Umpan Balik
Manajemen Kinerja, Manajemen, 2 sks
Umpan Balik
POKOK BAHASAN Pengertian dan penerapan Umpan Balik 360 derajat Kriteria dan keberhasilan Umpan Balik 360 derajat Kelebihan dan kelemahan Umpan Balik 360 derajat
Pengertian l
l
Definisi umpan balik adalah: informasi tentang perilaku masa lalu, disampaikan pada saat ini dan dimungkinkan memengaruhi perilaku pada waktu yang akan datang. Penanggung jawab umpan balik adalah manajer dan pekerja, karena keduanya mendapat manfaat dari komunikasi yang jelas dan sedang berlangsung (Schwartz,1999)
l
l
l
l
Umpan balik pada dasarnya adalah informasi tentang proses pelaksanaan kinerja individu, kelompok atau organisasi dalam rangka pencapaian tujuan Menjadi evaluasi tingkat individu dan kelompok dalam mengerjakan tugas Contoh Data umpan balik Objektif : jumlah barang terjual, jumlah hari mangkir, proyek terselesaikan, pelanggan terpuaskan, kualitas barang ditolak. Contoh data umpan balik subjektif : “Pekerjaan anda jelek”, “anda telalu malas” atau “kami benar-benar menghargai kerja keras anda”
Tingkat Organisasi l
Umpan balik tingkat organisasi berkenaan dengan monitoring apakah terjadi deviasi antara rencana dengan pelaksanaan dan memprediksi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
Tingkat Individu dan Kelompok l
l
Dimaksudkan untuk mengetahui seberapa jauh kemampuan individu dan kelompok tersebut dalam menyelesaikan tugasnya. Apabila kinerjanya ternyata di bawah standar yang telah ditentukan, maka dapat dilakukan koreksi terhadap perilaku pekerja dengan meningkatkan kemampuan melalui pelatihan.
Fungsi Umpan Balik l
l
Fungsi Instruksional: apabila mengklarifikasi atau memperjelas peran/perilaku baru. Contoh: manajer yang menegur bawahan karena tidak mampu memenuhi targetnya, dan selanjutnya memberi petunjuk tentang bagaimana memperbaiki kinerja bawahan. Fungsi Motivasional/memotivasi: apabila digunakan sebagai alat pemberian penghargaan (reward) atau menjanjikan reward
Model Perilaku Stimulus
Orang
Variabel : -Fisiologis -Lingkungan -Psikologis
Perilaku
Tujuan -Frustrasi -Konflik -Kegelisahan
7
Metode penilaian umpan balik 360 derajat: − Meliputi
masukan evaluasi dari banyak level dalam perusahaan sebagaimana pula dari sumber-sumber eksternal. − Dalam metode ini, orang-orang di sekitar karyawan yang dinilai bisa memberikan nilai, termasuk manajer senior, karyawan itu sendiri, atasan, bawahan, anggota tim, dan pelanggan internal atau eksternal.
Sumber Umpan Balik l l l l l
Rekan sekerja Penyelia (supervisor) Bawahan Pelanggan Pemasok
Penerima Umpan Balik Terdapat 3 Aspek dari penerima umpan balik: Aspek karakteristik individu, Aspek persepsi dan Aspek evaluasi kognitif l Agar menjadi efektif, setiap penerima umpan balik harus mengetahui rintangan yang dihadapi agar dapat menentukan arah yang tepat l
Mencakup aspek,
1. Karakteristik penerima 2. Persepsi penerima 3. Evaluasi kognitif penerima
1. Karakteristik Penerima l
Self-esteem/harga diri : penilaian individu terhadap hasil yang dicapai dengan menganalisa seberapa jauh prilaku memenuhi ideal dirinya
l
Self-aficacy : suatu perasaan yang timbul yaitu dirinya mampu menyelesaikan tugasnya
Karakteristik tersebut di atas dapat membantu atau merintangi kesiapan seseorang menerima umpan balik. ü
ü
§
Jika kedua karakteristik rendah : tidak secara aktif mencari umpan balik dan akan cenderung mengkonfirmasi masalahnya Jika kedua karakterisrik tinggi : respon yang lebih baik terhadap umpan balik Menyangkut kebutuhan dan tujuan à keterbukaan
2. Presepsi Penerima l
l
l
Umpan balik dapat memberikan tanda positif atau negative Umpan balik tanda positif lebih akurat daripada umpan balik negative Umpan balik negative dapat berdampak posif dengan menjadi termotivasi untuk melakukan dengan lebih baik dibandingkan umpan balik positif
3. Evaluasi Kongnitif Penerima l
Atas penerimaan umpan balik, orang secara kongnitif (kegiatan mental : pengetahuan, pemahaman, penerapan, analisis, sintesis dan evaluasi) mengevaluasi
factor seperti : akurasinya, kredibilitas sumber, kejujuran system, harapan atas reward kinerja dan standart yang masuk akal
Hasil Perilaku Umpan Balik l
l
l
Umpan balik berhubungan erat dengan proses penetapan tujuan, menyangkut hasil prilaku yang sama, yaitu : arah, usaha san ketekunan. Kemungkinan hasil dari umpan balik adalah resistensi Perlu dilakukan sosialisasi sebelumnya agar penerima umpan balik tidak berprilaku negative apabila umpan balik yang diterima kurang menyenangkan
UMPAN BALIK NONTRADISIONAL Umpan balik tradisional bersifat top-down l Akhir-akhir ini berkembang pendekatan nontradisional: tidak hanya top-down. Namun, adanya beberpa sumber umpan balik Beberapa umpan balik nontradisional antara lain: l Upward feedback/umpan balik ke atas (Kreitner dan Kinicki); l 360-degree feedback/umpan balik 360 derajat (Greenberg dan Baron); l Terdapat 4 pendekatan umpan balik: 360-degree feedback, bidirectional evaluation,effectiveness enhancement systems; dan using your head no system. Bukan hanya dari pimpinan tertinggi, tapi juga dari atasan langsung, bawahan, rekan kerja dan orang luar (pelanggan) l
6 alasan umpan balik nontradisional l
l
l
l
l
l
Sistem penilaian kinerja tradisional menciptakan ketidakpuasan yang sangat luas di kalangan pekerja; Struktur organisasi berbasis tim menggantikan struktur hierarki tradisional; Sistem penilai jamak dinilai membuat umpan balik lebih sah (valid); Teknologi jaringan komputer memfasilitasi sistem penilai jamak; Umpan balik dari bawah ke atas berhubungan baik dengan kecenderungan manajemen partisipatif dan pemberdayaan pekerja; Rekan kerja dan bawahan dinyatakan mengetahui lebih banyak tentang kekuatan dan keterbatasan manajer daripada pemimpin tertinggi.
Implementasi umpan balik 360 derajat l l
l
Mengandalkan evaluasi yang jujur Agar proses umpan balik tidak menjadi seperti kontes popularitas maka diperlukan pribadi penilai yang obyektif dan berpikiran selalu positif Karyawan perlu mengetahui bagaimana bekerjanya proses umpan balik 360 derajat, dalam hal ini karyawan turut melakukan evaluasi atasannya langsung
Kreitner dan Kinicki (2001) Umpan balik yang baik antara lain: l
l l
l l
Menghubungkan umpan balik pada tujuan kinerja yang ada dan harapan yang jelas; Memberikan umpan balik secara spesifik; Menghubungkan umpan balik pada bidang yang menjadi hasil utama; Memberikan umpan balik sesegera mungkin; Memberikan umpan balik positif untuk perbaikan proses kinerja, informasi akurat dan kredibel
Monitoring Untuk monitoring umpan balik (Schwartz,1999) l l
l
l
Menggunakan kalender; Brown bag lunch; seminggu sekali lakukan makan siang bersama Umpan balik setiap hari; harus tulus dan tidak memaksa Sikap vokal terhadap pekerjaan baik; memberikan pujian di depan umum
Penyebab kegagalan/Kesalahan l
l
l l
l
Umpan balik digunakan untuk menghukum, menjatuhkan karyawan; Penerima umpan balik merasa tidak relevan dengan pekerjaannya; Informasi umpan balik diterima lambat; Keluhan pekerja karena harus mengumpulkan dan mencatat data umpan balik; Informasi umpan balik terlalu kompleks dan sulit dipahami.
UMPAN BALIK EFEKTIF 1.
2.
3. 4.
5.
6.
Konstruktif: alat motivasi yang sangat kuat untuk membimbing ke arah perbaikan Menghubungkan pada pekerjaan secara ekslusif: apabila terjadi di luar pekerjaan Menilai kinerja, bukan kepribadian Spesifik : umpan balik berhubungan dengan kompetensi, deskripsi pekerjaan dan tujuan Memperhitungkan perbedaan persepsi : bedanya cara melihat kinerja pekerjaan Objektif: harus objektif dan tidak emosional Lawson 2005:98
