Pelatihan Microsoft Access Tingkat Dasar oleh Rahmat, S.Kom
Coral Reef Information and Training Center Coral Reef Rehabilitation and Management Program Jakarta, 2006
Sarana Pelatihan : • Diktat • Hand-out : Day to Day Exercise • File Latihan • Komputer
Yang akan dibahas pada pelatihan dasar :
MATERI MICROSOFT ACCESS – TINGKAT DASAR :
MATERI MICROSOFT ACCESS – TINGKAT DASAR :
Apa itu Database ? Database merupakan kumpulan data. Misalkan : Database PRODUK : nama produk, harga, ukuran Database SUPPLIER : nama perusahaan, alamat, no telp.. dsb
Contoh Input Data Dalam Bentuk Formulir
Contoh Penyimpanan Data Dalam Bentuk Tabel
Database yang cukup kompleks : Contoh input data dalam bentuk Formulir Order
Contoh Database Relational yang Kompleks : Contoh input data dalam bentuk Formulir Order
Contoh Database Relational yang Kompleks :
60 606
Menjalankan program Microsoft Access : 1. Cara Pertama
Menjalankan program Microsoft Access : 2. Cara Kedua
Menjalankan program Microsoft Access : 3. Cara Ketiga
1. Menjalankan program Access melalui file Northwind :
1. Komponen Tabel Access yang meliputi : Table, Query, Forms, Report, Macro, dsb.
1. Komponen Jendela Access yang meliputi : a. Title Bar; b. Menu Bar; c. Komponen Database; d. Maximize, Minimize, Close. a
d
b
c
Penjelasan tentang File : • Tabel • Query • Form • Report
Bab. 2 Pengelompokan Type Data :
Pengelompokan Type Data :
1. Buka program Access • Start Æ All Program Æ Microsoft Office Æ Microsoft Office Access 2003 atau • Buka file Access (c:\latihan\Northwind.mdb atau Latihan.mdb)
2. Membuat File Database Baru : • [File Æ New] atau [Icon New] atau [Blank Database]
2. Membuat File Database Baru : • Tentukan Folder • Ketik Nama file database • Klik [Create]
3. Membuat Tabel Baru : • Pilih object [Table] • Pilih icon [New] • Pilih [Design View] di menu [New Table] Æ OK
Latihan : membuat tabel Æ masukan struktur data
Latihan : • Modifikasi Primary Key • Modifikasi Tabel
• Masukkan data-data berikut ke dalam tabel Employees • Untuk Field HireDate Æ format [mm/dd/yy] • Untuk Field Salary Æ ketik tidak usah memakai $, titik atau koma. • Untuk Field E-mail Æ setting dengan hiperlink email • Untuk Field Photo Æ inset object (embedded atau link)
Uji : - Double klik data untuk field E-mail, bagaimana hasilnya ? - Double klik data untuk field Photo, bagaimana haslnya ?
Start Æ Control Panel Æ Regional and Language Options
Merubah Format untuk field Date Dari format United Stated (mm/dd/yy) ke Indonesian (dd/mm/yy) Merubah Format untuk field Salary Dari format United Stated ($) ke Indonesian (Rp)
Uji : - Masukkan data HireDate dengan format berbeda, bagaimana hasilnya ? - Masukkan data Salary dengan manual (ketik koma dan titik), bagaimana ?
1. Buka Database Lat Employees.mdb 2. Hapus tabel Employees (dihapus secara permanen) • Dengan icon [DELETE] • Dengan klik kanan Æ delete 3. Bisa dikembalikan dengan Undo (hanya satu kali)
undo Icon [DELETE] Klik kanan Æ Delete
4. Import table : EMPLOYEES dari Database EmployeesTable ke table : EMPLOYYES dari Database LatEmployeesTable
Latihan : - Import tabel EMPLOYEES dari database EmployeesTable - Link tabel EMPLOYEES dari database EmployeesTable
Tabel hasil import table Tabel hasil link table
Uji : - Hapus tabel EmployeesTable.mdb, - Kemudian buka file hasil link, bagaimana hasilnya ? - Kemudian buka file hasil import, bagaimana hasilnya ?
1. Buka file EmployeesTable.mdb 2. Pilih Table Employees, kemudian klik Design Latihan : 1. Untuk Field : Name - Rubah Field Size dari 50 menjadi 20, kemudian uji dengan menambahkan data field nama, bagaimana hasilnya ? uji menambahkan Format dengan tanda > (huruf besar) atau < (huruf kecil) ? 2. Untuk Field : Gender - Rubah Field Size dari Long Integer menjadi Byte kemudian uji dengan memasukkan angka negatif, apa yang terjadi ? 3. Untuk Field : HireDate - Rubah Format dengan jenis format yang ada, bgmn haslnya ? (long date, medium date, dd-mm-yy, dd-mmm-yy, dd-mmm-yyyy, …)
Hanya Data Type : OLE Object yang tidak memiliki FPG
Latihan : INPUT MASK Rubah input Mask untuk Field HomePhone dengan jenis karakter input mask yang ada diatas (O,9,#,L,?,A,a,&,C,<,>)
Latihan : CAPTION -Label untuk memperbaiki tampilan Field : - MarriedStatus Æ Married Status, - TitleofCoutesy Æ Title of Courtesy, HomePhone, dll.
Latihan : DEFAULT VALUE - Setiap kali menambahkan record baru, maka otomatis field yang sudah diisi dengan devault value yang terisi, contoh : - Gender Æ default valuenya diisi dengan angka [1] atau [2], - MarriedStatus Æ default valuenya diisi dengan [Yes] atau [No], - HireDate Æ default valuenya diisi dengan [now()].
Latihan : VALIDATION RULES AND VALIDATION TEXT - Sebagai contoh untuk field gender yang hanya berisi data angka 1 dan 2, dapat diisikan di validation rules dengan : - Gender Æ 1 or 2 (VR); Anda masukkan angka 1 atau 2 (VT) - Salary Æ >=250 (VR); Masukkan angka lebih dari = 250 (VT)
Latihan : REQUIRED - Apakah sebuah field bisa dikosongkan atau harus diisi.
Data untuk field name dihapus atau dikosongkan, hasilnya adalah error
Latihan : INDEXED - No; Yes (Duplicates OK); Yes (No Duplicates)
1. Buat database baru : Lat Northwind.mdb 2. Import tabel dari file Northwind.mdb : • Categories • Employees • Products • Suppliers • (option Æ click untag (relationships) Hasil import :
1. Tampilkan Combo Box untuk field : TitleofCourtesy yang ada di tabel Employees;
Nilai standard adalah Text Box Untuk membatasi masukan maka Limit to List dari [No] diganti dengan [Yes]
2. Tampilkan Combo Box tabel Products untuk field : Supplier dan Category.
First Previous
New Record
Next Last
Latihan : - Menghapus record - Mengurutkan berdasarkan : productID, Name - Menampilkan dengan Filter : Category = Beverage dan Unit of Stock = 17 Mengurutkan Ascending Berdasarkan Product Name Fasilitas Filter
Remove Filter
Latihan : - Merubah jenis tampilan huruf dan warna
Latihan : - Menyembunyikan kolom (Hide Column) dan UnHide Column - Freeze dan UnFreeze Column
1. Buka Database Lat Northwind.mdb 2. Hapus semua tabel yang ada 3. Import tabel dari database Northwind.mdb yaitu tabel : Customers dan Order (klik options dan hapus tanda relationship) 4. Hilangkan Combo Box yang ada di tabel Order (Field Customers) 5. Tes hubungan antara tabel Customers dan Order Æ independen artinya apabila kita merubah data Customers tidak otomatis merubah data Order. 6. Bagaimana apabila kita merubah data yang ada di tabel Customers, maka secara otomatis merubah data yang ada di tabel Orders. Æ membuat relationship. 7. Relationship : • Hanya mengklik Relationship integrity Æ test • Mengklik Cascase Update Æ test • Mengklik Cascase Delete Æ test 8. Ubah data CustomerID : ALFKI dengan ALFKO di tabel Customers, apakah secara otomatis merubah data yang ada di tabel Orders.
9. Hapus tabel yang ada (Customers dan Orders) 10. Import seluruh tabel yang di Database Northwind.mdb termasuk fasilitas relationship. 11. Lihat hubungan antar tabel (relationship) yang ada, lakukan analisa mengapa ada yang memakai Cascade Update, Cascase Delete dan Integrity saja ?
Shipper
Customers
Employees
Order Detail
Formulir
BAB 3. 1. Buka database Lat EmployeesTable.mdb 2. Fungsi Query Æ menampilkan data-data yang diinginkan dari sebuah atau beberapa tabel 3. Type/jenis dari Query 4. Membuat Query Æ QEmployees
5. Membuat Query untuk : • Tax (3%) Æ Tax:[salary]*(3/100) • Net Salary Æ NetSalary:[salary]-tax • Sex ÆSex:IIF([Gender]=1;”Man”;”Women”) • Hilangkan tanda Show untuk Gender dengan klik Show
6. Membuat Query dengan Parameter : • Buat Query ÆParameter : isi label Salary dan Jenis Kelamin • Salary = 400; JenisKelamin = “Man”
Hasil
1. 2. 3. 4.
Buat Copy dari file Query Qemployees Æ CopyQEmployees Buka file Query : CopyQEmployees Hapus parameter query untuk Salary dan Jenis Kelamin Membuat Make-Table Query : Hasilnya adalah tabel baru dengan nama Salary
Action Query
5. Membuat Update Query : Merubah record yang mempunyai Salary = 400 menjadi 800 Hasilnya dapat dilihat di tabel Employees
Nilai 400 berubah menjadi 800
5. Membuat Append Query : Menambahkan record ke tabel yang ditunjuk berdasarkan query
5. Membuat Delete Query : Menghapus record ke tabel yang ditunjuk berdasarkan query
1. Buka database Lat Northwind.mdb 2. Kosongkan Lookup tabel untuk Column Width untuk Field SupplierID dan CategoryID, maka terlihat hanya ID saja bukan nama supplier dan nama Category. 3. Buat Query untuk tabel Products, Categories dan Suppliers : Query Æ New Æ Design View Æ OK 4. Pada Show table, masukkan tabel Customers, Products dan Categories.
1. 2. 3. 4.
Buka database Lat Northwind.mdb Buka file Order Details Lihat untuk Order ID = 10248 terdapat 3 record dng Sub Total Quantity = 27 Buat Query sebagai berikut :
5. Penggunaan Where untuk exspresi Query :
6. Penggunaan Expression untuk Query Extended Price : Æ file : Product qry
7. Penggunaan Expression untuk Query Extended Price : Save query dengan : ExtendedPrice per Order ID
8. Membuat Harga untuk tabel Products yang paling mahal untuk lima teratas : File Query : Five Most Expensive Product
Definisi Query Bertingkat Æ query yang diambil datanya dari query lain File Query : ExtendedPrice Details
Tabel
Query
Tujuan Crosstab Query Æ adalah merubah yang tadinya baris menjadi Kolom File Query : Quartelly Amount by Products
1. 2. 3. 4.
Buat Database baru dengan nama berbeda dari yang sudah ada Import Query yang ada di database Northwind Kemudian pelajari masing-masing Query Gunakan fasilitas Help untuk mengetahui syntax yang ada
BAB 4. 1. Buka file Lat EmployeesTable 2. Buat Form dengan Form Wizard
