ook ruimte om keuzes te maken die op een later moment gerealiseerd zullen worden. In het advies zal op hoofdlijnen een mogelijk tijdpad worden opgenomen over wanneer de mediatheken ‘nieuwe stijl’ gerealiseerd zijn. Fontys bevindt zich financieel in een moeilijke periode. Het advies levert een bijdrage aan de bezuinigingen en het op verantwoorde wijze kunnen maken van de juiste keuzes in 2010, over het voortbestaan van de huidige diensten van Mediavoorzieningen en eventuele nieuwe diensten die van toegevoegde waarde zijn voor de toekomst (2011 en later).

Nb. Het advies gaat niet in op de wijze waarop het kan worden geïmplementeerd in de Fontysorganisatie. In een vervolgtraject kan hier aandacht aan worden besteed. Zie bijlage 1 voor een gedetailleerd overzicht van de planning van deze activiteiten.


4. Organisatie en communicatie Projectorganisatie: Opdrachtgever: Nienke Meijer Opdrachtgever intern: Sonja Nieuwenhuis Projectleider: Desirée van den Bergh Projectleden: Marga Kemp Rob Mientjes Erik Oomen Bianca Peersman Harry Vankan Externe Fontys klankbordgroep: De externe Fontys klankbordgroep toetst het draagvlak voor de projectaanpak. Deze klankbordgroep bestaat uit: Marthie Meester, Anton van den Brink, Hans Aarts en Jan van den Berg. Opdrachtgever Sonja Nieuwenhuis zal tijdens de projectperiode drie keer persoonlijk contact hebben met de leden van de externe Fontys klankbordgroep. Interne klankbordgroep: Mediavoorzieningen beschikt over een interne klankbordgroep, de Advies en Klankbord Groep (AKG). Deze klankbordgroep zal ook als klankbordgroep voor het project fungeren. Naast bovenstaande betrokkenen, zullen andere medewerkers van Fontys bepaalde projectonderdelen uitvoeren: • Een nog te benoemen consultant zal gespreksleider zijn tijdens de focusgroepen. Hetzelfde geldt voor de scenariobijeenkomsten en de bijeenkomst met directeuren. De projectleider stuurt op de voortgang van het project en bespreekt de voortgang van het project met de interne opdrachtgever. Elk projectlid is als deelprojectleider verantwoordelijk voor een werkpakket (onderdeel) van het project. Wekelijks is er projectoverleg met de projectleden. Indien relevant zijn er andere betrokkenen bij aanwezig. Communicatie: Tijdens het project is input van gebruikers, medewerkers van Mediavoorzieningen en beslissers (directeuren en Raad van Bestuur) onontbeerlijk. In het project zal op specifieke momenten directe communicatie plaatsvinden met (een deel) van deze groepen, om deze input te krijgen. Daarnaast zal een weblog worden ingericht, die informeert over de voortgang van het project. Dit weblog heeft enerzijds de functie om directbetrokkenen (bijvoorbeeld medewerkers Mediavoorzieningen) optimaal te informeren over het project. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om de betrokkenheid te vergroten van gebruikers van de diensten van Mediavoorzieningen. In bijlage 1 meer informatie over de planning van de communicatieactiviteiten.


5. Begroting (kostenoverzicht) Het totaal aantal uren om de activiteiten binnen de werkpakketten uit te voeren wordt geschat op 451 uur. Het uurtarief voor de medewerkers van Mediavoorzieningen bedraagt 50 EUR. Daarmee komen de totale kosten voor de medewerkers van Mediavoorzieningen naar schatting op 15.900 EUR. Voor de projectleider en consultant is het uurtarief 84 EUR. De totale kosten voor de projectleider en consultant zijn naar verwachting: 11.172 EUR1. Daarmee komen de totale personele kosten voor het project naar schatting op: € 27.072,00. activiteiten

uren

fase 1 focusgroepen gebruik 1182

kosten externe bibliotheken rapport

18

fase 2 scenario's

90

bijgestelde scenario's

22

advies

35

communicatie algemeen

15

projectmanagement

153

totaal

451

overzicht uren en personele kosten

uur

kosten

medewerkers mediavoorzieningen

318 € 15.900,00

projectleider

100

€ 8.400,00

33

€ 2.772,00 3

451

€ 27.072,00

consultant totaal

Tabel 1. Overzicht van het aantal uren en de personele kosten per type medewerker (medewerkers mediavoorzieningen, projectleider en consultant).

Een meer gedetailleerde urenbegroting per activiteit is beschikbaar in bijlage 2. De materiële kosten worden geschat op 1500 EUR (500 EUR voor werkbezoek en 1000 EUR voor presentjes voor deelname van studenten aan de focusgroepen en scenariobijeenkomsten). 1 De verwachting van de kosten/uren voor de projectleider en de consultant is exclusief de verwachting van de kosten/uren voor de gespreksleiders van de focusgroepen en de begeleiding door de consultant van het MTO op 11 maart 2010. 2 De urenbegroting van de focusgroepen is nog niet compleet. 3 De uren voor de consultant zijn exclusief de uren voor de begeleiding van de studiedag van het MTO en de uren voor de gesprekleiding bij de focusgroepen.


Kosten

EUR

personele kosten

€ 27.072,00

materiële kosten

€

totaal

€ 28.572,00

1.500,00

Tabel 2. Overzicht van de totale personele kosten4, materiële kosten en totale projectkosten4.

De totale projectkosten4 bedragen € 28.572,00. De financiering van het project komt uit de begroting van Mediavoorzieningen.

4

De verwachting van de kosten/uren voor de projectleider en de consultant is exclusief de verwachting van de kosten/uren voor de gespreksleiders van de focusgroepen en de begeleiding door de consultant van het MTO op 11 maart 2010.


6. Risicobeheersing Een overzicht van de belangrijkste risico’s en hun impact staat hieronder: Risico’s ten aanzien van de kwaliteit van het advies • Het advies wordt niet gedragen door directeuren en Raad van Bestuur Dit risico heeft grote impact voor het project omdat het projectresultaat niet wordt gehaald als dit plaatsvindt. Door directeuren en de Raad van Bestuur zoveel mogelijk te betrekken bij het project, wordt dit risico zo klein mogelijk gemaakt. Zo is er regelmatig overleg met een externe Fontys klankbordgroep, bestaande uit directeuren en vindt regelmatig communicatie plaats over de tussenresultaten door de interne opdrachtgever met de Raad van Bestuur. Ook worden de directeuren betrokken bij het opstellen van het advies doordat hierover een bijeenkomst wordt georganiseerd. • Het advies besteedt geen aandacht aan de wijze waarop de diensten het beste kunnen

•

worden georganiseerd, vanuit perspectief vraagkant/instituten (bijvoorbeeld locatiegewijs). Dit risico wordt verkleind door er in interviews, de scenario’s en de gesprekken met directeuren, expliciet aandacht aan te besteden. Het advies levert geen bezuinigingsmogelijkheden op. In de scenario’s staan geen opties die niet bijdragen aan een bezuiniging. Hierdoor is het vrijwel niet mogelijk dat er een advies wordt opgeleverd dat meer kosten met zich meebrengt voor de lange termijn. Het is natuurlijk wel mogelijk dat er initiële kosten gemaakt moeten worden om de lange termijnbesparing te realiseren.

•

In het advies is geen goede balans tussen de huidige behoeften aan diensten van Mediavoorzieningen en mogelijke diensten voor de toekomst. Dit risico wordt zo klein mogelijk gemaakt, door in het advies aan te geven aan welke diensten voor de korte termijn behoefte is en welke diensten voor de lange termijn van belang lijken.

Risico’s ten aanzien van de tussenresultaten • De focusgroepen leveren kwalitatieve informatie op. Voorkomen moet worden dat teveel belang wordt gehecht aan wat deze relatief kleine groep aangeeft. De informatie is immers niet representatief voor Fontys, maar kan wel goede, beleidsvoorbereidende informatie opleveren. • Analyse over het gebruik levert weinig locatiespecifieke gegevens op. • Er wordt te weinig breed gedacht over de functie van de diensten van Mediavoorzieningen Door met scenario’s te werken, wordt gestimuleerd om breder, creatiever te denken over de essentie van de diensten van Mediavoorzieningen. • Er is te weinig interesse om deel te nemen aan de focusgroepen en scenariobijeenkomsten door studenten. Dit risico wordt verkleind door studenten een cadeau aan te bieden en de studenten te werven via medewerkers (bijvoorbeeld via medewerkers van de mediatheek en medewerkers die deelnemen aan het TOP1-traject). • Tijdplanning is te krap. In korte tijd moet veel worden gedaan. Doordat met een zeer gemotiveerde projectgroep wordt gewerkt, is het de verwachting dat de tijdplanning toch haalbaar is. • Aantal uren dat gepland is, is te krap. De activiteiten die moeten worden uitgevoerd zijn relatief nieuw voor de projectgroep. Het is daarom moeilijk om het precieze aantal uren goed in te schatten van tevoren. Door de uren te registreren en regelmatig te monitoren hoeveel uren zijn gemaakt, kan in beeld worden gebracht wat het totaal aantal uren is. Activiteiten kunnen dan (indien nodig) in overleg met de interne opdrachtgever worden bijgesteld.


Bijlage 1 Gedetailleerde planning van activiteiten

activiteiten en tijdplanning (versie 23 februari 2010) 21-jun

14-jun

7-jun

31-mei

x x

24-mei

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

x x x

17-mei

gebruik kosten externe bibliotheken inventarisatie samenwerkmogelijkheden rapport opstellen bespreken definitief rapport scenario's bezoek TUDelft en DOK Delft ontwikkelen scenario's deelnemers 'selecteren' plannen scenario bijeenkomsten deelnemers uitnodigen+registratie scenario bijeenkomsten bijgestelde plannen bespreking directeuren scenario's locatie-gewijs uitnodigen directeuren bijstellen scenario's scenario's locatiegewijs bespreken advies advies opstellen informatiebijeenkomst directeuren advies aanbieden aan Raad van Bestuur communicatie weblog algemeen Gebruikers Medewerkers Mediavoorzieningen

10-mei

9

3-mei

8 x x

26-apr

1-mrt

7

19-apr

22-feb

6

12-apr

15-feb

5

5-apr

8-feb

4

29-mrt

1-feb

3

22-mrt

25-jan

2

15-mrt

18-jan

1

8-mrt

11-jan

week deelnemers uitnodigen opstellen vragen bijeenkomsten focusgroepen resultaten verwerken

4-jan

datum

focusgroepen

x x

x

x x x x

x x x

x x x x

x

x

x

x x x x x

x

x x

x

x

x x

x x

x x x

x x x

x

x

x x


x

x

x

x

x x x

projectmanagement

Raad van Bestuur en directeuren projectgroep opdrachtgever-projectleider interne klankbordgroep stuurgroep projectplan voortgangs a4-tje evaluatie

x x

x

x

x x x

x x

x x

x

x x x x

x x

x

x x

x

x x

x

x x

x

x x

x

x

x x x

x x

x

x x

x

x x x x

x x


x

x

x

x x

Bijlage 2 Gedetailleerde planning aantal uren per activiteit

activiteiten en tijdplanning (versie 18 maart 2010)

Desirée

100 71 62 59 46 33 40 8 40 8 22 x 40

2

2

6

1 8 4 1

2 2 1 8 4 1

1 8 2 2 2 4 4 1 1 1 1 8

4

4

4

1 1 8 6

1 1 3

4 1 3

1 8 4 1

Desirée

Desirée

1 1 1 1 4 1 1 1 1 1 1 1 24 24 24 24 24 5

16 8 4


medewerkers MV

Marga Desirée

consultant

Bianca Desirée

Rob

Gerard John Sonja Desirée

Marga

gebruik kosten externe bibliotheken inventarisatie samenwerkmogelijkheden rapport opstellen 18 bespreken definitief rapport scenario's bezoek TUDelft en DOK Delft 90 ontwikkelen scenario's deelnemers 'selecteren' plannen scenario bijeenkomsten deelnemers uitnodigen+registratie scenario bijeenkomsten bijgestelde plannen bespreking directeuren 22 scenario's locatie-gewijs uitnodigen directeuren bijstellen scenario's scenario's locatiegewijs bespreken advies advies opstellen 35 informatiebijeenkomst directeuren advies aanbieden aan Raad van Bestuur communicatie weblog 15 algemeen Gebruikers Medewerkers Mediavoorzieningen Raad van Bestuur en directeuren projectprojectgroep 153 management opdrachtgever-projectleider interne klankbordgroep stuurgroep projectplan voortgangs a4-tje evaluatie

Harry

118 Harry

Bianca

Desirée

week deelnemers uitnodigen opstellen vragen bijeenkomsten focusgroepen resultaten verwerken

deelprojectleider totaal aantal uur/wp

datum

focusgroepen

17

9 4 3

Meer met Mediavoorzieningen een onderzoek naar rol en positionering

Recommend Documents