Manažerská informatika Efektivní komunikace a prezentace

VŠE v Praze

Manažerská informatika Efektivní komunikace a prezentace

Tomáš Kubálek

2014

Obsah

3

Obsah Obsah ......................................................................................................... 3 1

2

Office 365............................................................................................. 7 1.1

K čemu slouží Microsoft Office 365 ........................................................................... 7

1.2

Přehled aplikací Office 365 ........................................................................................ 7

1.3

Portál Office 365 ........................................................................................................ 9

1.4

Instalace klientských aplikací Office Pro Plus .......................................................... 11

1.5

Instalace dalších klientských aplikací Office 365 ..................................................... 12

OneDrive pro firmy............................................................................. 13 2.1

Koncepce OneDrive pro firmy ................................................................................. 13

2.2

Správa dokumentů .................................................................................................. 14

2.3

Webové aplikace online .......................................................................................... 22

2.4

Klientské aplikace .................................................................................................... 23

2.5

Průzkumy ................................................................................................................. 24

2.6

Další aplikace a nový web ........................................................................................ 28

2.7

Synchronizace .......................................................................................................... 29

3

SharePoint (Weby) ............................................................................. 31

4

Outlook .............................................................................................. 35

5

4.1

Seznámení s aplikací Outlook .................................................................................. 35

4.2

Pošta ........................................................................................................................ 37

4.3

Kalendář................................................................................................................... 53

4.4

Kontakty .................................................................................................................. 59

4.5

Úkoly ........................................................................................................................ 60

Lync ................................................................................................... 61 5.1

K čemu slouží aplikace Lync ..................................................................................... 61

5.2

Instalace aplikace Lync ............................................................................................ 62

5.3

Nastavení aplikace Lync ........................................................................................... 62

5.4

Způsoby a formy komunikace.................................................................................. 67

5.5

Rychlé (textové) zprávy ........................................................................................... 68

5.6

Zvukové volání ......................................................................................................... 70

5.7

Audiovizuální volání................................................................................................. 70

5.8

Souběžné konverzace .............................................................................................. 71

5.9

Běžná schůzka.......................................................................................................... 71

5.10 Konference s pozvánkou ......................................................................................... 74 5.11 Obsah prezentace na schůzce ................................................................................. 77 5.12 Virtuální obhajoba, instruktáž, vzdálená výuka ....................................................... 81

Obsah

4

5.13 Historie konverzací .................................................................................................. 82 5.14 Další možnosti komunikace s využitím Lyncu .......................................................... 82

6

OneNote ............................................................................................ 83 6.1

K čemu slouží aplikace OneNote ............................................................................. 83

6.2

Struktura informací ve OneNote ............................................................................. 84

6.3

Vložení prvků do poznámek .................................................................................... 91

6.4

Spolupráce s aplikací Microsoft Outlook ................................................................. 93

6.5

Vyhledávání a ochrana poznámek ........................................................................... 96

6.6

OneNote Online ....................................................................................................... 98

6.7

Sdílení bloku na OneDrive či OneDrive Pro ........................................................... 100

6.8

Mobilní verze OneNote ......................................................................................... 100

Shrnutí ............................................................................................................................ 100

7

Word.................................................................................................101 7.1

Psaní textu ............................................................................................................. 101

7.2

Symbol ................................................................................................................... 102

7.3

Formátování dokumentu ....................................................................................... 102

7.4

Styl odstavce a styl znaku ...................................................................................... 103

7.5

Dělení textu na stránky, Vzhled stránky ................................................................ 105

7.6

Tabulka .................................................................................................................. 107

7.7

Vkládání obrázků ................................................................................................... 107

7.8

Titulek a křížový odkaz .......................................................................................... 108

7.9

Poznámka pod čarou ............................................................................................. 109

7.10 Obsah..................................................................................................................... 110 7.11 Záhlaví, zápatí, číslování stránek ........................................................................... 110 7.12 Šablona .................................................................................................................. 111 7.13 Sledování změn a komentáře ................................................................................ 112 Shrnutí ............................................................................................................................ 114

8

PowerPoint .......................................................................................115 8.1

Zobrazení prezentace ............................................................................................ 116

8.2

Předloha ................................................................................................................ 116

8.3

Pozadí snímku ........................................................................................................ 121

8.4

Motiv ..................................................................................................................... 122

8.5

Objekty na snímku ................................................................................................. 122

8.6

Přechody a animace .............................................................................................. 125

8.7

Promítání prezentace ............................................................................................ 127

8.8

Soubor ................................................................................................................... 129

Shrnutí ............................................................................................................................ 130

Obsah

9

5

Excel .................................................................................................131 9.1

Seznámení s aplikací Excel ..................................................................................... 131

9.2

Operace s řádky a sloupci ...................................................................................... 136

9.3

Tabulka a kopírování ............................................................................................. 139

9.4

Relativní a absolutní adresování ............................................................................ 141

9.5

Podmíněné formátování ........................................................................................ 144

9.6

Graf ........................................................................................................................ 148

9.7

Analýza dat ............................................................................................................ 159

Shrnutí ............................................................................................................................ 176

10 Access ...............................................................................................177 10.1 Tabulky .................................................................................................................. 177 10.2 Relace .................................................................................................................... 179 10.3 Dotazy .................................................................................................................... 183 10.4 Formuláře .............................................................................................................. 189 10.5 Sestavy ................................................................................................................... 192 Shrnutí ............................................................................................................................ 195

11 Visio ..................................................................................................197 11.1 Tvorba výkresu ...................................................................................................... 197 11.2 Formátování výkresu ............................................................................................. 200 11.3 Vizualizace dat ....................................................................................................... 201 11.4 Kontingenční diagram............................................................................................ 205 11.5 Organizační diagram .............................................................................................. 207 Shrnutí ............................................................................................................................ 208

12 Publisher ...........................................................................................209 12.1 O Publisheru .......................................................................................................... 209 12.2 Vzhled Publisheru .................................................................................................. 209 12.3 Karta Vložení.......................................................................................................... 211 12.4 Závěrečné uspořádání objektů .............................................................................. 216 Shrnutí ............................................................................................................................ 216

13 Project a Project Online .....................................................................217 13.1 Plánování projektů ................................................................................................ 217 13.2 Nový projekt v Microsoft Project .......................................................................... 218 13.3 Kalendáře............................................................................................................... 220 13.4 Úkoly ...................................................................................................................... 222 13.5 Zdroje .................................................................................................................... 224 13.6 Náklady .................................................................................................................. 225

Obsah

6

13.7 Sledování průběhu projektu .................................................................................. 225 13.8 Další možnosti Projectu ......................................................................................... 226 13.9 Project Online ........................................................................................................ 227 Shrnutí ............................................................................................................................ 228

Přílohy .....................................................................................................229 14 ISIS ....................................................................................................229 15 Informační zdroje a služby knihovny ..................................................231 15.1 Knihovna ................................................................................................................ 231 15.2 On-line informační zdroje na VŠE .......................................................................... 234 15.3 Seznam použitých zdrojů a citace.......................................................................... 239 Shrnutí ............................................................................................................................ 241

Rejstřík ....................................................................................................243

1 Office 365

7

1 Office 365 1.1 K čemu slouží Microsoft Office 365 Office 365

Formy aplikací

Office 365 obsahuje kancelářské aplikace Microsoftu a úložiště dat. Office 365 umožňuje:  vytvářet a zpracovávat dokumenty,  ukládat a sdílet dokumenty,  komunikovat systémem sjednocené komunikace. Aplikace jsou dostupné ve dvou formách:  webové aplikace: Aplikaci je možné spouštět z webového prohlížeče, není nutná instalace na počítači.  klientské aplikace: Aplikaci je nutné na počítači nainstalovat. Nabízí širší okruh funkcionalit než webová aplikace. Office 365 je cloudová služba, uživatel využívá aplikace i úložiště na serverech Microsoftu. Rozsah funkcí a cena je dána tzv. plánem Office 365. VŠE využívá plán akademický plán A2:  webové aplikace jsou zdarma dostupné všem zaměstnancům a studentům školy,  klientské aplikace v rámci kancelářského balíku Office Pro Plus si mohu aktivní (nepřerušení) studenti zdarma stáhnout až na 5 zařízení a po dobu studia využívat 1

1.2 Přehled aplikací Office 365 OneDrive pro firmy

SharePoint

OneDrive Účet Microsoftu

Office 365 pokrývá řadu každodenních informatických potřeb uživatele:  úložiště dokumentů Každý uživatel má k dispozici úložiště OneDrive pro firmy o velikosti 1 TB (1 000 GB). Do úložiště může kopírovat dříve č jinde vytvořené soubory nebo v něm dokumenty přímo vytvářet. K tvorbě, prohlížení i úpravě dokumentů může použít klientské aplikace Word, Excel, PowerPoint, OneNote nebo webové aplikace. Webové aplikace umožňují prohlížení dalších formátů souborů, zejména formátu PDF a diagramů Visia. Uživatel v rámci OneDrive pro firmy pracuje s knihovnou dokumentů Dokumenty. Může vytvářet další aplikace: knihovny (knihovny dokumentů, stránek, obrázků, multimediálních materiálů) či seznamy (např. průzkum pro realizaci anket mezi uživateli). Dokumenty ve OneDrive pro firmy může uživatel sdílet s jiným uživateli ve firmě na úrovni prohlížení či úprav dokumentu. Úložiště OneDrive firmy je specifickou formou firemního úložiště SharePoint. Firma má k dispozici 0,5 GB na každého uživatele na sdílení firemních dokumentů nepřiřazených jednotlivým uživatelům. Každý uživatel si zdarma může vytvořit soukromé úložiště OneDrive (bez přívlastku) na serveru outlook.com. Vytvoří si bezplatný soukromý účet Microsoftu. (Má tak dva účty firemní a soukromý.) Soukromý účet Microsoftu je mj. nutný pro efektivní domácí práci s Windows 8 nebo s chytrým mobilem se systémem Windows Phone. Pokud chceme pozvat uživatele mimo formu do OneDrive pro firmy či do SharePointu můžeme jim přidělit oprávnění pomocí jejich soukromých účtů Microsoftu. V úložišti OneDrive má každý uživatel prostor 15 GB či více při splnění podmínek pro zvětšení úložiště. OneDrive má rozšířenou podporu prohlížení fotografií, neumožňuje pracovat s aplikacemi OneDrive pro firmy (knihovny, seznamy, weby).2

1

2

Zaměstnanci mohou využívat ve škole i doma pro školní účely také klientské aplikace. Nemohou je však stahovat z Office 365. Kromě úložiště OneDrive zahrnuje aplikace Outlook.com (pošta a úkoly), Lidé (kontakty), Kalendář, webové aplikace Word, Excel, PowerPoint, OneNote.

1 Office 365

Outlook

Lync

OneNote

8

Fotografie a jiné dokumenty je možné sdílet s dalšími uživateli soukromých účtu Microsoftu, např. s rodinným příslušníky. OneDrive je tak vhodný pro ukládání soukromých informací.  elektronická pošta a správa osobních informací Office 365 zahrnuje systém elektronické pošty a správy dalších osobních informací (kalendář, kontakty, úkoly) Exchange. K datům systému Exchange lze přistupovat prostřednictvím aplikace Outlook ve formě webové či klientské aplikace. Outlook umožňuje přistupovat i k jiným systémům pošty. Uživatel tak může v jedné aplikaci spravovat svou firemní poštu v systému Exchange i soukromou poštu (např. na serverech seznam.cz, centrum.cz, Googlu i soukromou poštu Microsoftu v systému outlook.com). Každý uživatel může vést svůj kalendář, který může sdílet s dalšími uživateli ve firmě na úrovni přehledu o zaneprázdněnost či na úrovni podrobností o událostech. Uživatel může zvát na své události jiné uživatele ve firmě i mimo ni formou pozvánek. Kromě osobních kalendářů lze ve firmě založit i kalendáře prostředků, např. zasedacích místností či jiných prostředků jednání (např. mobilních dataprojektorů) a rezervovat je pro jednotlivé události. Uživatel má ve formě globálního adresáře přehled o dalších uživatelích ve firmě, např. pro zaměstnance VŠE může snadno zjistit jejich kancelář, telefon, e-mailovou adresu, pro studenty může zjistit jejich obor studia, ročník, e-mailovou adresu. Uživatel může rozšiřovat informace o firemních kontaktech (např. doplnit mobilní telefon) či doplňovat další kontakty včetně upřesnění adresy a možnosti vyhledat adresu v mapě. Kontakty lze mezi uživateli navzájem sdílet. Uživatel může evidovat své úkoly např. povýšením doručené e-mailové zprávy na úkol či vytvořením samostatného úkolu. Uživatelé si mohou navzájem přidělovat úkoly, přijímat je, sdělovat stav jejich plnění. Office 365 poskytuje pro poštu, kalendáře, kontakty, úkoly pro každého uživatele prostor 50 GB.  rozšířená elektronická komunikace Klientská aplikace Lync je pro všechny uživatele Office 365 zdarma ke stažení. Uživatelé mohou prostřednictvím Lyncu textově, hlasem, obrazem. Mohou také sdílet využívané aplikace nebo pracovní plochu počítače. Některé funkce Lyncu znají uživatelé z aplikací ICQ, Skype, Jabber. Lync umožňuje skupinovou komunikaci více uživatelů najednou formou schůzek (konferencí). Schůzky lze plánovat v Outlooku a posílat na ně pozvánky jako na jiné události. Pozvánka obsahuje navíc odkaz na adresu schůzky. Lync tak umožňuje např. přenos porad, odborných konferencí či výuku na dálku. Ke schůzkám je možné pozvat i uživatele mimo firmu bez licence Office 365. Schůzky je možné zaznamenávat, lze tak vytvářet videoprůvodce pro firemní e-learning.  strukturované uchovávání a sdílení poznámek Každý si během dne píše pracovní i osoby poznámky na papír či lístečky nebo zapisuje do dokumentu Wordu či posílá e-mailem. Rozptýlené poznámky se těžko udržují a vyhledávají. Aplikace OneNote umožňuje poznámky třídit do několika úrovní: poznámkových bloků, skupin oddílů, oddílů, stránek, podstránek, kontejnerů. K orientaci ve struktuře pomáhají záložky (svisle i vodorovné) a barevné odlišení. Poznámkové bloky je možné umístit do úložiště OneDrive po firmy, do týmových webů SharePointu či do soukromého OneDrive a sdílet tak s dalšími uživateli. Aplikace OneNote (obdobně jako další rozšířené aplikace Word, PowerPoint, Excel) je dostupná jako webová aplikace či s rozšířenými funkcemi jako klientská aplikace. Je také dostupná na mobilních zařízeních na různých platformách (Windows, Windows Phone, Android, iOS). Do poznámek lze kromě textu vkládat tabulky, obrázky, odkazy (na dokumenty či webové stránky), soubory, zaznamenávat zvuk. Do poznámek je možné kreslit. Vyhledávání poznámek usnadňují obrázkové značky v textu poznámek. Jednotlivé poznámkové bloky lze chránit heslem.

1 Office 365 Word

PowerPoint

Excel

Access

Publisher

9

 zpracování textu Aplikace Word slouží k editaci a formátování dokumentů, např. bakalářské, diplomové práce, seminárních prací, letků, výročních zpráv. Na základě seznamů z Wordu, Excelu či Accessu můžeme vytvářet dokumenty se společnou kostrou a proměnlivým obsahem formou tzv. hromadné korespondence.  zpracování prezentací Aplikace PowerPoint slouží k prezentování informací pomocí textů i vizuálních prvků. Umožňuje vytváření poutavé prezentace za pomoci animací. Aplikaci lze použít např. pro přípravu obhajoby seminární nebo závěrečné práce.  zpracování tabulek Aplikace Excel umožňuje analyzovat, řadit, filtrovat data, vytvářet grafy, kontingenční tabulky a grafy.  zpracování databází Aplikace Access slouží ke zpracování tabulek se vzájemnými vztahy. Je vhodná pro analýzu rozsáhlejších dat. Data z tabulek lze vybírat tzv. dotazy. Ke vkládání dat slouží formuláře, k tisku dat sestavy.  zpracování grafických materiálů Aplikace Publisher slouží k vytváření vizitek, pozvánek, prezentací a tvorbě jednoduchých webových stránek.

1.3 Portál Office 365 Licence Office 365 na VŠE

Přihlášení do Office 365

Distribuční server pošty

Aplikace Office 365 poskytují komplexní nástroj pro firemní práci uživatele. Východiskem práce je portál Office 365 – výchozí webová stránka. Pro přístup k portálu je nutná licence Office 365. Licenci mají bezplatně na VŠE3:  zaměstnanci (na pracovní smlouvu či dohodu včetně osob s rolí pracovník bez úvazku),  studenti akreditovaných studijních programů,  zahraniční studenti výměnných programů,  studenti celoživotního vzdělávání, mimořádného studia, studenti Univerzity třetího věku. Přihlášení do Office 365 se provádí z webového prohlížeče zadáním některé z adres:  http://o365.vse.cz  Přímá adresa pro Office 365 na VŠE.  Jsme přímo přesměrování na přihlašování na VŠE, kde zadáme uživatelské jméno a heslo.  V případě práce na počítači ve škole dojde díky jednotnému přihlašování (Single Sign On) k přímému přihlášení do Office 365, aniž jsme žádáni o uživatelské jméno a heslo (přihlásili jsme se již při otevírání Windows).  http://portal.office.com nebo http://portal.microsoftonline.com  Obecná adresa pro všechny firmy.  Vyplníme uživatelské jméno, dle nějž jsme přesměrováni na přihlašování ve firmě  Musíme ještě jednou vyplnit uživatelské jméno a zadat heslo.  http://isis.vse.cz  Můžeme využít, pokud máme v ISIS zadáno, že přijímáme poštu do Office 365.  Po přihlášení do ISIS klikneme vlevo nahoře do odkazu Office 365.  Jsme přímo přesměrováni na přihlašování na VŠE obdobně jako při použití adresy http://o365.vse.cz. Licenci Office 365 má každý oprávněný uživatel. Pokud chceme, aby nám byla zasílána školní pošta nikoliv do ISIS, ale do Office 365, musíme v ISIS změnit distribuční server pošty:  Do webového prohlížeče zadáme adresu http://isis.vse.cz.  V sekci OSOBNÍ ADMINISTRATIVA klikneme do odkazu Přihlášení do osobní administrativy.  Zadáme uživatelské jméno (bez či s koncovkou @vse.cz) a heslo do ISIS.  V sekci TECHNOLOGIE A JEJICH SPRÁVA klikneme do odkaz Doručování univerzitní pošty.

3

Upřesnění uživatelů, kterým je poskytována na VŠE licence Office 365 je uvedeno na webu výpočetního centra na adrese http://vc.vse.cz/office365 nnnnv rubrice Principy nasazení na VŠE v odstavci 2. Licence.

1 Office 365

Profilové fotografie v Office 365

Portál Office 365

10

 Zaškrtneme pole office365 a klikneme do tlačítka Nastavit distribuční server.  Nastavení trvá asi 30 minut. Potom začne být školní pošta doručována do Office 365. V ISIS dále můžeme nastavit použití fotografie z ISIS jako profilové fotografie Office 365 (zobrazuje se pouze v rámci školní komunikace v aplikacích Oultook, OneDrive pro firmy, SharePoint a Lync):  Po přihlášení v ISIS v sekci PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU klikneme do odkazu Uživatelská nastavení.  Ve spodní části stránky zaškrtneme v řádku Souhlas s přenosem fotky do Office 365 pole Ano.  Klikneme do tlačítka Uložit zadané údaje. Fotografie se zobrazí v Office 365 nejpozději do 2 dnů. Profilovou fotografii můžeme změnit v Office 365 nezávisle na ISIS:  V portálu Office 365 vybereme službu Outlook.  Klikneme do fotografie uživatele před tlačítkem Nastavení.  V horní části pod fotografií klikneme do odkazu Změnit.  Klikneme do ikony složky.  Dohledáme novou fotografii.  Klikneme do tlačítka Uložit.4 Profilová fotografie se projevuje na několika místech Office 365:  V poštovních složkách Outlooku v klientské i webové aplikaci.  V kartě kontaktu v odkazech na osobu v SharePointu a na dalších zobrazeních karty kontaktu v Office 365.  V aplikaci Lync, pokud ji zde uživatel neskryl. Fotografie se nám budou zobrazovat i pro uživatele, kteří je nezveřejňují, v případech:  Uživatele máme v kontaktech Outlooku s fotografií.  Uživatel má připojen svůj firemní účet na sociální síť Facebook či LinkedIn a my máme připojen Office 365 k těmto sociálním sítím.5 Po přihlášení do Office 365 se zobrazí portál Office 365. V horní nabídce – globálním navigačním panelu jsou zobrazena jednotlivé služby Office 365 (viz obr. 1-1):  Outlook: webová aplikace pro čtení a zpracování pošty a úkolů (je zobrazena prvotně).  Kalendář: webová aplikace pro prohlížení a editaci kalendářů.  Osoby: webová aplikace pro prohlížení a editaci kontaktů. Služby Outlook, Kalendář a Osoby zastupují webovou aplikaci Outlook (Outlook Web Access – OWA).  OneDrive: práce s úložištěm OneDrive pro firmy (tj. s knihovnou dokumentů Dokumenty osobní kolekce webů SharePointu).  Weby: práce s firemním týmovými weby SharePointu s možností zobrazení uživatele sledovaných webů.  Projekty: možnost využít nástroje pro řízení projektu a správu jejich portfolia (relativně pokročilá aplikace Project Online).  jméno uživatele – základní volby:  O mně: rekapitulace údaje o uživateli, které mohou prohlížet ostatní uživatelé, v levé navigačním podokně je možné nastavit odkazy na časté aplikace. V pravé části je možno po kliknutí do odkazu upravit přizpůsobit svůj profil, např. zadat klíčová slova do pole Zeptejte se mě na či v kartě KONTAKTNÍ INFORMACE zadat svůj mobilní telefon  Odhlásit se: Odhlášení z Office 365. K úplnému odhlášení je vhodné zavřít okno prohlížeče.  Ozubené kolečko – nastavení  Nastavení služeb Office 365 » Software: instalace a správa software Můžeme nainstalovat klientské aplikace pro počítač či mobilní zařízení. 4

5

Fotografii můžeme změnit také v klientské aplikaci Lync. Klikneme do tlačítka Možnosti a vybereme volbu Nástroje a Možnosti. V okně Lync – možnosti klikneme do záložky MŮJ OBRÁZEK a do tlačítka Upravit nebo odebrat obrázek. Připojení lze provést např. v klientské aplikaci Outlook. V katě SOUBOR klikneme do tlačítka Nastavení účtu a vybereme volbu Účty sociálních sítí.

1 Office 365

11

1.4 Instalace klientských aplikací Office Pro Plus Instalace Office Pro Plus

Díky tomu, že VŠE má nakoupenu aplikaci Office Pro Plus pro zaměstnance a učebny, mohou studenti6 v rámci Office 365 instalovat klientské aplikace balíku Office Pro Plus až na 5 vlastních zařízeních:  Přihlásíme se k Office 365.  V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) před tlačítkem Nápověda (viz obr. 1-1). OBR. 1-1: PORTÁL OFFICE 365

 Vybereme volbu Nastavení služeb Office 365.  Klikneme do odkazu software.  V levém panelu navigace (viz obr. 1-2) jsou odkazy na dostupný software. Klikneme do odkazu Office. (Pokud není uveden, nejsme oprávněným uživatel – aktivním nepřerušeným studentem.) OBR. 1-2: NABÍDKA SOFTWARE KE STAŽENÍ Z OFFICE 365

 V spodní části stránky klikneme do tlačítka Nainstalovat (viz obr. 1-3). OBR. 1-3: INSTALACE OFFICE PRO PLUS

6

Upřesnění uživatelů, kterým je poskytována na VŠE licence Office Pro Plus v rámci Office 365 je uvedeno na webu výpočetního centra na adrese http://vc.vse.cz/office365 v rubrice Principy nasazení na VŠE v odstavci 2. Licence.

1 Office 365

12

 Office Pro Plus si může student nainstalovat až na 5 zařízení. Jejich seznam je v horní sekci stránky SPRAVOVAT INSTALACE nejaktuálnější verze Office. Pomocí odkazu deaktivovat je možné deaktivovat dříve provedené instalace a zvýšit tak počet dostupných instalací.  Student se musí alespoň jednou za měsíc připojit k Internetu. Automaticky se provádí kontrola, zda je aktivním studentem. Přerušení studenti a studenti s ukončeným studiem již nemohou Office Pro Plus využívat zdarma. Jejich instalace přestávají být aktivní dva dny po přerušení či ukončení studia.

1.5 Instalace dalších klientských aplikací Office 365 Všichni uživatelé Office 365 mohou stáhnout a instalovat vybrané klientské aplikace:  Přihlásíme se k Office 365.  V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) před tlačítkem Nápověda.  Vybereme volbu Nastavení služeb Office 365.  Klikneme do odkazu software. Instalace Lyncu  V levém panelu navigace jsou dostupné volby:  Lync: Aplikace Lync, je součástí Office Pro Plus. Studenti si ji instalují s ostatními aplikacemi Office Pro Plus. Na školních počítačích je součástí image. Instalace tedy připadá v úvahu jen v případech: » Zaměstnanec používá svůj počítač bez školního image. » Student používá počítač, na němž má svou licenci Office, protože si ji např. koupil dříve, než byla dostupná verze Office Pro Plus z Office 365 a nechce ji znovu instalovat, až mu skončí studium. Instalace  OneDrive: Aplikace OneDrive pro firmy (OneDrive for Business) umožňuje synchronizovat OneDrive obsah vybraných knihoven dokumentů OneDrive pro firmy mezi úložištěm Office 365 a pro firmy složkou Dokumenty na lokálním počítači. Aplikace je součástí Windows 8. Na školních počítačích je součástí image. Instalace  Nástroje a doplňky: Aplikace SharePoint Designer umožňuje provádět speciální úpravy SharePoint vzhledu a chování týmových webů SharePointu. Využívá se např. při tvorbě vlastních Designeru pracovních postupů či přejmenování složek aplikací týmových webů. Její využití zaměstnanci či studenty je málo pravděpodobné.

2 OneDrive pro firmy

13

2 OneDrive pro firmy 2.1 Koncepce OneDrive pro firmy Kolekce webů

Firma má v Office 365 rozsáhlé cloudové úložiště. Úložiště je rozděleno na tzv. kolekce webů. Každá kolekce webů má jednoho primárního správce a případně více správců, má nastaveny vlastnosti společné pro všechny její dílčí weby. Ve firmě jsou různé typy kolekce webů (viz obr. 2-1: OneDrive pro firmy na VŠE: OBR. 2-1: ONEDRIVE PRO FIRMY NA VŠE


Synchronizace

OneDrive na mobilním zařízení

14

 firemní kolekce webů Zakládá je správce Office 365 ve firmě. K dispozici je úložiště o rozsahu 10 GB + 0,5 GB na každou licenci Office 365 a Project Online. VŠE má k dispozici asi 51 TB. Existují tři dílčí typy:  veřejný web: Existuje jediný ve firmě.  kolekce webů PWA: Počet je dán plánem Office 365, na VŠE jsou tři. Jedná se o úložiště webové aplikace Project Online.  běžné kolekce webů: Počet není omezen. Zakládá je správce Office 365 ve firmě pro účelové týmové weby. Podrobněji o firemních kolekcích webů v kap. 3 o aplikaci SharePoint.  osobní kolekce webů Jsou založeny automaticky pro každého uživatele. Každý uživatel má k dispozici 1 TB.7 Ve své osobní kolekci webů může uživatel vytvářen tzv. aplikace a dílčí weby. Zpočátku má připravenu aplikaci knihovna dokumentů nazvanou Dokumenty. Tato aplikace je zobrazena z portálu Office 365 ve službě OneDrive. Knihovna Dokumenty je určena pro ukládání dokumentů. Dokumenty mohou být zařazovány do složek s libovolným počtem úrovní. Pro jednotlivé složky či dokumenty lze nastavit sdílení s dalšími uživateli či skupinami uživatelů ve firmě. Jednotlivé dokumenty lze zpřístupnit i uživatelům mimo firmu. Knihovnu dokumentů může uživatel synchronizovat s obsahem složky na pevném disku. Jakékoliv změny provedené v dokumentech na pevném disku se při připojení k Internetu projeví v úložišti OneDrive Pro a naopak. Uživatel tak může upravovat dokumenty lokálně bez připojení k Internetu. Po připojení k Internetu dojde k synchronizaci. Synchronizaci lze provádět na více počítačích. Změny provedené lokálně na prvním počítači (např. na domácím počítači zaměstnance) se promítnou do cloudu. Když uživatel přijde k druhému počítači (např. učitel ve škole ke školnímu počítači), promítnou se změny do lokálně umístěných souborů. Dokumenty z cloudu lze prohlížet na mobilních zařízeních, kam se také mohou synchronizovat a mohou být dále prohlíženy bez připojení k Internetu.

2.2 Správa dokumentů Nahrání souboru

Do úložiště můžeme dokumenty nahrát třemi způsoby:  vyhledáním dokumentu ve struktuře lokálních složek  Z portálu Office 365 klikneme do sužby OneDrive.  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nahrát (viz obr. 2-2). OBR. 2-2: PANEL NÁSTROJŮ ONEDRIVE

 V okně Přidat dokument klikneme do tlačítka Procházet a dohledáme umístění nahrávaného souboru. » Pokud ukládáme soubor do dílčí složky OneDrive pro firmy, je zrekapitulována v poli Cílová složka.

7

1 TB je 1 000 GB. 1 TB pojme tolik tištěných informací, na kolik by byl zapotřebí papír vyrobený z asi 50 000 stromů. 1 TB pojme asi 1 000 kopií plného vydání Encyklopedie Britannica. 1 TB pojme kolem 2 000 hodin zvuku nahrané v CD kvalitě. 1 TB si pamatuje asi 8 000 krát více dat než průměrný člověk.


15 OBR. 2-3: OKNO PŘIDAT DOKUMENT

» K souboru můžeme doplnit komentář. » Klikneme do tlačítka OK. » V horní části okna se zobrazí postup nahrávání souboru.  tažením ikony dokumentu z Průzkumníka souborů do horní části okna OneDrive pro firmy Rychleji a více souborů lze nahrát tažením souboru či více souborů do horní části okna OneDrive:  Soubory vybereme v Průzkumníku souborů Windows či v jiné aplikaci pro práci soubory, např. v Total Commanderu.  Vybrané soubory táhneme myší do horní části okna pod název složky OneDrive pro firmy, např. přímo složky Dokumenty. Zobrazí se výzva Přetáhněte sem (viz obr. 2-4: Nahrávání souborů tažením myší). OBR. 2-4: NAHRÁVÁNÍ SOUBORŮ TAŽENÍM MYŠÍ

 Soubory upustíme. Proběhne kopírování souborů.  tažením ikony dokumentu z průzkumníka souborů do druhého okna Průzkumníka souborů Složku OneDrive pro firmy můžeme zobrazit přímo v Průzkumníku souborů a provést do ní kopírování:  Podmínkou použité tohoto způsobu je použití Internet Exploreru. V jiných prohlížečích není dále použité tlačítko Otevřít v Průzkumníkovi dostupné.  V kartě KNIHOVNA ve skupině PŘIPOJIT A EXPORTOVAT klikneme do tlačítka Otevřít v Průzkumníkovi.  Jsme vyzváni k přihlášení se k Office 365. Zadáme přihlašovací údaje a zaškrtneme jejich trvalé uložení. Příště už nebudeme muset přihlašovací údaje zadávat.  Otevřeme druhé okno Průzkumníka souborů, v němž zobrazíme lokální složku. Tažením souboru myší mezi okny můžeme provést kopírování souborů. V Průzkumníku souborů


Verze souboru

16

můžeme ve OneDrive pro firmy provést další běžné operace (odstranění souborů, vytvoření složky apod.).8 Pokud stejný soubor nahráváme opakovaně, jsme vyzváni k potvrzení přepsání původního souboru. OneDrive pro firmy má zapnutou tvorbu verzi souborů. Můžeme se později vracet k dřívějším verzím:  V přehledu souborů vybereme soubor kliknutím do prvního sloupce (viz obr. 2-5). OBR. 2-5: VÝBĚR SOUBORU

   

V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Spravovat. Vybereme volbu Historie verzí. V okně Historie verzí klikneme do času verze. Zobrazí se dokument v dřívější verzi. Kliknutím do rozbalovací nabídky za čase verze rozbalíme nabídku, z níž lze vybrat zobrazení (vlastností dokumentu), obnovení či odstranění verze (viz obr. 2-6).9 OBR. 2-6: OKNO HISTORIE VERZÍ

Nový soubor

V OneDrive pro firmy můžeme vytvořit nový soubor s využitím webových aplikací Office:  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nový.  Zobrazí se nabídka nově vytvářených objektů (viz obr. 2-7).  Nově vytvářené soubory budou nazvány Document.docx, Sešit.xlsx, Prezentace.pptx, popř. uvedené názvy s pořadovými čísly při opakovaném vytváření nových souborů.  Před vytvořením poznámkového bloku jsme dotázáni na jeho název. (Jedná se o složku, v níž jsou uloženy soubory jednotlivých oddílů poznámkového bloku, jak je patrné při zobrazení v Průzkumníku souborů.)  Soubory můžeme později přejmenovat. Vybereme soubor zaškrtnutím, v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Spravovat a z nabídky vybereme volbu Upravit vlastnosti. Kromě názvu souboru můžeme upravit jeho Nadpis či případné další vlastnosti.

8

9

Třetí způsob nahrávání je možné zahájit z prvního způsobu, když v okně Přidat dokument klikneme do odkazu Místo toho nahrát soubory pomocí Průzkumníka Windows. Nastavení vytváření verzi lze upravit. V kartě KNIHOVNA ve skupině NASTAVENÍ klikneme do tlačítka Nastavení knihovny. V sekci OBECNÁ NASTAVENÍ klikneme do odkazu Nastavení správy verzí. Standardně je zaškrtnuta volba Vytvořit hlavní verze a je nastaveno omezení na 500 verzí. (Potom by se nejstarší automaticky odstraňovaly.)


17 OBR. 2-7: NABÍDKA NOVĚ VYTVÁŘENÝCH OBJEKTŮ

Složky

 Speciálním případem nově vytvářeného souboru je Průzkum v Excelu. Umožňuje připravit otázky, vytvořit webovou adresu pro jejich sdílení (vyplnění respondenty) a sledovat odpovědi. Podrobněji viz kap. 2.4.  Poslední volba umožňuje vytvořit novou složku. Můžeme tak vytvářet strukturu složek souborů v knihovně dokumentů v libovolné počtu úrovní.10 Kliknutím do názvu složky zobrazíme její obsah. V horní části stránky jsou zobrazeny názvy aktuální složky a složky vyšší úrovně. Kliknutím do názvu složky vyšší úrovně se do ní můžeme vrátit (viz obr. 2-8). Nejvyšší úrovní knihovny dokumentů Dokumenty je složka Dokumenty. OBR. 2-8: NÁZVY SLOŽEK

Úprava dokumentu

Dokumenty Office můžeme upravovat dvojím způsobem:  ve webové aplikaci K úpravě dokumentu ve webové aplikaci lze využít dvě cesty:  ze zobrazení obsahu dokumentu » Kliknutím na název dokumentu jej otevřeme ke čtení. » V horní nabídce klikneme do tlačítka Upravit dokument a vybereme volbu Upravit v aplikaci online.  z nabídky pro dokument » Vybereme dokument zaškrtnutím v prvním sloupci. » V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Spravovat. » Z nabídky vybereme volbu Upravit v prohlížeči. Webová aplikace nabízí omezené možnosti úprav. Uložení dokumentu se provádí návratem do knihovny dokumentů kliknutím do našeho jména v záhlaví stránky v levém horním rohu.  v klientské aplikaci, pokud je na počítači nainstalována K úpravě dokumentu v klientské aplikaci lze využít čtyři cesty:  z panelu nástrojů » Vybereme dokument zaškrtnutím v prvním sloupci. » V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Upravit.  ze zobrazení obsahu dokumentu » Kliknutím na název dokumentu jej otevřeme ke čtení. » V horní nabídce klikneme do tlačítka Upravit dokument a vybereme volbu Upravit v aplikaci. 10

Složku můžeme také vytvořit v kartě SOUBORY ve skupině NOVÝ kliknutím do tlačítka Nová složka.


18

 z nabídky pro dokument » V řádku dokumentu klikneme do tlačítka Nabídka pro vybranou položku (tři tečky). » Z nabídky vybereme tlačítka Upravit.  z klientské aplikace » V klientské aplikaci (např. Wordu) v kartě SOUBOR klikneme do volby Otevřít. » V levé části vybereme místo OneDrive – VSE v Praze a v pravé části dohledáme umístění souboru kliknutím do tlačítka Procházet (viz obr. 2-9). OBR. 2-9: OTEVÍRÁNÍ SOUBORU Z KLIENTSKÉ APLIKACE

Vlastnosti souboru

Uložení dokumentu z klientské aplikace se provádí v kartě SOUBOR kliknutím do volby Uložit. Za účelem snadného vyhledání souboru můžeme doplnit souboru jeho vlastnosti. V knihovně dokumentů jsou připraveny základní vlastnosti:  Název: název souboru,  Nadpis: pro snadnější vyhledávání (je přebíráno z vlastnosti dokumentu v klientské aplikaci). V knihovně dokumentů můžeme definovat další vlastnosti:  V kartě KNIHOVNA ve skupině NASTAVENÍ klikneme do tlačítka Nastavení knihovny.  V sekci SLOUPCE klikneme do odkazu Přidat sloupec. Vlastnosti souboru můžeme upravit:  Vybereme dokument zaškrtnutím v prvním sloupci.  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Spravovat.  Vybereme volbu Upravit.  Vlastnosti upravíme ve formuláři a klikneme do tlačítka Uložit (viz obr. 2-10). OBR. 2-10: ÚPRAVA VLASTNOSTÍ SOUBORU

Sledování

Často používané dokumenty můžeme zařadit mezi Sledované dokumenty:  Vybereme dokument zaškrtnutím v prvním sloupci.


19

 V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Spravovat.  Vybereme volbu Sledovat.  Seznam sledovaných dokumentů zobrazíme, když v levé navigaci OneDrive pro firmy klikneme do volby Sledované dokumenty. Dokument můžeme odstranit ze seznamu, když klikneme pod jeho názvem a adresou do odkazu Přestat sledovat. Pokud se zmýlíme, můžeme vrátit dokument do seznamu kliknutím do odkazu Sledovat (viz obr. 2-11). OBR. 2-11: SLEDOVANÉ DOKUMENTY

Sdílení

 Do seznamu sledovaných dokumentů lze zařadit i dokumenty sdílené jinými uživateli (např. soubor Pozvánka v obrázku) či dokumenty dostupné v týmových webech (např. soubor Pokyny pro dozory… na obrázku).  Napravo od seznamu jsou návrhy na sledování dokumentů dle naposledy otevíraných souborů. Dokumenty uložené na OneDrive pro firmy můžeme sdílet s dalšími uživateli ve firmě i mimo ni. Nastavení sdílení pro uživatele z firmy:  Vybereme dokument zaškrtnutím v prvním sloupci.  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Sdílet.  V okně Sdílet upřesníme parametry sdílení (viz obr. 2-12): OBR. 2-12: OKNO SDÍLET – KARTA POZVAT LIDI


Odkaz mimo firmu

20

 Do prvního pole zapisujeme jména uživatelů, s nimiž budeme dokument sdílet. Pomáhá nám v tom našeptávač, který využívá jména z globálního adresáře firmy. Můžeme využít také tzv. skupiny oprávnění (určené pro SharePoint). 11  Napravo upřesníme, zda vyjmenovaní uživatelé mohou upravit či pouze zobrazit sdílený dokument.  Ponecháme zaškrtnuté pole Vyžadovat přihlášení tak, aby mohli oslovení uživatelé číst dokument jen po přihlášení do Office 365 .  V spodní části klikneme do odkazu Zobrazit možnosti a ponecháme zaškrtnuté pole Poslat pozvánku e-mailem. Oslovení uživatelé i my obdrží pozvánku s předmětem Jan Novák sdílí objekt Ukázkový dokument, kde Jan Novák je naše uživatelské jméno Ukázkový dokument je název sdíleného dokumentu. Do zprávy je zahrnut námi formulovaný text a odkaz na dokument. Po časové prodlevě se navíc zobrazí adresátům sdílený soubor v přehledu jimi sdílených souborů, když ve svém One Drive pro firmy v levé navigaci kliknou do odkazu Sdílí se mnou. Generování seznamu chvíli trvá.  Realizaci sdílení dokončíme kliknutím do tlačítka Sdílet. Pro uživatele mimo firmu můžeme vygenerovat odkaz, z něhož si soubor mohou stáhnout:  Vybereme dokument zaškrtnutím v prvním sloupci.  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Sdílet.  V okně Sdílet klikneme do levé záložky ZÍSKAT ODKAZ:  Diferencovaně lze vytvořit odkaz pro prohlížení či pro úpravy (a prohlížení).  Odkaz vytvoříme kliknutím do odkazu Vytvořit odkaz.  Později můžeme odkaz zakázat kliknutím do odkazu Zakázat (viz obr. 2-13). OBR. 2-13: OKNO SDÍLET – KARTA ZÍSKAT ODKAZ

Rekapitulace sdílení

 Tlačítko s obrázkem telefonu před odkazem Zakázat zobrazí adresu pro zobrazení na mobilním telefonu včetně QR kódu, který lze načíst do telefonu.  Odkaz pro prohlížení či úpravy se vytvoří také, když v pozvánce ke sdílení nezaškrtneme pole Vyžadovat přihlášení. Můžeme zobrazit rekapitulaci sdílení:  Vybereme dokument zaškrtnutím v prvním sloupci.  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Sdílet.  V okně Sdílet klikneme do levé záložky SDÍLÍ SE S:  V horní části je stručná rekapitulace formou vysvětlených ikon (viz obr. 2-14).

11

Skupiny oprávnění nejsou totožné s tzv. distribučními seznamy pro rozesílání pošty.


21 OBR. 2-14: OKNO SDÍLET – KARTA SDÍLÍ SE S

Sdílení složek

Rezervace

Stažení kopie

 Následuje seznam uživatelů a skupin, kteří sdílejí soubor s možností změnit jejich oprávnění, k dispozici jsou varianty: » Může upravit » Může zobrazit » Ukončit sdílení Nastavení variant je nutné uložit kliknutím do tlačítka Uložit změny.  Kliknutím do tlačítka Poslat e-mail všem otevřeme v Outlooku novou zprávu s vyplněnými jednotlivými adresami (bez skupin uživatelů). V předmětu zprávy je uveden název dokumentu. Ve zprávě je připraven odkaz na dokument.  Kliknutím do tlačítka Upřesnit lze zobrazit nastavení oprávnění v samostatné stránce SharePointu pro pokročilejší uživatele. Úroveň sdílení je také zobrazena v seznamu dokumentů:  ikona zámečku značí, že dokument s nikým nesdílíme,  ikona osob značí, že dokument sdílíme s vybranými uživateli či veřejným odkazem. Kliknutím do ikony zobrazíme kartu SDÍLET přímo v záložce SDÍLÍ SE S. Obdobně jako dokumenty můžeme sdílet celé složky. Pro složky však není možné získat odkaz pro veřejné sdílení. Dokumenty ve složce či dílčí složky přebírají oprávnění sdílení ze složky, pokud jsme nenastavili oprávnění u jednotlivých dokumentů či dílčích složek jinak. Pokud při sdílení připouštíme úpravy dokumentu, může se stát, že úpravy budou uživatelé provádět souběžně. Aplikace Office souběžnou úpravu umožňují na úrovni zamknutí již upravovaných nejmenších jednotek (např. odstavců ve Wordu). Dokument můžeme rezervovat, abychom zabránili dočasně jiným uživatelům upravovat jej:  Vybereme dokument zaškrtnutím v prvním sloupci.  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Spravovat.  Vybereme volbu Rezervovat.  U ikony aplikace dokumentu znázorňuje rezervaci bílá šipka v zeleném čtverci. Po provedení úprav můžeme dokument obdobně vrátit. Místo volby Rezervovat jsou dostupné dvě volby:  Vrátit se změnami: Dokument je uložen do úložiště s provedenými změnami. Rezervace je zrušena.  Zrušit rezervaci: Dokument není v rozpracované podobě uložen. Rezervace je zrušena. Pokud chceme stáhnout kopii uloženého dokumentu, nemůžeme k tomu použít místní nabídku názvu dokumentu. Příkaz Uložit cíl jako místní nabídky ukládá soubor ve formátu HTML. Kopii můžeme stáhnout ze správy dokumentu:  Vybereme dokument zaškrtnutím v prvním sloupci.  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Spravovat.


Odstranění

22

 Vybereme volbu Stáhnout kopii.  V dotazu Chcete uložit… vybereme z místní nabídky tlačítka Uložit volbu Uložit jako a dohledáme cíl uložení. Dokument můžeme odstranit jednou z variant:  z Průzkumníka souborů  V kartě KNIHOVNA ve skupině PŘIPOJIT A EXPORTOVAT klikneme do tlačítka Otevřít v Průzkumníkovi.  V Průzkumníkovi dohledáme soubor a odstraníme.  z panelu nástrojů  Vybereme dokument zaškrtnutím v prvním sloupci.  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Spravovat.  Vybereme volbu Odstranit. Rezervaci a odstranění můžeme provádět současně pro více vybraných souborů, v případě odstranění také pro více vybraných složek či kombinaci souborů a složek.

2.3 Webové aplikace online

Náhledy

Webové aplikace je možné spouštět z webového prohlížeče, není nutná instalace na počítači. Uživatel tedy může snadno prohlížet dokumenty Wordu, Excelu, PowerPointu, OneNote a dokumenty ve formátu PDF. Rychlé prohlížení obsahu umožňují již náhledy dokumentu ve OneDrive:  V řádku dokumentu klikneme do tlačítka Nabídka pro vybranou položku (tři tečky).  V horní části okna o dokumentu se zobrazí miniaturní náhled dokumentu. Jeho ovládání se liší pro jednotlivé aplikace:  Word a dokumenty ve formátu PDF (viz obr. 2-15) » V dokumentu se pohybujeme klávesovými šipkami dolů a nahoru. OBR. 2-15: NÁHLED DOKUMENTU WORDU

» Tlačítko Nabídka vpravo dole pod náhledem obsahuje volby:  Stáhnout kopii  Vytisknout do PDF: Vytvoří PDF verzi dokumentu, kterou lze vytisknout.  Informace pro vložení: Zobrazí kód pro vložení soubor do jiné stránky ve formě fragmentu kódu. » Tlačítko Celá obrazovka otevře dokument v nové záložce v režimu prohlížení ve webové aplikaci.  Excel (viz obr. 2-16) » V náhledu se pohybujeme mezi nazvanými tabulkami a listy s grafy tlačítky Předchozí a Další. » Tlačítko Celá obrazovka otevře dokument v nové záložce.


23 OBR. 2-16: NÁHLED DOKUMENTU EXCELU

 PowerPoint (viz obr. 2-17) » V náhledu se pohybujeme mezi snímky tlačítky Předchozí snímek a Další snímek. » Tlačítko Nabídka vpravo dole pod náhledem obsahuje stejné volby jako v případě dokumentu Wordu. » Tlačítko Celá obrazovka otevře dokument v nové záložce. OBR. 2-17: NÁHLED DOKUMENTU POWERPOINTU

Webové aplikace

OneNote Online

Dokumenty jsou ve OneDrive pro firmy po kliknutí do jejich názvu prvotně zobrazovány ve webových aplikacích (Word Online, Excel Online, PowerPoint Online) v režimu prohlížení. V režimu prohlížení je možné dokument vytisknout prostřednictvím formátu PDF, je možné v dokumentu hledat, prohlížet komentáře. Z režimu prohlížení je možné při dostatečných oprávněních přejít do úprav dokumentu ve webové aplikaci nebo v klientské aplikaci, pokud je instalována. Webové aplikace nabízejí oproti klientským aplikacím omezený rozsah funkcionalit. Specifické postavení má webová aplikace OneNote Online. K dispozici není náhled poznámkového bloku. Funkcionality OneNote Online jsou široké a do značné míry mohou nahradit klientskou aplikaci OneNote. Relativně velký rozsah funkcí je dostupný také ve verzích OneNote pro Windows 8 či 8.1, pro tablety, pro iPad, pro chytré mobily.

2.4 Klientské aplikace Uložení do úložišť

V klientských aplikacích Office Pro Plus můžeme pracovat se soubory z úložišť:  OneDrive pro firmy  soukromý OneDrive Dostupnost úložišť je podmíněna přihlášením aplikací Office Pro Plus k firemnímu či soukromému účtu. K přihlášenému účtu je možné přidat službu dalších úložišť. Aplikace Office Pro Plus jsou automaticky přihlášeny:  na firemních (školních) počítačích k firemnímu účtu Office 365,  na soukromých počítačích s Windows 8 a vyšší verzí k soukromému účtu Microsoftu.


24

Pokud není aplikace Office Pro Plus přihlášena, musíme ji nejdříve přihlásit:  V kartě SOUBOR vybereme volbu Účet.  Přihlásíme se k účtu Office 365 nebo soukromému účtu. Další úložiště můžeme přidat jako službu:  V kartě SOUBOR vybereme volbu Účet.  V spodní části klikneme do tlačítka Přidat službu.  Vybereme volbu Úložiště.  Vybereme:  Office 365 SharePoint, pokud náš účet je soukromý,  OneDrive, pokud náš účet je firemní. Účtů můžeme mít k aplikacím Office Pro Plus připojeno více. Doplnění, popř. přepínání účtů:  V kartě SOUBOR vybereme volbu Účet.  Pod svou fotografií klikneme do odkazu Přepnout účet. Po nastavení účtu a přidání služeb, můžeme otevírat z aplikací Office Pro Plus přímo dokumenty z úložišť:  V kartě SOUBOR vybereme volbu Otevřít.  V okně Otevřít se nabízejí dostupná úložiště (viz obr. 2-18). OBR. 2-18: OKNO OTEVŘÍT

 Naposledy otevřené složky jsou diferencovány dle úložišť. Často používané složky můžeme k seznamu složek připnout.

2.5 Průzkumy Průzkumy Veřejný průzkum

Častým požadavkem uživatelů je shromažďovat názory a další informace průzkumy. Office 365 nabízí dvě formy průzkumů:  veřejné průzkumy formou vyplňování formuláře v Excelu  Průzkum je realizován formou dokumentu Excelu v některé složce OneDrive.  V portálu Office 365 vybereme službu OneDrive, popř. vyhledáme navíc vhodnou složku.  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nový a vybereme volbu Průzkum v Excelu.  Průzkum vhodně nazveme, např. Externí zájemci o školení.  Spustí se aplikace Excel Online a v ní okno Upravit průzkum (viz obr. 2-19).


25 OBR. 2-19: ÚPRAVA PRŮZKUMU

 Vyplníme: » název: Školení Office 365 » popis průzkumu: Průzkum zájmu o školení Office 365  Klikneme na pole Sem zadejte první otázku.  V pravé části zadáme otázku. K dispozici jsou typy odpovědi: Text, Odstavcový text, Číslo, Datum, Čas, Ano/Ne, Volba. Podtitul otázky se zobrazí pod zněním otázky.  Vytvoříme čtyři otázky (Další otázky přidáváme kliknutím do odkazu Přidat novou otázku.): » první otázka Otázka: Název a adresa firmy Podtitul otázky: Nezapomeňte uvést PSČ Typ odpovědi: Odstavcový text Povinná: zaškrtnuto Výchozí odpověď: žádná » druhá otázka Otázka: Telefonní číslo Podtitul otázky: žádný Typ odpovědi: Text Povinná: zaškrtnuto Výchozí odpověď: žádná » třetí otázka Otázka: Téma školení Podtitul otázky: V případě zájmu o více témat vyplňte průzkum vícekrát. Typ odpovědi: Volba Povinná: zaškrtnuto Volby: Office 365 – přehled Outlook


26

OneDrive SharePoint Lync Office Pro Plus Výchozí odpověď: Office 365 - přehled » čtvrtá otázka Otázka: Počet zájemců Podtitul otázky: Kolik zaměstnanců se o školení ve firmě zajímá. Typ odpovědi: Číslo Povinná: zaškrtnuto Formát: žádný Výchozí odpověď: žádná  Po zadání otázek klikneme do tlačítka Uložit a zobrazit.  Průzkum vidíme pohledem budoucího respondenta (viz obr. 2-20). OBR. 2-20: POHLED RESPONDENTA

 Můžeme jej odeslat, i naše odpověď bude zařazena do tabulky Excelu (viz obr. 2-21). OBR. 2-21: ODPOVĚDI V TABULCE EXCELU

 V režimu úprav tabulky Excelu klikneme v kartě DOMŮ ve skupině TABULKY do tlačítka Průzkum a vybereme volbu Sdílet průzkum.


Interní průzkum

27

 Office 365 připraví veřejný odkaz na vyplnění průzkumu.  Každá odpověď bude vložena do tabulky Excelu, kterou můžeme mj. filtrovat či řadit.  interní firemní průzkumy formou aplikace Průzkum.  Průzkum je realizován formou tzv. aplikace, kterou si každý uživatel může v rámci svého OneDrive pro firmy vytvořit.  V globální navigaci Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko).  Vybereme volbu Přidat aplikaci.  Ze seznamu aplikací vybereme kliknutím aplikaci Průzkum. Pravděpodobně se nachází až na druhé stránce seznamu aplikací.  V samostatném okně zadáme název aplikace, v našem případě Průzkum zájmu o školení Office 365. Budeme zkoumat zájem jednotlivých zaměstnanců firmy. Klikneme do tlačítka Vytvořit.  Zobrazí se se obsah našeho osobního webu (přesněji kolekce webů), který obsahuje seznam aplikací a seznam podřízených webů.  Klikneme do tlačítka Průzkum zájmu o školení Office 365.  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme volbu Přidat otázky.  Zadáme otázku: » Otázka: Téma školení » Typ odpovědi na otázku: Ponecháme typ Volba (nabídka) » Požadovat odpověď na otázku: Ano » Vynutit jedinečné hodnoty: Ne » Volby  Office 365 – přehled  Outlook  OneDrive  SharePoint  Lync  Office Pro Plus » Způsob zobrazení voleb: Zaškrtávací políčko » Povolit volby vyplňování: Ne » Výchozí hodnota: žádná  Klikneme do tlačítka Dokončit.  Průzkum s jedinou otázkou je připraven. Další otázky můžeme později obdobně přidat.  Ještě musíme nastavit oprávnění. » V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme volbu Průzkum nastavení. » V sekci OPRÁVNĚNÍ A SPRÁVA klikneme do odkazu Oprávnění pro tento průzkum. » V kartě OPRÁVNĚNÍ ve skupině DĚDIČNOST klikneme do tlačítka Ukončit dědění oprávnění, abychom pro průzkum mohli nastavit jiná oprávnění než pro osobní kolekci webů. Potvrdíme rozhodnutí kliknutí do tlačítka OK. » V kartě OPRÁVNĚNÍ ve skupině UDĚLIT klikneme do tlačítka Udělit oprávnění. » Do prvního pole vyplníme respondenty, popř. skupinu Všichni. » Přidáme vhodný text pozvánky. » Klikneme do odkazu Zobrazit možnosti. » Ponecháme úroveň Přispívání. » Klikneme do tlačítka Sdílet. » V kartě PROCHÁZENÍ klikneme na nadpis Nastavení a na další obrazovce na nadpis Průzkum zájmu o školení Office 365.  Odkaz ze stránky Průzkumu můžeme později poslat dalším potenciálním respondentům.  Respondenti odpovídají kliknutí do tlačítka Odpovědět na tento průzkum v panelu nástrojů.  Na stejné adrese vidíme přehled odpovědí.  Vpravo nahoře můžeme vybrat místo Přehledu » Grafický souhrn (viz obr. 2-22)


28 OBR. 2-22: GRAFICKÝ SOUHRN PRŮZKUMU

» Všechny odpovědi: U odpovědi je zobrazeno jméno jejího autora (viz obr. 2-23). OBR. 2-23: VŠECHNY ODPOVĚDI PRŮZKUMU

 Výsledky můžeme exportovat do Excelu. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Akce a vyberme volbu Exportovat do tabulky.

2.6 Další aplikace a nový web Další aplikace

Dílčí weby

Obdobně jako Průzkum můžeme ze služby OneDrive pro firmy vložit do své kolekce webů další aplikace, např.:  Knihovna dokumentů: Do dalších knihoven můžeme ukládat oddělené dokumenty, např. archív. Ve službě OneDrive pro firmy je prvotně zobrazena knihovna s názvem Dokumenty.  Knihovna obrázků: V přehledu jsou zobrazeny dlaždice náhledů obrázků. Obrázky je možné prohlížet pomocí jednoduché prezentace.  Knihovna stránek wikiwebu: Formou webových stránek můžeme zapisovat informace a sdílet je s dalšími uživateli. Stránky mohou být navzájem provázané.  Odkazy: Do seznamu odkazů můžeme evidovat pro nás zajímavé odkazy.  Kontakty: Účelový seznam kontaktů, který můžeme sdílet s dalšími uživateli.  Vlastní seznam: Seznam, jehož strukturu si sami vytvoříme. V rámci osobní kolekce webů můžeme vytvářet dílčí weby:  V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme volbu Obsah webu.  V sekci PODŘÍZENÉ WEBY klikneme do odkazu Nový podřízený web.  Problematika tvorby webu překračuje rámec stručného úvodu Office 365 a je podrobně vyložena v publikaci o Office 365 – systému sjednocené komunikace12.  Dílčí weby umožňují především nastavit společná oprávnění, domovskou stránku a navigaci. 12

Kubálek, Tomáš - Kubálková, Markéta - Topolová, Ivana: Manažerská informatika. Systém sjednocené komunikace Microsoft Office 365. 2. vyd. Praha: Nakladatelství Oeconomica, 2014. 192 s. ISBN 978-80-245-2019-3.


29

2.7 Synchronizace Synchronizace

Aplikace OneDrive pro firmy

Zahájení synchronizace

Obsah svého úložiště OneDrive pro firmy (knihovnu dokumentů Dokumenty) či jiné knihovny dokumentů v osobní kolekci webů na ve firemních kolekcích webů 13 může uživatel synchronizovat se složkami v rámci lokální knihovny Dokumenty na počítači. Předpokladem synchronizace je instalace aplikace OneDrive pro firmy. Aplikace je:  součástí kancelářského balíku Office, např. edice Office Pro Plus Instalace kancelářského balíku pro studenty je popsána v kap. 1.4.  součástí Office 365 Instalace účelového software z Office 365 je popsána v kap. 1.5.  je zdarma ke stažení i uživatelům, kteří nemají licenci kancelářského balíku Office ani Office 365. Bezplatná instalace je dostupná na adrese https://onedrive.live.com/about/cs-cz/download. Na VŠE je aplikace OneDrive pro firmy instalována na školních počítačích. Synchronizaci knihovny dokumentů s lokální složkou provádíme z Office 365:  V portálu Office 365 vybereme službu OneDrive.  V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Synchronizovat (viz obr. 2-24). OBR. 2-24: ZAHÁJENÍ SYNCHRONIZACE ONEDRIVE PRO FIRMY

 V dalším okně klikneme do tlačítka Synchronizovat hned (viz obr. 2-25). Ve spodní části okna je odkaz na stažení aplikace OneDrive pro firmy. OBR. 2-25: POTVRZENÍ SYNCHRONIZACE

 Na další obrazovce je rekapitulace názvu knihovny, kterou synchronizujeme a jejího lokálního umístění (viz obr. 2-26). Klikneme do tlačítka Spustit synchronizaci.  Zobrazí se okno upozorňující na přípravu.  Za chvíli se zobrazí okno průběhu synchronizace (viz obr. 2-27). Kliknutím do tlačítka Zobrazit moje soubory zobrazíme lokální složku, v níž můžeme sledovat postupné kopírování souborů a složek z knihovny na lokální disk.

13

Každý uživatel Office 365 má automaticky svou osobní kolekci webů o rozsahu 1 TB, je jejím správcem. V rámci ní má připravenu aplikaci knihovna dokumentů s názvem Dokumenty. Může si vytvořit další knihovny dokumentů, další aplikace, dílčí weby. Správce Office 365 ve firmě může připravit společné kolekce webů a stanovit jejich správce. Firma má k dispozici pro společné kolekce webů úložiště o rozsahu 10 GB + 0,5 GB za každou licenci Office 365 či licenci Project Online.


30

OBR. 2-26: REKAPITULACE NÁZVU KNIHOVNY A LOKÁLNÍHO UMÍSTĚNÍ

OBR. 2-27: PRŮBĚH SYNCHRONIZACE

 V lokální složce uživatele (C:\Users\Jméno uživatele) se vytvořila složka OneDrive pro firmy (popř. SharePoint) a v ní složky z OneDrive pro firmy z Office 365.  Při prvotním použití je možné synchronizovat prázdný OneDrive pro firmy a do lokální složky zkopírovat stávající používané soubory např. z flash disku.  Synchronizace probíhá již automaticky.  Ikona synchronizační aplikace je v pravé části hlavního panelu Windows14.  Kliknutím do ikony zobrazíme stav synchronizace s možností otevření lokální složky.  Kliknutím pravým tlačítkem myši do ikony můžeme zobrazit místní nabídku synchronizace:  Otevřít složku OneDrive pro firmy: Otevře se lokální synchronizovaná složka.  Synchronizovat novou knihovnu: Synchronizovat můžeme více knihoven dokumentů (jiné knihovny a seznamy synchronizovat nelze). Synchronizaci můžeme nastavit z knihovny15 nebo příkazem z místní nabídky, v němž upřesníme adresu knihovny.  Spustit synchronizaci: Ruční synchronizace, která může urychlit automatickou synchronizaci, která se provádí v pravidelných intervalech (asi po 10 minutách).  Pozastavit synchronizaci/Pokračovat v synchronizaci: Někdy (zejména v prvotní synchronizaci rozsáhlých složek) může synchronizace brzdit naši práci na počítači. Lze ji proto pozastavit a znovu spustit.  Zobrazit problémy synchronizace: Zobrazí případné problémy synchronizace a náměty jejich řešení.  Zastavit synchronizaci složky: Můžeme zastavit trvale synchronizace vybrané složky. Její obsah zůstane lokálně uchován, nebude však již synchronizován.

14

15

Ikona je prvotně skryta. Můžeme kliknout do tlačítka Skryté ikony a odkazu Přizpůsobit. Chování ikony můžeme nastavit na stav Zobrazovat ikony a upozornění. V kartě KNIHOVNA ve skupině PŘIPOJIT A SYNCHRONIZOVAT klikneme do tlačítka Synchronizovat nebo do stejnojmenného tlačítka klikneme v panelu nástrojů.

3 SharePoint (Weby)

31

3 SharePoint (Weby) Cesty k webům

Propagované odkazy

Ve firmě vzniká řada webů ve firemních i osobních kolekcích webů. Oprávněný uživatel  je doveden na domovskou stránku odkazy z jiných webů nebo  zadá do prohlížeče její odkaz, který obdržel e-mailem. Východiskem pro základní firemní weby jsou tzv. propagované odkazy:  Z portálu Office 365 klikneme do služby Weby.  Zobrazí se dlaždice propagovaných webů. Propagované weby nastavuje správce Office 365 v organizaci.  Zobrazení vybraných dlaždic může být omezeno na vybrané tzv. cílové skupiny. Počet a struktura dlaždic tak mohou být proměnlivé dle uživatele.  V obr. 3-1 je uveden příklad dlaždic propagovaných webů pro zaměstnance z Fakulty financí a účetnictví VŠE. OBR. 3-1: PROPAGOVANÉ ODKAZY UŽIVATELE F1 (FFÚ)

 V obr. 3-2 je uveden příklad dlaždic propagovaných webů pro zaměstnance z Fakulty mezinárodních vztahů. Má navíc dostupné dlaždice intranetu katedry, intranet fakulty je rozdělen na intranet pouze pro zaměstnance a intranet společný pro zaměstnance i studenty. Demonstrační uživatel je správcem Office 365, proto má dostupnou správu dlaždic. OBR. 3-2: PROPAGOVANÉ ODKAZY UŽIVATELE F2 (FMV)

3 SharePoint (Weby)

Zaslání odkazu na web

Složky webů

32

 Uživatel může modifikovat svou stránku weby, např. doplněním osobního rozcestníku formou vlastních propagovaných odkazů.16  Umístěním kurzoru myši na dlaždici se zobrazí popis dlaždice (viz poslední dlaždice v obr. 3-2). Odkaz na web můžeme poslat z domovské stránky webu obdobně jako na každou jinou stránku:  V kartě STRÁNKA ve skupině SDÍLET A ODESLAT klikneme do tlačítka Odeslat odkaz e-mailem.  Otevře se námi používaný programu pro práci s poštou (např. Outlook). Do textu zprávy se vloží odkaz na stránku. Doplníme adresáta a předmět, popř. doprovodný text a odešleme.17 V roli adresáta:  Stránku otevřeme kliknutím na odkaz v e-mailové zprávě.  V kterékoliv stránce webu klikneme v pravém horním rohu do tlačítka Sledovat.  Web se zařadí do seznamu sledovaných webů.  Z portálu Office 365 klikneme do služby Weby.  Sledované weby jsou zobrazeny pod dlaždicemi propagovaných webů (viz obr. 3-1).  Kliknutím do odkazu Přestat sledovat můžeme web odstranit ze seznamu. Pokud se zmýlíme, můžeme vrátit dokument do seznamu kliknutím do odkazu Sledovat. Teprve při dalším zobrazením seznamu nejsou již weby s ukončeným sledováním zobrazeny.18 Pokud sledujeme web, jsou jeho knihovny dokumentů zobrazeny v našem OneDrive:  Z portálu Office 365 klikneme do služby OneDrive.  V levém panelu navigace klikneme do odkazu Složky webů.  Zobrazí se seznam sledovaných webů s jejich logy v abecedním řazení (viz obr. 3-3). OBR. 3-3: SLOŽKY WEBŮ

Obsah webu

Upozorňování

 Kliknutím na název webu se zobrazí jeho knihovny dokumentů.  Kliknutím na název knihovny se zobrazí její obsah. Autor webu většinou vytvoří odkazy na všechny stránky webu, aplikace (knihovny, seznamy) a dílčí weby přímými odkazy nebo vložením do stránek formou webové části. Jako čtenáři webu si můžeme prohlédnout obsah webu, tj. aplikace a dílčí weby:  V pravém horním rohu klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) a vybereme volbu Obsah webu.  Vidíme jen objekty, k jejichž prohlížení máme oprávnění.  V aplikaci Stránky webu jsou obvykle uloženy všechny stránky webu, jedna z nich je povýšena na domovskou stránku webu, tj. zobrazuje se po zadání adresy webu. V jakékoliv aplikaci můžeme nastavit upozorňování na novinky, můžeme tak být ve stanovené periodicitě upozorňovány na novinky:  Nastavení budeme demonstrovat v týmovém webu Office 365.  Z portálu Office 365 klikneme do služby Weby. 16

17 18

V globálním navigačním panelu Office 365 klikneme do svého jména a vybereme volbu Přizpůsobit tuto stránku. Osobní rozcestník lze doplnit jako webovou část aplikace Propagované odkazy, v níž lze upřesnit název, popis, adresu, obrázek a pořadí jednotlivých dlaždic. Odkaz lze poslat také při nastavování sdílení. Obdobně lze nastavit sledování jednotlivých dokumentů (viz kap. 2.2).

3 SharePoint (Weby)    

33

Klikneme do dlaždice Rozcestník VŠE. Klikneme do dlaždice Office 365. Klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) a vybereme Obsah webu. Nejprve bude demonstrovat nastavení upozornění na knihovně materiálů:  Klikneme na dlaždici Videoprůvodci.  V kartě KNIHOVNA ve skupině SDÍLET A SLEDOVAT klikneme do tlačítka Upozornit a vybereme volbu Nastavit upozornění u této knihovny. Druhá volba Spravovat má upozornění umožňuje upravit či odebrat stávající upozornění na daném webu. 19  V samostatném okně upřesním upozornění (viz obr. 3-4): OBR. 3-4: PARAMETRY UPOZORNĚNÍ

» Název upozornění je prvotně přejat z názvu aplikace. 19

Můžeme zobrazit seznam upozornění v celé kolekci webů. V globálním navigačním panelu Office 365 klikneme do svého jména a vybereme Nastavení.

3 SharePoint (Weby)

34

» V ČR lze odesílat upozornění jen na e-mail. Můžeme nastavit upozornění i dalším uživatelům. » Můžeme omezit upozornění na přidání nových položek. » Můžeme omezit upozornění jen na změny, které provedl jiný uživatel. » Můžeme nastavit četnost upozornění. Pokud zadáme denní souhrn, upřesníme jeho čas. Pokud zadáme týdenní souhrn, upřesníme den a čas. » Kliknutím do tlačítka OK nastavíme upozornění. Jsme o tom informováni e-mailem s odkazem na web a s odkazem na seznam našich upozornění na tomto webu (viz obr. 3-5). OBR. 3-5: SEZNAM UPOZORNĚNÍ NA WEBU

RSS kanály Zobrazení

 Druhou demonstraci provedeme na příkladu nastavení upozornění na knihovnu stránek, kde můžeme vyjít z kterékoliv stránky webu:  Na domovské stránce webu Office 365 v kartě STRÁNKA ve skupině KNIHOVNA STRÁNEK klikneme do tlačítka Zobrazit všechny stránky.  V kartě KNIHOVNA ve skupině SDÍLET A SLEDOVAT klikneme do tlačítka Upozornit a vybereme volbu Nastavit upozornění u této knihovny.  Další postup je obdobný jako v případě knihovny materiálů. Můžeme pro změnu zadat četnost upozorňování denně. Novinky v aplikacích můžeme sledovat také prostřednictvím RSS kanálů, které můžeme např. načítat do Outlooku. Pro aplikace může být k dispozici více zobrazení. Výběr zobrazení je uveden nad seznamem dokumentů či položek. Pokud je zobrazení více další jsou dostupné po kliknutí do tlačítka Další možnosti – tlačítka se třemi tečkami na konci nabídky (viz obr. 3-6). OBR. 3-6: NABÍDKA ZOBRAZENÍ

Synchronizace knihovny

Veřejné SharePoint weby

Obdobně jako ve OneDrive pro firmy můžeme pomocí odkazu Synchronovat nastavit synchronizaci pro jakoukoliv knihovnu dokumentů. Pokud máme práva pouze prohlížet obsah knihovny, půjde o jednostrannou synchronizaci z úložiště do lokální složky. Multimediální prvky webů lze realizovat v knihovnách obrázků (fotografie) a v knihovnách materiálů (video) nebo se odkázat na veřejné fotogalerie (např. zonerama.com) a veřejná úložiště videonahrávek (např. youtube.com) Office 365 neumožňuje nastavit přístup k webům bez přihlášení. Anonymní přístup k webům je možné jen při použití SharePointu nainstalovaném na vlastním serveru, jedná se o SharePoint on premise. Na VŠE je k dispozici SharePoint on premise na adrese https://sp.vse.cz, obsahuje pro každou fakultu kolekci webů. Na domovské stránce je rozcestník dostupných kolekcí a webů. Mj. je zde k dispozici veřejný web Manažerská informatika pro předměty Manažerská informatika a pro vedlejší specializaci 2MI Informační a komunikační technologie v praxi.

4 Outlook

35

4 Outlook 4.1 Seznámení s aplikací Outlook 4.1.1 K čemu slouží Outlook

Druhy osobních informací

Klientská a webová aplikace

Účty v Outlooku

Outlook je aplikace pro správu osobních informací. Osobní informace mohou být uloženy lokálně, zpravidla však bývají uloženy na serveru, odkud jsou dostupné kdekoliv z internetu. Microsoft nabízí pro výměnu (příjem a odesílání) e-mailových zpráv a sdílení zdrojů (kalendáře, kontakty) produkt Microsoft Exchange Server, který je možné instalovat na firemní server nebo využívat hostovaně v cloudu Microsoftu. Uživatelé VŠE využívají v rámci Office 365 ukládání osobních informací v cloudu. Každý uživatel má k dispozici 50 GB pro ukládání firemních osobních informací, především elektronické pošty. Mezi osobní informace patří především:  pošta (elektronické zprávy): Outlook plní funkci poštovního klienta. Odesílá a přijímá poštu z jednoho či více poštovních účtů. Elektronickou poštu je možné snadno třídit.  kalendář: Outlook eviduje plánované akce či celodenní události, které může s nastaveným předstihem připomínat. Umí zobrazovat více kalendářů. Kalendář je možné sdílet s dalšími uživateli.  kontakty: Outlook eviduje osobní kontakty, které lze využít k odesílání elektronické pošty, klasické papírové pošty, telefonování mobilním telefonem či z pevné linky, vyhledávání webových kontaktů.  úkoly: Úkolům je možné přidělit termíny, dle nichž se úkoly připomínají. Je možné sledovat plnění úkolů. Pro práci s osobními informacemi jsou k dispozici:  klientská aplikace Outlook (která zde dále bude vyložena): Synchronizuje osobní informace uložené na serveru s lokálním uložením. Nabízí řadu funkcí pro zpracování osobních informací. Je součástí kancelářského balíku Microsoft Office Pro Plus.  webová aplikace Outlook (OWA): Přistupuje k osobním informacím uloženým na serveru. Je součástí portálu Office 365. Klientská aplikace Outlook (česky vyhlídka) zprostředkovává přehled o uvedených osobních informacích. Zdrojem mohou být firemní a soukromé účty. Čerpání dat z prvního účtu je nastaveno při instalaci Outlooku. Další účty lze později přidávat v nastavení Outlooku. Dalšími účty mohou být např.:  soukromý účet Microsoftu v rámci soukromého OneDrive, který si může každý uživatel zdarma zřídit pro soukromé účely, pro osobní informace a ukládání souborů v něm má k dispozici 15 GB,  účty na dalších poštovních serverech jako je seznam.cz, centrum.cz a další.

4.1.2 Nastavení Outlooku Nastavení Outlooku

Po instalaci Outlooku při prvním spuštění se spustí průvodce spuštěním:  V prvním okně potvrdíme použití průvodce kliknutím do tlačítka Další.  V druhém okně potvrdíme zájem o konfiguraci poštovního účtu a klikneme do tlačítka Další.  V třetím okně zadáme základní parametry pro nastavení účtu:  Jméno: Vyplníme své jméno a příjmení včetně háčků a čárek, jméno bude uvedeno v odesílané poště.20  E-mailová adresa: Zadáme svůj školní účet včetně koncovky @vse.cz  Heslo: Zadáme školní heslo do ISIS. 20

Díky službě Single Sign On (jednotné přihlašování) jsou jméno a e-mailová adresa na počítačích VŠE již vyplněny. O heslo jsme požádáni později. Je vhodné trvale jej uložit. Ochrana obsahu pošty je dána již našich přihlášením k počítači.

4 Outlook

Další účty

36

 Zadejte heslo znovu: Znovu zadáme heslo do ISIS. Klikneme do tlačítka Další.  Proběhne automatická konfigurace ve třech dílčích krocích, jejich úspěšnost je indikována zeleným zaškrtnutím. Klikneme do tlačítka Dokončit.  Outlook zahájí synchronizaci dat. Poštovní zprávy se do složky pošty načítají postupně. 21 Další účty lze později přidávat v nastavení Outlooku  V kartě SOUBOR v dílčí kartě Informace klikneme do tlačítka Nastavení účtu a vybereme dílčí volbu NASTAVENÍ ÚČTU.

4.1.3 Struktura okna Outlooku Okno Outlooku

Po prvotním spuštění je zobrazena v okně Outlooku pošta (viz obr. 4-1). V navigaci vlevo dole můžeme vybírat složky (moduly) dalších informací (kalendář, kontakty, úkoly a další). Kliknutím do posledního tlačítka zobrazíme další složky a volbu Možnosti navigace. V možnostech navigace zaškrtneme pole Kompaktní navigace, aby navigace místo slov obsahovala ikony a byla tak prostorově úspornější. OBR. 4-1: OKNO OUTLOOKU

Kompaktní navigace

Náhled složky

Poznámky k jednotlivým částem okna Outlooku:  V prvním řádku okna je vypsán účet Exchange, jehož informace zobrazujeme.  V předposledním řádku okna vlevo je navigace mezi složkami Outlooku. Zprvu jsou zobrazovány názvy složek. Po kliknutí do posledního tlačítka jsme nastavili kompaktní zobrazení, v němž jsou zobrazeny ikony v počtu, který umožňuje šířka podokna složek.  Přesunem kurzoru myši nad ikonu navigace zobrazíme náhled složky včetně podrobností: 21

Synchronizuje se novější pošta (stará maximálně 12 měsíců). Pokud chceme synchronizovat veškerou poštu, je nutné upravit nastavení. V kartě SOUBOR v dílčí kartě Informace klikneme do tlačítka Nastavení účtu a vybereme dílčí volbu NASTAVENÍ ÚČTU. V kartě E-MAIL vybereme účet a klikneme do tlačítka Změnit. V sekci NASTAVENÍ PRO PRÁCI OFFLINE v poli Pošta určená k uložení offline táhlem nastavíme hodnotu vše.

4 Outlook

Podokno složek 

  Podokno zpráv





 

 

Podokno čtení



  

37

 V náhledu kalendáře se zobrazují události následujícího týdne. Kliknutím do dne v miniatuře kalendáře můžeme zobrazit události jiného týdne. Kliknutím do tlačítek na kraji názvu měsíce můžeme měnit měsíc, pro nějž vybíráme zobrazené události.  V náhledu lidí se zobrazují oblíbené kontakty. Ve vyhledávacím poli můžeme zadat jiný kontakt naší evidence z modulu Kontakty či z globálního firemního adresáře. Po přesunu kurzoru nad kontakt se zobrazí karta kontaktu. Kliknutím do pravého dolního rohu karty kontaktu ji můžeme maximalizovat.  V náhledu úkolu se zobrazují aktuální úkoly v seskupení dle termínu splnění. Po přesunu kurzoru nad úkol se zobrazí podrobnosti o úkolu. V horním poli můžeme vybrat způsob zobrazení úkolů. V druhém poli můžeme zadat nový úkol. V levém okně podokně jsou zobrazeny dílčí složky hlavní složky vybrané v navigaci. Z místní nabídky můžeme zařadit některé složky do oblíbených nebo je naopak odebrat z oblíbených. Složky obsahující nepřečtené poštovní zprávy jsou tučně a napravo od nich je uveden počet nepřečtených zpráv. Podokno složek můžeme minimalizovat kliknutím do tlačítka v pravém horním rohu podokna. Tažením za příčku mezi podoknem složek a podoknem zpráv můžeme měnit šířku podokna složek. V podokně zpráv je zobrazen seznam zpráv včetně jejich náhledů. Počet řádků náhledu (1 – 3) či jeho potlačení můžeme zadat, když v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině USPOŘÁDÁNÍ klikneme do tlačítka Náhled zprávy. Práci s nepřečtenými zprávami nám usnadňuje několik nástrojů:  Nepřečtené zprávy jsou zvýrazněny svislou čarou na levém kraji. Kliknutím do levého kraje můžeme přepínat stav zprávy z nepřečtené na přečtenou a naopak.  Předmět nepřečtených zpráv je zobrazen tučně modře.  Kliknutím do odkazu Nepřečtené nad zprávami můžeme zobrazit pouze nepřečtené zprávy. Kliknutím do trojúhelníkového tlačítka nad seznamem zpráv můžeme změnit řazení a způsob zobrazení zpráv. Zprávy jsou prvotně zobrazeny v konverzacích, tj. jsou sdruženy zprávy ke stejnému předmětu. Kliknutím na trojúhelníkové tlačítko nalevo od konverzačního tématu můžeme rozbalit jednotlivé zprávy tématu. Zprávy můžeme vyhledávat zadáním hledaných slov do pole hledání nad seznamem zpráv. Vlastnosti zprávy jsou graficky znázorněny v pravém horním rohu zprávy:  Zpráva může obsahovat přílohu či více příloh (sponka).  Některé zprávy obsahují sledování např. přečtení adresátem, odpověď na hlasování (hlasovací tlačítka).  Zpráva může být zařazena do barevné kategorie (barevný proužek).  Zpráva může být opatřena příznakem pro další zpracování (praporek). Napravo či dole může být zobrazeno podokno čtení. Podokno čtení zobrazíme, když v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Podokno čtení. Nabízí se možnosti Vpravo, Dole, Vypnuté. Pro rychlou práci se zobrazenou zprávou slouží tlačítka v horní části zprávy Odpovědět, Odpovědět všem, Předat dál, Rychlé zprávy. Přílohu můžeme rychle zobrazit přímo v podokně čtení kliknutím do jejího názvu. Pod podoknem čtení můžeme zobrazit dostupné informace o odesílatelích zapnutím zobrazování podokna osob.

4.2 Pošta 4.2.1 Složky Složky

V navigaci (viz obr. 4-1) klikneme do tlačítka Pošta. Zobrazí se naposledy zobrazená složka pošty. Pro práci s poštou jsou pro námi dříve instalovaný účet (či účty) připraveny dílčí složky zobrazené v podokně složek:  Doručená pošta: Pošta, která nám přišla na některý z nastavených e-mailových účtů.

4 Outlook

Doporučení pro zpracování pošty

Oblíbené

38

 Koncepty: Rozepsanou poštu je možné uložit (kliknutím do tlačítka Uložit nebo kombinací kláves Ctrl S) a později navázat na rozepsaný text využitím zprávy ve složce Koncepty.  Odeslaná pošta: Do složky se automaticky ukládají odeslané zprávy.  Odstraněná pošta: Pošta odstraněná z libovolné složky. Tento koš funguje také pro další složky Outlooku (kalendář, kontakty, úkoly, poznámky). Teprve smazáním ve složce Odstraněná pošta je položka navždy odstraněna.  Historie konverzací: Zde se ukládá historie konverzací aplikací Lync (rychlé zprávy v plném rozsahu jejich textu, seznam konferenčních hovorů s kontaktními údaji účastníků).  Informační kanály RSS: Zde mohou být staženy informace z RSS kanálů (Rich Site Summary).  Nevyžádaná pošta: Do složky je umístěna zpráva, která byla vyhodnocena jako nevyžádaná22.  Pošta k odeslání: Do složky se přichystá pošta k odeslání, pokud nejsme připojeni k Internetu nebo jsme potlačili automatické odeslání pošty do Internetu po jejím odeslání v programu Outlook.  Složky výsledků hledání: Můžeme zobrazit nepřečtenou poštu ze všech složek pošty. Můžeme také přidat další složky výsledků hledání. Pro třídění pošty přichystáme tři nové složky:  V podokně složek klikneme do účtu [email protected] a z místní nabídky vybereme NOVÁ SLOŽKA. Do pole název vyplníme 1 Pracovní.  Obdobně založíme složky 2 Osobní a 3 Nabídky.  Poštu se budeme snažit zpracovat co nejrychleji, nejlépe do 2 minut od doručení. Poštu zpracujeme provedením některé z akcí:  Na zprávu odpovíme a přesuneme ji do složky 1 Pracovní či 2 Osobní. (Přesun do jiné složky lze provést tažením zprávy myší nebo z místní nabídky zprávy volbou Přesunout.)  Zprávu přesuneme do složky 1 Pracovní či 2 Osobní v případě, že nevyžaduje odpověď, ale její obsah chceme uchovat.  Zprávě přiřadíme příznak pro další zpracování. Tím ji zobrazíme v seznamu úkolů.  Zprávu automaticky přesuneme do složky 3 Nabídky, pokud přichází z adresy, z níž nám zasílají nabídky, např. e-shopu.  Zprávu odstraníme, když její obsah nepovažujeme za hodný odpovědi ani archivace. (Odstranění lze provést označením zprávy a kliknutím do klávesy Delete). Zvláštní skupinou v podokně složek je skupina Oblíbené. Do ní lze přidat složky z libovolných účtů. Zpočátku jsou zde vybrané složky z výchozího účtu (Doručená pošta, Odeslaná pošta, Historie konverzací). Další lze přidat z místní nabídky libovolné složky.23

4.2.2 Podpisy Podpisy

Odeslání zprávy předvedeme na zprávě Marie Sladké pro ředitele Petra Nováka. Marie Sladká nejprve připraví podpisy pro své zprávy:  V kartě SOUBOR klikneme do záložky Možnosti.  V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě Pošta v sekci VYTVÁŘENÍ ZPRÁV klikneme do tlačítka Podpisy.  Zobrazí se dialogové okno Podpisy a šablony (viz obr. 4-2).

22

23

Úroveň ochrany před nevyžádanou poštou lze upravit. V kartě DOMŮ ve skupině ODSTRANIT klikneme do tlačítka Nevyžádaná pošta a vybereme volbu MOŽNOSTI NEVYŽÁDANÉ POŠTY. Zobrazení skupiny Oblíbené lze potlačit. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Podokno složek a vybereme volbu Oblíbené.

4 Outlook

39 OBR. 4-2: DIALOGOVÉ OKNO PODPISY A ŠABLONY

 logo_edcl.gif

 Klikneme do tlačítka Nový. Nový podpis nazveme Encián.  Ve spodní části zapíšeme text podpisu:  První dva řádky jsou v nabízeném písmu Calibri velikosti 11.  Dále je text písmem Verdana.  Jméno a příjmení je o velikosti 9, další text o velikosti 8.  Jméno a příjmení je tučně.  Na název firmy Encián je připojen hypertextový odkaz na web firmy http://fak2.vse.cz/min/encian.  Na souřadnice umístění firmy je připojen hypertextový odkaz na české mapy: http://www.mapy.cz/?q=50.1095586N%2014.5318300E  Na závěr vizitky je uvedeno logo ECLD s odkazem http://www.ecdl.cz  Podpis Encián vybereme do pole Nové zprávy, aby byl využit pro nově editované e-maily.  Práci s dialogovým oknem PODPISY A ŠABLONY ukončíme tlačítkem OK.  Obdobně vložíme podpis osobní pro osobní e-maily Marie Sladké s textem S pozdravem Marie.24  V kartě Osobní šablony můžeme nastavit motiv a písmo pro nové zprávy, pro odpovídání a předávání zpráv. Můžeme tak např. psát nové zprávy s pozadím textu.

4.2.3 Odeslání zprávy Odeslání zprávy

Nyní připravíme a odešleme zprávu:  V kartě DOMŮ ve skupině NOVÉ klikneme do tlačítka Nový e-mail.  Díky předchozímu nastavení je ve zprávě již nachystán podpis. Před podpisem jsou dva volné řádky.  Podpis můžeme vložit v rámci nové zprávy, když v kartě VLOŽENÍ ve skupině ZAHRNOUT klikneme do tlačítka Podpis (nebo přímo v kartě ZPRÁVA ve skupině ZAHRNOUT tlačítko Podpis). Můžeme potom vybrat dle názvu podpis, popř. po volbě Podpisy zobrazit dialogové okno Podpisy a šablony.  Pokud vybereme jiný podpis, původně vložený podpis se nahradí. 24

Podpisy se neukládají do cloudu. Jsou uloženy lokálně na pevném disku ve složce Users\Uživatel\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures (nutno zobrazit systémové soubory). Pro každý podpis jsou uvedeny tři stejnojmenné soubory s různými příponami (htm, rtf, txt) a složka s názvem podpisu. V případě používání podpisu na více počítačích je nutné tyto soubory zkopírovat.

4 Outlook

Kopie Skrytá kopie

40

 Podpis můžeme využít také jako výchozí text, pokud často používáme stejný text e-mailu. Jen je třeba odstranit dva první volné řádky textu.  Do pole Komu zapíšeme Petr Novák. V kartě ZPRÁVA ve skupině JMÉNA klikneme do tlačítka Kontrola jmen nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl K. V dialogovém okně Kontrola jmen vybereme ředitele Petra Nováka. Pokud je v organizaci jediný uživatel daného jména, kontrola se dokončí bez zobrazení dialogového okna.  Adresáti uvedení v poli Kopie získají kopie zprávy a uvidí navzájem svůj seznam.  Adresáti uvedení v poli Skrytá obdrží kopii zprávy a nebudou viditelní pro ostatní adresáty. 25  Pro jednotlivé adresáty je v okně vznikající zprávy zobrazen v barevném čtverečku jejich stav.  Dvojitým kliknutím do jména uživatele můžeme zobrazit jeho kartu kontaktu.  Zapíšeme další pole zprávy (viz obr. 4-3): OBR. 4-3: ZPRÁVA MATERIÁLY PRO PORADU VEDENÍ

 Do pole Předmět zapíšeme Materiály pro poradu vedení.26 Dle předmětu se upraví titulek okna zprávy.  Soubor diagramu podlaží doplníme v kartě Vložení ve skupině ZAHRNOUT tlačítkem Připojit soubor. Dohledáme soubor. Také jej můžeme přidat tažením z průzkumníka či jiné aplikace pro práci se soubory.  Do vlastní zprávy zapíšeme text dle obr. 4-3. Poznámky k editaci: » Formátování tučným písmem a kurzívou provádíme v kartě ZPRÁVA, popř. v kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině ZÁKLADNÍ TEXT, popř. PÍSMO kliknutím do tlačítka Tučné a Kurzíva nebo kombinacemi kláves Ctrl B a Ctrl I. » Odrážku připravíme v kartě ZPRÁVA, popř. v kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU ve skupině ZÁKLADNÍ TEXT, popř. ODSTAVEC kliknutím do tlačítka Odrážky. Úroveň odsazení můžeme snadno změnit klávesou Tab nebo Shift Tab . » Dvojitým odesláním klávesou Enter za posledním řádkem seznamu zrušíme odrážky.

 podlazi_1.gif

25 26

Pole Skrytá zobrazíme, když v kartě MOŽNOSTI ve skupině ZOBRAZIT POLE kleneme do tlačítka Skrytá. Při odesílání zprávy bez vyplněného předmětu jsme dotázáni, zda Opravdu chcete zprávu odeslat bez předmětu? Kliknutím do tlačítka Neodesílat se můžeme vrátit do editace zprávy.

4 Outlook

Upozornění na došlou poštu

41

 Zprávu odešleme kliknutím do tlačítka Odeslat v záhlaví zprávy nebo kombinací kláves Ctrl Enter .  Adresát Petr Novák má spuštěný Outlook. Obdrží upozornění formou okna s fotografií Marie Sladké27, názvem zprávy a začátkem jejího textu (viz obr. 4-4). OBR. 4-4: UPOZORNĚNÍ NA PŘÍCHOZÍ ZPRÁVU

 Na poštu je příjemce upozorněn také akusticky a ikonou obálky na hlavním panelu.

4.2.4 Adresát zprávy Podívejme se nyní podrobněji na možnosti zadání adresáta zprávy. Adresáta můžeme zadat několika způsoby: Přesná adresa  přesný název adresy Do polí adresátů (Komu, Kopie, Skrytá) můžeme zapsat přesnou e-mailovou adresu adresáta. Více adres lze oddělit středníkem.28 Neúplné jméno  jméno či neúplné jméno Do polí adresátů můžeme napsat jméno (uživatele či skupiny uživatelů) či jeho část. Pokud je jméno jednoznačné dle globálního adresáře nebo dle osobních kontaktů, automaticky je potvrzeno podtržením. V případě, že jméno není jednoznačné, klikneme v kartě ZPRÁVA ve skupině JMÉNA do tlačítka Kontrola jmen nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl K. Zobrazí se dialogové okno Kontrola jmen, v něm vybereme adresáta. Použitím vodorovného posuvníku můžeme zobrazit další údaje uživatelích, která nám v případě jmenovců mohou usnadnit výběr. Adresáře  výběr z adresáře  Kliknutím do tlačítka Komu... zobrazíme seznam kontaktů. Seznam kontaktů čerpá z různých adresářů: » Offline Global Address List: Lokální seznam uživatelů synchronizovaný z Active Directory jednou denně, je nabízen jako výchozí adresář, je funkční i bez připojení k internetu (bez připojení k Internetu nebude možné odeslat e-mail, bude přichystán do složky Pošta k odeslání)29. » Globální adresář: Aktuální seznam adres z Active Directory30, využívá se připojení k Internetu. » Kontakty: Hledání v kontaktech v Lidech v rámci jednotlivých účtů. (Kontakty jsou uvedeny zvlášť pro každý účet, např. firemní a soukromý). » LinkedIn: Hledání v kontaktech v sociální síti LinkedIn. Předpokladem je připojení k sociální síti.31 » Osobní web: Hledání v kontaktech z osobního webu SharePointu. Nabízeny jsou kontakty s rolí Kolegové. » Případné další vlastní složky kontaktů: Hledání v kontaktech v dalších uživatelem vytvořených složkách kontaktů (např. za účelem nastavení sdílení kontaktů). » All Contacts: Hledání v kontaktech, které byly vloženy správcem Office 365 v organizaci v rámci správy Exchange jako externí kontakty. 27 28

29

30 31

Fotografie je čerpána z profilu uživatele v Office 365 nebo z kontaktů adresáta. Jako oddělovač adresátů můžeme nastavit čárku. V kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Možnosti. V kartě POŠTA v sekci ODESÍLÁNÍ ZPRÁV zaškrtneme pole K oddělování více příjemců zprávy používat čárky. Lokální seznam je uložen ve složce Users\Uživatel\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books v souboru s příponou oab. Můžeme provést jeho okamžitou aktualizaci. V kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Nastavení účtu a vybereme volbu Stáhnout adresář. Klikneme do tlačítka OK. Active Directory je na VŠE naplňována z ISIS. Připojení k sociální síti: v navigaci klikneme na tlačítko Lidé. Na konci podokna složek klikneme do odkazu Připojit se k sociální síti. Takto se po zadání uživatelského jména a hesla můžeme připojit k sítím Facebook, LinkedIn, SharePoint.

4 Outlook

Našeptávač

42

» All Groups: Hledání ve skupinách kontaktů založených správcem Office 365 (jako Distribuční skupiny). » All Rooms: Hledání v místnostech založených správcem Office 365 (založením nové poštovní schránky místnosti).  Ve všech adresářích lze hledat dle jména. V globálních adresářích lze hledat dle více sloupců informací z Active Directory. Kliknutím do odkazu Rozšířené hledání můžeme zadat vyhledávanou informaci do formuláře. V Active Directory VŠE jsou vyplněna pole: » Jméno: jméno a příjmení uživatele, » Titul: zaměstnanec nebo student (tj. role uživatele, v případě současné role studujících zaměstnanců má přednost role student), » Telefon do zaměstnání: pro zaměstnance první telefon dle ISIS, » Umístění: pro zaměstnance všechny uvedené kanceláře v pořadí dle ISIS, » Oddělení:  pro zaměstnance: katedra či jiná pracoviště dle ISIS,  pro studenty: studijní program včetně vedlejší specializace, semestr a plán studia, » E-mailová adresa:  pro zaměstnance: e-mailová adresa uživatele nastavená v ISIS (Osobní management, Poštovní schránka, Nastavení, Základní nastavení, Odesílatel),  pro studenty: e-mailová adresa ve tvaru [email protected].  Při vyhledávání dle příjmení musíme v horní části zaškrtnout pole Více sloupců, jinak by se hledalo dle celého jména, které začíná křestním jménem.  V případě Petra Nováka zaškrtneme pole Více sloupců, do pole pro hledání zapíšeme P Novák a klikneme do tlačítka Přejít (hledáme v Globálním adresáři). Dvojitým kliknutím vložíme do pole Komu Petra Nováka s titulem ředitel.  Pokud bychom chtěli uvést uživatele do Kopie či Skryté kopie, kliknuli bychom do jeho jména potom do příslušného tlačítka ve spodní části dialogového okna.  Dvojitým kliknutím do jména uživatele ve spodní části okna můžeme zobrazit podrobné informace o něm. V rámci dialogového okna uživatele jej můžeme kliknutím do spodního tlačítka: » přidat do svých kontaktů (tlačítko Přidat do kontaktů) nebo » zobrazit jeho kartu kontaktu (tlačítko Akce).  Takto můžeme vložit více adresátů.  Výběr jmen uzavřeme kliknutím do tlačítka OK.  našeptávač Outlook ukládá adresy, na něž odesíláme poštovní zprávy. Poslední adresy nabízí při jejich zapisování formou nabídky našeptávače (viz obr. 4-5)32. OBR. 4-5: NAŠEPTÁVAČ ADRES

 využití distribuční skupiny Distribuční skupiny mohou být:  osobní: vytvořené uživatelem v modulu Lidé, 32

Automatické dokončování zpráv musí být povoleno. V kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Možnosti. V kartě POŠTA v sekci ODESÍLÁNÍ ZPRÁV musí být zaškrtnuto pole Při psaní do řádků Komu, Kopie a Skrytá navrhovat jména pomocí seznamu automatického dokončení (našeptávač, mezipaměť přezdívek). Obsah našeptávače můžeme odstranit tlačítkem Vyprázdnit seznam automatického dokončování. Adresy pro našeptávač jsou uloženy ve složce zpráv jako skrytá zpráva. Našeptávač proto funguje na libovolném počítači.

4 Outlook

43

 sdílené v organizaci: vytvořené správcem Office 365 správě Exchange. Můžeme např. do pole Komu zapsat adresu Encián a kliknout do tlačítka Kontrola jmen. V dialogovém okně Kontrola jmen vybereme Encián. Do pole Komu se doplní adresa Encián. Kliknutím do tlačítka + můžeme seznam rozbalit a případně některé uživatele pro odeslání naší zprávy odstranit. Na VŠE jsou takto např. přichystány distribuční skupiny generované z ISIS:  skupiny kateder (za každou katedru jsou až tři dílčí skupiny: zaměstnanci, dohody, doktorandi),  skupiny orgánů školy a fakult (akademický senát, vedení fakulty, kolegium děkana, vědecká rada a další, pokud jsou jejich členové vloženi do orgánů v ISIS).

Distribuční skupiny

4.2.5 Možnosti odeslání zprávy Oznámení o přečtení zprávy

Důležitost

Zpráva bez předmětu Vypršení

Odložení doručení Adresát odpovědí

Pozadí textu

Odesílatel může sledovat další postup vyřizování odeslané pošty. V kartě MOŽNOSTI ve skupině SLEDOVÁNÍ k tomu slouží dvě zaškrtávací pole:  Požadovat oznámení o doručení: Po doručení zprávy na cílový server je odesílateli zasláno oznámení. Většinou není třeba používat.  Požadovat oznámení o přečtení: Oznámení je zasláno odesílateli po zobrazení zprávy adresátem.33 Orientaci v došlé poště můžeme adresátovi usnadnit nastavením důležitosti:  Důležitost má tři stupně. Standardně je nastavena na Střední.  V okně zprávy v kartě ZPRÁVA ve skupině ZNAČKY můžeme další stupně nastavit tlačítky Vysoká důležitost a Nízká důležitost.  Kliknutím do spouštěče dialogového okna ve skupině ZNAČKY můžeme zobrazit dialogové okno Vlastnosti a nastavit opět střední důležitost. Outlook před odesláním kontroluje, zda jsme vyplnili předmět. V případě nevyplnění můžeme upozornění potvrdit a odeslat zprávu bez předmětu. Pokud odesíláme zprávu, která časem nebude aktuální, můžeme nastavit její vypršení. Může se jednat např. o připomenutí termínu přípravy podkladů pro poradu. Po poradě již zpráva není aktuální. V okně zprávy v kartě MOŽNOSTI ve skupině DALŠÍ MOŽNOSTI klikneme do spouštěče dialogového okna. V dialogovém okně Vlastnosti vyplníme pole Platnost vyprší po. Po vypršení bude zpráva v seznamu zpráv příjemce přeškrtnuta. (Ve složce Odeslaná pošta odesílatele přeškrtnuta nebude). Další možnosti modifikace odesílání pošty v kartě MOŽNOSTI:  skupina DALŠÍ MOŽNOSTI  Odložit doručení: Zobrazí se dialogové okno Vlastnosti, v němž se zaškrtne pole Nedoručovat před. Můžeme nastavit čas, kdy má být zpráva odeslána. Do této doby je zpráva ve složce Pošta k odeslání.  Odpovědi doručovat na adresu: Je možné modifikovat uživatele, kteří se nastaví adresátovi při odpovědi v poli Komu. Lze tak: » změnit adresáta odpovědi, např. když ředitel odesílá poštu a chce, aby odpovědi docházely asistentce, » rozšířit seznam adresátů odpovědi, pokud chceme, aby o odpovědi byli informováni další uživatelé.  skupina MOTIVY  Barvy stránky: V textu zprávy můžeme změnit pozadí. 33

Je vhodné nastavit jako výchozí potvrzování o přečtení pro všechny odesílané zprávy. V kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě POŠTA v sekci SLEDOVÁNÍ zaškrtneme pole Potvrzení o přečtení, které potvrzuje, že příjemce zprávu viděl. Příjemce nemusí oznámení připustit. V Outlooku lze nastavit stanovisko k zasílání oznámení. V kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Outlook v kartě POŠTA v sekci SLEDOVÁNÍ v poli U všech přijatých zpráv, které obsahují žádost o potvrzení o přečtení, můžeme vybrat jednu z možností: Vždycky odeslat potvrzení o přečtení Nikdy neodesílat potvrzení o přečtení Vždy se zeptat, zda odeslat potvrzení o přečtení (doporučeno)

4 Outlook Odvolání zprávy

Opakované použití zprávy

Úprava zprávy

44

Pokud adresát zprávu ještě nepřečetl, můžeme ji odvolat:  Zprávu ve složce Odeslaná pošta dvojitým kliknutím otevřeme v samostatném okně.  V kartě ZPRÁVA ve skupině PŘESUNOUT klikneme do tlačítka Další akce přesunutí a vybereme volbu Odvolat zprávu.  V dialogovém okně Odvolat zprávu vybereme:  Odstranit nepřečtené kopie zprávy  Odstranit nepřečtené kopie zprávy a nahradit je novou zprávou (Před odvoláním se zobrazí k úpravě zpráva.) Navíc můžeme ponechat zaškrtnuté pole Informovat o úspěšnosti odvolání u každého příjemce.  Podmínky úspěšnosti odvolání:  Adresát zprávu ještě nepřečetl.  Zprávu jsme zasílali na adresu serveru Exchange. Často posíláme stejnou zprávu či s mírnou modifikací adresátů, předmětu nebo obsahu. Můžeme využít dříve odeslanou zprávu:  Otevřeme dvojitým kliknutím zprávu ve složce Odeslaná pošta.  V kartě zprávy ZPRÁVA klikneme ve skupině PŘESUNOUT do tlačítka Akce a vybereme volbu Znovu odeslat zprávu.  Zpráva se otevře v novém okně. Můžeme upravit adresáty, předmět, připojené soubory i obsah zprávy a zprávu odeslat. Při vyřizování chceme někdy doplnit do zprávy upřesňující text, např. Vyřízeno osobně:  Otevřeme dvojitým kliknutím zprávu.  V kartě zprávy ZPRÁVA klikneme ve skupině PŘESUNOUT do tlačítka Akce a vybereme volbu Upravit zprávu.  Nyní můžeme zprávu včetně jejího předmětu upravovat. Při úpravách obsahu zprávy je vhodné úpravy např. barevně odlišit.  Úpravy uložíme kombinací kláves Ctrl S.

4.2.6 Hlasování Hlasovací tlačítka

Zprávu můžeme spojit s jednoduchým hlasováním. Marie Sladká chce zjistit stanovisko zaměstnanců firmy Encián k zařazení testování modulu M13 Plánování projektu ve středisku firmy Encián:  Nejprve vyplníme záhlaví:  Do pole Komu zadáme Encián.  Do pole Předmět zapíšeme: Modul ECDL M13 Plánování projektů.  V rámci vlastního textu připravíme text: Dobrý den, prosím o Vaše stanovisko (formou hlasování), zda máme zařadit do testování ECDL modul M13 Plánování projektů. Děkuji. Marie Sladká  V kartě MOŽNOSTI ve skupině SLEDOVÁNÍ klikneme do tlačítka Použít hlasovací tlačítka a vybereme možnost Vlastní.  V dialogovém okně Vlastnosti v sekci MOŽNOSTI HLASOVÁNÍ A SLEDOVÁNÍ zapíšeme do pole Použít hlasovací tlačítka text Rozhodně ano; Spíše ano; Nevím; Spíše ne; Rozhodně ne (viz obr. 4-6).  Příjemce je již v náhledu zprávy upozorněn oznámením Tato zpráva obsahuje hlasovací tlačítka. Pokud chcete hlasovat klikněte sem. Hlasovat může přímo z náhledu. Pokud otevře zprávu v samostatném okně, je k dispozici hlasovací tlačítko v kartě ZPRÁVA ve skupině ODPOVĚDĚT (viz obr. 4-7). Odesílatel může hlasovat ve složce Odeslaná pošta. Po výběru odpovědi se zobrazí dialogové okno Microsoft Outlook se dvěma možnostmi:  Odeslat odpověď  Před odesláním upravit odpověď Stačí zvolit Odeslat odpověď.

4 Outlook

45 OBR. 4-6: DIALOGOVÉ OKNO VLASTNOSTI

OBR. 4-7: DORUČENÁ ZPRÁVA S HLASOVÁNÍM

OBR. 4-8: VÝSLEDKY HLASOVÁNÍ

4 Outlook

46

 Jako iniciátoři hlasování obdržíme e-mailem odpovědi jednotlivých adresátů. Kliknutím do upozornění Odesílat odpověděl se zobrazí tlačítko Zobrazit odpovědi hlasování. Po kliknutí do tlačítka uvidíme přehled odpovědí (viz obr. 4-8).34  Stejný uživatel může odpovědět vícekrát. V přehledu se zobrazuje jeho poslední odpověď.

4.2.7 Čtení zprávy a odpověď Podokna zprávy

Pošta je zobrazena pomocí čtyř podoken (viz obr. 4-9): OBR. 4-9: DORUČENÁ POŠTA PETRA NOVÁKA

 Podokno složek: Zobrazuje seznam složek. Složky, v nichž je nepřečtená pošta jsou tučně s udáním počtu nepřečtených zpráv. Podokno složek lze minimalizovat kliknutím do tlačítka v pravém horním rohu podokna. Zpočátku budeme prohlížet složku Doručená pošta.35  Podokno zpráv: Zobrazuje jednotlivé zprávy řazené zpočátku sestupně dle data doručení. Zprávy jsou zobrazeny v konverzacích, tj. zprávy se stejným předmětem jsou sdruženy do konverzačního vlákna. V horní části okna je možné kliknutím do odkazu Nepřečtené filtrovat zobrazení pouze na nepřečtenou poštu. Zprávy jsou seskupeny dle dnů. Den lze minimalizovat kliknutím do úvodního trojúhelníkové tlačítka. Pro jednotlivé zprávy může být vypsán kromě odesílatele a názvu zprávy také začátek zprávy.36  Podokno čtení: Zobrazuje text zprávy. Může být zobrazeno vpravo, dole či být vypnuté. Nastavení provádíme v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ROZLOŽENÍ kliknutím do tlačítka Podokno čtení.  Podokno osob: Pod podoknem čtení můžeme zobrazit ještě Podokno osob, v němž jsou informace o odesílatelích zprávy. Nastavení provádíme v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině PODOKNO

34

35

36

Přehled lze také zobrazit v původní odeslané zprávě. V kartě ZPRÁVA ve skupině Zobrazit klikneme do tlačítka Sledování. Zobrazení skupiny Oblíbené lze potlačit. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Podokno složek a vybereme volbu Oblíbené. Můžeme nastavit počet zobrazených řádků zprávy. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině USPOŘÁDÁNÍ klikneme do tlačítka Náhled zprávy a vybereme Vypnout, 1 řádek, 2 řádky nebo 3 řádky.

4 Outlook

47

OSOB kliknutím do tlačítka

Fotografie a stav uživatele

Kdo to je

Odpověď a postoupení

Tisk zprávy

Podokno osob. Podokno osob může být normální, minimalizované či vypnuté. V roli Petra Nováka čteme první zprávu Marie Sladké. Přílohu lze prohlédnout rychle kliknutím do záložky přílohy pod záhlavím zprávy. K textu se vrátíme zpět kliknutím do záložky ZPRÁVA. V záhlaví zprávy je uvedena fotografie odesílatele. 37 Nalevo od fotografie je barevný proužek stavu uživatele. Stav je indikován, pokud je uživatel přihlášen do aplikace Lync nebo do webové aplikace Outlook (OWA). Obdobně je stav zobrazen pro adresáty barevným čtverečkem před jejich jménem. Pokud je v textu uvedeno jméno uživatele z organizace, můžeme o něm zobrazit podrobné údaje. Označíme tažením myší jméno Marie Sladké a z místní nabídky vybereme volbu Kdo to je. V několika kartách se zobrazí údaje o uživateli s možností přidat uživatele do osobních kontaktů. Příjemce zprávy Petr Novák může reagovat přímo z podokna čtení:  Odpovědět: Připraví se odpověď odesílateli. Případné připojené soubory nejsou znovu posílány v odpovědi.  Odpovědět všem: Připraví se odpověď odesílateli a v kopii všem, kteří byli uvedeni ve veřejné kopii. Případné připojené soubory nejsou znovu posílány v odpovědi.  Předat dál: Připraví se zpráva bez adresáta, kterého je možné doplnit. Případné připojené soubory jsou rekapitulovány v nové zprávě.  Rychlé zprávy: Pokud je odesílatel i adresát připojen k Lyncu, otevře se komunikace mezi nimi pomocí rychlých zpráv. V roli Petra Nováka klikneme do tlačítka Odpovědět. Přímo v podokně čtení se připraví odpověď. Některé příkazy (karty VLOŽENÍ, MOŽNOSTI, FORMÁTOVÁNÍ TEXTU, REVIZE) pro odpověď nejsou v podokně čtení dostupné. Je proto možné kliknout do tlačítka Otevřít v novém okně nad záhlavím zprávy a otevřít odpověď v samostatném okně.38 Nám stačí pro odpověď podokno čtení. Zapíšeme text odpovědi: Dobrý den, děkuji za diagram. Materiály pro poradu právě připravuji a brzy pošlu. S pozdravem Petr Novák Již při psaní odpovědi je zobrazena odpověď v podokně zpráv jako koncept. Bez nepřehledných dodatečně otevřených oken tak můžeme rozpracovat současně více odpovědí. Rozepsanou odpověď můžeme odstranit kliknutím do tlačítka Zahodit nad záhlavím zprávy. V našem případě odpověď odešleme. Zprávu můžeme vytisknout:  z místní nabídky zprávy volbou Rychlý tisk: Bez náhledu se provede tisk na výchozí tiskárnu.  v kartě SOUBOR kliknutím do tlačítka Vytisknout nebo kombinací kláves Ctrl P: Zobrazí se náhled. Pokud označíme více zpráv, můžeme je takto vytisknout najednou. V sekci NASTAVENÍ můžeme vybrat tisk tabulky seznamu zpráv. Po kliknutí do tlačítka Možnosti tisku můžeme mj. omezit tištěné stránky.

4.2.8 Zpracování pošty Prohlížení zpráv

Počet doručených zpráv může být značný. Zprávy je proto vhodné průběžně prohlížet a zpracovávat. Základní způsoby prohlížení zpráv v Outlooku:  podokno čtení: Mezi zprávami se pohybujeme kurzorovými klávesami.

37 38

Profilová fotografie je převzata z kontaktů Petra Nováka nebo z globálního adresáře (viz 1.3). V kartě FORMÁTOVÁNÍ TEXTU bývá nutné ve skupině FORMÁT kliknout do tlačítka HTML, pokud chceme formátovat odpověď na zprávu, která nám byla zaslána jako prostý text.

4 Outlook

48

 okno zprávy: Dvojitým kliknutím můžeme zprávu otevřít v samostatném okně. Mezi zprávami se pohybujeme tlačítky v titulku okna zprávy Předchozí položka (Ctrl ?) a Další položka (Ctrl :). Řazení zpráv

Přečtené či nepřečtené Kategorie

Seznam zpráv je možné řadit dle různých polí zprávy. Zpočátku jsou zprávy řazeny dle pole Přijato sestupně. Jiné řazení můžeme aktivovat kliknutím do nadpisu sloupce v záhlaví podokna zpráv nebo v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině USPOŘÁDÁNÍ. Každou zprávu je možné opatřit značkami:  Nepřečtené či přečtené,  Kategorie,  Zpracovat. Značka Nepřečtené či přečtené se přepne z Nepřečtené na Přečtené automaticky při zobrazení zprávy. Z místní nabídky zprávy lze stav nastavit. Zprávy lze zařadit do jedné či více kategorií. Kategorie jsou zobrazeny jako barevné proužky. Zpočátku je pro uživatele přichystáno 6 kategorií (Červená, Fialová, Modrá, Oranžová, Zelená, Žlutá). Kategorie jsou platné pro všechny moduly Outlooku, tj. také pro události, kontakty a další. Názvy kategorií lze měnit, lze doplňovat další kategorie. Kategorie jsou uloženy na serveru, tj. promítnou se do použití na všech počítačích. Pro účely Marie Sladké připravíme vlastní kategorie:  V kartě DOMŮ ve skupině ZNAČKY klikneme do tlačítka Zařadit do kategorií a vybereme volbu Všechny kategorie.  Klikneme do Červené kategorie a klikneme do tlačítka Odstranit. Potvrdíme odstranění.  Obdobně odstraníme zbývajících 5 výchozích kategorií.  Klikneme do tlačítka Nová a upřesníme parametry první kategorie:  Název: 11 školení  Barva: červená  Klávesová zkratka: Ctrl F2  Obdobně doplníme další kategorie (viz obr. 4-10): OBR. 4-10: DIALOGOVÉ OKNO BAREVNÉ KATEGORIE

Kategorie aplikujeme:  Žádost Petru Novákovi o materiály a jeho odpovědi zařadíme do kategorie 12. porady. Vybereme zprávu, v kartě DOMŮ ve skupině ZNAČKY klikneme do tlačítka Zařadit do kategorií a vybereme kategorii 12. porady. Zprávu Styly zpráv v Outlooku zařadíme do kategorie 11. školení.  Jedna zpráva může být ve více kategoriích.  Dle kategorií můžeme zprávy řadit či filtrovat.

4 Outlook Značky zpracování

Třídění do složek

49

Jednotlivým zprávám můžeme přiřadit značku pro zpracování. Značka zpracování zobrazí zprávu v modulu Úkoly. Značka zpracování má následující parametry:  Příznak: Druh příznaku. Standardně je předvolen druh Zpracovat. Můžeme vybrat z nabídky dalších druhů (Zavolat, Nepředávat dál, Zpracovat, Pro informaci, Předat dál, Odpověď není vyžadována, Přečíst, Odpovědět, Odpovědět všem, Revize).  Datum zahájení: Datum zahájení zpracování.  Termín splnění: Termín splnění zpracování.  Připomenutí: Kdy má být zpracování připomenuto. Odpovědi Petra Nováka RE: Materiály pro poradu vedení doplní Marie Sladká příznak:  Nejprve nastavíme rychlé kliknutí. V kartě DOMŮ ve skupině ZNAČKY klikneme do tlačítka Zpracovat a vybereme volbu Nastavit rychlé kliknutí. Vybereme volbu Žádné datum.  Díky nastavení rychlého kliknutí můžeme výchozí příznak nastavit kliknutím do šedivé značky praporku v seznamu zpráv.  Příznak upřesníme. Z místní nabídky praporku zprávy vybereme volbu Vlastní a modifikujeme hodnoty polí:  Do pole Příznak zapíšeme text Prověřit.  Do data zahájení zapíšeme aktuální datum  Do termínu splnění zapíšeme datum za týden od aktuálního data.  Do pole připomenutí zapíšeme datum za 6 dní od aktuálního data.  V záhlaví zprávy je uvedeno oznámení Prověřit. Začít … Splnit do: … Připom.: … čas. Důsledky našeho nastavení:  Odkaz na úkol je uveden v modulu Úkoly.  Můžeme jej také zobrazit v modulu Kalendář v Panelu úkolů (napravo od kalendáře) a v Seznamu denních úkolů (pod kalendářem), v němž může úkol zobrazen dle termínu splnění či podle počátečního data. Dalším kliknutím do praporku zprávy můžeme nastavit splnění úkolu zpracování. Splněné úkoly jsou zobrazeny jako přeškrtnuté či je filtrem potlačeno jejich zobrazení. Můžeme také z místní nabídky praporku vybrat volbu Vymazat příznak. Díky značkám můžeme zprávy rychle filtrovat:  Nad seznamem zpráv máme možnost kliknout do odkazů Všechny či Nepřečtené.  K dispozici je obecný filtr. V kartě DOMŮ ve skupině NAJÍT klikneme do tlačítka Filtrovat emaily a můžeme vybrat některou volbu:  Nepřečtené,  Obsahuje přílohy,  Tento týden,  Zařazené do kategorií (vybereme kategorii),  S příznakem (s jakýmkoliv příznakem),  Důležité (nastavil odesílatel),  Odeslané mně, kde jsem v poli Komu nebo Kopie,  Zobrazit položky, jejichž platnost brzy vyprší,  Další filtry: zadání filtru v aplikační kartě HLEDÁNÍ (viz kap. 4.2.9). Zprávy můžeme v rámci účtu třídit do složek, které mohou mít libovolný počet úrovní podsložek. Marie Sladká vytvoří tři složky:  V podokně složek vybereme z místní nabídky účtu (např. Marie Sladká má účet [email protected]) volbu Nová složka.  Do prázdného pole v rámci struktury složek vyplníme název 1 Pracovní a ukončíme vkládání klávesou Enter.  Obdobně připravíme složky 2 Osobní a 3 Nabídky. Do složky 1 Pracovní budeme přesunovat zpracované pracovní zprávy, např. odpověď Petra Nováka na hlasování:  tažením myší nebo  z místní nabídky zprávy volbou Přesunout a výběrem složky.

4 Outlook Pravidla

50

Zprávy z vybraných serverů, např. nabídky e-shopů můžeme automaticky přesunovat do zvolené složky. Tvorbu pravidla pro přesun budeme demonstrovat na odkazech na mapu zasílaných ze serveru mapy.cz:  Vytvoříme složku 4 Mapy.  V prohlížeči zadáme adresu mapy.cz  Do vyhledávacího řádku map zadáme adresu firmy Encián Praha 9, Kbelská 44.  V horní části stránky klikneme do odkazu Sdílet mapu.  Vybereme volbu Poslat mapu e-mailem a doplníme parametry:  Odesílatel: Marie Sladká  Komu: [email protected] (Vaše adresa)  Vzkaz: Mapa okolí firmy Encián.  Ponecháme zaškrtnuté pole Jako odkaz.  Klikneme do tlačítka Odeslat.  V Outlooku klikneme v podokně zpráv na zprávu Mapa ze serveru Mapy.cz.  V kartě DOMŮ ve skupině PŘESUNOUT klikneme do tlačítka Pravidla a vybereme volbu Vždy přesunout zprávy od Mapy.cz.  V dialogovém okně Pravidla a upozornění vybereme složku 4 Mapy.  Vytvoří se pravidlo pro přesun zpráv a aplikuje se na stávající zprávy.  Pravidlo otestujeme.  Znovu pošleme ze serveru mapy.cz stejnou zprávu.  Nová zpráva se po doručení automaticky přesune do složky 4 Mapy. Obdobně můžeme nastavit pravidla pro přesun nabídek e-shopů do složky 3 Nabídky. Složku můžeme prohlížet ve chvíli, kdy máme volný čas. Nové nabídky nás neruší v běžné doručené poště, neruší nás ani nadbytečná oznámení o nových zprávách a na mobilních zařízeních. Pravidla můžeme prohlížet, upravovat a odstraňovat. V kartě DOMŮ ve skupině PŘESUNOUT klikneme do tlačítka Pravidla a vybereme volbu Spravovat pravidla a upozornění (viz obr. 4-11). OBR. 4-11: DIALOGOVÉ OKNO PRAVIDLA A UPOZORNĚNÍ

Rychlé kroky

Pro ukončení zpracování pracovní zprávy připravíme tzv. rychlé kroky. Chceme, aby se po stisknutí kombinace kláves přesunula zpráva do složky 1 Pracovní, označila se jako přečtená a aby se pro ni vymazaly příznaky pro zpracování:  V katě DOMŮ ve skupině RYCHLÉ KROKY klikneme do tlačítka Vytvořit nový.  V dialogovém okně Upravit rychlý krok:  Do pole Název zapíšeme text 1 Pracovní.

4 Outlook

51

 Vybereme akci Přesunout do složky. Upřesníme složku 1 Pracovní.  Klikneme do tlačítka Přidat akci.  Vybereme akci Vymazat příznaky zprávy.  Vybereme klávesovou zkratku Ctrl+Shift+1.  Do pole Text popisu zadáme tex: Ukončení zpracování pracovní zprávy.  Klikneme do tlačítka Dokončit.  Otestujeme rychlé kroky:  Vybereme zprávu Petr Nováka RE: Materiály pro poradu vedení a stiskneme kombinaci kláves Ctrl Shift F1.  Zkontrolujeme, že zpráva je bez příznaku pro zpracování ve složce 1 Pracovní.  Rychlé kroky se zobrazují ve skupině RYCHLÉ KROKY, odkud je můžeme spouštět kliknutím. Můžeme měnit jejich pořadí, upravovat je, odstraňovat a přidávat nové. V kartě DOMŮ ve skupině RYCHLÉ KROKY klikneme do spouštěče dialogového okna. Využijeme dialogové okno Spravovat rychlé kroky (viz obr. 4-12). OBR. 4-12: DIALOGOVÉ OKNO SPRAVOVAT RYCHLÉ KROKY

Nevyžádaná pošta

Kopie zprávy do kontaktů

Outlook umožňuje bránit se nevyžádané poště:  Pokud dostáváme opakovaně od jednotlivého uživatele nevyžádanou poštu, můžeme jej zablokovat. Z místní nabídky libovolné jeho zprávy vybereme Nevyžádaná pošta a zvolíme Blokovat odesílatele. Zprávy od blokovaného odesílatele budou automaticky ukládány do složky Nevyžádaná pošta.  Odhad nevyžádané pošty můžeme ponechat na Outlooku. V kartě DOMŮ ve skupině ODSTRANIT klikneme do tlačítka Nevyžádaná pošta a vybereme volbu Možnosti nevyžádané pošty. V dialogovém okně Možnosti nevyžádané pošty:  V kartě Možnosti můžeme zvolit úroveň ochrany.39  V kartě Blokovaní uživatelé je seznam blokovaných uživatelů, můžeme odstranit jednotlivé blokované uživatele či další přidat uvedením jejich e-mailové adresy. Zvláštním způsobem zpracování zprávy je zařazení odesílatele do kontaktů. Táhneme zprávu RE: Materiály pro poradu vedení na ikonu modulu Lidé. Automaticky se otevře okno nového kontaktu s vyplněným jménem, příjmením, e-mailovou adresou. V poznámkách kontaktu je rekapitulována zpráva. V kartě KONTAKT ve skupině AKCE klikneme do tlačítka Uložit a zavřít. Vytvoříme tak položku v modulu Lidé – kontakt na Petra Nováka.

39

Pokud zvolíme nízkou či vyšší úroveň ochrany, měli bychom občas prohlédnout složku Nevyžádaná pošta, abychom nepřehlédli významnou zprávu vyhodnocenou jako nevyžádaná.

4 Outlook

52

4.2.9 Hledání zprávy Hledání zpráv

Outlook nabízí rychlé a pohodlné hledání zpráv v naší poště:  Hledání zahájíme kliknutím do vyhledávacího pole nad seznamem zpráv nebo kombinací kláves Ctrl E .  Zobrazí se aplikační karta NÁSTROJE HLEDÁNÍ / HLEDÁNÍ.  Obor hledání můžeme omezit ve skupině OBOR či výběrem napravo od vyhledávacího pole. Nabízí se:  aktuální složka,  podsložky,  všechny položky Outlooku,  aktuální poštovní schránka (všechny složky),  všechny poštovní schránky. Vyhledává se v záhlaví i textu zpráv. Hledání můžeme omezit ve skupině UPŘESNIT, např. hledat jen zprávy od vybraného uživatele. Aby bylo hledání účinné, musí být zprávy indexovány. Při větším počtu zpráv po prvotní konfiguraci Outlooku tak nemusíme hledané zprávy najít. Vždy jsou dohledatelné ve webové aplikaci OWA, která hledá přímo na serveru. Vyhledané zprávy jsou zobrazeny v nastaveném zobrazení, je možné k nim zobrazit podkokno čtení. Prohledávání se provádí i v připojených souborech. Práci s vyhledáváním ukončíme ve skupině ZAVŘÍT kliknutím do tlačítka Ukončit hledání nebo klávesou Esc.

4.2.10 Sdílené schránky Sdílená schránka

Office 365 umožňuje definice tzv. sdílených schránek. Je to adresa sdílená více uživateli. Vytvořit ji může správce Office 365 v organizaci40. Schránku může prohlížet a psát z ní zprávy více uživatelů z vybrané distribuční skupiny. V odesílateli zprávy ze sdílené schránky není uveden konkrétní uživatel, ale název sdílené schránky. (V poli Od musíme zvolit sdílenou schránku.) Příkladem takové schránky na VŠE je schránka adresy [email protected] s více oprávněnými uživateli. Oprávněný uživatel si zobrazí schránku v Outlooku kroky:  V kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Nastavení účtu a vybereme volbu Nastavení účtu.  V kartě E-MAIL vybereme svůj účet v Office 365.  Klikneme do tlačítka Změnit.  Klikneme do tlačítka Další nastavení.  V kartě UPŘESNIT klikneme do tlačítka Přidat.  Zapíšeme adresu schránky, např. [email protected].  V kartě UPŘESNIT se zobrazí název schránky, např. Univerzita třetího věku.  V podokně složek se doplnil účet sdílené schránky s dílčími složkami. Sdílet lze i složky pošty uživatele s jiným uživatelem či delegovat práva na odesílání zprávy např. vedoucího katedry sekretářkou katedry. 41

4.2.11 Oznámení o nepřítomnosti Oznámení o nepřítomnosti

Pokud uživatel delší dobu nebude moci vyřizovat příchozí zprávy, může nastavit v Outlooku oznámení o nepřítomnosti:  V kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Automatické odpovědi.  V dialogovém okně Automatické odpovědi (viz obr. 4-13) nastavíme parametry:  Zaškrtneme pole Odesílat automatické odpovědi.

40 41

Na VŠE sdílené schránky zakládá Správa lokální sítě Výpočetního centra. Podrobněji viz Kubálek, Tomáš - Kubálková, Markéta - Topolová, Ivana: Manažerská informatika. Systém sjednocené komunikace Microsoft Office 365. 2. vyd. Praha: Nakladatelství Oeconomica, 2014. 192 s. ISBN 978-80-245-2019-3.

4 Outlook

53 OBR. 4-13: DIALOGOVÉ OKNO AUTOMATICKÉ ODPOVĚDI

 V spodní části dialogového okna jsou karty pro diferencované odpovědi odesílatelům z naší organizace a mimo ni. Do obou karet zapíšeme text: Dobrý den, do 17. srpna 2014 jsem na dovolené. Na Vaši zprávu odpovím se zpožděním. S pozdravem Marie Sladká  V kartě Mimo organizaci můžeme vypnout automatické odpovědi pro osoby mimo organizaci nebo můžeme odpovídat jen svým kontaktům.  Po kliknutí do tlačítka Pravidla můžeme doplnit specifická pravidla pro odpovědi vybraným uživatelům, např. pro vybrané uživatele připravit jinou zprávu formou tzv. šablony (předmět a text).  Odesílatel v organizaci je informován o nedostupnosti adresáta již při psaní zprávy v polích pro adresáty (viz obr. 4-14).42 Po odeslání zprávy dostane zpět automatickou odpověď. OBR. 4-14: AUTOMATICKÁ ODPOVĚĎ V ADRESÁTECH ZPRÁVY

4.3 Kalendář 4.3.1 Uspořádání kalendáře Přechod do modulu Kalendář

V roli Marie Sladké zapíšeme do osobního kalendáře událost. Nejprve přejdeme do modulu Kalendář (viz obr. 4-15) jednou z možnosti:  V navigaci klikneme do tlačítka Kalendář. Zobrazí se kalendář se zobrazením aktuálního data.  Umístíme ukazatel myši nad tlačítko Kalendář. Zobrazí se náhled kalendáře se seznamem dnešních událostí.

42

Barevné odlišení adresátů s automatickou odpovědí je funkční i při rozbalení distribučních skupin. O nastavení automatické odpovědi informuje také fialová hvězdička u adresáta, v kartě kontaktu a v Lyncu. V Lyncu se (s menší časovou prodlevou propíše text (interní) automatické odpovědi do osobní zprávy (viz kap. 5.3).

4 Outlook

54 OBR. 4-15: MODUL KALENDÁŘ

 Kliknutím můžeme zobrazit události z jiného dne. V horní části můžeme měnit měsíc. Pokud je událostí více, zobrazí se v pravé části náhledu svislý posuvník.  Kliknutím do tlačítka v pravém horním rohu náhledu můžeme ukotvit náhled kalendáře do Panelu úkolů. Panelu úkolů může ještě obsahovat náhled oblíbených kontaktů a náhled úkolů.  Dvojitým kliknutím na vybraný den můžeme zobrazit kalendář se zobrazením vybraného dne.  V Panelu úkolů jsou zobrazeny události dnešního dne.  Kliknutím můžeme zobrazit události z jiného dne. V horní části můžeme změnit měsíc.  Kliknutím do tlačítka v pravém horním rohu můžeme náhled odebrat z Panelu úkolů.  Dvojitým kliknutím na vybraný den můžeme zobrazit kalendář se zobrazením vybraného dne. První událost naplánujeme na úterý 8. 4. 2014: V náhledu kalendáře zobrazeném z navigace vyhledáme duben 2014 a dvojitě klikneme na úterý 8. 4. 2014. Popišme, co vše vidíme: Podokno složek  V Podokně složek je zobrazena miniatura kalendáře vybraného měsíce a dalšího jednoho či více měsíců dle nastavení příčky pod miniaturami kalendářů. V miniaturách můžeme kliknutím vybrat zobrazené datum.  Pod příčkou je uveden seznamem dostupných kalendářů.  V horní části kalendáře napravo od Podokna složek jsou zobrazeny:  zobrazené datum či časové období,  aktuální předpověď počasí na tři dny, lze zvolit či přidat další místa, přidržením myši na předpovědí se zobrazí detaily a odkaz na server Foreca,  pole pro vyhledávání v událostech kalendáře. Uspořádání  Kalendář je zobrazen uspořádání zvoleném uspořádání v kartě DOMŮ (popř. ZOBRAZENÍ) ve kalendáře skupině USPOŘÁDAT:  Den: V celé šíři je zobrazen jediný den. V jednotlivých událostech je dost místa pro vypsání předmětu a popisu událostí. Denní uspořádání je vhodné při současném zobrazení více kalendářů. Z místní nabídky času na svislé ose můžeme ovlivňovat měřítko zobrazení času. Měřítko můžeme také nastavovat v pravém dolním rohu okna Outlooku nastavením lupy.

4 Outlook

Seznam denních úkolů

55

 Pracovní týden: Zobrazení pracovních dnů týdne. Čas mimo pracovní dobu je v kalendáři se šedým pozadím. Pracovní doba má vliv na zobrazování dostupnosti uživatele při plánování schůzek a v Lyncu a lze ji upravit v nastavení (SOUBOR, Možnosti, Kalendář).  Týden: Zobrazení týdne. Počáteční den týdne lze nastavit v nastaveních kalendáře. V ČR je zvykem zobrazovat jako první pondělí, v západní Evropě neděle.  Měsíc: Zobrazení měsíce. V řádcích jsou týdny, ve sloupcích dny týdne. Čas již neovlivňuje grafické uspořádání ve dni. V nastavení kalendáře je vhodné v sekci MOŽNOSTI ZOBRAZENÍ zaškrtnout pole Zobrazovat čísla týdnů v měsíčním zobrazení a v tabulce dat.  Zobrazení časového plánu: Na rozdíl od uspořádání Den, Týden je čas zobrazen horizontálně. Z místní nabídky času na vodorovné ose můžeme ovlivňovat měřítko zobrazení času. Měřítko můžeme také nastavovat v pravém dolním rohu okna Outlooku nastavením lupy.  Tažením v miniatuře lze zobrazit i jiné kombinace, např. 3 dny či 3 týdny.  Pod kalendářem může být zobrazen Seznam denních úkolů. Aby byl seznam zobrazen, v kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Seznam denních úkolů a vybereme volbu Normální. Seznam můžeme minimalizovat kliknutím do minimalizačního tlačítka v pravém horním rohu seznamu.

4.3.2 Událost Událost

Do kalendáře vložíme první událost:  V kalendáři dvojitě klikneme na čas úterý 8. 4. 2014 8:30.  Zobrazí se okno nové půlhodinové události. Doplníme parametry dle obr. 4-16. OBR. 4-16: UDÁLOST PRACOVNÍ DOBA ÚDRŽBÁŘŮ

Opakovaná událost

 Událost zařadíme do kategorie 13 schůzky. V kartě UDÁLOST ve skupině ZNAČKY klikneme do tlačítka Zařadit do kategorií a vybereme 13 schůzky.  V kartě UDÁLOST ve skupině AKCE klikneme do tlačítka Uložit a zavřít. Událost můžeme nastavit jako opakovanou. V kartě SCHŮZKA ve skupině MOŽNOSTI klikneme do tlačítka Opakování. V dialogovém okně upřesníme parametry opakování. Pro jednotlivá opakování můžeme modifikovat či odstranit.

4 Outlook

56

4.3.3 Schůzka Schůzka

Na druhé události budeme demonstrovat optimální sjednání schůzky Marií Sladkou za přítomnosti jiných osob s využitím prostředků organizace – zasedací místnosti:  V kalendáři dvojitě klikneme na čas úterý 8. 4. 2014 10:00.  Změníme událost na schůzku.43 V kartě UDÁLOST v skupin ÚČASTNÍCI klikneme do tlačítka Pozvat účastníky. Okno schůzky obsahuje pole Komu a tlačítko Odeslat. Informace o schůzce (události se zvanými účastníky) bude zaslána účastníkům. Do pole Komu doplníme obdobně jako při psaní zprávy adresáta Petra Nováka 44. Při výběru účastníka upřesňujeme, zda se jedná o povinného či nepovinného účastníka nebo zdroj. Petr Novák je povinným účastníkem.  Do předmětu zapíšeme text koncepce vybavení.  Vedle pole Místo konání přibylo tlačítko Místnost. Klikneme do něj. V dialogovém okně Vybrat místnosti vybereme adresář All rooms a zvolíme místnost Encián 17 (38) zasedací místnost (v závorce v názvu místnosti správce Office 365 uvedl kapacitu místnosti). 45  Čas ukončení prodloužíme do 12:00.  V pravém podokně Vyhledávání místností jsou v rámci naší pracovní doby navrhovány v půlhodinových intervalech časy schůzky s ohledem na dostupnost účastníků a zdrojů. V horní miniatuře kalendáře můžeme změnit den schůzky, v dolním přehledu termínů můžeme využít jiný navrhovaný termín.  Nad záhlavím schůzky je upozornění Toto pozvání na schůzku jste ještě neodeslali.  Můžeme zobrazit také časové možnosti účastníků schůzky. V kartě SCHŮZKA ve skupině ZOBRAZIT klikneme do tlačítka Pomocník při plánování. Zobrazí se kalendář dostupnosti zdrojů (viz obr. 4-17). OBR. 4-17: POMOCNÍK PŘI PLÁNOVÁNÍ

 Nad seznamem účastníků je připraveno tlačítko Odeslat pro uložení schůzky a odeslání pozvánek. Vedle něj je tlačítko pro změnu měřítka vodorovné časové osy.  V seznamu účastníků můžeme v prvním sloupci potlačit odeslání pozvánky na schůzku účastníkovi.  V seznamu účastníků jsou ikonou rozlišeny druhy zdrojů: 43

44 45

Mohli jsme také zahájit novou schůzku v kartě DOMŮ ve skupině NOVÝ kliknutím do tlačítka Nová schůzka. V tom případě by však nebyl pro schůzku přichystán přesně čas zahájení. V poli Komu můžeme použít distribuční seznam. Ve výchozím nastavení Office 365 lze požadovat rezervace jen 180 dopředu.

4 Outlook

 







57

» Organizátor schůzky » Povinný účastník » Nepovinný účastník » Zdroj (místnost nebo zařízení)  Přidržením ukazatele myši nad účastníkem zobrazíme jeho kartu kontaktu.  V kalendáři jsou zobrazeny události zařazené do kalendáře účastníků. Pokud účastník nastavil organizátorovi sdílené kalendáře alespoň na úrovni předmětu a umístění, zobrazí se také předmět. Přidržením ukazatele myši nad událostí se zobrazí předmět a umístění.46  Pod kalendářem jsou tlačítka pro přidání účastníků a místnosti, lze zde také modifikovat čas zahájení a dokončení, které jsou zobrazeny v kalendáři modrým pruhem. Čas lze modifikovat také tažením za kraje pruhu události. Klikneme do tlačítka Odeslat. Po odeslání doplníme schůzce kategorii. Vybereme kliknutím v kalendáři schůzku. V kartě SCHŮZKA ve skupině ZNAČKY klikneme do tlačítka Zařadit do kategorií a vybereme volbu 13 schůzky. Po odeslání je schůzka zapsána do kalendářů:  Marie Sladká: zobrazena jako zaneprázdněna  Petr Novák: zobrazena jako nezávazně  Encián 1747: zobrazena jako nezávazně48 Petr Novák obdrží e-mailem pozvánku na schůzku. Z místní nabídky zprávy (popř. ve zprávě v kartě SCHŮZKA ve skupině ODPOVĚDĚT) vybereme a v dialogovém okně Microsoft Outlook potvrdíme volbu Odeslat odpověď. Marii Sladké přijde zpráva s potvrzením účasti Petra Nováka na schůzce. Organizátor schůzky má průběžný přehled o stavu odpovědí. Když v roli Marii Sladké klikneme do schůzky v kalendáři, zobrazí se kontextová karta SCHŮZKA. Ve skupině ÚČASTNÍCI klikneme do tlačítka Sledování. Zobrazí se přehled odpovědí (viz obr. 4-18). OBR. 4-18: PŘEHLED ODPOVĚDÍ NA POZVÁNKU NA SCHŮZKU

 Správce Office 365 definuje delegáty pro jednotlivé místnosti. Delegátem všech společných místností ve firmě Encián je Marie Sladká. Marie Sladká schválí rezervaci zdroje obdobně, jako potvrdila účast Petra Nováka.49 Organizátorovi schůzky přijde potvrzující zpráva.  Ve všech třech kalendářích je nyní schůzka v zobrazena jako Zaneprázdněn. Změna schůzky  Schůzka musí být kvůli jiné akci Petra Nováka posunuta o dvě hodiny. V roli Marie Sladké tažením v kalendáři změníme zahájení schůzky na 12:0050. V dialogovém okně Microsoft Outlook ponecháme vybránu volbu Uložit změny a odeslat aktualizaci. Otevře se zpráva s aktualizací, v níž klikneme do tlačítka Odeslat aktualizaci. Účastníci a zdroje mají událost opět ve stavu Nezávazně. Musí znovu potvrdit svou účast či rezervaci místnosti.

46

47

48 49

50

V obr. 4-17 je pro ilustraci nastavena pracovní doba Petr Nováka do 16 hodin, proto čas 16 – 17 je zobrazen s šedou výplní. Kalendář místnosti můžeme zobrazit ve svých kalendářích. V katě DOMŮ ve skupině SPRAVOVAT KALENDÁŘE klikneme do tlačítka Otevřít kalendář a vybereme volbu Otevřít sdílený kalendář. Do pole Jméno zapíšeme Encián 17. Pokud by místnost byla již v daném čase rezervována, byla by žádost odmítnuta. Ve správě Office 365 lze nastavit, že vybraným uživatelům bude rezervace přijata automaticky i bez schvalování delegátem. Petr Novák by mohl termín schůzky změnit tažením jen pro sebe. Ostatní by se o změně nedověděli. Petr Novák by musel vybrat schůzku a v kartě SCHŮZKA ve skupině ODPOVĚDĚT kliknout do tlačítka Navrhnout nový čas a vybrat volbu Odmítnout a navrhnout nový čas. Vygeneroval by se zpráva o návrhu nového času schůzky. Organizátor schůzky by musel návrh přijmout a tím znovu zaslat žádost o schválení nového termínu schůzky. Bylo by nutné také znovu potvrdit rezervací místnosti.

4 Outlook

58

4.3.4 Sdílení kalendáře Zobrazení dalších kalendářů

Skupiny kalendářů

Nový kalendář

Sdílení kalendáře

Outlook podporuje spolupráci uživatelů. Velmi rozsáhlá je podpora sdílení kalendářů jak možností zobrazit další kalendáře, tak možností povolit sdílení vlastního kalendáře. V roli Marie Sladké vidíme její kalendář. Obdobně můžeme přidat kalendáře dalších uživatelů a zdrojů v organizaci:  V kartě DOMŮ ve skupině SPRAVOVAT KALENDÁŘE klikneme do tlačítka Otevřít kalendář a vybereme volbu Z adresáře, popř. Ze seznamu místností. V lokálním seznamu adres vyhledáme místnosti Encián 17, 18, 27, 28. Kalendáře se vytvoří v Panelu složek ve skupině Místnosti.  Přidáme kalendáře svých spolupracovníků. V kartě DOMŮ ve skupině SPRAVOVAT KALENDÁŘE klikneme do tlačítka Skupiny kalendářů a vybereme volbu Zobrazit kalendáře týmu nadřízeného. Vytvoří se skupina Tým: Petr Novák a v ní kalendáře Petr Novák a Eva Kolínská.51 Tuto skupinu z její místní nabídky odstraníme volbou Odstranit skupinu. Potvrdíme odebrání. Kalendáře jsou uspořádány do skupin:  Všechny kalendáře ze skupiny můžeme snadno zobrazit zaškrtnutím skupiny. Při zobrazení 5 a více kalendářů přejde Outlook do uspořádání Zobrazení časového plánu. Nelze zobrazit více než 30 kalendářů současně.  Můžeme také vytvořit svou skupinu. Z místní nabídky libovolné skupiny kalendářů vybereme volbu Nová skupina kalendářů. Pořadí skupin je možné měnit tažením jejich názvů. V účtu Office 365 můžeme vytvořit další svůj kalendář. V kartě DOMŮ ve skupině SPRAVOVAT KALENDÁŘE klikneme do tlačítka Otevřít kalendář a vybereme volbu Vytvořit nový prázdný kalendář. Marie Sladká zpřístupní svůj kalendář jinému uživateli v organizaci – Petru Novákovi:  Dle nastavení správcem Office 365 může každý uživatel organizace prohlížet informace o volném čase v kalendáři na úrovni zaneprázdněn / nezaneprázdněn.  Marie Sladká zpřístupní informaci na podrobnější úrovni.  V kartě DOMŮ ve skupině SDÍLENÍ klikneme do tlačítka Sdílet kalendář.  Otevře se okno nové poštovní zprávy Sharing invitation – název kalendáře52, v němž doplníme:  Komu: Petr Novák  Požádat o oprávnění v zobrazení složky Kalendář příjemce: Nezaškrtneme. V případě zaškrtnutí by byl adresát vyzván, aby nám poskytnul oprávnění pro prohlížení jeho kalendáře.  Podrobnosti: Vybereme úroveň podrobností v kalendáři, kterou nabízíme sdílet: » Pouze dostupnost: výchozí stav na úrovni zaneprázdněn / nezaneprázdněn. » Omezené podrobnosti: bude zobrazen pouze předmět, nikoliv poznámky k události. » Úplné podrobnosti: budou zobrazeny všechny informace o události. I při sdílení nejsou sdílející osobě dostupné informace o soukromých událostech. Ty jsou zobrazeny ve sdíleném kalendáři jako Soukromá událost. V našem i sdíleném kalendáři jsou označeny ikonou zámečku.  Klikneme do tlačítka Odeslat.  V dialogovém okně Microsoft Outlook potvrdíme souhlas se sdílením kliknutím do tlačítka Ano.  Petr Novák obdrží zprávu.53 Při zobrazení kalendáře Marie Sladké již vidí podrobnější údaje o událostech v jejím kalendáři.

51

52

53

Petra Nováka nastavil Marii Sladké a Evě Kolínské jako manažera správce Office 365. Na VŠE jsou manažeři definováni automaticky z ISIS. Nadřízeným běžného učitele je vedoucí katedry. Nařízeným vedoucího katedry a proděkanů je děkan. Nadřízeným prorektorů je rektor. V případě, že zaškrtneme pole Požádat o oprávnění k zobrazení složky Kalendář příjemce, změní se předmět na Sharing request – název kalendáře. V případě, že jsme zaškrtnuli pole Požádat o oprávnění k zobrazení složky Kalendář příjemce, obsahuje zpráva v záhlaví tlačítka Povolit, Odepřít.

4 Outlook

59

4.4 Kontakty Kontakt

Nový kontakt

Marie Sladká využívá většinou k získávání adres na adresáty lokální globální seznam synchronizovaný s online globálním seznam. Navíc si vede evidenci kontaktů v modulu Lidé:  Ukládá zde podrobnější údaje o svých kontaktech.  Ukládá zde externí kontakty. Marie Sladká upřesní kontakty na ředitele firmy Petra Nováka:  V jakémkoliv modul zapíšeme do pravého horního rohu do pole Hledat lidi jméno Petr Novák.  Ze všech dostupných adresářů (především dříve vložených kontaktů a globálního adresáře) se nám nabídnou lidé vyhovující zadanému jménu či jeho části. Vybereme ředitele.  Zobrazí se karta kontaktu54. Vpravo nahoře klikneme do odkazu Přidat55.  Zobrazí se údaje o uživateli z globálního adresáře. Klikneme do tlačítka Uložit.  V navigaci klikneme do tlačítka Lidé. Zobrazí se seznam kontaktů, v němž je Petr Novák.  Změníme aktuální zobrazení. V kartě DOMŮ ve skupině AKTUÁLNÍ ZOBRAZENÍ vybereme volbu Vizitka.  Dvojitě klikneme na Petra Nováka. Pokud by nebyl v globálním adresáři, vytvořili bychom nový kontakt. (V kartě DOMŮ ve skupině NOVÝ klikneme do tlačítka Nový kontakt.)  V okně kontaktu zadáme kontaktní údaje Petra Nováka (viz obr. 4-19). OBR. 4-19 DIALOGOVÉ OKNO KONTAKT – OBECNÉ

 Komentář k vybraným polím:  V poli Zařadit jako můžeme zvolit pole či kombinaci polí, dle nichž bude kontakt zařazen. Standardně je kontakt zařazen pod kombinací Příjmení, Jméno. V případě soukromých kontaktů je někdy vhodné zařadit kontakt dle křestního jména, když neznáme či si nepamatujeme příjmení. V případě firemních kontaktů je někdy vhodné zařadit kontakt dle společnosti, když si nepamatujeme kontaktní osobu ve firmě.  Zobrazit jako: Dle textu bude uveden kontakt v případné poštovní zprávě.

54

55

Z karty kontaktu můžeme přímo zahájit různé formy komunikace v Lyncu, pozvat uživatele na schůzku, zobrazit jeho profil v SharePointu. Pokud by již hledaný uživatel byl v našich kontaktech uveden, zobrazil by se odkaz Upravit.

4 Outlook

 Novak.jpg (portrety)

Skupiny kontaktů

Předat dál

60

 Adresy: Obdobně jako pro telefonní čísla můžeme vybrat zobrazení jedné ze tří evidovaných adres (zaměstnání, domů, jiné). Pro jednu z adres zaškrtneme pole Na tuto adresu zasílat poštu, čímž vybíráme adresu pro případný export do Wordu formou hromadné korespondence. Kliknutím do tlačítka Najít na mapě zobrazíme adresu ve webové aplikaci Bing Maps.  Poznámka: Můžeme zapsat libovolný text: Při zápisu můžeme použít četné příkazy z karet Vložení a Formátování textu obdobně jako v modulu Pošta.  Dvojitým kliknutím na obrázek vedle jména kontaktu můžeme vybrat soubor s obrázkem (nejčastěji fotografií) kontaktu. Obrázek bude mj. zobrazen ve vizitce v pravém horním rohu karty kontaktů a také v přehledu kontaktů formou vizitek a v doručené poště od příslušného kontaktu56.  Další polí jsou dostupná, když v kartě KONTAKT ve skupině OBECNÉ klikneme do tlačítka Podrobnosti a Všechna pole. Na VŠE se sem načte z globální adresáře Oddělení, Kancelář a Jméno vedoucího. Kontakty můžeme zařazovat do skupin, které můžeme využívat obdobně jako distribuční skupiny pošty:  Novou skupinu založíme, když v kartě DOMŮ ve skupině NOVÝ klikneme do tlačítka Nová skupina kontaktů.  V horní části okna vyplníme název skupiny.  Jednotlivé kontakty přidáme, když v kartě SOUBOR ve skupině ČLENOVÉ klineme do tlačítka Přidat členy. Kontakty můžeme přidávat z Outlooku nebo libovolného adresáře. Jednotlivé kontakty či skupinu kontaktů můžeme předat jinému uživateli:  V kartě KONTAKT (popř. SKUPINA KONTAKTŮ) ve skupině AKCE klikneme do tlačítka Předat (popř. Předat skupinu) dál. Vybereme volbu Jako kontakt aplikace Outlook.  Adresát obdrží kontakt jako připojený soubor. Po jeho otevření může kontakt uložit.

4.5 Úkoly Složky úkolů

Vlastní úkol Přiřazený úkol

Modul Úkoly obsahuje zpočátku dvě složky:  Seznam úkolů:  odkazy na úkoly ze všech ostatních složek úkolů,  odkazy na zprávy s příznakem zpracování,  kontakty s příznakem zpracování. Pro seznam úkolů je prvotně použito zobrazení se zapnutým filtrem zobrazování nedokončených úkolů.  Úlohy:  vlastní úkoly,  úkoly přiřazené jiným uživatelem. Do úkolů můžeme snadno zařadit obdrženou zprávu z pošty, když ji přiřadíme příznak zpracování (viz kap. 4.2.8). Vlastní úkol si můžeme zadat sami. V kartě DOMŮ ve skupině NOVÝ klikneme do tlačítka Nový úkol. Zadáme pro něj Předmět, Datum zahájení, Datum splnění, Připomenutí, Kategorii. Můžeme také připravit úkoly pro jiné uživatele:  Vlastní úkol si zadáme sami. V kartě DOMŮ ve skupině NOVÝ klikneme do tlačítka Nový úkol.  V kartě ÚKOL ve skupině SPRAVOVAT ÚKOLU klikneme do tlačítka Přiřadit úkol.  Vyplníme parametry stejné jako ve vlastním úkolu, navíc parametr Komu.  Adresát se stává tzv. vlastníkem úkolu. O úkolu obdrží zprávu. Měl by úkol přijmout. V okně zprávy nebo úkolu v kartě ZPRÁVA / ÚKOL ve skupině ODPOVĚDĚT klikneme do tlačítka Přijmout.  O průběžném či úplném plnění úkolu vlastník informuje zadavatele:  V kartě ÚKOL upravíme pole Hotovo.  Dále v katě ÚKOL v sekci SPRAVOVAT ÚKOL klikneme do tlačítka Odeslat zprávu o stavu.  Zadavatel obdrží zprávu Task Status Report. 56

Pokud je fotografie kontaktu uvedena v globálním adresáři, nemusíme ji vkládat.

5 Lync

61

5 Lync 5.1 K čemu slouží aplikace Lync Lync

Rychlé zprávy

Vzdálené porady

Vzdálené konference

Vzdálené obhajoby

Virtuální obhajoby

Lync je aplikace sjednocené komunikace. Slouží pro zasílání rychlých zpráv, zvukové, audiovizuální hovory a konference se sílením prezentace, tabule, aplikace, pracovní plochy. Na VŠE se používá v mnoha případech:  rychlé zprávy a zvukové hovory mezi studenty, učiteli, popř. dalšími zaměstnanci a studenty a učiteli navzájem  Uživatel může být po spuštění počítače automaticky přihlášen k Lyncu. Potom může zveřejňovat svůj tzv. stav, např. Online. Podle stavu jej může kontaktovat jiný uživatel a formou rychlých zpráv s nim textově komunikovat. Pokud mají komunikující vybaveny počítače mikrofonem a reproduktorem, mohou přejít ke zvukovému rozhovoru.  Oproti zasílání e-mailových zpráv umožňuje rychlé zprávy rychlejší konverzaci.  Zvukové hovory šetří telefonní poplatky, rozhovor prostřednictvím počítače je pohodlnější, není třeba držet sluchátko či mobilní telefon. Navíc umožňují zapojit více účastníků rozhovoru, detaily komunikace poslat rychlou zprávou (např. termíny setkání, méně srozumitelné pojmy).  Lze nastavit oznámení o změnu stavu vybraného uživatele a „pohlídat“ tak jeho dostupnost ke komunikaci.  Ve škole tak lze Lync mj. využít ke konzultaci učitelů a studentů, zejména studentů kombinované a distanční formy studia.  vzdálené porady  Nepřítomní účastníci (ať z důvodu nemoci či služební cesty) porad se mohou zúčastnit porady na dálku. Stačí, když během porady je spuštěna konverzace či schůzka a účastníci porady akceptují, že jejich hlas je přenášen. Ideální je doplnění porady sdílením prezentace se strukturou porady.  Ve firmách s lokálně rozptýlenými pracovišti Lync může uspořit náklady na dopravu i čas účastníků, kteří nemusí jet do místa konání porady. Navíc mají na svém pracoviště k dispozici podklady (nepřevedené do elektronické podoby) a mohou využívat vybavení své kanceláře.  vzdálené konference  Lync poskytuje prostor pro zprostředkování odborných konferencí s externími i mezinárodními účastníky. Konferenci je možné formo tzv. schůzky v Lyncu dopředu naplánovat v Outlooku. Účastník tak potvrdí účast, která se mu zapíše do kalendáře včetně odkazu na připojení ke konferenci.  Konference je možné obdobně jako jinou zvukovou či audiovizuální konverzaci zaznamenávat a později se k obsahu včetně např. sdílené prezentace vracet. Záznam může být uložen např. v OneDrive po firmy a sdílen s firemními i externími účastníky.  vzdálené obhajoby  Ve výjimečných případech může student obhajovat např. seminární práci v předmětu na dálku prostřednictvím Lyncu. Vedlejší specializaci Manažerská informatika tak např. absolvovala studentka, která byla s partnerem na půlročním studijním pobytu v USA. Výuku prohlížela online či ze záznamu (přenos a záznam pořizován se zařízením Mediasite a dostupný na severu http://multimedia.vse.cz). Seminární práci obhajovala online na výuce, která se v Praze konala od 7:30 (v USA od 1:30 ráno). Při obhajobě přenášela zvuk i video a sdílela komentovanou prezentaci. Online přenos z Lyncu byl ve třídě promítán z počítače dataprojektorem. Po úvodním vystoupení se odehrála diskuse.  virtuální obhajoby a instruktáže s uložením ve OneDrive pro firmy  Lync umožňuje zaznamenat i schůzku s účastí jednoho účastníka. Uživatel tak může připravit své vystoupení dopředu a zpřístupnit ve sdíleném úložišti OneDrive pro firmy. Takto se odehrávají virtuální obhajoby studentů v předmětech kombinované formy studia či v předmětech prezenční formy studia, kde není časový prostor pro obhajoby na výuce.

5 Lync

Vzdálená výuka

Diskuse v učebnách

62

 Obdobně lze připravit krátká instruktážní vystoupení. Formou uložených vystoupení byly připraveny např. video průvodci pro základní operace v Office 365.  vzdálená výuka  Na FMV probíhala několik semestrů úspěšně výuka učitelky na mateřské dovolené s bydlištěm na Moravě. Vyučující v čase výuky přednášela z domova s přenosem i záznamem v Lyncu. Studenti byli » v jednom předmětu přítomni ve škole (jednotlivá přednáška v rámci řetězové výuky více učitelů), v posluchárně byla přednáška promítána dataprojektorem, připojení ke konferenci provedl v posluchárně kolega z katedry, » v jiném předmětu přítomni doma nebo na kolejí (celý semestr přednášek), studenti se aktivně zapojovali do výuky (formou rychlých zpráv s dotazy či odpověďmi na dotazy učitele v průběhu výkladu i formou svých vstupů svými referáty).  diskuse ve velkých posluchárnách  Např. při zápisech studentů 1. ročníku FMV mohou studenti klást dotazy formou rychlých zpráv v rámci vyhlášené konference. Učitel vidí dotazy průběžně na svém počítači. Může je utřídit a v blocích na ně odpovídá (obdoba účasti diváků v televizním pořadu Hyde Park).

5.2 Instalace aplikace Lync Před instalací Lyncu je vhodné zkontrolovat, zda na počítači je správně nastavené datum a čas. Instalace Lyncu Aplikace Lync je součástí kancelářského balíku Office Pro Plus, který si studenti VŠE mohou stáhnout a používat po dobu studia zdarma (viz kap. 1.4). Aplikaci lze zdarma stáhnout a instalovat také v rámci licence Office 365, kterou využívají bezplatně zaměstnanci a studenti VŠE (viz kap. 1.5). Lync pro Apple Pro počítače Apple Mac je nutné nastavení parametrů Lyncu: Mac  V přihlašovací obrazovce klikneme do tlačítka Advanced.  V okně pokročilých nastavení zaškrtneme pole Manual configuration a upřesníme parametry:  Internal Server Name: sipdir.online.lync.com:443  External Server Name: sipdir.online.lync.com:443 Lync je možné aplikovat také jako aplikaci: Lync pro  pro Windows 8 či 8.1 Aplikace vhodná pro tablety. Skupiny uživatelů zobrazeny formou mobilní dlaždic. Zaměřené na dotykové ovládání. zařízení  pro chytré telefony (Seznam kontaktů je nutné mít připravený z aplikace na počítači.):  pro Windows Phone: Aplikace Lync 2013.  pro iPhone  pro Android

5.3 Nastavení aplikace Lync Řádek nabídek

Fotografie

Po prvním spuštění Lyncu se zobrazí úvodní okno (viz obr. 5-1). Je vhodné upravit některá nastavení:  zobrazení řádku nabídek  Rozbalíme nabídku tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) kliknutím do pravé rozbalovací části tlačítka (trojúhelníček).  Kliknutím zaškrtneme volbu Zobrazit řádek nabídek.  V druhém řádku okna Lyncu se zobrazí řádek nabídek (SOUBOR, ZAHÁJIT SCHŮZKU, NÁSTROJE, NÁPOVĚDA). Přímá volba usnadní mj. zahajování schůzek.  fotografie  Fotografii musíme nachystat do osobního profilu Office 365.  Klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) nebo z řádku nabídek vybereme volbu NÁSTROJE a dílčí volbu Možnosti.  V okně Možnosti vybereme záložku MŮJ OBRÁZEK.  Klikneme do tlačítka Upravit nebo odebrat obrázek.  Ve webovém prohlížeči se zobrazí stránka se stávající profilovou fotografií.

5 Lync

63 OBR. 5-1: HLAVNÍ OKNO LYNCU

5 Lync

Umístění

Globální adresář

Skupiny

Kontakty

64

 Klikneme do tlačítka Procházet a dohledáme novou fotografii.  Kliknutím do tlačítka Uložit se fotografie uloží do našeho profilu Office 365 a bude zobrazena i na dalších místech Office 365 (Outlook, karta kontaktu, SharePoint – viz kap. 1.3).57  umístění  Aby ostatní uživatelé viděli, kde zrovna pracujeme na počítači, je vhodné nastavit naše umístění: » V hlavním okně Lyncu v třetím řádku napravo od profilové fotografie klineme do pole Nastavení místa. » Vyplníme své umístění např. ve tvaru VŠE NB 246 a stiskneme klávesu Enter. » Lync si dle sítě zapamatuje naše umístění. Příště je na stejném místě nemusíme zadávat znovu. Pokud se umístění mírně liší a chceme využít stávající název, můžeme již zadaná umístění rozbalit z místní nabídky a znovu vybrat. » Zobrazování umístění můžeme dočasně potlačit z rozbalovací nabídky odškrtnutím volby Zobrazit ostatním mou polohu. » Na různých místech postupně připravená umístění můžeme odstranit z rozbalovací nabídky volbou Odebrat všechny vlastní polohy.  seznam kontaktů, skupiny  V Lyncu si můžeme dohledat každého uživatele firmy, tj. na VŠE všechny zaměstnance a studenty. Lync čerpá z globálního adresáře, jehož zdrojem na VŠE je Integrovaný studijní informační systém ISIS (přes 2 000 zaměstnanců a přes 20 000 studentů). Řada uživatelů však bohužel Lync nepoužívá, takže by se nám komunikaci nepodařilo navázat.  Nejčastěji komunikujeme s úzkým okruhem uživatelů. Přidáme si je do svých kontaktů. Své kontakty můžeme rozdělit do skupin. Zařazení do kontaktu nám usnadňuje komunikaci: » Snadno zahájíme komunikaci s kontaktem. » Přehledně vidíme stav kontaktů.  Nejprve si vytvoříme skupiny kontaktů: » Zpočátku jsou založeny skupiny Oblíbené a Ostatní. » Seznam skupiny je zobrazen v hlavním okně v kartě Skupiny. » Z místní nabídky libovolné skupiny vybereme volbu Vytvořit novou skupinu. Vytvoří se skupina nazvaná Nová skupina. » Z místní nabídky nové skupiny vybereme volbu Přejmenovat skupinu.58 » Takto vytvoříme několik skupin. Později je můžeme přejmenovat či odstranit nebo přidat nové. Můžeme změnit pořadí skupin tažením názvu skupiny či z místní nabídky názvu skupiny.59  Přidáme své kontakty z firmy: » Do pole Vyhledat uživatele zapíšeme jeho jméno nebo část jména. » Místo původní karet se zobrazí karta Jméno, v níž bude seznam uživatelů dle zadaného vyhledávání. » Z místní nabídky hledaného uživatele vybereme volbu Přidat do seznamu kontaktů a vybereme vhodnou skupinu (viz obr. 5-2). » Obdobně přidáme další kontakty. » Nejčastěji používané kontakty přidáme do skupiny Oblíbené, která má výsadní postavení. Stav kontaktů ze skupiny Oblíbené je např. zobrazen v náhledu modulu Lidé v navigaci klientské aplikace Outlook. » Každá karta v hlavním okně zobrazuje kontakty jinak:  Skupiny: Kontakty dle skupin. 57

58

59

Profilovou fotografii můžeme nastavit také z webového aplikace Outlook. V portálu Office 365 vybereme službu Outlook. Klikneme do své fotografie a rozbalené nabídce klikneme pod fotografií do odkazu Změnit. Změna fotografie v SharePointu může mít časovou prodlevu. Někdy se zobrazí okno s upozorněním Kontakty nebo skupiny nyní nelze přidat, odebrat ani přesunout. Opakujte akci později. Potom nezbývá než provést akci později. Pokud používáme Lync na mobilním telefonu, je vhodné vytvořit skupinu Celkový přehled k zobrazení stavu všech našich kontaktů, neboť mobilní aplikace nemá zobrazení dle stavu, jen dle skupin.

5 Lync

65

 Stav: Kontakty dle stavu.  Vztahy: Kontakty dle úrovně ochrany údajů, kterou můžeme jednotlivým kontaktům přiřadit, standardně se používá úroveň Kolegové. Pro kontakty z úrovně Pracovní skupina umožňujeme kontaktům zobrazit také náš mobilní telefon a podrobnosti o schůzce čerpané z Outlooku. Naopak úrovni Blokované kontakty nezobrazujeme naši osobní zprávu, stav, fotografii, kalendář, umístění.  Noví: Uživatelé, kteří si nás přidali do kontaktů, abychom si je mohli také přidat do kontaktů.60 OBR. 5-2: PŘIDÁNÍ KONTAKTU

Upozornění na změnu stavu

Karta kontaktu

 upozornění na změnu stavu  Pokud chceme s kontaktem komunikovat, jakmile bude dostupný, je vhodné nastavit mu z jeho místní nabídky parametr Označovat pro upozornění na změnu stavu.  Až kontakt změní stav, ozve se zvukový signál a zobrazí se malé okno s jeho fotografií. Přímo z okna můžeme zahájit konverzaci nebo jednorázově ignorovat (tlačítko Ignorovat) jeho změnu stavu či trvale odznačit (tlačítko Odznačit) kontakt, tj. potlačit upozorňování na  změnu jeho stavu.  karta kontaktu  Z místní nabídky kontaktu můžeme zahájit různé formy komunikace. Můžeme také zobrazit tzv. kartu kontaktu s dostupným kontaktními údaji (viz obr. 5-3). Kartu kontaktu lze zobrazit i na řadě dalších míst v Office 365. Většinou se karta kontaktu zobrazí po umístění kurzoru nad jméno uživatele (např. ve jménu odesílatele v poště v klientské aplikaci Outlooku či v SharePointu, ve webové aplikaci Outlook – OWA lze kartu kontaktu zobrazit z místní nabídky odesílatele a volbou Zobrazit podrobnosti).  Karta kontaktu čerpá data z globálního adresáře a z dalších dostupných zdrojů. Dalším zdrojem je kontakt v Outlooku (popř. nepřímo data ze sociálních sítí SharePoint, LinkedIn, Facebook, pokud je s nimi Outlook propojen).  V horní části karty kontaktu je zobrazena osobní zpráva uživatele, pokud ji uživatel napsal. Do osobní zprávy se také přebírá případná zpráva o nepřítomnosti (automatická odpověď) nastavená v Outlooku.

60

Pokud si nás uživatel přidá do kontaktů, můžeme automatizovat jeho přidání do našich kontaktů. Klikneme do tlačítka Nastavení a v kartě Upozornění zrušíme zaškrtnutí pole Upozorňovat na přidání do seznamu kontaktů.

5 Lync

66

 Pod jménem uživatele je vypsán jeho stav (Online, Neaktivní, Offline). V případě stavu Online je zde vypsáno, zda zařízení uživatele podporuje video a zvuk.  Následuje funkce zaměstnance převzatá z globálního adresáře a jeho pracoviště. 61  Kulaté ikony slouží k spuštění Lyncu v různých formách komunikace (rychlé zprávy, zvukové volání, audiovizuální volání, e-mail).  Odkaz Upravit umožňuje upravit informace o uživateli v Outlooku. Pokud zobrazený uživatel není v kontaktech Outlooku, je Upravit modifikováno na Přidat a umožňuje přidat kontakt do Outlooku.  Komentář k některým informacím v kartě Kontakt: » Kalendář: Aktuální časové možnosti uživatele jsou čerpané z jeho kalendáře v Outlooku. Pokud má uživatel aktuálně pracovní dobu, je uvedeno, kdy či do kdy má volno v kalendáři, např. v ukázce má uživatel volno do 12 hodin, kdy mu začíná událost naplánovaná v kalendáři. Odkaz pod časovými možnostmi umožňuje naplánovat s uživatelem schůzku, tj. spustí se Outlook s vytvořením schůzky s uživatelem. Můžeme doplnit další účastníky. Po odeslání jsou účastníci vyzváni e-mailem k potvrzení účasti. V Outlooku vidíme jejich odpovědi v rámci události v kalendáři. » Aktuální umístění: Lokalizace uživatele, pokud ji uvedl v aplikaci Lync. Přibližnou polohu zveřejní bez naší specifikace (např. Střední Evropa). OBR. 5-3: ROZBALENÁ KARTA KONTAKTU

Stav uživatele

 stav uživatele  Pro uživatele je zobrazován jejich stav. Stav se zobrazuje v Lyncu i dalších aplikacích Office 365 prostřednictvím karty kontaktu či přímo.  Svůj stav můžeme nastavit: » manuálně

61

Na VŠE je jako funkce uváděno v globálním adresáři postavení zaměstnanec/student. Pracoviště je převzato ze studijního informačního systému. U studentů je jako pracoviště uváděna fakulta, studijní obor, forma studia, semestr a plán studia.

5 Lync

Osobní zpráva

Oznámení o nepřítomnosti

67

V hlavním okně klikneme do ikony nabídky stavu v řádku stavu napravo od fotografie a vybereme jeden z nabízených stavů: Online, Zaneprázdněn, Nerušit, Přijdu hned, Mimo kancelář, Zobrazit jako pryč, Obnovit stav (přepnutí do automatického vyhodnocení). » automaticky  do stavu Online, pokud je uživatel přihlášen do Lyncu nebo pracuje s aplikací OWA – webový klient Outlooku a pracuje na počítač,  do stavu Neaktivní, pokud počítač uživatele bude neaktivní po dobu 5 minut (viz např. alternativní stav Marie Sladké v ukázce, z něhož je patrné, že Marie Sladká používá Lync na mobilním telefonu), 62  do stavu Pryč, pokud uživatel bude ve stavu Neaktivní 5 minut,  do stavu Zaneprázdněn, pokud dle kalendáře uživatele je účastníkem události,  do stavu Telefonuje, pokud provádí uživatel zvukové volání,  do stavu Na schůzce, pokud se uživatel účastní schůzky v Lyncu nebo ji má naplánovanou v kalendáři Outlooku,  do stav Konferenční hovor, pokud se uživatel účastní konferenčního hovoru (improvizovaná schůzka),  do stavu Prezentace (Nerušit), pokud uživatel  provádí prezentaci v PowerPointu na duplikované ploše,  má duplikovánu zobrazovací plochu  prezentuje v konferenci primární monitor.  osobní zpráva  V horním řádku hlavního okna Lyncu můžeme zapsat osobní zprávu.  Osobní zpráva se zobrazuje » v prvním řádku karty kontaktu, » v druhém řádku seznamu našich kontaktů, kde původně bylo umístění kontaktu.  Ve druhém řádku seznamu kontaktů tedy může být: » umístění kontaktu na běžných kartách (Skupiny, Stava, Vztahy, Noví), pokiud nemá kontakt uveden osobní zprávu, » osobní zpráva na běžných kartách, » prázdný řádek na běžných kartách, pokud kontakt nemá vyplněn stav ani umístění, » pracoviště kontaktu na kartě Jméno při hledání kontaktu.  oznámení o nepřítomnosti  Pokud nastavíme v Outlooku automatickou odpověď (Mimo kancelář, oznámení o nepřítomnosti), zobrazuje se (po časové prodlevě asi do hodiny) automaticky jako osobní zpráva. Zobrazení zprávy z Outlooku je signalizováno fialovou hvězdičkou. Osobní zprávu přepsat, nepřepíšeme tak zprávu v Outlooku, dále se již nebude zobrazovat fialová hvězdička.

5.4 Způsoby a formy komunikace Způsoby komunikace

Formy komunikace

Konverzace mezi uživateli může probíhat dvěma způsoby:  konverzace dvojice: Konverzaci zahájíme s jedním kontaktem. Téma konverzace dvojice nelze pojmenovat.  schůzka: Schůzku můžeme zahájit třemi cestami:  V průběhu konverzace dvojice můžeme přidat další kontakty a povýšit konverzaci na konverzaci skupiny – schůzku. Konverzace dvojice se transformuje na schůzku také sdílením libovolného objektu.  Schůzku začne zahájením schůzky. Téma schůzky nelze pojmenovat. Jedná se o improvizovanou schůzku (konferenční hovor).  Schůzku naplánujeme v Outlooku formou schůzky v Lyncu. Téma konverzace skupiny zadáváme v Outlooku. Jedná se o plánovanou schůzku. Konverzace dvojice i konverzace skupiny nabízí několik forem komunikace:  rychlé zprávy: textová výměna informací, 62

Délku intervalu pro stav Neaktivní i Pryč lze nastavit příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Osobní.

5 Lync

68

 zvukové volání, tj. akustická komunikace (zavolání): rozhovor,  audiovizuální volání (video): rozhovor s přenosem videa,  odeslání souboru: přenos souboru. Konverzace skupiny navíc nabízí další formy:  prezentace aplikace PowerPoint: promítání prezentace s možností doplňování poznámek do snímků,  otázky a odpovědi: účastníci konference kladou prezentujícímu otázky, které je přehledně odpovídá,  tabule: psaní, značky, kreslení po bílé ploše,  hlasování: hlasování účastníků odpovědí na jednu otázku jednou z nabízených možností,  program: sdílení programu s možností předat řízení,  plocha: sdílení plochy, popř. vybraného monitoru s možností předat řízení.

5.5 Rychlé (textové) zprávy Rychlé zprávy z Lyncu

Odeslání souboru

V rámci konverzace dvojice využijeme rychlé zprávy. Rychlé zprávy slouží k textové výměně informací. Psaní rychlé zprávy lze zahájit:  v Lyncu  dvojitým kliknutím na jméno uživatele ze seznamu kontaktů či po jeho vyhledání,  přesunem ukazatele myši na fotografii uživatele v seznamu kontaktů či po jeho vyhledání a kliknutím do kulaté ikony Odeslat rychlou zprávu,  z jiných aplikací  zobrazením karty kontaktu (stačí nerozbalená) a kliknutím do tlačítka Odeslat rychlou zprávu. V roli Petra Nováka dvojitě klikneme na kontakt Marie Sladká. Zobrazí se okno konverzace (viz obr. 5-4), v němž provedeme následující postup:  Do spodní oblasti editace zpráv zapíšeme text Dobrý den,.  Klikneme do tlačítka Pro tuto zprávu nastavit vysokou důležitost. Na počátku textu se po dopsání a odeslání zprávy zobrazí vykřičník. (Označuje význam konkrétní zprávy, nikoliv celé konverzace.)  Stiskneme kombinaci kláves Shift Enter, abychom odřádkovali bez odeslání zprávy.  Na dalším řádku zapíšeme text prosím o zaslání a klikneme do tlačítka Písmo. Vybereme červenou barvu a tučné písmo.  Dopíšeme slovo prezentace a vrátíme zpět formátování písma.  Dopíšeme text o firmě. Děkuji. a zprávu odešleme klávesou Enter .  Marii Sladké se zobrazí okno s fotografií Petra Nováka a začátkem jeho zprávy. Klikne do tlačítka Přijmout či kamkoliv do okna. Zahájí tak konverzaci ve dvojici. V titulku konverzačního okna je jméno Petra Nováka.  Marie Sladká zapíše do oblasti editace zpráv text Hned ji najdu a pošlu.  Klikne do tlačítka Zvolit smajlík a vybere smajlík s úsměvem. Zprávu odešle.  Marie Sladká připojí ke zprávě prezentaci. Soubor přetáhne myší do oblasti editace zprávy a odešle.  Petru Novákovi se zobrazí ikona a název souboru. Pod nimi jsou dva odkazy Otevřít a Uložit. Klikne do odkazu Otevřít. Soubor se uloží do lokální složky Petra Nováka a nabídne se jeho otevření. Odkazy se změní na odkaz Otevřít složku.  Soubor se uloží do složky Přijaté soubory v rámci složky uživatele Dokumenty.  Konverzaci bychom mohli ukončit kliknutím do tlačítka Zavřít v pravém horním rohu okna. Ponecháme ji otevřenu.

5 Lync

69 OBR. 5-4: OKNO KONVERZACE

Rychlé zprávy z OWA

Rychlé zprávy (na rozdíl od zvukové a audiovizuálního volání) lze posílat také z webového prostředí z portálu Office 365:  ze služby Outlook  Z místní nabídky uživatele (odesílatele či adresáta) vybereme volbu Zobrazit podrobnosti.  V kartě kontaktu klikneme do kulaté ikony Poslat rychlou zprávu.  Zobrazí se okno pro zaslání rychlé zprávy.  ze služby Osoby  Vyhledáme kontakt zadáním jeho jména do pole Hledat lidi. Vyhledává se nejen v našich kontaktech, ale v celém globálním adresáři.63  V záhlaví kontaktu klikneme do kulaté ikony Poslat rychlou zprávu.  Zobrazí se okno pro zaslání rychlé zprávy. Webové rychlé zprávy nelze formátovat. Příjemce s webovým rozhraním nemá zobrazeny s formátem připraveným odesílatelem z klientskou aplikací. Webové prostředí Office 365 mohou použít obě strany. 63

Pokud máme kontakt zařazen do svých kontaktů Outlooku je uveden na dvou řádcích.

5 Lync

70

5.6 Zvukové volání Telefonický hovor

Marie Sladká chce připomínky k prezentaci dohodnout ústně, proto zahájí zvukové volání – telefonický hovor:  Marie Sladká klikne v založené konverzaci do ikony Zavolat. V případě, že již předchozí konverzaci ukončila, klikne do fotografie Petra Nováka ve svých kontaktech Lyncu a klikne do ikony Volat uživateli (ikona telefonního sluchátka).  Petru Novákovi se ozve vyzvánění na počítači a pod konverzací se zobrazí tlačítka Přijmout hovor, Možnosti (Odpovědět rychlou zprávou, Nerušit) a Ignorovat.  Po přijetí hovoru mohou oba účastníci hovořit. V levém horním rohu nad fotografií je zobrazena délka rozhovoru a síla signálu. Přesuneme-li ukazatel myši nad ikonu volání, zobrazí se speciální tlačítka:  Ztlumit: Potlačí vstup zvuku. (Lze také přímo kliknutím do ikony volání).  Přidržet hovor: Hovor je dočasně přidržen. Je možné v něm pokračovat kliknutím do tlačítka Pokračovat v hovoru. (Pokračování musí provést účastník, který hovor přidržel).  Kliknutím do tlačítka Ukončit hovor ukončíme zvukové volání. Konverzace textovou formou zůstane otevřená.

5.7 Audiovizuální volání Audiovizuální volání

Petr Novák chce připomínky k prezentaci dohodnout ústně včetně obrazu, proto zahájí audiovizuální volání:  Petr Novák přesune ukazatel myši nad ikonu Video. Zobrazí se náhled videa.  Petr Novák klikne do tlačítka Video.  Marii Sladké se ozve vyzvánění na počítači a zobrazí nad konverzací tlačítko Přijmout audiovizuální volání.  Po přijetí volání se zobrazí video s Petrem Novákem. Přesuneme ukazatel myši nad ikonu Video a klikneme do tlačítka Spustit moje video nebo přímo klikneme do ikony Video.  Po spuštění videa vidí Marie Sladká v hlavním okně video s obrazem Petra Nováka (viz obr. 5-5). V menším okně vidí své video, které naopak Petr Novák vidí v hlavním okně. OBR. 5-5: AUDIOVIZUÁLNÍ VOLÁNÍ Z POHLEDU MARIE SLADKÉ (BEZ RYCHLÝCH ZPRÁV) – ZOBRAZENÍ MLUVČÍHO

5 Lync

71

 Kliknutím do tlačítka Video může Marie Sladká pozastavit vysílání svého obrazu.  Tlačítka v pravém horní rohu videa umožňují:  z okna vlastního videa minimalizovat vlastní video,  z okna videa druhého účastníka osamostatnit okno videa a případně je zvětšit na celou obrazovku.  V průběhu audiovizuálního volání je možné psát rychlé zprávy.  Kliknutím do tlačítka Vybrat rozložení napravo od kulatých ikon můžeme změnit rozložení:  Zobrazení mluvčího: Zobrazení videa obou účastníků.  Kompaktní zobrazení: Video zůstane spuštěné, avšak není zobrazené. Obě zobrazení jsou dostupná také pro zvukové volání.  Kliknutím do tlačítka Další možnosti na konci řádku ikon můžeme zobrazit nabídku nahrávání, kterou popíšeme v kap. 5.11. Obdobně lze zaznamenávat zvukové volání.  Přesunem ukazatele nad ikonu Video a kliknutím do tlačítka a tlačítka Ukončit video ukončíme audiovizuální hovor, konverzace formou zvukového volání zůstane otevřená.  Kliknutím do ikony červeného sluchátka vpravo nahoře nebo kombinací kláves Ctrl Enter ukončíme zvukové volání.  Zavřeme okno rychlých zpráv.

5.8 Souběžné konverzace Souběžné konverzace

V Lyncu můžeme vést souběžně několik konverzací. Jsou zobrazovány na samostatných záložkách (viz obr. 5-6). OBR. 5-6: SOUBĚŽNÉ KONVERZACE

Pořadí záložek lze měnit z jejich místní nabídky. Záložky je možné zavírat individuálně. Z místní nabídky skupiny v hlavním okně můžeme otevřít rychlé zprávy pro celou skupinu formou schůzky. V ukázce je schůzka v první kartě, samostatná komunikace s Marií Sladkou (která má nastavenu v Outlooku automatickou odpověď) v druhé kartě.

5.9 Běžná schůzka Zahájení schůzky

   

Schůzku je možné zahájit: přizváním třetího účastníka do konverzace dvojice, využitím sdílení obsahu v konverzaci dvojice, zahájením schůzky v Lyncu, naplánováním schůzky v Outlooku.

5 Lync

Běžná schůzka

72

Předvedeme si dvě schůzky:  běžnou schůzku zahájení v Lyncu,  odbornou konferenci s pozváním v Outlooku a s diferenciací rolí uživatelů. Přímo v Lyncu připravíme první schůzku, na níž pozveme jen dva uživatele:  V řádku nabídek zadáme příkaz ZAHÁJIT SCHŮZKU.  V okně Připojit se ke zvukovému přenosu schůzky ponecháme zaškrtnuté pole Požívat Lync. Můžeme zaškrtnout také pole Tento dialog už příště nezobrazovat.64 Klikneme do tlačítka OK.  Zobrazí se okno Konverzace.65 V okně je zatím hlášení Zdá se, že jste jediný(á), kdo volá.  V spodní části okna konverzace klikneme do kulaté ikony Účastníci. V levé části okna konverzace se zobrazí seznam účastníků, zatím jsme sami. Pod seznamem účastníků klikneme do tlačítka Pozvat další lidi. (Pro pozvání dalších uživatelů můžeme také využít kombinaci kláves Alt V.)  Zadáme jméno a příjmení zvaného uživatele nebo celé skupiny z globálního adresáře (na VŠE např. skupina zaměstnanců vybrané katedry) a klikneme do tlačítka OK. Uživatel nebo všichni uživatelé skupiny přihlášení do Lyncu jsou pozváni ke konferenčnímu rozhovoru. Pokud pozvání přijmou, zůstanou na seznamu účastníků (viz obr. 5-7) OBR. 5-7: SCHŮZKA TŘÍ ÚČASTNÍKŮ

Komentář k obr. 5-7:  V horní části okna je:  název schůzky: Konverzace (nazvat lze schůzku plánovanou v Outlooku),  dosavadní délka schůzky: 1 hodinu, 30 minut, 52 sekund,  počet účastníků: 3.  Všichni tři uživatelé jsou po přijetí pozvání v roli Prezentující. Petr Novák je navíc organizátor schůzky. Rolí s menšími oprávněními je Účastník. Účastník mj. nemůže měnit ostatním role, nemůže jim ztlumit či zrušit ztlumení zvuku. Ani prezentující nemůže měnit roli organizátorovi 64

65

Nastavení připojení se ke zvukovému přenosu schůzky lze provést v nastavení možností Lyncu (tlačítko Nastavení) v záložce TELEFONY v poli Připojovat se ke zvukovému přenosu schůzky z. Pokud máme ztlumený reproduktor můžeme v informačním řádku v spodní části okna konverzace kliknout do tlačítka Zrušit ztlumení.

5 Lync









 

   

66

73

schůzky. Změna role se provádí v místní nabídce fotografie uživatele. V ukázce byla nastavena role Účastníka Marii Sladké. U každého uživatele jsou ikony:  rychlé zprávy: Marie Sladká právě píše zprávu, proto v pravém horním rohu ikony je znak aktivity.  zvukové volání: Marie Sladká právě hovoří, proto v pravém horním rohu ikony je znak aktivity. V místní nabídce v seznamu uživatelů mají prezentující možnost ztlumit jiného uživatele nebo zrušit ztlumení. (Dále v místní nabídce mohou zobrazit kartu kontaktu či připnout účastníka do galerie pro případ, že účastníků je více než šest a jen šest je v galerii zobrazených se jménem a případným aktivním videem.)  audiovizuální volání: Pouze Marie Sladká a Petr Novák mají aktivní video, mají je však pozastavené. Eva Kolínská nemá video aktivní, ikona je černá.  sdílený obsah: Sdílený obsah (prezentaci PowerPointu) prezentuje Petr Novák (znak aktivity) a sdílí Eva Kolínská a Petr Novák. Tlačítko v horní části se liší podle role:  aktivní prezentující: Ukončit prezentaci,  ostatní prezentující: Převzít roli prezentujícího,  účastníci: žádné tlačítko. Galerie uživatelů:  Modře je podtržena fotografie (popř. video) právě mluvícího uživatele (mluvčího). Uživatelé se ztlumeným zvukem jsou odlišeni ikonou v levém horním rohu fotografie (s výjimkou uživatele, který má okno zobrazené – Petra Nováka).  Kliknutím do tlačítka Vybrat rozložení v pravém dolním rohu okna můžeme zvolit režim zobrazení fotografií/videa v galerii: » Zobrazení galerie: Zobrazeno 6 větších fotografií / videí (připnutých) uživatelů, další jsou zastoupeni miniaturou fotografie v druhém řádku. » Zobrazení mluvčího: Zobrazena fotografie / video mluvčího a naše fotografie / video. » Zobrazení obsahu: Zobrazen pouze prezentovaný obsah bez galerie. » Kompaktní zobrazení: Zobrazen pouze seznam účastníků a rychlé zprávy bez galerie a bez obsahu. Kliknutím do tlačítka Zavěsit (červené sluchátko) můžeme přerušit svůj hlas i poslech (odpojit se od hovoru). Naše ikona sluchátka je potom černá. K hovoru se můžeme znovu připojit pomocí tlačítka Připojit znovu v dolní části okna konverzace. Tlačítko tužky v pravém horním rohu snímku prezentace umožňuje (pouze prezentujícím) ve snímku ukazovat ukazovátkem, psát, kreslit, doplňovat značky. Kliknutím do tlačítek Předchozí a Další může:  Aktivně prezentující všem ostatním zobrazit jiný snímek.  Ostatní prezentující mohou přejít do soukromého zobrazení jiných snímků. Kliknutím do tlačítka Zpět do zobrazení prezentujícího se opět přizpůsobí aktivnímu prezentujícímu. Kliknutím do tlačítka Převzít roli prezentujícího se stanou aktivními prezentujícími a ostatní uvidí jimi vybraný snímek.  Účastník nemůže použít soukromé zobrazení. 66 Kliknutím do tlačítka Miniatury zobrazí prezentující miniatury snímků, může je použít k přechodu na jiné snímky prezentaci či soukromém zobrazení. Kliknutím do tlačítka Poznámky zobrazí prezentující poznámky k aktuálnímu snímku. Kliknutím do kulatých ikon otevřeme příslušnou formu komunikace, poslední ikona slouží k zobrazení seznamu uživatelů schůzky. Kulaté ikony plní funkce parametrizace při umístění myši nad ikonu:  Zvuk: ztlumení či přidržení hovoru,  Video: náhled videa, spuštění, ukončení videa,  Obsah: sdílení různého druhu obsahu a správa sdíleného obsahu (podrobněji viz kap. 5.11,  Uživatelé: souhrnné akce s účastníky: V možnostech schůzky Lyncu je možné umožnit soukromé prohlížení i účastníkům.

5 Lync » » » » »

74

ztlumení všech, vypnutí rychlých zpráv schůzky, bloková videa uživatelů, skrytí jmen u fotografií a videí uživatelů, nastavení všech kromě organizátora do role účastníka.

5.10 Konference s pozvánkou

Pozvánka na schůzku

Na druhé schůzce budeme demonstrovat realizace odborné konference s větším počtem uživatelů. Konference bude probíhat v zasedací místnosti v předem naplánovaném termínu. Pozvánku na schůzku připravíme v roli Petra Nováka v klientské aplikaci Outlook:  V modulu Kalendář v kartě DOMŮ ve skupině SCHŮZKA V LYNCU klikneme do tlačítka Nová schůzka v Lyncu.  Do pole Komu doplníme pro ilustraci alespoň dva uživatele Eva Kolínská a Marie Sladká (popř. skupinu Encián). Pro jednání vybereme místnosti Encián 27 kliknutím do tlačítka Místnosti a výběrem místnosti ze skupiny All rooms.  Do pole Předmět zapíšeme text Nové verze software firmy Encián.  Schůzka je plánována na čas 17. 6. 2025 8:00 – 17. 6. 2025 17:00.  V kartě SCHŮZKA ve skupině SCHŮZKA V LYNCU klikneme do tlačítka Možnosti schůzky a nastavíme parametry schůzky (viz obr. 5-8). OBR. 5-8: MOŽNOSTI SCHŮZKY LYNCU V OUTLOOKU

Předsálí

Abychom zajistili důvěrnost jednání, uživatele můžeme pozvat do předsálí, z něhož je připouštíme ke schůzce (viz obr. 5-9).

5 Lync

75 OBR. 5-9: ROLE UŽIVATELŮ VE SCHŮZCE

Role uživatelů na schůzce

Řízení předsálí

V poli Tito uživatelé nemusí čekat v předsálí můžeme vybrat:  Pouze já, organizátor schůzky,  Uživatele, které pozvu z naší společnosti,  Kdokoli z mé organizace,  Kdokoli (bez omezení). V našem případě vybereme Pouze já, organizátor schůzky. Na schůzce mají uživatelé jednu ze tří rolí:  organizátor: uživatel, který schůzku zahájil či naplánoval,  prezentující: uživatel, který může změnit prezentovaný obsah,  účastník: uživatel, který schůzce pouze přihlíží, může se hlasově podílet, může poskytovat své video. V polí Kdo je prezentující? vybíráme rozsah prezentujících:  Pouze já, organizátor schůzky,  Uživatelé, které vyberu,  Kdokoli z mé organizace,  Kdokoli (bez omezení). V našem případě vybereme Uživatelé, které vyberu. Klikneme do tlačítka Zvolit prezentující a z pozvaných vybereme Evu Kolínskou. Další parametry schůzky ponecháme beze změny a klikneme do tlačítka OK. Odešleme pozvánku na schůzku. Každá schůzka má svou jednoznačnou webovou adresu, která je uvedena v elektronické pozvánce na schůzku. Ke schůzce se můžeme připojit i mimo naplánovaný čas schůzky. Čas schůzky se projeví v kalendáři zvaných uživatelů a případných rezervací místnosti a prostředků. Účast na schůzce v Lyncu uživatele potvrzují jako obyčejnou schůzku. Kliknutím na odkaz Připojit se ke schůzce v Lyncu se ke schůzce v roli Petr Nováka připojíme. Potvrdíme použití Lyncu pro přenos schůzky. Eva Kolínská potvrdí svou účast kliknutím do tlačítka Přijmout v Outlooku. Klikne do odkazu Připojit se ke schůzce v Lyncu. Odkaz je uveden v e-mailové zprávě i v poznámkách k události v kalendáři. V Lyncu se jí zobrazí hlášení: Dobrý den. Jste v našem virtuálním předsálí – udělejte si pohodlí. Organizátor vás brzy pozve dál. Obdobně potvrdí svou účast a pokusí se připojit ke schůzce Marie Sladká. Petrovi Novákovi se na řádkem kulatých ikon zobrazí hlášení Počet účastníků čekajících v předsálí: 2. Klikneme do tlačítka Zobrazit předsálí. Zobrazí se seznam účastníků. Na jeho začátku je sekce PŘEDSÁLÍ. V řádku Předsálí (2) klikneme do tlačítka Povolit vše (viz obr. 5-10).

5 Lync

76 OBR. 5-10: POVOLENÍ VSTUPU Z PŘEDSÁLÍ

Nastavení schůzky

Ukončení schůzky Další možnosti

V roli Evy Kolínské a Marie Sladké potvrdíme jejich účast. Petru Novákovi se zobrazí přehled uživatelů v rozdělení dle rolí:  Prezentující (2):  Eva Kolínská  Petr Novák (organizátor)  Účastníci (1)  Marie Sladká V záhlaví okna schůzky je název schůzky převzatý z předmětu pozvánky v Outlooku. Petr Novák upřesní nastavení schůzky:  V spodním řádku okna schůzky klikneme do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu Možnosti schůzky v Lyncu.  Ponecháme nastavení předsálí a prezentujících dle nastavení v Outlooku. Navíc zaškrtneme pole Oznámit, když se uživatelé připojí nebo odejdou.  V polích Kdo může používat poznámky v prezentacích PowerPointu? a Kdo může samostatně prohlížet obsah? můžeme vybírat volby:  Jen prezentující,  Všichni,  Nikdo. Ponecháme volbu Jen prezentující a klikneme do tlačítka OK. Pokud se uživatel odhlásí od schůzky (zavřením okna schůzky), musí je vstup z předsálí opět povolit organizátor nebo některý prezentující. I po zavření okna schůzky organizátorem schůzka zůstává na serveru, je možné se k ní později přihlásit. Úplné ukončení schůzky (včetně odhlášení uživatelů) provádí organizátor nebo jiný prezentující kliknutím do tlačítka Další možnosti a volbou Ukončit schůzku. Po kliknutí do tlačítka Další možnosti můžeme využít i další volby:  Spustit nahrávání: Průběh schůzky můžeme zaznamenávat (podrobněji viz kap. 5.11).  Spravovat nahrávky: Zobrazí seznam dosavadních nahrávek s možnostmi publikovaní s filtrovaným obsahem (např. bez videa).  Velikost zobrazovaného textu rychlé zprávy: Lze nastavit velikost písma rychlých zpráv. (Každý uživatel si nastavuje dle svého přání.)  Informace o přístupu na schůzku: Zobrazí webovou adresu schůzky, kterou je možné zaslat dalším uživatelům (jejich účast je možné filtrovat předsálím).  Možnosti schůzky v Lyncu: Lze nastavit, kdo nemusí čekat v předsálí, kdo je prezentující, kdo může prohlížet poznámky v prezentacích PowerPointu, kdo může využít soukromé zobrazení prezentací.

5 Lync

77

 Nápověda pro Lync Schůzky se mohou účastnit i externí uživatelé a uživatelé bez instalovaného Lyncu.

5.11 Obsah prezentace na schůzce Prezentující mohou na schůzce prezentovat různé druhy sdíleného obsahu. Nejčastěji to bývá prezentace PowerPointu. Prezentace Petr Novák komentuje uživatelům prezentaci o firmě Encián: PowerPointu  Klikne do ikony Obsah prezentace a do tlačítka PowerPoint.   Dohledá soubor prezentace a klikne do tlačítka Otevřít. prezentace.pptx  Prezentace se postupně načte, Lync připraví snímek k promítnutí.  Díky nastavení schůzky (Možnosti schůzky):  Petr Novák a Eva Kolínská mohou kliknout v pravém horním rohu prezentace do tlačítka Poznámky. Zobrazí se pravý panel nástrojů shodný s nástroji pro psaní na tabuli (nastavení Kdo může používat poznámky v prezentacích PowerPointu?)  Eva Kolínská může přejít díky tlačítku v spodní části stránky na jiné snímky v tzv. soukromém prohlížení prezentace (nastavení Kdo může samostatně prohlížet obsah?). V horní části prezentace se jí zobrazí tlačítka Zpět do zobrazení prezentujícího (návrat na snímek, který má právě zobrazen prezentující) a Převzít roli prezentujícího (snímek zobrazený Evou Kolínskou bude zobrazen ostatním na schůzce).  V roli Evy Kolínské klikneme v spodním panelu nástrojů do tlačítka Miniatury. V sloupci miniatur klepneme do miniatury snímku č. 4. Mezi snímky se můžeme pohybovat také tlačítky Předchozí a Další. Návrat do zobrazení předvádějícího je možný tlačítkem Zpět do zobrazení prezentujícího. Kliknutím do tlačítka Poznámky lze zobrazit autorské poznámky k jednotlivým snímkům (např. ke snímku 8).  Uživatelé s oprávněním prezentujícího mohou převzít roli předvádějícího kliknutím do tlačítka uprostřed nahoře Převzít roli prezentujícího a dále vybírat předváděné snímky.  Eva Kolínská dopíše komentář do snímku 4 doplnit testované moduly se šipkou (v obr. 5-11). OBR. 5-11: KOMENTÁŘE VE SNÍMKU V ROLI PŘEDVÁDĚJÍCÍ EVY KOLÍNSKÉ

5 Lync Otázky a odpovědi

78

Na konferencích chceme přímým i vzdáleným účastníkům dát prostor pro dotazy. Uživatelé je mohou klást formou rychlých zpráv. Přehlednější je však nástroj Otázky a odpovědi:  Organizátor nebo prezentující klikne do ikony Obsah prezentace a do tlačítka Otázky a odpovědi.  V dalším okně vybere typ otázek a odpovědí:  Moderované otázky: Otázky se vystaví, jen když na ně moderátor odpoví.  Otevřené otázky: Otázky se vystaví okamžitě.  Vybereme typ Moderované otázky a klikneme do tlačítka Zahájit otázky a odpovědi. Vypneme tím používání rychlých zpráv ve schůzce.  Všichni uživatelé mají nyní k dispozici dvě záložky: prezentovaný obsah a OTÁZKY A ODPOVĚDI. Mohou tedy souběžně s prohlížením prezentovaného obsahu klást otázky.  První dotaz položíme v rol účastnice Marie Sladké: Musí mít uživatel schůzky Lyncu nainstalovaný Lync? Formulaci dotazu ukončíme odesláním klávesou Enter.  Vzhledem k moderované formě mají dotaz zobrazen pouze organizátor a další prezentující, mohou na něj odpovědět.  Druhý dotaz položíme v roli prezentující Evy Kolínské: Mohou se schůzky zúčastnit externí uživatelé bez licence Lyncu?  Na první dotaz odpovíme v roli prezentující Evy Kolínské. Pod formulací dotazu klikneme do odkazu Odpovědět. Zapíšeme odpověď: Nemusí, stačí webový prohlížeč. Odpověď odešleme. Po odeslání vidí otázku i odpověď také účastnice Marie Sladká.  Organizátor a prezentující mohou zúžit seznam otázek na nezodpovězené v kartě NEZODPOVĚZENÉ. (Účastnici mají naopak kartu MOJE OTÁZKA či MOJE OTÁZKY.)  Na druhý dotaz odpovíme v roli organizátora Petra Nováka. Zapíšeme odpověď: Schůzky se mohou účastnit i externí uživatelé bez licence Lyncu. Při přihlašování se ke schůzce pouze zadají své jméno (viz obr. 5-12). Odpověď odešleme. OBR. 5-12: OTÁZKY A ODPOVĚDI V ROLI ORGANIZÁTORA ČI PREZENTUJÍCÍHO

Tabule

 Kliknutí do tlačítka Uložit jako… si může každý uživatel otázky a odpovědi uložit do textového souboru. V textovém souboru jsou uloženy včetně autorů a času. Petr Novák chce uživatelům komentovat hlavní úkoly projektu rekonstrukce zasedací místnosti. Využijete k tomu tabuli:  Klikne do kulaté ikony Obsah prezentace (s obrázkem plátna) a klikne do tlačítka Tabule.  Připravil se dílčí obsah Tabule [1], který je prezentován ostatním.  Všichni (organizátor, prezentující, účastníci) mohou přispívat – psát na tabuli.

5 Lync

79

 Petr Novák klikne do místa začátku a zapíše texty dle obr. 5-13. Odřádkování provádí kombinací kláves Shift Enter. Texty jsou umisťovány do kontejnerů. Kontejnery lze editovat a tažením za horní okraj přesunovat. OBR. 5-13: TABULE PROJEKT REKONSTRUKCE

Hlasování

 Petr Novák klikne v pravém panelu nástrojů do nabídky tlačítka Značka a vybere šipku. Postupně kliknutím umístí na tabuli tři šipky. Po kliknutí do tlačítka Nástroj pro výběr a text lze měnit polohu šipek tažením.  Marie Sladká klikne do rozbalovacího tlačítka Zvolit nástroj značky a vybere Značku Zaškrtnutí. Zaškrtnutí umístí k rozpočtu vybavení místnosti.  Obdobně Eva Kolínská vybere Značku X a umístí je k dodání počítačů a dataprojektoru.  Organizátor schůzky Petr Novák pracuje v roli prezentujícího. V roli prezentujícího je také Eva Kolínská. Oba mohou tabuli přejmenovat. Marie Sladká v roli účastníka tabuli přejmenovat nemůže.  Petr Novák přejmenuje tabuli. Klikne do ikony Obsah prezentace a do tlačítka Spravovat obsah pro prezentace.  V rámci objektu Tabule [1] klikne do tlačítka Další a vybere volbu Přejmenovat. Zadá nový název Projekt rekonstrukce.  Můžeme použít rozložení Zobrazení obsahu, které nezobrazuje uživatele a poskytne větší prostor pro obsah.  Na tabuli dále můžeme díky tlačítkům v panelu nástrojů:  ukazovat ukazovátkem (každému uživateli je přiřazena jiná barva),  vybírat objekt nebo psát nový text do nového kontejneru, upravovat jeho formát,  vybrat pero, kterým budeme volně kreslit čáru na tabuli,  vybrat zvýrazňovač, kterým budeme volně kreslit čáru na tabuli,  gumovat na tabuli,  vybrat značku, kterou umístíme na tabuli (šipka, zaškrtnutí, X),  vybrat obrazec, který umístíme na tabuli (čára, šipka, dvojitá šipka, obdélník, elipsa),  vložit obrázek ze souboru,  odstranit vybrané či všechny poznámky (objekty) na tabuli,  další možnosti (mj. uložit jako obrázek do soubor, odeslat do OneNote). Ředitel Petr Novák se zajímá o názor uživatelů na barvu nového koberce do rekonstruované místnosti. Přichystá proto hlasování:  Klikne do ikony Obsah prezentace a do tlačítka Hlasování.  V dialogovém okně Vytvořit hlasování zadá parametry otázky dle obr. 5-14.

5 Lync

80 OBR. 5-14: DIALOGOVÉ OKNO VYTVOŘIT HLASOVÁNÍ

Prezentující mají k dispozici pod variantami odpovědí tlačítko Akce hlasování s volbami:  Hlasování je otevřeno (výchozí volba): Otevře pro všechny hlasování.  Uzavřít hlasování: Znemožní uživatelům dále hlasovat.  Výsledky se účastníkům nezobrazují (výchozí volba): Grafické výsledky hlasování vidí jen prezentující.  Výsledky se zobrazují všem: Grafické výsledky hlasování uvidí i účastníci.  Upravit hlasovací otázku a možnosti hlasování.  Vymazat hlasy všech účastníků: Anuluje výsledky hlasování.  Uložit výsledky hlasování: Hlasování je možné uložit jako obrázek (formát png) nebo výchozí soubor pro Excel (formát csv). Příklad výsledků hlasování (Petr Novák, Marie Sladká: modrá, Eva Kolínská: černá) je uveden v obr. 5-15. OBR. 5-15: VÝSLEDKY HLASOVÁNÍ Z POHLEDU PETRA NOVÁKA

5 Lync Sdílení programu

Předání a uvolnění řízení

Sdílení plochy

Správa obsahu

81

Petr Novák předvede uživatelům veřejnou webovou stránku firmy Microsoft:  Nejprve v prohlížeči přichystá webovou stránku http://www.microsoft.czhttps://encianpraha-public.sharepoint.com/.  Klikne do ikony Obsah prezentace a do tlačítka Program.  V seznamu spuštěných programů zvolí Microsoft Česká republika.  Všem uživatelům se zobrazí sdílená obrazovka vybraného programu. 67  Eva Kolínská klikne nahoře uprostřed do tlačítka Požádat o řízení.  V horní části obrazovky je Petr Novák požádán o předání řízení. Klikne do tlačítka Ano.68.  Eva Kolínská může nyní ovládat program z jiného počítače, např. kliknout do libovolného odkazu na stránce.  Sdílení může ukončit:  Eva Kolínská kliknutím do tlačítka nahoře uprostřed Uvolnit řízení.  Petr Novák klikne do tlačítka Předat řízení a vybere volbu Opět převzít řízení. Sdílet a předávat řízení je možné také na úrovni celé pracovní plochy, popř. při využití dvou monitorů na úrovni hlavního, druhého či všech monitorů. Sdílet své programy mohou i jiní prezentující, nikoliv však účastníci. Sdílený objekt může být v rámci schůzky pouze jeden. Při výběru dalšího sdílení je předchozí sdílení automaticky ukončeno. Správu obsahu může provádět jakýkoliv prezentující:  Klikneme do ikony Správa obsahu.  V horní části je název objektu, který se právě prezentuje.  V spodní části je seznam objektů, které jsou k dispozici k prezentaci. Kliknutím do objektu můžeme objekt všem zobrazit.  Kliknutím do tlačítka Spravovat obsah pro prezentace zobrazíme seznam objektů provést s nimi různé akce:  Prezentovat: Zahájíme prezentaci objektu.  Oprávnění: Můžeme nastavit oprávnění stahovat objekt. Nabízí se různé druhy uživatelů: organizátor, prezentující, všichni.  Další: » Uložit jako » Odeslat do One Note » Přejmenovat  Odebrat Účastníci mají právo pouze zobrazovat obsah, popř. stahovat dle nastaveného oprávnění.

5.12 Virtuální obhajoba, instruktáž, vzdálená výuka

Záznam schůzky

Schůzku v Lyncu můžeme zaznamenat. Můžeme tak:  pořídit záznam diskuse v rámci schůzky k další analýze,  otevřít schůzku jen pro sebe a zaznamenat např. obhajobu seminární práce či instruktáže k práci na počítači doprovázenou prezentací v PowerPointu,  zaznamenat schůzku, jejímž předmětem je výuka. Postup záznamu:  Schůzku naplánujeme dopředu v Outlooku nebo přímo zahájíme v Lyncu.  Pokud schůzka obsahuje zvuk či video, může uživatel Lyncu (nikoliv webové verze Lync Web App) s oprávněním prezentující schůzku zaznamenat.  Na konci řádku kulatých ikon klikneme do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu Spustit nahrávání.  Na spuštění záznamu jsou upozorněni ostatní uživatelé upozorněním a zobrazením ikony záznamu vedle kulatých ikon. Po přesunutí ukazatele myši nad ikonu se zobrazí jména zaznamenávajících. 67

68

Používá-li prezentující systém Windows 8, budou části prezentované aplikace překryté jinými okny zastoupeny černými obdélníky. Petr Novák mohl předat řízení bez žádosti kliknutím do tlačítka Předat řízení a výběrem předvádějící Evy Kolínské.

5 Lync

Katalog záznamů

Vzdálená výuka

82

 Zaznamenávající má vedle ikony záznamu ještě tlačítka Pozastavit nahrávání a Zastavit nahrávání.  Po skončení záznamu dochází k jeho zpracování, které může být pro delší záznamy časově náročné.69 Po skončení zpracování se zobrazí upozornění Nahrávka Lyncu je teď dostupná. Záznamy můžeme prohlížet v jejich katalogu:  Klikneme do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu Spravovat nahrávky.  Zobrazí se dialogové okno Správce záznamů aplikace Microsoft Lync70 s možnostmi:  Přehrát: Výběrem záznamu a klinutím do tlačítka Přehrát či dvojitým kliknutím do názvu záznamu přehrát záznam. V záznamu jsou uloženy všechny použité složky (zvuk, video prezentujícího, rychlé zprávy, prezentovaný obsah). Výstup je optimalizován, jsou do něj zahrnuty jen aktivně použité složky, např. při prezentaci z PowerPointu doprovázené hlasem jsou zaznamenány snímky PowerPointu a zvuk bez prostoru pro rychlé zprávy a video.  Procházet: Zobrazí obsah složky, v níž jsou nahrávky uloženy.  Publikovat: Umožňuje znovu uložit záznam s potlačením některé složky a zmenšit tak jeho velikost.  Přejmenovat: Přejmenování názvu záznamu.  Pokud záznam sdílíme s ostatními např. v OneDrive pro firmy či v týmovém webu SharePointu, je vhodné jeho začátek s nadpisem a konec odstranit např. programem Movie Maker. Při tvorbě záznamu je vhodné zahájit výklad po prodlevě asi 5 s, abychom odstraněním nadpisu nepřišli o část výkladu. Lync můžeme pro vzdálenou výuku:  Učitel může spustit např. z domova či ze služební cesty schůzku, nejlépe dříve naplánovanou v Outlooku. Účast studentů je možné řešit dvěma způsoby:  V učebně se někdo ze studentů nebo jiný učitel připojí v Lyncu k schůzce a schůzku promítá dataprojektorem.  Studenti se přidají jakou účastníci z kolejí, z domova, odkudkoliv. Učitel či studenti mohou schůzku zaznamenat. Studenti se mohou aktivně účastnit svým dotazy ve formě rychlých zpráv nebo po přidělení role prezentujícího vystoupit se svým referátem, obhajobou.

5.13 Historie konverzací Historie konverzací

Lync spolupracuje s Outlookem:  Rychlé zprávy se ukládají v poště Outlooku do složky Historie konverzací. Jako odesílatel jsou uváděni uživatelé konverzace. V předmětu je uvedeno téma konverzace nebo obecný název Konverzace s účastníkem.  V případě schůzky je uveden jako předmět Konferenční hovor a v úvodu jsou uvedeny kontakty zúčastněných uživatelů a tlačítko Připojit znovu.  Na zprávy v Historii konverzací je možné odpovědět.

5.14 Další možnosti komunikace s využitím Lyncu Externí kontakty Lync na mobilu

Lync dále umožňuje:  komunikovat s uživateli Lyncu v jiné firmě (pokud je to v naší i druhé firmě povoleno),  komunikovat s uživateli aplikace Skype71,  účastnit se textové, zvukové, audiovizuální komunikace i schůzek z mobilního telefonu.

69

70

71

Složku, do níž se záznam ukládá, můžeme změnit v nastavení Lyncu (NÁSTROJE, MOŽNOSTI) v kartě UKLÁDÁNÍ SOUBORŮ v poli Nahrávky Lyncu. Publikace do formátu wmv je časově náročná, proto je možné, že ve stavu zpracování nalezneme procentuální stav dokončení. Uživatele Skypu přidáme do kontaktů kliknutím do tlačítka Přidat kontakt a volbou Přidat kontakt, který není v mé organizaci, Skype. Někdy je nutné pro uživatele [email protected] zadat jméno jako novak(seznam.cz)@msn.com.

6 OneNote

83

6 OneNote 6.1 K čemu slouží aplikace OneNote K čemu slouží OneNote

Poznámkové bloky

Informace jsou shromažďovány formou poznámek. Zdroje poznámek mohou být různé:  editace na počítači, notebooku, netbooku, tabletu PC, na tabletu, na smartphonu, včetně možnosti synchronizace s dalšími zařízeními,  zvukový záznam svých slovních poznámek, přednášek a jiných vystoupení kombinovaný s vlastními textovými poznámkami,  soubory jiných programů (např. Wordu či PowerPointu), na něž se lze odkazovat či komentovat jejich tzv. snímky – kopie ve vlastních poznámkách,  snímky webových stránek či jiných programů. Microsoft OneNote lze efektivně použít:  v zaměstnání:  zápisy z porad, jednání, telefonních rozhovorů, interview s klienty, pracovních debat,  poznámky o jednotlivých klientech,  poznámky o jednotlivých projektech,  připomínky k dokumentům firmy,  plány služebních cest, zprávy ze služebních cest,  problémy k řešení,  jednoduché plánování,  shromažďování zdrojů informací,  při studiu:  záznamy z přednášek,  poznámky k prezentacím připraveným v PowerPointu,  výpisky a citace z literatury,  seznamy úkolů,  podklady k projektům, seminárním pracím,  shromažďování studijních zdrojů,  důležité kontakty,  doma:  jednoduché plánování dovolené, náměty na výlety,  seznamy co nakoupit, co zařídit,  postřehy, nápady,  recepty,  náměty co poslouchat (hudba), co prohlédnout (filmy),  užitečné webové odkazy. Budeme vytvářet poznámkové bloky sekretářky fiktivní firmy Encián paní Marie Sladké. Ta shromažďuje dva druhy informací:  informace sdílené s ostatními zaměstnanci firmy:  zápisy z porad,  informace o projektu ECDL,  podklady k inventarizaci,  informace, ke kterým má přístup sama:  seznam úkolů ve firmě (aktuální, dlouhodobé osobní, podklady k firemním nákupům),  záznamy z jednání (osobních, telefonických, elektronických),  poznámky ze školení, které absolvuje Marie Sladká v rámci zvyšování kvalifikace,  soukromé poznámky – Marie Sladká si poznamenává úkoly v domácnosti: » aktuální úkoly, » co nakoupit, » náměty dovolené.

6 OneNote

84

6.2 Struktura informací ve OneNote Oddíl Skupina oddílů

Poznámkový blok

Stránka Kontejner

Seznam

Základní jednotkou z hlediska ukládání do souboru je ve OneNote oddíl. Každý oddíl je ukládán do samostatného souboru s příponou one. Soubory oddílů jsou umístěny ve složkách. V okně OneNote jsou oddíly zastoupeny různobarevnými záložkami v horní části okna (obr. 6-1). Složky se zobrazují v OneNote jako skupiny oddílů. Specifickou skupinou oddílů je poznámkový blok. Poznámkový blok je výchozí složkou, v němž se zobrazují skupiny oddílů a oddíly. Název aktuálního poznámkového bloku je uveden vlevo nahoře v okně OneNote. Po rozbalení nabídky všech otevřených poznámkových bloků najdeme vpravo značku špendlíku nazvanou Připnout podokno poznámkového bloku na bok. Kliknutím do této značky ukotvíme seznam poznámkových bloků vlevo na stránce, kliknutím do šipky Rozbalit u poznámkového bloku zobrazíme i názvy oddílů. Poznámkových bloků může být otevřeno více. Můžeme tak zobrazovat oddíly a skupiny oddílů z různých částí pevného disku či cloudových úložišť. Otevřené poznámkové bloky lze přepínat kliknutím v okně OneNote vlevo nahoře. Oddíl se člení na stránky. Stránky jsou zastoupeny záložkami karet stránek na pravém okraji OneNote.72 Stránka má svůj nadpis, který se promítá do záložky karet stránky. V rámci stránky jsou umístěny kontejnery. Jejich umístění lze tažením za úchyt v horním okraji kontejneru měnit. Kontejnery lze slučovat či naopak rozdělovat. V rámci kontejneru mohou být použity seznamy s odrážkami nebo číslováním. Pořadí jednotlivých položek (či více označených položek) seznamu lze měnit klávesovými zkratkami či tažením za úchyt před řádkem položky seznamu. OBR. 6-1: STRUKTURA INFORMACÍ VE ONENOTE

Po spuštění OneNote

Po prvním spuštění OneNote je automaticky založen a otevřen poznámkový blok nazvaný Poznámkový blok uživatele s informačními stránkami. Poznámkové bloky jsou členěny na oddíly a na stránky. Název poznámkového bloku je v okně OneNote vlevo nahoře. Kliknutím do názvu se zobrazí všechny otevřené poznámkové bloky.

72

Pokud na kartě SOUBOR v Možnostech na kartě Zobrazení zaškrtneme volbu Zobrazit karty vlevo, budou karty stránek zobrazeny nalevo.

6 OneNote

85

Zavření Poznámkový blok zavřeme: poznámkového  na kartě SOUBOR ve volbě INFORMACE u daného poznámkového bloku klikneme do tlačítka bloku Nastavení a vybereme volbu Zavřít nebo  klikneme pravým tlačítkem na nadpis poznámkového bloku a vybereme z místní nabídky volbu Zavřít tento poznámkový blok. Zavřením poznámkového bloku nemažeme soubory poznámek, pouze je v OneNote nezobrazujeme. Kdykoli se můžeme k poznámkám vrátit volbou SOUBOR, OTEVŘÍT. Nový Nyní založíme nový poznámkový blok sekretářky Marie Sladké: poznámkový  Na kartě SOUBOR vybereme příkaz NOVÝ. blok  Zvolíme, kde bude poznámkový blok uložen:  přímo na počítači, ve složce dokumentů daného uživatele se vytvoří složka poznámek OneNote,  na cloudovém uložišti OneDrive Pro – firemní verzi OneDrive (pro přihlášení použijeme účet Live ID),  na cloudovém úložišti OneDrive – na soukromé verzi. Volba bude závislá na tom, jak chceme poznámky využívat. Chceme-li poznámky číst a editovat i v mobilních zařízeních (chytré telefony, tablety), musíme je umístit do cloudového úložiště. Chceme-li poznámky sdílet s kolegy z firmy, zvolíme OneDrive firemní, chceme-li je sdílet k rodinou či přáteli, zvolíme soukromou verzi OneDrive. Zvolíme OneDrive společnosti VŠE v Praze, zadáme název poznámkového bloku Encián a klikneme do tlačítka Vytvořit poznámkový blok. Zobrazí se hlášení, že blok byl vytvořen a dotaz, zda ho chceme sdílet s jinými lidmi. Pokud bychom zvolili možnost Pozvat lidi, přesunuli bychom se do volby SOUBOR, SDÍLET, kde stačí vyplnit jména či e-maily osob, se kterými budeme obsah sdílet. Sdílení budeme řešit až později, proto vybereme druhou možnost – Teď ne. Založený poznámkový blok se otevře. Obsahuje prázdný oddíl nazvaný Nový oddíl 1 a v něm novou prázdnou stránku. Její název není vyplněn, proto je v seznamu vpravo nazvaná Nepojmenovaná stránka. Stejně založíme i druhý poznámkový blok nazvaný Sladká. Ukládání Poznámkou jsou ukládány přímo při jejich vkládání, není tedy třeba starat se o poznámek ukládání. V kartě SOUBOR je k dispozici pouze volba Exportovat, sloužící k uložení stránky či oddílu do samostatného souboru OneNote, do Wordu, do formátu PDF či XPS nebo do formátu webové stránky tvořené jedním souborem. Poznámkový blok lze exportovat rovněž do formátu PDF či XPS, navíc je k dispozici formát balíček aplikace OneNote (onepkg). Vlastnosti Vlastnosti poznámkového bloku si můžeme prohlédnout a změnit je. Na kartě SOUBOR poznámkového vybereme INFORMACE a u poznámkového bloku Encián klikneme do tlačítka Nastavení a bloku vybereme Vlastnosti. V dialogovém okně Vlastnosti poznámkového bloku (viz obr. 6-2) můžeme upravit název, změnit umístění bloku, převést ho do starší verze (OneNote 2007) a lze i změnit barvu bloku. Barva se projevuje na ikoně poznámkového bloku, na deskách bloku – v seznamu poznámkových bloků.73 Mezi poznámkovým bloky se přepínáme výběrem bloku v nabídce vlevo nahoře. Zvolíme blok Sladká a vytvoříme strukturu bloku. Přejmenování Přejmenujeme jediný oddíl Nový oddíl 1 výběrem příkazu Přejmenovat z místní oddílu nabídky záložky oddílu v horní části okna OneNote nebo poklepáním na název oddílu v záložce oddílu. Oddíl přejmenujeme na Úkoly ve firmě. Barva oddílu Barva oddílu se vygenerovala automaticky a ovlivňuje barvu záložky oddílu i barvu okolí stránky. Barvu můžeme změnit z místní nabídky vyvolané na záložce oddílu volbou Barva oddílu.

73

Měníme-li názve bloku, musíme myslet na to, že se neukládá do složky. Pokud bychom poznámkový blok zavřeli a znovu otevřeli, museli bychom znovu název upravit.

6 OneNote

86 OBR. 6-2: DIALOGOVÉ OKNO VLASTNOSTI POZNÁMKOVÉHO BLOKU

Názvy a pořadí stránek

Pořadí oddílů

Šablona

Jediná stránka oddílu Úkoly ve firmě je dosud nepojmenovaná. V nadpisu stránky (místo nadpisu je označeno podtržením) vyplníme název stránky Aktuální. Název se promítá do záložky stránky v kartách stránek. Vpravo v kartách stránky klikneme do tlačítka Přidat stránku nebo stiskneme kombinace Ctrl N . Připravila se druhá nepojmenovaná stránka. Nazveme ji Nákupy. Obdobně vytvoříme třetí stránku Dlouhodobé. Zaměníme pořadí stránek Nákupy a Dlouhodobé tažením záložky Dlouhodobé v kartách stránek před záložku Nákupy. Do poznámkového bloku Sladké vložíme další tři oddíly volbou Nový oddíl z místní nabídky vyvolané vpravo od již existujících oddílů. Lze také využít záložku vpravo od záložek oddílů s tlačítkem Vytvořit nový oddíl. Přejmenujeme nové oddíly na názvy: Úkoly doma, Jednání, Školení. Každý oddíl má jinou barvu. Přesuneme oddíl Úkoly doma za oddíl Školení tažením za záložku nebo volbou Přesunout nebo zkopírovat z místní nabídky záložek, výběrem oddílu Školení a kliknutím do tlačítka Přesunout. Stránky v oddílu Jednání chceme připravit se specifickou grafikou s obrázky v pozadí. Pro tvorbu stránky Osobní jednání využijeme šablonu nabízenou OneNote:  Na kartě VLOŽENÍ ve skupině STRÁNKY klikneme do horní části tlačítka Šablony stránek.  Zobrazí se podokno úloh Šablony. Velikost okna můžeme tažením za jeho kraj měnit. Tažením můžeme okno přemístit. Šablona obsahuje především grafiku v pozadí, popř. výchozí text stránky. Některé šablony obsahují i název nové stránky či značky. Šablony jsou rozděleny do 5 kategorií: akademické, prázdné, obchodní, ozdobné, plánování. Kliknutím do názvu kategorie rozbalíme kategorii Ozdobné a vybereme šablonu Diář.74 Šablona se vždy aplikuje na novou stránku, prohlížením dalších šablon proto zakládáme nové stránky. Původní stránku (bez šablony) odstraníme. Klikneme do jejího názvu pravým tlačítkem myši a z místní nabídky vybereme volbu Odstranit. V dolní části podokna úloh Šablony můžeme změnit šablonu výchozí pro aktuální oddíl. Nově zakládané stránky potom automaticky využijí nastavenou šablonu. Pro oddíl Jednání vybereme jako výchozí šablonu Diář z kategorie Ozdobné. Novou stránku pojmenujeme Osobní jednání. Obdobně doplníme další dvě stránky:  Telefonická jednání (využijeme výchozí šablonu),  Elektronické konference. Stránky oddílu Školení: 74

Šablony v kategorii Obchodní jsou koncipovány pro záznam jednotlivé schůzky v samostatné stránce. Obsahují i výchozí osnovu zápisu jednání. Pro každé jednání bychom potom založili novou stránku.

6 OneNote

87

 Přichystanou stránku přejmenujeme na Project.  Kombinací kláves Ctrl N vložíme novou stránku a přejmenujeme ji na Visio.  Stejně vytvoříme poslední stránku a pojmenujeme ji OneNote. V oddílu Školení ještě omylem vytvoříme stránku Dovolená. V oddílu Úkoly doma vytvoříme dvě stránky: Domácnost a Nákupy. Stránku Dovolená přesuneme z oddílu Školení do oddílu Úkoly doma příkazem z místní nabídky Přesunout nebo kopírovat. V okně Přesunout nebo kopírovat stránky (viz obr. 6-3) vybereme oddíl Úkoly doma a klikneme do tlačítka Přesunout. Stránka se přesunula do oddílu na poslední pozici. OBR. 6-3: PŘESUN STRÁNKY

Skupina oddílů

Poznámkový blok Encián budeme sdílet s kolegy z firmy a budeme do něj zapisovat firemní poznámky. Některé oddíly bloku Encián budou zařazeny do složky (skupiny oddílů) Projekty. Skupinu oddílů vytvoříme volbou z místní nabídky v oblasti oddílů Nová skupina oddílu, novou skupinu přejmenujeme na Projekty. Ve skupině oddílu Projekty vytvoříme dva oddíly:  Start: se stránkami Úkoly, Zdroje, Náklady, Diagram místností,  Střecha: se stránkou Zdroje projektu. Na hlavní úroveň poznámkového bloku Encián se vrátíme zelenou šipkou Přejít k nadřazené skupině oddílů. Přímo v poznámkovém bloku Encián vytvoříme oddíly:  ECDL (přejmenováním existujícího oddílu): se stránkami Koncept, Moduly, Odkazy, Doporučené ceny,  Analýzy: se stránkami Ceny programů, Dle oddělení a zaměstnanců,  Inventarizace: se stránkou Typy majetku,  Zápisy porad: se stránkami 11. 4. 2025, 5. 5. 2025 a 6. 6. 2025.

6.2.1 Editace poznámek Editace poznámek

Do stránek poznámkových bloků budeme vkládat text a další prvky. V poznámkovém bloku Encián budeme vkládat informace do oddílu Zápisy z porad do stránky 11. 4. 2025. První kontejner vytvoříme z nadpisu 11. 4. 2025 stisknutím klávesy Tab nebo Enter. Také jsme mohli kliknout na konkrétní místo přímo do stránky.

6 OneNote Odrážky

Odsazení

Styly

88

Zapíšeme text Přítomni. Vytvořili jsme tak první kontejner na stránce. Kontejner má horní úchyt, jeho tažením můžeme měnit polohu kontejneru 75. Tažením za pravý horní roh můžeme kontejner rozšiřovat. K řádku Přítomni chceme doplnit odrážku. Klikneme do tlačítka Odrážky na kartě DOMŮ ve skupině ZÁKLADNÍ TEXT nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl . (viz obr. 6-4). Na konci řádku odešleme. Další řádek je přichystán s odrážkou. Tlačítkem Zvětšit odsazení nebo klávesou Tab zvětšíme odsazení řádku. Takto můžeme zvětšit i odsazení řádku bez odrážek. Doplníme text Novák, Sladká, Dvořák, Benešová, Janda, Kolínská. Odešleme. Další řádek chceme psát opět na méně odsazené pozici. Tlačítkem Zmenšit odsazení nebo kombinací kláves Shift Tab zmenšíme úroveň odsazení. Zapíšeme text Omluven. Odešleme a zvětšíme úroveň odsazení. Zapíšeme text Smetana. Formátování textu i odstavců je obdobné jako např. v aplikaci Microsoft Word. Pokračujeme v editaci a formátování textu dle obr. 6-4. Pro snadné formátování jsou k dispozici i přichystané styly. OBR. 6-4: STRÁNKA ENCIÁN/ZÁPISY Z PORAD/11. 4. 2014

6.2.2 Značky Třídění informací z různých stránek, oddílů či poznámkových bloků usnadňují značky. Současně zpřehledňují naše poznámky. Jakýkoliv odstavec můžeme opatřit jednou či více značkami.

75

Pokud úchyt kontejneru není zobrazen, na kartě SOUBOR v Možnostech v kartě Zobrazení zrušíme zaškrtnutí pole Zobrazovat kontejnery poznámek na stránkách.

6 OneNote Značka

89

Doplníme do stránky Odkazy v oddílu ECDL hypertextové odkazy a k nim značky. Pokud odkazy na webové stránky začínají www, automaticky se zaměňují za odkaz (nezačíná-li odkaz www, musíme psát adresu včetně protokolu http). Doplníme texty dle obr. 6-5. Využijeme odrážkový seznam ve dvou úrovních, mezi kterými se přepínáme klávesou Tab a Shift Tab . Nyní doplníme značky. Klikneme do řádku www.ecdl.cz a na kartě DOMŮ ve skupině ZNAČKY klikneme do tlačítka Více v poli Označit tuto poznámku. Zobrazí se seznam značek, které můžeme využít. Vybereme značku Web k navštívení. Obdobně doplníme stejnou značku k dalším odkazům na stránce Odkazy. OBR. 6-5: STRÁNKA ODKAZY

Doplníme text do několika dalších stránek, v textu využijeme značky:  v poznámkovém bloku Sladká  v oddílu Úkoly doma » Do stránky Domácnost (viz obr. 6-6 ) zapíšeme úkoly Sladké, které si vytyčila splnit doma. Úkoly pro doma označuje značkou Úkol s prioritou 2. Navíc k vybraným úkolům doplňuje další značky Kritické, Telefonní číslo, Hudba k poslechnutí, Film k zhlédnutí. Poznámky k editaci značek:  Pokud k odstavci vkládáme více značek, jsou seřazeny dle pořadí vložení.  Opakovaným výběrem značky na kartě DOMŮ ve skupině ZNAČKY značku z odstavce odstraníme. U značek typu zaškrtávací políčko existují tři stavy:  značka zobrazena nezaškrtnutá,  značka zobrazena zaškrtnutá,  značka nezobrazena.  Prvních devět značek můžeme zobrazit kombinací kláves Ctrl 1, Ctrl 2, ..., Ctrl 9, např. v našem případě značka Úkol má kombinaci kláves Ctrl 1.  Všechny značky v odstavci můžeme potlačit kombinací kláves Ctrl 0.  Označíme-li více odstavců, můžeme přidávat značky najednou.  Pokud kopírujeme odstavec, zkopíruje se s ním značka, když označení zahrnuje začátek dalšího odstavce. XX

OBR. 6-6: SLADKÁ/ÚKOLY DOMA/DOMÁCNOST

» Do stránky Nákupy (viz obr. 6-7 ) doplníme seznam položek k nakoupení. Zaškrtnutí značky Úkol s prioritou 1 zde bude signalizovat nutnost položku nakoupit. XX

6 OneNote

90

» Do stránky Dovolená (viz obr. 6-7 ) zapíšeme náměty na místa trávení dovolené. U některých námětů přidáme značku Film k zhlédnutí.  v oddílu Úkoly ve firmě » Do stránky Aktuální (viz obr. 6-8 ) doplníme aktuální úkoly, které vyplynuly z porady vedení. Využijeme značku Úkol. » Do stránky Nákupy (viz obr. 6-8 ) doplníme poznámky k zajišťování nákupů pro firmu. Využijeme značku Telefonní číslo. XX

X

X

OBR. 6-7: SLADKÁ/DOMÁCNOST/NÁKUPY A DOVOLENÁ

OBR. 6-8: SLADKÁ/ÚKOLY VE FIRMĚ/AKTUÁLNÍ A NÁKUPY

Vlastní značka

V zápisu z porady 5. 5. 2014 chceme doplnit další značku k úkolu Propagační materiály. Značka bude připomínat, že na základě projednání uvedeného bodu je nutné připravit prezentaci v Microsoft PowerPointu. Na kartě DOMŮ ve skupině ZNAČKY klikneme do tlačítka Více a vybereme volbu Vlastní značky. V okně Vlastní značky je seznam značek OneNote. Operace, které můžeme provést s definicí značek:  Tlačítky s trojúhelníčky nahoru a dolů můžeme změnit pořadí značek dle frekvence jejich využívání. Můžeme tak přiřadit klávesovým zkratkám Ctrl a číslo jiné značky, neboť klávesové zkratky jsou přiřazeny vždy prvním devíti značkám.  Tlačítkem Odebrat můžeme značku odebrat ze seznamu.  Tlačítkem Změnit značku můžeme změnit definici značky. Můžeme upravit stejné parametry, jaké budeme zadávat pro novou značku.  Tlačítkem Nová značka přidáme novou značku. Zobrazí se okno Nová značka (viz obr. 6-9 ). Pro značku můžeme zadat její název, barvu písma odstavce se značkou a zvýraznění barvou pozadí písma. Vytvoříme značku Připravit prezentaci s využitím symbolu Prezentace a aplikujeme ji na bod zápisu propagační materiály. Značka se zařadí mezi původní značky, před aktuálně označenou značku. Značky umožňují vytvořit seznam odstavců, na něž jsme aplikovali značky. Klikneme do tlačítka Najít značky na kartě DOMŮ ve skupině ZNAČKY. Zobrazí se podokno úloh Souhrn značek. V podokně úloh jsou zobrazeny značky prvotně seskupené dle názvu značky. Kliknutím do názvu odstavce – poznámky se zobrazí stránka, v níž je odstavec uveden, odstavec je navíc na stránce označen. Skupinu poznámek se stejnou značkou můžeme v podokně sbalit tlačítkem X

Souhrn značek

6 OneNote

91

před názvem značky. Seznam je řazen dle abecedy. Poznámky s více značkami jsou uvedeny u každé značky. Zaškrtávání lze přepínat u úkolových poznámek i v podokně.

OBR. 6-9: VLASTNÍ ZNAČKA

6.3 Vložení prvků do poznámek Vložit

Na kartě VLOŽENÍ máme k dispozici mnoho možností, co vše lze do poznámek vložit.  Tabulka: Tabulku vložíme běžným způsobem, či lze zapisovat tabulku přímo tak, že zapíšeme nadpis prvního sloupce tabulky a stiskneme tabulátor. Takto nedefinujeme záhlaví celé tabulky a na konci řádku přejdeme klávesou Enter na další řádek. Psaní do tabulky ukončíme dvojitým stisknutím klávesy Enter.  Výpočty: Chceme-li v rámci poznámek zapsat jednoduchý výpočet (plus, mínus, krát, děleno), stačí zapsat matematický zápis úlohy a po rovnítku stisknout mezerník. Výsledek se za rovnítko zapíše.  Obrázek: Na libovolné místo stránky lze vložit přichystaný obrázek. Úpravy obrázku nejsou dostupné.  Symboly: Vložit lze rovnici, přichystanou či vlastní nebo symbol z libovolné znakové sady.  Soubor jako příloha: V poznámkách lze shromáždit soubory s důležitými informacemi. Aplikace OneNote připojí kopii souboru. Neudržuje spojení se zdrojovým souborem. Pokud je zdrojový soubor později aktualizován, změny se v připojené kopii nezobrazí.  Výtisk souboru: Pokud chceme soubor připomínkovat nebo k němu doplňovat své poznámky, je vhodné vložit jej do poznámkového bloku jako výtisk. Potom je vidět celý obsah souboru.  Nahrát zvuk a video: Poznámky mohou mít podobu zvukového záznamu či videozáznamu.  Přidat místo: Pokud při editaci stránky zjistíme, že chceme zapsat nové poznámky do již zaplněné části, je vhodné využít tlačítko Přidat místo. Po kliknutí do tohoto tlačítka se objeví vodorovná čára, kterou umístíme na začátek budoucího volného prostoru. Tažením vymezujeme volný pruh, který je vyznačen dvojitou šipkou. Takto můžeme při tažení z kraje stránky vymezit svislý volný pruh.

6.3.1 Výřez obrazovky

Výřez z Internet Exploreru

Pomocí tlačítka Výřez obrazovky můžeme vložit na stránku obrázek části obrazovky, webové stránky nebo dokumentu. Stačí mít pod oknem OneNote připravené okno, z něhož chceme snímat. Do poznámkového bloku Sladká, oddílu Školení na stránku OneNote pod tabulku klávesových zkratek vložíme výřez webové stránky Manažerské informatiky. Spustíme Internet Explorer a zobrazíme stránku Manažerské informatiky. Vrátíme se do OneNote a klikneme do

6 OneNote

92

tlačítka Výřez obrazovky. Sejmeme část stránky Manažerské informatiky. Výřez se vložil na určené místo. Vzhledem k tomu, že jsme použili Internet Explorer, je informace o výřezu širší – obsahuje nejen datum a čas, ale i název stránky a její adresu (při snímání z dalších prohlížečů se vkládá opět jen informace o datumu a čase) – viz obr. 6-10. OBR. 6-10: VÝŘEZ Z INTERNET EXPLORERU

6.3.2 Odkazy Hypertextový odkaz

Do textu stránek lze vložit hypertextové odkazy: v rámci OneNote: na jiný odstavec, tj. část stránky, např. položku seznamu, na jinou stránku, na jiný oddíl, na jinou skupinu oddílů, na jiný poznámkový blok, na jiný soubor, na webovou adresu. Jednoduché hypertextové odkazy jsme již vkládali do poznámkového bloku Encián, oddílu ECDL, na stránku Odkazy. Tyto odkazy jsme pouze zapisovali, vzhledem k tomu, že jsme zapsali i protokol http:// či začínaly www, změnily se na hypertextové odkazy automaticky. Další odkazy v rámci OneNote budeme demonstrovat v poznámkovém bloku Sladké v oddílu Úkoly ve firmě na stránce Dlouhodobé (viz obr. 6-11 , kde jsou již odkazy realizovány).        

XX

OBR. 6-11: SLADKÁ/ÚKOLY VE FIRMĚ/DLOUHODOBÉ

Odkaz na oddíl

Nejprve napíšeme na stránku text a potom realizujeme odkazy:  Klikneme pravým tlačítkem na záložku oddílu Školení, oddíl je na stejné hierarchické úrovni poznámkového bloku Sladká jako stránka Dlouhodobé. Z místní nabídky vybereme příkaz Kopírovat odkaz na oddíl. Odkaz se zkopíroval do schránky.  Na stránce Dlouhodobé kurzor umístíme do slova školení.

6 OneNote

Odkaz na stránku

Odkaz na poznámkový blok Odkaz na odstavec

93

 Na kartě VLOŽENÍ ve skupině ODKAZY klikneme do tlačítka Odkaz nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl K. Zobrazí se dialogové okno Odkaz.  Do pole Adresa vložíme ze schránky absolutní odkaz na soubor oddílu. Upravíme začátek adresy tak, aby odkaz byl relativní a nemělo na něj vliv umístění souboru. Školení.one.  V oddílu Školení klikneme do záložky stránky Project a z místní nabídky vybereme Kopírovat odkaz na stránku.  Vrátíme se na stránku Dlouhodobé, vybereme slovo Project a kombinací Ctrl V vložíme místo označeného slova odkaz na stránku Project zastoupený názvem stránky, tj. opět slovo Project.  Obdobně doplníme odkazy ke slovům Visio a OneNote. Podtržení odkazu na stránku Visio je přerušované, protože stránka je zatím prázdná. Po doplnění libovolného textu na stránku se odkazy na ní změní na obvyklé podtržené plnou čarou.  Pro odkazy na poznámkové bloky, oddíly i stránky lze využít i jiný postup. A to výběr cíle v dialogovém okně Odkaz:  Odkaz k slovu ECDL je na oddíl z jiného poznámkového bloku. Klikneme do slova ECDL a poté do tlačítka Odkaz. V dialogovém okně Odkaz využijeme zobrazenou strukturu – označíme oddíl ECDL v poznámkovém bloku Encián. OK potvrdíme.  Slovo Encián odkazuje na jiný poznámkový blok. Opět využijeme strukturu v okně Odkaz, kde vybereme tentokrát poznámkový blok Encián. Po umístění ukazatele myši nad odkaz v rámci stránky se zobrazí adresa, na kterou směřuje, v šedém poli. Obdobně jako na poznámkový blok, oddíl, stránku můžeme směrovat odkaz na skupinu stránek či na odstavec. V případě odstavce pravým tlačítkem zobrazíme nabídku z příslušného řádku textu a vybereme příkaz Kopírovat odkaz na odstavec.

6.3.3 Kreslení Pero a zvýrazňovač

Psát Guma

Nabídka karty KRESLENÍ nám umožňuje použít pera či zvýrazňovače pro přidávání ručně psaného textu nebo ruční kresby na stránku. Pro kreslení lze použít různá polohovací zařízení (myš, pero kreslící podložky, pero počítače tablet PC). Kliknutím do tlačítka Více u nabídky per a zvýrazňovačů v kartě Nástroje zobrazíme škálu předdefinovaných a oblíbených per a zvýrazňovačů. Chceme-li využít jiné barvy či tloušťky, než je v nabídce, klikneme do tlačítka Barva a tloušťka. V okně Barva a tloušťka pak volíme barvu i tloušťku tahu. Zvolíme modrou barvu a vhodnou tloušťku. Nadefinovaná kombinace se zařadí do skupiny oblíbených per. Předdefinovaná pera či zvýrazňovače můžeme zařadit také mezi oblíbené, a to volbou z místní nabídky Přidat k oblíbeným perům. Naopak lze také volbou Odebrat pero z tohoto seznamu přichystané pero či zvýrazňovač odebrat, volbami Nahoru a Dolů lze ovlivnit pořadí oblíbených položek. V poznámkovém bloku Encián v oddílu Start na stránce Diagram místností nadepíšeme nad obrázek výřezu schématu místnosti text 1. patro. K běžnému využití ukazatele myši se vrátíme kliknutím do tlačítka Psát. Potřebujeme-li kresbu vymazat, použijeme gumu. Lze volit mezi malou, střední a velkou, kdy plocha, kterou gumujeme, má zvolenou velikost. Nepřerušovaný tah lze smazat jediným kliknutím, zvolíme-li příkaz Guma na tahy.

6.4 Spolupráce s aplikací Microsoft Outlook 6.4.1 Úkoly aplikace Outlook Třídění informací v poznámkovém bloku často vyvolá zaznamenání úkolu. OneNote pouze ukládá informace, není nástrojem připomínání, sledování plnění úkolu (i když práce se zaškrtnutím v úkolových značkách jistým sledováním je). Přímo z poznámkového bloku OneNote můžeme vytvářet položky do aplikace Outlook, která úkoly, schůzky a kontakty více formalizuje do databázové struktury než OneNote, který má volnější strukturu záznamu informací.

6 OneNote Úkol do Outlooku

94

V roli Marie Sladké76 vložíme úkol z poznámkového bloku Sladká z oddílu Úkoly ve firmě ze stránky Aktuální úkol k odstavci do 15. 4. 2025 výběr a objednání nábytku:  Na kartě DOMŮ ve skupině ZNAČKY klikneme do tlačítka Úkoly Outlooku. Již z nabídky specifikujeme termín pro splnění úkolu – dnes, zítra, tento či příští týden, žádné datum, vlastní. V našem případě vybereme Vlastní. Datum nezadáme.  Otevře se okno Outlooku s úkolem. Nemá stanovené datum. Do svého názvu i komentáře převzal text poznámky. Zároveň se v komentáři vytvořil odkaz na úkol do OneNote, kterým z Outlooku můžeme otevřít přímo stránku s úkolem ve OneNote.  Chceme-li data doplnit, vyplníme datum zahájení 11. 4. 2025 a datum splnění 15. 4. 2025. Dále lze zadat stav úkolu (nezahájeno, probíhá, dokončeno, čeká se na někoho dalšího, odloženo), prioritu (nízká, střední, vysoká), kolik procent je hotovo, je možné doplnit připomenutí úkolu a dopsat text (viz obr. 6-12).  Práci s oknem ukončíme kliknutím do tlačítka Uložit a zavřít.  Ve OneNote se na začátek odstavce úkolu vložil příznak praporku. Při přiblížení se praporku se v okně zobrazí počáteční datum a termín splnění úkolu.  Úkol můžeme z OneNote později otevřít v Outlooku příkazem z místní nabídky vyvolané na praporku u úkolu Otevřít úkol v Outlooku.  Při běžném otevření Outlooku úkol najdeme v seznamu úkolů.  Splnění úkolu lze zadat v Outlooku zadáním hodnoty 100 % do pole Hotovo nebo ve OneNote kliknutím do praporku, který se změní na zaškrtnutí. Také z místní nabídky volbou Označit jako splněný.  Úkol lze v Outlooku v seznamu úkolů odstranit po označení úkolu na kartě DOMŮ ve skupině ODSTRANIT tlačítkem Odstranit, aniž bychom odstranili odstavec na stránce ve OneNote.  Úkol lze odstranit ve OneNote, aniž bychom ho odstranili v Outlooku z místní nabídky vyvolané na značce úkolu volbou Odznačit. Nebo odstraníme i úkol v Outlooku po kliknutí do značky u úkolu v OneNote a výběrem volby z místní nabídky Odstranit úkol Outlooku. OBR. 6-12: OKNO ÚKOLU V APLIKACI OUTLOOK

6.4.2 Podrobnosti o schůzce Událost ve OneNote z Outlooku

Do poznámkového bloku Encián do oddílu Zápisy porad do stránky 11. 4. 2025 vložíme z Outlooku informace o následující poradě. Předpokládáme, že v Outlooku máme již termín porady a její stručný program. Do nového kontejneru zapíšeme text Pozvánka na poradu 5. 5. 2025. Na kartě DOMŮ ve skupině SCHŮZKY klikneme do tlačítka Podrobnosti schůzky. Můžeme vybrat dnešní schůzky nebo schůzky z jiného dne volbou Zvolit schůzku z jiného dne. V okně Vložit podrobnosti o

76

Pokud je na počítači Outlook instalován pro více uživatelů, je nutné Outlook nejdříve spustit s výběrem uživatele. Seznam uživatelů lze v Outlooku zobrazit a upravovat na kartě SOUBOR ve volbě INFORMACE, tlačítkem Nastavení účtu, kde v okně Nastavení účtu zvolíme kartu Datové soubory. Každý uživatel využívá nejméně jeden svůj datový soubor.

6 OneNote

95

schůzce aplikace Outlook najdeme daný den – 5. 5. 2014. Zobrazí se události plánované na vybraný den (viz obr. 6-13). OBR. 6-13: PODROBNOSTI O SCHŮZCE APLIKACE OUTLOOK

Událost v Outlooku do OneNote

Vybereme jedinou událost dne – poradu vedení a klikneme do tlačítka Vložit podrobnosti. Na stránku se vloží informace o události, které lze dále editovat (viz obr. 6-14). Stránku se zápisem z porady lze vytvořit ve OneNote přímo z Outlooku. V Outlooku poklepeme na schůzku a v dialogovém okně Porada vedení – Událost klikneme na kartě UDÁLOST ve skupině POZNÁMKY ZE SCHŮZKY do tlačítka Poznámky ze schůzky. Zobrazí se okno Poznámky ze schůzky, kde volíme, zda budeme sdílet poznámky se schůzkou nebo si budeme dělat vlastní poznámky. Zvolíme možnost sdílení a v dalším zobrazeném okně Vybrat poznámky, které se mají sdílet se schůzkou vybereme poznámkový blok Encián, oddíl Zápisy z porad. OBR. 6-14: ENCIÁN/ZÁPISY PORAD/PŘÍLOHA

Do poznámek k události v Outlooku se zařadí odkaz Zobrazit poznámky ze schůzky (web):  Kliknutím do odkazu Zobrazit poznámky ze schůzky se přesuneme do OneNote na nově vytvořenou stránku Porada vedení. Vytvoříme takto východisko pro zápis z porady 5. 5. 2025.  Kliknutím do odkazu web se otevře webový prohlížeč a po přihlášení se zobrazí OneNote Online s danou stránkou. V Outlooku opakovaným kliknutím do tlačítka Poznámky ze schůzky zobrazíme stránku se zápisem porady.

6 OneNote

96

6.5 Vyhledávání a ochrana poznámek 6.5.1 Vyhledávání textových poznámek Vyhledávání textových poznámek

V poznámkových blocích máme uložené značné množství informací. Hlavní výhodou aplikace OneNote je možnost rychlého vyhledávání ve všech pořízených poznámkách a získání důležitých poznámek na základě specifických kritérií. Třídění informací nám umožňuje rozdělení do poznámkových bloků, skupin oddílů, oddílů, stránek, kontejnerů a přiřazení značek. Informace můžeme hledat dle textu. Použijeme pole Hledat vpravo pod pásy karet (viz obr. 6-15). OBR. 6-15: HLEDÁNÍ TEXTOVÝCH POZNÁMEK

Kde budeme hledat, specifikujeme po kliknutí do ikony nabídky u pole Hledat:  Najít na této stránce: Hledáme pouze na dané stránce. Tuto volbu lze zvolit přímo a to použitím kombinace kláves Ctrl F, kdy do pole Hledat se doplní informace ve žlutém poli o tom, že hledáme na dané stránce.  Tento oddíl: Chceme hledat zadaný text pouze v aktuálním oddílu.  Tato skupina oddílů: Chceme hledat zadaný text ve všech otevřených oddílech.  Tento poznámkový blok: Chceme hledat zadaný text ve všech oddílech a na všech stránkách aktuálního poznámkového bloku.  Všechny poznámkové bloky: Chceme hledat zadaný text ve všech oddílech a stranách všech poznámkových bloků. Vybereme volbu Tento poznámkový blok. Ve všech poznámkových blocích hledá Sladká, kde se vyskytuje slovo porada. Klikneme do pole Hledat a zapíšeme porada. Okamžitě se zobrazí seznam všech stránek, kde se tento řetězec vyskytuje. Kliknutím na název stránky se na stránku přesuneme a hledaný text je zvýrazněn žlutou barvou. Záložky stránek s vyhledaným řetězcem jsou žlutě označené. Při zápisu hledaného textu můžeme použít konvence běžného hledání, tj. operátory AND a OR a NEAR (je nutné je zapsat velkými písmeny, aby se odlišili od hledaného řetězce), pro hledání přesných frází použijeme uvozovky. V dolní části okna s výsledky hledání je volba Připnout výsledky hledání. Touto volbou otevřeme podokno Výsledky hledání, kde vidíme stránky, na nichž byl hledaný řetězec nalezen, roztříděné dle zvoleného kritéria (viz obr. 6-16). Výsledky můžeme řadit vzestupně či sestupně dle oddílu, názvu či data poslední úpravy.

6 OneNote

97 OBR. 6-16: VÝSLEDKY HLEDÁNÍ

6.5.2 Vyhledávání zvukových poznámek Vyhledávání zvukových poznámek

Pokud máme k počítači připojen mikrofon, můžeme vkládat do stránky zvukové záznamy, a to na kartě VLOŽENÍ, ve skupině ZÁZNAM kliknutím do tlačítka Nahrát zvuk. V možnostech aplikace OneNote (SOUBOR, Možnosti) na kartě Zvuk a video lze povolit vyhledávání v těchto záznamech zaškrtnutím volby Povolit hledání slov v záznamech zvuku a videa. Ve zvukových poznámkách hledáme stejně jako v textových poznámkách. Lze hledat v čínštině, angličtině, francouzštině, němčině, italštině, japonštině, korejštině a angličtině, francouzštině, němčině, italštině, japonštině, korejštině a španělštině. Hledaný řetězec zapíšeme do pole Hledat. V dolní části okna s výsledky je k dispozici volba Připnout podokno výsledků hledání poznámek a zvukového hledání. V dolní části podokna Výsledky hledání nalezneme výsledky zvukového hledání. Zvukové záznamy pro hledání musí být indexovány. Záznamy se indexují v době, kdy je počítač nečinný a je spuštěna aplikace OneNote. Indexování hodiny zvukového záznamu může trvat dvě až tři hodiny.

6.5.3 Vyhledávání poznámek podle autora Vyhledávání podle autora

Edituje-li poznámky více osob, můžeme tlačítkem Najít podle autora (na kartě HISTORIE ve skupině AUTOŘI) vyhledat poznámky daného autora. Zobrazí se podokno Výsledky hledání, kde je zvolena možnost řazení poznámek Seřadit podle autora. V podokně vidíme jména autorů a po kliknutí do jména také seznam názvů stránek, které autor editoval, a datum editace. Kliknutím do názvu stránky se přesuneme na stránku a na ní na poznámku zvoleného autora.

6.5.4 Vyhledávání dle značek Vyhledávání dle značek

Využití značek při psaní poznámek nám umožňuje vytvořit seznam poznámek, na něž jsme značky aplikovali. Požadované poznámky tedy můžeme vyhledávat i dle přiřazených značek. Klikneme do tlačítka Najít značky na kartě DOMŮ ve skupině ZNAČKY. Zobrazí se podokno úloh Souhrn značek. V podokně úloh jsou zobrazeny značky prvotně seskupené dle názvu značky. Kliknutím do názvu odstavce – poznámky se zobrazí stránka, v níž je odstavec uveden, odstavec je navíc na stránce označen. Skupinu poznámek se stejnou značkou můžeme v podokně sbalit tlačítkem před názvem značky. Seznam je řazen dle abecedy. Poznámky s více značkami jsou uvedeny u každé značky. Zaškrtávání lze přepínat u úkolových poznámek i v podokně. Další možnosti v podokně Souhrn značek:  Značky jsou prvotně seskupeny dle názvu, můžeme je seskupit dle jiných kritérií (oddíl, nadpis, datum, text poznámky).

6 OneNote

98

 Můžeme potlačit zobrazení zaškrtnutých položek (splněných úkolů) volbou Zobrazit jenom nezaškrtnuté položky. Potom se v podokně zobrazují pouze poznámky značek s možností zaškrtnutí, které nejsou zaškrtnuty (nesplněné úkoly).  V poli Hledat můžeme omezit oblast poznámek, v nichž se značky vyhledávají (stránka či skupina více označených stránek, aktuální oddíl, skupina oddílů, aktuální poznámkový blok, všechny poznámkové bloky).  V poli Hledat lze také vybrat značky dle stáří jejich umístění k jednotlivým poznámkám (dnešní, včerejší, z tohoto týdne, z minulého týdne, starší). Pokud použijeme časové vyhledávání, prohledává se ve všech poznámkových blocích.  Pokud změníme nastavení vyhledávání značek, je nutné kliknout do tlačítka Aktualizovat výsledky.  Tlačítkem Vytvořit stránku souhrnu lze vytvořit v aktuálním oddílu nepojmenovanou stránku, do níž se zkopírují poznámky se značkami zobrazené v podokně Souhrn značek. Stránku nelze aktualizovat. Aby byla později aktuální, musíme ji znovu vygenerovat. Případné zaškrtnutí úkolové poznámky se projeví pouze na stránce souhrnu, nikoliv v podokně úloh a ve zdrojové stránce.

6.5.5 Ochrana oddílu heslem Ochrana oddílu heslem

Soukromé poznámky můžeme zabezpečit heslem. Ochrana heslem je vázána na oddíl poznámkového bloku. Chráněné oddíly jsou zabezpečené i v případě, že soubory poznámkového bloku přesuneme. Ochráníme oddíl Jednání poznámkového bloku Sladká. Oddíl ochráníme heslem tak, že klikneme do tlačítka Heslo ve skupině ODDÍL na kartě REVIZE nebo klikneme pravým tlačítkem myši na záložku oddílu a z místní nabídky vybereme volbu Chránit tento oddíl heslem. Zobrazí se podokno Ochrana heslem. Klikneme to tlačítka Nastavit heslo. V hesle se rozlišují velká a malá písmena. Pokud má oddíl záložní kopie, nejsou chráněné heslem, a proto se můžeme rozhodnout, zda je odstraníme či ponecháme. Nastavené heslo lze změnit kliknutím do tlačítka Změnit heslo nebo odebrat kliknutím do tlačítka Odebrat heslo. Všechny oddíly aktuálního poznámkového bloku chráněné heslem uzamkneme najednou kliknutím do tlačítka Uzamknout vše. Volbou Možnosti hesel v dolní části podokna otevřeme dialogové okno Možnosti aplikace OneNote na kartě Upřesnit. V části Hesla nastavíme:  Zamykat oddíly chráněné heslem, pokud s nimi nebudu pracovat: Prodlevu vybereme z variant od 1 minuty do 1 dne.  Zamykat oddíly chráněné heslem, hned jak z nich odejdu jinam: Oddíly budou uzamčené ihned po ukončení práce.  Povolit doplňkům přístup k oddílům chráněným heslem, pokud jsou odemčené: Oddíly chráněné heslem dočasně zpřístupníme pro ostatní programy.

6.6 OneNote Online OneNote ve OneDrive Pro

Pracujeme-li na počítači bez instalované aplikace OneDrive, použijeme pro prohlížení a editaci OneNote Online. Co se týká firemní verze OneDrive Pro, do prohlížeče zapíšeme adresu http://portal.microsoftonline.com a zadáme přihlašovací údaje. V menu vybereme ONEDRIVE (viz obr. 6-17). Chceme-li blok odstranit či sdílet, klikneme do volby Otevřít nabídku (tři tečky), kde máme možnost zvolit otevření poznámek, jejich sdílení, zobrazení a úpravu vlastností, sledování a odstranění poznámek. Kliknutím do názvu poznámkového bloku ho otevřeme v OneNote Online. Poznámky lze běžně editovat, formátování najdeme na kartě DOMŮ (viz obr. 6-18). Provedeme-li změnu, po aktualizaci se projeví i v aplikaci OneNote. Poznámky lze otevřít v aplikaci OneNote (je-li na počítači nainstalovaná) kliknutím v menu do volby OTEVŘÍT V APLIKACI ONENOTE.

6 OneNote

99 OBR. 6-17: POZNÁMKOVÉ BLOKY NA ONEDRIVE PRO

OBR. 6-18: ONENOTE ONLINE

OneNote ve OneDrive

V soukromé verzi OneDrive do prohlížeče zapíšeme adresu http://www.onedrive.com a zadáme přihlašovací údaje. V menu ve volbě SOUBORY vyhledáme složku se soubory poznámkových bloků (viz obr. 6-19). Kliknutím do názvu poznámkového bloku ho otevřeme v OneNote Online. Práce s poznámkami i vzhled poznámek je shodný s poznámkami uloženými na OneNote Pro. Manipulace se soubory uloženými na OneDrive probíhá prostřednictvím voleb v místní nabídce. Klikneme-li do dlaždice poznámkového bloku pravým tlačítkem myši, můžeme pak poznámky otevřít v aplikaci OneNote nebo v OneNote Online, můžeme poznámky sdílet, vložit je na blok či webovou stránku, přejmenovat nebo odstranit poznámkový blok, přesunout ho či si prohlédnout jeho vlastnosti. OBR. 6-19: POZNÁMKOVÉ BLOKY NA ONEDRIVE

6 OneNote

100

6.7 Sdílení bloku na OneDrive či OneDrive Pro O sdílení poznámkového bloku jsme už mluvili při zakládání bloku. Při založení poznámkového bloku volíme, kde bude poznámkový blok uložen:  přímo na počítači, ve složce dokumentů daného uživatele se vytvoří složka poznámek OneNote,  na cloudovém uložišti OneDrive Pro – firemní verzi OneDrive (pro přihlášení použijeme účet Live ID),  na cloudovém úložišti OneDrive – na soukromé verzi. Volba bude závislá na tom, jak chceme poznámky využívat. Chceme-li poznámky číst a editovat i v mobilních zařízeních (chytré telefony, tablety), musíme je umístit do cloudového úložiště. Chceme-li poznámky sdílet s kolegy z firmy, zvolíme OneDrive firemní, chceme-li je sdílet k rodinou či přáteli, zvolíme soukromou verzi OneDrive. Po vytvoření poznámkového bloku můžeme pozvat další lidi ke sdílení tohoto bloku – tím se přesuneme do volby SOUBOR, SDÍLET, kde sdílení zajistíme: Pozvat osoby  Volbou Pozvat osoby pozveme další osobu či více osob ke sdílení – vyplníme e-mail nebo jméno. Lze připojit osobní vzkaz. Volíme z nabídky, zda zvolená osoba může blok upravit či jen zobrazit. Kliknutím do tlačítka Sdílet blok sdílíme, mailem informujeme osobu a informační e-mail přijde i nám. V e-mailu, který pozvané osobě přijde, je informace kdo sdílí, případný vzkaz a odkaz: Přejít na objekt. Po kliknutí do odkazu se do nového okna zobrazí OneNote online s otevřeným blokem. Získat odkaz ke  Volba Získat odkaz ke sdílení umožňuje vygenerovat odkaz pro sdílení poznámkového bloku. sdílení Je vhodná, pokud chceme blok sdílet s více lidmi nebo pokud neznáme jejich e-maily. Lze generovat dva odkazy. Odkaz, který umožní blok zobrazit či odkaz, který ho zpřístupní i pro úpravy. Generujeme je tlačítkem Vytvořit odkaz v příslušném řádku. Sdílet se  Sdílet můžeme i poznámky při online schůzce. Odkaz na poznámky se sdílí se všemi účastníky schůzkou schůzky, podrobnosti schůzky se přidají na stránku poznámek. Po kliknutí do tlačítka Sdílet se schůzkou se zobrazí okno, ve kterém lze zahájit novou schůzku Lyncu. Poznámky se vkládají do aktuální stránky. Umístění poznámkového bloku vidíme v kartě SOUBOR, Informace pod názvem poznámkového bloku (např. https://onedrive.live.com/...). Sdílení na OneDrive

6.8 Mobilní verze OneNote Mobilní verze OneNote

Máme-li své poznámky uložené na OneDrive či OneDrive Pro můžeme je prohlížet a editovat i na mobilních zařízeních. Můžeme si zdarma stáhnout aplikaci pro telefon či tablet – jsou k dispozici aplikace pro iPad, iPhone, Windows Phone a telefon se systémem Android.

Shrnutí 1. OneNote slouží editaci, sdílení a vyhledávání poznámek. 2. Poznámky jsou uspořádané v poznámkovém bloku, který je rozdělený na oddíly a ty na jednotlivé stránky. Na stránkách jsou poznámky uspořádané v kontejnerech. 3. Poznámky mohou být textové, vkládat lze obrázky, tabulky, zvuk či video, soubory, jejich výtisky, výřezy obrazovky. K zpřehlednění slouží značky. 4. OneNote úzce spolupracuje s Outlookem. 5. V poznámkách snadno vyhledáváme dle různých parametrů. 6. Soukromé poznámky lze chránit heslem. 7. Poznámky lze prohlížet i bez instalované aplikace prostřednictvím OneNote Online. 8. Abychom mohli poznámky sdílet, nejčastěji je umístíme na OneDrive. 9. Poznámky lze prohlížet i editovat na mobilních zařízeních.

7 Word

101

7 Word

Přihlášení

 Enc-07-01

Pro psaní textů používáme textový editor. Nejčastěji používaným je program Word od firmy Microsoft. Pomocí textového editoru budeme psát například seminární práce. Vytvoříme nový dokument, v němž připravíme vzorovou seminární práci. Po spuštění Wordu je otevřen nový prázdný dokument, v němž budeme pracovat77. Než začneme ve Wordu verze 2013 pracovat, je vhodné (nikoli nutné) se přihlásit. Pro přihlášení do Wordu je možné použít uživatelské jméno a heslo pro cloudové úložiště OneDrive nebo uživatelské jméno a heslo do Office 365. Je-li počítač připojený k internetu, ukládá se uživatelské nastavení do úložiště OneDrive nebo do Office 365, uživatel pak má na všech počítačích, kde se přihlásí, stejné nastavení.

7.1 Psaní textu

Kopírování: Zachovat pouze text

Výchozí text, který budeme upravovat, najdeme na webu VŠE. Na úvodní stránce www.vse.cz klikneme na odkaz profil školy. Označíme tažením myší celý text, kombinací Ctrl+ C ho zkopírujeme do schránky. Ve Wordu klikneme na kartě DOMŮ do spodní části tlačítka Vložit a vybereme volbu ZACHOVAT POUZE TEXT. Do nového dokumentu jsme vložili text z webu bez formátování a bez obrázků. Pokud bychom chtěli zachovat i formátování a obrázky, stiskneme ve Wordu kombinaci kláves Ctrl+V.

Zobrazit vše

Do vytvářených dokumentů vkládáme nejen texty, obrázky a další objekty, které chceme později např. vytisknout, ale i mnoho znaků, které slouží pro formátování. Tyto znaky zobrazíme kliknutím do tlačítka Zobrazit vše na kartě DOMŮ ve skupině Odstavec. Zobrazíme tak například znaky konců odstavců, pevné konce stránek a další. Připomeňme si některá pravidla psaní textu ve Wordu:  Při psaní se text rozděluje na řádky podle potřeby automaticky, klávesu Enter použijeme jen tehdy, když chceme vložit konec odstavce.  Kombinací Shift Enter můžeme vložit konec řádku bez ukončení odstavce.  Pro vložení mezery, která nemá umožnit rozdělení řádku, např. mezi číslem a jednotkou (1 km), použijeme pevnou mezeru (karta VLOŽENÍ, Symbol).  Pro vytvoření mezery mezi odstavci není vhodné používat volný odstavec, ale spíše mezeru před odstavcem nebo za odstavcem. V textu zkopírovaném z webu, který chceme upravovat, smažeme volné odstavce klávesou Delete.  Pro odsazení textu od kraje použijeme nastavení odsazení (viz formátování odstavce) a nikoli mezery na začátku řádku.  Jestliže při psaní uděláme chybu, můžeme chybné slovo smazat klávesou Delete (maže označený text nebo znaky za kurzorem) nebo Backspace (maže označený text nebo znaky před kurzorem).  Je-li označený text a začneme psát, označený text nahradíme napsaným textem. Téměř každý úkon, který provedeme, můžeme vrátit klepnutím do tlačítka Zpět na panelu nástrojů RYCHLÝ PŘÍSTUP. Před nevratnými operacemi zobrazí Word varování, že operaci nelze vrátit. Při psaní a úpravách dokumentů je vhodné dokument průběžně ukládat. Když Word přestane fungovat (např. při výpadku elektrické energie), máme k dispozici soubor v podobě, kterou jsme naposledy uložili na disk. Word při práci automaticky ukládá, automaticky uložený soubor nabídne při spuštění Wordu po nestandardním ukončení. Automatické ukládání se provádí v nastavených časových intervalech a nikoli průběžně 78, v záložním souboru proto nemusí být poslední úpravy.

Psaní ve Wordu

Zpět

Automatické ukládání

77 78

Prázdný dokument můžeme otevřít volbou SOUBOR, NOVÝ a poklepáním na Prázdný dokument. Nastavení intervalu automatického ukládání provedeme volbou SOUBOR, MOŽNOSTI, na kartě Uložit upravíme pole Ukládat informace pro automatické obnovení po.

7 Word Zobrazení dokumentu

102

Dokument je možné zobrazit různými způsoby. Zobrazení lze vybrat pomocí tlačítek ve stavovém řádku nebo pomocí tlačítek na kartě ZOBRAZENÍ. Jiný způsob zobrazení dokumentu nemá vliv na obsah dokumentu. Zobrazení Rozložení při tisku je nejblíže vzhledu vytištěného dokumentu.

7.2 Symbol

Pevná mezera

Znaky, které nenajdeme na klávesnici, můžeme do textu vložit po kliknutí na tlačítko Symbol na kartě VLOŽENÍ. V zobrazené nabídce vidíme naposledy použité symboly. Vybereme volbu DALŠÍ SYMBOLY, tím zobrazíme dialogové okno Symbol. Na kartě Symboly můžeme vybírat z různých sad písem, kliknutím na symbol a poté do tlačítka Vložit vložíme symbol do dokumentu. Na kartě Speciální znaky najdeme často používané symboly a znaky, například pevnou mezeru. Pevná mezera neumožní zalomení řádku a je stále stejně široká i při zarovnání textu do bloku (šířka běžných mezer se při zarovnání do bloku mění tak, aby byl text zarovnán). Pevné mezery je proto vhodné používat po předložkách k, s, v, z nebo mezi číslicí a jednotkou. Při zobrazení znaků formátování se běžná mezera zobrazuje jako tečka, pevná mezera se zobrazuje jako kroužek v horní části řádku. OBR. 7-1: DIALOGOVÉ OKNO SYMBOL, KARTA SYMBOLY

7.3 Formátování dokumentu

Označování textu

Napsaný text můžeme formátovat, tj. měnit jeho vzhled. Ve Wordu je možné nastavovat některé vlastnosti pro jednotlivé znaky (např. velikost či font písma a jeho barvu), jiné vlastnosti nastavíme pro odstavce (zarovnání, odsazení), další vlastnosti je možné nastavit pro tzv. oddíly dokumentu nebo pro celý dokument (okraje stránky, záhlaví a zápatí, číslování stránek). Při formátování vždy nejprve označíme část textu, kterou chceme formátovat a poté nastavíme vzhled pomocí tlačítek na pásu karet nebo pomocí voleb v dialogových oknech. Pro označování textu je možné použít různé způsoby, například:  Tažením myší označíme libovolnou část textu.  Podržením klávesy Shift a kurzorovými šipkami označujeme libovolnou část textu.  Poklepáním na slovo označíme toto slovo.  Tažením myší vlevo vedle textu označujeme celé řádky.  Poklepáním vlevo vedle textu nebo trojitým kliknutím v textu označíme odstavec.

7 Word

103

 Stiskem kombinace Ctrl+ A označíme celý text dokumentu. Písmo

Odstavec

Odsazení

Po označení textu použijeme pro formátování písma tlačítka ve skupině Písmo na kartě DOMŮ. Některé méně časté volby nenajdeme přímo na kartě DOMŮ, ale musíme pomocí spouštěče dialogového okna79 ve skupině Písmo zobrazit dialogové okno Písmo. V něm můžeme nastavit například psaní pomocí kapitálek nebo na kartě Upřesnit zvětšit či zmenšit velikost mezer mezi znaky. Vzhled odstavce lze nastavit pomocí tlačítek ve skupině Odstavec na kartě DOMŮ nebo na kartě ROZLOŽENÍ STRÁNKY. Detailní nastavení lze provádět v dialogovém okně Odstavec, které zobrazíme kliknutím na spouštěč dialogového okna. Ve druhém odstavci textu nastavíme zarovnání do bloku kliknutím do tlačítka Zarovnat do bloku na kartě DOMŮ. Pro odstavce můžeme nastavit odsazení. Nejpohodlněji se nastavuje pomocí značek v pravítku. Není-li pravítko zobrazeno, kliknutím zaškrtneme volbu Pravítko na kartě ZOBRAZENÍ. V pravítku se zobrazují značky. Když se ke značce přiblížíme myší, zobrazí se její název:  Odsazení prvního řádku nastavuje, kde začíná text v prvním řádku odstavce.  Předsazení prvního řádku nastavuje, kde začíná text ve všech řádcích odstavce kromě prvního.  Odsazení zleva nastavuje odsazení všech řádků zleva. Pokud posuneme tuto značku, posouváme zároveň značky odsazení prvního řádku i předsazení prvního řádku.  Odsazení zprava nastavuje, kde bude vpravo končit text ve všech řádcích odstavce. Ve vzorovém dokumentu upravíme odsazení prvního řádku ve druhém odstavci textu (první odstavec je nadpis). Klikneme kamkoli do druhého odstavce textu a posuneme značku odsazení prvního řádku na pozici 1 cm.

7.4 Styl odstavce a styl znaku

 Enc-07-02 Nový styl

Pro jednotné formátování textu je vhodné používat styly odstavců a znaků.  Styl odstavce je souhrn všech formátovacích vlastností odstavce. Součástí stylu může být například velikost a druh písma, zarovnání, odsazení a řádkování odstavce, velikost mezery před odstavcem, odrážky a číslování odstavců, ohraničení odstavce a další.  Styl znaku je souhrnem všech formátovacích vlastností znaků, může proto obsahovat jen ty části formátování, které lze nastavit pro jednotlivé znaky, např. velikost, barvu a typ písma.  Propojený styl obsahuje všechny vlastnosti jako styl odstavce. Můžeme ho použít pro celý odstavec stejně jako styl odstavce nebo ho použijeme jen pro jednotlivé znaky jako styl znaku. V tom případě se použijí jen ty vlastnosti, které lze nastavit pro jednotlivé znaky. Ve Wordu jsou některé styly připraveny, ty můžeme používat i upravovat. Kromě nich můžeme vytvářet vlastní styly. Pro nadpis (první odstavec textu) použijeme připravený styl Nadpis 1. Kurzor umístíme do prvního odstavce a v seznamu stylů na kartě DOMŮ vybereme styl Nadpis 1. Pro psaní textu vytvoříme vlastní styl odstavce podle formátování druhého odstavce textu. Kurzor umístíme do druhého odstavce textu, v němž jsme upravili odsazení prvního řádku. Na kartě DOMŮ klikneme do spouštěče okna ve skupině Styly. V zobrazeném podokně Styly klikneme do tlačítka Nový styl. V zobrazeném dialogovém okně vyplníme Název stylu Běžný text, ostatní volby nebudeme měnit, jsou nastaveny podle formátování aktuálního (druhého) odstavce dokumentu.

79

Spouštěčem dialogového okna je tlačítko se šipkou zobrazené vpravo vedle názvu skupiny. Zobrazuje se u většiny (ne u všech) skupin tlačítek ve Wordu.

7 Word

104 OBR. 7-2: VYTVOŘENÍ UŽIVATELSKÉHO STYLU BĚŽNÝ TEXT

Použití stylu

Úprava stylu

Odrážky

Styl založený na

Uživatelský styl můžeme použít stejně jako připravený styl. Označíme všechny odstavce dokumentu kromě prvního a na kartě Domů nebo v podokně Styly vybereme styl Běžný text. Celý text se naformátoval stylem Běžný text. Styl můžeme upravit, tím změníme formát všech odstavců, které jsou psány upraveným stylem. Na název stylu Nadpis 1 na kartě DOMŮ klikneme pravým tlačítkem myši a vybereme volbu ZMĚNIT. V zobrazeném dialogovém okně Úprava stylu (okno je stejné jako okno Vytvořit nový styl podle formátování) vybereme automatickou barvu písma a klikneme do tlačítka Tučné. Potvrdíme změny tlačítkem OK. Klikneme pravým tlačítkem na název stylu Běžný text a vybereme volbu ZMĚNIT. V okně Úprava stylu klikneme do tlačítka Formát a vybereme volbu ODSTAVEC. Zobrazené dialogové okno Odstavec je stejné jako při formátování jednoho odstavce, provedené změny se ale stanou součástí nastavení stylu. Do pole mezery za napíšeme 3 b. (3 body) a vybereme řádkování 1,5 řádku. Úpravy potvrdíme tlačítky OK. Změna se promítla do formátování všech odstavců dokumentu kromě prvního. Součástí stylu mohou být odrážky. Odstavec, který začíná „Škola disponuje vlastním sportovním zázemím.“ rozdělíme, každá věta bude v samostatném odstavci. Odstavce budeme psát s odrážkami. Označíme všechny odstavce kromě prvního a klikneme do tlačítka Nový styl v podokně Styly. V dialogovém okně vyplníme název stylu Odrážky a klikneme do tlačítka Formát a vybereme volbu ČÍSLOVÁNÍ. V okně Číslování a Odrážky na kartě Odrážky vybereme odrážku. Pokud se žádná zobrazená odrážka nehodí, klikneme do tlačítka Definovat novou odrážku a v zobrazeném okně klikneme do tlačítka Symbol, čímž zobrazíme kompletní nabídku symbolů (zatržení použité ve vzorovém dokumentu je součástí sady Wingdings). Výběr odrážky potvrdíme. Klikneme ještě jednou do tlačítka Formát, vybereme volbu ODSTAVEC. V dialogovém okně Odstavec nastavíme odsazení vlevo 0 cm. V dialogovém okně Vytvořit nový styl podle formátování si povšimněme pole Styl založený na. Pro styl Odrážky je zde uveden styl Běžný text, říkáme tím, že vše, co není přímo definováno ve stylu Odrážky, je stejné jako ve stylu Běžný text. To platí i při změně stylu Běžný

7 Word

105

text. Změníme například velikost písma ve stylu Běžný text na 12 bodů. Velikost písma se automaticky upraví i v odstavcích ve stylu Odrážky.

7.5 Dělení textu na stránky, Vzhled stránky Tok textu

Konec stránky

Oddíl

Při psaní rozděluje Word text na stránky automaticky. Aby byl text rozdělen podle našich požadavků, můžeme upravit formát odstavců. V dialogovém okně Odstavec na kartě Tok textu můžeme pro každý odstavec zaškrtnout či nezaškrtnout 4 položky:  KONTROLOVAT OSAMOCENÉ ŘÁDKY: zaškrtnutím zakážeme, aby jeden řádek odstavce zůstal sám na stránce, na každé stránce budou vždy alespoň dva řádky odstavce. Jestliže tedy např. vyjde první řádek odstavce na konec první stránky dokumentu, Word ho přesune na druhou stránku a na první stránce dole bude prázdný řádek.  SVÁZAT S NÁSLEDUJÍCÍM: za odstavcem, který je svázán s následujícím, bude vždy alespoň jeden řádek následujícího odstavce (jestliže je v následujícím odstavci nastaveno Kontrolovat osamocené řádky, budou za odstavcem alespoň dva řádky následujícího odstavce). Tato volba se používá nejčastěji pro nadpisy, ale také např. pro popisky k obrázkům.  SVÁZAT ŘÁDKY: všechny řádky odstavce budou vždy na stejné stránce i za cenu větší mezery na konci předcházející stránky.  VLOŽIT KONEC STRÁNKY PŘED: odstavec bude vždy začínat na začátku stránky. Tato volba se požívá pro nadpisy. Rozdělit stránky můžeme ručně vložením konce stránky. Kurzor umístíme tam, kde má být konec stránky, klikneme do tlačítka Konce na kartě ROZLOŽENÍ STRÁNKY a vybereme volbu STRANA. Můžeme také kliknout do tlačítka Konec stránky ve skupině Stránky na kartě VLOŽENÍ. Jsou-li zobrazeny znaky formátování, zobrazuje se konec stránky pomocí symbolu tečkované čáry s nápisem Konec stránky. Jestliže chceme konec stránky odstranit, smažeme tento symbol klávesou Delete nebo Backspace.

V nabídce, která se zobrazí po kliknutí do tlačítka Konce, najdeme také konec oddílu. Oddíl je část dokumentu, která zahrnuje zpravidla několik odstavců nebo i několik stránek. Pro oddíl můžeme nastavit například jiné okraje či orientaci stránky nebo jiné záhlaví a zápatí. V každém oddíle je možné samostatně číslovat stránky.  Při psaní seminární práce můžeme konec oddílu s pokračováním na další stránce použít Enc-07-03 pro oddělení titulní stránky od samotného textu dokumentu. Umístíme proto kurzor před první znak textu a klikneme do tlačítka Konce na kartě ROZLOŽENÍ STRÁNKY, z nabídky vybereme volbu DALŠÍ STRÁNKA z nabídky konců oddílů. Úvodní stránka Na nově vzniklou úvodní stránku vytvoříme titulní stránku. Každý řádek textu je samostatným odstavcem, použijeme styl normální a vše naformátujeme ručně bez použití stylů, všechny odstavce jsou zarovnané na střed, první řádek není odsazen oproti ostatním řádkům odstavce, velikost písma zvětšíme podle délky textu. Vzhled stránky Na kartě ROZLOŽENÍ STRÁNKY ve skupině Vzhled stránky klikneme do spouštěče dialogového okna, zobrazíme tak okno Vzhled stránky. Vše, co nastavujeme v tomto okně, můžeme použít pro jeden oddíl nebo pro celý dokument podle toho, co vybereme v poli Použít na. Okno má 3 karty:  Na kartě Okraje můžeme nastavit výchozí okraje stránky. Do okrajů stránky lze psát pouze, když pro odstavec nastavíme záporné odsazení zleva. Na kartě Okraje lze také nastavit orientaci stránky na výšku nebo na šířku.  Na kartě Papír nastavujeme velikost použitého papíru, nejčastěji formát A4.  Na kartě Rozložení nastavujeme svislé zarovnání textu na stránce, pro titulní stránku nastavíme svislé zarovnání Uprostřed, ve zbytku práce ponecháme svislé zarovnání nahoře. Na této kartě můžeme také nastavit umístění záhlaví a zápatí od okraje papíru. Záhlaví a zápatí je vhodné umístit tak, aby se vešlo do okraje stránky. Pokud by se nevešlo, Word automaticky zvětší velikost okraje, nebude tisknout záhlaví ani zápatí přes text.

7 Word

106 OBR. 7-3: ÚVODNÍ STRÁNKA DOKUMENTU

OBR. 7-4: DIALOGOVÉ OKNO VZHLED STRÁNKY PRO TITULNÍ STRÁNKU SEMINÁRNÍ PRÁCE

7 Word

107

7.6 Tabulka  Na konec dokumentu vložíme tabulku se seznamem studijních oborů bakalářského Enc-07-04 studia na FMV. Kurzor umístíme do nového odstavce na konec dokumentu. Vložení tabulky Tabulku vložíme klepnutím do tlačítka Tabulka na kartě VLOŽENÍ. OBR. 7-5: TABULKA OBORŮ STUDIA V zobrazené mřížce myší vytyčíme velikost tabulky 2 sloupce, 7 řádků. Psaní do Tabulku vyplníme dle obr. 7-5. tabulky Při vyplňování tabulky se do další buňky posuneme klávesou Tab., do předchozí buňky současným stiskem kláves Shift Tab . Do buňky, kterou chceme upravovat, můžeme také klepnout myší. Text v buňkách tabulky můžeme psát i formátovat stejně jako jiný text. Součástí buňky tabulky může být obrázek. Pokud na poslední buňce tabulky stiskneme klávest Tab., vložíme do tabulky nový řádek. Kontextové Pro úpravu tabulky používáme kontextové karty NÁSTROJE TABULKY: ROZLOŽENÍ a FORMÁT. karty Tyto karty jsou kontextové, to znamená, že jsou zobrazené pouze pokud je kurzor v tabulce. Karta Pomocí karty ROZLOŽENÍ můžeme například: Rozložení  přidávat do tabulky nové řádky a sloupce,  odstraňovat řádky, sloupce nebo celou tabulku.  Pomocí tlačítka Zobrazit mřížku zobrazíme hranice řádků a sloupců i v tabulce, kde nechceme ohraničení řádků a sloupců tisknout.  Tlačítky ve skupině Zarovnání nastavíme umístění textu v buňce tabulky.  Velikost buněk lze zadávat v centimetrech. Nastavená velikost je ve výchozím nastavení minimální výškou (šířkou) buňky. Je-li v buňce více textu (větší obrázek), buňka se automaticky zvětší. Pomocí karty NÁVRH měníme vzhled (formát) tabulky.  Celou tabulku lze naformátovat výběrem stylu tabulky, vybereme styl Světlá tabulka Karta Návrh s mřížkou 1.  Ze seznamů ve skupině Nakreslit ohraničení můžeme vybrat styl čáry ohraničení, tloušťku této čáry a barvu čáry (tlačítko Barva pera).  Jedním ze stylů čáry je styl Bez ohraničení. Pro tento styl není možné vybrat tloušťku ani barvu. Při použití tohoto stylu se ohraničení nezobrazuje ani netiskne (pro zobrazení čar ohraničujících buňky můžeme zobrazit mřížku, viz karta ROZLOŽENÍ).  Po výběru čáry můžeme ohraničení nastavovat pomocí tlačítka Ohraničení: označíme v tabulce část, kterou chceme ohraničit a vybereme styl ohraničení.  Jiným způsobem ohraničování je použití myši. Ve skupině Nakreslit ohraničení je „zamáčknuté“ tlačítko Navrhnout tabulku, díky tomu se místo ukazatele myši zobrazuje symbol tužky. Tužkou můžeme „obtahovat“ čáry ohraničení (klepnutím myší na čáru nebo tažením myší po čáře, obtahovaná čára je zvýrazněna šedě) nebo kreslit nové čáry ohraničení (během kreslení se zobrazuje čárkovaná čára).

7.7 Vkládání obrázků  Enc-07-05

Na titulní stránku vložíme logo VŠE, vedle textu na druhé stránce dokumentu vložíme obrázek budovy školy. Začneme logem, použijeme soubor logo_VSE.png 80. Kurzor umístíme do volného odstavce pod názvem fakulty na první stránce dokumentu. Na kartě VLOŽENÍ klikneme do tlačítka Obrázky. V zobrazeném okně najdeme umístění souboru s obrázkem, poté klikneme na obrázek a na tlačítko Vložit.

80

Logo VŠE si mohou studenti pro použití v seminárních pracích stáhnout z webu www.vse.cz, kde kliknou v horní navigaci na odkaz Download a z nabídky vyberou Logo VŠE.

7 Word Úpravy obrázků

Velikost obrázku

Komprese

Umístění obrázků Možnosti rozložení

Kotva objektu

108

Pro úpravy vloženého obrázku můžeme použít kontextovou kartu NÁSTROJE OBRÁZKU: FORMÁT nebo místní nabídku, kterou zobrazíme kliknutím pravým tlačítkem myši na obrázek. V obrázku můžeme například změnit barvy, použít různé efekty nebo přidat obrázku rámeček či stín. Obrázek můžeme oříznout a zobrazit jen jeho část. Tažením za úchyt v pravém dolním rohu zmenšíme obrázek, velikost můžeme nastavit na kartě Formát. Obrázky ze souboru zachovávají poměr výšky a šířky (v Okně Velikost a umístění, které zobrazíme spouštěčem okna ve skupině Velikost na kartě FORMÁT, je zaškrtnuto Zachovat poměr stran), stačí tedy nastavit výšku, šířka se upraví automaticky. Jestliže obrázek zmenšíme nebo ořízneme, ukládá se v původní velikosti včetně oříznuté části. To umožní vrátit se k původní velikosti, ale zvětšuje se tím velikost dokumentu. Jestliže chceme zmenšit velikost dokumentu, můžeme kliknout do tlačítka Komprimovat obrázky. V zobrazeném dialogovém okně volíme komprimaci jednoho obrázku nebo všech obrázků a kvalitu (a tím velikost) cílového výstupu. Z dokumentu odstraníme některé informace o obrázku (např. oříznuté části) a tím zmenšíme velikost souboru. Logo VŠE je v dokumentu vloženo tzv. rovnoběžně s textem. To znamená, že jeho umístění se nastavuje stejně jako umístění libovolného znaku. Okolo obrázku tedy nemůže obtékat text. Obrázek je zarovnán na střed díky zarovnání odstavce. Druhý obrázek umístíme vedle textu na druhé stránce dokumentu. Kurzor umístíme na začátek druhého OBR. 7-6: MOŽNOSTI ROZLOŽENÍ odstavce textu na druhé stránce, na kartě VLOŽENÍ klikneme do tlačítka Obrázky, vyhledáme umístění obrázku VSEvchod.jpg a kliknm do tlačítka Vložit ho vložíme do dokumentu. Obrázek chceme obtékat textem. Klikneme na něj, vedle obrázku se zobrazí tlačítko Možnosti rozložení, na které klikneme. Z nabízených možností vybereme volbu OBDÉLNÍK (viz obr. 7-6). Necháme vybranou volbu PŘESOUVAT S TEXTEM. Myší posuneme obrázek k pravému okraji textu. Obtékání obrázku můžeme nastavit také pomocí tlačítka Zalamovat text na kartě NÁSTROJE OBRÁZKU: FORMÁT nebo pomocí místní nabídky obrázku. Před druhým odstavcem se, když je obrázek označen, zobrazuje symbol kotvy. Tento symbol označuje odstavec, k němuž je obrázek ukotven, spolu s tímto odstavcem se bude obrázek přesouvat. Obrázek bývá nejčastěji ukotven k nejbližšímu odstavci, kotvu ale můžeme přesunout tažením myší k libovolnému odstavci na stránce.

7.8 Titulek a křížový odkaz  Enc-07-06

Titulek Popisek titulku

K obrázkům, tabulkám i dalším objektům můžeme doplnit automaticky číslované titulky. Titulek se skládá z popisku, čísla a libovolného textu. Popiskem je např. slovo obrázek nebo zkratka obr. V jednom dokumentu můžeme použít několik sad titulků, které se odliší pomocí různých popisků, každá sada je číslována zvlášť. Můžeme tak např. číslovat zvlášť obrázky a zvlášť tabulky. V ilustrativním dokumentu doplníme k tabulce i k obrázku titulek s popiskem obr. Klikneme do tabulky. Na kartě REFERENCE klikneme do tlačítka Vložit titulek. Ve spodním ze dvou polí Titulek v okně Titulek vybíráme Popisek titulku. Jestliže v seznamu nenajdeme požadovaný popisek, klikneme do tlačítka Nový popisek. V okně Nový popisek (viz obr. 7-8) zapíšeme popisek obr. a klikneme do tlačítka OK. V okně Titulek (viz obr. 7-7) dopíšeme text titulku (později ho můžeme přepsat v dokumentu) a vybereme umístění nad vybraným objektem. Tlačítkem OK vložíme titulek. Vložíme ještě titulek k obrázku budovy VŠE. Klikneme na obrázek a poté na tlačítko Vložit titulek na kartě REFERENCE. Popisek i umístění se nabízí podle posledního použitého titulku, doplníme pouze text „Vchod do Staré budovy VŠE“ a klikneme do tlačítka OK. Všimněme

7 Word

Formát titulku

109

si, že titulek je vložen v textovém poli, které je stejně široké jako obrázek a je obtékáno textem. To proto, že obrázek je obtékán textem. Dále si všimněme, že se změnilo číslo titulku tabulky. Všechny titulky v dokumentu jsou formátované pmocí stylu odstavce Titulek. Jestliže chceme změnit jejich formát, upravíme styl Titulek. OBR. 7-7: DIALOGOVÉ OKNO TITULEK

OBR. 7-8: DIALOGOVÉ OKNO

NOVÝ POPISEK

Křížový odkaz

Aktualizace polí

Titulky můžeme použít pro tvorbu křížových odkazů. Do textu doplníme odkaz na druhý titulek. Do věty „VŠE nabízí bakalářské studijní obory v češtině, angličtině a ruštině“ za slovo ruštině dopíšeme závorku a do ní slovo viz a mezeru, klikneme do tlačítka Křížový odkaz na kartě REFERENCE nebo na kartě VLOŽENÍ. V dialogovém okně Křížový odkaz vybereme Typ odkazu obr., klikneme na titulek obr. 2 a v poli Vložit odkaz na vybereme Celý titulek. Kliknutím do tlačítka Vložit vložíme křížový odkaz. Křížový odkaz je pole, to znamená, že ho pohodlně můžeme aktualizovat a text křížového odkazu bude odpovídat titulku. Text titulku upravím, klikneme za F a dopíšeme Fakultě mezinárodních vztahů VŠE. Křížový odkaz označíme a stiskneme klávesu F9, křížový odkaz se aktualizuje podle textu titulku. Pro aktualizaci všech polí v textu můžeme označit celý text dokumentu např. kombinací Ctrl+A.

7.9 Poznámka pod čarou  Enc-07-06

Značka poznámky pod čarou

Do dokumentů můžeme vkládat poznámky pod čarou. Kurzor umístíme do textu na místo, kde má být značka poznámky pod čarou. V ilustrativním dokumentu umístíme kurzor za „ECTS label“. Na kartě REFERENCE klikneme do tlačítka Vložit poznámku pod čarou. Do poznámky dopíšeme „ECTS znamená European Credit Transfer and Accumulation System“. Jako značka poznámky pod čarou se automaticky použije číslo. Poznámky jsou číslovány průběžně v celém dokumentu podle pořadí v dokumentu bez ohledu na pořadí vkládání poznámek. Chceme-li použít jiný způsob označování poznámek, nastavíme ho v dialogovém okně Poznámky pod čarou a vysvětlivky, které zobrazíme kliknutím na spouštěč okna ve skupině Poznámky pod čarou na kartě REFERENCE. V horní části necháme vybranou volbu POZNÁMKY POD ČAROU. Ve spodní části okna vybereme formát číslování poznámek, můžeme nastavit číslo

OBR. 7-9: OKNO POZNÁMKA POD ČAROU A VYSVĚTLIVKA

7 Word

110

první poznámky (pole Začít od) a vybrat, zda chceme číslovat průběžně v celém dokumentu nebo každou stránku či oddíl zvlášť. Dole v okně vybereme, zda chceme provedené změny použít na celý dokument nebo jen na tento oddíl. Tlačítkem Použít aplikujeme nastavené změny na dříve vložené poznámky. Tlačítkem Vložit vložíme novou poznámku pod čarou.

7.10 Obsah  Enc-07-07

V dokumentu je možné automaticky generovat obsah. V obsahu se ve výchozím nastavení zobrazují odstavce formátované styly Nadpis 1 až 9. Do ilustrativního dokumentu doplníme nadpisy, které naformátujeme stylem Nadpis 2:  „Certifikáty“ před odstavec, který začíná „Škola je vysoce hodnocena“.  „Zázemí školy“ před „VŠE poskytuje studentům kvalitní zázemí“.  „Mezinárodní spolupráce“ před „VŠE se úspěšně zapojuje do mezinárodní spolupráce“.  „Vazby na praxi“ před „VŠE má úzké vazby na praxi“. Vložení obsahu Kurzor umístíme na konec dokumentu, kam vložíme obsah. Klikneme do tlačítka Obsah na kartě REFERENCE a z nabídky vybereme VLASTNÍ OBSAH. V zobrazeném dialogovém okně vybíráme, zda budou v obsahu zobrazena čísla stránek a kolik úrovní nadpisů zobrazíme. Tlačítkem Možnosti zobrazíme dialogové okno Možnosti obsahu, v něm by bylo možné přidat do obsahu odstavce psané libovolným stylem nejen odstavce ve stylu Nadpis. Tlačítkem OK vložíme obsah. Úpravy a Vložený obsah je pole, můžeme ho aktualizovat klávesou F9, do obsahu se tak formát obsahu promítnou změny nadpisů. Pokud obsah upravíme jako běžný text, po aktualizaci se změny ztratí. Obsah je formátován pomocí stylů Obsah 1 až 9. Chceme-li změnit formát obsahu, musíme upravit styly Obsah 1 až 9. OBR. 7-10: DIALOGOVÉ OKNO OBSAH

7.11 Záhlaví, zápatí, číslování stránek  Enc-07-08

Do dokumentu doplníme záhlaví a zápatí. Na kartě VLOŽENÍ klikneme do tlačítka Záhlaví a z nabídky vybereme UPRAVIT ZÁHLAVÍ. Text dokumentu se zobrazí světlejší barvou, kurzor je připraven v části záhlaví, v šedém obdélníčku se zobrazí Záhlaví – Oddíl 2 (nebo 1 podle toho, v jaké části dokumentu byl kurzor). Dokument je rozdělen na 2 oddíly. v každém oddílu může

7 Word

Stejné jako minulé

Číslo stránky

Začátek číslování stránek

111

být jiné záhlaví či zápatí. Ve výchozím nastavení je záhlaví i zápatí v celém dokumentu stejné a je lhostejné, zda ho upravujeme v oddíle 1 nebo v oddíle 2. Do záhlaví napíšeme „Profil VŠE v Praze“. Záhlaví se použije na všech stránkách dokumentu. Na první stránce, která je samostatným oddílem 1, nechceme žádné záhlaví. Klikneme do kteréhokoli záhlaví oddílu 2, vpravo je zobrazen obdélníček s nápisem Stejné jako minulé. Na kartě NÁSTROJE ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ: NÁVRH klikneme do tlačítka Propojit s předchozím, Nápis Stejné jako minulé zmizí. Nyní můžeme upravit záhlaví oddílu 1 a neupravujeme zároveň záhlaví oddílu 2. Smažeme záhlaví oddílu 1. Do zápatí chceme doplnit čísla stránek. Klikneme do zápatí oddílu 2. Na titulní straně (v oddílu 1) čísla stránek nebudeme zobrazovat, klikneme proto do tlačítka Propojit s předchozím, nápis Stejné jako minulé zmizí. Nyní klikneme do tlačítka Číslo stránky na kartě VLOŽENÍ nebo NÁSTROJE ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ: NÁVRH. Vybereme umístění DOLNÍ OKRAJ STRÁNKY a z dílčí nabídky ČÍSLO VE FORMÁTU PROSTÉHO TEXTU 2. Dokument je číslován od první stránky OBR. 7-11: OKNO FORMÁT ČÍSEL STRÁNEK (přestože na první stránce není číslo zobrazeno). Chceme-li číslovat až od druhé stránky dokumentu, zůstaneme kdekoli v oddílu 2 (kurzor nemusí být v záhlaví a zápatí) a klikneme do tlačítka Číslo stránky. Z nabídky vybereme volbu FORMÁT ČÍSLOVÁNÍ STRÁNEK. V dialogovém okně Formát číslování stránek vybíráme, zda bude číslování stránek Pokračovat z předchozího oddílu nebo zadáme jiný počátek číslování do pole Začít od. Zadané číslo je číslem první stránky aktuálního oddílu. Vybereme Začít od: 1. První stránka oddílu 2 (druhá stránka dokumentu) má číslo 1. V dokumentu jsou nyní dvě stránky číslo 1: první i druhá stránka dokumentu, na první stránce dokumentu číslo stránky není zobrazeno. Čísla stránek jsou zobrazena v obsahu, označíme obsah a klávesou F9 ho zaktualizujeme.

7.12 Šablona  Word_sabl. dotx

Uložení šablony Nový dokument ze šablony

Úprava šablony

Pro usnadnění psaní dokumentů, které jsou stejně nebo podobně formátované, můžeme využívat šablony. Šablona je soubor s koncovkou dotx, který může obsahovat například text, styly nebo záhlaví a zápatí. Vytvoříme šablonu podle vytvořeného dokumentu. V šabloně bude připravená titulní stránka a styly odstavců. Otevřeme připravený dokument a smažeme z něj celý text kromě titulní stránky. Smažeme také text v záhlaví a název práce na titulní stránce. Soubor uložíme jako šablonu. Zadáme SOUBOR, EXPORTOVAT, vybereme ZMĚNIT TYP SOUBORU a v nabídce poklepeme na typ Šablona. V dialogovém okně vyhledáme vhodné umístění souboru na disku a klikneme do tlačítka Uložit. Šablonu zavřeme. Chceme-li vytvořit nový dokument, v němž bude vše, co je uloženo v šabloně, stačí poklepat na název šablony ve Windows stejně jako, když otevíráme dokument. Poklepáním na šablonu neotevřeme šablonu, ale vytvoříme nový dokument, který je založený na šabloně. V dokumentu je text ze šablony (v tomto případě připravená úvodní stránka) i styly. Když styly nebo text upravíme, upravujeme dokument nikoli šablonu. Chceme-li upravit šablonu, můžeme ji otevřít ve Wordu příkazem SOUBOR, OTEVŘÍT. Změny provádíme přímo v šabloně. Chceme-li upravit styly uložené v šabloně, můžeme to udělat v dokumentu, který je na šabloně založený. Při úpravách stylů musíme v okně Úprava stylu vybrat dole volbu Nové dokumenty založené na této šabloně. Styl se upraví v aktuálně otevřeném dokumentu i v šabloně. Nezmění se v dokumentech, které již existují, přestože jsou založené na upravované šabloně.

7 Word Úprava stylů podle šablony

112

Jestliže chceme, aby se styly v již vytvořeném dokumentu upravily podle šablony, musíme aktualizovat styly. Použijeme příkaz z karty VÝVOJÁŘ, kterou musíme zobrazit. Zadáme SOUBOR, MOŽNOSTI, na kartě Přizpůsobit pás karet v seznamu vpravo zaškrtneme kartu VÝVOJÁŘ. Na kartě VÝVOJÁŘ klikneme do tlačítka Šablona dokumentu. V okně Šablony a dokumenty vidíme, který soubor je šablonou dokumentu. Chceme-li, aby se definice stylů v dokumentu změnila podle definice stylů v šabloně (a tím se změnil formát dokumentu), zaškrtneme pole Automaticky aktualizovat styly dokumentu. Je-li toto pole zaškrtnuto, změny stylů v šabloně se automaticky promítají do dokumentu. Není-li toto pole zaškrtnuto, platí v dokumentu definice stylů, která je uložená v dokumentu, i v případě, že je v šabloně stejnojmenný styl. OBR. 7-12: OKNO ŠABLONY A DOPLŇKY

Připojení šablony

Otevřeme dokument Enc-07-08.docx a změníme šablonu, na které je založen. Na kartě VÝVOJÁŘ klikneme do tlačítka Šablona dokumentu, v okně Šablony a doplňky klikneme do tlačítka Připojit a vybereme šablonu Word_sabl.dotx. Tato šablona je nyní šablonou dokumentu (formátování dokumentu se nemění). Když při úpravě stylu vybereme volbu Nové dokumenty založené na této šabloně, upravujeme definici stylu v dokumentu a v šabloně Word_sabl.dotx.

7.13 Sledování změn a komentáře  Enc-07-09 Zapnutí revizí

Vytvořený dokument chceme dát ke kontrole recenzentům. Změny budou recenzenti provádět formou sledovaných změn neboli revizí, aby autor mohl sám rozhodnout, zda navrženou změnu přijme či odmítne. Před odesláním dokumentu recenzentovi autor na kartě REVIZE kliknutím do tlačítka Sledovat změny zapne režim revizí a dokument uloží. Recenzent po otevření dokumentu na svém počítači nemusí sledování změn zapínat. Bude-li chtít, může však sledování změn vypnout kliknutím do tlačítka Sledovat změny.

7 Word Zámek

Úpravy dokumentu

Komentáře

Zobrazení revizí

 Enc-07-10

Odemčení dokumentu

Sloučení revizí

113

Aby recenzent nemohl sledování změn vypnout, dokument před předáním recenzentům zamkneme. Na kartě OBR. 7-13: OMEZIT ÚPRAVY REVIZE klikneme do tlačítka Omezit úpravy ve skupině Zámek. V podokně Omezit úpravy zaškrtneme pole Povolit v dokumentu je tento typ úprav a vybereme Sledované změny. Klikneme do tlačítka Použít zámek. Dokument můžeme zamknout s použitím hesla nebo bez hesla. Pokud heslo nezadáme, dokument se zamkne, ale kdokoli ho může odemknout kliknutím do tlačítka Odemknout, které je zobrazeno v podokně Omezit úpravy. Pokud zadáme heslo, nebude možné dokument odemknout bez zadání hesla. Zamčený dokument předáme recenzentovi. V roli recenzenta provádíme změny běžným způsobem. Jiný je jen způsob ukládání změn do dokumentu. V první větě textu nahradíme slovo „ekonomickou“ slovy „ekonomického zaměření“. Jestliže v dokumentu povolíme sledované změny, může recenzent vkládat také komentáře. Označíme větu „VŠE nabízí bakalářské studijní obory...“, na kartě Revize klikneme do tlačítka Nový komentář. Zobrazí se podokno komentářů, do kterého napíšeme „Chybí zmínka o kombinované formě studia“. Dokument uložíme pod názvem Enc-07-09.docx. Dokument s revizemi můžeme zobrazovat různými způsoby. Na kartě REVIZE ve skupině Sledování vybíráme ze čtyř způsobů zobrazení dokumentu:  Jednoduchá revize: je zobrazen upravený dokument, po levé straně je svislá čára, která označuje revidované místo.  Všechny revize: v dokumentu jsou smazané části škrtnuté, doplněné části barevně s podtržením.  Žádné revize: je zobrazen výsledný dokument po úpravách.  Původní: je zobrazen původní dokument bez revizí. Jestliže je recenzentů více, v ideálním případě druhý a další recenzent dostane dokument s revizemi prvního recenzenta. Často však všichni recenzenti dostanou originál dokumentu, v němž provedou změny. Autor pak musí revize od všech recenzentů sloučit do jediného dokumentu. V roli druhého recenzenta otevřeme originální dokument Enc-07-08.docx. Zapneme sledování změn a provedeme dvě úpravy:  Slovo „ekonomickou“ v první větě textu nahradíme slovy „s ekonomickým zaměřením“.  Slovo „tuzemsku“ na začátku kapitoly certifikáty nahradíme slovy „České republice“. Dokument uložíme pod názvem Enc-07-10.docx. V roli autora nejdříve odemkneme dokument s revizemi. Zamčený dokument je po otevření zobrazen v režimu čtení. Klikneme na volbu ZOBRAZENÍ a z nabídky vybereme UPRAVIT DOKUMENT. Poté na kartě REVIZE klikneme do tlačítka Omezit úpravy a v podokně klikneme do tlačítka Odemknout. Stejným postupem musíme odemknout oba dokumenty s revizemi. Nyní sloučíme revize z obou dokumentů do nového dokumentu. Na kartě REVIZE klikneme do tlačítka Porovnat a vybereme SLOUČIT. V dialogovém okně Sloučené dokumenty vybereme slučované dokumenty jako originální a revidovaný dokument a klikneme do tlačítka OK. Vytvoříme nový dokument, v němž jsou revize i komentáře od obou recenzentů. Autora revize poznáme na první pohled podle barvy revize (za autora revizí je považován ten, kdo byl přihlášen do Wordu při vytváření revizí).

7 Word

114 OBR. 7-14: OKNO SLOUČENÉ DOKUMENTY

Přijímání a odmítání změn

Odpověď na komentář

Autor bude nyní procházet sledované změny v dokumentu a přijímat je či odmítat. Sledované změny vyhledáme a označíme kliknutím do tlačítka Předchozí změna či Další změna. Označenou změnu můžeme přijmout a přejít k další změně kliknutím do tlačítka Přijmout nebo ji můžeme odmítnout kliknutím do tlačítka Odmítnout. V nabídce tlačítek najdeme i volbu Přijmout resp. Odmítnout všechny změny. V tom případě jednotlivé změny neprohlížíme, jsou přijaty resp. odmítnuty. Tuto volbu není vhodné použít po sloučení sledovaných změn z několika dokumentů, protože můžeme vytvořit chyby (viz oprava slova ekonomickou oběma recenzenty). Připomínky vložené formou komentářů nelze pouze přijmout či odmítnout. Po vyřešení připomínky můžeme na komentář kliknout pravým tlačítkem myši a odstranit ho nebo můžeme komentář označit jako hotový. V tom případě komentář v dokumentu zůstane, ale je zobrazen světlou barvou. Na komentář lze odpovědět. Odpověď se ukládá spolu se jménem uživatele, který odpověděl.

Shrnutí 1. 2. 3. 4.

Ve Wordu můžeme kliknutím do tlačítka Zobrazit vše zobrazit znaky formátování. Do textu můžeme kromě znaků z klávesnice vkládat i další symboly. Před formátováním textu je třeba text označit. Pro formátování je vhodné používat styly odstavců a znaků. Používáme připravené nebo vlastní styly. 5. Úpravou stylu změníme formát všech textů, v nichž je styl použit. 6. Word rozděluje text na stránky automaticky. Nastavením toku textu můžeme zakázat vkládání konců stránek na některá místa. Rozdělit stránku můžeme vložením konce stránky. 7. Odlišné nastavení vzhledu stránky, záhlaví a zápatí a číslování stránek lze provádět pro jednotlivé oddíly dokumentu. 8. Do dokumentů lze kromě textů vkládat tabulky a obrázky. 9. Obrázky a tabulky lze označovat pomocí titulků, na které se můžeme odkazovat pomocí křížových odkazů. 10. Do dokumentu lze vkládat poznámky pod čarou. 11. Pokud použijeme pro formátování vhodné nadpisové styly, můžeme vytvořit obsah. 12. Pro vytvoření dokumentů, které jsou podobně formátované nebo obsahují stejný text, můžeme vytvořit šablonu. 13. Pro revize dokumentu slouží sledované změny a komentáře.

8 PowerPoint

115

8 PowerPoint

Přihlášení

Program PowerPoint od firmy Microsoft je nejčastěji používaným programem pro vytváření a promítání prezentací. Tento program je možné použít nejen pro vytváření prezentací, lze v něm např. pohodlně vytvářet diplomy, pozvánky, blahopřání nebo podobné dokumenty, které obsahují málo textu a grafiku a chceme vše pohodlně rozmístit na jedinou stránku. Vytváření a promítání prezentací je však nejčastějším způsobem použití PowerPointu. Než začneme v PowerPointu verze 2013 pracovat, je vhodné (nikoli nutné) se přihlásit. Pro přihlášení je možné použít uživatelské jméno a heslo pro cloudové úložiště OneDrive nebo uživatelské jméno a heslo do Office 365. Je-li počítač připojený k internetu, ukládá se uživatelské nastavení do úložiště OneDrive nebo do Office 365, uživatel pak má na všech počítačích, kde se přihlásí, stejné nastavení. OBR. 8-1: OKNO POWERPOINTU S PREZENTACÍ V NORMÁLNÍM ZOBRAZENÍ

Pás karet – standardní karty

Kontextová karta

Panel nástrojů Rychlý přístup

jméno přihlášeného uživatele

snímek

miniatury snímků

Zástupný symbol na snímku

poznámky

Rozložení

Poznámky

 Enc-08-01

Tlačítka pro výběr zobrazení

lupa

Každá prezentace v PowerPointu se skládá ze snímků. Snímky prezentace mohou mít různá rozložení. Rozložení snímku je rozmístění objektů na snímku. Po spuštění PowerPointu se zobrazí nabídka šablon, které můžeme použít pro tvorbu prezentace. Vybereme volbu PRÁZDNÁ PREZENTACE, otevře se nová prezentace s jediným prázdným snímkem v rozložení, které se jmenuje Úvodní snímek. Na snímku jsou dva tzv. zástupné symboly. Zástupný symbol je obdélníkové místo na snímku, které je připravené pro vkládání textů, obrázků a dalších objektů. Rozložením je rozmístění a velikost zástupných symbolů na snímku. Kromě samotných snímků mohou být v prezentaci uloženy poznámky ke snímkům. Poznámky se nepromítají, jsou zobrazeny v zobrazení prezentujícího, lze je vytisknout nebo vyexportovat do dokumentu Wordu formou podkladů. Budeme vytvářet prezentaci fiktivní firmy Encián, která prodává počítačové programy. Na snímku klikneme do zástupného symbolu pro nadpis a napíšeme Encián. Do zástupného symbolu pro podnadpis napíšeme jméno ředitele firmy: Petr Novák. Vložíme nový snímek. Na kartě DOMŮ ve skupině snímky klikneme do tlačítka Nový snímek. Za aktuální snímek se vloží snímek v rozložení Nadpis a obsah. Kdybychom chtěli použít

8 PowerPoint

Znovu použít snímky  Enc-08-02

Formátování zdroje

116

jiné rozložení, museli bychom kliknout do spodní části tlačítka Nový snímek, zobrazila by se nabídka různých rozložení, kliknutím na rozložení bychom vložili snímek ve vybraném rozložení. Rozložení lze změnit i na již vloženém snímku s vyplněným obsahem. Na kartě DOMŮ klikneme do tlačítka Rozložení a vybereme požadované rozložení. Na novém snímku připravíme osnovu prezentace. Nadpis snímku bude „Osnova“. Do zástupného symbolu pro text zapíšeme 3 odstavce textu (3 body osnovy): „Encián se představuje“, „Zaměstnanci“, „Prodej programů“. Text do následujících snímků nebudeme psát, použijeme snímky, které jsou součástí jiné prezentace. Na kartě DOMŮ klikneme do spodní části tlačítka Nový snímek a vybereme příkaz ZNOVU POUŽÍT SNÍMKY. V podokně Znovu použít snímky klikneme do tlačítka Procházet, vybereme PROCHÁZET SOUBORY a vyhledáme umístění souboru Enc-08-02.pptx. Poklepáním na název souboru nebo označením souboru kliknutím do tlačítka Otevřít zobrazíme v podokně snímky souboru Enc-08-02. Klikneme postupně na všechny snímky prezentace a načteme je tak do vytvářené prezentace. Všimněme si, že se vzhled vkládaných snímků přizpůsobil formátování vytvářené prezentace. To proto, že ve spodní části podokna Znovu použít snímky nebylo zaškrtnuté pole Zachovat formátování zdroje. Zaškrtneme pole a načteme do prezentace snímek Encián se představuje. Snímek se načetl včetně formátování a grafiky. Klikneme na snímek v seznamu snímků a klávesou Delete ho odstraníme. Zavřeme podokno Znovu použít snímky. Prezentaci uložíme, nazveme ji Enc-08-01.

8.1 Zobrazení prezentace Prezentaci můžeme zobrazovat několika způsoby. Způsob zobrazení prezentace vybíráme v posledním řádku okna PowerPointu, kde jsou jen nejčastěji používané způsoby zobrazení, nebo na kartě ZOBRAZENÍ ve skupině Zobrazení prezentací. Můžeme používat následující způsoby zobrazení:  Normální: V normálním zobrazení jsou vlevo zobrazeny miniatury snímků, vpravo nahoře snímek a pod ním poznámky. Zobrazení je určeno zejména pro vytváření a úpravy snímků. Hranice mezi jednotlivými částmi okna lze posouvat myší.  Zobrazení osnovy: Toto zobrazení je podobné jako normální zobrazení, ale místo miniatur snímků je zobrazena osnova prezentace.  Řazení snímků: V tomto zobrazení jsou zobrazeny miniatury snímků. Zobrazení je určeno pro přesouvání snímků nikoli pro úpravy na jednotlivých snímcích.  Poznámky: V tomto zobrazení je v horní části zobrazen náhled snímku, ve spodní části okna poznámky. Snímek nelze upravovat, zobrazení je určeno pro psaní poznámek.  Zobrazení pro čtení: Výběrem tohoto zobrazení spustíme promítání prezentace v aktuálním okně.

8.2 Předloha

 Enc-08-03

Při vytváření prezentace je vhodné dodržovat jednotný vzhled všech snímků prezentace. Abychom ho pohodlně dosáhli, můžeme vzhled všech snímků definovat pomocí úprav v zobrazení předlohy snímků. V zobrazení předlohy snímků můžeme definovat například:  barvy, které se budou v prezentaci používat,  font písma pro nadpisy a pro běžný text,  barvu a styl nebo obrázky v pozadí snímků,  druh používané odrážky a její barvu,  nová rozložení a úpravy stávajících rozložení snímků. Pomocí zobrazení předlohy upravíme prezentaci. Na kartě ZOBRAZENÍ klikneme do tlačítka Předloha snímků. V zobrazení předlohy snímků jsou vlevo zobrazeny miniatury podobně jako v normálním zobrazení prezentace. Tyto miniatury však nezastupují jednotlivé snímky, ale jednotlivá rozložení snímků.

8 PowerPoint Kořen předlohy

117

První větší miniaturu nazýváme kořen předlohy, ten nezastupuje žádné rozložení. Jestliže něco změníme v kořenu předlohy, tato změna platí pro všechny snímky prezentace. Jestliže vybereme jinou miniaturu a něco upravíme, změny platí pro všechny snímky daného rozložení. Jaké rozložení i jaké snímky upravujeme, můžeme pohodlně zobrazit, stačí ukazatel myši umístit na miniaturu. Zobrazí se název rozložení a čísla snímků, na nichž je rozložení použito, např. „Nadpis a obsah Rozložení: použitý u snímků 2; 4; 7-8“. OBR. 8-2: ZOBRAZENÍ PŘEDLOHY SNÍMKŮ (PŘED ÚPRAVAMI)

Změna odrážky

Chceme na všech snímcích prezentace změnit použitou odrážku. Klikneme proto na kořen předlohy. V kořenu klikneme do textu „Kliknutím lze upravit styly předlohy textu“. Dále změníme odrážku stejně, jak se to dělá u jednotlivých snímků: Na kartě DOMŮ klikneme do šipky u tlačítka Odrážky, Jestliže nevyhovuje žádná z nabízených odrážek, klineme na příkaz ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ, v zobrazeném okně Odrážky a číslování vybíráme odrážku. Odrážkou může být libovolný znak nebo i obrázek ze souboru. Použijeme symbol, klikneme proto do tlačítka Vlastní. Ze sady Wingdings vybereme zatržení (na konci). V okně Odrážky a číslování můžeme změnit barvu a velikost odrážky. Vybereme 5. barvu v prvním řádku, je označena Zvýraznění 1. Velikost odrážky necháme 100 procent textu. Úpravy potvrdíme tlačítkem OK. Zobrazíme prezentaci v normálním zobrazení a podívejme se na odrážky v prezentaci. Na všech snímcích kromě pátého je pro odstavce první úrovně použito barevné zatržení. Na pátém snímku (Oddělení a programy) se změnila jen barva odrážky (a čísel), symbol se nezměnil. Na tomto snímku byla v seznamu programů jako odrážka použita hvězdička, na všech ostatních snímcích prezentace byla odrážkou tečka. Tato nestandardní odrážka se načetla z formátování prezentace Enc-08-02, kde byla hvězdička nastavena přímo jen pro tento seznam. V ostatních seznamech nebyla odrážka ručně upravena, je zde tedy automaticky použita odrážky z předlohy. Jestliže něco nastavíme ručně pro konkrétní odstavec, toto nastavení bude platit bez ohledu na nastavení předlohy. Barva odrážky nebyla ručně upravena, proto se barva na rozdíl od symbolu přebírá z předlohy. Jestliže chceme, aby se i na pátém snímku používala odrážka z předlohy, nastavíme na tomto snímku stejnou odrážku jako v předloze: Označíme všechny odstavce seznamu, na kartě DOMŮ klikneme do šipky u tlačítka Odrážky, vybereme příkaz ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ, v okně Odrážky a číslování klikneme do tlačítka Vlastní a vybereme stejnou odrážku jako v předloze. Když nyní změníme v předloze odrážku, změna se promítne i do 5. snímku.

8 PowerPoint Obrázek jako odrážka

Barvy

Vlastní barvy motivu

Úprava sady barev

118

Jako odrážku můžeme používat obrázek ze souboru. V okně Odrážky a číslování klikneme do tlačítka Obrázek, zobrazí se okno Vložit obrázky, v něm můžeme kliknout do tlačítka Procházet a vyhledat soubor s obrázkem na disku počítače nebo zadat klíčové slovo a vyhledat obrázek v galerii klipartu nebo kdekoli na internetu pomocí vyhledávače Bing. PowerPoint umožní použití libovolného obrázku, ne každý obrázek je však vhodný. Když použijeme jako odrážku obrázek, nemůžeme měnit jeho barvu. OBR. 8-3: BAREVNÉ SADY Upravíme nyní barvy, které budeme používat v prezentaci. Zobrazíme předlohu snímku. Na kartě PŘEDLOHA SNÍMKU klikneme do tlačítka Barvy. Zobrazí se nabídka připravených sad barev. Vybereme např. sadu Zelená. Na první pohled se v prezentaci změnila pouze barva odrážky. Když ale nyní rozbalíme nabídku barev (např. kliknutím na šipku vedle tlačítka Barva písma na kartě DOMŮ), vidíme, že se nabízí jiné barvy než dosud. Nabízí se barvy ze sady Zelená. Kromě připravených sad barev můžeme vytvářet vlastní sady barev. Na kartě PŘEDLOHA SNÍMKŮ klikneme do tlačítka Barvy a vybereme příkaz PŘIZPŮSOBIT BARVY. V Dialogovém okně Vytvořit nové barvy motivu můžeme změnit všechny barvy, které jsou součásti sady barev (barevné čtverečky v nabídce sad barev zobrazují jen 8 barev: text nebo pozadí tmavé 2 až Zvýraznění 6). Klikneme na tlačítko Text nebo pozadí – tmavé 1 a z nabídky vybereme příkaz DALŠÍ BARVY. Z nabídky barev na kartách Standardní nebo Vlastní vybereme tmavě modrou. Pro barvu text nebo pozadí – světlé 1 vybereme světle žlutou barvu. Sadu barev nazveme Encián. První dvě barvy ze sady jsou v prezentaci použity pro barvu písma a barvu pozadí snímků. Zavřeme předlohu a prohlédneme prezentaci. Jestliže se provedené změny nepromítnou do prezentace, prezentaci uložíme, zavřeme a opět otevřeme. Vytvořená sada barev se zobrazí v nabídce sad barev jako vlastní sada. Vlastní sady barev je možné upravovat. V seznamu sad klikneme na sadu pravým tlačítkem myši a z místní nabídky vybereme UPRAVIT. Zobrazíme stejné dialogové okno jako při vytváření nové sady barev.

8 PowerPoint

119 OBR. 8-4: OKNO VYTVOŘIT NOVÉ BARVY MOTIVU

Používání barev

Kapátko

Písma motivu

V prezentaci můžeme používat barvy z připravené sady barev (v nabídce barev jsou označeny jako Barvy motivu) nebo libovolné další barvy. Jestliže např. pro barvu písma použijeme barvy motivu, změní se barva písma při změně motivu (při změně sady barev). Budeme-li při tvorbě prezentace používat výhradně barvy motivu, můžeme změnit barevné ladění prezentace OBR. 8-5: NABÍDKA BAREV PÍSMA snadno pouhou výměnou sady barev. Jestliže použijeme standardní barvy nebo další barvy, barva se nebude měnit při změně motivu. Jestliže chceme v prezentaci použít přesně stejný odstín barvy, jako vidíme kdekoli na obrazovce (např. na webové stránce zobrazené v prohlížeči), použijeme nástroj Kapátko (nástroj Kapátko je novinkou verze 2013). V nabídce barev vybereme příkaz KAPÁTKO, stiskneme tlačítko myši a táhneme na požadovanou barvu, u ukazatele myši se zobrazuje čtvereček vybrané barvy. Když zastavíme myš (stále držíme stisknuté tlačítko), zobrazí se název barvy a čísla, která barvu charakterizují v RGB modelu81. Jakmile uvolníme tlačítko myši, barva se použije. Takto vybraná barva se nebude měnit při změně motivu. Součástí motivu jsou i použité fonty písma. V zobrazení předlohy snímku na kartě PŘEDLOHA SNÍMKU klikneme do tlačítka Písma, zobrazíme tak nabídku sad písem. V každé sadě je vybrán font pro nadpisy a font pro text na snímku. V mnoha sadách je pro nadpisy i text použit stejný font. Výběrem sady písem změníme písmo v prezentaci. Příkazem přizpůsobit písma zobrazíme dialogové okno Vytvořit nová písma motivu, v němž můžeme vybrat sadu písma pro nadpisy a sadu písma pro text. Pří výběru sady písem je třeba zkontrolovat, že zvolená sada obsahuje i méně obvyklé české znaky (např. ě, ř). Vlastní sadu písem je možné upravit stejně jako sadu barev. V seznamu sad klikneme na sadu pravým tlačítkem myši a z místní nabídky vybereme příkaz UPRAVIT. V ukázkové prezentaci je vytvořena sada písem dle obr. 8-6.

81

RGB model umožňuje každý odstín barvy zobrazený na monitoru vyjádřit jako množství červené (red), zelené (green) a modré (blue) barvy. Smícháním těchto barev můžeme na monitoru vytvořit libovolnou barvu.

8 PowerPoint

120 OBR. 8-6: DIALOGOVÉ OKNO VYTVOŘIT NOVÁ PÍSMA MOTIVU

Efekty motivu

Nové rozložení snímků

Písma z vybrané sady písem se použijí v prezentaci všude tam, kde nevybereme ručně jinou sadu. V nabídce písem v seznamu Písmo na kartě DOMŮ se písma z použité sady zobrazují na prvním a druhém místě. V zobrazení předlohy snímků můžeme vybrat ještě sadu efektů. Vybrané efekty se budou nabízet v připravených stylech grafických objektů. Výběrem efektů nenastavujeme, že se efekty použijí. Efekty můžeme pouze vybrat ze seznamu, který se zobrazí po kliknutí do tlačítka Efekty na kartě PŘEDLOHA SNÍMKŮ, nelze vytvořit vlastní sadu efektů. V ukázkové prezentaci vybereme efekty Lesklý. V zobrazení předlohy snímků můžeme upravovat umístění a velikost zástupných symbolů v rozložení. Můžeme také vytvářet nová rozložení. Vytvoříme nové rozložení snímku, které později využijeme pro snímek s organizačním diagramem firmy Encián. Vytvoříme kopii rozložení Nadpis a obsah, kterou upravíme. Na miniaturu rozložení Nadpis a obsah OBR. 8-7: ROZLOŽENÍ SNÍMKU NADPIS DOLE klikneme pravým tlačítkem myši a vybereme z místní nabídky příkaz DUPLIKOVAT ROZLOŽENÍ. Na miniaturu nově vytvořeného rozložení 1_Nadpis a obsah klikneme pravým tlačítkem myši a vybereme příkaz PŘEJMENOVAT ROZLOŽENÍ, zapíšeme název Nadpis dole. Nyní myší posuneme zástupné symboly na snímku a zvětšíme velikost zástupného symbolu pro obsah. Zástupné symboly se částečně překrývají (viz obr. 8-7). Do rozložení lze vkládat nové zástupné symboly kliknutím do tlačítka Vložit zástupný symbol na kartě PŘEDLOHA SNÍMKŮ. Nové rozložení nemusíme vytvářet jako kopii existujícího rozložení, klikneme do tlačítka Vložit rozložení. Vytvořené rozložení najdeme v normálním zobrazení v nabídce tlačítka Nový snímek i tlačítka Rozložení na kartě DOMŮ.

8 PowerPoint

121

8.3 Pozadí snímku Formát pozadí

 Enc-08-04

Výplň snímku

Grafika pozadí

Pozadí snímku lze nastavovat v zobrazení předlohy nebo v normálním zobrazení prezentace. Podle použitého způsobu zobrazení nastavujeme pozadí pro různé snímky:  V normálním zobrazení klikneme na snímek, na kartě NÁVRH klikneme do tlačítka Formát pozadí, zobrazíme podokno Formát pozadí, v němž vybereme formát. Nastavený formát platí pouze pro aktuální snímek (nebo pro aktuálně vybrané snímky). V podokně Formát pozadí můžeme kliknout do tlačítka Použít u všech a stejné pozadí použít u všech snímků prezentace.  V zobrazení předlohy snímků vybereme rozložení. Kliknutím do tlačítka Styly pozadí zobrazíme OBR. 8-8: PODOKNO FORMÁT POZADÍ nabídku pozadí, která vychází z barev motivu, kliknutím na PŘÍKAZ FORMÁT POZADÍ zobrazíme podokno Formát pozadí, které je stejné jako v normálním zobrazení. Výběrem pozadí nastavíme pozadí všech snímků ve vybraném rozložení. Úpravu pozadí vyzkoušíme na úvodním snímku. V zobrazení předlohy snímků vybereme rozložení úvodní snímek a klikneme do tlačítka Styly pozadí. V nabídce klikneme na příkaz FORMÁT POZADÍ. V podokně vybíráme z několika druhů výplně:  Souvislá výplň: pozadím bude jedna barva. Můžeme vybrat z barev motivu nebo jiných barev. Pro pozdější pohodlné úpravy je vhodné vybírat z barev motivu.  Přechodová výplň: vybíráme z připravených přechodů nebo vytváříme vlastní přechod několika barev. Při vytváření vlastních přechodů vybíráme typ a směr přechodu a především barvy. Barvy nastavujeme pro každou přechodovou zarážku. Přechodové zarážky můžeme přidávat, ubírat a posouvat.  Obrázková nebo texturová výplň: pozadím snímků bude obrázek. Můžeme vybírat z připravených textur nebo vyhledat obrázek ze souboru nebo z internetu. Obrázek lze zopakovat jako dlaždice (zaškrtneme pole Vytvořit z obrázku texturu z dlaždic) nebo ho můžeme roztáhnout na plochu snímku. V polích Posun doleva (doprava...) můžeme nastavit, že obrázek nebude roztažen až do kraje snímku (kladné hodnoty) nebo bude jeho okraj mimo snímek (záporné hodnoty). Nastavením průhlednosti můžeme zasvětlit obrázek v pozadí.  Vzorková výplň: pozadím snímku bude vybraný vzorek, vybíráme barvu pozadí a popředí (vzorku). V ilustrativním dokumentu nastavíme pro úvodní snímek žluto-zelenou přechodovou výplň podle obr. 8-8. V normálním zobrazení zkontrolujeme, že se tato výplň použije pro úvodní snímek a také pro každý nově vložený snímek v rozložení úvodní snímek (nový snímek nevložíme). Součástí pozadí snímků může být grafika pozadí. Grafikou pozadí jsou obrázky, které vložíme do předlohy snímků. Zobrazíme předlohu snímků. Do všech snímků chceme do levého horního rohu vložit obrázek hořce (encián je jiný název hořce). Protože chceme obrázek vložit do všech snímků, vybereme kořen předlohy. Do něj vložíme obrázek stejně jako bychom ho vkládali do snímku: Na kartě VLOŽENÍ klikneme do tlačítka Obrázky a vybereme obrázek Enc_obr. Obrázek posuneme do levého horního rohu snímku. Levý okraj zástupného symbolu pro nadpis i pro

8 PowerPoint

Skrýt grafiku pozadí

122

obsah posuneme asi o půl cm doprava, aby se nadpis nepřekrýval s obrázkem. V zobrazení prezentace vidíme, že je obrázek v levém rohu všech snímků. Grafiku můžeme vložit do snímků vybraného rozložení, v tom případě obrázek v zobrazení předlohy snímků vložíme do vybraného rozložení. Jestliže v některém snímku nechceme obrázek z předlohy, musíme na snímku skrýt grafiku pozadí. Vybereme snímek, na kartě NÁVRH klikneme do tlačítka Formát pozadí, v podokně Formát pozadí zaškrtneme pole Skrýt grafiku pozadí. Na snímku nebude zobrazena žádná grafika nastavená v předloze snímků. Grafiku můžeme skrýt na všech snímcích vybraného rozložení. Zobrazíme předlohu snímků, vybereme miniaturu rozložení úvodní snímek. Na kartě PŘEDLOHA SNÍMKŮ zaškrtneme pole Skrýt grafiku pozadí. Na snímcích v rozložení úvodní snímek nebude obrázek (či obrázky), které jsou vložené v kořenu předlohy.

8.4 Motiv Uložení motivu

Všechny úpravy předlohy, které jsme prováděli, jsou součástí Motivu. Motiv můžeme uložit do souboru s koncovkou thmx a použít ho pro formátování jiné prezentace. Součástí motivu je nastavení barev, písem, efektů, rozložení snímků i pozadí. Na kartě NÁVRH ve skupině Motivy kliknutím na šipku zobrazíme nabídku připravených motivů. Vlastní motiv uložíme příkazem ULOŽIT AKTUÁLNÍ MOTIV, nazveme ho Encián. Vlastní motivy se ukládají do složky Vlastní šablony Office\Document Themes v knihovně Dokumenty. V PowerPointu najdeme uložené motivy v nabídce motivů na kartě NÁVRH a také v nabídce motivů při vytváření nové prezentace (SOUBOR, NOVÝ). Můžeme je použít pro formátování již vytvořených nebo nových prezentací.

8.5 Objekty na snímku Zatím jsme na snímky prezentace vkládali pouze text. Podívejme se na některé další prvky, které lze používat v prezentacích.

8.5.1 Tabulka  Enc-08-05

Na konec prezentace vložíme nový snímek v rozložení nadpis a obsah. Do nadpisu snímku napíšeme „Tržby za první pololetí“. V zástupném symbolu pro obsah klikneme do ikony tabulky. Vložíme tabulku, které má 8 sloupců a 8 řádků. Do tabulky doplníme tržby dle obr. 8-9. Tabulku bychom mohli vložit také kliknutím do tlačítka Tabulka na kartě VLOŽENÍ. OBR. 8-9: TABULKA TRŽEB

Vzhled tabulky

Pro úpravy tabulek se zobrazují kontextové karty NÁSTROJE TABULKY: NÁVRH a NÁSTROJE ROZLOŽENÍ. Na kartě NÁVRH vybereme Styl tabulky Světlý styl 2 – Zvýraznění 4. Zaškrtneme pole Se záhlavím, První sloupec, Poslední sloupec a Řádek souhrnů. Pomocí dalších polí na kartě NÁVRH je možné měnit formát tabulky (např. ohraničení a výplň buněk). Karta ROZLOŽENÍ slouží k vkládání a odstraňování řádků a sloupců do tabulky, nastavování velikosti buněk nebo celé tabulky či zarovnání textu v buňkách tabulky. Šířky sloupců přizpůsobíme obsahu poklepáním na hranice mezi sloupci v tabulce. Do prezentací často vkládáme tabulky z Excelu. Nemusíme je opisovat, můžeme je kopírovat např. kombinacemi Ctrl+C a Ctrl+ V. Další úpravy takto vložených tabulek jsou stejné jako u tabulek vložených přímo do PowerPointu. TABULKY:

Rozložení

Tabulka z Excelu

8 PowerPoint

123

8.5.2 Obrázky Obrázek ze souboru Online obrázky  Enc-08-05 Formát obrázku

Do prezentace je možné vkládat různé druhy obrázků. Kliknutím do tlačítka Obrázky ve skupině Obrázky zobrazíme dialogové okno pro vyhledání obrázku ze souboru. Na snímek Prodej programů vložíme obrázek. Chceme ho vyhledat na internetu, klikneme proto do tlačítka Online obrázky. V zobrazeném okně zadáme do řádku klipart slovo „prodej“ a klikneme do tlačítka s lupou. Počítač vyhledá v galerii klipartu obrázky, vyhledáme vhodný obrázek a poklepáním ho vložíme na snímek. Tažením myší ho posuneme vedle textu. Obrázky můžeme upravovat pomocí kontextové karty NÁSTROJE OBRÁZKU: FORMÁT. Pomocí tlačítek na kartě můžeme například odstranit pozadí, změnit barvu, jas a kontrast obrázku, přidat obrázku rámeček, odraz či stín, oříznout okraje obrázku nebo změnit jeho velikost. Některé úpravy není možné udělat pro některé typy obrázků. Postup úprav obrázků je stejný ve všech programech kancelářského balíku Office.

8.5.3 Snímek obrazovky Jedním z druhů obrázků je snímek obrazovky. Kliknutím do tlačítka Snímek obrazovky zobrazíme náhled všech aktuálně otevřených oken. Výběrem okna vložíme snímek tohoto okna do prezentace jako obrázek. Jestliže nechceme vložit snímek okna, vybereme příkaz VÝŘEZ OBRAZOVKY, okno PowerPointu se minimalizuje, obrazovka zesvětlá, myší můžeme vytyčit část obrazovky, jejíž obrázek chceme vložit do prezentace.

8.5.4 Obrazce  Enc-08-05

OBR. 8-10: SNÍMEK OSNOVA Osnovu prezentace zobrazíme pomocí obrazců. Vybereme snímek Osnova, klikneme do tlačítka Obrazce a ze skupiny Plné šipky vybereme šipku doprava. Myší vytyčíme oblast, kde bude šipka. Pomocí tlačítek na kartě NÁSTROJE KRESLENÍ: FORMÁT šipku upravíme: Výška šipky bude 7,8 cm, šířka 9,6 cm. Ve skupině Styly obrazců rozbalíme nabídku stylů a vybereme Jemný efekt – Zvýraznění 2. Klikneme na šipku pravým tlačítkem myši a z místní nabídky vybereme UPRAVIT TEXT. Do šipky napíšeme „Encián se představuje“. Text označíme a na kartě DOMŮ vybereme velikost písma 36 bodů. Označíme celou šipku, kombinací Ctrl + C ji zkopírujeme a kombinací Ctrl +V ji dvakrát vložíme ze schránky. Do vložených šipek napíšeme „Zaměstnanci“ a „Prodej programů“. Šipky posuneme. Klikneme na ohraničení zástupného symbolu pro text a klávesou Delete zástupný symbol smažeme.

8.5.5 SmartArt Organizační diagram

Formátování SmartArtu Asistent

Pro vkládání schémat můžeme použít SmartArt. V prezentaci pomocí SmartArtu vytvoříme organizační strukturu firmy Encián. Klikneme na snímek Organizační struktura a označíme celý text na snímku (mimo nadpisu). Na kartě DOMŮ ve skupině Odstavec klikneme do tlačítka Převést na obrázek SmartArt a vybereme z nabídky Organizační diagram. Text se zobrazil ve formě organizačního diagramu, každý odstavec je v jednom obrazci organizačního diagramu. Zaměstnanci jsou rozděleni do oddělení podle úrovní odstavců v převáděném textu. Text je zobrazen v Podokně s textem. Jestliže toto podokno není zobrazeno, zobrazíme ho kliknutím do tlačítka Podokno s textem na kartě NÁSTROJE OBRÁZKU SMARTART: NÁVRH. Jestliže v podokně upravíme text (přidáme či odstraníme odstavec, změníme úroveň odstavce), změna se ihned promítá do SmartArtu. Pro formátování celého SmartArtu můžeme použít kartu NÁSTROJE OBRÁZKU SMARTART: NÁVRH. Zde můžeme vybrat styl SmartArtu nebo změnit Rozložení a použít tak jiný SmartArt. Tlačítka ve skupině Vytvořit obrázek slouží k pohodlnému přidávání obrazců do SmartArtu. Sekretářka Marie Sladká je uvedena jako samostatné oddělení a nikoli jako

8 PowerPoint

124

asistentka ředitele, změníme to. Klikneme na obrazec ředitele a poté do šipky u tlačítka Přidat obrazec, z nabídky vybereme PŘIDAT ASISTENTA. V podokně s textem označíme text „sekretářka Marie Sladká“, kombinací Ctrl+X ho vyjmeme do schránky, klikneme do nově vytvořeného odstavce pro asistenta a kombinací Ctrl+V vložíme sekretářku. Formát obrazců SmartArtu

Nepřetržitý seznam obrázků

SmartArt není nutné formátovat celý najednou. Kdybychom chtěli formátovat jednotlivé obrazce SmartArtu, použili bychom nabídky ve skupině Styly obrazců na kartě NÁSTROJE OBRÁZKU SMARTART: FORMÁT. V ilustrativním dokumentu nebudeme jednotlivé obrazce formátovat. Pro snímek s organizačním diagramem použijeme dříve připravené rozložení Nadpis dole, vybereme ho z nabídky tlačítka Rozložení na kartě DOMŮ. Na snímku Nejčastější cíle služebních cest vytvoříme ještě jeden SmartArt. Označíme text na snímku, klikneme do tlačítka Převést na obrázek SmartArt a vybereme Nepřetržitý seznam obrázků. Tento SmartArt obsahuje kromě textů také obrázky. Klikneme na ikonu obrázku, v zobrazeném okně Vložit obrázek zapíšeme do pole Hledání obrázků Bingem „Kralupy nad Vlavou“, po vyhledání vybereme vhodný obrázek a poklepáním ho vložíme do SmartArtu. Obrázek se přizpůsobí kruhovému prostoru v SmartArtu. Můžeme použít také obrázky ze souboru. Vyhledáme obrázky i pro další města. Pro SmartArt vybereme styl Kovové pozadí.

8.5.6 Graf  Enc-08-05

Data pro grafu

Úpravy grafu

Návrh

Formát

Do prezentací můžeme vkládat grafy. Na konec prezentace vložíme nový snímek v rozložení nadpis a obsah. Do nadpisu snímku napíšeme „Tržby graficky“. Na snímku bude sloupcový graf, který zobrazí tržby za prodané programy. Klikneme do ikony Vložit graf (graf lze vložit také kliknutím do tlačítka Graf na kartě VLOŽENÍ). V dialogovém okně vybíráme typ grafu, vybereme sloupcový graf a z nabízených podtypů vybereme skládaný sloupcový. Tlačítkem OK vložíme graf se vzorovými daty a zobrazíme datový list pro zadání dat. Data pro graf nebudeme psát do datového listu, zkopírujeme je z předchozího snímku. Klikneme na snímek Tržby za první pololetí, v něm označíme tabulku kromě součtového řádku a součtového sloupce, kombinací Ctrl+C zkopírujeme data z tabulky do schránky, klikneme do první buňky datového listu a kombinací Ctrl+ V vložíme data ze schránky. V grafu se zobrazí tržby za programy. Datový list zavřeme křížkem (formát datového listu není nutné upravovat). Pro úpravy grafu máme k dispozici stejné nástroje jako v Excelu (viz kap. 9). Můžeme použít karty NÁSTROJE GRAFU: NÁVRH a NÁSTROJE GRAFU: FORMÁT nebo tlačítka, které se zobrazují vedle grafu přímo na snímku. Na kartě NÁSTROJE GRAFU: NÁVRH můžeme:  Přidat prvek grafu: prvkem jsou například popisky dat, název grafu, legenda a další. Po výběru prvku můžeme vybírat umístění (jedním z umístění je žádné, tj. nezobrazovat prvek) nebo zvolit příkaz DALŠÍ MOŽNOSTI a nastavit formát vybraného prvku v podokně, které se zobrazí. V grafu nezobrazíme název grafu.  Vybrat Rychlé rozložení: to znamená, že vybereme prvky grafu a jejich rozmístění z připravených variant.  Výběrem ve skupině Styly grafu můžeme naformátovat graf.  Pomocí tlačítek Vybrat data nebo Upravit data zobrazíme datový list. Tlačítkem Vybrat data zobrazíme navíc dialogové okno Vybrat zdroj dat, v němž lze např. zaměnit datové řady a kategorie nebo vybrat nesouvislou oblast dat pro graf.  Tlačítkem Změnit typ grafu zobrazíme nabídku typů grafů, můžeme vybrat jiný typ grafu. Na kartě NÁSTROJE GRAFU: FORMÁT ve skupině Aktuální výběr najdeme seznam prvků grafu. Výběrem v seznamu nebo kliknutím na prvek v grafu označíme prvek grafu. Kliknutím do tlačítka Formátovat výběr zobrazíme podokno pro formátování vybrané části grafu. Podokno není potřeba zavírat, označením jiné části grafu se změní obsah podokna. V podokně najdeme pro každý prvek grafu všechny vlastnosti rozdělené do karet.

8 PowerPoint

125

8.6 Přechody a animace Při promítání prezentace můžeme využívat přechody mezi snímky a animace (zobrazení, pohyb, zmizení) prvků na snímku.

8.6.1 Přechody  Enc-08-06

Pro nastavení přechodů mezi snímky použijeme kartu PŘECHODY. Pro každý snímek můžeme ve skupině Přechod na tento snímek vybrat efekt, pomocí něhož se snímek zobrazí. Pro většinu efektů můžeme po kliknutí do tlačítka Možnosti efektu vybrat detailnější nastavení, např. pro efekt prolnutí ze strany můžeme vybrat směr. Nastavený efekt můžeme prohlédnout kliknutím do tlačítka Náhled. OBR. 8-11: KARTA PŘECHODY

Doba trvání efektu Zvuk

Časování snímku Vyzkoušet časování

Ve skupině Časování nastavujeme Dobu trvání, doba trvání nemá žádnou souvislost s dobou promítání snímku, jedná se dobu trvání efektu. Spolu s efektem můžeme spustit vybraný zvuk. Zvuky však mohou rušit při prezentování. V prezentaci bývá zvykem používat jen jeden efekt přechodu. Chceme-li vybraný efekt a všechna související nastavení použít u všech snímků, klikneme do tlačítka Použít u všech. To je nutné udělat před nastavením časování snímků (doba promítání snímku), jinak by se spolu s nastavením efektu pro všechny snímky nastavilo i stejné časování. V prezentaci vybereme efekt prolnutí ze strany a použijeme ho pro všechny snímky prezentace. V seznamu snímků se pod číslem každého snímku, v němž je použit přechod nebo animace zobrazí hvězdička. Pro každý snímek můžeme nastavit jinou dobu promítání snímku. Tuto dobu zapíšeme do pole Za. Po uplynutí této doby PowerPoint automaticky zobrazí následující snímek. Pro pohodlné nastavení časování snímků, můžeme časování vyzkoušet a časy zaznamenat. Na kartě PREZENTACE klikneme do tlačítka Vyzkoušet časování, spustí se promítání prezentace a zároveň je zobrazen OBR. 8-12: PANEL NÁSTROJŮ panel nástrojů ZÁZNAM, v němž je zobrazen celkový čas prezentace ZÁZNAM a čas zobrazení aktuálního snímku. Na panelu jsou k dispozici tlačítka Další pro přechod na další snímek, Pozastavit záznam pro přerušení zaznamenávání času, Opakovat pro vynulování času promítání aktuálního snímku. Po promítnutí posledního snímku se zobrazí dialogové okno, v němž je uvedena celková doba prezentace. v tomto okně můžeme zvolit, zda časování uložíme nebo neuložíme. Uložené časy najdeme na kartě PŘECHODY v poli Za nebo v zobrazení Řazení snímků pod každým snímkem. Po prohlédnutí prezentace časování snímků v ilustrativním příkladu zrušíme (nastavené časování snímků by nemuselo být v souladu s časováním animací). Na libovolném snímku zrušíme zaškrtnutí pole Za na kartě PŘECHODY a klikneme do tlačítka Použít u všech.

8.6.2 Animace Úvodní animace

Podokno animací

Animace slouží k zobrazování, zvýraznění či zmizení textu či objektů na snímku. Nastavení animací vyzkoušíme na textu na snímku Charakteristika firmy Encián. Pro nastavování animací použijeme kartu ANIMACE. Nejznámější a nejčastěji používané jsou úvodní animace, které zobrazují objekt na snímku. Klikneme kamkoli do textu na snímku a na kartě ANIMACE ve skupině Animace vybereme animaci přilétnutí. PowerPoint nastaví postupné zobrazování textu po odstavcích první úrovně. Chceme-li použít jiné nastavení, klikneme do tlačítka Podokno animací a zobrazíme tak podokno se seznamem všech animací na snímku a možností jejich úprav a nastavování. V podokně animací vidíme animaci, kliknutím na šedý pruh s dvojitou šipkou pod animací

8 PowerPoint

Spuštění animace

Možnosti efektu

Časování

Rozšířená časová osa Zvýrazňující animace

Pořadí animací

126

zobrazíme seznam všech odstavců textu a u každého je ikonou zobrazený typ animace. Čísla před ikonou jsou zobrazena u animací, které se spouští kliknutím myší. Vpravo vedle animace je zobrazen zelený obdélníček, který schematicky naznačuje dobu trvání animace (šířka obdélníčku) a zpoždění animace (posun obdélníčku doprava). Když kliknutím vybereme animaci, zobrazí se na konci řádku šipka, kliknutím na šipku zobrazíme nabídku. V nabídce vybíráme způsob spuštění animace:  SPUSTIT PO KLIKNUTÍ: animaci spouští prezentující např. kliknutím myší nebo tlačítkem na prezentéru.  SPUSTIT S PŘEDCHOZÍM: animace se spouští zároveň s předchozí animací.  SPUSTIT PO PŘEDCHOZÍM: animace se spouští bez zásahu prezentujícího po skončení předchozí animace. V nabídce jsou příkazy MOŽNOSTI EFEKTU a ČASOVÁNÍ, oba příkazy zobrazí dialogové okno se třemi kartami, na nichž lze nastavit všechny vlastnosti animace. Na kartě Efekt v sekci OBR. 8-13: MOŽNOSTI EFEKTU, KARTA ČASOVÁNÍ Nastavení můžeme detailně nastavit, jak bude vypadat efekt. Tato část bude pro každý efekt vypadat jinak. V sekci Vylepšení můžeme k animaci přidat zvuk, můžeme nastavit, co se s textem stane po animaci (např. změní barvu) a můžeme text při animaci rozdělit po slovech nebo po písmenech. Na kartě Animace textu je nastaveno, jak se rozdělí text pro animaci. Zde je vybráno rozdělení podle odstavců první úrovně. Další volby, které můžeme použít, jsou: Jako jeden objekt (vytvoříme jedinou animaci pro celý zástupný symbol s textem), Všechny odstavce najednou (vytvoříme pro každý odstavec jednu animaci, ale všechny animace kromě první se budou spouštět s předchozím) nebo rozdělení podle odstavců nižších úrovní. Na kartě Časování nastavujeme, kdy se bude animace spouštět (po kliknutí, s předchozím, po předchozím). Dále zde můžeme nastavit Zpoždění a Dobu trvání efektu. Zpoždění je doba, která uběhne mezi okamžikem spuštění a skutečným začátkem animace. Např. při spuštění po předchozím je to doba mezi koncem předchozí animace a začátkem nastavované animace. Dobu trvání a zpoždění můžeme nastavit v podokně animací úpravou šířky resp. levého okraje obdélníčku vpravo vedle animace v seznamu. Zaškrtnutím pole Převinout zpět po přehrání zajistíme, aby snímek vypadat po animaci stejně jako před ní. Volbou z nabídky SKRÝT ROZŠÍŘENOU ČASOVOU OSU skryjeme obdélníčky, které zobrazují zpoždění a dobu trvání animace. Kromě úvodních animací existují i další druhy animací. Jeden objekt na snímku může být animován vícekrát. Parametry firmy Encián (2. až 5. odstavec textu) chceme zvýraznit pomocí zvýrazňující animace. Označíme text všech odstavců s parametry firmy a klikneme do tlačítka Přidat animaci. Z nabídky vybereme zvýrazňující animaci Zvětšení a zmenšení. Animace se přidala na konec seznamu v podokně animací, bude spuštěna jako poslední, tj. po zobrazení všech odstavců se zvětší vybrané odstavce. Chceme, aby se zvýrazňující animace spustila hned po zobrazení parametrů. Označíme všechny zvýrazňující animace v podokně (klikneme myší na první z nich a poté podržíme klávesu Shift a klikneme na poslední z nich) a tažením myší je posuneme před animaci odstavce „budova o třech podlažích“.

8 PowerPoint

127

Klikneme na šipku u označeného bloku animací, z nabídky vybereme příkaz MOŽNOSTI EFEKTU a na kartě Efekt zaškrtneme pole Automaticky přehrát obráceně. Text se po zvětšení opět

zmenší. Závěrečné animace

Dráhy pohybu

Animace grafu

Animace SmartArtu

Závěrečné animace způsobí zmizení objektu ze snímku. Předvedeme je na snímku Oddělení a programy. Chceme, aby seznam oddělení (celý najednou) zmizel ze snímku a hned poté se zobrazil seznam programů (celý najednou). Klikneme na seznam oddělení, z nabídky animací vybereme závěrečnou animaci prolnutí. Klikneme do šipky u animace v podokně animací a zobrazíme nabídku efektu. V možnostech efektu na kartě Animace textu v poli Seskupit text vybereme Jako jeden objekt. Klikneme do seznamu programů, vybereme animaci prolnutí ze skupiny úvodní. I pro tuto animaci v možnostech zadáme Seskupit text jako jeden objekt. Z nabídky úvodní animace vybereme SPUSTIT PO PŘEDCHOZÍM. Poslední typ animací – dráhy pohybu - předvedeme na snímku s osnovou prezentace. Chceme první šipku posunout dolů a poslední šipku nahoru. Označíme první šipku, z nabídky OBR. 8-14: ANIMACE DRÁHY POHYBU animací ze skupiny Dráhy pohybu vybereme NA SNÍMKU OSNOVA Čáry. PowerPoint připraví animaci, která posune šipku dolů. Dráhu posunu naznačí čarou a zobrazí šipku po posunutí. Posunutím červeného bodu na konci čáry, která animaci znázorňuje, můžeme změnit směr i vzdálenost posunu. Přidáme ještě jednu animaci pro posunutí poslední šipky směrem nahoru. Animovat můžeme nejen texty a obrázky či obrazce, ale také grafy. Graf na posledním snímku zobrazíme postupně po kategoriích. Klikneme na graf a vybereme animaci Rozdělení ze skupiny úvodních animací. Graf se zobrazuje celý najednou. Kliknutím na šipku v řádku efektu v podokně animací zobrazíme možnosti efektu. Na kartě Animace grafu v poli Seskupit graf vybereme Podle kategorie. Pole Zahájit animaci vykreslováním pozadí grafu necháme zaškrtnuté. Díky němu se jako první animace na snímku zobrazí osy, popisky a legenda grafu a potom postupně jednotlivé kategorie grafu. Pořadí animací v grafu nemůžeme (na rozdíl od animací textů) měnit. Animovat můžeme i SmartArt. Vyzkoušíme to na organizačním diagramu. Jestliže přidáme animaci, zobrazí se celý SmartArt najednou. V možnostech efektu na kartě Animace SmartArt můžeme v poli Seskupit grafiku vybrat, jak SmartArt rozdělíme. Pro organizační diagram vybereme Postupně po větvích, tím zobrazíme každého zaměstnance zvlášť. V podokně animací můžeme pro některé animace vybrat SPUSTIT S PŘEDCHOZÍM a zobrazit např. celá oddělení najednou.

8.7 Promítání prezentace Nastavit prezentaci

Před promítáním prezentace je nutné nastavit prezentaci. Klikneme do tlačítka Nastavit prezentaci na kartě PREZENTACE. V dialogovém okně vybíráme z několika typů prezentace:  Předvádění lektorem: nejčastější a proto výchozí volba, prezentace je promítána na celou obrazovku.  Prohlížení jednotlivcem: prezentace je zobrazena v aktuálním okně. Tuto volbu využijeme například, když chceme prohlížet prezentaci a zároveň si k ní dělat poznámky v jiném programu.  Automatické prohlížení: prezentace je zobrazena na celou obrazovku stejně jako při předvádění lektorem, ale není možné do promítání zasahovat. Volba je vhodná pro prezentace s nastaveným časováním, které automaticky promítáme například na obrazovce ve vstupní hale firmy. V sekci Možnosti zobrazení můžeme nastavit barvu pera a barvu laserového ukazovátka. Pero i ukazovátko je možné použít při promítání prezentace. V sekci Zobrazit snímky lze zadat čísla snímků, které chceme promítat. V sekci Přechod na další snímek lze vybrat

8 PowerPoint

128

volbu Ručně, při promítání nebude použito časování snímků. Jestliže necháme vybranou volbu S časováním můžeme na další snímek přejít ručně nebo automaticky po vypršení času. OBR. 8-15: OKNO NASTAVIT PREZENTACI

Zobrazení prezentujícího

V sekci Více monitorů nastavujeme, na který monitor se bude promítat v případě, že je k počítači připojeno více monitorů. V takovém případě zaškrtneme pole Použít zobrazení prezentujícího a můžeme na jednom monitoru (monitorem může být libovolné zobrazovací zařízení, např. dataprojektor) promítat prezentaci a na druhém monitoru (např. obrazovce notebooku) zobrazit zobrazení prezentujícího. OBR. 8-16: ZOBRAZENÍ PREZENTUJÍCÍHO

V zobrazení prezentujícího vidíme snímek ve stejné podobě, jak je promítán. Vpravo je zobrazen následující snímek nebo podoba aktuálního snímku po následující animaci. Pod následujícím snímkem jsou poznámky k aktuálnímu snímku. Nad aktuálním snímkem je vidět celková čas prezentace. Pod aktuálním snímkem jsou tlačítka pro zobrazení pera nebo laserového ukazovátka, zobrazení miniatur všech snímků (výběrem miniatury přejdeme v promítání na tento snímek), zvětšení části snímku, zapnutí či vypnutí černé obrazovky

8 PowerPoint

Klávesové zkratky při promítání

129

(přerušení promítání snímku) a tlačítko pro zobrazení dalších možností promítání. Kliknutím na snímek nebo na šipku dole přejdeme na následující snímek. Používat zmíněné nástroje při promítání lze i bez zobrazení prezentujícího. Pro zapnutí zvoleného nástroje můžeme používat klávesové zkratky. Ty najdeme v okně, které zobrazíme, když při promítání prezentace stiskneme klávesu F1. Stejné nástroje najdeme také v místní nabídce, kterou při promítání zobrazíme kliknutím pravým tlačítkem myši. Vyjmenujme některé nástroje a klávesové zkratky:  Levé tlačítko myši, šipka doprava nebo dolů, Enter nebo Page Down způsobí přechod na další snímek.  šipka doleva nebo nahoru, klávesa Page Up způsobí přechod na předchozí snímek.  Číslo a Enter způsobí přechod na snímek zadaného čísla.  Esc způsobí ukončení prezentace.  Po stisku Ctrl+P bude ukazatel myši fungovat jako pero. Když podržíme levé tlačítko, můžeme myší kreslit do snímku. Vše namalované smažeme stiskem písmena E . Režim pera ukončíme klávesou Esc. Po ukončení prezentace se PowerPoint zeptá, zda chceme uchovat rukopisné poznámky (=co jsme nakreslili perem), poznámky se tak mohou stát součástí souboru s prezentací.  Kombinací Ctrl +L nebo současným držením Ctrl a levého tlačítka myši se místo ukazatele myši zobrazuje zářící tečka, která slouží jako laserové ukazovátko.  Stiskem B (black) zobrazíme místo prezentace jen černou obrazovku.  Stiskem W (white) zobrazíme bílou obrazovku.

8.8 Soubor Uložit jako

Exportovat

Vytisknout

Možnosti aplikace PowerPoint

Kliknutím na kartu SOUBOR zobrazíme tzv. zobrazení Backstage. V něm můžeme pracovat se souborem prezentace. Volba ULOŽIT JAKO slouží pro uložení prezentace na jiné místo než byla ukládána dosud. Kromě uložení na pevný disk počítače můžeme prezentaci uložit na OneDrive, což je webové úložiště firmy Microsoft. Volba EXPORTOVAT slouží pro změnu formátu souboru. Nabízí se velké množství různých formátů, například:  PDF/XPS soubor: soubor s koncovkou pdf, v němž bude každý snímek na samostatné stránce.  Video: prezentace včetně časování bude uložena do formátu idea, aby mohla být promítána bez PowerPointu.  Podklady: vytvoří se dokument Wordu, v němž mohou být (podle vybrané varianty) obrázky snímků a poznámky nebo osnova.  Předvádění PowerPointu: prezentace, která se poklepáním otevře v režimu předvádění a nikoli v normálním zobrazení. Soubor v tomto formátu lze otevřít v normálním zobrazení jen příkazem SOUBOR, OTEVŘÍT v PowerPointu nikoli poklepáním na soubor. Prezentaci lze vytisknout. Před tiskem můžeme zvolit, co budeme tisknout:  Snímky na celou stránku: každý snímek bude na samostatné stránce.  Poznámky: v horní části stránky je obrázek snímku, ve spodní části poznámky ke snímku.  Osnova: vytiskneme text jednotlivých snímků.  Podklady: tiskneme miniatury snímků, můžeme vybrat, kolik miniatur bude na jedné stránce. Volbou MOŽNOSTI zobrazíme dialogové okno Možnosti aplikace PowerPoint, v tomto okně můžeme nastavovat chování PowerPointu, například: Na kartě Kontrola pravopisu a mluvnice nastavíme, co vše bude při kontrola pravopisu automaticky považováno za správné. Kliknutím do tlačítka Možnosti automatických oprav zobrazíme okno, v němž lze nastavit, co bude PowerPoint automaticky opravovat při psaní textu do prezentací. Na kartě Uložit najdeme časový interval pro automatické ukládání prezentace a výchozí umístění prezentací.

8 PowerPoint

130

Na kartě Jazyk najdeme seznam nainstalovaných slovníků, které můžeme používat pro kontrolu pravopisu. Na kartě Přizpůsobit pás karet můžeme upravit vzhled karet na pásu karet nebo vytvořit vlastní kartu a přidat na ní tlačítka podle vlastního výběru. Pomocí karty Panel nástrojů rychlý přístup lze doplnit tlačítka na panel nástrojů RYCHLÝ PŘÍSTUP, který je vždy zobrazený v horní části okna PowerPointu.

Shrnutí 1. PowerPoint je program pro vytváření prezentací. Můžeme ho použít také pro vytváření diplomů, pozvánek a podobně. 2. Prezentace se skládá ze snímků, na nichž jsou zástupné symboly umístěné dle zvoleného rozložení snímku. 3. Úpravy všech snímků prezentace, které neformátuje samostatně, lze provádět úpravou v zobrazení předlohy snímků. 4. V předloze můžeme definovat používané odrážky, barvy, písma, pozadí snímků a další. 5. Nastavení definovaná v předloze lze uložit jako motiv a použít pro formátování dalších prezentací. 6. Na snímky můžeme vkládat tabulky, obrázky, SmartArty nebo grafy. 7. Při promítání prezentace je možné využívat přechody mezi snímky. 8. Objekty na snímku lze při promítání prezentace zobrazovat, zvýrazňovat, posouvat nebo odstraňovat pomocí animací. 9. Při promítání prezentace lze používat různé funkce a vylepšení. Prezentující může na svém monitoru použít zobrazení pro prezentujícího. 10. Prezentaci lze exportovat do mnoha formátů souborů nebo tisknout v různých podobách.

9 Excel

131

9 Excel Tabulkový program

Firma Encián

Tabulkový program (někdy nazývaný tabulkový procesor) zpracovává data v tabulkách. Jedním z nepoužívanějších je Microsoft Excel. Data jsou v tabulkovém programu uložena v buňkách. Do buňky lze zapsat čísla i texty. S čísly lze počítat formou vzorců, které mohou obsahovat četné funkce. Buňky jsou uspořádány v řádcích a sloupcích, využívá se více listů. Data lze prezentovat graficky. Excel nabízí řadu typů grafů. Formát grafu lze podrobně parametrizovat. Výklad bude v publikaci proveden na příkladu dat firmy Encián. Fiktivní firma Encián vyvíjí a distribuuje programy zaměřené na podnikové finance zejména pro malé a střední podniky. Jedná se o 6 programů (Bonita, Finanční analýza, Investice, Kauzální analýza, Podnikatel, SAFI). Firma Encián vytvořila nové verze programů. Bude analyzovat prodeje za leden až červen.

9.1 Seznámení s aplikací Excel Po spuštění Excelu se zobrazí úvodní okno (viz obr. 9-1, v němž už je pro ilustraci list vyplněn). Excel využívá uživatelské rozhraní Microsoft Office Fluent 82 . Možnosti jsou uspořádány do pásů karet rozdělených na skupiny, které obsahují tlačítka. Popišme nejdříve úvodní obrazovku:  Vlevo nahoře je umístěn panel nástrojů Rychlý přístup, který obsahuje základní příkazy na trvale zobrazených tlačítkách. Po instalaci Excelu je to tlačítko Uložit, tlačítko pro návrat zpět o jeden vykonaný příkaz a tlačítko pro opakování kroku postupu. Další tlačítka lze přidávat, použijeme tlačítko na konci panelu nástrojů Rychlý přístup Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup. F

Panel nástrojů Rychlý přístup

F

OBR. 9-1: ÚVODNÍ OKNO EXCELU

82

Obdobné rozhraní mají aplikace Word 2013, Excel 2013, Access 2013 a Outlook 2013, rovněž předchozí verze 2007 i 2010.

9 Excel Titulkový pruh

Pás karet

Skupiny příkazů

Spouštění dialogového okna Řádek vzorců

Struktura listu

132

 V titulkovém pruhu okna je název otevřeného sešitu. Dosud jsme jej neuložili, proto je zde výchozí název Sešit1. Za názvem sešitu je název aplikace Excel. Na konci titulkového pruhu jsou běžná tlačítka aplikací Windows (nápověda, Možnosti zobrazení pásu karet – ten lze automaticky skrývat, zobrazit pouze karty pásu karet či zobrazit karty spolu s příkazy, dále tlačítko Minimalizovat, Obnovení či Maximalizovat, Zavřít).  Pod titulkovým pruhem je zobrazen pás karet s příkazy programu Excel (případně pouze karty pásu karet a příkazy se zobrazí po kliknutí do karty nebo jsou skryté i ty a zobrazí se až kliknutím do horní části aplikace). Příkazy jsou rozděleny do karet. První kartou je karta SOUBOR, která zprostředkovává příkazy pro práci se soubory (založení nového sešitu, otevření dříve vytvořeného sešitu, ukládání, tisk, publikaci a seznam naposledy otevřených sešitů, nastavení Excelu). Standardní karty (DOMŮ, VLOŽENÍ, ROZLOŽENÍ STRÁNKY, VZORCE, DATA, REVIZE, ZOBRAZENÍ) se zobrazují stále, kontextové karty (např. NÁVRH) se zobrazují za standardními kartami a to jen v kontextu některých činností (např. když je aktivní buňkou buňka tabulky). V některých situacích se potlačí zobrazení standardních karet a zobrazí se aplikační karty (např. NÁHLED při zobrazení náhledu tisku sešitu). Návrat z aplikačních karet bývá kliknutím do tlačítka Zavřít v závěru aplikační karty.  Z místní nabídky pásu karet můžeme PŘIZPŮSOBIT PÁS KARET.  Dále lze volbou z místní nabídky SBALIT PÁS KARET potlačit zobrazení pásu karet a zvětšit tak prostor pro sešit Excelu.  Příkazy v kartách jsou pro přehlednost rozděleny do skupin. Názvy skupin jsou uvedeny v spodní části karty (např. v kartě DOMŮ skupiny SCHRÁNKA, PÍSMO, ZAROVNÁNÍ, ČÍSLO, STYLY, BUŇKY, ÚPRAVY).  Pokud je v pásu karet dost místa (záleží na rozlišení zobrazování a na šíři okna), jsou u některých příkazových tlačítek zobrazeny jejich názvy. Vzhled karty se může se změnou velikost okna měnit.  Některá tlačítka zastupují nabídku, která se vyklopí kliknutím do tlačítka. Zastupování nabídky je vyznačeno v pravé části tlačítka ikonou nabídky (trojúhelníkem). Pro některá tlačítka (např. Barva písma ve skupině PÍSMO) kliknutím do nich zadáme naposledy použité nastavení tlačítka (např. barvu písma) na rozdíl od kliknutí do ikony nabídky, kterým zobrazíme další varianty (např. výběr jiné barvy), z nichž jednu můžeme vybrat a zároveň tak nastavit tlačítko pro další použití.  Některé skupiny příkazů lze přehledně zobrazit v dialogovém okně, které se zobrazí kliknutím do spouštěče dialogového okna v pravém dolním rohu skupiny (např. pro skupinu PÍSMO v kartě DOMŮ). Pod pásem karet je zobrazen řádek vzorců:  Vlevo je v poli názvu uvedena adresa aktivní buňky, popř. její název, pokud je buňka nazvána.83 Prostor pro adresu či název buňky lze rozšířit tažením za oddělovací tečky.  Tlačítko fx slouží k snadnému vložení funkce do vzorce. V okamžiku editace vzorce je doplněno tlačítky pro zadání a stornování úprav vzorce.  Dále je v řádku vzorců rekapitulován vzorec z aktivní buňky. Po kliknutí do řádku vzorců je možné vzorec editovat. Jeho jednotlivé položky jsou barevně odlišeny, stejnou barvou jsou ohraničeny buňky či oblasti buněk v listu. V aktivní buňce se navíc v listu zobrazí vzorec.  Řádek vzorců je možné zvýšit kliknutím do tlačítka na jeho konci nebo kombinací kláves Ctrl Shift U. Potom jsou složitější vzorce zobrazeny ve dvou řádcích. Tažením za spodní hranu řádku vzorců ho lze rozšířit i více. Pod řádkem vzorců je vlastní list s buňkami:  V rámci listu jsou řádky číslovány. Sloupce jsou označeny písmeny a později jejich kombinacemi.84 Kliknutím do buňky se buňka stává aktivní, je tzv. vybrána, je ohraničena tučnější čarou, navíc jsou barevně odlišeny označení jejího řádku a sloupce. Tažením lze 83 84

Pokud je nazvána celá oblast buněk, zobrazí se název při označení právě této oblasti. Ve verzi Excel 2013 je k dispozici 1 048 576 řádků a 16 384 sloupců. Úplné využití nabízené oblasti by však bylo velmi nepřehledné a zpomalovalo by Excel. Pro rozsáhlejší tabulky a tabulky svázané vztahy je vhodné použít databázový systém Access.

9 Excel

133

vybrat i oblast buněk, potom je navíc oblast vyplněna tmavší barvou s výjimkou buňky, z níž jsme označování zahájili.85  Kliknutím do označení řádku či sloupce lze vybrat celý řádek či sloupec. Tažením v označení řádků či sloupců lze vybrat více řádků či více sloupců. Kliknutím do průsečíků označení řádků i sloupců (tj. do levého horního rohu listu) lze vybrat celý list (obdobně též kombinací kláves Ctrl A). Listy

Stavový řádek

Režimy zobrazení

Lupa  Enc-09-01

Sešit Excelu může být členěn na více listů. Listy jsou zastoupeny v předposledním řádku okna Excelu záložkami. Každý list je nazván. S listy lze provádět různé akce:  Název lze upravit poklepáním na záložku listu.  Tažením za záložku lze změnit pořadí listů.  Tažením za záložku s držením klávesy Ctrl, lze vytvořit kopii listu.  Kliknutím do tlačítka za poslední záložkou lze vložit nový list.  K pohybu mezi listy lze použít klávesy:  Ctrl PageDown : na další list,  Ctrl PageUp : na předchozí list. Každý list má svou aktivní buňku, její poloha se při přechodu mezi listy nezapomíná. V posledním tzv. stavovém řádku jsou další informace86:  Na začátku řádku je zobrazen režim práce Excelu. Běžně je to režim Připraven. V průběhu zadávání obsahu buňky je to režim Zadání, při editaci režim Úpravy.  Za režimem může být varovné hlášení, např. když jsou ve vzorcích cyklické odkazy.  Následuje tlačítko pro spuštění záznamu makra.  V pravé části posledního řádku jsou uvedena tlačítka pro přepínání mezi třemi režimy zobrazení listu:  Ve výchozím režimu Normálně jsou zobrazeny listy bez záhlaví zápatí.  V režimu Rozložení stránky jsou zobrazeny listy včetně záhlaví a zápatí, která lze přímo přidat či editovat.  V režimu Zobrazit konce stránek jsou zobrazeny všechny tiskové stránky listu s možností upravit umístění konců stránek.  Na konci stavového řádku jsou nástroje pro úpravu lupy. Zadáme data dle obr. 9-2. Ve sloupci A jsou uvedeny názvy programů.  Ve sloupci B jsou uvedena označení (zkratky názvů) programů.  Ve sloupci C jsou uvedeny ceny programů v Kč, které byly stejné pro všechny odběratele ve všech měsících.  Ve sloupcích D – I jsou uvedeny počty prodaných licencí v měsících leden – červen 2014. Nevadí, pokud obsah buňky přesahuje šířku sloupce. V případě, že je sousední buňka volná, obsah využije i šířky sousedních sloupců. Místo čísla by se však buňka vyplnila znaky #. Jestliže sousední buňka není prázdná, je viditelná pouze část textu. Zbytek bude zobrazen po rozšíření sloupce. Text je tedy součástí pouze té buňky, do níž byl vložen, nikoliv buněk, v jejichž pozici se zobrazuje. Text se prvotně zarovnává doleva, čísla doprava.

85

86

Tato buňka má specifické postavení. Pokud vložíme do označené oblasti obsah a stiskneme klávesu Enter , vloží se obsah jen do této buňky. Pokud vložíme do označené oblasti obsah a stiskneme kombinaci kláves Ctrl Enter , vloží se obsah do všech označených buněk. Označit lze i nesouvislou oblast, když po označení první části označujeme další část současně s držením klávesy Ctrl . Oblast zobrazených informací lze upravit. Kliknutím pravým tlačítkem myši do stavového řádku zobrazíme seznam dostupných informací a můžeme je kliknutím do jejich řádku zobrazovat či potlačit zobrazování. Užitečné je např. zobrazování průměru, součtu a počtu vybrané oblasti číselných buněk.

9 Excel

134 OBR. 9-2: POČTY PRODANÝCH LICENCÍ V PRVNÍM POLOLETÍ

1 2 3 4 5 6

Vzorec

Odkaz na jiný list Odkaz na jiný sešit

Funkce

 Enc-09-02

A Podnikatel Bonita Finanční analýza Investice SAFI Kauzální analýza

B POD BON FIN INV SAF KAU

C 1900 3800 4000 2400 10900 10000

D 0 9 6 5 3 2

E 1 8 5 6 4 3

F 3 4 3 1 2 1

G 9 6 9 7 1 2

H 6 12 8 6 5 3

I 12 11 10 0 4 1

V měsících, kdy nebyly prodány programy (buňka D1, I4) uvedeme nuly. V některých souvislostech bude Excel přistupovat k prázdným a nulovým buňkám odlišně.87 Po vložení údajů o prodeji licencí jednotlivých programů provedeme v listu základní výpočty. Zatím jsme vyplňovali do buněk texty nebo čísla. Nyní zapíšeme první vzorec. Vzorce zapisujeme běžným způsobem. Na začátku vzorce musí být uvedeno rovnítko, plus nebo mínus. Excel respektuje nadřazenost (prioritu) operátorů (např. přednost násobení před sčítáním)88. Lze používat závorky, ale pouze kulaté. Vzorec může obsahovat konstantní čísla či odkazy na adresy buněk. V rámci konstant můžeme používat také procentuální vyjádření. Snažíme se vyhýbat používání konstantních čísel, aby byly vzorce obecné a bylo možné měnit jejich vstupní hodnoty. V našem případě nejprve sečteme počet prodejů programů Podnikatel, Bonita a Finanční analýza za leden:  Vybereme kliknutím buňku D7. Zapíšeme rovnítko. Excel přejde od režimu Zadání.  Klikneme na buňku D1. V buňce D7 a v řádku vzorců vzniká vzorec =D1.  Vložíme z klávesnice plus a Klikneme do buňky D2.  Opět vložíme plus a klikneme do buňky D3. V řádku vzorců klikneme do tlačítka Zadat. Vzorec se vloží do buňky a zůstane vybrána buňka D7.  Kdykoliv zobrazíme buňku D7 v režimu Úpravy, např. poklepáním na buňku, budou jednotlivé prvky vzorce odlišeny barevně.  Po potvrzení vzorce se zobrazí výsledek 15. V buňce je uložen vzorec. Po jakékoliv změně obsahu vstupních buněk (tzv. předchůdců buňky D7, která je tzv. následníkem) dojde k přepočtení výsledku. Ve vzorcích můžeme uvádět i odkazy na jiný list. Na začátku odkazu je název listu, který je oddělen od adresy buňky vykřičníkem, např. List2!A1. Ve výpočtech je možné se odkazovat i na buňky jiných sešitů. Na začátku odkazu je název sešitu v hranatých závorkách a navíc název sešitu a název listu v apostrofech, např. ‘[Sesit2.xlsx]List1‘!A1. Jiný sešit či sešity musí být otevřené nebo k nim musí být uvedena cesta, např. ‘C:\dokumenty\[Sesit2.xlsx]List1‘!A1. Do buňky D7 sečteme prodeje všech programů v lednu. Mohli bychom původní vzorec přepsat vzorcem =D1+D2+D3+D4+D5+D6. Usnadníme si zápis funkcí89. Zápis funkce začíná názvem funkce. Pokud vzorec začíná názvem funkce, musí začínat jako každý jiný vzorec rovnítkem či znaménkem. Využijeme funkci SUMA. Jejími argumenty mohou být číselné konstanty, adresy buněk nebo celé oblasti buněk oddělené středníky. Součtový vzorec zapíšeme do různých buněk různými způsoby:  Do buňky D7 (součet za leden) zapíšeme vzorec =SUMA(D1:D6). Všimneme si, že název funkce se nám při vypisování jejího názvu nabízí ze seznamu, který se zápisem dalších písmen 87

88

89

Např. v případě výpočtu, kolik licencí programu Podnikatel se průměrně prodalo za měsíc, je významné, zda v lednové buňce uvedeme 0 (bude započítána do průměru, který dosáhne hodnoty 5,16) nebo prázdný obsah (nebude započítána do průměru, ač v oblasti funkce PRŮMĚR bude uveden, průměr dosáhne hodnoty 6,2). Hierarchie priority operátorů od nejvyšší k nejnižší: záporné znaménko, %, ^ (mocnina), * a /, + a –, & (zřetězení textu). Funkce obecně převezme vstupní hodnotu nebo hodnoty (argumenty), provede operaci a vrátí hodnotu nebo hodnoty (výsledek). Řada funkcí je připravena v Excelu. Další lze vytvořit pomocí maker.

9 Excel

Vytyčování





Kopírování



Relativní adresování 

Úchyt

135

upřesňuje. Díky funkci automatického dokončování vzorce můžeme vybrat název funkce a stisknutím klávesy Tabulátor nebo poklepáním na název funkce jej vložit. Vloží se včetně levé závorky, za níž zapíšeme argument D1:D6. Pravou závorku nemusíme dopisovat, Excel ji sám doplní. Zobrazí se výsledek 25. V buňce E7 se naučíme vytyčovat oblast. Opět vložíme začátek vzorce =SUMA(. Kurzor přesuneme na počátek sčítané oblasti, tj. do buňky E1. Tažením vytyčíme oblast E1:E6 a potvrdíme vzorec. Excel doplní pravou závorku. Do buňky F7 vložíme funkci ještě jednodušeji. Vybereme buňku F7. V kartě DOMŮ ve skupině ÚPRAVY klikneme do tlačítka Automatické shrnutí nebo stiskneme kombinaci kláves Alt = . Excel vloží funkci =SUMA( a nabídne oblast F1:F6. Vzorec potvrdíme. Do buňky G7 vzorec zkopírujeme z buňky F7.  Vybereme buňku F7.  Kombinací kláves Ctrl C zkopírujeme obsah buňky F7 do schránky.  Vybereme buňku G7.  Klávesou Enter vložíme obsah schránky do buňky G7.  Do buňky G7 se vložil vzorec =SUMA(G1:G6), nikoliv vzorec sčítající původní oblast. Excel uplatnil tzv. relativní adresování, tj. modifikoval adresy sloupců v souvislosti s kopírováním doprava90. Kopírování do buněk H7 a I7 provedeme současně. Můžeme využít tří způsoby.  opakovaně kopírovat » Vybereme buňku G7. Kombinací Ctrl C zkopírujeme obsah buňky G7 do schránky. » Vybereme buňku H7. Kombinací kláves Ctrl V vložíme obsah schránky do buňky H7. » Buňka G7 zůstala při použití kombinace kláves Ctrl V označena, je připravena jako zdroj dalšího vkládání. » Vybereme buňku I7. Klávesou Enter vložíme obsah schránky do buňky I7. Zdroj již není označen. Pokud bychom opět vložili obsah kombinací kláves Ctrl V, mohli bychom zrušit označení buňky G7 klávesou Esc.  kopírovat do více buněk současně prostřednictvím schránky » Vybereme buňku G7. Kombinací Ctrl C zkopírujeme obsah buňky G7 do schránky. » Vybereme oblast H7:I7. Klávesou Enter vložíme obsah schránky do vybrané oblasti H7:I7.  kopírovat do více buněk současně tažením za úchyt » Vybereme buňku G7. V pravém dolním rohu buňky je zobrazen čtvereček, tzv. úchyt. Táhneme úchyt ve směru doprava až do buňky I7. » Obsah buňky G7 se zkopíroval do oblasti H7:I7. OBR. 9-3: KOPÍROVÁNÍ POMOCÍ ÚCHYTU

Doplníme součty za pololetí za jednotlivé a všechny programy:  Vybereme buňku J1.  Stiskneme kombinaci kláves Alt =. Upravíme tažením za úchyt v levém dolním rohu sčítanou oblast na D1:I1. Potvrdíme vzorec. Do buňky J1 je vypočten součet 31. Zelená značka v rohu

90

Podrobněji viz kap. 2.5.

9 Excel

Uložení sešitu

136

buňky nás upozorňuje na to, že vzorec nezahrnuje sousední buňky – tj. cenu za jeden program. Z nabídky vybereme volbu Ignorovat chybu, chceme-li značku v buňce zrušit.  Tažením za úchyt buňky J1 zkopírujeme součtový vzorec dolů až do buňky J7.  Celkový počet všech licencí programů prodaných za pololetí by měl činit 178. V případě jiného výsledku zkontrolujeme vstupní hodnoty a vzorce. Sešit se zatím vytvářel ve vnitřní paměti počítače. Sešit uložíme:  Na kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Uložit nebo klikneme do tlačítka Uložit v panelu nástrojů Rychlý přístup nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl S.  Zvolíme, kam budeme ukládat – na OneDrive, do jiného webového umístění či na disk počítače. Zvolíme počítač a kliknutím do tlačítka Procházet zobrazíme dialogové okno Uložit jako, v němž upřesníme název souboru a místo uložení. Zadáme název Encian91.  Vytvoří se soubor s příponou xlsx. V dialogovém okně Uložit jako se v poli Uložit jako typ nabízí prvotně sešit aplikace Excel. To z důvodu, že v možnostech aplikace (SOUBOR, Možnosti) je ve volbě ULOŽIT v poli Ukládat soubory v tomto formátu zvolena možnost Sešit Excelu. Současně je zde zadána doba pro ukládání informací pro automatické obnovení (např. 10 minut). Dále zde lze měnit výchozí umístění souborů. V dialogovém okně Uložit jako můžeme vytvářet novou složku pro třídění souborů do složek – tlačítkem Nová složka. Dále lze v dialogovém okně Uložit jako měnit zobrazení složek a souborů ve zvoleném adresáři tlačítkem Změní zobrazení. K dispozici je zobrazení ikon v různých velikostech – největší ikony, velké, střední a malé, zobrazení seznam vypisující názvy souborů, zobrazení podrobnosti vypisující název souboru, datum změny, typ souboru a jeho velikost, dlaždice zobrazující s ikonou i název souboru a některé vlastnosti a obsah, kdy je každý soubor se svou ikonou a vlastnostmi na samostatném řádku.

9.2 Operace s řádky a sloupci  Enc-09-03 Vložení řádku

Vlastní seznam

Vyjdeme z připravené tabulky prodejů licencí programů firmy Encián. Chceme tabulku a její sloupce nadepsat:  Tažením ve sloupci názvů řádků vybereme první tři řádky.  V kartě DOMŮ ve skupině BUŇKY klikneme do šipky tlačítka Vložit a zadáme příkaz VLOŽIT ŘÁDKY LISTU nebo přímo klikneme do horní části tlačítka Vložit nebo vložíme řádky kombinací kláves Ctrl + (v numerické klávesnici).  Vybereme kliknutím do názvu sloupce první sloupec.  Kombinací kláves Ctrl + vložíme nový sloupec.  Do buňky A1 vložíme text Tabulka 1: Prodeje za 1. pololetí.  V řádku 3 nadepíšeme sloupce tabulky:  Do buňky A3 zapíšeme Č., do buňky B3 zapíšeme Program, do buňky C3 zapíšeme Značka, do buňky D3 zapíšeme Cena, do buňky E3 zapíšeme Leden.  Tažením za úchyt kopírujeme název měsíce Leden z buňky E3 do buněk F3 až J3. Do buněk se zapíšou názvy měsíců, protože názvy měsíců jsou jedním z tzv. vlastních seznamů. Do buňky K3 dopíšeme Celkem.  Do buňky A4 zapíšeme číslo 1. Držíme klávesu Ctrl a tažením za úchyt jej zkopírujeme do buněk A5 až A9. Do buněk se díky držení klávesy Ctrl zkopírovala číselná řada 1 až 6. Vlastní seznam lze využít pro vyplňování obsahu buněk a pro řazení. Můžeme také vytvořit vlastní seznam buď vložením, nebo importem z buněk tabulky. Vytvoříme seznam z vložených názvů programů:  Vybereme seznam názvů programů v oblasti B4:B9.  Na kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Možnosti. 91

V textu jsou jednotlivé fáze sešitu ukládány do souborů s názvem Enc, za nímž následuje po pomlčce číslo kapitoly a po další pomlčce pořadí fáze v rámci kapitoly.

9 Excel

137

 V kartě Upřesnit klikneme do tlačítka Upravit vlastní seznamy...  V poli Importovat seznam z buněk je připravená oblast B4:B9. Kliknutím do tlačítka Importovat jej přidáme mezi vlastní seznamy (viz obr. 9-4).92 OBR. 9-4: DIALOGOVÉ OKNO VLASTNÍ SEZNAMY

Tabulka

 Seznam můžeme editovat, můžeme upravovat texty jeho položek, položky doplňovat či odstraňovat, můžeme celý seznam odstranit kliknutím do tlačítka Odstranit.  Práci s dialogovým oknem Vlastní seznamy ukončíme kliknutím do tlačítka OK.  Vyzkoušíme aplikaci vlastního seznamu. Stisknutím klávesy Delete vymažeme z listu obsah vybraných buněk B4:B9. Do buňky B4 zapíšeme název Podnikatel a tažením za úchyt ji zkopírujeme do buněk B5 až B9. Do cílových buněk se zapíší v příslušném pořadí názvy programů. Pokud by cílová oblast byla větší, seznam by se opakoval. Počátkem kopírování nemusí být první položka seznamu. Dále vymažeme součtový řádek, který budeme později generovat jiným způsobem:  Vybereme libovolnou buňku řádku 10.  V kartě DOMŮ ve skupině BUŇKY klikneme do šipky tlačítka Odstranit a zadáme příkaz ODSTRANIT ŘÁDKY LISTU. Přehled prodejů zformátujeme jako tabulku:  Vybereme libovolnou buňku budoucí tabulky, např. D4.  V kartě DOMŮ ve skupině STYLY klikneme do tlačítka Formátovat jako tabulku.  Zobrazí se nabídka stylů tabulky, v níž vybereme Styl tabulky 9 – středně sytá v kategorii Středně sytá na druhém řádku ve druhém sloupci (viz obr. 9-5).

92

Nový vlastní seznam je uložen do registru počítače, je k dispozici pro použití v jiných sešitech. Pokud vlastní seznam použijeme pro seřazení dat, bude (pouze pro účely řazení) uložen společně se sešitem.

9 Excel

138 OBR. 9-5: STYLY TABULKY

 Excel odhadne oblast tabulky A3:K9 a poznal, že tabulka obsahuje záhlaví. Oblast a záhlaví potvrdíme v dialogovém okně Formátovat jako tabulku (viz obr. 9-6) kliknutím do tlačítka OK. OBR. 9-6: DIALOGOVÉ OKNO FORMÁTOVAT JAKO TABULKU

 Tabulka je barevně zformátována. Odlišen je řádek záhlaví, v tabulce se střídají různě světlé pruhy tabulky.  V záhlaví se doplnily vedle názvů sloupců tlačítka se šipkami, která po kliknutí zobrazují nabídku akcí řazení a filtrování. Chceme upravit optimálně šířku sloupců A – D tak, aby byly zobrazeny celé texty a zároveň sloupce nezabíraly příliš širokou část okna. Excel umí přizpůsobit šířku sloupce obsahu. V sloupci A by však sloupec bezdůvodně rozšiřoval nadpis tabulky. Proto nejprve sloučíme buňky A1 až D1 do jedné buňky:  Vybereme buňky A1 až D1.

9 Excel

Rychlá analýza

139

 V kartě DOMŮ ve skupině ZAROVNÁNÍ klikneme do šipky tlačítka Sloučit a zarovnat na střed a vybereme příkaz SLOUČIT VODOROVNĚ.93 Nyní již můžeme optimalizovat šířku sloupců:  Kliknutím do názvu sloupce označíme sloupec A. V kartě DOMŮ ve skupině BUŇKY klikneme do tlačítka Formát a zadáme příkaz PŘIZPŮSOBIT ŠÍŘKU SLOUPCŮ.94  Tažením v názvech sloupců vybereme sloupce B – D. Šířku přizpůsobíme tentokrát poklepáním na hranici mezi libovolnými dvěma sloupci oblasti či na pravou hranici posledního sloupce. Pro naformátování rozsahu jako tabulky lze využít i nástroj Rychlá analýza. Označíme rozsah a klikneme do značky Rychlé analýzy. Zvolíme část Tabulky a zde klikneme do tlačítka Tabulka.

9.3 Tabulka a kopírování 9.3.1 Tabulka Tabulka

Tabulka obsahuje strukturovaná data. Přehled prodejů jsme zformátovali jako tabulku. Výběrem libovolné buňky tabulky se zobrazí kontextová karta NÁVRH v rámci skupiny karet NÁSTROJE TABULKY, která obsahuje nástroje pro práci s tabulkou:  Ve skupině VLASTNOSTI můžeme:  změnit název tabulky, který však nesmí obsahovat mezery,  změnit velikost tabulky vybráním nové oblasti dat pro tabulku.  Ve skupině NÁSTROJE můžeme:  vytvořit z dat tabulky souhrn formou kontingenční tabulky (podrobněji viz kap. 3),  odebrat duplicitní řádky tabulky, přičemž můžeme duplicitu definovat jako shodu vybraných sloupců tabulky,  převést tabulku zpět na běžnou oblast bez vlastností tabulky,  použít průřez pro vizuální filtrování dat.  Ve skupině DATA EXTERNÍ TABULKY můžeme:  tabulku exportovat do seznamu na serveru SharePoint, data na serveru jsou dostupná dalším uživatelům, lze je na serveru prostřednictvím webového rozhraní prohlížet či editovat,  tabulku exportovat do kontingenčního diagramu aplikace Visio, Visio umožňuje vizualizaci analýzy formou diagramů,  aktualizovat data tabulky, pokud byla tabulka vytvořena z SharePointu a byla se seznamem SharePointu propojena.  Ve skupině MOŽNOSTI STYLŮ TABULEK můžeme upřesnit parametry formátování tabulky (viz obr. 9-7):  Zrušením zaškrtnutí pole Se záhlavím bychom potlačili zobrazení záhlaví sloupců tabulky v řádku 3.  Zaškrtneme pole Řádek souhrnů. Do řádku 10 se doplní do prvního sloupce nadpis Celkem a do posledního sloupce celkový součet. Kliknutím do tlačítka se šipkou můžeme změnit typ souhrnu za tabulku. Doplníme takto součty také do sloupců jednotlivých měsíců. 95  Při zaškrtnutí pole Pruhované řádky se střídají různé odstíny barvy v sousedních řádcích tak, aby tabulka byla snadno čitelná.  Zaškrtnutím pole První sloupec by se zobrazoval tmavěji první sloupec. 93

94

95

Příkazy SLOUČIT VODOROVNĚ a SLOUČIT BUŇKY se liší při výběru oblasti s více řádky. Příkaz SLOUČIT VODOROVNĚ slučuje buňky jen v rámci jednotlivých řádků. Příkaz SLOUČIT BUŇKY sloučí všechny buňky v oblasti do jediné. Zachovávají se vždy jen hodnoty v levém horním rohu. Pokud bychom vybrali jen oblast buněk např. A4 až A9, přizpůsobila by se šířka sloupce maximální šířce v této oblasti. Šířku sloupce lze nastavit také přesně příkazem ŠÍŘKA SLOUPCE. Udává se v počtu standardních znaků. Do součtové buňky Excel vloží např. pro leden vzorec =SUBTOTAL(109;[Leden]), v němž 109 určuje druh souhrnu, [Leden] zastupuje oblast buněk ze sloupce leden. Konstanta 109 znamená funkci Suma, přičemž do výsledku nezapočítává skryté hodnoty. Pokud bychom část tabulky chtěli skrýt, bylo by nutné pro správný výsledek použít pro Sumu konstantu 9.

9 Excel

140

 Zaškrtnutím pole Poslední sloupec by se zobrazoval tmavěji poslední sloupec.  Zaškrtnutím pole Pruhované sloupce by došlo ke střídání odstínů pro sousední sloupce, což není vhodné kombinovat se zaškrtnutím pole Pruhované řádky. OBR. 9-7: TABULKA A JEJÍ MOŽNOSTI

Peněžní jednotka

Ceny programů v tabulce doplníme o peněžní jednotku:  Vybereme oblast D4:D9.  V kartě DOMŮ ve skupině ČÍSLO klikneme do tlačítka Účetnický číselný formát. Pokud bychom rozbalili nabídku tlačítka, zobrazily by další měny, popř. bychom mohli sami měnu nastavit.  Cena se nastavila s přesností na dvě desetinná místa. Omezíme zobrazení na celá čísla. Dvakrát klikneme do tlačítka Odebrat desetinné místo ve skupině ČÍSLO v kartě DOMŮ.  Poklepáním na pravou hranici nadpisu sloupce D přizpůsobíme šířku sloupce obsahu.

9.3.2 Kopírování  Enc-09-04

Vyplnit dolů

Do listu doplníme dalších 5 tabulek, které budou analyzovat prodeje. Budou velmi podobné jako první tabulka, proto pro ně zachováme strukturu první tabulky. Druhá tabulka bude zobrazovat prodeje v Kč:  Do buňky A12 zapíšeme text Tabulka 2: Prodeje za 1. pololetí v Kč. Formát nakopírujeme z nadpisu první tabulky.  Do buňky A14 zapíšeme vzorec =A3 (adresu buňky zapíšeme, nelze do buňky kliknout, neboť by došlo k použití názvu buňky z tabulky a tím k použití absolutního adresování buňky – viz níže).  Naučíme se další způsob kopírování. Vybereme oblast A14:A20. V kartě DOMŮ ve skupině ÚPRAVY klikneme do tlačítka Vyplnit a vybereme volbu DOLŮ nebo přímo stiskneme kombinaci kláves Ctrl D.  Díky relativnímu adresování se transformoval vzorec =A3 na vzorec =A4 v buňce A15 a obdobně v dalších cílových buňkách.  Vybereme oblast A14:K20. V kartě DOMŮ ve skupině ÚPRAVY klikneme do tlačítka Vyplnit a vybereme volbu DOPRAVA nebo přímo stiskneme kombinaci kláves Ctrl R.  Do buňky J20 zapíšeme vzorec pro výpočet tržby za program Kauzální analýza v červnu:  Zapíšeme rovnítko.  Klikneme do buňky J9.  Zapíšeme * jako operátor násobení.  Klikneme do buňky D9.  Aby se v souvislosti s kopírováním doleva (či doprava) neměnil ve vzorci sloupec D, potlačíme pro něj relativní adresování přidáním znaku $. Ten nejsnáze vložíme trojím

9 Excel

141

opakovaným stisknutím klávesy F4. Postupně se cyklicky nabízejí adresy D9, $D$9, D$9, $D9. My vložíme $D9 a potvrdíme vzorec.  Do zobrazení se doplnila měna, čímž je šířka sloupce nedostatečná. Poklepáním na pravou hranici nadpisu sloupce J přizpůsobíme jeho šířku.  Vybereme oblast J15:J20. V kartě DOMŮ ve skupině ÚPRAVY klikneme do tlačítka Vyplnit a vybereme volbu NAHORU.  Vybereme oblast E15:J20. V kartě DOMŮ ve skupině ÚPRAVY klikneme do tlačítka Vyplnit a vybereme volbu DOLEVA.  Přizpůsobíme šířku sloupců E – I.  Vybereme oblast D15:D20 a doplníme formát Kč, omezíme zobrazení na celá čísla a přizpůsobíme šířku sloupce.  Přidáme součty do sloupce K. Vybereme buňku K15. Stiskneme kombinaci kláves Alt = pro součet a upravíme oblast pro součet na E15:J15. Potvrdíme vzorec.  Vybereme oblast K15:K20 a stiskneme kombinaci kláves Ctrl D pro kopírování dolů. Případně rozšíříme sloupec.  V kartě DOMŮ ve skupině STYLY klikneme do tlačítka Formátovat jako tabulku. Vybereme Styl tabulky 10 – středně sytá ve druhé kategorii Středně sytá ve 2. řádku a 3. sloupci. Potvrdíme oblast dat tabulky A14:K20.  Zobrazí se hlášení Vzorce řádku záhlaví budou odebrány a převedeny na statický text. Chcete pokračovat? Klikneme do tlačítka Ano. Místo odkazů na první tabulku budou v záhlaví konstantní texty. Do tabulky doplníme součtový řádek:  V kontextové kartě NÁVRH ve skupině MOŽNOSTI STYLŮ TABULEK zaškrtneme Řádek souhrnů. Doplníme součty pro všechny měsíce a přizpůsobíme šířku sloupců.

9.4 Relativní a absolutní adresování  Enc-09-05

Kopírovat formát

Relativní a absolutní adresování

Do listu s analýzou prodej firmy Encián doplníme další 4 tabulky (viz obr. 9-8, v němž je výsledek včetně aplikace podmíněného formátování):  Po každé tabulce následuje volný řádek, nadpis další tabulky ve stylu Nadpis tabulky.  Po nadpisu je další volný řádek a tabulka.  Nejprve do levého horního rohu tabulky (např. A25) zapíšeme odkaz na levý horní roh první tabulky (=A3).96  Odkaz zkopírujeme do celé budoucí tabulky s výjimkou součtového řádku.  Tabulky formátujeme jako tabulku. Postupně využíváme různé barvy tabulek (Styl tabulky 11 – 14). Tabulky jsou postupně nazvány Tabulka3 – Tabulka6.  Pro cenu doplníme zobrazení v Kč. Zkopírujeme formát z 1. tabulky: Vybereme buňku D4. V kartě DOMŮ poklepeme ve skupině SCHRÁNKA na tlačítko Kopírovat formát. Tažením vybereme ceny v 3. tabulce, zkopíruje se formát a buňka D4 zůstane označena jako zdroj kopírování. Obdobně zkopírujeme peněžní formát do 4. – 6. tabulky. Na závěr zrušíme označení zdroje stisknutím klávesy Esc.  Do levého horního rohu vlastní tabulky (např. E26) zapíšeme vhodný vzorec s ohledem na očekávané kopírování dolů i doprava. Pomocí klávesy F4 doplníme znaky pro absolutní adresování (viz obr. 9-9). Vložením vzorce do lednové buňky prvního programu se vzorec zkopíruje do celého sloupce tabulky (díky zapnuté funkci automatického vytváření počítaných sloupců). Tažením za vyplňovací úchyt doprava provedeme kopírování tohoto sloupce do dalších sloupců včetně součtového sloupce.  Jednotlivé tabulky zastupují aplikaci různé kombinace absolutního a relativního adresování. Ve 3. – 5. tabulce zadáme procentuální formátování s přesností na celá čísla (v kartě DOMŮ ve skupině ČÍSLO tlačítko Styl procent).

96

Pokud zapíšeme rovnítko a klikneme na buňku A3, vloží se do buňky např. A25 odkaz =Tabulka1[[#Záhlaví];[Č.]]. Vkládání adresy s udáním názvu tabulky můžeme potlačit. Klikneme na kartu SOUBOR a potom do tlačítka Možnosti. V kartě Vzorce ve skupině PRÁCE SE VZORCI zrušíme zaškrtnutí pole Použít názvy tabulek ve vzorcích.

9 Excel

142 OBR. 9-8: ŠEST TABULEK V LISTU PRODEJE (VČETNĚ PODMÍNĚNÉHO FORMÁTOVÁNÍ)

9 Excel

143 OBR. 9-9: VZORCE V LISTU PRODEJŮ

Funkce Když

 Do tabulky doplníme součtový řádek formou řádku souhrnů. 97 Doplníme součty i za jednotlivé měsíce. Pro 4. tabulku zkopírujeme do součtového řádku vzorec z tabulky98.  V 6. tabulce pro leden vyplníme do tabulky text „-“, který zarovnáme na střed.  Pro další sloupce 6. tabulky použijeme funkci KDYŽ (Funkce KDYŽ vyhodnotí argument podmínka. Pokud je výsledkem podmínky pravda, výsledkem funkce bude argument ano. Jeli argument podmínka nepravda, výsledkem funkce bude argument ne.), která ošetří případ, kdyby došlo k dělení nulou:  Vybereme buňku F59.  V kartě VZORCE ve skupině KNIHOVNA FUNKCÍ klikneme do tlačítka Logické a vybereme funkci KDYŽ.  V dialogovém okně Argumenty funkce vyplníme argumenty dle obr. 9-10.  Do pole Ne můžeme zapsat jen slovo nelze, uvozovky doplní Excel sám. Zapsáním uvozovek zobrazíme hodnoty argumentů i celkový výsledek vzorce již v dialogovém okně.99  Vzorec zkopírujeme do celého únorového sloupce včetně součtového řádku. Vzorec zkopírujeme do dalších měsíců. OBR. 9-10: DIALOGOVÉ OKNO ARGUMENTY FUNKCE

97 98 99

Řádek souhrnů se vloží jako nový řádek. Proto, je-li třeba, odstraníme dříve nachystaný řádek oddělující tabulky. V tomto případě nelze kopírovat tažením za úchyt. Do tabulky by se vřadil nový řádek. Podrobněji o vzorcích v kap. 5.

9 Excel Odmocnina

144

 V 6. tabulce v posledním sloupci můžeme uvést podíl tržby za červen k tržbě za leden, tj. nárůst za 5 měsíců (např. pro první program Podnikatel J15/E15). Chceme však vypočítat hodnotu, která by mohla zastoupit jednotlivé meziměsíční indexy tak, aby bylo dosaženo stejné hodnoty v červnu, tj. průměrný meziměsíční index (PMI) má splňovat rovnici: tržby v červnu = tržby v lednu * PMI * PMI * PMI * PMI* PMI tržby v červnu = tržby v lednu * PMI5 PMI5 = tržby v červnu/tržby v lednu 5 tržby v červnu

PMI = √ tržby v lednu

PMI = (tržby v červnu/tržby v lednu)1/5 Proto např. do buňky K59 zapíšeme vzorec (J15/E15)^0,2. Aby nedošlo k chybě při dělení nulou pro první program, rozšíříme vzorec na výsledný tvar: =KDYŽ(E15<>0;(J15/E15)^0,2;"nelze") Vzorec zkopírujeme do celého součtového sloupce včetně součtového řádku  V 6. tabulce zadáme formátování s přesností na dvě desetinná místa (v kartě DOMŮ ve skupině ČÍSLO použijeme tlačítko Odebrat desetinné místo). Formát přichystáme pro číselný výsledek a zkopírujeme formát do ostatních buněk. Hodnoty v měsících i ve sloupci Celkem zarovnáme zprava, aby byly vhodně zarovnány i texty „nelze“.

9.5 Podmíněné formátování  Enc-09-06 Podmíněné formátování

Excel umožňuje barevně a graficky vyjádřit hodnoty v tabulkách pomocí podmíněného formátování několika druhů. V 2. tabulce aplikujeme datové čáry:  Vybereme oblast vlastní tabulky E15:J20.  V kartě DOMŮ ve skupině STYLY klikneme do tlačítka Podmíněné formátování a vybereme DATOVÉ PRUHY. Ve výběru barev vybereme zelenou. Délka datové čáry vyjadřuje hodnotu v buňce. Čím vyšší hodnota, tím delší čára. V dalších tabulkách obdobně aplikujeme další typy podmíněného formátování:  V 3. tabulce (E26:J31) aplikujeme barevnou škálu, vybereme zelenou-žluto-červenou (tj. první v nabídce). Hodnotu v buňce představuje barevný odstín, nejnižší hodnoty jsou červené, nevyšší sytě zelené.  Ve 4. – 6. tabulce aplikujeme sady ikon a to:  ve 4. tabulce 5 možností hodnocení formou sloupcových grafů,  v 5. tabulce 5 možností čtvrtin kruhového grafu,  v 6. tabulce (F59:K64, tedy včetně součtového sloupce) 3 barevné šipky. Každá ikona vyjadřuje interval hodnot v buňce.  V 6. tabulce upravíme intervaly pro jednotlivé ikony:  Ponecháme vybranou část tabulky, na níž byl aplikován podmíněný formát.  V kartě DOMŮ ve skupině STYLY klikneme do tlačítka Podmíněné formátování a vybereme příkaz SPRAVOVAT PRAVIDLA. V dialogovém okně Správce pravidel podmíněného formátování klikneme do jediného pravidla Sada ikon a do tlačítka Upravit pravidlo nebo na pravidlo poklepeme (viz obr. 9-11).

9 Excel

145 OBR. 9-11: DIALOGOVÉ OKNO SPRÁVCE PRAVIDEL PODMÍNĚNÉHO FORMÁTOVÁNÍ

 Upravíme hranice intervalů pro jednotlivé ikony (viz obr. 9-12): » zelená šipka: pokud se jedná o hodnotu >=1 » žlutá šipka: pokud se jedná o hodnotu 1 » červená šipka: pokud se jedná o hodnotu <1 OBR. 9-12: DIALOGOVÉ OKNO UPRAVIT PRAVIDLO FORMÁTOVÁNÍ

Navíc aplikujeme další podmíněné formátování:  pro oblast F59:K64 (6. tabulka):  Po kliknutí do tlačítka Podmíněné formátování zvolíme PRAVIDLA ZVÝRAZNĚNÍ BUNĚK, TEXT, KTERÝ OBSAHUJE. Do levého pole zapíšeme text nelze, do pravého pole vybereme formátování Světle červená výplň. Buňky, v nichž je výsledek nelze, mají červenou výplň.  Po kliknutí do tlačítka Podmíněné formátování zvolíme PRAVIDLA PRO NEJVYŠŠÍ ČI NEJNIŽŠÍ HODNOTY, NAD PRŮMĚREM a v samostatném dialogovém okně vybereme Červený text. Excel vypočte průměrnou hodnotu uvedenou v oblasti a zvýrazní nadprůměrné hodnoty červenou barvou.  pro oblast E48:J53 (5. tabulka):

9 Excel

Pravidla a jejich správa

146

 Po kliknutí do tlačítka Podmíněné formátování zvolíme PRAVIDLA PRO NEJVYŠŠÍ ČI NEJNIŽŠÍ HODNOTY, PRVNÍCH 10 %. V levém poli ponecháme hodnotu 10 %, v pravém poli vybereme formátování Červený text. V oblasti je 30 buněk, 10 % tedy představuje 3 buňky, červenou barvou písma jsou zvýrazněny 3 buňky s nejvyšší hodnotou (F52, I52 a J52).  pro oblast E4:J9 (1. tabulka):  Po kliknutí do tlačítka Podmíněné formátování zvolíme PRAVIDLA ZVÝRAZNĚNÍ BUNĚK, DUPLICITNÍ HODNOTY. Do levého pole vybereme Jedinečné, do pravého pole Červený text. V oblasti jsou zvýrazněny červenou barvou písma buňky, jejichž hodnota se v oblasti neopakuje, tj. buňky H7 (hodnota 7), J5 (11), J6 (10). Pravidla pro podmíněné formátování se vztahují k jednotlivým oblastem. K jedné oblasti může být definováno více pravidel. Vybereme oblast F59:K64 a zobrazíme pravidla. Po kliknutí do tlačítka Podmíněné formátování zvolíme SPRAVOVAT PRAVIDLA. Zobrazí se dialogové okno Správce pravidel podmíněného formátování (viz obr. 9-13): OBR. 9-13: DIALOGOVÉ OKNO SPRÁVCE PRAVIDEL PODMÍNĚNÉHO FORMÁTOVÁNÍ

Typy pravidel

 Pro vybranou oblast je zde uveden seznam pravidel.  V poli Zobrazit pravidla formátování pro můžeme vybrat jinou oblast, pro niž budou zobrazena pravidla, lze vybrat také celý list.  Kliknutím můžeme vybrat pravidlo a tlačítkem Odstranit pravidlo jej můžeme trvale odstranit. Tlačítkem Upravit pravidlo nebo poklepáním můžeme pravidlo modifikovat v dialogovém okně Upravit pravidlo formátování.  V obdobném dialogovém okně Nové pravidlo formátování můžeme vytvořit nové pravidlo. Dosud aplikovaná pravidla byla předvolenou kombinací parametrů, které můžeme volit:  V horní části vybíráme z 6 typů pravidel, liší se dle způsobu výběru formátovaných buněk  V dolní části upřesňujeme výběr a formát. Stručná charakteristika jednotlivých typů pravidel:  Formátovat všechny buňky na základě hodnot:  Formát je nastaven dle pozice hodnoty buňky v intervalu od minima do maxima.  Minimem může být Excelem vypočtená nejnižší hodnota nebo uživatelem zadané číslo, procentuální pozice v řadě, percentil či dokonce vzorcem stanovená hodnota. Obdobně lze zadat maximum.

9 Excel

147 OBR. 9-14: DIALOGOVÉ OKNO NOVÉ PRAVIDLO FORMÁTOVÁNÍ

 Způsob znázornění pozice určuje styl formátování: » Dvoubarevná škála přechází z první (vlevo dole vybrané) barvy do jiné (vpravo dole vybrané) barvy. » Tříbarevná škála přechází z první přes druhou do třetí barvy. Použití druhé barvy je definováno středním bodem, nejčastěji to bývá percentil 50. » Datová čára znázorňuje hodnotu svou délkou. Můžeme upřesnit barvu datové čáry a mezní hodnoty, pro něž se kreslí nejkratší a nejdelší čára. Zaškrtnutím pole Zobrazit pouze čáru můžeme potlačit zobrazování číselných hodnot v buňce tak, aby čára byla zřetelnější. » Sada ikon nabízí 3 – 5 ikon, které znázorňují příslušnost hodnoty do stanoveného intervalu. Také při použití ikon můžeme potlačit vypisování hodnot v tabulce zaškrtnutím pole Zobrazit pouze ikonu. V poli Styl ikony se nabízí 20 různých stylů ikon.  Formátovat pouze buňky obsahující: Pro hodnoty v zadaném intervalu je možné nastavit uživatelský formát, formát ostatních buněk se nemění. Pokud chceme pro různé intervaly použít různé formáty, musíme pravidlo uplatnit opakovaně.  Formátovat pouze hodnoty zařazené jako první nebo poslední: Pro první (s nejnižšími hodnotami) či poslední buňky (s nejvyššími hodnotami) je možné nastavit uživatelský formát. Počet takto formátovaných buněk lze nastavit číslem nebo procentuální hodnotou.  Formátovat pouze hodnoty nad nebo pod průměrem: Uživatelský formát můžeme aplikovat pro hodnoty se vztahem k průměru hodnot v oblasti:  nad (tj. vyšší než průměr) či pod (tj. nižší než průměr),  vyšší nebo rovno či nižší nebo rovno průměru,  1, 2, 3 směrodatné odchylky nad či pod průměrem.  Formátovat pouze jedinečné nebo duplicitní hodnoty: Uživatelský formát je aplikován na buňky v oblasti, které mají duplicitní hodnoty (jejich hodnota se v oblasti vyskytuje vícekrát) či jedinečné hodnoty.  Určit buňky k formátování pomocí vzorce: Uživatelský formát je aplikován na buňky, v nichž je hodnota určená vzorcem, který odkazuje na libovolné buňky. Pokud je pravidel více, uplatňují se v pořadí v seznamu pravidel. Pořadí lze měnit tlačítky Přesunout nahoru, Přesunout dolů v okně Správce pravidel podmíněného formátování. Aplikaci dalších pravidel v seznamu můžeme potlačit při splnění předchozího pravidla zaškrtnutím pole Zastavit, pokud platí.

9 Excel Rychlá analýza

148

Chceme-li podmíněně formátovat zvolené buňky, lze využít i nástroj Rychlá analýza. Označíme rozsah a klikneme do značky Rychlé analýzy. Zvolíme část Formátování a zde jeden z nabídnutých typů.

9.6 Graf 9.6.1 Vytvoření grafu  Enc-09-07

Graf

Data z druhé tabulky znázorníme graficky:  Vybereme nejprve nesouvislou oblast názvů programů, názvů měsíců a tržeb:  Tažením vybereme oblast B14:B20 (včetně buňky B14, aby výsledná nesouvislá oblast měla ve všech sloupcích stejnou výšku).  Za držení klávesy Ctrl vybereme oblast E14:J20.  V kartě VLOŽENÍ ve skupině GRAFY můžeme volit doporučené grafy, jednotlivé typy grafů (kompletní nabídky grafů) či kontingenční graf. Kliknutím do spouštěče dialogového okna ve skupině GRAFY zobrazíme nabídku všech grafů rozdělenou do kategorií (viz obr. 9-15). Volíme typ grafu a k němu z odpovídajících podtypů.  Nebo můžeme volit graf z nabídky doporučených grafů (viz obr. 9-16). To jsou grafy nabídnuté přesně pro zvolená data. Vybíráme dle navrhnutých náhledů.  Vybereme si čtvrtý návrh, což je skládaný sloupcový graf.  Graf se vloží jako samostatný objekt do listu Prodeje. Do pásu karet se doplnily dvě kontextové karty NÁVRH a FORMÁT.  V kontextové kartě NÁVRH ve skupině UMÍSTĚNÍ klikneme do tlačítka Přesunout graf.  V dialogovém okně Přesunout graf vybereme volbu Nový list a doplníme název Graf prodejů. Klikneme do tlačítka OK.  Excel vytvořil list Graf prodejů. Tažením záložky jej přesuneme za list Prodeje. OBR. 9-15: DIALOGOVÉ OKNO VLOŽIT GRAF/VŠECHNY GRAFY

9 Excel

149 OBR. 9-16: DIALOGOVÉ OKNO VLOŽIT GRAF/DOPORUČENÉ GRAFY

 V jednotlivých sloupcích grafu jsou měsíce (sloupce tabulky), na sobě skládané dílky zastupují programy (řádky tabulky). Pokud bychom chtěli zaměnit programy a měsíce, potom v kontextové kartě NÁVRH ve skupině DATA klikneme do tlačítka Zaměnit řádek za sloupec. Barvy jsou vysvětleny v legendě pod grafem (viz obr. 9-17).  Barevně odlišené dílky (programy) se nazývají datové řady, jeden dílek se nazývá datový bod. Sloupce (měsíce) se nazývají kategorie. V našem grafu jsou datové řady poskládány na sobě. Rychlá analýza

Pro rychlé vložení grafu lze využít kromě doporučených grafů také nástroj Rychlá analýza. Označíme rozsah a klikneme do značky Rychlé analýzy. Zvolíme část Grafy a zde vybereme vhodný nabídnutý graf.

9 Excel

150 OBR. 9-17: VÝCHOZÍ FORMÁT GRAFU PRODEJŮ

9.6.2 Typy grafů Sloupcový graf

V kartě NÁVRH ve skupině TYP můžeme kliknutím do tlačítka Změnit typ grafu vybírat z nabídky typů grafů, kterými budou data zobrazena (viz obr. 9-15):  Sloupcový: Data jsou zobrazena ve sloupcích na výšku. První tři typy data znázorňuji dvourozměrným grafem (viz obr. 9-18):  Skupinový sloupcový graf zobrazuje datové řady vedle sebe.  Skládaný sloupcový graf (který jsme použili) zobrazuje datové řady poskládané nad sebou.  100 % skládaný sloupcový graf zobrazuje datové řady také nad sebou, avšak výše všech poskládaných sloupců je stejná (100 %), dílky vyjadřují podíl jednotlivých datových bodů na hodnotě kategorie. OBR. 9-18: VYBRANÉ TYPY SLOUPCOVÉHO GRAFU

Další typy grafů znázorňují data třírozměrným grafem. Je to graf:  prostorový skupinový,  prostorový skládaný,  prostorový 100 % skládaný,  prostorový. Pruhový graf

 Pruhový (viz obr. 9-19): Data jsou zobrazena ve sloupcích na šířku. Je vhodný pro grafy s dlouhými popisy kategorií. Obsahuje obdobné typy jako sloupcový graf. Pouze prostorový typ grafu s uspořádáním řad za sebou na rozdíl od sloupcových grafů chybí.

9 Excel

151 OBR. 9-19: VYBRANÉ TYPY PRUHOVÉHO GRAFU

Spojnicový graf  Spojnicový (viz obr. 9-20): Data jsou zobrazena body, které jsou spojeny spojnicí. Obsahuje dvě trojice typů, které jsou analogické jako u sloupcových a pruhových grafů:  spojnicový,  skládaný spojnicový (většinou není vhodný, lépe je použít skládaný plošný graf),  100 % skládaný spojnicový (většinou není vhodný, lépe je použít 100 % skládaný plošný graf). První trojice nemá v grafu vyznačeny body, druhá trojice má v grafu značky bodů. Za dvěma trojicemi následuje prostorový spojnicový graf. OBR. 9-20: VYBRANÉ TYPY SPOJNICOVÉHO GRAFU

Plošný graf

 Plošný (viz obr. 9-21): Data jsou zobrazena body, které jsou spojeny spojnicí. Prostor pod spojnicí je vybarven barvou odpovídající datové řady. Obsahuje dvě trojice typů.  plošný (většinou není vhodný, lépe je použít spojnicový graf),  skládaný plošný (často je vhodné zvětšit v místní nabídce prostorové otočení osy y, aby se zobrazily názvy všech datových řad),  100 % skládaný plošný. První trojice je dvourozměrná, druhá trojice třírozměrná. OBR. 9-21: VYBRANÉ TYPY PLOŠNÉHO GRAFU

Povrchový graf

 Povrchový (viz obr. 9-22): Body grafu jsou vyneseny do třírozměrného grafu obdobně jako v třírozměrných sloupcových grafech. Body jsou pospojovány vrstvou. Barvy výjimečně nerozlišují datové řady ale intervaly hodnot. Nabízí se typy:  Prostorový povrchový: Povrchová vrstva je barevně vyplněna dle intervalů hodnot.

9 Excel

152

 Prostorový drátěný povrchový: Povrch je znázorněn pouze drátovou vrstvou bez výplně. Barvy jsou aplikovány na hrany povrchu.  Obrysový: Pohled shora na vrstvu s výplní.  Drátěný obrysový: Pohled shora na vrstvu bez výplně. OBR. 9-22: VYBRANÉ TYPY POVRCHOVÉHO GRAFU

Paprskový graf

 Paprskový (viz obr. 9-23): V paprskovém grafu má každá kategorie vyhrazen svůj paprsek. Paprsky mají stejné měřítko, které je popsáno na prvním paprsku. Do paprsků jsou různými barvami vyneseny jednotlivé datové řady. Nabízí se typ:  Paprskový: Řady jsou vyneseny barevnými čarami.  Paprskový se značkami: Řady jsou vyneseny barevnými čarami doplněnými značkami datových bodů.  Paprskový s výplní: Řady jsou vyneseny čarami a barevně vyplněny ke středu grafu. Není vhodné pro překrývající se datové řady. Přehledné pro případ, že datové řady se postupně uplatňují v jednotlivých datových kategoriích, např. kdyby se v různých měsících prodávaly různé programy. OBR. 9-23: TYPY PAPRSKOVÉHO GRAFU

Prstencový graf

 Prstencový (viz obr. 9-24): Prstencový graf znázorňuje datové řady formou kruhů. Datové kategorie jsou odlišeny barevně a popsány v legendě. V ukázce prstencového grafu byly zaměněny řady a kategorie kliknutím do tlačítka Zaměnit řádek za sloupec ve skupině DATA v kartě NÁVRH. OBR. 9-24: TYPY PRSTENCOVÉHO GRAFU

9 Excel

153

V ukázce rozloženého prstencového grafu byla rozšířena oblast dat o součet tržeb za celé pololetí kliknutím do tlačítka Vybrat data ve skupině DATA v kartě NÁVRH. Oblast K14:K20 byla doplněna tažením myší současně s držením klávesy Ctrl. Burzovní graf

Výsečový graf XY bodový graf

Bublinový graf

 Burzovní: V burzovních grafech jsou kombinovány ukazatele:  objem (prodeje celkem): modrý sloupec,  otevření (prodeje v lednu): spodní hrana obdélníku,  závěr (prodeje v červnu): horní hrana obdélníka (pokud je závěr menší než otevření, je obdélník vyplněn černou barvou; pokud je závěr v grafu bez otevření, je znázorněn bodem na úsečce z minima do maxima (první a třetí typ grafu),  maximum: horní bod úsečky,  minimum: spodní bod úsečky.  Výsečový: Výsečový graf zobrazuje pouze jedinou datovou řadu. Pro zobrazení menších výsečí je vhodný podtyp výsečový s dílčí výsečí či výsečový s dílčími pruhy.  XY bodový: Graf na rozdíl od spojnicového grafu přihlíží k výši hodnot na ose x, která zobrazuje jako čísla. Novinkou Excelu ve verzi 2013 je velmi snadné doplnění popisků k XY bodovému grafu. Zatímco v předchozí verzi bylo doplnění popisků nutné řešit makrem, nyní je vložení popisků mezi nabízenými volbami.  Podle způsobu zobrazení a spojení bodů lze využít ještě další druhy bodových grafů: » Bodový s vyhlazenými spojnicemi a značkami, » Bodový s vyhlazenými spojnicemi, » Bodový s rovnými spojnicemi, » Bodový s rovnými spojnicemi a značkami.  Bublinový: Bublinový graf obdobně jako bodový graf přihlíží k výši hodnot na ose x. Navíc velikost bodů (bublin) znázorňuje další ukazatel.

9.6.3 Formátování grafu

Přidávání prvků grafu

Formátování prvků grafu

Vraťme se k prvnímu vytvořenému grafu prodejů. Upravíme ho a současně si předvedeme další možnosti formátování grafu. Nejprve uděláme kopii listu grafu. Táhneme záložku listu Graf prodejů současně s klávesou Ctrl za list Graf prodejů. List přejmenujeme na Graf prodejů 2. Hotový graf po úpravě je na obr. 9-26. Doplníme do nového grafu prvky rozložení, které jsou k dispozici v rámci rychlé úpravy grafů – prostřednictvím tří tlačítek zobrazených vpravo od označeného grafu. Využijeme první z tlačítek – tlačítko Prvky grafu. Prvky v grafu lze přidávat a těmito způsoby:  Pomocí tlačítka Prvky grafu vpravo od označeného grafu.  Na kartě NÁSTROJE GRAFU/NÁVRH ve skupině ROZLOŽENÍ GRAFU zvolíme tlačítko Přidat prvek grafu (pro různé typy grafu je nabídka různá). Prvky v grafu lze formátovat těmito cestami:  Využijeme tlačítko Prvky grafu vpravo od označeného grafu. Zde klikneme do ikony nabídky a vybereme volbu DALŠÍ MOŽNOSTI. V tom případě se zobrazí podokno Formát…  Klikneme do formátovaného prvku pravým tlačítkem myši, čímž vyvoláme místní nabídku. Daný prvek formátuje poslední volba v místní nabídce. Současně jsou základní formátovací možnosti nabídnuty v dalším zobrazeném panelu – jeho obsah se liší dle označeného prvku (viz obr. 9-25).

9 Excel

154 OBR. 9-25: FORMÁTOVÁNÍ GRAFU

Typ grafu Legenda

Název grafu

Tabulka dat

Mřížka

Osy

Kombinovaný graf

 Na kartě NÁSTROJE GRAFU/FORMÁT ve skupině AKTUÁLNÍ VÝBĚR formátovaný prvek v nabídce zvolíme a formátujeme tlačítkem Formátovat výběr.  Vlastní formátování probíhá v podokně Formát… daného prvku. Tudíž je-li již okno zobrazeno, stačí kliknutím označit prvek grafu, který chceme formátovat, nabídka podokna se přizpůsobí zvolenému prvku.  Změníme typ grafu na skupinový sloupcový. V kontextové kartě NÁVRH ve skupině TYP klikneme do tlačítka Změnit typ grafu a vybereme Skupinový sloupcový.  Jako první úpravu změníme umístění legendy grafu. Klikneme do tlačítka Prvky grafu, v seznamu vybereme legendu a klikneme do ikony nabídky u ní. Zobrazí se základní možnosti pro legendu – určení její pozice. Zvolíme pozici nahoře. Volba DALŠÍ MOŽNOSTI umožňuje četné další formátování legendy (výplň, ohraničení, stín, záře, měkké okraje a v možnostech textu výplň a obrys textu), které popisovat nebudeme. Obdobně je možné formátovat další prvky grafu.  Graf je na samostatném listu. Doplníme do grafu název. Klikneme do tlačítka Prvky grafu a přidáme název grafu – nad grafem. Napíšeme text Prodeje za 1. pololetí. Text se zapisuje do řádku vzorců. Po potvrzení se zobrazí v grafu. Pozdější úpravy textu je možné provést přímo v grafu.  Chceme konfrontovat graf s podkladovými daty. Doplníme pod graf zobrazení tabulky s podkladovými daty. Klikneme do tlačítka Prvky grafu a přidáme tabulku dat s klíči legendy. Díky zobrazení klíčů legendy poznáme, kterou barvou je jednotlivý řádek tabulky zobrazen v grafu.  Prodloužíme svislé čáry tabulky do grafu, tj. doplníme svislou mřížku. Klikneme do tlačítka Prvky grafu, vybereme volbu MŘÍŽKA a kromě hlavní vodorovné mřížky zaškrtneme i hlavní svislou mřížku. Vedlejší mřížka by byla zobrazována světlejší čarou ve větších detailech bez popisu hodnot na ose.  Tržby za program SAFI jsou výrazně vyšší než za ostatní programy. Aby programem SAFI nebylo ovlivněno měřítko osy y, připravíme pro SAFI vedlejší osu y:  Kliknutím do libovolného sloupce programu SAFI vybereme datovou řadu SAFI.  Podokno zobrazí nabídku formátu datové řady. Pokud by podokno nebylo právě zobrazeno, můžeme kliknout na kartě FORMÁT, ve skupině AKTUÁLNÍ VÝBĚR do tlačítka Formátovat výběr.  V podokně Formát datové řady v části Možnosti řady zaškrtneme pole Vedlejší osa.  Sloupec SAFI má hodnotu vynesenou dle pravé (vedlejší) osy y, překrývá však ostatní sloupce. Zvolíme pro tuto řadu jiný typ grafu. Ponecháme datovou řadu vybránu a klikneme do ní pravým tlačítkem myši. Z místní nabídky vybereme volbu ZMĚNIT TYP GRAFU ŘADY. V okně Změnit typ grafu nyní tedy definujeme vzhled tzv. kombinovaného grafu (viz obr.

9 Excel

155

9-27). Pro řadu SAFI vybereme typ grafu spojnicový se značkami. V grafu můžeme použít pro různé datové řady různé typy grafu. Typ grafu se promítnul i do legendy grafu a legendy tabulky. OBR. 9-26: UPRAVENÝ GRAF

OBR. 9-27: KOMBINOVANÝ GRAF

9 Excel

Popisky

Zobrazovaná oblast

Obrázek

Tvar

Formát prvků grafu

156

 Použitím vedlejší osy se rozšířila nabídka pro formátování os o vedlejší svislou osu.  Doplníme názvy os:  Klikneme do tlačítka Prvky grafu, zvolíme NÁZVY OS a zde PRIMÁRNÍ VODOROVNÁ. Zapíšeme text Měsíce. Název je až pod tabulkou dat.  Stejným postupem vybereme volbu VEDLEJŠÍ SVISLÁ. Zapíšeme text Tržby za programy s výjimkou programu SAFI. Název osy je pootočený.  K datové čáře SAFI doplníme popisky tak, abychom přímo u spojnice viděli hodnoty tržeb za jednotlivé měsíce:  Kliknutím vybereme čáru SAFI.  Klikneme do tlačítka Prvky grafu a zaškrtneme POPISKY DAT. Vpravo od bodů se zobrazí hodnota. Pokud bychom chtěli použít jiný popisek, pak v podokně Formát popisků dat v části Možnosti popisku můžeme zvolit jiný obsah i umístění popisku. V případě použití více popisků lze zvolit i jejich oddělovač – standardně je to středník.  Část grafu, v níž jsou zobrazovány graficky hodnoty, tzv. zobrazovanou oblast, podbarvíme. Kliknutím označíme zobrazovanou oblast grafu (ukázáním do grafu zobrazíme název dané oblasti grafu). V podokně Formát zobrazované oblasti v části Výplň zaškrtneme pole Přechodová výplň. Lze vybírat mezi přednastavenými přechody – určit jejich typ, směr a úhel či měnit barvy. Kliknutím do přechodové zarážky můžeme určit barvu, posunutím zarážky prostor barvy. V přednastavených přechodech jsou barvy z barevné palety- zvolíme první oranžovou variantu (Lehký přechod – Zvýraznění 2)  Do levého horního rohu grafu přichystáme obrázek s logem firmy Encián:  Na kartě VLOŽENÍ ve skupině ILUSTRACE klikneme do tlačítka Obrázky.  V dialogovém okně Vložit obrázek dohledáme soubor obrázku100.  Obrázek se umístí do levého horního rohu grafu.  V kontextové kartě obrázku Formát klikneme do spouštěče dialogového okna skupiny VELIKOST. V podokně Formát obrázku v části Velikost ponecháme zaškrtnuté pole Zamknout poměr stran a zmenšíme výšku na 75 %.  Do grafů můžeme doplňovat textová pole či tvary s texty. Doplníme šipku k vedlejší svislé ose (dle obr. 9-26):  Tvary najdeme na kartě NÁSTROJE GRAFU/FORMÁT ve skupině VLOŽIT OBRAZCE. Z nabídky tvarů vybereme tvar Šipka doprava (první v kategorii Plné šipky).  Tažením z levého horního rohu do pravého dolního rohu přibližně vymezíme šipku v grafu.  Po nakreslení šipky zapíšeme text vedlejší osa, text se vloží do šipky (obecně do označeného tvaru).  Upravíme velikost šipky v kontextové kartě FORMÁT ve skupině VELIKOST na výšku 1,4 cm a šířku 2,8 cm.  V kontextové kartě šipky FORMÁT ve skupině STYLY OBRAZCŮ klikneme do tlačítka Výplň obrazce a vybereme modrou barvu (Zvýraznění 1) ve verzi Velmi světlá 60 %.  V kartě DOMŮ ve skupině PÍSMO klikneme do tlačítka Barva písma a vybereme volbu Automatická.  Tažením přesuneme šipku do pravého horního rohu zobrazované oblasti tak, aby se šipka hrotem a horním krajem dotýkala krajů zobrazované oblasti. Formátovat lze libovolné prvky, které lze vybrat kliknutím či výběrem prvním tlačítkem ve skupině Aktuální výběr. Prvním kliknutím do datového bodu (např. dílku ve skládaném grafu) vybereme datovou řadu. Druhým kliknutím vybereme datový bod, který lze formátovat individuálně. Pro většinu prvků lze formátovat vlastnosti:  výplň prvku (bez výplně, souvislá výplň, přechodová výplň, obrázek nebo texturová výplň)  barva ohraničení (bez čáry, plná čára, přechodová čára)  styly ohraničení (šířka, typ čáry, typ zakončení čáry, typ spojení, popř. nastavení šipky)  stín (barva, průhlednost, velikost, rozostření, úhel, vzdálenost)  prostorový efekt (zkosení, hloubka, obrys, povrch) 100 Ukázkový

obrázek encian_logo.gif je dostupný v rámci demonstračních souborů.

9 Excel

157

 pro textové prvky: zarovnání (svislé zarovnání směr textu, úhel otočení) Další možnosti formátování se liší pro jednotlivé prvky, mezi zajímavé patří:  osy:  možnosti osy » obrácené pořadí hodnot » způsob zobrazení hlavní, vedlejší značky, popisku osy » místo protnutí druhé osy, např. v zadané hodnotě » pro číselné osy  minimum, maximum na ose  hlavní a vedlejší jednotka osy » pro textové osy  interval mezi značkami  osa pozice (na značkách či mezi značkami)  číslo: » formát čísel na ose  zarovnání » směr textu (vodorovný, otočený o 90 nebo 270 stupňů, skládaný)  legenda:  možnosti legendy » pozice (nahoře, dole, vlevo, vpravo, vpravo nahoře) » vztah ke grafu (zda legenda překrývá či nepřekrývá graf)  datová řada:  možnosti řady » překrytí řad (v rámci kategorie) » šířka mezery (mezi kategoriemi) » využitá osa (hlavní či vedlejší)  tabulka dat:  možnosti tabulky dat » ohraničení tabulky (vodorovně, svisle, obrys) » zobrazení klíče legendy Kontextová karta FORMÁT je zaměřena na další formátování prvků grafu: Velikost grafu  Ve skupině VELIKOST můžeme nastavit výšku a šířku grafu v běžném listu.  Kliknutím do spouštěče dialogového okna skupiny VELIKOST zobrazíme podokno Formát oblasti grafu, v němž můžeme:  v části VELIKOST A VLASTNOSTI » nastavit uzamčení grafu, » potlačit tisk grafu, » v případě grafů na běžném listu zvolit způsob umístění grafu v souvislosti s vkládáním či odstraněním řádků či sloupců v tabulce, na nichž je graf zobrazen,  v části ALTERNATIVNÍ TEXT zapsat text, který by byl zobrazen na generované webové stránce při nedostupnosti obrázku grafu, alternativní text je také použit vyhledávači obsahu stránek. Styly obrazců  Ve skupině STYLY OBRAZCŮ jsou tlačítka pro formátování tvarů. V našem případě jsme vložili do grafu na listu Graf prodejů 2 šipku vedlejší osa. Její styl můžeme měnit. Tlačítka ze skupiny můžeme aplikovat i na ostatní prvky grafu – pro formátování datových řad či datových bodů grafu. Styly WordArt  Skupina STYLY WORDART je určena pro formátování objektů WordArt. Styly WordArt lze aplikovat na textové prvky grafu, např. na název grafu či na popisky datových řad. Uspořádání  Skupina USPOŘÁDAT obsahuje stejná tlačítka jako stejnojmenná skupina v kontextové kartě objektů v grafu FORMÁT, která se zobrazuje pro obrázky. Umožňuje:  ovlivnit pořadí překrývajících se objektů (tlačítka Přenést blíž, Přenést dál),  zarovnat více současně vybraných objektů ve vodorovném či svislém směru (tlačítko Zarovnat, které nabízí několik příkazů),  seskupit více současně vybraných objektů (tlačítko Seskupit),

9 Excel

158

 otočení objektu či více současně vybraných objektů (tlačítko Otočit).

Rychlé rozložení

Pokud bychom chtěli měnit vzhled celého grafu, využijeme možnosti karty NÁVRH. Tlačítko Rychlé rozložení ve skupině ROZLOŽENÍ GRAFU umožňuje změnit celkové rozložení grafu. Pro různé typy grafů nabízí různé možnosti uspořádání. Např. pro Graf prodejů 2 nabízí těchto 11 rozložení (viz obr. 9-28) – přidávají různé prvky do grafu, např. tabulku dat, popisky, mění uspořádání – pozici legendy, mřížku, mezery mezi sloupci atd. OBR. 9-28: RYCHLÉ ROZLOŽENÍ

Změnit barvy

Styly grafů

Barvy grafu vychází z použité barevné palety. Pokud nám nevyhovují, můžeme na kartě ROZLOŽENÍ STRÁNKY ve skupině MOTIVY zvolit jinou barevnou paletu či jiný motiv (obsahuje sadu barev, písem i efektů). Nebo přímo na kartě NÁVRH ve skupině STYLY GRAFŮ použijeme tlačítko Změnit barvy. Nabízí 4 barevné styly a 13 monochromatických (odstíny jedné barvy). Dále máme k dispozici různé předdefinované styly grafů. Určují vizuální vzhled zvoleného grafu – viz obr. 9-29. OBR. 9-29: STYLY GRAFŮ

Styl a barevné schéma grafu lze přepínat také tlačítkem vpravo od grafu. Nabídka je stejná jako na kartě NÁVRH. Třetí tlačítko vpravo od grafu umožňuje filtrovat řady, kategorie i jednotlivé hodnoty. Můžeme tedy např. potlačit zobrazení některého programu či měsíce v grafu. Řady v grafu můžeme i upravovat – tlačítkem vedle názvu řady. Odkaz v dolní části nabídky Vybrat data zobrazí dialogové okno Vybrat zdroj dat (viz obr. 9-30). Do stejného dialogového okna se dostaneme také tlačítkem Vybrat data na kartě NÁVRH ve skupině DATA.

9 Excel

159 OBR. 9-30: ZDROJ DAT

Zde lze manipulovat s daty. Zaměnit řady a kategorie, upravit řady či upravit kategorie. Řady lze i přidávat či odebírat. To je vhodné v případě, že nesprávně označíme data pro vytvoření grafu. Při přidávání řady je nutné, aby přidávané oblasti byly stejného typu jako původní oblast – přidáváme-li kupříkladu řádkovou oblast, musí mít shodný počet sloupců jako původní data.

9.7 Analýza dat Kontingenční tabulka a graf

V pokročilejších verzích je možné data analyzovat formou kontingenčních tabulek a grafů. Kontingenční tabulka zobrazuje přehledně vztah dvou ukazatelů seznamu. V seznamu jsou uvedeny jednotlivé věty. V každé větě jsou hodnoty jednotlivých polí (např. věta zaměstnance s poli oddělení a pohlaví). V řádcích kontingenční tabulky jsou uvedeny hodnoty prvního pole (např. oddělení), ve sloupcích hodnoty druhého ukazatele (např. pohlaví). V buňce kontingenční tabulky je vypočten počet vět splňujících kombinaci příslušných hodnot vybraných dvou polí (např. počet mužů z konkrétního oddělení). V Excelu budeme kromě prodejů programů zpracovávat také další data o firmě Encián:  odběratelé  list Podniky: data 69 podniků, které odebírají licence programů firmy Encián, v 15 sloupcích (IČ – identifikační číslo, název podniku, adresa, kód NACE dle klasifikace ekonomických činností, stadium životního cyklu podniku a další),  list Stadia: data o 8 stadiích životního cyklu podniků ve 4 sloupcích (název stadia, číselně vyjádřený stupeň, charakteristika a dynamika stadia),  list NACE101: klasifikace ekonomických činností, pro 1135 kódů je uvedena vysvětlivka dvou až pěticiferného systematického kódu, tj. tabulka má 2 sloupce,  list Oddíly_Sekce: převod dvouciferných kódů NACE na shrnující sekce, pro 88 dvouciferných kódů je ve 2 sloupcích uveden dvouciferný kód NACE (tzv. oddíl) a shrnující sekce formou písmen A – U (definováno je 21 sekcí),  list Sekce: pro 21 sekcí jsou uvedeny jejich názvy, tj. tabulka má 2 sloupce,  prodeje  list Faktury: data o 102 fakturách vyhotovených v prvním pololetí roku 2014 ve 4 sloupcích (číslo faktury, uživatelské jméno zaměstnance, který vystavil fakturu, datum vystavení faktury, IČ odběratele),

101 Zkratka

NACE je odvozena z francouzského názvu Nomenclature générale des Activités économiques dans lesCommunautés Européennes. Tuto statistickou klasifikaci ekonomických činností používá Evropská unie od roku 1970. Klasifikace NACE roku 2008 nahradila odvětvovou klasifikaci ekonomických činností (OKEČ) dříve používanou v ČR.

9 Excel

160

 list Licence: data o 178 licencích uvedených na 102 fakturách (na jedné faktuře může být více licencí) ve 3 sloupcích (označení programu, sériové číslo, číslo faktury, na níž byla licence uvedena),  list Programy: data o 6 prodávaných programech ve 3 sloupcích (značka, název, cena, která byla v rámci pololetí stejná pro všechny prodeje),

9.7.1 Karta Data Nyní se zaměříme na práci s daty. Zvláštním případem uspořádání dat v tabulce je seznam. Jedná se v podstatě o databázovou tabulku, ovšem v prostředí Excelu. Seznam má svou strukturu definovanou v prvním řádku tabulky, kde nadpisy sloupců (tzv. záhlaví) určují, co bude obsahem jednotlivých sloupců – obvykle to budou data stejného typu, např. sloupec obsahující texty, další s čísly, jiný s datumovými položkami apod. Seznam je obvykle tabulkou, tudíž má oddělené záhlaví od dat. Pokud bychom z rozsahu s daty neudělali tabulku, je vhodné pro přehledné odlišení záhlaví od dalších řádků tuto „strukturu tabulky“ odlišně formátovat, například kurzívou. Jednotlivé řádky tabulky pak obsahují záznam o jedné větě. Takovéto seznamy můžeme zpracovávat a analyzovat různými způsoby. V rámci této kapitoly se kromě možností karty DATA vrátíme nejprve ke kontingenčním tabulkám a grafům, jejichž výklad jsme vynechali v kapitole 3, na kartě VLOŽENÍ.

9.7.2 Seznam  Enc-09-08

Analýzu dat budeme demonstrovat na datech firmy Encián. Na listu Prodeje jsme již data o prodejích zpracovávali, jednalo se ovšem o souhrnná data. Nyní se vrátíme k prvotním datům, záznamům o jednotlivých prodejích jednotlivých licencí.

Faktury

Ve firmě Encián zaznamenávají faktury prodejů licencí programů. Ke každé faktuře sledujeme v tabulce:  ve sloupci Faktura: jednoznačné číslo faktury,  ve sloupci E_mail: uživatelský účet fakturujícího zaměstnance,  ve sloupci Datum: datum fakturace,  ve sloupci IČ: identifikační číslo zákazníka (odběratele). Za celé pololetí bylo vydáno 102 faktur. Na jedné faktuře je uvedena jedna či více položek licencí, které jsou prodávány. V tabulce licencí se pro každou licenci sleduje:  ve sloupci Program: značka programu, jehož licence je fakturována (BON, FIN, INV, KAU, SAF, POD),  ve sloupci Sériové_číslo: sériové číslo licence v rámci programu, jednoznačným označením licence je kombinace sloupců Program a Sériové_číslo.  ve sloupci Faktura: číslo faktury, na níž je licence fakturována. Za celé pololetí bylo prodáno 178 licencí. V tabulce Programy jsou doplněny názvy programů a cena za program, která je platná po celé pololetí:  ve sloupci Program: jednoznačná značka programu,  ve sloupci Program_v: název (vysvětlivka značky) programu,  ve sloupci Cena: cena v Kč, která je platné celé pololetí. Firma prodává 6 různých programů. V tabulce Podniky jsou data o odběratelích:  ve sloupci IČ: jednoznačné identifikační číslo podniku,  ve sloupci Název_podniku: smyšlený název podniku odvozený od krátkého křestního jména,  ve sloupci Stadium: stadium vývoje našeho odběratele (podniky byly na základě dotazníkového šetření rozděleny do 7 stadií existence, životní styl, růst, zastavený růst, rozvoj, zastavený rozvoj, vyspělost),

Licence

Programy

Podniky

9 Excel

161

 ve sloupcích NACE1, NACE2, ..., NACE6: číselná klasifikace až 6 základních ekonomických činností podniku,  ve sloupcích PSČ, Obec, Ulice: adresa odběratele,  ve sloupci Telefon: telefonní kontakt na odběratele v mezinárodním tvaru,  ve sloupcích Bankovní_účet a Bankovní_kód: bankovní účet odběratele. Firma Encián prodává 69 odběratelům. Tabulky v listech Faktury, Licence, Programy, Podniky jsou nazvány Tab_Faktury (A2:D103), Tab_Licence (A2:C179), Tab_Programy (A2:C7), Tab_Podniky (A2:O70). Vztahy mezi tabulkami jsou uvedeny v obr. 9-31. OBR. 9-31: VZTAHY MEZI TABULKAMI

Relace

Excel lze využít pro analýzu tabulek propojených vztahy, ovšem vhodnější by bylo řešit vztahy tabulek v databázovém systému Access. Od verze Excelu 2013 lze tabulky z různých listů propojovat do datového modelu nastavením relací. Relace je propojení mezi dvěma tabulkami dat založené na odpovídajících datech v každé tabulce. Relace mezi tabulkami umožní vytvářet kontingenční tabulky i další sestavy, které používají pole ze všech tabulek, i když tyto tabulky pochází z různých zdrojů. V datovém modelu můžou být relace mezi tabulkami typu 1:1 (pokud bychom například na jedné faktuře fakturovali vždy právě jeden program) nebo 1:N (na faktuře může být fakturováno více licencí), ale ne N:N. Relace N:N mají za následek chyby způsobené cyklickou závislostí. K této chybě dojde, pokud vytvoříme spojení mezi dvěma tabulkami, která jsou N:N, nebo nepřímá spojení (řetěz relací mezi tabulkami, které jsou v každé relaci 1:N, ale pokud se podíváme na okrajové body, jde o N:N). V našem příkladu lze propojit tabulky Tab_Faktury a Tab_Licence prostřednictvím pole Faktura a zjistit, že na faktuře 1001 vystavené 6.1.2014 byly fakturovány programy BON a KAU. Co ale není možné, je spočítat částku, která byla fakturována – cena za programy je v tabulce Tab_Programy. Tabulku Tab_Faktury a Tab_Programy bychom museli napojit prostřednictvím tabulky Tab_Licence – tedy tabulku Tab_Faktury a Tab_Licence polem Faktura a Tab_Licence a Tab_Programy polem Program. Potřebujeme-li tedy takovouto složitější konstrukci, musíme si pomoci vytvořením listu s pomocnou tabulkou, v níž licence budou doplněny o příslušná data z tabulek Tab_Programy a Tab_Faktury. Tabulku Tab_Podniky k této nově vzniklé tabulce poté napojíme pomocí relace. Nejprve sestavme pomocnou tabulku – zároveň si při tomto sestavení představíme některé užitečné funkce:  Za list Licence vložíme nový list Licence2.  Do 1. řádku nového listu připravíme nadpisy sloupců A – L: Faktura, E_mail, Datum, IČ, Program, Program_v, Sériové_číslo, Cena, Měsíc, Měsíc_v, Den, Den_v.

9 Excel

Funkce SVYHLEDAT

Funkce MĚSÍC

Funkce ZVOLIT

Funkce DENTÝDNE

Relace  Enc-09-09

162

 Do 2. řádku postupně přichystáme vzorce pro výpočet hodnot:  Faktura: =Licence!C2 (pouze převzetí z listu Licence),  E_mail: =SVYHLEDAT($A2;Tab_Faktury;2) Funkce SVYHLEDAT vyhledá hodnotu v 1. argumentu v oblasti zadané ve 2. argumentu, Při první shodě hledané hodnoty a hodnoty z 1. sloupce prohledávané tabulky vrátí hodnotu z prohledávané tabulky ze stejného řádku z toho sloupce, jehož pořadí určuje 3. argument. Editaci funkce provedeme v několika krocích: » Zahájíme editaci zapsáním znaků =SV. Excel nabídne název funkce SVYHLEDAT, který vybereme klávesou Tab . Excel zapíše název funkce včetně levé závorky. » Klikneme do buňky A2 a trojím stisknutím klávesy F4 modifikujeme adresu na $A2, abychom odkaz mohli snadno kopírovat doprava. Zapíšeme středník. » Další argument je tabulka – začneme psát její název Tab_Faktury, zobrazí se seznam tabulek, poklepáním zvolíme tabulku. Zapíšeme středník. » Poslední argument zapíšeme přímo jako číslo 2. » Potvrzením vzorce se doplní na závěr vzorce pravá kulatá závorka.  Datum: =SVYHLEDAT($A2;Tab_Faktury;3) Funkci lze zvolit na kartě VZORCE ve skupině vyhledávacích a referenčních funkcí. Buňku B2 můžeme tažením za úchyt zkopírovat do oblasti C2:D2. Díky absolutnímu adresování hledáme stále dle stejného čísla faktury. Ručně opravíme pořadí výstupního sloupce. Výsledkem je sériové číslo data, které formátujeme jako datum.  IČ: =SVYHLEDAT($A2;Tab_Faktury;4)  Program: =Licence!A2 Odkazujeme se na tabulku. Pokud tedy odkaz na buňku A2 nezapíšeme ručně, objeví se odkaz s názvem buňky v rámci tabulky =Tab_Licence[@Program]. Můžeme ho takto ponechat.  Program_v: =SVYHLEDAT($E2;Tab_Programy;2)  Sériové_číslo: =Licence!B2 Odkaz je možné ponechat v podobě =Tab_Licence[@[Sériové_číslo]].  Cena: =SVYHLEDAT($E2;Tab_Programy;3)  Měsíc: =MĚSÍC(C2) Výsledkem funkce MĚSÍC je pořadí měsíce data v argumentu. Funkci najdeme ve skupině Datum a čas.  Měsíc_v: =ZVOLIT(I2;"leden";"únor";"březen";"duben";"květen";"červen") Dle pořadí udaného prvním argumentem vybere funkce ZVOLIT jeden z následujících argumentů, např. leden má pořadí 1. Funkce je ze skupiny vyhledávacích a referenčních funkcí.  Den: =DENTÝDNE(C2;2) Výsledkem funkce DENTÝDNE (skupina Datum a čas) je pořadí dne v kalendářním týdnu data v argumentu. Druhý argument určuje způsob číslování dnů. Je-li hodnota druhého argumentu 2, jsou číslovány dny v pořadí pondělí (1) – neděle (7). Pro hodnotu druhého argumentu 1, jsou číslovány dny v pořadí neděle (1) – sobota (7).  Den_v: =ZVOLIT(K2;"po";"út";"st";"čt";"pá";"so";"ne")  Tažením za úchyt zkopírujeme 2. řádek do 3. – 179. řádku.  Přehled licencí formátujeme jako tabulku s využitím Stylu tabulky 3.  Vytvořenou tabulku přejmenujeme:  Vybereme libovolnou buňku tabulky.  V kontextové kartě NÁVRH ve skupině VLASTNOSTI změníme název v poli Název tabulky na Tab_Licence2.  Šířky sloupců přizpůsobíme obsahu. Tabulku Tab_Podniky napojíme pomocí zadání relace. Na kartě DATA ve skupině DATOVÉ NÁSTROJE klikneme do tlačítka Relace. V okně Spravovat relace klikneme do tlačítka Nová, abychom nadefinovali novou relaci. Je vhodné, aby tabulky byly smysluplně nazvané, abychom snadno identifikovali napojení. V okně Vytvořit relaci klikněte u položky Tabulka na ikonu nabídky a z rozevíracího seznamu vyberte tabulku. V

9 Excel

163

případě relace 1:N by tato tabulka měla být na straně N. To znamená, že jako první vybereme tabulku Tab_Licence2. A v ní sloupec IČ, který je v relaci s primárním sloupcem. Související tabulka musí obsahovat alespoň jeden sloupec v relaci k dříve zvolené tabulce – zde je to tabulka Tab_Podniky. Související sloupec pak obsahuje jedinečné hodnoty odpovídající hodnotám z dříve zvoleného sloupce – zde je to sloupec opět nazvaný IČ (viz obr. 9-32). Tlačítkem OK vytvoření relace potvrdíme. V okně Spravovat relace relaci vidíme. Je aktivní. Můžeme ji deaktivovat či zcela odstranit, případně upravovat. Z tabulky Tab_Podniky později v kontingenční tabulce použijeme pole Stadium. OBR. 9-32: VYTVOŘENÍ RELACE

9.7.3 Kontingenční tabulka

Doporučené kontingenční tabulky

Kontingenční tabulka a graf shrnují data většího rozsahu. Kontingenční tabulka je interaktivní tabulka (sestava aplikace Excel), která rychle a přehledně kombinuje, porovnává a analyzuje velká množství dat. Vyhodnotíme data o licencích na listu Licence2:  Vybereme libovolnou buňku tabulky, např. A2.  Na kartě VLOŽENÍ ve skupině TABULKY klikneme do tlačítka Doporučené kontingenční tabulky. Nabídne se nám sada kontingenčních tabulek vhodných pro naše data. OBR. 9-33: DOPORUČENÉ KONTINGENČNÍ TABULKY

9 Excel

Kontingenční tabulka

164

Z návrhů je třeba vhodně volit – analýza tržeb po dnech (viz obr. 9-33) dává relevantní údaje, ale např. hned další z návrhů sčítá sériová čísla, což není smysluplný údaj. V okně Doporučené kontingenční tabulky můžeme ovlivnit, z jakých zdrojových dat budeme tabulku sestavovat – kliknutím do odkazu Změnit zdrojová data. Pokud si z návrhů nevybereme, klikneme do tlačítka Prázdná kontingenční tabulka a tím vložíme nový list s připraveným rozložením pro nadefinování kontingenční tabulky. Chceme-li sumarizovat v kontingenční tabulce konkrétní údaje, sestavíme ji sami. Na základě rozšířených dat o licencích v listu Licence2 zjistíme formou kontingenční tabulky přehled tržeb za jednotlivé programy (řádky) v jednotlivých měsících (sloupce):  Vybereme libovolnou buňku tabulky, např. A2.  V kartě VLOŽENÍ ve skupině TABULKY klikneme do tlačítka Kontingenční tabulka.  V dialogovém okně Vytvořit kontingenční tabulku (viz obr. 9-34) se nabízí jako zdroj dat pro kontingenční tabulku tabulka Tab_Licence2. Kontingenční tabulku chceme umístit do nového listu. Klikneme do tlačítka OK. OBR. 9-34: DIALOGOVÉ OKNO VYTVOŘIT KONTINGENČNÍ TABULKU

 V novém listu se vytvořila zatím prázdná kontingenční tabulka, kterou budeme postupně parametrizovat (viz obr. 9-35, kde je finální stav). OBR. 9-35: KONTINGENČNÍ TABULKA PRODEJŮ

9 Excel

Oblasti kontingenční tabulky

Styl kontingenční tabulky

165

 V podokně Pole kontingenční tabulky zaškrtneme pole, která budou využita v kontingenční tabulce: Program_v, Měsíc_v, Cena, Stadium.  Číselné pole Cena bylo umístěno do oblasti hodnot, ostatní do oblasti řádků.  Pole Měsíc_v přesuneme tažením do oblasti sloupců. Změny se okamžitě promítají do kontingenční tabulky.  Upravíme popisky v kontingenční tabulce:  Vybereme buňku A3. V kontextové kartě ANALÝZA ve skupině AKTIVNÍ POLE v poli Aktivní pole změníme Součet z Cena na Tržby.  Do buňky A4 zapíšeme text Program. Do buňky B3 zapíšeme text Měsíc.  Do buňky A11 zapíšeme text Celkem. Text se promítne i do buňky H4.  Přizpůsobíme šířky sloupců obsahu (viz obr. 9-35).  Nový list přejmenujeme na Kt_Prodeje a přesuneme za list Licence2.  Upravíme formát kontingenční tabulky:  V kontextové kartě NÁVRH ve skupině STYLY KONTINGENČNÍ TABULKY klikneme v pravém dolním rohu do tlačítka Více. Klikneme pravým tlačítkem do Stylu kontingenční tabulky 18 – Světlá (3. řádek, 5. sloupec) a z místní nabídky vybereme DUPLIKOVAT.  V dialogovém okně Upravit styl kontingenční tabulky změníme název na Styl kontingenční tabulky 18a – Upravený a změníme formát některých prvků (výběrem prvku ze seznamu a kliknutím do tlačítka Formát): » Celá tabulka: Ohraničení, Vnitřní, Barva, Zelená velmi světlá 40%. » Pruh prvního řádku: Výplň, Barva pozadí, Zelená velmi světlá 80 %. » Řádek záhlaví: Výplň, Barva pozadí, Zelená. » Řádek celkových součtů: Výplň, Barva pozadí, Zelená. Změnu rychlého stylu kontingenční tabulky potvrdíme kliknutím do tlačítka OK. » Dále ve skupině MOŽNOSTI STYLŮ KONTINGENČNÍ TABULKY zaškrtneme pole Pruhované řádky. » Nový styl aplikujeme na kontingenční tabulku (viz obr. 9-36). OBR. 9-36: STYL KONTINGENČNÍ TABULKY

Filtry

Kontextová karta Návrh

V kontingenční tabulce podobně jako v běžné tabulce můžeme nastavovat filtry popisků řádků či sloupců. Kliknutím do šipky v názvu popisků (Program, Měsíc) můžeme vybrat jen některé hodnoty obdobně jako v tabulce. Navíc můžeme využít:  FILTRY POPISKŮ: Můžeme vybírat řádky/sloupce dle textu nadpisu řádku/sloupce (v našem případě dle názvu programu/názvu měsíce).  FILTRY HODNOT: Můžeme vybírat řádky dle součtového sloupce/řádku (v našem případě dle pololetních tržeb za jednotlivý program/měsíčních tržeb za všechny programy). S využitím filtrovací šipky můžeme také řádky seřadit, v rámci dalších možností řazení také podle součtu (v našem případě pololetní tržby za jednotlivé programy). V rámci kontextové karty NÁVRH si vyzkoušíme další dvě skupiny tlačítek:  Pro účely zkoušení tažením přesuneme pole E_mail do oblasti Popisky řádků. Řádky kontingenční tabulky mají nyní dvouúrovňovou strukturu. Řádky e-mailů lze pro jednotlivé programy skrýt kliknutím do tlačítka – nalevo od názvu programu či opět zobrazit kliknutím do tlačítka + před názvem programu. Řádky programů jsou zvýrazněny tučným písmem, obsahují součty za všechny pracovníky.

9 Excel Rozložení kontingenční tabulky

Kontextová karta Analýza

166

 Funkce tlačítek ve skupině ROZLOŽENÍ:  Souhrny » NEZOBRAZOVAT SOUHRNY: Potlačí zobrazení souhrnů za skupiny (součty za programy), » ZOBRAZOVAT VŠECHNY SOUHRNY V DOLNÍ ČÁSTI SKUPINY: Pod každou skupinou (programem) je vřazen součtový řádek se součty za sloupce (měsíce). » ZOBRAZOVAT VŠECHNY SOUHRNY V HORNÍ ČÁSTI SKUPINY: Souhrny jsou uvedeny na začátku skupiny v řádku s názvem skupiny, což ušetří řádky na souhrny. Toto je výchozí stav zobrazení souhrnů.  Celkové součty: Určuje, zda budou zobrazeny celkové souhrny řádků (sloupec celkové tržby za pololetí za jednotlivý program či stadium) a celkové souhrny sloupců (celkové tržby za jednotlivé měsíce): » VYPNUTO PRO ŘÁDKY A SLOUPCE » ZAPNUTO PRO ŘÁDKY A SLOUPCE » ZAPNUTO POUZE PRO ŘÁDKY » ZAPNUTO POUZE PRO SLOUPCE  Rozložení sestavy » ZOBRAZIT V KOMPAKTNÍ FORMĚ: Nadpisy skupin jsou ve sloupci nadpisů řádků. » ZOBRAZIT VE FORMĚ OSNOVY: Nadpisy skupin jsou v samostatném sloupci. V řádku skupiny není první řádek dat skupiny, mohou zde být uvedeny souhrny. » ZOBRAZIT VE FORMĚ TABULKY: Nadpisy skupin jsou v prvním řádku dat skupiny. Tabulka je kratší než v osnově, pokud nejsou souhrny. » OPAKOVAT VŠECHNY POPISKY POLOŽEK / NEOPAKOVAT POPISKY POLOŽEK: V rozložení ve formě osnovy či tabulky lze do volných buněk zopakovat popisky položek, aby každý řádek obsahoval veškeré údaje.  Prázdné řádky: Skupiny mohou být odděleny prázdným řádkem. Nabízí příkazy: » VLOŽIT ZA KAŽDOU POLOŽKU PRÁZDNÝ ŘÁDEK » ODEBRAT PRÁZDNÝ ŘÁDEK ZA KAŽDOU POLOŽKOU  Funkce tlačítek ve skupině MOŽNOSTI STYLŮ KONTINGENČNÍ TABULKY:  Záhlaví řádků: možnost potlačit formátování řádků záhlaví skupin definované ve stylu, např. tučné písmo,  Záhlaví sloupců: možnost potlačit formátování záhlaví sloupců (prvních dvou řádků kontingenční tabulky), např. zelené výplně,  Pruhované řádky: možnost potlačení formátování každého druhého řádku,  Pruhované sloupce: možnost potlačení formátování každého druhého sloupce. Široké možnosti nabízí kontextová karta ANALÝZA:  Ve skupině ZOBRAZIT můžeme potlačit zobrazení některých prvků kontingenční tabulky:  Seznam polí: pravé podokno, v němž jsme vybírali pole do oblastí kontingenční tabulky,  Tlačítka +/-: tlačítka pro rozbalení a sbalení skupin řádků,  Záhlaví polí: názvy polí, dle nichž jsou shrnovány řádky a sloupce (v našem případě A4 s názvem Program a B3 s názvem Měsíc) včetně šipky v buňce pro filtrování.  Ve skupině AKCE:  Tlačítko Vymazat umožňuje VYMAZAT VŠE (anulovat parametry tabulky) či VYMAZAT FILTRY (řádkové i sloupcové).  Tlačítko Vybrat umožňuje vybrat celou kontingenční tabulku a následně: » POPISKY: Vyberou se řádkové a sloupcové popisky tabulky. » HODNOTY: Vyberou se hodnoty v tabulce. » POPISKY A HODNOTY: Vyberou se popisky i hodnoty. Volba UMOŽNIT VÝBĚR umožní či potlačí možnost výběru: » řádku kontingenční tabulky kliknutím na levý kraj názvu programu (zobrazí se černá šipka), kliknutím do čísla řádku se označí celý řádek, » sloupce kontingenční tabulky kliknutím do horního kraje názvu sloupce (zobrazí se černá šipka).

9 Excel

Nastavení polí hodnot

167

 Tlačítko Přesunout zobrazí dialogové okno Přesunout kontingenční tabulku, v němž můžeme zadat přesunutí kontingenční tabulky do nového listu či do jiného umístění v listu či jiném existujícím listu zadáním levého horního rohu umístění.  Ve skupině DATA:  Tlačítko Změnit zdroj dat umožňuje změnit oblast zdroje dat kontingenční tabulky.  Tlačítko Aktualizovat umožňuje aktualizaci kontingenční tabulky, pokud došlo ke změně zdrojových dat v sešitu, případně tabulky, jejímž zdrojem je externí zdroj dat.102 Další úpravy tabulky budeme demonstrovat na původním vzhledu tabulky. Pole E_mail přesuneme z oblasti Řádky do oblasti Filtry. Jakákoli změna obsahu kontingenční tabulky se provádí rychle a jednoduše přetažením polí ze seznamu do zvolených oblastí či mezi oblastmi. Pro naši analýzu chceme zjistit, v jakých dnech týdne se programy nejvíce prodávají.  Pole Měsíc_V přesuneme z oblasti sloupců kamkoli mimo oblasti. Vidíme, že nyní tabulka vypovídá o celkových tržbách za programy. Pokud bychom z oblasti Suma hodnoty odstranili pole Tržby (původně Součet z Cena), kontingenční tabulka by vypovídala o tom, jaké programy byly ve sledovaném období prodány. Přesuneme pole Cena opět do oblasti Suma hodnoty.  Nyní do oblasti sloupců přesuneme pole Den_V. V tabulce přehledně vidíme tržby za jednotlivé programy v jednotlivých dnech týdne. Například vidíme, že v sobotu a v neděli jsme neprodali žádný program.  Upravíme kontingenční tabulku dále. Chceme zjistit, kolik kusů programů se v jednotlivých dnech prodalo. Tuto informaci získáme úpravou pole Součet z Cena v oblasti Suma hodnoty. Klikneme do šipky na konci tohoto pole a vybereme volbu Nastavení polí hodnot (viz obr. 9-37). Zde místo souhrnu pomocí součtu vybereme počet. OBR. 9-37: NASTAVENÍ POLÍ HODNOT

Kontingenční tabulka nyní zobrazuje počet prodaných programů v jednotlivých dnech. Vidíme, že nejvyšší prodej byl zaznamenán v pátek, kdy se prodalo 58 ks programů. Provedeme další úpravu této kontingenční tabulky. Pro větší srozumitelnost dat vyjádříme pole hodnot v procentech. V dialogovém okně Nastavení polí hodnot klikneme do karty Zobrazit hodnoty jako. Zde v poli Zobrazit hodnoty jako vybereme % z celkového součtu. Celkový počet prodaných kusů za pololetí tvoří 100 %. Vidíme, že co se týká počtu prodaných kusů programů, program Bonita tvoří 28,09 % prodaných kusů a z toho nejvíce – 8,43 % kusů se prodalo v pondělí. Vraťme se k vyjádření tržeb. V oblasti Suma hodnoty zvolíme opět místo počtu součet. Vyjádření v % ponecháme. Údaje nám stačí vyjádřené bez desetinných míst, proto dvakrát 102 Podrobněji

o načtení externích dat a jejich aktualizaci v kap. 6 níže.

9 Excel

Kopírování kontingenční tabulky

Filtr

Detaily

Více řádkových polí

Více sloupcových polí Více datových polí

168

klikneme do tlačítka Odebrat desetinné místo na kartě DOMŮ ve skupině ČÍSLO. Co se týká tržeb, vidíme, že nejvyšší procentuální zastoupení tu má program SAFI – 38 % (je prodáván za nejvyšší cenu), a nejvyšších tržeb dosáhl v pondělí a pátek – 14 %. Takto bychom snadno mohli z tabulky získat další údaje pro analýzu. Kromě % celku můžeme v našem příkladu využít i % řádku či % sloupce nebo např. index. Tuto poslední verzi kontingenční tabulky si chceme ponechat a data dále analyzovat v další kontingenční tabulce. Můžeme znovu kontingenční tabulku vytvořit nebo máme možnost, pokud jsou podkladová data stejná, vyjít z kopie již připravené tabulky. Za list Kt_Prodeje vložíme nový list. Nazveme ho Kt_Prodeje_2.Tabulku na listu Kt_Prodeje označíme. Na kartě ANALÝZA ve skupině AKCE klikneme do tlačítka Vybrat a zvolíme Celá kontingenční tabulka. Označí se celá tabulka včetně pole pro filtrování. Pomocí kombinace Ctrl C ji zkopírujeme do schránky. Na listu Kt_Prodeje_2 zůstaneme v buňce A1 a vložíme sem tabulku ze schránky pomocí kombinace Ctrl V. Upravíme název této druhé kontingenční tabulky na Kontingenční tabulka 2 (karta ANALÝZA, skupina KONTINGENČNÍ TABULKA, pole Název kontingenční tabulky). V této druhé tabulce se vrátíme k analýze tržeb za jednotlivé v programy v měsících. To znamená, že z oblasti Sloupce odstraníme pole Den_v a nahradíme ho polem Měsíc_v. V oblasti Suma hodnoty klikneme do šipky u pole Součet z cena a v okně Nastavení polí hodnot na kartě Zobrazit hodnoty jako vybereme Žádný výpočet. Nyní budeme tabulku analyzovat dle zaměstnance, který fakturu vyřizoval. Podívejme se tedy na tržby od jednotlivých zaměstnanců. K tomu využijeme filtr. Je umístěn nad kontingenční tabulkou. Zatím vedle názvu pole, dle kterého filtrujeme, je Vše. Klikneme do ikony nabídky a zvolíme Miloše Adamce Z celkových tržeb za pololetí, které činily 953900 Kč, tvoří tržby od Adamce 221300 Kč. Vidíme také, které programy v kterém měsíci neprodával. Nejméně prodejů vyřizoval Petr Novák – pouze za 23300 Kč, z toho žádný v lednu. Pokud bychom chtěli zvolit současně více zaměstnanců, zaškrtneme políčko Vybrat více položek a poté volíme položky. Zrušíme filtrování návratem k hodnotě vše. Jak zjistíme, z jakých podkladů vychází hodnoty uvedené v kontingenční tabulce? Nebylo by praktické prohledávat původní seznam. Podklady dané hodnoty můžeme snadno vypsat na nový list poklepáním do analyzované hodnoty. V naší kontingenční tabulce poklepeme do tržby v lednu za program Kauzální analýza – 20000 Kč. Před list se vřadí nový list obsahující tabulku s vypsanými záznamy ze zdrojového seznamu. Vidíme, že uvedené dva kusy programu byly prodány v lednu a další údaje. List přejmenujeme na Detaily. Budeme dále tabulku analyzovat. Zajímá nás prodej v měsících jednotlivých programů dále analyzovaných dle dne. Poklepeme v tabulce například na název programu Podnikatel. V dialogovém okně Zobrazit detaily lze zvolit podrobnosti, které chceme zobrazit. Zvolíme Den_v a OK potvrdíme. Tržby za program Podnikatel jsou nyní podrobně rozepsány dle dnů, ve kterém byly prodány. Podívejme se do podokna Pole kontingenční tabulky. V oblasti Řádky je zařazeno pole Program_v a dále pole Den_v. Detaily jsou tedy vřazeny u všech programů. Zobrazíme je kliknutím na kartě ANALÝZA ve skupině AKTIVNÍ POLE do tlačítka Rozbalit pole. Tlačítkem Sbalit pole můžeme detaily opět sbalit. Zrušení detailů provedeme odtažením pole Den_v z oblasti Řádky. Stejně tak lze přidat detaily i ke sloupcům – a to poklepáním na daný měsíc a zvolením detailu nebo přetažením pole – opět pole Den_v – do oblasti Sloupce. Detail bude nyní rozbalen u všech měsíců. Po prohlédnutí tabulky zobrazení detailů ve sloupcích zrušíme. Více polí je možné mít i uvnitř kontingenční tabulky. Zde nelze použít poklepání, jako u řádkových či sloupcových polí (poklepáním by se vypsaly podkladové detaily na nový list – viz výše). Další datové pole zařadíme do tabulky přetažením pole do oblasti Suma hodnoty. Chceme v tabulce vyjádřit nejen celkovou tržbu za programy v jednotlivých měsících, ale také počet prodaných kusů programů. Vyjdeme např. z pole Cena. Přetáhneme ho do oblasti Suma hodnoty (to, že pole je již použité, nevadí). Klikneme do šipky na konci pole Součet z Cena2 a vybereme volbu Nastavení polí hodnot (viz obr. 9-37). Zde místo souhrnu pomocí součtu

9 Excel

169

vybereme počet. Je-li nastaven nevhodný formát čísla, označíme vnitřek tabulky a na kartě DOMŮ ve skupině ČÍSLO zvolíme formát čísla Obecný. V dialogovém okně Nastavení polí hodnot dále upravíme nadpisy – Součet z cena změníme na Tržba, Součet z Cena2 změníme na Počet. Výsledný vzhled tabulky je v obr. 9-38. OBR. 9-38: KONTINGENČNÍ TABULKA S VÍCE DATOVÝMI POLI

Skupiny

Opět se vrátíme k původnímu vzhledu – odstraníme z kontingenční tabulky datové pole Počet. Chceme v tabulce vypočítat tržby ne za měsíce, ale za čtvrtletí. K tomu využijeme možnost vytvoření skupiny. Tažením v záhlaví označíme buňky s názvy měsíců leden, únor a březen. Na kartě ANALÝZA ve skupině SKUPINA klikneme do tlačítka Seskupit výběr. V záhlaví tabulky je vytvořena Skupina1. Označíme měsíce duben, květen a červen a opět klikneme do tlačítka Seskupit výběr. Skupiny přejmenujeme běžným způsobem v řádku vzorců na 1. čtvrtletí a 2. čtvrtletí. Kliknutím do značky mínus u názvu skupiny skupinu sbalíme. Kliknutím do plusu detaily rozbalíme. Výsledný stav tabulky je na obr. 9-39. Seskupení zrušíme kliknutím do názvu skupiny a do tlačítka Oddělit na kartě ANALÝZA ve skupině SKUPINA. OBR. 9-39: KONTINGENČNÍ TABULKA SE SESKUPENÍM

Počítaná položka

V případě, že v tabulce chceme dopočítat další hodnoty, můžeme vytvořit vlastní vzorce v počítaných polích a počítaných položkách. Počítanou položku použijeme, chceme-li ve vzorci použít data z jedné nebo více konkrétních položek uvnitř pole. Počítané pole použijeme v případě, že ve vzorci chceme použít data z jiného pole. Chceme zjistit, kolik dohromady tvoří tržby za program Bonita a Finanční analýza. V kontingenční tabulce se postavíme do záhlaví řádků a na kartě ANALÝZA ve skupině VÝPOČTY klikneme do tlačítka Pole, položky a sady. Zvolíme volbu Počítaná položka103. Do názvu vyplníme Bon a Fin. Do pole Vzorec lze zapsat přímo vzorec či doplnit položky jejich výběrem v dolní polovině okna. V polích zvolíme Program_v a v položkách program Bonita – kliknutím do tlačítka Vložit položku či poklepáním do dané položky ji zařadíme do pole Vzorec. Dopíšeme + a poklepeme na Finanční analýzu. Výsledný vzorec je v obr. 9-40. Kliknutím do tlačítka OK položku potvrdíme.

103

Pro vložení počítané položky musí být kurzor umístěn v záhlaví řádků či sloupců kontingenční tabulky.

9 Excel

170 OBR. 9-40: POČÍTANÁ POLOŽKA

Nová položka Bon a Fin se objeví jako další řádek v kontingenční tabulce. Nyní ovšem navyšuje celkové tržby, které jsou pro program Bonita a Finanční analýza započítány dvakrát. Klikneme v kontingenční tabulce do ikony nabídky u programu a odškrtneme Bonitu a Finanční analýzu. Počítané pole

Počítané pole doplní nové pole do seznamu polí, ze kterých sestavujeme kontingenční tabulku. Ve výpočtu lze využít běžné operátory, ale i funkce. Jestliže tržba přesáhne 20 000 Kč, bude vyplacen bonus ve výši 5 % z tržby. Na kartě ANALÝZA ve skupině VÝPOČTY klikneme do tlačítka Pole, položky a sady. Zvolíme volbu Počítané pole. Nazveme ho Bonus. Zapíšeme vzorec dle obr. 9-41. OBR. 9-41: POČÍTANÉ POLE

Kliknutím do tlačítka OK pole přidáme do seznamu polí a současně zobrazíme v kontingenční tabulce. Pole Bonus vidíme v podokně Pole kontingenční tabulky. Pokud nás zajímají pouze bonusy, které máme vyplatit, ze Sumy hodnoty odtáhneme tržbu a ponecháme uvnitř tabulky pouze Součet z Bonus. Součtový řádek a sloupec neobsahuje součty položek, ale také výpočet pomocí zadaného vzorce, zde tedy dává zavádějící údaje – proto pro tuto kontingenční tabulku potlačíme zobrazení součtového řádku a sloupce (karta NÁVRH, skupina ROZLOŽENÍ, Celkové součty, Vypnuto pro řádky a sloupce) viz obr. 9-42.

9 Excel

171 OBR. 9-42: BONUSY

Seznam vzorců  Enc-09-10 Odstranění výpočtových položek a polí

Průřez

Použijeme-li více počítaných položek a polí, můžeme si na nový list vypsat, jak jsou definované. Na kartě ANALÝZA ve skupině VÝPOČTY klikneme do tlačítka Pole, položky a sady a do volby Seznam vzorců. Na nový list, který se umístí před aktuální list a nazve List+pořadové číslo, se seznam počítaných polí a položek vypíše. Pokud již nechceme připravenou počítanou položku používat, stačí ji odfiltrovat ze seznamu. V tom případě ovšem u položky Program v tabulce zůstane značka filtru. Pokud nechceme použít počítané pole, odškrtneme ho v seznamu polí kontingenční tabulky. Položku i pole můžeme takto kdykoli znovu použít. Pro úplné smazání využijeme opět tlačítko Pole, položky a sady v kartě ANALÝZA ve skupině VÝPOČTY. Zvolíme volbu Počítaná položka či Počítané pole. Konkrétní pole či položku vybereme v poli Název a trvale odstraníme kliknutím do tlačítka Odstranit. V našem případě odstraníme počítanou položku. Pole Bonus ponecháme, ale odškrtneme ho – do oblasti Suma hodnoty zařadíme opět pole Cena. V kontingenční tabulce lze využít pro interaktivní filtrování dat tlačítko Průřez (na kartě VLOŽENÍ ve skupině FILTRY nebo na kartě ANALÝZA ve skupině FILTR). Po kliknutí do tlačítka Průřez volíme v okně Vložit průřezy dle jaké položky či položek chceme filtrovat. Trvale se zobrazí podokno se zvolenou položkou a nabízenými hodnotami. Výběrem hodnoty či více hodnot (s Ctrl nesouvislý rozsah, s Shift souvislý rozsah) filtrujeme. OBR. 9-43: PRŮŘEZ

Časová osa

Další možností filtrování je filtrování pomocí časové osy. Využijeme ji, jsou-li součástí dat i časová data. Umožní nám snadno vybírat zvolená časová období. Klikneme na kartě VLOŽENÍ ve skupině FILTRY nebo na kartě ANALÝZA ve skupině FILTR do tlačítka Vložit časovou osu. V okně Vložit časové osy jsme dotázáni, ke kterému poli bude připojena. Zvolíme pole Datum. V ose lze vybrat, budou-li zobrazeny dny, měsíce, čtvrtletí nebo roky. Ponecháme měsíce a vytýčíme 5. a 6. měsíc. V kontingenční tabulce budou zobrazené pouze údaje na květen a červen – viz obr. 9-44.

9 Excel

172 OBR. 9-44: ČASOVÁ OSA

 Enc-09-11

Datový model

Jak jsme již dříve avizovali, je možné do kontingenční tabulky přidat i pole z tabulek napojených relací. Rádi bychom v kontingenční tabulce využili i pole Stadium určující, do kterého stádia růstu firma patří. Relaci jsme vytvořili již dříve. Chceme-li pole z propojené tabulky využít, můžeme kliknout v podokně Pole kontingenční tabulky do volby DALŠÍ TABULKY pod seznamem dostupných polí. Jsme upozorněni, že musíme vytvořit novou kontingenční tabulku pomocí datového modelu. Po kliknutí do tlačítka OK je na novém listu sestavena nová kontingenční tabulka a v seznamu polí jsou dostupné veškeré tabulky sešitu. List nazveme KT3. V seznamu polí vyhledáme tabulku Tab_Podniky a pole Stadium přetáhneme do oblasti sloupců (původně byly ve sloupcích měsíce, ty z oblasti odstraníme). Pokud by relace nebyla ještě vytvořena, bylo by třeba ji nyní zadat. V této třetí kontingenční tabulce máme analýzu prodejů firmám v různých stádiích růstu. Není třeba vyjít z připravené kontingenční tabulky. Vložíme nový list – nazveme ho KT4. Na kartě VLOŽENÍ ve skupině TABULKY klikneme do tlačítka Kontingenční tabulka. V okně Vytvořit kontingenční tabulku vybereme tentokrát možnost Použít externí zdroj dat. Klikneme do tlačítka Zvolit připojení. V okně Existující připojení na kartě Tabulky zvolíme Datový model tohoto sešitu – Tabulky v datovém modelu sešitu. Klikneme Otevřít. A tlačítkem OK potvrdíme vytvoření kontingenční tabulky. V listu se připraví sestava pro kontingenční tabulku a v podokně Pole kontingenční tabulky jsou dostupné veškeré tabulky. Postupujeme stejným způsobem jako dříve. Z tabulky Tab_Licence2 dáme do řádků pole Program_v, do sumy hodnoty pole Cena, z tabulky Tab_Podniky dáme do sloupců pole Stadium. Tabulka je tak shodná s tabulkou na listu KT3.

9.7.4 Kontingenční graf Kontingenční graf

Úprava grafu

Vrátíme se k tabulce na listu Kt_Prodeje_2. Libovolnou kontingenční tabulku lze prezentovat pomocí kontingenčního grafu. Připravíme kontingenční graf z tabulky vyjadřující tržby za programy v jednotlivých měsících (viz obr. 9-35). Kurzor musí být umístěn kdekoli v kontingenční tabulce. Na kartě ANALÝZA ve skupině NÁSTROJE klikneme do tlačítka Kontingenční graf. V dialogovém okně Vložit graf zvolíme typ grafu, který chceme sestavit. Vybereme skládaný sloupcový graf a kliknutím do tlačítka OK potvrdíme. Graf je umístěn jako objekt v aktuálním listu. Zobrazily se tři kontextové karty – ANALYZOVAT, NÁVRH a FORMÁT. Graf umístíme na samostatný list. Na kartě NÁVRH ve skupině UMÍSTĚNÍ klikneme do tlačítka Přesunout graf. Zvolíme přesun na nový list, který nazveme Kont_graf (viz obr. 9-45). Karty NÁVRH i FORMÁT mají stejné funkce, jako u běžného grafu. Karta ANALYZOVAT má shodné možnosti jako karta ANALÝZA pro kontingenční tabulku. Podokno Pole kontingenčního grafu stejně jako u kontingenční tabulky slouží k výběru polí do jednotlivých oblastí. V oblasti Suma hodnoty klikneme do šipky na konci pole Součet z Cena a vybereme volbu Nastavení polí hodnot (viz obr. 9-37). Zde místo souhrnu pomocí součtu vybereme počet. Nyní graf prezentuje počty prodaných programů. A podívejme se na kontingenční tabulku na listu Kt_prodeje_2, na základě které byl graf sestaven. I tabulka nyní obsahuje údaje o počtu prodaných programů, nikoli o tržbě.

9 Excel

173 OBR. 9-45: KONTINGENČNÍ GRAF

Filtr grafu

Použijeme filtr. Chceme v grafu zobrazit pouze počty prodaných programů za konkrétní měsíc. V podokně Seznam polí kontingenční tabulky přesuneme do oblasti Filtr sestavy pole Měsíc. Není-li zobrazeno, zobrazíme tlačítko filtrování přímo v grafu – a to na kartě ANALYZOVAT ve skupině ZOBRAZIT NEBO SKRÝT kliknutím do tlačítka Tlačítka polí a výběrem volby Zobrazit tlačítka polí filtru sestav. Nyní v grafu klikneme do tlačítka Měsíc a zde do volby Vybrat více položek a označíme první tři měsíce. Kliknutím do tlačítka OK výběr potvrdíme. Graf nyní prezentuje počty prodaných programů v prvních třech měsících, viz obr. 9-46. OBR. 9-46: KONTINGENČNÍ GRAF – PRODEJ V LEDNU AŽ BŘEZNU

9.7.5 Řazení a filtrování  Enc-09-12

Seřadit

Pro snadné vyhledání dat v seznamu lze využít řazení a filtrování. Data lze řadit podle textu (A až Z nebo Z až A), čísel (od nejmenšího po největší nebo od největšího po nejmenší) nebo podle data a času (od nejstaršího po nejnovější nebo od nejnovějšího po nejstarší) v jednom nebo několika sloupcích. Setřídíme tabulku na listu Podniky podle názvu firmy. Postavíme se kamkoli do sloupce B (lze i do názvu sloupce v buňce B1) a klikneme do tlačítka Seřadit od A do Z na kartě DATA ve skupině SEŘADIT A FILTROVAT. Záhlaví seznamu nebude do setřídění zahrnuto. Setřiďme tabulku dle čísla klasifikace – dle sloupce E – tlačítkem Seřadit od nejmenšího k největšímu. Do původního stavu seznam uvedeme kliknutím do sloupce A a setříděním tlačítkem Seřadit od A do Z. Popis tlačítek pro vzestupné a sestupné řazení se liší dle typu dat ve sloupci.

9 Excel

Filtr

174

Řadit lze i dle více úrovní. Vyzkoušíme to na listu Licence2. Pro řazení klikneme na kartě DATA ve skupině SEŘADIT A FILTROVAT do tlačítka Seřadit. V dialogovém okně Seřadit lze přidat další úroveň tlačítkem Přidat úroveň či odstranit tlačítkem Odstranit úroveň. Po kliknutí do tlačítka Možnosti můžeme nastavit například, zda rozlišovat velká a malá písmena. Tabulku seřadíme prvotně dle programu a druhotně dle měsíce – a to dle pole Měsíc_v. Zde pro nastavení pořadí řazení využijeme vlastní seznam – nechceme řadit abecedně, ale jak jdou měsíce za sebou, viz obr. 9-47. Řadit lze i podle barvy buňky (barva výplně buňky) či barvy písma, případně podle ikony buňky (při použití ikon při podmíněném formátování). Použité jsou v nabídce, pokud v poli Řazení zvolíme Barva buňky či Barva písma. Zvolenou barvu či ikonu můžeme zařadit Nahoře nebo Dole. Chceme-li určit další barvu buňky či barvu písma, podle které se má řadit, přidáme zadání v další úrovni. Vyzkoušet to můžeme v našem příkladu v tabulkách na listu Prodeje. Pracujeme-li s tabulkou, zobrazí se v záhlaví sloupce, dle kterého je seřazena, šipka. Konkrétní požadovaná data můžeme ze seznamu vyfiltrovat. Protože na listu Licence2 je tabulka Excelu, jsou zde už filtry zapnuté. Při zapnutém filtru obsahuje záhlaví sloupce ikonu šipky pro zvolení filtru pro sloupec. Ta se zapíná kliknutím do tlačítka Filtr. Pokud klikneme na šipku ve sloupci s povoleným filtrováním, zobrazí se v seznamu všechny hodnoty v tomto sloupci. Odškrtnutím nechtěného záznamu zamezíme jeho zobrazení. Zaškrtnutím či odškrtnutím možnosti Vybrat vše zobrazíme či potlačíme zobrazení všech záznamů. Požadovanou hodnotu lze zapsat do pole Hledat, vyfiltrují se záznamy s ním. OBR. 9-47: SEŘADIT

Další nabídka se liší dle typu dat ve sloupci:  Filtry textu  Rovná se, Nerovná se, Má na začátku, Má na konci, Obsahuje, Neobsahuje,  Filtry čísel  Rovná se, Nerovná se, Větší než, Větší než nebo rovno, Menší než, Menší než nebo rovno, Mezi, Prvních 10 (dané množství prvních či posledních položek či procent položek), Nad průměrem (při změně dat je průměr znovu automaticky přepočítán), Pod průměrem,  Filtry kalendářních dat  Rovná se, Před, Po, Mezi, Zítra, Dnes, Včera, Týden – příští, tento, minulý, Měsíc – příští, tento, minulý, Čtvrtletí – příští, tento, minulé, Rok – příští, tento, minulý, Od začátku roku, Všechna data v období. Zobrazme v tabulce Licence2 pouze záznamy z ledna. Ve sloupci Měsíc_v klikneme do šipky v záhlaví sloupce a v seznamu měsíců zaškrtneme pouze leden. V záhlaví sloupce se zobrazí ikona filtru, ukázáním na ni se vypíše, jaký filtr jsme použili. Současně jsou modře podbarvena čísla řádků. Omezme výběr na prodeje programu Bonita v lednu. Ve sloupci Program_v přidáme omezení pouze na program Bonita. Značka filtru je nyní v obou sloupcích viz obr. 9-48.

9 Excel

175 OBR. 9-48: FILTR

Vymazat filtr

Vlastní filtr

Filtrování zrušíme výběrem Vybrat vše v daném sloupci, případně volbou Vymazat filtr z. Pokud chceme současně zrušit filtr ve všech sloupcích, použijeme tlačítko Vymazat ve skupině SEŘADIT A FILTROVAT na kartě DATA. Pro složitější zadání lze využít vlastní filtr. Nabízí se jako poslední volba po kliknutí do šipky v záhlaví sloupce a výběru filtru čísel, textů či kalendářních dat. Vyzkoušejme použití na příkladu, kdy chceme vyfiltrovat prodeje v lednu, únoru a červnu. Využijeme sloupec Měsíc, kde po kliknutí do šipky vybereme volbu Filtry čísel a Vlastní filtr. Do dialogového okna lze zadat dvě podmínky, které platí zároveň, případně nebo. Zadáme omezení dle obr. 9-49. Vyfiltrovaly se prodeje v lednu, únoru a červnu. OBR. 9-49: VLASTNÍ AUTOMATICKÝ FILTR

Použít znovu

Upřesnit

Pokud dojde k úpravě stávajících dat či zadání nových vět do seznamu, nebudou filtrována či seřazena správně, dokud neklikneme do tlačítka Použít znovu, které na seznam znovu aplikuje filtrování či řazení. Složitější kritéria pro filtrování zadáváme promocí rozšířeného filtru. Kritéria pro filtrování, což jsou název sloupce, ve kterém budeme filtrovat a podmínka, vypíšeme kamkoli do sešitu a použijeme je pro filtrování. Vyzkoušejme toto filtrování nejprve na jednoduchém příkladu. Chceme vypsat všechny prodané programy Investice. Vložíme nový list nazvaný Filtr a přesuneme ho za list Licence2. V něm připravíme kritéria pro filtrování. Filtrovat budeme dle sloupce Program_v. Název sloupce opíšeme na list Filtr do buňky A1, ještě lépe je název sloupce zkopírovat, protože se musí přesně shodovat. Podmínku dáme pod název sloupce do buňky A2. Zapíšeme Investice. Kritérium nyní využijeme pro filtrování. Postavíme se kurzorem kamkoli do seznamu (do tabulky Tab_Licence2). Na kartě DATA ve skupině SEŘADIT A FILTROVAT klikneme do tlačítka Upřesnit. Oblast seznamu se automaticky označí, do oblasti kritérií označíme buňky A1:A2 na listu Filtr, viz obr. 9-50. Zatím filtrujeme přímo v seznamu. Mohli bychom dále potlačit duplicitní záznamy. Tlačítkem OK vyfiltrujeme pouze prodeje programu Investice. Filtr zrušíme Vymazat. Nyní zobrazíme všechny programy Bonita prodané v pondělí. Filtrujeme podle dvou sloupců, proto do buňky B1 na listu Filtr zapíšeme název sloupce Den_v a do buňky B2 zapíšeme po. Jestliže podmínky mají platit zároveň, zapisují se do sloupců vedle sebe. Jako oblast kritérií

9 Excel

176

v okně Rozšířený filtr nyní označíme buňky na listu Filtr A1:B2. Vidíme, že výsledkem jsou záznamy o programech Bonita prodaných v pondělí. Tento i předchozí příklad bychom mohli řešit i pomocí automatického filtru na rozdíl od následujícího příkladu. OBR. 9-50: ROZŠÍŘENÝ FILTR

Filtr – Kopírovat jinam

Filtr – omezení počtu sloupců

Chceme vypsat všechny programy Bonita prodané firmám v lednu a všechny programy Finanční analýza prodané firmám v únoru (kdy např. probíhaly marketingové akce, které vyhodnocujeme). Upravíme zadání podmínek na listu Filtr. Do buňky B1 zapíšeme Měsíc_v. Do druhého řádku první podmínku – tj. do buňky A2 Bonita a do B2 leden. Do třetího řádku druhou podmínku – Finanční analýza a únor. Podmínka nyní vypadá následovně: vypiš věty, kde ve sloupci Program_v je Bonita a současně ve sloupci Měsíc_v je leden nebo kde ve sloupci Program_v je Finanční analýza a současně ve sloupci Měsíc_v je únor. Filtr aplikujeme a výsledek zkontrolujeme, poté zrušíme. Zatím jsme filtrovali přímo v seznamu, nyní budeme chtít výsledek filtrování překopírovat na novou pozici – např. pro další zpracování. Filtrovat jinam lze pouze v rámci aktivního listu, tj. listu, ze kterého vycházíme. Je výhodné filtrování spouštět ze seznamu, protože v tom případě se celý seznam automaticky označí. Pokud by ale výsledek filtrování měl být na jiném listě, než je list se seznamem, zahájíme filtrování na tomto jiném listě a seznam označíme ručně (pak je vhodné seznam pojmenovat). Využijeme předchozí zadání filtru a výsledek umístíme na list Licence2 od buňky A190, tzn., že v okně Rozšířený filtr kromě vyplnění seznamu a kritérií vybereme volbu Kopírovat jinam a do pole Kopírovat do vyplníme buňku (levý horní roh cílové oblasti) A190. Věty odpovídající kritériím jsou nyní zkopírované pod seznamem. Vypsaly se všechny sloupce u vyhovujících vět. Omezit lze i počet vypisovaných sloupců. Postup filtrování je v tomto případě stejný, pouze je třeba do cílové oblasti zadat, které sloupce chceme vypsat. Cílem tedy nebude pouze levá horní buňka, ale jako cíl zadáme nadpisy sloupců, které chceme vypsat, řazené v libovolném pořadí vedle sebe. Pro další filtrování použijeme opět stejná kritéria, tentokrát budeme chtít výpis umístit od buňky A210 a vypsat sloupce Faktura, Datum, IČ, Program_v. Tyto nadpisy přepíšeme či zkopírujeme do buněk A210 až D210. Okno Rozšířený filtr vyplníme shodně s předchozím zadáním, ovšem v poli Kopírovat do zadáme nadpisy sloupců A210:D210. Výsledkem je výpis zvolených sloupců vyhovujících vět.

Shrnutí 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Tabulkový program Microsoft Excel zpracovává data v tabulkách. Tabulky Excelu nabízejí funkcionalitu usnadňující analýzu a práci s daty. Excel umožňuje barevně a graficky vyjádřit hodnoty pomocí podmíněného formátování. Kopírované vzorce adresujeme relativně či absolutně. Data z tabulek lze přehledně prezentovat pomocí různých typů grafů. Seznam lze účinně vyhodnotit pomocí kontingenční tabulky či kontingenčního grafu. Pro snadné vyhledání konkrétních dat v seznamu lze využít řazení a filtrování.

10 Access

177

10 Access Relační databáze

Pro zpracování seznamů bývá vhodnější používat databázový systém než tabulkový procesor (Excel). Access je databázový systém pro práci s relační databází. V relační databázi jsou data uložena v tabulkách, které jsou propojené pomocí relací. Tabulka je jeden seznam, v jednom poli – sloupci seznamu - jsou data stejného druhu. Řádek seznamu nazýváme záznam. Dvě tabulky můžeme propojit pomocí relace. Relací definujeme, že k záznamu z jedné tabulky patří záznam či záznamy z jiné tabulky, v nichž jsou stejné hodnoty v určených polích. Na obr. 10-1 je znázorněna relace mezi tabulkami Zaměstnanci a Faktury. Na schématu je relace mezi tabulkami znázorněna čarou, propojovacím polem je pole E_mail. K záznamu zaměstnance patří záznamy z tabulky Faktury, v nichž je v poli E_mail stejná hodnota, jako v poli E_mail v záznamu zaměstnance.

Relace

OBR. 10-1: RELACE

E_mail Adamec.Milos

Jméno Miloš

Příjmení Adamec

Benesova.Eva

Eva

Benešová

Skoda.Lukas

Lukáš

Škoda

Enc-10-01. accdb

Faktura

E_mail

Částka

1001 Adamec.Milos

Datum 5.1.2024

1002 Adamec.Milos

6.1.2024

2500

1003 Benesova.Eva

6.1.2024

3100

1004 Adamec.Milos

7.1.2024

1500

1005 Skoda.Lukas

8.1.2024

4000

1006 Skoda.Lukas

8.1.2024

2600

1200

Vytvoříme novou databázi. Spustíme Access, klikneme do ikony prázdná databáze, v zobrazeném okně vybereme umístění databáze na disku počítače a zadáme název souboru Enc-10-01, kliknutím do tlačítka Vytvořit vytvoříme prázdnou databázi. Všechny objekty databáze se v Accessu ukládají do jednoho souboru s koncovkou accdb. Ukládají se přímo na disk průběžně při práci.

10.1 Tabulky Nová tabulka

Data jsou v Accessu ukládána do tabulek. V databázi je připravena nová prázdná tabulka. Do tabulky zapíšeme tři řádky údajů o zaměstnancích dle obr. 10-1. Sloupec ID nevyplňujeme, Access do něj doplňuje čísla. Mezi poli se můžeme přesouvat pomocí kurzorových šipek nebo kliknutím myší. Pole nové tabulky jsou pojmenována Pole1, Pole2, Pole3. Poklepeme na Pole1 a název přepíšeme na E_mail, nový název potvrdíme klávesou Enter. Stejně přejmenujeme druhé pole na Jméno a třetí na Příjmení. Kliknutím na křížek vpravo pod pásem karet zavřeme tabulku, uložíme ji pod názvem Zaměstnanci. Na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Tabulka a vytvoříme tabulku Faktury podle obr. 10-1. Je-li hodnota stejná jako v předchozím řádku (E_mail ve 2. a 6. záznamu), stiskneme kombinaci kláves Ctrl +“ .

Návrhové zobrazení tabulky

Tabulky jsme vytvořili v zobrazení datového listu, v tomto zobrazení můžeme prohlížet či upravovat data v tabulkách. Strukturu tabulky budeme upravovat v návrhovém zobrazení. Klikneme na název tabulky Zaměstnanci pravým tlačítkem myši a vybereme volbu NÁVRHOVÉ ZOBRAZENÍ. V návrhovém zobrazení nejsou zobrazována data, ale názvy a vlastnosti polí tabulky.

10 Access

178

Kliknutím do šedého čtverečku vlevo vedle názvu pole ID označíme celý řádek a klávesou Delete ho odstraníme. Odstranění potvrdíme v zobrazených dialogových oknech. Primární klíč

Pole ID bylo primárním klíčem tabulky. Primární klíč je pole nebo kombinace polí, která jednoznačně identifikují záznam. V poli, které je primárním klíčem, nesmí být stejná hodnota ve dvou záznamech, pole musí být vždy vyplněno. Primárním klíčem může být číslo nebo text. Každý zaměstnanec firmy má přidělen svůj e-mail. Pole E_mail použijeme jako primární klíč tabulky Zaměstnanci. Klikneme do řádku pole E_mail a na kartě NÁSTROJE TABULKY: NÁVRH klikneme do tlačítka Primární klíč. Vlevo vedle názvu pole E_mail se zobrazí symbol klíče. Datový typ Pole v tabulkách mohou být různých datových typů. Datovým typem je omezeno, jaká data lze do pole vkládat. Access rozlišuje tyto datové typy:  Krátký text: maximálně 255 libovolných znaků.  Dlouhý text: libovolně dlouhý text, může být formátovaný, podle pole nelze řadit.  Číslo: podle zvolené velikosti celé či desetinné číslo.  Datum a čas: datum a čas, nelze zadat nesmyslné datum.  Měna: číslo se znakem měny.  Automatické číslo: celé číslo, které Access přidělí automaticky při vytváření nového záznamu. Později ho nelze změnit.  Ano/ne: logická hodnota ano (pravda) nebo ne (nepravda).  Hypertextový odkaz: skládá se ze 4 částí: zobrazovaný text, adresa, podadresa odkazu a nápovědný text.  objekt OLE: objekt vytvořený jiným programem.  Příloha: libovolný soubor. Popis Pro pole v tabulce můžeme zadat Popis. Popis se zobrazuje ve stavovém řádku při vyplňování pole ve formuláři. Vlastnosti polí Další vlastnosti polí můžeme zadávat ve spodní části okna. Pro pole typu krátký text krátký text můžeme zadat například tyto vlastnosti:  velikost pole je maximální počet znaků, které lze do pole zapsat,  formát určuje, jak bude pole zobrazováno,  vstupní maska může omezit znaky, které lze do pole zadat,  titulek se použije místo názvu pole např. v zobrazení datového listu,  výchozí hodnota bude vložena do nově přidávaných záznamů, můžeme ji přepsat,  ověřovací pravidlo je podmínka, kterou musí splnit zadávané hodnoty,  je nutno zadat znamená, že pole nesmí být nevyplněné,  povolením nulové hodnoty dovolíme do pole zapsat prázdnou hodnotu – dvoje uvozovky, zmírňujeme tím omezení nastavené vlastností Je nutno zadat. Formátování Do tabulky Zaměstnanci přidáme nové pole Charakteristika, bude typu Dlouhý text. dlouhého textu Pro pole typu dlouhý text můžeme například zadat Formát textu. Vybíráme z voleb PROSTÝ TEXT nebo RTF. Pokud vybereme formát RTF, může být text v poli formátovaný. Kliknutím do tlačítka Zobrazení na kartě NÁVRH se přepneme do zobrazení datového listu, změny provedené v návrhu tabulky uložíme. Do tabulky doplníme charakteristiku některého zaměstnance, text v poli nebo jeho část lze formátovat pomocí tlačítek na kartě DOMŮ ve skupině FORMÁTOVÁNÍ TEXTU. Ukládání dat, Data, která zapíšeme do tabulky, se automaticky ukládají na disk při přechodu na jiný návrhu tabulky záznam nebo při zavření tabulky. Změny v návrhu tabulek se ukládají tlačítkem Uložit nebo se Access zeptá, zda je má uložit, při zavírání tabulky nebo přechodu z návrhového zobrazení do datového listu. V zobrazení datového listu je možné měnit šířky sloupců nebo řadit záznamy. Nastavení řazení a šířky sloupců je třeba uložit tlačítkem Uložit nebo potvrdit uložení při zavírání tabulky (změny dat se uloží vždy). Velikost V návrhovém zobrazení tabulky Faktury odstraníme pole ID, pole Faktura povýšíme na číselného pole primární klíč tabulky. Pole Faktura je datového typu číslo. Pro čísla můžeme vybírat z několika velikostí pole, velikosti se liší počtem desetinných míst a minimální a maximální hodnotou, kterou je možné vložit. Liší se proto také velikostí místa na disku, do níž se ukládají. Pro pole Faktura zvolíme velikost pole celé číslo.

10 Access

179

Pole Částka je datového typu Číslo, zvolíme velikost Jednoduchá přesnost a Formát Měna. OBR. 10-2: VELIKOST POLÍ TYPU ČÍSLO

název Bajt celé číslo dlouhé celé číslo jednoduchá přesnost dvojitá přesnost desetinné číslo Formát čísla

rozsah 0; 255 –32 768; 32 767 –2 147 483 648; 2 147 483 647 –3,4 . 1038; 3,4 . 1038 –1,8 . 10308; 1,8 . 10308 –1028; 10^28

přesnost celé číslo celé číslo celé číslo 7 platných číslic 15 platných číslic až 28 číslic

velikost 1 byte 2 byty 4 byty 4 byty 8 byty 2 byty

Pro pole typu číslo můžeme podobně jako pro pole typu text zadávat další vlastnosti, například formát je možné vybrat z nabízených variant nebo doplnit pomocí kódu podobně, jako se vytváří vlastní formáty pro buňky v Excelu. OBR. 10-3: NÁVRHOVÉ ZOBRAZENÍ TABULKY FAKTURY

Datum a čas

Pole Datum v tabulce Faktury je typu Datum a čas. Access bude hlídat, abychom nezadali neexistující datum. Vybereme Formát Datum (krátké). Návrh tabulky Faktury zavřeme s uložením změn.

10.2 Relace 10.2.1 Relace v dotazu 01 Faktury se jmény

Chceme vypsat informace o fakturách a ke každé faktuře jméno a příjmení zaměstnance, který fakturu vystavil. Chceme-li vypsat data uložená v několika tabulkách, která spolu souvisí, použijeme dotaz. Na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Návrh dotazu. V dialogovém okně Zobrazit tabulku poklepeme na tabulku Faktury a poté i na tabulku Zaměstnanci, okno zavřeme křížkem nebo tlačítkem Zavřít. Okno Zobrazit tabulku můžeme kdykoli opět zobrazit kliknutím do tlačítka Zobrazit tabulku na kartě NÁSTROJE DOTAZŮ: NÁVRH. V návrhovém zobrazení dotazu je pole E_mail z tabulky Faktury spojeno čarou s polem E_mail z tabulky Zaměstnanci. Tato čára naznačuje relaci mezi tabulkami. Access ji zobrazil proto, že se pole stejně jmenují, a předpokládá proto, že je chceme použít pro propojení tabulek.

10 Access Návrhová mřížka

Odstranění relace

Uložení dotazu

180

Ve spodní části návrhového zobrazení je návrhová mřížka, do ní budeme přidávat pole, která chceme zobrazit ve výsledku dotazu. Název pole můžeme napsat do prvního řádku v návrhové mřížce nebo pole vybereme ze zobrazeného seznamu, můžeme na něj také poklepat v horní části návrhu dotazu. Přidáme pole Faktura, E_mail, Datum a Částka z tabulky Faktury a pole Jméno a Příjmení z tabulky Zaměstnanci. Kliknutím do tlačítka Zobrazení na kartě NÁSTROJE DOTAZU: NÁVRH zobrazíme výsledek dotazu. Ve výsledku jsou ke každé faktuře uvedeny nejen informace uložené v tabulce Faktury, ale také jméno a příjmení zaměstnance, který fakturu vystavil. Kliknutím do tlačítka Zobrazit se vrátíme do návrhového zobrazení. Pokud by v návrhu dotazu nebyla relace mezi tabulkami, zobrazily by se ve výsledku všechny kombinace vět z obou tabulek. Každá faktura by byla ve výsledku zobrazena tolikrát, kolik zaměstnanců je v tabulce Zaměstnanci. Relaci v návrhu odstraníme: klikneme na čáru, která ji znázorňuje a klávesou Delete ji smažeme. Prohlédneme výsledek. Vrátíme se do návrhového zobrazení a relaci opět vytvoříme. Pole E_mail z jedné tabulky táhneme na pole E_mail v druhé tabulce. Dotaz zavřeme. Při zavírání potvrdíme, že chceme dotaz uložit a zadáme název 01 Faktury se jmény. V databázi se ukládají návrhy dotazů, data nejsou v dotazu uložena, výsledek zobrazí vždy aktuální stav dat v tabulkách. OBR. 10-4: NÁVRH DOTAZU FAKTURY SE JMÉNY

10.2.2 Relace v databázi

Typy relací

Relace nemusíme vytvářet v každém dotazu zvlášť, můžeme definovat relace, které platí v celé databázi. Mezi tabulkami Zaměstnanci a Faktury připravíme relaci. Na kartě DATABÁZOVÉ NÁSTROJE klikneme do tlačítka Relace. V okně Zobrazit tabulku poklepeme postupně na tabulku Faktury i tabulku Zaměstnanci. Okno zavřeme křížkem nebo tlačítkem Zavřít. Myší chytneme pole E_mail z tabulky Zaměstnanci a táhneme ho na pole E_mail v tabulce Faktury. Jakmile uvolníme tlačítko myši, zobrazí se dialogové okno Upravit relace (viz obr. 10-6). V okně vidíme, které tabulky propojujeme a která pole k tomu používáme. Kliknutím do tlačítka Vytvořit vytvoříme relaci, takto nastavená relace platí v celé databázi. Mezi tabulkami může být několik typů relací:  1:1: K jednomu záznamu v jedné tabulce patří jeden záznam v jiné tabulce. Data by bylo možné uložit do jediné tabulky. Tento typ vazby se používá, když chceme data oddělit například kvůli pohodlnému načtení dat do jedné z tabulek.  1:N: Nejčastější typ vazby znamená, že k jednomu záznamu v jedné tabulce může existovat více záznamů z jiné tabulky. Tento typ vazby jsme použili mezi tabulkami Zaměstnanci a Faktury. Jeden zaměstnanec může vystavit více faktur (ale za jednu fakturu je vždy zodpovědný jediný zaměstnanec).  N:M: K jednomu záznamu z první tabulky může existovat více záznamů ve druhé tabulce a zároveň k jednomu záznamu z druhé tabulky může existovat více záznamů v první tabulce. Například vazba mezi knihami a autory, jednu knihu může napsat více autorů a jeden autor může napsat více knih. Tento typ vazby se v Accessu nevytváří přímo, ale rozdělí se na dvě

10 Access

181

vazby 1:N s použitím propojovací tabulky. V příkladu knih a autorů by bylo potřeba vytvořit tabulku, v níž by byly kombinace autorů a knih. OBR. 10-5: PŘÍKLAD RELACE N:M

Referenční integrita

Poklepáním na čáru, která znázorňuje relaci, zobrazíme okno Upravit relace. V okně dole je zobrazen Typ relace 1:N. Access pozná typ relace díky definici primárního klíče v tabulce Zaměstnanci (v poli E_mail musí být jedinečné hodnoty, je to tedy strana 1 vazby 1:N). Tabulka Zaměstnanci je nazývána primární tabulkou, tabulka Faktury je propojená tabulka. V případě, že typ vazby je 1:N nebo 1:1, můžeme zaškrtnutím příslušného pole Zajistit referenční integritu. To znamená, že do pole propojené tabulky nebude možné zadat hodnotu, která není v primární tabulce. V tomto případě tedy nebude možné zapsat, že fakturu vystavil zaměstnanec, který není uveden v tabulce Zaměstnanci. Pole E_mail v tabulce Faktury můžeme nechat nevyplněné. OBR. 10-6: DIALOGOVÉ OKNO UPRAVIT RELACE

Kaskádová aktualizace polí Kaskádové odstranění polí

Enc-10-03. accdb

Pravidla referenční integrity můžeme zmírnit zaškrtnutím dalších polí:  Kaskádová aktualizace souvisejících polí: Zaškrtnutím pole povolíme změnu hodnoty v propojeném poli v primární tabulce. Pokud se hodnota změní, změna se promítne i do všech propojených záznamů v propojené tabulce. Např. při změně e-mailu Skoda.Lukas v tabulce Zaměstnanci se upraví i e-maily u obou faktur, které vystavil Lukáš Škoda.  Kaskádové odstranění souvisejících polí: Povolujeme odstranění záznamu z primární tabulky, k němuž existují propojené záznamy v související tabulce. Záznamy v propojené tabulce budou odstraněny. Například při smazání záznamu zaměstnance budou odstraněny všechny faktury, které tento zaměstnanec vystavil. Nastavené relace se ukládají do databáze, při vytváření dotazu nemusíme relaci definovat, můžeme ji však pro daný dotaz odstranit (v návrhu dotazu klikneme na čáru relace a klávesou Delete ji smažeme), toto nastavení platí pouze pro upravený dotaz. Relace v databázi můžeme upravit jedině v okně Relace. Pro další práci použijeme novou databázi, do níž načteme větší množství dat, která jsou připravená v sešitu Excelu. Vytvoříme novou databázi. Na kartě SOUBOR, vybereme volbu NOVÝ a poklepeme na ikonu Prázdná databáze. Vybereme vhodné umístění souboru na disku počítače a zadáme název databáze Enc-10-03.

10 Access Načtení dat z Excelu  Enc-10-02

182

Křížkem zavřeme tabulku. Data budeme načítat ze seznamů v Excelu. Na kartě EXTERNÍ ve skupině IMPORTOVAT A PŘIPOJIT klikneme do tlačítka Excel. V okně Načíst externí data – Tabulka Excel klikneme do tlačítka Procházet a vybereme umístění souboru Enc-10-02.xlsx, z něhož budeme načítat data. Ponecháme vybranou možnost Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi a klikneme do tlačítka OK. Spustíme tak průvodce importem tabulky.  V prvním okně vybereme volbu Zobrazit listy a vybereme list Zaměstnanci. Ve spodní části okna vidíme náhled dat. Klikneme do tlačítka Další.  V dalším okně zaškrtneme pole První řádek obsahuje záhlaví sloupců a klikneme do tlačítka Další.  V následujícím okně je možné zadat datové typy načítaných polí nebo pro některá pole zaškrtnout políčko Neimportovat a do tabulky je nenačítat. Nebudeme nic upravovat, vše upravíme později v načtené tabulce, klikneme do tlačítka Další.  V následujícím okně vybíráme, které pole bude primárním klíčem tabulky. Vybereme volbu Zvolit vlastní primární klíč a ponecháme vybrané pole E_mail. Klikneme do tlačítka Další.  V posledním okně průvodce můžeme zadat název tabulky, ponecháme zde název Zaměstnanci podle názvu listu v Excelu a klikneme do tlačítka Dokončit. Access se zeptá, zda chceme kroky importu uložit, nezaškrtneme pole Uložit a klikneme do tlačítka Zavřít. V databázi vidíme tabulku Zaměstnanci. DATA

OBR. 10-7: PRVNÍ OKNO PRŮVODCE IMPORTEM TABULKY

Relace

Stejně jako jsme načetli tabulku Zaměstnanci, načteme ze stejného sešitu Excelu ještě tabulky Oddělení, Faktury a Místnosti, které jsou na stejnojmenných listech. Primárním klíčem je vždy první sloupec tabulky. Mezi tabulkami definujeme relace. Na kartě DATABÁZOVÉ NÁSTROJE klikneme do tlačítka Relace. V okně Zobrazit tabulku (zobrazíme ho kliknutím do tlačítka Zobrazit tabulku na kartě NÁSTROJE PRO RELACE: NÁVRH) poklepeme postupně na všechny tabulky a okno zavřeme. Tabulky ve schématu vhodně umístíme. Posouvat je můžeme tažením myší za název tabulky. Velikost tabulek lze měnit tažením za pravý dolní roh. Mezi tabulkami definujeme relace včetně zajištění referenční integrity s aktualizací polí v kaskádě. Pole E_mail z tabulky Zaměstnanci táhneme na pole E_mail v tabulce Faktury. V okně Upravit relace zaškrtneme pole Zajistit referenční integritu a Kaskádová aktualizace

10 Access

Úpravy relací

183

souvisejících polí. Stejným postupem definujeme relace mezi tabulkami Zaměstnanci a Místnosti a mezi tabulkami Zaměstnanci a Oddělení. Hotové relace vidíme na obr. 10-8. Schéma relací zavřeme, při zavírání potvrdíme uložení rozložení relací, tím ukládáme rozmístění tabulek ve schématu relací. Samotné relace jsou ukládány hned při vytváření. Pokud bychom chtěli relace upravit, zobrazíme okno relací. Poklepáním na čáru, která znázorňuje relaci, zobrazíme okno Upravit relace. Kliknutím na čáru, která znázorňuje relaci, relaci označíme a můžeme ji smazat klávesou Delete. OBR. 10-8: RELACE V DATABÁZI ENC-10-03

10.3 Dotazy Výběrové dotazy

Dynamická sada Snímek

Křížové dotazy

Akční dotazy

Dotazy jsou objekty v databázi, v nichž nejsou uložena data. Pomocí dotazů vždy pracujeme s daty uloženými v tabulkách. Nejčastěji používaným typem dotazu je tzv. výběrový dotaz. Výběrové dotazy použijeme v těchto případech:  Chceme zobrazit jen některá pole (sloupce) z tabulky.  Chceme zobrazit pole z několika tabulek.  Chceme vybrat některé záznamy (řádky) z tabulky nebo několika tabulek pomocí kritéria.  Chceme záznamy seřadit podle jednoho či více kritérií.  Chceme spočítat pomocí funkcí nebo výrazů hodnoty, které vycházejí z pole či polí tabulky nebo několika tabulek.  Chceme spočítat souhrnné údaje za skupiny záznamů (např. počet zaměstnanců v jednom oddělení). V zobrazení datového listu (výsledek dotazu) některých výběrových dotazů můžeme upravovat data. V takovém případě říkáme, že výsledkem dotazu je dynamická sada. Data upravujeme v tabulkách, nikoli v dotazu samotném. Zapisujeme vždy do konkrétního pole některé z tabulek. Výsledkem některých dotazů je tzv. snímek. V zobrazení datového listu není možné jednoznačně přiřadit pole z datového listu dotazu k poli v některé tabulce (např. u souhrnných dotazů). Do datového listu takových dotazů nelze zapisovat. Data z tabulek můžeme analyzovat také pomocí křížových dotazů. Křížový dotaz zobrazuje data podobně jako kontingenční tabulka v Excelu. Výběrové a křížové dotazy zobrazují data z tabulek, nemění je. Výsledek dotazu můžeme prohlédnout kliknutím do tlačítka Zobrazení na kartě NÁSTROJE DOTAZU: NÁVRH nebo kliknutím do tlačítka Spustit na stejné kartě. Kromě výběrových dotazů můžeme vytvářet také akční dotazy. Tyto dotazy mění data v tabulkách. Akčních dotazů je několik druhů:  Vytvářecí dotaz vytvoří novou tabulku s daty z existujících tabulek.  Přidávací dotaz přidá do tabulky nové řádky s daty.  Aktualizační dotaz upraví data ve vybraném sloupci tabulky.  Odstraňovací dotaz smaže vybrané řádky tabulky.

10 Access

184

Při vytváření akčních dotazů je třeba odlišit použití tlačítka Zobrazení, kterým pouze prohlížíme výsledek dotazu, a použití tlačítka Spustit, kterým měníme data v tabulkách.

10.3.1 Výběrové dotazy z jedné tabulky D01 jména Řazení

Zobrazit

Pomocí výběrového dotazu vypíšeme jména a příjmení všech zaměstnanců seřazená podle příjmení. Na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Návrh dotazu. V okně Zobrazit tabulku poklepeme na název tabulky Zaměstnanci, čímž tabulku přidáme do návrhu dotazu. Křížkem nebo tlačítkem Zavřít zavřeme okno Zobrazit tabulku. Do návrhové mřížky dotazu přidáme pole Jméno a Příjmení (přidání pole do návrhové mřížky je popsáno v kap. 10.2.1). Klikneme do řádku Řadit návrhové mřížky do sloupce pole Příjmení, z nabídky vybereme Vzestupně. Klikneme do tlačítka Zobrazení nebo Spustit na kartě NÁSTROJE DOTAZŮ: NÁVRH a prohlédneme výsledek. Řádky jsou seřazeny abecedně podle příjmení. Pokud vybereme vzestupné řazení i ve sloupci Jméno, budou řádky seřazeny primárně podle jména a dále podle příjmení, protože pole Jméno je v návrhové mřížce před polem Příjmení. Chceme-li zobrazit nejdříve jméno a potom příjmení, ale řadit primárně podle příjmení a dále podle jména, přidáme pole Jméno do návrhové mřížky ještě jednou. V tomto nově přidaném sloupci vybereme Řadit vzestupně a zrušíme zaškrtnutí pole Zobrazit (viz obr. 10-9). Pole nebude zobrazeno ve výsledku, použije se pouze pro řazení. OBR. 10-9: NÁVRHOVÉ ZOBRAZENÍ DOTAZU D01 JMÉNA

Po prohlédnutí výsledku dotaz zavřeme a uložíme pod názvem D01 jména. Kritéria D02 PRG

V dalším výběrovém dotazu vypíšeme jména a příjmení zaměstnanců z oddělení PRG. Můžeme použít dotaz D01 a upravit ho. V seznamu objektů klikneme na dotaz D01 Jména, kombinací kláves Ctrl +C ho zkopírujeme do schránky, kombinací Ctrl+V vložíme ze schránky, v zobrazeném okně upravíme název nového dotazu na D02 PRG. V seznamu objektů databáze klikneme pravým tlačítkem myši na dotaz D02 PRG a vybereme z místní nabídky volbu NÁVRHOVÉ ZOBRAZENÍ. Do návrhové mřížky přidáme pole Oddělení. Do řádku kritéria pole Oddělení zapíšeme PRG, uvozovky doplní Access automaticky. Prohlédneme výsledek.

Vypíšeme zaměstnance z oddělení PRG a ANA. D03 PRG or ANA

Chceme-li kromě zaměstnanců oddělení PRG zobrazit i zaměstnance dalšího oddělení, zapíšeme jeho zkratku do dalšího řádku kritérií. Vytvoříme kopii dotazu D02 PRG, v návrhovém zobrazení pod PRG napíšeme ANA. Prohlédneme výsledek a dotaz zavřeme s uložením změn. Když znovu zobrazíme návrh dotazu, kritérium se zobrazí ve tvaru „PRG“ Or „ANA“. Oba zápisy

10 Access

185

mají stejný význam. Při vyhodnocování kritérií Access nerozlišuje malá a velká písmena, je tedy lhostejné, zda zadáme kritérium „ANA“ nebo „ana“.

OBR. 10-10: NÁVRHOVÁ MŘÍŽKA DOTAZU D03 PRG OR ANA

Vypíšeme muže z oddělení PRG. D04 muži z PRG

Kritéria je možné zadávat do několika polí. Vyjdeme z dotazu D02 PRG. Do návrhové mřížky přidáme pole pohlaví. Do kritérií do stejného řádku jako je PRG přidáme do sloupce Pohlaví „m“. Jestliže jsou podmínky ve stejném řádku, musí platit zároveň, vybíráme tedy pouze muže z oddělení PRG. OBR. 10-11: NÁVRH DOTAZU D04 MUŽI Z PRG

Kdybychom hodnotu „m“ zapsali do jiného řádku než je „PRG“, vyhodnotil by to Access jako další variantu. Ve výsledku dotazu by byli všichni zaměstnanci oddělení PRG (muži i ženy) a všichni muži bez ohledu na pohlaví. (Muži z oddělení PRG by byli ve výsledku jen jednou, přestože splňují obě kritéria.) D05 kritéria

Do dalších řádků kritérií můžeme zadávat další varianty. Pomocí dotazu D05 kritéria vypíšeme muže z oddělení PRG, všechny zaměstnance z oddělení ANA a ženy z oddělení KON, vypsané zaměstnance seřadíme podle příjmení. Návrh dotazu vidíme na obr. 10-12. OBR. 10-12: NÁVRH DOTAZU D05 KRITÉRIA

D06 zkrácený úvazek

Vypíšeme všechny zaměstnance, kteří pracují na zkrácený pracovní úvazek, jejich úvazek je tedy nižší než 1. Do kritérií dotazu můžeme zadávat i složitější podmínky, například nerovnosti. V dotazu použijeme tabulku Zaměstnanci, návrhovou mřížku dotazu vidíme na obr. 10-13.

OBR. 10-13: NÁVRH DOTAZU D06 ZKRÁCENÝ ÚVAZEK

10 Access Funkce Month

D07 výpočty

Tvůrce výrazů

186

Vypišme všechny informace o fakturách a dále měsíc vystavení faktury. Ve výsledku zobrazíme pouze faktury vystavené v lednu. V dotazech můžeme používat výrazy nebo funkce. Použijeme tabulku Faktury. Poklepáním na hvězdičku na začátku seznamu polí v tabulce vložíme do návrhové mřížky výraz Faktury.*. Pomocí něj vypíšeme ve výsledku všechny sloupce tabulky Faktury. Do dalšího sloupce zapíšeme funkci pro zjištění měsíce z data. Výraz bychom mohli zapsat přímo do prvního řádku návrhové mřížky. Pro usnadnění použijeme Tvůrce výrazů, klepneme do nového pole v návrhové mřížce dotazu a poté do tlačítka Tvůrce na kartě NÁSTROJE DOTAZŮ: NÁVRH. V okně Tvůrce výrazů (viz obr. 10-14) v seznamu Prvky výrazu kliknutím na plus rozbalíme položku funkce, klikneme na položku Předdefinované funkce. V seznamu Kategorie výrazů vybereme kategorii Datum a čas, v seznamu Hodnoty výrazu poklepeme na funkci Month. V horní části okna doplníme argument funkce, zápis upravíme do tvaru Month([Datum]) a kliknutím do tlačítka OK výraz zapíšeme do návrhu dotazu a zavřeme tvůrce výrazů. Do návrhové mřížky doplnil Access zápis Výraz1: Month([Datum]), slovo Výraz1 přepíšeme na měsíc. Takto můžeme pojmenovat sloupce ve výsledku dotazu. Hodnoty vypočtené pomocí funkcí a výrazů je možné použít pro řazení či filtrování. Chceme pouze faktury vystavené v lednu, proto do kritérií dopíšeme do sloupce měsíc 1. OBR. 10-14: TVŮRCE VÝRAZŮ

Počítání s čísly a datumy

V dotazech můžeme používat i další výrazy či funkce. Číselná pole můžeme sčítat, odčítat, násobit a dělit. Počítat lze také s datumy podobně jako v Excelu.

Vypíšeme ke každé faktuře odměnu, kterou vyplatíme zaměstnanci, který ji vystavil a datum splatnosti faktury. Odměna je 1 % fakturované částky, splatnost je 60 dnů po vystavení faktury. Dotaz D07 výrazy upravíme. Návrhová mřížka dotazu je na obr. 10-15. OBR. 10-15: NÁVRH DOTAZU D07 VÝPOČTY

10 Access

187

10.3.2 Výběrové dotazy z více tabulek Vypíšeme všechny informace o zaměstnancích, popis místnosti a původní telefon. D08 zam s telefony

Použijeme tentokrát tabulky Místnosti a Zaměstnanci. V návrhu dotazu jsou tabulky propojené relací, která se přebírá z nastavení relací v celé databázi. Pokud v dotazu nastavíme relaci jinak než ve schématu relací celé databáze, toto nastavení platí jen pro tento dotaz. V našem dotazu relace nebudeme měnit. Do návrhové mřížky přidáme všechna pole z tabulky Zaměstnanci a pole Popis a Původní_telefon z tabulky Místnosti. Ve výsledku dotazu zobrazujeme pole Místnost z tabulky Zaměstnanci. Pole Místnost je také v tabulce Místnosti. Budeme-li výsledek dotazu pouze prohlížet, můžeme pole Místnost přidat z kterékoli tabulky. Pokud chceme do výsledku dotazu zapisovat data, je vhodnější přidat pole Místnost z tabulky Zaměstnanci. Úpravou pole Místnost v tabulce Místnosti bychom měnili označení místnosti. Úpravou pole Místnost v tabulce Zaměstnanci říkáme, že zaměstnanec sedí v jiné kanceláři (musíme zadat místnost, která je v tabulce Místnosti, jinak budou zadávaná data porušovat pravidla referenční integrity). OBR. 10-16: NÁVRH DOTAZU D08 ZAM S TELEFONY

D09 Zaměstnanci

Vlastnosti spojení

Výraz s textem

Vypíšeme jména a příjmení všech zaměstnanců, název oddělení, v němž pracují, jména a příjmení jejich nadřízených. V tomto dotazu použijeme tabulku Zaměstnanci dvakrát, jednou jako seznam zaměstnanců a jednou jako seznam možných nadřízených. Tabulku přidáme dvakrát do návrhu dotazu, dále přidáme tabulku Oddělení. Mezi tabulkami Zaměstnanci a Zaměstnanci_1 musíme vytvořit relaci tažením pole Nadřízený z tabulky Zaměstnanci na pole E:mail z tabulky Zaměstnanci_1. Vypíšeme pole Oddělení_v, Jméno a Příjmení z tabulky Zaměstnanci a Jméno a Příjmení z tabulky Zaměstnanci_1. Prohlédneme výsledek dotazu. Ve výsledku se zobrazuje jen 19 z 20 zaměstnanců firmy. Nezobrazují se zaměstnanci, kteří nemají vyplněno pole Oddělení, nezobrazili by se ani zaměstnanci, kteří nemají vyplněno pole Nadřízený. Upravíme proto typ spojení. Poklepeme na čáru, která znázorňuje relaci mezi tabulkami Zaměstnanci a Oddělení. V dialogovém okně Vlastnosti spojení vybereme třetí volbu Zahrnout všechny záznamy z tabulky Zaměstnanci. Typ spojení je znázorněn šipkou. Přidáme šipku i ke spojení tabulek Zaměstnanci a Zaměstnanci_1. I tady vybereme volbu Zahrnout všechny záznamy z tabulky Zaměstnanci. Kdybychom typ spojení nenastavili, hlásil by Access při pokusu o zobrazení výsledku dotazu chybu Nejednoznačná vnější spojení. Jméno a příjmení nadřízeného chceme vypsat v jednom poli, použijeme výraz Nadřízený: [zaměstnanci_1].[jméno] & " " & [zaměstnanci_1].[příjmení]. Operátor & spojí textové řetězce do jednoho. Názvy polí z tabulek musíme psát včetně názvů tabulek, protože by jinak nebylo jasné, které pole se má použít. Název tabulky oddělujeme od názvu pole tečkou.

10 Access

188 OBR. 10-17: NÁVRH DOTAZU D09 ZAMĚSTNANCI

10.3.3 Souhrnné dotazy D10 prodeje zaměstnanců

Souhrny ve výsledku dotazu

Vypíšeme email, jméno a příjmení všech zaměstnanců, celkovou fakturovanou částku, počet vystavených faktur a průměrnou částku fakturovanou na jedné faktuře. Všechny požadované informace najdeme v tabulkách Zaměstnanci a Faktury, tyto tabulky přidáme do návrhu dotazu. Do návrhové mřížky dáme pole E_mail, Jméno a Příjmení. Pro zjištění požadovaných informací použijeme souhrny, klikneme proto do tlačítka Souhrny na kartě NÁSTROJE DOTAZŮ: NÁVRH. V návrhové mřížce se zobrazil řádek Souhrn, v něm se ke každému poli doplnila hodnoty Seskupit. Celkovou fakturovanou částku spočítáme tak, že seskupíme záznamy každého zaměstnance a sečteme všechny částky. Přidáme proto do návrhové mřížky pole Částka z tabulky Faktury, v řádku souhrn vybereme z nabídky Sum. Sloupec přejmenujeme na Fakturováno. Podobně zjistíme i další požadované údaje. Pro počet vystavených faktur použijeme funkci Count do pole Faktura. Funkce Count spočítá počet neprázdných polí, používáme pole Faktura, která je primárním klíčem tabulky Faktury a musí tedy být vyplněno, zajistíme tak spočítání všech faktur. Průměrnou fakturovanou částku spočítáme pomocí funkce Avg, kterou použijeme pro pole Částka (pole Částka vložíme do návrhové mřížky dvakrát). Do výsledku dotazu můžeme vložit součtový řádek. Zobrazíme výsledek dotazu (datový list) a klikneme do tlačítka Souhrny na kartě DOMŮ. V zobrazeném součtovém řádku vybereme pro sloupce Fakturováno a Počet faktur funkci Součet. Ve sloupci Průměr vybereme funkci Průměr. OBR. 10-18: NÁVRH DOTAZU D10 PRODEJE ZAMĚSTNANCŮ

Do souhrnných dotazů můžeme přidávat kritéria jak pro vypočítaná pole, tak pro seskupovaná pole. D11 počet zaměstnanců

Vypíšeme všechna oddělení, do nichž jsou zařazeni alespoň 3 zaměstnanci. Ve výsledku zobrazíme zkratku a název oddělení a počet zaměstnanců. Použijeme tabulky Oddělení a Zaměstnanci. Použijeme souhrn. Návrhová mřížka je na obr. 10-19.

10 Access

189 OBR. 10-19: NÁVRH DOTAZU D11 POČET ZAMĚSTNANCŮ

10.3.4 Křížový dotaz Spočítáme kolik mužů a kolik žen je zařazeno do každého oddělení firmy, zobrazíme názvy oddělení. D12 křížový dotaz

Do návrhu dotazu přidáme tabulky Zaměstnanci a Oddělení. Zadání lze splnit pomocí souhrnného dotazu. Seskupíme podle polí Oddělení_v a Pohlaví, funkci Count použijeme pro pole E_mail. Přehledněji stejný výsledek zobrazíme v křížovém dotazu. Na kartě NÁSTROJE DOTAZŮ: NÁVRH klikneme do tlačítka Křížový, v návrhové mřížce se zobrazí řádek Křížová tabulka. Pro pole Oddělení_v vybereme v tomto řádku volbu Záhlaví řádku, pro pole Pohlaví vybereme Záhlaví sloupce, pro pole E_mail vybereme hodnota. OBR. 10-20: D12 KŘÍŽOVÝ DOTAZ (NÁVRH A VÝSLEDEK)

10.4 Formuláře Pro prohlížení a především zadávání dat do databáze slouží formuláře. Pomocí formuláře zobrazujeme data ze zdroje dat formuláře, tím může být tabulka nebo výběrový dotaz (obecně datová sada).

10.4.1 Samostatný formulář Vytvoříme formulář pro prohlížení a zadávání dat o zaměstnancích. F01 zaměstnanci

Rozložení

V seznamu objektů v navigačním podokně klikneme na tabulku Zaměstnanci. Na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Formulář. Access vytvoří formulář, jehož zdrojem dat je tabulka Zaměstnanci a zobrazí ho v zobrazení rozložení. Formuláře můžeme zobrazovat třemi způsoby, mezi nimiž se můžeme přepínat pomocí tlačítka Zobrazení na kartě DOMŮ nebo na kartě NÁSTROJE NÁVRHU FORMULÁŘE: NÁVRH:  Formulářové zobrazení slouží pro práci s daty, v tomto zobrazení se formulář používá.  Návrhové zobrazení slouží pro vytváření a úpravy formuláře, data nejsou zobrazena a není možné je upravovat.  Zobrazení rozložení umožňuje některé úpravy formuláře, data jsou zobrazována, ale není možné je upravovat. Toto zobrazení slouží pro úpravy formuláře, které je vhodné provádět s ohledem na data, např. pro úpravy velikostí polí. Ve vytvořeném formuláři zmenšíme velikost textového pole E_mail. Myší se přiblížíme k pravému dolnímu rohu pole, ukazatel myši se změní na šikmou šipku, tažením upravíme šířku pole přibližně na 4,5 cm a výšku pole přibližně na 0,6 cm. Spolu s šířkou pole E_mail se upravila na stejnou šířku i šířka ostatních textových polí, úprava výšky pole způsobila posunutí ostatních textových polí tak, aby se nezměnila jejich vzdálenost od pole E_mail. Pokud tažením myší přesuneme některé textové pole, změní se pořadí polí, ale zůstanou uspořádaná. To způsobuje

10 Access

190

Skládané rozložení, které je ve formuláři použito. Chceme-li pole uspořádat jinak, musíme je

Vlastnosti

Zdroj dat formuláře

Přidání textového pole

Přesunutí pole

odebrat z rozložení. Označíme všechna pole rozložení kliknutím na symbol , který se zobrazí u levého horního rohu rozložení, když klikneme na kterékoli pole z rozložení, a na kartě NÁSTROJE NÁVRHU FORMULÁŘE: USPOŘÁDÁNÍ klikneme do tlačítka Odebrat rozložení. Umístění polí se nezmění. Celý formulář, každá část formuláře i všechny ovládací prvky (textová pole, popisky a další) ve formuláři mají vlastnosti, které můžeme nastavovat. Klikneme do tlačítka Seznam vlastností na kartě NÁSTROJE NÁVRHU FORMULÁŘE: NÁVRH. Zobrazíme tak podokno, v němž jsou zobrazeny vlastnosti pole nebo části formuláře, která je právě označena. Klikneme na textové pole E_mail, vidíme vlastnosti tohoto textového pole rozdělené do pěti karet. Na kartě Formátové můžeme nastavit například šířku a výšku pole, barvu či styl pozadí nebo ohraničení pole. Nastavíme Velikost písma 14 bodů a tloušťku písma na tučné. Na kartě Datové je důležitá vlastnost Zdroj ovládacího prvku. Zdrojem může být pole ze zdroje dat (použijeme název pole z tabulky nebo dotazu) nebo výraz (začíná znakem =) vypočítaný nejčastěji z polí ze zdroje dat. Do formuláře přidáme název oddělení. Ten není uveden v tabulce Zaměstnanci, musíme tedy změnit zdroj dat formuláře. Klikneme myší do čtverečku, který je zobrazen v levém horním rohu formuláře v místě, kde se protíná vodorovné a svislé pravítko. Označíme tak celý formulář a zobrazíme jeho vlastnosti (také můžeme volbu Formulář vybrat v poli se seznamem v horní části podokna Seznam vlastností). Na kartě Datové klikneme do vlastnosti Zdroj záznamů a poté na tlačítko se třemi tečkami na konci řádku vlastnosti. Access nahlásí, že jsme vyvolali tvůrce dotazů na tabulku a zeptá se, zda chceme vytvořit dotaz na základě tabulky, klikneme do tlačítka Ano. Do návrhu dotazu přidáme tabulku Oddělení (po kliknutí do tlačítka Zobrazit tabulku), do návrhové mřížky přidáme všechna pole z tabulky Zaměstnanci (např. poklepáním na hvězdičku v tabulce) a pole Oddělení_v z tabulky Oddělení. Křížkem zavřeme návrh dotazu a potvrdíme uložení změn ve zdroji dat formuláře. Ve formuláři zúžíme tažením myší pole Oddělení. Na kartě NÁSTROJE NÁVRHU FORMULÁŘE: NÁVRH klikneme do tlačítka Přidat existující pole. Tažením myší přetáhneme pole Oddělení_v z podokna Seznam polí do formuláře vedle pole Oddělení. Textové pole se přidá i s popiskem, klikneme na popisek a klávesou Delete ho smažeme. Zobrazíme vlastnosti pole Oddělení_v a ve formátových vlastnostech nastavíme vlastnost Styl okraje na Průhledná čára. Při přesouvání textového pole se zároveň přesouvá jeho popisek. Chceme-li přesunout textové pole bez popisku, přiblížíme se myší k levému hornímu rohu textového pole. Chcemeli přesunout více ovládacích prvků najednou, musíme všechny označit a poté přesunout. Prvky označíme například tažením v pravítku nebo vytyčením plochy formuláře, v níž se nachází ovládací prvky, které chceme označit, můžeme také postupně na každý prvek kliknout a současně držet klávesu Shift. Vzhled formuláře upravíme podle obr. 10-21

10 Access

191 OBR. 10-21: FORMULÁŘ F01 ZAMĚSTNANCI

10.4.2 Nekonečný formulář Vytvoříme formulář, v němž budou všechny údaje o fakturách. F02 Faktury

V seznamu objektů databáze vybereme tabulku Faktury, na kartě VYTVOŘENÍ ve skupině Formuláře klikneme do tlačítka Další a vybereme VÍCE POLOŽEK. Ve vytvořeném formuláři upravíme výšku a šířku polí. Díky tabulkovému rozložení, které je použito pro všechna pole, stačí nastavit výšku kteréhokoli pole, při změně šířky se posunou ostatní pole. Ve formulářovém zobrazení se nezobrazuje jediný záznam, jako tomu bylo u předchozího formuláře, ale vidíme tolik záznamů, kolik se jich vejde na obrazovku. Tomuto způsobu zobrazení se říká nekonečný formulář. Způsob zobrazení formuláře ve formulářovém zobrazení můžeme nastavit ve formátových vlastnostech formuláře úpravou vlastnosti Výchozí zobrazení. OBR. 10-22: FORMULÁŘ F02 FAKTURY

10.4.3 Podformulář F03 hlavní F04 podform

Ve formuláři zobrazíme všechny informace o zaměstnancích a ke každému zaměstnanci seznam všech faktur, které vystavil. Vyjdeme z připravených formulářů. Klikneme na formulář F01 zaměstnanci, zkopírujeme ho do schránky kombinací Ctrl+ C a kombinací Ctrl+V ho vložíme ze schránky a pojmenujeme F03 hlavní. Kopii formuláře F02 faktury pojmenujeme F04 podform. Otevřeme návrhové zobrazení formuláře F03 hlavní. Formulář F04 podform táhneme myší ze seznamu objektů do spodní části podrobností formuláře F03 hlavní. Tím jsme do formuláře vložili podformulář. Klikneme na popisek a klávesou Delete ho smažeme. Tažením za úchyt zvýšíme podformulář.

10 Access Propojení podformuláře

192

V podformuláři chceme zobrazovat pouze faktury, které vystavil zaměstnanec, který je zobrazován v hlavním formuláři. Zobrazíme podokno Seznam vlastností (např. kliknutím do tlačítka Seznam vlastností na kartě NÁSTROJE NÁVRHU FORMULÁŘE: NÁVRH) a kliknutím na podformulář zobrazíme jeho vlastnosti (podformulář můžeme také vybrat v poli se seznamem v horní části podokna Seznam vlastností). Na kartě Datové klikneme do vlastnosti Řídící propojovací pole a kliknutím do tlačítka se třemi tečkami na konci řádku zobrazíme dialogové okno Propojování polí podformulářů. Access odhadl, že chceme pro propojení formuláře s podformulářem použít pole E_mail. Řídící pole je pole z hlavního formuláře, podřízené pole je pole z podformuláře. Díky propojení zobrazíme v podformuláři pouze ty řádky, v nichž je v podřízeném poli stejná hodnota jako v řídícím poli v hlavním formuláři. V tomto případě tedy zobrazíme pouze ty faktury, které vystavil zaměstnanec, jehož záznam je zobrazen. Podřízené pole nemusí být v podformuláři zobrazeno, stačí, když je ve zdroji dat podformuláře. Podformulář můžeme upravovat v návrhovém zobrazení podformuláře nebo v návrhovém zobrazení hlavního formuláře. Pole E_mail smažeme z podformuláře. Hlavní formulář i podformulář uložíme, výsledek prohlédneme např. pro záznam Miloše Adamce (zaměstnanec, který vystavil nějaké faktury). OBR. 10-23: FORMULÁŘ F04 HLAVNÍ S PODFORMULÁŘEM F04 PODFORM

10.5 Sestavy Sestavy slouží zejména pro tisk dat z databáze. Data není možné v sestavách upravovat, můžeme je pouze prohlížet a tisknout.

10 Access

193

10.5.1 Jednoduchá sestava Vytvoříme sestavu se seznamem všech zaměstnanců rozdělených podle oddělení. S01 oddělení

Zobrazení sestavy

Části sestavy

V seznamu objektů klikneme do tabulky Zaměstnanci a na kartě VYTVOŘENÍ klineme do tlačítka Sestava. Access vytvoří sestavu, jejímž zdrojem dat je tabulka Zaměstnanci, a zobrazí ji v zobrazení rozložení. Sestavy můžeme zobrazovat třemi způsoby, mezi nimiž se přepínáme pomocí tlačítka Zobrazení na kartě DOMŮ:  Zobrazení sestavy: zobrazujeme data, nezobrazuje se vzhled stránky, není možné upravovat sestavu.  Náhled: zobrazujeme, jak bude sestava vytištěna. Náhled sestavy zavřeme tlačítkem Zavřít náhled.  Zobrazení rozložení: zobrazují se data, je možné provádět některé změny návrhu sestavy.  Návrhové zobrazení: nezobrazují se data, můžeme upravovat návrh sestavy. V zobrazení rozložení tažením za pravý okraj polí upravíme šířku textových polí podle nejdelšího textu. Upravíme nastavení stránky: Na kartě NÁSTROJE ROZLOŽENÍ SESTAVY: VZHLED STRÁNKY ve skupině ROZLOŽENÍ STRÁNKY klikneme do tlačítka Na šířku. Dále klikneme do tlačítka Okraje a vybereme ÚZKÉ104. Podíváme se do návrhového zobrazení sestavy. V něm vidíme, že sestava má několik částí:  Záhlaví sestavy se zobrazuje vždy na začátku sestavy. Access sem umístil nadpis, datum a čas. Datum i čas je vyjádřen pomocí funkce a budou tedy vždy aktuální.  Záhlaví stránky se zobrazuje na začátku každé stránky, jsou zde nadpisy sloupců sestavy.  Podrobnosti se zobrazí jednou pro každý záznam ze zdroje dat (v tomto případě jednou pro každého zaměstnance).  Zápatí stránky se zobrazuje na konci každé stránky. Access sem vložil textové pole se zdrojem ="Stránka " & [Page] & " z " & [Stránky]. Výsledkem pole [Page] je číslo stránky, pole [Stránky] zobrazí počet stránek sestavy.  Zápatí sestavy se zobrazí jednou na konci celé sestavy. Access sem vložil textové pole s funkcí =Count(*). Tato funkce spočítá počet záznamů, v tomto případě počet zaměstnanců.

Seřadíme zaměstnance podle oddělení a dále podle příjmení. Název oddělení zobrazíme jen jednou nad prvního zaměstnance každého oddělení. Seskupení

Řazení Zdroj dat sestavy

Použijeme podokno Skupina, řazení a souhrn (zobrazuje se ve spodní části okna v návrhovém zobrazení nebo zobrazení rozložení). Není-li zobrazeno, klikneme do tlačítka Seskupit a seřadit na kartě NÁSTROJE NÁVRHU SESTAVY: NÁVRH. V podokně klikneme do tlačítka Přidat skupinu a vybereme pole Oddělení. Zobrazila se nová část sestavy nazvaná Záhlaví Oddělení. Tato část se zobrazí vždy nad prvním záznamem každého oddělení. Kombinacemi Ctrl+X a Ctrl+V sem přesuneme pole Oddělení z podrobností sestavy. Ze záhlaví stránky smažeme klávesou Delete popisek Oddělení a smažeme i volné místo pro zobrazení oddělení v podrobnostech sestavy. Upravíme výšku části Záhlaví Oddělení. V podokně Skupina, řazení a souhrn klikneme do tlačítka Přidat řazení a vybereme pole Příjmení. Po prohlédnutí výsledku se vrátíme do návrhového zobrazení.

Vedle zkratky oddělení, zobrazíme název oddělení. Název oddělení musíme přidat do zdroje dat sestavy. Na kartě NÁSTROJE NÁVRHU SESTAVY: NÁVRH klikneme do tlačítka Přidat existující pole. V podokně Seznam polí klikneme do

odkazu Zobrazit všechny tabulky. Kliknutím na symbol + u tabulky Oddělení zobrazíme pole z této tabulky. Pole Oddělení_v přetáhneme myší do části Záhlaví Oddělení. Upravili jsme tak zdroj dat sestavy105.

104

Detailní nastavení je možné provádět v dialogovém okně Vzhled stránky, které zobrazíme kliknutím do tlačítka Vzhled stránky. 105 Zdroj dat sestavy můžeme upravit také úpravou vlastnosti zdroj dat v datových vlastnostech sestavy.

10 Access Formátování polí

194

Podobně jako pole a části ve formulářích mají i pole a části v sestavách své vlastnosti rozdělené do skupin. Ve formátových vlastnostech polí Oddělení a Oddělení_v nastavíme Styl okraje: Průhledná čára a Tloušťka písma: tučné. OBR. 10-24: ZAČÁTEK SESTAVY S01 ODDĚLENÍ

10.5.2 Sestava s podsestavou Připravíme sestavu, v níž budou základní informace o zaměstnancích a seznam všech faktur, které každý zaměstnanec vystavil. Na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Návrh sestavy. Na kartě NÁSTROJE NÁVRHU S02 hlavní

S03 faktury

Podsestava

SESTAVY: NÁVRH klikneme do tlačítka Přidat existující pole. Sestava nemá dosud definovaný zdroj

dat, zobrazuje se proto seznam všech tabulek z databáze. Rozbalíme kliknutím na symbol + seznam polí z tabulky Zaměstnanci. Do podrobností sestavy přetáhneme pole E_mail, Jméno, Příjmení, Oddělení a Oprávnění. V sestavě není použito žádné uspořádání, pole proto můžeme umístit libovolně. Tažením přesouváme textové pole i popisek, tažením za levý horní roh přesouváme pouze textové pole či pouze popisek. Přetažením polí do sestavy jsme definovali zdroj dat sestavy a zároveň do sestavy umístili pole. Klikneme do tlačítka Přidat řazení v podokně Skupina, řazení a souhrn106 a vybereme pole Příjmení. Formát a umístění polí upravíme podle obr. 10-25. Sestavu uložíme pod názvem S02 Hlavní. V seznamu objektů klikneme na tabulku Faktury, na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Sestava. V zobrazení rozložení upravíme šířky polí v sestavě. V návrhovém zobrazení sestavy smažeme pole datum a čas ze záhlaví sestavy. Popisky polí přesuneme kombinací Ctrl+X a Ctrl+ V ze záhlaví stránky do záhlaví sestavy. Klikneme pravým tlačítkem na název kterékoli části sestavy a kliknutím na položku ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ STRÁNKY tyto části nezobrazíme. Zmenšíme šířku sestavy. Sestavu uložíme pod názvem S03 faktury a zavřeme ji. Zobrazíme návrh sestavy S02 hlavní. Sestavu S03 faktury tažením umístíme do podrobností sestavy S02 hlavní, tím se stává podsestavou této sestavy. Zobrazíme vlastnosti podsestavy kliknutím do tlačítka Seznam vlastností na KARTĚ NÁSTROJE NÁVRHU SESTAVY: NÁVRH. V datových vlastnostech podsestavy nastavíme Řídící propojovací pole a Podřízená propojovací pole stejně jako při propojování podformuláře: klikneme do tlačítka se třemi tečkami na konci řádku vlastnosti, Access odhadne, že chceme použít pole E_mail, což potvrdíme klinutím do tlačítka OK. Pole E_mail smažeme z podsestavy (zůstává ve zdroji dat).

106

Není-li podokno zobrazeno, klikneme do tlačítka Seřadit a seskupit na kartě NÁSTROJE NÁVRHU SESTAVY: NÁVRH

10 Access

195 OBR. 10-25: ČÁST SESTAVY S02 HLAVNÍ S PODSESTAVOU S03 FAKTURY

Možnost zvětšení

Čísla stránek

Někteří zaměstnanci vystavili velké množství faktur, jiní nevystavili žádnou. Velikost místa pro zobrazení faktur se musí přizpůsobit počtu vystavených faktur. Podsestava má proto ve formátových vlastnostech nastavenu vlastnost Možnost zvětšení: ano. Velikost podsestavy zmenšíme, aby se u zaměstnanců, kteří nevystavili žádnou fakturu, nezobrazovala velká mezera. Zmenšíme také část Podrobnosti. Klikneme do tlačítka Čísla stránek na kartě NÁSTROJE NÁVRHU SESTAVY: NÁVRH a vybereme Formát: Stránka N a Pozici: Dolní okraj stránky (zápatí). Sestavu prohlédneme v zobrazení Náhledu.

Shrnutí 1. 2. 3. 4. 5.

Databázový systém Access pracuje s relačními databázemi. Data jsou uložena v tabulkách, které je možné propojit pomocí relací. Pro výběr dat z jedné nebo více tabulek a výpočty s nimi slouží výběrové a křížové dotazy. Pro zadávání a prohlížení dat z databáze slouží formuláře. Pro tisk a prohlížení dat slouží sestavy.

11 Visio

197

11 Visio 11.1 Tvorba výkresu K čemu slouží Visio

Verze

Spuštění Visia

Microsoft Visio je program pro vytváření diagramů. Diagramy jsou kresleny do tzv. výkresů, které mohou čerpat data z databází (např. ze seznamu Excelu či z tabulky či dotazu Accessu). Visio tak umožňuje přehledně prezentovat diagramy reality a vytvářet dokumentaci v mnoha oblastech života. Visio je dodáváno ve třech cenově odlišných verzích – Visio Standard 2013, Visio Professional 2013, Visio Pro for Office 365. Verze se liší rozsahem nabídky funkcí a počtem dodávaných obrazců použitelných pro tvorbu diagramů a šablon. Po spuštění programu se otevře obrazovka Nový (viz obr. 11-1) pro založení nového výkresu. Obrazovku můžeme kdykoliv později otevřít v kartě SOUBOR (tj. v tzv. zobrazení Backstage) v dílčí kartě Nový. OBR. 11-1: ÚVODNÍ OKNO VISIA

Podokna úloh

V obrazovce Nový volíme šablonu výkresu. Šablona obsahuje výchozí vzorníky obrazců. Do výkresu budeme umisťovat předlohy obrazců (např. elipsu), které budeme dále modifikovat (např. měnit barvu jejich výplně, velikost). Předloh obrazců je více než 3000, proto jsou sdružovány do více než 160 vzorníků. V každé šabloně jsou zpočátku nabízeny výchozí vzorníky, další můžeme přidat. Šablony jsou uspořádány do kategorií (karta Kategorie). V obrazovce Nový vybíráme šablonu z karty Kategorie či z nabídky na kartě Doporučené. Můžeme vyjít také z prázdného výkresu (bez výběru šablony). Po kliknutí do zvolené šablony se zobrazí její popis, tlačítkem Vytvořit vytvoříme nový výkres. V kategorii Obecné vybereme šablonu Základní diagram. Otevře se okno Visia (viz obr. 11-2), v němž je pro ukázku cílový diagram VŠE. Pod pásem karet je zobrazen výkres:  V levé části je zobrazeno okno Obrazce. V něm jsou vzorníky obsahující předlohy obrazců. Předlohy tažením umisťujeme do okna výkresu a zde je můžeme modifikovat.  Výkres může mít více stránek, každá stránka je zastoupena záložkou. Některé stránky mohou působit jako pozadí pro jiné stránky, jejich názvy jsou vypisovány kurzívou (např. stránka Pozadí_aplikace_Visio). Na konci záložek stránek je tlačítko Vložit stránku pro vytvoření nové prázdné stránky. Práci s výkresem mohou usnadňovat podokna úloh. Pro práci budou zajímavé údaje z okna Velikost a umístění, ve kterém se zobrazují a editují vlastnosti objektu vybraného ve výkresu – tj. šířka, výška, pozice na ose X a Y.

11 Visio

198 OBR. 11-2: OKNO VISIA

Okno obrazců

 Enc-11-01

Lupa

Úchyty a body v obrazci

Ukazatel

Spojnice

Po výběru šablony a po kliknutí do tlačítka Vytvořit se otevřel prázdný výkres s jednou prázdnou stránkou. V levé části je okno obrazců. Předlohy obrazců jsou rozděleny do vzorníků. Zvláštním vzorníkem je redukovaný vzorník Rychlé obrazce. Obsahuje nejčastější předlohy obrazců (ve vzorníku nad čarou) ze všech otevřených vzorníků. Připravíme jednoduché schéma fakult VŠE. Diagram budeme chystat na připravenou volnou stránku formátu A4. O velikosti stránky v použité šabloně Základní diagram se přesvědčíme, když v kartě NÁVRH klikneme ve skupině VZHLED STRÁNKY do spouštěče dialogového okna. V kartě Nastavení tisku vidíme, že je předvolen papír formátu A4 na šířku, v kartě Velikost stránky vidíme, že díky zaškrtnutí pole Visio může podle potřeby stránku rozšířit je velikost celého diagramu shodná s velikostí papíru tiskárny, tj. A4107. Lze zadat i měřítko na kartě Měřítko výkresu. Na kartě Vlastnosti stránky vidíme, že měrné jednotky pro zobrazení ve výkresu jsou nastaveny v mm, stránka je stránkou typu popředí a nemá připojenu stránku pozadí. Její název změníme na VŠE. Před umístěním prvního obrazce změníme lupu zobrazení na 100 %. Ve stavovém řádku klikneme do tlačítka Úroveň přiblížení a v dialogovém okně Lupa vybereme 100 %. Detailní mřížka je nyní nastavena po 5 mm. Vložíme do výkresu první obrazec. Táhneme předlohu obrazce Elipsa ze vzorníku Základní obrazce kamkoliv do výkresu. Díky přichycování můžeme elipsu umístit pouze tak, aby její střed byl v mřížce. Elipsa má dle předlohy obrazce prvotní šířku 6 cm, výšku 4 cm. Elipsa je po umístění vybraná (označená). Elipsu můžeme kdykoliv později vybrat kliknutím do elipsy. V režimu Ukazatel jsou formou čtverečků zobrazeny úchyty obrazce a otáčecí úchyt. Tažením za úchyty můžeme měnit velikost elipsy. Zmenšíme její výšku ze 40 na 20 mm a šířku z 60 na 40 mm. Elipsu umístíme tak, aby střed byl na pozici vodorovně (X) 150 mm a svisle (Y) 160 mm. Velikost a pozici obrazce můžeme také nastavit přesně v okně Velikost a umístění. Spojnice spojuje obrazce. Doplníme do výkresu obrazec Obdélník (opět tažením předlohy). Umístíme ho pod elipsu. Zelené pomocné čáry nám názorně ukazují možnosti

107 Velikost

stránky (stránka výkresu) a nastavení tisku (papír tiskárny) nemusí být shodné. Mohli bychom např. připravovat diagram velikosti A3 na šířku a tisknout je na papíry formátu A4 na výšku. Potom by se diagram tisknul na 3 stránky A4, neboť Visio počítá s nepotisknutelnými okraji papíru a s pruhem na slepení stránek. Obdobně bychom mohli připravovat schéma velikost A3 na výšku a tisknout je na 3 papíry formátu A4 na šířku. Podrobněji viz kap. 6.

11 Visio

Text

199

zarovnání se stávajícím objektem. Šířku ponecháme 40 mm, výšku zmenšíme na 20 mm. Upravíme pozici obdélníku na 100;150. Obrazce spojíme spojnicí:  V kartě DOMŮ ve skupině NÁSTROJE klikneme do tlačítka Spojnice.  Ukazatel myši umístíme kamkoliv do elipsy. Zobrazí se spojovací body.  Po přesunutí ukazatele myši na spojovací bod (včetně středu obrazce) je spojovací bod zeleně orámován. Pokud přesuneme ukazatel do elipsy mimo spojovací body (a mimo střed obrazce) je orámována celá elipsa. Pokud bychom táhli spojnici z orámované elipsy, byla by spojnice připevněna dynamicky, tj. k elipse jako celku. Vedení spojnice by se přizpůsobilo pozici elipsy, spojnice by nevedla trvale do jediného spojovacího bodu.  V našem případě spojnici táhneme ze spodního spojovacího bodu elipsy do horního spojovacího bodu obdélníka.  Všimněme si, že při výběru spojnice je počátek označen zeleně, konec bílo-zeleně.  Spojnice má na konci prvotně hrot šipky, který později potlačíme. Přepneme se na nástroj Ukazatel. Nyní do elipsy chceme zapsat text. Text se zapisuje do bloku textu prostřednictvím textového rámečku, který otevřeme:  výběrem obrazce a zapisováním textu nebo  poklepáním na obrazec nebo  kliknutím do tlačítka Text ve skupině NÁSTROJE v kartě DOMŮ a kliknutím na obrazec. Poklepeme na obrazec elipsy a zapíšeme text VŠE. Text se zapisuje písmem Calibri a to velikostí 10 bodů (viz obr. 11-3)108. Text zapisujeme do textového rámečku, který je ohraničen čárkovanou čarou. Pokud vybereme část textu, je pro jeho formátování k dispozici minipanel (viz obr. 11-3). Editaci textu ukončíme klávesou Esc nebo kliknutím mimo textový rámeček. Obdobně doplníme do obdélníku text Fakulta mezinárodních vztahů. OBR. 11-3: TEXTOVÝ RÁMEČEK S PRAVÍTKEM A MINIPANELEM

Blok textu

Velikost a natočení textového bloku můžeme upravit. V kartě DOMŮ ve skupině NÁSTROJE klikneme do tlačítka Blok textu. Kolem textového bloku se zobrazí úchyty výběru (čtverečky) a otáčecí úchyt (kolečko, viz obr. 11-4). Textový blok můžeme otáčecím úchytem naklonit. Editace textu se vždy provádí v textovém rámečku, který je trvale vodorovně. Práci s blokem textu ukončíme kliknutím do tlačítka Ukazatel ve skupině NÁSTROJE v kartě DOMŮ. OBR. 11-4: BLOK TEXTU

108 1

bod = 1/72 palce = 25,4/72 mm = 0,3528 mm, 8 bodů = 8 * 0,3528 = 2,82 mm

11 Visio Uložení výkresu  Enc-11-01 Webový výkres

200

Dosud jsme vytvářeli výkres pouze ve vnitřní paměti. Uložme nyní výkres jako soubor. V panelu nástrojů Rychlý přístup klikneme do tlačítka Uložit nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl S. Protože jsme výkres dosud neuložili, jsme nejprve dotázáni na název výkresu. Vybereme vhodnou složku a upravíme název výkresu z Výkres1 (či jiné číslo, pokud jsme rozpracovali více výkresů) na Encian. Vytvoří se soubor s příponou vsd (Visio document). Stránku je možné mimo jiné uložit také jako webový výkres. Vznikne soubor s příponou vdw (Visio document web). Tento formát je určen pro ukládání na server SharePoint (nástroj pro sdílení dokumentů v organizaci). Webový výkres lze otevřít přímo v prohlížeči bez použití aplikace Visio. Je-li Visio nainstalované, otevře se výkres v něm.

11.2 Formátování výkresu Písmo

 Enc-11-02

Výplň

Čára

Kopie formátu

 Enc-11-03 Vodítko

Nejprve naformátujeme text elipsy VŠE. Na kartě DOMŮ ve skupině PÍSMO najdeme tlačítka základních příkazů pro výběr formátu písma. Úplný rozsah příkazů je dostupný v dialogovém okně Text. Kliknutím vybereme elipsu a klikneme do spouštěče dialogového okna ve skupině PÍSMO. Zobrazí se dialogové okno Text. V kartě Písmo provedeme dvě úpravy formátu:  v poli Styl nastavíme Tučné,  v poli Velikost vybereme velikost 24 b. Základní formáty můžeme zadat také kliknutím do příslušného tlačítka ve skupině Písmo karty DOMŮ (v našem případě do tlačítka Velikost písma a Tučné). Elipsu VŠE chceme vyplnit barvou. Ponecháme elipsu vybranou. V kartě DOMŮ ve skupině OBRAZEC klikneme do pravé části tlačítka Výplň. Zobrazí se panel pro výběr výplně. Vybereme z barev motivu barvu Zvýraznění1, velmi tmavou 25 %. Dále chceme zvětšit tloušťku čáry elipsy. Vybereme elipsu VŠE a klikneme do pravé části tlačítka Čára. Zobrazí se panel pro výběr čáry, kde ze standardních barev zvolíme barvu Zvýraznění 1, velmi tmavá 50 %.  Bez čáry: Obrazec nemá čáru, zbude pouze výplň. Nastavený formát chceme aplikovat z elipsy i na obdélník.  Kliknutím vybereme elipsu VŠE.  V kartě DOMŮ ve skupině SCHRÁNKA poklepeme do tlačítka Kopírovat formát.  Ukazatel myši je doprovázen ikonou štětce.  Klikneme do obdélníku Fakulty mezinárodních vztahů.  Zkopírovala se velikost písma a tloušťka čáry.  Klikneme do spojnice elipsy a obdélníku.  Zkopírovala se tloušťka čáry, na čáře není šipka.  Pokud bychom zpočátku pouze kliknuli (nikoliv poklepali) do tlačítka Kopírovat formát, nebyl by ukazatel myši již doprovázen ikonou štětce, kopírování formátu by bylo aktivní jen pro první obrazec.  Kopírování formátu ukončíme kliknutím do tlačítka Kopírovat formát nebo klávesou Esc. Text obdélníku je příliš velký, zmenšíme velikost na 16 bodů. Do diagramu doplníme další obdélníky s názvy fakult tak, aby byly vedle sebe. Takového uspořádání nejsnáze zajistíme pomocí vodítek. Vodítka jsou netisknutelné čáry, které mohou být umístěny kdekoli na stránce. Jsou-li obrazce připevněné k vodítku, můžeme přesunout všechny obrazce současně přesunutím vodítka. Pomocí vodítek můžeme přesně umístit obrazce nebo několik obrazců zarovnat. Vodítko umístíme na stránku výkresu přetažením z vodorovného nebo svislého pravítka a uvolněním tlačítka myši na požadovaném místě. Vodítka skryjete kliknutím na příkaz Vodítka v kartě ZOBRAZIT. Chceme-li vodítko odstranit, vybereme jej a stiskneme klávesu Del. Přetažením vodorovného pravítka umístíme vodítko na střed obdélníku, tj. na pozici 100 (jde o pozici na ose Y). Obdélník není k vodítku připevněn. Posuneme obdélníkem a zase ho vrátíme na původní místo. Tím dojde k jeho připevnění k vodítku. Připevnění je signalizováno zelenými úchyty obrazce.

11 Visio  Enc-11-04

201

Dokončíme diagram:  Kliknutím vybereme obdélník Fakulta mezinárodních vztahů.  Vytvoříme duplikát obdélníku kombinací kláves Ctrl D nebo kliknutím do volby Duplikovat ve spodní části tlačítka Vložit ve skupině SCHRÁNKA v kartě DOMŮ.  Vytvoříme další čtyři duplikáty kombinací kláves Ctrl D.  Umístíme je na vodítko s mezerou mezi nimi o velikosti 5 mm (tj. jeden čtvereček na pravítku).  Obdélníky se nevejdou na šířku původní velikosti výkresu, proto je rozšířen do strany o další stránku. Tažením myší přes všechny obdélníky je označíme a posunem tak, aby se vešli na jednu stránku.  Každý z obdélníků pak následně opět připevníme k vodítku (posunem a vrácením na původní místo).  Do nově vytvořených obdélníků zapíšeme názvy fakult v tomto pořadí: Fakulta financí a účetnictví, Fakulta mezinárodních vztahů, Fakulta podnikohospodářská (rozdělíme pomlčkou na dvě části), Fakulta informatiky a statistiky, Národohospodářská fakulta (opět rozdělíme pomlčkou), Fakulta managementu.  Spojíme obdélníky s elipsou. Na kartě DOMŮ ve skupině NÁSTROJE zvolíme nástroj Spojnice a tažením z úchytu ze středu horní hrany obdélníků do úchytu na středu spodní hrany elipsy zakreslíme jednotlivé spojnice. Spojnice jsou pravoúhlé. Sjednotíme výšku zalomení spojnic na jednotnou (tažením za středový úchyt spojnice) tak, jak je na obr. obr. 11-5. OBR. 11-5: UPRAVENÉ SCHÉMA

11.3 Vizualizace dat

 Enc-11-05. accdb

K jednotlivým obrazcům lze doplnit data a na obrazcích je vizualizovat. Jednou z možností je editovat data přímo v diagramu, potom využíváme okno dat obrazce (v kartě DATA ve skupině ZOBRAZIT NEBO SKRÝT zaškrtnutím pole Okno dat obrazce). Aby bylo možné vkládat data k obrazcům ve stejné struktuře, je k dispozici sada dat obrazce. Druhou možností je načíst údaje z externích dat. Data k obrazcům našeho diagramu jsou připravena k v databázi Accessu Enc-11-05.accdb v tabulce Fakulty (viz obr. 11-6), kde je uveden název fakulty, její číslo a počet studentů (v roce 2013). OBR. 11-6: TABULKA FAKULTY

11 Visio  Enc-11-06

202

Chceme data načíst do výkresu a připojit k obrazcům:  V kartě DATA ve skupině EXTERNÍ DATA klikneme do tlačítka Propojit data s obrazci.  V dialogovém okně Výběr dat vybíráme typ zdroje dat – vybereme databázi Access.  V dalším okně upřesníme umístění databáze Accessu tlačítkem Procházet. Při dalším připojování dat ze stejné databáze budeme moci databázi vybrat z rozbalovací nabídky.  Ve stejném okně vybereme tabulku či dotaz, z něho budeme importovat data. V našem případě vybereme tabulku Fakulty.  V dalším okně můžeme vybrat sloupce (pole) a řádky (věty) tabulky či dotazu, které budou importovány do výkresu. Ponecháme všechny sloupce a všechny řádky.  V posledním okně klikneme do tlačítka Dokončit.  Do okna výkresu se doplnilo okno Externí data (viz obr. 11-7). OBR. 11-7: OKNO EXTERNÍ DATA

Automaticky propojit

Aktualizovat

Datový symbol

Tažením řádku Fakulta podnikohospodářská ze zdroje dat na obdélník Fakulta podnikohospodářská propojíme data externího zdroje s obrazcem. V prvním nenadepsaném sloupci zdroje dat se zobrazí ikona propojení. K obdélníku se ve výkresu formou datového symbolu vypsala vybraná propojená data. Obdobně chceme doplnit data pro další fakulty automaticky:  V kartě DATA ve skupině EXTERNÍ DATA klikneme do tlačítka Automaticky propojit.  V okně Automaticky propojit se nabídnou dvě možnosti rozsahu propojení: Vybrané obrazce (pokud jsme před provedením příkazu měli některé obrazce vybrány), Všechny obrazce na této stránce. Vybereme volbu Všechny obrazce na této stránce.  V dalším okně upřesňujeme kritéria propojení. Ponecháme nabídnuté kritérium Fakulta rovná se Text obrazce.  V posledním okně klikneme do tlačítka Dokončit.  Všechny obdélníky (jejichž data jsou dostupná v externích datech) se úspěšně propojily s externími daty. U obrazců jsou vypsány hodnoty polí Fakulta a Počet_studentů. V okně Externí data jsou ikony propojení u vět kromě Národohospodářská fakulta, kde jsme v obrazci slovo pomlčkou rozdělili. Doplníme zde propojení tažením řádku fakulty na její obrazec. Data se načetla do výkresu a jsou nezávislá na databázi, která nadále nemusí být k dispozici. Pokud se v databázi změní hodnoty dat, nepromítají se do dat obrazců. Externí data načtená do výkresu můžeme aktualizovat. V kartě DATA ve skupině EXTERNÍ DATA klikneme do spodní části tlačítka Aktualizovat vše. Datové symboly umožňují prezentovat data k obrazcům textově nebo vizuálně ve výkresu. Takto se zatím textově vypisují dvě textové vlastnosti napravo od jejich obrazců. Formát datových symbolů lze měnit:  Ve výkresu vybereme obdélník první fakulty.  V kartě DATA ve skupině ZOBRAZIT DATA klikneme do tlačítka Datové symboly.  Zobrazí se galerie datových symbolů (viz obr. 11-8).

11 Visio

203 OBR. 11-8: GALERIE DATOVÝCH SYMBOLŮ

Orámován je datový symbol použitý pro označený obrazec. V galerii je k dispozici dalších 5 datových symbolů, které prezentují data obrazce jiným formátem. Když podržíme ukazatel myši nad datovým symbolem, zobrazí se jeho název. Z místní nabídky datového symbolu můžeme symbol upravit, přejmenovat, duplikovat, odstranit či zvolit tvary používající tento symbol. Nám nevyhovuje žádný z připravených datových symbolů, proto klikneme do volby Vytvořit nový datový symbol. Chceme vytvořit nový datový symbol, který se nepodobá žádnému výchozímu:  Pod galerií datových symbolů klikneme do volby Nový datový symbol.  Zobrazí se dialogové okno Nový datový symbol, při pozdějších úpravách datového symbolu bude nazváno Upravit datový symbol (viz obr. 11-9).  Datový symbol se skládá z jedné či více položek. Položky můžeme přidávat (tlačítko Nová položka), upravovat (Upravit položku) či odstraňovat (Odstranit). Pomocí šipek v pravém horním rohu okna můžeme měnit pořadí položek, které ovlivňuje postup zobrazování položek a jejich případné překrývání.  V sekci VÝCHOZÍ POZICE je určena výchozí pozice položek, kterou můžeme pro jednotlivé položky převzít či upravit.  Kolem položek s převzatou výchozí pozicí můžeme zobrazit ohraničení s výplní.  Aby položky nepřekrývaly text v rámečku, zejména pokud obsahují stejný text, můžeme při použití datového symbolu skrýt text obrazců.

11 Visio

204 OBR. 11-9: DIALOGOVÉ OKNO NOVÝ DATOVÝ SYMBOL

  Sada ikon      

Datový pruh          



V našem případě vytvoříme datový obrazec Fakulta se dvěma položkami: vlastnost Číslo_fakulty bude prezentována jako text – kruhový bublinový popisek, vlastnost Počet_studentů bude prezentována datovým pruhem typu teploměr. Nejprve definujeme položku pro zobrazení vlastnosti Číslo_fakulty: Klikneme do tlačítka Nová položka, zobrazí se dialogové okno Nová položka. V poli Datové pole vybereme datovou vlastnost Číslo_fakulty, kterou budeme zobrazovat. V poli Zobrazeno jako vybereme způsob zobrazení Text. Styl bude Kruhový bublinový popisek. V sekci UMÍSTĚNÍ upřesňujeme, kde v obrazci bude ikona zobrazena. V našem případě nepoužijeme výchozí pozici a změníme ji na pozici vlevo doprostřed. Tlačítkem OK ukončíme práci s dialogovým oknem Nová položka. Kdykoliv se do něj po výběru položky můžeme z okna Nový datový symbol vrátit tlačítkem Upravit položku. Tlačítkem Odstranit můžeme vytvořenou položku odstranit. Definujeme další položku pro stejný datový symbol pro zobrazení Počtu_studentů: Klikneme do tlačítka Nová položka. Zobrazí se dialogové okno Nová položka (viz obr. 11-10). V poli Datové pole vybereme Počet_studentů. V poli Zobrazeno jako vybereme způsob zobrazení Datový pruh. V poli Styl se nabízí 13 variant datového pruhu. Vybereme Teploměr. Zrušíme zaškrtnutí výchozí pozice a zadáme pozici popisku Pravá hrana, Doprostřed. Upravíme hodnotu pole Maximální hodnota na 5000. Měřítko naplňování teploměru tak upravíme na maximum 5000 dle maximálního počtu podniků v jednotlivém stadiu. Zobrazení číselné hodnoty zvolíme dole pod teploměrem (pole Pozice hodnoty). Do pole Umístění popisků vybereme Nezobrazeno, neboť popisek s názvem vlastnosti nepotřebujeme k teploměru doplňovat. Tlačítkem OK ukončíme práci s dialogovým oknem Nová položka. Tlačítkem OK ukončíme práci s dialogovým oknem Nový datový symbol. Pokud jsme před zahájením definice nového datového symbolu vybrali jeden či více obrazců, odmítneme možnost aplikace datového symbolu na vybrané obrazce. V kartě DATA ve skupině ZOBRAZIT DATA klikneme do tlačítka Datové symboly. Z místní nabídky nového datového symbolu v galerii datových symbolů vybereme volbu přejmenovat a zadáme název Fakulta. Datový symbol aplikujeme na další obdélníky.

11 Visio

205 OBR. 11-10: DIALOGOVÉ OKNO NOVÁ POLOŽKA – DATOVÝ PRUH

OBR. 11-11: HOTOVÉ SCHÉMA

11.4 Kontingenční diagram Jak jsme již viděli, je možné připojit data k připravenému diagramu. Visio může vygenerovat diagram z dat jiných programů. Datová řešení jsou součástí šablon nebo je lze vytvořit kliknutím do tlačítek, které je však nejprve nutné umístit do pásu karet. K dispozici jsou následující datová řešení:  Kontingenční diagram: Zobrazí souhrny dat (např. součty) v kontingenčním diagramu. Vstupem může být především tabulka z Excelu či z Accessu. Pro tvorbu je v kategorii Obchodní určena šablona Kontingenční diagram.  Organizační diagram: Vytvoří organizační diagram firmy. Vstupem může být především tabulka zaměstnanců z Excelu či z Accessu. Pro tvorbu jsou v kategorii Obchodní určena šablona Organizační diagram a Průvodce organizačním diagramem.  Kalendář: Zobrazí události kalendáře z Outlooku. Pro tvorbu je v kategorii Plán určena šablona Kalendář.  Časová osa: Zobrazí časovou osu projektu. Vstupem je projekt z Projectu. Pro tvorbu je v kategorii Plán určena šablona Časová osa.  Ganttův diagram: Zobrazí tabulkovou i grafickou část projektu. Vstupem je projekt z Projectu. Pro tvorbu je v kategorii Plán určena šablona Ganttův diagram.

11 Visio Kontingenční diagram

206

V novém souboru chceme přehledně zobrazit počet studentů jednotlivých fakult a celkový počet studentů školy (viz obr. 11-12), jak máme připraveno v dříve použité databázi Enc-11-05.accdb v tabulce Fakulty. OBR. 11-12: KONTINGENČNÍ DIAGRAM

 Enc-11-07

       

 

 

Postup vložení kontingenčního diagramu: Na kartě SOUBOR zvolíme NOVÝ. V seznamu kategorií zvolíme kategorii Obchodní a tam Kontingenční diagram. Klikneme Vytvořit. Zobrazí se průvodce. V prvním okně zvolíme zdroj dat – Databáze aplikace Microsoft Access. V dalším okně vybereme databázi Enc-11-05.accdb a v rámci ní tabulku Fakulty. V dalším okně ponecháme výběr všech sloupců a všech řádků. V posledním okně klikneme do tlačítka Dokončit. Do výkresu se vložil obrazec Uzel kontingenčního diagramu. Jedná se o běžný obrazec obdélníkového tvaru, který má dva textové datové symboly (nadpis Celkový součet přebíraný z vlastnosti Člen s využitím popisku Nadpis 1 a minimální datum s využitím Textového popisku). Vlevo se pod okno Obrazce doplnilo okno Kontingenční diagram (viz obr. 11-13). V části Přidat součet je prvotně zaškrtnuto ID(Součet). Zrušíme zaškrtnutí a naopak zaškrtneme Počet_studentů(Součet). V obrazci Celkový součet je nyní uveden celkový počet studentů (za rok 2013). Chceme zobrazit i počty studentů jednotlivých fakult. Proto v části Přidat kategorii klikneme do pole. Tím se do schématu zařadí obrazce fakult i s počtem studentů. Název vlastnosti Počet_studetnů je převzat z tabulky Accessu. Slovo Počet_studentů nahradíme kratším slovem Studentů. Klikneme v části Přidat součet do ikony nabídky v řádku Počet_studentů(Součet) a vybereme KONFIGUROVAT SLOUPEC. V dialogovém okně Konfigurovat sloupec upravíme v poli Název hodnotu na Studentů. OBR. 11-13: OKNO KONTINGENČNÍ DIAGRAM

11 Visio Datový symbol

Další úpravy

207

V obrazci Celkový součet budou uváděny pouze počet studentů. Je proto zbytečné, aby byly odděleny od další části obrazce vodorovnou čarou. Formát upravíme v datovém symbolu:  Vybereme obrazec Celkový součet.  V kartě DATA ve skupině ZOBRAZIT DATA klikneme do tlačítka Datové symboly.  Z místní nabídky označeného datového symbolu vybereme UPRAVIT.  V seznamu dvou položek poklepeme na položku Studentů.  V dialogovém okně Upravit položku v poli Typ ohraničení vybereme Žádné.  Počty již nejsou v celkovém součtu odděleny vodorovnou čarou. Upravíme pořadí fakult – na kartě KONTINGENČNÍ DIAGRAM ve skupině USPOŘÁDAT tlačítky pro přesun – Přesunout doleva a nahoru. Na této kartě lze rovněž upravovat obrazce diagramu, jeho směr a zarovnání pro jednotlivé úrovně, sbalit či sloučit části diagramu.

11.5 Organizační diagram Organizační diagram  Enc-11-08

Změna pozice

Druhé datové řešení, kterému se budeme věnovat, je sestavení organizačního diagramu. V něm budeme prezentovat základní strukturu Vysoké školy ekonomické (dle schématu z webových stránek školy). Data pro diagram máme připravená v dříve použité databázi Enc-11-05.accdb, tentokrát v tabulce Organizace. Organizační diagram připravíme do nového souboru. Pro nový výkres použijeme z kategorie Obchodní šablonu Průvodce organizačním diagramem.109  V prvním okně ponecháme vybranou volbu Informace již uložené v souboru nebo databázi. V druhém případě bychom data vytvořili např. v Excelu v průběhu průvodce.  V druhém okně vybereme Zdroj data kompatibilní se standardem ODBC.  Ve třetím okně vybereme zdroj dat MS Access Database a dohledáme umístění souboru. Opět vyjdeme z databáze Enc-11-05.accdb, v níž je tabulka Organizace s údaji o prvcích struktury a nadřízeném.  Ve čtvrtém okně vybereme z databáze tabulku Organizace.  V pátém okně do pole Jméno vybereme z tabulky Organizace pole Jednotka. V poli Nadřízený zvolíme pole Vedoucí.  V šestém okně vybíráme pole, která budou v jednotlivých obrazcích pro jednotlivé jednotky vypisována v obrazcích. Zvolené je pole Jednotka.  V sedmém okně přidáme datová pole (vlastnosti) obrazce, která budou importována z databáze. Přidáme pole Vedoucí.  V osmém okně zvolíme Propojit záznamy databáze s obrazci. Na rozdíl od kopírování tak bude možné později aktualizovat data v obou směrech z databáze do výkresu i z výkresu do databáze.  V devátém okně nebudeme do diagramu zahrnovat obrázky.  Na závěr ponecháme výchozí nastavení a kliknutím do tlačítka Dokončit ukončíme průvodce. Do výkresu se nakreslil organizační diagram, který upravíme:  Nejprve budou zařazené fakulty a poté až další organizační jednotky. Fakulty budou řazené dle čísla fakulty. Použijeme na kartě ORGANIZAČNÍ DIAGRAM tlačítka Přesunout doleva a nahoru a Přesunout doprava a dolů ze skupiny USPOŘÁDAT.  Abychom vyzkoušeli i jiné uspořádání diagramu, zvolíme pro prorektory a kvestora pozici asistenta, obrazce asistentů jsou uspořádané přímo pod vedoucím. Vybereme obrazec prorektorů (a později i kvestora). V kartě ORGANIZAČNÍ DIAGRAM ve skupině OBRAZCE klikneme do tlačítka Změnit typ pozice. Vybereme pozici Asistent.  V kartě ORGANIZAČNÍ DIAGRAM ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Znovu rozložit.  Obrazce jsou široké, 3x klikneme do tlačítka Zmenšit šířku ve skupině OBRAZCE a tím je zúžíme.  Zmenšíme i mezery mezi obrazci – kliknutím do tlačítka Zmenšit mezery ve skupině USPOŘÁDAT. 109 Šablona

Průvodce organizačním diagramem na rozdíl od šablony Organizační diagram nejen otevře výkres s vhodnými vzorníky a dalšími parametry, ale také rovnou spustí Průvodce organizačním diagramem, kterého jinak můžeme spustit v kartě UŽITEČNÉ ve skupině DATOVÁ ŘEŠENÍ tlačítkem Organizační diagram.

11 Visio Další úpravy diagramu

208

 Znovu v kartě ORGANIZAČNÍ DIAGRAM ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Znovu rozložit. Další úpravy diagramu:  Jednotlivým obrazcům by bylo vhodné doplnit obrázky – tlačítko Vložit ve skupině OBRÁZEK.  Také tvar použitých obrazců lze zvolit jiný – výběrem ve skupině OBRAZCE.  Další údaje bychom mohli zobrazit vhodně připraveným datovým symbolem.  Tvar celého organizačního diagramu ovlivňuje jeho rozložení – vodorovné, svislé či vedle sebe (podrobnější možnosti vidíme v dialogovém okně po kliknutí do spouštěče dialogového okna ve skupině ROZLOŽENÍ).  Tlačítkem Import ze skupiny DATA ORGANIZACE můžeme vytvořit na nové stránce další organizační diagram. Pro další organizační diagram se znovu spustí Průvodce organizačním diagramem.  Tlačítkem Export ze skupiny DATA ORGANIZACE můžeme exportovat data obrazců zaměstnanců z organizačního diagramu do sešitu Excelu (popř. do textového formátu či formátu csv). Každý zaměstnanec je potom zastoupen jedním řádkem.  Tlačítkem Porovnat ze skupiny DATA ORGANIZACE můžeme porovnat dva organizační diagramy (hodnoty vlastností obrazců) a formou webové stránky vypsat sestavu rozdílů dvou diagramů.  Do organizačního diagramu můžeme ručně přidávat další obrazce ze vzorníku Obrazce organizačního diagramu.  Barvy organizačního diagramu ovlivníme změnou motivu – na kartě NÁVRH ve skupině MOTIVY. Zvolíme např. motiv Lineární. Výsledný vzhled diagramu je na obr. 11-14. OBR. 11-14: ORGANIZAČNÍ DIAGRAM

Shrnutí 1. 2. 3. 4.

Microsoft Visio je program pro vytváření diagramů. Diagramy jsou kresleny do tzv. výkresů. Pro tvorbu výkresů používáme předdefinované či vlastní upravené obrazce. Uspořádání obrazců a manipulaci s nimi usnadňují vodítka. K jednotlivým obrazcům lze doplnit data a na obrazcích je vizualizovat prostřednictvím datových symbolů. 5. Mezi datová řešení patří mimo jiné kontingenční diagram a organizační diagram.

12 Publisher

209

12 Publisher 12.1 O Publisheru Microsoft Publisher

Program Publisher od společnosti Microsoft je novou součástí kancelářského balíku programů Microsoft Office. Jedná se o textový a grafický editor, který zachovává práci v kartách, jak je to obvyklé u programů společnosti Microsoft. Publisher nabízí uživatelsky příjemné prostředí pro tvorbu plakátů, vizitek, ale i složitější sazbu a práci s fotografiemi. Tento program najde své využití v řadách studentů, ale i v běžné kancelářské praxi a domácím prostředí. V tomto případě dostala paní sekretářka za úkol vytvořit v programu Microsoft Publisher plakát, který bude upoutávat na Otevření nové zasedací místnosti v sídle společnosti Encián. Tato akce bude spojena s prezentací nového software, který hodlá Encián uvést na trh.

12.2 Vzhled Publisheru

Okno Publisheru

Program Publisher funguje obdobě jako většina produktů společnosti Microsoft. Pracujeme na hlavní pracovní ploše a tlačítka funkcí jsou umístěna na pásu karet. Vzhledově by se dal Publisher asi nejvíce přiblížit programu Microsoft Word. Na obr. 12-1 vidíme klasické okno Publisheru po vložení jednoho objektu, v tomto případě obrázku, do prázdné pracovní plochy. Znázorněná publikace nevychází z žádné přednastavené šablony a skládá se z jedné strany o velikosti listu A4. Po spuštění Publisheru se zobrazí úvodní okno, kde jsme vyzváni, zda zvolíme předpřipravenou šablonu nebo prázdný list různých velikostí. Nabídka šablon je rozdělena do několika skupina a je poměrně obsáhlá. My si v tomto případě vybereme prázdný list o velikosti A4 na výšku, a to tak, že na jeho miniaturu v přehledu šablon poklepáme. Otevře se nám prázdný list. Než se začneme zabývat tím, co vše je možné v tomto okně najít, zastavíme se u možnosti přihlášení. Pokud používáme operační systém Windows 8 nebo 8.1 a pracujeme v prostředí uživatelského účtu, kterým je účet Microsoft, jsme automaticky přihlášení ke všem produktům Microsoftu, které máme nainstalované v počítači. Znamená to tedy, že v pravém horním rohu okna, těsně pod tlačítky Nápověda, Minimalizovat, Obnovit a Zavřít, máme naše jméno a příjmení, a případně i fotografii, pokud jsme ji připojili k účtu Microsoft. Přihlašování k produktu není nutné a lze pohodlně pracovat s tímto programem i bez přihlášení. Výhody spočívají v možnosti ukládání vytvořené publikace přímo do cloudového úložiště OneDrive a také možnost vkládat obrázky a další soubory z tohoto úložiště. Vzhledem k tomu, že dokument zatím nebyl pojmenován, v horní liště je uvedeno označení Publikace1-Publisher. Vlevo od tohoto označení je umístěn panel nástrojů Rychlý přístup. Obsahuje základní (často používané) příkazy na trvale zobrazených tlačítcích. V případně původního nastavení se jedná o tlačítko Uložit, tlačítko pro návrat zpět o jeden vykonaný příkaz a tlačítko pro opakování kroku postupu. Tlačítko Uložit má v případě, že ještě nebylo dokument pojmenován a nebylo pro něj určeno umístění, funkci Uložit jako. Pokud jsme v případě funkce Uložit jako vybrali umístění do cloudového úložiště (OneDrive), pak má tlačítko funkci Synchronizovat s původním dokumentem uloženým v cloudu. Pokud je dokument sdílen dalšími uživateli, vidí změny v dokumentu.

12 Publisher

210 OBR. 12-1: OKNO PUBLISHERU

Podokno Navigace na stránce

Pracovní prostor

Zobrazení publikace

Lupa

Na obr. 12-1 vidíme, že se karta SOUBOR mírně vizuálně odlišuje od dalších sousedících karet. Tyto karty se jmenují standardní a společně s kartou Soubor jsou zobrazeny vždy. Jedná se o karty DOMŮ, VLOŽENÍ, NÁVRH STRÁNKY, KORESPONDENCE, REVIZE, ZOBRAZENÍ. Poslední karta směrem zleva se také odlišuje a nese název kontextová karta, protože se zobrazuje pouze v kontextu s určitým typem označeného objektu (v tomto případě se jedné o obrázek, proto kontextová karta NÁSTROJE OBRÁZKU FORMÁT). Kontextové karty se zobrazují vždy za výčtem standardních karet. V levé části okna programu můžeme vidět podokno Navigace na stránce. V tomto podokně jsou zobrazeny miniatury jednotlivých stránek publikace a můžeme se mezi nimi pohodlně přepínat, případně je mezi sebou přesouvat. V prostředí podokna můžeme také pomocí místní nabídky (nabídka pravého tlačítka myši) vkládat nové strany a duplicitní strany, případně celou stranu odstranit. Pracovní plocha je vyznačena šedou barvou a samotná strana má zatím pouze bílou barvu s vyznačením okrajů pomocí modré přerušované čáry. Bílá barva označuje zatím vše, co bude vidět na výsledné publikaci. Objekty přesahující do šedého prostoru se na publikaci již nepromítnou. Ohraničené okrajů má především podpůrných charakter. Programu Publisher byla přiřazena zelená barva, proto i spodní lišta má zelenou barvu. Na této liště můžeme zleva nalézt informaci o pořadovém čísle strany, na které se nacházíme a zároveň celkový počet stran publikace. Dále při pohledu na spodní lištu dostáváme informaci o umístění objektu, který máme právě vybrán (objekt se vybírá klepnutím levým tlačítkem myši do objektu), a jeho velikost. Při pohledu směrem doprava vidíme na zelené spodní liště dvě tlačítka pro různá zobrazení. Obvykle bývá vybráno zobrazení Jedna strana. Druhou možností je zobrazení Rozložit na dvě stránky. Toto zobrazení umožňuje zobrazit protilehlé stránky publikace současně. Rozložení na dvě stránky je tisková konvence, která reprezentuje úvodní a koncové stránky ve vázané nebo přeložené publikaci. Dále je na spodní liště umístěna lupa, která zmenšuje (klepnutím do mínusu) zobrazení stránky publikace, případně zvětšuje (pomocí plusu). Velikost lze také ovlivnit posouváním posuvníku. Poslední položkou je tlačítko Zobrazit celou stránku, které změní velikost zobrazení tak, aby byla zobrazena celá strana publikace.

12 Publisher

211

12.3 Karta Vložení Karta Vložení

Obvykle se při výkladu kancelářských programů začíná s kartou DOMŮ, ale v případě Publisheru se nejprve nabízí využití karty VLOŽENÍ. Publisher slouží primárně k tvorbě graficky zpracovaných objektů, proto můžeme poustupovat jako při tvorbě koláže. Objekty, které můžeme vkládat, se nacházejí právě na kartě VLOŽENÍ, rozdělené do několika skupin, což nám ukazuje obr. 12-2. OBR. 12-2: KARTA VLOŽENÍ

Stránka

Obrázek Logo_Encian. jpg

 Enc-12-01.pub Ohraničení a zvýraznění Velikost

Funkce okraje a úchytů

První skupina tlačítek na kartě VLOŽENÍ nese název STRÁNKY. Tlačítko Stránka má několik funkcí. Kliknutím přímo na ikonu tlačítka Stránka vložíme prázdnou stránku za aktuálně vybranou stránku. Již jsme zmiňovali, že můžeme mít rozložení na dvě strany. V tomto případě vložíme, po kliknutí na tlačítko Stránka, dvě strany za aktuálně vybrané. Toto tlačítko je multifunkční. Když se posouváme na kartě VLOŽENÍ zleva doprava, narážíme na skupinu ILUSTRACE, jejíž prvním tlačítkem je Obrázek. Zatím naše publikace obsahuje jednu prázdnou stranu o velikosti A4, která se nám nabízela jako první šablona při spuštění programu Publisher. Klepneme do tlačítka Obrázek, a vybereme obrázek s názvem logo_Encián.jpg. Na tomto obrázku je logo naší společnosti, které bylo vytvořeno v programu PowerPoint a uloženo jako obrázek. Tlačítko Obrázek nám vždy nabízí možnost vložení obrázku pouze z počítače nebo vyměnitelných disků, případně OneDrive, pokud jsme provedli synchronizaci. Logo budeme potřebovat až v dalších fázích, proto si jej přesuneme do šedivého prostoru, mimo skutečný prostor plakátu. Nyní přejdeme k orámování plakátu. Na kartě Vložení ve skupině STAVEBNÍ BLOKY klepneme do tlačítka Ohraničení a zvýraznění a vybereme Ohraničení 1. Požadujeme, aby rámeček přesně kopíroval okraje stránky, proto na kontextové kartě Nástroje kreslení Formát ve skupině VELIKOST vyplníme přesné rozměry stránky A4 na výšku. (Rozměry nalezneme mimo jiné na kartě Návrh stránky ve skupině VZHLED STRÁNKY a pod tlačítkem Velikost.) Do pole výška vyplníme 29,7 cm a do pole šířka 21 cm. Pomocí tažení nebo šipek na klávesnici umístíme rámeček na okraje stránky. Funkce okraje a úchytů:  Tažením za okraj můžeme změnit polohu objektu.  Tažením za rohový úchyt můžeme změnit velikost objektu.  Tažením za úchyt uprostřed hrany symbolu měníme pouze šířku či pouze výšku.  Tažením za otáčecí úchyt můžeme objekt otočit. Ve skupině STYLY OBRAZCŮ si opět můžeme vybrat z přednastavených stylů. Rámeček se v případě Publisheru nechová pouze jako orámování, ale můžeme mu přiřadit i vyplň, která by v našem případě znamenala barvu celé stránky. My chceme mít stránku bílou, proto ponecháme možnost Bez výplně. V rámci přednastavených Stylů obrazců opět fungují dynamické náhledy. My se zaměříme na tlačítko Obrys obrazce. Nejprve vybereme Tloušťku čáry 7 bodů. Klepneme do nabídky tlačítka Obrys obrazce a vybereme položku Tloušťka čáry.

12 Publisher

212

V nabídce není velikost 7 bodů, proto vybereme možnost Další čáry…. V prostředí dialogového okna Formát objektu, zvolíme Šířka 7 bodů. (obr. 12-3) OBR. 12-3: DIALOGOVÉ OKNO FORMÁT AUTOMATICKÉHO OBRAZCE

Orámování stránky bychom chtěli mít v barvách loga Encián, které budeme také vkládat do plakátu. Postupně nakopírujeme ještě dva rámečky a přiřadíme jim jednotlivé barvy. Budeme upravovat každý rámeček zvlášť a na závěr je seskupíme do jednoho objektu. Prvnímu rámečku hodláme přiřadit barvu stejnou, jako má první ze zaoblených čtverců v logu Encián. Na kontextové kartě Nástroje kreslení Formát ve skupině STYLY OBRAZCŮ vybereme nabídku tlačítka Obrys obrazce a zde položku Barva vzorové čáry. Kurzor se změní na kapátko. Klepneme pomocí kapátka do prostoru, kde se nachází požadovaná barva. Ta se okamžitě promítne do rámečku.

Seskupit

Uložit jako

Pomocí klávesové zkratky Ctrl + C zkopírujeme první rámeček do schránky a s klávesovou zkratkou Ctrl + V vložíme na stránku. Druhý rámeček si zachoval původní velikost, proto na kontextové kartě Nástroje kreslení Formát ve skupině VELIKOST zvolíme výšku 29,23 cm a šířku 20,53. Pomocí tlačítka Barva vzorové čáry opět zvolíme jako barvu obrysu obrazce druhou barvu z loga Encián. Druhý rámeček nasuneme dovnitř prvního rámečku. Pro jemnější posouvání můžeme využít šipek na klávesnici a také použít lupu, která je umístěna vpravo ve spodní části obrazovky. Obdobně budeme postupovat i u třetí části rámečku, ale tentokrát zvolíme výšku 28,74 cm a šířku 20,06 cm. Nyní z 3 rámečků vytvoříme jeden objekt. Nejprve je musíme všechny označit za držení klávesy Shift . Na kartě Nástroje kreslení Formát ve skupině USPOŘÁDAT klepneme do tlačítka Seskupit. Toto tlačítko nám umožňuje spojit objekty dohromady, abychom je mohli přesouvat a formátovat jako jeden objekt. V případě, že bude nutné upravit objekty zvlášť, můžeme objekt znovu rozdělit na původní objekty (v našem případě na jednotlivé rámečky). K tomuto účelu se nachází ve skupině USPOŘÁDAT tlačítko Oddělit. Než přistoupíme k další práci, dokument si uložíme. Klepneme do tlačítka Uložit (obrázek fialové diskety) v panelu nástrojů Rychlý přístup a vybereme umístění a zapíšeme název dokumentu Plakát_Encian. Klepneme do tlačítka Uložit110. Povšimněme si, že dokument již nenese název Publikace 1, ale má zapsaný námi přiřazený název v titulkovém řádku.

110

Vzhledem k tomu, že jsme v rámci tohoto dokumentu použili tlačítko Uložit poprvé, má funkci příkazu Uložit jako.

12 Publisher

213

Nyní umístíme obrázek zpět do prostoru stránky. Všimněme si, že obrázek je aktivní (má okolo sebe ohraničení, kterým můžeme měnit jeho velikost, případně polohu). Zároveň se nám objevila kontextová karta Nástroje obrázku Formát. Jak ukazuje obr. 12-4, na této kartě se nachází všechny příkazy, které budeme potřebovat k úpravě obrázku. OBR. 12-4: KONTEXTOVÁ KARTA NÁSTROJE OBRÁZKU FORMÁT

Oříznout

Oříznout na obrazec

Zarovnat

Okolo loga je zbytečně velká bílá plocha. Potřebujeme tedy obrázek oříznout. Na kartě Nástroje obrázku Formát ve skupině VELIKOST můžeme přímo ovlivnit velikost, pokud požadujeme přesný rozměr. Vybereme tlačítko Oříznout. Máme aktivní pouze tlačítko Oříznout. Opět se jedná o multifunkční tlačítko. Pokud klikneme přímo do ikony tlačítka Oříznout, ohraničení obrazce se změní a objeví se černé úchyty. Tažením za černé úchyty ořezáváme obrazec. V tomto případě je nejvhodnější ořezávat logo nejprve tažením za pravý dolní rohový úchyt směrem do středu obrazce, a pak stejným způsobem pomocí levého horního úchytu. Pokud jsme s výsledným obrázkem spokojeni, klepneme znovu na ikonu tlačítka Oříznout, čímž zrušíme režim ořezávání obrázku. Obrázek nyní můžeme snadno tažením přesouvat nebo měnit jeho velikost. Pokud klepneme do nabídkového trojúhelníčku u tlačítka Oříznout, opět se nám objevuje klasická možnost Oříznout, ale také možnost Oříznout na obrazec. Když si vybereme pouze možnost Oříznout, tak v podstatě ořezáváme do podoby obdélníků. Oříznout na obrazec nám nabízí obrysy velkého množství obrazců, do kterých je možné obrázek oříznout. V našem případě se nejlépe hodí právě obdélník, protože chceme zachovat logo celé. Pokud si ale obrazec vybereme, objeví se žlutý úchyt, kterým začneme fázi umístění potenciálního obrysu na původní obrázek. Režim ořezávání opět zrušíme klepnutím do ikony tlačítka Oříznout. Nyní se dostáváme ke skupině USPOŘÁDAT. Tato skupina nás bude zajímat především ve chvíli, kdy budeme pracovat s více objekty. Pokud bychom chtěli upravovat všechny najednou, je nejvhodnější použít klávesovou zkratku CTRL + A, která označí všechny objekty na aktuální stránce. Pokud chceme označit jen některé objekty, pak označíme první z nich klepnutím levým tlačítek, a pak následně další objekty s držením klávesy Shift a také klepnutím levým tlačítkem (Pozor! U posledního vybraného objektu nejprve pustíme levé tlačítko myši, a poté můžeme přestat držet klávesu Shift .). Nyní se zastavme u tlačítka Zarovnat ve skupině USPOŘÁDAT na kontextové kartě Nástroje obrázku Formát. Posuňme logo do pravého horního rohu vyznačeného vodícími čarami (modrá přerušovaná čára), které naznačují okraje stránky. Nyní jsme dosáhli vhodného položení loga vzhledem k výšce, ale chceme mít logo ještě uprostřed. Použijeme tlačítko Zarovnat. Zatím jsou všechny možnosti neaktivní, kromě položky Vzhledem k vodítkům okrajů. Klepneme do tohoto tlačítka a nyní zvolíme tlačítko Zarovnat na střed. Tlačítko Zarovnat je vhodné při určení polohy jednoho i více objektů. Pokud potřebujeme určit polohu objektů vhledem k jinému objektu, opět použijeme držení klávesy Shift a pomocí klepnutí označíme více objektů najednou. Jedná se především o příkazy Rozmístit vodorovně a Rozmístit svisle.

12 Publisher Styly obrázků

214

Nyní budeme postupovat na kontextové kartě Nástroje obrázku Formát směrem doleva. Nabízí se nám skupina STYLY OBRÁZKŮ. Máme zde již vytvořené styly, ve kterých byly použity různé atributy formátování, jak ukazuje obr. 12-5. OBR. 12-5: STYLY OBRÁZKŮ

Formát obrazce

V rámci přednastavených stylů klepneme do tlačítka Více (trojúhelníček s čárkou) a rozbalí se všechny možnosti. Využijeme dynamický náhledů, abychom zvolili nejlepší variantu. Kurzorem najedeme na ukázku náhledu, které se během krátkého okamžiku projeví i na našem obrázku. Vhodnou variantu vybereme kliknutím. Zvolíme styl okrouhlý, diagonální, rohový, bílý. Pokud chceme provést další úpravy stylu nebo si vytvořit vlastní styl, využijeme tlačítka Ohraničení obrázku a Efekty obrázků. Klepneme do nabídkového trojúhelníčku vedle tlačítka Ohraničení obrázku a vybereme barvu Zvýraznění 5 (Bílá), velmi tmavá 5 %. Dále bychom zde mohli upravit Tloušťku čáry v bodech, Typ čáry (přerušovaná čára, dvojitá čára,…) a také například zvolit příkaz Bez obrysu. V rámci Efektů obrázku můžeme vybírat z možností, které ukazuje obr. 12-6. Pro naše logo zvolíme Stín barvy Zvýraznění 5 (Bílá), velmi tmavá 50 %, dále pak úhel 45° a průhlednost 30%. OBR. 12-6: FORMÁT OBRAZCE: GRAFICKÉ EFEKTY

Komprimovat obrázky

Obrázky mohou výrazně zvětšovat velikost dokumentu. Obrázek se stává součástí dokumentu, ukládá se v původní kvalitě bez ohledu na to, zda je to pro kvalitní zobrazení obrázku v dokumentu nutné. Zmenšit velikost výsledného dokumentu můžeme použitím komprese obrázku. Kliknutím do tlačítka Komprimovat obrázky ve skupině UPRAVIT zobrazíme dialogové okno Komprimovat obrázky, v němž vybíráme, jak kvalitní obrázek v dokumentu potřebujeme a co z něj chceme zachovat. Pokud jsme ukončili práci na obrázku, pak je vždy vhodné alespoň Odstranit oříznuté oblasti obrázků, které zabírají velké místo. Zvýšenou pozornost věnujme poslední možnosti, a to, zda chceme kompresi použít na všechny obrázky v publikaci nebo pouze na vybrané obrázky.

12 Publisher  Enc-12-02.pub Části stránky

 Enc-12-03.pub Nakreslit textové pole

Poznámky v textu

215

Nyní vložíme název akce. Na kartě Vložení ve skupině STAVEBNÍ BLOKY zvolíme nabídku tlačítka Části stránky. Toto tlačítko nabízí předem naformátované nadpisy, citace a například i poznámky do textu. Pro náš název vybereme v přehledu Nadpisů styl Čisté. Vymažeme „Text Podnadpisu“ a do nadpisu napíšeme Uvedení nového software a slavnostní otevření nové školící místnosti. V průběhu psaní nadpisu musíme průběžně zvětšovat objekt, by se nám do něj celý název vešel. Název označíme a na kartě Domů ve skupině PÍSMO vybereme písmo Calibri.111 Objekt posuneme mírně nahoru směrem k obrázku loga. Pokud budeme posouvat objekt tažením a budeme postupovat pomalu, zobrazí se vodící lišty, které nám napovídají, zda jsme na středu nebo se poloha shoduje se zarovnáním jiného objektu. Na kartě Vložení ve skupině TEXT vybereme tlačítko Nakreslit textové pole. Textové pole nakreslíme tažením mezi logo Encián a nadpis. Do textového pole napíšeme slovo připravuje. Označíme slovo připravuje tažením nebo dvojklikem112 a v minipanelu nebo na kartě Domů ve skupině PÍSMO mu přiřadíme velikost písma 25 a tučné. Textové pole se chová jako objekt, proto pro lepší manipulaci jej zmenšíme, aby odpovídalo velikosti slova připravuje. Na kontextové kartě Nástroje kreslení Formát ve skupině USPOŘÁDAT vybereme příkaz Zarovnat na střed. Na kartě Vložení ve skupině STAVEBNÍ BLOKY rozbalíme nabídku tlačítka Části textu. V oddělení Poznámky v textu vybereme předdefinované Čisté (Rozložení 1). Vyplníme tak, jak ukazuje obr. 12-7. OBR. 12-7: UKÁZKA PROGRAMU AKCE

Pro text je zvoleno Písmo Calibri o velikosti 17 a tučné. Prvotně je nastaveno zarovnání textu nahoru doprostřed. Na kontextové kartě Nástroje textového pole Formát ve skupině ZAROVNÁNÍ vybereme možnost Zarovnat doleva nahoru. Následně vypíšeme všechny časy do samostatných řádků (oddělujeme klávesou Enter). Vrátíme se zpět na první řádek k času 9:00 a na pravítku nastavíme klepnutím zarážku určující zarovnání zleva na 2 cm v rámci objektu. (viz obr. 12-8). OBR. 12-8: ZAROVNÁNÍ DOLEVA POMOCÍ TABULÁTORU

Kalendáře  Enc-12-04.pub

Zarovnání použijeme tak, že klepneme do klávesy Tab (tabulátor) a kurzor se automaticky posune do požadované pozici. Takto budeme postupovat u všech položek Programu. Poznámky k textu s Programem fungují jako jeden objekt, proto můžeme měnit jeho polohu i velikost. Pokud změníme velikost, velikost písma se nezmění. Ještě musíme na plakátu vyznačit, v jaký den se tato akce koná. Mohli bychom použít další textové pole a napsat do něj datum, ale my využijeme dalšího objektu na kartě Vložení, a Kalendáře. Na kartě Vložení ve skupině STAVEBNÍ BLOKY klepneme do položky Kalendáře a 111 112

Písmo Calibri bylo zvoleno i při tvorbě loga. V případě grafických prací není vhodné kombinovat více typů písma. Pomocí dvojkliku označíme celé slovo. Trojklikem můžeme označit celý odstavec.

12 Publisher

Obrazce

216

vybereme v nabídce pod miniaturami možnost Další kalendáře… . Vybereme kalendář s názvem Ohraničení a v pravém panelu vybereme měsíc duben a rok 2015 a klepneme v pravém dolním rohu na tlačítko Vložit. Vložil se nám list kalendáře s měsícem duben 2015. Naše akce se bude konat 28.4.2015. Na kartě Vložení ve skupině ILUSTRACE klepneme do tlačítka Obrazce a v oddělení Základní obrazce vybereme Ovál. Ovál umístíme tažením na číslo 28 v kalendáři tak, aby jej zakrýval. Objeví se kontextová karta Nástroje kreslení Formát. Ve skupině STYLY OBRAZCŮ klepneme do tlačítka Výplň obrazce a vybereme Bez výplně. V položce obrys obrazce vybereme ve standartních barvách červenou a Tloušťku čáry zvolíme 7 bodů. Kalendář a ovál seskupíme, abychom s nimi mohli pracovat jako s jedním objektem. Nejprve klepnutím označením objekt Kalendář, a pak s držením klávesy Ctrl označíme ovál. Na kartě Domů ve skupině USPOŘÁDAT klepneme do tlačítka Seskupit. Nyní můžeme měnit velikost obou objektů najednou a měnit i jejich pozici.

12.4 Závěrečné uspořádání objektů  Enc-12-05.pub

Nyní máme vloženy všechny objekty. Objekty můžeme nyní pohybovat tažením a upravovat je tak, aby se vše podstatné vešlo na plakát a zároveň vypadalo vkusně. Jedno z možných uspořádání ukazuje obr. 12-9. Vzhledem k tomu, že se některé objekty v určitých částech překrývají, musíme brát na zřetel jejich uspořádání a pomocí tlačítek z místní nabídky případně ze skupiny USPOŘÁDAT na kartě Domů je můžeme Přenést blíž nebo dál. OBR. 12-9: UKÁZKA ROZLOŽENÍ OBJEKTŮ NA PLAKÁTU

Pdf, jpeg,…

Takto vytvořený plakát můžeme uložit ve formátu s koncovkou .pub pro možnost dalších úprav, ale také pomocí funkce ULOŽIT JAKO na kartě Soubor můžeme vytvořit plakát ve formátu .pdf nebo obrázek (GIF, JPEG, PNG).

Shrnutí 1. Program Microsoft Publisher je textový a grafický editor, zaměřený například na tvorbu plakátů, pozvánek i delších grafických publikací. 2. Do publikace se vkládají objekty, jako například části textu, obrázky, kalendáře a další stavební prvky publikace. 3. Texty jsou upravovány pomocí textových polí.

13 Project

217

13 Project a Project Online 13.1 Plánování projektů Projekty

Manažerské činnosti

Příklady projektů Úkoly

Zdroje

Projekt můžeme definovat jako organizované úsilí k dosažení určitého cíle. Projekt lze chápat jako plán práce, který má na konci výsledek. Kvalitní řízení projektu zvyšuje efektivnost práce firmy. Řízení projektů se od jiných manažerských činností odlišuje následujícími charakteristickými znaky projektů:  cíl projektu Projekty mohou mít vícerozměrný kontrolovatelný cíl, například trojrozměrný („trojimperativ“). Cílem je:  dosáhnout požadovaných parametrů provedení,  v daném termínu nebo před ním,  v rámci rozpočtových nákladů. K uvedeným parametrům bývá přiřazován ještě čtvrtý ukazatel – kvalita. Kvalita je ovlivněna všemi třemi výše uvedenými ukazateli. U jednotlivých projektů lze sledovat časová a finanční rizika.  jedinečnost projektu Každý projekt se provádí pouze jednou, je dočasný a realizuje jej většinou specifická skupina lidí, která se ve stejném složení většinou již nesejde při realizaci dalšího projektu.  zdroje Projekt se realizuje pomocí pracovních, materiálních a nákladových zdrojů. Řídit projekt znamená především řídit zdroje pro dosažení stanoveného cíle. Manažer projektu musí strávit mnoho času s lidmi, zejména při sestavení projektového plánu a při kontrole souladu věcného (materiálního) a finančního plnění odsouhlaseného projektu.  organizace Každá organizace sleduje současně velký počet cílů. Manažer projektu se musí vyrovnat s tím, že jeho projekt není v organizaci jediný. Součástí složitých situací uvnitř organizace běžně bývají mezilidské konflikty. Řízení projektu vyžaduje pět manažerských činností:  definování – definování projektových cílů,  plánování – naplánování plnění „trojimperativu“,  vedení – řízení lidských zdrojů,  sledování – kontrola stavu a postupu projektových prací,  ukončení – ověření, že hotový úkol odpovídá stanovenému cíli. Příklady projektů: výstavba nové budovy, stěhování firmy či domácnosti, instalace nového zařízení v továrně, vývoj a nasazení nového informačního systému, zvyšování kvalifikace pracovníků, konference na odborné téma, prodej nového produktu. Projekt se rozděluje na dílčí součásti – úkoly. Každý úkol má odhadnutu dobu trvání. Mezi úkoly existují vazby. Základní vazbou je návaznost zahájení úkolu na dokončení předchozího úkolu (dokončení – zahájení). Jinou vazbou může být požadavek stejného času ukončení dvou úkolů (dokončení – dokončení). Úkoly mohou být limitovány i časovými omezeními (např. požadavek dodržení termínu registrace účasti na seminář). K realizaci úkolů jsou nutné zdroje. Zdroje mohou být pracovní (lidé a stroje), materiálové (materiály a energie), které se během plnění úkolů spotřebovávají, nebo nákladové zdroje (vyvolávají náklady, které nelze přiřadit lidem, strojům ani materiálu, např. ubytování na služební cestě). Práce pracovních zdrojů (využití, spotřeba) se plánuje podle kalendáře. Kalendáře vymezují pracovní a nepracovní čas. V projektu lze použít různé kalendáře (výchozí kalendář, modifikované kalendáře založené na výchozím kalendáři). Modifikované kalendáře mohou být společné pro více úkolů. Každý zdroj může mít svůj kalendář, který přihlíží např. k velikosti úvazku pracovního zdroje či k čerpání dovolené. Zdroje přiřazujeme k jednotlivým

13 Project

Náklady

Směrný plán

Microsoft Project 2013

218

úkolům. Pokud se vyčerpá kapacita zdroje (daná např. u pracovního zdroje kalendářem), může dojít k přetížení zdroje. Náklady jsou přiřazeny jednotlivým úkolům a jednotlivým zdrojům. Pro pracovní zdroje jsou náklady vztaženy k časové jednotce pracovního zdroje, můžeme diferencovat mezi náklady na jednotku času (nákladové sazby) za práci ve standardním čase či přesčas. Můžeme využívat různé nákladové sazby např. při plnění různých kategorií úkolů. Nákladové sazby můžeme měnit pro různé časové etapy (prostřednictvím data účinnosti nákladových sazeb). Pro materiálové zdroje jsou náklady vztaženy k jednotce spotřeby (např. ks, kg) – variabilní náklady, další náklady se mohou vztahovat k použití zdroje – fixní náklady. Po výchozím vymezení úkolů a zdrojů, po přiřazení zdrojů úkolům a po nastavení nákladů k jednotlivým zdrojům může začít realizace projektu, pokud s projektovým plánem souhlasí všichni účastníci projektu. Můžeme sledovat pracovní, časové, procentuální, materiálové nebo nákladové plnění projektu. Výchozí stav plánu projektu si uložíme jako směrný plán. V průběhu realizace projekt sledujeme, aktualizujeme práci, časy dokončení a náklady. Můžeme průběžně měnit plán projektu, např. přidávat další zdroje k úkolům. Můžeme tak vytvářet další verze směrného plánu pro dokončení projektu a porovnávat je s původním směrným plánem. Udržování aktuálního seznamu úkolů a zdrojů, výpočet termínů zahájení a dokončení dílčích úkolů na základě jejich vazeb, výpočet nákladů a sledování plnění projektu jsou poměrně náročné. Běžně se jako nástroj při řízení projektů používá specializovaný software. Rozšířeným programem je zejména Microsoft Project, v současnosti ve verzi 2013.

13.2 Nový projekt v Microsoft Project Po spuštění programu Microsoft Project se otevře obrazovka Nový (viz obr. 13-1) pro založení nového projektu. Obrazovku můžeme kdykoliv později otevřít v kartě SOUBOR v dílčí kartě Nový. OBR. 13-1: ÚVODNÍ OKNO PROJECTU

Nový projekt

 Enc-13-01

V obrazovce Nový volíme šablonu projektu. Šablony jsou uspořádány tematicky do kategorií (odkaz Projekty). Šablony mohou obsahovat jednotlivé prvky projektu, např. úkoly či zdroje, vazby mezi úkoly, apod. Můžeme tedy využít tyto přichystané projekty a upravit je dle svých požadavků. Šablona Začínáme spustí jednoduchého průvodce vytvořením projektu. Připravíme jednoduchý projekt stěhování kanceláře. Projekt bude mít 3 etapy: příprava, stěhování kanceláře a závěr. Jednotlivé úkoly budou trvat dny či hodiny. Na projektu budou pracovat pouze 3 pracovní zdroje v běžné pracovní době.

13 Project

219

Přichystáme projekt od začátku, proto vybereme šablonu Prázdný projekt. Otevře se okno Projectu (viz obr. 13-2), v němž je pro ukázku cílový projekt. Okno Projectu je uspořádáno běžným způsobem:  v titulkovém pruhu vidíme název projektu Projekt1,  příkazy jsou uspořádané do pásu karet,  pod pásem karet je zobrazení projektu: Project nabízí řadu zobrazení, další vlastní můžeme vytvořit. Zobrazení může být kombinované ze dvou zobrazení, např. na obr. 13-2 je kombinace zobrazení Časová osa a Ganttův diagram. Některá zobrazení se skládají ještě ze dvou částí. Např. zobrazení Ganttův diagram zobrazuje úkoly v levé části v tabulce, v pravé části graficky formou pruhů úkolů. Dílčí zobrazení v kombinovaném zobrazení jsou oddělena vodorovnou příčkou, levá a pravá část zobrazení jsou odděleny svislou příčkou. Příčky lze posunovat tažením myší.  v tabulce úkolů jsou v řádcích uvedeny úkoly a ve sloupcích jejich pole,  v pravé části zobrazení bývá použita tzv. časová osa, v níž jsou v 1–3 úrovních zapsány časové jednotky (např. týdny a dny), počet úrovní a jejich jednotky lze modifikovat např. lupou časové osy,  vybrané úkoly lze souběžně zobrazit v zobrazení Časová osa v horní části kombinovaného zobrazení, lze zde uvádět zahájení a dokončení celého projektu, aktuální datum, pro jednotlivé úkoly lze zobrazovat kromě jejich názvu také datum zahájení a dokončení úkolů,  na stavovém řádku je pro nás zajímavá informace o způsobu plánování nových úkolů a vpravo možnost přepínání čtyř zobrazení (Ganttův diagram, Používání úkolů, Týmový plánovač a Seznam zdrojů). OBR. 13-2: MICROSOFT PROJECT

Vložení úkolu

Vložíme první úkol. V Ganttově diagramu je prvotně zobrazena tabulka Zadávání vhodná právě pro zadávání úkolů projektu. To, že jsme v Ganttově diagramu, vidíme napsané na levé hraně diagramu. Jaká tabulka je zobrazena se můžeme podívat na kartě ZOBRAZENÍ, ve skupině DATA po kliknutí do tlačítka Tabulky. V tabulce Zadávání jsou zobrazena pole Režim úkol, Název úkolu, Doba trvání, Zahájení, Dokončení, Předchůdci, Názvy zdrojů:  Do prvního řádku do sloupce Název úkolu vyplníme text příprava projektu stěhování.  Úkoly jsou číslovány, číslo úkolu (pole ID) je zobrazeno v prvním neoznačeném sloupci. Sloupce jsou nazvány.

13 Project

Informace o projektu

Režim plánování

Uložení projektu

220

 Do sloupce Doba trvání zapíšeme předpokládanou dobu trvání úkolu 2 (nezadáme-li jednotu, jedná se o dny, mohli bychom také uvést 2d, existují i další časové jednotky, např. h pro hodiny). Stačí zapsat číslo a zkratku jednotky. Zkratka jednotky se zobrazuje v plném znění.113  Vložený první úkol je plánován ručně. Museli bychom proto zadat jeho Zahájení. Plánování ponecháme na Projectu. Klikneme do tlačítka Naplánovat automaticky ve skupině ÚKOLY v kartě ÚKOL. Sloupec Zahájení se vyplnil hodnotou zahájení projektu, kterou můžeme změnit v informacích o projektu.  Kliknutím do tlačítka Informace o projektu ve skupině VLASTNOSTI v kartě PROJEKT nastavíme zahájení projektu na 1. 9. 2025 8:00. Projekt je plánován od data zahájení, proto volíme zahájení a dokončení bude dopočteno, pokud by byl plánován od dat dokončení, vyplnili bychom datum dokončení projektu a zahájení by se dopočítalo.  Abychom pro další úkoly nemuseli nastavovat naplánování automaticky, změníme režim plánování. Klikneme do tlačítka Režim plánování ve skupině ÚKOLY v kartě ÚKOL a vybereme volbu Naplánovat automaticky.  Obdobně vložíme druhý úkol s hodnotami:  Název úkolu: schůzka se zúčastněnými,  Doba trvání: 2 h (tj. 2 hodiny).  Project prvotně zobrazuje časové údaje ve dnech. Chceme je zobrazit s udáním hodin a minut. V kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Možnosti a v kartě Obecné zvolíme pro Formát data volbu středa, 28. 1. 2009 12:33. Project počítá čas s přesností na minuty, proto chceme např. zahájení a dokončení úkolů zobrazovat s přesností na hodiny a minuty. Project akceptuje při plnění úkolů nepracovní dny, proto chceme znát den v týdnu k jednotlivým datumovým sloupcům.  Pro druhý úkol doplníme návaznost na 1. úkol – do pole Předchůdci zapíšeme 1 (Úkol 2 je možné vykonávat až po dokončení úkolu 1.) Protože předchůdcem úkolu 2 je úkol 1, posunulo se zahájení úkolu 2 až po skončení úkolu 1. V grafické části Ganttova diagramu se zobrazuje šipka z úkolu 1 do úkolu 2.  K prvnímu úkolu doplníme zdroj, který na něm bude pracovat. Zatím vložíme pouze jeden zdroj nazvaný pracovník. Zapíšeme název zdroje do pole Názvy zdrojů. Název zdroje (či více zdrojů) je vypsán v grafické části napravo od pruhu úkolu.  Upravíme zobrazení úkolů – poklepáním v záhlaví na hranice mezi sloupci zoptimalizujeme šířku sloupců. Je-li třeba, poklepáním v záhlaví na hranice mezi řádky snížíme výšku řádků. Posunutím příčky mezi tabulkovou a grafickou částí upravíme zobrazení tak, abychom viděli všechny sloupce tabulkové části. V grafické části zobrazení vidíme pruhy úkolů a šipku znázorňující vazbu mezi nimi. Svislé přerušované čáry naznačují začátek a konec projektu. Dosud jsme vytvářeli projekt pouze ve vnitřní paměti. Uložme nyní projekt jako soubor. V panelu nástrojů Rychlý přístup klikneme do tlačítka Uložit nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl S. Protože jsme projekt dosud neuložili, jsme nejprve dotázáni na název projektu. Vybereme vhodnou složku a upravíme název projektu z Projekt1 (či jiné číslo, pokud jsme rozpracovali více projektů) na Encian. Vytvoří se soubor s příponou mpp (Microsoft Project project). Projekt je ukládán jako soustava datových tabulek (úkoly, zdroje, přiřazení zdrojů). Data se ukládají do jediného souboru, tj. podobně jako např. v databázovém systému Access (do něhož lze také data exportovat). Uživatel však vidí data (účelové zobrazení vybraných sloupců tabulek) jen jako různá zobrazení. Řada dat je také Projectem dopočítávána.

13.3 Kalendáře Plánování průběhu úkolů ovlivňuje zahájení projektu, doba trvání úkolů a návaznosti mezi úkoly. Dále je průběh úkolů ovlivněn kalendáři. Kalendáře omezují čas realizace projektu, jednotlivých úkolů či čas dostupnosti zdrojů využitých pro úkoly.

113 Způsob

zobrazení časových jednotek lze pro projekt upřesnit v kartě SOUBOR v Možnostech v kartě Upřesnit v sekci MOŽNOSTI ZOBRAZENÍ.

13 Project Základní kalendáře

Kalendáře zdrojů

 Enc-13-02

Pracovní týdny

Státní svátky

Přiřazení zdroje úkolu

221

Project nabízí tři základní výchozí kalendáře114:  Standardní: pracovní čas nastaven na pracovní dny v časech 9:00 – 13:00, 14:00 – 18:00115,  Noční směna: pracovní čas nastaven na pracovní dny v časech 23:00 – 3:00, 4:00 – 8:00 (pracuje se v nocích z pondělí na úterý až z pátku na sobotu, tj. v pondělí 23:00 – 0:00, v sobotu 0:00 – 3:00, 4:00 – 8:00, v ostatní dny 0:00 – 3:00, 4:00 – 8:00, 23:00 – 0:00),  24 hodin: pracovní čas nastaven na pracovní i nepracovní dny 0:00 – 24:00. Kromě výchozích základních kalendářů můžeme definovat další vlastní základní kalendáře. Počáteční stav vlastního kalendáře může být kopií jiného kalendáře, tj. výchozího či dříve vytvořeného vlastního kalendáře. Kopíruje se nastavení pracovního času a nepracovních dnů. Při pozdější úpravě základního kalendáře, který byl zdrojem kopírování, se již změny nepromítnou do zkopírovaného uživatelského kalendáře. Kromě základních kalendářů má každý zdroj svůj kalendář zdroje. Kalendář zdroje je založen na některém ze základních kalendářů (výchozím či vlastním). Při změně příslušného základního kalendáře se změní i kalendáře zdroje. Např. pokud je kalendář zdroje pracovník založen na kalendáři Standardní, zavedením nového nepracovního dne (např. nového svátku) se omezí také pracovní čas pracovníka. Aplikace kalendářů:  pro úkol: Pro úkol můžeme vybrat libovolný základní kalendář.  pro projekt: Vybraný základní kalendář je aplikován na úkoly, pro něž nebyl vybrán základní kalendář ani kalendář zdrojů, zpočátku je vybrán kalendář Standardní.  pro zdroj: Každý zdroj má automaticky svůj kalendář zdroje. Pokud jsou úkolu přiřazeny zdroje, platí omezení z kalendáře úkolu i všech přiřazených zdrojů. Upravíme kalendář Standardní, který je nyní použit jako kalendář projektu. V kartě PROJEKT ve skupině VLASTNOSTI klikneme do tlačítka Změnit pracovní dobu. Zobrazilo se dialogové okno Změnit pracovní dobu, v němž je zobrazen kalendář Standardní, v okně vidíme pracovní dobu konkrétního dne zvoleného v kalendáři. V spodní části klikneme na záložku Pracovní týdny. Vybereme jediný první řádek s názvem výchozí a klikneme do tlačítka Podrobnosti. V dialogovém okně Podrobnosti pro [výchozí] tažením označíme pondělí až pátek a upravím jejich pracovní dobu. Pro úpravu je třeba zvolit třetí možnost Nastavit dny na tuto konkrétní pracovní dobu, poté v tabulce vyplní od 8 do 12 (hodnoty se sami změní na 8:00 a 12:00) a v dalším řádku 13 až 17. Sobota a neděle zůstane nepracovním dnem. Potvrdíme nastavení tlačítkem OK. Nastavíme nyní do kalendáře Standardní svátky. V dialogovém okně Změnit pracovní čas klikneme do karty Výjimky. Do názvu zapíšeme Den české státnosti, do pole Začátek 28. 9. 2025 a kurzorovou šipkou se posuneme vpravo do pole Konec, kde se doplní stejné datum. Klikneme do tlačítka Podrobnosti. V dialogovém okně Podrobnosti pro Nový rok lze svátek upřesnit, zvolit jeho opakování či upravit pracovní dobu v tento den. Takto bychom mohli připravit svátky celého roku, což pro náš projekt není nutné. Tlačítkem Storno okno Podrobností pro daný svátek opustíme. Kliknutím do tlačítka OK ukončíme práci s definicí kalendáře. Úkol nyní běží od 8 hodin, což je způsobeno:  kalendářem projektu, který začíná v 8 hodin,  kalendářem pracovníka, který převzal tuto pracovní dobu a  zadáním zahájení projektu v informacích o projektu, kde jsme vyplnili i čas zahájení projektu v 8 hodin. Koncepci vybavení místnosti připravuje ve firmě Kolínská. Úkolu přiřadíme zdroj Kolínská:  Poklepeme na úkol 1.1 koncepce vybavení místnosti.

114

Připravené základní kalendáře jsou čerpány z šablony Global.mpt. Seznam kalendářů můžeme zobrazit kliknutím do tlačítka Změnit pracovní dobu ve skupině VLASTNOSTI v kartě Projekt v poli Pro kalendář. 115 Dle instalace může být nastaven i na čas 8:00 – 12:00, 13:00 – 17:00.

13 Project

Mimopracovní doba

222

 V dialogovém okně Informace o úkolu v kartě Zdroje vyplníme v prvním řádku do sloupce Název zdroje hodnotu Kolínská. Můžeme ji vybrat z nabídky dříve vložených zdrojů. Jednotky nasazení ponecháme 100 %, tj. Kolínská se bude věnovat úkolu plně, tj. 100 % svého pracovního času. Zdroj Kolínská je založen na kalendáři Standardní, který byl kalendářem projektu ve chvíli prvního využití Kolínské.  Ukončíme práci s dialogovým oknem Informace o úkolu kliknutím do tlačítka OK. V zobrazení Ganttův diagram v grafické části jsou vyznačeny nepracovní dny podle kalendáře Standardní. Pokud klikneme na časovou osu v grafické části pravým tlačítkem myši, můžeme z místní nabídky zvolit volbu Časová osa. Zde lze ovlivnit úrovně, které chceme zobrazovat a po jak velkých časových úsecích. Lze zobrazit až tři úrovně – nejvyšší, střední a nejnižší. Na kartě Mimopracovní doba v poli Kalendář vidíme, dle jakého kalendáře se zobrazují pruhy nepracovní doby. Ponecháme náš kalendář Standardní. Upravíme např. barvu mimopracovní doby (pole Barva) na světle zelenou.

13.4 Úkoly Mezi úkoly jsme zadali vazbu. Druhý úkol navazuje na první. Vazby mezi úkoly umožňují dodržet návaznost úkolů. Prostřednictvím typu omezení úkolu můžeme vyžádat zahájení úkolu po určitém dni nebo definovat jiná omezení. V režimu ručního plánování není zahájení úkolu plánováno, uživatel je sám zadává. Vazby mezi úkoly mohou být několika typů: FF  vazba typu FS (Finish – Start, Dokončení – Zahájení)  charakteristika: Datum dokončení předchůdce určuje datum zahájení následníka. Zahájení následníka musí nastat stejně nebo později než dokončení předchůdce. Právě tuto vazbu jsme již použili. SS  vazba typu SS (Start – Start, Zahájení – Zahájení)  charakteristika: Datum zahájení předchůdce určuje datum zahájení následníka. Zahájení následníka musí nastat stejně nebo později než zahájení předchůdce. FF  vazby typu FF (Finish – Finish, Dokončení – Dokončení)  charakteristika: Datum dokončení předchůdce určuje datum dokončení následníka. Dokončení následníka musí nastat stejně nebo dříve než dokončení předchůdce a to co nejpozději. SF  vazba typu SF (Start – Finish, Zahájení – Dokončení)  charakteristika: Datum zahájení předchůdce určuje datum dokončení následníka. Dokončení následníka musí nastat stejně nebo dříve než zahájení předchůdce. Vazby provazují i větší počet úkolů než dvojice. Omezení úkolů Pro automaticky naplánované úkoly můžeme aplikovat omezení úkolů. Omezení úkolů lze rozdělit do následujících kategorií: Pružná  pružná: omezení  Co nejdříve (ASAP – As Soon As Possible) » charakteristika: Úkol je Projectem naplánován co nejdříve. Pokud úkol nenavazuje na žádný úkol, je jeho zahájení shodné se zahájením projektu.  Co nejpozději (ALAP – AS Late As Possible) » charakteristika: Úkol je Projectem naplánován co nejpozději. Pokud na úkol nenavazují žádné další úkoly, je jeho dokončení shodné s dokončením projektu. Dokončení projektu je při plánování od data zahájení projektu dáno dokončením úkolu s nejpozdějším dokončením. Středně pružná  středně pružná: omezení  Dokončit po dni včetně (FNET – Finish No Earlier Than) » charakteristika: Úkol je naplánován tak, aby byl dokončen nejdříve ve stanovený den. Omezení se uplatní především při plánování projektu od data zahájení projektu. Při plánování projektu od data dokončení projektu má pouze kontrolní funkci.  Dokončit před dnem včetně (FNLT – Finish No Later Than) Vazby mezi úkoly

13 Project

223

» charakteristika: Úkol je naplánován tak, aby byl dokončen nejpozději ve stanovený den. Omezení se uplatní především při plánování projektu od data dokončení projektu. Při plánování projektu od data zahájení projektu má pouze kontrolní funkci.  Zahájit po dni včetně (SNET – Start No Earlier Than) » charakteristika: Úkol je naplánován tak, aby byl zahájen nejdříve ve stanovený den. Omezení se uplatní především při plánování projektu od data zahájení projektu. Při plánování projektu od data dokončení projektu má pouze kontrolní funkci.  Zahájit před dnem včetně (SNLT – Start No Later Than) » charakteristika: Úkol je naplánován tak, aby byl zahájen nejpozději ve stanovený den. Omezení se uplatní především při plánování projektu od data dokončení projektu. Při plánování projektu od data zahájení projektu má pouze kontrolní funkci. Pevná omezení  pevná:  Musí být dokončen (MFO – Must Finish On) » charakteristika: Úkol bude dokončen ve stanovenou dobu.  Musí být zahájen (MSO – Must Start On) » charakteristika: Úkol bude zahájen ve stanovenou dobu.  Doplníme nyní do projektu další úkoly spolu s vazbami mezi úkoly dle obr. 13-3. Enc-13-03 Podrobnosti o úkolu, včetně např. typu vazby, snadno zadáme snadno v okně Informace o úkolu, které vyvoláme poklepáním na řádek úkolu v Ganttově diagramu nebo tlačítkem Informace ve skupině VLASTNOSTI na katě ÚKOL. OBR. 13-3: ÚKOLY PROJEKTU

Omezení úkolu

Úkol vystěhování bude mít nastaveno omezení. Stěhování kanceláře je plánováno na pondělí 8. 9. 2025. Poklepeme na tento úkol a v okně Informace o úkolu na kartě Upřesnit zvolíme typ omezení Musí být zahájen a Datum omezení 8. 9. 2025 8:00. Průvodce plánováním nás upozorňuje na možné budoucí problémy, my ovšem omezení nastavit chceme, proto vybereme třetí možnosti Pokračovat. Omezení Musí být zahájen bude nastaveno. Formát úkolů Pro přehlednost zobrazíme v projektu souhrnný úkol projektu a úkoly budeme číslovat. Na kartě NÁSTROJE GANTTOVA DIAGRAMU/FORMÁT ve skupině ZOBRAZIT NEBO SKRÝT zaškrtneme pole Číslo osnovy a Souhrnný úkol projektu. Souhrnné úkoly Projekt pro přehlednost dále rozdělíme na etapy. První fázi nazveme příprava, druhou stěhování. Postavíme se na řádek úkolu číslo 1 a stiskneme Ins. Vloží se volný řádek. Do pole Název úkolu zapíšeme příprava. Úkoly 2, 3 a 4 označíme tažením v záhlaví řádků a na kartě ÚKOL ve skupině PLÁN klikneme do tlačítka Zvětšit odsazení úkolu. Druhou etapu vytvoříme obdobně. Postavíme se na řádek úkolu 5, Ins vložíme nový řádek, nadepíšeme ho stěhování. Úkol se vytvoří na druhé úrovni (číslo 1.4). Proto zvýšíme jeho úroveň tlačítkem Zmenšit odsazení úkolu (číslo úkolu ve struktuře je nyní 2). Úkoly 6 – 11 odsadíme. Trojúhelníčkem před názvem souhrnného úkolu můžeme pak potlačit zobrazení jednotlivých fází.

13 Project

224

13.5 Zdroje Project využívá tři základní typy zdrojů: Pracovní zdroje  pracovní Pracovní zdroje plní úkoly vykonáváním práce. Při vykonávání práce se přihlíží ke kalendáři pracovního zdroje. Náklady jsou odvozeny ze spotřebovaného času. Spotřebovaný čas (práce) je dán dobou trvání plnění a počtem jednotek pracovního zdroje. Jednotky přiřazení jsou udávány zpravidla v %. Např. přiřazení 2 údržbářů na plný úvazek na plnění úkolu je vyjádřeno u zdroje údržbáři jednotkou 200 %. Přiřazení pracovníka firmy částí jeho úvazku je vyjádřeno jednotkou např. 50 %. Pracovní zdroje mohou být:  živé (lidé) » obecný pracovník dle využitelnosti (např. zedník, údržbář, malíř apod.), » konkrétní pracovník firmy identifikovaný např. jménem a příjmením,  neživé (stroje, zařízení) » pracovní zdroj, který musí být plánován dle svého kalendáře (zasedací místnost, notebook, automobil). Dostupnost pracovního zdroje lze omezit jednak jeho kalendářem, jednak dostupností formou tabulky, v níž jsou k jednotlivým časovým intervalům zadány počty jednotek (v %) dostupné pro daný zdroj. Materiálové  materiálové zdroje Materiálové zdroje plní úkoly nejčastěji svým spotřebováváním. Při vykonávání práce se nepřihlíží ke kalendáři zdroje, neboť materiálové zdroje nemají svůj kalendář. Nepřihlíží se ani ke kalendáři projektu. Náklady jsou odvozeny ze spotřeby zdroje. Spotřeba zdroje je dána nejčastěji zadaným počtem jednotek materiálu. Jednotky lze definovat (kusy, litry, metry, m 2 apod.). Jednotky jsou vyjádřeny slovně, nelze počítat s jejich převodem (např. kilogramů na tuny apod.), jak jsme v Projectu zvyklí u časových jednotek. Dostupnost materiálového zdroje nelze omezit ani kalendářem, ani tabulkou dostupnosti. Nákladové  nákladové zdroje Nákladové zdroje vyvolávají náklady, které nelze přiřadit pracovním ani materiálovým zdrojům (lidem ani materiálu), např. letenky nebo ubytování na služební cestě. Nákladové zdroje umožňují přesnější sledování finančního řízení projektu a lepší synchronizaci projektu s daty v účetních systémech. V našem jednoduchém projektu budeme mít pouze pracovní zdroje. Pro vkládání zdrojů je připravené zobrazení Seznam zdrojů. Přepneme se do něj na kartě ZOBRAZENÍ, ve skupině ZOBRAZENÍ ZDROJŮ tlačítkem Seznam zdrojů. Už je zde zdroj pracovník. Doplníme další dva zdroje, oba typ Práce, maximální počet jednotek 100 %, základní kalendář ponecháme Standardní:  vedoucí,  úklid. Detailní informace o zdroji opět lze zadat v okně Informace o zdroji, které zobrazíme poklepáním na zdroj. Nyní zdroje přiřadíme jednotlivým úkolům. Vrátíme se do Ganttova diagramu (kliknutím do tlačítka Ganttův diagram na kartě ZOBRAZENÍ). U úkolu příprava projektu stěhování je zdroj pracovník. Klávesou Del ho z tohoto úkolu odstraníme. Ve sloupci Názvy zdrojů nebo v okně Informace o úkolu na kartě Zdroje zadáme zdroje dle obr. 13-4.

13 Project

225 OBR. 13-4: ZDROJE

13.6 Náklady Náklady na projekt

Pevné náklady

 Enc-13-04 Náklady na zdroj

Project umožňuje sledovat náklady realizace projektu. Platí:  Celkové náklady projektu = náklady na dílčí úkoly + náklady na souhrnné úkoly  Celkové náklady na úkol (ukládané do pole Hodnota nákladů) = Pevné náklady úkolu + Náklady zdrojů na použití + Náklady zdrojů dle jednotek práce V našem projektu použijeme náklady na úkol a náklady na zdroj. Ke každému úkolu se mohou vztahovat pevné náklady na úkol bez ohledu na přiřazení zdrojů. K úkolu příprava přidáme náklad ve výši 300 Kč na pořízení přepravek a krabic. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině DATA klikneme do tlačítka Tabulky a vybereme tabulku Náklady. Ta obsahuje pole vhodné pro zadávání nákladů. K úkolu 1.3 příprava vyplníme pole Pevné náklady – 300 Kč. Použití zdroje vyvolává náklady. Pro každý zdroj lze definovat až pět tabulek nákladových sazeb označených písmeny A – E. V rámci přiřazení zdroje úkolu potom upřesňujeme výběr tabulky sazeb nákladů. Můžeme tak hodnotit diferencovaně různé činnosti vykonávané zdrojem. Náklady mohou být v rámci nákladové sazby různé v různých časových etapách, které lze definovat pro každý zdroj na základě dat účinnosti. Celkové náklady na zdroj jsou dány jako součet dvou druhů nákladů:  náklady na použití zdrojů (fixní), pokud je zdroj použit pro více úkolů, jsou započítávány náklady na použití za každý úkol,  náklady podle počtu jednotek práce (variabilní). Variabilní náklady vycházejí ze sazby nákladů. V případě pracovních zdrojů jsou sazby dvě:  standardní: uplatňovaná v běžné pracovní době,  přesčasová: uplatňovaná v přesčasové době. V případě materiálových zdrojů se vyplňuje pouze standardní sazba. V případě nákladových zdrojů se zadávají přímo celkové náklady na zdroj Pro zjednodušení zadáme všem třem zdrojům stejnou sazbu, 200 Kč v běžné i přesčasové pracovní době. Přepneme se do zobrazení Seznam zdrojů. V poli Standardní sazba i Přesčasová sazba u všech tří zdrojů zadáme 200. Vrátíme se do Ganttova diagramu, kde je stále zobrazena tabulka Náklady. V řádku souhrnného úkolu projektu lze vyčíst celkové náklady na projekt (počet odpracovaných hodin krát 200 Kč/hod a 300 Kč pevný náklad) ve výši 13 100 Kč.

13.7 Sledování průběhu projektu  Enc-13-05

Project umožňuje nejen naplánování projektu, ale také sledování jeho průběhu, které zahrnuje upřesňování plánu a upřesňování skutečného průběhu. Před zahájením sledování ukládáme plánované hodnoty ve formě nastavení tzv. směrného plánu. Směrných plánů můžeme mít celkem 11. První (výchozí plán) je ukládán jako Směrný plán, další úpravy jsou číslovány jako Směrný plán 1, 2 až 10.

13 Project

Směrný plán

Sledovací Ganttův diagram

Datum stavu Aktualizace projektu

Upřesnění hodnot

226

Po nastavení směrného plánu zadáváme upřesňované a skutečné hodnoty průběhu projektu. Upřesňujeme tak pro úkoly zahájení, dokončení, dobu trvání, práci a náklady, pro zdroje práci a náklady, pro přiřazení zdrojů úkolům zahájení, dokončení, práci, náklady. Project umožňuje konfrontovat původní odsouhlasený plán (Směrný plán) s upřesněným plánem a skutečností a vyhodnocovat tak např. vývoj nákladů či upřesnění termínů dokončení projektu. Podle metod stanovení dokončenosti projektu můžeme rozdělit typy sledování:  zadání procenta dokončení projektu,  zadání procenta dokončení jednotlivých úkolů,  zadání skutečných hodnot (zahájení, dokončení, práce) pro jednotlivé úkoly,  zadání celkové práce pro jednotlivá přiřazení zdrojů,  zadání práce v rozdělení na časové jednotky pro jednotlivá přiřazení zdrojů. V kartě PROJEKT ve skupině PLÁN klikneme do tlačítka Nastavit směrný plán a vybereme volbu Nastavit směrný plán. Zobrazí se dialogové okno Nastavit směrný plán V poli Nastavit směrný plán volíme, do kterého směrného plánu se ukládají aktuální hodnoty výše uvedených polí. V našem případě nastavíme výchozí plán jako Směrný plán. Směrný plán se stane součástí souboru projektu. Tlačítkem OK potvrdíme nastavení plánu. Pole ze směrného plánu lze vložit jako sloupce do jakéhokoliv zobrazení. Porovnání směrného plánu a skutečnosti je připraveno v grafické části zobrazení Sledovací Ganttův diagram. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ZOBRAZENÍ ÚKOLŮ klikneme do spodní části tlačítka Ganttův diagram a vybereme v sekci PŘEDDEFINOVANÉ zobrazení Sledovací Ganttův diagram. Zobrazíme vhodnou tabulku. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině DATA klikneme do tlačítka Tabulky a vybereme volbu Odchylka. Levou a pravou část zobrazení sesynchronizujeme kombinací Ctrl Shift F5 (karta ÚKOL, skupina ÚPRAVY, tlačítko Přejít na úkol). Nyní můžeme sledovat plnění plánu a zaznamenávat případné odchylky. Je čtvrtek 4. 9. 2025. První fáze proběhla dle plánu. Na kartě PROJEKT ve skupině STAV klikneme do pole Datum stavu za zadáme 4. 9. 2025. Tlačítkem Aktualizovat projekt zaktualizujeme plnění projektu k tomuto datu. V okně Aktualizovat projekt volíme možnost Nastavit 0 % – 100 % dokončených. Tlačítkem OK potvrdíme. V grafické části vidíme u dokončených úkolů hodnotu 100 %. Zobrazíme si tabulku Sledování. V poli Dokončeno % rovněž vidíme u dokončených úkolů hodnotu 100 %. Mají dále vyplněné hodnoty Skutečné zahájení, Skutečné dokončení a Skutečná doba trvání. Hodnoty lze i zpřesňovat. Dostali jsme upřesňující informaci, že úkol příprava není zcela hotov, je dokončen zatím pouze na 50 %. Postavíme se na řádek tohoto úkolu a na kartě ÚKOL ve skupině PLÁN volíme jiná procenta dokončení, v našem případě tlačítko Dokončeno 50 %.

13.8 Další možnosti Projectu Analýza ukazatelů vytvořené hodnoty

Zobrazení

Sestavy

Původně plánované náklady se při realizaci projektu mění. Při zpoždění úkolu a vyšších skutečných nákladech je potom nutné analyzovat, zda náklady odpovídají původnímu plánu a vypočítat předpokládané celkové náklady. Project obsahuje nástroje pro analýzu vytvořené hodnoty (EVA – Eearned Value Analysis). Na kartě ZOBRAZENÍ ve skupině DATA klikneme do tlačítka Tabulky a vybereme volbu Další tabulky. Zde najdete tabulku Vytvořená hodnota obsahující údaje pro EVA analýzu. Nevyužili jsme všechna zobrazení. Velmi využívané je zobrazení je Týmový plánovač vhodný pro přidělování práce zdrojům. Časová osa, kde lze zobrazit důležité úkoly. Nebo Používání zdrojů a Používání úkolů, kde přehledně vidíme práci zdrojů na úkolech. Pro analýzu souhrnů dat slouží sestavy. Sestavy jsou účelově vytvořeny pro zobrazování či tisk.

13 Project

227

13.9 Project Online Funkce Project Online

Licence

Vlastní pole

Kalendář organizace Centrum zdrojů

Projekty Project Online

Služba Project Online je online řešení pro správu projektového portfolia a každodenní řízení projektů.  Z portfolia projektů je možné vybrat nejvhodnější projekty k realizaci.  Umožňuje sledovat dostupnost a vytížení zdrojů v organizaci zapojených do více projektů.  K projektům je možné v jejich webech doplnit dokumentaci, např. doplnit podrobnosti projektu, vyhodnotit rizika a problémy jednotlivých projektů. Služba Project Online je poskytována prostřednictvím služeb Office 365. Project Online není ovšem součástí běžných plánů Office 365. Je nutné jej dokoupit 116. Licenci je po nákupu nutné ve správě Office 365 přidělit jednotlivým uživatelům. V roli správce kolekce webů můžeme nastavit vlastní pole organizace např. pro vkládání parametrů projektu, jako jsou odhadované náklady, významnost projektu apod., dle kterých se rozhodujeme o realizaci projektu. V roli správce organizace lze nastavit kalendář organizace, který bude využíván pro zakládané projekty. Správce může dále mimo jiné provést nastavení centra zdrojů. Zadáme seznam zdrojů, které budeme moci využít v projektech organizace. Zdroj můžeme převzít z adresáře uživatelů organizace Active Directory (přidružit k uživatelskému účtu) nebo vytvořit zadáním jeho parametrů. Zdroje můžeme později upravovat. Project Online umožňuje využívat dva typy projektů. Oba typy projektů lze spravovat v Project Online bez aplikace Project:  seznam úkolů SharePointu: Všichni oprávnění uživatelé mohou vytvářet a upravovat úkoly. Není možné využít složitější funkce projektování (např. časový rozvrh nebo pracovní postup).  projekt organizace: Vedoucí projektu má větší kontrolu na projektem. Schvaluje všechny aktualizace. Rozsáhlejší editaci je nutné provádět s využitím aplikace Project Pro. Je možné využít složitější funkce. Nový projekt může oprávněný uživatel vytvořit:  z domovské stránky kolekce webů https://vse.sharepoint.com/sites/fmv-pwa kliknutím do dlaždice Vytvořte nebo importujte projekty (viz obr. 13-5),  z centra projektů. OBR. 13-5: PROJECT ONLINE

Výhody Project Online

Výhody Projectu Online:  Přístup odkudkoli: přístup máme kdykoli a z jakéhokoli zařízení. 116 Licence

pro jednoho uživatele stojí měsíčně asi 1200 Kč včetně DPH. Při nákupu s ročním předplatným je cena za měsíc snížena na asi 880 Kč včetně DPH. Školám jsou tři kolekce webů Project Online poskytovány zdarma. Jedna licence klienta Project Pro je za asi 910 Kč měsíčně, popř. asi 670 Kč měsíčně v ročním předplatném. V případě ročního předplatné balíčku licence Project Online a Project pro činí cena licence asi 1550 Kč měsíčně (tj. jako součet dílčích licencí 880 + 670 = 1550 Kč) za uživatele včetně DPH.

13 Project

228

 Správa práce: snadno řídíme práci, plánujeme ale i vykazujeme práci.  Analýza a výběr projektového portfolia: v souladu s cíli organizace stanovujeme priority a dle nich vybíráme optimální projektová portfolia.  Správa zdrojů: maximalizujeme a optimalizujeme nasazení zdrojů současné i budoucí.  Finanční správa: po celou dobu máme čerpání nákladů pod kontrolou.  Správa času a úkolů: uplatňujeme centralizovaný a společný přístup k vykazování času a správě úkolů.  Spolupráce: umožňuje snadnou komunikaci prostřednictvím zasílání rychlých zpráv či prostřednictvím sdílení na týmových webech.  Správa problémů a rizik: identifikujeme a evidujeme potenciální rizika a problémy související s projektem nebo podnikáním.  Business Intelligence: obsahuje funkce Business Intelligence pro podporu rozhodování.

Shrnutí 1. Microsoft Project je program pro plánování a řízení projektů. 2. V rámci projektu zadáváme úkoly, zdroje, které je budou plnit, kalendáře, kdy budou úkoly probíhat a náklady. 3. Naplánovaný projekt uložíme jako směrný plán, sledujeme jeho plnění a vkládáme odchylky. 4. Pro správu projektového portfolia a každodenní řízení projektů využijeme Project Online.

14 ISIS

Přílohy 14 ISIS

229

15 Informační zdroje a služby knihovny

231

15 Informační zdroje a služby knihovny CIKS

Knihovny

Služby CIKS

Pro zajištění informačních zdrojů potřebných pro studium, zpracování seminárních prací i vědeckou práci slouží na VŠE Centrum informačních a knihovnických služeb (dále jen CIKS). CIKS zabezpečuje pro studenty, zaměstnance, ale i další registrované uživatele, informační zdroje všech druhů od klasických tištěných materiálů jako jsou knihy či časopisy po elektronické informační zdroje, k nimž lze přistupovat prostřednictvím internetu. CIKS spravuje tři veřejně přístupné knihovny a studovny:  Knihovna VŠE Žižkov je centrální knihovnou celé sítě. Poskytuje všechny druhy služeb, zejména absenční a prezenční výpůjčky. Najdete ji ve Staré budově v areálu VŠE na Žižkově.  Studijní knihovna Jižní Město se nachází v budově VŠE na Jižním Městě. Zaměřuje se zejména na služby pro studenty prvního ročníku a na podporu jazykové a počítačové výuky.  Knihovna Fakulty managementu v Jindřichově Hradci je součástí fakulty managementu v Jindřichově Hradci a poskytuje služby především studentům a pedagogům této fakulty. Některé informační zdroje jsou součástí knihoven na jednotlivých katedrách a dalších pracovištích VŠE. CIKS poskytuje uživatelům následující služby:  Prezenční výpůjčky knih, časopisů a dalších materiálů ve studovnách. Součástí v knihovny na Žižkově je i Mediotéka – multimediální studovna.  Absenční výpůjčky knih a dalších materiálů.  Souborný katalog VŠE, který obsahuje materiály knihoven. Prostřednictvím katalogu je možné vyhledávat, objednávat a rezervovat literaturu, prodlužovat výpůjční dobu, kontrolovat stav výpůjček.  Virtuální ekonomická knihovna zprostředkovává přístup do elektronických informačních zdrojů.  Pracovníci CIKS poskytnou poradenství k poskytovaným databázím a informačním zdrojům.  Pracovníci CIKS pořádají semináře a školení k informačním službám a práci s nimi.  Ve studovnách i knihovnách je umožněno samoobslužné kopírování. Podrobné informace o poskytovaných informačních zdrojích, ale i o citování a postupech citování najdete na stránkách Centra informačních a knihovnických služeb VŠE (http://ciks.vse.cz).

15.1 Knihovna Registrace

Výpůjční lhůta

Knihovna VŠE umožňuje registrovaným uživatelům absenční (domů) a prezenční (ve studovně) výpůjčky. Uživatelem se mohou stát nejen studenti a zaměstnanci VŠE, ale i každá osoba starší 15 let po předložení platných dokladů. Student VŠE použije pro registraci v knihovně svou multifunkční identifikační kartu. Zaregistruje se na pobočce knihovny, kde předloží kromě identifikační karty také platný doklad totožnosti a podepíše prohlášení, v němž se zavazuje dodržovat pravidla knihovny. Registrace je platná 1 akademický rok, poté je nutné registraci obnovit. Roční obnovení registrace stojí studenty 20 Kč. Se zaregistrovanou kartou je možné navštěvovat studovny a půjčit si absenčně maximálně 20 titulů. Výpůjční lhůta je závislá na tzv. statusu jednotky (druhu půjčovaného titulu) a statusu uživatele. V případě interních uživatelů (studenti a zaměstnanci VŠE) platí status jednotky. V knihovně najdeme jednotky se čtyřmi druhy statusů:  na 1 měsíc: výpůjční doba je 35 dnů, je možná ji 2x prodloužit v případě, že titul nemá rezervován jiný uživatel. Tento status má většina odborných knih.  na 1 semestr: Výpůjční doba pro interní uživatele je 5 měsíců, nelze ji prodloužit. Uživatel si může titul půjčit opakovaně, pokud ho nemá rezervován jiný uživatel. Tento status platí většinou pro skripta VŠE.  krátkodobá: Výpůjční doba je 1 týden, lze ji 2x prodloužit.  prezenční: Titul je k dispozici ve studovně. Ve výjimečných případech lze titul vypůjčit tzv. „přes noc“, tj. vypůjčit knihu před uzavřením knihovny a vrátit ji do 10:00 hodin následujícího dne.

15 Informační zdroje a služby knihovny Prodloužení výpůjčky

232

Prodloužení výpůjčky je možné jen v případě, že kniha není rezervována pro dalšího uživatele. Provádí se on-line v katalogu knihovny, telefonicky (224 095 581), emailem na adresu [email protected] nebo osobně u výpůjčního pultu. Prodloužení je nutné provádět vždy alespoň jeden den před uplynutím výpůjční doby. Vrácení knihy Knihy je možné vracet přímo u výpůjčního pultu knihovny nebo do Biblioboxu, který je umístěn v prvním patře staré budovy na Žižkově u vchodu do učebny 127. Do biblioboxu lze vracet knihy vypůjčené v knihovně na Žižkově i v knihovně na Jižním městě (není možné vracet knihy vypůjčené v knihovn v Jindřichově Hradci). Kniha je z účtu čtenáře odepsána následující pracovní den po vložení do biblioboxu. Za pozdní vrácení knihy jsou účtovány poplatky z prodlení. Má-li uživatel závazky vůči knihovně (nezaplacené poplatky nebo nevrácené knihy po lhůtě vrácení), nemůže využívat služeb knihovny. Vyhledání Tituly, které si chce uživatel vypůjčit, musí vyhledat v katalogu knihovny a objednat. titulu Titul pak bude připraven k vypůjčení u pultu knihovny. Katalog knihovny najdeme na internetové adrese https://library.vse.cz (do prohlížeče lze zadat i adresu knohovna.vse.cz, uživatel bude přesměrován). V katalogu lze vyhledávat i bez přihlášení, pro objednání a zobrazení uživatelského konta je potřeba se přihlásit kliknutím na odkaz Přihlášení - ISIS. V zobrazeném okně zadáme uživatelské jméno (např. xnova01) a heslo platné do ISISu a školní počítačové sítě. V horní části okna se zobrazuje nabídka systému Aleph, pomocí něhož přistupujeme do katalogu knihovny. Vyhledávání Pro vyhledávání titulů v katalogu knihovny můžeme použít několik druhů vyhledávání. Nejčastěji použijeme základní vyhledávání, proto se v okně webové stránky zobrazuje nejdříve formulář pro základní vyhledávání (zobrazíme ho také kliknutím do nabídky Hledání a rejstříky). Chceme-li vyhledat titul z knihovny, zadáme do pole označeného Zadejte slovo nebo slovní spojení hledané slovo nebo slova. Pokud zapíšeme několik slov, budou vyhledány všechny záznamy, v nichž jsou všechny uvedená slova. Chceme-li, aby zadaná slova byla uvedena vedle sebe, použijeme volbu Ano v nabídce Blízkost slov?. V tom případě při zadání business intelligence vyhledáme jen záznamy, kde je slovo business vedle slova intelligence. Při zadávání hledaných slov nezáleží na tom, zda použijeme malá nebo velká písmena. Operátory AND Při zadávání hledaných slov můžeme používat operátory AND nebo OR. Spojíme-li a OR slova slůvkem AND, znamená to, že požadujeme, aby byly vyhledány záznamy, u nichž jsou všechna slova. Zadáme-li mezi slova OR, požadujeme alespoň jedno z uvedených slov. Oba operátory můžeme použít v jednom dotazu a doplnit závorkami. Můžeme například zadat dotaz: business AND (intelligence OR inteligence) a najít tak záznamy s anglickou i českou verzí slova inteligence. Pomocí základního vyhledávání hledáme zadané slovo či slova ve všech polích záznamu o knize. Prohledáváme tedy název, jména autorů, místo vydání, nakladatele, rok vydání i klíčová slova. Jestliže chceme hledat jen v některém poli (např. podle jména autora), vybereme pole ze seznamu Pole pro vyhledávání. V poli Báze pro vyhledávání můžeme vybrat knihovnu, v jejímž katalogu vyhledáváme. Informace o bázích najdeme po kliknutí do odkazu Databáze v horní části okna. Standardně vyhledáváme ve všech databázích. Vyhledávání můžeme omezit výběrem jazyka (čeština, angličtina, němčina, francouzština), formátu – druhu titulu (knihy, elektronické zdroje, seriály = periodika...) nebo roku vydání.


233

OBR. 15-1: VYHLEDÁVACÍ FORMULÁŘ PRO ZÁKLADNÍ VYHLEDÁVÁNÍ V KATALOGU KNIHOVNY

Výsledky dotazu

Vyhledávání z různých polí

Předchozí dotazy

Objednání knihy

Rezervace knihy

Po kliknutím do tlačítka OK zobrazíme seznam vyhledaných titulů, které odpovídají zadanému dotazu (výsledek hledání zobrazíme také klepnutím do nabídky Výsledky dotazu). Výsledky se zobrazují na stránkách (standardně po 20 titulech). Nad seznamem je uveden počet nalezených záznamů. U každého záznamu najdeme název, nakladatele, autora, rok vydání a dostupnost. Titul může být dostupný ve fyzické podobě, pak najdeme ve sloupci jednotky označení knihovny (popř. knihoven), v níž je k dispozici a počet kusů lomeno počet aktuálně vypůjčených kusů. Je-li titul k dispozici v elektronické podobě nebo je v elektronické podobě k dispozici např. obsah knihy, najdeme ve sloupci Digitální objekt odkaz na elektronickou podobu. Chceme-li hledat v několika různých polích katalogu, použijeme v nabídce Hledání a rejstříky odkaz Vyhledávání z různých polí (v horní části okna pod nabídkou). Zde můžeme vybrat pole, v nichž budeme vyhledávat a zadat klíčová slova stejně jako při základním vyhledávání. Po kliknutí do tlačítka OK se zobrazí počet vyhledaných záznamů pro každé dílčí kritérium (řádek) a celkový počet vyhledaných záznamů, které splňují všechna kritéria. Kliknutím do čísla (počtu záznamů) zobrazíme výsledek dotazu. S výsledkem můžeme pracovat stejně jako s výsledkem základního vyhledávání. Zadání dotazu, pomocí něhož jsme tituly vyhledali, můžeme zobrazit a případně upravit kliknutím do nabídky Hledání a rejstříky. Výsledek aktuálního dotazu zobrazíme kliknutím do odkazu Výsledky dotazu. Jestliže postupně zadáme několik dotazů, můžeme všechny zobrazit včetně počtu nalezených záznamů kliknutím do odkazu Předchozí dotazy. Dotaz označíme kliknutím do čtverečku vedle něj a kliknutím do odkazu Zobrazit nad seznamem dotazů zobrazíme výsledek hledání. Jestliže si chceme knihu vypůjčit v knihovně, klikneme v seznamu výsledků do názvu knihovny, z níž chceme knihu vypůjčit. Zobrazíme tak seznam výtisků dané knihy s informací o dostupnosti výtisku. Ve sloupci dostupnost najdeme předpokládané datum vrácení výtisku nebo „na místě“, což znamená, že je kniha ve skladu knihovny. Kliknutím na odkaz Požadavek v řádku výtisku objednáme vypůjčení knihy. Je-li kniha na místě, bude připravena k vyzvednutí v knihovně do hodiny od objednání. Jakmile bude kniha připravena k vyzvednutí, systém odešle email na adresu uvedenou v registračních údajích uživatele (u studentů zpravidla na školní emailovou adresu). Knihu uživatel vyzvedne v knihovně. Jestliže kniha není na místě, můžeme ji rezervovat. V systému bude zaznamenán požadavek na vypůjčení knihy. Jakmile bude kniha vrácena do knihovny, systém nás informuje


234

emailem. Po obdržení emailu musíme potvrdit, že o knihu máme stále zájem, a kniha bude připravena k vyzvednutí. OBR. 15-2: VÝSLEDEK HLEDÁNÍ V KATALOGU KNIHOVNY

OBR. 15-3: SEZNAM VÝTISKŮ VYBRANÉ KNIHY VE SKLADU KNIHOVNY VŠE

Nápověda

Pokud si s vyhledáváním nevíte rady, pomůže nápověda. Nápovědu zobrazíme kliknutím na odkaz Nápověda v horní části okna. S objednávkou knihy pomohou pracovnice knihovny, ty ale nemohou pomoci s hledáním vhodného titulu, je tedy potřeba vědět, jakou knihu požadujeme.

15.2 On-line informační zdroje na VŠE Na VŠE jsou všem studentům i učitelům zdarma k dispozici elektronické informační zdroje pro vyhledávání odborných článků, hledání odborných knih, prohledávání aktuálního i staršího zpravodajství nebo hledání zákonů ČR. Seznam těchto informačních zdrojů a návody na jejich používání lze najít na webové stránce www.vse.cz/zdroje. Většina zdrojů je po přihlášení dostupná i z počítačů mimo VŠE. Některé jsou dostupné pouze z počítačů školní sítě, např. systém Aspi.

15.2.1 ProQuest Central ProQuest Central je databáze, která umožňuje prohledávání:  článků z cca 20 000 časopisů, z toho cca 15 000 s plnými zněními textů,


235

   

Přístup Návod Jednoduché vyhledávání Advanced Search

Publication Search Výsledky hledání

plných textů 74 000 dizertačních prací, 9 000 tržních zpráv, 46 000 profilů firem, 800 titulů novin. Texty jsou z humanitních a společenských oborů, obchodu, medicíny, aplikovaných přírodních věd, výpočetní a telekomunikační techniky. Databáze je přístupná na adrese www.vse.cz/zdroje/proquest. Pro přístup do databáze z počítačů mimo síť VŠE je třeba zadat uživatelské jméno a heslo platné do ISIS. Podrobný návod k použití databáze je přístupný v pdf formátu na stránce www.vse.cz/zdroje. Po zobrazení webové stránky se zobrazí formulář pro jednoduché vyhledávání (Basic search). Po zadání klíčového slova klikneme na ikonku s lupou. Zobrazí se seznam výsledků. Kromě jednoduchého vyhledávání můžeme použít také tzv. Advanced Search. V něm je možné zadávat složitější kritéria vyhledávání s použitím operátorů a znaků:  AND: musí se vyskytovat obě slova oddělená operátorem and.  OR: musí se vyskytovat alespoň jedno z uvedených slov.  NOT: slovo za not se nesmí vyskytovat.  „text“: text uvedený v uvozovkách musí být přesně v uvedeném tvaru.  ?: Znak ? nahrazuje jeden libovolný znak.  *: Znak * nahrazuje libovolný počet libovolných znaků. Vyhledávat můžeme pomocí tzv. Publication Search. Budeme prohledávat názvy knih a časopisů, které jsou dostupné v databázích. V seznamu výsledků hledání je pomocí ikon označen formát, v němž je vyhledaný titul dostupný: abstrakt, plný text, plný text v PDF. Vedle výsledků vpravo se zobrazuje nabídka dalších kritérií, pomocí nichž můžeme zúžit výsledek hledání. Můžeme např. omezit typ dokumentů, které chceme prohledávat (Scholarly Journals, Magazines, Trade Journals, Dissertations & Theses). Můžeme výsledky omezit pouze na recenzované publikace. Nad vyhledanými výsledky se zobrazí rámeček Suggested subject, kde se nabízí příbuzná témata. V seznamu výsledků hledání označíme záznamy, s nimiž chceme dále pracovat, kliknutím do čtverečku. Vybrané vyhledané články je možné vytisknout, poslat emailem nebo uložit do souboru. Zadání dotazu je možné uložit kliknutím na Create alert. V zadaném časovém intervalu pak bude systém automaticky odesílat emailem odkazy na články, které odpovídají uloženému dotazu.

15.2.2 ANOPRESS IT

Dotaz základní

Anopress IT je databáze, která obsahuje plné texty novinových a časopiseckých článků, přepisy televizních a rozhlasových relací, informace z vybraných českých i zahraničních zpravodajských internetových serverů. Informace v databázi jsou aktualizovány každý den v 7 hodin ráno. Kompletní seznam všech sledovaných médií zobrazíme po přihlášení do databáze pomocí odkazu Sledovaná média. V databázi je možné vyhledávat články podle klíčových slov a datumu vydání nebo procházet jednotlivé zdroje. Odpovídá tedy na dotazy typu, co se psalo v zadané době o zadaném tématu nebo na dotazy typu, co psaly zadané noviny v zadaný den. Databáze je přístupná z počítačů v síti VŠE a po přihlášení i z počítačů mimo síť VŠE. Pro použití databáze použijeme internetový prohlížeč. Na stránce www.vse.cz/zdroje klikneme do odkazu Anopress IT. Nyní můžeme zadat klíčová slova, je-li klíčových slov více, můžeme použít operátory např. AND (požadujeme obě klíčová slova), OR (požadujeme jedno ze zadaných slov), NOT (slovo nesmí být uvedeno). V pravé části můžeme zaškrtnutím vybrat jazyk. V další části formuláře omezíme období, ze kterého mají být vyhledané články. Můžeme omezit i zdroje, které mají být prohledávány. Zdroje vybíráme ze seznamu. Podobně


236

v seznamu můžeme zaškrtnout témata, která chceme prohlížet. Po vytvoření dotazu klikneme do tlačítka Vyhledat. OBR. 15-4: VYHLEDÁVACÍ FORMULÁŘ V SYSTÉMU ANOPRESS IT

Dotaz formulářový

Výsledek

Záložka dotaz formulářový slouží k položení strukturovaného dotazu, který může být tvořen současně až čtyřmi poli. Podmínky zadané v jednotlivých polích mohou platit zároveň, když vybereme Operátor mezi řádky AND, nebo jsou to varianty, když vybereme operátor OR. Můžeme vyplnit tyto řádky:  Všechna tato slova: jednotlivá slova, oddělená čárkou, která se musí ve vyhledaných článcích vyskytovat všechna.  Alespoň jedno slovo: jednotlivá slova, oddělená čárkou, z nichž se alespoň jedno musí vyhledaných článcích vyskytovat.  Žádné z těchto slov: jednotlivá slova, oddělená čárkou, z nichž se žádné nesmí vyhledaných článcích vyskytovat.  Přesná fráze: fráze nebo věta, která se musí ve vyhledaných článcích vyskytovat. Další části formuláře vyplníme stejně jako u základního dotazu. Všechny články, které odpovídají zadaným kritériím, se zobrazí pomocí v seznamu. Články můžeme seřadit podle data publikování, zdroje, nadpisu či dalších kritérií. Ve výchozím nastavení jsou seřazeny podle skóre, které je přidělováno například podle počtu výskytů klíčových slov. Kliknutím na název článku zobrazíme plné znění textu vyhledaného článku. Článek lze označit a označené články vyexportovat.


237

OBR. 15-5: VÝSLEDEK HLEDÁNÍ V SYSTÉMU ANOPRESS IT

Celé zdroje

Nápověda

Pomocí Anopress můžeme zobrazit články z vybrané rubriky či stránky vybraného zdroje. Tato funkce je k dispozici pro texty vydané v posledních 14 dnech. Pro vyhledání článků použijeme záložku Celé zdroje. Zde vybereme postupně skupinu zdrojů (např. celostátní tisk), oblast (např. celostátní deníky), zdroj (MF Dnes), datum a rubriku či stránku. Ve výsledku zobrazíme seznam článků ve stejném rozložení jako při hledání podle klíčových slov. Vpravo dole v systému najdeme odkazy na podrobnou nápovědu k systému i k tvorbě dotazů v systému.

15.2.3 ASPI

Spuštění ASPI

Systém ASPI slouží pro vyhledávání veškerých právních předpisů ČR a SR v nových i starších zněních. Obsahuje také judikaturu (rozhodnutí soudů a dalších orgánů), výklady, vzory smluv a dalších právních dokumentů, anotaci související literatury či komentáře a další doplňující informace. V systému jsou uloženy všechny právní předpisy od roku 1945 a vybrané předpisy od roku 1811. Právní a ekonomické časopisy jsou ukládány od roku 1990. Systém je aktualizován jednou týdně. Systém ASPI je pro studenty dostupný na počítačích v počítačových učebnách. Na ploše poklepeme na ikonu Programy, dále na Menu, vybereme Informační zdroje a z nich vybereme Aspi pro Win. Není-li ikona Programy zobrazena, najdeme Menu na disku Y ve složce W32. Po spuštění programu se zobrazí úvodní obrazovka (viz obr. 15-6), na níž jsou zobrazeny novinky v systému ASPI.


238

OBR. 15-6: ÚVODNÍ OBRAZOVKA ASPI

Vyhledání předpisu

Chceme vyhledat právní předpis. Klikneme do tlačítka Předpisy. V zobrazeném dialogovém okně zadáme, jaký předpis chceme vyhledat. Předpisy je možné vyhledávat podle mnoha různých kritérií, například:  číslo předpisu,  druh předpisu (zákon, vyhláška),  autor předpisu (kliknutím na tlačítko zobrazíme seznam možných autorů předpisů),  název předpisu,  oblast úpravy (kliknutím do tlačítka zobrazíme nabídku různých oblastí úpravy),  datum schválení, nabytí účinnosti nebo zrušení předpisu. Vyhledávat můžeme také fulltextově v textech předpisů. Kritéria v jednotlivých polích můžeme pochopitelně kombinovat. OBR. 15-7: DIALOGOVÉ OKNO PRO VYHLEDÁVÁNÍ PRÁVNÍCH PŘEDPISŮ


239

Po zadání kritérií klikneme do tlačítka Hledání nebo stiskneme klávesu Enter . Zobrazíme seznam všech předpisů, které odpovídají zadaným kritériím. V seznamu jsou červeně zobrazeny zrušené předpisy. Kliknutím na předpis a poté na tlačítko Informace o záznamu vlevo nad seznamem zobrazíme základní informace o předpisu (typ předpisu, autor, oblast či oblasti úpravy, datum schválení, platnosti a účinnosti). OBR. 15-8: SEZNAM PŘEDPISŮ, KTERÉ ODPOVÍDAJÍ ZADANÝM KRITÉRIÍM

Poklepáním na položku seznamu zobrazíme text vybraného předpisu. V hodní části okna je osnova předpisu, v dolní části plný text předpisu. Pomocí pole Zn. v panelu nástrojů můžeme vybrat různé varianty znění předpisu podle doby platnosti varianty (pokud existuje více variant). Pomocí dalších tlačítek na panelu nástrojů lze zobrazit nadřazené a související předpisy, prováděcí vyhlášky, předpisy EU, vyhlášky vlády, literaturu apod. Tlačítkem Odkaz na stejnopis částky zobrazíme seznam částek (sešitů) sbírky zákonů s datem vydání a seznamem zákonů publikovaných v každé částce. Kliknutím na odkaz lze zobrazit text vybrané částky v pdf formátu. OBR. 15-9: OBČANSKÝ ZÁKONÍK V ASPI

15.3 Seznam použitých zdrojů a citace117 Informace uváděné v seminárních, bakalářských i diplomových pracích musí být podloženy seriózními informačními zdroji. Platí, že u každého údaje, který není 117

Tato kapitola byla zpracována s využitím informací na stránkách http://ciks.vse.cz/citace/. Na těchto stránkách najdete další podrobnější informace.


Bibliografické informace

Kniha

Příspěvek ve sborníku

Článek v časopise

Článek v elektronické m časopise Elektronické zdroje

Webová stránka

240

předpokládaným čtenářům obecně známý, by měl být uveden zdroj. V případě seminární práce by zdroje měly být uvedeny u všech informací, které nejsou obecně známé studentům předmětu, pro který je práce zpracovávána. Zdroj by také měl být uveden u všech informací, které jsou klíčové pro seminární práci. Zdroj uvedeme i tam, kde na daný problém existuje více odborných názorů. Pro účely tohoto textu budeme odlišovat citace a seznam zdrojů (pramenů). Pod pojmem citace v tomto textu rozumíme označení místa v textu, kde je použit zdroj. Zpravidla na konci dokumentu bývá uveden seznam zdrojů (bibliografie). Někdy se pojmem citace označuje jedna položka v seznamu zdrojů, v tomto textu budeme používat pojem zdroj. Způsob uvádění zdrojů upravuje norma ISO 690. U každého zdroje je potřeba uvádět jméno autora, název článku či knihy případně původní název a jeho překlad, vydavatele a datum vydání či zveřejnění, název edice, číslo časopisu, standardní identifikátor jako např. ISBN u knih. U elektronických zdrojů se uvádí typ nosiče (např. CD nebo online), dostupnost (např. url adresa), u zdrojů z internetu uvádíme datum aktualizace a datum citování. Datum citování se uvádí do hranatých závorek za zkratku vid. (viděno) nebo cit. (citováno). U knihy nebo jiného samostatného dokumentu bude tedy uvedeno Jméno tvůrce či tvůrců, název dokumentu (knihy) [typ nosiče u elektronických zdrojů, např. online]. Vydání. Místo. Nakladatel. Datum publikování. Datum aktualizace. [u elektronických zdrojů z internetu uvedeme vid. = viděno a datum, kdy byla informace na webu]. Název a číslo edice. Standardní identifikátor (např. ISBN). U on-line zdrojů dostupnost (url adresa). Tj. například:  ECO, Umberto. Jak napsat diplomovou práci. Přeložil Ivan Seidl. Olomouc: Votobia, 1997. Velká řada, sv. 27. ISBN 80-7198-173-7.  RUBINSTEIN, Ariel. Economic fables [e-kniha]. Cambridge (UK): Open Book Publishers, 2012 [vid. 2013-10-25]. ISBN 978-1-906924-79-9. Dostupné z: http://www.openbookpublishers.com/reader/136. Pro příspěvek ve sborníku či knize je třeba uvádět také tvůrce a název sborníku. Za název příspěvku se uvede In: jméno tvůrce sborníku. Název sborníku. Za informace o vydání sborníku se uvede rozsah stran, na nich je konkrétní uváděný příspěvek.  KRÁMSKÁ, L. Zjišťování premorbidního intelektu v psychologii. In: KRÁMSKÝ, D., ed. Kognitivní věda dnes a zítra. Liberec: Bor, 2009, CogniSci, s. 127–138. ISBN 978-80-86807-553. Chceme-li jako zdroj použít článek v časopise, uvádíme jméno autora, název článku, název časopisu, datum vydání, ročník a číslo časopisu, stránky časopisu, na kterých byl článek publikován a ISSN časopisu (standardní číslo, které jednoznačně identifikuje časopis).  MENKHOFF, Lukas a TAYLOR, Mark P. The Obstinate passion of foreign exchange professionals: technical analysis. Journal of Economic Literature. December 2007, vol. 45, no. 4, s. 936-972. ISSN 0022-0515. Je-li časopis dostupný na webu, přidáme za název [online] a doplníme datum citování a url adresu, na níž je článek publikován.  DUFKA, Jiří. StaréMapy.cz - zkušenosti z pilotního provozu. Ikaros [online]. 2013, roč. 17, č. 7 [vid. 2013-10-31]. ISSN 1212-5075. Dostupný z: http://ikaros.cz/node/7984 I u on-line zdrojů je potřeba uvádět všechny požadované údaje. Není-li údaj na webu k dispozici, není vhodné tento zdroj používat, protože není věrohodný. Citovat je možné příspěvek na webu. Uvádíme autora, název příspěvku i název webu, na němž byl příspěvek publikován, dále datum publikování (aktualizace) a datum citování v hranatých závorkách za zkratkou vid. (viděno) nebo cit. (citováno). Autorem údajů může být např. firma, v tom případě se uvede jako autor název firmy.  KLIMÁNKOVÁ, Gabriela. Pojištění chat a chalup: které je nejlevnější?. In: Měšec: váš průvodce finančním světem [online]. 29.10.2013 [vid. 2013-10-29]. ISSN 1213-4414. Dostupné z: http://www.mesec.cz/clanky/pojisteni-chat-a-chalup-ktere-je-nejlevnejsi/. Zdrojem může být webová stránka, v tom případě uvádíme jméno či název tvůrce stránky, její název, název webu [online], vydavatel a datum vydání, datum citování a url adresu stránky (nikoli adresu celého webu). Vydavatelem je ten, kdo je zodpovědný za obsah webu, zjistíme to nejčastěji z kontaktních informací na webu.


241

 CZECHINVEST. Business angels. CzechInvest [online]. Praha: CzechInvest, ©1994–2012 [vid. 2012-10-23]. Dostupný z: http://www.czechinvest.org/business-angels  Osobnosti hospodářských dějin. Euroekonom.cz [online]. [vid. 2012-10-30]. Dostupné z: http://www.euroekonom.cz/osobnosti.php Web Jsou-li data čerpána z celého webu, uvedeme název webu, datum aktualizace, datum citování a url adresu webu.  Rada pro výzkum, vývoj a inovace [on-line]. Praha: Rada pro výzkum, vývoj a inovace, ©2012. Poslední změna 31.10.2013 14.56 [vid. 2013-11-01]. Dostupné z: http://www.vyzkum.cz/. Citace Zdroj propojíme s textem pomocí citace. V odborném textu můžeme používat několik druhů citací: Přímá citace Přímá citace znamená, že ze zdroje doslovně přebíráme text. Převzatý text je potřeba odlišit od vlastního textu. Většinou se uvádí v uvozovkách a často bývá formátován kurzívou. Většinou se uvádí, že by přímé citace neměly tvořit více než 10 % celého textu. Pochopitelně záleží na typu publikace, např. v recenzi může být přímých citací více. Parafráze Citací je i parafráze. Jestliže myšlenky publikované v některém zdroji popisujeme vlastními slovy, musíme vždy uvádět citaci. Převzaté Ze zdrojů můžeme přebírat hodnoty, grafy či obrázky. I v tomto případě uvádíme citaci. hodnoty Jestliže uvádíme jakákoli čísla, musí být zřejmé, odkud jsou převzata. Citace v textu mohou být uváděny několika způsoby: Harvardský styl  Harvardský styl používá zjednodušený odkaz v kulatých závorkách v textu. Do kulatých závorek se uvede příjmení autora, rok vydání citované publikace a čísla stránek, z nichž je citováno, např. (Novák 2013, s. 52). Při použití tohoto způsobu citací se na konci práce uvádí seznam zdrojů abecedně podle jména autora bez číslování. Číselný odkaz  Číselný odkaz: Při použití tohoto způsobu má každý použitý informační zdroj svoje jedinečné číslo v celé práci. Toto číslo je mu přiděleno při prvním použití. Zdroje jsou tedy číslovány postupně podle místa první citace. V textu se uvádí číslo zdroje, popř. citovaná strana v závorkách. Můžeme používat kulaté nebo hranaté závorky. Citace bude mít tento tvar (1 s. 46). Jestliže použijeme stejný zdroj několikrát, bude na všech místech označen stejným číslem. Při použití tohoto způsobu citací je na konci práce uveden seznam zdrojů s čísly. Poznámky pod  Poznámky pod čarou: Citace jsou uváděny pomocí poznámek pod čarou nebo vysvětlivek, čarou které jsou vloženy na konci každé stránky nebo na konci každé kapitoly či celého textu. První citace každého zdroje by měla obsahovat všechny bibliografické informace o zdroji a případně číslo stránky, z níž čerpáme. Jestliže stejný zdroj citujeme později znovu, je možné citaci zkrátit. Můžeme uvést příjmení autora, zkratku ref. a číslo poznámky pod čarou, v níž je uvedena kompletní informace (např. Novák, ref. 2, s. 45) nebo příjmení autora, název citovaného zdroje a číslo stránky (Řebíček a kol.: Měření podnikové výkonnosti). Seznam použitých zdrojů je uveden v abecedním pořadí, nečísluje se.

Shrnutí 1. CIKS poskytuje studentům, zaměstnancům i dalším uživatelům informační zdroje v klasické i elektronické podobě. 2. V knihovnách VŠE je možné vypůjčit literaturu absenčně (domů) nebo prezenčně ve studovně. 3. Knihy k vypůjčení je možné vyhledávat a objednávat v on-line katalogu knihovny. 4. ProQuest Central je databáze odborných článků z mnoha vědních oborů, která je dostupná on-line. 5. ANOPRESS IT je on-line databáze novinových a časopiseckých článků. 6. Systém ASPI je dostupný na počítačích ve škole. Obsahuje právní předpisy a související dokumenty. 7. Všechny zdroje použité při zpracování odborných textů je třeba uvést. V textu se označují citace, na konci textu pak seznam použitých zdrojů.


243

Rejstřík Access, 9 advanced search, 235 aktualizace polí, 109 aktualizovat, 202 analýza ukazatelů vytvořené hodnoty, 226 animace podokno, 125 pořadí, 126 spuštění, 126 úvodní, 125 závěrečné, 127 animace grafu, 127 animace SmartArtu, 127 asistent, 123 ASPI, 237 automatické ukládání, 101 automaticky propojit, 202 barvy, 118 používání, 119 barvy motivu vlastní, 118 bibliografické informace, 240 blok textu, 199 celé zdroje, 237 centrum zdrojů, 227 CIKS, 231 služby, 231 citace, 241 čára, 200 časová osa, 171 časování, 126 vyzkoušení, 125 časování snímku, 125 části stránky, 215 číselné pole, 178 číselný odkaz, 241 čísla stránek, 195 číslo stránky, 111 článek v časopise, 240 článek v elektronickém časopise, 240 datový model, 172 datový pruh, 204 datový symbol, 202, 207 datový typ, 178 datum a čas, 179 datum stavu, 226 detaily, 168 doporučené kontingenční tabulky, 163 dotaz akční, 183 formulářový, 236 křížový, 183 uložení, 180 výběrový, 183

základní, 235 dráhy pohybu, 127 dynamická sada, 183 efekt doba trvání, 125 možnosti, 126 efekty motivu, 120 exportovat, 129 Faktury, 160 filtr, 168, 174 kopírovat jinam, 176 omezení počtu sloupců, 176 použít znovu, 175 vlastní, 175 vymazat, 175 filtr grafu, 173 filtry, 165 firma Encián, 131 formát, 124 formát čísla, 179 formát obrazce, 214 formát pozadí, 121 formát úkolů, 223 formátování dlouhého textu, 178 formátování zdroje, 116 funkce, 134 funkce DENTÝDNE, 162 funkce Když, 143 funkce MĚSÍC, 162 funkce Month, 186 funkce okraje a úchytů, 211 funkce SVYHLEDAT, 162 funkce ZVOLIT, 162 graf, 148 bublinový, 153 formát prvků, 156 formátování prvků, 153 kombinovaný, 154 legenda, 154 mřížka, 154 název, 154 osy, 154 paprskový, 152 plošný, 151 popisky, 156 povrchový, 151 prstencový, 152 pruhový, 150 přidávání prvků, 153 sloupcový, 150 spojnicový, 151 tabulka dat, 154 typ, 154

15 Informační zdroje a služby knihovny úpravy, 124 uspořádání objektů, 157 velikost, 157 výsečový, 153 XY bodový, 153 zobrazovaná oblast, 156 grafika pozadí, 121 skrýt, 122 guma, 93 Harvardský styl, 241 hledání výsledky, 235 hypertextový odkaz, 92 K čemu slouží OneNote OneNote účel, 83 kalendář základní, 221 zdrojů, 221 kalendář organizace, 227 kapátko, 119 karta Návrh, 107 karta Rozložení, 107 karta Vložení, 211 kaskádová aktualizace polí, 181 kaskádové odstranění polí, 181 klávesové zkratky při promítání, 129 kniha, 240 knihovny, 231 komentáře, 113 komprese, 108 komprimovat obrázky, 214 konec stránky, 105 kontejner, 84 kontextová karta Analýza, 166 kontextová karta Návrh, 165 kontextové karty, 107 kontingenční diagram, 206 další úpravy, 207 kontingenční graf, 172 kontingenční tabulka, 164 kopírování, 168 kontingenční tabulka a graf, 159 kopie formátu, 200 kopírování, 135 zachovat pouze text, 101 kopírovat formát, 141 kořen předlohy, 117 kotva objektu, 108 křížový odkaz, 109 licence, 227 Licence, 160 listy, 133 lupa, 133, 198, 210 Lync, 8, 61 Apple Mac, 62

244 audiovizuální volání, 70 běžná schůzka, 72 další možnosti, 76 diskuse na učebnách, 62 formy komunikace, 67 fotografie, 62 globální adresář, 64 hlasování, 79 instalace, 12, 62 karta kontaktu, 65 katalog záznamů, 82 kontakty, 64 mobilní zařízení, 62 nastavení schůzky, 76 odeslání souboru, 68 osobní zpráva, 67 otázky a odpovědi, 78 oznámení o nepřítomnosti, 67 pozvánka na schůzku, 74 prezentace PowerPointu, 77 předání a uvolnění řízení, 81 předsálí, 74 role uživatelů na schůzce, 75 rychlé zprávy, 61, 68 rychlé zprávy z OWA, 69 řádek nabídek, 62 řízení předsálí, 75 sdílení plochy, 81 skupiny, 64 souběžné konverzace, 71 správa obsahu, 81 stav uživatele, 66 tabule, 78 telefonický hovor, 70 ukončení schůzky, 76 umístění, 64 upozornění na změnu stavu, 65 virtuální obhajoby, 61 vzdálané porady, 61 vzdálená výuka, 62, 82 vzdálené konference, 61 vzdálené obhajoby, 61 zahájení schůzky, 71 záznam schůzky, 81 způsoby komunikace, 67 manažerské činnosti, 217 Microsoft Publisher, 209 mimopracovní doba, 222 mobilní verze OneNote, 100 motiv uložení, 122 možnosti aplikace PowerPoint, 129 možnosti rozložení, 108 načtení dat z Excelu, 182 náklady, 218

15 Informační zdroje a služby knihovny náklady na projekt, 225 náklady na zdroj, 225 nakreslit textové pole, 215 nápověda, 234, 237 nastavení polí hodnot, 167 nastavit prezentaci, 127 návrh, 124 návrhová mřížka, 180 nepřetržitý seznam obrázků, 124 nová tabulka, 177 objednání knihy, 233 oblasti kontingenční tabulky, 165 obrazce, 216 obrázek, 156, 211 obrázek ze souboru, 123 oddíl, 84, 105 barva, 85 pořadí, 86 přejmenování, 85 skupina. viz odemčení dokumentu, 113 odkaz na jiný list, 134 na jiný sešit, 134 na odstavec, 93 na poznámkový blok, 93 na stránku, 93 odkaz na oddíl, 92 odmocnina, 144 odpověď na komentář, 114 odrážka obrázek, 118 odrážky, 88, 104 změna, 117 odsazení, 88, 103 odstavec, 103 odstranění výpočtových položek a polí, 171 Office 365, 7 distribuční server pošty, 9 formy aplikací, 7 licence na VŠE, 9 portál, 10 profilová fotografie, 10 přihlášení, 9 Office Pro Plus instalace, 11 ohraničení a zvýraznění, 211 ochrana oddílu heslem, 98 okno obrazců, 198 Okno Publisheru, 209 omezení pevná, 223 pružná, 222 středně pružná, 222

245 úkolu, 223 OneDrive, 7 účet Microsoftu, 7 OneDrive pro firmy, 7 aplikace, 28 aplikace OneDrive pro firmy, 29 dílčí weby, 28 instalace, 12 interní průzkum, 27 kolekce webů, 13 mobilní zařízení, 14 náhled, 22 nahrání souboru, 14 nový soubor, 16 odkaz mimo firmu, 20 průzkumy, 24 rekapitulace sdílení, 20 rezervace, 21 sdílení, 19 sdílení složek, 21 sledování, 18 složky, 17 stažení kopie, 21 synchronizace, 14, 29 uložení do úložišť, 23 úprava dokumentu, 17 verze souboru, 16 veřejný průzkum, 24 vlastnosti dokumentu, 18 webové aplikace, 23 zahájení synchronizace, 29 OneNote, 8 OneNote online, 23 OneNote po spuštění, 84 OneNote ve OneDrive, 99 OneNote ve OneDrive Pro, 98 online obrázky, 123 operátory AND a OR, 232 organizační diagram, 123, 207 další úpravy, 208 oříznout, 213 oříznout na obrazec, 213 Outlook, 8 adresáře, 41 adresát odpovědí, 43 další účty, 36 distribuční skupiny, 43 doporučení pro zpracování pošty, 38 druhy osobních informací, 35 důležitost, 43 fotografie a stav uživatele, 47 hlasovací tlačítka, 44 hledání zpráv, 52 kategorie, 48 kdo to je, 47

15 Informační zdroje a služby knihovny klientská a webová aplikace, 35 kompaktní navigace, 36 kontakt, 59 kopie, 40 kopie zprávy do kontaktů, 51 náhled složky, 36 nastavení Outlooku, 35 našeptávač, 42 neúplné jméno, 41 nevyžádaná pošta, 51 nový kalendář, 58 nový kontakt, 59 odeslání zprávy, 39 odložení doručení, 43 odpověď a postoupení, 47 odvolání zprávy, 44 okno Outlooku, 36 opakovaná událost, 55 opakované použití zprávy, 44 oznámení o nepřítomnosti, 52 oznámení o přečtení zprávy, 43 podokna zprávy, 46 podokno čtení, 37 podokno složek, 37 podokno zpráv, 37 podpisy, 38 pravidla, 50 prohlížení zpráv, 47 přečtené či nepřečtné, 48 předat kontakt dál, 60 přechod do modulu Kalendář, 53 přesná adresa, 41 rychlé kroky, 50 řazení zpráv, 48 sdílená schránka, 52 sdílení kalendáře, 58 seznam denních úkolů, 55 schůzka, 56 skrytá kopie, 40 skupiny kalendářů, 58 skupiny kontaktů, 60 Složky, 37 složky úkolů, 60 tisk zprávy, 47 třídění do složek, 49 účty v Outlooku, 35 událost, 55 upozornění na došlou poštu, 41 úprava zprávy, 44 uspořádání kalendáře, 54 vlastní úkol, 60 vypršení, 43 změna dalších kalendářů, 58 změna schůzky, 57 značky zpracování, 49

246 zpráva bez předmětu, 43 označování textu, 102 panel nástrojů Rychlý přístup, 131 parafráze, 241 pás karet, 132 peněžní jednotka, 140 pero a zvýrazňovač, 93 pevná mezera, 102 pevné náklady, 225 písma motivu, 119 písmo, 103, 200 počítaná položka, 169 počítané pole, 170 počítání s čísly a datumy, 186 podmíněné formátování, 144 Podniky, 160 podokna úloh, 197 podokno Navigace na stránce, 210 podsestava, 194 možnost zvětšení, 195 pole formátování, 194 popis, 178 PowerPoint, 9 poznámka pod čarou, 109 poznámkový blok, 83 nový, 85 vlastnosti, 85 zavření, 85 poznámky, 115 editace, 87 poznámky pod čarou, 241 poznámky v textu, 215 pozvat osoby, 100 pracovní prostor, 210 pracovní týdny, 221 pravidla správa, 146 typy, 146 primární klíč, 178 prodloužení výpůjčky, 232 Programy, 160 Project, 218 Project Online, 227 projekty, 227 výhody, 227 projekt aktualizace, 226 informace, 220 nový, 218 uložení, 220 projekty, 217 příklady, 217 propojení podformuláře, 192 průřez, 171

15 Informační zdroje a služby knihovny předchozí dotazy, 233 přesunutí pole, 190 převzaté hodnoty, 241 přidání textového pole, 190 přihlášení, 115 přijímání a odmítání změn, 114 přiřazení zdroje úkolu, 221 příspěvek ve sborníku, 240 přístup, 235 psaní ve Wordu, 101 psát, 93 publication search, 235 Publisher, 9 referenční integrita, 181 registrace, 231 relace, 161, 162, 177, 182 odstranění, 180 typy, 180 úpravy, 183 relační databáze, 177 relativní a absolutní adresování, 141 relativní adresování, 135 revize, 112 sloučení, 113 zobrazení, 113 rezervace knihy, 233 režim plánování, 220 režimy zobrazení, 133 rozložení, 115, 189 rozložení kontingenční tabulky, 166 rozložení snímků nové, 120 rozšířená časová osa, 126 rychlá analýza, 139, 148, 149 rychlé rozložení, 158 řazení, 184 sada barev, 118 sada ikon, 204 Sdílení na OneDrive, 100 sdílet se schůzkou, 100 seřadit, 173 seskupení, 193 seskupit, 212 sestava části, 193 zdroj dat, 193 zobrazení, 193 sestavy, 226 seznam, 84 seznam vzorců, 171 SharePoint, 7 cesty k webům, 31 instalace SP Designeru, 12 obsah webu, 32 Propagované odkazy, 31 RSS kanály, 34

247 složky webů, 32 synchronizace knihovny, 34 upozorňování, 32 veřejné SP weby, 34 zaslání odkazu na web, 32 Zobrazování, 34 skupina oddílů, 84 skupiny, 169 skupiny příkazů, 132 sledovací Ganttův diagram, 226 SmartArt formát, 124 formátování, 123 směrný plán, 218, 226 snímek, 183 souhrnné úkoly, 223 souhrny ve výsledku dotazu, 188 spojnice, 198 spouštění dialogového okna, 132 státní svátky, 221 stavový řádek, 133 stránka, 84, 211 název, pořadí, 86 struktura listu, 132 styl nový, 103 použití, 104 úprava, 104 založený na, 104 styl kontingenční tabulky, 165 styly, 88 styly grafů, 158 styly obrazců, 157 styly obrázků, 214 styly WordArt, 157 šablona, 86 nový dokumet ze šablony, 111 připojení, 112 uložení, 111 úprava, 111 úprava stylů dle šablony, 112 tabulka, 137, 139 návrhové zobrazení, 177 psaní do tabulky, 107 rozložení, 122 vložení, 107 vzhled, 122 z Excelu, 122 tabulkový program, 131 text, 199 titulek, 108 formát, 109 popisek, 108 titulkový pruh, 132 tok textu, 105

15 Informační zdroje a služby knihovny tvar, 156 tvůrce výrazů, 186 událost do OneNote, 95 událost do Outlooku, 94 úchyt, 135 úchyty a body v obrazci, 198 ukazatel, 198 ukládání dat, 178 ukládání poznámek, 85 úkol omezení, 222 vložení, 219 úkol do Outlooku, 94 úkoly, 217 uložení sešitu, 136 uložení výkresu, 200 uložit jako, 129, 212 umístění obrázků, 108 úprava grafu, 172 úpravy dokumentu, 113 úpravy obrázků, 108 upřesnění hodnot, 226 upřesnit, 175 úvodní stránka, 105 vazba FF, 222 SF, 222 SS, 222 vazby mezi úkoly, 222 velikost, 211 velikost obrázku, 108 více datových polí, 168 více řádkových polí, 168 více sloupcových polí, 168 Visio k čemu slouží, 197 spuštění, 197 vlastní pole, 227 vlastní seznam, 136 vlastnosti, 190 vlastnosti polí, 178 vlastnosti spojení, 187 vložení obsahu, 110 úpravy a formát, 110 vložení řádku, 136 vložit, 91 vodítko, 200 vrácení knihy, 232 vyhledání předpisu, 238

248 vyhledání titulu, 232 vyhledávání, 232 dle autora, 97 dle značek, 97 jednoduché, 235 textových poznámek, 96 zvukových poznámek, 97 vyhledávání z různých polí, 233 výplň, 200 výplň snímku, 121 vyplnit dolů, 140 výpůjční lhůta, 231 výraz s textem, 187 výřez z Exploreru, 91 výsledek, 236 výsledky dotazu, 233 vytisknout, 129 vytyčování, 135 vzhled stránky, 105 vzorec, 134 web, 241 webová stránka, 240 webový výkres, 200 Word, 9 přihlášení, 101 začátek číslování stránek, 111 záhlaví a zápatí stejné jako minulé, 111 zámek, 113 zarovnat, 213 zdroj dat formuláře, 190 zdroje, 217 materiálové, 224 nákladové, 224 pracovní, 224 získat odkaz ke sdílení, 100 změna pozice, 207 změnit barvy, 158 značka, 89 souhrn, 90 vlastní, 90 znovu použít snímky, 116 zobrazení dokumentu, 102 zobrazení prezentujícího, 128 zobrazení publikace, 210 zobrazit, 184 zobrazit vše, 101 zpět, 101 zvuk, 125


250

Manažerská informatika Efektivní komunikace a prezentace

Recommend Documents