MANUAL PENGGUNA SISTEM MYEDMS MODUL BINA, IMBAS & MUAT NAIK DOKUMEN

MANUAL PENGGUNA SISTEM MYEDMS – MODUL BINA, IMBAS & MUAT NAIK DOKUMEN

Sistem MyEDMS – Modul Bina, Imbas & Muat Naik Dokumen

MENU PENGGUNA Bil . 1. 2. 3. 4.

Modul

Keterangan

Carta Alir – Imbas/Muat Naik Dokumen Carta Alir – Bina Surat Keluar Carta Alir – Bina Dokumen (Selain Surat Keluar) Carta Alir – Tindakan pegawai yang menerima Surat Masuk yang diimbas di JTM (oleh Unit Pengimbasan Dokumen) Imbas Imbas Dokumen Dokumen  Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan Muat Naik Muat Naik Dokumen Dokumen  Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan Bina Bina Surat Keluar Dokumen  Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan Bina Bina Dokumen (Selain Surat Keluar) Dokumen  Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan Bina/ Imbas/ Cara kerja selepas selesai semua tindakan Muat Naik Dokumen Bina/ Imbas/ Cara kerja dokumen yang dikembalikan/tidak diluluskan Muat Naik Dokumen Cara kerja bagi pegawai yang menerima Surat Masuk yang diimbas di JTM (oleh Unit Pengimbasan Dokumen) -

5. 6. 7. 8. 9.

10.

11.

Muka Surat 2 3 4 5 6 – 15 16 – 20 21 – 29 30 – 34 35 – 37 38 – 39 40 – 42

Nota: 

Pengguna perlu menggunakan browser Internet Explorer versi 9 dan ke atas untuk mendapatkan paparan terbaik.

Jabatan Teknologi Maklumat

Muka Surat | 1


Carta Alir – Imbas/Muat Naik Dokumen

Mula Isi maklumat dokumen Simpan maklumat dokumen

Imbas/Muat naik dokumen Tidak

Imbas/Muat naik berjaya? Ya Simpan dokumen Ya

Tambah dokumen? Tidak

Pergi ke skrin maklumat tindakan Isi tindakan sebagai simpanan

Perlu tindakan daripada pegawai?

Tidak Ya

Isi maklumat pegawai & tindakan Ya

Tambah pegawai & tindakan?

Tidak

Hantar Tindakan

Tamat


Muka Surat | 2


Carta Alir – Bina Surat Keluar

Mula

Isi maklumat mengenai surat Simpan maklumat

Lihat surat mengikut template yang dipilih & kemaskini surat

Simpan Isi tindakan sebagai simpanan

Tidak Ya



Tambah pegawai & tindakan?

Tidak

Hantar Tindakan

Tamat


Muka Surat | 3


Carta Alir – Bina Dokumen (Selain Surat Keluar)

Mula

Isi maklumat dokumen Simpan maklumat dokumen Isi tindakan sebagai simpanan


Tidak Ya


Tambah pegawai & tindakan lain?

Tidak

Hantar Tindakan

Tamat


Muka Surat | 4


Carta Alir – Tindakan pegawai yang menerima Surat Masuk yang diimbas di JTM (oleh Unit Pengimbasan Dokumen) Mula

Paparan notifikasi

Pilih tindakan daripada senarai notifikasi

Pilih dokumen daripada senarai yang perlu diambil tindakan

Semak dokumen Terima dokumen? Ya Tidak

Dokumen diterima & akan dihantar tindakan

Dokumen dipulangkan. Notifikasi kepada pemilik dokumen.

Skrin Imbas Surat Masuk

Lengkapkan maklumat dokumen Simpan maklumat dokumen Tidak


Isi tindakan sebagai simpanan

Ya Isi maklumat pegawai & tindakan Ya

Tambah pegawai & tindakan lain?

Tidak

Hantar Tindakan

Tamat


Muka Surat | 5


IMBAS DOKUMEN Modul ini digunakan bagi mendaftar dan mengimbas dokumen baru sekiranya penguna mempunyai salinan hardcopy dokumen tersebut.

Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan (contoh: Imbas Surat Masuk) 1. Login ke http://my.ummc.edu.my/. Klik eServis modul > MyEDMS (capaian Umum) > Imbas Dokumen


Muka Surat | 6


2. Isikan maklumat dokumen yang ingin didaftarkan.

Item Kod No. Rujukan Penghantar No. Rujukan Dalaman

Tajuk Pendaftar

Tarikh Surat Tarikh Terima Daripada

Jabatan


Keterangan Tidak perlu diisi No. rujukan yang terdapat pada surat Bagi no. rujukan dalaman, pendaftar hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai no. rujukan akan dipaparkan atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari no. rujukan. Tajuk surat Nama pendaftar (staf PPUM). Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan nama-nama akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari nama. Tarikh yang tercatat pada surat Tarikh penerimaan surat Agensi yang menghantar surat. Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai nama akan dipaparkan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari agensi. Pendaftar dibenarkan memasukkan nama selain daripada dalam senarai. Jabatan pendaftar. Hanya perlu menaip sebahagian nama jabatan (minimum 4 huruf) dan senarai nama jabatan akan dipaparkan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari.

Muka Surat | 7


3. Selepas maklumat disimpan, sistem akan memaparkan page untuk mengimbas. Skrin imbas akan mengenalpasti scanner yang disambungkan ke komputer pendaftar.Klik butang ‘Acquire’.


Muka Surat | 8


4. Skrin baru akan dipaparkan dan pendaftar boleh mengubah settings seperti scan type, paper size dan image mode. Selepas selesai, klik butang scan. Setting resolution yang disyorkan adalah 150x150 dpi.

5. Paparan dibawah menunjukkan proses mengimbas sedang berjalan.


Muka Surat | 9


6. Setelah proses imbas selesai, paparan dibawah akan dipaparkan. Pendaftar boleh menukar susunan dokumen dan memadam dokumen di bahagian Thumbnail atau di bahagian tab Arrange.

7. Pendaftar perlu menukar kepada tab Edit/Upload bagi memuat naik dokumen yang telah diimbas. Nama fail yang diimbas telah disetkan sebagai tarikhmasa_nombordokumen.pdf tetapi tetapan ini boleh diubah. Klik butang Upload bagi memuat naik dokumen tersebut.


Muka Surat | 10


8. Paparan dibawah menunjukkan dokumen tersebut berjaya disimpan. Seterusnya, sistem akan memaparkan page tab ‘Kawalan Tindakan’ untuk menghantar tindakan kepada pegawai. Pendaftar boleh pergi ke tab ‘Imbas Dokumen’ sekiranya ingin mengimbas semula ataupun pendaftar boleh pergi ke tab ‘Maklumat Dokumen’ sekiranya menambah catatan pada dokumen yang diimbas.


Muka Surat | 11


9. Jika pendaftar ingin menambah catatan pada dokumen yang diimbas sila klik tambah catatan. Page di bawah akan dipaparkan apabila pendaftar menekan ‘Tambah Catatan’ dibahagian senarai fail yang diimbas.


Muka Surat | 12


10. Selepas itu, pendaftar perlu menekan tab ‘Kawalan Tindakan’ untuk menghantar tindakan kepada pegawai. Di page ini akan dipaparkan maklumat dokumen berserta dengan senarai dokumen yang telah dimuat naik. Sekiranya pendaftar ingin memuat naik dokumen lain, pendaftar perlu pergi ke tab ‘Maklumat Dokumen’. Dibahagian Maklumat Kawalan Tindakan, pendaftar boleh memilih untuk menghantar melalui emel ataupun portal. Dokumen yang dihantar melalui emel adalah sebagai makluman sahaja.

Sekiranya pendaftar memilih emel: Pendaftar perlu memilih pilihan penghantaran, kumpulan emel dan mengisi alamat emel. Jika kumpulan emel Ketua Jabatan dan Emel Bekumpulan, alamat emel akan diisi secara automatik. Setelah selesai menyimpan dan tiada kawalan tindakan lain yang ingin diisi , pendaftar perlu klik ‘Hantar’.


Muka Surat | 13

Sistem MyEDMS – Modul Bina, Imbas & Muat Naik Dokumen Sekiranya pendaftar memilih portal: Pendaftar perlu memilih tujuan, kepada dan catatan untuk pegawai sekiranya ada. Ruangan Memerlukan Turutan Tindakan untuk hanya perlu dipilih sekiranya pilihan kepada adalah staf. Ia bertujuan untuk menentukan penghantaran tindakan kepada pegawai sama ada perlu mengikut turutan atau tidak. Contoh: tindakan sokongan perlu disokong dahulu sebelum pegawai yang membuat kelulusan dapat mengambil tindakan Setelah selesai menyimpan dan tiada kawalan tindakan lain yang ingin diisi , pendaftar perlu klik ‘Hantar’.

11. Sekiranya tiada tindakan yang perlu dilakukan, sila pilih tujuan simpanan.


Muka Surat | 14


12. Pendaftar boleh menambah bilangan pegawai yang perlu mengambil tindakan menggunakan langkah yang sama seperti di atas. Pendaftar juga boleh menyusun, mengemaskini dan memadam maklumat pengguna. 13. Selepas selesai mengisi maklumat tindakan, pendaftar perlu menghantar maklumat tersebut dengan menekan butang “Hantar”.

Pendaftar boleh mengemaskini atau memadam maklumat pengguna yang telah disimpan.


Muka Surat | 15


MUAT NAIK DOKUMEN Modul ini digunakan bagi mendaftar dan memuat naik dokumen baru sekiranya penguna mempunyai salinan softcopy dokumen tersebut.

Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan (contoh: Muat Naik Surat Masuk) 1. Login ke http://my.ummc.edu.my/. Klik eServis modul > MyEDMS (capaian Umum) > Muat Naik Dokumen.


Muka Surat | 16


2. Isikan maklumat dokumen yang ingin didaftarkan.

Item Kod No. Rujukan Penghantar No. Rujukan Dalaman

Tajuk Pendaftar

Tarikh Tarikh Terima Daripada

Jabatan


Keterangan Tidak perlu diisi No. rujukan yang terdapat pada surat Bagi no. Rujukan dalaman, pendaftar hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai no. rujukan akan dipaparkan atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari no. rujukan. Tajuk surat Nama pendaftar (staf PPUM). Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan nama-nama akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Tarikh yang tercatat pada surat Tarikh penerimaan surat Agensi yang menghantar surat. Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai nama akan dipaparkan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Pendaftar dibenarkan memasukkan nama selain daripada dalam senarai. Jabatan pendaftar. Hanya perlu menaip sebahagian nama jabatan (minimum 4 huruf) dan senarai nama jabatan akan dipaparkan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari.

Muka Surat | 17


3. Selepas maklumat disimpan, pendaftar boleh memuat naik dokumen dengan mengisi bahagian muat naik fail dan menekan butang “Hantar”.

4. Seterusnya, sistem akan memaparkan page ‘Kawalan Tindakan’ untuk menghantar tindakan kepada pegawai. Di page ini akan dipaparkan maklumat dokumen berserta dengan senarai dokumen yang telah dimuat naik. Sekiranya pendaftar ingin memuat naik dokumen lain, pendaftar perlu pergi ke tab ‘Maklumat Dokumen’. Dibahagian Maklumat Kawalan Tindakan, pendaftar boleh memilih untuk menghantar melalui emel ataupun portal. Dokumen yang dihantar melalui emel adalah sebagai makluman sahaja.


Muka Surat | 18



Sekiranya pendaftar memilih portal: Pendaftar perlu memilih tujuan, kepada dan catatan untuk pegawai sekiranya ada. Ruangan Memerlukan Turutan Tindakan untuk hanya perlu dipilih sekiranya pilihan kepada adalah staf. Ia bertujuan untuk menentukan penghantaran tindakan kepada pegawai sama ada perlu mengikut turutan atau tidak. Contoh: tindakan sokongan perlu disokong dahulu sebelum pegawai yang membuat kelulusan dapat mengambil tindakan Setelah selesai menyimpan dan tiada kawalan tindakan lain yang ingin diisi , pendaftar perlu klik ‘Hantar’.


Muka Surat | 19




Pendaftar boleh mengemaskini atau memadam maklumat pengguna yang telah disimpan.


Muka Surat | 20


BINA DOKUMEN – BINA SURAT KELUAR Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan 1. Login ke http://my.ummc.edu.my/. Klik eServis modul > MyEDMS (capaian Umum) > Bina Dokumen > Bina Surat Keluar.


Muka Surat | 21


2. Isikan maklumat surat yang ingin dibina.

Ruangan 1

Ruangan 2

Item Kod No. Rujukan *wajib diisi dengan betul Tajuk Pendaftar

Keterangan Tidak perlu diisi Bagi No. Rujukan, pendaftar hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai no. rujukan akan dipaparkan atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari no. rujukan. Tajuk surat Nama pendaftar (staf PPUM). Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan nama-nama akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari.


Muka Surat | 22


Tarikh Surat Kepada

Nama Penerima

Nama Jabatan

Agensi Penerima

Lain-lain Penerima

Penerima Emel Berkumpulan

Jenis Surat

Kandungan

Tarikh surat tersebut Senarai pilihan penerima yang perlu dipilih sama ada:  Staf PPUM  Staf tertentu yang berkhidmat di PPUM  Jabatan PPUM  Jabatan-jabatan di PPUM  Agensi Luar  Agensi Luar  Lain-lain penerima  Lain-lain penerima  Emel berkumpulan  Emel berkumpulan (@ummc.edu.my) Akan dipaparkan sekiranya pilihan kepada adalah Staf PPUM. Nama penerima (staf PPUM). Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) di ruangan pertama dan nama-nama akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari dan selepas itu klik “Tambah”. Nama tersebut akan dipindahkan di ruangan kedua dan pendaftar boleh menambah lagi nama lain jika perlu dengan menggunakan kaedah yang sama. Akan dipaparkan sekiranya pilihan kepada adalah Jabatan PPUM. Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) di ruangan pertama dan jabatan akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari dan klik “Tambah”. Jabatan tersebut akan dipindahkan di ruangan kedua dan pendaftar boleh menambah lagi jabatan lain jika perlu dengan menggunakan kaedah yang sama. Akan dipaparkan sekiranya pilihan kepada adalah Agensi Luar. Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai nama akan dipaparkan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Pendaftar dibenarkan memasukkan nama selain daripada dalam senarai. Kemudian klik “Tambah”. Agensi tersebut akan dipindahkan di ruangan kedua dan pendaftar boleh menambah lagi agensi lain jika perlu dengan menggunakan kaedah yang sama. Akan dipaparkan sekiranya pilihan kepada adalah lain-lain Penerima. Isikan nama penerima dan klik “Tambah”. Nama tersebut akan dipindahkan di ruangan kedua dan pendaftar boleh menambah lagi nama lain jika perlu dengan menggunakan kaedah yang sama. Akan dipaparkan sekiranya pilihan kepada adalah Emel Berkumpulan. Pilih senarai emel berkumpulan yang telah disenaraikan dan klik “Tambah”. Emel Berkumpulan tersebut akan dipindahkan di ruangan kedua dan pendaftar boleh menambah lagi emel berkumpulan lain jika perlu dengan menggunakan kaedah yang sama. Pilihan template bagi header dan footer surat sama ada:  Surat Rasmi Keluar Tanpa Header  Surat Rasmi Keluar Dengan Header  Surat Dalaman/Rasmi_BM  Surat Dalaman/Rasmi_BI  Surat Rasmi Keluar Dengan Header Pejabat Pengarah (BM)  Surat Rasmi Keluar Dengan Header Pejabat Pengarah (BI) Isi kandungan surat yang ingin dibina. Hanya perlu mengisi kandungan surat selepas kata pendahuluan sehingga ucapan terima kasih. Dicadangkan memilih format formal dan font Arial.


Muka Surat | 23


3. Selepas selesai mengisi, sila klik “Lihat Dokumen” untuk melihat surat telah dibina di dalam format jenis surat yang telah dipilih. Pendaftar boleh mengemaskini maklumatmaklumat yang ada dan klik “Simpan”.

Jika penerima adalah agensi luar, pendaftar boleh mengemaskini alamat penerima.

Pembuka.kata

Tajuk.

Kata pendahuluan.

Kata penutup.


Muka Surat | 24


4. Seterusnya, pendaftar akan dibawa ke paparan ‘Kawalan Tindakan’ untuk menghantar tindakan kepada pegawai.


Muka Surat | 25


5. Dibahagian Maklumat Kawalan Tindakan, sila isikan maklumat tujuan, catatan untuk pegawai jika perlu, kepada hendaklah dipilih staf dan perlu memasukkan nama staf (minimum 4 huruf) dan senarai staf untuk dipilih akan disenaraikan atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Jika terdapat lebih daripada satu tindakan yang ingin dimasukkan, dicadangkan turutan dipilih Y. Seterusnya klik “Simpan”.

Bahagian nama pegawai dan jawatan pegawai akan diisi secara automatik jika tujuan tandatangan dipilih. Jika tujuan yang lain dipilih, pendaftar perlu mengemaskini bahagian ini secara manual.

Dibahagian ini, pendaftar perlu memilih hantar melalui portal untuk menghantar tindakan kepada pegawai lain. Bagi tindakan tandatangan, turutan akan diletakkan default sebagai Y. Dokumen yang dihantar melalui emel adalah sebagai makluman sahaja.


Muka Surat | 26


6. Jika tujuan yang dipilih adalah tandatangan, sistem akan mengisi secara automatik bahagian Nama Pegawai dan Jawatan Pegawai tetapi pendaftar masih boleh mengemaskini maklumat tersebut. Jika tujuan tindakan selain daripada itu, pendaftar perlu mengisi ruangan tersebut dan klik “Kemaskini”.

Bahagian nama pegawai dan jawatan pegawai akan diisi secara automatik jika tujuan tandatangan dipilih. Jika tujuan yang lain dipilih, pendaftar perlu mengemaskini bahagian ini secara manual.

Selepas tujuan tindakan pertama disimpan,bagi Surat Keluar ruangan Salinan Dokumen Kepada dan Dokumen Dihantar Melalui akan dipaparkan. Pendaftar boleh mengisi bahagian ini jika perlu.

7. Untuk mengisi ruang Dokumen Dihantar Melalui (pegawai), pendaftar hanya perlu menaip nama pegawai (minimum 4 huruf) yang mereka mahukan. Senarai nama akan dipaparkan. Pendaftar juga boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Mereka perlu memilih dan menekan butang “Simpan”.


Muka Surat | 27


8. Untuk mengisi ruang Salinan Dokumen Kepada, pendaftar hanya perlu menaip nama pegawai (minimum 4 huruf) yang mereka mahukan. Senarai nama akan dipaparkan. Pendaftar juga boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Mereka perlu memilih dan menekan butang “Simpan”.

9. Pendaftar boleh menambah bilangan pegawai yang perlu mengambil tindakan menggunakan langkah yang sama seperti di atas. Pendaftar juga boleh menyusun, mengemaskini dan memadam maklumat pengguna.


Muka Surat | 28


10. Selepas selesai mengisi maklumat tindakan, pendaftar perlu menghantar maklumat tersebut dengan menekan butang “Hantar”.


Muka Surat | 29


BINA DOKUMEN – SELAIN BINA SURAT KELUAR Cara kerja daftar & hantar dokumen untuk tindakan 1. Login ke http://my.ummc.edu.my/. Klik eServis modul > MyEDMS (capaian Umum) > Bina Dokumen.


Muka Surat | 30


2. Isikan maklumat dokumen dan klik “Simpan”.

Item Kod No. Rujukan

Pendaftar

Jenis Pekeliling Dikeluarkan oleh Tarikh Pekeliling Bilangan Pekeliling Kandungan


Keterangan Tidak perlu diisi Bagi No. Rujukan, pendaftar hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan senarai no. rujukan akan dipaparkan atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari no. rujukan. Nama pendaftar (staf PPUM). Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan nama-nama akan disenaraikan untuk dipilih atau pendaftar boleh menggunakan butang cari untuk mencari. Jenis pekeliling. Senarai pilihan dikeluarkan oleh. Tarikh yang tercatat pada dokumen. Bilangan pekeliling dalam numeric format. Isi kandungan dokumen tersebut.

Muka Surat | 31


3. Selepas maklumat disimpan, sistem akan memaparkan page maklumat tindakan. Page ini bertujuan untuk menghantar tindakan kepada pegawai yang berkenaan. Sekiranya tiada tindakan diperlukan, sila pilih tujuan Simpanan.

Untuk melihat atau menyembunyikan kandungan yang telah disimpan, pendaftar boleh menekan ikon expand/collapse.

Pendaftar perlu mengisi bahagian ini dan klik Simpan. Maklumat yang telah disimpan akan dipaparkan di bahagian maklumat pengguna.



Muka Surat | 32

Sistem MyEDMS – Modul Bina, Imbas & Muat Naik Dokumen Sekiranya pendaftar memilih portal: Pendaftar perlu memilih tujuan, kepada dan catatan untuk pegawai sekiranya ada. Ruangan Memerlukan Turutan Tindakan untuk hanya perlu dipilih sekiranya pilihan kepada adalah staf. Ia bertujuan untuk menentukan penghantaran tindakan kepada pegawai sama ada perlu mengikut turutan atau tidak. Contoh: tindakan sokongan perlu disokong dahulu sebelum pegawai yang membuat kelulusan dapat mengambil tindakan Setelah selesai menyimpan dan tiada kawalan tindakan lain yang ingin diisi , pendaftar perlu klik ‘Hantar’.



Muka Surat | 33




Muka Surat | 34


Cara kerja selepas selesai semua tindakan 1. Selepas dokumen selesai dan lulus semua tindakan, pendaftar akan menerima notifikasi di portal myummc.

Klik di bahagian notifikasi untuk melihat senarai notifikasi MyEDMS untuk anda

Klik untuk melihat senarai notifikasi yang telah selesai tindakan


Muka Surat | 35


2. Senarai dokumen yang telah selesai tindakan akan dipaparkan. Klik dokumen yang terlibat bagi melihat maklumat lengkap dokumen tersebut.


Muka Surat | 36


3. Notifikasi berkenaan dokumen yang telah selesai tindakan akan terus dipaparkan selagi pendaftar tidak menyimpan dokumen tersebut. Untuk menghapuskan notifikasi, sila klik simpan dokumen.

Penerangan tentang ikon: Salin & kemaskini – fungsi ini akan menyalin maklumat dokumen untuk digunakan di dalam dokumen yang baru. Buka sebagai word – fungsi ini hanya terdapat pada surat keluar yang dibina. Pendaftar boleh melihat surat tersebut di dalam word. Cetak – fungsi ini hanya terdapat pada dokumen yang dibina bertujuan untuk mencetak surat tersebut. Buka PDF - fungsi ini hanya terdapat pada dokumen yang dibina bertujuan untuk melihat atau menyimpan dokumen tersebut dalam bentuk PDF. Hantar Emel - fungsi ini hanya terdapat pada surat keluar yang dibina. Emel akan dihantar kepada penerima surat yang telah diisi.


Muka Surat | 37


Cara kerja dokumen yang dikembalikan/tidak diluluskan 1. Jika dokumen dikembalikan atau tidak diluluskan oleh pegawai yang mengambil tindakan, pendaftar akan menerima notifkasi di portal myummc.

2. Senarai dokumen yang dikembalikan akan dipaparkan. Klik dokumen yang terlibat bagi melihat maklumat lengkap dokumen tersebut.


Muka Surat | 38


3. Notifikasi berkenaan dokumen tesebut akan terus dipaparkan selagi pendaftar tidak menamatkan atau mengubah dokumen tersebut. Untuk menghapuskan notifikasi, sila klik sama ada Ubah Dokumen atau Dokumen Tamat.

4. Jika pendaftar memilih untuk mengubah dokumen, pendaftar akan dibawa ke page baru untuk mendaftar dokumen baru. Di page ini, maklumat daripada dokumen yang dipulangkan akan diisi secara automatik dan pendaftar boleh mengemaskini maklumat tersebut.

5. Cara kerja yang seterusnya adalah sama seperti cara kerja Bina Dokumen /Imbas Dokumen / Muat Naik Dokumen yang biasa.


Muka Surat | 39


Cara kerja bagi pegawai yang menerima Surat Masuk yang diimbas di JTM (oleh Unit Pengimbasan Dokumen) 1. Login ke http://my.ummc.edu.my/. Pegawai yang perlu mengambil tindakan akan mendapat notifikasi di portal. Klik notifikasi tersebut untuk melihat senarai notifikasi yang ada.

2. Klik notifikasi “Untuk Tindakan – Surat Masuk yang telah diimbas” untuk melihat senarai dokumen yang telah dihantar. Klik dokumen tersebut untuk melihat maklumat lengkap.


Muka Surat | 40


3. Penerima perlu membuat tindakan sama ada ingin menerima atau memulangkan dokumen tersebut dan klik “Simpan”.

4. Jika dokumen tersebut diterima, penerima akan dibawa ke paparan baru untuk mendaftar dokumen itu di jabatan penerima sendiri (di dalam fail jabatan). 5. Penerima juga dapat melihat dokumen yang telah diimbas. Penerima perlu mengisi nombor rujukan dalaman dan nama pendaftar. Maklumat lain telah diisi secara automatik mengikut maklumat yang telah diisi oleh pentadbir di JTM. Selepas itu, klik “Simpan”.


Muka Surat | 41


6. Selepas maklumat disimpan, sistem akan memaparkan page maklumat tindakan. Page ini bertujuan untuk menghantar tindakan kepada pegawai yang berkenaan. 7. Cara kerja yang seterusnya adalah sama seperti cara kerja Bina Dokumen /Imbas Dokumen / Muat Naik Dokumen yang biasa.


Muka Surat | 42

MANUAL PENGGUNA SISTEM MYEDMS MODUL BINA, IMBAS & MUAT NAIK DOKUMEN

Recommend Documents