•
PEDOMAN PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN MIKROFILM
PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
2014
Perawatan dan Penyusun, Mob. Kodir, Jamiat. Tatik Wihartl ; Penyunting. Sri Sumekar, Sarwidjarti Mrihastuti. - Jakarta: Perpustakam Nasional RI, 2014
73 hIm. / 25,2 Cm X 18,2 em ISBN 978-979-008-710-1 1. II. V.
Mikrofilm - Pemeliharaan dan petbaikan Buku pegangan, pedoman, dsb. I. Kodir, Mob. Jamiat. III. Tatik Wihartl. IV. Sri Sumekar. Sarwidiarti Mrihastuti VI. Perpustakaan Nasional
025.179 4
•
Diterbitkan oleh :
Perpustakaan Nasional RI JI. Salemba Raya No. 28A Ja karta Pusat Telp: (021 ) 392554, Fax: (021) 392554 Ema il : preservasi@pnri .go.id Hak Cipta Dilindungi oleh Und ang- Undang
KAlA PENGANlAR Undang undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, menyebutkan bahwa Perpustakaan Nasional RI mengemban tugas dan fungsi antara lain sebagai Pusat Pelestarian. Kekayaan Koleksi Perpustakaan Nasional tentang Indonesia merupakan aset warisan budaya bangsa yang tidak ternilai harganya dan harus dilestarikan . Indonesia banyak memiliki jutaan dokumen sebagai hasil karya intelektual bangsa yang merupakan sumber informasi pengetahuan yang mengandung nilai-nilai luhur, serta berdampak pada kecerdasan intelektual, spiritual, dan emosional bangsa sehingga dokumen tersebut perlu untuk diselamatkan dan dijaga kelestariannya. Tujuan utama program preservasi adalah untuk melestarikan bahan perpustakaan baik pelestarian dalam bentuk fisik yaitu dengan mempertahankan bentuk aslinya dan kandungan informasi. Alih media bahan perpustakaan dalam bentuk mikrofilm merupakan salah satu solusi dalam menangani bahan perpu stakaa n yang mengalami kerusakan. Koleksi surat kabar lama dan langka yang terbit ratusan tahun yang lalu memiliki kondisi yang rentan akan kerusakan sehingga perlu segera ditangani melalui alih media mikrofilm. Kondisi rnikrofilm haru s selalu dalam kondisi baik, utuh dan siap pakai. Perawatan dan pemeliharaan rnikrofilm merupakan sa lah satu pendukung layanan bahan perpustakaan, jika perawatan dan pemeliharaan rnikrofilm tidak baik akan berpengaruh terhadap nilai keberhasilan layanan bahan perpustakaan. Sebagai perpustakaan pembina semua jenis perpustakaan, Perpustakaan Nasional RI bertugas melakukan pembinaan leknis perpustakaan, termasuk pembinaan teknis tenta ng pelestarian bahan pustaka. Salah satu bentuk pembinaan teknis dalam bidang pelestarian adalah melajui penerbitan buku pedoman perawatan dan pemeliharaan rnikrofilm.
"'
Buku berjuduJ "Pedoman Perawatan dan Pemeliharaan Mikrofilm" menguraikan secara sistema tis tentang pemahaman perawatan dan pemeliharaan mikrofilm, bagaimana mikrofilm agar tidak rusak, hilang dan tetap terjaga. Apabila perawatan dan pemeliharaan mikrofilm dilakukan dengan baik dan benar, maka koleksi mikrofilm dapat bertahan hingga 500 tahun, sedangkan untuk copynya dapat bertahan sampai 200 tahun. Semoga buku pedoman i.ni bermanfaat sebagai acuan bagi semua perpustakaan di Indonesia dalam merawat dan memelihara koleksi mikrofilm yang dimilikinya.
Jakarta, Oesember 2014 Oeputi Bidang Pengembangan BP dan Jasa lnformasi Nasional RI
Ora.
Sunyi Ariningsih, M.Lib
IV
DAFTAR lSI K.ATA PENGANTAR ... ........... ............ .......................................................... ill
DAFfAR lSI .......................... .................................... ......................................
v
BAB. I PENDAHULUAN ........................................... ........................... ....
1
A. Latar Belakang ........................................... .... ...........................
2
B. Dasar Hukum
......................................................................... 3
..................................................................................
3
D. Sistematika Penulisan ................................................................
4
C. Tujuan
BAB. II PENGERTIAN, RUANG LINGKUP, ISTILAH DAN DEFINISI PERA W AT AN DAN PEMELIHARAAN MIKROFILM ........
7
A. Pengertian nUkrofilm .. .... ........ .... .... .................... ......... ........ .....
8
B. Ruang lingkup perawatan dan pemeliharaan nUkrofilm .. . 17 C. IstiJah de£i.nisi perawatan dan pemeliharaan mikrofilm
18
BAB. III BAHAN DAN SARANAPERAWATANSERTA PEMELIHARAAN9MIKROFILM
.......................... .... .... ........... 23
A. Ruang Penyimpanan Mikrofilm (Cold Storage) ...... ............ 24 B. Kotak / Box Mikrofilm ............................................................. 29 C. Filling Cabinet Mikrofilm .... ................................ ............ ......... 31
BAB. IV MEKANISME PERA W AT AN DAN PEMELIHARAAN MIKROFILM ........... ....... ............... ................ .... .................... .... .... .. 33 A. Tujuan, fungsi perawatan dan Pemeliharaan Mikrofilm
34
B. Alur Kerja Perawatan dan Pemeliharaan Mikrofilm ... ........ 35 C. Proses Perawatan dan Pemeliharaan Mikrofilm ................ . 37
D. Teknik Perawatan dan Pemeliharaan Mikrofilm ................. 45 BAB. V PERMASALAH MIKROFILM DAN PEMECAHANNYA
... 57
A. Film tergores ... .................................... .... ........ ............................ 58
B. Film Bau Asam (Vinegar Sindrome) .......... ............................. 59
v
C. Film Berembun .... .... ... .................... ............................................ 60 D . ·Film Kotor .... .. .. .. ........ ... .. ...... ....... .......... ................ ..................... 61
E. Film Lengket ................ ........... .......................... ................. ........ 62 F. Film B rkarat
.... .... .... ... .. .......... ............... ... .. .... .... ....•.. .. .. ....... .... .
•
VI
62
BABI
A. LAT AR BELAKANC, Salah sa tu problem utama yang dihadapi oleh perpustakaan diseluruh du.rtia adalah laju kerusakan koleksi jauh lebih cepat dari laju koleksi yang ditangani melalui pemeliharaan, perawatan, perbaikan dan alih med ia dari bahan perpustakaan tersebut. Kondisi iklim tropis di Indonesia akan mempercepat proses kerusakan bahan perpustakaan, hal ini disebabkan karena koleksi bahan perpustakaan pada umumnya terbuat dari bahan kertas berupa buku dan lembaran-Iembaran seperti monograf, surat kabar, terbitan berkala, naskah, peta, lukisan diatas kertas, leaflet, brosur dan juga berbagai koleksi fotografi berupa film negatif, album foto, serta juga bentuk mikrofilm dan mikrofis. Fungsi pelestarian bahan perpustakaan disemua jenis perpustakaan dilakukan dalam upaya untuk penyalamatan hasil karya intelektual bangsa Indonesia. Berbagai kebijakan Pemerintah dan Stand art Nasional Indonesia (SNI) bidang Perpustakaan telah dibuat antara lain UndangUndang No.4 tahun 1990 ten tang serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, Undang-Undang No. 43 Tal1un 2007 tentang Perpustakaan, PP No. 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2007,
PP No. 38 Tahun 2007 ten tang Pembagian Urusan Pemerintah
Pusat dan Daerah telah menetapkan standart tentang pelestarian semua jenis perpustakaan. Meskipun kemajuan teknologi digital terus berkembang dengan cepat narnun pemanfaatan rnikrofilm sebagai media penyimpanan infomasi sampai sa at ini masih tetap digunakan, karena format rekaman informasi yang terkandung dalam rnikrofilm dapat langsung dibaca dengan pembesaran dan merupakan duplikat bahan aslinya. Secara umum pemeliharaan dan perawatan mikrofilm bertujuan agar koleksi mikrofilm yang ada di perpustakaan dapat berdaya guna secara maksimal atau lebih luasnya melestarikan koleksi mikrofilm yang ada
2
selama mungkin untuk kepentingan generasi yang akan datang. Untuk perawatan dan pemeliharaan mikrofilm dibutuhkan suatu pengetahuan bail< tingkat manajerial maupun tingkat teknis. Tanpa pengetahuan yang baik akan kedua hal tersebut maka tujuan perawatan dan pemeliharaan mikrofilm tidak akan tercapai.
B. DASAR HUKUM Lingkup Dasar hukurn yang dipakai dalam penyusunan buku pedoman pemeliharaan dan perawatan mikrofilm ini yaitu : 1.
Undang-undang Nomor 4 Tahun 1990 ten tang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam
2.
Undang-undang Nomor 43 tahun 2007 ten tang Perpustakaan
3.
Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 2014 Pelaksanaan Undangundang
4.
Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan tata kerja Perpustakaan Nasional RI sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala perpustakaan Nasional Nomor 1 Tahun 2012
c.
TUJUAN
Tujuan dari penyusunan Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Mikrofilm ini adalah : 1.
Menentukan arah kebijakan nasional tentang teknis pemeliharaan dan dan perawatan mikrofilm
2.
Sebagai acuan dalam pelaksanaan pemeLiharaan dan perawatan mikrofilm
3.
Sebagai panduan tindak lanjut PP No. 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah Pusat dan Daerah Khususnya dalam penyusunan kebijakan perawatan dan pelestarian koleks i perpustakaan di daerah
3
4.
Dalarn rangka efisiensi dan efektifitas serta mekanisme pelaksanaan perneliharaan dan perawatan rnikrofilm secara nasional
D. SITEMATIKA PENULISAN Adapun Siternatika penulisan pedoman ini yaitu : BAB. I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Dasar Hukum C. Tujuan D. Sistematika Penulisan BAB. II
PENGERTIAN,
RUANG
LINGKUP,
ISTILAH
DAN
DEFINlSI A. Pengertian perawatan dan pemeliharaan rnikrofilm
B.
Ruang lingkup perawatan dan pemeliharaan rnikrofilm
C.
Istilah definisi perawatan dan pemeliharaan mikrofilm
BAB. ill BAHAN/SARANA PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN MIKRORLM A. Ruang Penyirnpanan Mikrofilm (Cold Storage) B.
Kotak Mikrofilrn
C.
Air Condition
D. Dehumidyfier E.
Dehumidifier
F.
Thermohydrograf
G. Inspektor Film H. Filling Cabinet film 1.
Thermometer dan relative humidity
J.
Sarung tangan nilon
K.
Rol Kosong mikrofilm
4
BAB. IV MEKANISME
PERAWATAN
DAN
PEMELIHARAAN
MIKROFILM
A. Tujuan Perawatan dan Pemeliharaan Mikrofilm B.
Alur Kerja Perawatan dan Pemeliharaan Mikrofilm
C.
Proses Perawatan dan Pemeliharaan Mikrofilm
D. Teknik Perawatan dan Pemeliharaan Mikrofilm BAB. V
MASALAH MIKROFILM DAN PEMECAHANNY A
A. Film Tergores
B. FilmAsam C. Film Berembun D. Film Kotor / berdebu E. Film Lengket
F. Rol Berkarat
5
•
6
BAB II
A. PENCiERTIAN MIKROFILM Dalam seja rah perkembangan mikrofilm banyak pihak yang berperan, namun hanya ada dua nama yang mendominasi sejarah awal mikrofilm ini. Kedua nama tersebut adalah john Benjamin Dancer dan Rene Prudent Patrice Dagron
J. B. Dancer
Rene Prudent
j. B. Dancer adalah seorang ilmuwan lnggris yang pertama kali membu at mikrofotograf dan membuat proses pernikrofilman. Ia dijuluki
The Fa ther of Microphotography - bapak l/1ikrofotografi. la lahir di London pada tahwl 1812, anak dari josiah Dancer yang juga adalah pembuat a lat-alat optik, filosofis, dan pelayaran. Pada usia dini ia magang dalam bisnis aya hnya dan baru mengambil alih bisnis tersebut pada tahun 1835. Pada usia muda, Dancer telah memperoleh seni mikrosko p dan jl!nisjenis lensa. Selama hidupnya ia berkontribusi besar terhadap mikros kopi, fotografi, dan iJmu pengetahuan. Pada tahun 1867, di Paris, Rene Dagron telah mempublikas ikan dan menunjukka n standar yang luar biasa di bidang rnikrofotografi yang telah diuraikannya dalam "Traife de Pholographie Microscopique". Dia mengusu lkan aga r proses tersebut diaplikasikan dalam laya nan merpati pos. Beratnya 0,05 gm da n
see k~r
kiriman
8
merpati dapat membawa sa mpai 20
Menurut Encyclopedia of Information and Library Science: Mikrofilm merupakan istilah yang mengacu pada bentuk foto mikro pada film selulosa, dapat berupa nega tif a ta u positif dan memiliki lebar 16 mm, 35 mm ata u 70 mm serta memiliki panjang tergantung dari jumlah pencahayaa n. Mikrofilm merupaka n sa lah sa tu jenis dari bentuk mikro ya ng memiliki lebar 35 mm atau 16 mm dan digulung dalam bentuk rol berbahan dasa r Polyester ya ng satu-satunya d iterima untuk dipergunakan dalam penyimpanan jangka waktu lama. Ada tiga jenis dasar film ya ng digunakan pada bentuk mikro, yaitu cellul ose-nitrate based microfo rm, acetate film, dan polyester. a.
Cellulose-nitrate based microform Cellulose-nitrate merupakan bahan yang mudah terbakar, cenderung melepaskan gas-gas yang berba haya dan merupakan bahan yang bi a mengalami p mbu sukan alamiah. Pada awa l tahun 1950an, cell use-nitra te tidak lagi digunakan sebagai dasa r film .
Cellulose-nitrate based microform
9
•
b.
Acetate film Acetate film, tidak terlalu berbahaya seperti cellulose-nitrate yang mudah terbakar, tetapi merupakan bahan yang bisa mengalami degradasi dalam kurun waktu tertentu. Oegradasi ini dapat terjadi lebih cepat saat film tidak disimpan secara tepat. Walaupun saa t ini acetate film masih digunakan sebagai bahan dasar bentuk rnikro, namun acetate film tidak diterima sebagai medium pelestarian bentuk mikro.
Aceta te film c.
Aceta te film
Polyester film Polyester adalah satu-satunya bahan dasar film yang saat ini dianjurkan untuk pelestarian bentuk mikro. Polyester stabil dan tahan lama, filmhitam - putih polyester memiliki LE (life Expectancy) se lama 500 tallun dengan kondisi penyimpanan yang tepat.
Polyester film 16nun
Polyester film 35mm
10
Bentuk mikro, terdiri atas tiga jenis yaitu silver halide film, diazo film dan versicular film a.
Silver halide film Film yang pada satu slsmya dilapisi dengan emulsi yang mengandung senyawa perak, diarahkan dan dikembangkan untuk menghasilkan citra yang permanen. Sisi emu lsi tidak memantulkan cahaya, sementara sisi non emulsi memantulkan cahaya. Siver halide dipergunakan pada generasi pertarna dan generasi kedua mikrofilm.
Sil ver halide film
Silver halide film
b. Diazo film Film yang terdiri atas lapisan gararn diazonium. Lapisan ini diarahkan pada sinar ultraviolet dan dikembangkan dengan menggunakan panas dan amoniak untuk membentuk citra. Diazo film memiliki bagian yang memantulkan cahaya dikedua sisinya. Diazo film biasa digunakan untuk generasi ketiga dari mikrofilm
Film diazo bentuk roU ukuran 35mm
11
Film diazo lembaran
Film diazo
c.
Versicular film Film ini tersusun d a ri gele mbung-ge le mbun g ke il dida lam lapi san p las tik.
e l mbun g-g le mbung
ini
menyebarkan cahaya
dan
m mbentuk c itra ya ng le rliha t ma ta . V rs icu lar fi lm d igunakan s bagai pengganti fi lm diazo film
Ve r i u lar fi lm
d.
•
omputer output Microfilm P ralatan film ya ng t rhubun g d nga n co mpu ter men rima gambar dan data ya ng dikirim ke mudia n pe rlatan film t r
but m ncetak
data dan gamba r s s ua i d nga n data ya ng t rkirim. da laml mbaran film, dimana untuk
tiap I mbar film d a palm nyimpan 1.000 frame
ga mbar b, hkan bisa I bih t rga ntun g dari ukuran dokumen yang
12
rekam. Fil m ini diproses secara normal yang menghasilkan film negative.
Computer output microfilm e.
Microfiche Film I mbaran b rukuran 105 x 148 mm, yaitu ISO A6. Cambar atau teks dibaca secara paralel ke isi panjang fiche ters but. Format yang paling umum digunakan adalah gambar polr t sekitar 10 x 14 mm. dokumen kertas ukuran halaman majalah dengan pengecilan gambar 24 atau 25 kali. Film Microfiche disimpan dalam ampl p terbuka yang dimasukkan ke dalam laci atau kotak sebagai kartu file, atau dipasang k kantong dalam tujuan membuat buku.
.:
,
. :' : . : . : . :
n II'
=Microfi h f.
Microfich
Apertu re cards Kartu aperture adalah kartu yang berukuran antara 17,5 cm X 7 cm pada posisi kanan
5
belah terdapat b rlubang (biru) dim, na tiap
pinggir kotak atau lubang dilapisi d ngan perckat untuk mer katkan
13
film, ada juga yang tidak memakai perekat namun menggunakan pembungkus p lastik untuk meletakan film didalarn kantong plastik tersebut. Tiap lembar kartu berisi satu ekpose atau satu frame rnikrofilm ukuran 3Srnrn yang di potong kemudian ditempelkan atau dimasukan dalam plastik bening. Pada urnurnnya film ini berisikan gambar dan data- data teknik seperti kontruksi gedung dan mesin mekanik. I
"
I I
I
I
I
I
I
"
I
I
I
I I
I I
I
I
"
"
I
I
I
I I
I
I I
I
I
I I
I
I
I
A perture card colour
Aperture Card hitarn putih
g. Microfilm Mikrofilm nega tif be rukuran 16rnm Unperforated (tidak berlubang), film dalam gulungan roll atau dapat pula dimasukan kaset. Panjang fi lm 100 feet dapat me muat gambar sampai 2400 gambar, sedangkan untuk microfilm ukuran 3Srnrn dapat menyirnpan garnbar 500 ekpose dalam setiap rolnya dan dapat menyirnpan ukuran dokumen sampai AD.
14
=.b:
..••- ..... .... --, ......,-
•
~-
Microfilm 16mm
Microfilm 35mm
Microfilm perforated
Diantara ketiga jenis film di atas, silver halide film memiliki LE paling lama yaitu, 500 tahun apabila menggunakan polyester sebagai bahan dasarnya. Life ExpectanCt) (LE) adalah perkiraan umur suatu rnikrofilm, yang akan menjadi pertimbangan dalam pemilihan bahan film yang akan digunakan dalam proses aIm media ke dalam bentuk mikro. Setiap copy dari bentuk mikro disebut "generasi" ada tiga generasi microfilm : a.
Generasi pertama mikrofilm Merupakan film kamera asJi yang digunakan pada saat mengkonversi
kandungan bahan pustaka ke dalam bentuk mikro, disebut juga master negatif rnikrofilm b. Generasi kedua mikrofilm Dikenal dengan sebutan submaster, merupakan afdruk (selanjutnya digunakan cuci cetak kembali) dari master negatif mikrofilm. sub master hanya digunakan untuk memproduksi copy generasi ketiga
15
c.
Generasi ketiga mikrofilm Merupa ka n hasil cuci cetak kembali dari sub master, dikenal dengan sebutan co py layan a n, copy pengguna atau copy rujukan . Apabi la copi ini hila ng atau rusa k maka bisa diduplikasi kembali dari su bmaster. Mikrofilm sebaga i sa la h sa tu media peny impanan informasi yang
dapat bertahan sa mpai ratusan tahun lamanya, namun untuk dapat bertahan lama d iperlu kan p rawa tan dan pemeliha raan yang baik dan bena r sesua i denga n stand art penyimpanannya. Perawata n dan pemeliharaan meru paka n kegia tan untuk menjaga dan memperbaiki mikrofi lm sampa i pada kondisi dan kua litas standart yang dapat d iterima serta selalu da lam kedaa n baik da n siap pa ka i. Ada beberapa jenis pemeli ha raa n mi krofilm ya ng perlu diketahui dianta ran ya :
1.
Planned Main tenance: Suatu kegiatan pemeliharaa n ya ng diorga nisasikan d an dil aksan aka n dengan p rencanaa n, kontrol dan penggu naa n laporan- Iaporan untuk suatu rencana ya ng d itentukan sebelumnya .
2. Unplanll ed Maintenance: Suatu kegiatan pemeliha raa n mi krofilm ya ng dil aksa naka n untuk renca na yang tidak ditentu ka n sebelumnya
3.
Preventive Main tenance : Suatu kegiata n pemeliha raa n mikrofilm ya ng di laksanakan pada interva l ya ng di tentuka n sebelumnya ata u ya ng sesua i untuk kriteria ya ng ditentuka n da n d ituju ka n untuk mengu rangi kemungkinan kegaga lan. •
4. Corrective Ma intenance: Suatu kegiata n pemeliha raa n mikrofilm ya ng dilakukan
5
telah
adanya kegagalan terjad i da n d itujukan untuk memperba iki suatu kea daa n agar dapat melaku ka n fungsinya sebaga imana mestmya.
5. Emergency Main tenance: Suatu kegiata n pem liharaa n ya ng dila ksa na kan a ta u diperluka n
16
dengan s gera untuk menghind a ri ak ibat-ak ibat dan dampak kerusa kan yang seriu s.
6.
Condition Based Maintenance : Memelihara perala tan ya ng benar di saa t atau waktu yang tepat. Condition Based Maintenance didasarkan pada penggunaan real-
time data untuk memprioritaska n dan mengoptima lkan s umber daya pemeliharaan . Pengamatan sta tu s dari seb ua h sistem dikenal sebagai condition monitoring. Sistim yang demikian akan mampu dengan sempurna menentukan kondisi peralatan, dan b rtind a k hanya ketika pemeliharaan benar-benar perlu .
7. Scheduled Maintenance: Jadwal pemeliharaan perala ta n yang di laksanakan untuk
uatu
inte rval waktu yan g telah ditentukan sebelumnya Konsep perawa tan dan pemeliharaan mikrofilm serta pelaksa naa n keg iatannya
tid ak d apat berdiri send iri yang lebih dikenal denga n
isti lah 0 & M (Operation and Maintenan ce). Operasi dan pemeli haraa n hanya merupaka n pendukung dari suatu kegiatan da lam organisasi, jika perawata n dan pemeliharaa n tid ak baik maka pelaksanaan kegiata n akan gaga l atau kurang berhasil. Untuk mendapatkan mutu dan has il pemeliharaa n serta perawatan mikrofilm yang baik
perlu ditunja ng
dengan unsur kegiatan lain ya itu mulai dari p rsiapan bahan pustaka, pemotrctan, prosesi ng, kontrol kualitas, lab ling, input dan koreksi data mikrofilm dalam ruang penyimpanan yang mana semua kegiata n tersebut merupakan suatu sistem ya ng tid ak dapat dipisah-pisahkan .
B.
RUANG LlNGKUP
Lingkup perawatan dan pemeliharaa n mikrofilm mengacu pada
The America National Standart In stitute (ANSI) yang mengeluarkan berbaga i stand art yang berkaitan dengan ba han pencitraan, terma uk
17
mikrofilm dim juga Asosias i Informasi dan gambol'
(A II M)
juga meng lu a"bn sta nd art u nt u k mi I'ographi s. RC~l'nrcll LiiJrnrics Grollp (RL ) tclil h mcnghasil ka n tiga publikas i yaitu : PIMA IT. 9, 1-1 .998 I
18901, ( ta ndMt Australia A 3674-1989), /lnlll//Jook tentang peles tariiln mikro film (1992), Arsip RL
manu al mikrofi lm (1 994), p doman RL
Mi rofil ming untu k mendukllng Digita lisasi (2003). B rbagai stand al't yang bcrkrr ita n denga n bahan penci tran n d nn mikrofi lm ini clapa t bc rguna dalnm m ' mb ri ko n in fo rmasi umum, namun ini berpll ian g d, I'i masing-m.1sing instansi untu k m ' mutu ska n sta nd art tingkot ku. litas .1ng ma n.:l yang dopa l dile l'ima.
C. ISTILAH DAN DEFINISI Istila h dan defini si d, Iilm pcrawa t, n dan p 'mcliharaa n mikrofilm n1l'n okup bt.' ,·bagai unsur kegi. tan a ng ti dak dapa l tcrpis, hk, n, a ng mcliputi : 1. Pers inpan ba han pustaka Sua tu kcgi.1 tan yang bcl'.1w. I drrr i pcnclus ura n ba hnn pusta k, ya ng ,1 k.1 n dialih mcdiak.1n kcm lld inn d ibu atk.:l n bibliografis ta rget d ngan ~w n gcCl'ka n kelengkapan nomor terbi t, tangga l t rbit, h, la man tl'rbit, kondiNi fi sik (I'obck, hi lang, ko tor, wo rno kel't as), pc mbllotil n judul li lm, J1l'ngg unnon test chart, pe nYllslInrr n bibli ografis ta rget ang bl' no1l'.
l't.'ngece knn kondisi fi . ik surn t kab r
18
2.
Pcmotrctan dokulllcn Pada saa l p mOI'Niln dokum n p rlu penyinaran ah, ya yang ses uai
denga n kondisi fi sik warnu kertas (gelup, co kl. I, pulih). Kemudian letuk dokumen, posisi kamera, foku s, reduksi kamera haru s lu di ek dan disesunikan d 'ngnn kondi si pada saal pemotl' Ian unluk mendapatkan hasil ya ng baik.
mm 3.
Proses ing Film uplai air yang masuk k m sin proses mikrofilm hal'us sciulLi bcrsih, jang, n s mpai air yil ng masuk I.. ruh kill' na lum pur dan
pusir. Apabila air yang masuk ke pros 50 1' lid ak jcrnih aka n bel'dampak lerhadap mutu dnn kualilas mikrofihn ang diproses, fi lm aknn kolol' dan lel'gores kill'cna ada nya partikcl. hemi al alau ail'nn Developer dnn Fixer dalam sa llJ ka li pemakaian liduk bo l h mel bihi b, las penggunaan, climnna L1nluk sekali isi chcmi nllidak boleh Icbih dnd 6 roll. Apabila melebi hi g, mbar dan lulisa n pada mi kl'ofilm al..iln kabur , l
Mes in Proses mi rofilm
Rnk / gca r da lam mes in proses fi lm
19
Instalasi Air proses 4.
Penyaring air
Kontrol Kualitas Kontrol kualitas terhadap mutu mikrofilm penting, karena mikrofilm haru s memenuru standart pengalih media sebelum mikrofilm tersebut dimasukan ke dalam ruang penyimpanan (Cold storage). P ng tesan terhadap methyline blue test juga perlu dilakukan dengan tlljllan untllk mengetahlli ada atau tidak adanya hypo yang tertin ggal pada film . Pengecekan kelengkapan jumlah halaman yang dipotret, nomor urut rol film, kejelasan image terhadap fokus dan kontras, labeling antara judul dengan isi mikrofilm harus sarna dengan kotak mikrofilm.
KOIl Irol Fokll s
Kontrol kontras film
20
Densito meter 50
Cek Density & Test Card
Labeling Pembuatan label pada bok mikrofilm perlu dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui nomor rol, judul inlormasi yang ada, tahun terbit bahan pustaka dan mempermudah dalam pencarian kembalio
Labeling / penempelan label pada kotak microfilm 60
Input dan Koreksi data mikrofilm
Mikrofilm hasil dari pemotretan perlu dicatat dalam inventaris untuk mengetahw jumlah koleksi mikrofilm yang ada, dan juga mencatat berapa jumlah koleksi mikrofilm yang tidak ada kemudian menelusur keberadaan dan kondisi fisik koleksi mikrofilm tersebuto
21
Input dan koreksi data
22
BAB III
A. RUANe PENYIMPANAN MIKROFILM (COLD STORAGE) Ruang penyirnpanan mikrofilm (cold storage) adalah suatu ruangan khusus yang diperuntukan bagi penyirnpanan koleksi mikrofilm. Ruangan penyirnpanan yang baik harus selalu dikontrol dan diawasi kondisi ruangannya dan harus memenuhl standart internasional untuk penyimpanan mikrofilm, karena ruang penyirnpanan yang baik akan memberikan investasi jangka panjang bagi perpustakaan yaitu percepatan LE mikrofilm yang diharapkan. Ruang penyirnpanan untuk tiap generasi mikrofilrn harus dipisah, terutama bagi master negatif mikrofilm. Penyirnpanan mikrofilrn terdiri atas beberapa jenis, yaitu archiva l storage, medium term storage, short term storage. Master negatif mikrofilrn harus ditempatkan pada sa tu ruangan khusus yang sesua i dengan ketentuan archival storage. Ruangan penyirnpanan master negatif mikrofilrn yang sesuai dengan ketentuan mikrofilm archi ve storage, haru s dipisa hkan dari penyimpanan short term dan medium term storage. Hal ini dilakukan karena perbedaan standart suhu, kelembaban dan persyaratan penyimpa nan yang harus dipenuhi antara archiva l storage, medium term storage dan short trem storage .
•
24
Ruang Penyimpanan Microfilm (Cold Storage) Aspek-aspek yang menentukan kondisi ruang penyimpanan master negatif mikrofilm meliputi :
a.
Suhu Suhu adalab ukuran kuantitatif temperatur, yang diukur dengan menggunakan thermometer, satuan yang digunakan adalah 0 C. Suhu merupakan aspek dari ruang penyirnpanan yang patut diperhatikan karena ada dasar i1mialUlya, yaitu kaitan antara kecepatan reaksi kimia dengan peningkatan suhu, umumnya kecepatan reaksi kimia hampir dua kali lebib cepat setiap kenaikan
10 0 C. Suhu untuk ruang penyimpanan master negatif mikrofilm, tid ak boleh lebib dari 21
0
C. Apabila temperatur mengalami kenaikan
mendadak maka akan merungkatkan resiko pengembunan stabiLitas bentuk mikro untuk jangka waktu lebib lama dapatdiperoleh dengan mengatur temperatur dan kelembaban di ruang penyimpanan yaitu temperatur dibawah 15
0
C dengan kelembaban relatif yang stabil
yaitu 35% RH.
25
Thermohydrograp
Thermometer b.
Kelembaban relatif udara
Kelembaban relatif udara merupakan pengukuran dari kelembaban. Kelembaban relatif didefinsikan sebagai presentase kuantitas air di dalam volume udara tertentu, dalam kaitannya dengan kuantitas rnaksirnum yang bisa ditahan pada ternperatur saa t itu. Kelernbaban relatif 100 % menunjukan kejenuhan rnaksirnal (hujan lebat diluar) sementara 0 % menunjukan kekeringan rnaksimal (hanya pada kondisi gurun). Kelembaban relatif yang tidak tepat akan menyebabkan kerusakan yang serius pada bahan pus taka. Kelembaban relatif untuk ruang penyimpanan master
negatif
rnikrofilm, harus dipertahankan antara 20 % dan 40 % tidak boleh naik turun atau berfluktuasi
•
J
,
-
Dehumidyfier
26
Air condition (AC) c.
Penerangan Cahaya merupakan energi. Gelombang cahaya akan mendorong dekomposisi
kimiawi
bahan-bahan
organik,
terutama
sinar
ultraviolet (UV) dengan gelombang yang lebih tinggi, bersifat merusak. Kerusakan bisa disebabkan oleh sinar matahari langsung, sinar fluorescent, dan sinar ultraviolet. Efek cahaya adalah kumulatif, sehingga jumlah cahaya pertahun yang menyinari suatu bahan khusus harus diawasi secara ketat. Dianjurkan untuk menggunakan lampu dengan pancaran sinar ultraviolet yang rendah, pada ruang penyimpanan master negatif mikrofilm. Penerangan yang digunakan harus dilengkapi dengan pelindung ultraviolet untuk menahan radiasi yang memiliki panjang gelombang antara 310 nm dan 380 nm. Ruang penyimpanan yang gelap, tidak berbahaya untuk mikrofilm. tetapi jika tidak dikuti oleh kebersihan ruangan, suhu dan kelembaban yang tepat, maka akan muncul jasad renik yang berbahaya bagi mikrofilm.
27
d.
Filtrasi udara ruangan Filtrasi udara berfungsi sebagai penyaringan udara dari pencemaran udara atau polutan. Pencemaran seperti hidrogen sulfida, ammonium hidroksida, sulfur dioksida, nitrogen dioksida, ozon dan gas yang bersifat asam, akan menyebabkan terjadinya deteriorasi pada film. Parameter kualitas udara daIam ruangan antara lain meliputi suhu/ temperatur udara, kelembaban udara, kecepatan aliran udara, kebersihan udara, bau, kualitas ventilasi, pencahayaan, kadar debu/ partikuJat ( respirable suspended perticulate). Filtrasi udara akan mencegah terjadinya perubahan warna citra, muneulnya bereak pad a citra serta hilangnya warna pada citra. Dianjurkan untuk memadukan AC dengan absorbers dan filters untuk menghilangkan debu dan pol u tan udara, di daIam ruang penyimpanan master negatif rnikrofilm.
Penyaring udara e.
Kebersihan Kebersihan ruangan dapat dilihat melaIui ada atau tidaknya keberadaan debu atau partikel lain yang dapat merusak kondisi master rnikrofilm. Debu dapat menyebabkan timbulnya goresangoresan haIus pada rnikrofilm. Kebersihan ruangan juga akan .
mencegah kerusakan master negatif mikrofilm yang disebabkan oleh serangga atau jasad renik. Jenis yang umumnya menimbulkan kerusakan pada rnikrofilm dan penyebab hilangnya citra pada rnikrofilm adalah ngengat (silverfish) dan rayap (termites) kerusakan yang disebabkan oleh serangga atau jasad renik dapat diatasi dengan menjaga kebersihan ruangan. - - - - - - - - - - - - - -_ _ _ _ _ _ 1 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
28
, Pembersihan ruangan
Vacuum cleaner
Pemakaian sarung tangan pad a saat memegang microfilm
B. KOTAK I BOX MIKROFILM Tempat penyimpanan master negatif mikrofilm memiliki beberapa macam yaitu : a.
Kotak penyimpanan plastik khusus Kotak plastik yang digunakan untuk menyimpan master negatif mikrofilm berupa kotak plastik berwama hitam pekat. Ada berbagai macam kotak plastik tempat penyimpanan mikrofilm yaitu pertama yang diproduksi oleh perusahaan kodak, kedua yang diproduksi oleh perusahaan Fuji, yang ketiga diproduksi oleh perusahaan Agfa.
29
Kotak ya ng terbuat dari pIa tik
menahan debu untuk masuk ke
dalam film. b.
Kotak p ny impanan ka leng almunium Kotak a lmunium ya ng digunakan untuk menyimpan mikrofilm b rbentuk bundar dan dapat diputar, etclah dimasukan ke dalam a lmunium kemudian dima ukan kembali kcdalam kotak karton yang bebas asa m.
c.
Kotak penyimpanan ka ntong almunium foil Almunium foil digunakan sebagai tabung penyimpanan, yaitu dengan cara divakum, ehingga tidak ada udara ya ng
di
dalam pembungkus almunium foil tersebut. Setelah dibungkus dalam a lmunium fo il, kemudian mikrofi lm tersebut dimasukan ke dalam karton b rwarna putih yang b bas asa m.
Almunium foil
Box Microfilm warna hitam dan a lmunium foil
30
C. FILLINC CABINET MIKROFILM Fi ll ing ini dibuat khusus untuk menyimpan mikrofilm terbuat dari baja tahan api d an tid ak mudah terbakar apabila terjadi kebakaran, ehingga mikrofilm yang ada
dapat'
tkan . Berba ga i
lIkuran dan warna fillin g cabinet mikrofilm ya ng diproduksi na mun demikian lIkuran, warna filling cabinet mi krofi lm dapat disesllaikan dengan kondisi ukuran ruangan penyimpanan yang ada .
Fi lling kabinet microfilm 35 mm
-.,........ .
Filling kabinet untuk microfilm 16mm
31
32
BAB IV
A. TUJUAN PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN Pcrawatan dan pemeliharan mikrofilm merupakan salah satu faktor penting untuk mendukung proses layanan bahan perpustakaan. Perawatan dan pemeliharaan
mikrofilm bertujuan untuk mencegah
keru aka n dan kehilangan mikrofilm agar tetap dalam keadaan utuh dan terhjndar dari kerusa kan fi sikoPerawatan dan pemeliharaan mikrofilm generasi pertama berbeda dengan gencrasi kedua karena generasi pertama merupaka n sumb r bagi mikrofilm generasi kedua dan ketiga. Setelah disimpan master n ga tif ini perlu dicek kondi inya secara berkala dan tidak boleh dipegunakan untuk temu kembali informasi. Kondisi ruang penyimpanan yang baik dan dapat memenuhi standart p nyimpanan mjkrofilm, memerlukan adanya peralatan C (Air Condition) dan Oehumidyfier selama 24 jam terus menerus tanpa henti. Peralatan AC dan Oehumidyfi r harus dirawat dan dijaga kehanda lannya agar AC dan dehumidyfier tidak mati dan rusak . Apabila A dan Oehumidyfi r
k bcrdampak terhadap kondisi fisik mikrofilm
aka n berembun dan berjamur. Oleh karen a itu AC dan Oehumidyfier perlu dirawa t dan dipelihara agar jangan sa mpai ru sak yaitu dengan melakukan perawatan teratur dan terenca na dengan baik. Master
negatif
mikrofilm
haru s
penyimpanan ya ng terawa i da lam kondisi
disimpan
dalam
ruang
uhu yang mcmadai.
B rdasa rka n standart Australia (AS 3674 - 1989), penyimpanan master negatif mikrofi lm aka n sa ngat menentukan kondisi fi ik master ter ebut, sehingga perlu diawasi secara kontinyu .
Keberhasilan •
penyimpana n ma ter nega tif mikrofilm bergantung pada kondisi ruang penyimpana nnya dan dalam hal ini dapat dilihat melalui kondisi fisik dari master ncgatif mjkrofilm. Pcrawatan dan pemcliharaan mikrofilm dilakukan karena bebcrapa faktor an tara lai n :
34
1.
Frekuensi pemakaian mikrofilm ya ng terlalu sering
2.
Kerusakan kondisi fisik karena tidak stabilnya temperatur dan tingginya kelembaban uda ra yang terjad i
3.
Mempunya i kandunga n informasi ya ng bernila i tinggi
4.
Polusi udara ya ng sa nga t kotor karena debu da n parti kel
B. ALUR PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN MIKROFILM Perawa tan dan pemeliha raa n mi krofil m harus d imu lai
dari
kegia tan per iapan awa l sa mpai denga n penyimpan mikrofi lm, karena film ya ng akan di sim pan dalam ruang p nyimpa nan harus dalam kondisi ba ik oleh karena ya ng d isimpan ada lah master mikrofi lmnya. Ada pun alur kerja perawa tan dan pemeliharaa n mikrofi lm yaitu : 1.
Bidang laya nan koleksi bahan perpustakaa n melakukan penelusuran, meneliti terhada p bah an perp ustakaan yang akan diaJih media dengan kreteria bahan perp usta kaa n tersebu t dianggap penting karena mempunya i nila i info rmasi tinggi, banyak d ibaca pemustaka, langka, tua dan kondisi fis iknya suda h rapu h serta muda h robek. Hasil peneJusuran d an penelitian ba han pu taka dib uatkan data pengiriman Ja lu dikirim ke Bida ng Rep rografi gu na dia lih media d ala m b ntuk mikrofilm.
2.
Bidang Reprogra fi menerima kiriman ba han perpu takaan dan mencocoka n data pengiriman ko lcksi ya ng d ikirim terka it dengan jumlah, judul, tahun terbit guna d ialih med iakan ke bentu k mikrofil m.
3.
Pengecekan dan pembuatan da ta bibliografis target, terkai t dengan judul, nomor ra k, tempat pen rbitan, penerbit, kala terbit, ba hasa, nomor terbitan dan tangga l yang dipotret, halaman terbitan yang hjlang, ukuran, kcadaa n dokumen as Ii, pemcgang dokumen asli, penerbit edis i mjkrofilm, tempat pemrosesan, tempa t pernotretan,
35
penempatan garnbar, pertimbangan reduksi, pemotret, peJiput, nomor ernulsi dan catatan tarnbahan. Data tersebut seluruhnya ditulis dalam form Iiputan bibliografis yang nantinya akan direkarn dalam mikrofilm sebagai bukti mengenai kondisi dokumen sebelum dialih mediaka n. 4.
Tahap pengerjaan berikutnya adalah melakukan pemotretan dokumen. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalarn hal pemotretan dokumen seperti penyinaran yang sesuai dengan warna kertas, permukaan dokumen harus rata, tinggi reduksi, letak dokumen, tahapan dalarn pemotretan.
5.
Prosesing film , sebelum melakukan pencucian film
terlebih
dahulu mengecek suplai air yang akan dipakai untuk proses film yai tu air hams bersih dari partikel-partikel kotoran yang dapat mempengamhi hasil akhir daTi pencucian. Periksa kondisi cherrtical developer dan fixer apakall masih baik dan dapat digunakan karena a mbang batas penggunaan tidak boleh melebihi dari 5 rol dalarn setiap penggantian chemical. Kondisi gear harus baik dan stabil, suhu dryer atau pengeringan tidak boleh terlampau panas dan hams disesuaikan dengan standart pengeringan film. 6.
Sebelum mikrofilm dimasukan ke dalam ruang penyimpanan (cold
storage) terlebih dahulu film harus dikontrol kualitasnya, film harus bersih dan memenuhi standart kualitas yang telah ditetapkan. 7.
Pembuatan label pada kotak mikrofilm perlu dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui nomor rol, judul, tahun terbit untuk . mempermudah dalam pencarian kembali.
8.
Mikrofilm hasil potret perlu diinventaris untuk mengetahui jumJah koleksi rnikrofilm yang ada dan tidak ada serta rnengetahui kondisi fisik film tersebut.
36
Kontrol Kualitas
Penelusuran BP ;;;;;;;;;;;;;
;;;;;;;;;;;;;;
Pendataan! Inventaris
Penerirnaan
BP
Pembuatan Bibliografis
c.
Labeling
Pemotretan
PROSES PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN MIKROFILM
Kondisi fisik mikrofilm suatu tampilan fisik mikrofilm yang bisa menjadi parameter, apakab mikrofilm mengalami kerusakan atau tidak yang mencerminkan dalam penyimpanan mikrofilm. Proses perawatan dan pemeliharaan mikrofilm meliputi kegiatan : 1.
Perawatan dan Pencegaban : a. Pendataan atau inventarisasi -
Judul mikrofilm Tabun terbit dokumen Penerbit dokumen
-
Tempat terbit dokumen Nomor rol Jenis film Positip / negatif, Rol / Fische, Aperture Card Ukuran film 35 / 16 mm Master atau Copy Tabun pemotretan Dibuat oleh
37
b. Pemeliharaan kondisi fisik mikrofilm c. Shelving koleksi / cek dan ricek koleksi d . Pencatatan suhu TUang penyimpanan e. Pencatatan kelembaban TUang penyimpanan f. Pembersihan debu
a.
Pendataan atau inventarisasi koleksi Yaitu melakukan pencatatan data koleksi mikrofilm yang baru dikirim ke dalam pangkaJan data dan menginventarisasikan hasil serta ingin mengetahui berapa ban yak jumJah koleksi mikrofilm yang disimpan dalam cold storage. Data-data yang terkait dengan mikrofilm yang perlu dicatat daJam inventarisasi antara lain : •
Judul mikrofilm Yaitu data mengenai judul dokumen yang terkandung dalam microfilm sebagai hasil alih media dari dokumen aslinya. Contoh : Harian Kedaulatan Rakyat
•
Tahun terbit dokumen Yaitu menerangkan kapan tanggal, bulan dan tahun dokumen tersebut dibuat atau diterbitkan. Contoh : 17 Agustus 1942
•
Penerbit dokumen Yajtu menjelaskan nama penerbit yang bertanggung jawab terhadap isi dokumen yang diterbitkan dan dipublikasikan Contoh : Sinar Nusa Press Utama
•
Tempat terbit dokumen Yajtu menjelaskan dimana tempat dokumen diterbitkan Contoh: Denpasar
•
Nomor Rol Yaitu menjelaskan nomor urut rol sebagaj hasil potret Contoh: 2014/ PN
•
Jerus film
38
Yaitu menjelaskan jenis film yang digunakan sebagai media tempat penyimpanan alih media. Film yang dibasilkan dari camera microfilm biasanya disebut film negatif atau master, dimana dasar film berwarna hitarn sedangkan tulisan atau huruf berwarna putih. Untuk
film hasil dari penduplikasian master dinamakan film
positif dimana tulisan berwama hitam sedangkan dasar berwarna putih atau sarna dengan aslinya dokumen.
Microfilm Negatif 35mm
rl,,,--. , ' ....' ....""' ........ - •...;... ,4r. .. -.Ar.t;"'- J
. / ....
'* .. __ ...._.to. -~~.' . • ~_ • <. ~.... 4./___.(-.. 9. ,,,........ d .,I.,.,,~ /,.. y ...... ~ .. 4.1"_~ .... __
«
••
5
,
" '. . .
.14• .
~ 1~)
Microfilm positif • Ukuran microfilm 35 mm dan 16 mm Yaitu mikrofilm ukuran lebar 16 mm dipergunakan biasanya untuk alih media dokumen ata u bahan pustaka yang berukuran kecil sarnpai sedang (buku, majalah, tabloid. Sedangkan untuk dokumen atau bahan pustaka berukuran besar sampai Ao dipergunakan media penyimpanan microfilm berukuran
39
35mm. Microfilm ukuran 35mm dan 16mm dalarn satu rol panjangnya sarna yaitu 100 feet atau 30,3 mm sedangkan yang rnembedakannya adalah lebar dari nticrofilrn tersebut
Microfilm 16mm
Microfilm 35mm
•
Microfilm Master dan Copy Microfilm master harus disirnpan dalarn ruang penyimpanan mikrofilm (cold Storage), sedangkan microfilm duplikat atau copynya digunakan untuk untuk pembaca/pemustaka. Microfilm positif rusak karena pemakaian dapat dicopy kembali dari mastemya, jika microfilm master rusak maka sulit untuk mendapatkan kembali aslinya kecuali jika dokumen aslinya masih ada sehingga dapat dipotret ulang.
Master Film
Copy Master
40
•
Tahun pemotretan Yaitu menjelaskan keterangan mengenai kapan tahun dokumen atau bahan pustaka tersebut direkam / diporet. Contoh: dipotret pad a tanggalll Maret 2014
•
Dibuat oleh Yaitu menjelaskan organisasi / unit kerja / instansi mana yang membuat atau memproduksi rnikrofilm tersebut. Contoh: dibuat oleh Perpustakaan Nasional RI
b. Pemeliharaan kondisi fisik mikrofilm Pemeriksaan terhadap kondisi fisik rnikrofilm bertujuan untuk menjaga koleksi mikrofilm selalu dalam kondisi baik, dimana film tidak lengket, tidak berembun, tidak bau asam, tidak keriting, tidak berdebu, tidak berkarat. Kegiatan pemeliharaan terprogram merupakan salah sa tu kegiatan Perpustakaan Nasional RI yang dilakukan dengan pemikiran yang berorientasi ke masa depan, pengendauan dan pendataan haru s sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya termasuk didalamnya adalah : • Pemeliharaan Pencegahan (perawatan) Kegiatan pemeliharaan yang dilaksanakan secara terencana dan periodik dalam bentuk penjadwalan (time schedule) tujuannya untuk mengurangi kemungkinan kerusakan ganguan dan menjaga fa silitas dalam kondisi standart. Kegiatan pencegahan ini ada yang harus dilakukan harian seperti mencatat suhu pada ruang penyimpanan master mikrofilm, kegiatan mingguan seperti pembersihan ruangan terhadap debu, sedangkan kegiatan bulanan pemeriksaan terhadap peralatan seperti dehurnidyfier, AC, thermohygrograf dan lain-lain.
•
Pemeliharaan perbaikan : Kegiatan pemeliharaan bertujuan agar fasiHtas dan peralatan serta koleksi mikrofilm pada kondisi standart melalui perbaikan dari keadaan rusak sebelumnya. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam pemeliharaan terprogram maupun pemeliharaan tak terprogram.
41
Kegiatan pemeliharaan perbaikan terprogram adalah kegiatan minor atau mayor maintenance, yaitu kegiatan perbaikan yang bersifat kecil atau besar namun hal ini sesuai dengan rekomendasi yang tercantum pada manual instruction seperti Air conditioner, Dhehumldyfier, thremohydrograf. Pemeliharaan tak terprogram adalah kegiatan pemeliharan akibat terjadinya kerusakan diluar perencanaan atau diluar dugaan, dan tidak termasuk dalam anggaran biaya. Pemeliharaan tak terprogram adalah pemeliharaan darurat seperti : kerusakan mesin secara tibatiba berhenti pada saat kegiatan sedang berlangsung, maka perala tan tersebut harus segera diperbaiki untuk menghidari kerugian yang lebih besar. Keberhasilan pemeliharaan dapat diukur berdasarkan sedikitnya frekwensi dan lam.a nya waktu time down ( fasilitas tidak berfungsi), jadi time down perala tan harus dihindari melalui pemeliharaan perawatan (preventive) yang terperogram. Ada beberapa macam pemeliharaan yang sering dilakukan dalam rangka melakukan perawatan : 1. Sis tim pemeliharan sesudah rusak (break down mailltenance) Tujuan metode ini untuk mendapatkan penghematan waktu dan biaya serta perbaikan yang benar-benar perlu. sistim ini pekerjapekerja hanya bekerja setelah terjadi kerusakan pada mesin atau peralatan. Jika memakai sistim ini kerusakan mesin atau equipment akan terjadi berkali-kali dan frekwensi kerusakan hampir sarna setiap tahunnya. Pengunaan mesin secara terus menerus dianjurkan untuk menyediakan cadangan mesin (s tand by meclline) bagi perala tan vital, sebagai contoh mesin •
pendingin ruangan harus hidup tanpa berhenti jika berhenti akan berdampak terhadap fluktuasi temperatur yang berakibat mikrofilm akan rusak. 2. sistim Pemeliharaan Rutin (Preventive Maintenance) Tipe pemeriksaan dan perbaikan preventive ini dibuat dengan mempertinlbangkan ketersediaan tenaga kerja, suku cadang, dan
42
faktor-faktor lainnya. Biaya perbaikan dan larnanya perala tan tidak beroperasi dapat diminimalisir
dibandingkan dengan
perbaikan mesin yang sarna tetapi dilakukan setelah mesin itu rusak total. Sistem pemeliharaan meliputi rencana inpeksi dan perbaikan secara periodik. Modal awal dapat dikurangi bila bagian pemeliharaan memberikan informasi-informasi ten tang masalah-masalah servis perala tan, pemasangan unit-unit cadangan dapat dibuat optimal. Sistim pemeliharaan Ulang ( Corrective maintenance) Hal yang perlu dilakukan dalarn kegiatan pemeliharaan ulang umurnnya setelah beberapa tahun pemeliharaan rutin dilaksanakan. Dari data inspeksi yang dilakukan
diketahui
umur serta biaya dari masing-masing peralatan, kemudian dapat ditentukan prioritas unit yang harus diperbaiki. Hal ini menjadi prosedur perbaikan yang baik untuk dapat merninimal waktu yang dipakai untuk pemeliharaan rutin. Jika proses pemeliharaan ulang telah berjalan baik, maka tidak perlu lagi peralatan cadangan karen a kondisi masing-masing peralatan sudah terjarnin. 3.
Sistem pemeliharaan produktif Dari sistem pemeliharaan yang telah diuraikan diatas, dapat disimpulkan bahwa makin tinggi efisiensi makin besar pula keuntungan yang akan diperoleh. Bila efiesiensi yang tin ggi tersebut belum memberikan keuntungan yang diinginkan, maka perlu dipikirkan konsep baru yang lain. Dewasa ini pola pemeliharaan prediktif dianggap lebih efektif dan efisien jika jam operasi pada perala tan tersebut masih dalarn petunjuk pabrikan, jika jarn operasi sudah terpenuhi maka perlatan harus segar diganti. Jika pengantian perala tan tidak dilakukan dikhawatirkan kerusakan lebih parah akan terjadi dan dapat menimbulkan kerugian yang lebih besar.
43
SIKLUS PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN MIKROFILM II
PENGHAPUSAN
1---------.. 1 • II
I
PERBAIKAN
II
II PENGADAAN
KERUSAKAN
II
KEBUTUHAN
II
II
II
PENYIMPANAN PEMELIHARAAN PERAWATAN
I
PEMAKAIAN
I
Kondisi fisik mikrofilm adalah tampilan fisik yang bisa dijadikan parameter, apakah mikrofilm tersebut rusak atau tidak, dan Juga mencerminkan kondisi penyimpanan mikrofilm. Penentuan fisik mikrofilm dapa t dilihat dari kerusakan-kerusakan yang muncul. Kerusakan yang muncul pada master negatif rnikrofilm dan kaitannya dengan kondisi ruang penyimpanan antara lain : 1.
Adanya noda atau bercak pad a film Bercak atau nod a pada film bisa disebabkan oleh polutan udara akibat tidak adanya sistem filtrasi udara
2.
Adanya perubahan warna bisa dicegah dengan menggunakan filtrasi udara untuk menyaring udara didalam ruang penyirnpanan. Jika tidak ada filtrasi udara menyebabkan suhu dan kelembaban yang •
tinggi
3.
Terdapat jamur Jamur akan merusak mikrofilm, jamur bisa tumbuh pada suhu diatas 25 0 C dan kelembaban sekitar 70% RH ( Relative Humidity) atau lebih, ruang yan g gelap, dan juga sirkulasi udara yang buruk
44
4.
Cacat karena jasad renik Jasad renik bisa muncul pada kondisi ruangan yang hangat, gelap, kotor, dan tidak berventilasi.
5.
Film mengeluarkan bau Film berbau asam disebabkan oleh polutan udara yang bereaksi dengan kandungan air di udara, menyebabkan timbulnya asam sulfur ( sulphuric acid) atau asam sendawa (nitric acid)
6.
Film mengeriting Pengeritingan film terjadi karena perubahan suhu didalam ruangan penyimpanan serta kelembaban yang tinggi.
7.
Film lengket Umumnya terjadi karena kandungan air yang tinggi diruangan, akibat penurunan suhu secara tiba-tiba.
D. TEKNIK PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN MIKROFILM Untuk melakukan perawatan dan pemeliharaan mikrofilm, ada teknik dan cara-cara yang perlu diperhatikan antara lain : 1.
Suhu dan kelembaban ruang penyimpanan harus stabil
2.
Kebersihan di ruang penyimpanan harus selalu dijaga
3.
Periksa secara berkala kondisi fisik mikrofilm
4.
Periksa AC, Dehurnidyfier, thermohydrogarf secara berkala
5.
Cek dan ricek jumlah koleksi rnikrofilm master yang ada
Suhu dan kelembaban ruang penyimpanan harus stabil : Dalam melakukan perawatan dan pemeliharaan rnikrofilm master diperlukan ruang penyimpanan yang memadai dan penangan yang aman. Lingkungan ruang penyimpanan yang ideal untuk mikrofilm meliputi kelembaban relatif dan temperatur yang terkontrol, udara bersih dan sirkulasi udara yang balk. Umumnya hambatan pemeliharaan dan perawatan pada perpustakaan yang berada di iklim tropis dan kering antara lain : temperatur dan kelembaban relatif lebih tinggi, kelembaban
45
relatif pada musim hujan akan menjadi tinggi, fluktuasi atau perbedaan temperatur antara malam dan siang besar, angin yang keras tiba-tiba naik beserta tiupan partikel debu, tingkat cahaya yang tinggi. Kelembaban yang tinggi dan £luktuasi temperatur yang cepat, adalah salah satu penyebab kerusakan pada mikrofilm, untuk itu kontrol temperatur dan kelembaban penting dilakukan setiap saat. Peralatan untuk memonitoring temperatur dan kelembaban relatif harus tersedia, sehingga fluktuasi dapat dicatat, dan masalah akan cepat diketahui serta ditangani penyebab dari kerusakan yang terjadi. Adapun perala tan yang digunakan untuk memonitoring temperatur dan kelembaban antara lain : thermometer, psikrometer, thermohygrograf dan penggunaan perala tan peraba eletronik otomatis, di mana dapat dihubungkan dengan pengaturan sistem pendingin udara.
Contoh Thermometer diletakan di tempat terbuka Thermometer ini menggunakan kumparan baja yang berdiaII).eter halus sekitar ukuran rambut manusia, kumparan pad a thermometer ini akan mendeteksi suhu dan kelembaban disekitar ruangan. Jarum
ska la akan menunjukan posisi temperatur. Terlihat pada gambar jarum pad a skala menunjukan angka 62,5 % (kelembaban) dan angka 31 0 C (temperatur suhu). Angka pada gambar tersebut menandakan bahwa kondisi disekitar thermometer dalam kondisi panas dan kelembaban
46
sangat tinggi. Kondisi ini tidak baik bila terjadi di ruangan penyimpanan mikrofilm, apabila terjadi akan berdampak terhadap kerusakan pad a koleksi mikrofilm yang ada. Kurnparan thermometer ini harus selalu bersih dari debu. Blla ada debu yang menempel pada kurnparan akan berdampak terhadap sensitif pengukuran suhu dan kelembaban di sekitar ruangan.
Thermometer suhu ail" raksa Thermometer ini menggunakan all" raksa sebagai bahan untuk mendeteksi kondisi kelembaban dan temperatur. Temperatur dari kaca harus selalu bersih dan jangan sampai ada udara yang masuk kedalam tabung kaca apalagi pecah. jika ada udara masuk, maka penunjukan angka menjadi salah dan thermometer tid ak bekerja dengan sensitif bahkan sudah tidak bisa dipakai lagi (rusak). Tabung kaca terdiri dari dua bagian, tabung pertama (atas) untuk mengukur temperatur ( 0 C) dan tabung kaca yang kedua untuk mengukur kelembaban (RH %)
Thermometer digital
47
Thermometer digital ini dapat dipasang atau ditempatkan diluar ruang penyimpanan (cold storage) sehingga memudahkan dalam memonitor temperatur. Elemen pendeteksi temperatur terletak diruang penyimpanan yang terhubung dengan komponen / sirkuit / jaringan AC sehingga tanpa membuka ruang s uhu didalam ruangan penyimpanan s udah diketahui. Bila listrik padam maka peralatan tidak berfungsi dan indikator lampu akan menyala merah, demikian juga apabiJa peralatan AC mati maka indikator lampu menyala merah. Ada 2 panel atau indika tor te rpasang dan berfungsi sesuai dengan keperluannya. Panel sa tu berfungsi sebagai indikator pengukuran temperatur sedangka n panel kedua berfungsi sebagai pengukuran kelembaban. Jika listrik padam panel indikator akan mati sehingga ruang penyimpanan akan panas dan kelembaban sangat tinggi . Contoh pada gambar indikator sa tu teriiJla t a ngka 16,6 0 C dan indikator kedua 75% (RH) ini menandakan ruang penyimpanan temperatur memenuhi sedangkan kelembaban tinggi e hingga perlu diturunkan kelembabannya.
)
•
Thermohydrograf
Ke rtas grafic pad a thermohydrograf
48
Thermohydrograf inj berfungsi sebagaj alat pengukur temperatur dan kelembaban. Kondisi tempera tur dan kelembaban akan
dkatat
pada kertas grafik yang terpasang pada a lat tersebut. kertas grafik ya ng terpasang berbentuk rol terdapa t ska la temperatur dan ska la kelembaban. Kertas grafik dapat merekam data temperatur sanlpa i 30 hari kalender lamanya. Apabila kertas grafjk sudah habis harus diganti dengan kertas grafik yang baru. Thermohydrograf inj bekerja menggunakan tenaga bateray untuk mencatat grafic pada kertas ska la, apabila listrik padam ala t irU tetap mencatat suh u dan kelembaban dan tidak berpengaruh terhadap padamnya listrik.
Psikrometer Psikrometer sebuah alat ukur temperatur dan kelembaban, penggunaan thermometer irU dengancara memutar-mutarkan bagianatas seperh baling helicopter. Diputar disetiap sudut ruangan penyimpanan. Biasanya angka pengukuran berbeda tiap suduhlya. Dari setiap sudut kemudian dHihat sudut man a yang tertinggi temperatur dan kelembaban dan sudut mana yang kurang dengan standart penyimpanan. Semua jerus alat ukur hanya untu k mengetahui berapa kondisi suhu dan kelembaban namun yang terpenting bagimana menjaga agar temperatur dalam ruang penyimpanan tetap stabi!. Jika listrik mati kelembaban dan temperatur tinggi untuk itu dibutuhkan gen et (pembangkH listrik) untuk memback up listrik yang padam.
49
Switch otomatis dipasangkan antara generator dengan jaringan PLN dengan tujuan ketika listrik dari PLN padam kemudian generator langsung hidup. Oisisi lain dengan adanya generator untuk mengantisipasi kalau listrik padam maka air condition (AC) tetap hid up atau tidak akan mati dan dehumidyfier tetap berjalan seperti biasanya. Generator cadangan sebaiknya ditaruh jauh dengan ruang penyimpanan mikrofilm dengan tujuan untuk mendapatkan lingkungan ruang penyimpanan mikrofilm yang bersih dari berbagai macam penyebab kerusakan mikrofilm. 2.
KEBERSIHAN RUANG PENYIMPANAN HARUS DIJAGA
Ruang penyimpanan harus selalu bersih dari berbagai kotoran, debu, makanan, minuman, sampah, rokok. tumpukan buku, kertas dan benda-benda lain. Kondisi ruang penyimpanan mikrofilm yang kotor menyebabkan sirkulasi udara tidak stabil dan kelembaban akan tinggi kemudian muncul masalah seperti adanya kecoa, tikus, serangga, rayap dan jamur yang berdampak terhadap kelestarian fisik film yang ada.
Pembersihan Lantai
50
Sebaiknya ruangan dibersihan setiap seminggu sekali dengan menggunakan fakum cleaner dan kain pembersih. Untuk membersihkan filling cabinet rnikrofilm dari debu yang menempel digunakan kain pembersih dan untuk lantai digunakan va cum cleaner. Jika ingin masuk ruang penyimpanan rnikrofilm biasakan sandal atau sepatu yang dipakai untuk dilepas dan ditaruh diluar pintu masuk, karena dibawa masuk sandal atau sepatu alasnya kotor dan berdebu yang dapat berkontarninasi dengan rnikrofilrn yang ada. Dipintu masuk ruang penyimpanan rnikrofilm dipasang peringatan "Jagalah Kebersihan n.
JAGALAH
• Tanda peringatan depan pintu masuk Untuk memegang fisik mikrofilm sebaiknya menggunakan sarung tangan agar film tidak langsung bersentuhan dengan tangan, karena apabila rnikrofilm langsung bersentuhan dikhawatirkan film akan terkontarninasi dan muncul jamur pada tempat dimana tangan tersebut menempel. Jangan membawa, menyimpan, menaruh makanan, minuman diruang penyimpanan mikrofilm. sisa makanan secara tidak langsung akan tertinggal atau jatuh cliIantai dan bau makanan akan berdampak terhadap kondisi fisik cepat rusak dan
hM
ffi\'a binatan kec:oa, ra)'ap serta tikus.
Penggunaan sarung tangan sebelum memega ng mikrofilm 51
Udara yang berputar didalam ruang penylD1panan mikrofilm kadakala bercampur dengan debu yang dapat masuk kesela-sela atau rongga kedl dan menempel pada lapisan film serta dinding filling cabinet mikrofiJm yang ada. Untuk mendapatkan sirkuJasi udara yang bersih didalam ruangan penyirnpanan sebaiknya digunakan filter dengan tujuan menjaga agar partikel-partikel ked I serta debu tidak masuk kedalam ruang penyirnpanan
Macam-macam bentuk dan type penyaring udara 3.
PERIKSA SECARA BERKALA KONDISI FISIK MIKROFILM
Ko leksi ntikrofilm yang tersimpan didalam ruang cold storage harus d iperiksa kondisi fisiknya secara berkala untuk menjaga agar film tetap pada kondisi baik. Film harus dirubah posisi atau arah putaran dengan maksud agar lapisan film tidak lengket dan terkelupas serta
52
4.
Cacat karena jasad renik Jasad renik bisa muncul pada kondisi ruangan yang hangat, gelap, kotor, dan tidak berventilasi.
5.
Film mengeluarkan bau Film berbau asam disebabkan oleh polutan udara yang bereaksi dengan kandungan air di udara, menyebabkan timbulnya asam sulfur ( sulphuric acid) atau asam sendawa (nitric acid)
6.
Film mengeriting Pengeritingan film terjadi karena perubahan suhu djdalam ruangan penyimpanan serta kelembaban yang tinggi.
7.
Film lengket Umumnya terjadj karena kandungan air yang tinggi diruangan, akibat penurunan suhu secara tiba-tiba.
D. TEKNIK PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN MIKROFILM Untuk melakukan perawatan dan pemeliharaan mikrofiJrn, ada teknik dan cara-cara yang perlu diperhatikan antara lain : 1.
Suhu dan kelembaban ruang penyimpanan harus stabil
2.
Kebersihan di ruang penyimpanan harus selalu dijaga
3.
Periksa secara berkala kondisi fisik mikrofilm
4.
Periksa AC, Dehumidyfier, thermohydrogarf secara berkala
5.
Cek dan ricek jumJah koleksi mikrofilm master yang ada
Suhu dan kelembaban ruang penyimpanan harus stabiJ : Dalam melakukan perawatan dan pemeliharaan mikrofilm master diperlukan ruang penyimpanan yang memadai dan penangan yang aman. Lingkungan ruang penyimpanan yang ideal untuk mikrofilm meliputi kelembaban relatif dan temperatur yang terkontrol, udara bersih dan sirkulasi udara yang balk. Umumnya hambatan pemeliharaan dan perawatan pada perpustakaan yang berada di ikJim tropis dan kering antara lain : temperatur dan kelembaban relatif lebih tinggi, kelembaban
45
karen a rusak berat. Jadi untuk mendapatkan kembali koleksi mikrofilm yang rusak tersebut kita dapat menkopi ulang dan meminta ijin untuk meminjam mikrofilm copy ke unit lain apabila mereka memilikinya. Mikrofilm yang sering dibaca pemustaka harus menjadi perhatian dan kalau dapat dibuatkan copy double untuk menghindari kerusakan yang cepa t terjadi . Sekarang ini koleksi mikrofilm yang banyak dibaca pemustaka secara bertahap sudah dibuatkan copynya dalam bentuk digital. melalui proses konversi mikrofilm dirubah dari bentuk analog ke bentuk digital. dengan mengkonversikan mikrofilm kebentuk digital diharapkan kerusakan yang terjadi dapat berkurang sehingga koleksi diharapkan dapat bertahan sampai lama. Pemeriksaan dilakukan setiap rol untuk mengetahui apakah kondisi film masih baik atau tidak. Film dikeluarkan dari filling cabinet mikrofilm kemudian dicatat nomor rol, judul, tahun terbit. Pada saat membuka rol film dari kotak sebaiknya menggunakan sarung tangan agar film tidak kena langsung dengan tangan yang berakibat film terkontaminasi karena tangan mengandung keringat dan garam yang akan berdampak terhadap kerusakan film. 4.
PEMERIKSAAN PERALATAN (AC,DEHUMIDYFIER, THERMO HYDROGRAF, THERMOMETER)
Perawatan peralatan sangat penting, apabila perawatan dan pemeliharaan tidak memadai menyebabkan kerusakan mekanis pada mesin dan berdampak terhadap kerusakan koleksi mikrofilm. Kerusakan mesin tidak dapat berfungsi dengan baik, akibatnya temperatur dan kelembaban tinggi yang menyebabkan koleksi mikrofilm yang ada akan menjadi rusak. Air condition (AC) merupakan peralatan yang dibutuhkan dalam ruang penyimpanan karena letak Indonesia pad a posisi dinegara tropis dimana temperatur dan kelembaban sangat tinggi. Seluruh peralatan diruang penyimpanan harus dihidupkan selama dua puluh empat jam
54
tanpa henti, karena peralatan AC, Dhehumidyfier, Thermohydrograf, thermometer
yang
terus
menerus
digunakan
sebaiknya
perlu
disediakan perala tan cadangan untuk menjaga jangan sampai rusak fatal menyebabkan ruang penyimpanan menjadi panas dan lembab. Penyaring udara pada AC juga harus sering dibersihkan dari debu, karena berdampak terhadap koleksi mikrofilm yang ada. Thermometer harus dibersihkan agar sensitif dalam mendekteksi suhu dan kelembaban yang ada. Demikian juga dengan thermohydrograf perlu dilihat apakah kertas skala sudah penuh dengancatatan temperatur, jika sudah penuh kertas catatan disimpan dan dipasangkan kertas skala yang baru. Filter atau saringan udara pada ruangan penyimpanan juga harus dibersihkan karena banyak debu yang menempel pada saringan udara tersebut. 5.
Cek dan ricek jumlah koleksi mikrofilm master yang ada Terbit administrasi daJam hal keluar dan masuknya koleksi
mikrofilm yang ada, jangan sampai film tidak ada atau hiJang ketika diperlukan. Jangan biasakan film keluar dari ruang penyimpanan mikrofilm tanpa dicatat, karena suJit diketemukan apabila hendak dibaca kern bali. Kadang kotak film dengan isi mikrofilm berbeda seperti mikrofilm berisi informasi ten tang surat kabar Kedaulatan Rakyat sedangkan kotak berlabel 5uJuh Rakyat. Penempatan kembali dalam penyimpanan kotak mikrofilm tidak ditempatkan pada urutan filling yang benar sehingga tidak berurutan dalam hal penempatannya. Permasalahan tersebut diatas biasanya sering terjadi pada penyimpanan mikrofiJm, untuk itu perlu petugas khusus yang menangani didalam ruang penyimpanan. Petugas mencatat dan mendata koleksi yang ada. Adapun catatan yang perlu diperhatikan antara lain juduJ apa saja yang ada di dalam ruang penyimpanan, berapa banyak juduJ dan jumlah rol yang ada, nomor rol, tahun terbit, tempat terbit. Petugas mencatat judul apa saja yang sering dibaca dan mengusulkan untuk
55
dibuatkan co pynya lebih dari sa tu denga n maksud agar master tid ak ce pat rusak oleh karena sering d icopy d isisi la in da la m ha l pelaya nan akan menjadi cepat karena tidak perlu lagi menunggu sa mpa i selesa i dibaca mikrofi lm karena sudah ada copy sa tunya . Pada saa t melakuka n pengecekan koleksi mikrofil m ya ng ada dida la m ru ang penyi mpa na n sebaiknya A tidak d imatikan karena akan be rda mpa k terhad ap koleks i mikrofi lm ya ng ada, petu gas me makai paka ian peLindung da ri ud a ra dingin agar supaya tidak kedinginan da lam me lakukan pengecekan . Petugas usahakan jangan berlama-Iama didalam ru angan penyimpanan mikrofilm karena akan menganggu sistim pernapasan dimana peredaran oksigen dalam ruangan tidak mencukupi.
56
BABV
Mikrofilm sebagai salah satu media yang banyak meny=pan informasi dan mempunyai daya tahan sampai 500 tahun larnanya. Walaupun menurut penelitian samapi 500 tahun larnanya narnun apabila tidak dirawat dan dipelihara belum samapi 500 mikrofilm tersebut sudall rusak. Ada beberapa kerusakan yang terjadi pada mikrofilm antara lain : 1.
Film tergores
2.
Film bau asam
3.
Film berembun
4. Film kotor dan berdebu 5.
Film lengket
6.
Film berkarat Kerusakan pada mikrofilm harus dapat diperbaiki agar dapat
bertahan sampai berumur panjang dalam hal pemakaianya. Kerusakan diatas merupakan kasus yang sering terjadi lalu bagaimana untuk penanganannya seperti kerusakan : 1.
Film tergores Mikrofilm tergores ini disebabkan adanya partikel debu dan pasir
yang menempel pada film, pad a roda film di camera, pada rod a mesin prosesor film, kaca dan roda reader. Pemecahan masalah yang harus dilakukan, yaitu pertama kali Wlat pada catatan ten tang penerimaan mikrofilm apakah kondisi film baik dalam arti film tidak ada goresan sebelurn mikrofilm tersebut ditempatkan diruang penyimpanan. Jika saa t penerimaan tidak ada goresan berarti film terkena goresan pada saat penduplikasian master, saat prosesing dan saa t dibaca direader. Saat penduplikasian film peralatan yang digunakan adalah mesin duplikat, •
pada mesin duplikat ada gear ban talan karet coba periksa apakah dikaret tersebut ada debu, laminasi atau plastik yang menempel pada roda gear terse but apabila tidak ada berarti berlanjut pemeriksaan saat prosesing film . Pada saa t memproses film air yang dipergunakan harus benar bersih dari partikel kotoran baik lumpur, pasir halus dan benda
58
lainnya kadang kala air yang disaringpun masih ada partikel yang bisa terlewati filter penyaring hal inilah yang dapat menimbulkan goresan pada lapisan film atau dapat puJa adanya isola tape yang menempel pada gear proses sehingga dapat menggores film pad a saa t sedang diproses. Pemeriksaan lain yaitu pada alat baca atau reader, biasanya roda gear pada reader menempel kotoran atau debu atau dapat juga pada kaca antara lensa dengan lampu yang biasanya sering terjadi goresan kalau tidak hati-hati memasukan kedalam reader tersebut atau dapat puJa didalam kaca ada debu yang menempel dan film berjalan dalam reader tersebut. untuk menjaga agar goresan tersebut tidak terjadi maka yang perlu diperhatikan adalah pertama pastikan pada saat memasukan film camera bersih dari debu dan kotoran. Kedua pada saat memproses film apakah air yang masuk kedalam mesin prosesor kondisi air bersih, filter saringan air bersih dan juga rak gear didalam mesin proses juga harus bersih. Biasakan habis proses film gear direndam dan dicuci agar kotoran tdak menempel dan tertinggal pad a gear. Ketiga pastikan alat baca atau reader dalam kondisi bersih dari debu dan kotoran lain yang menempel terutama pada kaca dekat lensa dan lampu yang terdapat pada reader tersebut. 2.
Mikrofilm bau asam Penyebab bau asam pad a rnikrofilm karena pada awal pemotretan
film yang dipakai sudah melewati ambang batas penggunaan atau kadaluarsa, kedua mikrofilm tidak bersih pada saat prosesing karena masih adanya chemical fixer yang tertinggal film dan pad a waktu pembilasan atau washing air tidak mengalir sehingga chemical ikut dalam lapisan film tersebut, ketiga temperatur suhu dan kelembaban di ruang penyirnpanan sangat tinggi karen a tidak me menu hi stand art yang telah ditetapkan yaitu 18 - 21 0 C sedangkan kelembaban atau Relatif Humidity (RH %) 40 % - 50 %. Untuk mengatasi permasalahan tersebu t pertama film yang bau asam dilepas dari gulungan ro! kemudian
59
diangin-anginkan sampai baunya hilang jika sudah hilang baunya kemudian dinilai apakah apakah film tersebut masih bisa disimpan dan bertahan lama apabila tidak harus segera dibuatkan copy ulang. Kemudian jika master sudah tidak ada diusahakan film discan dalam bentuk digital. kedua usahakan pada saat membuat film tidak expired atau kadaluarsa dan lewat ambang batas kemudian perhatikan juga aliran air yang masuk kedalam mesin proses harus berjalan lancar tidak boleh berhenti. Ketiga kontrol kondisi temperatur jangan sampai berhenti atau perbedaan fluktuasi yang sangat jauh sehingga dapat menimbulkan tumbuhnya jamur sehingga dapat menimbulkan bau asam. Kalau diantara koleksi mikrofilm ada yang bau asam, secepatnya harus diasingkan atau dikeluarkan dari tempat penyimpanan karena dapat menularkan ke mikrofilm yang lainnya dan film yang bau asam diindentifikasi dan pemecahan masalahnya bagaimana agar kandungan informasi terselamatkan. 3.
Mikrofilm berembun Penyebab mikrofilm berembun pertama karena peralatan suhu
pendingin atau air condition dalam ruang penyimpanan tidak bekerja dengan baik bahkan mati sehingga udara yang ada didalam kotak mikrofilm berbeda dengan udara diluar mikrofilm karena adanya perbedaan udara yang jauh sehinnga timbul uap air pada mikrofilm tersebut. Kedua pintu masuk ruangan penyimpanan biasanya tidak tertutup dengan baik atau rapat sehingga ada udara masuk yang dapat menimbulkan bintik-bintik uap air pada lapisan mikrofilm. pemecahan masalah usahakan AC tidak mati dan sediakan AC cadangan dan perlu adanya pemeriksaan yang kontinyu terhadap kondisi peralatan AC pendingin agar tidak rusak kemudian buat sekat pembatas atau sekat pemisah antara pintu ruang cold storage dengan pintu lainnya agar ruang penyimpanan tidak langsung berhubungan dengan ruangan lain, •
kedua mikrofilm yang berembun dikeluarkan dari ruang penyimpanan
60
kemudian film dilepaskan dari gulungan dan film diangin-anginkan sesudah itu film digulung kembali untuk diproses atau mencuci ulang agar sisa sisa uap air berbentuk bintik-bintik tidak menempel pada film. Kotak rnikrofilm dibersihkan dengan spon memakai alkhohol untuk menghilangkan £lek air yang menempel pad a kotak rnikrofilm tersebut setelah itu film dapat disirnpan kembali. 4.
Film kotor dan berdebu Penyebab film kotor dan berdebu pertama karena ruang
penyirnpanan rnikrofilm jarang dibersihkan dan jarang dikontrol oleh petugas, kedua filter atau saringan udara yang ada pada peralatan air condition jarang dibersihkan sehingga debu yang menempel pada filter bersirkulasi disekitar ruang penyimpanan yang akan menempel pad a lapisan film. Ketiga lubang pada plafon atas ruang ruang penyirnpanan tidak ditutup dengan filter sehingga udara dan debu dapat masuk melalui lubang tersebut. Pemecahan
permasalahan
tersebut
adalah
pertama
ruang
penyirnpanan dan filling cabinet harus selalu dibersihan agar debu yang menempel pada dinding ruangan penyimpanan dan laci-Iaci filling cabinet tidak berdebu, kedua filter atau saringan udara yang ada plafon atas ruang penyirnpanan dan filter yang ada pada perala tan AC harus sering dilihat dan dikontrol agar kotoran debu tidak ada lagi, untuk membersihkan filter cukup dicuci dengan memakai air biasa dan sabun lalu filter dikeringkan, seandainya
tidak dapat mengerjakan sendiri
sebaiknya minta bantuan teknisi untukmembersikan filter tersebut, ketiga koleksi rnikrofilm yang kotor dikeluarkan dari tempat penyimpanan yang ada di filing cabinet untuk direwash atau cuci ulang agar debu dan kotoran yang menempel pada lapisan film hilang. Pencucian ulang atau rewash film ini menggunakan cairan khusus / sabun khusus untuk mencuci film kemudian air pembilasan harus benar-benar mengalir baik untuk membersihkan larutan dan kotoran debu yang menempel di film tersebut. Biasanya debu membuat kotor label yang menempel pad a
61
kotak film untuk itu sebaiknya label diganti dengan kertas label yang baru, kemudian film dapat disimpan kembali dan ditempatkan sesuai dengan filling dan nomor rol yang tertera pada keras label tersebut. 5.
Film lengket Penyebab film lengket karena pertama prosesing film tidak
bersih kedua fluktuaasi temperatur dan kelembaban tinggi bahkan perala tan air condition (AC) mati dalam kurun waktu cukup lama, pemecahan masalahnya pertama pada saat proses film perhatikan apakah air pembilasan benar-benar mengalir dengan baik, kedua AC dan dhemudifier harus selalu dikontrol agar tidak mati dan rusak karena flutuasi temperatur dan kelembaban tinggi menyebabkan film dapat rusak / lengket. Pemecahan masalah yaitu film yang lengket dicek dahulu apakah masih bisa diselamatkan dengan membuka secara perlahan-Iahan gulungan film dari romya kemudian film diangin anginkan, rnikrofilm yang lengket sulit diselamatkan iniormasi yang ada, namun jangan berputus asa coba sekali lagi dengan perlahan-Iahan film dilepaskan dari gulungannya, memamng tidak semua film dapat dilepaskan dari gulungan romya namun setidaknya ada sebagian film yang dapat diselamatkan nilai iniormasinya. Sebagian iniormasi yang ada pada rnikrofiLm dapat diselamatkan dengan mengkonversikan atau scanning film tersbut dalam bentuk digital. Kemudian kekurangan atau iniormasi yang hilang dapat dicari dengan rnengcopy ulang film yang masih ada kedalam bentuk rnikrofilrn positip. Catat judul dan tahun serta nom or romya apakah film tersebut sering dibaca oleh pemustaka jika film tersebut sering dibaca maka langkah selanjutnya film harus •
diback up sebanyak dua kali guna menghindari kerusakan dan hilangnya iniormasi yang ada. 6. Film berkarat Penyebab film berkarat karena suhu diruangan penyimpanan panas karena pendingin mati atau rusak tidak pernah diperiksa sehingga
62
film berembun dan lama kelamaan berkondensi dengan rol film yang
terbuat dari almunium bercampur besi. Untuk mengatasi permasalahan tersebut usahakan peralatan pendingin (AC) ruangan penyimpanan tidak boleh mati dan £\uktuasi suhu tidak boleh tinggi sehingga film akan mengandung uap air, kedua film yang berkarat direndam dahulu dalam air sekitar 60 menit kemudian film dikeluarkan dari gulungan rolnya dan rol diganti dengan rol plastik kemudian film dicuci ulang dengan air bersih. Kemudian kembalikan film pada ruang penyimpanan (cold storage).
63
•
------------------.._-------------------64
