MATERI PELATIHAN. Database Tingkat Dasar Menggunakan Microsoft Access PELATIHAN CORAL REEF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (CRMIS)

PUSAT PENELITIAN OSEANOGRAFI LIPI CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROGRAM (COREMAP) Phase II Coral Reef Information and Training Centers (CRITC)

MATERI PELATIHAN Database Tingkat Dasar Menggunakan Microsoft Access

PELATIHAN CORAL REEF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (CRMIS)

CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROGRAM (COREMAP – LIPI)

CRITC – Coral Reef Information and Training Centers

DAFTAR ISI DAFTAR ISI .................................................................................................................................................. 2 PELAJARAN 1.............................................................................................................................................. 3 1.

MENGENAL MS ACCESS................................................................................................................. 3

PELAJARAN 2.............................................................................................................................................. 5 2.

MEMBUAT TABEL & MENGISI DATA ......................................................................................... 5

PELAJARAN 3.............................................................................................................................................. 8 3.

MEMBUAT QUERY ........................................................................................................................... 8

PELAJARAN 4............................................................................................................................................ 12 4.

MEMBUAT LAPORAN/REPORT .................................................................................................. 12

PELAJARAN 5............................................................................................................................................ 15 5.

MEMBUAT FORM............................................................................................................................ 15

2


PELAJARAN 1 1.

MENGENAL MS ACCESS

Pengenalan terhadap MS Access bagi pengguna pemula sangat diperlukan mengingat aplikasi MS Access ini memerlukan pemahaman terhadap data yang terstruktur (database). Sebelum masuk ke dalam aplikasi MS Access perlu dipastikan bahwa aplikasi telah diinstall terlebih dahulu. Dan untuk selanjutnya ikuti langkah-langkah berikut ini. 1). Aktifkan aplikasi MS Access dari file (misal: C:\Program Files\Microsoft Office\MSACCESS.EXE) atau dari shortcut 2). Bentuk tampilan halaman utama dari MS Access dan keterangan bagian-bagiannya seperti tampak seprti gambar berikut ini :

Toolbar

Menubar

Bidang kerja Statusbar 3). Setelah tampilan halaman muka, selanjutnya buat file database MS Access (dengan extensi MDB) dengan klik pada File dan pilih New… atau dengan shorctcut Ctrl+N 4). Selanjutnya akan ditampilkan popup menu yang berisi pilihan jenis isi database seperti gambar berikut ini (untuk sistem operasi yang menggunakan Window XP) , pilih Blank Database…

3


5). Kemudian isikan nama file database MS Access (misal : LATIHAN), dan tentukan posisi direktori di mana file akan disimpan dan klik tombol Create

6). Selanjutnya akan ditampilkan form utama MS Access yang berisi sekumpulan obyek-obyek database yang terdiri dari Tables, Queries, Forms, Reports, pages, Macros, Modules, seperti tampak pada gambar berikut ini :

4


PELAJARAN 2 2.

MEMBUAT TABEL & MENGISI DATA

Database merupakan sekumpulan data yang telah ditata sedemikian rupa (dikelola) sehingga mudah untuk dipanggil untuk selanjutnya ditambah, dikurangi, dihapus. Dalam database setiap data umumnya berbentuk tabel yang terdiri dari baris (record) serta kolom (field) dan setiap tabel terdiri dari banyak field dan record (isi data). Setiap field/kolom mempunyai struktur tertentu yang terdiri dari nama field (field name), tipe (data type), ukuran (field size) serta keterangan (description) . Pada bagian berikut ini akan diuraikan bagaiman cara membuat tabel, membuat struktur datanya, mengisi record, menambah, menghapus dan menyimpan record. 1). Untuk membuat tabel baru, pada form utama pilih Create table in Design view kemudian dari form utama klik icon , kemudian akan tampak form berikut :

2). Pada form new table pilih Design View (untuk membuat struktur tabel), kemudian klik tombol OK 3). Isikan nama file, tipe dan field size pada tabel berikut ke dalam struktur tabel yang telah di buka Field Name

Data Type

Field Size

text

50

decimal

9

Alamat

text

75

Kota

text

25

Nama NIP

Tgl_lahir

Description

Date/Time

Jabatan

text

20

Jns_kelamin

text

1

Agama

text

10

5


4). Simpan tabel yang baru dibuat dengan menu File dilanjutkan Save atau Ctrl+S dengan nama MASTER, kemudian klik OK

5). Kemudian akan ditampilkan form yang menanyakan primary key, abaikan dengan klik NO

6). Klik icon untuk melihat tabel yang telah dibuat. Bentuk tampilan tabelnya seperti tampak pada gambar berikut ini

7). Masukkan data ke dalam tabel MASTER dengan mengetikkan nama pada field Nama, Nip pada field NIP, alamat pada field alamat dst 8). Simpan hasil pemasukan data 9). Ulangi semua langkah dengan membuat tabel baru dengan struktur serta mengisikan data dari struktur seperti terdapat di bawah ini :

6


Table 1: PENDIDIKAN Nama Tabel : Field Name

Data Type

Field Size

Nama

text

6

Nama Karyawan

NIP

text

20

NIP

Pendidikan

text

20

Tingkat pendidikan terakhir

Institusi

text

25

Sekolah/univesitas

Fakultas

text

25

Fakultas

Jurusan

text

25

Jurusan

ProgStudi

text

25

Program Studi/kekhususan

Th_Lulus

Number

-

Tahun lulus

IP

Number

-

Index prestasi terakhir

text

10

Data Type

Field Size

Nama

text

6

Nama Karyawan

NIP

text

20

NIP

Number

4

Tahun mulai bertugas

Bidang

text

25

Bidang/bagian penugasan

Jabatan

text

25

Jabatan yang dipegang

Golongan

text

5

Golongan saat bertugas

Data Type

Field Size

Kd_Bidang

text

5

Nama Karyawan

Nama_Bidang

text

20

Nama Bidang/bagian

Number

4

Keterangan

Data Type

Field Size

Nama_gol

text

6

Nama Karyawan

Masa_kerja

Number

-

Masa kerja

Gaji_pokok

Number

-

Gaji pokok dari golongan ybs

Keterangan

text

50

St_lulus

Description

Status kelulusan

Table 2: TUGAS Field Name

Th_tugas

Description

Table 3: BIDANG Field Name

Keterangan

Description

Table 4: GOLONGAN Field Name

Description

Keterangan

7


PELAJARAN 3 3.

MEMBUAT QUERY

Query atau juga disebut SQL (structure query language) merupakan ‘bahasa’ yang digunakan dalam system database untuk membuat menyeleksi atau memilih sejumlah data dari semua data yang ada dalam database. Query merupakan suatu tabel virtual artinya data yang ada pada query bias diberlakukan sebagaimana data yang ada pada sebuah tabel, akan tetapi secara fisik data tersebut tidak tersimpan dalam satu tabel tertentu. Query bisa berasal dari satu table, bisa juga berasal dari dua tabel bahkan lebih. 1). Untuk membuat Query baru, pada form utama pilih object Queries 2). Kemudian pilih Create query in Design view 3). Dari form utama klik icon

dan akan tampak form berikut :

4). Pilih Design View dan kemudian klik tombol OK 5). Pilih tabel yang ada dilanjutkan tekan tombol Add 6). Selanjutnya akan ditampilkan form Select Query 7). Isikan pada kolom-kolom yang ada dengan pilihan seperti contoh pada gambar berikut ini :

8


8). Lihat hasilnya dengan klik icon

dan tabel hasilnya seperti tampak pada gambar berikut :

9). Simpan query yang telah dibuat dengan nama QUERY1, dan tutup form query 10). Cara lain untuk membuat qurey, ikuti langkah 1 sampai 3, kemudian pada form New Query pilih Simple Query Wizard dan akan ditampilkan form seperti berikut

11). Isikan pada text box Tables/Query dengan memilih tabel (pilih tabel : MASTER) 12). Pilih field-field yang akan ditampilkan dengan klik field yang ada pada list box sebelah kiri diikuti klik tombol > yang ada di tengah-tengah form atau klik tombol >> untuk memilih semua field 13). Klik tombol Next > untuk melanjutkan proses pembuatan query 14). Klik timbol Next > untuk proses berikutnya dengan pilihan Detail summary query 15). Isikan nama query baru dengan nama Q_MASTER, dan pilih Modify the query design dan dilanjutkan klik tombol Finish untuk mengakhiri proses pembuatan query dan menapilkan bentuk design form query atau pilih Open the query to view information dilanjutkan klik tombol Finish untuk langsung menampilkan tabel hasilnya Bentuk desain untuk query pada MS Access sudah dibuat sedemikian agar pengguna mudah memahami dan menjalankan prosedurnya, namun sebenranya bahasa query mempunyai synthax yang dapat dikenali oleh aplikasi database yang lain biasa ditulis secara command line query. Bentuk synthax dasar bahasa query adalah : SELECT nama field1, nama field2, nama field3, nama fieldn… FROM nama tabel 9


16). Untuk melihat command line query pada query yang sudah dibuat, buka query Q_MASTER dengan memilihnya kemudian klik icon 17). Posisikan kursor pada bidang tabel form (bagian atas), kemudian klik kanan mouse dan klik menu SQL View…

18). Selanjutnya akan ditampilkan query dalam bentuk command line seperti terdapat pada gambar berikut ini :

19). Posisikan kursor pada active bar yaitu pada bagian atas atau pada sekitar tulisan Select Query, klik kanan mouse dan klik menu Query Design untuk kembali ke bantuk query seperti biasanya 20). Pilih beberapa kolom dengan menempatkan kursor pada bagian atas baris Field:, lalu hapus kolom terpilih dengan menkan tombol Delete 21). Ulangi langkah 17, dan amati perubahan yang terjadi dan bandingkan dengan command line sebelumnya yang terdapat pada gambar langkah 18 di atas 22). Buka file QUERY1, kemudian klik icon 23). Pada kolom Nama dan baris Sort: pilih Ascending

10


24). Lihat hasilnya dengan klik icon 25). Ulangi langkah 10 hingga 13 dengan mengganti kolom Nama dengan kolom lain dan pilihan Sort dari Ascending ke Descending, perhatikan perbedaan yang terjadi 26). Buka file QUERY1, kemudian klik icon , kemudian hilangkan (non-aktif) pilihan Ascending maupun Descending dengan memilih Not Sorted. 27). Pada kolom Kota dan baris Criteria: ketik : “Bekasi” (artinya pilih data sesuai kriteria yaitu kota tempat tinggal adalah Bekasi), dan lihat hasilnya 28). Ulangi langkah 15 namun ganti kriterianya yaitu pada kolom Nama dan pada baris Criteria: ketik : >“k” (artinya pilih data dengan nama yang huruf awalnya setelah K), lihat hasilnya

11


PELAJARAN 4 4.

MEMBUAT LAPORAN/REPORT

Data-data yang dikumpulkan, dikelola dan diolah dalam suatu sistem database, tidak akan berarti apa-apa apabila data tidak dapat diambil dan dilihat oleh orang yang berkepentingan/pengguna. Data-data yang dihasilkan oleh database umumnya berupa data tabular yang kadang-kadang susah dipahami oleh pengguna. Oleh karenanya sauatu sistem database juga ditutuntut untuk dapat menampilkan hasil olahan data dalam bentuk yang lebih menarik sehingga mudah dipahami. MS Access sebagai suatu sistem database, mempunyai fasilitas menghasilkan report/laporan. Bentuk dan format laporan cukup beragam, ada yang standar yang telah disediakan, dan adapula yang dapat dikreasi sendiri oleh pengguna sesuai dengan kebutuhan. Pada pelajaran kali ini akan diuraikan bagaimana membuat laporan sederhana menggunakan MS Access. 1). Untuk membuat laporan/report baru, pada form utama pilih object Reprots 2). Kemudian pilih Create report in Design view 3). Dari form utama klik icon


4). Pilih Report Wizard (untuk membuat format laporan menurut standard yang ada pada MS Access), kemudian pada combo box di bawahnya pilih nama tabel yang akan dibuat lapornnya (misal : MASTER), klik OK untuk langkah berikutnya 5). Pilih field-field yang akan ditampilkan pada laporan dengan klik pada tombol > di bagian tengah form, kemudian klik Next > untuk langkah berikutnya

6). Pada form berikutnya abaikan pertanyaan tentang level grouping dengan klik tombol Next > 12


7). Pada form berikutnya pilih field Nama pada combo box no1 untuk mengurutkan data pada field Nama dari huruf A ke Z, kemudian klik tombol Next >

8). Pada form pilihan bentuk layout pada kotak pilihan layout pilih Tabular, kemudian klik tombol Next >

9). Pada form berikutnya klik tombol Next > untuk mengabaikan pilihan style laporan 10). Beri nama file laporan yang dibuat (misal : MASTER1), kemudian klik Finish, dan bentuk tampilan laporan yang dibuat seperti berikut ini :

11). Ulangi langkah 3 sampai 8 dengan mengganati pilihan format layout yaitu Columnar, dan beri nama laporan baru yang dibuat dengan nama : MASTER2. Jalankan dan amati perbedaan hasil yang ditampilkan 13


12). Langkah-langkah tersebut di atas dapat dipercepat dengan memilih menu AutoReport : Columnar atau AutoReport : Tabular, dikuti pengisian nama tabel. Cara ini mudah namun pengguna tidak bisa memilih field-field yang ingin ditampilkan dalam laporan.

14


PELAJARAN 5 5.

MEMBUAT FORM

Disamping kemampuan menampilkan data dalam bentuk laporan/report, MS Access juga dilengkapi dengan fasilitas pembuatan Form untuk memudahkan pengguna melakukan pemrrosesan database. Dengan adanya pembuat form ini pengguna dapat membuat kreasi bentuk-bentuk tampilan yang familiar untuk entry data maupun yang lain dengan lebih kreatif sesuai dengan selera dan kebutuhan. 1). Untuk membuat laporan/report baru, pada form utama pilih object Forms 2). Kemudian pilih Create report in Design view 3). Dari form utama klik icon


4). Pilih Form Wizard (untuk membuat format form menurut standard yang ada pada MS Access), kemudian pada combo box di bawahnya pilih nama tabel yang akan dibuat lapornnya (misal : MASTER), klik OK untuk langkah berikutnya 5). Pilih field-field yang akan ditampilkan pada laporan dengan klik pada tombol > di bagian tengah form, kemudian klik Next > untuk langkah berikutnya

15


6). Pada form pilihan bentuk layout pada kotak pilihan layout pilih Columnar, kemudian klik tombol Next >

7). Pada form pilihan style klik tombol Next > untuk memilih form style Standard

8). Beri nama file laporan yang dibuat (misal : MASTER1), kemudian klik Finish

9). Form hasil yang dibuat dari langkah-langkah di atas seperti gambar berikut ini

16


10). Untuk melihat data-data yang lain dilakukan dengan klik tombol > pada record navigator yang teletak di bagian bawah atau mengetikkan nomor record pada text yang disediakan. 11). Untuk memasukkan data baru melalui form tersebut, klik tombol (add new) yang terdapat deretan tombol navigator pada posisi paling kanan. Hasilnya semua text box akan bersih, kemudian isikan tiap text box dengan data baru 12). Sedang untuk updating data atau edit kesalahan data, posisikan navigator pada record data yang akan diubah. Kemudian klik pada text box yang akan diubah, dan ubah data dengan data yang baru 13). Ulangi langkah 3 dan ganti pilihan format layout yaitu Auto Form: Columnar, dan beri nama form baru yang dibuat dengan nama : MASTER2. Jalankan dan amati perbedaan hasil yang ditampilkan

17

CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROJECT (COREMAP) Phase II Coral Reef Information and Training Centers (CRITC)

MATERI PELATIHAN Database Tingkat Menengah Menggunakan Microsoft Access

ON THE JOB TRAINING CORAL REEF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (CRMIS)

CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROGRAM (COREMAP – LIPI)


DAFTAR ISI DAFTAR ISI .................................................................................................................................................. 2 PELAJARAN 1.............................................................................................................................................. 3 1.

MEMBUAT FILE DATABASE.......................................................................................................... 3

PELAJARAN 2.............................................................................................................................................. 4 2.

MEMBUAT TABEL ............................................................................................................................ 4

PELAJARAN 3.............................................................................................................................................. 6 3.

MEMBUAT LOOKUP......................................................................................................................... 6

PELAJARAN 4.............................................................................................................................................. 9 4.

MEMBUAT RELATIONSHIP ........................................................................................................... 9

PELAJARAN 5............................................................................................................................................ 10 5.

MEMBUAT QUERY ......................................................................................................................... 10 5.1 5.2 5.3

SELEKSI DATA................................................................................................................................... 10 FUNGSI BUILT-IN QUERY .................................................................................................................. 12 CROSSTAB QUERY (TABULASI SILANG)............................................................................................. 14

PELAJARAN 6............................................................................................................................................ 16 6.

INTEGRASI FORM & REPORT..................................................................................................... 16 6.1 6.2 6.3

MEMBUAT LAYOUT FORM INPUT DATA ............................................................................................ 16 MEMBUAT FORM REPORT ................................................................................................................. 19 INTEGRASI FORM & REPORT ............................................................................................................. 20

2


PELAJARAN 1 1.

MEMBUAT FILE DATABASE

1). Buka file database : LATIHAN.MDB 2). Selanjutnya akan ditampilkan form yang menanyakan jenis database yang akan dibuat. Pilih Blank database… untuk membuat database baru

3). Posisikan lokasi direktori pada C:\, kemudian buat folder/direktori baru untuk menempatkan file database MS Access yang akan dibuat, dengan klik icon dan akan tampak tayangan seperti berikut ini

4). Isikan pada text box yang tersedia dengan nama folder/direktori baru, misal : LATIHAN MS ACCESS, kemudian klik OK

5). Isikan nama file database pada text box file name : LATIHAN, kemudian klik OK

3


PELAJARAN 2 2.

MEMBUAT TABEL

1). Dari menu utama pilih objects Tables, dilanjutkan memilih menu Create table in Design view 2). Klik icon

yang terdapat pada menu bar di bagian atas

3). Pada form New Table pilih Design View dan klik OK 4). Isikan field name, data type, field size dan description pada tabel di bawah ini ke dalam table structure form

Field Name

Data Type

Field Size

Nama

Text

15

Nama karyawan

NIP

Text

9

Nomor induk pegawai

Alamat

Text

50

Alamat karyawan

Kota

Text

20

Kota tempat karyawan tinggal

Date/Time

-

Jns_kelamin

Text

10

Jenis kelamin

Agama

Text

9

Agama yang dianut

Pendidikan

Text

12

Pendidikan terakhir

Kd_jbt

Text

5

Kode jabatan

Gol

Text

5

Golongan

Status

Text

14

Status pernikahan

Anak

Number

-

Tgl_lahir

Description

Tanggal lahir karyawan

Jumlah anak

5). Simpan tabel yang baru dibuat dengan nama tabel : KARYAWAN 6). Pilih dengan klik pada field name NIP, klik kanan mouse dan pilih Primary Key untuk field NIP menjadi key untuk tabel ini

4


7). Ulangi langkah 1 – 5 untuk membuat tabel-tabel lain dengan nama tabel dan informasi struktur data seperti pada tabel berikut : Table 1: Golongan Field Name

Data Type

Field Size

Description

Gol

Text

5

Golongan karyawan

Tnj_istri

Number

Long integer

Tunjangan istri/suami

Tnj_anak

Number

Long integer

Tunjangan anak

Uang_mkn

Number

Long integer

Uang makan

Uang_lembur

Number

Long integer

Lembur per jam

Askse

Number

Long integer

Asuransi kesehatan

Field Name

Data Type

Field Size

Description

Kd_jbt

Text

5

Kode Jabatan

Nama_jbt

Text

20

Nama/posisi jabatan

Tnj_jbt

Number

Long integer

Tunjangan jabatan

Table 2: Jabatan

8). Isikan beberapa data/record pada tiap-tiap tabel yang telah dibuat.

5


PELAJARAN 3 3.

MEMBUAT LOOKUP

Lookup merupakan fasilitas untuk melihat data yang ada pada tabel lain (relasi dengan tabel lain). Fungsi lookup ini untuk membantu pengguna dalam melakukan input data dengan hanya memilih item tertentu di mana item tersebut berada pada tabel yang lain. 1). Buka tabel KARYAWAN, dan kemudian klik struktur datanya

untuk membuka dan mengatur

2). Yang akan kita tambahkan lookup adalah field Gol. Untuk membuat lookup klik pada field name Gol dan pada data type pilih Lookup Wizard…

3). Kemudian akan ditampilkan form Lookup Wizard, pilih yang atas untuk mengisi lookup dari tabel yang sudah ada, kemudian klik Next >

4). Pilih Tables pada pilihan View dan klik pada listbox Table: GOLONGAN, kemudian klik Next >

6


5). Pilih filed yang diisikan dalam lookup yaitu Gol dengan klik tombol > pada bagian tengah, kemudian klik tombol Next >

6). Pada form pilihan sortasi data, pada text box no. 1 pilih dan tombol sebelah kanan Ascending, kemudian klik tombol Next >

7). Pada form berikutnya ditanyakan apakah ada pengubahan ukuran kolom (wide) lookup, abaikan dengan klik tombol Next >

8). Isikan nama label kolom lookup pada text box yang disediakan, kemudian klik tombol Finish > untuk mengakhiri pembuatan lookup wizard

7


9). Buka tabel KARYAWAN, isikan beberapa record data. Pada field Golongan klik maka akan muncul pilihan lookup seperti pada gambar di bawah. Pilih salah satu item untuk mengisi data golongan

10). Ulangi langkah 1 – 9 dengan mengganti field yang akan diisi lookup-nya yaitu Kd_Jbt dan sebagai tabel relasinya adalah tabel JABATAN. Pastikan isikan dulu beberapa record pada tabel JABATAN. Hasilnya seperti gambar di bawah ini :

11). Untuk membuat lookup tidak dengan relasi tabel lain, ulangi langkah 1 – 3 dengan mengganti field yang akan diisi lookup-nya yaitu Agama dan form pilihan pengisisn kolom (langkah 3) pilih yang bawah : I will type in the values than I want, kemudian akan tampak form seperti berikut :

12). Isikan pada kolom Col1 nama agama (seperti pada gambar di atas), kemudian klik tombol Finish untuk mengakhiri proses lookup wizard

8


13). Buka tabel KARYAWAN, isikan beberapa record data. Pada field Agama klik maka akan muncul pilihan lookup seperti pada gambar di bawah. Pilih salah satu item untuk mengisi data agama

14). Tambhkan beberapa record data dalam tabel tersebut dengan memanfaatkan fasilitas lookup yang telah dibuat

PELAJARAN 4 4.

MEMBUAT RELATIONSHIP

1). Dari halaman utama pilih menu Tools, dilanjutkan memilih sub-menu Relationship

9


2). Pilih tabel KARYAWAN, GOLONGAN dan JABATAN kemudian klik tombol Add untuk menambahkan tabel ke dalam form relationship. Form relationship yang akan muncul adalah seperti berikut :

3). Buat relationship antara ketiga tabel tersebut dengan key-field : Field Golongan pada tabel KARYAWAN berelasi dengan field Gol pada tabel GOLONGAN, dan field Kd_jbt pada tabel KARYAWAN berelasi dengan field Kd_jbt pda tabel JABATAN. Sehingga bentuk relationship yang terjadi seperti berikut ini :

4). Tutup form relationship, dan simpan hasil perubahan yang terjadi

PELAJARAN 5 5. 5.1

MEMBUAT QUERY Seleksi Data

1). Dari menu utama pilih objects Queries, dilanjutkan memilih menu Create query in Design view

10


2). Klik icon

yang terdapat pada menu bar di bagian atas

3). Pilih Design View dan kemudian klik tombol OK 4). Pilih tabel yang ada (misal : KARYAWAN, GOLONGAN, JABATAN) dilanjutkan tekan tombol Add 5). Isikan pada kolom field di bagian bawah dengan field-field terpilih : Tabel KARYAWAN : field Nama, NIP, GOL, Kd_jbt; dari tabel JABATAN pilih field : Nama_jbt; dari tabel GOLONGAN pilih field : Tunj_istri, Tunj_anak, Uang_mkn, Uang_Lembur, Askes. Simpan query sebagai : QUERY1

6). Kemudian klik icon atau klik icon terdapat pada gambar di bawah ini :

untuk mengeksekusi query dan hasilnya seperti

7). Ulangi langkah 1 sampai 5, namun dengan adanya penambahan kriteria pada query yang dibuat. Pada kolom field GOL ketik pada baris Criteria : < IIIC (hanya yang bergolongan kurang dari IIIC yang ditampilkan). Simpan query sebagai : QUERY2 8). Klik icon atau icon untuk mengeksekusi query. Perhatian hasilnya dan lihat perbedaannya dengan hasil pada langkah 6 9). Klik icon

untuk membuat query baru

10). Pilih tabel yang ada (misal : KARYAWAN, GOLONGAN, JABATAN) dilanjutkan tekan tombol Add 11). Isikan pada kolom field di bagian bawah dengan field-field terpilih : Tabel KARYAWAN : field Nama, NIP, GOL; dari tabel JABATAN pilih field : Nama_jbt; dari tabel GOLONGAN pilih field : Tunj_istri, Tunj_anak, Uang_mkn, Uang_Lembur, Askes. Simpan query sebagai : QUERY3 12). Kita akan menghitung gaji yang diterima tiap karyawan yaitu dari penjumlahan tunjangan dan uang makan, lembur serta Askes yang besarnya beda tiap golongan. Arahkan kursor pada

11


kolom terakhir pada baris Field:, kemudian klik kanan mouse dan nampak popup menu seperti gambar berikut ini :

13). Pada popup menu klik Build…, dan selanjutknya akan tampak form Expression Builder seperti berikut :

14). Isikan pada text box paling atas GAJI : , kemudian klik folder Tables pada list box paling kiri, kemudian klik nama tabel (GOLONGAN). Selanjutnya klik ganda pada field Tnj_istri pada list box tengah. Lalu klik tombol + (tambah). Ikuti dengan klik ganda pada field-field : Uang_mkn, Uang_lembur, Akses. 15). Untuk field Tnj_Anak ada perlakuan khusus mengingat bersarnya tunjangan anak bergantung pada jumlah anak untuk tiap karyawan. Maka untuk menambah besarnya tunjangan anaksetelah langkah 14 ketik peritah berikut : + ([KARYAWAN]![Anak] * [GOLONGAN]![Tnj_Anak]). Kemudian klik tombol OK 16). Klik icon

5.2

atau icon

untuk mengeksekusi query

Fungsi Built-In Query

Built-in query merupakan sekumpulan perintah yang baku dan hanya digunakan untuk operasi data menggunakan SQL/query 17). Buat query baru dengan memilih dari satu tabel (misal : KARYAWAN) 18). Simpan query yang baru dibuat dengan nama Q_BUILT 19). Isikan semua field yang ada pada tabel KARYAWAN ke kolom-kolom query

12


20). Posisikan kursor pada field paling kanan (yang masih kosong), kemudian klik kanan mouse dan pilih menu Build…

21). Kemudian akan ditampilan form Expression Builder .Ketik pada text box pada bagian atas dengan tulisan : Name : 22). Klik ganda pada folder Functions yang terdapat pada text box paling kiri 23). Klik pada sub-folder Built-In Functions yang terdapat ddalam folder Functions 24). Pilih menu dengan klik UCase yang terdapat pada list box paling kanan untuk membuat text yang ditampilkan dengan huruf kapital (besar) 25). Hapus tulisan yang terdapat diantara tanda kurung setelah tulisan UCase 26). Klik pada folder Tables kemudian klik ganda pada field Nama yang terdapat pada list box tengah, seperti gambar di bawah ini :

27). Klik tombol OK, dan simpan query serta eksekusi query tersebut lihat hasilnya pada field Nama 28). Panggil Q_BUILT, ulangi langkah 20 – 26 dengan mengganti fungsi query UCase dengan mengisikan synthax dari tiap-tiap fungsi yang ada pada tabel berikut ini. Dan bandingkan hasilnya dari tiap built-in fungsi Fungsi

Syntax

Keterangan

LCase

Name : LCase([KARYAWAN]![Nama])

Membuat huruf kecil

Left

Name : Left([KARYAWAN]![Nama],6)

Memilih 6 karakter dari kiri

Right

Name : Right([KARYAWAN]![Nama],10)

Memilih 10 karakter dari kanan

Mid

Name : Mid([KARYAWAN]![Nama],4,5)

Memilih 5 karakter pd posisi karakter ke 4

Len

Name : Len([KARYAWAN]![Nama])

Jumlah semua karakter

13


5.3

Now

Tanggal : Now

Mengisi dengan waktu skrg

Trim

Name : Trim ([KARYAWAN]![Nama])

Menghapus digit kosong di sebelah kiri dan kanan

LTrim

Name : LTrim ([KARYAWAN]![Nama])

Menghapus digit kosong di sebelah kiri

RTrim

Name : RTrim ([KARYAWAN]![Nama])

Menghapus digit kosong di sebelah kanan

Crosstab Query (Tabulasi silang)

29). Untuk membuat suatu crosstab ikuti langkah berikut, buat query baru (langkah 1 - 2) dan akan ditampilkan form New Query

30). Pilih Crosstab Query Wizard, dilanjutkan klik tombol OK dan akan tampil form :

31). Pilih Tables pada View option, kemudian pilih nama tabel KARYAWAN pada list box, dilanjutkan klik tombol Next >

14


32). Pilih nama field Golongan yang akan ditampilkan sebagai key field dengan cara klik nama field pada list box kiri dan klik tombol > . Pada bidang Sample: ditampilkan posisi field yang dipilih dalam tabel crosstab yang akan dibuat. Kemudian klik tombol Next > untuk proses berikutnya

33). Selanjutnya pilih field yang akan menjadi column heading (judul kolom) dalam hal ini dipilih field Jns_Kelamin. Pada bidang Sample: ditampilkan posisi field yang dipilih sebagai column heading dalam tabel crosstab yang akan dibuat. Kemudian klik tombol Next > untuk proses berikutnya 34). Pada bidang Sample: ditampilkan posisi field yang dipilih dalam tabel crosstab yang akan dibuat. Kemudian klik tombol Next > untuk proses berikutnya

35). Pada form berikutnya pilih Nama pda pilihan Fields: dan Count pada pilihan Function: untuk menghitung jumlah item/record sesuai dengan column heading dan row heading

15


36). Isi nama crosstab query dengan CROSS1 dan pilih Modify the design (untuk melihat bentuk design query), dilanjutkan klik tombol Finish. Hasilnya adalah form crosstab query design seperti gambar berikut

37). Apabila crosstab query tersebut dikesekusi maka hasilnya berupa tabel seperti tampak pada gambar berikut ini :

38). Perhatikan posisi row heading ditempati oleh field Golongan dan column heading oleh field Jns_kelamin yang terdiri dari Laki-laki dan Perempuan. Tabel tersebut menunjukkan berapa karyawan laki-laki dan perempuan untuk setiap golongan dan ditunjukkan pula jumlah total karyawan yang terdapat pada kolom Total of Nama

PELAJARAN 6 6.

INTEGRASI FORM & REPORT

Untuk mempermudah dalam pengelolaan database, dalam MS Access pengguna dimungkinkan membuat aplikasi-aplikasi sederhana yang dapat membantu mempercepat pemrosesan data. Integrasi antara form dan report merupakan salah satu upaya membuat apliaksi sederhana di mana pengguna dapat membuat kreasi sendiri dalam penampilan data-data yang dimiliki. 6.1

Membuat Layout Form Input Data

1). Untuk membuat form input data digunakan tabel yang sudah ada dan langkah-langkahnya : Pilih object Forms dan klik icon

16


2). Dari form New Form pilih AutoForm: Columnar dan tabelnya : KARYAWAN dan kemudian klik tombol OK 3). Bentuk tampilan input form untuk Karyawan akan ditampilkan. Simpan form tersebut dengan tekan tombol Ctrl+S dan seimpan dengan nama F_KARYW 4). Ubah bentuk tampilan dan atur posisi komponen-komponen dengan klik icon

Dan akan ditampilkan form design seperti gambar berikut :

5). Perlebar bidang Detail dengan memposisikan kursor di atas bar Form Footer, kemudian klik dan tekan serta geser ke bawah dan lepaskan pada posisi yang dikehendaki 6). Pindahkan caption Status beserta dengan text box data status ke bawah caption Golongan dengan memposisikan kursor pada caption tulisan Satus lalu klik tekan dan geser ke bawah tulisan Golongan. Lakukan hal tersebut juga untuk caption Anak 7). Buat judul (header) untuk form ini dengan melebarkan bidang Form Header yang terletak di atas bidang Detail caranya dengan memposisikan kursor di atas bar Detail. Kemudian klik dan tekan serta geser ke bawah lebar yang dikehendaki

8). Pilih tool komponen Label yang terdapat pada form Toolbox seperti gambar berikut: Label

9). Lalu buat label pada bidang Form Hedaer dengan klik laku tekan dan geser dan kemudian lepas 10). Kemudian ketik judul form ini misalnya : DATA KARYAWAN 11). Ubah properties fontnya (jenis font, size, warna) sesuai selera

17


12). Simpan perubahan layout form data karyawan tersebut. Untuk melihat hasilnya klik icon dan hasilnya seperti gambar berikut ini :

13). Tambahkan komponen lain untuk membuat tombol-tombol penghubung. Pilih Command button (tombol perintah)

Command button

14). Posisikan komponen tersebut pada kanan bawah. Dan setelah komponen diletakkan pada posisi yang diinginkan kemudian akan muncul form yang meminta konfirmasi jenis perintah yang diinginkan berikut :

18


15). Pada list box kiri pilih Form Operation dan pada box kanan pilih Close Form artinya tombol tersebut bila ditekan akan menutup form yang sedang aktif, kemudian tekan tombol Next > untuk konfirmasi selanjutnya

16). Pilih Text kemudian ketik tulisan Tutup pada text box disampingnya bila tombol tersebut hanya berisi tulisan. Lihat contoh sample hasilnya pada bidang sebelah kiri

17). Beri nama komponen tombol perintah yang baru dibuat. Kemudian klik tombol Finish untuk mengakhirinya dan hasilnya seperti gambar berikut ini

6.2

Membuat Form Report

18). Untuk membuat form report langkahnya : Pilih object Reports dan klik icon

19


19). Dari form New Form pilih AutoReport: Tabular dan tabelnya : KARYAWAN. Kemudian klik tombol OK 20). Bentuk tampilan form report Karyawan akan ditampilkan. Simpan form tersebut dengan tekan tombol Ctrl+S dan seimpan dengan nama Rp_KARYW

21). Ulangi langkah 18 – 20 untuk membuat form report untuk tabel-tabel JABATAN, GOLONGAN dan tabel lain yang telah dibuat

Setelah form report dibuat maka selanjutnya dapat dibuat integrasi antara form input dengan form report/laporan artinya dari form input dimungkinkan untuk melihat (report preview) dan mencetak report . 6.3

Integrasi Form & Report

22). Untuk menambahkan tombol perintah pembuatan report, ulangi langkah 13 -14 23). Pilih Report Operations pada list box Categories: dan pilih Preview Report pada list box Actions: , kemudian klik tombol Next >

24). Pilih Report Operations pada list box Categories: dan pilih Preview Report pada list box Actions: , kemudian klik tombol Next >

20


25). Selanjutnya ditampilkan daftar nama form report yang akan di lihat/cetak, pilih nama form report kemudian klik tombol Finish untuk mengakhiri. Bila form diaktifkan maka hasilnya seperti gambar di bawah ini

26). Untuk menambahkan tombol perintah mencetak report (print) ulangi langkah 22 - 23, pilih Report Operations pada list box Categories: dan pilih Print Report pada list box Actions: , kemudian klik tombol Next > 27). Selanjutnya pada tampilkan daftar nama form report klik tombol Finish untuk mengakhiri. Bila form diaktifkan hasilnya seperti gambar berikut

28). Ulangi semua langkah di atas (1 – 27) untuk tabel-tabel yang lain (JABATAN, GOLONGAN dn tabel lain yang telah dibuat). Dan jangan lupa untuk selalu menyimpan hasil perubahan yang terjadi

21


22

MATERI PELATIHAN. Database Tingkat Dasar Menggunakan Microsoft Access PELATIHAN CORAL REEF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (CRMIS)

Recommend Documents