Manual Prosedur Perawatan dan Pemeliharaan Infrastruktur

Manual Prosedur Perawatan dan Pemeliharaan Infrastruktur

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (LPPM) UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012

Manual Prosedur Perawatan dan Pemeliharaan Infrastruktur Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh

: : : :

00007 02005 6 08 Oktober 2012 Kepala BagianTata Usaha

Dikendalikan oleh

:

Dra.Liliek Listiowati,MM Sekretaris

Disetujui oleh

:

Dr. Multifiah, SE.MS. Pjs. Ketua

Prof.Dr.Ir.Siti Chuzaemi, MS.

DAFTAR ISI : Halaman DEFINISI ....................................................................

1

TUJUAN ......................................................................

1

RUANG LINGKUP .........................................................

1

GARIS BESAR PROSEDUR .............................................

1

BAGAN ALIR ...............................................................

2

CHECKLIST KONTROL 3 BULAN SEKALI ........................

3

CHECKLIST KONTROL 5 BULAN SEKALI ........................

4

RINCIAN KEGIATAN PERAWATAN RUTIN ......................

5

JADWAL PERAWATAN RUTIN INFRASTRUKTUR 3 BLN ...

7

JADWAL KONTROL RUTIN INFRASTRUKTUR HARIAN .....

9

1. Definisi 1.1. Perawatan dan Pemeliharaan Infrastruktur adalah suatu kegiatan rutin, yang dilakukan untuk mengecek kelayakan infrastruktur yang digunakan dalam operasional kegiatan sehari-hari di LPPM UB. 2. Tujuan :
Memastikan kelayakan infrastruktur untuk operasional sehari-hari di LPPM
Melakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap infrastruktur secara rutin
Melakukan tindakan perbaikan terhadap kerusakan infrastruktur 3. Ruang Lingkup Melakukan kontrol rutin untuk memastikan kelayakan infrastruktur yang digunakan dalam operasional kegiatan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) sehari-hari, sehingga dapat meminimalisir adanya ketidakpuasan pengguna dan ketidaknyamanan dalam bekerja. Perawatan rutin untuk masing-masing infrastruktur ditentukan dalam jadwal terlampir yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing infrastruktur. Perawatan dan pemeliharaan infrastruktur yang dilakukan langsung oleh LPPM UB adalah perawatan dan pemeliharaan dengan nilai kurang dari Rp. 3.000.000,- (tiga juta rupiah). Perawatan dan pemeliharaan yang bernilai di atas Rp. 3.000.000,- (tiga juta rupiah) dilakukan oleh kantor pusat. 4. Garis Besar Prosedur : 4.1. Kepala Tata Usaha LPPM menunjuk Kasubag. Umum sebagai penanggung jawab terhadap perawatan dan pemeliharaan infrastruktur yang berkaitan dengan kegiatan teknis, meliputi AC, lampu, kendaraan (mobil dan sepeda motor), kabel-kabel, telepon/faximile, computer, LCD, mebelair, serta hal-hal yang berhubungan dengan kinerja Cleaning Service (kebersihan ruangan dan toilet). 4.2. Bagian Umum melakukan kontrol rutin setiap periodik terhadap kelayakan infrastruktur
Jika ditemukan kerusakan (trouble) maka penanggung jawab melaporkan dan mengusulkan tindakan perbaikan kepada KTU.
Jika tidak ditemukan kerusakan (trouble) maka penanggungjawab melakukan perawatan rutin sesuai dengan jadwal untuk masing-masing infrastruktur. 4.3. Kepala Tata Usaha LPPM menindaklanjuti laporan dari bagian umum
Jika diperlukan untuk melakukan penunjukan vendor maka segera dilakukan penunjukan vendor oleh KTU LPPM sesuai dengan prosedur penunjukan vendor.
Jika tidak diperlukan maka KTU LPPM langsung menunjuk sebuah agen perbaikan dan menginstruksikan kepada penanggungjawab untuk segera melakukan perbaikan. 4.4. Bagian umum melakukan perbaikan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh KTU LPPM 4.5. Kasubag. Umum melakukan evaluasi tertulis sebagaimana diatur dalam jadwal pemeriksaan rutin terlampir. 1

5. Bagan Alir Mulai

KTU LPPM

Bagian Umum

Menunjuk penanggung jawab infrastruktur

Melakukan kontrol rutin setiap periodik terhadap kelayakan kondisi infrastruktur

Checklist Kontrol Rutin Infrastruktur

Tidak Trouble?

Ya

Bagian Umum

KTU LPPM

Melaporkan dan mengusulkan tindakan perbaikan kepada KTU LPPM

Menindaklanjuti laporan dari Bagian Umum

Tidak Perlu Vendor?

Ya

IK. Penunjukan Vendor

Bagian Umum

Melakukan perbaikan sesuai instruksi dari KTU LPPM

Bagian Umum

Melakukan perawatan rutin sesuai dengan jadwal untuk masing-masing infrastruktur

Penanggung jawab

Melakukan evaluasi tertulis

Jadwal Perawatan Rutin Infratruktur

Selesai

2

CHECKLIST KONTROL 3 BULAN SEKALI

Jenis Infrastruktur

KONDISI

Jumlah (Buah)

BAIK

RUSAK

JUMLAH RUSAK

Komputer /PC.Unit Laptop Scanner

18 8 2

-

-

-

Printer Stavolt UPS LCD Kamera Digital Handy cam

21 3 1 7 3 2

-

-

-

DVD Player VCD Elektone Wireless Sound System Tape Recorder

1 1 1 2 2 2

-

-

-

Televisi 21" Televisi 29" Lemari Es Dispenser Telepon Telepon /Fax

3 1 2 4 19 3

-

-

-

Mesin Ketik AC split Alat penghitung uang Lampu Kipas Angin Layar LCD

4 12 1 116 1 3

-

-

-

Jam Dinding Westafel Kloset Kran White Board Kotak Saran

8 1 2 11 3 1

-

-

-

Kaca Rias Kursi dorong Kursi Kayu

2 37 14

-

-

-

KETERANGAN

Ttd KTU LPPM

3

Jenis Infrastruktur

KONDISI

Jumlah (Buah)

BAIK

RUSAK

JUMLAH RUSAK

Kursi Lipat Kursi Size Meja Kerja Kayu Meja Komputer

23 11 71 11

-

-

-

Meja Makan Meja Panjang Meja Rapat Lemari Kayu Lemari Kitchen Lemari Rak

2 2 10 36 4 1

-

-

-

Laci Box File Kabinet Besi Brangkas /Lemari Besi Rak kayu kecil Rak Penyimpanan Tempat Air

1 19 2 1 1 6

-

-

-

Tempat Bunga Tempat Sampah Papan pengumuman Lukisan Lukisan Kaligrafi Tirai Horizontal Blind

1 3 1 1 2 48

-

-

-

KETERANGAN

Ttd KTU LPPM

CHECKLIST KONTROL 5 BULAN SEKALI Jenis Infrastruktur

KONDISI

Jumlah (Buah)

BAIK

RUSAK

JUMLAH RUSAK

Mobil Ketua

1

-

-

-

Mobil Dinas

1

-

-

-

Sepeda Motor

3

-

-

-

KETERANGAN

Ttd KTU LPPM

4

RINCIAN KEGIATAN PERAWATAN RUTIN

JENIS INFRASTRUKTUR Air Conditioner (AC) Cleaning Service Toilet

Ruangan

JUMLAH 12 2 2

Mobil

2

Kendaraan Sepeda Motor

3

Komputer /PC.Unit Laptop Scanner Printer Stavolt UPS LCD Kamera Digital Handy cam DVD Player VCD Elektone Wireless Sound System Tape Recorder Televisi 21" Televisi 29" Lemari Es Dispenser Telepon Telepon /Fax Mesin Ketik AC split Alat penghitung uang

18 8 2 21 3 1 7 3 2 1 1 1 2 2 2 3 1 2 4 19 3 4 12 1

Lampu

116

Kipas Angin Layar LCD Jam Dinding Westafel Kloset Kran White Board

1 3 8 1 2 11 3

JENIS PERAWATAN

MASA PERAWATAN

Perawatan fungsional

3 bulan sekali

Evaluasi kinerja Kebersihan • Service • Ganti Oli (per 5.000 km) • Service • Ganti Oli (per 2.000 km)

Setiap hari Setiap hari

Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Penggantian lampu yang mati Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional

KETERANGAN

4 bulan sekali

3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali

5

JENIS INFRASTRUKTUR Kotak Saran Kaca Rias Kursi dorong Kursi Kayu Kursi Lipat Kursi Size Meja Kerja Kayu Meja Komputer Meja Makan Meja Panjang Meja Rapat Lemari Kayu Lemari Kitchen Lemari Rak Laci Box File Kabinet Besi Brangkas /Lemari Besi Rak kayu kecil Rak Penyimpanan Tempat Air Tempat Bunga Tempat Sampah Papan pengumuman Lukisan Lukisan Kaligrafi Tirai Horizontal Blind

JUMLAH 1 2 37 14 23 11 71 11 2 2 10 36 4 1 1 19 2 1 1 6 1 3 1 1 2 48

JENIS PERAWATAN Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional Perawatan fungsional

MASA PERAWATAN

KETERANGAN

3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali 3 bulan sekali

6

JADWAL PERAWATAN RUTIN INFRASTRUKTUR 3 BULANAN

JENIS INFRATRUKTUR Komputer / PC.Unit Laptop Scanner Printer Stavolt UPS LCD Kamera Digital Handy cam DVD Player VCD Elektone Wireless Sound System Tape Recorder Televisi 21" Televisi 29" Lemari Es Dispenser Telepon Telepon /Fax Mesin Ketik AC split Alat penghitung uang Lampu Kipas Angin Layar LCD Jam Dinding Westafel Kloset Kran White Board Kotak Saran Kaca Rias Kursi dorong Kursi Kayu Kursi Lipat Kursi Size Meja Kerja Kayu Meja Komputer Meja Makan Meja Panjang Meja Rapat

BULAN I

Jan II III

IV

I

Peb II III

IV

I

Mar II III

IV

I

Apr II III

IV

I

Mei II III

IV

I

Jun II III

IV

I

II

Jul III

IV

I

II

Agst III

IV

I

II

Sept III

IV

I

II

Okt III

IV

I

II

Nop III

IV

I

II

Des III

IV

7

JENIS INFRATRUKTUR Lemari Kayu Lemari Kitchen Lemari Rak Laci Box File Kabinet Besi Brangkas /Lemari Besi Rak kayu kecil Rak Penyimpanan Tempat Air Tempat Bunga Tempat Sampah Papan Pengumuman Lukisan Lukisan Kaligrafi Tirai Horizontal Blind

BULAN I

Jan II III

IV

I

Peb II III

IV

I

Mar II III

IV

I

Apr II III

IV

I

Mei II III

IV

I

Jun II III

IV

I

II

Jul III

IV

I

II

Agst III

IV

I

II

Sept III

IV

I

II

Okt III

IV

I

II

Nop III

IV

I

II

Des III

IV

8

JADWAL KONTROL RUTIN INFRASTRUKTUR HARIAN Jenis Infrastruktur

Minggu I 1

2

3

4

AC Ruangan Gordyn Mobil Sepeda Motor Lampu Komputer Printer LCD Layar LCD Toilet Ruang Kerja

Keterangan : = Pelaksanaan kontrol rutin harian

Minggu II 5

6

1

2

3

4

Minggu III 5

6

1

2

3

4

Minggu IV 5

6

1

2

3

4

5

6

9