Management informačních fondů Uchovávání dokumentů 2
Knihovnické procesy akvizice - zpracování - uchovávání - zpřístupňování -
1
Uchovávání dokumentů
2
Uchovávání dokumentů
dokument = informace (intelektuální obsah) + hmotný nosič neoddělitelná jednota obsahu a formy 3
jednotlivé činnosti: - fyzická organizace dokumentů podle zvolených hledisek - funkční rozmístění souborů dokumentů (samostatných celků dokumentů) v prostorách knihovny 4
1
Uchovávání dokumentů
Ochranu fondu
- vhodné uložení dokumentů v různých ukládacích zařízeních
- zabezpečení dobrého fyzického stavu a estetického vzhledu po celou dobu
- optimální fyzické uspořádání podle vhodných způsobů řazení
- snížení vlivu škodlivých faktorů (vnitřních i vnějších)
5
6
Konstrukční a dispoziční řešení
Ochranu fondu - zamezení možnosti poškození při manipulaci (pracovníky i uživateli)
závisí na budově knihovny - samostatná budova - samostatná část budovy - určené místnosti ve víceúčelové budově
- zamezení možnosti odcizení 7
8
2
Konstrukční a dispoziční řešení
Konstrukční a dispoziční řešení
závisí na charakteru budovy - určená knihovně (historická x nová budova) - určená původně jinému účelu
závisí na konkrétním účelu provozu - prostory určené pro uživatele - volný výběr - sklady a depozitáře 9
Historický vývoj budov knihoven pultové knihovny sálové knihovny → vše v jednom prostoru (starověk, středověk, renesance, baroko) 11
10
Historický vývoj budov knihoven trojčlenná knihovna (2. pol. 19. stol. – Evropa) oblast pro uživatele a služby oblast pro pracovníky a správu oblast pro uchovávání dokumentů 12
3
Historický vývoj budov knihoven modulární knihovna (50.-70. léta 20. stol. – USA) minimum nosných stěn členění prostoru funkčními přepážkami
Historický vývoj budov knihoven otevřená knihovna (od 80. let 20. stol.) návrat k oddělení 3 okruhů (čtenář, pracovník, dokument)
13
Jednoúčelové x flexibilní prostory jednoúčelové - přizpůsobení výšky a délky regálů - přizpůsobení nosnosti konstrukcí - orientace na světové strany - řešení osvětlení, topení apod.
14
Jednoúčelové x flexibilní prostory flexibilita - vzájemná zaměnitelnost prostor - volnost v rozmístění jednotlivých činností
15
16
4
Sklady a dispoziční řešení
Sklady a dispoziční řešení
Typy: - příruční sklady (velká frekvence užívání) - základní sklady (pro základní fond) - speciální sklady (pro dílčí fondy: např. rukopisy, filmy, CD) - depozitní sklady (málo využívané)
Umístění: - za prostory pro uživatele - okolo prostor pro uživatele - uvnitř prostor pro uživatele - rozptýlený sklad - samostatná část budovy
Kooperativní depozitní sklady
Vybavení skladů
společný sklad x jednotlivé fondy společný sklad jednoho fondu → každý dokument jen jednou → depozitní knihovna
knihovní regály - různé materiály (dřevo, kov, umělá hmota, kombinace materiálů) - pevné x pohyblivé
17
19
18
20
5
Vybavení skladů
Knihovní regály
21
Knihovní regály
pevné (nepohyblivé, stabilní) - skříňové - skeletové - stojanové - jednostranné - oboustranné
22
Knihovní regály
pevné x nastavitelné police výška cca 200 cm délka police cca 100 cm šířka police – nejčastěji 25 cm + regály a police na speciální dokumenty (časopisy, mapy, CD…) 23
24
6
Knihovní regály
Knihovní regály
pohyblivé (kompaktní) - pohyb na kolejnicích - závěsné - podvozkové - oboustranný - odsuvný princip
pohyblivé (kompaktní) - dodržení jen jedné uličky na celý blok - mechanické/elektrické zařízení na odsun - odsuvné, otáčivé, výsuvné a zásuvkové regály
25
Knihovní regály
26
Knihovní regály
pohyblivé (kompaktní) - zvýšení kapacity o 40-80% - zvýšené nároky na statiku - zvýšené nároky na prodění vzduch - vyšší cena (regál + instalace) 27
28
7
Knihovní regály
Knihovní regály
výškové regály - odstranění stropů → vícepodlažní sklad - výška 6-12 m - délka 10 a více metrů - obsluha z galerií nebo transportních zařízení
automatizované sklady - dopravní zařízení - pohyb a výběr dokumentu ovládá počítač - příklad: Knihovna Vysoké školy technické v Delftu
Dopravní zařízení
Prostorové nároky
29
- vozíky: ruční, vysokozdvižné - skluzy - potrubní pošta - výtahy: nákladní, ruční x elektrický pohon - pásové dopravníky - kolejnicová zařízení 31
30
velikost plochy pro funkční, racionální a bezpečné uložení dokumentů vliv má: - rozsah fondu - rozsah ročních přírůstků - změny v rozsahu přírůstků - rozsah vyřazených dokumentů 32
8
Prostorové nároky
Prostorové nároky
vliv má: - složení fondu - podle nosiče - základní (papírové) dokumenty - speciální dokumenty - podle formátu
vliv má: - druh stavění - frekvence využívání dílčích fondů - stavební a konstrukční řešení prostor - skladovací zařízení
33
Prostorové nároky
34
Knižní dokumenty - počet svazků na 1 běžný metr: cca 30 - nelze počítat s maximálním zaplněním - nemělo by přesáhnout 80% zaplnění → nepohodlná práce, poškozování dokumentů
běžné metry (police, regály) metry čtvereční podlahové plochy rozdíl: - sklady a depozitáře - volný výběr 35
36
9
Prostorové nároky
Prostorové nároky
- výška regálu - neměla by překročit 210-230 cm; 6-7 polic v 1 regále - hloubka regálu - obvykle 25 cm (pro oktáv 20 cm, kvart 25 cm, folio 30-35 cm)
- osová vzdálenost regálů = horizontální rozestup mezi středními osami dvou sousedních paralelně postavených regálů - 125-150 cm → šířka uličky 60-80 cm
37
Prostorové nároky
38
Prostorové nároky
hlavní průchody - 100 až 120 cm postranní průchody - 50 až 70 cm
speciální dokumenty: - hudebniny, mapy, grafika, audiální a audiovizuální dokumenty → speciální ukládací zařízení
39
40
10
Prostorové nároky – volný výběr výška regálu - 180 cm 5-6 polic v jednom regále dětské oddělení - 150 cm 4 police v 1 regále osová vzdálenost regálů - 150-300 cm → šířka uličky 80-230 cm
Knihovna Nebojte se do knihovny! http://www.youtube.com/watch?v=2 hIxRsqhmT8
41
Uchovávání papírových dokumentů papírový dokument - vazba - knižní blok papír - organická látka - podléhá zkáze - kvalita papíru
42
Uchovávání papírových dokumentů → vytvořit vhodné podmínky pro
uchovávání fondů → stanovit vhodné podmínky pro manipulaci s fondy - změny nevratné - poškození se kumuluje 43
44
11
Základní hygienické požadavky
Klimatické podmínky
- celková úroveň znečištění ovzduší
- klimatické podmínky uchovávání dokumentů, jejich kontrola a regulace - čistota skladovacích prostor - vhodnost materiálů a zařízení používaných při manipulaci
- teplota 16-21°C - relativní vlhkost vzduchu 40-60%
45
Klimatické podmínky
46
Klimatické podmínky
zajistit: - dlouhodobá stabilita - pokud změny, tak malé a postupné - kontrola (teploměry, vlhkoměry) - dobré větrání - cirkulace vzduchu - klimatizace 47
světlo - způsobuje degradaci papíru - nejškodlivější ultrafialové světlo
48
12
Klimatické podmínky
Klimatické podmínky
zajistit: - sklady obrácené na sever - omezení osvětlení (ultrafialové filtry, rolety, žaluzie, zabednění oken) - nejlépe bez přístupu denního světla - osvětlení s ultrafialovými filtry - účelná regulace osvětlení 49
Klimatické podmínky zajistit - omezení prašnosti - vhodná okna a dveře - těsnění - úprava podlahy - pravidelná očista (prostor i dokumentů) - pravidelná kontrola
ovzduší částice zněčišťující ovzduší - plynné substance - způsobují kyselost papíru - prach - způsobuje mechanické poškození - biologické poškození - chemické poškození 50
Skladovací pomůcky a zařízení
51
- zařízení vhodné pro uložení - hladký povrch - oblé hrany - vhodné rozměry - stabilita - nikdy neukládat dokumenty na podlahu - ochranné krabice
52
13
Ukládání svazků (knižní dokumenty) - vertikálně - zcela rovná poloha - užívání podpěr - vazba - převazba ? - úměrný počet svazků (ne příliš volně, ne příliš těsně) - základky (lepenkový/plastový kodex) - nahrazují půjčený svazek 53
Ukládání svazků (knižní dokumenty) ukládání velkých formátů - horizontální uložení - 3-4 svazky na sobě
55
Ukládání svazků (knižní dokumenty) rozteč polic v regálu - o něco vyšší než výška dokumentů - umožnit manipulaci a proudění vzduchu 54
Ukládání svazků (knižní dokumenty) ukládání brožur a dokumentů malého formátu: - užívání obalů (rychlovazače, obálky, krabice) - speciální lístkovnice, registrační skříně
56
14
Ukládání svazků (knižní dokumenty) ukládání svázaných časopisů - vazba po ročnících - obvykle větší formáty - zásady stejné jako u knižních dokumentů - problém změny formátu - zařazování nových ročníků
Ukládání časopisů ukládání běžných čísel časopisů - speciální skříně - regál pro nejnovější čísla není povinnost vše uchovávat!
57
Ukládání novin
58
Ukládání hudebnin
- velký formát - dřevěné rámy - regál pro aktuální vydání - vazba jen u vybraných titulů není povinnost vše uchovávat! 59
- větší formát než knihy - většinou brožované výtisky - menší rozsah než knihy - zásady stejné jako u knižních dokumentů - nutnost dobře fixovat
60
15
Ukládání hudebnin
Ukládání map a grafiky
- samostatný dílčí fond - dokumenty většího rozsahu na regál jako knižní dokumenty - dokumenty malého rozsahu do krabic po 10-15 výtiscích
- velké formáty - speciální skříně s mělkými zásuvkami - horizontálně - ochranné obaly - několik dokumentů na sobě
61
Ukládání vysokoškolských prací stejný formát (A4) a rozsah - vázané dokumenty - podobnost s knižními dokumenty - samostatný dílčí fond - ukládání jako u knižních dokumentů
62
Ukládání zpráv (výzkumné, technické…) - stejný formát (A4) - malý rozsah - nevázané dokumenty - samostatný dílčí fond - ukládání do rychlovazačů, krabic
63
64
16
Ukládání patentových dokumentů - stejný formát - malý rozsah - nevázané dokumenty - samostatný dílčí fond - ukládání do ochranných obalů, rychlovazačů, krabic
Ukládání norem
65
Ukládání firemní literatury - různý formát - malý rozsah - vázané i nevázané dokumenty - samostatný dílčí fond - ukládání do ochranných obalů, rychlovazačů, krabic
- stejný formát - malý rozsah - nevázané dokumenty - samostatný dílčí fond - ukládání do ochranných obalů, rychlovazačů, krabic
66
Fyzická ochrana knižních dokumentů
67
preventivní ochrana - laminace - samolepicí fólie s pH neutrálním lepidlem pro pevné vazby - fólie pro paperbacky - fólie s ochranou proti UV záření
68
17
Fyzická ochrana knižních dokumentů preventivní ochrana - zpevňování rohů - zpevňování hřbetu časopisů - ochrana proti stírání čárových kódů - ochrana popisů na knize 69
Fyzická ochrana knižních dokumentů → nákladné pečlivý výběr dokumentů vhodné pro dokumenty hodně užívané ne pro trvalé uchovávání 71
Fyzická ochrana knižních dokumentů materiály: - speciální fólie a papírové pásky - pH (lat. potentia hydrogenii – míra kyselosti a zásaditosti) - neutrální - alkalické (zásadité) 70
Fyzická ochrana knižních dokumentů oprava knih (první pomoc) - vlepování vytržených listů - oprava roztržených listů - oprava hřbetu knih - zpevňování časopisů 72
18
Fyzická ochrana knižních dokumentů materiály: - samolepicí papírové pásky s Ph neutrálním lepidlem - samolepicí textilní pásky - zažehlovací papír 73
Fyzická ochrana knižních dokumentů záchranné práce: - oprava vazby a převazba - odkyselování papíru
75
Fyzická ochrana knižních dokumentů ochranné obaly - pouzdra knih - standardizované x na míru - lepenka pH 7,5 – alkalická rezerva → pro dokumenty dlouhodobě nebo trvale uložené 74
Finanční nároky x životnost cena prevence - až do výše ceny dokumentu x několikanásobné prodloužení životnosti cena opravy a záchrany – několikanásobně převyšuje cenu dokumentu x záchrana dokumentu, který nelze nahradit 76
19
Uchovávání nepapírových dokumentů různý materiál jiné nároky
Fotografické dokumenty životnost závisí na kvalitě materiálu a fotochemických procesů - poškození fyzické a chemické
→ vytvořit vhodné podmínky pro uchovávání fondů a manipulaci s nimi - změny nevratné - poškození se kumuluje 77
Fotografické dokumenty klimatické podmínky: - teplota 16-18°C - relativní vlhkost vzduchu 30-50% zajistit - dlouhodobá stabilita - inertní obalové materiály
78
Fotografické dokumenty světlo - způsobuje degradaci materiálu zajistit - uložení dokumentů bez přístupu světla 79
80
20
Fotografické dokumenty
Fotografické dokumenty
ovzduší - prach - mechanické poškození zajistit - omezení prašnosti
chemické látky - chemické poškození zajistit - inertní obaly - pravidelná kontrola 81
Fotografické dokumenty
82
Fotografie - ukládání
skladovací pomůcky a zařízení - speciální obaly - speciální regály a skříně
83
- různé materiály - barevné fotografie jsou nestálé, ztráta sytosti barev a ostrosti - samostatný dílčí fond - ukládat bez přístupu světla - speciální obaly - lepenkové krabice - opatrná manipulace
84
21
Negativy, diapozitivy - ukládání
Negativy, diapozitivy - ukládání
- různé materiály - barevné negativy a diapozitivy jsou nestálé, ztráta sytosti barev a ostrosti - samostatný dílčí fond - 5°C - 25-35% relativní vlhkosti
- ukládat bez přístupu světla - opatrná manipulace - speciální obaly (krabice) - ukládání v rámečcích
Filmy - ukládání
Filmy - ukládání
- individuální obaly pevné, trvanlivé a bezpečné (nekyselý papír, chemicky inertní plasty, nekorozívní kov) - samostatný dílčí fond
- ukládat bez přístupu světla - 5 °C - 25-35% relativní vlhkosti - speciální skříně a regály
85
87
86
88
22
Mikrofiše - ukládání
Mikrofilmy - ukládání
- stejný formát - samostatný dílčí fond - individuální papírový obal - speciální lístkovnice
- stejný formát různé délky - samostatný dílčí fond - individuální obal (speciální krabičky) - ukládání v krabicích 89
Audiální dokumenty - ukládání - životnost závisí na kvalitě materiálu a manipulaci s dokumenty - fyzické (mechanické) poškození - limit četnosti přehrávky - změny nevratné - poškození se kumuluje 91
90
Audiální dokumenty - ukládání klimatické podmínky: - teplota 18-20°C - relativní vlhkost vzduchu 40-60% zajistit - dlouhodobá stabilita - pevné obalové materiály
92
23
Audiální dokumenty - ukládání
AV média - ukládání - samostatný dílčí fond - standardní formát - pevné obaly - uložení na regál nebo do speciálních skříní ve vertikální poloze - speciální zarážky - opatrná manipulace
gramofonové desky magnetofonové pásky kompaktní disky + videokazety DVD 93
Knihovny svaté Jenovéfy
94
Reformátování dokumentů
knihovna-svate-jenovefy-v-parizi
= převedení na jiný hmotný nosič - náhrada originálu - pro dokumenty, které zaniknou (kyselý papír)
95
96
24
Reformátování dokumentů
Reformátování dokumentů
zabezpečovací kopie - pro vzácné dokumenty - ochrana před manipulací s originálem - potenciální možnost zničení (krádeže, živelné pohromy, válečné konflikty) - informace o technologii reformátování
kopie pro zpřístupnění - originál bezpečně uložen - kvalita přizpůsobena účelu
97
Reformátování dokumentů
98
Mikrofilmování první generace: snímkování předlohy na mikrografické kameře slouží pro zhotovení matriční kopie = archivní negativ
techniky: - mikrofilmování - postupné zhotovení tří generací mikrofilmů s různými funkcemi
99
100
25
Mikrofilmování
Mikrofilmování
druhá generace: kopírováním archivního negativu slouží pro zhotovení uživatelských kopií = matriční negativ - třetí generace: kopie s pozitivním tónovým zobrazením = uživatelská kopie
třetí generace: kopie s pozitivním tónovým zobrazením = uživatelská kopie
101
Mikrofilmování
102
Mikrofilmování
mikrofilm = trvalá náhrada - zachovává původní grafickou podobu - vysoká kvalita (rozlišovací schopnost až 200 čar na 1 mm) - může sloužit jako náhrada původního dokumentu (např. noviny) 103
+ stabilní technologie + trvanlivost 500-800 let (odhad) + šetří skladovací prostory - uživatelsky nepříznivý - obtížná manipulace - obtíže při zhotovování kopií a zvětšenin
104
26
Elektrografické kopírování → využití běžných kopírovacích přístrojů + kopie 1:1 nebo mírné zmenšení + oboustranné kopírování + možnost pevné vazby + uživatelsky příznivá kopie + původní grafická podoba
Elektrografické kopírování - nestabilní tisk - limit formátu (do A4, příp. A3) - nároky na skladování - nelze použít jako trvalou náhradu ani jako zabezpečovací kopii 105
Digitalizace
106
Digitalizace
- převod analogového obrazu do digitální podoby - použití skeneru nebo digitální kamery - výsledkem obrazový soubor - propojení s metadaty (popisná data o dokumentu) 107
- zachovává původní grafickou podobu - značná velikost souboru - rychlé zastarávání SW i HW - konverze obrazového souboru do textového formátu (pomocí technologie OCR) 108
27
Digitalizace
Hybridní technologie
+ možnost vyhledávání pomocí fulltextových nástrojů + zpřístupnění dokumentu širokému okruhu uživatel + může sloužit jako náhrada původního dokumentu
- kombinace mikrofilmování a digitalizace - zhotovení mikrofilmu a jeho skenováním vzniká digitální dokument - na skenování se užívá matriční mikrofilm (druhá generace)
109
Hybridní technologie
110
Příprava na reformátování
+ spojuje výhody mikrofilmování a digitalizace - časově náročné - nákladné
111
- úplnost dokumentu - kvalitní výtisk - v dokumentaci uvést všechny chyby a nepravidelnosti
112
28
Archivace a zálohování reformátovaných dokumentů - pro archivování slouží první kopie - je určena výhradně k archivaci - archivní a matriční generace skladovat na různých místech za speciálních klimatických podmínek
Archivace a zálohování reformátovaných dokumentů - digitální kopie pro archivaci nevhodná - rychlé zastarávání SW i HW - degradace záznamu i nosiče - včasná migrace dat
113
Koordinace reformátování
114
Koordinace reformátování
- zabránit duplicitě - zajistit výměnu uživatelských kopií
Národní digitální knihovna http://www.ndk.cz/narodni-dk Europeana http://www.europeana.eu/portal/
Národní program reformátování Kramerius - záchrana ohrožených periodik 115
116
29
Koordinace reformátování
Revize fondu
Manuscriptorium - digitalizace rukopisů, prvotisků a starých tisků http://www.manuscriptorium.com/?q=cs Webarchiv digitální archiv webových zdrojů http://webarchiv.cz/
= ověření souladu evidenčních záznamů o jednotlivých knihovních dokumentech se skutečným stavem
117
Revize fondu
118
Revize fondu
podle zákona č. 257 ze dne 29. června 2001 o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) 119
§ 16 evidence a revize knihovního fondu - evidence fondu: povinnost vést evidenci - umožnit kontrolu jednotlivých záznamů: zaručit nezaměnitelnost záznamů (přírůstkový seznam, místní seznamy, pomocná evidence, úbytkový seznam) 120
30
Řádná revize
Řádná revize
1x za 5 let: pro fond do 100.000 jednotek 1x za 10 let: pro fond od 100.000 do 200.000 1x za 15 let: pro fond od 200.000 do 1,000.000
průběžná revize: pro knihovní fond od 1,000.000 do 3,000.000 knihovních jednotek - ročně zrevidovat nejméně 5% z celkového fondu
121
Řádná revize
122
Řádná revize
průběžná revize: průběžná revize pro knihovní fond od 3,000.000 knihovních jednotek - ročně zrevidovat minimálně 200.000 knihovních jednotek 123
na postup při revizi se nevztahuje zvláštní právní předpis (Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví)
124
31
Mimořádná revize
Způsob provedení
- změna odpovědného pracovníka - katastrofy
- uzavření knihovny (volný výběr) - za provozu knihovny (sklady a depozitáře)
125
Způsob provedení
126
Vyřazování knihovních dokumentů
revizní komise revizní zpráva superrevize odpis 127
§ 17 vyřazovat lze: - dokumenty neodpovídající zaměření knihovny - multiplikáty - dokumenty opotřebované, neúplné nebo poškozené tak, že přestaly být informačním pramenem 128
32
Vyřazování knihovních dokumentů ! z konzervačního a historického fondu lze vyřazovat jen se souhlasem příslušného ministerstva
129
Nakládání s vyřazenými dokumenty 1. nabídnout ke koupi provozovateli jiné knihovny téhož druhu 2. po odmítnutí provozovateli knihovny, která je součástí školy 3. po odmítnutí nabídnout ke koupi jinému zájemci 4. neodkoupené dokumenty je možné darovat nebo zlikvidovat
130
Nakládání s vyřazenými dokumenty ! z konzervačního a historického fondu nabídnout ke koupi Národní knihovně ČR ! při rušení knihovny se postupuje stejně 131
33
