Management special
TableTs op heT netwerk: De voor- en nadelen
Management special - Tablets op het netwerk: de voor- en nadelen
TableTs op heT netwerk: De voor- en nadelen Steeds vaker besluiten organisaties tablets en iPads te gebruiken in plaats van laptops. Welke voordelen hebben tablets voor bedrijven? En welke uitdagingen komen er af op de IT-manager?
Nog niet zo heel lang geleden waren tablets betrekkelijk obscure apparaten die maar door weinig mensen werden gebruikt. Maar tijden veranderen. Met de komst van de iPad is er een ware tabletrage uitgebroken. De marktadoptie ging zelfs sneller dan de onderzoeksbureau’s hadden voorspeld. Eind 2011 berichtte Gfk Intomart dat er 1,7 miljoen tablets actief waren op de Nederlandse markt, eind 2012 waren dat er alweer 4,3 miljoen en halverwege 2013 5,6 miljoen. Thans kan je wel stellen dat zo’n beetje de helft van alle Nederlanders een tablet heeft en voorspellen de onderzoeksbureau’s alweer een tabletverzadiging. Het succes van de tablet komt voor een deel doordat gebruik van tablets wordt gestimuleerd door bedrijven. Kranten en tijdschriften zien het als het apparaat waar iedereen vandaag de dag het nieuws op leest en geven tablets veelal cadeau. En ook energieleveranciers als Nuon en Oxxio geven gratis tablets weg. Toch is de tablet ook echt een aanvulling op je digitale gebruikersset, want mensen gebruiken de tablet anders dan hun andere digitale hulpmiddelen. Geen wonder dus dat ook steeds meer bedrijven interesse hebben in de mogelijkheden van de tablet. De grote vraag daarbij: in welke opzichten kan je de tablet inzetten om de business te versterken? En, misschien nog wel belangrijker, wat komt er op mij af als ik ook daadwerkelijk tablets ga invoeren?
Het jaar van de tablet Bureau Keala Consultancy onderzoekt regelmatig het tabletgebruik bij bedrijven. Volgens hun laatste metingen is het gebruik van tablets in een jaar tijd enorm toegenomen. In 2012 gebruikte 26,2 procent van de bedrijven tablets. In 2013 is dat gestegen naar 51,8 procent van de bedrijven. “2013 is op zichzelf niet zo’n speciaal jaar”, zegt onderzoeker Ruud Alaerds. “Er zijn geen grote gebeurtenissen geweest die tot een plotselinge adoptie hebben geleid. De belangrijkste redenen dat tabletadoptie afgelopen jaar toeneemt zit ‘m in het feit dat tablets steeds completer worden. De functionaliteit van de applicaties was eerder beperkt te noemen, maar doordat ontwikkelaars zich steeds meer op tablets zijn gaan richten, worden applicaties steeds uitgebreider. Een mooi voorbeeld in dit verband is een applicatie als Evernote. Dat begon als een eenvoudig notitieblok, maar is ondertussen zo rijk aan functionaliteit dat het bijna een concurrent van Office begint te worden.”
2
Management special - Tablets op het netwerk: de voor- en nadelen
“Een andere belangrijke reden voor het succes van de tablet op de zakelijke markt zit ‘m in de opkomst van alternatieve tabletplatformen. De iPad is jarenlang dominant geweest. Tegenwoordig kan je echter ook kiezen voor Android en Windows tablets.” Volgens Alaerds is dat in meerdere opzichten een voordeel. Op de eerste plaats geeft het een bedrijf keus in welke tablets ze wensen te ondersteunen, wat in het kader van beheer weer prettig is. Daarnaast betekent het dat bedrijven die voor Microsoft en Google ontwikkelen rekening gaan houden met het feit dat hun software op tablets kan gaan draaien. “Met name de focus van Microsoft op Surface tablets is daarbij belangrijk. Softwaremakers die voor Windows ontwerpen moeten zich realiseren dat hun producten ook op de tablets van Microsoft moeten werken.” Hoewel tabletgebruik in 2013 fors toenam, is het volgens Alaerds niet zo dat bedrijven in één keer hun volledige gebruikersbase met tablets uitrusten. De invoering verloopt in fases. “De eerste fase is meestal van bovenaf gestuurd”, vertelt Alaart. “Een beperkte groep wordt met tablets uitgerust om ermee te werken. Dat is leuk, maar al gauw blijkt dat de tablets nu eenmaal niet beschikken over de rijke functionaliteit van een laptop of desktop. Vaak is er ook een kleine terugval in het gebruik na de eerste maanden van de invoering. Die eerste invoering heeft echter veelal ook tot gevolg dat andere medewerkers gaan nadenken over de inzet van tablets bij hun werk. Op termijn nemen ze zelf veelal tablets mee, wat weer een tweede fase invoerfase inluidt.”
De business case? Er is niet echt één duidelijke reden aan te wijzen waarom bedrijven met het invoeren van tablets beginnen. Tablet trainer en coach Stef Mucha heeft veel te maken met introducties van tablets bij bedrijven. Volgens hem is er vaak niet echt een duidelijke business case voor het invoeren van tablets. “De tablet is mijns inziens vooral een goed apparaat om informatie tot je te nemen”, zegt hij. “Mensen die stukken moeten lezen of inspecties moeten doen, die hebben er voordeel van. Maar ben je juist iemand die veel stukken maakt en verstuurt, dan is een laptop toch nog altijd superieur. Een mooi voorbeeld van een geslaagde inzet van tablets zag ik niet zo lang geleden bij een woningcorporatie. Ze gebruikten daar de tablet tijdens het opleveren van woningen. Alle formulieren werden door de inspecteur direct op de tablet ingevuld en verwerkt. Dat ging een stuk gemakkelijker dan met laptops en scheelde de medewerkers ook echt tijd. Sommige bedrijven kiezen er dan ook voor om een applicatie te laten maken die het mogelijk maakt om rechtstreeks de bedrijfsinformatie te kunnen benaderen.” Vaak is zo’n business case er echter niet. De meeste bedrijven introduceren volgens Mucha tablets omdat ze papierloos willen vergaderen. “Ik denk dat zo’n 60 procent van de bedrijven bij mij komt om die reden”, zegt hij. “Toch is dat een nogal lastige business case, want meestal zijn werknemers voornamelijk met andere werkzaamheden bezig. Wanneer je als medewerker bijvoorbeeld maar vier uur in de week vergadert, is het gebruik van een tablet echt niet zo efficiënt.” Mucha gaat daarom veelal zelf op bezoek bij de bedrijven om hen de mogelijkheden van de tablet te tonen. Maar medewerkers moeten vooral zelf de ruimte krijgen om na te denken over de mogelijkheden van de tablet. “Ik kom vaak bij bedrijven waar maandenlang met tablets gewerkt wordt, terwijl de medewerkers onvoldoende de mogelijkheden van het apparaat kennen. Dat is jammer. Een goede instructie geeft een bedrijf echt een voorsprong bij het inzetten van tablets. Medewerkers die weten wat er mogelijk is kunnen ook beter de vertaalslag maken naar hun eigen werkzaamheden. Hoe vaak hoor je niet dat het jammer is dan er geen Microsoft Office op de iPad hebt, terwijl ik al meer dan 2 jaar gebruik hiervan maak.”
3
Management special - Tablets op het netwerk: de voor- en nadelen
Flexibiliteit De voordelen van de tablet zitten ‘m volgens Mucha vooral in het flexibele karakter van het apparaat. Tablets zijn snel opgestart, zijn prettig om mee te browsen op het internet en zijn fijn om van te lezen. Met een tablet op zak heeft een medewerker onderweg altijd de beschikking over alle relevante informatie en kan hij die gemakkelijk raadplegen. Bovendien is hij sneller geneigd om bijvoorbeeld mail te beantwoorden in het openbaar vervoer (sneller dan wanneer hij uitgerust zou zijn met laptop). Ook trainer Hugo de Groot van Caesar Academy stelt dat er vaak niet direct een business case is. Caesar verzorgt zowel gebruikerstrainingen voor tablets als introductietrainingen die managers een idee geven hoe ze tablets in het bedrijf kunnen inzetten. “Je hebt eigenlijk twee soorten mensen die meedoen aan de oriëntatiecursussen”, zegt de Groot. “Op de eerste plaats zijn er de bedrijven die gewoon met hun tijd mee willen gaan. Ze weten dat de tablet er is en willen wel eens weten wat dat voor hen kan betekenen. Ze sturen dan de IT-manager of een ander om een en ander uit te zoeken. De andere groep bestaat uit bedrijven die bezig zijn met een groot veranderingstraject. Vaak gaat het om een breder digitaliseringsproces, een algemeen beleid om het papiergebruik in processen terug te dringen. Ook zie je wel dat tablets worden ingevoerd in het kader van het nieuwe werken.” Hoewel de business case niet altijd even duidelijk is, is De Groot zelf wel een groot voorstander van het gebruik van tablets en beziet hij het als de volgende grote vervangingsslag in het ICT-landschap vergelijkbaar met de komst van de laptop. “De tablet werkt prettiger dan de PC”, stelt hij. “Het is een flexibel apparaat dat overal mee naartoe genomen kan worden. En ook op het gebied van functionaliteit is er veel vooruitgang de laatste jaren. Ik denk dat er op den duur wel meer tablets gebruikt gaan worden binnen bedrijven dan laptops.”
Consequenties voor IT Tabletgebruik heeft volgens Mucha en de Groot grote consequenties voor het IT-landschap van een organisatie. “Je krijgt bij het invoeren van tablets automatisch een bredere discussie over het inrichten van je IT-landschap”, zegt de Groot. “Met name clouddienstverlening en cloud opslag zijn hete hangijzers. Hoe regel ik de toegang tot het centrale netwerk? Ga ik synchronisatiediensten toestaan? Hoe is de backup van gegevens geregeld? En hoe zit het met informatieveiligheid. Mag ik wel bestanden opslaan op de tablet als het een privé-apparaat is? Kortom: na aanvankelijk enthousiasme over werken met de tablet komen er altijd een groot aantal vragen over hoe inzet van de tablet in de praktijk geregeld moet worden. De investering in hardware is eigenlijk nog de minst gevoerde discussie.” Volgens Stef Mucha zijn de investeringen in de infrastructuur zo’n beetje de belangrijkste verandering. “Ik denk dat het beheer van een toestel erg meevalt, mits er door de ICT-afdeling een goed MDM-systeem ingericht is. Zo’n 90 procent van de cursisten is self supporting. Ze kunnen met wat online tips prima met een tablet uit de voeten. IT moet vooral goede aanpassingen in het netwerk doen. Er moeten verschillende WiFi-netwerken zijn, voor gasten en medewerkers, en het moet duidelijk zijn welke devices en welke gebruikers allemaal toegang mogen krijgen tot bepaalde data. Bovendien moet er afdoende dekking zijn.” Ook moet er worden nagedacht over informatiebeveiliging wanneer tablets toegang krijgen tot het netwerk. Waar mag er gebruik gemaakt worden van cloud opslag en voor welke documenten mag dit beslist niet? Een groot nadeel daarbij is dat IT vaak met terugwerkende kracht informatiebeleid moet opleggen aan de tabletgebruikers, omdat er veelal in de beginfase niet aan is gedacht. “Meestal beginnen bedrijven eerst met mobiel werken en voeren ze pas later beveiligingspolicies in. Dat gaat moeizaam”, zegt Mucha.
4
Management special - Tablets op het netwerk: de voor- en nadelen
De juiste apps Jaap Noorda, consultant bij mobility specialist mITE, helpt bedrijven de beveiligings- en beheersproblemen op te lossen die bij tabletgebruik komen kijken. Volgens hem geeft het invoeren van smartphones eenzelfde soort ITvraagstukken als het invoeren van tablets. “Een tablet is in feite een mobieltje met een groot scherm. Voor tablets met schermen tot 7-inch gelden dezelfde belastingregels als voor smartphones en besturingssystemen als Android en iOS zijn op een tablet niet echt anders. Het verschil zit ‘m vooral in het gebruik van het apparaat. Bij smartphones is mail veelal de belangrijkste applicatie, maar tablets worden veelzijdiger ingezet.” Bij het invoeren van tablets hebben de meeste bedrijven volgens Noorda vooral vragen over de applicaties die op de tablet draaien. “Voordat je echt begint moet een bedrijf een beeld hebben van hoe ze de ingevoerde tablets gaan gebruiken. Dat vertaalt zich naar de vraag met welke applicaties er eigenlijk gewerkt gaat worden. Er moeten keuzes gemaakt worden in de apps die document sharing mogelijk maken. Er moeten apps zijn die office kunnen faciliteren op de tablets. Verder werkt een bedrijf vaak ook met zelf ontwikkelde webapplicaties. Ook die moeten op de tablet kunnen draaien en voor iedereen beschikbaar zijn.”
Mobile device management Los van het kiezen van de juiste applicaties is het volgens Noorda ook erg belangrijk de vloot aan tablets uit te rusten met mobile device management. De software kan worden gebruikt om beveiligingspolicies af te dwingen en ervoor te zorgen dat apparaten correct zijn ingesteld. Denk daarbij aan het afdwingen van een passwoord en het plaatsen van werkapplicaties in beveiligde containers. Ook selective wipe is zo’n functie die erg belangrijk is, want zakelijke tablets worden vrijwel altijd ook voor privé-doeleinden gebruikt.” Er zijn ondertussen een groot aantal mobile device management oplossingen op de markt en de meesten kunnen ongeveer dezelfde dingen. Volgens Noorda heeft een goede mobile device management oplossing de volgende kenmerken: • Makkelijk uit te rollen. Het moet de IT-afdeling van een bedrijf betrekkelijk weinig moeite kosten om een tablet te voorzien van de software en uit te rusten met de gekozen applicaties. • Voldoende updates. De besturingssystemen van Apple en Google krijgen regelmatig updates en de wijzigingen die door hen worden doorgevoerd kunnen invloed hebben op informatiebeveiliging. De leveranciers van MDMoplossingen moeten daarom anticiperen op dat soort updates en ervoor zorgen dat hun applicatie meegroeit met de besturingssystemen. • Voldoende support in Europa. De meeste leveranciers van MDM hebben kantoren in de Verenigde Staten en ondersteuning van apparaten kan daardoor alleen op lastige tijden. Het helpt wanneer er een helpdesk in Europa is. Problemen kunnen dan snel worden opgelost. Toch is alleen investeren in WiFi en mobile device management niet voldoende. Nieuwe draadloze apparaten brengen ook extra verantwoordelijkheden mee op het gebied van informatiebeveiliging. “De eindgebruiker blijft leidend bij wat er met zijn apparaat gebeurt, omdat hij het apparaat ook veelal privé gebruikt”, zegt Noorda. “Veel bedrijven kiezen er daarom ook voor om niet alle beveiligingsfuncties van mobile device management uit te nutten. Een mooi voorbeeld: stel dat iemand een iPad gebruikt en een bepaalde pdf wil lezen die naar ‘m gemaild is in het kader van een vergadering. Wanneer hij nu die pdf wil bekijken moet hij het bestand tijdelijk opslaan op zijn iPad. De iPad synchroniseert dat bestand weer naar iCloud. In theorie is dat een beveiligingslek en een MDM-oplossing kan dat synchroniseren blokkeren. Dat betekent echter wel dat die medewerker privé niet volwaardig van iCloud gebruik kan maken. In de praktijk zie je dus dat bedrijven er daarom vaak voor kiezen niet te blokkeren. Het gaat ten koste van het gebruikersgemak en dat willen ze hun personeel niet aandoen.” Naast goede technische hulpmiddelen is het daarom volgens Noorda vooral belangrijk dat de mensen zich bewust zijn van veiligheidsrisico’s. “Mensen moeten begrijpen wat de consequenties van hun handelingen zijn. Je moet ze leren te werken met tablets en ze moeten er een duidelijk beeld van krijgen wanneer er een lek mogelijk is. Pas dan kan je je informatiebeveiliging echt op orde krijgen.”
5
