Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Akademik
Perguruan Tinggi Alma Ata AA-PJM-MP1.09.1 Revisi Tanggal Dikaji ulang oleh
: : 23 Mei 2009 : Direktur Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan : Ketua Pusat Jaminan Mutu : Act. Rektor Perguruan Tinggi Alma Ata
Dikendalikan oleh Disetujui oleh
© Perguruan Tinggi Alma Ata, 2009 – All Rights Reserved Perguruan Tinggi Alma Ata Revisi ke
Tanggal
-
23 Mei 2009
Kebijakan Akademik
Disetujui oleh
AA-PJM-MP1.09.1
Act. Rektor
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
2
BAB I. PENDAHULUAN
3
BAB II. PROSEDUR IMPLEMENTASI
3
A.
Sistem Penjaminan Mutu
3
B.
Audit Internal Mutu Akademik (AIMA)
7
2
BAB I PENDAHULUAN
1. Sistem penjaminan mutu akademik di Perguruan Tinggi Alma Ata dilaksanakan di tingkat perguruan tinggi, sekolah tinggi, program studi dan unit kerja lainnya sesuai dengan Manual Mutu Akademik AA-PJM-MM.09.1. Dalam manual mutu tersebut dijelaskan 3 hal yaitu: (a) kebijakan mutu akademik Alma Ata, (b) sistem penjaminan mutu akademik, (c) organisasi, tanggungjawab dan wewenang. 2. Manual Prosedur (MP) AA-PJM-MP1.09.1 ini merupakan satu kesatuan dengan Manual Mutu Akademik AA-PJM-MM.09.1. MP ini merupakan panduan bagi sekolah tinggi, program studi dan unit kerja lainnya dalam melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik. 3. Setiap unit pelaksana akademik hendaknya meyusun MP untuk ruang lingkup tugas dan fungsinya. Unit pelaksana akademik memiliki fleksibilitas dan kebebasan untuk melakukan penyesuaian dan pengembangan MP dengan mengacu pada: (a) kebijakan akademik, (b) standar akademik, (c) manual mutu akademik yang berlaku
3
BAB II PROSEDUR IMPLEMENTASI
A. SISTEM PENJAMINAN MUTU
Penunjukan Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Anggota Sistem Penjaminan Mutu Akademik Perguruan Tinggi
Pengesahan Kebijakan Akademik Perguruan Tinggi
Penyusunan Standar Akademik, Peraturan Akademik, Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedur tingkat Perguruan Tinggi
1. Act. Rektor menunjuk dan mengeluarkan SK pengangkatan untuk (a) Penanggungjawab Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) di Perguruan Tinggi (b) Anggota Pusat Jaminan Mutu (PJM). 2. Senat Perguruan Tinggi (ST) dengan bantuan PJM merumuskan dan mengesahkan Kebijakan Akademik tingkat Perguruan Tinggi. 3. PJM menyusun : (a) Standar Akademik (b) Peraturan Akademik (c) Manual Mutu Akademik dan (d) Manual Prosedur Implementasi SPMA Perguruan Tinggi
Pengesahan Standar Akademik, Peraturan Akademik, Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedur tingkat Perguruan Tinggi
4. Act. Rektor mengesahkan Standar Akademik, PeraturanAkademik, Manual Mutu dan Manual Prosedur SPMA tingkat Perguruan Tinggi
Pembentukan Pelaksana SPMA tingkat program studi
5. Act. Rektor menetapkan SK pengangkatan Unit Jaminan (UJM) atas usulan Ketua Program Studi, meliputi Koordinator dan Anggota atas perwakilan dosen
4
Penyusunan Kompetensi Lulusan, Spesifikasi Program Studi, Manual Prosedur dan Instruksi Kerja
Pemantauan implementasi SPMA khusus Evaluasi Kinerja PS dan EPSBED tiap semester
Penyusunan laporan evaluasi kinerja PS
Perencanaan yang berorientasi pada outcomes
Penyusunan Laporan Evaluasi Diri kinerja Sekolah Tinggi
Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) PS dan Sekolah Tinggi atas permintaan Act. Rektor
Permintaan perbaikan kinerja oleh Act. Rektor terkait dengan temuan AIMA
6. UJM menyususn Kompetensi Lulusan, Spesifikasi Program Studi, Manual Prosedur dan Instruksi Kerja tingkat program studi mengacu pada dokumen SPMA tingkat perguruan tinggi dan disahkan oleh ketua program studi
7. UJM membantu ketua program studi melakukan pemantauan pelaksanaan SPMA di program studi dalam bentuk Laporan Evaluasi Kinerja PS dan EPSBED tiap semester 8. Ketua program studi melaporkan keberhasilan, kegagalan dan analisis program peningkatan kinerja dalam bentuk Laporan Evaluasi Kinerja PS, rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu kegiatan akademik (Tri Dharma PT) serta melaporkannya tiap semester pada Ketuan Sekolah Tinggi 9. Ketua ST mempelajari Laporan Evaluasi Kinerja dan rencana tindaklanjut untuk peningkatan mutu kegiatan akademik ke dalam laporan EPSBED, Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan 10. GJM membantu Ketua ST melaporkan keberhasilan, kegagalan dan analisis kinerja ST dalam bentuk Laporan Evaluasi Diri (ED) Kinerja ST tiap semester kepada Act. Rektor 11. Act. Rektor menugaskan Auditor PJM melakukan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) tahunan di tiap PS di lingkungan PT Alma Ata
12. Hasil audit dilaporkan Ketua Tim Audit kepada Act. Rektor melalui Ketua PJM. Act.
5
Rektor menyampaikan Permintaan Perbaikan Kinerja (PPK) kepada Ketua PS terkait hasil audit yang dilakuan PJM
Peningkatan mutu Tri Dharma PT secara berkelanjutan
Penyususnan laporan evaluasi kinerja Perguruan Tinggi
Perencanaan yang berorientasi pada outcomes
Peningkatan mutu akademik
Penyempurnaan SPM
13. Ketua PS melaksanakan peningkatan mutu Tri Dharma Perguruan Tinggi secara berkelanjutan
14. PJM membantu Act. Rektor untuk menyusun Laporan Evaluasi Kinerja tingkat PT dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu kegiatan akademik untuk menjadi pertimbangan penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) 15. Act. Rektor mempelajari laporan PJM. Direktur Administrasi Akademik & Kemahasiswaan (DAAK) menyususn Laporan Evaluasi Kinerja ke Dikti. Selanjutnya DAAK bersama Direktur Admisnistrasi Umum & PSDM dan Direktur Keuangan menyususn RKAT dalam ruang lingkup tugasnya, serta menyampaikannya kepada Act. Rektor. Act. Rektor meminta masukan tentang RKAT bidang akademik kepada Senat PT. 16. DAAK melakukan tindak peningkatan mutu akademik
lanjut
17. PJM melakukan penyempurnaan SPM di lingkungan PT Alma Ata.
6
B. AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK (AIMA)
Perintah Audit dari Act. Rektor
Penunjukan ketua tim AIMA oleh Ketua PJM
Pembentukan tim AIMA dengan persetujuan teraudit
1. Act. Rektor menugaskan PJM untuk membentuk tim AIMA
2. PJM menunjuk ketua tim AIMA untuk melaksanakan audit
3. Ketua tim AIMA membentuk tim AIMA sejumlah minimal 3 orang auditor yang terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, dan meminta persetujuan teraudit berdasarkan Pedoman AIMA
Penerbitan SK Act. Rektor tentang tim AIMA
4. Act. Rektor menerbitkan surat tugas untuk tim AIMA
Penyusunan tujuan, kewenangan dan tanggunjawab AIMA
5. Tim AIMA menyusun tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AIMA dengan ruang lingkup merujuk pada surat tugas Act. Rektor
Pengesahan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AIMA
6. Tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AIMA disahkan oleh Act. Rektor
Penyusunan rencana dan jadwal AIMA
7. Tim AIMA menyusun rencana dan jadwal AIMA bersama teraudit
7
Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AIMA
8. Teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AIMA sesuai dengan waktu yang telah disepakati
Rapat persiapan tim AIMA untuk Audit Sistem
9. Pembagian tugas tim AIMA untuk audit system
Pelaksanaan audit sistem
10. Melaksanakan audit dokumen (MM, MP) yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun daftar pengecekan untuk persipan audit kepatuhan
Penyampaian jadwal audit kepatuhan (visitasi)
11. Ketua tim AIMA mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui
Pelaksanaan audit kepatuhan
12. Berdasarkan daftar pengecekan bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO), pengamatan aktivitas dan keadaaan di lokasi secara komprehensif. Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan
Diskusi hasil temuan audit
13. Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan terudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidaksesuaian ringan (KTS ringan) dan ketidaksesuaian berat (KTS berat) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati
8
Pembuatan laporan audit
Penyerahan laporan audit
Pembubaran tim AIMA
14. Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit 15. Laporan audit diserahkan oleh tim AIMA kepada Act. Rektor melalui ketua PJM dan selanjutnya Act. Rektor mengirim laporan hasil audit kepada teraudit disertai Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) 16. Tim Aima dibubarkan oleh Act. Rektor atas permintaan PJM dengan SK Pemberhentian
9
