Medicatiezorg. 1. Doel van de werkinstructie. 2. Toepassingsgebied

Medicatiezorg 1. Doel van de werkinstructie Het op de juiste wijze coördineren van het medicijnbeleid bij de cliënt thuis. Betreft onder andere het toedienen, het beheer, het bestellen en de coördinatie van medicatiezorg op een veilige wijze. 2. Toepassingsgebied Deze werkinstructie is van toepassing op de zorgcoördinatoren (ZC) en relatiebeheerders (RB) en overige verpleegkundigen en verzorgenden die binnen Evean Extramurale Zorg medicijnen aan de cliënt uitzetten, aanreiken, toedienen en beheren. Tevens is deze werkinstructie van toepassing voor (wijk) verpleegkundigen en verzorgenden die medicijnen bestellen en de zorg coördineren. Tevens is deze werkinstructie van toepassing voor de Coördinator Farmaceutische Zorg (CFZ). Als de cliënt zelf de medicatie beheert, is de cliënt volledig verantwoordelijk voor het gehele medicatieproces en is deze werkinstructie niet van toepassing. 3. Verantwoordelijk - In de samenwerkingsovereenkomsten met huisartsen zijn samenwerkingsafspraken gemaakt tussen Evean Extramurale Zorg en de huisartsen in Amsterdam-Noord en Oost. Er zijn kaders vastgelegd om in de ketensamenwerking verantwoorde zorg te leveren aan cliënten ieder vanuit het eigen verantwoordelijkheidsgebied. -

Evean Extramurale Zorg heeft met de apothekers raamovereenkomsten inclusief een medicatiedistributie protocol afgesloten waarin afspraken vermeld worden. Er zijn kaders vastgelegd om in de ketensamenwerking verantwoorde zorg te leveren aan cliënten ieder vanuit het eigen verantwoordelijkheidsgebied.

Werkinstructie medicatiezorg concept Eigenaar: Manager V&V Beheerder: KF Archiveringsplaats: beheerselementenboek

versiedatum: NTB Actualisatie/evaluatiedatum: NTB Pagina 1 van 9

4. Werkwijze Activiteit

Verantwoordelijk

Document

ZC/RB

Indicatiebesluit

Start zorg 1

2

3

Medicatieoverdracht/medicatieopdracht De zorgcoördinator/ relatiebeheerder beoordeelt zo nodig in het eerste huisbezoek of de cliënt in staat is de medicatie in eigen beheer te nemen. Als medicatie aanreiken/toedienen al in het indicatiebesluit staat is deze beoordeling niet nodig. Indien er twijfel is of cliënt de medicatie in eigen beheer kan houden, wordt de BEM (Beoordeling Eigen beheer Medicatie) ingevuld en toegevoegd aan de klantenmap. Op basis van de uitslag van de BEM wordt medicatie al dan niet (deels) door cliënt in eigen beheer gehouden. De beschrijving van de BEM is terug te vinden in het kwaliteitshandboek. Als de cliënt zelf verantwoordelijk is voor medicatie, is zij/hij verantwoordelijk voor het gehele medicatieproces. Indien medicatie beheer (deels) door Evean wordt overgenomen zijn de onderstaande stappen van toepassing. Indien Evean het medicatiebeheer (deels) overneemt, wordt gecheckt of het indicatiebesluit hiertoe toereikend is. Zo nodig wordt uitbreiding van de indicatie aangevraagd. Bijvoorbeeld voor het aanreiken/toedienen van medicatie. In de klantenmap wordt genoteerd of cliënt geen medicatie gebruikt, dan wel medicatie in eigen beheer heeft, dan wel hulp nodig heeft bij medicatie. Een overzicht hiervan is terug te vinden onder de tab voor medicatie. De acties zijn uitgeschreven in het zorgplan. In het zorgplan worden problemen-doelstellingenacties-planning-evaluatie mbt hulp bij medicatie beschreven. De zorgcoördinator/ relatiebeheerder vraagt, indien de cliënt medicijnen gebruikt, per direct een actuele medicatieoverzichtslijst + medicatieaftekenlijst aan bij de apotheek. Deze is hiervoor verantwoordelijk. Deze wordt binnen 24 uur aan de klantenmap toegevoegd. Als er sprake is van een handgeschreven medicatieoverzichtslijst + medicatieaftekenlijst (bv in spoedgevallen) vindt er een leescontrole plaats van de handgeschreven overzichtslijst en voorzien van paraaf door de medewerker. Zo nodig wordt een uitvoeringsverzoek bij de huisarts aangevraagd indien er sprake is van voorbehouden of risicovolle handelingen. Dit wordt toegevoegd aan de klantenmap. De ZC/RB vraagt cliënt om aanvullende (mondelinge) informatie over medicatie. Bijvoorbeeld mbt zelfzorgmedicatie. De cliënt wordt gemeld dat zelfzorgmedicatie onder volledige verantwoordelijkheid van cliënt valt. De ZC/RB toetst of cliënt zelf een medicatiedistributiesysteem heeft of nodig heeft en


BEM (Beoordeling Eigen beheer Medicatie)

Indicatiebesluit

klantenmap/ Zorgplan

ZC/RB

Zorgplan Klantenmap Medicatieoverzichtslijst

Uitvoeringsverzoek

ZC/RB

Klantenmap/zorgp lan versiedatum: NTB Actualisatie/evaluatiedatum: NTB Pagina 2 van 9

4

5

6

7

welke medicijnen worden aangereikt en/of toegediend. Dit gebeurt in elk geval in het eerste huisbezoek en zo nodig ook later. Zij/hij rapporteert dit in de klantenmap (zorgplan). Indien de cliënt een medicatiedistributiesysteem (bv een Baxter) nodig heeft, vraagt ze dit per direct aan bij de apotheek De ZC/RB draagt zorg voor dat bijsluiters van de medicatie aan klantenmap worden toegevoegd. Als dit er veel zijn, wordt een aparte bijsluitermap aan de klantenmap toegevoegd. De apotheek levert deze op eigen initiatief bij elke wijziging aan. Als dit niet gebeurt, verzoekt de ZC/RB de huisarts hierom en rapporteert dit verzoek in de klantenmap. De medewerker kan informatie over medicijnen vinden op www.apotheek.nl. Indien er na deze inventarisatie zaken niet volledig of tegenstrijdig zijn, dan zoekt ZC/RB er direct uit wat hier van de oorzaak is (met name door overleg met behandelend arts of apotheek). Eventuele zelfzorgmedicatie wordt niet op medicijnlijsten in de klantenmap ingevuld. De cliënt of diens vertegenwoordiger is zelf verantwoordelijk voor het bestellen, het beheer, aanreiken en/of toedienen van zelfzorgmedicatie. Het is mogelijk dat de zelfzorgmedicatie wel op de medicatieoverzichtslijst staat die de cliënt ontvangt van de van de apotheker. Het werken met handgeschreven medicatielijsten wordt voorkomen. Indien er toch nog sprake is van handgeschreven medicatielijst, dient altijd sprake te zijn van een leescontrole door een andere medewerker. De medewerker zet een paraaf op de handgeschreven medicatielijst ter goedkeuring. Er dient altijd een geautoriseerde medicatieopdracht of getekend uitvoeringsverzoek aanwezig te zijn voordat de medicatielijst wordt ingevuld. Bij een handgeschreven medicatieopdracht dient een leescontrole plaats te vinden. Dit kan ook door de cliënt zelf geschieden.

ZC/RB

Bijsluiters Rapportageblad

ZC/RB

Cliënt

Medicatieoverzichtlijst

Medewerker

Medicatieopdracht Uitvoeringsverzoek

Tijdens de zorg 8

Uitzetten/toedienen van medicatie Indien medicatie wordt gebaxterd (of in andere vorm van medicatiedistributiesysteem -zoals pharmatraywordt verspreid), draagt de apotheek zorg voor het afleveren van de medicatie bij de cliënt thuis. De apotheek is bij baxteren verantwoordelijk voor het uitzetten en controleren van de uitgezette medicatie. Bij elke aflevering van de baxterverpakking wordt een aftekenlijst meegeleverd. Bij elke eerste aflevering van een nieuw medicijn, levert de apotheek een bijsluiter mee. De medewerker is niet toegestaan de gebaxterde medicatie van cliënt te vervoeren. De medewerker is niet toegestaan de zakjes open te knippen en deze medicatie in een weekdoos te doen (omdat dan de verantwoordelijkheid voor het uitzetten bij de medewerker komt te liggen). De ingevulde aftekenlijsten dienen 2 maanden bewaard te worden.


Apotheek

Bijsluiter Toedienlijst/ Aftekenlijst baxteren

Medewerker


9

10

11

12

13

Een uitvoeringsverzoek voor risicovolle en voorbehouden handeling van een arts dient altijd volledig te zijn ingevuld en met name de dosering van het eventuele medicijn dient er op te staan of, ingeval van bijvoorbeeld insuline, genoteerd te worden dat de dosering frequent kan wisselen in opdracht van arts/voorschrijver. Er mag pas door medewerker gehandeld worden als het uitvoeringsverzoek is ontvangen. Deze dient specifiek gericht te zijn aan Evean. Een wijziging van medicatie kan pas ingaan nadat een geautoriseerde opdracht van een arts is ontvangen of een medicatieopdracht via een uitvoeringsverzoek. Uitvoeringsverzoeken en medicatieopdrachten dienen 15 jaar bewaard te worden. Zie verder bijlage 1 Wijzigingen medicatieopdrachten. Vooral indien sprake is van restmedicatie (is medicatie die niet gebaxterd kan worden) of spoedmedicatie of sterk aan verandering onderhevige medicatie (bijvoorbeeld acenocoumarol), zet de medewerker van Evean indien mogelijk de restmedicatie uit in een weekcassette. Voor het uitzetten van medicatie checkt medewerker altijd de vervaldatum van elk medicijn.

 Teken altijd de medicatieaftekenlijst af per medicijn. Voor het aanreiken/toedienen van gebaxterde medicatie controleert de medewerker de geleverde medicatie aan de hand van de meegegeven aftekenlijst.  Noteer bijzonderheden mbt medicatie in de rapportage. Meldt bijwerkingen bij de huisarts en indien nodig bij de apotheek.  Controleer ieder zorgcontact, op grond van de rapportage en aftekenlijsten of de medicatie afgelopen periode volgens voorschrift is aangereikt en/of toegediend. Als er een paraaf ontbreekt op de medicatieaftekenlijst, licht je betreffende collega zo spoedig mogelijk in en check je of de medicatie wel is gegeven, niet is afgetekend. Dit wordt dan in de klantenmap genoteerd. Je vult altijd een MICformulier in als een medicijn niet is afgetekend.  Iedereen tekent de medicatieaftekenlijst en dus hoef je niet apart nog eens te rapporteren. Bij baxteren wordt altijd afgetekend op de door de apotheek meegegeven aftekenlijst. Bij restmedicatie en overige medicatie wordt afgetekend op aftekenlijsten voor de losse medicatie (innnameschema).  Bijwerkingen worden altijd gemeld aan de huisarts (en/of apotheker) en in de klantenmap genoteerd.  Afgetekende medicatie-aftekenlijsten worden15 jaar bewaard. Bij fouten gemaakt door ketenpartner (bv de apotheek of huisarts) wordt altijd een MIC-formulier /of een fout


Medewerker

Uitvoeringsverzoek

Medicatieopdracht

Bijlage 1: Wijzingen medicatieopdrachten

Medewerker

Medewerker

Aftekenlijst/ innameschema losse medicatie aftekenlijst uitzetten medicatie/koelkas tmedicatie Aftekenlijst/innam eschema losse medicatie

MIC-formulier

Medewerker

MIC-formulier/ fout door versiedatum: NTB Actualisatie/evaluatiedatum: NTB Pagina 4 van 9

14

15 16

17

18

19

20

21

door apotheker formulier ingevuld. Door middel van een Huisartsen dienen te worden geïnformeerd door de medewerker over alle incidenten in het voorschrijfbeleid en medicatiedistributie. Rapportage in klantenmap Vul het nieuwe of gemuteerde medicijn in op schone doseringsregel (indien medicatieoverzicht aanwezig). Dit is niet van toepassing bij de bij een medicatiedistributiesysteem afgegeven aftekenlijst. Maak melding van de mutatie (+ reden,opdrachtgever) in de rapportage. Check of je een geautoriseerde medicatieopdracht van de arts heb ontvangen. Zonder deze opdracht worden geen wijzigingen doorgevoerd. In spoedgevallen wordt overlegd met de bereikbare verpleegkundige of arts. Binnen 24 uur na mutatie dient de betreffende apotheker een nieuw medicatieoverzichtslijst te leveren. Muteer, indien van toepassing, bij medicatiewijzigingen ook de bijsluitermap Alle medicatieoverzichtlijsten, medicatieaftekenlijsten, medicatieopdrachten en uitvoeringsverzoeken worden 2 maanden bewaard. Bewaren van medicatie Bij het bewaren van medicatie worden geldende bewaarrichtlijnen in acht genomen. Uitgangspunt zijn de bewaarrichtlijnen van de bijsluiter. Specifiek wordt de vervaldatum gecheckt. Zie verder protocol bewaren medicatie in thuissituatie. Koelkastmedicatie Indien medewerker van Evean verantwoordelijk is voor aanreiken of toedienen van koelkast medicatie, wordt dit in het zorgplan ingevuld en wordt cliënt gevraagd medicatie in afsluitbare doos te bewaren en temperatuurmeter in koelkast op te hangen. De temperatuurmeter dient elk jaar vervangen te worden. Vervangingsdatum wordt in de klantenmap genoteerd.

Volg de instructie op de bijsluiter van de koelkastmedicatie. Gebruikelijk is een koelkasttemperatuur tussen 2-8 graden Celsius. Bij elk zorgmoment wordt de temperatuur van de meter gecheckt of deze tussen de 2 en 8 graden is. Indien temperatuur te hoog of te laag is bij het zorgmoment, wordt contact opgenomen met apotheek en advies gevraagd of het medicijn nog kan worden gegeven. Tweede controle medicatie - Voor alle medicatie dient een actueel medicatieoverzicht van de apotheker, of een geautoriseerde medicatieopdracht van een arts, en/of een ondertekend uitvoeringsverzoek aanwezig te zijn. Dit is veelal een fax of mail, - Alle medicatie die in weekcassette is uitgezet (dit zal met name de restmedicatie zijn, die niet gebaxterd kan worden), wordt tijdens toediening


apotheker formulier

Medewerker

Medicatieoverzichtlijst Medicatieopdracht

Medewerker

Bijsluitermap

ZC/RB

ZC/RB

protocol bewaren medicatie in thuissituatie (en KICK protocollen)

Medewerker

Zorgplan protocol bewaren medicatie in thuissituatie (en KICK protocollen aftekenlijst uitzetten medicatie/koelkas tmedicatie Bijsluiter

Medewerker

aftekenlijst uitzetten medicatie/koelkas tmedicatie

Medewerker

Medicatieoverzicht Uitvoeringsverzoek

Medicatieopdracht versiedatum: NTB Actualisatie/evaluatiedatum: NTB Pagina 5 van 9

22

23

24

voor de tweede keer gecontroleerd. - De cliënt of eventuele mantelzorger wordt gevraagd om de tweede controle te verrichten voor het toedienen van de losse (rest) medicatie (zoals insuline, dermale pleister en oogdruppels) die niet in cassette past. Indien controle van medicatie door cliënt of mantelzorger van toepassing is, wordt dit in het zorgplan ingevuld. Wordt later volledig geimplementeerd - Voor de incidentele gevallen waarbij een cliënt geen mantelzorger heeft en zelf deze controle niet kan verrichten wordt een collega gevraagd dit te doen. De planning coördineert dit. Wordt later volledig geïmplementeerd Wijziging van medicatie : standaard procedure Alleen op basis van een geautoriseerde medicatieopdracht van de arts en/of ondertekend en volledig ingevuld uitvoeringsverzoek wijzigt de medewerker de medicatie. Ook voor het vermalen van medicatie is een medicatieopdracht nodig. Huisarts schrijft opdracht tot wijziging van de medicatie in de klantenmap (of opdracht wordt toegevoegd aan map). Deze opdracht bevat : - Medicatieopdracht: naam en geboortedatum cliënt, naam medicijn, frequentie, ingangsdatum, wijze van toediening, dosering. - Naam arts Starten/wijzigen van medicatie buiten diensttijden van de huisarts: - De dienstdoende arts levert het recept aan de apotheek. - De dienstdoende apotheek zorgt voor de levering van de medicatie en een bijsluiter. - De medewerker van Evean noteert de bijzonderheden in de rapportage in het zorgdossier en noteert welke medicatie gegeven is. - De dienstdoende apotheker levert een actueel medicatieoverzicht - Indien er geen medicatieoverzicht direct geleverd kan worden: De medewerker stelt een actueel medicatieoverzicht op en laat dit controleren (via fax of bezoek) door de (dienstdoende) apotheker. - De apotheker controleert dit en tekent het overzicht ter goedkeuring.

Zorgplan Medewerker

Huisarts

Medicatieopdracht Uitvoeringsverzoek Protocol vermalen medicatie rapportageblad overige disciplines

Medicatieoverzich t

-

25

De eigen apotheek zal een nieuw medicatieoverzicht en toedienlijst/aftekenlijst binnen 24 uur toesturen. - De medewerker zorgt ervoor dat de geleverde bijsluiter en geleverde medicatieoverzicht en toedienlijst/aftekenlijst opgeborgen worden in de klantenmap. - De medicatie wordt door de medewerker alleen gestart als er een schriftelijke opdracht van de arts is. Deze opdracht wordt door de medewerker op de relevante bladen in de klantenmap genoteerd. Bestellen van medicatie Spreek af wie verantwoordelijk is voor (bij)bestellen van medicijnen en noteer dit op de afsprakenlijst

client/ mantelzorger


Schriftelijke opdracht arts

Medewerker (incidenteel versiedatum: NTB Actualisatie/evaluatiedatum: NTB Pagina 6 van 9

26

27

28

29

30 31

32

medicatie en in het zorgplan. Volg bij (telefonische) bestelling het voorschrift van het apothekersetiket. Externe overdracht Kopieer of scan, bij opname of verhuizing, de medicatieoverzichtlijst (geen handgeschreven overdracht). Einde medicijn of einde zorg De cliënt of diens nabestaande is verantwoordelijk voor het inleveren van retourmedicatie bij de apotheek. De medewerker is niet toegestaan retourmedicatie in te nemen en naar de apotheek terug te brengen. Daarnaast geeft client of diens nabestaande aan apotheek door dat Evean niet meer de medicatie regelt (indien van toepassing) Bij overdracht naar andere organisatie wordt zorg gedragen dat er een getypte medicatielijst wordt meegegeven. Dit is de medicatieoverzichtlijst die door de apotheek is verstrekt. kwaliteitsfunctionaris Alle MIC-meldingen + fouten door apotheek mbt medicatie worden door de MIC-commissie geanalyseerd. Organiseert in samenwerking met de praktijkopleider op verzoek scholingen mbt medicatieveiligheid. Geeft gevraagd en ongevraagd advies om de medicatieveiligheid te verbeteren.

Is aanspreekpersoon voor alle medewerkers mbt vragen over medicatieveiligheid.

cliënt)

Protocol weekdoos vullen

Medewerker

Medicatieoverzichtlijst

Cliënt of nabestaande

Medewerker

Overdracht Medicatieoverzichtslijst.

MICcommissie

MIC-formulier + fouten door apotheek

KF KF en coördinator farmaceutisc he zorg KF

5. Bijlagen en verwijzing BEM (Beoordeling Eigen beheer Medicatie) Procedure interne audit Protocol medicatiedistributie Protocol vermalen medicatie Raamovereenkomst risicovolle en voorbehouden handelingen Checklist medicatieveiligheid (nog in ontwikkeling) Werkinstructie medicijnen bewaren in thuissituatie Klantenmap (inclusief diverse medicijn/aftekenlijsten)



Bijlage 1. Wijzingen medicatieopdrachten (start, tussentijdse wijziging en stopzetten) 1. Uitgangspunten: -

-

-

-

De werkwijze hieronder is alleen van toepassing voor die situaties waarbij Evean Extramurale Zorg verantwoordelijk is voor het aanreiken of toedienen van medicatie. Dit betreft niet de medicatie die de cliënt in eigen beheer heeft en waar cliënt zelf verantwoordelijk voor is. Er mag pas door de thuiszorgmedewerker worden gehandeld nadat een geautoriseerde medicatieopdracht van de arts of uitvoeringsverzoek is ontvangen. Deze opdracht dient aan de klantenmap te worden toegevoegd. De huisarts of klinisch specialist geeft bij reguliere wijzigingen de mutatie van medicatie door aan de apotheker die de medicatiedistributie verzorgt voor de cliënt. De apotheker verwerkt de opdracht en draagt zorg voor distributie van het aangepaste medicatieoverzicht, medicatietoedienlijst en de medicijnen. De thuiszorgmedewerker voegt het aangepaste medicatieoverzicht en toedienlijsten toe aan de klantenmap. De huisarts of klinisch specialist geeft bij spoedsituaties de structurele medicatiewijzigingen door aan de apotheek. Het aanpassen van het medicatieoverzicht en de distributie van de medicatie is de verantwoordelijkheid van de apotheker. De thuiszorgmedewerker voegt het aangepaste medicatieoverzicht toe aan de klantenmap.

2. Spoedsituaties Optie 1: Arts mailt of faxt de opdracht naar thuiszorgmedewerker (eerste keus) De huisarts of klinisch specialist mailt of faxt een opdracht tot wijziging van medicatie aan de thuiszorgmedewerker. Deze opdracht dient te bevatten: - Naam en geboortedatum cliënt - Medicatieopdracht: naam medicijn, frequentie, ingangsdatum, wijze van toediening, dosering en eventuele opdracht tot vermalen - Naam arts - Naam van thuiszorgmedewerker De medewerker die met de arts contact heeft, geeft aan de arts het e-mailadres of faxnummer door. Voor het e-mailadres kan gekozen worden voor het e-mailadres van de zorgcentrale. De digitaal aangeleverde opdracht dient (indien mogelijk) de thuiszorgmedewerker uit te printen, aan de klantenmap toe te voegen en conform reguliere werkwijze in de klantenmap te verwerken. Pas na ontvangst van deze digitale opdracht mag gestart worden met de uitvoering van het gewijzigde medicatiebeleid. Op een uitvoeringsverzoek dient altijd de eventuele dosering van de medicatie te staan. In geval van bepaalde medicatie, bijvoorbeeld insuline, kan de dosering frequent wisselen conform opdracht arts/voorschrijver. Dit dient op het uitvoeringsverzoek vermeld te staan. Er dient binnen 24 uur een nieuw medicatieoverzichtslijst door apotheker geleverd te worden. Werkinstructie medicatiezorg concept Eigenaar: Manager V&V Beheerder: KF Archiveringsplaats: beheerselementenboek


Optie 2: Huisarts schrijft opdracht in klantenmap (tweede keus) De huisarts schrijft een opdracht tot wijziging medicatie in de klantenmap. Deze opdracht dient te bevatten: - Medicatieopdracht: naam medicijn, frequentie, ingangsdatum, wijze van toediening, dosering en eventuele opdracht tot vermalen - Naam arts - Naam en geboortedatum cliënt hoeven niet genoteerd te worden, deze staan al in de klantenmap. Er dient binnen 24 uur een nieuw medicatieoverzichtslijst door apotheker geleverd te worden. Mogelijkheid tot bellen?



Medicatiezorg. 1. Doel van de werkinstructie. 2. Toepassingsgebied

Recommend Documents