Manajemen Waktu Dalam Rangka Meningkatkan Kompetensi Planning and Organizing (Perencanaan dan Pengorganisasian) Oleh: Febta Rina Handayani
1
Berdasarkan Kamus Kompetensi Departemen Keuangan, definisi ‘planning and organizing’ adalah:
Secara efektif merencanakan dan mengorganisir pekerjaan sesuai kebutuhan organisasi, dengan menetapkan tujuan dan mengantisipasi kebutuhan dan prioritas
Orang-orang yang kompeten, secara efisien mengelola waktu mereka dan waktu orang lain serta secara efektif menangani berbagai tuntutan dalam batas waktu yang ketat. Mereka mengidentifikasi sasaran, mengembangkan rencana, mengestimasi waktu dan memantau kemajuan
Tingkat Kemahiran Level 1
Indikator Perilaku
Deskripsi Mengelola diri sendiri dan
Mengelola waktunya sendiri
membuat rencana jangka
Membuat sasaran yang realistis dan
pendek
menyusun rencana jangka pendek untuk pencapaian sasaran
Menyimpan data dan catatan dengan teratur sehingga mudah dan cepat ditelusuri saat diperlukan
2
Menentukan prioritas
pekerjaan
Mengidentifikasi dan menggunakan proses serta prosedur yang baik dan benar untuk mengelola pekerjaan
Membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang lebih spesifik, menetapkan prioritas, dan jangka waktu
1
Widyaiswara Muda Pada Balai Diklat Kepemimpinan
3
Merencanakan dan
Mengoptimalkan penggunaan waktu dan
mengorganisasi tugas secara
sumber daya yang tersedia untuk mencapai
simultan dan efisien
hasil yang ditetapkan
Membuat perencanaan dan mengorganisir beberapa proyek atau tugas secara simultan dan efisien
Secara konsisten mencapai sasaran yang didasarkan oleh kemampuan perencanaan dan mengorganisasinya
4
Menyusun rencana
kontingensi
Mengidentifikasi hambatan yang mungkin timbul dan membuat rencana kontingensi sebagai antisipasinya
Mengidentifikasi sasaran, membuat perencanaan, mengestimasi waktu dan memantau kemajuan tugas jangka panjang
Untuk mewujudkan kompetensi planning and organizing dalam keseharian kita, penulis akan mengupasnya dalam beberapa seri tulisan. Untuk seri pertama ini penulis ingin fokus pada indikator perilaku pertama yaitu mengelola waktu. Atau dengan kata lain tulisan ini berisi bagaimana mengelola waktu yang baik?
Konsep waktu Waktu pada hakekatnya adalah nikmat dan karunia yang sangat berharga dalam menjalani hidup ini. Siapa yang dapat memanfaatkan waktu sebaik-baiknya maka ia akan menjadi orang yang berhasil dalam hidupnya. Bahkan dalam agama waktu mempunyai kedudukan yang istimewa. Misalnya dalam agama Islam, Allah sampai bersumpah dengan waktu, misalnya dalam surat AlAshr ayat 1 Allah bersumpah, ”Demi Masa”. Hal ini membuktikan bahwa waktu mempunyai kedudukan yang istimewa. Sebagai sebuah karunia, maka waktu harus kita hargai setinggi mungkin sebagaimana karunia-karunia yang lain yang kita terima. Agar kita tidak mengabaikan waktu yang kita miliki, maka kita perlu mengenali konsep tentang waktu.
1. Waktu akan bergerak maju Waktu akan bergerak maju, tidak pernah mundur, tidak berhenti, tidak beristirahat, tidak menoleh ke belakang dan akan meninggalkan masa lalu, waktu akan berjalan apa adanya tidak bisa dipersingkat, ataupun diperlambat dia akan berjalan ajeg dengan kecepatan yang sama. Ketika kita berada dalam kesibukan yang mengasyikkan dan menyenangkan rasanya waktu berjalan begitu cepat, namun sebaliknya kalau kita berada dalam situasi yang tidak menyenangkan atau sedang menunggu sesuatu maka waktu rasanya berjalan begitu lambat, padahal waktu berjalan dengan kecepatan yang sama. Atau pada saat kita bekerja dengan target waktu yang harus kita tepati, maka rasanya kita berkejar-kejaran dengan waktu. Oleh karena itu kita harus mengerjakannya sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Bahkan kadang kita harus mengorbankan apa saja dalam berjuang untuk mengejar waktu, misalnya kita harus berjibaku di tengah kemacetan, atau di saat lain kita mengorbankan waktu makan atau waktu istirahat. Konsep waktu yang bergerak maju akan dapat diterapkan pada bidang apa saja. Waktu yang bergerak maju ini juga dapat digunakan sebagai tolok ukur agar waktu yang kita miliki tidak siasia. Demikian pula orang yang sadar dengan waktu yang bergerak maju tak sekalipun akan menunda-nunda pekerjaannya. Orang-orang yang selalu sadar akan waktunya yang bergerak maju akan meraih kesuksesan. Kalau kita tidak ingin merugi, seharusnya hari ini harus lebih baik dari kemarin, dan hari esok harus lebih baik dari hari ini.Sebagaimana firman Allah dalam surat Al-Furqan: 62, ”Dan, Dia pula yang menjadikan malam dan siang silih berganti bagi orang yang ingin mengambil pelajaran atau orang-orang yang ingin bersyukur”.
2. Waktu terus berlalu Waktu itu terus berlalu, hari kemarin kini tinggallah kenangan, penyesalan dan rasa syukur apabila telah merasa berhasil melewati waktu. Ketika misalnya kita berhasil melewati suatu tantangan/bahaya yang menghadang, rasanya berlalunya waktu adalah suatu berkah yang tidak terkira. Akan tetapi tidak sedikit yang merasa bahwa mereka telah dihempaskan oleh waktu. Ketika berleha-leha terhadap waktu luang yang kita miliki, sebenarnya kita sudah membuah percuma karunia yang begitu berharga. Orang menjadi tua dan loyo padahal merasa belum
berbuat yang terbaik. Orang tak akan mungkin kembali pada waktunya tempo dulu saat menikmati kejayaannya. Waktu juga akan berlalu meninggalkan orang-orang yang tak mau menggunakan waktunya dengan efektif. Waktu akan berpihak pada orang yang berani menciptakan waktu luangnya untuk kegiatan yang berguna. Pendidikan memang bukanlah jalan satu-satunya untuk meraih sukses, tapi pendidikan adalah sebuah investasi yang bisa dipetik hasilnya dikemudian hari. Oleh karena itu, orang yang mengisi waktu luangnya untuk belajar dan terus belajar adalah orang yang berada pada jalur yang benar.
3. Setiap orang memiliki waktu yang sama Tiada seorangpun yang memiliki waktu lebih atau kurang dari 24 jam per hari. Semua orang memiliki waktu yang sama yaitu 24 jam per hari. Yang berbeda adalah bagaimana setiap orang memperlakukan waktu yang dimilikinya dengan baik. Sebagaimana dalam surat An Nahl ayat 12 Allah berfirman, ”Dan, Dia menundukkan malam dan siang, matahari dan bulan untukmu. Dan, bintang-bintang itu ditundukkan untukmu dengan perintah-Nya. Sesungguhnya pada yang demikian itu benar-benar ada tanda-tanda kekuasaan Allah bagi kaum yang memahaminya”. Orang yang dapat memanfaatkan waktunya dengan baik untuk hal-hal yang bermanfaat dan berguna akan meraih sukses. Ford, perintis industri mobil di Amerika hanya istirahat (termasuk tidur) 4 jam sehari, 20 jam waktunya digunakan untuk berlelah-lelah mengembangkan industri mobilnya. Bill Gates merintis usaha "Microsoft"nya, hanya mengambil cuti 15 hari kerja selama tahun 1978 —1984, sampai-sampai ia tertidur di depan meja komputemya, karena harus mengejar dead -line nya. Jadi mereka yang sukses adalah mereka yang mampu mengoptimalkan waktunya sedemikian rupa untuk hal-hal yang bermanfaat.
4. Waktu tidak bisa ditabung Waktu terus bergulir, entah kita gunakan atau tidak. Banyak orang tidak menyadari bahwa waktu tidak bisa diulang lagi, waktu akan terus berlalu. Waktu dapat disiasati dalam pengertian bahwa apabila ingin memiliki waktu luang pada jam-jam pekerjaan pokoknya, maka ia harus menyelesaikan pekerjaan pokoknya lebih cepat dari jadwalnya, sehingga ia memiliki sisa waktu untuk mengerjakan yang lainnya. Inilah konsep waktu luang. Dengan cara mempercepat tugas-
tugas kita, akan diperoleh waktu luang, untuk tugas lainnya yang mungkin belum terjadwal. Inilah strategi menabung waktu, namun penggunaannya tidak bisa ditunda seperti uang. Sehingga dari konsep waktu di atas pada dasarnya waktu bagi manusia adalah ada tiga bagian, yaitu masa lalu, dimana seorang telah melewatinya dalam kesusahan atau kebahagiaan. Masa mendatang yang segera menjelang, kita tidak mengetahui apa yang akan terjadi dan apa yang akan kita alami di masa datang ini. Masa sekarang, yang harus dihadapi dengan segala kesadaran dan perjuangan untuk memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya.
Prinsip Manajemen Waktu Setelah mengetahui konsep waktu, tentunya kita perlu menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan waktu agar waktu tersebut senantiasa berpihak pada kita.
1. Selalulah aktif, bukan reaktif Buatlah keputusan-keputusan aktif tentang bagaimana kita memanfaatkan waktu, daripada reaktif terhadap setiap tuntutan yang kita temui. Misalnya apa yang kita kerjakan hari ini tentunya akan lebih baik sudah kita rencanakan sebelumnya, bukan membiarkan waktu mengalir begitu saja dan ketika ada suatu hal langsung kita reaktif. Sebaiknya kita menentukan apa-apa saja yang penting dan mendesak bagi kita dan mampu mengatakan "tidak" terhadap segala sesuatu yang bertentangan terhadap rencana kita. Sebagaimana perintah Allah dalam surat AsySyarh ayat 7, ”Maka apabila kamu selesai dari satu urusan, kerjakanlah dengan sungguh-sungguh yang lain”.
2. Tentukan sasaran Dengan menentukan sasaran, maka kita tahu arah dan tujuan kemana langkah diayunkan. Tanpa sasaran, kita akan kurang fokus untuk melangkah dan bisa jadi kita akan kehilangan arah dan bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan dan persoalan-persoalan yang tidak pasti. Yang harus digarisbawahi adalah sebaiknya kita melakukan segala hal yang harus kita lakukan bukanlah melakukan segala hal yang dapat kita lakukan.
3. Tentukan prioritas dalam tindakan Setelah kita menetapkan sasaran, bukan mustahil sumber daya yang kita miliki sangat terbatas untuk mencapai semua sasaran tersebut. Lalu apa yang harus kita lakukan? Langkah berikutnya tentukan prioritas tindakan guna mencapai sasaran-sasaran tersebut. Menentukan prioritas berarti menciptakan sebuah rencana pelaksanaan yang lebih menguntungkan. Pakar ekonomi dan sosiologi bangsa Italia , Vilfredo Parreto berprinsip bahwa 80/20 artinya 20% dari apa yang kita perbuat akan memberi kita 80% dari hasilnya. Kunci dalam menentukan prioritas adalah dengan mengidentifikasikan secara hati-hati 20% dari aktifitas kita secara tepat dan menentukannya sebagai prioritas utama. Menentukan prioritas, menciptakan sasaran-sasaran khusus untuk setiap hari atau setiap jam, lalu menyelesaikan setiap tugas sebelum memulai tugas berikutnya akan membantu menanggulangi gejala "Saya mengerjakan terlalu banyak tugas sekaligus".
4. Pertahankan fokus kita Optimalkan produktivitas kita dengan berkonsentrasi pada suatu kegiatan yang utama satu per satu. Setelah menentukan sasaran dan prioritas tindakan, pantaulah perkembangannya hingga kegiatan tersebut selesai. Apapun yang kita lakukan, lakukanlah dengan seluruh kemampuan, jangan setengah-setengah dan setengah hati. Selayaknya kita memegang prinsip ”DO THE BEST” Cobalah untuk menyederhanakan sasaran-sasaran, dan tentukan prioritas jangka pendek dan bagilah sasaran menjadi lebih rinci dan realistis. Karena kalau kita ingin menyelesaikan terlalu banyak sasaran sekaligus, akan menjerumuskan diri dalam kegagalan satu sasaran ke sasaran lain. Sebisa mungkin kita bisa memegang prinsip KISS yaitu Keep It Short and Simple. Sebaiknya kita mengerjakan pada saat yang tepat demi waktu bebas yang lebih lama. Kita akan mampu menuntaskan pekerjaan jauh lebih cepat dengan cara memfokuskan pekerjaan kita pada waktu yang paling menguntungkan ketimbang kita mengerjakan banyak pekerjaan tapi tidak fokus. Misalnya kita memfokuskan satu pekerjaan di pagi hari dimana kita masih segar dan penuh konsentrasi, maka pekerjaan tersebut akan lebih cepat selesai dan di jam siang kita bisa melangkah ke pekerjaan berikutnya.
5.. Lakukan sekarang (Do It Now) Setelah kita mengambil keputusan dan fokus, langkah berikutnya adalah lakukan. Berikut ini adalah tuntunan yang dapat membantu kita dalam melaksanakan kegiatan yang sudah ditentukan.
D - DEVIDE
Bagilah kegiatan sesuai dengan urutan prioritas dan kuasailah apa yang harus dilakukan. Bagilah juga kegiatan besar menjadi kegiatan yang lebih kecil agar mudah melakukannya.
0 = ORGANIZE
Aturlah materi-materi Anda dan bagaimana Anda harus melakukannya
I = IGNORE
Abaikan
gangguan-gangguan
yang
dapat mengalihkan
perhatian terhadap pencapaian sasaran T = TAKE
Ambil kesempatan untuk mengetahui bagaimana kalau mungkin melakukannya seorang diri agar kita tidak tergantung pada orang lain
N = NOW
Sekarang, bukan besok. Jangan menunda-nunda pekerjaan yang memang dapat dilakukan saat ini.
0 = OPPORTUNITY
Kesempatan mengetuk pintu hati Anda. Jangan lewatkan kesempatan, manfaatkan untuk keuntungan Anda
W = WATCH-OUT
Waspada
terhadap kemungkinan
adanya pemborosan waktu.
Pantau dan awasi terus, berapa banyak waktu yang Saudara alokasikan dan meng-implementasikannya
6. Seimbangkan hidup Anda Ciptakan waktu juga untuk diri kita sendiri dan juga untuk keluarga, karena tanpa mereka hasil kerja kita tidak banyak berarti. Yang paling utama ciptakan waktu untuk hubungan vertikal dengan sang maha pencipta agar kehidupan kita selalu bergairah dan tidak terasa gersang. Karena keindahan dalam hidup ini bukan terletak pada sejauh mana kita bahagia, tetapi terletak pada sejauh mana kita bisa berhubungan dengan baik dengan orang-orang di sekitar kita dan bagaimana kita berhubungan dengan Sang Maha Pencipta. Oleh karena itu seimbangkan hidup Anda.
Strategi Mengelola Waktu di Kantor Strategi mengelola waktu di kantor adalah mengatur langkah-langkah tindakan menggunakan waktu yang sudah disediakan seoptimal mungkin agar tugas-tugas yang seharusnya diselesaikan tidak tertunda atau bahkan harus diselesaikan di rumah. Mengelola penggunaan waktu di kantor yang efisien, selain membantu kelancaran kerja di kantor, juga terbebas dan pekerjaan lembur yang seharusnya tidak perlu. Demikian pula dengan pekerjaan yang dapat diselesaikan tepat pada waktunya maka kepentingan orang lain yang terkait dengan pekerjaan kita tidak terganggu. Orang yang berhasil mengelola waktunya di kantor secara efisien, akan menjadi sebuah keunggulan tersendiri bagi yang bersangkutan dibanding orang lain. Dengan demikian ia memiliki waktu luang yang lebih untuk melakukan hal-hal yang lebih bermanfaat bila dibandingkan dengan teman-temannya yang masih berkutat menyelesaikan tugasnya. Lalu bagaimana mengelola waktu bekerja di kantor agar lebih efisien? Di bawah ini beberapa cara untuk mengelola waktu di kantor agar lebih efisien
1. Instropeksi diri Instropeksi diri atau menilai diri sendiri adalah suatu cara untuk mengenal diri sendiri sekaligus mengetahui kelemahan dan kekuatan yang ada pada diri kita sendiri. Kekuatan dan kelemahan yang sudah diketahui, kemudian dipadukan secara seimbang akan menghasilkan kualitas suatu pekerjaan di kantor yang lebih baik. Menilai diri sendiri, dimaksudkan agar tidak keluar jalur yang semestinya. Selain itu menilai diri sendiri juga berfungsi untuk mengevaluasi apakah pekerjaan yang selama ini telah dikerjakan semakin mudah, semakin sulit, semakin cepat atau malah semakin lama. Menilai diri sendiri ini bisa dikembangkan dengan menerapkan beberapa pertanyaan, apakah saya punya waktu luang? Bagaimana selama ini saya mengerjakan pekerjaan rutin kantor saya? Apakah saya punya kebiasaan buruk terhadap pemanfaatan waktu di kantor? Apabila kita dapat secara jujur menjawab rangkaian pertanyaan tersebut sebenarnya kita sudah menerapkan proses menilai diri sendiri tersebut. Baik atau tidaknya penggunaan waktu sekarang dapat diketahui dari hasil yang kita capai sampai saat ini. Namun hal ini bukan berarti bahwa orang yang sudah sukses telah menggunakan waktunya dengan optimal. Tapi kalau selama ini kita masih dalam posisi sama, kita belum menggunakan waktu kita dengan baik. Selalu menganalisis kelebihan dan kekurangan terhadap
waktu yang telah digunakan, merupakan ajakan belajar mendapatkan "CERUK" waktu yang bisa menyelamatkan pekerjaan Saudara di kantor dan terbebas dari kerja lembur.
2. Mengenali segala sesuatu yang membuat waktu boros Selama ini kita tidak menyadari bahwa banyak hal-hal yang kita lakukan dan temyata tidak banyak membawa manfaat dan cenderung pemborosan waktu yang sia-sia. Padahal ini sudah berlangsung bertahun-tahun tanpa kita sadari. Hal-hal yang dapat menyebabkan terjadinya pemborosan waktu tersebut dapat diidentifikasikan sebagai berikut: a) Telepon - berapa kali telepon yang seharusnya bukan untuk kita atau telepon nyasar - pembicaraan yang tidak fokus - tempat kita dekat dengan telepon kantor b) Pertemuan - dimulainya terlambat - tidak efisien, bertele-tele - tidak fokus c) Penundaan - hindari penundaan pelaksanaan tugas - orang lain jadi tertunda juga - 85,2% orang menunda pekerjaan akibatnya negatif 93,3% d) Tidak menemukan apa yang dicari - lupa sesuatu yang baru saja diterimanya, filling system amburadul e) Kertas kerja yang berserakan dan tidak teratur, tidak segera dibereskan, - mengurus diri dulu, baca majalah f) Interupsi yang tidak perlu - pembicaraan tentang kebijakan yang baru saja diambil pimpinan - ada argumentasi berkepanjangan g) Kemelut - kemelut membuyarkan konsentrasi - sumber pemborosan - menghabiskan energi
h) Adanya gangguan - lampu padam tiba-tiba - telepon - air i) Pelimpahan tugas yang berbalik - diserahkan kepada bawahan, tapi akhimya malah jadi beban atasan yang bersangkutan
3. Mengubah kebiasaan Pada dasarnya setiap kebiasaan bisa diubah dengan keinginan dan latihan yang kuat. Terlebih apabila kebiasaan tersebut adalah kebiasaan buruk, maka perubahan terhadap kebiasaan tersebut adalah suatu keharusan. Salah satu kebiasaan yang kurang baik adalah pemborosan waktu. Ada 4 (empat) langkah perubahan untuk menolong upaya mengubah kebiasaan lama kita, yang selama ini dianggap sebagai sumber pemboros waktu. 1. Tuliskan apa saja yang menjadi sumber pemboros waktu Setelah Anda tuliskan seluruh sumber pemboros waktu maka pilahlah pemboros waktu yang menurut Saudara segera dapat diatasi, dan susunlah pemboros lain yang membutuhkan strategi untuk diatasi. 2. Buatlah daftar masalah yang ditimbulkan oleh kebiasaan yang memboroskan waktu (penundaan waktu) 3. Visualisasikan kebiasaan yang menghemat waktu. Membayangkan Anda dengan cepat dapat menyelesaikan segala pekerjaan dengan singkat, dengan demikian akan mempermudah untuk melakukan pekerjaan selanjutnya. 4. Kembangkan kebiasaan menghemat waktu yang meliputi: a) Saya akan merinci rencana kerja ke dalam tugas-tugas yang dapat dilaksanakan b) Saya akan menghentikan berdalih dengan alasan yang dibuat-buat. Contoh: "Saya perlu menunggu informasi lain sebagai informasi tambahan". "Nanti sajalah saya akan ikut bila sudah lihat hasilnya." c) Saya harus merencanakan waktu luang hari-hari saya untuk melaksanakan kegiatan yang lebih bermanfaat
d) Saya akan mengabaikan tawaran-tawaran atau godaan yang dapat menyita waktu saya untuk menganalisisnya e) Saya akan menyelesaikan pekerjaan yang tidak menyenangkan terlebih dahulu, dan kemudian mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang menyenangkan menurut versi saya
DAFTAR PUSTAKA Al Qosam, Abdul Malik, Waktu Nafas yang Takkan Kembali, Pustaka Alkautsar, Jakarta, 2000 Brecht, Grant, Sorting Out Goals , Mengenal dan Meraih Sasaran Hidup, alih bahasa Tim redaksi Mitra Utama, Penerbit PT Prenhallindo, 2000. Gunadi, Manajemen Waktu, Buku Elektif Kepemimpinan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV, Pusdiklat Pegawai, Jakarta, 2007 Ping, Hartono, Think and Success With Golf, Membangkitkan Motivasi Diri untuk Mencapai Sukses Melalui Filosofi Golf, Penerbit Elex Media Komputindo, 2004 Royan, Frans, M, Waktu Luang Menghasilkan Uang, Strategi memilih Karier, Bisnis & Mendapatkan Uang Melalui Pengelolaan Waktu luang, Penyunting bahasa, Imron Samsuharto, Penerbit Effar Semarang, Edisi pertama, cetakan kedua,2003. Treacy, Deelan, 1992, Successful Time Management In a Week. Houden & Stoughton. Yager, Yan, Dr, Creative Time Management, Tujuh prinsip DR. Yager untuk meningkatkan Produktivitas Bisnis dan Pribadi Anda, Alih bahasa Bambang Soemantri, Penerbit PT. Bhuana Ilmu Populer, Edisi Pertama, 2004
