Masterclass Beyond Consolidation Group Reporting to high performance
ConQuaestor, UNIT4, Tagetik. Grontmij, Intres Utrecht, 9 mei 2012
Group reporting & control Eelco Spiker Corporate Controller & Tagetik SystemAdmin
Agenda Grontmij introductie Wat vragen we van onze dochtermaatschappijen Hoe delen we die informatie De crisis De veranderingen Stellingen over reporting & control
Grontmij achtergrond GRondverbetering en ONTginningMaatschappIJ Opgericht in 1913 “Grontmij’s mission is to be the leading European sustainable design, engineering and management consultancy for the built and natural environment.”
Grontmij in cijfers €900 miljoen omzet
9.000 medewerkers 70.000 projecten 300 kantoren in Europa
50 kantoren RoW
Grontmij diensten
Consultancy & Design
• Project definition • Conceptual design • Functional program • Feasibility study • Investment plan
Project Management
• Program management • Design management • Project management
• Financial, organisational and legal management support
Engineering
Contracting
• Technical specs
• Supervision
• Engineering
• Quantity survey
• Detail engineering
• Construction management
• Work drawings • Calculations
• Samples, surveys • Data
• (Turn-key) contract management
Asset Management
• Maintenance scheme • Monitoring & control • Facility management
2010 Transitie van regio naar business line focus
Grontmij Business Lines Planning & Design – Ontwerp verdieping Eiffel toren – nieuw Lufthansa Cargo gebouw 1e
Transportation & Mobility – Ringweg Antwerpen R1 – Rapport aansluiting A9 Schiphol-Oost
Water & Energy – Moderniseren waterzuivering Turkije – “Most sustainable office building in the world” Wuhan New Energy Centre >>
Monitoring & Testing
(nieuw)
– IJsdikte meten voor de Elfstedentocht
video P&D video W&E
Wat vragen we van onze dochtermaatschappijen
P&L Balance sheet Movement schedules Cashflow Intercompany matching Productivity Segmentatie naar business lines
Forward Orders Trade Receivables (ageing en AR-days)
WIP (WIP-days) Exceptional items Staff & IT info
Aparte applicatie voor wekelijkse info: FTE’s, Productivity, Pipeline, New Won Contracts, Invoicing, Cash flow forecast (13wkn, direct cf)
Tagetik data entry cockpit 10
Hoe delen we de informatie 11
Users bij dochtermaatschappijen kunnen zelf Tagetik rapporten printen. Wel printen, maar nog niet zelf maken Executive- en Supervisory Board reports (60- en 20pag. boekjes) Tagetik rapporten + management commentaar + peer group informatie + analisten consensus samengevoegd in een Word document.
Quarterly Press Release & Jaarverslag Tagetik rapporten -> Excel tabellen embedded in Word -> extern ontwerp bureau
iPads voor top 50 Executives
Prijsje gewonnen voor Sharepoint en iPads
Sharepoint en iPads Sharepoint Server icm Shareplus op iPad Tagetik rapporten in statisch PDF formaat ivm beheer en controle van de informatie. Balanced Scorecard indeling – Business Lines vs Regio folders – Folder per land voor toegangsrechten Sharepoint Financial Portal
Ipad video
Pas op met data roaming kosten in het buitenland (€5 per Mb buiten NL en €12Mb buiten Europa!)
De crisis 14
Aankoop van Frans bedrijf “Ginger” in 2010 voor €120mln Stagnatie in de Europese bouwsector Geen transparantie over bank convenanten (Net debt / EBITDA)
Gebrekkige rapportage vanuit Frankrijk en tegenwerking door Jean-Luc Schnoebelen Ontslag helft RvC, CFO, COO, CEO en kwart hoofdkantoor Banken aan de macht (via KPMG e.d. ‘adviseurs’) €180mln debt facility and €80mln rights issue mid-2012
De veranderingen 15
Vorig bestuur richtte zich op management informatie (business lines en KPI’s) en het opzetten van afdelingen en systemen. Nieuw bestuur focust op financiële rapportage en discipline. – Working capital targets en cash flow forecast – Rapportage op tijd en compleet; “name and shame” – Herzien van standaard KPI’s en gebruik afdwingen -ook in lokale rapportages.
Nieuw ontwerp Tagetik (maandelijks meer info) Uitbreiding SCOA Capital Employed balans -> automatische cashflow
Stellingen over reporting & control 16
Routine is de meest efficiënte manier van werken dus automatiseer en standardiseer zoveel mogelijk. – Koppeling met bronsystemen (ETL) Hoe minder handwerk, hoe meer tijd voor analyse van de cijfers. – Informatiestromen samenvoegen (HR & IT -> Risk & Sustainability) – Opleggen van standards (SCOA, KPI’s, methode voor project omzet bepalen) – Beperk veranderingen in management rapportages – Investeer in CDM (Collaborative Disclosure Management)
Group Reporting moet twee-richting verkeer zijn. – Informatie altijd delen voor lokale rapportage behoeften – voor benchmarking, groepsgevoel en enthusiasme – Meer training en zelf rapporten laten bouwen
Stellingen over reporting & control 2 17
Subconsolidaties wel/niet aanbieden op groep systeem? – Pro’s: helpt dochters; tijdwinst; legal entity inzicht voor tax reporting; inzicht in investments en cash flows – Con’s: haalt problemen naar Corporate; veel holding maatschappijen betekent veel extra input zonder toegevoegde management info; groter risico van niet aanleveren; alternatieve dimensies nodig voor lokale rapportages
Discipline! – Een consolidatie- of BI-systeem valt door de zwakste schakel
