Business English OSOBNÍ A PÍSEMNÁ KOMUNIKACE, TELEFONOVÁNÍ, PORADY, VYJEDNÁVÁNÍ, PREZENTACE. Zuzana Hlavičková. velmi lehce

Chcete umět profesionálně komunikovat v anglickém jazyce? Napsat správně e-mail či dopis a bez problémů telefonovat? Přesvědčivě vyjednávat, vést prezentace a aktivně se účastnit porad? S touto knížkou to snadno zvládnete!

Zuzana Hlavičková

velmi lehce

A N G L I Č T I N A

Business English

V příručce najdete fráze a slovní spojení běžně užívané v nejčastějších prakontaktů a telefonování přes formulování obchodních dopisů a e-mailů až po vyjednávání, porady a prezentace. Fráze jsou pro přehlednost uspořádány do dvojjazyčných sloupečků a doplněny užitečnými a jazykovými tipy a slovíčky. Knížka je určena pro manažery, obchodníky, asistentky i studenty, kteří potřebují zvládnout základy obchodní komunikace, a je vhodná i jako doplňkový materiál v kurzech obchodní angličtiny. DÁLE DOPORUČUJEME:

Grada Publishing, a.s., U Průhonu 22, 170 00 Praha 7 tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400 e-mail: [email protected], www.grada.cz

ANGLIČTINA Business English

covních, obchodních i společenských situacích – od navazování pracovních

velmi lehce

OSOBNÍ A PÍSEMNÁ KOMUNIKACE, TELEFONOVÁNÍ, PORADY, VYJEDNÁVÁNÍ, PREZENTACE Zuzana Hlavičková

A N G L I Č T I N A

Business English

OSOBNÍ A PÍSEMNÁ KOMUNIKACE, TELEFONOVÁNÍ, PORADY, VYJEDNÁVÁNÍ, PREZENTACE Zuzana Hlavičková

Grada Publishing

Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

PhDr. Zuzana Hlavičková

Angličtina Business English

Osobní a písemná komunikace, telefonování, porady, vyjednávání, prezentace Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, 170 00 Praha 7 tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400 www.grada.cz jako svou 6063. publikaci Odpovědná redaktorka Eva Modrá Korektura anglických textů Brian David Gonzales Grafická úprava a sazba Antonín Plicka Návrh a zpracování obálky Jan Dvořák Počet stran 160 První vydání, Praha 2016 Vytištěno v České republice © Grada Publishing, a.s., 2016 ISBN 978-80-247-5906-7 (ePub) ISBN 978-80-247-5905-0 (pdf) ISBN 978-80-247-5611-0 (print)

Obsah ■ 5

Obsah O autorce �� 7 Předmluva �� 8 1. Making Contacts / Navazujeme kontakty �� 9 1.1 First Contact / První kontakt �� 9 1.2 Starting and Finishing Conversation / Zahájení a ukončení rozhovoru �� 16 1.3 Making an Appointment / Sjednání schůzky �� 19 1.4 Welcoming Visitors to the Company / Uvítání návštěvníků ve firmě �� 26 2. Telephoning / Telefonování �� 31 2.1 Starting a Phone Call / Zahájení telefonického rozhovoru �� 31 2.2 Telephone Conversation / Telefonický rozhovor �� 34 2.3 Connecting a Call / Přepojení hovoru �� 38 2.4 Not Accessing the Right Person at the Right Time / Nedovoláme se správné osobě nebo ve správnou dobu �� 41 2.5 Leaving or Taking a Message / Necháváme nebo přijímáme vzkaz �� 45 2.6 Problems with a Call / Problémy s telefonickým hovorem �� 47 2.7 Ending a Call / Ukončujeme telefonát �� 50 2.8 Using Mobile Phones and Answering Machines / Mobily a záznamníky �� 54 3. Meetings / Porady a jednání �� 59 3.1 Starting a Meeting / Zahájení porady či jednání �� 59 3.2 Minutes and Organization of the Meeting / Zápis a organizace porady �� 64 3.3 The Agenda of the Meeting / Program porady či jednání �� 67 3.4 Keeping a Meeting under Control / Řídíme poradu �� 70 3.5 Discussion and Reactions from the Participants / Diskuse a reakce účastníků �� 74 3.6 Closing the Meeting / Ukončení porady �� 80 3.7 Cancelling or Postponing a Meeting / Zrušení či přesunutí jednání či porady �� 84 4. Negotiations / Vyjednávání �� 87 4.1 Starting a Dialogue / Zahájení rozhovoru �� 87 4.2 Making Suggestions and Offers / Návrhy a nabídky �� 89 4.3 Expressing Positive Reactions / Vyjadřujeme pozitivní reakce �� 93 4.4 Compromising and Resolving Conflicts / Děláme ústupky a řešíme konflikty �� 95 4.5 Giving Negative Reactions / Reagujeme negativně �� 100 4.6 Concluding a Negotiation / Ukončení vyjednávání �� 103

6 ■ ANGLIČTINA Business English

5. Presentations / Prezentace �� 106 5.1 Opening a Presentation / Zahájení prezentace �� 106 5.2 The Main Part of a Presentation / Hlavní část prezentace �� 110 5.3 Pictures and Graphs / Obrázky a grafy �� 113 5.4 Concluding a Presentation / Ukončení prezentace �� 118 5.5 Questions and Answers / Otázky a odpovědi �� 121 6. E-mails and Letters / E-maily a dopisy �� 124 6.1 Starting a Business Letter / Začátek obchodního dopisu �� 124 6.2 Starting an E-mail / Začátek e-mailu �� 125 6.3 Salutation / Oslovení �� 127 6.4 Introduction of a Business Letter or E-mail / Úvod obchodního dopisu nebo e-mailu �� 129 6.5 Business Correspondence / Obchodní korespondence �� 133 6.6 Invitations to Meetings and Social Events / Pozvánky na porady a společenské události �� 138 6.7 Other Reasons for Formal Correspondence / Další důvody formální korespondence �� 140 6.8 Letters of Appreciation and Congratulation / Děkovné a blahopřejné dopisy �� 143 6.9 Closing a Business Letter or E-mail / Zakončení obchodního dopisu nebo e-mailu �� 147 6.10 Attachments / Přílohy �� 151 6.11 Out-of-office Reply / Odpověď v nepřítomnosti �� 152 Dodatek �� 154 Abbreviations and Accronyms / Zkratky a akronymy �� 154 Jobs and Functions / Pracovní místa a funkce �� 157 Departments of a Company / Oddělení ve firmě �� 158

O autorce ■ 7

O autorce PhDr. Zuzana Hlavičková Vystudovala anglistiku a nordistiku na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze. Již od studií se věnuje překladům a výuce angličtiny, v současné době pracuje jako lektorka angličtiny na Univerzitě Karlově, kde mj. vede kurz obchodní angličtiny. Řadu let rovněž působila v oblasti mezinárodních vztahů. Je autorkou knihy Angličtina Společenská konverzace (Grada Publishing, 2014).


Předmluva Příručka, kterou máte před sebou, je určena všem, kteří angličtinu používají při své práci, ať už se jedná o manažery, obchodníky, asistentky, zaměstnance zahraničních společností či vědecké pracovníky. V dnešním globalizovaném světě se angličtina stala nezbytnou součástí „výbavy“ každého člověka, který se chce pohybovat v mezinárodním prostředí. To, čemu říkáme Business English, je vlastně souborem frází a výrazů pro různé situace, které může zažít každý, kdo navazuje profesionální kontakt se zahraničními partnery – a rozhodně se nejedná jen o čistě obchodní vztahy. Určitě se hodí vědět, jak se správně vyjádřit v nejrůznějších situacích, které nám, kdo nejsme rodilými mluvčími, mohou přinést horké chvilky – například když se máme poprvé setkat s novými zahraničními kolegy, řídit poradu, poslat mail či telefonovat v angličtině. V této knížce najdete pomůcku pro celou řadu obdobných situací. Příručka je rozdělena do šesti tematických kapitol. V první kapitole Making Contacts najdete fráze a výrazy, které oceníte, chcete-li se zahraničními partnery kontakt poprvé navázat. Druhá kapitola Telephoning obsahuje přehled nejrůznějších frází, které můžete použít, když někomu voláte či když telefonát přijímáte, případně se dovolat nemůžete a chcete nechat vzkaz. Máte-li se připravit na náročné jednání či poradu, můžete se inspirovat frázemi ve třetí kapitole Meetings. Pokud však vaše jednání přejde do náročnější fáze a budete muset vyjednávat, najdete pomoc ve čtvrté kapitole Negotiations. Pátá kapitola Presentations vás provede výrazy, na které se hodí nezapomenout, když si chcete pro své publikum připravit přehlednou prezentaci. V šesté kapitole E-mails and Letters naleznete základní fráze pro písemnou komunikaci – elektronickou poštou či dopisem. V každé kapitole naleznete přehled základních výrazů k dané problematice ve formě anglicko-českého slovníčku a také kulturní a jazykové tipy. Ty by vám měly usnadnit komunikaci a napomoci k větší sebejistotě při vystupování. Výrazy, které se užívají spíše v neformálních situacích, jsou označeny informal, za slovy, která patří specificky do britského kontextu, naleznete v závorce zkratku BrE (British English) a u termínů používaných spíše v americké angličtině zkratku AmE (American English). Na samém závěru příručky naleznete přehled nejčastěji užívaných zkratek a akronymů a přehled názvů pracovních míst a funkcí. Přeji vám hodně úspěchů při komunikaci s vašimi anglicky mluvícími pracovními partnery! Zuzana Hlavičková

Making Contacts / Navazujeme kontakty ■ 9

1. Making Contacts / Navazujeme kontakty Při pracovním či obchodním setkání s lidmi, s nimiž se neznáme, bychom měli udělat tři věci: Navázat kontakt (make contact), pohovořit o sobě a případně o své zemi (talk about ourselves) a zjistit základní informace o nich (find out about the other person). Pokud tyto tři základní prvky dobře ovládnete, bude pro vás profesionální komunikace snadnou záležitostí.

1.1 First Contact / První kontakt Možná si nejste jistí, jak pozdravit a jak se představit, když se s někým setkáte poprvé. Je vhodné zvolit spíše formální pozdrav, nebo se od prvního okamžiku chovat neformálně? Nejlepší rada je počkat, jak vaši partneři přivítají vás. Možná zjistíte, že méně formální způsob komunikace bude vhodný až po čase, když se navzájem lépe poznáte. Spíše formální způsob pozdravu se určitě hodí při setkání s lidmi staršími, než jste vy, či pokud se poprvé setkáte s někým, kdo zastává pozici vyšší než vy. Pokud máte schůzku s kolegou či s někým, kdo je na stejné úrovni jako vy, je neformální pozdrav zcela na místě.

Greetings / Pozdravy Good morning/Good afternoon/ Good evening, Mr Smith.

Dobrý den/dobré odpoledne/ dobrý večer, pane Smithe.

How are you?

Jak se máte?

How are you doing?

Jak se vám vede?

I’m so happy to see you again.

Jsem tak rád, že vás zase vidím.

It’s always a pleasure to see you.

Vždy vás rád vidím.

Responding to Greeting / Odpověď na pozdrav Fine, thanks. And you?

Dobře, děkuji. A vy?

Very well. And you?

Velmi dobře. A vy?


Celkem dobře, děkuji.

Good to see you too.

Také vás rád vidím.

LANGUAGE

Not too bad, thanks.

TiP

Pozdrav „Good morning“ je vhodné použít, když v době před obědem zdravíme lidi, které známe málo nebo vůbec. Ty, které známe dobře, můžeme neformálně pozdravit třeba jen „Morning“. Obdobně zdravíme málo známé či neznámé lidi pozdravem „Good afternoon“, a to v době mezi obědem a odpoledním čajem. Po 6. hodině večerní je vhodný pozdrav „Good evening“. V případě osob, které dobře známe, můžeme opět použít při pozdravu jen zkrácený tvar „Evening“.

USEFUL

Pozdrav „Hello“ se hodí v kteroukoli denní dobu, ale pouze v případě, že lidi, které zdravíme, oslovujeme křestním jménem. „Hi“ je velmi neformální pozdrav a použijeme ho v případě, že se s tím, koho zdravíme, dobře známe. TiP

HANDSHAKES • Ve většině anglicky mluvících zemí je obvyklé podat si při představení ruku (greet each other with a handshake). • Váš stisk by měl být pevný. Pokud je slabý, můžete u svých obchodních partnerů vyvolat pocit, že nejste silná osobnost. • Při podání ruky se partnerovi dívejte do očí (look your partner in the eye). Pokud se budete dívat jinam, mohou si lidé myslet, že něco skrýváte nebo že nejste dostatečně přátelští. • Usmějte se, podejte ruku a představte se.

Introducing Yourself / Představujeme se Allow me to introduce myself. I am…

Dovolte mi, abych se představil, já jsem…

May I introduce myself? My name is… Rád bych se vám představil, jmenuji se… Sorry to bother you, but can I just introduce myself quickly?

Omlouvám se, že vás obtěžuji, ale můžu se jen rychle představit?


I just wanted to introduce myself. I don’t believe we’ve met before. My name is…

Chtěl bych se jen představit. Nemyslím, že jsme se už setkali, jmenuji se…

I don’t think we’ve actually met formally yet. I’m…

Myslím, že jsme se ještě formálně neseznámili. Já jsem…

Saying Something about Your Job / Řekneme něco o své práci I’m from… (company)

Jsem ze společnosti…

I work for…

Pracuji pro…

I’m with…

Pracuji pro/u…

I’m in charge of…

Mám na starosti…

I’m responsible for…

Jsem odpovědný za…

My job involves…

Moje práce zahrnuje…

I handle…

Zabývám se…

I oversee…

Dohlížím na…

Introducing Someone Else / Představujeme druhé I’d like to introduce you to…

Rád bych vás představil…

There’s someone I’d like you to meet. This is…

Chtěl bych vám někoho představit. Tohle je…

Meet my friend Paul Smith.

Seznamte se s mým přítelem Paulem Smithem.

Let me introduce…

Seznamte se s…

Have you met my colleague?

Už ses seznámil s mojí kolegyní?

I think you have met Mr Green before.

Myslím, že s panem Greenem už se znáte.

May I introduce you to Mrs Black?

Mohu vám představit paní Blackovou?


I’d like you to meet Ms Clarence Abbot.

Rád bych vám představil paní Clarence Abbotovou.

You’ve met Richard, haven’t you?

S Richardem už se znáte, že?

Responding to an Introduction / Odpověď na představení Těší mě.

It’s nice to meet you.

Rád se s vámi setkávám.

Nice to meet you.

Těší mě.

My pleasure.

Potěšení je na mé straně.

I’m pleased to meet you.

Jsem rád, že vás poznávám.

I’m really glad to meet you.

Velmi rád vás poznávám.

It’s really nice to meet you.

Moc rád vás poznávám.

Sorry, I didn’t catch your name.

Omlouvám se, ale nezachytil jsem vaše jméno.

Hi. Nice/good to meet you. (informal)

Ahoj, rád tě poznávám.

Hello. Pleased to meet you.

Zdravím. Mám radost, že jsme se setkali.

PRACTICAL

USEFUL

How do you do? (very formal)

TiP

Větu „How do you do?“ použijeme, když je nám formálně představena nová osoba nebo když se s někým setkáváme poprvé ve formální situaci. Na tuto otázku neočekáváme jinou odpověď než „How do you do?“ Naopak u otázky „How are you?“ je standardní odpovědí „I’m fine, thank you. And you?“ bez ohledu na to, jak se skutečně máme. Velmi obvyklá a spíše neformální je otázka „How are you doing?“ Odpověď obvykle zní „Great!“ nebo „Fine!“ EXAMPLE

Paul: Mr Levitan, may I introduce Robert Wilkinson from Forest Bank? Pane Levitane, mohu vám představit Roberta Wilkinsona z Forest Bank? Paul: Mr Wilkinson, this is Fabrizio Levitan. He’s responsible for our account ing division. Pane Wilkinsone, to je Fabrizio Levitan. Má na starosti naši účtárnu.


Mr Wilkinson: How do you do? I’m very pleased to meet you, Mr Levitan. Těší mě. Velmi rád vás poznávám, pane Levitane.

USEFUL

Mr Levitan: I’m pleased to meet you too, Mr Wilkinson. Také vás rád poznávám, pane Wilkinsone. TiP

Základní pravidla představování Představování bude mnohem jednodušší, pokud si zapamatujeme několik jednoduchých pravidel. • V obchodním kontaktu je níže postavená osoba (a person of lower rank) představena osobě s vyšší hodností (higher rank) či funkcí. Obdobně je nejdříve představen ten, kdo je mladší, nebo muž ženě. • Své jméno vyslovte jasně a zřetelně, aby si ho váš partner snáze zapamatoval. • Při podání ruky můžete jen říct své jméno a vynechat pozdrav, aniž by to bylo považováno za nezdvořilé. • Vzhledem k tomu, že angličtina nerozlišuje tykání a vykání, můžeme neformální kontakt navázat tak, že při představení požádáme, ať nás dotyčný oslovuje křestním jménem. Například: „Hello, my name is John Smith. Call me John.“

LANGUAGE

• Odpověď na představení by měla mít stejnou míru formálnosti jako představení samotné. TiP

Jaký je rozdíl mezi zkratkami Mr, Mrs, Ms and Miss? Zkráceným tvarem Mr (Mister) označujeme muže, ať svobodného či ženatého (a married or single man). Zkratka Mrs (vyslovujeme „misis“) se užívá v případě vdané, rozvedené či ovdovělé ženy (a married, divorced or widowed woman). Mladou ženu, která dosud nebyla vdaná (a young woman who has never been married) můžeme označit Miss (slečna). V posledních desetiletích se však toto oslovení stále více omezuje na velmi mladé dívky, u dospělých žen bývá (především, ale nejen) v USA považováno za politicky nekorektní.


Bezpečnější tedy bude používat zkratku Ms (vyslovujeme “miz”), která se hodí v případě ženy nad 20 let, u níž nevíme, zda je vdaná či nikoli (a woman over 20 when we don’t know if she is married or not). Všechna tato oslovení používáme vždy pouze ve spojení se jménem, např. Mr Tay lor, Ms Whittaker atd.

Giving and Asking for Business Cards / Předání a vyžádání si vizitky Máte vizitku?

Could I have your business card?

Mohl bych dostat vaši vizitku?

Can I get your phone number or e-mail address?

Mohu dostat vaše telefonní číslo nebo e-mailovou adresu?

What is the best way to contact you?

Jaký je nejlepší způsob, jak se s vámi spojit?

Can I get your contact information?

Mohu dostat vaše kontaktní údaje?

Let me give you one of my business cards.

Dovolte, abych vám dal vizitku.

My contact information is on my business card. Let me give you one.

Moje kontaktní údaje jsou na mé vizitce. Dovolte mi, abych vám jednu dal.

You can reach me by calling the number on my business card.

Můžete mě zastihnout na čísle uvedeném na mé vizitce.

My e-mail address is on my business card.

Moje e-mailová adresa je na mé vizitce.

USEFUL

Do you have a business card?

TiP

Jak předávat vizitky? Přestože dnes pomalu vítězí elektronická média nad papírem, vizitky mají stále velký význam. Je to totiž nejjednodušší způsob, jak druhé osobě předat důležité informace a kontakt na sebe. Předávání a přijímání vizitek má svá pravidla, která je rozhodně dobré znát. • Vizitky se předávají zpravidla pravou rukou. • Vizitku, kterou obdržíme, je třeba si vždy prohlédnout, popřípadě říci nějaký stručný komentář.


• Za obdrženou vizitku dáváme svou. Pokud svou vizitku nemáte, popřípadě ji druhé straně dát nechcete, je třeba se omluvit. • Vizitky je vhodné mít v pouzdře. Stejně tak se doporučuje ukládat do pouzdra i obdrženou vizitku.

Farewells / Pozdravy při rozloučení Good-bye.

Nashledanou.

Stay in touch.

Zůstaňte v kontaktu.

So long!

Zatím nashledanou!

See you soon!

Uvidíme se brzy!

Farewell!

Sbohem!

It was nice meeting you.

Rád jsem vás poznal.

I hope to see you soon.

Doufám, že se brzy uvidíme.

It was good to see you.

Rád jsem vás viděl.

It was great to see you again.

Velmi rád jsem vás zase viděl.

Have a good day.

Hezký den.

Have a safe journey home.

Šťastnou cestu domů.

Enjoy the rest of your stay.

Příjemný zbytek pobytu.

I look forward to seeing you again.

Těším se, že se znovu setkáme.

Reactions to Farewells / Odpovědi na pozdravy při rozloučení Good-bye. It’s been nice to meet you too.

Nashledanou. Také jsem vás rád viděl.

Bye. See you later/I’ll be seeing you. (informal)

Nashle. Uvidíme se později.

Bye-bye. Take care.

Nashledanou. Opatrujte se.

See you.

Uvidíme se.


We’ll keep in touch.

Zůstaneme v kontaktu.

Keep in touch! (informal)

Ozvi se mi!

Thanks, you too.

Děkuji, vám také.

Vocabulary

to be in charge of sth – mít na starost co to be pleased – být potěšen to bother sb – obtěžovat někoho business card – vizitka to contact – kontaktovat handshake – podání ruky to introduce sb – představit někoho to keep in touch – zůstat v kontaktu to look forward to sth – těšit se na něco to meet sb – setkat se s někým

1.2 Starting and Finishing Conversation / Zahájení a ukončení rozhovoru Pro každého, kdo chce navázat dobrý kontakt s obchodními či pracovními partnery, je důležité umět se ptát a zajímavě konverzovat, ale také zdvořile změnit téma či rozhovor ukončit.

Starting a Conversation / Zahájení konverzace I believe we’ve exchanged e-mails, haven’t we?

Myslím, že jsme si vyměnili e-maily, je to tak?

We’ve spoken on the phone before, right?

Už jsme spolu mluvili po telefonu, že?

Your name sounds a bit French. Do you have relatives in France?

Vaše jméno zní francouzsky. Máte příbuzné ve Francii?

Do you mind if I join you?

Můžu se k vám přidat?


Excuse me, you must be Peter Smith.

Promiňte, vy musíte být Peter Smith.

Excuse me, have we met?

Promiňte, my se známe?

I really enjoyed your talk this morning. Dnes dopoledne se mi opravdu líbil váš proslov. Have you been here long?

Už jste tu dlouho?

Do you know many people here?

Znáte tady mnoho lidí?

Do you mind me asking…?

Mohl bych se vás zeptat…? (na něco osobního/citlivého)

Excuse me, can I talk to you for a minute?

Promiňte, můžu s vámi na chvilku mluvit?

Can I ask you something?

Mohu se vás na něco zeptat?

Changing the Topic / Změna tématu By the way, I would like to mention…

Mimochodem rád bych se zmínil o…

That reminds me of something similar. To mi připomíná něco obdobného. Speaking of that, I would just like to point out that…

Když už o tom mluvíme, rád bych zdůraznil, že…

Oh, there’s something else I wanted to ask you.

Chtěl jsem se vás zeptat ještě na něco (jiného).

This has got nothing to do with what we’re talking about, but…

Nemá to nic společného s tím, o čem jsme mluvili, ale…

Finishing the Conversation / Ukončení konverzace If you’ll excuse me, I must just go and Pokud mě omluvíte, musím jen někoho jít say hello to someone. pozdravit. It’s been nice talking to you. See you again soon.

Rád jsem s vámi pohovořil. Brzy se zase uvidíme.

Would you excuse me a moment? I’ll be right back.

Omluvíte mě na chvilku? Budu hned zpátky.

18 ■ ANGLIČTINA Business English *

Měl bych raději už jít, je příliš pozdě.

I’m sorry but I think I should be going now.

Omlouvám se, ale budu už muset jít.

I’d love to continue our conversation, but…

Moc rád bych pokračoval v tomto rozhovoru, ale…

Well, I don’t want to take up any more of your time.

Nechci vás už dále zdržovat.

USEFUL

I’d better be going, it’s late.

TiPS

Co na sebe při obchodním či pracovním jednání Při prvním setkání s novými lidmi, s nimiž jste se ještě nikdy neviděli, je velmi důležitý první dojem (first impression). Ten totiž může ovlivnit průběh celé schůzky. Vzbudíte-li u druhé strany kladný první dojem, můžete si být jisti, že se schůzka bude odvíjet v příznivém duchu. • Velmi důležité je zvolit správné oblečení a držet se pravidel odívání (dress code) pro daný typ příležitosti či prostředí. To, co si obléknete na schůzku, zaujme vašeho obchodního partnera a podle toho si o vás udělá dojem. • I když výběr vhodného oblečení závisí na typu akce a obchodního partnera, v žádném případě byste neměli přijít jen v košili s krátkým rukávem, v tričku, svetru nebo v teniskách. Doporučuje se neformálně elegantní styl (smart casual style), jehož součástí je alespoň sportovní sako či blejzr (sports jacket or blazer), které můžete následně svléci. Nutností však není kravata (tie). • Na oficiální schůzky mohou muži zvolit smoking (tuxedo), černý nebo šedý oblek (black or grey suit). Pamatujte však na to, že po šesté hodině večerní se šedý oblek nenosí. • Ženy by pak neměly mít odhalená ramena a elegantní sukně (smart skirt) by neměla být kratší než několik centimetrů nad kolena. Doporučuje se nosit punčochy (stockings). Elegantní kalhoty s blůzou či kalhotový kostým (pantsuit) jsou samozřejmě také běžnou součástí šatníku moderní ženy.

Vocabulary

blazer – sako uvolněného stylu business (style) – pracovní formální (styl) business casual (style) – pracovní neformální (styl)


button-down shirt – košile s připnutými špičkami límečků casual trousers – neformální kalhoty collared shirt – košile s límečkem dress code – pravidla stylu oblékání (na pracovišti) long sleeve shirt – košile s dlouhými rukávy pantsuit – kalhotový kostým smart casual (style) – neformálně elegantní (styl) smart jeans – elegantní džíny smart pants – elegantní kalhoty smart skirt – elegantní sukně stockings – punčochy suit – oblek sweater – svetr tie – kravata turtleneck – rolák

1.3 Making an Appointment / Sjednání schůzky Umění domlouvat, měnit a rušit schůzky (make, change and cancel appointments) je v obchodní komunikaci důležitou dovedností. Pro mnoho lidí je tento typ činnosti jednou z hlavních náplní jejich práce. Když schůzku sjednáváme, je velmi důležité, aby každý ze zúčastněných získal jasnou představu o všech detailech domluvy. V této kapitole naleznete fráze, které můžete použít, abyste svoji schůzku mohli rychle a jasně naplánovat.

Asking for an Appointment / Žádáme o schůzku I would like to arrange an appointment Chtěl bych si sjednat schůzku s panem with Mr Black to discuss… Blackem a projednat… Could you indicate a suitable time and Mohl byste prosím navrhnout vhodný čas place to meet? a místo pro setkání? Would it be possible to meet on Friday at your office to discuss…?

Bylo by možné se setkat v pátek ve vaší kanceláři, abychom projednali…?

If possible, I would like to come by and see you tomorrow.

Pokud je to možné, rád bych se za vámi zastavil zítra.


I was wondering if we could get together on Tuesday.

Napadlo mě, jestli bychom se mohli sejít v úterý.

Could I visit you later today?

Mohl bych vás ještě dnes navštívit?

Can we get together and talk about this?

Můžeme se sejít a promluvit si o tom?

Is there a good time for us to get together on Monday?

Najdeme čas, abychom se v pondělí sešli?

I was wondering if you would have time to meet for an hour to check on the progress of our project.

Neměl byste prosím čas se na hodinu setkat ohledně postupu našeho projektu?

Can we meet (up) to talk about…?

Můžeme se sejít, abychom si promluvili o… ?

Agreeing to an Appointment / Souhlasíme se schůzkou I would be available to discuss the matter on Wednesday at 10 am.

Hodilo by se mi tu záležitost projednat ve středu v 10 hodin.

Tuesday sounds fine. Shall we say around 3 pm in my office? (informal)

Úterý zní dobře. Řekněme kolem třetí u mě v kanceláři?

That suits me perfectly.

To se mi skvěle hodí.

Thank you for your invitation. I agree with the proposed time.

Děkuji vám za pozvání. Souhlasím s navrženým časem.

Asking for Confirmation / Žádáme o potvrzení Please confirm if this date and time is suitable/convenient for you.

Potvrďte, zda se vám toto datum a čas hodí.

Can you let me know if this is OK for you? (informal)

Můžete mi dát vědět, jestli se vám to hodí?

Can you let me know if this works for you? (informal)

Můžete mi dát vědět, jestli vám to vyhovuje?


Suggesting a Time / Navrhujeme čas What time is best for you?

Jaký čas je pro vás nejlepší?

When would it be a good time for you? Kdy by se vám to hodilo? Šel by čtvrtek v 9 hodin ráno?

Would Tuesday suit you?

Hodilo by se vám úterý?

Would you be available on Tuesday?

Byl byste k dispozici v úterý?

Could we meet at 10 am on Monday the 3rd of July?

Mohli bychom se setkat v 10 hodin v pondělí 3. července?

Is it possible to meet on Friday?

Je možné se setkat v pátek?

Would you be free in the afternoon of the 7th at 4 pm?

Měl byste volno sedmého (v měsíci) ve čtyři odpoledne?

We need to discuss our plans and it will take a couple of hours. Would you be available on Friday early in the morning?

Musíme projednat naše plány a to bude trvat několik hodin. Byl byste k dispozici v pátek brzy ráno?

How about meeting in my office at about 12:30?

Co se sejít v mé kanceláři asi ve 12:30?

LANGUAGE

Would 9 am on Thursday be OK?

TiP

Předložky při vyjádření času V angličtině je důležité věnovat pozornost použití správných předložek při vyjádření času. Českou předložku „v“ můžeme přeložit jako „in“, „on“ a „at“, záleží na tom, jaký časový úsek chceme označit. • Mluvíme-li o jednotlivých dnech, používáme předložku „on“: např. on Monday. • Pro části dne používáme předložku „in“: např. in the morning. • Při spojení názvu dne s jeho částí se však použije předložka „on“: např. on Monday morning. • Delší časová období jako jsou měsíce, roční období, roky, staletí atd. se pojí s předložkou „in“: např. in July, in 2015. • Jedná-li se o přesný čas, použijeme předložku „at“. Čas může mít podobu hodinového údaje (v sedm hodin, v půl deváté…) nebo může být pojmenován


speciálním slůvkem (o půlnoci, v poledne apod.): at seven o’clock, at half past eight, at noon. • Pro zajímavost: se slovem weekend se pojí předložka „at“ nebo „on“, záleží na tom, jedná-li se o britskou nebo americkou angličtinu: at the weekend (BrE), on the weekend (AmE).

Saying a Time is Not Convenient / Říkáme, že čas se nám nehodí Unfortunately, I will be away on business during the week of March 6–11, so I will be unable to meet you then.

Bohužel v týdnu od 6. do 11. března budu na služební cestě, takže se s vámi nebudu moct v té době setkat.

I will be out of the office on Wednesday and Thursday, but I will be available on Friday afternoon.

Ve středu a ve čtvrtek budu mimo kancelář, ale budu k dispozici v pátek odpoledne.

I’m tied up then. How about the day after?

V té době už mám závazky. Co tak o den později?

Unfortunately, I am double booked on Bohužel mám na den, kdy jsme se the day we arranged to meet. Would it domluvili na schůzce, další povinnosti. Bylo by možné sejít se jindy? be possible to make another date? Sorry, my calendar is full on Monday.

Je mi líto, můj kalendář je v pondělí plný.

I don’t have time on Tuesday.

V úterý nemám čas.

I’m sorry, I’ve got another meeting then.

Je mi líto, mám v té době jinou schůzku.

I’m afraid I can’t. I’m out of town that day.

Obávám se, že nemohu, jsem v ten den mimo město.

Monday morning is not good for me, I’m sorry. (informal)

V pondělí ráno se mi to nehodí, je mi líto.

I can’t make it tomorrow at 2 pm. (informal)

Zítra ve dvě odpoledne to nestihnu.


Suggesting an Alternative Time or Date / Navrhujeme jiný čas nebo den Would it be possible to arrange another time later in the week?

Bylo by možné se domluvit na jiný čas později v tomto týdnu?

I wonder whether we could postpone our meeting?

Chtěl bych se zeptat, zda můžeme naše setkání odložit?

However, if you were available the following week, I would be glad to arrange a meeting with you.

Pokud byste ale byl k zastižení v následujícím týdnu, rád bych si s vámi sjednal schůzku.

How about next Friday, instead?

Co třeba místo toho příští pátek?

Maybe 11 am, instead? (informal)

Možná tedy raději v 11:00?

Can we make it a bit later, say 4 pm? (informal)

Můžeme se domluvit na trochu později, řekněme ve 4?

Could you do/make it at 1 pm? (informal)

Mohl bys to stihnout v 1 odpoledne?

Would you be free to meet early next week?

Budete mít volno začátkem příštího týdne?

Agreeing to a Time and Date / Souhlasíme s hodinou a datem That’s fine. I’ll see you then.

To se hodí. Takže se uvidíme.

That sounds good/great (to me).

To zní dobře/skvěle.

Yes, let’s try that.

Ano, zkusme to.

Perfect, let’s do it then.

Výborně, udělejme to (v ten den).

Great, let’s do that.

Skvělé, pojďme to tak udělat.

Settled/agreed.

Dojednáno.

10:30 on Wednesday the 7th. Perfect. Thank you.

10:30 ve středu sedmého. Perfektní. Děkuju.


Cancelling an Appointment / Rušíme schůzku Bohužel, vzhledem k nepředvídaným Unfortunately, due to some unforeseen business, I will be unable záležitostem nebudu moci dodržet naši to keep our appointment for tomorrow domluvu na schůzku zítra odpoledne. afternoon. I could not reach you on the phone, so I am writing you this e-mail to tell you I have to cancel your appointment for tomorrow. I’m extremely sorry for any inconvenience.

Nemohl jsem vás zastihnout telefonem, takže vám píšu tento e-mail, abych vám sdělil, že musím zrušit zítřejší schůzku. Omlouvám se za způsobené nepříjemnosti.

S lítostí vám musím oznámit, že se Regretfully, I have to inform you nemohu zúčastnit plánovaného setkání, that I will not be able to attend our proposed meeting, and shall therefore a proto bude muset být zrušeno. have to cancel. Bohužel musím zrušit naši středeční I’m afraid I have to cancel our meeting on Wednesday, as something schůzku, protože mi do toho přišlo něco nečekaného. unexpected has come up.

Apologising / Omlouváme se Omlouvám se za případné nepříjemnosti.

I am afraid I must inform you that I have to postpone our meeting.

Je mi to líto, ale bohužel vás musím informovat, že musím naši schůzku posunout.

I’m sorry about cancelling. (informal)

Je mi líto, že jsem to musel zrušit.

LANGUAGE

I apologise for any inconvenience.

TiP

APPOINTMENT or MEETING Termínem appointment se většinou označuje setkání dvou lidí, kde jde o profesi alespoň jednoho z nich. Pokud tedy máte pracovní schůzku například s dodavatelem, jde tam o profesi vás obou. Můžete však mít i schůzku s lékařem, kde jde o profesi jen jednoho z vás (lékaře). Slovem meeting se označuje jednání ve skupině osob.

USEFUL

Making Contacts / Navazujeme kontakty ■ 25 TiP

Jak sjednat schůzku • Schůzku či obchodní jednání je vhodné domluvit několik týdnů předem (a few weeks beforehand) telefonicky nebo e-mailem. • Krátké neformální schůzky mohou být domluveny jen s malým předstihem (at short notice). • Při domlouvání obchodní schůzek se snažte vyhnout měsícům červenci a srpnu a také období kolem státních svátků (around the times of national holidays). • Pokud schůzku musíme zrušit (to cancel a meeting), je důležité zachovat zdvořilý formální styl.

Vocabulary

appointment – schůzka, jednání to arrange – zařídit to arrange an appointment with sb – domluvit si s někým schůzku available – dostupný, disponibilní to book an appointment – zamluvit si schůzku to cancel – zrušit to clash with sth – kolidovat s čím date – schůzka (soukromá) inconvenience – nepříjemnost to keep an appointment – dodržet termín schůzky to make an appointment to see sb – domluvit si schůzku u někoho to make an appointment with sb – domluvit si schůzku s někým meeting – jednání to postpone – odložit to plan – plánovat to reschedule an appointment – přesunout schůzku schedule – časový plan to suit – hodit se to take a day off – vzít si den volna to take the day off – vzít si ten den volno

PRACTICAL

26 ■ ANGLIČTINA Business English EXAMPLE

Peter: Hi. I have an appointment with Mr Clark. My last name is Harding. Dobrý den. Mám schůzku s panem Clarkem. Moje příjmení je Harding. Assistant: Yes, Mr Clark, your appointment is for 3 pm on Friday. Ano, pane Smithe, schůzku máte plánovánu na pátek v 15 hodin. Peter: That’s correct, but unfortunately there is a conflict in my schedule. Can I reschedule it for Monday afternoon? To souhlasí, ale bohužel se mi to s něčím kříží (v programu). Mohu schůzku přesunout na pondělí odpoledne? Assistant: The only time he can make it is on Monday is at 3 pm. Jediná doba, kdy by to šlo, je v pondělí v 15:00. Peter: Is it possible to meet him a bit earlier? Je možné se s ním setkat o něco dříve? Assistant: I’m sorry but he is booked up on Monday. Je mi líto, ale v pondělí má plný program. Peter: What about Tuesday at 2 pm, then? A co v úterý ve čtrnáct hodin? Assistant: Yes, sir. That would suit him. So your appointment is now rescheduled for next Tuesday at 2. Ano, to by mu vyhovovalo. Takže vaše schůzka je nyní naplánována na příští úterý ve 14 hodin.

1.4 Welcoming Visitors to the Company / Uvítání návštěvníků ve firmě Navštíví-li váš obchodní partner sídlo vaší firmy osobně, je vhodné ho zdvořile uvítat. Není-li osoba, s níž má mít schůzku, připravena ho přijmout hned, můžeme nabídnout pomoc či občerstvení. Můžeme také nezávazně pohovořit na lehká společenská témata, tzv. small talk.

Greeting Visitors / Zdravíme návštěvy Welcome to our company.

Vítejte v naší společnosti.

On behalf of our director I am happy to welcome you to the Best Products Company.

Jménem ředitele bych vás rád uvítal ve firmě Best Products.


You can leave your things here / in my Můžete si nechat věci tady / v mé office / at the reception desk. kanceláři / v recepci. I’ll take you around to meet the team.

Zavedu vás za týmem.

Let me take you to the development department.

Vezmu vás do vývojového oddělení.

I’ll let Mr Jones know you’re here.

Dám panu Jonesovi vědět, že už jste tady.

He’ll be right with you.

Hned za vámi přijde.

Please take a seat while you wait.

Posaďte se prosím, než přijde.

Offering Assistance / Nabízíme pomoc Is there any way that I can help you?

Mohu vám nějak pomoci?

Please, have a seat. / Please, take a seat.

Prosím, posaďte se.

Can I get you anything?

Mohu vám něco přinést?

Do you need anything?

Potřebujete něco?

If you need to use a phone or a computer, please let me know.

Pokud budete potřebovat použít telefon nebo počítač, tak mi prosím řekněte.

Can we do anything for you?

Můžeme pro vás něco udělat?

Do you need a hotel / a taxi / any information?

Potřebujete hotel / taxi / informaci?

Explaining that There’s a Problem / Vysvětlujeme, že nastal problém I’m afraid Mr Jones is in a meeting all afternoon. Can I take a message?

Je mi líto, pan Jones má celé odpoledne jednání. Mohu mu něco vyřídit?

I’m sorry, but he/she’s out of the office Je mi líto, ale je právě mimo kancelář. at the moment. Ms Green just phoned that she’s very sorry but she’s stuck in a traffic jam.

Paní Greenová právě telefonovala, že se velice omlouvá, ale že uvízla v dopravní zácpě.


She’ll be away about another half hour, so she asked me to show you round the company while you’re waiting.

Bude pryč ještě asi půl hodiny, takže mě požádala, abych vás mezitím provedla po firmě.

Offering Refreshments / Nabízíme občerstvení Can I offer you something to drink?

Mohu vám nabídnout něco k pití?

Would you like a cup of tea or coffee while you are waiting?

Dal byste si čaj nebo kávu, než přijde?

Do you take milk and sugar?

Dáte si mléko a cukr?

Please help yourself (to the biscuits (BrE) /cookies (AmE)).

Nabídněte si (sušenky).

Accepting Hospitality / Přijímáme nabídku občerstvení A cup of coffee, please.

Šálek kávy, prosím.

Just black. / Milk and sugar, please.

Černou. / S mlékem a cukrem, prosím.

Some water would be nice.

Trochu vody by bylo fajn.

Small Talk While Waiting / Obecná konverzace při čekání How was your journey?

Jakou jste měl cestu?

Did you have a good journey?

Měl jste dobrou cestu?

Did you have any problem finding us? Našel jste nás dobře? What was the weather like in Manchester? I believe it rains a lot.

Jaké bylo počasí v Manchesteru? Myslím, že tam hodně prší.

Is this your first time in Prague / visit to Prague?

Je to vaše první návštěva v Praze?

What time did you arrive last night?

V kolik hodin jste včera večer přijel?


Na jak dlouho jste tady?

I hope you like it (here).

Doufám, že se vám (tu) líbí.

Is your hotel comfortable?

Je váš hotel pohodlný?

We have some brochures for you to read through about our company while you are waiting.

Máme tu brožury o firmě. Nechcete si je (při čekání) přečíst?

Let me tell you a bit about the company while we’re waiting for him.

Řeknu vám něco o firmě, zatímco na něj čekáme.

PRACTICAL

So how long are you here for?

EXAMPLE

Visitor: Good morning. Dobrý den. Receptionist: Good morning. How can I help you? Dobrý den. Co byste potřebovala? Visitor: My name is Mary Smith. I’m visiting from Canada and I would like to speak to Dr. Kerrington. Jmenuji se Mary Smithová. Jsem tu na návštěvě z Kanady a chtěla bych mluvit s Dr. Kerringtonem. Receptionist: Sure, just a moment. Jistě, chviličku. (Telefonuje.) His assistant will be here in a minute. Jeho asistentka tu hned bude . Assistant: Good morning. I’m Dr. Kerrington’s assistant. My name’s Jane. Dobrý den, já jsem asistentka Dr. Kerringtona. Jmenuji se Jane. Visitor: Hello. I’m Mary Smith. Zdravím. Já jsem Mary Smithová. Assistant: Welcome to our company. Dr. Kerrington is busy at the moment, but he will be available soon. Please take a seat. Vítejte v naší firmě. Dr. Kerrington se nemůže hned uvolnit, ale brzy bude mít čas. Prosím, posaďte se. Visitor: Thank you. Děkuji. Assistant: You’re welcome. Prosím.

Vocabulary

assistance – pomoc to be busy – být zaneprázděný to have a seat – posadit se


hospitality – pohostinnost journey – cesta to offer – nabídnout on behalf of sb – jménem někoho refreshments – občerstvení small talk – společenská konverzace to show around – provést (např. po firmě) to take a seat – posadit se to wait for sb – čekat na někoho to welcome sb – uvítat někoho

Telephoning / Telefonování ■ 31

2. Telephoning / Telefonování

USEFUL

Připadá vám telefonování někdy stresující, a to zvláště, když hovor probíhá v cizím jazyce? Přípravě na profesionální telefonát v angličtině proto určitě věnujte dost času. Většinou nevíte, kdo bude na druhém konci, jak bude reagovat, na co se bude ptát atd., ale i tak je možné se na řadu věcí připravit předem. TiP

Jak se připravit na profesionální telefonát v angličtině? Pokud si nejste jistí, projděte si před telefonickým rozhovorem tyto body: • Udělejte si pár poznámek, co vlastně chcete vyřešit. • Rozmyslete si, komu voláte. Pokud neznáte jméno, měli byste mít představu, do jakého oddělení se chcete dovolat, nebo umět popsat svůj problém, aby vás správně přepojili. • Pokud tam dotyčná osoba nebude, měli byste mít představu, zda budete chtít nechat vzkaz. • Připravte si strukturu telefonátu: Čím začnete, jak sdělíte důvod, proč voláte a zamyslete se, jakou odpověď můžete očekávat. • Během telefonátu si dělejte poznámky. • Na závěr nezapomeňte poděkovat a zdvořile se rozloučit.

2.1 Starting a Phone Call / Zahájení telefonického rozhovoru Než vytočíme číslo volané osoby, připravíme si úvodní fráze a rozmyslíme si, jak zareagujeme, když volaný nebude přítomen. Pokud telefonát přijímáme, měli bychom vědět, jak se ohlásit a jak se zeptat, kdo a proč volá, pokud nebudeme rozumět.


Introducing Yourself / Představujeme se Good morning. This is John.

Dobrý den. Tady je John.

John Smith speaking.

U telefonu je John Smith.

Hey George. It’s Lisa calling. (informal) Ahoj, Georgi. Tady je Lisa. Hello. This is Julie Madison calling.

Haló, tady je Julie Madisonová.

Good afternoon. My name is Paul Stevenson. We met last week at the conference.

Dobrý den. Jmenuji se Paul Stevenson. Minulý týden jsme se potkali na konferenci.

Hi. It’s Peter from the designer studio. Ahoj, tady je Petr z designového studia. (informal)

Asking for Someone / Chceme s někým mluvit Could I speak to Ms Green?

Mohl bych mluvit s paní Greenovou?

May I speak to Mr Jones, please?

Mohu mluvit s panem Jonesem, prosím?

Is Jack in? (informal)

Je tam Jack?

Is the financial manager available?

Byl by k dispozici finanční manažer?

I’d like to speak to Mr Johnson.

Chtěl bych mluvit s panem Johnsonem.

Answering the Phone / Přijímáme hovor Hello?

Haló?

Barbara speaking. How can I help you?

Tady je Barbara. Jak vám mohu pomoci?

Good morning. Best Products Company, John speaking.

Dobrý den, společnost Best Products, tady je John.

Who’s calling, please?

Kdo volá, prosím?

Can I ask who’s calling, please?

Můžu se zeptat, kdo volá, prosím?

Good afternoon. This is Susan Brown. Dobré odpoledne, tady je Susan Brownová.

Toto je pouze náhled elektronické knihy. Zakoupení její plné verze je možné v elektronickém obchodě společnosti eReading.

Business English OSOBNÍ A PÍSEMNÁ KOMUNIKACE, TELEFONOVÁNÍ, PORADY, VYJEDNÁVÁNÍ, PREZENTACE. Zuzana Hlavičková. velmi lehce

Recommend Documents