max BNL Proactief in veranderende tijden

maX BNL

Proactief

in veranderende tijden

Inleiding De tijd dat (management) assistentes zich alleen bezighielden met brieven tikken, agenda’s bijhouden en zakenreizen boeken is voorbij. Het vak evolueert en de future proof assistant dient zich aan. Die beweging wordt volop versterkt door ontwikkelingen in onze samenleving. Globalisering, workplace innovation en technologische vooruitgang zorgen voor een frisse kijk op het vak en de nieuwe (management) assistente is een allround professional die de rol van co-manager steeds sterker naar zich toetrekt. Die ommezwaai is spannend en uitdagend. Assistentes zullen hun unieke talenten maximaal in moeten zetten als ze inzetbaar willen blijven. Alleen door het beste uit zichzelf te halen, blijven ze een aanwinst voor elke organisatie. En daar wilden wij hen graag bij helpen. In 2014 onderzochten we, samen met de assistentengroep, hoe al deze ontwikkelingen het vak raken en hoe we hier adequaat op

Sara van Broekhoven, business development manager Adecco Top Secretaries “Dat de wereld niet zonder assistentes kan, is duidelijk. Maar dat diezelfde wereld in rap tempo verandert ook. Dat betekent dat assistentes nieuwe competenties moeten aanboren, als ze inzetbaar

2

kunnen reageren. Het maX BNL-event 2013, waaraan ruim 400 assistentes deelnamen, was wat dat betreft een vruchtbaar startpunt. Naar aanleiding van dit evenement formeerden we een drietal werkgroepen die meer inzicht moesten verwerven in de dynamische context waarin assistentes tegenwoordig opereren. Ook onderzochten deze werkgroepen welke behoeften er onder assistentes leven en op welke manier ze zichzelf kunnen helpen om optimaal te functioneren in een steeds veranderende wereld en werkomgeving. Trots Deze brochure is een compilatie van de activiteiten die we hebben georganiseerd en de resultaten die we hebben geboekt. Wij zijn trots op het enthousiasme en het elan waarmee onze assistentes aan de slag zijn gegaan om zichzelf future proof te maken. Wij twijfelen niet meer, deze krachtige vrouwen blijven Philips voorwaarts stuwen!

en onvervangbaar willen blijven. Gelukkig heeft iedereen zo zijn eigen, unieke talenten. De kunst is om deze zo te etaleren dat je jezelf én de business vooruit helpt. Daar gaan wij deze assistentes bij helpen. Nog niet zo lang geleden hadden we 350.000 assistentes in Nederland. De komende jaren krimpt dat aantal tot 150.000. Dat lijkt weinig hoopvol, maar ik ben ervan overtuigd dat ze allemaal employable kunnen blijven. Als ze maar durven te veranderen, evolueren en innoveren in hun vak.”

Durven te veranderen, evolueren en innoveren”

3

maX BNL Council

Overzicht Werkgroep Mobility • Jorkia Timmerman (voorzitter) • Margreet Bouwman • Mariejanne van den Broek • Marion Nolet • Marjolein Pronk • Danielle van Roest • Judith van der Velden Met ondersteuning van experts • Ralph Roels (Talent Acquisition) • Nicole van Waes (Briks Inzetbaarheid)

werkgroepsamenstelling

Werkgroep Communicatie • Anique van Waardt (voorzitter per 1 maart 2015) • Nettie Boonstra (voorzitter tot 1 maart 2015) • Angela Mutsers • Cecile Hoppenbrouwers

4

Werkgroep Development • Paula Luitingh (voorzitter per 1 maart 2015) • Anique van Waardt (voorzitter tot 1 maart 2015) • Ankie Egelmeers • Annemarie Hagen • Monique Terhoeve • Patricia van der Velden • Adri Vermeulen • Leentje Willems Met ondersteuning van experts • Kristel Ponjé (Philips University) • Jean in ’t Panhuis (Philips University) • Penny Scholl (Schoevers)

Vlnr boven: Jacqueline Le Doux, Jorkia Timmerman, Victorine van Huet, Anique van Waardt, Paula Luitingh, Angela Mutsers, Jessica Steenwinkel. Vlnr onder: Dorien Senders, Gerie Lamphen, Nettie Boonstra, Gaby Vandewalle.

Werkgroep WPI/HNW • Jacqueline Le Doux (voorzitter) • Jolanda van den Born • Davina van Duinen (tot 1 maart 2015) • Ankie Egelmeers (per 1 maart 2015) • Naomi Gilchrist • Sandra Goudriaan • Jet van Happen (tot 1 maart 2015) • Cecile Hoppenbrouwers • Ine Lazaroms • Danielle van Roest (per 1 maart 2015) • Nicole Schoones • Dorien Senders • Mirjam Simons Met ondersteuning van experts • Hilco van Maanen (PPS) • Nico Orie (HR Digital) • Eric Soenens & Peter de Winter (WPI Office/Real Estate) • Francel Vos (TNO)

Hans Dijkman Head of HR Benelux

Hoe sterker het tandem, hoe harder je de berg opkomt!” De wereld verandert. Dat is in zichzelf geen enorme verrassing, want dat doet hij al jaren. Maar het betekent wel wat. Dat we mee moeten veranderen. Mee moeten groeien. En niet stil moeten blijven staan. Zelf loop ik al een hele tijd mee binnen Philips. Begin jaren ’80 werkten we nog op typemachines, was internet een verre uitvinding en had niemand ooit van e-mail gehoord. Onze assistentes noemden we secretaresses. Die jargonverschuiving zegt het eigenlijk al. We zijn andere dingen van onze assistentes gaan verwachten. En die verwachtingen blijven aan verandering onderhevig. Tijd om in actie te komen! Een van de belangrijkste veranderingen is informatietechnologie. We kunnen inmiddels meer met minder mensen. Daarom moet je de technologie voor blijven, iets in jezelf aanboren wat een computer niet kan. Anders loop je het risico dat je werk wordt overgenomen door computers. Mijn assistente maakt me alert op belangrijke zaken, leest mijn mail mee en pakt zo zelf dingen op. Dat vergt een scherp, inhoudelijk inzicht in wat er speelt binnen de organisatie. Ze is complementair en vult me op een constructieve manier aan.

Maar die slag moeten álle assistentes maken. Daarom is het zo belangrijk dat ze een platform hebben waarop ze kennis en ervaringen delen, aan zichzelf werken en van elkaar leren met best practices. MaX BNL heeft bewezen in een enorme behoefte te voorzien. Als ik zie met welk enthousiasme alle activiteiten worden vormgegeven, ben ik trots dat ik als sponsor mee kan helpen. Het project springt niet alleen in op de veranderingen waaraan het vak onderhevig is, maar wil assistentes ook in hun kracht zetten. Een heel waardevol programma voor de jaren die komen. Want ook de komende jaren zal de wereld blijven vernieuwen en veranderen. Net zoals de technologische ontwikkelingen zich steeds sneller zullen opvolgen. Realiseer je dat, zet stappen om mee te groeien en investeer in jezelf. Dat is de beste raad die ik kan geven. De relatie tussen assistente, manager en afdeling blijft bestaan, daarvan ben ik overtuigd. Die verbindende rol is een groot goed en die gooien we niet zomaar overboord. Maar we zullen er wel aan moeten blijven werken. Zodat ook voor de jaren die komen geldt: hoe sterker het tandem, hoe harder je de berg opkomt!

5

Mobility Voor iedereen geldt: als je te lang op een plek zit en dezelfde rol blijft vervullen, groei je vast. Je bent minder geneigd jezelf te blijven ontwikkelen en je creatief vermogen zwakt af. Met de werkgroep Mobility willen we de interne en externe mobiliteit van assistentes dan ook stimuleren. Waarom? Zodat ze sneller die horizontale of verticale stap durven maken waarmee ze hun organisatiekennis, flexibiliteit en netwerk kunnen vergroten. Duurzame inzetbaarheid staat of valt tenslotte met je persoonlijke en professionele ontwikkeling! Vanuit dit oogpunt organiseerden we in 2014 verschillende activiteiten, waaronder vijf pilots in Nederland en België onder de naam ‘maXimize Yourself’. Met deze interactieve workshop wilden we assistentes laten nadenken over hun toekomst, werk- of loopbaanwensen en specifieke talenten, zodat ze zich realiseerden dat ze zélf verantwoordelijk zijn voor hun inzetbaarheid. Talent Acquisition sprong in met sollicitatie­ advies en hielp de deelnemers met het optimaliseren van hun CV en LinkedIn- en Taleo-profiel. In totaal deden zestig assistentes mee en bleek uit alle (tussentijdse) evaluaties dat ze erg tevreden waren over zowel de inhoud van het programma als de leerpunten die ze voor zichzelf geformuleerd hebben om invulling te geven aan hun ambities. De workshop wordt in 2015 aangeboden als onderdeel van het E-miles-portfolio. Netwerken Andere wapenfeiten? We hebben LinkedInsessies op poten gezet, met deep dive sessions, waaraan meer dan honderd assistentes meededen. Ook hebben we een

6

netwerkevenement georganiseerd waarbij rolmodellen vertelden over de veranderingen in hun werk, recruiters van Talent Acquisition tips & tricks deelden en de deelnemers stijladvies kregen voor een goede, eerste indruk. Bij het AEX-coaching program, waarbij AEX staat voor ‘Assistants EXchange’, zijn bovendien 25 coaches voorbereid op het coachen van collega-assistentes middels een training. Door coaching krijgen assistentes de kans om elkaar te ondersteunen en van elkaar te leren, bijvoorbeeld op het gebied van netwerkvaardigheden, werkindeling en de werk/privé-balans. Ook is het voor beide partijen een goede gelegenheid om het netwerk uit te breiden. De training werd aangeboden door bureau InContext. Al deze activiteiten dragen eraan bij dat assistentes een goed zicht op hun eigen competenties en kwaliteiten ontwikkelen. Wanneer zij een helder beeld hebben van hun toekomstige mogelijkheden, kunnen zij op de Philips Community terecht voor interessante vacatures. Deze worden sinds afgelopen jaar, specifiek voor deze doelgroep, op dit platform geplaatst.

Mijn persoonlijke leerervaring is… Jorkia Timmerman, voorzitter werkgroep Mobility en schrijver van het artikel ‘Why change jobs’, over het stimuleren van mobiliteit onder assistentes: “Kom uit je comfort zone! Dat klinkt makkelijker dan het is, daar weet ik alles van. Toch zul je ontdekken dat buiten je vertrouwde omgeving leuke verrassingen op je wachten en dat je veel meer kunt dan je dacht. Zelf was ik altijd zo gesloten als een oester, maar als ik nu aan mensen vertel dat ik van nature extreem introvert ben, geloven ze me niet. Dat is voor mij het bewijs hoe ver ik al gekomen ben. Als je niet weet hoe je dit aan moet pakken, zet dan eens voor jezelf op papier waar je goed in bent. En denk dan meteen eens na over de valkuilen en uitdagingen die met deze kernkwaliteiten verbonden zijn. Binnen Philips hebben we coaches die je hiermee kunnen helpen. Geloof mij, het opent een wereld aan nieuwe mogelijkheden!”

Kom uit je comfort zone!”

Wat vonden de assistentes ervan? Over maXimize Yourself • “Mijn leidinggevende heeft een verandering in mijn gedrag waargenomen na deze workshop. Hij vond me opener en zelfverzekerder.” Over het netwerkevenement • “Je bent zelf verantwoordelijk voor het nemen van stappen en je hebt je carrière zelf in de hand.” • “Het is inspirerend en interessant om te horen hoe anderen hun carrière hebben vormgegeven.” • “Goed om je weer te realiseren hoe belangrijk een sterk netwerk is.”

Vijf redenen waarom een nieuwe baan goed voor je is! • Meer werkervaring betekent meer toegevoegde waarde, zeker als deze ervaring zich cross-sector uitstrekt. • Door uit je comfort zone te stappen en je grenzen te verleggen, leer je jezelf sneller aan nieuwe situaties aan te passen. • Nieuwe ervaringen geven je een compleet nieuwe mindset, waardoor je creativiteit wordt aangeboord en je out of the box leert te denken. • Ervaring, flexibiliteit en kundigheid zijn eigenschappen die je kansen op een langdurige carrière, binnen of buiten Philips, vergroten. • Een nieuwe rol geeft je de kans je netwerk, competenties en vaardigheden uit te breiden: zo’n uitdaging mag je niet laten schieten!

7

Development Een cultuuromslag staat of valt uiteindelijk met een innerlijke transformatie. De werkgroep Development besteedt daarom veel aandacht aan het verinner­lijken van de eisen die aan assistentes worden gesteld. De focus is duidelijk. Sinds de werkgroep eind 2013 van start ging, is er hard gewerkt aan het actualiseren van de sterk verouderde competentie­profielen van (management) assistentes en het opstellen van daarbij behorende leerpaden. Er is uitvoerig stilgestaan bij de nieuwe manier van werken en de veranderende rol van (management) assistentes binnen Philips. Tijdens coffeecorner-bijeenkomsten kon iedereen zijn stem laten horen en een steentje bijdragen aan de verdere vormgeving van de future proof assistant. Het goed in kaart brengen van wat future proof assistantship inhoudt, komt zowel de assistentes als de organisatie ten goede. Als je weet wat er van je verwacht wordt, kun je hier immers beter invulling aan geven. En ben je sneller geneigd extra scholing of coaching aan te grijpen om je verder te ontwikkelen. In de moderne, internationale werkomgeving gaat het steeds meer om social skills: assertiviteit en een talent voor netwerken en binding behouden. Ook inhoudelijk moet je meer bagage op tafel kunnen leggen, zodat je als gelijkwaardige sparring partner voor je manager kunt fungeren. Samen met LTL en Schoevers hebben we zes competenties uitgewerkt en per competentie is op een drietal niveaus, namelijk ‘apply’, ‘guide’ en ‘shape level’, beschreven wat je op dit niveau mag verwachten. Vervolgens hebben we ons gebogen over mogelijke leerpaden die aan deze verschillende niveaus opgehangen zouden kunnen worden. We hebben ons daarbij gericht op het learning model 10-20-70. Bij ‘10’ gaat het om formele trainingen of opleidingen waarmee het gewenste competentieniveau bereikt kan worden. Bij ‘20’ draait het om de dingen die je van je peers kunt leren via coaching of mentorschap. En bij ‘70’ staat alles in het teken van de kennis, de vaardigheden en het gedrag dat je via dagelijkse werkzaamheden kunt verwerven. Samen met de Philips University zijn vervolgens ‘learning solutions’ in kaart gebracht voor de uitgewerkte competentieprofielen. Op praktische en efficiënte wijze worden de assistentes bij de leer­ oplossing van hun keuze automatisch doorgelinkt naar de juiste website, waardoor ze niet meer in meerdere systemen hoeven te gaan zoeken.

8

Mijn persoonlijke leerervaring is…

Het bikkelen met elkaar en het blijven geloven” Anique van Waardt, voorzitter werkgroep Development: “Waar ik veel inspiratie van krijg? Van het samenwerken met enthousiaste en gepassioneerde mensen. Van het bikkelen met elkaar en het blijven geloven in iets waar de rest nog een beetje sceptisch tegenaan kijkt. Als dat lukt, en als mensen gaan inzien dat het waardevol is wat we doen, is dat enorm motiverend en een echte verrijking voor je persoonlijke ontwikkeling. Ik kan iedereen dan ook aanraden eens uit zijn dagelijkse rol te stappen en met een open mind iets totaal anders te gaan doen. Het opent je ogen en dwingt je de zaken op een andere manier te benaderen om de gestelde doelen te behalen. Daarnaast is het voor jezelf een echte verrijking dat je in korte tijd zo’n enorm netwerk opbouwt. Het geeft een extra dimensie aan de werkvreugde en omgang met collega’s. Ook het sponsorschap van enkele enthousiaste supporters, zoals Yvonne van den Berg (Director Social Innovation@Philips), heeft me ontzettend geïnspireerd!”

“W

at mij betreft, zijn assistentes niet in een enkele ‘kernkwaliteit’ te vangen. Ik ben ervan overtuigd dat het allemaal draait om de manier waarop het werk gedaan wordt: proactief, met een glimlach en op tijd, met kwaliteit en altijd strevend naar meer efficiency en effectiviteit” Frans van Houten

“V

oor mij is de kernkwaliteit van een assistente: goed voorbeeld doet goed volgen. De moderne assistente is als een spin in het web, continu zoekend naar aansluiting voor haar manager, gebruikmakend van nieuwe en moderne communicatie­middelen en alert in het signaleren van veranderingen in de werkomgeving. In feite managed zij haar manager, met een glimlach!” Hans de Jong 9

Workplace innovation Het Nieuwe Werken

Werkpatronen doorbreken en persoonlijk leiderschap onder assistentes stimuleren. Dat is wat de werkgroep Workplace Innovation / Het Nieuwe Werken wil verwezenlijken. Alle veranderingen binnen het werkveld vragen om meer professionele ontwikkeling op de gebieden van organisatiekennis, nieuwe tools en nauwere samenwerking tussen verschillende partijen. Maar ze vragen ook om persoonlijke ontwikkeling. Van taak gedreven en ondersteunend naar een all round, proactieve co-manager: dat is de transformatie die assistentes moeten omarmen. En in die veranderende werkomgeving moeten ze persoonlijk leiderschap laten zien. Met de werkgroep hebben we wegen verkend om die veranderende mindset te stimuleren. Uit workshops bleek dat assistentes de ‘hardware’ van de werkom­geving, zoals digitalisering en IT-oplossingen, snel hadden geaccepteerd. Wel waren ze vaak bang dat hun rol zou verdwijnen of minder zichtbaar zou worden binnen de organisatie. Voor assistentes op internationaal niveau was bovendien de werk/privé-balans een punt van zorg. Daarom hebben we ons met onze activiteiten gericht op het nemen van persoonlijk leiderschap, zodat assistentes leren om meer voor zichzelf op te komen, zich soepeler te bewegen in de organisatie en bij te blijven bij de nieuwste ontwikkelingen. Concreet betekent dit dat we de implicaties van de nieuwe manier van werken in kaart hebben gebracht en vervolgens richtlijnen

10

hebben gedefinieerd in samenwerking met het WPI Office/Real Estate. Ook hebben we Workday Webcasts en Philips Community Webinars georganiseerd, waarbij we bijvoorbeeld dieper in zijn gegaan op de rol van de assistente versus het nieuwe PPS support model en de manieren waarop assistentes zichzelf continu kunnen blijven verbeteren. In de ‘webinars’ hebben we de assistentes social media proof gemaakt en onderzochten we hoe sociale media gebruikt kan worden om de communicatie en samen­werking binnen teams te verbeteren. Een ander digitaal hulpmiddel wordt ‘Wikipedia for assistants’, een database met alle noodzakelijke tools voor het vak. Daarbij kun je denken aan tools om onder andere vergaderingen vast te leggen (BCD), faciliteiten te boeken (Johnson Control), onkosten te declareren (Concur) en kantoor­ benodigdheden te bestellen (Lyreco).

Mijn persoonlijke leerervaring is…

...en vooral: volhouden” Jacqueline Le Doux, voorzitter werkgroep WPI/HNW: “Als ik terugkijk op het afgelopen jaar zijn er verschillende leerpunten geweest. Als je samen een verandertraject in wilt gaan, moet je je allereerst bewust zijn van de groepsdynamiek die er speelt. Vervolgens moet je duidelijke doelen stellen en

Wat vonden de assistentes ervan? • “We werken en werken, maar we staan bijna nooit stil bij de vragen: wat zijn mijn competenties? Waar ben ik nu eigenlijk echt goed in en wat vind ik leuk?” • “Ons werk verandert veel sneller dan we denken.” • “Cijfer jezelf niet weg en wees zichtbaar. Spreek je creativiteit aan, dat heb ik meegenomen uit de sessies.”

Wat levert ‘vitaal vakmanschap’ op? Productief en gezond, gewaardeerd en breed inzetbaar: vitaal vakmanschap zorgt voor werknemers die in balans zijn. En die met een positieve team­ spirit en brede kennis en kunde steeds aansluiting weten te vinden bij de eisen van het werk!

veranderingen opsplitsen in kleine stapjes om deze samen met de assistentes uit te werken. Zo kunnen ook assistentes die zich nog niet helemaal prettig voelen bij alle veranderingen, blijvend aanhaken. Regelmatig toetsen of iedereen nog aan boord is, is erg belangrijk. Net als het besef dat alle elementen in zo’n traject

met elkaar samenhangen en elkaar versterken: duidelijke doelen stellen, kleine stappen maken, de juiste timing kiezen en vooral: volhouden. De beloning komt dan vanzelf, het is geweldig om te zien hoe we elkaar stimuleren om het heft in eigen handen te nemen!”

Verrijkt doorwerken@lighting Een cultuurverandering vraagt niet alleen om een bepaalde mindset of gedrag, maar vereist ook dat er gewerkt wordt aan vitaal vakman­ schap. In samenwerking met de werkgroep WPI/HNW, en met steun van het management van Lighting Headquarters, is er bij Lighting een pilot opgestart onder de naam ‘Verrijkt doorwerken@Lighting’. Medio 2014 zijn we van start gegaan met mindmap sessies en hebben we in kaart gebracht wat vitaal vakman­schap inhoudt, hoe professionalisering van de rol bevorderd kan worden en welke voordelen vitaal vakmanschap heeft voor de organisatie en de medewerkers zelf. Vervolgens zette Onderzoeksbureau TNO een survey uit onder de Lighting-assistentes en hun managers, waarna de uitkomsten zijn vertaald in een aantal concrete vervolgstappen. Een van die vervolg­stappen is ‘Empower Yourself’, een programma

met Adecco Top Secretaries dat specifiek aandacht besteedt aan persoonlijk leiderschap, het loslaten van oude gewoontes en beperkende overtuigingen en het aanleren van nieuw gedrag. Na de inspirerende kick-off van het programma volgen een drietal modules van een halve dag inclusief huiswerkopdrachten en een afsluitende groepsopdracht waarvan de resultaten door de deelnemers aan hun managers gepresenteerd worden. Deelnemers ontwikkelen een ‘smart’ persoonlijk plan, inclusief ‘WHY mission statement’ en verwerven inzicht in het klant­tevredenheidsmodel en de principes van hostwomenship. Alle Lighting-assistentes krijgen de kans om aan het programma mee te doen en na een effectmeting door TNO medio 2015 zal besloten worden of het programma Philips-breed uitgerold kan worden via de Philips University of het E-miles-programma.

11

Next steps 2015 • Mobility: we zijn volop aan het onderzoeken hoe we een centraal contactpunt voor assistentes kunnen introduceren. Bij dit contactpunt kunnen assistentes terecht voor loopbaanadvies en koppelen we vraag en aanbod aan elkaar. Ook brengen we interessante vacatures voor assistentes in aanpalende functie­gebieden via de Philips Community onder de aandacht. Zo kunnen assistentes ook eens een stap buiten het assistente-vak overwegen. • Development: in samenwerking met de afdeling Functiewaardering, willen we de nieuwe competentieprofielen met bijbehorende leerpaden gebruiken als input om de functieomschrijving van assistentes te herschrijven. Deze competenties en leerpaden rollen we uit onder assistentes en hun managers en willen we op laten nemen in de PPM/Midyear guide. Onderzocht wordt of een assessmentprogramma ingekocht kan worden om te toetsen op welk niveau de assistente de competenties beheerst. Ook gaan we onderzoeken of er één gezamenlijk doel, geldig voor alle assistentes in de Benelux, als onderdeel van het jaarlijkse ‘goal-setting proces’ geformuleerd kan worden.

• WPI/HNW: we willen bijdragen aan het Workday Phase III-project (in het bijzonder door de ‘nieuw indiensttredingsprocedure’ te verbeteren), de door ons ontwikkelde toolkit met essentiële links voor assistentes updaten en verder uitbouwen en een follow up geven aan de resultaten van de pilot ‘Verrijkt doorwerken@Lighting’. • Communicatie: ook in de komende periode speelt communicatie een belangrijke rol. De uitdaging zit vooral in het betrekken van de achterban: in het bijzonder de leiding­ gevenden, maar ook de assistentes die op verschillende plekken in de Benelux werken en niet altijd in de gelegenheid zijn om centrale bijeenkomsten in Amsterdam of Eindhoven bij te wonen. Daarom willen we meer gebruik gaan maken van webcasts en webinars om kennis over te dragen. Informatie zal voortaan vanuit één communicatiekanaal plaatsvinden (MAC).

betrek de

achterban erbij

12

Management Assistant Council maX BNL (MAC) Lighting, Consumer Lifestyle, Healthcare, Research, IT en het hoofdkantoor in Amsterdam: op verschillende plekken binnen Philips Nederland zijn er lokale assistant councils te vinden. Deze assistentenraden worden overkoepelend ondersteund door de Management Assistant Council maX BNL (MAC), die assistentes, zowel individueel als op groepsniveau, krachtiger wil maken.

Vanuit alle lokale councils zit er een afgevaardigde in de MAC, inclusief de voorzitters van de drie werkgroepen. De MAC wordt bovendien gesteund door twee executive sponsors, Hans de Jong (Market Leader Benelux) en Hans Dijkman (Head of HR Benelux), die het zakelijk en het persoonlijk belang van onze activiteiten onderkennen en uitdragen. Bij eventuele

knelpunten helpen ze ons en daarmee zijn ze een grote steun bij het bereiken van onze ambities. Wat deze ambities zijn? Bewustzijn creëren over de snel veranderende werkomgeving van (management) assistentes en inzicht verwerven in de behoeften van zowel management als assistente, om zo aan de basis te staan van de optimaal presterende future proof assistant!

Doelstellingen • Ervoor zorgen dat de functie van (management) assistente erkend wordt. • Pro-actief reageren op ontwikkelingen in het werkveld. • Workshops organiseren en relevante informatie uitdragen om het proces van persoonlijke ontwikkeling te ondersteunen en te faciliteren. • Assistentes samenbrengen om hun interne netwerk uit te breiden. • Een platform creëren om kennis, dilemma’s, oplossingen en tools voor professionele en persoonlijke ontwikkeling met elkaar te delen. • Alle assistentes inspireren en ondersteunen om future proof te blijven!

Mijn persoonlijke ambitie is… Angela Mutsers, voorzitter MAC: “Mijn persoonlijke ambitie als voorzitter bij de MAC? Ik streef ernaar om verbindingen te leggen tussen alle (management) assistentes van Philips Benelux. Zodat we er samen voor kunnen zorgen dat onze functie relevant, vooruitstrevend en simpelweg onmisbaar blijft binnen onze organisatie!”

Verbindingen te leggen met alle Councils” 13

Communicatie Waar staat maX BNL voor? Wat is onze kernbood­schap? Wie zijn de belangrijke stakeholders? Wat zijn de communicatie­doelen? En welke communicatie­middelen zetten we in voor welke doelgroep? Relevante vragen, die we met de werkgroep Communicatie onder­ brengen in een gedegen communicatieplan om het veranderproces vooruit te helpen. De werkgroep wil met sociale media, een eigen sharepoint-omgeving en e-newsletters assistentes samenbrengen om successen en ervaringen onderling te delen. De ‘maX BNL Group’ in de Philips Community is HET communicatie­ kanaal voor toekomstige e-newsletters, plaatsingen van vacatures die voor ons interessant zijn, aankondigingen over activiteiten, informatie en weetjes m.b.t. ons vakgebied (bv. IT, Travel, P-card, HR en Workday). maX BNL Group kan ook gebruikt worden om elkaar om hulp te vragen, of om leuke artikelen met elkaar te delen. We nodigen alle assistentes uit om aan te haken bij de maX BNL Group. Daarnaast hebben we een speciale sharepoint-omgeving ingericht waar alle discussiestukken, verslagen en presentaties van de verschillende werkgroepen vrij kunnen worden gedownload. Naast de e-newsletters, community posts, en informatie op Sharepoint kunnen alle assistentes dit jaar nog de volgende activiteiten verwachten: • Walk in/talk in lunches/coffee corners, • Catch-up information & learning sessions per site, • Survey/polls, • Webcasts. Onze communicatie zal niet meer per workstream gebeuren, maar vanuit één communicatiekanaal, de maX BNL Council (MAC).

14

Mijn persoonlijke leerervaring is…

Take ownership!” Silvie Klerx, executive service coördinator bij Global Talent Acquisition (voormalig project officer Social Innovation@Philips) “Ik ben blij dat ik heb mogen helpen met maX BNL. Vanuit mijn rol was ik intensief betrokken bij de opstart van de werkgroepen en de Management Assistant Council en heb ik steeds geprobeerd de juiste verbindingen tussen alle partijen te leggen. Ook was ik actief binnen de communicatie­werkgroep en zorgde ik regelmatig voor interessante

artikelen of presentaties om te delen met de achterban. Het was mooi om te zien hoe de werkgroepen de assistentes hielpen om zich meer bewust te worden van hun huidige competenties en de veranderingen die op hun pad gaan komen. ‘Take ownership’ is een kreet die vaak voorbijkwam en ik twijfel er niet aan dat de assistentes en werkgroepleden de komende tijd flink door gaan pakken. Het commitment is er, dat heb ik in die maanden namelijk ontzettend zien groeien!”

Meld je aan

voor de maX BNL Group in de Philips Community via

https://philips. socialcast. com/home

15

© 2015 Koninklijke Philips N.V. Alle rechten voorbehouden. Dit project is mede mogelijk gemaakt door: Program Office Social Innovation@Philips, HR Benelux.

Meer informatie: Voorzitter Management Assistant Council maX BNL: Angela Mutsers ([email protected]) Voorzitter Communicatie-werkgroep: Anique van Waardt ([email protected])