Bureaublad-chaos Wist je dat het zetten van bestanden direct op je bureaublad je productiviteit kan schaden?
Ik was vroeger een van “die mensen” die alles direct op hun
bureaublad bewaarden, downloaden,… Herken je jezelf hier in? Dan heb ik goed nieuws voor je: je kan beter!!
Ok, het bewaren op je bureaublad is
gemakkelijk, maar er zijn (verborgen) nadelen aan verbonden… Dus tijd om die slechte gewoonte af te leren! We gaan enkele alternatieven bekijken die misschien eerst niet zo gemakkelijk lijken, maar eens dat je er mee weg bent, ga je niets anders willen!
De nadelen van het bewaren op je bureaublad
Sommige mensen zweren bij het gebruik van hun bureaublad als centrale opslagplaats… Het lijkt inderdaad gemakkelijk omdat je met 1 klik alle bestanden kan openen… Maar, behalve als je strikt bent in het opruimen van je bureaublad, je zal onvermijdelijk geconfronteerd worden met volgende nadelen:
1. Geen file-protection… in Windows zit een “System Restore” onderdeel dat gecrashte pc’s kan herstellen in de laatste “werkende” staat…
Maar
sommige mappen op de pc’s worden niet beveiligd en het bureaublad is zo’n map… Dus na een herstel kunnen de bestanden op het bureaublad “verdwenen” zijn… 2. Geen backup… Veel backup-programma’s negeren automatisch het bureaublad bij het nemen van backups… 3. Chaos… Het is steeds hetzelfde verhaal: je begint met een aantal bestanden. Maar na een tijdje komen steeds meer bestanden, foto’s, programma’s en andere dingen
op het bureaublad te staan met als
resultaat dat het zoeken naar het juiste bestand soms langer duurt dan het openen er van…
Verdeel en heers!
Een oude en belangrijke computerwijsheid: “Bewaar nooit je documenten op dezelfde partitie als de partitie waar je besturingssysteem op staat!” Wat is nu een partitie? Wel je kan je harde schijf indelen in verschillende delen (partities genoemd)… Zie het als volgt: de harde schijf is een ladekast en partities zijn de schuiven in die ladekast… Elke partitie krijgt een eigen drive-letter en kan je dan een bepaalde bestemming geven: besturingssysteem (Windows) op C:, documenten op D:, back-up op E:,… Waarom is het nu onverstandig om je bestanden op de systeem-partitie te zetten? Als er dan iets gebeurt met je pc (een virusje en malware), dan is de kans groot dat dit enkel de partitie zal “beschadigen” waar je besturingssysteem op staat (de C dus)… De andere partities zullen vrijwaard blijven… Deze kunnen
enkel beschadigd geraken als er fysiek iets mis gaat met de harde schijf (dus alle partities tegelijkertijd). Nog een voordeel van het delen in partities is dat je zeer gemakkelijk een ander besturingssysteem kan installeren, zonder dat je andere data (documenten, foto’s, muziek,…) verloren gaat…
Gebruik Windows Bibliotheken (Libraries)
Bij
elke installatie
aangemaakt…
van
Windows
wordt een map
“Mijn documenten”
Vanaf Windows 7 heeft men deze map hernoemd in
“Documenten” en zijn er nog enkele andere mappen gemaakt: Muziek, Afbeeldingen en Videos…
Dit zijn eigenlijk geen echte mappen maar
Bibliotheken… Je hebt ze al wel zien staan maar nog niet echt gebruikt, niet?! Wel, eigenlijk zijn ze echt wel handig! De bibliotheken zijn dus zoals gezegd geen echte mappen, maar eerder collecties van verschillende mappen… Aan elke bibliotheek kan je bepaalde locaties (mappen dus) koppelen zodat je deze kan zien staan als je op de bibliotheek klikt…
Een praktijkvoorbeeld: je kan je videos in vele verschillende mappen bewaren… Als je dan al deze mappen koppelt aan de video-bibliotheek, krijg je een overzicht van al je videos (ondanks ze niet in dezelfde map staan)… Eigenlijk kan je het vergelijken met alles op je bureublad bewaren, maar dan op een meer flexibele en georganiseerde manier (structuur in de chaos)…
Bewaar in de cloud
Het werken in de cloud is iets dat de laatste tijd meer en meer aan populariteit wint en terecht…
Cloud-services als Dropbox, Google Drive en Microsoft
OneDrive bieden, ondanks vraagtekens omtrent de privacy, bieden vele voordelen… Hoe werken nu deze diensten? Je kan een of meer mappen aanduiden om automatisch te synchroniseren met de dienst… Deze worden dan geupload en dit maakt dat je de bestanden overal en altijd kan aanspreken… Waarom is dit beter dan het bewaren op je bureaublad? Wel daarom:
Onmiddellijk backup… Door de automatische synchronisatie moet je je amper zorgen maken om bestanden te verliezen… Als je pc dan toch crasht, kan je altijd nog aan je bestanden aan… Na herinstallatie en inloggen op de dienst, verschijnen de bestanden netjes terug op je harde schijf…
Herstelgeschiedenis… Niet iedere cloud-service biedt deze optie aan, maar dit zou een belangrijke optie moeten zijn bij de keuze van de cloudservice… Wat doet deze optie nu? Wel, het houdt elke verandering bij die
je maakt aan bestanden… Als je dan bv. Iets verkeerd doet in het bestand en dit dan ook per ongeluk opslaat, kan je terug gaan naar een vorige versie die nog wel in orde is… Bij Windows 8 en hoger is de cloud-service van Microsoft trouwens een standaard onderdeel geworden… Het heet daar OneDrive (of Skydrive) en houdt alle bestanden gesynchroniseerd.
Vlugge toegang tot bestanden nodig? Wil je toch super-snelle toegang tot bepaalde bestanden (die je zeer regelmatig nodig hebt)? Dan kan je het bureaublad toch gebruiken door gebruik te maken van shortcuts of snelkoppelingen. Het maken van deze shortcuts is trouwens helemaal niet moeilijk… Gewoon een rechter-muisklik doen op het bestand en dan “Maak snelkoppeling” kiezen in het snelmenu… Moest je snelkoppeling dan toch verdwijnen, dan is het eigenlijke bestand toch veilig… Maar je kan nog een stap verder gaan… In plaats van shortcuts te maken, kan je ook de bestanden koppelen aan je start-menu of aan je taakbalk… Dit doe je door ook een rechter-muisklik te doen op het bestand en dan te kiezen voor “Maak vast aan taakbalk/startmenu”… Dit werkt even snel en is misschien nog handiger dan de shortcuts op je bureaublad…
