DAFTAR ISI BAGAN ALUR MANUAL PROSEDUR STIKES ALMA ATA YOGYAKARTA 1. Rekrutmen Sumber Daya Manusia (SDM)……………………………….1-2 3-4 2. Penerimaan Mahasiswa Baru……………….…………………………...… 3. Penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS)………………………………………………………………… 5 4. Perancangan dan Pengembangan Kurikulum………………………….… 6-7 5. Penyelenggaraan Mata Kuliah…………………………………………... 8-9 6. Penetapan Dosen Pembimbing Akademik (DPA)……………………… 10 7. Prosedur Pelaksanaan Kuliah…………………………………………… 11-13 14-15 8. Penilaian Mata Kuliah……………………………………………………… 9. Pengumpulan Nilai Akhir………………………………………………. 16 10. Evaluasi Kinerja Dosen………………………………………………… 17 11. Penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI)…………………………………. 18-20 12. Kerjasama dengan Institusi Lahan Praktik Mahasiswa………………… 21-22 13. Pengajuan Beasiswa…………………………………………………….. 23-25 14. Registrasi Ulang Mahasiswa……………………………………………. 26-27 15. Penyelenggaraan Semester Pendek……………………………………… 28-29 16. Ketentuan Cuti Akademik ……………………………………………… 30-31 17. Pengajuan Permohonan Aktif Kembali Dalam Kegiatan Akademik……. 32-33 18. Legalisir Ijazah dan Transkrip……………………………………………34 19. Tracer Study…………………………………………………………….. 35-36
1
MANUAL PROSEDUR REKRUTMEN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan Tujuan : Rekrutmen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan untuk mendapatkan Sumber Daya Manusia (SDM) atau pegawai baru yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Pihak-pihak yang terkait : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Ketua Yayasan Act. Rektor Perguruan Tinggi Ketua Sekolah Tinggi Direktur Administrasi Umum dan PSDM Ketua Program Studi Staf Direktorat Administrasi Umum dan PSDM
Mekanisme dan Prosedur : Analisis Kebutuhan SDM
Menyiapkan metode sosialisasi lowongan yang tepat, kemudian mengaplikasikannya
Proses masuknya lamaran, diikuti dengan perekapan lamaran
Melakukan Seleksi Administrasi
1. Menganalisis kebutuhan SDM, sehingga dapat menentukan jumlah dan kualifikasi SDM yang dibutuhkan. Masukan dari Program Studi maupun dari bagian-bagian lain terkait dengan jumlah dan kualifikasi SDM yang dibutuhkan juga menjadi bagian dari proses ini. 2. Metode sosialisasi lowongan yang dapat digunakan antara lain dengan memasang iklan lowongan di media massa (surat kabar dan website), atau dengan meminta bantuan pihak intern perguruan tinggi untuk menyebarluaskan info ke masyarakat sekitarnya. Sosialisasi tersebut dilengkapi dengan info tentang kualifikasi dan jumlah SDM yang diperlukan, serta batas waktu pengiriman lamaran. 3. Surat lamaran yang masuk dicatat di dalam buku khusus oleh staf bagian PSDM.
4. Seleksi Administrasi didasarkan pada kriteria calon pegawai yang telah ditentukan.
X
2
X
Pemanggilan Calon Pegawai yang lolos seleksi administrasi untuk mengikuti tes seleksi
Mempersiapkan tim seleksi
5. Calon Pegawai yang lolos seleksi administrasi dipanggil untuk mengikuti seleksi tahap berikutnya, berupa tes tertulis, praktek, atau wawancara.
6. Tim seleksi terdiri dari Direktur PSDM, jajaran pimpinan Perguruan Tinggi, serta dapat melibatkan bagian lain yang terkait
Melaksanakan seleksi
7. Penanggungjawab pelaksanaan seleksi tersebut adalah Direktorat PSDM.
Pengumuman hasil seleksi
8. Hasil seleksi diumumkan melalui SMS dan juga ditampilkan dalam website Perguruan Tinggi
Menyiapkan SK Pegawai Baru
Menyiapkan fasilitas yang diperlukan oleh pegawai baru
9. SK Pengangkatan dibuat oleh Direktorat PSDM dan ditetapkan oleh Ketua Yayasan
10. Fasilitas tersebut dapat berupa ruangan, meja, kursi, komputer, dll
3
MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan Tujuan : Penerimaan Mahasiswa Baru adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan mahasiswa baru yang sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan.
Pihak-pihak yang terkait : 1. Ketua Yayasan 2. Act. Rektor Perguruan Tinggi 3. Ketua Sekolah Tinggi 4. Ketua Program Studi 5. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) Mekanisme dan Prosedur : 1. Calon mahasiswa baru datang ke bagian pendaftaran/resepsionis, baik hanya untuk mencari informasi atau langsung mendaftar 2. Apabila calon mahasiswa sudah mendaftar dengan membayar biaya pendaftaran, bagian pendaftaran akan menghubungi bagian ujian tulis, bagian tes kesehatan (dokter) dan bagian wawancara 3. Calon mahasiswa dipersilakan mengikuti tes tulis dengan system Computer Based Test (CBT) 4. Apabila calon mahasiswa lulus tes tulis, kemudian dipersilakan mengikuti tes kesehatan setelah membayar biaya tes kesehatan di bagian pendaftaran. Apabila calon mahasiswa tidak lulus tes tulis, yang bersangkutan masih diberi kesempatan untuk mencoba mengikuti tes tulis kembali dengan melakukan pendaftaran ulang (membayar biaya pendaftaran kembali). 5. Calon mahasiswa yang lulus tes kesehatan, kemudian dipersilakan untuk mengikuti tes wawancara. Sedangkan bagi calon mahasiswa yang tidak lulus tes kesehatan, dinyatakan gugur. 6. Setelah calon mahasiswa mengikuti tes wawancara, bagian wawancara akan menginformasikan hasilnya ke bagian pendaftaran (lulus/tidak lulus) untuk kemudian diumumkan kepada calon mahasiswa / peserta tes tersebut. 7. Calon mahasiswa yang dinyatakan lulus dan diterima sebagai mahasiswa Alma Ata, kemudian melakukan registrasi dengan cara mentransfer sejumlah biaya yang telah ditentukan melalui rekening yang disediakan.
4
PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU CALON MAHASISWA BARU
-
BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS Mencari Informasi Mendaftar
-
Menghubungi bagian ujian tulis Menghubungi Dokter Menghubungi Pewawancara
BAGIAN SELEKSI UJIAN TULIS Ujian tulis dengan CBT
LULUS
TIDAK LULUS
BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS - Bayar Tes Kesehatan
BAGIAN SELEKSI UJIAN KESEHATAN - Tes Kesehatan
LULUS
TIDAK LULUS
GUGUR
BAGIAN SELEKSI UJIAN WAWANCARA - Tes Wawancara
BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS - Menerima Pengumuman
LULU S
TIDAK LULUS
BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS - Melakukan Registrasi
GUGUR
Ket :
Calon Mahasiswa Panitia PMB
5
MANUAL PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN PEMBELAJARAN SEMESTER (RPKPS) PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA ____________________________________________________________________ Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS) Pihak-pihak yang terkait: 1. Ketua Program Studi 2. Koordinator mata kuliah 3. Bag. Pengajaran dan Akademik Mekanisme dan prosedur: Mulai
Penjelasan oleh Ketua Prodi tentang prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan akademik
1. Minimal 2 minggu sebelum dimulai kegiatan akademik di satu semester, Ketua Program Studi mengundang semua dosen pengampu mata kuliah di semester tersebut untuk memberikan penjelasan tentang prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan akademik.
Diskusi koordinator mata kuliah dengan pengelola Prodi dan timnya
2. Segera setelah pertemuan dengan semua dosen pengampu, setiap koordinator mata kuliah diundang satu per satu untuk mendiskusikan lebih detail silabus mata kuliah dengan pengelola Prodi dan timnya.
Bag. Pengajaran dan Akademik
Pembuatan jadwal kuliah atau praktikum
Evaluasi pelaksanaan di akhir semester
3. Koordinator dan tim mata kuliah merumuskan hasil diskusi dan menyampaikan silabus dan yang disepakati ke bagian administrasi akademik untuk selanjutnya dibuatkan jadwal kuliah atau praktikum.
4. Pada akhir semester dilakukan evaluasi terhadap pelaksanaannya.
Selesai
6
MANUAL PROSEDUR PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN KURIKULUM PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA ____________________________________________________________________ Pengertian dan tujuan: Menjamin terlaksananya perancangan dan pengembangan kurikulum serta evaluasi di lingkungan Program Studi Kebidanan yang relevan dengan kebutuhan pengguna Pihak-pihak yang terkait: 1. Ketua STIKES 2. Dir. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan 3. Dir. Administrasi Umum & PSDM 4. Dir. Keuangan 5. Ketua Prodi 6. Sekretaris Prodi 7. Ketua Laboratorium 8. Dosen 9. Tim Kurikulum STIKES 10.Tim Kurikulum Prodi Mekanisme dan prosedur: 1. Ketua Prodi, Sekretaris Prodi, Kepala Laboratorium, dan Tim Kurikulum Jurusan menyusun rancangan Kurikulum yang diberlakukan pada periode mendatang dengan memperhatikan masukan-masukan yang diperoleh dari rapat internal dan atau semiloka/ workshop yang telah diselenggarakan. 2. Tim Kurikulum mengajukan rancangan kurikulum tersebut kepada Ketua STIKES untuk dibahas dalam Rapat Senat Perguruan Tinggi. 3. Ketua STIKES menyelenggarakan Rapat Senat untuk membahas rancangan kurikulum yang disusun oleh Tim Kurikulum guna memperoleh pengesahan. Apabila: a. Senat menyetujui rancangan kurikulum yang disusun oleh Tim Kurikulum, Ketua STIKES selaku Ketua senat memberikan pengesahan rancangan kurikulumyang akan diberlakukan pada periode mendatang b. Senat berpendapat perlu adanya revisi, Tim Kurikulum menyusun Revisi Rancangan Kurikulum sesuai dengan aturan Senat c. Tim Kurikulum menyampaikan hasil revisi rancangan kurikulum serta membahas dengan Ketua STIKES dan Dir. Administrasi Akademik &
7
Kemahasiswaan sampai taraf pengesahan oleh Ketua STIKES selaku Ketua Senat perguruan Tinggi menjadi Kurikulum. d. Tim Kurikulum menyerahkan Kurikulum asli yang telah disahkan oleh Ketua STIKES berikut tanggal berlakunya selaku Ketua Senat kepada Dir. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan untuk didokumentasikan dan selanjutnya digandakan. e. Kepala bagian Administrasi Akademik mendistribusikan Kurikulum kepada prodi dan transformasi pemberlakuan kurikulum dengan Surat Pengesahan STIKES untuk periode /tahun akademik baru f. Prodi menentukan aturan peralihan berlakunya Kurikulum baru serta memberikan pengumuman kepada seluruh dosen dan mahasiswa sebelum masa penyusunan KRS.
8
MANUAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN MATA KULIAH PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ TUJUAN Prosedur ini menjelaskan tentang penyelenggaraan kuliah. Dengan prosedur ini diharapkan penyelenggaraan kuliah dapat berjalan dengan baik dan lancar.
RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup proses penjadwalan kuliah, perencanaan kuliah, proses pembelajaran dan evaluasi hasil pembelajaran. Prosedur ini akan efektif jika disertai partisipasi aktif dari mahasiswa, dosen Program Studi Kebidanan STIKES Alma Ata Yogyakarta yang didukung dengan teknologi informasi. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT KS : Ketua STIKES KP : Ketua Jurusan TKS : Tim Koordinasi Semester BA : Bagian Akademik DS : Dosen MHS : Mahasiswa TANGGUNG JAWAB KP,TKS,DS,BA dan MHS bertanggung jawab agar prosedur ini dapat diikuti secara benar, dengan tanggungjawab pokok seperti berikut: TKS : bertanggungjawab terlaksananya prosedur ini setiap semester. KP : bertanggungjawab membagi tugas mengajar. DS : bertanggungjawab atas terselenggaranya proses pembelajaran matakuliah yang diampu. BA : bertanggungjawab atas jadwal kuliah dan jadwal ujian. MHS : bertanggungjawab mengikuti kuliah dan ujian. PROSES TERPERINCI Proses terperinci hanya disajikan untuk pelaksanaan kuliah yang sifatnya terjadwal. Evaluasi pelaksanaan kuliah yang dilakukan oleh TKS dapat diatur tersendiri di selasela pelaksanaan kuliah. Evaluasi pelaksanaan kuliah dilakukan minimal satu kali pada akhir pembelajaran.
9
10
MANUAL PROSEDUR PENETAPAN DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK (DPA) PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penetapan Dosen Pembimbing Akademik (DPA) Pihak-pihak yang terkait: 1. Akademik Prodi 2. Dosen Pembimbing Akademik (DPA) 3. Bag. Pengajaran dan Akademik 4. Mahasiswa Mekanisme dan prosedur: Mulai
Mengelompokkan mahasiswa
1. Akademik Prodi mengelompokkan mahasiswa untuk menetapkan jumlah DPA
Memilih dan menetapkan DPA
2. Akademik Prodi memilih dan menentukan jumlah DPA
Pemberitahuan ke ybs
3. Akademik Prodi mengirimkan pemberitahuan penunjukan DPA ke bersangkutan
Penerbitan SK DPA
Pengumuman kepada mahasiswa
surat yang
4. Ketua STIKES membuat Surat Keputusan (SK) penetapan DPA 5. Bagian Pengajaran dan Akademik mengumumkan daftar DPA pada mahasiswa
Selesai
11
MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN KULIAH PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang langkah-langkah pelaksanaan perkuliahan di dalam kelas Pihak-Pihak yang Terkait 1. Bag. Pengajaran dan Akademik 2. Dosen pengampu mata kuliah 3. Mahasiswa yangbersangkutan Mekanisme dan Prosedur Prosedur pelaksanaan kuliah di dalam kelas
Mulai
Persiapan oleh mahasiswa, petugas dan dosen
1. Mahasiswa: mempersiapkan materi kuliah dengan membaca sumber pustaka Petugas
Dosen
X
: mempersiapkan bahan dan sarana kuliah meliputi daftar hadir dosen dan mahasiswa, ruangan beserta perlengkapan kuliah seperti OHP, komputer, LCD, papan tulis dan alat tulis : mempersiapkan materi kuliah seperti yang telah diserahkan sebelumnya (handout dan materi kuliah berupa file diserahkan 1 minggu sebelumnya kepada petugas di Bag. Pengajaran dan Akademik. Bila berhalangan hadir memberitahukan kepada Bag. Pengajaran dan Akademik selambatlambatnya 2 hari sebelum pelaksanaan kuliah
12
X
Kegiatan sebelum pelaksanaan kuliah
2. Petugas akademik melaksanakan kegiatan seperti mengisi daftar hadir sebelum kuliah sesuai jadwal yang berlaku
Pelaksanaan kuliah
3. Dosen memberikan kuliah dengan cara interaktif
Menyelesaikan kuliah
4. Dosen mengakhiri kuliah
Selesai
13
Prosedur Pelaksanaan Belajar Mandiri Mulai
Identifikasi topik untuk belajar mandiri
Persiapan belajar mandiri
Pelaksanaan belajar mandiri
Dokumentasi hasil belajar mandiri
Presentasi hasil belajar mandiri
1. Mahasiswa menentukan topic untuk belajar mandiri bersama teman kelompoknya pada waktu tutorial atau secara mandiri berdasarkan keperluan masing-masing 2. Mahasiswa mempersiapkan diri untuk mencari sumber belajar yang diperlukan misalnya koleksi buku perpustakaan 3. mahasiswa melaksanakan belajar mandiri dengan mneggunakan sumber belajar yang telah direncanakan 4. mahasiswa mendokumentasikan hasil belajar mandiri dengan cara yang efektif dan efisien, misalnya dengan memamfaatkan teknologi computer dan audiovisual 5. Mahasiswa mempresntasikan hasil belajar mandiri pada saat tutorial atau pada kesempatan yang telah direncanakan
Selesai
14
MANUAL PROSEDUR PENILAIAN PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ TUJUAN Prosedur ini menjelaskan tentang proses penilaian suatu mata kuliah. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup proses penilaian akhir mulai dari penerimaan berkas ujian sampai pengumuman nilai dan pencetakan KHS (Kartu Hasil Studi) untuk matakuliah yang diselenggarakan di Program Studi D III Ilmu Kebidanan STIKES Alma Ata Yogyakarta. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT KP : Ketua Prodi SP : Sekretaris Prodi BA : Bagian Akademik TANGGUNG JAWAB Ketua dan Sekretaris Prodi bertanggung jawab agar prosedur ini dapat diikuti secara benar.
15
6. DIAGRAM ALIR Mulai
Penerimaan berkas ujian oleh dosen pengampu mata kuliah dari panitia ujian
Pengolahan nilai
Penyerahan nilai ke bagian akademik
Pengumuman nilai
Enter data ke komputer
Cek KHS
Selesai
16
MANUAL PROSEDUR PENGUMPULAN NILAI AKHIR PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses pengumpulan nilai akhir Pihak-pihak yang terkait: 1. Akademik Prodi 2. Dosen Pembimbing Akademik (DPA) 3. Bag. Pengajaran dan Akademik 4. Mahasiswa Mekanisme dan prosedur: Mulai
Penyerahan nilai dari dosen pengampu mata kuliah ke Bag. Pengajaran dan Akademik
Yudisium
1. Nilai hasil ujian akhir semester (UAS) dari dosen pengampu mata kuliah diserahkan ke Bag. Pengajaran dan Akademik
2. Nilai UAS yang sudah jadi dibahas dan diputuskan bersama dalam rapat yudisium
Memasukkan nilai ke dalam Sistem Informasi Akademik (SIA)
3. Nilai akhir hasil yudisium dimasukkan ke dalam SIA oleh petugas Pengajaran dan Akademik
KHS/ transkrip
4. Bag. Pengajaran dan Akademik mencetak KHS/ transkrip
Selesai
17
MANUAL PROSEDUR EVALUASI KINERJA DOSEN PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan tujuan Evaluasi Kinerja Dosen adalah kegiatan yang mengkaji kinerja dosen selama melaksanakan proses belajar mengajar. Manual prosedur ini bertujuan menjamin terselenggaranya kegiatan Evaluasi Kinerja Dosen dalam proses belajar mengajar di Prodi Kebidanan. Pihak-pihak yang terkait: 1. Kaprodi 2. Sekretaris Prodi 3. Koordinator Akademik Prodi Mekanisme dan prosedur: 1. Pelaksanaan Evaluasi Kinerja Dosen meliputi beberapa bagian yaitu: a. Penilaian mahasiswa pada proses belajar mengajar di kelas untuk menganalisis kompetensi andragogik, kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial. b. Penilaian dosen lain (peer group) untuk menganalisis kompetensi profesional, kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial 2. Untuk penilaian mahasiswa pada proses belajar mengajar di dalam kelas, evaluasi dilakukan dengan menyebarkan Kuesioner Evaluasi Kinerja Dosen sekali setiap semester. Penyebaran kuesioner dilakukan oleh Urusan Administrasi Akademik pada saat akhir perkuliahan seperti pada waktu ujian akhir semester (UAS) 3. Untuk penilaian dosen lain (peer group), evaluasi dilakukan dengan menyebarkan Kuesioner Evaluasi Kinerja Dosen 4. Evaluasi kinerja dosen diolah dan dikeluarkan oleh Tim Evaluasi Kinerja Dosen yang dibentuk oleh Ketua Prodi berdasarkan Surat Tugas Ketua Prodi 5. Penilaian kinerja dosen, dinyatakan dalam 4 skor: kurang (1), cukup (2), baik (3), baik sekali (4). 6. Hasil analisis evaluasi kinerja dosen dilaporkan kepada Ketua Prodi untuk disampaikan kepada semua dosen. Tindak lanjut terhadap evaluasi kinerja dosen dilakukan oleh Ketua Prodi.
18
MANUAL PROSEDUR PENYUSUNAN KARYA TULIS ILMIAH (KTI) PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI) Pihak-pihak yang terkait: 1. Dosen Pembimbing KTI 2. Bag. Keuangan 3. Bag. Pengajaran dan Akademik 4. Mahasiswa
19
Mekanisme dan prosedur:
Mulai
Pertemuan Dosen Pembimbing KTI
Pemilihan Area of Interest
Pembagian Pembimbing KTI
Pembuatan SK Dosen Pembimbing KTI
Pengarahan Penulisan KTI pada Mahasiswa
Proses Penyusunan proposal KTI
X
20
X
Penyelesaian Administrasi KTI
Ujian Proposal KTI
Proses Revisi dan Pengumpulan Proposal
Proses Penelitian
Pengumpulan hasil Penelitian (KTI)
Ujian Hasil Penelitian (KTI)
Lulus
Tidak Lulus
Selesai
21
MANUAL PROSEDUR KERJASAMA DENGAN INSTITUSI LAHAN PRAKTIK MAHASISWA PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan Tujuan : Prosedur ini menjelaskan tentang pembentukan kerjasama antara Perguruan Tinggi Alma Ata dengan institusi lahan praktik yang akan digunakan oleh mahasiswa Alma Ata. Pihak-pihak yang terkait : 1. 2. 3. 4. 5.
Act. Rektor Perguruan Tinggi Ketua Sekolah Tinggi Direktur Administrasi Umum dan PSDM Ketua Program Studi Staf Divisi Kerjasama, Direktorat Administrasi Umum dan PSDM
Mekanisme dan Prosedur :
Permintaan lahan praktik dari Program Studi
1. Ada permintaan dari Program Studi untuk menyediakan lahan praktik bagi mahasiswa.
Konfirmasi ke lahan praktik
2. Konfirmasi ke lahan praktik yang bersangkutan perihal kesediaannya untuk mengadakan kerjasama ( MoU).
Pengajuan draft MoU ke lahan praktik
Kesepakatan / Negosiasi
Penandatanganan MoU oleh kedua belah pihak
3. Apabila lahan praktik bersedia untuk melakukan kerjasama, selanjutnya dibuatkan draft perjanjian kerjasama untuk selanjutnya diajukan ke lahan praktik. 4. Mengadakan kesepakatan / negoisasi tentang isi dari draft Perjanjian Kerjasama (MoU). 5. Kedua belah pihak menandatangani surat perjanjian kerjasa (MoU) yang telah disepakati bersama.
22
Implementasi Surat Perjanjian Kerjasama (MoU)
6. Implementasi surat perjanjian kerjasama yakni berupa pelaksanan praktik oleh mahasiswa.
7. Evaluasi dilakukan untuk menentukan keberlanjutan perjanjian kerjasama antara Alma Ata dengan institusi lahan Praktik.
Evaluasi
Apakah Kerjasama (MoU) akan diperpanjang ?
Tidak
Ya
Penghentian kerjasama
MoU diperpanjang
8. Apakah perjanjian kerjasama (MoU) akan diperpanjang ? Apabila Ya, perjanjian kerjasama (MoU) akan diperpanjang sesuai dengan kesepakatan, dan apabila tidak perjanjian kerjasama (MoU) tidak akan diperpanjang lagi.
Selesai
23
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN BEASISWA PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang syarat dan prosedur bagi mahasiswa yang ingin mengajukan beasiswa dari instansi dalam dan instansi luar.
Pihak-Pihak yang Terkait 1. 2. 3. 4. 5.
Ketua STIKES/ STIA Direktur Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Bag, Pengajaran dan Akademik Orang tua/ wali mahasiswa Mahasiswa yangbersangkutan
Mekanisme dan Prosedur A. Beasiswa dari instansi dalam (yayasan) Syarat dan ketentuan : 1. Mahasiswa mempunyai IPK ≥ 3,75 2. Beasiswa diberikan selama 1 semester sebesar Rp. 100.000,-/bulan 3. Pemberian beasiswa akan dihentikan jika : - mahasiswa tersebut lulus - pada semester berikutnya mempunyai IPK < 3,75 Prosedur pengajuan beasiswa instansi dalam :
Mulai
Seleksi/ pengkajian oleh Bag. Kemahasiswaan
1. Penetapan penerima beasiswa yayasan dilakukan melalui pengkajian data mahasiswa yang mempunyai IPK ≥ 3,75
X
24
X
Mengajukan permohonan tertulis disertai kelengkapan administratif
Penetapan dan pengumuman penerima beasiswa
Penetapan dan pengumuman penerima beasiswa
Pengambilan dana beasiswa
2. Mahasiswa yang terseleksi untuk mendapatkan beasiswa dari yayasan mengajukan surat permohonan dengan mengisi formulir yang disediakan, dilampiri : fotokopi KTM, daftar gaji/ penghasilan orangtua, fotokopi Kartu Keluarga, foto ukuran 3 x 4 1 lembar dan fotokopi transkrip nilai
3. Penetapan dilakukan oleh Ketua Yayasan melalui SK Beasiswa Yayasan.
4. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengumumkan dan menyerahkan surat pemberitahuan beasiswa kepada mahasiswa yang bersangkutan
5. Mahasiswa mengambil beasiswa di Direktorat Administrasi Akademik
Selesai
25
B. Beasiswa dari instansi luar Prosedur pengajuan beasiswa instansi luar : Mulai
Pengumuman beasiswa kepada seluruh mahasiswa
Mengajukan permohonan tertulis disertai kelengkapan administratif
Verifikasi permohonan Persetujuan oleh Ketua STIKES cq. Dir. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan
Pengajuan ke instansi pemberi beasiswa
1. Pengumuman mengenai tawaran beasiswa dari Kopertis V atau instansi lain. Diumumkan melalui Bag. Pengajaran dan Akademik 2. Mahasiswa mengajukan surat permohonan dengan mengisi formulir yang disediakan, dilampiri : formulir yang disediakan, dilampiri : fotokopi KTM, daftar gaji/ penghasilan orangtua, fotokopi Kartu Keluarga, surat keterangan tidak mampu (bagi yang tidak mampu) dan fotokopi transkrip nilai 3. Verifikasi berkas permohonan beasiswa dilakukan oleh Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
4. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan meneruskan surat permohonan yang telah ditandatangani oleh Ketua STIKES kepada instansi pemberi beasiswa untuk diproses lebih lanjut
Proses seleksi oleh instansi pemberi beasiswa
Pengumuman hasil seleksi
5. Pengumuman hasil seleksi diumumkan kepada mahasiswa
beasiswa
Selesai
26
MANUAL PROSEDUR REGISTRASI ULANG MAHASISWA PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan Tujuan Registrasi Ulang adalah proses pendaftaran kembali mahasiswa yang akan aktif pada setiap awal pergantian semester. Setiap mahasiswa wajib melakukan Registrasi Ulang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk memenuhi persyaratan akademik dan administrasi keuangan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi ulang mahasiswa Perguruan Tinggi Alma Ata.
Pihak-pihak yang Terkait 1. Dosen Pembimbing Akademik 2. Bag. Pengajaran dan Akademik 3. Bag. Keuangan 4. Mahasiswa
27
Mekanisme dan Prosedur
Mulai
Pengumuman periode registrasi
Pembayaran SPP di bank yang telah ditunjuk oleh kampus Alma Ata
Registrasi di Bag. Akademik
Dosen Pembimbing Akademik
Mengisi KRS on-line di anjungan
Mengikuti kegiatan akademik
1. Pengumuman Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengenai periode pendaftaran ulang mahasiswa, termasuk pembayaran SPP 2. Mahasiswa membayar SPP di bank yang telah ditunjuk Alma Ata sesuai jadwal yang telah ditentukan • Bagi mahasiswa STIKES, pembayaran melalui BANK BNI • Bagi mahasiswa STIA, pembayaran melalui BANK MANDIRI 3. Fotokopi bukti pembayaran diserahkan ke Bag. Pengajaran & Akademik untuk mendapatkan Kartu Hasil Studi (KHS) dan form KRS 4. Mahsiswa melakukan bimbingan denga dosen PA untuk menentukan mata kuliah yang akan diambil 5. Mahasiswa mengisi KRS on-line di ajungan yang sudah disediakan. Mahasiswa ke Bag. Pengajaran & Akademik untuk meminta print-out KRS : • 1 untuk PA yg bersangkutan, • 1 untuk bag. Pengajaran dan Akademik, • 1 untuk mahasiswa
Selesai
28
MANUAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN SEMESTER PENDEK PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan Tujuan Semester pendek diselenggarakan selama liburan semester genap dengan tujuan memperbaiki nilai semester ganjil maupun genap dengan syarat mahasiswa telah menempuh mata kuliah yang akan diambil secara penuh. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk memberikan penjelasan tentang pelaksanaan Semester Pendek dan syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti Semester pendek tersebut.
Pihak-pihak yang Terkait 1. Dosen Pembimbing Akademik 2. Bag. Pengajaran dan Akademik 3. Bag. Keuangan 4. Mahasiswa
Mekanisme dan Prosedur Alur penyelenggaraan Semester Pendek untuk pihak institusi : 1. Bag. Pengajaran dan Akademik menentukan mata kuliah yang akan diselenggarakan pada SP berdasarkan pemenuhan kuota mahasiswa per kelas (minimal 10 mahasiswa/kelas untuk PSIK, dan 20 mahasiswa/kelas untuk PSIB) 2. Bag. Pengajaran dan Akademik menginformasikan ke Prodi 3. Prodi mengadakan rapat silabus 4. Perkuliahan SP dimulai
29
Prosedur Penyelenggaraan Semester Pendek Mulai
Verifikasi mata kuliah yang akan diselenggarakan oleh Bag. Pengajaran & Akademik
1. Mahasiswa mengambil formulir SP ke Bag, Pengajaran dan Akademik dan mengisi mata kuliah yang ingin diikuti 2. Formulir dikumpulkan lagi ke Bag, Pengajaran dan Akademik
Pengumuman mata kuliah yang akan diselenggarakan
3. Bag. Pengajaran dan Akademik menentukan dan mengumumkan mata kuliah yang akan diselenggarakan pada SP berdasarkan pemenuhan kuota mahasiswa per kelas (minimal 10 mahasiswa/kelas untuk PSIK, dan 20 mahasiswa/kelas untuk PSIB)
Pendaftaran Pembayaran administrasi
4. Mahasiswa melengakpi persyaratan administrasi keuangan ke bank sesuai dengan jumlah SKS yang diambil
Pengambilan form KRS
5. Mahasiswa mengisi KRS
Dosen Pembimbing Akademik
6. Mahasiswa melakukan bimbingan ke Dosen PA
KRS on-line
Perkuliahan dimulai
7. Mahasiswa anjungan
melaksanakan
KRS
on-line
di
8. Bag. Pengajaran dan Akademik merekap data mahasiswa 9. Perkuliahan SP dimulai
Selesai
30
MANUAL PROSEDUR KETENTUAN CUTI AKADEMIK PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________ Pengertian dan Tujuan Mahasiswa cuti akademik adalah mahasiswa yang tidak terdaftar pada semester tertentu atas ijin Ketua STIKES/ STIA dengan ketentuan-ketentuan tertentu. Dengan prosedur ini, diharapkan dapat memberikan penjelasan tentang syaratsyarat dan prosedur pengajuan cuti akademik yang benar.
Pihak-pihak yang Terkait 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Ketua STIKES/ STIA Bag. Keuangan Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Kaprodi Dosen Pembimbing Akademik Orang Tua/ Wali Mahasiswa Mahasiswa yang bersangkutan
Mekanisme dan Prosedur Mahasiswa yang berhak mengajukan cuti akademik adalah dengan ketentuanketentuan sebagai berikut : 1. Telah aktif menempuh minimal dua semester dengan jumlah SKS tidak kurang dari 35 SKS dengan IPK tidak kurang dari 2,00 2. Cuti akademik diberikan maksimal 4 semester (selama menempuh pendidikan) dengan catatan tidak dapat diambil lebih dari dua semester berturut-turut. 3. Mahasiswa yang mengambil cuti akademik dibebaskan dari uang SPP dan apabila mahasiswa bersangkutan aktif kembali wajib membayar uang administrasi dan dapat mengambil sks sesuai dengan KHS (Kartu Hasil Studi) terakhir. 4. Mahasiswa yang cuti tanpa ijin dikenakan uang SPP tetap selama non aktif yang harus dibayar pada saat akan aktif kembali 5. Mahasiswa yang jumlah masa studinya melebihi ketentuan tidak berhak mengajukan cuti Akademik 6. Masa cuti akademik tidak diperhitungkan sebagai masa studi. 7. Selama cuti akademik seluruh nilai mahasiswa yang bersangkutan tetap berlaku 8. Mahasiswa yang cuti akademik tidak berhak mengikuti kegiatan belajar mengajar dan dilarang menggunakan fasilatas kampus STIKES Alma Ata
31
Prosedur pengajuan cuti akademik adalah sebagai berikut :
Mulai 1. Mahasiswa mengambil formulir permohonan cuti yang disediakan bag. Pengajaran dan Akademik Mengajukan permohonan cuti akademik
Formulir diisi dengan mengetahui Dosen Pembimbing Akademik dan Kaprodi, dilampiri: a. pas photo 3 x 4 (2 lembar) b. surat permohonan cuti yang ditujukan kepada Ketua STIKES/ STIA dengan alasan yang kuat. Surat permohonan cuti ditandatangani oleh pemohon dengan mengetahui Orang Tua/ Wali Mahasiswa
Mengkaji permohonan cuti
2. Ketua STIKES/ STIA melalui Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengkaji permohonan cuti disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
Disposisi
3. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan memberikan disposisi keputusan cuti akademik ke Bag. Pengajaran dan Akademik untuk diproses surat cutinya
Proses penerbitan surat ijin cuti
4. Bag. Pengajaran dan Akademik memberikan salinan surat ijin cuti kepada
Pemberian surat ijin cuti
• Mahasiswa yang bersangkutan : 1 (satu) lembar • Dosen Pembimbing Akademik : 1 (satu) lembar • Ketua Program Studi : 1 (satu) lembar • Bag. Pengajaran dan Akademik : 1 (satu) lembar (untuk arsip)
Selesai
32
MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN PERMOHONAN AKTIF KEMBALI DALAM KEGIATAN AKADEMIK PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________
Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang syarat dan prosedur bagi mahasiswa yang akan aktif kembali setelah mengambil cuti akademik maupun setelah non-aktif. Pihak-Pihak yang Terkait 4. Ketua STIKES/ STIA 5. Direktur Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 6. Ketua Program Studi 7. Dosen Pembimbing Akademik 8. Bag, Pengajaran dan Akademik 9. Orang tua/ wali mahasiswa 10. Mahasiswa yangbersangkutan Mekanisme dan Prosedur Ketentuan / Syarat Pengajuan Aktif Kuliah Kembali 1. Mahasiswa yang aktif kembali mempunyai Surat Keterangan Cuti Akademik atau Surat Keterangan Non-Aktif Semester sebelumnya, jika mahasiswa tidak mempunyai Surat Keterangan yang dimaksud maka wajib melapor terlebih dulu ke Bag. Pengajaran dan Akademik untuk mengurus Surat Keterangan tersebut. 2. Membayar uang kuliah semester yang akan berlangsung/diikuti. 3. Pengurusan Aktif kembali tidak dapat diwakilkan.
33
Prosedur Pengajuan Aktif Kuliah Kembali Mulai
Mengajukan permohonan aktif kembali
1. Mengisi formulir permohonan aktif kembali dengan mengetahui Dosen Pembimbing Akademik, melampirkan : a. Surat permohonan aktif kembali ditujukan kepada ketua STIKES/STIA dengan mengetahui orang tua / wali b. Surat ijin cuti akademik atau non-aktif sebelumnya
Ketua STIKES/ STIA
Disposisi
Verifikasi oleh Bag. Pengajaran dan Akademik
2. Ketua STIKES/ STIA melalui Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengkaji permohonan aktif kembali dan memberikan disposisi ke Bag. Pengajaran dan Akademik untuk diproses lebih lanjut
3. Bag. Pengajaran dan Akademik membuat surat aktif kembali setelah melakukan verifikasi
Penerbitan surat aktif kembali 4. Mahasiswa dapat aktif kembali Selesai
34
MANUAL PROSEDUR LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________
Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjlaskan proses permintaan legalisir ijazah dan transkrip Pihak-Pihak yang Terkait 1. 2. 3. 4.
Bag. Pengajaran dan Akademik Bag. Keuangan Ketua STIKES/ STIA Pemohon (alumni/ wakilnya)
Mekanisme dan Prosedur Mulai
Permohonan legalisasi Pembayaran biaya administrasi
1. Pemohon mengisi form pemesanan legalisir dan membayar biaya administrasi sejumlah yang telah ditentukan di Bag. Keuangan (teller)
Bag. Pengajaran & Akademik
2. Pemohon menyerahkan bukti pembayaran ke Bag. Pengajaran & Akademik untuk diproses proses legalisasi
Proses penyiapan dokumen
3. Waktu pemrosesan legalisasi ijazah dan atau transkrip paling lama 3 hari kerja
Legalisasi oleh ketua STIKES/ STIA
Penyerahan dokumen legalisasi
4. Bag. Pengajaran dan Akademik menyerahkan dokumen kepada pemohon
Selesai
35
MANUAL PROSEDUR TRACER STUDY PERGURUAN TINGGI ALMA ATA YOGYAKARTA _____________________________________________________________________
Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang pelaksanaan tracer study termasuk di dalamnya dalam mengevaluasi kinerja alumni sehingga diperoleh hasil yang optimal Pihak-Pihak yang Terkait 1. 2. 3. 4. 5.
Direktorat Administrasi Umum dan Pengembangan SDM Tim Career Development Centre (CDC) Bag, Pengajaran dan Akademik Instansti tempat alumni bekerja Mahasiswa yang bersangkutan
Mekanisme dan Prosedur
Mulai
Identifikasi tempat kerja alumni
Mengirimkan form evaluasi kinerja alumni Mengisi form evaluasi kinerja alumni Mengembalikan form evaluasi kinerja alumni
1. Bag. Pengajaran dan Akademik membuat data alumni yang selalu diperbarui.
2. Direktorat Administrasi Umum dan Pengembangan SDM cq. Career Development Centre (CDC) mengirimkan form evaluasi kinerja alumni kepada : alumni, atasan tempat kerja, teman sejawat di tempat kerja, organisasi profesi setempat. Evaluasi mencakup aspek kognitif sesuai kompetensi, psikomotor dan perilaku. Form evaluasi disertai perangko balasan untuk pengiriman kembali atau dengan fasilitas bebas biaya pengiriman atau dengan menggunakan internet
X
36
X
Evaluasi hasil kinerja alumni
3. Tim CDC melakukan assessment berdasarakan isian form sesuai kompetensi yang telah ditentukan -
Umpan balik dan rekomendasi
Umpan balik -
Pelaksanaan rekomendasi Selesai Laporan Pelaksanaan rekomendasi
alumni yang dinilai baik kinerjanya, Tim CDC Alma Ata mengirimkan umpan balik hasil evasluasi kinerja alumni kepada alumni atasan tempat kerja, teman sejawat di tempat kerja, organisasi profesi setempat alumni yang dinilai kurang baik kinerjanya, Tim CDC Alma Ata memberikan umpan balik hasil kinerja alumni kepada alumni atasan tempat kerja, teman sejawat di tempat kerja, organisasi profesi setempat disertai rekomendasi (misalnya perlu mengikuti kursus, pelatihan, magang dsb.
4. Alumni melaksanakan hasil rekomendasi dan bila telah selesai melaporkan hasilnya kepada Tim CDC
37
